幻灯片 1

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1 利用 Word 轻松完成文档编排 徐洁 TEL: QQ:

2 主要内容 1. 关于 Word 2. 长文档编辑技巧 ( 分页符 分节符的使用 插入不同页眉页脚 生成自动目录 脚注和尾注 ) 3. 版面的美化 ( 从网页上拷贝无格式的文字 水印的插入 首字下沉 页眉页脚的美化等 ) 4. 实用技巧 ( 快捷键 出入生僻字 去掉页眉下的横线等 )

3 欢迎使用 Microsoft Word! Microsoft Word 是 Microsoft 主要的字处理程序, 与此相配合的软件还有 :Access Excel Frontpage PowerPint 等 文档编辑与排版 文本查找与替换 表格处理 图形处理 公式编辑 打印文件 样式与模板的制作和使用等

4 论文文档编排要解决的问题之一是在文档中对不同部分( 如封面 文摘和正文等) 进行不同的页码设置和页面设置 而要进行这些设置,首先要在文档中插入分页符和分节符 封面声明中英文摘要前言正文 ( 表格 ) 参考文献后记论文的编辑

5 在什么情况下需要插入 分页符? 不要用回车符来开始新的一页 插入分页符, 以保证光标的跨页定位 Ex: 封面后插入分页符, 就保证了 声明 总从新的一页开始 其他需要分页的地方

6 在希望从新的一页开始的分界处插入分页符

7 点击此处打开 视图 菜单点击此处将文本转换为普通视图模式word 工具条 ( 放大 ) 1 将合并好的文档切换为普通视图

8 点击这里打开 插入 菜单点击这里击光标放在准备插入分页符的位置选择分页符点2 在普通视图下插入分页符

9

10 在什么情况下需要插入 分节符? 1. 封面 声明 目录页一般不标注页码 在需要和不需要页码的分界处插入分节符 2. 在需要设置不同的页码格式 ( 如 : 阿拉伯数字和罗马数字 ) 或分段页码 ( 如, 各章的页码都从 1 开始 ) 的分界处插入分节符 3. 在需要进行不同页面设置 ( 如插入的表格需要页面由纵向变为横向, 而表格结束后又需要将页面恢复为纵向 ) 的分界处插入分节符

11 在不设置页码和开始设置页码的分界处插入分节符

12 在需要设置不同数字格式页码的分界处插入分节符

13 在需要进行不同页面设置的分界处插入分节符 ( 纵向 横向, 页码调整 )

14 在需要进行不同页面设置的分界处插入分节符 ( 横向 纵向, 页码调整 )

15 点击这里打开 插入 菜单点击这里光标放在准备插入分节符的位置选择分节符点击3 在普通视图下插入分节符

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17 插入页码的方法

18 点击这里打开 视图 菜单 点击这里打开设置页码工具条

19 ( 放大 ) 击此处将光标切换到找到第 1 节和第页2 节的分界处点脚设置页码的工具条

20 点击这里取消与上一节相同的链接点击这里进行页码格式设置点击

21 I I 点击这里插入页码点击这里可以使页码居中

22 找到第二节和第三节的分界处, 把光标切换到页脚后用与上面同样的方法进行页码插入操作

23 注意页码数字格式的变化

24 1 1

25 在文档中插入 横表

26 找到第 3 节和第 4 节的分界处后进行不同的页面设置操作

27 操作后的页面效果 : 第四节为横向点击这里将光标切换到页脚

28

29

30 找到第 4 节和第 5 节的分界处, 将光标切换到页脚后进行连续页码的设置操作 注意 : 用有些 Word 版本编辑时, 第 5 节会成为与第 4 节相同的横向页面 这时可以点击 页面设置 按钮将第 5 节恢复为纵向页面

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33 Word 文档自动目录的编制

34 使用自动目录的两大优点 : 1. 避免手工编制目录的繁琐和容易出错的缺陷 ; 2. 当文档修改使得页码变动时, 可以实现目录的自动更新

35 推荐方法 : 通过设置大纲级别生成自动目录

36 主要操作步骤 : 操作步骤 1: 设置页码 操作步骤 2: 设置标题级别 操作步骤 3: 插入自动目录 操作步骤 4: 更新自动目录

37 操作步骤 1: : 设置页 码 根据文档不同部分的页码设置需 求, 插入分节符, 使文档形成若干部分 节, 然后为不同的 节 分别设置页码 本例中的文档经上述操作, 形成如下 3 节 :

38 本例的文档结构 : 第一节 : 封面 声明与目录页, 页码设置 : 无 页码 ; 第二节 : 中英文摘要与前言, 页码设置 : 大写 罗马数字,Ⅰ, Ⅱ Ⅲ Ⅳ ; 第三节 : 正文 结束语 附录 参考文献与致 谢, 页码设置 : 阿拉伯数字,1, 2 3 4

39 第一节 在目录页下插入第一个分节符, 使封面 声明与目录页形成第一节, 其后的内容形成第二节

40 第二节 摘要 Abstract 前言 Ⅰ Ⅱ 在前言的最后一页插入第二个分节符, 使中英文摘要和前言成为第二节, 其后的内容成为第三节 Ⅵ

41 第三节 正文第三节 结束语 附录参考文献致谢 ⒋ ⒌ ⒍

42 操作步骤 2: : 设置标题级 别 在大纲视图下为文章设置各级标题 大 家可根据自己的需求设置标题级别, 所有设置了级别的标题都将在目录中显示出来 本例设置如下三级标题 :

43 本例中的标题级别 : 第一级 : 摘要 ABSTRACT, 前言 正文中的章 名 ( 如 : : 第一章高职教学创新与网络探究 ) 结束语 附录 参考文献 致谢 ; 第二级 : 正文中每一章下的节名 ( 如第一章下的 第一节信息技术条件下的高职教学改革 )) 附录下的附录 1 附录 2; 第三级 : 正文中每一节下的各点 ( 如第一章第一节下的 一 当今高职教学领域的改革

44 标题级别的设置方法 : 1. 将页面视图切换到大纲视图 ; 1.. 打开视图下拉菜单, 选择 大纲 视图 ;

45 2. 将光标移到将要设置的标题前, 打开大纲级别选择框, 确定标题级别 ; 将光标移到 摘要 前, 打开大纲级别选择框, 将 摘要 确定为 1 级 标题级别 ; 1 级标题

46 1 级标题 依上述方法将 ABSTRACT 前言 第一章 结束语 附录 参考文献 致谢 均设为 1 级 标题 ;

47 将光标移到 第一节 前, 打开大纲级别选择框, 将 第一节 确定为 2 级 标题级别 ; 依照此法将第一章下的 第二节 附录下的 附录 1 附录 2 均设为 2 级 标题 2 级标题

48 将光标移到第一节下的第 一 点前, 打开大纲级别选择框, 将第 一 点确定为 3 级 标题级别 ; 依照此法将第一节下的第 二 点 第二节下的 一 二 点均设为 3 级 标题 3 级标题

49 3. 所有级别的标题设置完毕, 打开 显示级别 下拉框, 显 示所有级别的标题, 检查是否有未设置的标题 ; 本例中共设置 3 级标题级别, 因此选择 显示级别 3 ;

50 如果设置的标题较多, 也可逐级显示和检查各级标题 级标题1 级题2 级标题题如果设置的标题较多, 标题级标题3 级++ +

51 操作步骤 3: : 插入自动目 录 各级标题设置好之后, 将视图从 大纲 视图切回 页面 视图, 再将光标移到目录页准备插入自动目录的位置, 系统即可自动生成目录

52 打开视图下拉菜单, 将视图从 大纲 视图切回 页面 视图

53 将光标移到准备插入自动目录的位置, 打开 插入 下拉菜单以及 引用 下级菜单 注 : 有些 Word 版本的 索引和目录 就在 插入 下拉菜单中

54 打开菜单中的 索引和目录, 即弹出 索引和目录 对话框 利用上下箭头可以重新设置目录中要显示的标题级别 本例中的标题级别为 3 级 点击 修改, 弹出 样式 对话框 可以在这里选择目录的样式 修改字体等 点击 确定 后生成自动目录

55 自动目录可提供链接功能, 按住 Ctrl 键并单击鼠标, 可直接到达标题所在页

56 操作步骤 4: : 更新自动目 录 如果因为修改文档内容, 使得页码发生 变化, 就需要相应地更新目录 例如, 本例中因为正文内容减少, 使得结 束语提前到第 3 页, 这时就需要更新目录

57 将光标置于目录中的任意位置, 单击鼠标选中目录 目录选中后变灰,这时单击鼠标右键弹出选择框 点击 更新域, 弹出 更新目录 对话框 选择 只更新页码,再按 确定 键,实现目录更新 更新目录的操作更新目录的操作

58 更新前的目录 更新后的目录

59 添加脚注和尾注 利用自动添加的功能完成脚注 尾注的编写

60 插入图片 首字下沉 艺术字 美化页眉页脚 美化版面

61 艺术字 插入图片 首字下沉 页脚美化

62 公式编辑器 公式编辑器是 Microsoft Office 中的通用工具, 利用它可以在 Word PowerPoint 等字处理软件中输入非常漂亮的数学公式, 使我们的文章更符合科技排版的要求 要说明的是 : 一般的 Microsoft Office 的安装, 甚至是 最大安装 也不包括公式编辑器

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67 四 回到上次编辑的位置三 输入生僻字二 去掉页眉下的横线一 快速取消自动编号一些实用的小技巧

68 几个自学的网站 d/ /index.shtml zhuanti/zt/office/9.shtml 2k.htm

69 ANY QUESTION?

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71 加密保护 在工具拦中点击 保护文档, 可以对文档进行加密, 防止他人对文档的修改

72 快速取消自动编号 Word 中的自动编号功能对输入题目的序号十分有用, 但实际应用中并非每次回车都需要自动添加编号, 如何在回车时临时取消编号呢? 其实我们不必调用 自动更正选项 进行繁琐的设置, 可以按组合键 Shift+Enter 来临时取消回车转行时自动输入的编号, 是不是很方便呢?

73 去掉页眉下的横线 谈起这个问题, 我们就不能不说起格式 在默认情况下, 我们在 Word 下建立的文档都是基于 Normal 模板的, 键入的文字会自动应用一些特定的样式 如 : 文本区的文字会自动应用 正文 格式, 页眉区的文字会自动应用 页眉 格式

74

75 点击显示格式

76 选择视图类型

77 点击

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80 输入生僻字 你会不会有不认得的字无法输入? 用字形输入法又不熟练呢? 有一个简单的方法可以解决!

81 将输入法更改为 微软拼音. 打开输入板

82 用鼠标输入字形 寵

83 回到上次编辑的位置 要想成为高手学会, 必须学会使用快捷键 回到上次编辑的位置 :SHIFT+F5

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