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食债殳
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2 普通高等教育十二五规划教材信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 李永平主编北京

3 内容简介本书基于微软公司的 Office 2010 软件, 以项目驱动的方式进行编写, 所选择的项目均来自于实际工作中有一定难度的日常事务全书内容分为 Word 高级应用篇 Excel 高级应用篇 PowerPoint 高级应用篇和综合应用篇, 共包含 13 个项目每个项目均以背景与项目项目分析实施总结实践与体会共 5 个方面的内容进行描述本书可作为本科高职高专院校所有专业的办公自动化教材, 也可以作为有一定 Office 基本操作能力人员的自学用书或参考资料, 还可以作为企事业单位办公人员计算机应用的培训教材图书在版编目 (CIP) 数据信息化办公软件高级应用 / 李永平主编. 2 版. 北京 : 科学出版社, 2013 ( 普通高等教育十二五规划教材 ) ISBN Ⅰ. 1 信 Ⅱ. 1 李 Ⅲ. 1 办公自动化 - 应用软件 - 高等学校 - 教材 Ⅳ. 1TP317.1 中国版本图书馆 CIP 数据核字 (2013) 第号责任编辑 : 孙露露 / 责任校对 : 王万红责任印制 : 吕春珉 / 封面设计 : 耕者设计工作室出版北京东黄城根北街 16 号邮政编码 : 印刷科学出版社发行各地新华书店经销 * 2013 年 8 月第一版开本 : / 年 8 月第一次印刷印张 :13 字数 : 定价 :26.00 元 ( 如有印装质量问题, 我社负责调换 < >) 销售部电话编辑部电话版权所有, 侵权必究举报电话 : ; ;

4 前言随着信息技术的高速发展,Office 软件作为办公辅助工具已经成为现实目前出版的与 Office 软件相关的教材, 通常以功能介绍为主线, 附以小型样例读者通过这些教材内容的学习, 只能初步掌握软件的功能操作, 对于解决难度大且复杂的问题往往无从着手本书基于微软公司的 Office 2010 软件, 以项目驱动的方式进行编写, 所选择的项目均来自于实际工作中有一定难度的日常事务 ; 每个项目均以背景与项目项目分析实施总结实践与体会共 5 个方面的内容进行描述本书以实际应用为主线, 剖析 Office 软件的功能体系与解决问题的方法和途径, 体现软件的设计思想精髓, 从而提高读者应用办公软件的高度与深度本书共分为 Word 高级应用篇 Excel 高级应用篇 PowerPoint 高级应用篇和综合应用篇 Word 高级应用篇分为 4 个项目, 分别为创建与使用文档模板公文模板的制作长文档处理之毕业论文的编排长文档处理之二科技书籍的编排长文档处理之三图书的校对与修订 ;Excel 高级应用篇分为 4 个项目, 分别为单表应用学生成绩分析多表应用才艺比赛成绩管理多工作簿应用家庭理财类数据库和数据透视图表应用进销存管理 ;PowerPoint 高级应用篇分为两个项目, 分别为母版设计与内容制作企业基本情况介绍演示文稿演讲策划海州汽车新品上市暨品牌传播策划案 ; 综合应用篇分为 3 个项目, 分别为邮件合并学生成绩单打印及信封打印演示文稿中的图表来源企业销售分析的汇报系统与安全文件的管理与加密本书可作为本科高职高专院校所有专业的办公自动化教材, 也可以作为有一定 Office 基本操作技能人员的自学用书或参考资料, 还可以作为企事业单位办公人员计算机应用的培训教材本书是在信息化办公软件高级应用第一版基础上改编而成的, 对原来的内容进行了删减与增加其中, 新增项目 5 由李永平编写, 新增项目 11 由涂金德编写项目 7 由韩春玲编写, 其余项目均由李永平改编升级本书由李永平担任主编第一版参加编写的人员有李永平赵春波涂金德唐云廷肖四友王明朱晓鸣梁律何绍木谢红霞沈宁单天德刘心怡参加第一版编写的人员均为一线教师, 在教学方面积累了丰富的经验, 为第二版编写奠定了良好的基础同时, 本书得到杭州开元书局熊盛新总经理的大力支持与帮助, 华南交通大学的伊俊敏博士对本书提出了很多宝贵的意见与建议, 在此表示衷心的感谢由于编者水平有限, 加之编写时间仓促和工作繁忙, 书中不妥之处在所难免, 恳请广大读者不吝赐教, 不胜感激

5 目录 Word 高级应用篇项目 1 创建与使用文档模板公文模板的制作 2 项目 2 长文档处理之一毕业论文的编排 13 项目 3 长文档处理之二科技书籍的编排 32 项目 4 长文档处理之三图书的校对与修订 63 Excel 高级应用篇项目 5 单表应用学生成绩分析 76 项目 6 多表应用才艺比赛成绩管理 96 项目 7 多工作簿应用家庭理财 107 项目 8 类数据库和数据透视图表应用进销存管理 117 PowerPoint 高级应用篇项目 9 母版设计与内容制作企业基本情况介绍 134 项目 10 演示文稿演讲策划海州汽车新品上市暨品牌传播策划案 146 综合应用篇项目 11 邮件合并学生成绩单打印及信封打印 160 项目 12 演示文稿中的图表来源企业销售分析的汇报 170 项目 13 系统与安全文件的管理与加密 187 附录 197 参考文献 201

6 Word 高级应用篇

7 项目 1 创建与使用文档模板公文模板的制作背景与项目企事业单位的办公人员在处理日常工作中必须使用计算机进行文档的编制与处理, 例如, 编制公文文件传真件信函工作计划会议进程安排统计报表等有些办公人员在制作文档时采用最原始的操作方法, 即输入文字排版打印, 其效率很低, 并且形不成企业的文档规范 ; 有些办公人员将已有的文件进行复制, 在原来的文字与格式上进行修改, 结果出现该改的地方未改, 不该改的地方进行了修改的情况, 尤其在长文档中错误很难查出这两种操作方法都是不科学的微软公司在 Office 套件中提供了样本模块和 Office.com 模板, 在进行文档编制前, 事先通过系统模板快速生成所需的文档, 可在自动生成的文档中按照企业的要求进行格式与样式的修改, 并另存为文档模板由于软件不可能提供所有工作中遇到的文档模块, 用户也可以在空白文档中建立需要的文档模板这些模块建立后, 用户在每次编制文档时, 首先调用模板, 然后按照模板进行编写内容, 完全省去了文字排版的时间, 不但提高了工作效率, 而且使编制出来的文档更规范美观本项目根据某学校的公文文档规范, 建立公文文档的模板, 以供长期使用通过该项目的学习, 可掌握 Word 文档模板的创建与使用项目分析 Word 2010 提供了空白文档模板文件 Normal.dotm, 常用应用文档的样本模板若干个, 也可通过 Internet 使用 Office.com 模板样本模板与 Office.com 模板基本上提供了日常所需的应用文档向导与模板, 用户可通过自动向导与模板快速形成所要建立的文档要建立公文文档模板, 可先使用样本模板或 Office.com 模板形成基本的公文模板, 再根据用户所在单位的格式要求修改, 最后形成公文模板, 以供日后使用如图 1.1 所示为海州职业技术学院文件流行公文样张其中, 版头内容发文字号中的海职院任号文头线主题词 : 发 : 等一次设置好后就不要改动, 正文标题正文主题词内容发文机关行文日期等用域代码定义字体与字号后或用样式功能进行格式的设置, 以文件名为海州职业技术学院公文模板.dotx 存放到 \Documents and Settings\[ 用户名 ]\Application Data\Microsoft\Templates 下, 其中 [ 用户名 ] 视不同机器所建立的用户名不同而不同, 编制流行公文时只需调用该文档模板就可很快完成文档的制作同样的道理, 其他应用文档模板也可根据公文模板制作的方法进行创建实施 1. 调用 Office.com 下的公文模板打开 Word, 单击文件选项卡, 单击新建按钮, 在文件菜单栏的右边

8 项目 1 创建与使用文档模板公文模板的制作 3 海州职业技术学院文件版头海职院任号发文字号文头线正文标题关于张三等职务任免的通知正文经院党委研究, 学院决定 : 张三任人文系主任, 免去其人文系副主任的职务 ; 李四任工商管理系副主任以上两位同志任职实行试用期制, 试用期为一年二五年四月十九日发文机关主题词主题词 : 干部任免张三等通知发 : 分院, 各系 ( 部 ) 机关处室教辅部门, 后勤公司海州职业技术学院办公室 2005 年 4 月 19 日印发行文日期图 1.1 海州职业技术学院流行公文样张出现如图 1.2 所示的操作界面图 1.2 Office.com 操作界面单击 Office.com 模板下的行政公文启事与声明图标, 系统出现如图 1.3 所示

9 4 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 的行政公文启事与声明下模板图 1.3 模板操作界面单击公文 - 通知图标, 单击图 1.3 右边的下载图标, 系统显示公文向导起始页, 单击下一步按钮, 系统出现如图 1.4 所示的文档机密一年特急文件附件 : 号二一年一月一日关于的通知 ( ) : 主题词 : 抄送 :,, 2001 年 4 月 25 日印发图 1.4 公文模板文档 2. 用域功能修改公文模板用自动公文向导功能实现的公文格式与海州职业技术学院的公文格式有比较大的

项目 1 创建与使用文档模板公文模板的制作 5 差异首先删除无关文字, 并输入固定的文字, 如主题词 : 发 : 分院各系 ( 部 ) 机关处室教辅部门后勤公司印发等非固定文字的格式用域功能进行设置, 设置好要输入内容的提示及文字的字体字号修饰等格式公文中非固定文字有发文字号正文标题

5 所示的快捷菜单单击编辑域命令, 系统弹出如图 1.6 所示的对话框图 1.5 域设置快捷菜单图 1.6 域设置对话框单击请选择域下类别的下拉箭头, 选择文档自动化, 系统出现如图 1.7 所示的对话框图 1.

10 项目 1 创建与使用文档模板公文模板的制作 5 差异首先删除无关文字, 并输入固定的文字, 如主题词 : 发 : 分院各系 ( 部 ) 机关处室教辅部门后勤公司印发等非固定文字的格式用域功能进行设置, 设置好要输入内容的提示及文字的字体字号修饰等格式公文中非固定文字有发文字号正文标题正文主题词发文机关行文日期等, 这些非固定文字格式域, 可分为文档自动化和日期与时间类别, 在输入点设置好域后, 使用时对应输入内容, 即可成功如要设置正文标题域, 在正文标题处, 按 Ctrl+F9 组合键, 系统出现花括号 {}, 在花括号内右击, 系统出现如图 1.5 所示的快捷菜单单击编辑域命令, 系统弹出如图 1.6 所示的对话框图 1.5 域设置快捷菜单图 1.6 域设置对话框单击请选择域下类别的下拉箭头, 选择文档自动化, 系统出现如图 1.7 所示的对话框图 1.7 文档自动化域设置对话框选择域名为 MacroButton, 选择宏名为 AcceptChangesInDoc, 在显示文字文本框中输入 [ 单击此处输入正文标题 ], 单击确定按钮, 在文档插入点处显示 [ 单击此处输入正文标题 ] 的内容因为用 Office.com 的模板, 在对应的输入位置已经具有文字的格式, 所以不必再设文字格式, 若其格式与本单位的格式不同, 可进行

6 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 重新设置, 设置的操作与一般文字格式设置操作相同同理, 其他的文字型内容根据以上的操作均能实现若要进行行文日期的域设置, 在行文日期处, 按 Ctrl+F9 组合键, 系统出现花括号 {}, 单击快捷菜单选项编辑域, 在对话框中单击请选择域下类别的下拉箭头, 选择日期和时间, 系统出现如图 1.8 所示的对话框图 1.

11 6 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 重新设置, 设置的操作与一般文字格式设置操作相同同理, 其他的文字型内容根据以上的操作均能实现若要进行行文日期的域设置, 在行文日期处, 按 Ctrl+F9 组合键, 系统出现花括号 {}, 单击快捷菜单选项编辑域, 在对话框中单击请选择域下类别的下拉箭头, 选择日期和时间, 系统出现如图 1.8 所示的对话框图 1.8 日期和时间域设置对话框选择域名为 CreateDate, 选择 2013 年 4 月 1 日日期格式, 单击确定按钮, 在文档插入点处, 显示系统的日期经修改后的文档, 其显示结果如图 1.9 所示海州职业技术学院文件海职院 [ 单击此处输入文件含义 ] [ 此处输入年份 ] [ 此处输入文号 ] 号 [ 单击此处输入正文 ] [ 单击此时输入正文标题 ] 海州职业技术学院二〇〇八年十一月十九日二一三年四月一日主题词 :[ 单击此处输入主题词 ] 发 : 分院, 各系 ( 部 ) 机关处室教辅部门, 后勤公司 [ 单击此处输入发文机关 ] 年 114 月 191 日印发图 1.9 修改后的公文模板

$dotx), 系统会自动保存到 \Documents and Settings\[ 用户名 ]\Application Data\Microsoft\Templates 文件夹下, 以便使用时能快速定位到模板所在位置最好将设置好的文档模板在其他盘做好备份, 以免 Windows 系统重装, 或 Office 应用系统重新安装造成自行设置的文档模板丢失 4.$ 公文模板的调用自行保存的文档模板存放在 Office 应用系统默认我的模板图标指定的文件夹下, 打开 Word, 单击文件选项卡, 单击新建, 在新建对话框中单击我的模板, 单击海州职业技术学院公文模块图标, 单击确定按钮, 系统即生成如图 1.9 所示的文档编辑状态 5.

公文模板的调用自行保存的文档模板存放在 Office 应用系统默认我的模板图标指定的文件夹下, 打开 Word, 单击文件选项卡, 单击新建, 在新建对话框中单击我的模板, 单击海州职业技术学院公文模块图标, 单击确定按钮, 系统即生成如图 1.9 所示的文档编辑状态 5.

12 项目 1 创建与使用文档模板公文模板的制作 7 3. 公文模板的保存如图 1.9 所示的公文, 其文件格式为.docx, 要作为长期使用的公文文档模板, 在保存时其保存类型选择为文档模板 (*.dotx), 系统会自动保存到 \Documents and Settings\[ 用户名 ]\Application Data\Microsoft\Templates 文件夹下, 以便使用时能快速定位到模板所在位置最好将设置好的文档模板在其他盘做好备份, 以免 Windows 系统重装, 或 Office 应用系统重新安装造成自行设置的文档模板丢失 4. 公文模板的调用自行保存的文档模板存放在 Office 应用系统默认我的模板图标指定的文件夹下, 打开 Word, 单击文件选项卡, 单击新建, 在新建对话框中单击我的模板, 单击海州职业技术学院公文模块图标, 单击确定按钮, 系统即生成如图 1.9 所示的文档编辑状态 5. 创建样式模板有些单位的公文文件变化较多, 其内容位置经常变动, 用户可创建样式模板, 以供编辑时使用对于那些对公文格式内容要求非常熟悉的办公人员, 使用样式模板编制文档, 也能快速标准地制作出应用文档 Word 所提供的样式功能, 可对应用文档中所出现的多层标题正文页眉 / 页脚题注目录索引等进行格式的定义定义好的样式, 用户在输入文字前进行套用样式模板在科技图书编写过程中显得非常有用 Word 应用系统提供的样式格式近 100 个, 但在使用过程中牵涉到的样式不会很多应根据应用文档编制的需要, 建立有效样式, 满足应用文档编制的需要根据图 1.1 所示海州职业技术学院流行公文样例的要求, 样式模板需要建立版头样式发文字号样式正文标题样式正文样式主题字样式发文机关样式等除正文样式外, 其他 5 个样式先分别基于标题 1 标题 2 标题 3 标题 4 标题 5 样式, 再根据公文对字体字号及段落排版的要求, 进行修改运行 Word 系统进入新空白文档编辑状态单击开始选项卡, 单击样式功能区的对话框启动器, 在屏幕右边出现如图 1.10 所示的窗格所列样式的多少取决于样式显示选择与用户设置此时下拉样式功能区中样式匹配框, 系统列表如图 1.11 所示图 1.10 样式窗格图 1.11 样式选择匹配列表

为非活动状态 ) 下拉样式功能区中样式匹配框, 系统列表如图 1.13 所示图 1.

13 8 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 单击样式窗格右下角的样式管理图标, 系统出现如图 1.12 所示的管理样式对话框单击推荐标签, 选中标题 2, 单击显示按钮, 同理操作至标题 5, 单击确定按钮 ( 标题 6 至标题 9 呈灰色, 为非活动状态 ) 下拉样式功能区中样式匹配框, 系统列表如图 1.13 所示图 1.12 管理样式对话框图 1.13 经设置后的样式选择匹配列表比较图 1.11 和图 1.13 发现, 经设置后的样式选择匹配列表, 在列表框中多出了标题 2 ~ 标题 5 要设置公文的版头样式, 右击标题 1, 系统出现如图 1.14 所示的快捷菜单选择修改命令, 系统出现如图 1.15 所示的对话框图 1.14 样式管理图 1.15 修改样式对话框

17 公文样式设置结果设置完毕后, 另存为模板文件, 文件名为海州职业技术学院公文样式.dotx 6.

14 项目 1 创建与使用文档模板公文模板的制作 9 在名称文本框中输入版头, 单击格式下拉按钮, 选择字体, 系统显示如图 1.16 所示的对话框在图 1.16 所示对话框中, 设置字体格式为 ( 宋体常规小初红色 ), 单击确定按钮, 字体设置完毕同理, 可对段落编号边框等进行设置标题 2 标题 3 标题 4 标题 5 及正文的设置类同于标题 1 的设置方法, 只不过是对字体字号颜色等格式作不同的选择而已设置后的结果如图 1.17 所示图 1.16 字体对话框图 1.17 公文样式设置结果设置完毕后, 另存为模板文件, 文件名为海州职业技术学院公文样式.dotx 6. 样式模板文件的使用首先用样式模板创建空白文档在输入或编排内容时必须严格遵循样式使用规则, 根据内容对应的样式, 先选择样式, 再输入内容, 对于已经输入的内容, 选中内容, 再选择样式进行套用已经按样式输入的内容, 当光标移动到某插入点, 系统的工具栏会显示对应的样式格式对于整体版面, 如觉得某个标题的格式不满意, 可以通过重新修改样式进行改变, 修改后系统会自动对所有该标题的内容更新成修改后的格式 7. 模板的加载与作用某些信息化办公人员几乎每天都在使用同一个应用文档模块, 如科技书籍的编辑 ; 或在某段时间使用用一文档模块, 如教师修改学生的论文最好的办法是打开应用文档后, 再加载模板的样式, 即将已经设置好的样式加载到空白文档的模板文件 Normal.dotm 中模板加载后,Word 打开应用文档或空白文档,Word 所提供的样式就是加载后的样式用已有的模板文件将样式加载到 Normal.dotm 中, 不仅可以节省样式设置的时间, 还可使整个文档系统产生标准

10 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 将海州职业技术学院公文样式.dotx 模板文件中的标题 1 标题 3 标题 5 的格式加载到 Normal.dotm 中, 其操作为新建空白文档, 单击开发工具选项卡, 单击加载项功能区中的加载项按钮, 系统打开如图 1.18 所示的对话框单击选用按钮, 系统出现如图 1.

18 模块和加载项对话框中, 只需选中自动更新文档样式复选框即可 ; 若只加载部分样式, 单击管理器按钮, 系统出现如图 1.20 所示的对话框图 1.19 选用模板对话框将海州职业技术学院公文样式.dotx 中的标题 1 标题 3 标题 5, 通过复制按钮复制到 Normal.

15 10 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 将海州职业技术学院公文样式.dotx 模板文件中的标题 1 标题 3 标题 5 的格式加载到 Normal.dotm 中, 其操作为新建空白文档, 单击开发工具选项卡, 单击加载项功能区中的加载项按钮, 系统打开如图 1.18 所示的对话框单击选用按钮, 系统出现如图 1.19 所示的对话框选择海州职业技术学院公文样式.dotx 文件, 单击打开按钮, 系统返回到如图 1.18 所示的对话框此时文档模板文本框中的 Normal 改为带路径的海州职业技术学院公文样式若要将海州职业技术学院公文样式.dotx 文件中的所有样式都加载到 Normal.dotm 文件图 1.18 模块和加载项对话框中, 只需选中自动更新文档样式复选框即可 ; 若只加载部分样式, 单击管理器按钮, 系统出现如图 1.20 所示的对话框图 1.19 选用模板对话框将海州职业技术学院公文样式.dotx 中的标题 1 标题 3 标题 5, 通过复制按钮复制到 Normal.dotm 中, 单击关闭按钮, 加载完毕当 Word 重新新建空白文档时, 系统按加载后的样式格式, 如图 1.21 所示将如图 1.21 所示与如图 1.10 所示空白文档的样式进行比较, 将原空白文档中相同标题的格式进行覆盖 ( 标题 1), 原来没有的新增 ( 标题 3 标题 5), 原来已有的保持原来的样式格式 ( 标题 2 正文) 若想将 Normal.dotm 样式格式恢复到系统默认样式格式, 只要将 Normal.dotm 删除即可,Word 新建空白文档, 当在磁盘上找不到 Normal.dotm 时, 会自动重新给出 Normal.dotm 文件

另外, 应用文的类型与格式众多, 系统也不可能包罗万象, 用户可通过向导快速生成应用文档后, 再使用域进行少量的修改, 形成自己所需的文档模板 ; 从 Office 2010 版本开始, 用户可以通过互联网获取 Office.

16 项目 1 创建与使用文档模板公文模板的制作 11 图 1.20 管理器对话框图 1.21 加载后的文档样式文档模板能提供快速正确的文档编制样式和格式 Word 应用系统提供了空白文档模板 Normal.dotm; 微软根据现实生活中的各种应用文档的共性, 综合了应用文档的编排样式应用类型基本信息输出格式等, 形成了各种向导与内置模板, 基本上能满足日常应用文档制作的需求向导与模板不仅提供快速生成文档的功能, 同时提供了文档的格式基本信息的要求, 对于非文秘专业人员来说, 无疑提供了制作应用文档便利由于向导功能是由程序实现的, 它不可能达到随心所欲的格式与要求另外, 应用文的类型与格式众多, 系统也不可能包罗万象, 用户可通过向导快速生成应用文档后, 再使用域进行少量的修改, 形成自己所需的文档模板 ; 从 Office 2010 版本开始, 用户可以通过互联网获取 Office.com 模板常用的 3 种文档保存方式的适用范围如下 (1) 保存为文档 : 影响单个文件 (2) 保存为文档模板 : 影响以此模板为基础的所有文件 (3) 保存为 Normal.dotm: 影响范围为所有文档初学者使用 Word 编制文档时, 其操作步骤通常如下 : (1) 输入文档内容 (2) 根据内容的重要层次不同进行字体字号修饰字距行距等方面的设置 (3) 进行页面的设置 (4) 打印输出使用文档模板创建文档, 其操作步骤如下 : (1) 事先建好文档模板 ( 一次建成多次使用 ) (2) 使用模板新建文档 (3) 按内容要求选择域或样式, 进行套用 (4) 输入文档内容 (5) 打印输出前者操作简单, 但缺乏系统性, 每次都要做一些重复的工作, 效率低, 尤其是在长

17 12 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 文档编排过程中, 容易出现同一层次标题的格式不一致的情况 ; 而后者, 对初学者来说, 难度较大, 但具有良好的系统性, 能充分体现微软公司所提供的先进方法同时所编制出来的文档规范一致性好, 工作效率也得到提高域是一种代码, 可以用来控制许多在 Word 文档中插入的信息, 实现自动化功能插入域有两种方法按下 Ctrl+F9 组合键后即会出现域开始符 { 和域终止符 }, 在弹出的快捷菜单中选择编辑域, 在弹出的窗口中选择所需的域插入文档中这种方法的好处是不用记住繁多的域代码, 直观且不易出错对于一些常用的域, 如页码日期和时间自动图文集索引和目录等, 都可以用功能图标进行驱动, 便于用户快速使用如果用户对域代码十分熟悉的话, 可手工插入域方法为 : 将光标移到要插入域的地方, 按 Ctrl+F9 组合键后即会出现域开始符 { 和域终止符 }( 注意 : 不是通过键盘直接输入大括号 { 和 }), 在其中可直接手工输入或编辑域代码如任务中的 [ 单击此处输入正文 ], 其域代码为 { MACROBUTTON AcceptAllChangesInDoc [ 单击此处输入正文 ]} 域代码的功能非常强大, 在以后的项目中将会有更多的应用 1. 制作一份用户单位的传真模板 2. 构建个人总结的样式模板, 结构如下 : 个人工作总结张三 [ 开头语 ] 总结小标题 : 政治思想方面教学教研方面科技与社会服务方面培训与业务水平提高方面存在的问题与不足 [ 结束语 ] 3. 体会向导和模板应用的意义及相互之间的关系 4. 想一想用户日常接触到的应用文档中最适合构建的样式模板构建模板后, 再进行编制内容 5. 用帮助文件查一查关于域的作用与使用方法的内容

18 项目 2 长文档处理之一毕业论文的编排背景与项目大学生在毕业之前总要进行毕业论文的撰写, 通常根据指导教师下发的纸质论文编写内容要求格式编排要求, 使用 Word 编辑工具在空白文档中首先书写摘要正文参考文献附录等内容, 再参照论文格式编排要求进行编排这些工作往往是一届又一届地重复着, 而有些学生始终没有较好解决以下 3 个主要问题, 导致论文的编写效率低下, 效果也不理想 (1) 编排结构不完整 (2) 编排格式不规范 (3) 图表编号与文中说明编号交叉混乱为了解决以上这些问题, 提高论文撰写的效率, 本项目着重介绍以下几个方法 : (1) 通过定制并使用论文的结构模板来解决论文结构不完整的问题 (2) 通过定制并使用论文的样式模板来解决编排格式不规范的问题 (3) 通过自动编号功能来解决论文中符号和编号交叉混乱的问题结构模板是将论文中的那些固定不变的内容在模板中设置好, 主要指论文的框架内容, 如封面目录摘要等, 而那些可变的内容可以使用域来进行提示, 这一方面保证了论文结构内容的完整性 ; 另一方面便于学生们套用模板去撰写论文相关内容, 从而省去了撰写公共模块所要花费的时间样式模板是将论文所要用到的各个样式在模板中设置好, 在撰写论文时只要套用模板中的样式, 便可使编写出来的论文完全符合格式规范, 一旦要求修改某个层次标题的格式, 只要修改对应的样式格式, 重新更新后系统便会自动修改所有该层次标题的格式, 即收到一动牵百动的效果自动编号功能主要采用题注交叉引用多级符号等来实现在论文编排过程中还涉及其他一些技术, 包括页眉 / 页脚书签目录批注和修订等的使用技巧如果能合理地使用这些技巧, 可提高论文的撰写效率, 以达到事半功倍的效果本项目根据某高校的毕业论文书写规范, 介绍了如何定制毕业论文的结构模板与样式模板, 并使用这些模板进行论文的高效编排, 同时还阐述了论文编排过程中所涉及的其他一些关键技术通过本项目的学习可掌握一般毕业论文在编排过程中的各种不可缺少的技术项目分析本项目按照某高校的毕业论文编写规范来讲解以下是毕业论文的具体撰写要求 : (1) 采用 A4 纸 ; 页边距 : 上 3 厘米, 下 2 厘米, 左 3 厘米, 右 2 厘米 ; 装订线 1 厘米 ; 页眉距边界 2 厘米, 页脚距边界 1 厘米

19 14 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) (2) 正文第一级标题为黑体三号字, 居中, 单倍行距, 段前 2 行, 段后 2 行 ; 第二级标题为黑体四号字, 左对齐, 单倍行距, 段前 1 行, 段后 1 行 ; 第三级标题为黑体小四号字正文内容中 : 中文为宋体小四号字, 英文为 Times New Roman 小四号字, 行距均为 20 磅 (3) 摘要目录致谢附录, 参考文献等为黑体三号字, ABSTRACT 为 Times New Roman 加黑三号字, 均居中, 单倍行距, 段前 2 行, 段后 2 行中文摘要内容为宋体小四号字, 摘要内容后下空一行打印关键词, 为黑体小四号字, 其后关键词为宋体小四号字 ; 英文摘要内容为 Times New Roman 小四号字, 英文摘要内容后下空一行打印 Keywords 为 Times New Roman 加黑小四号字, 其后关键词为小写 Times New Roman 小四号字目录内容: 中文为宋体小四号字, 英文为 Times New Roman 小四号字, 依次排列各章节致谢附录参考文献等 (4) 采用页眉杭州电子科技大学本科毕业设计, 页脚 1,2,3, 字体均为宋体五号字, 居中封面不需要页眉页脚, 摘要与目录只有页眉, 正文既有页眉也有页脚 (5) 图应有图名图号, 均为宋体五号字, 居中, 列在图的下方表格应有表名表号, 均为宋体五号字, 居中, 列在表的上方其中论文的封面具有固定的格式, 如图 2.1 所示, 只要按照其中的各个样式进行设置并使用即可图 2.1 毕业论文封面格式

项目 2 长文档处理之一毕业论文的编排 15 在进行论文编排过程中, 首先要进行页面设置, 包括如何设置页边距纸张版式等其次是定制并使用论文的结构模板, 保证论文内容的完整性和次序的准确性, 包括设置结构模板中的固定不变的部分和可变的部分然后, 着重进行样式的创建和设置, 这为论文编排格式的准确性提供了保障, 包括如何新建或设置章节目录题注页眉 /

交叉引用多级符号等技术来实现论文的自动编号, 不但降低论文编号的混乱性, 而且避免因手动修改编号而带来的效率低下问题以及不可避免的错误最后, 通过使用书签来快速定位那些操作较频繁的文本区, 并实现自动插入目录, 使用批注和修订进行点评或提出修改意见, 以及使用翻译工具进行翻译和同义词库查找实施 1.

20 项目 2 长文档处理之一毕业论文的编排 15 在进行论文编排过程中, 首先要进行页面设置, 包括如何设置页边距纸张版式等其次是定制并使用论文的结构模板, 保证论文内容的完整性和次序的准确性, 包括设置结构模板中的固定不变的部分和可变的部分然后, 着重进行样式的创建和设置, 这为论文编排格式的准确性提供了保障, 包括如何新建或设置章节目录题注页眉 / 页脚等样式之后将设置好样式的文档定制为样式模板, 并对此样式模板进行套用并修改其中的样式由于论文中的封面摘要目录正文包含不同的页眉 / 页脚内容, 因此要对论文进行分节设置并对不同的节设置不同的页眉 / 页脚内容, 为论文的一次性打印提供条件, 并使用脚注对文档内容进行注释说明, 使用尾注对引用的文献进行说明, 从而增加论文的可读性本项目还通过使用题注交叉引用多级符号等技术来实现论文的自动编号, 不但降低论文编号的混乱性, 而且避免因手动修改编号而带来的效率低下问题以及不可避免的错误最后, 通过使用书签来快速定位那些操作较频繁的文本区, 并实现自动插入目录, 使用批注和修订进行点评或提出修改意见, 以及使用翻译工具进行翻译和同义词库查找实施 1. 页面设置单击页面布局选项卡, 单击页面设置功能区对话框启动器, 在系统弹出的对话框中设置页边距, 如图 2.2 所示选择纸张标签, 设置纸张大小为 A4; 再选择版式标签, 设置页眉 / 页脚距边界的距离分别为 2 厘米与 1 厘米, 如图 2.3 所示图 2.2 设置页边距图 2.3 设置版式 2. 结构模板的创建和使用 1) 结构模板固定框架的定制首先定制论文封面的固定架构按照如图 2.1 所示的封面格式要求输入论文封面内

5 中英文摘要目录致谢等固定结构 2) 结构模板可变内容的设置首先来设置封面中的可变内容封面中的年号题目

21 16 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 容并进行设置, 结果如图 2.4 所示除了封面, 摘要 ( 包括中英文摘要 ) 目录致谢参考文献附录等的标题都是固定不变的, 因此也要进行添加, 具体操作与封面的设置类似, 这里不再多说, 具体的设置结果如图 2.5 所示, 其中论文的章节内容在目录与致谢之间 Keywords ABSTRACT 图 2.4 论文封面固定框架图 2.5 中英文摘要目录致谢等固定结构 2) 结构模板可变内容的设置首先来设置封面中的可变内容封面中的年号题目学院等都是由学生的具体情况来定的, 因此是可变的单击插入选项卡, 下拉文本功能区里的文档部件, 选择域, 在类别下拉列表中选择文档自动化, 在域名中选择 MacroButton, 并在显示文字文本框中输入自己想要显示的文本内容, 比如 [ 在此插入年号 ], 如图 2.6 所示, 之后单击确定按钮退出图 2.6 插入域

22 项目 2 长文档处理之一毕业论文的编排 17 题目学院专业等可按照同样的方法插入域之后, 对插入的域设置各自的样式, 最后封面结构模板的效果如图 2.7 所示图 2.7 论文封面结构模板在摘要目录参考文献等内容中也可插入不同的域, 可在其中插入一些说明文本, 具体结构模板的效果如图 2.8~ 图 2.13 所示由于正文的内容错综复杂, 在定制结构模板时没有对其进行很详细的设置摘要 [ 在此插入中文摘要内容 ] 本科毕业设计 ( 论文 ) 摘要以简要文字介绍研究课题的目的方法内容及主要结果在论文摘要中, 要突出本课题的创造性成果或创新见解关键词 :[ 在此插入中文关键词 ] 本科毕业设计 ( 论文 ) 关键词是表述论文主题内容信息的单词或术语, 其数量一般为 3-6 个 ~ 图 2.8 中文摘要结构模板

23 18 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) ABSTRACT [ 在此插入英文摘要内容 ] 英文摘要的内容要与中文摘要相一致 Keywords:[ 在此插入英文关键词 ] 每一个英文关键词必须与中文关键词相对应图 2.9 英文摘要结构模板目录 [ 在此插入目录 ] 目录是论文各组成部分的小标题, 文字应简明扼要一般的说地, 本科毕业设计 ( 论文 ) 目录按三级标题编写, 应标明页数, 以便阅读目录中的标题应与正文中的标题一致目前通用的标题序次结构有以下二种两, 文科类一般采用第一种, 理工科类一般采用第二种第一种序次 : 一 ( 一 ) 1 第二种序次 : 图 2.10 目录结构模板致谢 [ 在此插入致谢内容 ] 简述自己通过做毕业设计 ( 论文 ) 所获得的体会, 并对指导教师以及相关人员致谢致谢的文字虽不多, 却是论文不可缺少的内容图 2.11 致谢结构模板参考文献 [ 在此插入参考文献内容 ] 参考文献是毕业设计 ( 论文 ) 不可缺少的组成部分, 也是作者对他人知识成果的承认和尊重参考文献的引用和著录应符合规范, 引用的资料具有权威性, 并对毕业设计 ( 论文 ) 有直接的参考价值所列出的参考文献不得少于 10 篇, 其中外文文献不得少于 2 篇, 发表在期刊上的学术论文不得少于 4 篇参考文献应按文中引用出现的顺序来编序, 附于文末图 2.12 参考文献结构模板 3. 建立和设置样式论文内容通常由标题与正文两个方面组成标题的不同层次分别由不同的字体字

24 项目 2 长文档处理之一毕业论文的编排 19 附录 [ 在此插入附录内容 ] 附录包括不宜放在正文中但又直接反映工作成果的资料, 如调查问卷公式推演编写程序实验数据等内容附录的篇幅不宜过大, 若附录部分内容较多, 可单独装订成册图 2.13 附录结构模板号加以区分, 对于较长的论文通常还要分章节目点, 这些章节目点除了用不同的字体字号加以区分外, 还要用多级项目编号进行标注因此, 标题部分通常用样式中的标题 1~ 标题 9 进行对应设置, 如章对应标题 1 节对应标题 2 目对应标题 3 点对应标题 4 内容部分一般采用统一的字体字号, 段落设置通常使用正文样式格式样式是字体段落制表位边框语言图文框编号快捷键可设置特性的组合, 如图 2.14 所示, 将这一组合作为集合加以命名和存储就成了样式应用样式时, 将同时应用该样式中所有的格式设置指令在长文档的编排过程中, 样式的使用显得格外重要, 用户可以通过设置格式样式来一次性构建不同标题和正文及其他内容 ( 如题注页眉 / 页脚等 ) 的格式在输入文字前, 事先选定对应的格式样式, 这样当内容输入完毕后, 就不需要再进行排版若对某个标题或内容的格式不满意, 只要修改其样式, 系统将修改图 2.14 格式样式可所有与之对应标题的格式, 这样给文档的编排带来了极大的方便设置的内容 4. 创建标题样式模板根据论文对标题格式的要求, 其标题结构如图 2.15 所示用三级目录进行样式设置, 其标题 1 对应章标题 2 对应大点标题 3 对应小点图 2.15 论文标题结构单击开始选项卡, 单击段落功能区里的多级列表下拉按钮, 选择定义新的多级列表, 打开定义新多级列表对话框, 如图 2.16 所示在单击要修改的级别中选择 1, 将此级别的编号样式选择为一, 二, 三, 之后将编号格式设置成第一章, 即在一前面与后面分别加上第与章, 选择编号对齐方式为居中之后按照同样的道理, 分别设置 2 级编号为一二三,3 级编号为 1,2,3 最后, 在将级别链接到样式下拉列

25 20 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 表中, 将标题 1 标题 2 标题 3 进行对应链接设置图 2.16 定义新多级列表对话框经过以上的设置之后, 选择标题 1 样式, 编辑界面自动出现第一章, 此时可输入绪论并按回车键, 进入正文样式当再一次选择标题 1 样式, 编辑界面自动出现第二章可以通过单击工具栏中的增加缩进量按钮来切换到下一级编号, 若当前是标题 1 级别, 则切换到标题 2 级别, 同样可以通过单击工具栏中的减少缩进量按钮来切换到上一级编号, 若当前是标题 2 级别, 则切换到标题 1 级别 5. 论文内容设置论文内容主要包括文字图表脚注和尾注页眉与页脚页码等 1) 文字论文中的文字部分通常使用正文样式, 正文设置主要有内容的字体字号行距字距等, 主要集中在字体与段落中的设置这些设置在初高中的信息技术课程中都已经介绍到, 在此不再叙述 2) 图表图表的使用, 一是对每张图表要进行编号 ; 二是在针对图表进行文字说明时要注明图号或表号 Word 2010 提供题注和交叉引用配对使用, 一旦增加或删除图表时, 系统可自动更新图号或表号, 以及在文字中与之对应的图号或表号的内容, 免去因增加或删除一张图表时, 需对后面的图表进行重新编号和修改文字时对编号的修改之苦 (1) 题注题注是为图片表格公式等对象进行自动编号的标签, 是可以包含章节号的一个样式题注可以进行自动插入和手动插入下面主要采用自动插入题注的方式, 例如在论文中插入图片后自动在图片下面添加题注单击引用选项卡, 单击题注功能区中的插入题注, 系统弹出如图 2.17

用户在第一章中插入一张系统组成结构图, 图下面自动添加了题注图 1.1, 如图 2.

26 项目 2 长文档处理之一毕业论文的编排 21 所示的对话框单击新建标签按钮, 建立一个名为图的标签, 如图 2.18 所示图 2.17 插入题注图 2.18 新建标签单击确定按钮后, 在题注对话框中单击自动插入题注按钮, 将自动插入的题注放置到图的下方, 设置结果如图 2.19 所示单击确定按钮回到题注对话框单击编号按钮可以对题注的编号进行设置, 选中包含章节号复选框, 对格式章节起始样式分隔符进行相应的设置, 如图 2.20 所示图 2.19 自动插入题注图 2.20 设置题注编号这样设置之后, 插入的题注编号中将包含章号例如, 用户在第一章中插入一张系统组成结构图, 图下面自动添加了题注图 1.1, 如图 2.21 所示若在此图前面再插入一张新的图, 则系统组成结构图下的题注会自动更新成图 1.2, 如图 2.22 所示然后, 添加题注文字为系统组成结构图并居中, 效果如图 2.23 所示子系统一子系统一系统名称子系统二子系统三系统名称子系统二子系统三图 1.1 图 1.2 图 2.21 插入图片后自动添加题注图 2.22 题注自动更新

22 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 对于手动插入题注, 则在插入图片表格公式等对象之后不会自动添加题注, 用户只要在那些需要插入题注的地方进行手动插入即可

经过新建标签并设置编号后, 单击确定按钮, 即可插入题注 (2) 交叉引用交叉引用是对文档中其他位置的内容的动态引用, 例如, 如图 1.

3 等将光标移动到要插入交叉引用的位置, 单击引用选项卡, 单击题注功能区中的交叉引用, 在交叉引用对话框中选择引用类型为图, 引用内容为

23 添加题注文字后的效果图 2.24 交叉引用这样就成功地使用了交叉引用, 具体效果如图 2.

27 22 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 对于手动插入题注, 则在插入图片表格公式等对象之后不会自动添加题注, 用户只要在那些需要插入题注的地方进行手动插入即可由于实现起来基本上与自动插入题注相类似, 而且更简单, 下面只简略地介绍将光标移动到要插入题注的位置, 单击引用选项卡, 单击题注功能区里的插入题注按钮, 经过新建标签并设置编号后, 单击确定按钮, 即可插入题注 (2) 交叉引用交叉引用是对文档中其他位置的内容的动态引用, 例如, 如图 1.1 所示, 见表 1, 请参阅图 1.3 等将光标移动到要插入交叉引用的位置, 单击引用选项卡, 单击题注功能区中的交叉引用, 在交叉引用对话框中选择引用类型为图, 引用内容为只有标签和编号, 再选择题注图 1.2 系统组成结构图, 如图 2.24 所示, 最后单击插入按钮子系统一系统名称子系统二子系统三图 2.23 添加题注文字后的效果图 2.24 交叉引用这样就成功地使用了交叉引用, 具体效果如图 2.25 所示 3) 脚注和尾注 (1) 插入脚注或尾注先将光标移到要插入脚注或尾注的位置, 单击引用选项卡, 单击脚注功能区的对话框启动器, 系统出现脚注和尾注对话框, 如图 2.26 所示子系统一使用交叉引用系统分成多个子系统, 具体划分如图 1.2 所示系统名称子系统二子系统三图 1.2 系统组成结构图图 2.25 使用交叉引用的效果图 2.26 插入脚注和尾注选择编号格式为 I,II,III, 单击插入按钮, 则自动向光标位置添加了一

28 项目 2 长文档处理之一毕业论文的编排 23 个脚注 ( 尾注 ) 的引用编号, 而且光标自动移动到脚注 ( 尾注 ) 窗格中并自动插入注释编号在其中输入原文出处 :Word 高级应用, 结果如图 2.27 所示 (2) 脚注和尾注的转换脚注和尾注之间可以实现直接转换选定脚注 ( 尾注 ) 窗格中的注释, 右击, 在弹出的快捷菜单中选择转换为尾注 ( 转换为脚注 ) 命令, 可将所选的脚注 ( 尾注 ) 转换为尾注 ( 脚注 ) 也可以单击插入选项卡, 单击引用功能区的对话框启动器, 在弹出的对话框中单击转换按钮, 在弹出的转换注释对话框中可以进行指定的转换, 如图 2.28 所示图 2.27 插入脚注的效果图 2.28 脚注与尾注的互相转换 4) 分节页眉和页脚由于论文的页眉和页脚只是应用于论文的内容部分, 其封面目录等处无需设置页眉与页脚, 这就要用到 Word 2010 的分节功能, 使设置的页眉和页脚应用于本节, 而不是应用于整个文档节的应用不只是应用于页眉与页脚, 也可应用于页面设置等 (1) 分节分节符是插入到文档中的一种标记, 代表一节的结束使用了分节设置之后, 用户就可以在同一个文档中包含多种不同的页面格式段落格式页眉 / 页脚和页码设置等, 而且实现它们的一次性打印, 不需要将具有不同页面格式的内容切割到不同的文档分节符类型包括下一页连续偶数页与奇数页 4 种类型其中下一页表示下一节的起始位置另起一页 ; 连续表示下一节将换行开始 ; 偶数页表示下一节将在当前页后的下一个偶数页开始 ; 奇数页表示下一节将在当前页后的下一个奇数页开始插入分节符很简单, 先将光标移到要插入的位置, 然后单击页面布局选项卡, 单击页面设置功能区的分隔符图 2.29 插入分隔符下拉列表, 出现如图 2.29 所示的界面在图 2.29 中, 选择指定类型的分节符, 然后单击确定退出此时, 当单击开始选项卡的段落功能区中的显示 / 隐藏编辑标记按钮时, 将在插入位置后面出现分节符标记, 如果插入的是连续的分节符, 则效果如图 2.30 所示图 2.30 连续的分节符标记如果分别在论文的封面后面摘要目录后面插入一个分节符, 那么封面摘要目录正文所在的页将分别对应第 1 节第 2 节和第 3 节这样用户就可以对这 3

24 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 节分别设置不同的页面格式, 当然也可以设置不同的页眉与页脚 (2) 页眉和页脚的设置方法首先按分节设置的方法将封面摘要目录正文切分成 3 节, 然后单击插入选项卡, 在页眉和页脚功能区中单击页眉或页脚按钮, 进入页眉 / 页脚编辑界面滚动页面到第 2 节, 在页眉中输入杭州电子科技大学本科毕业设计, 如图 2.

29 24 信息化办公软件高级应用 ( 第二版 ) 节分别设置不同的页面格式, 当然也可以设置不同的页眉与页脚 (2) 页眉和页脚的设置方法首先按分节设置的方法将封面摘要目录正文切分成 3 节, 然后单击插入选项卡, 在页眉和页脚功能区中单击页眉或页脚按钮, 进入页眉 / 页脚编辑界面滚动页面到第 2 节, 在页眉中输入杭州电子科技大学本科毕业设计, 如图 2.31 所示图 2.31 插入页眉为了保证封面 ( 第 1 节 ) 不包含页眉, 而摘要与目录 ( 第 2 节 ) 包含页眉, 只要取消选中页眉和页脚工具栏中的链接到前一条页眉按钮, 这样第 1 节与第 2 节可以有不同内容的页眉与页脚页眉和页脚工具栏如图 2.32 所示图 2.32 页眉和页脚工具栏对于正文 ( 第 3 节 ), 它既要设置页眉, 也要设置页脚由于系统默认已经将页眉与页脚设置成与上一节相同, 因此第 3 节只要设置页脚即可在页脚中要插入当前的页码, 只要选择页眉和页脚功能区中的插入页码, 然后进行居中显示即可页脚设置结果如图 2.33 所示, 第 1 节第 2 节和第 3 节的页眉 / 页脚结果对照如图 2.34 所示图 2.33 页脚设置结果图节页眉 / 页脚对照

30 项目 2 长文档处理之一毕业论文的编排中英文翻译在撰写论文过程中, 往往要对摘要或者其他内容进行翻译 Word 2010 集成了强大的翻译功能, 这为撰写论文时的翻译工作提供了很好的帮助 1) 文本翻译选中要翻译的文本, 可以是一个词组一段正文或整个文档, 然后单击审阅选项卡, 单击语言功能区中的翻译列表, 或者直接右击, 在弹出的快捷菜单中选择翻译命令, 如图 2.35 所示图 2.35 文本翻译此时会在右边打开信息检索任务窗格, 将翻译的目标语言选为英语 ( 美国 ), 则翻译结果如图 2.36 所示当然, 也可以直接将要翻译的文本复制到搜索栏中, 之后选择要翻译成哪种语言, 并单击搜索栏后的搜索按钮即可单击图 2.36 中的翻译选项, 打开翻译选项对话框, 在其中可以设置双语词典和机器翻译时可使用的语言, 如图 2.37 所示 2) 同义词库查看此功能只对英文才有效选择要查看同义词库的英文单词或句子, 单击审阅选项卡的校对功能区中的同义词库按钮, 或者直接右击, 在弹出的快捷菜单中选择同义词同义词库命令, 如图 2.38 所示, 其结果如图 2.39 所示单击图 2.39 中的信息检索选项按钮, 打开信息检索选项对话框, 在其中可以激活多种同义词库以及其他的一些服务, 如图 2.40 所示

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FJXBQ 高等医学院校选用教材 ( 供成人教育中医药专业中西医结合专业使用 ) 方剂学闫润红主编 2 0 0 1 内容简介本书是供成人教育中医药专业中西医结合专业使用的教材全书分总论和各论两部分, 总论部分对中医方剂的基本理论, 如治法君臣佐使剂型剂量等及其现代研究进展进行了介绍各论部分对常用方剂的主治病证配伍意义临床应用加减变化规律及现代研究概况等内容, 按分类进行了系统阐述在保证方剂学学科知识结构完整性的前提下,