4.1.1 常用的电子表格软件 ( ) Office2003 家族成员之 电子报表软件此处会显示工作簿单元格地址 名称框名称框 工具按钮工具按钮 公式编辑栏 列标 行号 当前单元格 工作表标签 状态栏

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1 第四章电子表格软件在会计中的应用 ( 分值 :10 20 分授课时长 :150min)

2 4.1.1 常用的电子表格软件 ( ) Office2003 家族成员之 电子报表软件此处会显示工作簿单元格地址 名称框名称框 工具按钮工具按钮 公式编辑栏 列标 行号 当前单元格 工作表标签 状态栏

3 4.1.2 电子表格软件的主要功能 ( ) Office 家族成员之 电子报表软件 电子表格软件的主要功能有 :(1) 建立工作薄 ;(2) 管理数据 ;(3) 实现数据网上共享 ;(4) 制作图表 ;(5) 开发应用系统

4 4.1.2 Excel 软件的启动与退出 ( ) 一 Excel 软件的启动 ( 了解 ) 1 点击 开始 菜单中列示的 Excel 快捷命令 2 点击桌面或任务栏中 Excel 的快捷方式图标 3 通过 运行 对话框启动 Excel 软件 4 打开现成的 Excel 文件

5 4.1.2 Excel 软件的启动与退出 ( ) 工作簿 (Workbook) 工作簿是处理和存储数据的文件, 也就是通常意义上的 Excel 文件 (. xls) 每一个工作簿最多可由 255 张工作表组成, 在默认的情况下由 3 个工作表组成 工作表 (Worksheet) 它是工作簿的一页, 它由单元格组成, 单元格是由行和列组成的矩形块 用来存储数据信息

6 4.1.2 Excel 软件的启动与退出 ( ) 二 Excel 软件的退出 ( 重点 ) 1 点击标题栏最右边的关闭按钮 2 点击 关闭窗口 或 关闭所有窗口 命令 3 按击快捷键 Alt+F4

7 4.1.2 Excel 软件的启动与退出 ( ) 二 Excel 软件的退出 ( 重点 ) 一 单击 Excel 标题栏右上角的 ( 关闭 ) 按纽 三 双击标题栏左上角的控制菜单图标 二 从 文件文件 菜单中, 选择选择 退出退出 命令命令 四 按 Alt+F4 键

8 4.1.3 Excel 软件的用户界面 ( ) 此处会显示单元格地址 名称框名称框 工具按钮工具按钮 行号 当前单元格 工作表标签 工作簿 公式编辑栏 列标 状态栏

9 4.1.4 Excel 文件的管理 ( ) 一 Excel 文件的新建与保存 1. 新建工作薄 (1) 在启动 Excel 后, 将自动建立一个新的工作簿 Book1 (2) 单击 文件 新建, 通过 新建 对话框来创建 (3) 单击 常用工具栏 上 新建 钮, 直接新建空白工作簿

10 4.1.4 Excel 文件的管理 ( ) 一 Excel 文件的新建与保存 2. 保存工作薄 (1) 通过敲击功能键 F12 键进行保存 (2) 通过敲击快捷键 Ctrl+S 键进行保存 (3) 通过单击常用工具栏 ( 适用于 Excel 2003) 或快速访问工具栏 ( 适用于 Excel 2013) 中的 保存 或 另存为 按钮进行保存 (4) 通过 文件 菜单 ( 或 Excel 2003 工具栏 菜单 ) 中的 保存 或 另存为 命令进行保存

11 4.1.4 Excel 文件的管理 ( ) 二 Excel 文件的关闭与打开 1. 关闭工作薄 (1) 单击 文件 关闭 命令 (2) 单击工作薄窗口右上角的 关闭 按钮 (3) 双击窗口左上角的 控制菜单 图标 (4) 快捷键 :Alt + F4 都可以将当前编辑的工作簿关闭并退出 Excel

12 4.1.4 Excel 文件的管理 ( ) 二 Excel 文件的关闭与打开 1. 打开工作薄 (1) 通过直接点击 Excel 文件打开 (2) 通过快捷菜单中 打开 命令打开 (3) 通过 Excel 文件 菜单中的 打开 按钮进行打开 (4) 通过常用工具栏 ( 适用于 Excel 2003) 或快速访问工具栏 ( 适用于 2013) 中的 打开 按钮进行打开 (5) 通过快捷键 Ctrl+O

13 4.1.5 工作表的操作 ( ) 1 工作表的选取 (1) 选定单个工作表 : 单击工作表标签 (2) 选取多个工作表 : 按住 Shift 键, 可以选择连续的多个工作表按住 Ctrl 键, 可以选择不连续的多个工作表 (3) 选定全部的工作表 : 右击工作表标签 全部工作表 2 工作表的更名 : (1) 双击工作表标签 输入新名 回车 (2) 右击工作表标签 重命名 输入新名 回车 右击标签

14 3. 数据输入 单元格中可以输入 : 文字 数字 日期 时间 图形 公式 输入数值 (1) 输入方法 : 选定单元格 输入数值 按回车键 (3) 其他 : 输入数值时可以用逗号, 分节如 : 7,357,542 输入纯小数值, 以. 开头, 数值前自动补 0 正号省略, 负数前面输入负号 数字以 (%) 结尾, 则按百分数处理输入分数时前面加 0 和空格 如 : 0 1/4 带分数用整数加分数的形式 如 : 3 2/5

15 输入文本 (1) 输入方法 : 选定单元格 输入文字 按回车键 (2) 注 : 数字作为字符串输入时, 字符串前面加单引号例 : 输入电话号码时 : 注意 : 输入以 0 开头的数字时, 系统会自动截掉首部的 0 解决办法 : 先输入单引号, 再输入数字.

16 输入日期 时间 (1) 输入方法 : 选定单元格 输入日期 ( 时间 ) 按回车键 (2) 日期格式 : 年 / 月 / 日 ( 年 - 月 - 日 ) 如 :2012/06/15( ) (3) 时间格式 : Ctrl+; 可输入当前日期 Ctrl+Shift+; 可输入当前时间

17 4. 单元格编辑 ( ) 选取单元格及单元格区域 (1) 选取单个单元格 1) 单击所需的单元格 2) 在 名字框 中输入单元格名字 (2) 选取多个单元格 1) 选取一行 : 单击行标 2) 选取一列 : 单击列标 3) 选取整个工作表 : 单击行号 列标的交叉处 4) 选取矩形区域 : 单击首单元格 Shift+ 最后一个单元格 [ 也可用 拖 的方法 ]

18 数据的移动 复制 (1) 拖动 : 1) 左拖 : 光标指向单元格边界, 拖到目的地 2) 右拖 : 将光标指向单元格边界, 右拖到目的地, 选择选项 移动 拖 复制 Ctrl+ + 拖 (2) 剪切 ( 复制 )- 粘贴 1) 编辑 / 剪切 ( 复制 ) 编辑 / 粘贴 2) ( 常用工具栏 ) 剪切 ( 复制 ) 钮 粘贴 钮 3)( 右击 ) 剪切 ( 复制 ) 粘贴 4)Ctrl+X(C) Ctrl+V

19 数据的清除 清除是删除单元格中的数据, 而保留单元格的位置 (1) 选定单元格或区域, 按 DEL 键 (2) 选定单元格或区域, 鼠标右击在快捷菜单中选择 清除内容 命令 (3) 选定单元格或区域, 单击 编辑 清除 命令 数据的删除 删除是将单元格中数据连同单元格一并删除 (1) 选定单元格或区域, 单击 编辑 删除 命令, 在 删除 对话框中选择一项进行删除 (2) 选定单元格或区域, 右击出现快捷菜单, 选择 删除 命令

20 5. 工作表调整 (1) 调整行高方法一 : 用 格式 菜单命令调整行高 (1) 选定调整行高的区域 格式 / 行 命令 行高, 屏幕出现行 高对话框 (2) 在 行高 对话框中, 输入要设定 的高度 确定 方法二 : 用鼠标调整行高 将鼠标指针移到行号的下方边界, 当光标变成带上下箭头的 + 型时, 按住鼠标左键不放, 拖动鼠标, 调到适宜的高度时, 松开鼠标左键

21 (2) 调整列宽方法一 : 用 格式 菜单命令调整列宽 (1) 选定调整列宽的区域 格式 / 列 命令 列宽, 屏幕出现列宽对话框 (2) 在 列宽 对话框中, 输入要设定的宽度 确定 方法二 : 用鼠标调整行高 将鼠标指针移到列标的右侧边界, 当光标变成带左右箭头的 + 型时, 按住鼠标左键不放, 拖动鼠标, 调到适宜的宽度时, 松开鼠标左键

22 (3) 设置工作表的颜色方法一 : 使用工具栏选定要设置颜色的单元格区域 单击工具栏上的 填充颜色 下拉按钮 在 填充颜色 下拉窗口中选择要使用的颜色 方法二 : 用菜单方式选定要设置颜色的单元格区域 选择 格式 / 单元格 选择 图案 选项卡 选择填充颜色和图案

23 (4) 设置表格框线方法一 : 用菜单方式选定要加上框线的单元格区域 选择 格式 / 格式 单击 边框 选项卡 选择 线条 颜色 选择 预置 或 边框 项下的各个按钮 确定 方法二 : 用 格式 工具栏选定要加上框线的单元格区域 选择 格式 工具栏上的 边框 右边下拉列表 单击下拉边框列项

24 6. 设置字符的格式 (1) 设置字体和大小 方法一 : 使用菜单中的 格式 命令 选定要设置字体的所有单元格 单击 格式 / 单元格 命令 在 字体 选项列表 中, 选择字体 在 字号 列表中, 选择所需字体的大小 确定 方法二 : 使用格式工具栏中的 字体 命令 选定要设置字体的所有单元格 在格式工具栏的 字体 列表中选择字体 在格式工具栏的 字号 列表中选择字号大小 (2) 设置字符的颜色 选定要设置字符颜色的所有单元格 单击工具栏上的 字体颜色 按钮 在调色板上, 单击要使用的颜色

25 7. 单元格数据的对齐方式 (1) 常用对齐 Excel 2003 默认将文本左对齐, 数字右对齐方式, 但可以自行改变数据的对齐方式 1) 先选定单元格 单击 格式 / 单元格 命令 选择 对齐 选项卡 在 文本对齐 组合框中, 从 水平对齐 和 垂直对齐 下拉式列表框中选择对齐的方式 2) Excel 在常用工具栏中还提供了四个对齐按钮, 它们依次是 : 左对齐 居中对齐 右对齐和合并居中 操作与 Word 基本一样 (2) 标题合并及居中对齐表格的标题一般要居中, 可使用 合并和居中 钮进行设置 : 选定标题范围 合并和居中 钮

26 设置数字的格式 不同的应用场合需要使用不同的数字格式 因此, 要根据需要设置单元格中的数字格式 Excel2003 提供的数字格式有 : 常规 数值 货币 会计专用 百分比 分数 科学记数 文本 特殊以及自定义等数字格式 可以利用命令或格式工具栏, 将单元格加以格式化 其操作步骤如下 1. 设置单元格数字格式 方法一 : 利用菜单 选定单元格或区域 选择 格式 / 单元 格 命令 选定 数字 选项卡 在 分类 列表中, 选择 数值 在右 边选择数字格式 确定

27 方法二 : 利用格式工具栏 利用 格式 / 单元格 / 数字 中的选项 ( 先选定单元格 ) (1) 数值 : 确定小数位数 (2) 日期 : 确定日期的各种格式 (3) 百分比 : 自动添加百分号 (4) 分数 : 确定各种分数类型 (5) 文本 : 可输入字符型数字 (6) 特殊 : 可将数字转换为文字 2. 自定义数字格式 Excel 2003 提供了许多预设的数字格式, 但是有时还需要一些特殊的格式, 这就需要自定义数字格式, 操作步骤如下 : 选定单元格或区域 选择 格式 / 单元格 命令 单击 数字 选项卡 在 分类 列表框中选择 自定义 选项 在 类型 列表框中选择需要的类型 确定

28 1 输入公式 公式的使用 ( ) (1) 公式 : 由连续的一组数字和运算符组成的序列 该序列必须由等号开头 公式是对数据进行分析与计算的等式, 它可以对工作表中的数值进行从简单的四则混合运算直到复杂的财务计算 统计分析 (2) 输入公式并计算选定单元格 [ 在编辑栏 ( 或单元格 ) 中 ] 输入等号 输入公式 回车 = =SUM( =B3 + C3 + B3 D3 + E3 : E3 ) =SUM( B3, C3, D3, E3 ) =SUM( B3 : E3 )

29 2. 公式的复制 计算过程中为了同时使用其它单元格的类似公式, 可以通过移动或复制公式达到这一目的 当移动公式时, 公式中的单元格地址不会改变, 但在复制公式时, 单元格地址会自动调整 复制公式的方法是 : 先单击已有公式的单元格, 然后拖填充柄至最后一个单元格

30 3 快速运算 (1) 自动计算 1) 求和 : 选取求和区域 状态栏显示和 2) 其他计算 : 右击状态栏 选择计算式 显示结果 (2) 自动求和 行求和 : 选取求和行 ( 常用 工具栏 ) 求和钮 列求和 : 选取求和列 ( 常用 工具栏 ) 求和钮 注 : 自动计算结果显示在状态栏, 自动求和结果显示在单元格

31 4.2.1 初识 Word 2003 Word 2003 的启动和退出 Word 2003 窗口的组成 Word 2003 的视图方式

32 启动 Word 2003 的方法 : Word 2003 的启动与退出 ( 一 ) 1. 从开始菜单启动 2. 使用文档启动 Word 2003 双击一个 Word 文档的文件名即可启动 Word 3. 双击桌面上的 Word 2003 快捷方式 双击桌面上的 Word 2003 的快捷方式图标, 就可以启动 Word 2003 了

33 Word 2003 的启动与退出 ( 二 ) 退出 Word 2003 的方法 : 单击 文件 菜单, 在下拉菜单中选择 退出 命令 按 Alt+F4 键 单击 Word 程序右上角的 关闭 按钮 双击 Word 程序左上角的控制菜单按钮 在退出 Word 时, 如果文档没有保存, 会出现下面的提示对话框

34 滚动条状态栏 Word 窗口的组成 标题栏菜单栏工具栏编辑区 标尺

35 Word 的视图方式 ( 一 ) 1.. 普通视图 2.Web 版式视图

36 Word 的视图方式 ( 二 ) 3.. 页面视图 4.. 大纲视图

37 5.. 打印预览视图 Word 的视图方式 ( 三 )

38 4.2.2 输入和编辑文档 文档操作 文本的输入 文本的修改 文档的编辑

39 文档操作 ( 一 ) 1.. 创建新文档 使用标准文档 (Normal 模板 ), 它是 Word 2003 打开后的默认文档 使用 Word 2003 自带的模板或者是自己建立的模板, 这其中包含特定文档所 需要的预定义的正文 格式 样式等功能 使用 Word 2003 自带的向导, 它提供了一系列的对话框, 只要根据提示输入 或选择即可

40 文档操作 ( 二 ) 2.. 保存文档 保存新建文档的具体步骤 : 选择 文件 菜单中的 保存 命令, 也可以单击 常用 工具栏中的 保存 按钮, 打开 另存为 对话框 选择驱动器的名称 在此输入文件名

41 文档操作 ( 三 ) 3.. 关闭文档 选择 文件 菜单中的 关闭 命令 如果从上次保存文档之后对文档进 行了修改,Word 2003 会询问是否要保存所做的修改

42 文本的输入 ( 一 ) 1. 中英文输入 输入法列表 微软拼音输入法 2.. 标点符号的输入 特殊符号可以通过 插入 菜单中选择 符号 命令, 从 符号 对话框中选择

43 文本的输入 ( 二 ) 3. 日期和时间的插入 4.. 数字的输入 日期和时间 对话框 数字 对话框

44 文本的修改 1.. 光标的定位 (1) 利用鼠标 (2) 利用键盘 2.. 文档的修改 (1) 改写与插入 (2) 删除 键盘按键 Page Up Page Down Home End Ctrl+Home Ctrl+End 功能向上一行向下一行向左一个字符向右一个字符向上一页向下一页光标到本行首光标到本行末光标到文档首光标到文档末

45 文档的编辑 ( 一 ) 1.. 选择文本 (1) 鼠标选择 (2) 键盘选择 键盘按键 功能 Shift+ 上箭头 向上选定一行 Shift+ 下箭头 向下选定一行 Shift+ 左箭头 向左选定一个字符 Shift+ 右箭头 向右选定一个字符 Shift+Ctrl+ 上箭头 选定内容扩展至单词开头 Shift+Ctrl+ 下箭头 选定内容扩展至单词结尾 Shift+Ctrl+ 左箭头 选定内容扩展至段首 Shift+Ctrl+ 右箭头 选定内容扩展至段末 Shift+Home 选定内容扩展至行首 Shift+End 选定内容扩展至行末 Shift+PgUp 选定内容向上扩展整屏 Shift+PgDn 选定内容向下扩展整屏 Shift+Ctrl+PgUp 选定内容至文档窗口开始处 Shift+Ctrl+Home 选定内容至文档开始处 Shift+Ctrl+End 选定内容至文档结尾处 先按 F8, 再按箭头键 扩展选取文档中具体的某个 位置 Ctrl+A 或 Ctrl+ 小键盘数选定整个文档 字 5 Shift+Ctrl+PgDn 选定内容至文档窗口结尾处

46 文档的编辑 ( 二 ) 2.. 文本的删除 方法一 : (1) 选定要删除的文本 (2) 单击 编辑 菜单 (3) 在下拉菜单中选择 清除 命令, 或按键盘 Delete 键 方法二 : (1) 选定要删除的文本 (2) 右击被选中文本 (3) 在弹出的快捷菜单中单击 剪切 命令, 也可以在文档正文中删除所选文本 3.. 撤消 恢复和重复 4.. 文本的移动

47 文档的编辑 ( 三 ) 5.. 文本的复制与粘贴 方法一 : (1) 选中要复制的文本 (2) 单击 编辑 菜单 复制 命令 (3) 将光标移至要插入文本的位置 (4) 单击 编辑 菜单 粘贴 命令 方法二 : (1) 选中要复制的文本 (2) 单击工具栏上的 复制 工具按钮 (3) 将光标移动到要插入文本的位置 (4) 单击工具栏上的 粘贴 工具按钮 方法三 : (1) 选中要复制的文本 (2) 右击选中文本, 从快捷菜单中选择 复制 命令 (3) 将光标移动要插入文本的位置 (4) 在该插入点右击, 从弹出的快捷菜单中选择 粘贴 命令 方法四 : (1) 选中要复制的文本 (2) 按快捷键 Ctrl+C (3) 将光标移至要插入文本的位置 (4) 按快捷键 Ctrl+V

48 文档的编辑 ( 四 ) 6.. 查找文本 7.. 替换文本

49 4.2.3 文档的排版 设置字符格式 设置段落格式 添加边框和底纹 项目符号和编号 创建页眉和页脚 分栏排版

50 设置字符格式 ( 一 ) 1.. 设置字体 (1) 利用 字体 列表框设置字体 (2) 利用菜单命令设置字体

51 2.. 设置字号 设置字符格式 ( 二 ) 设置方式同设置字体相同, 可以在 字号 列表中设置, 也可以在 字体 对话框中设置 3.. 设置字形 (1) 加粗格式 4.. 设置字间距 (2) 倾斜格式 (3) 下划线格式

52 设置字符格式 ( 三 ) 5.. 动态文字效果 6.. 添加着重号

53 设置段落格式

54 项目符号和编号 ( 一 ) 1.. 创建项目符号 2.. 添加项目符号 (1) 将光标设置在认为需要添加项目符号的段落中, 如果有多个段落需要添加项目符号, 则需要将这些段落全部选中 (2) 单击 格式 工具栏上的 项目符号 按钮 或使用 格式 菜单中的 项目符号和编号 命令来添加项目符号

55 项目符号和编号 ( 二 ) 3.. 使用图片表示项目 4.. 使用数字编号

56 创建页眉和页脚 选择菜单 视图 页眉和页脚 命令, 这时屏幕出现用虚线标明的 页眉 区和 页脚 区, 同时显示 页眉和页脚 工具栏 在页眉和页脚间转换 单击 关闭 按钮返回文档