第四章 办公自动化及Office 2003的应用

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1 第四章办公自动化及 Office 软件的应用 本章主要讲解微软公司最新推出的 Microsoft Office 2003 五大组件当中的 Word 2003, Excel 2003 和 PowerPoint 2003 的使用方法以及他们之间的整合应用 在以往的教材中往往只注重这几个办公软件的基本用法, 本书对这些应用软件的使用方法加以深入介绍 特别介绍了 Office 组件之间的整合应用 知识要点 :1.Word 2003 的综合排版 2.Excel 中对数据的分析处理 3. 如何使用 PowerPoint 2003 制作演示文稿 4.Office 整合应用 4.1 办公自动化概述及 Office 介绍 办公自动化 ( 简称为 OA--Office Automation), 是一个不断成长的概念, 是利用先进的科学技术 ( 主要是计算机技术 ), 使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中, 由办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统 ; 其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资源, 提高生产效率 工作效率和工作质量, 辅助决策, 以取得更好的效果 因此, 我们日常工作学习的所有内容都可以归入 OA 的处理范围 OA 承载了很多内容, 广义上讲, 对于提高我们日常工作学习的软硬件系统, 包括电话, 打印机, 传真机, 复印机以及办公自动化软件都属于办公自动化系统 狭义上讲, 办公自动化系统就是辅助管理, 提高效率以及管理手段的系统在我国, 常用的办公自动化系统软件有微软公司出品的 Microsoft Office 软件以及金山公司出品的 WPS 软件 4.2 Word 2003 文字编辑 Word 2003 是 Office 2003 中应用最为广泛的一个组件 它继承了 Windows 的图形操作界面, 但于过去的版本相比,Word2003 的界面更具人性化, 功能也更加齐全和强大 它可用来处理文字的录入 修改 排版和输入等一整套工作, 让用户可以方便快捷的处理文字 图形图像以及数据, 集文字处理 电子表格 传真 电子邮件和 Web 页制作功能于一身 文档的输入 1. 普通文本的输入 启动 Word 时隐含建立一个名称为 文档 1 的空白文档, 在编辑区中我们会看到一个垂 直闪烁的光标 这个光标就是插入点, 输入的字符总是放在插入点的位置上 输入的过程中, 当文字碰到右边界时, 插入电会自动折回倒下一行行首, 一个自然段输入完成后按一下回车 120

2 键, 即一个段落 如果需要显示段落标记 ( 回车换行符 ) 可以选择 视图 菜单中的 显示 段落标记 命令 2. 特殊符号的输入 在输入文档的过程当中常会遇到一些特殊的符号, 若使用键盘无法显示, 我们可以点击 插入 菜单, 选择 符号 / 特殊符号 命令来选择相应的符号 如图 4.1 所示 图 4.1 符号对话框同时通过如下快捷键实现不同输入法之间的切换 : 组合键 Ctrl+Space: 中英文切换 组合键 Ctrl+Shift: 中文输入发之间的切换 组合键 Shift+Space: 全 / 半脚之间的切换 3. 日期的输入 在 Word 中可以直接插入系统的当前日期和时间, 操作步骤如下 : 1 选择插入点即将光标定为在要插入的位置 2 单击 插入 菜单, 选择 日期和时间 命令, 弹出如图 4.2 所示对话框 3 在弹出的对话框中, 先选择语言为中国, 然后在 可用格式 列表中选择需要的格式, 单击确定按钮 4 若要插入当前时间 选中 自动更新 选项 图 4.2 插入日期和时间 121

3 4.2.2 文档的保存及保护 1. 文档的保存 在文档的编辑当中我们要特别注意边编辑边保存, 以免遇到停电或死机等现象使我们的工作付诸流水 保存文档有以下几种情况 A. 新文档和换名文档的保存第一次保存文档, 我们单击 文件 菜单, 选择 保存 命令则会弹出 另存为 对话框 如图 4.3 所示 在 保存位置 下拉列表框中选择要保存的位置, 在 文件名 文本框中输入文档的名称, 若不新输入名称则 Word 自动将文档的第一句话作为文档的名称 保存类型选择 Word 文档 最后点击保存按钮, 文档即被保存在硬盘上了 若一篇正在编辑的文档想更改名称或保存位置可以单击 文件 菜单, 选择 另存为 命令, 也会弹出另存为对话框, 进行相应的选择即可 图 4.3 另存为对话框 B. 旧文档的保存如果当前编辑的文档使旧文档且不需要更名或更改位置保存, 可以单击工具栏上的 保存 按钮 或单击 文件 菜单, 选择 保存 命令 这时不会出现对话框, 而直接保存到原来的旧文档当中了, 新内容代替了旧内容 C. 定时保存在编辑过程中, 建议设置定时自动保存功能 点击 工具 菜单, 选择 选项 命令, 在弹出的选项卡中选择 保存 标签 设置 自动保存时间间隔 如图 4.4 所示 122

4 图 4.4 自动保存对话框 图 4.5 安全性对话框 2. 文档的保护 保护文档主要时为了防止他人未经允许打开或修改文档 为文档假设密码步骤如下 : 首先点击 工具 菜单, 选择 选项 命令, 在弹出的选项卡中选中 安全性 标签, 在这里面可以设置打开文件以及修改文件的密码, 密码以 * 显示 若忘记密码则无法进行操作 在这例还可以设置其他隐私选项 如图 4.5 所示 字符格式的编排 1. 文本的选定 就像对文件或文件夹要进行复制 剪切等操作之前要先选中文件夹一样, 对文本进行编 123

5 排之前也要先选中要编排的对象 从要选中文本的起始点按下鼠标左键拖动至文本终点即可选中, 选中的文本将以黑底白字的这种反白形式出现 在 Word 中有几种常用的选定文本的方法, 首先将鼠标移到文档左侧的空白处 : 点击一下, 选定一行文字 点击两下, 选定一段文字 点击三下, 选中整篇文档 2. 视图 在讲解字符格式编排之前, 我们先来看一下在 Word 中的几种视图显示方式 : A. 普通视图 : 是输入 编辑文本的标准视图, 重点是文字, 简化了页面的版面 B.Web 版式视图 : 在创建网页或浏览的文档不用自然纸张时, 使用 Web 版式视图 C. 页面视图 : 精确的显示文本 图形及其他元素在最终的打印文档中的情形 D. 大纲视图 : 在大纲试图中能够很清晰的看到文档的结构 E. 阅读版式 :Word2003 新增功能, 目的是为了便于文档的阅读和评论 要使用这五种视图当中的一种可以点击 视图 菜单, 选择相应的视图, 也可以点击编辑区左下角的按钮来选择视图 如图 4.6 所示 图 4.6 视图按钮 2. 字符格式的编排 这里指的字符包括汉字 字母 数字 符号及各种可见字符, 当它们出现在文本中时, 允许设置其字体 字号 颜色等 字符格式的设置决定了字符在屏幕上显示和打印输出的样式,Word 中的设置取消了控制字符, 实现了所见即所得的效果 字符格式设置可以用两种方法 : 一是未输入字符前设置, 其后输入的字符将按设置的格式一直显示下去 ; 二是选定文本块再进行设置, 它只对该文本块起作用 A. 设置字体 颜色 字形和大小 1) 使用格式栏中的按钮设置, 参看图 4.7 图 4.7 格式 工具栏中常用的字符格式工具单击格式栏中的字体下拉按钮, 当字体框出现下拉式列表框时选择其中的某字体 如楷体 黑体 仿宋体等 单击格式栏中的字体大小下拉按钮, 当字体大小框出现下拉式列表框时选择其中的某字号 如二号 小四 六号等 单击格式栏中的粗体 斜体或下划线按钮, 可以为选定的文字设置粗体 斜体或加下划线 3 个按钮允许联合使用, 当粗体和斜体按钮同时按下时是粗斜体 2) 使用菜单设置 124

6 图 4.8 字体对话框单击 格式 菜单, 选择 字体 菜单项, 系统会弹出字体对话框, 参看图 4.8 在对话框中选择 字体 标签, 在字体标签中单击 中文字体 或 英文字体 下拉按钮, 打开下拉式列表框, 再选择其中的某种字体, 然后单击 确定 按钮 字体标签中可以选择字形 ( 常规 斜体 粗体或粗斜体 ), 可以单击 下划线 下拉按钮, 打开下拉式列表框, 选择其中的下划线样式 如粗线 双线 点划线或波浪线等 单击 着重号 下拉列表, 选择着重号, 可以为选定的文字加着重号 B. 突出显示文字有些文本内容希望能引起读者的注意, 在编辑过程中可以给这些内容添加不同的底色或特殊标记以提示读者 只需选中要突出显示的文字, 然后单击工具箱上的突出显示按钮即可 段落格式的编排 在 Word 当中除了对文字进行编排之外, 我们还可以对段落进行编排 段落的编排影响一个段落中所有行间距和对齐方式 在 Word 当中, 我们把两个回车换行符 之间的部分叫做一个段落 许多因素共同决定定位文本的方式 页边距决定页面中所有的文本到页面边缘的距离, 而段落的缩进和对齐方式决定段落如何适应页边距 此外可以改变行间距 段前和段后间距的大小 1. 段落对齐方式 段落的对齐方式分为 水平对齐 和 垂直对齐 两种 段落的 水平对齐 方式又分为 5 中 : 左对齐 : 使所选段落所有行以页面左侧为基准对齐 右对齐 : 使所选段落所有行以页面右侧为基准对齐 居中 : 使所选段落所有行以页面中心为基准对齐 两端对齐 : 使所选段落除最后一行外, 其他行的左右两端分别以文档的左右边界向两端靠齐 分散对齐 : 使所选段落所有行的左右两端分别以文档的左右边界向两端靠齐, 均匀 125

7 分布 点击 格式 菜单, 选择 段落 命令即可打开如图 4.9 的对话框, 在 对齐方式 下 拉列表中我们可以选择以上五中对齐方式 或单击工具栏上的对齐方式按钮 : 图 4.9 段落缩进和间距 2. 段落的缩进 段落的缩进方式分为四种 : 左缩进 : 段落左侧与页面左边的距离 右缩进 : 段落右侧与页面右侧的距离 首行缩进 : 段落的第一行由左缩进位置起向内缩进的距离 悬挂缩进 : 段落除第一行以外的行由左缩进位置起向内缩进的距离 我们可以通过如图 4.9 所示的段落对话框精确的设置所选段落的缩进方式和距离 在 特殊格式 下拉列表框中选择 首行缩进 和 悬挂缩进 另外我们还可以通过标尺来设置缩进如图 4.10 所示 : 图 4.10 水平标尺中个缩进标记的名称 3. 段落间距与行间距 ( 参看图 4.9) 段落 对话框不仅可以设置所选段落与上一段之间的距离 ( 段前间距 ) 以及该段与下一段落之间的距离 ( 段后间距 ), 而且还能让用户控制行距 ( 两行之间的间距 ) 共有六个选项供用户选择 : 单倍行距 : 它在两行之间留下最小行距, 并能使两行的字符不重叠 1.5 倍行距 : 它留下的行距是 单倍行距 的一倍半 2 倍行距 : 在两行间留下相对于一个空行的间距 最小值 : 当选择它时,Word 降低自动调整此段落内的行距以考虑较小或较大的字体和 126

8 图形, 但它留下的行距绝不会小于用户所指定的值 固定值 : 当选择它并键入一个磅值时,Word 将不管字体或图形的大小 这可能导致行与行相互重叠, 很难看懂, 或其他有害的未引人注意的后果, 所以使用该选项时要小心 多倍行距 : 让用户按单倍行距的倍数键入行距 例如,1.3 或 应用样式与模版 样式与模板是 Word 中非常重要的内容, 熟练掌握使用这两个工具可以简化对格式的操 作, 提高排版的质量和速度 什么是样式? 样式就是应用于文档中的文本 表格和列表的一套格式特征, 它能迅速改 变文档的外观 当应用样式时, 可以在一个简单的任务中应用一组格式 单击工具栏上的就会在编辑区右侧出现如图 4.11 所示的样式和格式任务窗格 图 4.11 样式和格式什么是模板? 模板是一种预先设定好的特殊文档, 能够提供多个不同的样式 对于某些格式相同的文档的排版 录入等工作, 模板是不可缺少的工具 在 Word 中模板文件的扩展名为 :.dot Word 为许多常用的文档类型提供了模板, 有信函 传真 网页等 1. 应用样式 要对文档中的文本应用样式, 先选中这段文本, 然后单击任务窗格列表中需要使用的样式名称就可以了 使用格式刷可以将所选文本的格式应用到另一段文本上, 步骤如下 1 选中带有样式的文本 2 单击格式工具栏上的格式刷按钮 3 用格式刷扫过 ( 按下鼠标左键拖动覆盖 ) 需要应用样式的文字 注意 : 单击格式刷后使用一次格式刷就自动关闭了 如果需要使用 格式刷 对几个不同部分文本应用一个样式, 就需要双击格式刷 127

9 2. 选用模板 当我们单击工具栏上的新建按钮来新建一个文件时, 实际上就是使用 Word 当中的 Normal 模板来创建的文档 如果要创建其他模板的文档, 点击 文件 菜单, 选择新建命令, 在编辑区右侧会出现新建文档任务窗格 如图 4.12 所示 选择 本机上的模板 选项, 弹出如图 4.13 所示的对话框 选择需要的模板, 最后点击确定按钮 4.12 新建文档任务窗格 4.13 模板对话框 批注与修订 什么是批注? 批注是作者或审阅者为文档添加的注释性信息 我们在日常的学习工作生活中阅读书报时, 常常会在书报上做一些记号注释等, 或用彩色笔 或用便签纸 在 Word 当中 批注 就取代了上述的工具 什么时修订? 修订是显示文档中所做的诸如删除 插入或其他编辑修改的位置标记 修订的好处是作者可以很直观的查看到审阅者的修改意见, 并根据需要选择接受或拒绝修改意见 点击 视图 菜单, 选择 工具栏 命令中的 审阅 子命令 即可打开审阅工具栏 如图 4.14 所示 图 4.14 审阅工具栏 1. 插入文字批注 选择要插入批注的文字然后点击 插入 菜单, 选择 批注 命令, 或点击工具栏上的 插入批注 按钮 审阅窗口就会出现在窗口底部, 我们就可以键入批注内容 加批注的文字使用一对红色的括号括起来的, 批注内容显示在空白的页面边上 如图 4.15 示 128

10 图 4.15 插入批注 2. 修订 当审阅者对文章进行修改后, 就需要知道, 他在什么位置, 什么时间做了什么样的修改 从而决定要不要接受修改 进行如下操作可以跟踪编辑过程中的修改 点击审阅工具栏上的修订按钮, 然后对文档进行修改, 那么,Word 就会记录下所做的修改 如图 4.16 所示 图 4.16 跟踪修订当作者看到审阅者的修订之后, 就要决定是否接受这样的修订 点击审阅工具栏上的 接受修订 按钮, 修订即被保留 若想拒绝修订, 点击审阅工具栏上的 拒绝修订 按钮即可 129

11 4.2.7 查找与替换 1. 查找 利用查找功能可以方便迅速的在文档中找到指定的字符串 点击 编辑 菜单, 选择 查 找 命令, 就会出现如图 4.17 所示的对话框 4.17 查找对话框要查找一个字符串在文中的位置, 参考如下步骤 : 1 单击 编辑 菜单, 选择 查找 命令 2 在 查找内容 文本框内键入要查找的字符串 3 选择其他所需选项 4 若要一次选中指定单词或词组的所有实例, 请选中 突出显示所有在该范围找到的项目 复选框, 然后通过在 突出显示所有在该范围找到的项目 列表中单击来选择要在其中进行搜索的文档部分 5 单击 查找下一处 6 按 Esc 可取消正在执行的搜索 点击查找对话框的 高级 按钮, 会有更多的查找功能的选项 : 区分大小写 : 选中这一项可以确保使用查找功能找到的字母与键入的字母大小写情况一致 全字匹配 : 它把搜索字符作为一个完整的词, 加入搜索的字符有可能作为其他单词的一部分而被找到, 此选项就非常重要 使用通配符 : 通过插入星号来表示不确定的查找内容 如 : 输入 计 * 就会找到所有以 计 开头的字符串, 计算 计算机 计算中心 等 格式 : 如果查找的内容带有格式, 那么用户除了在 查找内容 框中输入文字以外, 还要设定格式 比如 : 我们要查找字体是黑体, 字符颜色是红色并带有下划线的词 计算机, 则用户就要在 查找内容 框中输入 计算机 ; 点击 格式 按钮, 选择 字体 命令来设置 2. 替换 替换 是在 查找 的基础上进行的, 可以将 查找 和 替换 同时进行 点击 编 辑 菜单, 选择 替换 命令, 弹出如图 4.18 所示对话框 130

12 图 4.18 替换对话框可以在查找内容中输入要查找的文本如 星星, 然后在 替换为 文本框中输入要替换的文本如 月亮, 最后根据情况选择一次替换还是全部替换 高级 中的内容与 查找 对话框中的类似 特殊文字编排 1. 文字竖排版 在一般情况下, 文字通常都是以水平的方式进行排版 但在中文的排版中, 有一些情况要用的文字的垂直排版, 比如一些古诗文的排版 让文字竖排很简单, 只需点击工具栏上的 更改文字方向 按钮, 或点击 格式 菜单, 选择 更改文字方向 命令就可以将整个文档中的文字竖直排列 若只想将一小段文字进行竖排, 用户可以做如下操作 : 首先选中要竖排的文字, 然后点击 插入 菜单, 在 文本框 命令中选择 竖排 子命令 2. 给中文加拼音在中文排版中用户也经常遇到给中文加拼音的情况 在这时, 我们只需要选中加拼音的文字, 点击 格式 菜单, 选择 中文版式 命令中的 拼音指南 子命令就会弹出如图 4.19 所示的对话框 图 4.19 拼音指南对话框在 基准文字 文本框中显示的是文中选中要加拼音的文字 拼音文字 文本框中显示的是基准文字的拼音 效果显示在对话框下边的预览框中, 若不合要求, 可以打开 对齐方式 字体 偏移量 和 字号 下拉列表框进行调整 3. 首字下沉在很多报刊杂志当中, 为了文档排版的美观, 常常将正文的第一个字放大突出显示 方法 : 将光标定位在正文第一段的开始处, 点击 格式 菜单, 选择 首字下沉 命令, 就会 131

13 弹出如图 4.20 所示的对话框 图 4.20 首字下沉对话框在位置中选择第二项下沉, 根据需要可选择 悬挂 对下沉的文字可以进行字体以及下沉行数的设定 4.3 Word 2003 的综合排版 边框和底纹 边框 底纹能增加对文档不同部分的兴趣和注意程度 可以把边框加到页面 文本 表格和表格的单元格 图形对象 图片和 Web 框架中 可 以为段落和文本添加底纹 1. 添加文字边框 可以为一段文字添加边框使其更突出, 以区别于其他文字 点击 格式 菜单, 选择 边框和底纹 按钮, 弹出如图 4.21 所示的对话框, 选择 边 框 标签 图 4.21 边框对话框图 4.22 页面边框对话框在设置区用户可以选择边框的类型 : 有 方框 阴影 三维 和 自定义 类型 若要取消边框可选则 无 还可以选择边框的线形 颜色和宽度 只要打开相应的下拉列表进行选择即可 在预览区会显示出效果 给文字加边框, 用户需要在 应用于 下拉列表中选择 文字 文字的边框四周都必须有 为段落加边框, 要在 应用于 下拉列表中选择 段落 选项 对段落加边框时可根据需要, 利用 预览 图示中的样本段落的上 下 左 有边指定给某条边加上边框 并可以分别设置线形宽度 132

14 2. 给页面添加边框 要添加页面边框, 点击 格式 菜单, 选择 页面与边框 命令 在弹出的对话框中选择 页面边框 标签 如图 4.22 所示 页面边框的设置方法与边框基本相同 添加页面边框的时候用户还可以添加 艺术形边框 打开 艺术形 下拉列表 选择喜欢的边框 效果如图 4.23 所示 图 4.23 页面边框图 4.24 底纹对话框 3. 给文字添加底纹 添加底纹只可以对文字添加, 不能对段落或整篇文档添加 打开 边框和底纹 对话框 后, 选择 底纹 标签 如图 4.24 所示 在相应的选项中选择底纹的颜色, 样式以及应用的 范围 最后在预览区可以看见效果 页眉与页脚的设置 页眉和页脚是文档中每个页面页边距的顶部和底部区域 在页眉和页脚中含有在页的顶部和底部重复出现的信息 可以在页眉和页脚中插入文本或图形, 例如, 页码 日期 公司徽标 文档标题 文件名或作者名等, 这些信息通常打印在文档中每页的顶部或底部 通过单击 视图 菜单中的 页眉和页脚, 可以在页眉和页脚区域中进行处理 注意 : 只有在页面视图下才可以看到页眉与页脚, 在其他视图下无法看到 1. 创建页眉与页脚 要创建页眉与页脚, 可以点击 视图 菜单, 选择 页眉与页脚,Word 页面会自动 出现如下情况, 如图 4.25 所示 页眉与页脚 工具栏也会同时出现 133

15 图 4.25 页眉与页脚 将文字键入页眉页脚即可 在页眉与页脚中可以像正常情况下更改文字的格式 图 4.26 页眉与页脚工具栏页眉与页脚工具栏包含了如下内容 : 表 4.1 页眉和页脚工具栏各按钮功能 插入自动图文集 : 插入页码 : 插入页数 : 设置页码格式 : 插入日期 : 插入时间 : 页面设置 : 显示 / 隐藏文档文字 : 在页眉页脚间切换 : 显示前一项显示后一项关闭 在页眉或页脚中插入自动图文集词条在页眉或页脚中插入页码在页眉或页脚中插入文档的总页数在页眉或页脚中设置页码的格式在页眉或页脚插入系统当前日期在页眉或页脚中插入系统当前时间打开页面设置对话框, 以便修改页眉页脚的设置在编辑页眉页脚时, 显示或隐藏文档的文字编辑时, 在页眉或页脚间相互切换将插入点移到上一页眉或页脚将插入点移到下一页眉或页脚关闭页眉页脚的编辑状态, 回到正文编辑状态 2. 修改页眉线 通常情况下, 在页眉底部会出现一条页眉线, 若想更改页眉线, 可以先打开页眉与页脚, 然后打开 格式 菜单中的 边框和底纹 对话框 在 边框 标签中, 应用范围 选择段 落 选择 无 型, 则去除页眉线, 在 线形 列表框中可以选择线形 插入页码 在 Word2003 中提供了专门插入页码的命令 点击 插入 菜单, 选择 页码 命令, 打 134

16 开 页码对话框 如图 4.27 所示 在 位置 和 对齐方式 中可以分别设置页码的位置和 对齐方式 点击 格式 按钮, 弹出如图 4.28 所示的对话框, 在这里可以设置页码的格式 图 4.27 页码对话框图 4.28 页码格式对话框 分栏排版 分栏排版就是将文字分成几栏排列, 常见于报纸 杂志的排版 选择需要分栏排版的文字, 若不选择文字, 则系统默认对整篇文档进行分栏排版 然后点击 格式 菜单, 选择 分栏排版 命令, 弹出如图 4.29 所示对话框 在对话框中可以分别设置栏数, 每一栏的宽度, 栏和栏的间距 还可以在栏与栏之间加上分隔线 若要撤销分栏, 选择一栏即可 分栏排版只有在页面视图下才能够显示出来 注意, 在对一段文字进行分栏排版的时候, 先选中这段文字, 在选择这段文字时, 它后面的那个段落标记选择与否会影响到分栏的效果 选上该段落标记, 则在分栏排版时, 文字会先排满第一栏才开始排第二栏, 以此类推 若不选则该段落标记, 则会在各栏平均排列文字 若要从指定的位置将文字分栏排版, 就需要在该处插入分隔符 点击 插入 菜单, 选择 分隔符 命令, 在弹出的如图 4.30 所示的对话框中选择分栏符 然后再进行分栏排版 图 4.29 分栏排版图 4.30 分隔符对话框 项目符号与编号 对于一些并排的内容相关的文字, 比如一个操作的操作步骤, 一个问答题的几个要点, 用户可以使用任何喜欢的方式对编号和项目符号列表进行格式化操作 首先选中要添加项目符号或编号的文字, 然后点击 格式 菜单, 选择 项目符号 和编号命令 弹出如图 4.31 所示对话框 在这隔对话框中, 有四个选项卡, 其中三隔对应于三类常用的列表 : 项目符号 编号和多级符号 选择适合的项目符号或编号即可 135

17 图 4.31 项目符号与编号对话框 页面设置与打印 用户除了对文字和段落进行设置以外, 有时还需要对页面进行设置, 比如 : 纸张的大小, 页边距的大小, 页眉页脚的位置等, 这时就是对页面的设置 1. 页面设置 点击 文件 菜单, 选择 页面 设置命令 弹出如图 4.32 所示的对话框 在 页边距 选项卡中, 可以设置页边距, 也就是文字到页面边缘的距离 还可以设置纸张的方向以及装订线的位置和距离 在 纸张 选项卡中可以设置纸张的大小, 我们日常生活中常用的纸张大小有 A4,B5 等 或根据打印纸张的大小填写高度和宽度 在 版式 选项卡中可以对页眉和页脚在页面上的显示做修饰, 页眉页脚距上下页边距的位置 还可以设置让页眉和页脚在奇偶页上有不同的显示 点击 文档网格 选项卡, 可以为文档添加网格, 添加了网格的文档就像我们写信的信纸一样 图 4.32 页面设置对话框 136

18 2. 打印文档 用户将文档排好版后就可以打印了 在打印前可以先看一下打印的效果, 点击工具栏上的 打印预览 按钮就可以看到打印效果的示意图 如果满意就可以点击工具栏上的打印按钮直接打印 若要进行详细设置, 点 文件 菜单, 选择 打印 命令进行详细的设置 4.3.7Word 2003 高级功能 1. 拼写和语法检查 在默认情况下, Word 2003 在您键入的同时自动进行拼写检查 用红色波形下划线表示可能的拼写问题, 用绿色波形下划线表示可能的语法问题 但由于有些单词或词组的特殊性, 比如 sohu 就会认为时错误的, 而实际上并没有错误, 因此,Word2003 拼写和语法检查后的错误信息, 并非绝对就是错误, 对于一些特殊的单词词组仍是正确的 打开或关闭语法检查功能, 可进行如下操作 : 在 工具 菜单上, 单击 选项, 再单击 拼写和语法 选项卡 要打开或关闭自动拼写检查功能, 请选中或清除 键入时检查拼写 复选框 要打开或关闭自动语法检查功能, 请选中或清除 键入时检查语法 复选框 Word2003 中带有专用的拼写和语法检查工具, 点击 工具 菜单, 选择 拼写和语法检查 在弹出的对话框中, 会将文档中的错误一一显示出来, 并有错误原因 2. 字数统计 如果仅统计选定文本的字数, 请选定要统计的文本 如果不选定任何文本, Word 2003 将统计整篇文档的字数 在 工具 菜单上, 单击 字数统计 Word 2003 会显示字数 段落数 行数和字符数等 使用 字数统计 工具栏, 可以快速地重新统计字数 段落数 行数和字符数等 要显示 字数统计 工具栏 在 字数统计 对话框中, 单击 显示工具栏, 然后关闭对话框 4.4Word 2003 的表格操作 表格是 Word 用于组织数据的最有用的工具之一, 对创建者和阅读者都十分有利 把不同 的项插入表格中是读者更易于理解他们之间的关系 表格以行和列的形式, 简明扼要的表达 信息 创建表格 创建表格有以下的几种方法 137

19 1. 利用 常用 工具栏中的 插入表格 按钮可以创建一个规则的表格 用鼠标单击工具栏上的 插入表格 按钮, 在其右下方显示一个示意网格, 鼠标指针指向示意网格的第一行, 第一列, 沿网格右下方拖动鼠标, 随鼠标的拖动行和列被选中, 达到需要的行列位置后释放鼠标左键, 示意网格中的行列数就是当前创建新表格的行列数 如图 4.33 所示 图 4.33 利用工具栏上的 插入表格 按钮 2. 利用表格菜单创建表格 点击 表格 菜单, 选择 插入 命令中的 表格 命令 弹出 插入表格 对话框 如图 4.34 所示 在 行数 文本框中输入行数, 列数 文本框中输入列数 在 自动调整操 作 选项中选则表格尺寸的调整 图 4.34 插入表格对话框 3. 自由制表 除了以上两种创建表格的方式之外,Word 2003 还提供了自由绘制表格的功能, 我们可以 利用鼠标来画出各式各样的表格, 还允许在表格中添加斜线 单击 视图 菜单, 选择 工 具栏 命令中的 表格和边框 子命令, 就会弹出 表格和边框 工具栏, 如图 4.35 所示 138

20 图 4.35 在这个工具栏中依次包含的工具是 : 表格和边框工具栏 表 4.2 绘制表格擦除线形粗细边框颜色框线底纹颜色插入表格合并单元格拆分单元格对齐方式平均分布各行平均分布各列自动套用表格样式显示虚框升序排序降序排序 自由绘制表格删除表格线表格线的类型表格线的粗细表格边框线的颜色各个方位的表格线给表格内容加底纹时选用的颜色绘制表格将选中的多个单元格合并成一个单元格将一个单元格拆分成多个单元格单元格中文字对齐方式将表格所有行都设置成同一高度将表格所有列都设置成同一宽度利用已有样式来绘制表格显示虚框将表格中的数据升序排序将表格中的数据降序排序 自动求和将表格中的数据求和 单击 表格和边框 工具栏中的 绘制表格 按钮, 使该按钮处于按下状态, 利用这个工具就可以绘制表格了 在绘制的同时利用工具栏上的 线形 粗细 框线 等选项就可绘制出样式丰富的表格 内容的输入 表 4.3 创建完表格之后, 我们要进行内容的输入 表 4.3 是一个刚刚绘制好的 4 行 5 列的空表格, 我们现在要在里面添加内容 我们把每一个小格叫做单元格, 在每一个单元格中都有一个段落标记, 因此在我们输入单元格内容时, 可以把每一个单元格当作一个小的段落来处理 在一个单元格中按回车键, 那么会在单元格中自动添加一行 我们若想将光标移动到其他单元格, 可以使用方向键来移动 我们对表 4.3 进行内容的填充, 得到表

21 表 4.4 姓名 高等数学 英语 计算机 总成绩 章江伟 李华南 桑雪 编辑表格 表格创建完毕后, 我们可以对表格进行编辑, 比如 : 调整行高和列框, 合并 拆分 增 加 删除单元格 修改边框线等 1. 选定表格 在对表格进行编辑之前, 我们也需要学会如何选中表格 Word 当中有一些选中的技巧 : 选定一个单元格 : 将鼠标移动到该单元格左边, 当鼠标变成向右上的箭头时单击鼠标左键 该单元格即被选中 选定一行 : 将鼠标移到表格外该行的左侧, 当鼠标变成向右的箭头, 按下鼠标左键即可选中一整行 选定一列 : 将鼠标移到表格外该列的最上方, 当鼠标变成向下的黑色实心箭头, 按下鼠标左键即可选中一列 选定整个表格 : 可以拖动鼠标选取 也可以通过单击表格左上角的被方框框起来的四向箭头图标来选中整个表格 要选定单元格 整行 整列或整个表格, 还可以点击 表格 菜单, 选择 选定 命令来选定相应的内容 2. 调整行高和列宽 调整行高是改变本行中所有单元格的高的, 将鼠标指向表格的水平线, 鼠标会变成水平分离的箭头, 垂直拖动可调整本行的高度 调整列宽是指调整本列中所有的单元格的宽度, 而改变单元格的宽度仅限于选中的单元格 将鼠标指向表格的竖直线, 鼠标会变成水平分离的箭头, 水平拖动可调整本列或选中单元格的宽度 3. 合并和拆分单元格 1) 合并单元格首先选中要合并的若干相邻的单元格, 点击 表格和边框 工具栏上的 合并单元格 按钮, 或者点击鼠标右键在弹出的菜单当中选择 合并单元格 命令, 就可以将选中的多个单元格合并成一个 2) 拆分单元格选定一个要拆分的单元格, 点击 表格和边框 工具栏上的 拆分单元格 按钮, 或者点击鼠标右键在弹出的菜单当中选择 拆分单元格 命令, 就会弹出拆分单元格对话框, 在其中设置我们要拆分的行数和列数, 最后点击确定即可 140

22 4. 插入行或列 1) 插入行若要在表格中插入一个新行, 首先我们要先选中一行, 然后点击 表格 菜单, 选择 插入 命令中的 行 子命令 Word 会在选定行的上方插入一个新行 若要在表格最后插入一行, 可以将光标定位于表格最后一行行尾, 然后按回车键, 那么就会在表格最后追加一行 2) 插入列若要在表格中插入一个新列, 首先我们要先选中一列, 然后点击 表格 菜单, 选择 插入 命令中的 列 子命令 Word 会在选定行的左侧插入一个新列 若要在表格最后插入一列, 首先选中表格右侧那一列段落标记, 选中方法与选中列相同, 然后在执行插入列操作即可 我们将表 4.4 插入一行和一列并添加一些内容得到表 4.5 表 4.5 姓名 高等数学 英语 计算机 总成绩 平均成绩 章江伟 李华南 桑雪 平均分 5. 删除行或列 1) 删除行选中要删除的行, 点击 表格 菜单, 选择 删除 命令中的 行 命令 2) 删除列选中要删除的行, 点击 表格 菜单, 选择 删除 命令中的 列 命令 6. 单元格对齐方式 图 4.36 单元格对齐方式 单元格当中的文字一共有九种对齐方式首 先我们选中要进行设置的单元格, 点击鼠标 141

23 右键, 选择 单元格对齐方式 命令, 弹出如图 4.36 所示选项, 根据这九个小的图例选项我们可以选择需要的对齐方式 Word 中默认的单元格对齐方式是第一种靠上左对齐 我们将表 4.5 的所有内容都设置为水平和垂直方向上都居中 得到表 4.6 表 4.6 姓名 高等数学 英语 计算机 总成绩 平均成绩 章江伟 李华南 桑雪 平均分 7. 绘制斜线表头 将光标定位在表格的第一个单元格当中 点击 表格 菜单, 选择 绘制斜线表头 命令, 弹出如图 4.37 所示对话框, 在 表头样式 列表框中选择样式 在 字体大小 列表框中选择表头文字所需的文字大小 然后在 行标题, 列标题 和 数据标题 中填入相应的内容 最后点击确定即可 图 4.37 绘制斜线表头 我们现在修改表 4.6 的表头 1) 先将第一个内容清空, 并将第一单元格的尺寸调大 2) 点击 表格 菜单, 选择 绘制斜线表头 命令 3) 在弹出的对话框中选择样式二, 行标题为 科目, 列标题 为 姓名, 数据标题为 成绩 并设置字体大小 4) 最后点击确定按钮, 得到表 4.7 表 4.7 成 科目 高等数学英语计算机总成绩平均成绩绩姓名 章江伟 李华南 桑雪 平均分 142

24 8. 表格属性 表格属性 在 表格 菜单下面, 表格属性 是一个功能十分强大的命令 它可以设置表 格的绝大多数特征 它一共包含四个选项卡 : 表格 行 列 和 单元格 表格 选项卡主要设置表格的尺寸, 对齐方式和文字的环绕方式 行 选项卡可以设置有关行的属性特征 列 选项卡可以设置有关行的属性特征 单元格 选项卡用来设置有关单元格的属性特征 表格中数据的排序与计算 1) 表格中数据的计算在 Word 中, 可以在表格中插入公式来对表格中的数据进行计算 我们可以直接把公式输入到单元格当中 但较为简便的方法是在单元格中插入公式 以计算表 4.7 中章江伟的总成绩为例 首先将光标定位在要插入公式的单元格中, 然后点击 表格 菜单, 选择 公式 命令, 弹出如图 4.38 所示对话框 由于我们要计算总成绩, 所以我们选用 sum 函数, 在 粘贴函数 下图 4.38 公式对话框拉列表中选择 sum 函数 sum 中的参数为 left 原因是要计算该单元格左侧数据之和 也可以使用公式 =sum(b2:d2) 在 Word 表格中, 行号可以用数字表示, 列号用字母表示, 第一行第一个单元格的编号就是 A1 表示两个单元格之间的连续区域用 : 连接 计算每一门课的平均分以计算高等数学的平均分为例, 使用的公式是 : =average(above) 或 =average(b2:b4) 以相同方式计算其余数据, 得到表 4.8 表 4.8 成 科目 高等数学英语计算机总成绩平均成绩绩姓名 章江伟 李华南 桑雪 平均分 ) 表格中数据的排序要使用排序, 可以选择要排序的单元格范围, 然后选择 表格 菜单的 排序 命令, 打开如图 4.39 所示的 排序 对话框 143

25 图 4.39 排序对话框 Word 为表格排序有按笔划 数字 拼音或日期四种方法 在 主要关键宇 区, 选择想 要排序的主要列, 以及是按笔划 数字 拼音还是日期排序, 然后选择按升序还是降序排序 在下面的两个 次要关键字 区和 第三关键字 区, 键入想要用于排序的标准 ( 这里首字母 标准与两个或更多的条目都是一致的 ), 利用剩余列中某一列的数据决定按哪一项排序, 然后 选择排序条目是按升序还是降序 在底部, 指出表格是否有标题行 如果指示有, 那么顶行条目就不和其他条目进行排序 另外, 这些列将用相应标题行中的条目来表示, 而不是用 列 1 列 2 等其他方式表示 单击 选项 按钮微调排序命令 例如, 指定排序所用语言以及排序时是否区分大小写 我们将表 4.7 当中的三位同学以平均成绩降序排序, 得到表 4.9 表 4.9 成 科目 高等数学英语计算机总成绩平均成绩绩姓名 桑雪 章江伟 李华南 平均分 表格与文本的转换 1. 将表格转换成文本 选择表格中要转换成文本的区域或选择整个表格, 点击 表格 菜单, 选择 转换 命 令中的 表格转换成文本 命令 弹出如图 4.49 所示对话框 文字分隔符 选择 制表符, 点击 确定 按钮 将表 4.8 转换成文本如下 : 高等数学 英语 计算机 总成绩 平均成绩 桑雪 章江伟 李华南 平均分

26 4.5 Word 2003 图片艺术字及图形的操作 Word 除了有强大的文字处理功能, 还可以很好的处理图形图片 图片的插入 1. 插入来自文件的图片 步骤如下 : 1) 将光标定位在想让图片出项的地方 2) 点击 插入 菜单, 选择 图片 命令中的 来自文件 命令 3) 在打开的 插入图片 对话框中, 找到要选用的图片并选中 4) 点击 确定 按钮 就完成了插入操作 2. 插入剪贴画图 4.40 剪贴画 1) 将光标定位在想让图片出项的地方 2) 点击 插入 菜单, 选择 图片 命令中的 剪贴画 命令 弹出如图 4.40 所示对话框 3) 在 搜索文字 中键入剪贴画主题内容的关键字 在 搜索范围 选定要搜索的剪贴画 的收藏集 4) 选择要使用的图片, 双击即可将其插入文档中 3. 图片的操作 插入图片后, 还可以对图片进行进一步的修改操作, 已达到更满意的效果 当我们插入图片以后, 单击图片, 图片四周会出现 8 个黑色的控制点, 把鼠标移动到黑色的控制点上, 当它变成双向箭头时, 拖动鼠标就可以改变图片的大小 将鼠标移动到图片中间, 当鼠标变成四向箭头时, 拖动鼠标可以改变图片的位置 点击 视图 菜单, 选择 工具栏 命令中的 图片 子命令 可以弹出图片工具栏, 如图 4.41 所示 当中的按钮依次是 : 插入图片 颜色 增加对比度 降低对比度 增加亮度 降低亮度 裁切 旋转 线形 压缩图片 文字环绕 设置对象格式 设置透明色和重置图片 图 4.41 图片工具栏双击图片, 会弹出 设置图片格式 对话框, 当中有六个选项卡, 分别是 颜色与线条 大小 版式 图片 文本框 和 网站 145

27 4.5.2 艺术字的插入 1. 插入艺术字 1) 将光标定位在想让图片出项的地方 2) 点击 插入 菜单, 选择 图片 命令中的 艺术字 命令 弹出如图 4.42 所示对话 框 图 4.42 艺术字样式 图 4.43 编辑 艺术字 文字 3) 选择需要的艺术字样式 然后点击确定按钮, 弹出如图 4.43 所示的对话框 4) 在 文字 文本框中键入插入的艺术字的内容 并设置相应的字体字号 5) 点击 确定 按钮 完成艺术字的插入 2. 编辑艺术字 艺术字插入完成之后, 我们可以对艺术字进行进一步的编辑 点击 视图 菜单, 选择 工具栏 命令中的 艺术字 子命令 弹出如图 4.44 所示的 艺术字 工具栏 利用 艺 术字 工具栏上的选项可以对艺术字进行修饰 图 4.44 艺术字工具栏 自选图形 自选图形是 Word 自动绘制的图形, 其中包括各种框型图, 椭圆型图, 箭头和星型爆裂图 等 插入自选图形的步骤如下 : 图 4.45 自选图形工具栏 1) 点击 插入 菜单, 选择 图片 命令中的 自选图形 子命令 显示自选图形工具栏如 146

28 图 4.45 所示 并在 Word 编辑区中显示一块画布 2) 自选图形 工具栏上的每一个按钮都显示一个不同的图形菜单 找到需要的图形, 单击然后拖动鼠标至合适的大小 即可绘出图形 图 4.46 是一些自选图形 3) 自选图形的调整与图片的调整类似 图 4.46 部分自选图形 4.6Excel 电子表格 Excel 2003 是微软公司开发的面向 Windows 操作平台的功能强大的电子表格软件 它不 仅能够对表格数据进行综合管理 统计计算 制作图表, 而且还提供了数据库操作 数据分 析和辅助决策等功能, 广泛应用于财务 统计 金融 审计 经济 行政等各个领域 4.6.1Excel 界面介绍 1. 基本概念 我们把一个 Excel 文件称为一个工作簿, 每一个工作簿当中包含若干个工作表, 每一个工作表中包含若干单元格 我们可以把一个 Excel 文件理解为一个三维的概念, 像一本书一样 打开工 Excel 出现如图 4.47 所示的界面 147

29 图 4.47 Excel 窗口启动 Excel 后, 自动建立一个名为 book 1 的空工作簿, 光标自动定位在第一张工作表的第一个单元格中 编辑栏 : 编辑栏由三部分组成 : 名称框 编辑按钮和编辑栏 名称框内显示的是当前选中的单元格的地址, 或显示 定义单元格区域的名称 编辑按钮包括取消 确认和函数按钮 编辑栏主要用来显示 编辑单元格中的数据和公式, 在单元格内输入或编辑数据的同时也会在编辑框中显示其内容 行号与列号 : 行号与列号在一起构成了单元格的地址, 也就是其坐标 描述地址时, 先列号再行号 列号用字母表示, 从 A~Z,AA~AZ BA~BZ 共 256 列 行号用数字表示, 从 1~16384 工作表标签按钮 : 工作表标签按钮是选择工作表使用的按钮, 一个新建的 Excel 工作簿包含三个工作表, 允许用户增加工作表, 但数目最多不超过 255 个 双击工作表标签按钮可以为工作表重命名 点击工作表标签按钮可以方便的在工作表之间切换 4.6.2Excel 中数据的输入 1. 单元格与单元格区域的选定 Excel 启动之后, 光标自动定位在第一个工作表 Sheetl 的 A1 单元格, 它的周围呈现黑色边框, 称活动单元格, 即当前接收输入数据的单元格 用鼠标左键单击某单元格, 光标就会立即移到那个单元格, 使其变成活动单元格 使用键盘的上 下 左 右光标移动键可以移动光标到某一单元格 选定单元格区域可以用鼠标左键单击起始单元格, 然后按住鼠标左键不放, 拖动鼠标至终止单元格, 释放左键, 两个单元格所围成的矩形区域被拖黑, 即被选定 如果选定不连续的单元格可先按住 Ctrl 键不放, 然后再单击需要的单元格或拖黑单元格区域 要在单元格中输入内容, 双击该单元格或单击单元格后在编辑栏中进行数据的输入操作 148

30 2. 数据的输入 Excel 的数据类型包括字符型 数值型 日期型 时间型 和逻辑型等类型 针对于这些不同类型的数据有不同的输入方法 1) 字符型数据的输入每个单元格可输入 个字符数 在单元格中默认是左对齐 如果输入的字符数超出了单元格宽度仍可继续输入. 表面上会覆盖右侧单元格, 实际上仍属于本单元格中的内容, 不会丢失 在 Excel 中要将一类特殊的数字数据作为字符型数据来输入 如电话号码, 身份证号码, 邮政编码等一类不表示数值信息的数据, 我们要把它们作为字符型数据输入 若直接输入, Excel 会把它当作数值型数据 我们在输入这一类的数据时, 可以在输入项前面添加单引号或是 = 数字 例如: 或 = 在 Excel 单元格中按回车键表示结束当前单元格的输入, 若要在单元格中分行, 按下硬回车键即 :Alt+Enter 2) 数值型数据的输入输人数值可以使用普通记数法, 也允许使用科学记数法 可输入 E5 或者 e5, 可输入 1.5E-4, 其中的 E 和 e 表示以 10 为底 正数前面的加号可以省略, 负数可以用一对圆括号代替负号 分数输入时在分数之前加 0, 并在 0 和分数之间要有一个空格隔开 如 : 我们要输入 2/3 时, 应在单元格中输入 0 2/3 如果在单元格中输入 8 ½, 则在单元格中显示 8 ½,, 而在编辑栏中显示 8.5 小数输入时, 用户可以像平常一样使用小数点, 还可以利用逗号分隔千位 百万位等 当输入带有逗号的数字时, 在编辑栏中不显示, 而只有在单元格中显示 Excel 中几乎支持所有的货币值, 如人民币 ( ) 英镑( ), 美元 ($), 欧元 ( ) 等 点击 插入 菜单选择 符号, 在出现的对话框中选择所需的符号即可 计算时货币符号对计算不产生影响 3) 日期型数据的输入 Excel 是将日期和时间视为数字处理的, 它能够识别大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式 用户可用 / 或 - 来分隔日期中的年, 月, 日部分 在单元格中插入当前日期, 可以按键盘上的 Ctrl+; 组合键 4) 时间型数据的输入输入时间的格式为时 : 分 如 5:18 20:48 插入当前时间: 按 Ctrl+Shift+; 组合键 用户可以按 24 小时制输入, 也可以按 12 小时制输入 5) 逻辑型数据的输入可以直接输入逻辑值 TRUE( 真 ) 或 FALSE( 假 ), 一般是在单元格中进行数据之间的比较运算时,Excel 判断后自动产生的结果, 居中显示 6) 附注信息的输入选定某单元格, 单击 插入 菜单, 选择 附注 菜单项, 在系统弹出的附注对话框中输入附注信息, 然后单击 确定 按钮 一旦单元格中存有附注信息, 在单元格右上角会出现一个红色的矩形标记, 当鼠标指针指向该单元格时就会显示这些附注信息 利用附注对话框也可以添加 删除这些附注信息 各种类型的数据输入详见图

31 图 4.48 各种类型数据的输入 3. 公式的输入 使用公式可以对工作表的数据进行数学和逻辑运算 没有公式,Excel 中只不过是一些数据的集合 不能体现其强大的功能 正是有了公式, 数据才能产生有价值的信息 在 Excel 中, 公式必须由 = 或 + 开头, 公式中包括了操作数和操作符 操作数可以是常量 单元格地址 名称和函数组成的表达式 操作符也叫运算符, 主要包括四类运算符 : 算术运算符 比较运算符 文本运算符和引用运算符 1) 运算符算术运算符 : + 加, - 减, * 乘, / 除, ^ 乘方, % 百分号 逻辑运算符 : = 等于, > 于, < 小于, <= 小于等于, >= 大于等于, <> 不等于 区域文本运算符 : & 连接运算符, 用于连接两个字符串 引用运算符 : : 它实际上式两个地址之间的分隔符 表示地址的引用范围 如 :A1: C3, 表示以 A1 为左上角,C3 为右下角所围成的矩形的单元格区域 2) 相对地址与绝对地址公式中允许使用单元格地址和函数 地址分相对地址和绝对地址, 函数分常用函数 财务函 逻辑函数等各种类型 相对地址是用列. 号和行号直接表示的地址 如 A1 B6 H30 等 如果把某个单元格中的公式移到另一个单元格中在原单元格中的地址在新单元格中保持不变 如果复制单元格中的公式, 在复制的新单元格中, 公式中的地址将作相应的变化 如 C1 单元格的公式是 : =A1+ B2, 如果把单元格公式移到 C2,C2 单元格公式仍是 =A1+B2 若把 C1 单元格公式复制到 C2,C2 单元格中的公式会变成 :=A2+B3 这是由于把 C1 单元格公式复制到 C2 单元格的过程中, 行号加了 1, 由此引起公式中的行号也加 1 若将 C1 单元格公式复制到 E5 单元格,E5 单元格中的公式就变成了 =C5+D6 绝对地址的最大特点就是不管如何引用, 地址的列号和行号都保持不变 相对地址和绝对地址可以混合使用 3)Excel 中常用的函数 SUM(number1,number2, ) 计算参数列表中所有数字的和 ; 或在参数列表中输入单元格区域, 用于计算单元格区域 150

32 中所有数值的和 AVERAGE(number1,number2, ) 计算参数列表中所有数字的平均值 ; 或在参数列表中输入单元格区域, 用于计算单元格区域中所有数值的平均值 COUNT(value1,value2, ) 计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数 MAX(number1,number2, ) 返回一组数中的最大值, 忽略逻辑值及文本 ABS(number) 返回指定数的绝对值 SQRT(number) 返回指定数值的平方根 注意, 参数必须是正数 COUNTIF(range,criteria) 计算某个区域中满足条件的单元格个数 DATE(year,month,day) 返回 Excel 日期时间代码中代表日期的数字 图 4.49 为插入公式的示例 图 4.49 公式的应用 4.6.3Excel 中工作表的编辑与修饰 1. 插入与删除单元格 图 4.50 插入对话框图 4.51 删除对话框 151

33 1) 插入单元格选定单元格, 单击 插入 菜单, 选择 单元格 命令, 则弹出如图 4.50 所示插入对话框 在该对话框中可以选择 活动单元格右移, 活动单元格下移, 整行, 或 整列 四个选项中的一个 2) 删除单元格选定要删除的单元格或单元格区域, 单击 编辑 菜单, 选择 删除 命令, 则系统弹出如图 4.51 所示的删除对话框 当中也有四个选项可供选择 2. 整行和整列的插入与删除 1) 选中整行或整列点击该行的行号或该列的列号即可选中整行或整列 若要选择整个工作表, 点击 A 列按钮左边的空白按钮, 此按钮就是全选按钮 2) 插入整行或整列选中一行或一列, 点击 插入 菜单, 选择 行 / 列 命令, 在弹出的插入对话框中选择整行或整列 3) 删除整行或整列选中要删除的行或列, 点击 编辑 菜单, 选择 删除 命令, 在弹出的删除对话框中选择整行或整列 3. 单元格的数据的移动和复制 1) 数据的移动利用工具栏上的剪切和粘贴按钮即可移动单元格中的数据 还可以进行如下操作来移动数据 : 选定一单元格或单元格区域, 将鼠标移到被选定的单元格区域的边界, 当鼠标变成四向箭头时, 按下鼠标左键并拖动鼠标到我们需要的位置 2) 数据的复制选定一单元格或单元格区域, 将鼠标移到被选定的单元格区域的边界, 当鼠标变成四向箭头时, 按下 Ctrl 键的同时按下鼠标左键并拖动鼠标到我们需要的位置后, 先释放鼠标左键, 在松开 Ctrl 键, 原来位置的数据就会复制到指定的位置 注意 : 在新单元格中的公式的相对地址将作相应的变化 利用工具栏上的复制和粘贴按钮即可复制单元格中的数据 4. 设置单元格格式 当我们把一个数据表当中的数据输入完之后, 我们要对单元格的格式进行设置, 可以时我们的数据表更加有条理, 清晰, 美观 我们将图 4.49 中的数据计算完之后, 在该数据表的顶部插入一行, 在 A1 单元格中输入 成绩表 如图 4.52 所示 下面我们对该成绩表进行单元格的设置 152

34 1) 将标题居中显示 图 4.52 选中 A1 到 F1 的单元格区域 点击工具栏上的 合并及居中 按钮 并将 成绩表 三个字设置为 黑体,18 号字 2) 将 平均成绩 保留两位小数显示 选中 平均成绩 数据区域 点击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 命令 并在弹出的对话框中选择 数字 标签 如图 4.53 所示 在 分类 列表框中选择 数值, 并在小数位数中选择 2 点击 确定 按钮, 完成保留两位小数的操作 图 4.53 设置单元格格式对话框 3) 给表格加边框 选择数据区域, 点击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 命令, 并在弹出的对话框中选择 边框 标签 如图 4.54 所示 153

35 图 4.54 边框的设置在 边框 标签中可以选择各个位置的框线, 线条的样式, 以及线条的颜色 内部框线选择细实线, 外部框线选择粗实线 4) 数据对齐在 单元格格式 对话框中, 选择 对齐 标签 在 水平对齐, 垂直对齐 中, 都选择 居中 经过以上设置, 我们得到如图 4.55 的效果 图 4.55 修饰好的数据表 数据的处理分析 1. 数据的排序 Excel 在默认排序时是根据单元格中的数据进行排序的 在按升序排序时,Excel 使用如下顺序 : 数值从最小的负数到最大的正数排序 文本和数字的文本按从 0~9,a~z,A~Z 的顺序排列 逻辑值 False 排在 True 之前 所有错误值的优先级相同 154

36 空格排在最后 图 4.56 排序对话框将图 4.55 中的数据表按照平均成绩排序 首先选择要排序的区域, 对于图 4.62 中的数据表来说就是出去标题和 平均分 行 ; 然后点击 数据 菜单, 选择 排序 命令 弹出如图 4.56 所示对话框 在 主要关键字 下拉列表框中我们选择平均成绩选项, 并选择升序排序 上述是按一列排序, 若我们想按多列排序可以在排序对话中再设置 次要关键字 和 第三关键字 这样就可以使得在主要关键字排序中若存在相等的数据, 可以按照次要关键字再将这些相等的数据排序, 以此类推 排序后的数据表如图 4.57 所示 图 4.57 排序后的数据表 2. 数据筛选 数据筛选是快速检索数据的一种方法, 使用数据筛选可以从数据表中选出满足条件的记录并显示出来 数据筛选分为两种, 自动筛选和高级筛选 本章仅介绍自动筛选 若想学习高级筛选请查阅相关资料 自动筛选自动筛选是一种快速筛选数据的方法, 但自动筛选只适合于简单条件的筛选 例 : 利用自动筛选在图 4.58 所示成绩表中将系别为 计算机 并且平时成绩大于 20 分的记录筛选出来 155

37 图 4.58 成绩表单击数据表中的任意单元格, 点击 数据 菜单, 选择 筛选 命令中的 自动筛选 子命令, 这时每一列的标题旁边都会出现一个下拉箭头 如图 4.59 所示 图 4.59 点击 系别 旁边的下拉箭头, 打开下拉列表, 选择 计算机, 那么就将系别为 计 算机 的记录列举了出来, 如图 4.60 所示 图 4.60 点击平时成绩旁边的下拉按钮, 在弹出的菜单中选择 自定义 选项 在弹出的 自定 义自动筛选方式 对话框进行如下设置, 如图

38 图 4.61 最后得到筛选结果如图 4.62 所示 自定义自动筛选方式对话框 图 4.62 筛选结果 若想取消自动筛选, 再次点击 数据 菜单, 选择 筛选 命令中 自动筛选 字命令即可 3. 分类汇总 分类汇总指的是汇总数据表中各项数据的方法 分类汇总是建立在排序的基础上的, 将相同类别的数据排在一起, 然后进行汇总统计, 而且可以按照我们需要的汇总方式进行如求和 求平均值 计数等 下面我们将按照系别汇总学生的平均成绩 我们先将图 4.59 中的成绩表按照系别进行排序 点击 数据 菜单, 选择 分类汇总 命令, 在弹出的 分类汇总 对话框中进行如下设置 如图 4.63 所示 图 4.63 最后得到分类汇总的结果, 如图 4.64 所示 分类汇总对话框 157

39 图 4.64 分类汇总结果 4. 图表 在 Excel 2003 中, 用户可以根据工作表的数据创建图表 图标是依据选定的工作表单元格区域中的数据按照一定的数据系列而产生的, 它是数据的图形显示, 可以直观, 形象的表示单调的数据 提供更直观的信息 图表具有较好的视觉效果, 可方便用户查看数据的差异 图案和预测趋势 例如, 您不必分析工作表中的多个数据列就可以立即看到各个季度销售额的升降, 或很方便地对实际销售额与销售计划进行比较 利用图表向导我们可以只用 4 步操作完成图表的插入 以图 4.58 中数据表的数据为实例插入图表, 步骤如下 1 首先选中数据区域, 选择姓名列, 笔试成绩, 机试成绩和平时成绩 然后点击 插入 菜单, 选择 图表 命令 弹出如图 4.65 所示的 图表向导 -4 步骤 1- 图表类型 对话款 在 图表类型 中选择 柱形图, 在 子图表类型 中选择 簇状柱形图 图 4.65 图表向导 1 158

40 2 选择完毕之后, 点击 下一步 按钮, 弹出如图 4.66 所示的对话框, 选择系列产生 在列 完成后点击下一步 图 4.66 图表向导 2 3 弹出图表向导 3 对话框 各项的设置如图 4.67 所示 图 4.67 图表向导 3 4 完成图表向导 3 中的设置后点击 下一步, 弹出图表向导 4, 如图 4.68 所示 选择 作为其中的工作表插入 5 最终图表效果如图 4.69 所示 图 4.68 图表向导 4 159

41 图 4.69 最终图表效果 4.7PowerPoint 2003 随着办公自动化的日益普及, 幻灯片的使用频率也越来越高, 不管是用它做会议报告 讲演 授课, 还是用它来设计制作产品演示 广告宣传及会议流程等电子版演示文稿, PowerPoint 都是最合适不过了, 它可以帮助我们清晰 简明地表达自己的想法 PowerPoint 2003 是微软公司推出的办公应用软件 Office 2003 中的一个中要的组件, 它是一个功能强大, 使用方便 专门制作演示文稿的应用软件 使用他可以方便的创建包括图片 文字 声音 影响等多媒体信息的演示文稿 在设计演示文稿的时候, 我们需要考虑一些具体的因素, 比如说你有着什么样的观众, 你将在什么样的媒介上播放幻灯片以及放映的场所等 下面我们给大家提供一些演示文稿设计与组成的原则 : 演示文稿由若干张幻灯片组成, 每一张幻灯片至少应有两部分 : 幻灯片的标题和若干条文本信息 还可以包含一些对象如 : 图片 动画 表格等 幻灯片的内容应该重点突出, 简洁明了 幻灯片的样式应该形象直观 在设计幻灯片时, 注意文字和多媒体信息的搭配 文字太多, 容易让人感到乏味 ; 音乐和动画等多媒体信息太多容易让人感到杂乱 若放映场所昏暗, 幻灯片要选用较亮的背景 4.7.1PowerPoint 用户界面 PowerPoint 2003 界面秉承了 Office 2003 的风格 如图 4.70 所示 整个界面由以下几部 分组成 : 标题栏 菜单栏 常用工具栏 大纲栏 幻灯片栏 任务窗格 视图栏和备注栏等 160

42 图 4.70 PowerPoint 2003 界面 演示文稿的视图方式 PowerPoint 2003 提供了 3 种视图方式 : 普通视图 幻灯片浏览视图和幻灯片放映视图 我们可以通过 视图 菜单来更改视图方式, 也可以通过界面左下角的视图方式按钮来切换 视图方式 1. 普通视图 图 4.77 中的视图方式就是普通视图 是 PowerPoint 2003 的默认视图方式 主要有大纲 栏 幻灯片栏和任务窗格 2. 幻灯片浏览视图方式 在这种模式下, 幻灯片以缩览图的形式显示演示文稿中的幻灯片 在这种模式下, 我们 可以更改幻灯片的顺序, 设置动画方式, 幻灯片的放映方式等 如图 4.71 所示 161

43 图 4.71 幻灯片浏览视图 3. 幻灯片放映视图 这种视图方式用于观看设计好的演示文稿的放映效果 演示文稿的编辑 1. 利用空演示文稿创建演示文稿 在创建幻灯片之前我们先来了解一个概念 : 幻灯片版式 所谓幻灯片版式指的是幻灯片内容的布局方式 比如在文字版式中, 标题幻灯片 中包含两部分, 标题和副标题 标题和文本 版式中上方是标题部分, 下方是文字部分 PowerPoint 2003 还提供了很多版式, 我们可以在 幻灯片版式 窗格中找到 1 启动 PowerPoint

44 图 4.72 PowerPoint 2003 启动界面图 4.73 幻灯片版式 2 点击 文件 菜单, 选择 新建 命令, 在右侧的任务窗格选择 空演示文稿 命令 第一张幻灯片默认是标题幻灯片, 如图 4.72 所示 若要改变幻灯片的版式, 可在右侧的 幻灯片版式 窗格中选择 如图 4.73 所示 3 在幻灯片中输入文本 4 若要添加幻灯片可以选择 插入 菜单中的 新幻灯片 命令, 或按下组合键 Ctrl +M 也可以添加新的幻灯片 为新插入的幻灯片选择版式和输入文字, 并设置幻灯片的效果 若你的演示文稿中需要多张幻灯片, 重复第四步即可 5 创建完毕之后, 选择 文件 菜单中的 保存 命令 2. 更改幻灯片的顺序 在编辑演示文稿的时候, 常常会遇到要改变幻灯片顺序的情况 更改幻灯片的位置有以下几种方法 : 1 在普通视图下, 在大纲栏中, 选中要更改顺序的幻灯片图标, 用鼠标拖动到相应的位置即可 2 在幻灯片浏览视图下, 选择要更改顺序的幻灯片的缩览图, 用鼠标拖动到相应的位置即可 3. 文字的修饰 PowerPoint 中提供的文字修饰工具和 Word 中的操作相同 可以对文字的字体 字号 颜色等进行设置 还可以插入艺术字等 4. 插入 删除 复制幻灯片 1) 插入幻灯片要在某一张幻灯片的后面插入一张新的幻灯片, 首先选中这张幻灯片, 然后点击 插入 菜单, 选择 新幻灯片 命令 这时在右侧出现 幻灯片版式 任务窗格, 选择需要的版式就可以插入一张新的幻灯片 2) 删除幻灯片 163

45 选中要删除的幻灯片, 点击 编辑 菜单, 选择 删除幻灯片 命令, 或者点击键盘上的 Delete 键即可删除所选幻灯片 3) 复制幻灯片选中要复制的幻灯片, 点击 编辑 菜单, 选择 复制 命令, 然后确定插入点, 点击 插入 菜单, 选择 幻灯片副本 命令就可以复制幻灯片 4) 插入对象插入图像 1 点击 插入 菜单, 选择 图片 命令, 在 图片 命令中可以选择插入 剪贴画 或选择 来自文件, 然后找到需要的图片就可以插入 2 插入多媒体文件在幻灯片中还可以插入声音 音乐和影片等多媒体对象 可以通过剪辑库搜索需要的多媒体文件, 或选择其他位置存放的多媒体信息 选择 插入 菜单, 选择 影片和声音, 在子菜单中选择需要插入的多媒体文件类型, 选择适合的多媒体文件, 把它作为对象插入到幻灯片中 演示文稿的修饰 1. 幻灯片设计模板 PowerPoint 2003 提供了大量的设计模板, 使用这些模板可以使我们的幻灯片变得更加美观 点击 格式 菜单, 选择 幻灯片设计 命令, 在右侧出现 幻灯片设计 任务窗格, 选择 设计模板 命令 出现如图 4.74 所示的设计模板的预览 将鼠标移动到任意一张模板上, 则在这个模板右侧会出现一个按钮如图 4.75 所示, 点击这个按钮, 弹出一个菜单如图 4.76 所示 在菜单中可以选择将该设计模板 应用于所有幻灯片 应用于选定幻灯片 或是 所有新建演示文稿 图 4.74 幻灯片设计模板图 4.75 模板图 4.76 应用选项 164

46 2. 配色方案 图 4.77 配色方案图 4.78 配色方案应用选项我们可以利用本身的配色方案给幻灯片的主要对象 ( 文本 背景 图表等 ) 配置颜色 这些配色方案可以修改 配色方案右幻灯片设计中使用的 8 种颜色组成 要应用配色方案, 单击 幻灯片设计 任务窗格中的 配色方案 命令, 出现如图 4.77 所示的配色方案预览 将鼠标指针移到所选的配色方案, 弹出下拉菜单如图 4.78 所示 根据需要选择相应的选项应用于幻灯片 删除配色方案 在 幻灯片设计 任务窗格中, 单击 配色方案 然后选择任务窗格底部的 编辑配色方案, 打开 编辑配色方案 对话框, 选择 标准 选项卡, 然后单击要删除的配色方案, 在单击 删除配色方案 按钮, 即删除了所选的配色方案 最后单击 应用 按钮关闭对话框 3. 动画方案 在 PowerPoint 2003 中, 我们可以对幻灯片中的文字 图形 图表等对象设置动画效果 动画效果可以使幻灯片在放映的时候更突出重点, 控制幻灯片的放映, 提高幻灯片的可视效果, 更加吸引听众的注意力 选择一张幻灯片中的一个对象 ( 文本 图片 图表等 ), 点击鼠标右键, 在弹出菜单中选择 自定义动画 命令 在右侧的任务窗格中点击 添加效果 按钮, 会弹出一个菜单如图 4.79 所示 在这里我们可以设置对象进入效果, 强调效果, 退出效果和对象的动作路径 选择相应的选项 在各项效果中都有几十种动画效果可供选择 图 4.79 添加效果 165

47 4. 插入超链接 利用超链接, 当浏览者在播放幻灯片时可以通过单击带有超链接属性的文字 图像或图形等元素, 打开网页 文档或切换到其他幻灯片 插入的方法如下 : 1 选择要作为超链接的文字 图像或图形 2 点击 插入 菜单, 选择 超级链接 命令, 此时系统将打开 插入超级链接 对话框 如图 4.80 所示 图 4.80 插入超链接 3 在对话框左侧 链接到 列表区中选择要链接文档的类型, 然后在对话框中部选择需要链接的文件或幻灯片 在播放幻灯片时单击超链接将打开链接文件或幻灯片 播放演示文稿 1. 演示文稿的播放 演示文稿的播放有很多种方法, 我们这里着重介绍在本地计算机中播放演示文稿 首先打开演示文稿, 点击 幻灯片放映 菜单, 选择 观看放映 命令 则演示文稿从第一张幻灯片开始播放 若想从演示文稿中的某一张幻灯片, 需要先选中该幻灯片, 然后店家 PowerPoint 2003 左下角的 从当前幻灯片开始放映幻灯片 按钮, 或者按下组合键 Shift +F5 2. 结束演示文稿的播放 按下键盘上的 Esc 键, 就可以结束播放 也可以点击鼠标右键, 在弹出的菜单中选 择 结束放映 命令 3. 放映时幻灯片之间的切换 点击 幻灯片放映 菜单, 选择 幻灯片切换 命令, 则在 PowerPoint 2003 界面右侧 出现 幻灯片切换 任务窗格, 如图 4.81 所示 166

48 图 4.81 幻灯片切换选中一张幻灯片, 然后在该任务窗格中选择切换时需要的类型 那么该切换效果就会应用到所选的幻灯片上 若要将此效果应用于所有幻灯片, 需要点击任务窗格下方的 应用于所有幻灯片 命令 幻灯片切换效果设置好之后, 在放映的时候, 幻灯片之间切换的时候就会出现一些动画效果, 提高放映时的趣味性, 更能吸引听众的注意力 4.8 Office 整合应用 在 Office 办公系列软件中,Word Excel PowerPoint 等程序是可以与任何 Windows 应用程序交换和共享信息的 例如, 打开和编辑来自其他应用程序的文件, 在不同的程序之间进行数据交换, 以链接或嵌入方式接受各种信息等 另外,Office 程序之间也可以相互协作, 大大提高了办公效率, 使用户在办公过程中能够更加轻松 快捷地完成工作 链接与嵌入对象 链接对象是指该对象在源文件中创建, 然后插入到目标文件中, 并且维持这两个文件之间的链接关系 更新源文件时, 目标文件中的链接对象也可以得到更新 嵌入对象是将在源文件中创建的对象嵌入到目标文件中, 使该对象成为目标文件的一部分 通过这种方式, 如果源文件发生了变化, 不会对嵌入的对象产生影响, 而且对嵌入对象所做的更改也只反映在目标文件中 链接对象和嵌入对象之间主要的区别在于数据存放的位置, 和对象被放置到目标文件中之后的更新方式 嵌入对象存放在插入的文档中, 并且不进行更新 链接对象保持独立的文件, 并可被更新 1. 使用链接对象 如果希望源文件中的数据发生变化时, 目标文件中的信息也能随之更新, 那么可以使用 链接对象 使用链接对象时, 原始信息会保存在源文件中 目标文件中只显示链接信息的一 167

49 个映像, 它只保存原始数据的存放位置 为了保持对原始数据的链接, 那些保存在计算机或网络上的源文件必须始终可用 如果更改源文件中的原始数据, 链接信息将会自动更新 例如, 如果在 Microsoft Excel 工作簿中选中了一个单元格区域, 然后在 Word 文档中将其粘贴为链接对象, 那么修改工作簿中的信息后,Word 中的信息也会被更新 2. 使用嵌入对象 当源文件的数据变化时, 如果用户不希望更新复制的数据, 那么可以使用嵌入对象 这样, 源文件的副本可以完全嵌入到文档中 当打开网络中其他位置的文件时, 不必访问原始数据就可以查看嵌入对象 由于嵌入对象与源文件没有链接关系, 所以更改原始数据时并不更新该对象 如果需要更改嵌入对象, 那么双击该对象即可在源应用程序中将其打开并进行编辑 源应用程序或是其他能编辑该对象的应用程序必须安装在当前的计算机中 如果将信息复制为嵌入对象, 目标文件占用的磁盘空间比使用链接对象时要大 3. 控制链接的更新方式 默认情况下, 每次打开目标文件或在目标文件己打开的情况下, 源文件发生变化时, 链 接对象都会自动更新 当打开文档时, 将出现一个启动提示, 询问是否要更新链接 尽管可 以手动更新, 但是这是更新链接的主要方法 插入对象 在 Office 应用程序中, 用户可以把一个完整的文件以链接或嵌入的方式插入到文档中, 也可以把一个文件中选定的部分内容链接或嵌入到文档中 1. 链接或嵌入文件 要把一个已有的文件作为对象以链接或嵌入的方式插入到另一个文档中, 应先将光标放 置在文档中要插入对象的位置, 选择 插入 菜单, 选择 对象 命令, 在打开的 对象 对话框中选择 由文件创建 选项卡, 如图 4.82 所示 图 4.82 插入对象对话框 168

50 在对话框的 文件名 文本框中输入要插入对象的文件名, 或单击 浏览 按钮查找文 件 如果要将插入的对象作为图标显示, 可以选择 显示为图标 复选框 : 如果要将指定的 对象作为链接对象插入到文档中, 可以选择 链接到文件 复选框 2. 选择性粘贴 选择性粘贴就是只将一个文件中选定的部分链接或嵌入到另一个文档中 要进行选择性粘贴, 先在源文件中选定对象, 并复制到剪贴板上 然后在目标文件中将光标放置在需要粘贴对象的位置, 点击 编辑 菜单, 选择 选择性粘贴 命令, 打开 选择性粘贴 对话框, 如图 4.83 所示 图 4.83 选择性粘贴对话框在对话框中, 如果选择 粘贴链接 单选按钮, 则以链接的方式插入选中的对象, 对源文件的任何改变都将反映到目标文件中 ; 如果选择 粘贴 单选按钮,Word 将根据在 形式 列表框中选择的格式嵌入或复制对象 选择完毕后, 单击 确定 按钮, 即可将对象链接或嵌入到目标文档中 在 形式 列表框中用户可以指定以下插入对象的形式 Microsoft Excel 工作表对象 : 用宋将剪贴板中的信息以源文件格式插入到文中 带格式文本 (RTF) : 用来将剪贴板中的信息转换为 RTF 的格式插入到文档中 无格式文本 : 用来将剪贴板中的信息转换为纯文本格式插入到文档中 图片 : 用来将剪贴板中的信息转换为图片插入到文档中 如果选中的内容是文本, 则插入后虽然可以看到原来的文本和格式, 但不能编辑和修改, 因为它实际上已变成图片的格式, 只能像编辑图片一样宋编辑它 HTML 格式 : 用来将剪贴板中的信息转换为 HTML 格式插入到文档中 未设格式的 Unicode 格式 : 用来将剪贴板中的信息以不带任何格式的形式插入到文档中 4.8.3Word 2003 与其他组件的协同工作 1.Word 2003 与 Excel 2003 协同工作 1) 在 Word 2003 中导入 Excel 2003 中的数据 在现代化办公中,Excel 作为优秀的电子表格系统应用极为广泛 在 Word 2003 中引用 Excel 2003 中的数据的操作非常简单, 例如, 将如图 4.84 所示的 Excel 表格导入到 Word

51 文档中的操作步骤如下 : 图 4.84 Excel 2003 工作表 (1) 在 Excel 2003 中选择 文件 菜单中的 另存为 命令, 弹出如图 4.85 所示的对话框, 选择保存位置 图 4.85 另存为 对话框 (2) 在 另存为 对话框里的 保存类型 下拉列表里选择将文件保存为 文本文件 ( 制表符分隔 ), 输入文件名, 单击 保存 按钮 (3) 然后弹出一个消息提示框, 如图 4.5 所示 因为要保存的工作簿包含 3 个工作表, 而文本文件不支持包含多个工作表的工作簿, 所以提示用户是否保存当前的活动工作表 单击 确定 按钮, 只把活动工作表另存为文本文件 图 4.86 消息提示 (4) 在 Word 文档中将光标定位到需要插入数据的地方, 然后选择 插入 菜单 文件 命令, 在弹出的对话框里选择上面刚保存的文本文件, 如图 4.87 所示 170

52 图 4.87 在 Word 中插入文本文件 (5) 但是这些数据的格式不很整齐, 这就需要使用 Word 中的 文本转化成表格 功 能, 完成后的效果如图 4.88 所示 图 4.88 将文本转换伟表格 2) 链接已有的 Excel 工作表 (1) 启动 Word, 新建一个 Word 文档, 然后启动 Excel, 并打开如图 15-3 所示的 Excel 工作表 (2) 切换到 Excel 窗口下, 在工作表选择需要复制的单元格, 选择 编辑 菜单中的 复制 命令 (3) 切换到 Word 编辑窗口, 在 Word 文档中将光标放置在要插入 Excel 表格的位置 (4) 点击 编辑 菜单, 选择 选择性粘贴 命令, 将打开 选择性粘贴 对话框, 如图 4.89 所示 171

53 图 4.89 选择性粘贴对话框 (5) 在对话框中单击 粘贴 单选按钮, 在 形式 列表框中选择 Microsoft Office Excel 工作表对象 选项, 单击 确定 按钮 (6) 此时在 Word 文档中的工作表中的数据将保留其原有的格式, 效果如图 4.90 所示 图 4.90 在 Word 中链接 Excel 表格 (7) 双击 Word 中的表格区域, 就会看到 Excel 控件, 如图 4.91 所示 图 4.91 在 Word 中显示 Excel 控件 2.Word 与 PowerPoint 协同工作 在 Office 2003 中支持把演示文稿内容转换成 Word 文档, 然后再进行编辑和格式化 这 172

54 样对于创建一个硬拷贝十分有利 如果要进行转换, 先打开希望转换到 Word 文档中演示文档, 然后选择 文件 菜单的 发 送 命令中的 Microsoft Office Word 子命令 这样将打开如图 4.92 所示的对话框 图 4.92 将 PowerPoint 文件发送到 Word 选项对话框选择怎样布局页面 ( 可以把幻灯片布局成一页两张, 在边上包括一些说明和空行 或者一页一张, 在幻灯片的下面是说明或空行 还可以只发送大纲, 不要任何幻灯片图片 ), 并且确定是否希望粘贴 ( 嵌入 ) 演示内容到 Word, 或者以链接对象方式粘贴 单击 确定 按钮 PowerPoint 将在 Word 中创建一个新文档, 并且把演示文稿粘贴到上面 效果如图 4.93 所示 图 4.93 在 Word 中插入演示文稿 173

55 4.8.4 Excel 2003 与其他组件协同工作 1.Excel 与 Word 协同工作 打开 Excel 工作表, 选择 插入 菜单选择 对象 命令, 弹出如图 4.94 所示的对话框 选择 新建 选项卡 在 对象类型 中选择 Microsoft Word 文档 图 4.94 插入对象对话框 然后点击 确定 按钮 在 Excel 中出现如图 4.95 所示的 Word 编辑框 在这个编辑框 中用户就可以像在 Word 中编辑文字一样方便 图 4.95 在 Excel 插入 Word 对象 在 对象 对话框中选择 由文件创建 选项卡, 然后点击 浏览 按钮, 选择要插入 的 Word 文件对象, 点击确定, 可以插入一个已有的 Word 文件 如图 4.96 所示 174

56 图 4.96 在 Excel 中插入已有的 Word 文档 2.Excel 与 PowerPoint 协同工作 利用相同的方法, 我们可以在 Excel 中插入许多类型的对象, 比如 PowerPoint 演示文稿 等 这里不再重复介绍 4.8.5PowerPoint 与其他组件协同工作 1.PowerPoint 与 Word 协同工作 Word 可以发送一个活动文档到 PowerPoint, 作为新的演示内容的基础 系统可以自动把文档的每个段落作为一个新的 PowerPoint 幻灯片, 然后用户就可以在 PowerPoint 中按照自己的需要进行编辑和设定格式 如果要发送 Word 文档到 PowerPoint, 那么打开 Word 文档 如图 4.97 所示 点击 文件 菜单, 选择 发送 命令中的 Microsoft Office PowerPoint 子命令 最后效果如图 4.98 所示 175

57 图 4.97 待发送的 Word 文档 图 4.98 将 Word 文件发送到 PowerPoint 中使用样式可以减少在 PowerPoint 需要进行格式设置的工作量 PowerPoint 可以把每个 标题 1 的样式作为幻灯片的标题, 每个 标题 2 样式作为文本的下一级内容, 依次类推 为此,Word 的大纲实际上已经成为一个很好的 PowerPoint 演示, 比包括很长的段落内容的 Word 文档要好 2.PowerPoint 与 Excel 协同工作 用户还可以将 Excel 工作表导入到 PowerPoint 文档中, 从而实现在不切换到 Excel 的情 况下, 在 PowerPoint 中执行 Excel 的所有功能 在 PowerPoint 文档中嵌入一个 Microsoft Excel 工作表, 效果如图 4.99 所示 176

58 图 4.99 在 PowerPoint 中插入 Excel 工作表 (1) 在 PowerPoint 中点击 文件 菜单, 选择 新建 命令, 新建一个空白演示文稿, 将光标放置在要插入 Excel 工作表的位置 (2) 选择 插入, 对象 命令, 在打开的 对象 对话框中选择 由文件创建 选项卡, 如图 所示 图 插入对象对话框 (3) 点击 浏览 按钮, 选择要插入的 Excel 工作表, 单击 确定 按钮即可 (4) 此时,PowerPoint 的菜单栏和工具栏都将变成 Excel 的菜单栏和工具栏, 用户可以像在 Excel 中编辑表格一样来编辑该工作表, 如图 4.99 所示 4.8.6Office 与 Web 的整合 1. 将 Word 文件存储为 Web 页 如果需要将 Word 文档的内容发布到网上, 以供更多的人查阅, 可以将其保存为 HTML 格式, 以便网上的用户使用浏览器可以轻松地阅读文档内容, 其实现方法如下 : 1 打开需要发布到网上的 Word 文档 ; 2 单击 文件 下拉菜单中的 另存为网页 菜单命令, 如图 所示 ; 177

59 3 弹出如图 所示 另存为 对话框, 选择文档存放的位置, 输入文件名, 单击 保 存 按钮即可 另外,Word 为不会使用 FrontPage 的用户提供了快速创建自己网站的 框架 功能 利 图 另存为网页菜单 图 另存为 对话框 用此功能, 用户可以建立自己的网站, 添加设计网页 具体使用请查阅相关书籍 2. 将 Excel 文件存储为 Web 页 同样,Excel 文件也可以转换为 Web 页发布到网上, 供用户浏览查阅, 转换的方法与将 Word 转为 Web 页方法一样, 即打开要转为 Web 页的 Excel 文件, 单击 文件 菜单中的 另存为网页 命令, 在 另存为网页 对话框中输人 HTML 文件名即可 另外, 可以为发布到 Web 页中的文件添加交互功能, 使其成为具有交互功能的 Web 页, 其方法如下 : 1 打开需要发布到网上的 Excel 电子表格 ; 2 单击 文件 下拉菜单中的 另存为 Web 页 菜单命令 ; 3 弹出如图 所示的对话框, 选择文档存放的位置, 输入文件名, 在 保存 中选中 选择 (E): 工作表 选项, 并选中 添加交互 复选框, 再单击 保存 按钮即可 图 Execl 中 另存为网页 对话框 这种方式生成的 Web 页除了允许用户查看表格内容外, 还允许用户对表格内容进行编 辑以及对数据进行运算, 如自动求和 排序 筛选等 178

60 3. 将 PowerPoint 另存为 Web 页 在网上共享 PowerPoint 演示文稿, 只需将其保存为 Web 页, 其操作步骤如下 : 1 打开需要发布到网上的 PowerPoint 演示文稿 ; 2 点击 文件 菜单中的 另存为网页 菜单命令 ; 3 弹出 另存为 对话框, 选择保存位置, 输入文件名, 单击 保存 按钮 ; 4 如果想查看 Web 页内容, 单击 另存为 对话框中的 发布 按钮, 显示 发布为 Web 页 对话框, 如图 所示 ; 图 发布为网页对话框 5 选择发布内容, 可以选择 整个演示文稿 或者选择 幻灯片编号 范围 ; 可以单击 Web 选项 按钮, 设置网页发布的参数 ; 选择 浏览器支持 的类型 ; 单击 浏览 按钮, 在对话框中设定发布位置 ; 6 选中 在浏览器中打开已发布的 Web 页 复选框, 单击 发布 按钮, 就可以查看网页 179

61 习题四 一. 选择题 1.Word 2003 文字处理软件是下列哪个软件的组成部分 ( ) A) DOS B) 系统软件 C) 办公自动化套件 Office 2003 D) 操作系统 2.Word 文件默认的文件扩展名是 ( ) A).exe B).bat C).doc D).xls 3.Word 操作中, 快速选择一段的方法有 ( ) A) 单击该段左边界 B) 双击该段左边界 C) 三击该段左边界 D) 单击该段的内容 4. 对 Word 文档进行页面操作是选择 ( ) 菜单 A) 文件 - 打开 B) 文件 - 页面设置 C) 格式 字体] D) 格式 - 段落 5.( ) 操作可以对 Word 文档进行人工分页 A) ^+<Enter> B) 文件 - 页面 C) ^+A D) <Ctrl>+<Del> 6. 你可以在 ( ) 视图下查看到 Word 文档的页眉和页脚格式 A) 普通视图 B) 联机版式 C) 大纲视图 D) 页面视图 7. 下面最小的字号是 ( ) A) 72 B) 25 C) 10 D) 5 8. 要停止正在放映的幻灯片, 只要使用键盘命令 ( ) 即可 A) Ctrl+X B) Ctrl+Q C) Esc D) Alt 9. 如下 ( ) 操作可以结束幻灯片的放映 A) 选择菜单 " 结束 - 放映 " B) 按 [ 回车 ] 键 C) 选择菜单 " 文件 - 结束 " D) 单击鼠标右键, 选择 " 结束放映 " 项 10. 要实现从一个幻灯片自动进入到下一个幻灯片, 应使用幻灯片的 ( ) 设置 A) 动作设置 B) 预设动画 C) 幻灯片切换 D) 自定义动画 11. 如果要从第三张幻灯片跳转到第八张幻灯片, 应通过幻灯片的 ( ) 来实现 A) 超级链接 B) 预设动画 C) 幻灯片切换 D) 自定义动画 12. 在 Excel 中, 选取整个工作表的方法是 A) 单击 编辑 菜单的 全选 命令 B) 单击工作表的 全选 按钮 C) 单击 A1 单元格, 然后按住 SHIFT 键单击当前屏幕的右下角单元格 D) 单击 A1 单元格, 然后按住 CTRL 键单击工作表的右下角单元格 13. 在 Excel 中, 要在同一工作簿中把工作表 sheet3 移动到 sheet1 前面, 应 A) 单击工作表 sheet3 标签, 并沿着标签行拖动到 sheet1 前 B) 单击工作表 sheet3 标签, 并按住 Ctrl 键沿着标签行拖动到 sheet1 前 C) 单击工作表 sheet3 标签, 并选 编辑 菜单的 复制 命令, 然后单击工作表 sheet1 标签, 再选 编辑 菜单的 粘贴 命令 D) 单击工作表 sheet3 标签, 并选 编辑 菜单的 剪切 命令, 然后单击工作表 sheet1 标 签, 再选 编辑 菜单的 粘贴 命令 14.Excel 工作表最多可有 列 A) B)256 C)255 D) 在 Excel 中, 给当前单元格输入数值型数据时, 默认为 A) 居中 B) 左对齐 C) 右对齐 D) 随机 180

62 16: 在 Excel 工作表中, 当前单元格只能是 A) 单元格指针选定的一个 B) 选中的一行 C) 选中的一列 D) 选中的区域 17. 在 Excel 工作表单元格中, 输入下列表达式 是错误的 A)=(15-A1)/3 B)= A2/C1 C)SUM(A2:A4)/2 D)=A2+A3+D4 二 操作题 1. 利用 Word 2003 制作一张课程表, 内容自定 2. 利用 Word 2003 制作一张贺年卡, 内容自定 要求 : 插入图片, 艺术字等 3. 选定一篇文章, 利用 Word 2003 将其按照自己的构思排版成杂志的版面 4. 利用 Excel 2003 统计 15 位同学的姓名, 英语成绩 数学成绩和物理成绩 利用公式和函数算出每一门课的平均成绩, 每一位同学的平均成绩, 并插入簇状柱形图 5. 利用 PowerPoint 2003 制作一个演示文稿 内容自定, 要求 : 至少 5 张幻灯片, 幻灯片之间要有切换效果, 幻灯片上要求有一些动画效果 181