活学巧用Office 事半功倍小Tip

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1 图书馆资源与服务利用专题讲座实用工具系列活学巧用 Office 事半功倍小 Tips 系列讲座之一 Word 长文档排版于淼 2019 年 5 月 9 日

2 Word 长文档排版长文档排版的方法和步骤长文档排版中的常见问题活学巧用快捷键活学巧用查找 / 替换 2

3 温馨提示 1. 本讲的课件视频和练习所用文档请到图书馆主页 -> 服务板块下教学 / 培训 -> 学年春季学期图书馆资源与服务利用专题讲座安排及课件中下载, 网址为 2. 演示以 Word2010 为例,2003/2007/2013/2016/2019/365 等版本及 WPS 具有相似的功能 3. 参考文献处理方式请参考 5 月 8 日的讲座第 19 讲 : 文献管理软件 NoteExpress 应用入门, 往年的课件及视频可在往期专题讲座课件中下载 3

4 我论文格式总是调不好, 干脆找人帮我调吧别担心, 我教你, 包教包会以一篇毕业论文的节选为例长文档排版的方法和步骤 4

5 毕业论文排版步骤文本 : 字体段落样式多级列表图表 : 编号交叉引用插入目录页面 : 分节页边距页眉页脚文本图表目录页面 5

6 中国人民大学本科生毕业论文 ( 设计 ) 指导手册毕业论文的排版要求页面设置本科学生毕业论文要求纵向打印, 页边距的要求为 : 上 (T):2 cm 下 (B):2 cm 左 (L):1.5 cm 右 (R):1.5 cm 装订线 (T):0.5 cm 装订线位置 (T): 左其余设置采取系统默认设置页眉页码设置页眉 : 学校标志 ( 教务处主页提供下载 ): 高度为 0.98 cm, 宽度为 4.13 cm, 居中放置页码采用 10.5 号宋体字, 居中放置, 格式为 : 第 1 页总体要求 : 按照自然段依次排列, 每段起行空两格, 回行顶格 12 号宋体字,( 重点文句,12 号宋体字, 加粗 ),1.25 倍行距标题 : 各层标题均单独占行一级标题 : 三号黑体 ( 英文 Times New Roman), 加粗, 居中, 单倍行距, 段前 1 行, 段后 1 行, 序号后空 2 个汉字符接标题内容, 末尾不加标点, 写法为 1 ; 二级标题 : 四号黑体 ( 英文 Times New Roman), 加粗, 顶左, 单倍行距, 段前 1 行, 段后 1 行, 序号后空 2 个汉字符接标题内容, 末尾不加标点, 写法为 1.1 ; 三级标题 : 小四号黑体 ( 英文 Times New Roman), 加粗顶左, 单倍行距, 段前 1 行, 段后 1 行, 序号后空 2 个汉字符接标题内容, 末尾不加标点, 写法为 ; 四级标题 : 五号黑体 ( 英文 Times New Roman), 加粗顶左, 单倍行距, 段前 1 行, 段后 1 行, 序号后空 2 个汉字符接标题内容, 末尾不加标点, 写法为四级以下单独占行的标题顺序采用 A.B.C. 和 a.b.c. 两层, 标题均空两格放置序数, 后空一格接标题内容正文中对总项包括的分项采用 ⑴⑵⑶ 单独序号, 对分项中的小项采用 123 的序号或数字加半括号, 括号后不再加其他标点 6

7 中国人民大学研究生学位论文及其摘要的撰写和印制要求文本图表目录页面 7

8 毕业论文字体段落格式要求 ( 以研究生为例 ) 正文段落和标题一律采用固定行间距 20pt. 大标题 ( 第 1 章 ) 黑体小二号 (18pt), 占六行 ( 按宋体小四号计 ) 居中. 一级节标题 (1.1) 黑体小三号 (14pt), 占四行 ( 按宋体小四号计 ) 顶头. 二级节标题 (1.1.1) 黑体小四号 (12pt), 占两行 ( 按宋体小四号计 ) 顶头. 正文宋体小四号 (12pt) 样式中文字体字号对齐方式大纲级别缩进段前段后行距一级标题黑体小二 (18pt) 居中 1 级无 3.2 行 3.2 行 20 磅二级标题黑体小三 (14pt) 两端对齐 2 级无 2 行 2 行 20 磅三级标题黑体小四 (12pt) 两端对齐 3 级无 0.6 行 0.6 行 20 磅正文宋体小四 (12pt) 两端对齐正文文本首行缩进 2 字符 0 磅 0 磅 20 磅其他 : 图表图名表名页眉页脚目录脚注尾注文本图表目录页面 8

9 通过样式调格式为什么用样式? 样式有什么优点? 保留未在样式中定义的原格式定义多种样式不混乱只需单击即应用样式于当前段便于统一修改格式刷有什么不好? 上下标和加粗 / 斜体 / 下划线不见了多种格式刷来刷去容易乱选取大段文字不方便难以批量修改文本图表目录页面 9

10 创建样式设置一个二级标题的字体和段落格式 (2010 版 ) 在设置好的二级标题上右键选择样式 -> 将所选内容保存为快速样式 (2016 版 ) 开始选项卡在弹出对话框中输入新名称, 如 xw 二级标题右键点这文本图表目录页面 10

11 应用样式完成各种样式的设置 1 2 在段中任意位置单击对应样式名或按快捷键即可应用样式设置快捷键文本图表目录页面 11

12 复制样式到其他文档 Q: 调好的样式如何复制到另一篇文档? A: 复制几段包含所需样式的文字, 粘贴选项选择保留原格式粘贴到另一篇文档即可文本图表目录页面 12

13 定义多级列表样式开始选项卡 -> 段落 -> 多级列表按钮 -> 定义新的列表样式切换到更多文本图表目录页面 13

14 定义多级列表样式开始选项卡 -> 段落 -> 多级列表按钮 -> 定义新的列表样式文本图表目录页面 14

15 定义多级列表样式开始选项卡 -> 段落 -> 多级列表按钮 -> 定义新的多级列表文本图表目录页面 15

为图表添加编号 1 2 3 4 在开始选项卡 - 多级列表 - 定义新的多级列表中, 将

16 为图表添加编号在开始选项卡 - 多级列表 - 定义新的多级列表中, 将级别链接到样式由 xw 一级标题改为标题 1, 再将标题 1 的样式应用于所有一级标题在表的上方 / 图的下方单击引用选项卡中的插入题注新建标签 : 表 / 图编号 : 勾选包含章节号, 选标题 1 和.( 句点 ) 或 - ( 连字符 ) 文本图表目录页面 16

17 交叉引用作用 : 调整图表或文字顺序后, 文中引用图表的编号不会乱方法 : 光标在文中插入点位置, 单击引用选项卡 -> 交叉引用效果 : 插入一个域文本图表目录页面 17

18 插入目录引用选项卡 -> 目录 -> 插入目录图表目录同理, 引用选项卡 -> 题注 -> 插入表目录 1 2 必要时调整目录中需要显示的样式文本图表目录页面 18

19 修改目录格式第 1 章 XXXXX( 四号, 黑体 ) 1 1.1XXXXX( 小四, 宋体 ) XXXXX( 小四, 宋体 ) 2 逐一修改各级目录样式 4 3 文本图表目录页面 19

20 分节作用 : 便于设置不同的页眉页脚纸张方向水印或不连续的页码等方法 : 单击上一节的末尾单击页面布局选项卡 -> 分隔符 -> 分节符 -> 下一页按 Delete 键, 以删除下一节最顶端多余的段落标记取消分节 : 在上一节末尾用 Delete 键删除恢复受影响的文本文本图表目录页面 20

21 页面布局页面布局选项卡 ( 注意根据需要选择应用于整篇文档还是本节 ) 上边距 :4.5 厘米, 下边距 :4 厘米, 左边距 :3.5 厘米, 右边距 :3 厘米页眉距边界 ( 推荐 ):3.5 厘米, 页脚距边界 ( 推荐 ):3 厘米文本图表目录页面 21

22 页眉页脚在页眉 / 页脚区域双击页眉 : 论文题目, 宋体五号居中页脚 : 页码,Times New Roman, 五号硕士论文页码在右侧, 博士论文页码在外侧, 选中奇偶页不同右键单击页码, 选择设置页码格式正文之前通常使用罗马数字页码正文取消选中链接到前一条页眉, 以阿拉伯数字从 1 开始编号文本图表目录页面 22

23 长文档排版中的常见问题 1. 遗留修订或批注 2. 更新后出错 3. 分节符导致格式出错 4. 图片显示不全 5. 表格显示不全 6. 绘图显示不全 23

24 1. 遗留修订或批注页面右边距过宽解决方法 : 删除全部批注接受或拒绝每一条修订点击审阅选项卡的上一条和下一条, 直至没有更多修订 24

25 2. 更新后出现错误提示章节编号图表编号交叉引用目录参考文献外源图表等需更新更新方法 : 全选 (Ctrl+A), 更新域 (F9) 图表编号出错原因 : 一级标题使用了自定义样式, 但系统只认标题 1 样式解决方法 : 使用标题 1 样式, 可更新标题 1 以匹配自定义的一级标题, 再将标题 1 的样式应用于所有一级标题注意 : 定稿前查找错误!, 以确保文档中没有这类错误 25

26 交叉引用出错正常时更新后出现问题原因 : 表名前插入了段落标记 ( 换行 ) 解决方法 : 推荐通过调整表名的段前间距, 而不是换行来调整表格与前文的距离如果要用换行, 应在上端末尾插入, 而不是表名前插入 26

27 3. 分节符导致格式出错在节首插入分节符造成段前间距不正常正常时段前间距不正常解决方法 : 在上一节的末尾而不是下一节的开头插入分节符 27

28 4. 图片显示不全图片的行间距小于图片高度造成显示不正常正常时不正常原因 : 可能是统一调整了行间距为 20 磅解决方法 : 将图的行距改为单倍行距 28

29 5. 表格显示不全行高的固定值小于实际高度造成显示不完整不正常解决方法 : 将行高改成最小值或去掉指定高度前的 29

30 6. 绘图显示不全文字大小超过自选图形大小解决方法 : 调小字体或调大文本框 ( 或其它自选图形 ) 建议转换为图片 30

31 活学巧用快捷键说明保存复制剪切粘贴撤销恢复查找替换居左居中居右两端对齐增大字号 / 减小字号应用上 / 下标格式切换字母大小写插入域 / 切换域代码 / 取消域 / 更新域整段或表格中整行上 / 下移拆分表格为上下两段 / 插入分栏符按键 Ctrl+S C X V Z Y F H L E R J Ctrl+]/[ 或 Ctrl+Shift+>/< Ctrl+Shift++/Ctrl+= Shift+F3 Ctrl+F9/Shift+F9/Ctrl+Shift+F9/F9 Alt+Shift+ / Ctrl+Shift+Enter 更多请参考 Office 2010 快捷键查询手册自定义快捷键 : 文件 -> 选项 -> 自定义功能区 -> 键盘快捷方式 : 自定义 Ctrl Shift Alt 配合鼠标实现选择移动复制微移等快捷操作 31

32 活学巧用查找 / 替换 1. 将英文标点替换成中文标点,. : ;?! ( ) 如,( 空格 ) ->, 2. 删除多余空行 :^p^p->^p 3. 删除段落标记 ^p->( 空格 ) 4. 将手动换行符替换为段落标记 ^l->^p 5. 将文字替换为图片复制图片, 文字 ->^c (^c 为剪切板内容, 不限于图片 ) 6. 替换格式 7. 将英文字体的中文双引号替换为中文字体的中文双引号 ( 见上图 ) ( 有时会通过先都设成宋体, 再都设成 Times New Roman 的方式使文档字体统一规范, 但会使中文引号变成英文引号, 可通过替换修正如用样式调字体则没有这样的问题 ) 32

33 WORD 文档排版小结样式的新建编辑应用和复制利用多级列表对章节自动编号图表自动编号与交叉引用插入分节符目录页眉 / 页脚常用快捷键自定义快捷键内容替换格式替换 33

34 欢迎利用图书馆数字资源和服务在使用或培训中有问题或建议请与我们联系电话 : ; tsgzxb@ruc.edu.cn 34

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活学巧用Office 事半功倍小Tip 图书馆资源与服务利用专题讲座实用工具系列活学巧用 Office 事半功倍小 Tips 系列讲座之一 Word 长文档排版于淼 2016 年 5 月 18 日 Word 长文档排版通过实例学习毕业论文排版论文排版中的常见问题活学巧用快捷键活学巧用查找 / 替换 2 几点说明 : 1. 本讲的课件视频和练习所用文档请到图书馆主页 -> 专题讲座 ->2015-2016 学年春季学期图书馆资源与服务利用专题讲座