Word 简介 Word 2003 是 Microsoft 公司开发 Office 系列办公软件之一, 是 Windows 系统中最常用 最典型的应用程序, 是目前最流行的文字处理软件 其最大特点是具有强大的编辑功能 图文混排及网络功能

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1 WORD 长文档的编排 以博硕学位论文为例 南京师范大学专业图书馆代宁 电话 : :

2 Word 简介 Word 2003 是 Microsoft 公司开发 Office 系列办公软件之一, 是 Windows 系统中最常用 最典型的应用程序, 是目前最流行的文字处理软件 其最大特点是具有强大的编辑功能 图文混排及网络功能

3 MS Office 2003

4 主要内容 Word 文档页面编辑 Word 文档目录自动生成及更新 Word 文档编排实用技巧

5 学位论文的格式要求 对学位论文的格式要求公布 在研究生部网站上, 但为了方便大家, 我们在 图书馆博硕士学 位论文网上培训 提交与查询系统 中做了链接

6 论文封面 声明等都在此处下载

7 Word 文档页面编辑 学位论文编排要解决的问题之一是在 Word 文档中对不同部分 ( 如封面 文摘和正文等 ) 进行不同的页码设置和页面设置

8 页码设置和页面设置 插入分页符 插入分节符 插入页码 文档中插入横表

9 封面 声明 正 ( 表格 ) 中英文摘要 文 参考文献 前言 后记 在准备进行文档编排前, 需要按研究生学位论文要求的顺序将封面 声明 目录 摘要 前言 正文 参考文献等合并成一个文档

10 插入分页符

11 什么情况下需要插入分页符? 希望文档的某一部分从新的一页开始 时, 在开始字符前插入分页符, 以保证光标 的跨页定位跨页定位 声明 目录 前 各章 节前和 参考文献 前都可以加分页符

12 打开 视图 菜单 将文本转换为普通视图模式 word 工具条 ( 放大 ) 1 将合并好的文档切换为普通视图

13 打开 插入 菜单 点击这里 选择分页符 光标放在准备插入分页符的位置 在希望从新的一页开始的分界处插入分页符 1 在普通视图下插入分页符

14 编辑标记被激活的情况下, 可以看到分隔符

15 插入分节符

16 什么情况下需要插入分节符? 在需要和不需要页码的分界处插入分节符 封面 声明 目录页一般不标注页码 在需要设置不同的页码格式 ( 如 : 阿拉伯数字和罗马数字 ) 或分段页码 ( 如, 各章的页码都从 1 开始 ) 的分界处插入分节符 在需要进行不同页面设置 ( 如插入的表格需要页面由纵向变为横向, 而表格结束后又需要将页面恢复为纵向 ) 的分界处插入分节符

17 在不设置页码和开始设置页码的分界处插入分节符

18 在需要设置不同数字格式页码的分界处插入分节符

19 在需要进行不同页面设置的分界处插入分节符 ( 纵向 横向, 页码调整 )

20 在需要进行不同页面设置的分界处插入分节符 ( 横向 纵向, 页码调整 )

21 如何插入分节符

22 打开 插入 菜单 点击这里 选择分节符 光标放在准备插入分节符的位置 1 在普通视图下插入分节符

23

24 插入页码的方法

25 打开 视图 菜单 打开设置页码工具条

26 设置页码的工具条 ( 放大 ) 将光标切换到页脚 找到第 1 节和第 2 节的分界处

27 点击 点击这里进行页码格式设置 点击这里取消与上一节相同的链接

28 使页码居中 插入页码 I I

29 找到第二节和第三节的分界处, 把光标切换到页脚后用与上面同样的方法进行页码插入操作

30

31 1 1

32 在文档中插入横表

33 找到第 3 节和第 4 节的分界处后进行不同的页面设置操作

34 操作后的页面效果 : 第四节为横向 将光标切换到页脚

35

36

37 找到第 4 节和第 5 节的分界处, 将光标切换到页脚后进行连续页码的设置操作

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40 主要内容 Word 文档页面编辑 Word 文档目录自动生成及更新 Word 文档编排实用技巧

41 使用自动目录的两大优点 : 1. 避免手工编制目录的繁琐和容易出错的缺陷 2. 当文档修改使得页码变动时, 可以实现目录的自动更新

42 要求一 : 自动生成目录, 可随时更新

43 要求二 : 单个文档, 多页码样式 声明 中英文摘要 前言

44 关于目录项 1 目录项 页码 对应的文字条目 2 目录项可按级 别自动缩进

45 说明 : 1. 本课件所用学位论文示例仅作教学之用, 所以隐去了作者的真实姓名 ; 2. 为方便说明自动目录的生成过程, 学位论文示例中的正文部分只保留了第一章的一 二两节

46 推荐方法 : 通过设置大纲级别生成自动目录 注 : 自动目录的生成除了本课件推荐的方法 外, 还可以通过设置标题样式等方法来生 成, 在此不做介绍

47 主要操作步骤 : 步骤 1: 设置页码 步骤 2: 设置标题级别 步骤 3: 插入自动目录 步骤 4: 更新自动目录

48 操作步骤 1 : 设置页码 根据文档不同部分的页码设置需求, 插入分节符, 使文档形成若干节, 然后为不同的 节 分别设置页码 本例中的文档经上述操作, 形成如下 3 节 :

49 本例的文档结构 : 第一节 : 封面 声明与目录页 页码设置 : 无 页码 ; 第二节 : 中英文摘要与前言 页码设置 : 大写罗马数字,Ⅰ, Ⅱ Ⅲ Ⅳ ; 第三节 : 正文 结束语 附录 参考文献与致谢 页码设置 : 阿拉伯数字,1, 2 3 4

50 第一节 在目录页下插入第一个分节符, 使封面 声明与目录页形成第一节, 其后的内容形成第二节

51 第二节 摘要 Abstract 前言 Ⅰ Ⅱ 在前言的最后一页插入第二个分节符, 使中英文摘要和前言成为第二节, 其后的内容成为第三节 Ⅵ

52 第三节 第三节正文 结束语 附录参考文献致谢 ⒋ ⒌ ⒍

53 操作步骤 2: : 设置标题级别 在大纲视图下为文章设置各级标题 大家可根据需求设置标题级别, 所有设置了级别的标题都将在目录中显示出来 本例设置如下三级标题 :

54 本例中的标题级别 : 第一级 : 摘要 ABSTRACT, 前言 正文中的章名 ( 如 : : 第一章高职教学创新与网络探究 ) 结束语 附录 参考文献 致谢 ; 第二级 : 正文中每一章下的节名 ( 如第一章下的 第一节信息技术条件下的高职教学改革 )) 附录下的附录 1 附录 2; 第三级 : 正文中每一节下的各点 ( 如第一章第一节下的 一 当今高职教学领域的改革

55 标题级别的设置方法 : 1. 将页面视图切换到大纲视图 打开视图下拉菜单, 选择 大纲 视图

56 2. 将光标移到将要设置的标题前, 打开大纲级别大纲级别选择 框, 确定标题级别 将光标移到 摘要 前, 打开大纲级别选择框, 将 摘要 确定为 1 级 标题级别 1 级标题

57 依上述方法将 ABSTRACT ABSTRACT 前言 第一章 结束语 附录 参考文献 致谢 均设为 1 级 标题 1 级标题

58 将光标移到 第一节 前, 打开大纲级别选择框, 将 第一节 确定为 2 级 标题级别 依照此法将第一章下的 第二节 附录下的 附录 1 附录 2 均设为 2 级 标题 2 级标题

59 将光标移到第一节下的第 一 点前, 打开大纲级别选择框, 将第 一 点确定为 3 级 标题级别 依照此法将第一节下的第 二 点 第二节下的 一 二 点均设为 3 级 标题 3 级标题

60 3. 所有级别的标题设置完毕, 打开 显示级别 下拉 框, 显示所有级别的标题, 检查是否有未设置的标题 本例中共设置 3 级标题级别, 因此选择 显示级别 3

61 如果设置的标题较多, 也可逐级显示和检查各级标题 级标题 2 级标题 3 级标题

62 操作步骤 3: : 插入自动目录 各级标题设置好之后, 将视图从 大纲 视图切回 页面 视图, 再将光标移到目录页准备插入自动目录的位置, 系统即可自动生成目录

63 打开视图下拉菜单, 将视图从 大纲 视图切回 页面 视图

64 将光标移到准备插入自动目录的位置, 打开 插入 下拉菜单以及 引用 下级菜单 注 : 有些 Word 版本的 索引和目录 就在 插入 下拉菜单中

65 打开菜单中的 索引和目录, 即弹出 索引和目录 对话框 利用上下箭头可以重新设置目录中要显示的标题级别 本例中的标题级别为 3 级 点击 修改, 弹出 样式 对话框 可以在这里选择目录的样式 修改字体等 点击 确定 后生成自动目录

66 自动目录可提供链接功能, 按住 Ctrl 键并单击鼠标, 可直接到达标题所在页

67 操作步骤 4: : 更新自动目录 如果因为修改文档内容, 使得页码发生变化, 就需要相应地更新目录 例如, 本例中因为正文内容减少, 使得结束语提前到第 3 页, 这时就需要更新目录

68 更新目录的操作 选择 只更新页码, 再按 确定 键, 实现目录更新 点击 更新域, 弹出 更新目录 对话框 目录选中后变灰, 这时单击鼠标右键弹出选择框 将光标置于目录中的任意位置, 单击鼠标选中目录

69 更新前的目录 更新后的目录

70 主要内容 Word 文档页面编辑 Word 文档目录自动生成及更新 Word 文档编排实用技巧

71 Word 文档编排实用技巧 文档结构图 创建书签 页面美化 编辑公式 脚注和尾注 题注 页面设置水印效果 隐藏文字 加密保护 大小写字母转换 快速取消自动编号 实用快捷键 去掉页眉下的横线 生僻字输入 样式和模板 页面设置

72 Word 文档结构图 打开一个显示文档结构的窗口, 方便地查看文档的各级标题 可方便地了解文档的层次结构, 快速定位长文档, 大大加快阅读的时间 在整个文档中快速漫游并追踪特定位置, 单击某个标题可立即跳转至文档中的相应位置

73 视图 - 文档结构图

74 Word 创建书签 方便阅读, 好比一本长篇小说, 看了一部分, 在中间插个书签, 方便下次打开 方便修改, 在需要修改但一时还没有拿定主意时, 先在此处插上书签, 以后想到了就可以方便的定位到此处

75 插入 书签 输入书签名 添加 以后须要时 : 插入 书签 输入书签名 定位

76 页面美化 插入图片 首字下沉 艺术字 美化页眉页脚

77 艺术字 插入图片 首字下沉 页脚美化

78 制作公式 公式编辑器是 Microsoft Office 中的通用工具, 利用它可以在 Word PowerPoint 等字处理软件中输入非常漂亮的数学公式, 使我们的文章更符合科技排版的要求

79 将光标定位在要插入公式的位置插入 对象 新建 Microsoft 公式 3.0

80 公式编辑器 选择相关公式符合, 输入相关数值即可 提示 : 非完整安装通常不包括公式编辑器

81 公式编辑器的安装

82 脚注和尾注 脚注位于页面底部, 可作为文档某处内容的注释 尾注位于文档的末尾, 可用于参考文献的书写

83 1. 把光标定位到要插入注的地方 2.Word 自动把光标定位到页面的底部, 输入注释的内容即可 3. 可以在文档的各处插入脚注, 而不用考虑脚注的序号, 排过 版后, 每页的脚注会自动重新编号

84 1. 在有脚注的文档中, 页面视图 脚注, 可快速将光标定位到文档中的脚注区, 直接编辑和修改脚注 2. 删除脚注, 在文档中选中脚注符, 按 Delete, 所有的脚注序号及脚注区中的注释都会自动进行调整 在脚注区删除操作, 不能同时删除文档中的脚注符 4. 尾注的插入和脚注是大同小异

85 题注 给图片 表格 图表 公式等项目添加的名称和编号

86 使用题注功能可以保证长文档中图片 表格或图表等项目能够顺序地自动编号 移动 插入或删除带题注的项目时,Word 可以自动更新题注的编号

87 页面设置水印 格式 背景 水印小技巧 : 激活页眉 / 页脚的状态下可对水印做缩放, 移动操作

88 隐藏文字 ( 慎用!)

89 加密保护 工具 选项 安全性

90 大小写字母转换 转换时, 容易对字体 字号等设置产生影响!

91 快速取消自动编号 Word 中的自动编号功能对输入题目的序号十分有用, 但实际应用中并非每次回车都需要自动添加编号, 如何在回车时临时取消编号呢? 组合键 Shift+Enter 可临时取消回车转行时自动输入的编号

92 实用快捷键 (1) 保存 : Ctrl+S 复制 : Ctrl+C 粘贴 : Ctrl+V 剪切 : Ctrl+X 上标 : trl+shift 下标 : Ctrl+= 全选 : Ctrl+A

93 实用快捷键 (2) 选择 : Shift+ 方向键方向键 无级缩放 : Ctrl+[ ] 页面缩放 : Ctrl+ 鼠标滚轮 拖动工具图标 : Alt+ 图标 撤消上一次操作 : Ctrl- -Z SHIFT+F5 : 回到上次编辑的位置

94 去掉页眉下的横线 使页眉处于选定状态, 格式 边框和底纹

95 输入生僻字 你会不会有不认得的字无法输入? 用字形输入法又不熟练呢?

96 微软拼音输入法的输入板 将输入法更改为 微软拼音. 打开输入板

97 用鼠标输入字形 寵

98 插入符号功能快速输入生僻字 如 桝, 在文档中输入一个与该字同偏旁部首的汉字如 桃, 插入 符号, 对话框定位在包含该偏旁部首的汉字区域, 上 下拉动滚动条, 就可找到 桝

99 快速键快速输入生僻字 如果我们要经常输入这个生僻汉字, 每次都要这样插入 查找 关闭对话框, 显得非常麻烦 我们就给它定义一个快捷键 插入 符号 选中相应的汉字 快捷键 请按新快捷键 按下 Ctrl+J( 字读音 jie) 组合键 指定

100 也可以用其他组合键, 但要注意不能与系统快捷键重复, 以后需要输入这个汉字时, 只要按下 Ctrl+J 组合键就行了

101 注意 : 如果这样的生僻字较多时, 记忆快捷键也非常麻烦, 我们可以将他们一一添加到 自动图文集 中, 然后根据需要输入, 将会很方便

102 插入 自动图文集 ( 新建 ) 插入 自动图文集选中 插入

103 格式 样式和格式 新样式属性 格式选择参数设置, 选定要创建样式文档内容 样式和模板

104 修改样式 删除样式 显示样式 模板应用

105 页面设置 页边距设置 纸张类型设置 板式设置

106 文件 页面设置

107 复制表格标题行 为跨页表格增加标题行, 也就是将整个表格的标题行复制过来, 不但阅读方便, 而且复制的标题行与第一页中的表格标题行是同步的, 即第一页的表格标题行改变的话, 后面复制的标题行都会随之更改

108 选中表格的标题行, 表格 标题行重复 所有跨页的表格第一行都出现了标题行

109 跨页断行 当表格高度超出页面版面高度, 就会自动跨页 如果最后一行某个单元格的内容较多, 无法在当前页放下, 该行可能会折到第二页中显示, 使第一页下半部分留下较多空白, 影响排版的效果 要解决这个问题, 您可以设置表格 跨页断行

110 表格属性 单击 行 选项卡在 选项 中选中 允许跨页断行

111 ANY QUESTION?

112 南京师范大学专业图书馆代宁

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幻灯片 1 利用 Word 轻松完成文档编排 徐洁 TEL:83598502 E-MAIL:XUJIE1@NJNU.EDU.CN QQ:19508158 主要内容 1. 关于 Word 2. 长文档编辑技巧 ( 分页符 分节符的使用 插入不同页眉页脚 生成自动目录 脚注和尾注 ) 3. 版面的美化 ( 从网页上拷贝无格式的文字 水印的插入 首字下沉 页眉页脚的美化等 ) 4. 实用技巧 ( 快捷键 出入生僻字

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