第1章 Delphi简介

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1 第 2 章 Word 的高级应用

2 办公软件高级应用 本章要点 学会在文档中使用 SmartArt 图形美化文档 掌握 Word 中的表格应用 掌握样式的定义与使用 掌握项目符号 编号及目录的应用 掌握题注及交叉引用 掌握邮件合并功能 学习目标 掌握 Word 2010 的基本操作内容 学会使用 SmartArt 图形美化文档 掌握 Word 中的表格应用 掌握样式的定义与使用 掌握项目符号 编号及目录的应用 学会使用 页面设置 对话框设置页面 掌握题注及交叉引用 学会使用公式编辑器编辑公式 学会使用文档修订功能 掌握邮件合并功能 2.1 Word 2010 基础 Microsoft Office Word 是微软公司推出的系列办公软件之一, 广泛应用于生产生活, 是目前世界上最流行的文字处理软件 它可以制作书籍 信件 海报 通知等各类文档, 也可以编辑发送邮件 与旧版本相比,Word 2010 中的新特性 新功能可以给用户带来全新的操作体验, 如屏幕截图 文件共享等, 使用更加方便 高效 Word 2010 基本操作 1. 教学案例 : 利用 Word 制作宣传海报小欣是校学生会宣传部成员, 她热爱设计, 拥有很多创意 校园文化月 将至, 宣传部需要制作一张宣传海报, 大家一起来帮她完成任务 根据小欣的想法, 完成精美海报的制作 : (1) 新建空白文档并将其命名为 校园文化.docx (2) 调整海报版面, 将页面纸张方向设置为纵向, 页边距 ( 上 下 左 右 ) 分别为 0.42 厘米 0.44 厘米 0.6 厘米 0.6 厘米 (3) 将本章素材中的 背景.jpg 设置为海报背景 (MOOC 平台上下载 背景.jpg 40

3 第 2 章 Word 的高级应用 文件 ) (4) 选择喜欢的艺术型边框让海报更漂亮 ( 可参考图 2-1 设置艺术型边框 ) (5) 插入艺术字 ( 内容 : 校园文化 ), 并根据 图 2-1 调整字体字号以及颜色 (6) 添加文字, 完成海报制作 ( 从 MOOC 平台上下载 文字素材.docx 文件 ) 参照样例对文字进行排版, 要求 : 1 将 奋斗 设置为 华文行楷 初号 2 将内容设置为 华文行楷 1 号 加粗 两端对齐 单倍行距 3 落款 黑体 3 号 加粗 居中 1.5 倍 行距 图 2-1 宣传海报样例 1 实战步骤 第一步 : 打开 Microsoft Word 2010 软件, 依次单击 文件 新建 空白文档 创建 选项, 创建空白文档 ; 在新创建的空白文档中单击 文件 保存 命令, 页面将会弹出 另存为 对话框, 选择保存位置, 这里选择 桌面 ; 在文件名一栏中输入 校园文化 第二步 : 在 页面布局 选项卡下的 页面设置 组中, 单击 纸张方向 ; 在 纸张方向 下拉列表框中选择 纸张方向 为 纵向 即可 在 页面布局 选项卡下的 页面设置 组中, 单击 页边距, 将 页边距 上 下 左 右分别设置为 0.42 厘米 0.44 厘米 0.6 厘米 0.6 厘米, 如图 2-2 所示 第三步 : 在 页面布局 选项卡下的 页面背景 组中, 单击 页面颜色, 在弹出的下拉列表中选择 填充效果, 将会弹出 填充效果 对话框, 选择 图片 选项卡, 找到要插入的图片, 依次单击 插入 确定 按钮即可 第四步 : 在 页面布局 选项卡下的 页面背景 组中, 单击 页面边框, 打开 41

4 办公软件高级应用 边框和底纹 对话框, 在 页面边框 选项卡下的 艺术型 中选择自己喜欢的边框, 单击 确定 按钮 ( 可以依据个人喜好选择边框, 也可参考给定样例 1) 图 2-2 页面设置 对话框第五步 : 在 插入 选项卡下的 文本 组中, 单击 艺术字 按钮, 在弹出的下拉菜单中选择自己喜欢的样式, 将会弹出文本编辑框 输入 校园文化, 单击 确定 按钮, 艺术字插入完成 选中 校园文化, 可以对字体 字号进行设置, 同时也可以切换到 绘图工具 格式 下对形状填充以及文本进行设置 第六步 : 1 在 插入 选项卡下的 文本 组中, 单击 文本框 按钮, 选择 绘制竖排文本框, 此时鼠标指针变为十字形状, 在适当的位置绘制文本框 ( 参考图 2-1) 打开 MOOC 下的 文本素材.docx, 复制标题 奋斗 二字, 粘贴于文本框内 选中 奋斗 二字, 设置字体为 华文行楷 字号为 初号 选中文本框, 在 绘图工具 格式 下的 形状样式 组中, 单击 形状填充, 选择 无填充颜色 ; 单击 形状轮廓, 选择 无轮廓 2 与 1 操作类似, 在 插入 选项卡下的 文本 组中单击 文本框 按钮, 选择 绘制竖排文本框, 在适当的位置绘制文本框 在 文本素材.docx 中复制大段文字 选中文字, 设置字体为 华文行楷 字号为 1 号, 单击 加粗 按钮 在 开始 选项卡下的 段落 组中, 单击 段落 按钮, 在弹出的 段落 对话框中, 对齐方式设置为 两端对齐, 行距设置为 单倍行距 选中文本框, 在 绘图工具 格式 下的 形状样式 组中, 单击 形状填充, 选择 无填充颜色 ; 单击 形状轮廓, 选择 无轮廓 3 在 插入 选项卡下的 文本 组中, 单击 文本框 按钮, 选择 绘制文本框, 依照宣传海报样例, 在恰当的位置绘制文本框 将落款复制于文本框中, 设置字体 42

5 第 2 章 Word 的高级应用 为 黑体 字号为 3 号, 单击 加粗 居中 按钮, 在段落设置中, 将行距改为 1.5 倍 选中文本框, 在 绘图工具 格式 下的 形状填充 中选择填充色 2. 知识点详解 1) 文字格式化对于字体的格式化设置, 所有的操作均在 开始 选项卡的 字体 组中完成, 如图 2-3 所示 图 2-3 字体 组对于文字的格式化处理, 一般是对字体 字号 字形 颜色等的设置 在 Word 2010 的字体高级设置中, 用户可以对文本字符间距 字符缩放以及字符位置等进行调整 在 开始 选项卡下单击 字体 组中右侧的下三角按钮, 弹出 字体 对话框 选择 高级 选项卡, 在 字符间距 选项组中进行设置, 如图 2-4 所示 2) 段落格式化 图 2-4 字体 对话框 段落格式应在 开始 选项卡的 段落 组中设置, 如图 2-5 所示 图 2-5 段落 组 43

6 办公软件高级应用段落格式化包括对齐方式 缩进方式 首行缩进 行距 段前段后等 在段落设置时应该注意, 先选择要修改的段落, 然后对其进行设置 段落 组中 下框线 按钮下的 边框和底纹 常常用来给文档设置边框或底纹, 使文档变得更清晰 漂亮, 如图 2-6 和图 2-7 所示 图 2-6 无边框 图 2-7 添加边框 3) 图片格式化图文混排是 Word 的一大特色, 也就是说, 在 Word 文档中可以插入图片 文本框 艺术字以及数学公式等, 这些都是作为图形对象进行处理的 首先将光标移至需要插入的位置, 单击 插入 选项卡下 插图 组中的 图片 按钮 ; 在弹出的 插入图片 对话框中, 选择图片放置的路径并找到图片 ; 最后单击 插入 按钮即可 要对插入的图片进行编辑时, 首先需选中图片 在 图片工具 格式 选项卡 ( 如图 2-8 所示 ) 进行相应的操作 44 图 2-8 图片工具 格式 选项卡 在 Word 2010 编辑文档的过程中, 为了制作比较专业的图文混排式的文档, 往往需要

7 第 2 章 Word 的高级应用 按照版式需求安排图片位置 首先打开 Word 2010 文档页面, 选中想要设置文字环绕的图片 然后在 图片工具 选项卡的 排列 组中单击 自动换行 按钮 在菜单中可以选择 四周型环绕 紧密型环绕 穿越型环绕 上下型环绕 衬于文字下方 和 浮于文字上方 六个选项之一, 设置图片的文字环绕, 如图 2-9 所示 4) 调整页面设置文档的页面设置是一项最基础的操作, 可以设置页面的方向 页边距和版式等, 还可以设置页面背景 添加水印 指定每页字数等 对于页面的设置, 所有操作都集中图 2-9 文字环绕列表框在 页面布局 选项卡下 指定每页字数 : 在 Word 操作过程中, 设置文档网格就是设置页面的行数以及每行的字数 单击 页面布局 选项卡下 页面设置 组右下角的按钮, 在弹出的 页面设置 对话框中, 选择 文档网格 选项卡 根据自己的实际情况进行选择, 在排版过程中以及图文混排的长文档中, 一般会选中 指定行和字符网格, 如图 2-10 所示 图 2-10 文档网格 选项卡 5) 在文档中使用文本框 Word 2010 中提供了一种可以移动位置 可以调整大小的文字或图形容器, 称为文本框 (1) 插入文本框 用户可对文本框中的文字进行设置, 方法与新页面中文本的设置相同 文本框分为横排文本框和竖排文本框两种, 两者没有实质性的差别, 只是排列方式不同 45

8 办公软件高级应用 1 在 插入 选项卡的 文本 组中单击 文本框 按钮, 在编辑区绘制文本框 2 在文本框中输入文本 3 选中编辑后的文本框, 选择 绘图工具 中的 格式 选项卡, 单击 文本框样式 组右下角的按钮, 即可在弹出的 设置文本框格式 对话框中对文本框进行设置, 如图 2-11 所示 图 2-11 设置文本框格式 对话框 (2) 文本框链接 将两个以上的文本框链接在一起称为文本框链接 若文字在上一个文本框中已排满, 则会在链接的下一个文本框中接着排下去 注意 : 横排和竖排文本框不可创建链接 横排文本框只可以与横排文本框链接, 竖排文本框与竖排文本框链接, 不可以混合链接 1 创建多个文本框后, 选择其中一个 2 在 绘图工具 的 格式 选项卡中单击 文本 组中的 创建链接 按钮, 鼠标指针变为 水杯 形状 3 在想要链接的文本框中单击, 即可完成创建 4 按 Esc 键可退出文本链接模式, 即鼠标指针恢复 6) 艺术字设置艺术字是经过专业的字体设计师艺术加工的汉字变形字体, 具有美观有趣 易认易识 醒目张扬等特性, 是一种有图案意味或装饰意味的字体变形 艺术字能从汉字的义 形和结构特征出发, 对汉字的笔画和结构做合理的变形装饰, 书写出美观的变体字 在一些文档中, 我们会在大标题或者需要重点强调的位置使用艺术字 (1) 在 插入 选项卡下单击 艺术字 按钮, 选择要应用的艺术字效果 (2) 在文档工作区中出现的图文框内输入文字内容, 将鼠标指针放在图文框的边框上, 可以拖动艺术字到合适的位置, 也可以拉动图文框边框中间的调节按钮调节图文框的大小 46

9 第 2 章 Word 的高级应用 (3) 设置艺术字字体格式 选中图文框内的文字, 单击 开始 选项卡下的 主题字体 按钮, 在下拉菜单中选择字体 (4) 设置艺术字的效果 1 选中图文框, 单击 格式 选项卡下的 文本效果 按钮, 选择转换菜单里的样式即可转换艺术字的形状 2 选中图文框内的全部文字, 单击 格式 选项卡下的 文本效果 按钮, 选择 阴影 子菜单里的样式即可添加阴影 3 选中图文框内的全部文字, 单击 格式 选项卡下的 文本效果 按钮, 选择 发光 子菜单里的发光样式即可添加效果 (5) 修改文本轮廓 选中图文框内的全部文字, 单击 格式 选项卡下的 文本轮廓 按钮, 选择颜色, 即可修改文本轮廓, 完成艺术字的制作 在文档中使用 SmartArt 图形 1. 教学案例 : 使用 SmartArt 美化宣传海报 小欣做完海报后, 感觉海报虽然漂亮, 但是缺乏创意 灵光一闪, 她想到了 SmartArt ( 需要插入的图片放在第 2 章的 Word 素材包中, 样例如图 2-12 所示 ) 图 2-12 宣传海报样例 2 (1) 创建空白文档, 将其命名为 校园文化 SmartArt.docx (2) 设置页面大小, 宽 17 厘米, 高 20 厘米, 设置 页边距 上 下 左 右分别为 0.42 厘米 0.44 厘米 0.6 厘米 0.6 厘米 (3) 插入 SmartArt 图形 ( 关系 中的 六边形集群 ) 47

10 办公软件高级应用 (4) 设置的 SmartArt 图形大小, 宽 厘米, 高 16.3 厘米 ; 参照 校园文化样例 2 为图形 更改颜色 (5) 结合校园文化样例 2, 输入文字 ; 为图形 添加形状 (6) 结合校园文化样例 2, 插入图片 (7) 利用文本框, 完成落款 ( 黑体 3 号 加粗 居中 1.5 倍 行距 ) 实战步骤 第一步 : 打开 Microsoft Word 2010 软件, 单击 文件 新建 空白文档 创建 选项, 此时空白文档创建完毕 ; 在新创建的空白文档中单击 文件 保存 命令, 将会弹出 另存为 对话框, 将文档保存在桌面, 文件名改为 校园文化 SmartArt.docx 第二步 : 在 页面布局 选项卡下的 页面设置 组中, 单击 纸张大小 按钮, 在下拉列表框中选择 其他页面大小, 在弹出的 页面设置 对话框中, 设置纸张宽 17 厘米 高 20 厘米 在 页面布局 选项卡下的 页面设置 组中, 单击 页边距 按钮, 在下拉列表框中选择 自定义边距, 设置 页边距 上 下 左 右分别为 0.42 厘米 0.44 厘米 0.6 厘米 0.6 厘米 第三步 : 在 插入 选项卡的 插图 组中, 单击 SmartArt 按钮, 在最左侧列表框中选择 关系, 在中间列表框中选择 六边形集群, 单击 确定 按钮 第四步 : 选中 SmartArt 图形, 在 SmartArt 工具 格式 中的 大小 组中设置长 厘米 高 16.3 厘米 选中 SmartArt 图形, 在 SmartArt 工具 设计 中单击 更改颜色 按钮, 此时图形整体做修改 如需单独对某个色块修改, 可以选中该色块, 在 SmartArt 工具 格式 中设置 第五步 : 在写有 文本 的六边形中输入汉字, 在标有图片样式的六边形中插入图片 依次输入 校 园 文, 插入素材中的图片 选择书写有 文 的色块, 在 SmartArt 工具 设计 下的 创建图形 组中, 单击 添加形状 按钮, 选择 在后面添加形状 单独对某个色块修改, 在 SmartArt 工具 格式 中设置 若改变色块形状, 选中后单击鼠标右键, 选择 更改形状 即可 第六步 : 在 插入 选项卡下的 文本 组中, 单击 文本框 按钮, 选择 绘制文本框, 此时鼠标指针变为十字形状, 在适当的位置绘制文本框 ( 参考图 2-12), 按题目要求对文档进行排版 设置字体为 黑体 3 号 加粗, 在 段落 选项卡下设置段落格式为 居中 1.5 倍 行距 2. 知识点详解 SmartArt 图形是信息和观点的视觉表现, 能够快速 轻松 有效地传达信息 Word 2010 中新增的 SmartArt 图形包括列表 流程 循环 层次结构 关系 矩阵 棱锥图和图片等 1) 插入 SmartArt 图形插入 SmartArt 图形的操作步骤如下 48

11 第 2 章 Word 的高级应用 (1) 打开 Word 2010 文档窗口, 切换到 插入 选项卡 在 插图 组中单击 SmartArt 按钮 (2) 在打开的 选择 SmartArt 图形 对话框中, 单击左侧的类别名称, 选择合适的类别, 然后在中间的列表框中单击所需的 SmartArt 图形, 并单击 确定 按钮, 如图 2-13 所示 图 2-13 选择 SmartArt 图形 对话框 (3) 返回 Word 2010 文档窗口, 在插入的 SmartArt 图形中单击文本占位符输入合适的 文字 ( 也可在右侧的窗格中输入文字 ), 如图 2-14 所示 图 2-14 SmartArt 图形 2) 设计 SmartArt 图形样式默认情况下,Word 2010 中的每种 SmartArt 图形布局均有固定数量的形状, 用户可以根据实际工作需要删除或添加形状, 操作步骤如下 (1) 打开 Word 2010 文档窗口, 在 SmartArt 图形中选中与新形状相邻或具有层次关系的已有形状 (2) 在 SmartArt 工具 设计 选项卡的 创建图形 组中, 单击 添加形状 右侧的下拉三角按钮, 如图 2-15 所示 添加形状 下拉菜单中包含 5 种命令, 分别代表不同的意义 49

12 办公软件高级应用 1 在后面添加形状 : 在选中形状的右边或下方添加级别相同的形状 2 在前面添加形状 : 在选中形状的左边或上方添加级别相同的形状 3 在上方添加形状 : 在选中形状的左边或上方添加更高级别的形状 如果当前选中的形状处于最高级别, 则该命令无效 4 在下方添加形状 : 在选中形状的右边或下方添加图 2-15 添加形状 下拉菜单更低级别的形状 如果当前选中的形状处于最低级别, 则该命令无效 5 添加助理 : 仅适用于层次结构图形中的特定图形, 用于添加比当前选中的形状低一级别的形状 (3) 根据需要添加合适级别的新形状即可, 如图 2-16 所示 图 2-16 添加形状 用户可以根据需要设置 SmartArt 图形在 Word 2010 文档中的位置 用户不仅可以使用 Word 2010 提供的预设位置选项设置 SmartArt 图形的位置, 还可以在 布局 对话框中精确设置其位置 如果使用预设位置选项设置 SmartArt 图形的位置, 可以选中 SmartArt 图形, 然后在 SmartArt 工具 格式 选项卡中单击 排列 组中的 位置 按钮 在打开的位置列表中选择合适的预设位置选项 ( 例如选中 顶端居中, 四周型文字环绕 ), 如图 2-17 所示 如果用户希望对 SmartArt 图形进行更详细的位置设置, 则可以在 布局 对话框中进行操作, 具体步骤如下 图 2-17 文字环绕 列表 50

13 第 2 章 Word 的高级应用 (1) 打开 Word 2010 文档窗口, 单击选中 SmartArt 图形 (2) 在 SmartArt 工具 格式 选项卡中单击 排列 组中的 位置 按钮 在打开的位置列表中选中除 嵌入文本行中 以外的任意位置选项, 然后选择 其他布局选项 命令, 打开 布局 对话框, 如图 2-18 所示 图 2-18 布局 对话框 (3) 在 位置 选项卡中可以分别设置 SmartArt 图形的水平对齐方式和垂直对齐方式 其中, 水平对齐方式包括 左对齐 居中 和 右对齐, 垂直对齐方式包括 顶端对齐 居中 下对齐 内部 和 外部 几种方式 除此之外, 用户还可以设置书籍版式 绝对位置和相对位置 选中 对象随文字移动 复选框, 在 SmartArt 图形周围文字的位置发生变化时,SmartArt 图形的位置也做相应变化, 从而使其与文字的相对位置关系保持不变 完成设置后单击 确定 按钮 除以上的添加 删除 设置位置之外, 我们还可以对其样式 颜色等进行修改 (1) 选择 SmartArt 工具 下的 设计 选项卡, 在 SmartArt 样式 组中单击 其他 按钮, 在弹出的下拉列表中选择一种样式 (2) 单击 SmartArt 样式 组中的 更改颜色 按钮, 在弹出的下拉列表中选择一种颜色 Word 中的表格 1. 教学案例 : 使用表格制作海报花费清单按照下面要求制作花费总计表, 如图 2-19 所示 (1) 图 2-19 中的表是一张不完整的表格, 利用 函数 计算每一项的花费 总计 (2) 插入一个 5 行 2 列的名称总计表, 从图 2-19 中复制名称和总计两列, 如图 2-20 所示 (3) 设置表格格式, 行高为 1 厘米, 列宽为 4 厘米 ; 表头 名称 总计 字体设置为 黑体, 字号设置为 小二, 同时表头填充颜色为浅蓝色 ; 表格内容为 楷体 51

14 办公软件高级应用 小四 ; 所有文本水平对齐和垂直对齐方式为 居中, 最终效果如图 2-21 所示 图 2-19 账目清单 图 2-20 名称总计表 图 2-21 名称总计表效果 (4) 将表格转换为图表 图表样式为 复合条饼图 ; 无图例 ; 数据标签包括 类别名称 和 值, 标签位置 设为 数据标签外 ; 设置数据系列格式, 系列分割依据 设为 位置, 将 第二绘图区包含最后一个 设为 1, 如图 2-22 所示 52 图 2-22 图表样例

15 第 2 章 Word 的高级应用 实战操作 第一步 : 从 MOOC 平台上下载 样例 3.docx 文件, 双击打开该文件 将光标定位在 代码 0001 的 总计 处, 选择 表格工具 布局 选项卡, 在 数据 组中单击 公式 按钮, 弹出 公式 对话框, 在 粘贴函数 下拉列表框中选择 PRODUCT 函数, 公式 栏会显示 =PRODUCT(), 以及在括号中输入英文 Left, 如图 2-23 所示 单击 确定 按钮, 单元格中出现结果 同理, 将光标定位于各行的 总计 处, 重复以上操作即可 图 2-23 公式 对话框第二步 : 在 插入 选项卡下的 表格 组中, 单击 插入表格 按钮, 在 行 与 列 中分别输入 5 行 2 列 ; 第一行分别输入 名称 总计, 复制图 2-19 所示表中的名称列, 将光标定位当前表中的第二行第一列并右击, 选择 粘贴选项 覆盖单元格 选项, 同理总计列可完成 第三步 : 选中表格, 在 表格工具 布局 选项卡下的 单元格大小 组中, 设置其高度为 1 厘米 宽度为 4 厘米 选中表头, 在 开始 选项卡下设置字体为 黑体 字号为 小二, 同时在 表格工具 设计 选项卡下的 表格样式 组中单击 底纹 按钮, 选择填充颜色为 浅蓝 选中表格中的其他文字, 在 开始 选项卡下的 字体 组中设置字体为 楷体 字号为 小四 选中表格, 在 表格工具 布局 选项卡下的 对齐方式 组中, 单击 水平居中 按钮 第四步 : 1 将光标定位在 名称总计 表格的下方, 在 插入 选项卡的 插图 组中单击 图表 按钮, 弹出 插入图表 对话框, 选择 饼图 中的 复合条饼图, 单击 确定 按钮 2 将名称总计表中的数据复制到饼图的数据表里, 在 Excel 表格中, 选择 A1 单元格, 单击鼠标右键, 粘贴, 匹配目标格式, 然后关闭 Excel 表格即可 3 选中饼图, 切换到 图表工具 下的 布局 选项卡, 在 标签 组中单击 图例 下拉按钮, 在下拉列表中选择 无 4 选中饼图, 切换到 图表工具 下的 布局 选项卡, 在 标签 组中单击 数 53

16 办公软件高级应用据标签 按钮, 在弹出的下拉列表中选择 其他数据标签选项 命令, 弹出 设置数据标签格式 对话框 在 标签包括 选项组中, 勾选 类别名称 值 复选框, 单击 关闭 按钮 同样在 数据标签 选项组下将标签位置设为 数据标签外 5 选中饼图中的数据, 单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择 设置数据系列格式 命令, 弹出 设置数据系列格式 对话框, 将 系列分割依据 设为 位置, 将 第二绘图区包含最后一个 设为 1, 单击 关闭 按钮 2. 知识点详解 1) 表格格式化单击 插入 选项卡下 表格 组中的 表格 按钮, 可插入多种类型的表格 : 指定行列表格 自绘表格 Excel 表格和内置表格, 如图 2-24 所示 编辑表格 : 选中插入的表格, 使用功能区出现的图 2-24 插入表格 下拉列表 表格工具 下的 布局 选项卡可以对插入的表格进行编辑, 包括插入单元格 删除单元格 合并单元格和拆分单元格, 设置行高 列宽以及单元格中的文字对齐方式 2) Word 表格中的排序在 Word 表格中, 可以依据某列对表格进行排序 对于数值型数据, 还可以对其按从大到小或从小到大的方式进行排序 对表格进行排序的操作如下 (1) 选择将要进行排序的行或列, 注意此处的行或列必须具有相同属性, 即有可比性才能进行排序 (2) 选择 表格工具 布局 选项卡 (3) 单击 排序 按钮, 如图 2-25 所示, 会出现 排序 对话框, 根据需要选择关键字 排序方式, 如图 2-26 所示 图 2-25 数据 选项组 (4) 单击 确定 按钮, 即可实现排序 3) Word 表格中的公式可以对表格中的数据执行一些简单的运算, 如求和 (SUM) 求平均值(AVERAGE) 求最大值 (MAX) 等 所用到的函数可单击 粘贴函数 按钮进行选择 表格的计算操作如下 (1) 将光标放在需要计算结果的单元格内 (2) 选择 表格工具 布局 选项卡 (3) 单击 公式 按钮, 会出现 公式 对话框, 如图 2-27 所示 (4) 单击 粘贴函数 下拉按钮, 选择所需要的函数 如果知道用哪个函数, 也可直 54

17 第 2 章 Word 的高级应用 接输入, 将光标定位在 = 后, 输入法设为英文状态 如求单元格左侧的和, 可写为 SUM(LEFT) 或 sum(left) 图 2-26 排序 对话框 图 2-27 公式 对话框 4) 重复标题行使用 Word 制作和编辑表格时, 若同一张表格需要在多个页面中显示, 往往需要在每一页的表格中都显示标题行 重复标题行的操作步骤如下 (1) 选中表格标题行 (2) 选择 表格工具 布局 选项卡 (3) 在 数据 组中单击 重复标题行 按钮 5) 文本与表格的转换 (1) 将文本转换为表格 : 选择需要转换为表格的文本 单击 插入 选项卡中的 表格 按钮, 在弹出的下拉列表中选择 文本转换成表格 命令, 然后可以根据实际需求对 表格尺寸 自动调整 以及 文字分隔位置 进行设置 设置完成后单击 确定 按钮 (2) 将表格转换为文本 : 选择需要转换为文本的表格 单击 表格工具 布局 选项卡下 数据 组中的 转换为文本 按钮, 弹出 表格转换图 2-28 表格转换成文本 对话框成文本 对话框, 如图 2-28 所示 55

18 办公软件高级应用在 文字分隔符 选项组中选择作为文本分隔符的选项, 单击 确定 按钮即可转换为文本 巩固练习 某中学学生刘星要为班级制作值日表 他在 Word 中创建了如下所示的 值日表 工 作文档, 根据老师提出的要求进行文档的制作 甲组 乙组 丙组 张扬阳 李文雅 李君昊 刘希梦 刘京瑶 刘璎 李国艳 张嘉萱 张靖阳 张熙阳 王恩德 刘熠一 请将文档中的表格进行外观美化设置, 包括文字的大小 字体 居中以及表格的底 纹 边框 制作好的表格如图 2-29 所示 图 2-29 值班表样例具体要求如下 : 1 将表格的行高 列宽分别设置为 1 厘米 3 厘米 2 设置表格边框, 不显示两侧边框 3 表头文字为 黑体 小三, 姓名为 楷体 5 号, 所有文字的对齐方式为 居中 4 将表格中每组人员的名字按照升序进行排列 5 隐藏表格的段落标记符, 如图 2-30 所示 ( 左侧图片表格中的文字后有段落标记符, 右侧图片表格中的段落标记符已被隐藏 ) 6 将表格转换为文本, 如图 2-31 所示 ( 文字分隔符为制表符 ) 7 制作电子小报, 如图 2-32 所示 将页面设置为纸张 A4, 页面边框为艺术型 添加水印文字, 字体为楷体, 字号为 96, 斜体 添加页眉 电子小报, 对齐格式为 居中 标题为艺术字 绿色小报, 字号为 初号 插入形状: 圆形, 设置轮廓为 无, 设置填充为绿色 ; 在形状上方放置文本框, 无轮廓 无填充 ; 设置字体为 楷 56

19 第 2 章 Word 的高级应用 体 小四 加粗 插入 SmartArt 图形, 将其放置在小报的右上角 将图 2-31 中的 文字插入电子小报中, 插入图片, 将图片放置适当的位置, 并衬于文字下方, 设置其高为 8 厘米 宽为 10 厘米 ( 所需文字 图片材料, 请从 MOOC 平台下载 ) 图 2-30 隐藏段落标记 图 2-31 表格转换为文本 图 2-32 电子小报样例 57

20 办公软件高级应用本题为综合型习题, 学生可根据自己的喜好, 适当地修改颜色位置, 但是关键性的知识点不能忽略 样式的定义与使用 2.2 长文档的编辑与管理 1. 教学案例 : 给财务报表修改样式财务部助理小王需要协助公司管理层制作本年度的财务报告, 要求按照如下需求完成制作工作 (1) 打开 Word_ 素材.docx 文件, 将其另存为 财务报表.docx, 之后所有的操作均在 财务报表.docx 文件中进行 (2) 查看文档中带有绿色标记的标题, 例如 致我们的股东 财务概要 等, 应用本文档样式库中的 标题 1 (3) 修改 标题 1 样式, 设置其字体为 黑色 黑体 一号, 并为该样式添加 0.5 磅的黑色 单线条边框线 (4) 将文档中所有含有蓝色标记的标题文字例如 战略要点 财务要点 等段落应用样式库中的 标题 2, 修改第一个 标题 2, 格式为 楷体 橙色 小一号, 更新所有 标题 2 段落 (5) 新建样式并命名为 重点内容, 将其大纲级别设置为 3 级, 字体为 紫色 仿宋, 字号为 三号 将文档中含有红色标记内容的段落格式应用 重点内容 样式 实战步骤 第一步 : 从 MOOC 平台下载素材文件 Word_ 素材.docx 选择 文件 选项卡, 在打开的界面中选择 另存为 命令, 弹出 另存为 对话框, 将文档保存在桌面, 在文件名中输入 Word, 单击 确定 按钮 第二步 : 打开样式库, 在 开始 选项卡下的 样式 组中, 单击 样式 按钮, 将会出现如图 2-33 所示的 样式 窗格 将光标定位在绿色文字中间, 单击 标题 1 即可 第三步 : 在 样式 窗格中, 将鼠标指针移至 标题 1 右侧, 单击下拉按钮, 如图 2-34 所示 选择 修改, 在弹出的 修改样式 对话框中, 将 字体 设为 黑体, 字体颜色 设为 黑色, 字号 设为 一号 ; 单击 格式 按钮, 选择 边框, 在弹出的 边框和底纹 对话框中, 选中 方框 单线 0.5 磅, 单击 确定 按钮, 回到 修改样式 对话框, 再次单击 确定 按钮 第四步 : 按住 Ctrl 键用鼠标选中所有蓝色标题文字, 选择 样式 窗格中的 标题 2 选项, 对其应用 标题 2 样式 任意选中一个应用 标题 2 样式的蓝色标题, 将其 58

21 第 2 章 Word 的高级应用 字体改为 楷体 橙色 小一号 保持选中状态, 将鼠标指针指向 样式 窗格中 标题 2 的右侧, 单击下拉按钮, 选择 更新标题 2 以匹配所选内容, 此时所有应用 标题 2 的蓝色标题将全部更新 图 2-33 样式 窗格 图 2-34 设置样式 第五步 : 在 样式 窗格中单击 新建样式 按钮, 在弹出的 根据格式设置创建新样式 对话框中修改名称为 重点内容, 字体设置为 紫色 仿宋, 字号设置为 三号, 在左下角的 格式 下拉列表中选择 段落, 将 大纲级别 设置为 3 级, 单击 确定 按钮即可 选择所有红色标记的标题文字, 单击样式中的 重点内容, 应用样式 2. 知识点详解样式是一组已经命名的字体和段落格式 运用 Word 的样式可以方便地设置和修改字体 段落格式 在 Word 文档中, 自带了许多内置样式, 用于文档的编辑排版工作, 如图 2-35 所示 图 2-35 样式 组 在实际应用中, 常常需要其他样式, 我们可以自行设置或修改样式 59

22 办公软件高级应用 1) 创建样式单击 开始 选项卡下 样式 组中的 样式 按钮, 打开 样式 窗格, 如图 2-36 所示 单击窗格底部的 新建样式 按钮, 打开 根据格式设置创建新样式 对话框进行设置, 如图 2-37 所示 在 格式 下拉列表框中可以设置字体 段落 制表位 图文框等 图 2-36 样式 窗格 图 2-37 根据格式设置创建新样式 对话框 在 根据格式设置创建新样式 对话框中, 有 样式基准 后续段落样式 等属性, 其具体含义如下 样式基准 : 是指当前创建的样式以哪个样式为基础来创建 换句话说, 当前样式将以 样式基准 中所选的样式为格式设置起点来继续设置 当要创建的样式与某个已有样式具有相似格式时, 将 样式基准 设置为那个样式即可 当修改基础的格式属性时, 以基础格式为基准的样式也会随之改变 后续段落样式 : 是指在套用当前样式的段落后按 Enter 键, 下一个段落将自动套用那个样式 这样可以在按 Enter 键后自动为下一个段落设置样式 添加到快速样式列表 : 若选中该复选框, 则新建样式出现在 开始 选项卡下 样式 组中的 快速样式列表 中 自动更新 : 当文档中应用该样式的文本或段落格式发生改变后, 该样式中的格式也随之自动改变 需要指出的是, 正文 样式没有自动更新功能 仅限此文档 基于该模板的新文档 : 是指样式的应用范围 2) 修改样式在 快捷样式列表 或 样式 窗格中, 选中需要修改的样式, 单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择 修改 命令, 即可打开 修改样式 对话框, 对样式属性进行设置 当修改样式后, 应用该样式的文字和段落均会自动修改 60

23 第 2 章 Word 的高级应用 3) 使用样式对某段文字应用样式时, 只需选中该段文字, 在 快捷样式列表 或 样式 窗格中单击样式, 即可设置成功 4) 删除样式用户只有权限删除应用于所有文档的自定义样式 在 样式 窗格中选择要删除的样式, 单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择 删除 命令 5) 样式复制在处理一些规格要求相同的图片时, 可以采用批量处理 而在 Word 中, 如果两个文档的格式要求一致, 就可以将编辑好的文档中的格式应用到另一个文档中 下面以把文档 1.docx 中的格式应用到文档 2.docx 中为例做进一步讲解 (1) 打开需要应用格式的文档, 这里打开 2.docx 选择 文件 选项卡, 在展开的界面中选择 Word 选项 命令 (2) 在弹出的 Word 选项 对话框中, 选择 加载项 选项卡, 在 管理 列表框中选择 模板 选项, 然后单击 转到 按钮 (3) 在弹出的 模板和加载项 对话框中, 选择 模板 选项卡, 单击 管理器 按钮 (4) 在 管理器 对话框中, 选择 样式 选项卡, 单击 关闭文件 按钮 (5) 继续在 管理器 对话框中单击 打开文件 按钮 (6) 在弹出的 打开 对话框中, 首先在 文件类型 列表框中选择 Word 文档 (*.docx) 选项, 然后选择要打开的文件, 这里选择文档 1.docx, 最后单击 打开 按钮 (7) 回到 管理器 对话框中, 在 在 1 中 的列表框中选择需要复制的文本格式, 单击 复制 按钮即可将所选格式复制到文档 2.docx 中 最后单击 关闭 按钮即可 6) 清除样式已应用样式或设置格式的文字, 可清除样式或格式 选中需要清除样式或格式的文字, 执行 开始 样式 其他 中的 清除格式 命令, 或执行 样式 窗格中的 全部清除 命令 项目符号 编号及目录 1. 教学案例 : 使用多级列表添加编号并生成目录 ( 续 案例 : 给财务报表修改样式 ) (1) 利用多级列表为标题 1 标题 2 添加标题标号 (2) 在文档的第 1 页与第 2 页之间, 插入新的空白页, 并将文档目录插入该页 文档目录要求包含页码, 并包含 标题 1 和 标题 2 样式所示的标题文字, 如图 2-38 所示 (3) 将标题 目录 设置为 居中 黑体 一号 加粗 61

24 办公软件高级应用 图 2-38 生成目录 实战步骤 第一步 : 在 开始 选项卡下的 段落 组中单击 多级列表, 在下拉菜单中选择 定义新多级列表 打开 定义新多级列表 对话框, 如图 2-39 所示 单击 更多 按钮, 在 单击要修改的级别 列表框中选择 1, 在 将级别链接到样式 下拉列表框中选择 标题 1 在 单击要修改的级别 列表框中选择 2, 在 将级别链接到样式 下拉列表框中选择 标题 2, 如图 2-40 所示 图 2-39 定义新多级列表 对话框 62

25 第 2 章 Word 的高级应用 图 2-40 编号级别链接相应标题样式第二步 : 把光标放在第 2 页 致我们的股东 最前面, 切换到 插入 选项卡, 在 页 组中单击 空白页 按钮, 即可插入一张空白页, 在此空白页中, 选中自动应用 标题 1 的段落, 将其应用正文即可 输入 目录 二字, 按 Enter 键 将选项卡切换到 引用, 在 目录 组中单击 目录 下拉按钮, 在下拉列表中选择 插入目录 选项, 弹出 目录 对话框, 将 显示级别 设为 2, 格式设置为 正式, 单击 确定 按钮 第三步 : 选中 目录 二字, 将其设置为 居中 黑体 一号 加粗 2. 知识点详解 1) 使用编号列表在使用 Word 2010 编辑文档的过程中, 很多时候需要插入多级列表编号, 以更清晰地标识出段落之间的层次关系 (1) 先输编号再输文档内容 打开 Word 2010 文档页面, 在 段落 组中单击 编号 下三角按钮, 如图 2-41 所示 图 2-41 单击 编号 下三角按钮 63

26 办公软件高级应用 在列表中选择符合要求的编号类型就能将第一个编号插入文档中, 如图 2-42 所示 图 2-42 编号下拉列表在第一个编号后面输入文本内容, 按 Enter 键将自动生成第二个编号 (2) 先有内容再加编号 打开 Word 2010 文档页面, 选中需要插入编号的段落 在 段落 组中单击 编号 下拉三角按钮, 在列表中选中合适的编号 (3) 取消编号 当不再需要自动输入编号时, 只需连着按两次 Enter 键就行了 我们还可以在 段落 组中单击 编号 下拉三角按钮, 在列表中选择 无 选项取消自动编号 (4) 开启自动输入编号的功能 打开 Word 2010 文档页面, 选择 文件 选项卡, 如图 2-43 所示 图 2-43 文件 选项卡 64

27 第 2 章 Word 的高级应用 在展开的界面中选择 选项 命令, 如图 2-44 所示 图 2-44 选项 命令在 Word 选项 对话框中选择 校对 选项 单击 自动更正选项 按钮 在 自动更正 对话框中选择 键入时自动套用格式 选项卡 在 键入时自动应用 区选中 自动编号列表 选项, 单击 确定 按钮 在 Word 2010 文档页面输入一个数字, 接着按一下 Tab 键 在该行输入一些文字, 当按 Enter 键时将自动出现下一个编号 (5) 重新编号 打开 Word 2010 文档页面, 将光标放在想要重新编号的位置 在 段落 组中单击 编号 下拉三角按钮, 选择 设置编号值 选项 接着在 起始编号 对话框中选中 开始新列表 选项, 在 值设置为 编辑框中输入数值, 最后单击 确定 按钮 回到 Word 2010 文档页面, 可以看到编号列表已经重新进行编号 2) 使用项目符号 (1) 自定义项目符号 项目符号是指放在文本之前以添加强调效果的符号, 在 Word 2010 中, 用户可以根据需要自定义项目符号 下面介绍具体的操作步骤 要自定义项目符号, 只需单击 项目符号 下拉按钮, 执行 定义新项目符号 命令, 如图 2-45 所示 在弹出的 定义新项目符号 对话框中, 单击 符号 按钮 在弹出的 符号 对话框中, 选择要作为项目符号的符号, 并单击 确定 按钮, 如图 2-46 所示 返回 定义新 65

28 办公软件高级应用 项目符号 对话框, 单击 确定 按钮 图 2-45 定义新项目符号 图 2-46 符号 对话框 (2) 输入项目符号 项目符号主要用于区分 Word 2010 文档中不同类别的文本内容, 可以使用圆点 星号等符号表示项目符号, 并以段落为单位进行标识 在 Word 2010 中输入项目符号的方法如下 : 打开 Word 2010 文档窗口, 选中需要添加项目符号的段落 在 开始 选项卡的 段落 组中单击 项目符号 下拉三角按钮, 在下拉列表中选中合适的项目符号 在当前项目符号所在行输入内容, 当按 Enter 键时会自动产生另一个项目符号 如果连续按两次 Enter 键将取消项目符号输入状态, 恢复到 Word 的常规输入状态 3) 创建目录 (1) 自动生成目录准备 : 大纲索引 1 要想让 Word 自动生成目录, 就必须建立系统认识的大纲索引, 这是自动生成目录的前提 首先选中标题, 如图 2-47 所示 2 在 开始 选项卡的 格式 组中选中所需的目录格式, 如图 2-48 所示 图 2-47 选择标题 66

29 第 2 章 Word 的高级应用 图 2-48 选择目录格式 3 选择之后, 标题就会建立大纲索引, 同时, 也会具有 Word 默认的标题格式 逐级 建立 标题 2 标题 3 等目录结构索引, 如图 2-49 所示 图 2-49 应用样式 4 同理, 把整个文档中的所有标题都建立大纲索引, 如图 2-50 所示 67

30 办公软件高级应用 图 2-50 生成大纲索引 (2) 自动生成目录及更新目录 1 前提准备完成, 就可以生成目录了 首先, 将光标定位到存放目录的位置, 然后单击 引用 选项卡的 目录 按钮, 选择 自动目录 1 或 自动目录 2, 如图 2-51 所示, 即可自动生成目录, 如图 2-52 所示 图 2-51 选择自动目录 68

31 第 2 章 Word 的高级应用 图 2-52 生成目录样例 2 如果文章进行了更新, 或者目录结构进行了调整, 那么就需要对目录进行更新域, 单击 目录 按钮, 在弹出的快捷菜单中选择 更新域 命令 3 建议选择更新整个目录, 这样就不会有漏掉的内容 然后单击 确定 更新 按钮即可 (3) 自定义目录格式 如果对系统的默认目录格式不满意, 需要自定义, 也是可以的 如图 2-53 所示, 在 引用 选项卡下单击 目录 按钮, 选择 插入目录 命令, 打开 目录 对话框, 如图 2-54 所示, 其中有很多目录格式的选项可以设置, 如要不要显示页码, 页码是否右对齐, 是否显示制表符, 显示几个级别等 图 2-53 插入目录 69

32 办公软件高级应用 图 2-54 目录 对话框同时还可以设置目录的字体大小与格式, 单击 修改 按钮选择要修改的目录, 单击 修改 就看到相关的字体 间距等相关格式的调整, 自定义修改之后, 确定即可 当所有的自定义设定之后, 单击 确定 按钮, 就会在目录的位置出现替换的提示框, 单击 是, 即可完成自定义设置 页面设置 1. 教学案例 : 为财务报表生成页眉页脚 ( 续 案例 : 使用多级列表添加编号并生成目录 ) (1) 修改文档页眉, 要求文档第 1 页及文档目录页不包含页眉及页码 (2) 从文档第 3 页开始, 在页眉的右侧区域自动填写该页中 标题 1 样式的标题文字, 如图 2-55 所示 实战步骤 图 2-55 样例 3 第一步 : 将光标置于 致我们的股东 左侧, 切换到 页面布局 选项卡, 在 页面 70

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