Microsoft Word - 扉页.doc

Transcription

1 科学出版社职教技术出版中心

2 普通高等教育 十二五 重点规划教材公共课系列中国科学院教材建设专家委员会 十二五 规划教材 李胜卜红宝主编 刘锁兰高云郝立副主编 北京

3 内容简介 本书全面 系统地介绍了计算机实用技术的基础知识与应用软件技术 全书精选最常用的 4 个软件 (Word Excel PowerPoint Access) 进行深度的讲解, 每个软件分入门与进阶 高级应用两章进行介绍, 实例丰富 结构清晰 语言简练 图文并茂, 具有很强的实用性和可操作性 本书以 基础理论 - 上机实验 - 案例操作 为主线进行编写, 并提供了大量实用的 其他同类图书很少涉及的高级操作技术, 以便读者提高分析问题与解决问题的能力 每章均附有习题, 并配有素材 PPT 等教学资源 本书既可作为各类高等院校的教材, 亦可作为科技工作者及计算机爱好者的自学用书, 还可以作为计算机实用技术的培训教材和参考用书 图书在版编目 (CIP) 数据 计算机实用技术 / 李胜, 卜红宝主编. 北京 : 科学出版社, ( 普通高等教育 十二五 重点规划教材公共课系列 中国科学院教材建设专家委员会 十二五 规划教材 ) ISBN Ⅰ. 1 计 Ⅱ. 1 李 2 卜 Ⅲ. 1 电子计算机 - 高等学校 - 教材 Ⅳ. 1TP3 中国版本图书馆 CIP 数据核字 (2011) 第 号 责任编辑 : 赵丽欣杨阳 / 责任校对 : 马英菊责任印制 : 吕春珉 / 封面设计 : 东方人华平面设计部 出版北京东黄城根北街 16 号邮政编码 : 印刷 科学出版社发行各地新华书店经销 * 2011 年 8 月第一版开本 : / 年 8 月第一次印刷印张 :19 1/2 印数 : 字数 : 定价 :39.00 元 ( 如有印装质量问题, 我社负责调换 < 新蕾 >) 销售部电话 编辑部电话 版权所有, 侵权必究举报电话 : ; ; 科学出版社职教技术出版中心

4 普通高等教育 十二五 重点规划教材公共课系列计算机基础教育类学术编审委员会 主任 : 杜先能吴晓蓓单启成杨静宇曹进德副主任 : 韩忠愿许勇严云洋周鸣争方厚加李敬兆秦锋庄玉良朱贵喜戴仕明 编委成员 :( 排名不分先后, 按姓氏笔划为序 ) 卜红宝 于春玲 方瑞芬 毛岷林 尹 静 王忠群 王建农 王维民 王靖国 史国川 史春联 乔正洪 刘传领 刘家琪 安 进 朱正礼 江家宝 汤静芳 严峥 严丽丽 吴德琴 宋正虹 张居晓 张洪斌 张裕荣 李 胜 杨 枢 陈 鹏 陈海燕 林 莉 邵杰於文刚 周志刚 周明争 宦集体 姜 华 施永香 赵树宇 凌海云 钱 峰 徐卫军 黄海生 梁明 葛武滇 潘子宇

5 前 言 随着计算机与信息技术的飞速发展, 掌握计算机应用软件的使用方法已成为 21 世 纪大学生必备的技能 如何使理论与实践相结合, 让学生在掌握好计算机应用软件的基础理论与应用技术的基础上, 提高分析问题与解决问题的实际能力, 是目前广大教育工作者的努力目标 本书是作者汇集多年教学经验编写而成的一本实用性与操作性很强的特色教材 本书从读者实际需求出发, 由浅入深 循序渐进地讲解常用办公软件 Word Excel PowerPoint 以及 Access 数据库技术知识 本书共 8 章, 内容包括 Word 2003 入门与进阶 Word 2003 高级应用 Excel 2003 入门与进阶 Excel 2003 高级应用 PowerPoint 2003 入门与进阶 PowerPint 2003 高级应用 Access 2003 入门与进阶 Access 2003 高级应用 入门和进阶部分介绍基本操作, 并通过上机实训部分对所学的内容进行巩固和强化 ; 高级应用部分提供了一个详实的应用案例和大量实用但其他同类图书很少涉及的高级操作技术, 以便读者提高分析问题与解决问题的能力 本书根据相关课程的教学要求与特点, 从实际出发, 力求做到 : (1) 精心选取内容 本书挑选了最常用的办公软件 Word Excel PowerPoint 以及 Access 数据库技术进行讲解, 层次分明, 结构合理 (2) 以 基础理论 - 上机实验 - 案例操作 为主线进行编写, 以便读者提高分析问题与解决问题的能力 (3) 突出重点难点并全面解析, 力求解决实践性问题 (4) 非常适合教学与自学 本书内容丰富 条理清晰 图文并茂 易教易学 在讲解每个知识点时都配有相应的综合实例和练习, 方便读者上机实践 (5) 示例丰富, 实用性强, 并配有大量上机实验以加强读者的掌握力度 本书既可作为各类高等院校的教材, 亦可作为科技工作者及计算机爱好者的自学用书, 还可以作为计算机实用技术的培训教材和参考用书 为了方便教学, 本书配有丰富的教学资源, 包括电子课件 素材等, 请需要者发邮件至 SciencePress@yeah.net 索取或到网站 k.cn 上下载 本书由李胜 卜红宝担任主编, 刘锁兰 高云 郝立担任副主编 参与本书工作的人员还有何光明 王珊珊 陈海燕 周海霞 李芹 陈智 陈芳 许娟 张凌云 许勇 赵传申 李海等 另外, 本书得到了院系领导的大力支持, 教研室的老师们也提出了许多宝贵的意见和建议, 在此表示衷心的感谢! 由于编者水平有限, 书中错误与疏漏在所难免, 敬请读者批评指正 科学出版社职教技术出版中心

6 目 录 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 Word 2003 概述 Word 2003 简介 启动和退出 Word Word 2003 窗口 Word 窗口的基本构件 Word 2003 提供的视图方式 文档的基本操作 文档的创建 保存和打开 输入文本 选定文本 文本的编辑 文本的查找和替换 文档的保护 多窗口和多文档的编辑 格式设置 设置字符格式 设置段落格式 格式刷的使用 页面设置 打印输出格式的设置 图形处理 插入图片 绘制图形 插入文本框 插入艺术字 表格处理 表格的创建 表格的编辑 表格内的数据处理 Word 2003 的其他操作 工具栏的添加和删除 拼写和语法检查 录入公式...29

7 iv 计算机实用技术 分栏 水印和背景 应用模板 域 本章小结 上机实训 习题...37 第 2 章 Word 2003 高级应用 论文排版简介 基本要求 编排流程 设置纸张和页边距 设计样式 样式简介 样式设计 应用样式 使用分节符 分节符介绍 插入分节符 为不同的节添加不同的页眉和页脚 图 表和公式的自动编号 为什么要使用自动编号 插入自动编号 引用编号 参考文献的编号和引用 使用 文档结构图 浏览论文的层次 自动生成目录 创建目录 更新域...56 科学出版社职教技术出版中心 2.10 Word 高级应用技巧 Word 快捷键 巧用 替换 功能 巧用 Word 无线表格 使用宏统一设置文档中图片的大小 实用小技巧汇集 本章小结 综合实验...68 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 Excel 2003 概述...70

8 目录 v 什么是 Excel 启动和退出 Excel Excel 2003 窗口 Excel 2003 的基本操作 工作簿的组成与基本操作 工作表的基本操作 输入数据 单元格的基本操作 公式和函数 Excel 公式 单元格的引用 Excel 中的函数 工作表格式化 工作表的格式化 工作表的页面设置 工作表的打印格式设置 图表 创建图表 图表的编辑 数据管理 建立数据清单的准则 数据清单的编辑 数据清单的管理 数据透视表的使用 本章小结 上机实训 习题 第 4 章 Excel 2003 高级应用 使用 Excel 制作会计凭证 制作会计凭证表格格式 设计校验函数控制输入错误 将会计凭证保存为模板文件 使用会计凭证 制作会计明细账 输入明细账表格的各项目 计算明细科目的余额的一般方法 利用分类汇总功能计算明细科目的余额 利用 Excel 建立投资决策模型 投资回收期法模型的建立...128

9 vi 计算机实用技术 净现值模型 常见的财务函数 Excel 2003 实战技巧 常用快捷键汇总 批量删除空行 编辑技巧 单元格合并技巧 让打开的 Excel 文件自动建立副本 快速定位到需要的数据 改变输入数值的小数位数 实现数据行列转置 设置表格的页眉和页脚 本章小结 综合实验 第 5 章 PowerPoint 2003 入门与进阶 PowerPoint 2003 概述 PowerPoint 2003 的功能 PowerPoint 2003 的启动与退出 PowerPoint 2003 窗口 创建演示文稿 幻灯片的基本操作 文本处理 插入超级链接 编辑幻灯片 文字的格式化 插入图片 插入声音与影片 加入批注和备注 修饰演示文稿 科学出版社职教技术出版中心 设计模板的选择 母版的设置 配色方案的使用 演示文稿的放映 预设演示文稿的放映方式 设置幻灯片的放映效果 放映演示文稿 演示文稿的打包与打印 演示文稿的打包 演示文稿的打印...164

10 目录 vii 5.7 本章小结 上机实训 习题 第 6 章 PowerPoint 2003 高级应用 制作动态产品销售分析演示文稿 设计母版 输入内容 建立幻灯片之间的超链接 高级图形编辑 为销售区域添加图形动画 在幻灯片中插入 Excel 动态表格 在幻灯片中插入图表 在幻灯片中实现数据的动态分析 加密演示文稿 PowerPoint 2003 高级应用技巧 对齐多个对象 如何带走自己的字体 将演示文稿转换为 Word 文档 压缩演示文稿的容量 如何使播放窗口可以随意调节 插入 Flash 动画 如何在放映的时候将幻灯片变成黑板 制作滚动文本 PPT 编辑放映两不误 自动缩略图效果 打印清晰可读的演示文稿 演示文稿中常用的快捷键 本章小结 习题 第 7 章 Access 2003 入门与进阶 初识 Access Access 2003 简介 Access 2003 数据库的启动与退出 Access 对象 创建数据库 使用模板向导建立数据库 建立空数据库 数据表的创建 管理和维护 使用设计视图创建表...210

11 viii 计算机实用技术 通过输入数据创建表 使用向导创建表 管理与维护数据表 查询的种类与应用 查询的功能 查询的种类 查询的条件 查询的建立方法 条件选择查询 交叉表查询 参数查询 操作查询 创建窗体 自动创建窗体 使用窗体向导创建窗体 设计窗体 报表的设计与应用 报表基础 创建报表 报表设计与编辑 报表排序和分组 使用计算控件 打印输出报表 本章小结 上机实训 习题 第 8 章 Access 2003 高级应用 图书管理系统的分析和设计 功能描述 科学出版社职教技术出版中心 模块和流程图的设计 数据表的创建和设计 数据库的创建 设计和建立数据表 创建表间关系 查询设计 选择查询的设计 计算查询的设计 参数查询的设计 生成表查询...263

12 目录 ix 8.4 宏的设计 窗体的设计 数据录入窗体的设计 信息浏览窗体的设计 查询窗体的设计 图书信息管理窗体的设计 报表的设计 利用向导创建报表 在设计视图中完善报表 报表显示窗体的设计 界面的设计 应用程序主界面的设计 欢迎界面的设计 数据访问页的设计 利用向导创建数据页 在设计视图中设计数据页的外观 添加超级链接 系统的启动 本章小结 综合实验 参考文献...295

13 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 本章要点 Word 的基本概念及 Word 的启动与退出 文档的创建 输入 打开 保存 保护和打印 文本的选定 插入与删除 复制与移动 查找与替换等基本编辑技术 文字格式 段落设置 页面设置和分栏等基本排版技术 表格的制作 修改, 表格中文字的排版和格式设置等 图形或图片的插入 图形的绘制和编辑 1.1 Word 2003 Word 2003 是 Office 2003 的组件之一, 是世界上使用最多 最优秀的文字处理和排版软件之一, 是实现办公自动化的有力工具 使用 Word 不仅可以帮助用户完成信函 公文 报告 学术论文 商业合同等文本文档的编辑与排版, 还能帮助用户方便地制作图文并茂 感染力强的宣传 娱乐文稿 Word 2003 具有很强的直观性, 它的最大特点是 所见即所得, 即在屏幕上看到的效果和打印出来的效果是一样的 Word 2003 是在 Word 2002 的基础上升级而来的 Word 不同的版本之间保持向下兼容性, 即低版本的 Word 文档可在高版本的 Word 中进行处理 Word 2003 的主要功能如下 (1) 文字的增 删 改等基本操作, 还提供了拼写和语法检查 自动编写摘要 自动套用格式等功能 (2) 对文字和段落进行排版, 设置不同的格式, 设置边框和底纹 分栏等 (3) 可设置页面的页边距 纸型 版式, 添加页眉和页脚, 对文档进行保护 打印预览等 (4) 可插入或自行绘制图形, 实现图文混排, 还可插入其他内容, 如艺术字 剪贴画 文本框 公式等 (5) 可创建表格, 在表格中输入数据, 还可对表格中的数据进行排序 计算 转换等操作 科学出版社职教技术出版中心

14 2 计算机实用技术 1. 启动 Word 2003 的方法启动 Word 2003 有多种方法, 常见的有以下几种 (1) 选择 开始 所有程序 Microsoft Office Microsoft Office Word 2003 命令, 即可启动 Word 2003, 如图 1.1 所示 (2) 双击桌面上的 Word 2003 的快捷方式图标, 也可启动 Word 2003 (3) 在 我的电脑 或 资源管理器 中, 双击任意一个 Word 文档 ( 扩展名为.doc), 就启动了 Word 2003 应用程序 图 1.1 启动 Word 退出 Word 2003 的方法退出 Word 2003 也有多种方法, 常见的有以下几种 (1) 单击 Word 2003 窗口右上角的 关闭 按钮 (2) 选择 文件 菜单中的 退出 命令 (3) 按 Alt+F4 组合键 1.2 Word 2003 启动 Word 2003 后, 立即出现如图 1.2 所示的应用界面, 其中包括标题栏 菜单栏 工具栏 状态栏 文档编辑区 状态栏以及滚动条等

15 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 3 标题栏 菜单栏标准工具栏 格式工具栏 窗口分割图标 插入点 文本编辑区 垂直滚动条 状态栏 水平滚动条 视图转换按钮 图 1.2 Word 2003 应用界面 Word 2003 中提供了 5 种不同的视图方式, 即普通 Web 版式 页面 大纲和阅读版式 不同的视图可查看不同的显示效果, 可以用图 1.2 中的视图转换按钮在各种视图间进行转换 1 普通视图在普通视图下不能显示绘制的图形 页眉 页脚 分栏等效果, 所以一般利用普通视图进行最基本的文字处理, 工作速度较快 2 Web 版式视图在 Web 版式视图中,Word 对网页进行了优化, 可看到在网站上发布时网页的外观 正文显示得更大且自动换行以适应窗口 3 页面视图页面视图实现了 Word 2003 所见即所得 的特点, 视图中显示的效果与打印出来的效果是一样的, 但页面视图的处理速度相对较慢 4 大纲视图在大纲视图中将出现 大纲 工具栏, 可以很方便地查看和修改文档的结构, 可以进行折叠或展开文档 文本块上移或下移等操作 5 阅读版式视图阅读版式视图是 Word 2003 新增的视图, 是一种模拟纸质书籍阅读的模式, 增强了文档的可读性 1. 文档的创建 1.3 科学出版社职教技术出版中心 创建文档有多种方法, 具体如下 (1) 选择 文件 新建 命令, 窗口右侧即可出现如图 1.3 所示的 新建 任

16 4 计算机实用技术 务窗格, 任务窗格的各个标签中提供了多种不同的文档模板, 在这些模板中存放着预先定义好的设置 选择 本机上的模板 项, 在弹出的 模板 对话框中选择其中一种文档模板, 在右下方的 新建 选项组中选中 文档 单选按钮, 单击 确定 按钮, 即可创建一个新的文档 (2) 在 常用 工具栏中单击最左侧的 新建 按钮, 直接建立一个空白文档 (3) 按 Ctrl+N 组合键, 直接建立一个空白文档 2. 文档的保存 文档输入 编辑完成后, 若想保留其内容, 需进行存盘操作 选择 文件 保存 命令, 或在 常用 工具栏中单击 保存 按钮, 或按 Ctrl+S 组合键 第一次保存时会弹出如图 1.4 所示的 另存为 对话框 在 保存位置 下拉列表框中选择需保存的磁盘和文件夹, 在 文件名 组合框中输入文件的名称, 在 文件类型 下拉列表框中选择需保存的文件类型, 最后单击 保存 按钮, 即完成保存文件的过程 保存位置 图 1.3 新建 任务窗格 图 1.4 另存为 对话框 选择 文件 另存为 命令可将同一个文件保存为另一个文件名或保存在另一个文件夹中 在 Word 2003 中创建的文档的默认扩展名为.doc 另外在 Word 2003 中还可以将文档保存为 Web 页 (.html) RTF 格式 ( 丰富格式文档 (.rtf)) 文本文件(.txt) 等文件 Word 2003 文档还可以转换为 PowerPoint 演示文稿 3. 文档的打开若要对已关闭的文档进行处理, 首先应打开该文档 选择 文件 打开 命令, 或单击 常用 工具栏中的 打开 按钮, 即弹出如图 1.5 所示的 打开 对话框 在 查找范围 下拉列表框中选择所在的磁盘和文件夹, 在文件列表中选择要打开的文档, 如 genome.doc 文件, 然后单击 打开 按钮即可 另外, 在 文件 菜单的底部保存有最近打开的 4 个文档的名称, 选择其中一个名称, 即可打开该文档

17 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 5 图 1.5 打开 对话框 创建一个文档后, 就可以输入需要的内容了 首先在编辑区中定位输入点, 然后选择 一种输入法 这里选择 微软拼音输入法 2003, 可通过 Shift 键来切换中英文输入法 在文本录入过程中, 按键盘相应的键后, 文字将输入到光标所在位置 当输入的文 字满一行时, 系统会自动换行 在输入完一段文字后, 输入另一段时需要按 Enter 键强 行换行, 如图 1.6 所示 在 Word 2003 文档中, 每一个段落中可包含一行或多行文字, 但都是以 Enter 键结 尾的 因此, 在输入文本时不可一行按一个 Enter 键, 应在一段结束时按 Enter 键 图 1.6 文本录入 科学出版社职教技术出版中心 有些特定的符号无法从键盘上直接输入, 如, 可以用插入符号的方式输入, 步骤如下 : 将光标定位在插入点, 选择 插入 符号 命令, 即会弹出如图 1.7 所 示的 符号 对话框, 选择某个字符后, 单击 插入 按钮, 即可插入该符号 若要插入另一个字符, 不用关闭 符号 对话框, 可直接在文档中再次定位, 然后插入另一个字符

18 6 计算机实用技术 图 1.7 符号 对话框 1. 使用鼠标选定文本 1 选定若干个字符将鼠标定位在第一个字符之前, 按住鼠标左键向后拖动, 直到最后一个字符之后为止, 即选定了从第一个字符到最后一个字符之间的所有字符 ( 包括第一个字符和最后一个字符在内 ) 2 选定一行或多行鼠标指向行首的空白区 ( 称为 选定栏 ), 变成右上箭头鼠标形状, 单击则选定当前行 ; 双击则选定当前段 ; 连续单击左键 3 次则选定当前整个文档 鼠标指向行首的选定栏, 按住鼠标左键向上或向下拖动若干行, 则这些行都被选中 3 选定一个矩形区域内的内容按住 Alt 键的同时, 按住鼠标左键拖出一个矩形框, 则矩形框内的内容被选定, 如图 1.8 选定矩形框内的内容图 1.8 所示 2. 使用键盘选定文本 1 选定若干个字符将光标定位在第一个字符之前, 按住 Shift 键的同时, 用键盘上的向右或向左箭头选定文本 2 选定一行或多行将光标定位在第一行的第一个字符之前, 按住 Shift 键的同时, 用键盘上的向上或向下箭头选定文本 1. 文本的插入文本的输入有两种方式 : 插入方式和改写方式 当状态栏上的 改写 状态为灰色时, 表示当前为插入方式 插入方式下插入文本时, 插入点右侧的文本自动向右移动, 插入的文本显示在插入点的左侧, 这样不会覆盖原来的内容 当状态栏上的 改写 状态为黑色时, 表示当前为改写方式 改写方式下输入文本

19 时, 则覆盖插入点右侧的文本 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 7 通过双击状态栏上的 改写 状态, 或按键盘上的 Insert 键, 都可以在两种输入方 式之间切换 2. 文本的删除 文本的删除有以下几种情况 (1) 按键盘上的 BackSpace 键 ( 键 ), 可删除光标左侧的文本 (2) 按键盘上的 Delete 键, 可删除光标右侧的文本 (3) 若需删除大量的文本, 首先选定需删除的文本, 再按 BackSpace 键或 Delete 键, 或选择 编辑 清除 内容 或 编辑 剪切 命令 3. 撤销和恢复 若处理过程中执行了某项误操作, 可选择 编辑 撤销 命令, 或单击 常用 工具栏上的 撤销 按钮, 便可撤销这项误操作 若又认为该项操作是正确的, 则可 选择 编辑 恢复 命令, 或单击 常用 工具栏上的 恢复 按钮 单击 常用 工具栏上 撤销 按钮或 恢复 按钮旁边的箭头, 可显示出最近执 行的可撤销或可恢复操作的列表 撤销或恢复操作时必须按照原顺序的逆顺序进行, 不可以跳过中间的某些操作 4. 文本复制的方法 复制文本的方法主要有以下几种 (1) 选定文本后, 选择 编辑 复制 命令, 然后将光标定位在目标处, 选择 编辑 粘贴 命令 (2) 选定文本后, 单击 常用 工具栏上的 复制 按钮, 然后将光标定位在目标处, 单击 常用 工具栏上 粘贴 按钮 (3) 选定文本后, 按 Ctrl+C 组合键, 然后将光标定位在目标处, 按 Ctrl+V 组合键 (4) 选定文本后, 按住 Ctrl 键的同时, 用鼠标左键将选定的文本拖动到目标处 5. 文本移动的方法 移动文本可采用如下 4 种方法 (1) 选定文本后, 选择 编辑 剪切 命令, 然后将光标定位在目标处, 选择 编辑 粘贴 命令 (2) 选定文本后, 单击 常用 工具栏上的 剪切 按钮, 然后将光标定位在目标处, 单击 常用 工具栏上 粘贴 按钮 (3) 选定文本后, 按 Ctrl+X 组合键, 然后将光标定位在目标处, 按 Ctrl+V 组合键 (4) 选定文本后, 用鼠标左键直接将选定的文本拖动到目标处 科学出版社职教技术出版中心 在 Word 2003 中, 可自动进行文本的查找和替换, 以节省时间和提高准确性

20 8 计算机实用技术 1. 文本的查找选择 编辑 查找 命令, 出现 查找和替换 对话框, 在 查找内容 组合框中输入需查找的内容或选择列表中最近用过的内容, 单击 查找下一处 按钮, 即会在文档中反白显示第一处该内容, 每单击一次 查找下一处 按钮, 就会在文档中查找下一处该内容 在 查找和替换 对话框中单击 高级 按钮, 在对话框的下方会显示多项设置, 如图 1.9 所示 图 1.9 查找和替换 对话框 查找 选项卡 1 搜索选择文本查找的方向 ( 向上 向下 全部 ) 2 区分大小写此项被选中时, 区分大写和小写字符 3 全字匹配搜索与查找内容完全一致的完整单词 4 使用通配符此项被选中时,? 和 * 表示通配符? 表示一个任意字符, * 表示多个任意字符 5 同音查找与 查找内容 发音相同但拼写不同的英文单词 6 查找单词的所有形式在英文文档中查找具有相同词性 不同形式的单词 如查找 has, 也会找到 have had having 等形式的单词 7 区分全 / 半角此项被选中时, 区分字符的全角和半角形式 8 格式 按钮根据字体 段落 制表位等格式进行查找 9 特殊字符 按钮在文档中查找段落标记 制表符 省略号等特殊字符 10 不限定格式 按钮清除在 查找内容 组合框下面显示的 格式 搜索条件 2. 文本的替换选择 编辑 替换 命令, 出现如图 1.10 所示的 查找和替换 对话框, 在 查找内容 组合框中输入替换之前的内容, 在 替换为 组合框中输入替换之后的内容 在图 1.10 中, 单击 全部替换 按钮, 则将文档中所有的 word 替换为 letter 也可单击 查找下一处 按钮, 查找到一处时, 若需替换, 则单击 替换 按钮, 若不需替换, 则再单击 查找下一处 按钮, 查找下一处

21 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 9 替换之前的内容 替换之后的内容 图 1.10 查找和替换 对话框 替换 选项卡 若不想别人修改或使用文档内容, 可选择 工具 保护文档 命令, 窗口右侧 出现如图 1.11 所示的 保护文档 任务窗格 文档的保护分为 格式设置限制 和 编辑限制, 先勾选相应的复选框, 再进行 具体设置 其中 编辑限制 又可分为 3 种方式 1 修订允许审阅者修改或使用文档内容, 但所有修改将作为修订 2 批注允许审阅者添加批注, 但不能修改文档内容 3 填写窗体 审阅者无法修改或使用文档内容, 工具栏上和菜单中的相关功能按 钮 命令及鼠标右键快捷菜单 ( 复制 粘贴等 ) 也不可用 只能在此区域中填写窗体 设置完毕后单击 是, 启动强制保护 按钮, 输入保护密码, 以真正达到保护的目 的 在 解除文档保护 时, 需输入该密码, 但密码只能用一次, 即解除了文档保护后, 该文档就与普通文档一样了 下面以为 Example1.doc 文档设置窗体保护密码为例, 介绍对文档进行保护的方法 具体操作步骤如下 (1) 打开 Example1.doc 文档, 选择 工具 保护文档 命令, 打开 保护文档 任务窗格 (2) 在 编辑限制 组中勾选 仅允许在文档中进行此类编辑科学出版社 复选框, 在下拉列表中选择 填写窗体, 然后单击 是, 启动强制保护 按钮, 如图 1.11 所示 (3) 打开 启动强制保护 对话框, 输入密码, 单击 确定 按钮, 在弹出的 确认密码 对话框中再输入一遍密码, 单击 确定 按钮, 即完成了文档保护, 如图 1.12 所示 这时在文档中进行增 删 改操作, 会发现光标总是位于文档开始处, 无法通过鼠标或键盘选定文本, 菜单中和工具栏中的复制 剪切 粘贴 字体格式 段落格式 拼写和语法检查 页眉和页脚等命令和按钮都不可用 即使将文档另存为另一个文件, 再次打开后文档仍处于保护状态 如果要结束对文档的保护, 可进行如下操作 : 打开被保护的文档, 选择 工具 取消密码保护 命令, 弹出 取消密码保护 对话框 ; 在 密码 文本框中输入正确的密码, 单击 确定 按钮, 即可对文档进行编辑 职教技术出版中心

22 10 计算机实用技术 图 1.11 保护文档 任务窗格 图 1.12 启动强制保护 对话框 1. 窗口的拆分在 Word 2003 中一个文档窗口可拆分成两个窗格, 在两个窗格中可分别显示同一个文档的不同部分, 这对一个长文档来说编辑起来就更加方便了 1) 利用 窗口 菜单中的 拆分 命令拆分窗口选择 窗口 拆分 命令, 在文档窗口中就会出现一条灰色的长横线, 它随鼠标的移动而移动 移动鼠标到适当位置, 单击, 就将一个文档窗口拆分成上 下两个窗格, 如图 1.13 所示 鼠标放在两个窗格之间的分割线上, 拖动鼠标左键, 便可调整两个窗格的相对大小 两个窗格分别有自己的水平滚动条和垂直滚动条, 在一个窗格中编辑文本, 会同时作用在另一个窗格中 图 1.13 窗口的拆分 选择 窗口 取消拆分 命令, 可将两个窗格合二为一

23 2) 利用垂直滚动条上方的小横条拆分窗口 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 11 用鼠标左键拖动垂直滚动条上方的小横条也可拆分窗口, 把两个窗格之间的分割线 拖到小横条位置即可合并窗口 用鼠标左键双击小横条便将一个文档窗口平分成大小相同的两个窗格, 双击两个窗格之间的分割线即合并窗口 2. 多文档的编辑 在 Word 2003 中还可以通过 打开 命令打开多个文档, 每一个文档都有一个文档窗口 (1) 在屏幕的任务栏上会显示出每一个文档窗口的任务按钮, 通过单击任务按钮可在各个文档窗口之间切换 (2) 打开 窗口 菜单, 底部列出了所有打开的文档名称, 如图 1.14 所示 其中一个文档名称前有 符号, 表示该文档所在的窗口是当前的工作窗口 (3) 选择 窗口 全部重排 命令, 使所有的文档窗口都显示在屏幕上, 可在各个文档窗口之间进行操作 (4) 编辑完成后, 可将文档窗口分别进行保存和关闭操作, 也可以一次完成所有文档窗口的保存或关闭操作, 方法为 : 按住 Shift 键, 选择 文件 全部保存 或 全部关闭 命令 图 1.14 窗口 菜单 1.4 通过设置文档中字符和段落的格式, 可以使文档更加美观 可以先设置格式后再录入文字, 后面录入的文字便按照设置好的格式显示 ; 也可以先录入文字后设置格式, 但 在设置之前应先选定需设置格式的文字 1. 字符的字体格式 科学出版社职教技术出版中心 定位好光标或选定文字后, 选择 格式 字体 命令, 则弹出如图 1.15 所示的 字体 对话框 (1) 在 字体 对话框中可以设置字符的中文字体和西文字体, 也可以设置字符的形状, 即字符是否加粗和倾斜

24 12 计算机实用技术 (2) 字号 的设置表示字符的大小 字号的设置方法有两种 : 字号的设置由初号到八号, 字号越大, 字越小 ; 用磅值 (5~72) 表示字符的大小, 磅值越大, 字越大 字号越大, 字越小 设置后的效果 图 1.15 字体 对话框 下划线和删除线的效果是不同的 : 下划线是位于字符下方的水平横线, 删除线是位于字符中央的水平横线 几种字体样例如图 1.16 所示 宋体四号字 楷体倾斜三号字 隶书加粗二号字加下划线加删除线加着重号 2. 字符间距和文字效果 图 1.16 字体样例 在 字体 对话框中还可切换到 字符间距 选项卡以设置字符间距 通过 缩放

25 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 13 下拉列表框可选择横向扩展或压缩文字, 通过 间距 下拉列表框可选择扩展或压缩字符间距, 通过 位置 下拉列表框可选择提升或降低文字位置 将 字体 对话框中切换到 文字效果 选项卡, 可以设置文字的动态效果 注意, 只能在屏幕上显示文字的动态效果, 但不能打印出来 3. 设置首字下沉在报刊杂志中经常可以看到段落首字下沉的效果, 在 Word 2003 中就可设置段落的首字下沉 将光标定位在要设置的段落中, 选择 格式 首字下沉 命令, 弹出如图 1.17 所示的 首字下沉 对话框, 在该对话框中有以下设置内容 (1) 在 位置 选项组中可选择无 下沉和悬挂 3 种方式 下沉 是指段落首字下沉若干行, 其余文字围绕在首字的右侧和下方显示 ; 悬挂 是指段落首字下沉若干行并将其显示从段落首行开始的左页边距中 (2) 在 字体 下拉列表框中设置首字字体 (3) 在 下沉行数 微调框中设置首字下沉的行数 (4) 在 距正文 微调框中设置首字到正文的距离 图 1.18 所示为首字下沉的效果 图 1.17 首字下沉 对话框 1. 段落缩进 图 1.18 首字下沉的效果 段落的缩进包括 4 种方式 : 左缩进, 设置段落与左页边距之间的距离 ; 右缩进, 设 置段落与右页边距之间的距离 ; 首行缩进, 段落中第一行缩进 ; 悬挂缩进, 段落中除第 一行之外其他各行缩进 设置段落缩进的方法有以下两种 科学出版社职教技术出版中心 1 利用水平标尺水平标尺上有多种标记, 通过调整标记的位置可设置光标所在段落的各种缩进, 如图 1.19 所示 在设置的同时按住键盘上的 Alt 键不放, 可以更精确地在水平标尺上设置段落缩进 2 利用 段落 对话框将光标定位在需设置格式的段落, 选择 格式 段

26 14 计算机实用技术 落 命令, 弹出 段落 对话框 在 左 和 右 微调框中可分别设置左 右缩进, 若在这两个框中输入负值, 则文字会显示在左 右页边距上 在 特殊格式 下拉列表框中可设置首行缩进或悬挂缩进, 如图 1.20 所示 2. 段落间距和行间距在图 1.20 所示的 段落 对话框中, 在 段前 和 段后 微调框中可设置段前和段后的空白间距, 在 行距 下拉列表框和 设置值 微调框中可设置一行所占据的高度 图 1.19 水平标尺上的缩进标记 图 1.20 段落 对话框 3. 段落的对齐方式段落有 5 种对齐方式 : 左对齐, 将文本向左对齐 ; 右对齐, 将文本向右对齐 ; 两端对齐, 将所选段落 ( 除末行外 ) 的左 右两边同时与左 右页边距或缩进对齐 ; 居中对齐, 将所选段落的各行文字居中对齐 ; 分散对齐, 将所选段落的各行文字均匀分布在该段左 右页边距之间 可以在图 1.20 所示的 段落 对话框中的 对齐方式 下拉列表框中设置段落的对齐方式, 也可以利用 格式 工具栏中的对齐按钮来设置, 图 1.21 所示分别为两端对齐 居中对齐 图 1.21 对齐按钮右对齐和分散对齐,4 个按钮都没有选中时表示左对齐 4. 为段落设置边框和底纹将光标定位在要设置的段落中, 选择 格式 边框和底纹 命令, 弹出如图 1.22 所示的 边框和底纹 对话框 1) 设置段落边框操作步骤如下 (1) 将 边框和底纹 对话框切换到 边框 选项卡, 在 应用于 下拉列表框中选择 段落 选项 (2) 在 设置 选项组中选择 方框, 在 线型 列表框中选择某一线型, 如实

27 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 15 线 虚线 双实线等, 在 颜色 下拉列表框中选择某一种颜色, 在 宽度 下拉列表框中选择线框的宽度 (3) 通过单击 预览 选项组中的 4 个按钮可以设置或取消 4 个边中的任一边 (4) 最后单击 确定 按钮即可 在 应用于 下拉列表框中选择 文字, 也可设置文字的边框和底纹, 但在设置之前应选定这些文字 与段落边框不同的是, 文字的 4 条边框只能同时添加或同时取消 2) 设置段落底纹操作步骤如下 (1) 将 边框和底纹 对话框切换到 底纹 选项卡, 如图 1.23 所示 图 1.22 边框和底纹 对话框 边框 图 1.23 边框和底纹 对话框 底纹 (2) 在 填充 或 其他颜色 中选择一种填充颜色 (3) 在 样式 下拉列表框中选择一种显示在填充颜色 上方 的底纹图案, 再在 颜色 下拉列表框中选择底纹图案中线条或点的颜色 若在 样式 下拉列表框中选择 清除, 则只显示填充颜色而不显示底纹图案颜色 ; 若在 样式 下拉列表框中选择 纯色, 则只显示底纹图案颜色而不显示填充颜色 (4) 在 应用于 下拉列表框中选择 段落, 单击 确定 按钮 5. 项目符号和段落编号 科学出版社职教技术出版中心 编排文档时, 在某些段落前加上编号或某种特定的符号 ( 称项目符号 ) 可以提高文档的可读性 手工输入段落编号或项目符号不仅效率不高, 而且在增 删段落时还需修改编号顺序, 容易出错 在 Word 中, 可以在输入时自动给段落创建编号或项目符号, 也可以给已输入的各段文本添加编号或项目符号 1) 在输入文本时自动创建编号或项目符号在输入文本时自动创建项目符号的方法如下 在输入文本时, 先输入一个星号 * 后面跟一个空格, 然后输入文本 当输完一

28 16 计算机实用技术 段按 Enter 键后, 星号会自动改变成黑色圆点的项目符号, 并在新的一段开始处自动添加同样的项目符号 这样, 逐段输入, 每一段前都有一个项目符号, 最后新的一段 ( 指未输入文本的一段 ) 前也有一个项目符号 如果要结束自动添加项目符号, 可以按 BackSpace 键删除插入点前的项目符号, 或再按一次 Enter 键即可 在输入文本时自动创建编号的方法如下 在输入文本时, 先输入如 1. (1) 一 第一, A. 等格式的起始编号, 然后输入文本 当按 Enter 键时, 在新的一段开头处就会根据上一段的编号格式自动创建编号 重复上述步骤, 可以对输入的各段建立按序排列的段落编号 如果要结束自动创建编号, 可以按 BackSpace 键删除插入点前的编号, 或再按一次 Enter 键即可 在这些建立了编号的段落中, 删除或插入某一段落时, 其余的段落编号会自动修改, 不必人工干预 2) 对已输入的段落添加编号或项目符号 (1) 使用 格式 工具栏中的 编号 或 项目符号 按钮 其操作步骤如下 1 选定要添加段落编号 ( 或项目符号 ) 的各段落 2 单击 格式 工具栏中的 编号 按钮 ( 或 项目符号 按钮 ) (2) 使用 格式 菜单中的 项目符号和编号 命令 其操作步骤如下 1 选定要添加编号 ( 或项目符号 ) 的各段落 2 选择 格式 项目符号和编号 命令, 打开 项目符号和编号 对话框 3 在对话框的 项目符号 选项卡中, 有 7 种项目符号, 可以单击选定其中一种, 再单击 确定 按钮 如果要添加编号的话, 那么只要将操作改为切换到对话框的 编号 选项卡, 选择 7 种编号之一, 再单击 确定 按钮 可以单击对话框中的 自定义 按钮, 打开 自定义项目符号列表 对话框或 自定义编号列表 对话框定义新的项目符号或编号 在 常用 工具栏中有一个 格式刷 按钮, 利用这个按钮可在不同文本之间复制格式 选择已设置好格式的文字或段落, 单击 常用 工具栏中的 格式刷 按钮, 提取这些文字或段落的格式, 鼠标会变成插入点旁加一把刷子的模样, 用鼠标再选中其他文字或段落, 就将格式复制到新选定的文字或段落中 这时格式刷只能使用一次 若双击格式刷按钮, 则可使用多次, 直到再次单击格式刷按钮或按 Esc 键 1. 添加页眉 页脚页眉位于页面的顶端, 页脚位于页面的底端, 它们不占用正文的显示位置, 而显示在正文与页边缘之间的空白区域 一般用来显示一些重要信息, 如文章标题 作者 公

29 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 17 司名称 日期等 选择 视图 页眉和页脚 命令, 显示如图 1.24 所示的 页眉和页脚 工具栏, 同时显示页眉和页脚区域, 正文内容暗淡显示 利用 页眉和页脚 工具栏便可以在页眉和页脚处插入页码 日期 时间 在页眉和页脚间切换等 图 1.24 页眉和页脚 工具栏 2. 添加页码在页眉和页脚中可以添加页码, 但若只需要页码, 而不需其他内容, 可直接选择 插入 页码 命令, 弹出如图 1.25(a) 所示的 页码 对话框 在 位置 下拉列表框和 对齐方式 下拉列表框中可设置页码的显示位置, 首页显示页码 复选框可设置首页是否显示页码 单击 格式 按钮, 弹出如图 1.25(b) 所示的 页码格式 对话框, 用来设置页码的格式 3. 设置页面 (a) 页码 对话框 图 1.25 添加页码 (b) 页码格式 对话框 为了使文档的页面更加美观, 增强其可读性, 可合理地进行页面设置 选择 文件 页面设置 命令, 弹出如图 1.26 所示的 页面设置 对话框 1) 页边距将 页面设置 对话框切换到 页边距 选项卡, 可设置 : 文档的上 下 左 右页边距, 即正文文字距页面上 下 左 右边缘的位置 ; 装订线的距离和位置 ; 页面的 纵横方向 在 应用于 下拉列表框中可选择设置是应用于整篇文档 所选节还是所选 择文字, 单击 默认 按钮可使当前设置作为默认设置保存下来 2) 纸张 将 页面设置 对话框切换到 纸张 选项卡, 可设置纸张的型号 (A4 16 开 32 开等 ) 纸张的高度 宽度等 还可设置纸张来源, 选择给首页和除首页之外的其他 各页提供纸张的打印机纸盒 3) 版式和文档网格 科学出版社职教技术出版中心 将 页面设置 对话框切换到 版式 选项卡, 如图 1.27 所示, 在这个选项卡中可设置节的起始位置 页眉页脚是否奇偶页不同 首页是否不同 页面的垂直对齐方式 为选定行添加行号 设置边框和底纹等

30 18 计算机实用技术 图 1.26 页面设置 对话框 页边距 图 1.27 页面设置 对话框 版式 将 页面设置 对话框切换到 文档网格 选项卡, 如图 1.28 所示, 在这个选项卡中可设置每页的行数 每行的字符数和文字的排列方向等 4. 页面的边框和底纹 图 1.28 页面设置 对话框 文档网格 选择 格式 边框和底纹 命令, 弹出 边框和底纹 对话框, 切换到 页面边框 选项卡可设置页面的边框 页面边框的设置与段落边框的设置相似, 在 页面边框 选项卡中多了一个 艺术型 下拉列表框, 在 艺术型 下拉列表框中可选择一种图案作为页面的边框图案 设置完毕后, 在 应用于 下拉列表框中选择应用范围 在文档编辑和页面设置完成后, 就可以进行打印了 在打印之前, 可先对输出格式

31 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 19 进行设置, 也可先预览打印效果 1. 设置打印格式单击 常用 工具栏中的 打印 按钮可以打印文档, 此时使用打印的默认设置 也可以选择 文件 打印 命令, 弹出如图 1.29 所示的 打印 对话框, 在该对话框中可设置打印的范围 内容 份数 缩放等 选择 工具 选项 命令, 弹出 选项 对话框, 在其中的 打印 选项卡中可设置有关打印的信息, 如图 1.30 所示 2. 打印预览 图 1.29 打印 对话框图 1.30 选项 对话框 打印 选择 文件 打印预览 命令, 或单击 常用 工具栏中的 打印预览 按钮, 就可看到打印之后的整体效果 这时在窗口中只出现菜单栏和 打印预览 工具栏, 打 印预览 工具栏如图 1.31 所示 在打印预览时也可以编辑文档, 先单击 打印预览 工 具栏中的 放大镜 按钮, 这时鼠标变成插入点形式, 文档中出现光标, 就可以对文档进行编辑操作了 1. 插入剪贴画 图 1.31 打印预览 工具栏 1.5 科学出版社职教技术出版中心 插入剪贴画的操作步骤如下 (1) 选择 插入 图片 剪贴画 命令, 窗口右侧出现如图 1.32 所示的 剪

32 20 计算机实用技术 贴画 任务窗格 (2) 在 搜索文字 文本框中输入想要查找的剪贴画类别, 如 动物 建筑物 等 (3) 在 搜索范围 和 结果类型 下拉列表框中进行相应的选择 (4) 单击 搜索 按钮, 则列表框中显示出符合条件的图片 (5) 将鼠标置于剪贴画上, 单击向下的箭头, 在弹出的下拉菜单中选择 插入 命令 ; 或右击, 在弹出的快捷菜单中选择 插入 命令 ; 或直接单击剪贴画, 剪贴画就插入到当前文档光标处 2. 插入图片 图 1.32 剪贴画 任务窗格 插入图片的步骤如下 : 选择 插入 图片 来自文件 命令, 弹出 插入图片 对话框, 选择需插入的图片, 单击 插入 按钮 选择 插入 图片 自选图形 命令, 弹出如图 1.33 所示的 自选图形 工具栏和 绘图 工具栏 此时便可以绘制图形了 图 1.33 绘图 工具栏 1. 绘制图形选择 自选图形 工具栏中的任一图形按钮并单击,Word 会在插入点之后自动插入 画布, 用户可在 画布 上绘制出各种图形 若想关闭画布, 选择 工具 菜单中的 选项 命令, 切换到 常规 选项卡, 取消对 插入 自选图形 时自动创建绘图画布 复选框的勾选即可 选择 自选图形 工具栏中的各个按钮可绘制出各种图形 选择绘制出的图形, 该图形的周围会出现 2 个或 8 个白色控点,1 个绿色旋转控点, 有的图形还有 1 个黄色的调整控点, 如图 1.34(a) 所示, 鼠标左键按住其中一个控点拖动, 可调整图形的大小 ;

33 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 21 将鼠标置于旋转控点上并拖动, 可旋转任意角度 ; 将鼠标定位于调整控点并拖动, 可重调形状 一个图形被选中后右击, 弹出其快捷菜单, 在快捷菜单中包含了该图形的常用命令, 如图 1.34(b) 所示 (a) (b) 图 1.34 图形被选中后的状态及其快捷菜单 在绘制矩形和椭圆图形时, 按住 Shift 键, 则绘制出来的是正方形和圆 选择图形快捷菜单中的 添加文字 命令, 可在图形上方添加文字 2. 组合图形 绘制好多个图形后, 可将它们组合成一个图形 先选择其中一个图形, 然后按下 Shift 键不放, 再分别单击其他图形, 这样就选择了所有的图形, 再右击, 在弹出的快捷菜单中选择 组合 组合 命令, 这些图形就组合成了一个图形 若要修改组合后的图形中的某一个图形, 需选择组合图形后右击, 在弹出的快捷菜单中选择 组合 取消组合 命令, 分成多个独立图形后进行修改, 修改后再组合成一个图形 3. 设置图形格式 选择图形快捷菜单中的 设置自选图形格式 命令, 弹出如图 1.35 所示的 设置图 科学出版社职教技术出版中心 图 1.35 设置图片格式 对话框

34 22 计算机实用技术 片格式 对话框 在 颜色与线条 选项卡中可设置图形的填充颜色和线条的颜色 线型 虚实等 ; 在 大小 选项卡中可设置图形的尺寸和缩放比例 ; 图文混排时在 版式 选项卡中可设置图形的环绕方式和水平对齐方式 插入文本框的方法如下 : 选择 插入 文本框 命令, 在下一级子菜单中选择 横排 或 竖排 命令, 鼠标变成十字形状的同时在插入点处出现 画布, 按住鼠标左键拖出一矩形框, 在矩形框中就可以输入文本了 在文本框中的操作和在普通文本中一样, 可插入文本 图形 表格等, 也可进行各种设置 选择文本框后, 拖动任一个控点可调整文本框的大小 选中文本框中的文字后, 选择 格式 边框和底纹 命令, 可为文本框中的文字设置边框和底纹 选择文本框后, 选择 格式 文本框 命令, 或双击文本框, 或右击, 在弹出的快捷菜单中选择 设置文本框格式 命令, 都会弹出 设置文本框格式 对话框 在该对话框中可设置文本框的颜色 线条 大小 图文混排时的环绕方式 内部边距等 插入艺术字的操作方法如下 (1) 选择 插入 图片 艺术字 命令, 弹出如图 1.36(a) 所示的 艺术字库 对话框, 在该对话框中选择一种艺术字式样, 单击 确定 按钮 (2) 弹出如图 1.36(b) 所示的 编辑 艺术字 文字 对话框, 在这里可输入艺术字内容及设置艺术字的字体 字号 粗体 斜体等格式 (a) 艺术字库 对话框 (b) 编辑 艺术字 文字 对话框 图 1.36 插入艺术字 图 1.37 艺术字 工具栏 (3) 单击 确定 按钮, 即在文档中插入了艺术字 (4) 选择艺术字后, 利用如图 1.37 所示的 艺术字 工具栏可对艺术字作进一步的编辑处理

35 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 创建表格有多种方法, 下面介绍常用的 3 种方法 1. 绘制表格 选择 表格 绘制表格 命令, 弹出如图 1.38 所示的 表格和边框 工具栏, 鼠标变成笔的形状 按住鼠标左键拖动可拖出一个矩形框, 这就是表格的外边框, 可在表格的边框内绘制水平线 垂直线和斜线 单击 常用 工具栏中的 表格和边框 按钮, 可显示或隐藏 表格和边框 工具栏 图 1.38 表格和边框 工具栏 2. 利用菜单插入表格 选择 表格 插入 表格 命令, 即弹出如图 1.39 所示的 插入表格 对话框 在 列数 和 行数 微调框中设置表格的列数和行数, 单击 确定 按钮即可插入一个表格 3. 利用工具栏按钮插入表格 在 常用 工具栏中单击 插入表格 按钮, 弹出如图 1.40 所示的格子, 鼠标在格子中拖过, 在格子的下方显示表格的行数 列数, 在选好的位置上单击, 即在文档中插入相应的表格 1. 数据录入 图 1.39 插入表格 对话框 科学出版社职教技术出版中心 图 1.40 利用 常用 工具栏插入表格 表格中行和列交叉处的一个小方格称为单元格 将光标定位在单元格中, 可输入数

36 24 计算机实用技术 据, 按 Tab 键或按键盘上的右方向键, 可将光标移到下一个单元格, 继续输入其内容 2. 行 列 单元格和表格的选择 1) 选定行将光标移到一行的最左边, 鼠标变成指向右上角的箭头时, 单击, 即选定一行 2) 选定列将光标移到一列的最上边, 鼠标变成向下的黑色小箭头时, 单击, 即选定一列 3) 选定单元格将光标移到一个单元格的最左边, 鼠标变成指向右上角的黑色小箭头时, 单击, 即选定这个单元格 4) 选定表格鼠标指向表格, 单击表格左上角的标记, 如图 1.41 所示, 可选定整个表格 选择 表格 选择 命令也可选择行 列 单元图 1.41 选定整个表格的方法格或整个表格 3. 插入和删除行 1) 插入行将光标定位在某一行中, 选择 表格 插入 命令, 在下一级子菜单中选择 行 ( 在上方 ) 或 行 ( 在下方 ) 命令, 即可在当前行的上方或下方插入一新的行 2) 删除行将光标定位在某一行中, 选择 表格 删除 行 命令, 即可删除当前行 4. 插入和删除列 1) 插入列将光标定位在某一列中, 选择 表格 插入 命令, 在下一级子菜单中选择 列 ( 在左侧 ) 或 列 ( 在右侧 ) 命令, 即可在当前列的左侧或右侧插入一新的列 2) 删除列将光标定位在某一列中, 选择 表格 删除 列 命令, 即可删除当前列 5. 插入和删除单元格 1) 插入单元格将光标定位在某一单元格中, 选择 表格 插入 单元格 命令, 即弹出如图 1.42(a) 所示的 插入单元格 对话框, 在其中选择某种插入方式, 单击 确定 按钮即可 2) 删除单元格将光标定位在某一个单元格中, 选择 表格 删除 单元格 命令, 即弹出如图 1.42(b) 所示的 删除单元格 对话框, 在其中选择某种删除方式, 单击 确定 按钮即可

37 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 25 当选定一行 ( 列或单元格 ) 时, 按 Delete 键将删除行 ( 列或单元格 ) 中的数据, 当前行 ( 列或单元格 ) 仍然存在 (a) 插入单元格 对话框 (b) 删除单元格 对话框 图 1.42 插入单元格 和 删除单元格 对话框 6. 调整行高 列宽和单元格宽度的方法 (1) 鼠标指向表格的行 列线上, 鼠标变成双向箭头时, 按住鼠标左键拖动, 即可调整表格各行 列的高度和宽度 若同时按住 Alt 键, 则可精确调整 (2) 将鼠标置于表格中, 选择 表格 自动调整 命令, 在其子菜单中选择 根据内容调整表格 根据窗口调整表格 固定列宽 平均分布各行 平均分布各列 等命令可调整表格大小 (3) 将光标定位在某一行, 选择 表格 表格属性 命令, 弹出 表格属性 对话框, 在 行 选项卡和 列 选项卡中可调整每一行的行高和每一列的列宽 7. 合并和拆分单元格 1) 合并单元格选定多个连续的单元格, 选择 表格 合并单元格 命令, 或单击 表格和边框 工具栏中的 合并单元格 按钮, 则将多个单元格合并为一个单元格 2) 拆分单元格将光标定位在某一个单元格中, 选择 表格 拆分单元格 命令, 弹出如图 1.43 所示的 拆分单元格 对话框, 在 列数 和 行数 微调框中调整数值, 单击 确定 按钮 ; 或单击 表格和边框 工具栏中的 拆分单元格 按钮, 可将一个单元格拆分成多个单元格 图 1.43 拆分单元格 对话框 8. 对齐方式 科学出版社职教技术出版中心 选定行 列 表格中的内容, 或将光标定位在某个单元格中, 单击 格式 工具栏中的对齐按钮 ; 或选择 格式 段落 命令, 设置其 缩进和间距 选项卡中的 对齐方式, 都可设置表格中数据的对齐方式 若想要设置表格在文档中的对齐方式, 必须先选定整张表格再操作

38 26 计算机实用技术 9. 边框和底纹 选定行 列 表格, 或将光标定位在某个单元格中, 选择 格式 边框和底纹 命令, 或在 表格和边框 工具栏中单击 线型 粗细 边框颜色 外部框线 和 底纹颜色 按钮, 可设置单元格 行 列或表格的边框和底纹 1. 数据排序 数据排序的方法如下 (1) 将光标定位在表格中, 选择 表格 排序 命令, 弹出如图 1.44 所示的 排序 对话框 在排序依据 ( 如主要关键字 次要关键字 第三关键字 ) 下拉列表框中选择排序列, 在 类型 下拉列表框中选择排序的方式, 包括笔画 数字 日期 拼音, 在其后的单选按钮中选中 升序 或 降序 在排序时最多可设置 3 个关键字, 首先按照主要关键字升序或降序排列, 当主要关键字列值相同时, 若有次要关键字, 则按照次要关键字排图 1.44 排序 对话框序, 依此类推 (2) 将鼠标定位在需排序的列中, 单击 表格和边框 工具栏中的 升序 按钮或 降序 按钮, 则表格中数据按照当前列的升序或降序排列 2. 数据计算 (1) 将光标定位在需放置计算结果的单元格, 选择 表格 公式 命令, 弹出如图 1.45 所示的 公式 对话框 (2) 在 公式 文本框中以 = 开头, 输入所需的公式 在 粘贴函数 下拉列表框中可选择所需的函数, 如 SUM 表示求和 AVERAGE 表示求平均值 COUNT 表示求个数,MAX 表示求最大的值 MIN 表示图 1.45 公式 对话框求最小的值 在函数的括号中,LEFT 表示计算当前单元格左侧的数据,ABOVE 表示计算当前单元格上方的数据 (3) 在 数字格式 下拉列表框中输入或选择显示计算结果的格式 若仅求和, 可单击 表格和边框 工具栏中的 自动求和 按钮 3. 表格与文字之间的转换 1) 表格转换为文字将光标定位在表格中, 选择 表格 转换 表格转换成文本 命令, 弹出

39 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 27 如图 1.46 所示的 表格转换成文本 对话框, 在 文字分隔符 选项组中选择文字之间 的分隔符, 单击 确定 按钮可将表格转换为文字 2) 文字转换为表格 首先输入一段用逗号 空格或段落标记等分隔的文字, 选择这段文字, 然后选择 表格 转换 文字转换成表格 命令, 弹出如图 1.47 所示的 将文字转换成表格 对话框, 在 列数 微调框中输入表格的列数, 在 文字分隔位置 选项组中选择文字之间的分隔符, 单击 确定 按钮可将文字转换为表格 图 1.46 表格转换成文本 对话框 图 1.47 将文字转换成表格 对话框 1.7 Word 2003 在 Word 2003 的窗口中, 通常只出现 常用 工具栏和 格式 工具栏, 在 视图 菜单中选择 工具栏 命令, 在它的下一级菜单中会列出各种工具栏的名称, 名称前带有 符号的表示该工具栏已打开, 如图 1.48 所示 若想打开其他工具栏, 可在列表中选择其名称 ; 若想关闭某一个已打开的工具栏, 只需在列表中再次单击其名称 科学出版社职教技术出版中心 工具栏窗格 工具栏列表 图 1.48 工具栏在工具栏的左侧有一个竖线标志, 鼠标指向它呈现形状, 按住鼠标左键拖动可移动工具栏位置, 或将工具栏拖出来成为一个工具栏窗格

40 28 计算机实用技术 Word 2003 提供了对部分或全部英文文档进行拼写和语法检查的功能 在 Word 2003 中输入一句漏洞百出的英文句子 : Ths are a apples., 选中该句话, 选择 工具 拼写和语法 命令或按 F7 键, 出现如图 1.49 所示的 拼写和语法 对话框 首先检查选中部分的拼写错误, 对拼写错误的单词用红色显示, 在 建议 列表框中列出了若干个拼写相似的正确单词以供选择 在 词典语言 下拉列表框中可选择用来检查拼写和语法的词典语言 选择词典语言 图 1.49 拼写和语法 对话框 ( 一 ) (1) 若认为这个单词是正确的或 建议 列表框中没有相应的单词, 可单击 忽略一次 按钮 (2) 单击 全部忽略 按钮, 则在选中的句子中不再检查这个单词 (3) 单击 添加到词典 按钮, 可将该单词添加到用户的 自定义词典 中, 在以后的检查中该单词被认为是正确的 (4) 在 建议 列表框中选择一个单词, 单击 更改 按钮, 可将错误单词更改为选中的单词 (5) 单击 全部更改 按钮, 可将选中的句子中的所有这个单词都更正过来 (6) 单击 自动更正 按钮, 则在以后的输入中遇到同样的错误时, 会自动更正过来 更改完毕单词拼写错误后, 出现了如图 1.50 所示的 拼写和语法 对话框 这次检查的是语法错误, 对语法错误的部分用绿色显示, 这时 Office 助手给出了相应的解释和例句 图 1.50 拼写和语法 对话框 ( 二 )

41 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 29 选择 插入 对象 命令, 弹出 对象 对话框, 在 新建 选项卡的 对象类型 列表框中选择 Microsoft 公式 3.0, 单击 确定 按钮, 即进入公式录入状态, 同时出现如图 1.51 所示的 公式 工具栏, 利用工具栏中提供的符号和模板即可录入数学公式了 图 1.51 公式 工具栏 为了美化版面的布局, 人们往往会将页面分成两栏或多栏 在 Word 2003 中先选定 需分栏的文字, 选择 格式 菜单中的 分栏 命令, 弹出如图 1.52 所示的 分栏 对 话框 在 预设 选项组中可选择一栏 两栏 三栏 偏左 偏右, 若需分成更多栏, 可 在 栏数 微调框中设定 当分成两栏或多栏时, 若每一栏的栏宽相等, 可勾选 栏宽相等 复选框, 否则取消勾选该复选框 在 宽度和间距 选项组的微调框中可设置每一栏的栏宽和间距 在每一栏之间若需要分隔线, 可选中 分隔线 复选框 在普通视图方式下不能显示出分栏排版的效果, 只有在页面视图方式下才能显示出来 因此, 在分栏排版时, 最好先将视图切换到页面视图方式 1. 添加水印 科学出版社职教技术出版中心 Word 2003 可以在文稿的背景上注上如 绝密 请勿带出 等水印 添加水印的方法如下 选择 格式 背景 水印 命令, 出现如图 1.53 所示的 水印 对话框 选中 文字水印 单选按钮, 选择或输入水印文本, 设置字体 大小尺寸 颜色和版式 单击 确定 按钮后文稿的背景上就会出现用户设定的水印 用户甚至还可将单位徽标或背景图片制作为水印 选中 图片水印 单选按钮, 选

42 30 计算机实用技术 图 1.52 分栏 对话框 图 1.53 水印 对话框 择图片 按钮被激活, 单击 选择图片 按钮, 找到图片所在位置, 设置缩放和冲蚀效果, 最后单击 确定 按钮 2. 设置背景在 Web 版式视图中可设置背景, 它使 Web 版式视图更加丰富多彩, 但背景不可打印 选择 格式 背景 命令, 在弹出的子菜单中可选择所需的颜色, 或选择 其他颜色 命令来选择其他可供选择的颜色 如果选择 填充效果 命令则打开 填充效果 对话框, 可选择一些特殊的效果, 如渐变 纹理 图案 使用图片等 模板是一个预先定义好各种样式的文件, 其扩展名是.dot, 在模板上建立新的文档就可以直接使用这些样式 Word 2003 的模板包括备忘录 信函与传真 出版物 报告 英文模板等多种模板, 其中最常用的是 Normal 模板, 即空白文档 1. 创建新模板方法一 : 首先在 Word 2003 中建立一个设置好各种格式的文档, 然后在保存时, 在 另存为 对话框的 文件名 组合框中输入新模板的名称, 在 保存类型 下拉列表框中选择 文档模板, 最后单击 保存 按钮即可 方法二 : 选择 文件 新建 命令, 在打开的 新建文档 任务窗格中选择 本机上的模板, 在弹出的 模板 对话框的右下角选中 模板 单选按钮, 最后单击 确定 按钮, 在空白的模板上设置好样式, 保存并命名 2. 修改模板模板一般存放在 Microsoft \Templates 文件夹下, 通过 打开 命令在该文件夹下打开需修改的模板文件, 修改完毕后保存修改后的内容 3. 利用模板创建文档选择 文件 新建 命令, 在 模板 对话框中选择一种模板, 在右下角选中

43 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 31 文档 单选按钮, 最后单击 确定 按钮 Word 2003 中的域是一组能够嵌入文档的指令, 它能够根据需要更新当前的值 页码 目录 摘要其实都是域 1. 域的插入 (1) 选择 插入 域 命令, 弹出如图 1.54 所示的 域 对话框 (2) 在 类别 下拉列表框中选择某一类域, 在 域名 列表框中选择该类域中的某一种域名 在 域属性 选项组中选择某种格式, 单击 确定 按钮, 在文档中就出现了域的内容 有些域还可设置 域选项, 图 1.55 所示为 域选项 对话框 图 1.54 域 对话框图 1.55 域选项 对话框 2. 域底纹的设置 选择 工具 选项 命令, 弹出 选项 对话框 切换到 视图 选项卡, 在 域底纹 下拉列表框中可选择域底纹是否显示 3. 域的切换 光标定位到域内容中, 右击, 在弹出的快捷菜单中选择 切换域代码 命令, 则 域内容会转变为大括号括起来的域代码 再次选择 切换域代码 命令, 则又切换为 域内容 按 Shift+F9 组合键, 也可以在域内容和域代码之间切换 按 Alt+F9 组合键, 则整 体切换所有的域代码和域内容 4. 域的更新 锁定和删除 科学出版社职教技术出版中心 光标定位到域内容中, 右击, 在弹出的快捷菜单中选择 更新域 命令, 可将域内容更新为最新内容 光标定位到域内容中, 按 Ctrl+F11 组合键, 可将域锁定, 不可以进行更新 按

44 32 计算机实用技术 Ctrl+Shift+F11 组合键, 可解除域锁定 选定整个域内容或域代码, 按 Delete 键, 可删除域 1.8 本章主要介绍了 Office 2003 中使用最多的组件 Word 2003 的主要功能, 包括 Word 的基本操作, 文档管理方法, 文档的编辑, 字体格式 段落格式和页面格式的设置, 图形 图像的处理及表格制作等 通过本章的学习, 读者应掌握 Word 的基本操作 1.9 一 实训目的 实训一 Word 2003 排版 (1) 掌握设置字符格式的方法 (2) 掌握设置段落格式的方法 (3) 掌握设置首字下沉 边框和底纹 分栏的方法 (4) 掌握设置背景和应用模板的方法 (5) 掌握格式刷的使用方法 二 实训内容与步骤 1. 实训内容 在 我的文档 文件夹中创建一个新文档 Example.doc, 录入文字并对文字进行排版, 效果如图 1.56 所示 第二段首字下沉 页面边框 第三段加边框 第四段设置底纹 第三 四 五段分两栏显示 图 1.56 边框和底纹显示效果 2. 操作步骤 1) 文字录入在 我的文档 文件夹中创建一个新文档 Example.doc, 录入以下文字

45 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 33 海底 无鱼区 揭秘 据美国 深海研究 杂志报道, 西南非洲附近的海域拥有世界上最丰富的浮游生物 种群, 然而出于某些原因, 大型鱼类却不在此处觅食 一个研究小组对此作出一种解释 : 海底可能含有对大型鱼类不利的有毒气体 在那些洋流将养料带到海面的水域中, 浮游生物长势旺盛, 这为摄食浮游生物的鱼类提供了丰富的食物 但对于纳米比亚沿岸附近的本格拉洋流区域, 情况却并非如此 那里的鱼类数量仅为秘鲁沿岸类似水域的 1/20 左右 因此, 许多浮游生物未被捕食就沉到了海底 它们在微生物作用下腐烂分解, 夺取水中的氧, 在沉积物下形成甲烷和硫化氢气囊 每隔一段时间, 这些甲烷和硫化氢气体就会喷发出来, 散发出臭鸡蛋般的味道, 使许多鱼虾缺氧而死 人们一直认为这种气体喷发仅是局部问题, 然而, 卫星探测却表明并非如此 卫星图像显示, 一片面积足以覆盖整个新泽西州的海域呈现绿色, 并且水面覆盖着一层薄雾 目前, 一个研究小组将这些卫星图像和本格纳洋流最近 16 次气体喷发的地面观测结果进行对比, 以寻找这种气体喷发的机制, 并估算出气体喷发给生态系统造成的影响 科学家在 深海研究 杂志上报告说, 引发气体喷发的机制原因是天气变化 喷发时间 规模和形状表明, 低压天气系统 温度较高的海水或者较强的上升洋流致使海底压力略有下降, 可能会促使少量气泡从气囊中逸出 研究小组推测, 这些气泡的逸出进一步降低了海底压力, 从而引发更大规模的气体喷发 他们还认为, 正是这种恼人的气体喷发令当地水域死气沉沉, 使得鱼类到其他地方觅食 海洋地质学家指出, 的确有众多鱼类死于这一水域 尽管他们认为气体喷发的机制未能精确地描述海底气体的活动状态, 但他们也认同是硫化物及其他气体造成卫星图像上出现斑块 2) 设置文字格式 (1) 将标题 海底 无鱼区 揭秘 设置为楷体 加粗 红色 三号字, 并加双下划线 (2) 将正文文字设置为宋体 小四号字 (3) 将第一段和第五段中的 深海研究 加着重号 (4) 将第一段的字符间距加宽 1.5 磅, 并设置文字的动态效果为 赤水情深 操作步骤如下 (1) 选定标题 海底 无鱼区 揭秘, 选择 格式 字体 命令, 弹出 字体 对话框, 在 中文字体 下拉列表框中选择 楷体 -GB2312, 在 字形 下拉列表框中选择 加粗, 在 字号 下拉列表框中选择 三号, 在 字体颜色 下拉列表框中选择 红色, 在 下划线线型 下拉列表框中选择 双实线, 单击 确定 按钮 (2) 通过鼠标拖拉选定正文文字, 选择 格式 字体 命令, 在 字体 对话框中设置字体和字号分别为 宋体 和 小四, 单击 确定 按钮 科学出版社职教技术出版中心

46 34 计算机实用技术 (3) 选中第一段的 深海研究 4 个字, 选择 格式 字体 命令, 在 字体 对话框的 着重号 下拉列表框中选择., 单击 确定 按钮即可 选定已设置着重号的这 4 个字, 单击 常用 工具栏中的 格式刷 按钮, 再选中第五段中的 深海研究 4 个字, 则它们也同样设置了着重号格式 (4) 将鼠标放在第一段的最左侧, 双击鼠标左键, 选定第一段文字, 选择 格式 字体 命令, 将 字体 对话框切换到 字符间距 选项卡, 在 间距 下拉列表框中选择 加宽, 在其后面的 磅值 微调框中调整或输入为 1.5 ; 将 字体 对话框切换到 文字效果 选项卡, 在 动态效果 下拉列表框中选择 赤水情深, 单击 确定 按钮 显示效果如图 1.57 所示 标题 ( 楷体 双下划线 ) 字符间距加宽 动态效果 着重号 图 1.57 字体格式显示效果 3) 设置段落格式 (1) 设置标题居中对齐 (2) 设置第一 二 三段的左 右缩进都为 2 字符, 并首行缩进两个字符 (3) 设置第四 五段悬挂缩进两个字符, 段前 段后间距都为 0.5 行,1.5 倍行距 (4) 设置第六段分散对齐, 段中不分页 操作步骤如下 (1) 将光标定位在标题行, 单击 格式 工具栏中的 居中 按钮 (2) 选定第一 二 三段的文字, 选择 格式 段落 命令, 将弹出的 段落 对话框切换到 缩进和间距 选项卡, 设置 缩进 选项组中的 左 和 右 分别为 1 字符, 在 特殊格式 下拉列表框中选择 首行缩进, 将 度量值 微调框中的值调整为 2 字符, 单击 确定 按钮 (3) 选定第四 五段的文字, 选择 格式 段落 命令, 将弹出的 段落 对话框切换到 缩进和间距 选项卡, 在 特殊格式 下拉列表框中选择 悬挂缩进, 将 度量值 微调框中的值调整为 2 字符, 设置 间距 中的 段前 和 段后 分别为 0.5 行, 在 行距 下拉列表框中选择 1.5 倍行距, 单击 确定 按钮 (4) 选定第六段的文字, 选择 格式 段落 命令, 将弹出的 段落 对话框切换到 缩进和间距 选项卡, 在 对齐方式 下拉列表框中选择 分散对齐 ; 切换

47 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 35 到 换行和分页 选项卡, 勾选 段中不分页 复选框, 单击 确定 按钮 显示效果如图 1.58 所示 标题居中对齐 第一 二 三段首行缩进 第四 五段悬挂缩进 1.5 倍行距第六段分散对齐 图 1.58 段落格式显示效果 4) 设置首字下沉 分栏 边框与底纹等格式 (1) 设置第二段首字下沉 3 行, 首字为隶书 (2) 为第三段加蓝色 点线边框, 宽度为 0.75 磅 (3) 为第四段设置填充色为浅绿, 底纹图案为浅色上斜线, 底纹颜色为粉红 (4) 为整个页面设置边框, 边框图案为 松树 (5) 将第三 四 五段文字分两栏显示, 栏宽相等, 中间有分隔线 操作步骤如下 (1) 将光标定位在第二段, 选择 格式 首字下沉 命令, 在 首字下沉 对话框的 位置 选项组中选择 下沉, 在 字体 下拉列表框中选择 隶书, 将 下沉行数 微调框中的数字调整为 3, 单击 确定 按钮 (2) 将光标定位在第三段, 选择 格式 边框和底纹 命令, 弹出 边框和底纹 对话框, 切换到 边框 选项卡 在 设置 选项组中选择 方框, 在 线型 下拉列表框中选择 点线型, 在 颜色 下拉列表框中选择 蓝色, 在 宽度 下拉列表框中选择 0.75 磅, 在 应用于 下拉列表框中选择 段落, 单击 确定 按钮 (3) 将光标定位在第四段, 选择 格式 边框和底纹 命令, 在弹出的 边框和底纹 对话框中切换到 底纹 选项卡 在 填充 选项组中选择 浅绿, 在 式样 下拉列表框中选择 浅色上斜线, 在 颜色 下拉列表框中选择 粉红, 在 应用于 下拉列表框中选择 段落, 单击 确定 按钮 (4) 选择 格式 边框和底纹 命令, 在弹出的 边框和底纹 对话框中切换到 页面边框 选项卡 在 艺术型 下拉列表框中选择 松树 图案作为页面的边框图案, 单击 确定 按钮 (5) 选中第三 四 五段文字, 选择 格式 分栏 命令, 在 分栏 对话框的 预设 中选择 两栏, 勾选 栏宽相等 和 分隔线 复选框, 单击 确定 按钮 科学出版社职教技术出版中心

48 36 计算机实用技术 在对包含最后一段在内的文字分栏时, 经常会出现最后一栏显示大片空白的情况, 这时可将光标定位在最后一段的段尾, 按 Enter 键, 出现一新的空白段落, 在选择分栏文本时不包含最后的空白段落 实训二 Word 2003 表格操作 一 实训目的 (1) 掌握创建表格的方法 (2) 掌握编辑表格的方法 (3) 掌握表格中数据排序 计算和转换的方法 二 实训内容与步骤 1. 实训内容试创建如表 1.1 所示的表格, 并按照要求完成操作 表 1.1 创建表格 科目 姓名 张小强王丽芳孙凯平均分 语文 数学 英语 总分 要求 : (1) 设置表格内第一行和第一列的文字为楷体 小四号字 粗体, 其他字体为宋体 五号字 (2) 设置整个表格中除斜线单元格之外的全部文字水平和垂直居中, 第一行的底纹为 20% 灰色 (3) 设置表格的外框为 0.75 磅双线, 设置第一行的下框线为 0.5 磅双线 (4) 在最后一行中计算每个学生的总分, 在最后一列中计算每门科目的平均分 2. 操作步骤 (1) 选择 表格 插入 表格 命令, 弹出 插入表格 对话框 (2) 在 列数 和 行数 微调框中分别输入 5, 单击 确定 按钮即插入了一个 5 5 的表格

49 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 37 (3) 在第一个单元格中输入两行文字 姓名 和 科目, 单击 表格和边框 工 具栏中的 绘制表格 按钮, 鼠标变成笔的形状, 鼠标在第一个单元格的左上角拖动到右下角, 画出一条斜线 光标定位在第一行文字处, 设置其为右对齐方式 依次录入表格中其他数据 (4) 分别选定第一行和第一列, 设置文字字体为楷体 小四号字 粗体, 选定除第一行和第一列之外的单元格, 设置文字字体为宋体 五号字 (5) 在表格的第一行中选定除斜线单元格之外的其他单元格, 单击 表格和边框 工具栏中的 对齐方式 按钮, 在下拉列表中选择 中部居中 ; 用同样方法设置后 4 行为 中部居中 (6) 选定表格的第一行, 单击 表格和边框 工具栏中的 底纹颜色 按钮, 选择 灰色 -20% (7) 选定整个表格, 单击 表格和边框 工具栏的 线型 按钮, 在下拉列表框选择 双线 ; 单击 粗细 按钮, 在下拉列表框选择 0.75 ; 单击 框线 按钮, 在下拉列表框选择 外部框线, 即设置了表格的外框线 以同样的方法设置表格第一行的下框线为 0.5 磅双线 (8) 将光标定位在最后一行的第二个单元格中, 单击 表格和边框 工具栏中的 自动求和 按钮, 或选择 表格 公式 命令, 在 公式 文本框中输入公式 =SUM (ABOVE), 单击 确定 按钮, 可求出 张小强 的总分 用同样的方法求出其他学生的总分 (9) 将光标定位在最后一列的第二个单元格中, 选择 表格 公式 命令, 在 公式 文本框中删除 SUM(LEFT), 在 粘贴函数 下拉列表框中的括号选择函数 AVERAGE, 将光标定位在 公式 文本框中的括号中, 输入 AVERAGE 函数的参数 LEFT, 单击 确定 按钮, 可求出 语文 的平均分 用同样的方法求出其他科目的平均分 一 文字处理操作题 (1) 在 Word 操作练习题 文件夹下打开文件 WD1.DOC, 插入文件 WT1.DOC 的内容 ( 内容如下 ), 将标题设置为四号仿宋 _GB2312 字体 加粗 居中 正文部分每句一段, 设置为三号楷体 _GB2312 文字倾斜 居中, 存储为文件 WD1.DOC 文档开始 文档结束 登鹳鹊楼 白日依山尽, 黄河入海流, 欲穷千里目, 更上一层楼 科学出版社职教技术出版中心 (2) 在 Word 操作练习题 文件夹下打开文件 WD2.DOC, 插入文件 WD1.DOC 的

50 38 计算机实用技术 内容 将正文部分的倾斜撤销, 正文第一段文字加下划线 ( 单线 ), 第二段文字设置字符边框, 第三段文字加红色字符底纹, 第四段文字设置为空心, 存储为文件 WD2.DOC (3) 制作 5 行 4 列表格, 列宽 2.8 厘米, 行高 20 磅, 左缩进 0.2 厘米, 表格线全部设置为蓝色, 并在 Word 操作练习题 文件夹下存储为文件 WD3.DOC (4) 在 Word 操作练习题 文件夹下打开文件 WD4.DOC, 插入文件 WT2.DOC 的内容 ( 内容如下 ), 计算表中总合计, 按合计项升序排序后, 在 Word 操作练习题 文件夹下存储为文件 WD4.DOC 文档开始 单 位 工 业 农 业 合 计 东区 南区 西区 总计 文档结束 二 文字处理操作题 2 (1) 在 Word 操作练习题 文件夹下打开文件 WD5.DOC, 插入文件 WT3.DOC 的内容 ( 内容如下 ), 将标题设置为小三号黑体 居中, 正文部分设置为小四号楷体 _GB2312 加粗 悬挂缩进 0.75 厘米, 存储为文件 WD5.DOC 文档开始 中文信息处理现状分析中文信息处理技术处于初级阶段的主要特征是以研究为主 在 20 世纪 70~80 年代, 国内曾出现汉字输入方法研究千军万 码 的局面, 上千种输入方法应运而生 在汉字字型方面, 从 点阵到 点阵, 仿宋 宋 楷 黑等各种字体不断涌现, 以 CCDOS 为代表的 20 余种汉化 DOS 不断出台, 各具特色, 联想汉卡 巨人汉卡 四通汉打等都曾风靡一时 文档结束 (2) 在 Word 操作练习题 文件夹下打开文件 WD6.DOC, 插入文件 WT3.DOC 的内容, 去掉标题, 将正文部分设置为仿宋 _GB2312 四号 加粗 左缩进 1.4 厘米 右缩进 1.6 厘米 行距 16 磅, 首行缩进 0.75 厘米, 首字下沉 2 行, 距正文 0.2 厘米, 存储为文件 WD6.DOC (3) 制作 5 行 3 列表格, 列宽 3 厘米, 行高 18 磅 表格边框为红色实线 1.5 磅, 表内为红色实线 0.5 磅, 底纹为黄色, 并在 Word 操作练习题 文件夹下存储为文件 WD7.DOC (4) 在 Word 操作练习题 文件夹下打开文件 WD8.DOC, 插入文件 WT4.DOC 的内容 ( 内容如下 ), 表中最下一行为合计, 按表中第三列内容从大到小对各行排序, 但合计必须在最后一行, 存储为文件 WD8.DOC

51 第 1 章 Word 2003 入门与进阶 39 文档开始 文档结束 三 文字处理操作题 3 第一分部王一 231 第二分部李二 351 第三分部黄三 461 第四分部董四 302 合计 1345 (1) 在 Word 操作练习题 文件夹下打开文件 WD9.DOC, 插入文件 WT5.DOC 的 内容 ( 内容如下 ), 将标题设置为四号宋体 加粗 居中, 正文部分设置为五号仿 宋 _GB2312 字体, 存储为文件 WD9.DOC 文档开始 客户关系管理 在新的市场竞争环境下, 企业关注的重点由提高内部效率向尊重外部客户转移, CRM 概念就是由此而提出的 它是英文 Customer Relationship Management 的缩写, 中 文译为客户关系管理 文档结束 (2) 在 Word 操作练习题 文件夹下打开文件 WD10.DOC, 插入文件 WD9.DOC 的内容, 将正文部分复制 4 次, 前 3 段合并为一段 将新的第一段分为等宽的两栏, 栏 宽 7 厘米, 存储为 WD10.DOC (3) 制作 5 行 4 列表格, 列宽 3 厘米, 行高 16 磅 再将第 3 列 2~5 行均分为 3 列, 并在 Word 操作练习题 文件夹下存储为文件 WD11.DOC (4) 在 Word 操作练习题 文件夹下打开文件 WD12.DOC, 插入文件 WD11.DOC 的内容, 将表格第 2 列和第 5 行删除, 表格边框设置为窄双线 0.75 磅, 表内线 0.5 磅, 存储为文件 WD12.DOC 科学出版社职教技术出版中心

52 第 2 章 Word 2003 高级应用 本章要点 样式的设置与应用 图 表 公式自动编号的方法 分节 页眉页脚的使用 自动生成目录与更新域的设置 宏的使用 本章以一篇硕士毕业论文为例, 介绍使用 Microsoft Word 进行论文排版的技巧, 其中包括样式的设计 分节符的插入 页眉和页脚的设置 图表的自动编号 参考文献的编号与引用 目录的自动生成等内容 这些技巧不仅在论文写作中可以使用, 在编写其他长文档的时候也可以使用 2.1 硕士毕业论文一般由封面 声明 摘要 目录 正文 致谢和参考文献等部分组成, 其中正文的编排是核心 毕业论文不仅文档长, 而且格式多, 处理起来比普通文档要复杂得多, 如为章节和正文等快速设置相应的格式 为奇偶页添加不同的页眉 让页眉随文档标题改变等 如果掌握了使用 Word 进行论文排版的技巧, 那么论文排版会变得非常方便和轻松 为了硕士学位论文的撰写, 某高校根据由国家标准局批准颁发的 GB 科学技术报告 学位论文和学术论文的编写格式, 将硕士学位论文的编写格式及有关标准统一规定如下 1. 论文结构论文从前到后包括封面 封二 外文封二 声明 摘要 外文摘要 目录 图表清单 ( 可选 ) 注释表( 可选 ) 正文 致谢 参考文献, 如图 2.1 所示 要求整篇论文放在一个 Word 文档中 说明 : 封面 封二 声明的样式由学校提供, 无须设计, 填写完整即可

53 第 2 章 Word 2003 高级应用 41 封面 封二 外文封二 声明 摘要 目录 外文摘要 图 2.1 学位论文结构示意图 2. 页面设置页面设置如下 : 上 下页边距分别为 3cm 2.4cm, 左 右页边距均为 2.5cm, 对称页边距, 页眉 页脚到边界的距离均为 2cm, 用 A4(29.7cm 21cm) 标准大小的白纸 3. 印刷要求封二 外文封二 声明采用单页印刷, 从中文摘要开始采用双面印刷 4. 正文样式 正文按一级标题 ( 章 ) 二级标题 ( 节 ) 三级标题 ( 款 ) 四级标题 ( 项 ) 的次序 编排, 其中, 图表等的序号归入本身所处的本层次的次序中, 如图 2.2 所示 一级标题 ( 章 ) 二级标题 ( 节 ) 三级标题 ( 款 ) 四级标题 ( 项 ) 图 2.1 图 2.2 表 2.1 表 科学出版社职教技术出版中心 图 2.2 学位论文正文部分次序编排示意图正文中的一级标题 ( 章 ) 用小三号加粗宋体, 段前段后各空 18 磅, 居左 ; 二级标题 ( 节 ) 用四号加粗宋体, 段前段后各空 12 磅, 居左 ; 三级标题 ( 款 ) 用小四号加粗宋体, 段前段后各空 6 磅, 居左 ; 四级标题 ( 项 ) 同正文用小四号宋体, 行距 20 磅

54 42 计算机实用技术 数字和字母采用 Times New Roman 体, 如图 2.3 所示 一级标题 正文 二级标题 三级标题 图 2.3 正文样式 5. 页眉页脚的格式 从摘要部分开始, 页面需要显示页眉和页脚, 页眉页脚中的字体为小 5 号宋体, 排版样式如图 2.4 所示 (a) 奇数页页眉页脚 (b) 偶数页页眉页脚 图 2.4 页眉页脚示意图 6. 目录的格式目录由学位论文的一 二 三级标题 致谢 参考文献 附录等的序号 名称和页码组成, 目录置于外文摘要后, 由另页开始 其中目录两字用三号宋体加粗, 一级标题 致谢 参考文献 附录等用四号加粗宋体, 其余为小四号宋体 7. 图 表的格式图应有图名 图号及必要的说明 图号按章编排, 图名在图号之后空一格排写, 图

55 第 2 章 Word 2003 高级应用 43 中若有分图时用 a) b) 等置于分图之下 表应有表名 表号或必要的说明 表号按章编排, 表号和表名之间应空一格 8. 参考文献的要求凡有直接引用他人成果 ( 文字 数据 事实以及转述他人的观点 ) 之处的均应加标注说明列于参考文献中, 按文中出现的顺序列出直接引用的主要参考文献, 置于致谢之后, 由另页开始 写论文前, 不要急于撰写, 先要选择合适大小的 纸, 然后设置好样式, 接下来再录入内容 具体编排流程如图 2.5 所示 开始 页面设置 设计样式 录入内容 分节 设置页眉页脚 图表编排 参考文献的引用 内容修改 生成目录 保存 结束 图 2.5 论文编排流程 2.2 新建一个空白的 Word 文档, 并对其进行页面设置 页面设置的操作在 节中已经详细讲解过, 这里只作简单地介绍 首先选择纸张的大小, 由于 Word 中默认的纸张大小为 A4, 因此保存默认的纸张大小即可 ; 然后设置页边距, 如图 2.6 所示 ; 最后, 设置页眉到边界的距离, 如图 2.7 所示 科学出版社职教技术出版中心 图 2.6 设置页边距 图 2.7 设置页眉和页脚到边界的距离

56 44 计算机实用技术 有时候, 我们会发现, 页面设置中的单位为 磅, 如果要将其改为 厘米, 可按如下操作 : 在 工具 菜单中选择 选项 命令, 打开 选项 对话框, 切换到 常规 选项卡, 然后在 度量单位 下拉列表框中选择 厘米, 单击 确定 按钮即可 2.3 在论文中, 标题都必须按照一定的顺序编号, 且字体 字号都有统一要求 对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式, 这样做能大大减少工作量和出错机会 如果要对排版格式做调整, 只需一次性修改相关样式即可 使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引 通常, 很多人都是在录入文字后, 用 字体 字号 等命令设置文字的格式, 用 两端对齐 居中 等命令设置段落的对齐, 但这样的操作要重复很多次, 而且一旦设置得不合理, 最后还要一一修改 了解 Word 的人对于这样的格式修改并不担心, 因为他可以用 格式刷 将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方 然而, 如果有几十个 上百个这样的修改, 也就得刷上几十次 上百次, 很繁琐 如果使用了样式, 操作就变得简单多了 样式是什么? 简单地说, 样式就是格式的集合 通常所说的 格式 往往指单一的格式, 例如, 字体 格式 字号 格式等 每次设置格式, 都需要选择某一种格式, 如果文字的格式比较复杂, 就需要多次进行不同的格式设置 而样式作为格式的集合, 它可以包含几乎所有的格式, 设置时只需选择一下某个样式, 就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上 样式在设置时也很简单, 将各种格式设计好后, 起一个名字, 就可以变成样式 而通常情况下, 我们只需使用 Word 提供的预设样式就可以了, 如果预设的样式不能满足要求, 只需略加修改即可 在 Word 的 Normal 模板中已经提供了内置的标题样式, 命名为 标题 1, 标题 2,, 标题 9, 分别对应大纲级别的 1~9 如果内置样式不能满足需要, 可以对其进行修改 当然, 我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式, 但有点麻烦 下文中的样式制作直接在 Word 内置的 标题 1 标题 2 标题 3 三个样式的基础上进行修改 论文中的多级标题编排规范如表 2.1 所示

57 第 2 章 Word 2003 高级应用 45 表 2.1 多级标题编排规范 标题名称 级别 编号规范 格式要求 章 1 1 小三号加粗宋体, 段前段后各空 18 磅, 居左 节 四号加粗宋体, 段前段后各空 12 磅, 居左 款 小四号加粗宋体, 段前段后各空 6 磅, 居左 项 4 1. 小四号宋体, 行距 20 磅 ( 同正文 ) 各级标题中的数字和字母采用 Times New Roman 字体 下面以 章 标题样式为例, 介绍如何修改 Word 内置的标题样式 (1) 选择 格式 样式和格式 命令, 弹出如图 2.8 所示的任务窗格 (2) 右击 标题 1, 在弹出的快捷菜单中选择 修改 命令, 如图 2.9 所示 图 2.8 样式和格式 任务窗格 (3) 弹出 修改样式 对话框, 在 名称 文本框中输入样式名称 章 ; 在 格式 选项组中设置中文字体为 宋体, 西文字体为 Times New Roman, 字形为 加粗, 字号为 小三, 如图 2.10 所示 (4) 单击 修改样式 对话框下面的 格式 按钮, 在弹出的菜单中选择 段落 命令, 打开 段落 对话框, 将对齐方式设置为 左对齐, 段前 段后间距设置为 18 磅, 如图 2.11 所示 (5) 单击 确定 按钮, 返回 修改样式 对话框, 勾选 自动更新 复选框, 单击 确定 按钮结束 图 2.9 快捷菜单 科学出版社职教技术出版中心 图 2.10 修改样式 对话框

58 46 计算机实用技术 勾选 自动更新 复选框之后, 当应用该样式的文本格式发生更改时, 将自动更新该样式 按照 章 标题样式修改的方法, 将 Word 内置的标题 2 和标题 3 修改为 节 标题和 款 标题 由于标题 4 的样式与正文的样式一样, 因此只需要对正文样式进行设置 结果如图 2.12 所示 图 2.11 段落 对话框 图 2.12 各级标题设置后的样式 如果要新建样式, 只需要在 样式和格式 任务窗格中单击 新样式 按钮, 打开 新建样式 对话框, 具体设置与修改样式的操作基本一致 在撰写正文的过程中, 需要应用设计的各级样式 下面以应用 章 标题样式为例介绍具体的操作方法 : 将插入点移动到要设置的标题处, 在 样式和格式 任务窗格中单击 标题 1, 章 样式, 效果如图 2.13 所示 图 2.13 样式的效果 2.4 论文的不同部分通常会另起一页开始, 很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页, 这是一种错误的做法, 会导致修改时的重复排版, 降低工作效率 另一种

59 第 2 章 Word 2003 高级应用 47 做法是插入分页符分页, 如果希望采用不同的页眉和页脚, 这种做法就无法实现了 正确的做法是插入分节符, 将不同的部分分成不同的节, 这样就能分别针对不同的节进行设置 默认方式下,Word 将整个文档视为一 节, 故对文档的页面设置是应用于整篇文档的 若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局, 只需插入 分节符 将文档分成几 节, 然后根据需要设置每 节 的格式即可 分节符类型有以下几种 1 下一页分节符后的文本从新的一页开始 2 连续新节与其前面一节同处于当前页中 3 偶数页分节符后面的内容转入下一个偶数页 4 奇数页分节符后面的内容转入下一个奇数页 在本章中, 论文封面 封二和声明页面是不需要显示页眉和页脚的, 也不需要编页码, 而且这几页要单面打印 ; 其他部分双面打印, 为了方便操作, 打印的时候会选择 双面打印 中英文摘要和目录需要用罗马数字 I,II,III, 作为页码, 正文中要用阿拉伯数字 1,2,3, 作为页码, 且这几个部分需要有页眉 因此每个部分都需要用到分节符 1. 封面 封二和声明页面中分节符的使用 由于这部分页面不需要显示页眉和页脚, 而且要单面打印, 因此需要在每一页的最后插入一 奇数页 分节符, 这样在每一页的后面都会插入一空白页, 如图 2.14 所示 特别要注意, 这个空白页只有打印预览时才可看到, 在编辑状态下无法看到, 不要误以为没有加入空白页 科学出版社职教技术出版中心 (a) 插入分隔符之前 图 2.14 插入分隔符前后的效果

60 48 计算机实用技术 (b) 插入分隔符之后 图 2.14 插入分隔符前后的效果 ( 续 ) 图 2.15 分隔符 对话框 下面以在封面之后插入 奇数页 分节符为例进行介绍, 另外三个页面的操作类似 (1) 将鼠标指针定位在封二的起始位置 (2) 选择 插入 分隔符 命令, 打开 分隔符 对话框, 在 分节符类型 中选中 奇数页 单选按钮, 如图 2.15 所示 (3) 在封面的最后插入如图 2.16 所示的分节符 图 2.16 插入的 分隔符 在通常所使用的页面视图或大纲视图中是看不到分节符的 单击 常用 工具栏上的 显示 / 隐藏编辑标记 按钮就可以把它显示出来了 插入 分节符 之后, 要使当前 节 的页面设置与其他 节 不同, 只要选择 文件 页面设置 命令, 打开 页面设置 对话框, 在 应用于 下拉列表框中选择 本节 选项即可

61 第 2 章 Word 2003 高级应用 中英文摘要 目录和正文中分节符的使用这三大部分的页面中都需要显示页眉和页脚, 且显示方式不同, 因此也需要使用分节符, 不过使用的类型是 下一节 2.5 论文里同一章的页面采用 章 标题作为页眉, 不同章的页面页眉不同, 这可以通过将每一章作为一个节, 每节独立设置页眉页脚的方法来实现 节的添加方法在 2.4 节中已经介绍过, 本节主要介绍添加不同页眉的方法 1. 奇偶页显示不同内容论文中要求奇偶页的页眉 页脚不同, 如图 2.4 所示 同时, 每一章的用户可以很方便地在文档奇偶页的页眉中显示不同的内容 下面介绍为第 1 章设置页眉的操作方法 (1) 选择 文件 页面设置 命令, 打开 页面设置 对话框, 切换到 版式 选项卡, 在 页眉和眉脚 选项组中勾选 奇偶页不同 复选框, 然后单击 确定 按钮结束设置 如图 2.17 所示 图 2.17 设置奇偶页不同 科学出版社职教技术出版中心 (2) 选择 视图 页眉和页脚 命令, 将视图切换到页眉和页脚视图方式 这时可以看到光标在奇数页页眉编辑区中闪烁, 输入奇数页眉内容, 如图 2.18 所示 (3) 单击 页眉和页脚 工具栏上的 显示下一项 按钮, 将光标移到偶数页页眉编辑区, 然后输入偶数页页眉内容, 如图 2.19 所示 图 2.18 设置奇数页页眉

62 50 计算机实用技术 图 2.19 设置偶数页页眉 在为第 1 章之后的章节设置页眉的时候可以发现, 页眉的右上角显示 与上一节相同, 并且奇偶数页眉内容都与上一节的相同 由于论文中正文的奇数页页眉显示的内容都一样, 因此可以设置为 与上一节相同, 采用默认设置即可 ; 而偶数页的页眉需要显示章名, 不用的章节显示不同的章名, 因此显示内容不能与上一节相同, 需要单击 页眉和页脚 工具栏上的 链接到前一个 按钮, 使该功能失效, 然后再输入偶数页页眉内容, 否则上一章的偶数页眉也会一起改变 结果如图 2.20 所示 图 2.20 其他章节的页眉设置 2. 修改页眉中的划线格式用户选择在文档中使用页眉后, 在页眉中就会出现一条横贯页面的划线, 如果对系统设置的划线格式不满意的话, 可以采用下面的方法进行修改 (1) 选择 视图 页眉和页脚 命令, 将视图切换到页眉和页脚视图方式 (2) 将光标定位到页眉位置处, 选择 格式 边框和底纹 命令, 打开 边框和底纹 对话框 (3) 切换到 边框 选项卡, 可以看到页眉中使用的是宽度为 0.75 磅 的单实线 如果需要修改页眉中的划线格式, 可在此对话框中对边框的线型 颜色 宽度等项目进行修改 有的论文中, 要求每章的首页不显示页眉, 因此需要在 页面设置 对话框的 版式 选项卡中勾选 首页不同 复选框 但在显示的时候, 首页的页眉处仍然有一条划线, 如何将其去掉呢? 此时可以进入到章首的页眉和页脚视图方式, 然后打开 边框和底纹 对话框, 设置边框类型为 无, 并应用于 段落, 然后单击 确定 按钮即可 3. 在页脚处添加页码 由于正文中的页码是连续的, 因此只需要定位到在第 1 章所在的节, 选择 插

63 第 2 章 Word 2003 高级应用 51 入 页码 命令, 打开 页码 对话框, 设置页码显示的位置为 页面底端 ( 页脚 ), 对齐方式为 外侧, 根据需要设置首页是否显示页码 ; 然后单击 格式 按钮, 打开 页码格式 对话框, 在 页码编排 选项组中选中 起始页码 单选按钮, 在微调框中输入 1, 单击 确定 按钮, 如图 2.21 所示 此时, 正文的页码便从 1 开始编码 图 2.21 设置页码格式 如果有的章节中页码与前一章的不连续, 则可在 页码格式 对话框中选中 续前节 即可 4. 在页眉中显示章编号及章标题内容 上面介绍的在偶数页页眉中显示章标题是手动输入的, 一旦标题名称发生变化, 还要手动修改页眉中的标题, 不是很方便 利用插入域的方法, 可以一次性设置好所有偶数页的标题, 并使标题自动采用该节的标题 注意到每一章的标题都采用了 标题 1 样式, 可以用一个域引用 标题 1 样式, 这样就能自动根据当前节的 标题 1 样式显示它所对应的文字内容, 无需反复录入, 并能自动维护 由于论文中的章标题使用了统一的样式, 因此可以使用域来设置, 具体操作步骤如下 (1) 选择 视图 页眉和页脚 命令, 将视图切换到页眉和页脚视图方式 (2) 将光标置于奇数页页眉处, 选择 插入 域 命令 弹出 域 对话框 (3) 在 类别 下拉列表框中选择 链接和引用, 在 域名 列表框中选择 StyleRef, 在 样式名 列表框中选择 标题 1, 如图 2.22 所示 (4) 单击 确定 按钮即可 科学出版社职教技术出版中心 图 2.22 域 对话框

64 52 计算机实用技术 2.6 在论文中, 图 表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号, 例如图 1-1 表 2-1 公式 3-4 等 在插入或删除图 表 公式时编号的维护就成为一个大问题, 比如若在第 2 章的第 1 张图 ( 图 2-1) 前插入一张图, 则原来的图 2-1 变为 2-2,2-2 变为 2-3,, 更糟糕的是, 文档中还有很多对这些编号的引用, 比如 流程图见图 2-1 如果图很多, 引用也很多, 手工修改这些编号是一件相当费劲的事情, 而且还容易遗漏 表格和公式存在同样的问题 由于 Word 可对图 表 公式进行自动编号, 而且在编号改变时能够自动更新文档中的相应引用, 上述问题便迎刃而解 下面以图的编号为例介绍具体的操作方法 自动编号可以通过 Word 的 题注 功能来实现 按论文格式要求, 第 2 章的图编号格式为 图 2-x 下面介绍自动编号的具体实现方法 (1) 将图插入文档中后, 选中新插入的图, 然后选择 插入 引用 题注 命令 (2) 打开 题注 对话框, 单击 新建标签 按钮, 打开 新建标签 对话框, 在 标签 文本框中输入 图 2-, 单击 确定 按钮, 如图 2.23 所示 (3) 返回到 题注 对话框, 可以发现 标签 下拉列表框中多了一个标签 图 2-, 编号格式为阿拉伯数字 如果编号格式不满足要求, 可以单击 编号 按钮, 在打开的 编号 对话框中进行修改 (4) 在 位置 下拉列表框中选择 所选项目下方, 单击 确定 按钮后 Word 就将标签文字和序号列到图的下方, 此时可以在序号后键入说明, 比如 SPIN 协议的路由建立与数据传输, 如图 2.24 所示 图 2.23 新建标签 图 2.24 自动编号的图题

65 第 2 章 Word 2003 高级应用 53 题注中新建标签时,Word 会自动在标签文字和序号之间加一个空格 可以在插入题注后将空格删除, 然后再将文字做成书签 (5) 再次插入图时, 题注的添加方法相同, 不同的是不用新建标签了, 直接选择标签 图 2- 就可以了 Word 会自动按图在文档中出现的顺序进行编号 在文档中引用这些编号时, 比如 如图 2-1 所示, 需要按照下述步骤操作 (1) 插入题注之后, 选中题注中的文字 图 2-1, 选择 插入 书签 命令, 键入书签名, 单击 添加 按钮, 如图 2.25 所示 这样就把题注文字 图 2-1 做成了一个书签 (2) 将光标定位在需要插入引用的地方 ( 如 字的后面 ), 选择 插入 引用 交叉引用 命令, 弹出 交叉引用 对话框, 在 引用类型 下拉列表框中选择 书签, 在 引用内容 下拉列表框中选择 书签文字, 选择刚才键入的书签名后单击 插入 按钮, 如图 2.26 所示 Word 就将文字 图 2-1 插入到光标所在的地方 (3) 在其他地方需要再次引用该图题时, 直接插入相应书签的交叉引用就可以了, 不用再做书签 图 2.25 添加书签 图 2.26 交叉引用 对话框 至此我们就实现了图的自动编号及其自动维护, 当在第一张图前再插入一张图后, Word 会自动把第一张图的题注 图 2-1 改为 图 2-2, 文档中的 图 2-1 也会自动 变为 图 2-2 科学出版社职教技术出版中心 图 表 公式中的编号改变时, 文档中的引用有时不会自动更新, 此时可以右击引用文字, 在弹出的快捷菜单中选择 更新域 命令进行更新 另外, 关闭文档再打开时, Word 会更新所有的域

66 54 计算机实用技术 交叉引用 书签和题注都是 Word 的域 域是文档中可能发生变化的内容,Word 使 用域来进行文档的自动化设置 多个域的联合使用可以实现更复杂的功能 2.7 参考文献的标注不是一件麻烦的事情, 但是对参考文献编号后, 不当的操作就会产生编号不一致的问题 手工维护这些编号是一件费力而且容易出错的事情, 我们希望 Word 能够自动维护这些编号 幸运的是,Word 可以做到这一点, 方法跟图 表 公式的自动编号相似 (1) 将光标定位在引用参考文献的地方, 选择 插入 引用 脚注和尾注 命令, 弹出 脚注和尾注 对话框 (2) 选中 尾注 单选按钮, 设置位置为 文档结尾, 编号格式为阿拉伯数字, 如图 2.27 所示 (3) 单击 插入 按钮后,Word 就在光标所在的地方插入参考文献的编号, 并自动跳到文档尾部相应编号处提示键入参考文献的说明, 在这里按参考文献图 2.27 脚注和尾注 对话框著录表的格式添加相应文献 参考文献标注要求用中括号把编号括起来, 这里需要手动添加中括号 (4) 在文档中需要多次引用同一文献时, 在第一次引用此文献时需要制作尾注, 再次引用此文献时只需要选择 插入 引用 交叉引用 命令, 打开 交叉引用 对话框, 设置 引用类型 为 尾注, 引用内容 为 尾注编号 ( 带格式 ), 然后选择相应的文献, 插入即可 2.8 修改文档时为了快速浏览, 可把视图切换到其他方式, 如 文档结构图 方式 文档结构图 是一个独立的窗格, 能够显示文档的标题列表 单击 文档结构图 中的标题后,Word 就会跳转到文档中的相应标题位置, 并将该标题的内容显示在窗口的顶部 选择 视图 文档结构图 命令, 或者单击工具栏中的 文档结构图 按钮, 窗口的左侧会显示文档结构图, 如图 2.28 所示, 左边显示标题, 右边显示正文内容, 这样能快速的在各章节中移动修改

67 第 2 章 Word 2003 高级应用 55 图 2.28 文档结构图 2.9 目录是通常位于正文之前, 由文档中的各级标题及页码构成, 可以手工创建和自动 创建 手工创建的目录修改起来很麻烦, 一般采用自动创建的方式 Word 中目录的自动提取是基于大纲级别和段落样式的 大纲级别就是段落所处层次的级别编号,Word 提供 9 级大纲级别, 对应 9 种标题样式 标题样式的设计在 2.2 节中已经介绍过, 这里只介绍自动提取目录的方法 (1) 按论文格式要求, 目录放在正文的前面 在正文前插入一新页 ( 在第 1 章的标题前插入一个分页符 ), 光标移到新页的开始, 添加 目录 二字, 并设置好格式 (2) 新起一段落, 选择 插入 引用 索引和目录 命令, 弹出如图 2.29 所示的 索引和目录 对话框 切换到 目录 选项卡, 设置 显示级别 为 3 级 (3) 单击 修改 按钮, 弹出 样式 对话框, 在 样式 列表框中选中 目录 1 ; 单击 修改 按钮, 打开 修改样式 对话框, 将一级目录的样式设置为三号 宋体 加粗 ; 单击 确定 按钮, 返回 样式 对话框 (4) 按步骤 3 的方法, 设置二级目录和三级目录的样式 (5) 在 样式 对话框中单击 确定 按钮返回到 索引和目录 对话框 (6) 其他不用修改, 单击 确定 按钮后 Word 就自动生成目录, 如图 2.30 所示 科学出版社职教技术出版中心 若有章节标题不在目录中, 肯定是没有使用标题样式或使用不当, 而不是 Word 的目录生成有问题, 请去相应章节检查

68 56 计算机实用技术 图 2.29 索引和目录 对话框 图 2.30 自动生成的目录 上述是一个文档中的目录提取方法 如果章节分开保存在不同的文档中, 则自动提取目录的方法如下 (1) 新建一个文档, 用于创建论文目录, 要求该文档与论文的文档在同一个文件夹下 (2) 在该文档中, 按 Ctrl+F9 组合键, 出现一对大括号, 在其中输入 rd ch01.doc, 即 :{ rd ch01.doc}, 这里的 ch01.doc 为要创建目录的论文章名 有时, 在输入 rd 后, 文字立即消失, 这是由于 显示 / 隐藏编辑标记 按钮没打开, 可以在工具栏中单击按钮即可显示 (3) 将所有要创建目录的论文章名均按上一步进行操作, 如下 : { rd ch01.doc} { rd ch02.doc} { rd ch03.doc} { rd ch04.doc} (4) 选择 文件 打开 命令, 在弹出的 打开 对话框中查找到该文档所在的文件夹, 再单击 取消 按钮, 关闭 打开 对话框 (5) 选择 插入 引用 索引和目录 命令, 将弹出的对话框切换到 目录 选项卡, 单击 确定 按钮, 即可插入目录 当文档做过修改后, 其标题和页码可能会发生变化, 此时就需要重新创建目录, 手动操作不太方便, 如果使用更新域的方式就可自动修改目录 操作步骤如下 (1) 在生成的目录区域选中目录区并右击, 在弹出的快捷菜单中选择 更新域 命令, 如图 2.31 所示

69 第 2 章 Word 2003 高级应用 57 (2) 在弹出的 更新目录 对话框中选择 只更新页码 或 更新整个目录, 单 击 确定 按钮就可以完成目录的修改 如图 2.32 所示 图 2.31 更新域 命令 图 2.32 更新目录 对话框 常用的域有以下几种 Page 域 : 插入当前页的页号 NumPages 域 : 插入文档中的总页数 TOC 域 : 建立并插入目录 StyleRef 域 : 插入具有样式的文本 MergeField 域 : 插入合并域, 在邮件合并中使用, 作用是将主文档中的占位符与数据源联系在一起, 自动为不同 人员 生成相同格式内容的通知 2.10 Word Word 中常用快捷键及作用如表 2.1 和表 2.2 所示 表 2.1 用于设置字符格式和段落格式的快捷键 快捷键作用快捷键作用 Ctrl+Shift+F 改变字体 Shift+F3 切换字母大小写 Ctrl+Shift+P 改变字号 Ctrl+Shift+A 将所选字母设为大写 Ctrl+Shift+> 增大字号 Ctrl+B 应用加粗格式 Ctrl+Shift+< 减小字号 Ctrl+U 应用下划线格式 科学出版社职教技术出版中心 Ctrl+] 逐磅增大字号只给字 词加下划线, 不给 Ctrl+Shift+W Ctrl+[ 逐磅减小字号空格加下划线 Ctrl+D 改变字符格式 ( 格式 菜 Ctrl+Shift+H 应用隐藏文字格式 单中的 字体 命令 ) Ctrl+I 应用倾斜格式

70 58 计算机实用技术 续表 快捷键 作用 快捷键 作用 Ctrl+Shift+K 将字母变为小型大写字母 Ctrl+L 左对齐 Ctrl+=( 等号 ) 应用下标格式 ( 自动间距 ) Ctrl+R 右对齐 Ctrl+Shift++( 加号 ) 应用上标格式 ( 自动间距 ) Ctrl+Shift+D 分散对齐 Ctrl+Shift+Z 取消人工设置的字符格式 Ctrl+M 左侧段落缩进 Ctrl+Shift+Q 将所选部分设为 Symbol 字体 Ctrl+Shift+M 取消左侧段落缩进 Ctrl+Shift+*( 星号 ) 显示非打印字符 Ctrl+T 创建悬挂缩进 Shift+F1( 单击 ) 需查看文字格式 Ctrl+Shift+T 减小悬挂缩进量 Ctrl+Shift+C 复制格式 Ctrl+Q 取消段落格式 Ctrl+Shift+V 粘贴格式 Ctrl+Shift+S 应用样式 Ctrl+1 单倍行距 Alt+Ctrl+K 启动 自动套用格式 Ctrl+2 双倍行距 Ctrl+Shift+N 应用 正文 样式 Ctrl 倍行距 Alt+Ctrl+1 应用 标题 1 样式 Ctrl+0 在段前添加一行间距 Alt+Ctrl+2 应用 标题 2 样式 Ctrl+E 段落居中 Alt+Ctrl+3 应用 标题 3 样式 Ctrl+J 两端对齐 Ctrl+Shift+L 应用 列表 样式 表 2.2 用于编辑和移动文字及图形的快捷键 快捷键 作用 快捷键 作用 Backspace 删除左侧的一个字符 Ctrl+F9 域 Ctrl+Backspace 删除左侧的一个单词 Shift+Enter 手动换行符 Delete 删除右侧的一个字符 Ctrl+Enter 分页符 Ctrl+Delete 删除右侧的一个单词 Ctrl+- 可选连字符 Ctrl+X 将所选文字剪切到 剪贴板 Ctrl+Shift+- 不间断连字符 Ctrl+Z 撤消上一步操作 Ctrl+Shift+ 空格 不间断空格 Ctrl+C 复制文字或图形 Alt+Ctrl+C 版权符号 Ctrl+V 粘贴 剪贴板 的内容 Alt+Ctrl+.( 句点 ) 省略号 Alt+Shift+R 复制文档中上一节所使用 的页眉或页脚 1. 删除 Word 文档多余的空行有时候需要删除 Word 文档中的空行, 可用 替换 功能来轻松解决, 操作步骤如下 (1) 选择 编辑 替换 命令, 打开 查找和替换 对话框 (2) 把光标定位在 查找内容 组合框中, 单击 高级 按钮, 展开搜索选项组 单击 特殊字符 按钮, 在弹出的菜单中选择 段落标记 两次, 查找内容 组合框中会显示 ^p^p

71 第 2 章 Word 2003 高级应用 59 (3) 在 替换为 组合框中直接输入 ^p, 如图 2.33 所示 图 2.33 查找和替换 对话框 (4) 单击 全部替换 按钮 这样多余的空行就会被删除 如果发现还有一些空行没有去掉, 可再重复上述步骤就可以了 2. 批量将手动换行符 替换为段落标记符 如果从网页上复制文本粘贴到 Word 文档中, 段落后往往是手动换行符, 这会影响对段落的格式设置, 因此需要将手动换行符改为段落标记符 如果手工更改, 需要重复操作, 此时也可以使用 替换 功能一次替换完成 (1) 选择 编辑 替换 命令, 打开 查找和替换 对话框 (2) 在 查找内容 组合框中输入 ^l, 在 替换为 组合框中直接输入 ^p (3) 单击 全部替换 按钮, 所有的手动换行符 都被替换为段落标记符 3. 把文字替换为图片 首先把图片复制到 剪贴板 中, 然后打开 查找和替换 对话框, 切换到 替换 选项卡, 在 查找内容 组合框中输入要被替换的文字, 在 替换为 组合框中输入 ^c, 单击 替换 按钮即可 ^c 的意思就是指令 Word 以剪贴板中的内容替换 查找内容 文本框中的内容 按此原理, ^c 还可替换包括回车符在内的任何可以复制到剪贴板的可视内容, 甚至 Excel 表格 注意, 输入的 ^c 一定要是半角字符, 且 c 要小写 4. 批量删除 Word 中的图片 科学出版社职教技术出版中心 打开 替换和替换 对话框, 在 查找内容 组合框中输入 ^g, 替换内容 组合框留空, 不要输入任何内容, 单击 全部替换 按钮即可

72 60 计算机实用技术 5. 批量删除空格或空白区域打开 查找和替换 对话框, 在 查找内容 组合框中输入 ^m, 替换内容 组合框留空, 不要输入任何内容, 单击 全部替换 按钮即可 1. 无线标题行凡是遇到表格超过一页的情况, 都希望最好能在每一页都显示表头部分 虽然 Word 为我们提供了 标题行 功能, 但必须是表格内的行才能设置为 标题行, 如果遇到图 2.34 所示的这种表头该如何处理呢? 其实, 可以把在外面的那一行移到表格里面来, 这样它就可以显示在每页了 单位年终奖金分配表 图 2.34 查找和替换 对话框具体操作步骤如下 (1) 先在表格上方加一个空行, 并把整行合并为一个单元格 (2) 然后把 单位年终奖金分配表 这一行内容移入该单元格, 并把该单元格设为标题行 (3) 在 表格 工具栏中单击 擦除 按钮, 然后用它把表格第一行的三条边 ( 顶边 左边和右边 ) 描一遍就可以了 虽然此时在屏幕上还能看到表格线, 但打印时不会再出现了 如果 Word 界面上没有显示 表格 工具栏, 可通过选择 视图 工具栏 表格和边框 命令使之显示 2. 座位表在排座位表时, 因为名字要竖排, 一个人的名字要分三行来写, 也不容易对齐 ; 即使排好了, 一旦稍有变动, 又会出现错乱 这个问题也可以用 无线表格 来解决 : 在表格中输入姓名之后, 选中名字部分并右击, 在弹出的快捷菜单中选择 文字方向 命令, 打开 文字方向 对话框, 将方向调整为 竖排 即可, 如图 2.35 所示 图 2.35 文字方向 对话框

73 第 2 章 Word 2003 高级应用 多个图形并排在书稿和论文的排版中, 经常需要将多个图形并排, 以节省版面 而图往往带有图题, 需要在图的下方居中显示, 此时最好使用无线表格, 表格的一列放置一个图形, 以方便图形及其标题居中对齐, 如图 2.36 所示 图 2.36 多个图并排 宏是把一系列 Word 命令和指令组合在一起, 形成一个命令, 可以实现在执行任务时的自动化 使用宏工具, 可以很方便地进行简化的编辑操作 当创建一个宏的时候, 实际上是让 Word 增加了一项新的命令 通过录制宏, 可以节省用户的时间, 而且使得 Word 更加简单易用, 适合不同的需要 用户可以把一系列单个执行的命令组合在一起, 形成一个宏, 进而指定到菜单 工具栏上或指定成为一个快捷键 这有些相似于 DOS 中的批处理命令 1. 录制宏 录制宏的过程就是进行一系列需要重复使用的操作 假设要将一个文档中的所有图片都设置成高 5cm 宽 8cm 下面介绍如何使用宏录制器录制宏, 并把它指定到工具栏中 具体操作步骤如下 (1) 在文档中选中一幅图片 (2) 选择 工具 宏 录制新宏 命令, 弹出如图 2.37 所示的 录制宏 对话框 (3) 在 宏名 文本框中输入录制宏的名称, 如 更改图片大小, 在 说明 文本框中输入宏的用途说明 (4) 在 将宏保存在 下拉列表框中选择要保存宏的模板或文档, 以确定宏的使用范围 (5) 在 将宏指定到 选项组中单击 工具栏 按钮, 弹出 自定义 对话框 科学出版社职教技术出版中心

74 62 计算机实用技术 (6) 切换到 命令 标签, 如图 2.38 所示, 从 命令 列表框中选择宏名, 然后按 住鼠标左键不放, 把它拖动到一个工具栏中 图 2.37 录制宏 对话框 图 2.38 自定义 对话框 (7) 松开鼠标左键, 就可以看到在工具栏上添加了一个文字按钮, 如图 2.39 所示 图 2.39 工具栏中的宏按钮 (8) 单击 自定义 对话框下面的 键盘 按钮, 打开 自定义键盘 对话框, 可以为新的命令指定快捷键, 如图 2.40 所示 单击 指定 按钮 (9) 返回 自定义 对话框, 单击 关闭 按钮, 这时进入录制状态 (10) 宏录制器 启动以后, 屏幕出现一个 停止录制 工具栏, 上面有 停止录制 和 暂停录制 两个按钮, 如图 2.41 所示 ; 同时鼠标指针的形状也变成带有磁带图标的箭头, 如图 2.42 所示 (11) 按照正常操作设置图片的大小 如果在录制的过程中要进行其他操作, 可单击 停止录制 工具图 2.40 自定义键盘 对话框栏上的 暂停录制 按钮, 可以使没用的操作不被录入宏中 再次单击该按钮, 又恢复到宏的录制中 (12) 单击 停止录制 按钮完成录制 图 2.41 停止录制 工具栏 图 2.42 录制过程中的鼠标指针

75 第 2 章 Word 2003 高级应用 63 宏录制器不能录制文档中的鼠标操作内容, 如鼠标滚动文档应该使用键盘操作 对于经常使用的宏, 可以为它指定工具栏按钮或设定菜单项和快捷键, 不必每次都打开 宏 对话框选择要使用的宏 2. 运行宏由于上述操作已将要运行的宏指定给了工具栏, 因此要设置图片大小的时候只要选中图片, 然后单击工具栏中的宏按钮或直接按快捷键即可 另外, 还可以利用 宏 对话框来运行宏, 操作步骤如下 (1) 选择 工具 宏 宏 命令, 弹出如图 2.43 所示的 宏 对话框 图 2.43 宏 对话框 (2) 从 宏的位置 下拉列表框中选择一个位置 (3) 在 宏名 列表框中选择要运行的宏名 (4) 单击 运行 按钮就可以运行该宏了 3. 编辑与调试宏 科学出版社职教技术出版中心 Word 是利用 Visual Basic 编程语言把宏录制为一系列的 Word 命令来执行的 如果大家熟悉 VB 语言就可以对宏进行编辑和调试了, 简单的操作步骤如下 (1) 选择 工具 宏 宏 命令, 弹出如图 2.43 所示的 宏 对话框 (2) 在 宏名 列表框中选择要编辑或调试的宏 (3) 单击 编辑 按钮, 这时系统进入了如图 2.44 所示的 VB 编辑环境, 在这里就可以对宏进行编辑和调试了 (4) 编辑调试完成后, 关闭 VB 编辑环境, 返回到 Word 窗口中

76 64 计算机实用技术 图 2.44 Visual Basic 编辑窗口 1. 使用 剪贴板 快速输入特定的短语在用 Word 2003 进行文档编辑时, 像专业术语 单位名称等这些特定的短语, 在一篇文章中可能要反复输入, 如果每次都是一个字 ( 词 ) 一个字 ( 词 ) 地去输入, 不仅麻烦 速度慢, 而且容易出错, 同时也很难保证输入文本的一致性 我们可以利用 Word 2003 的 剪贴板 功能, 实现选定短语的一次性输入, 达到快速 准确 一致的目的 操作步骤如下 (1) 选择 编辑 Office 剪贴板 命令, 弹出 剪贴板 任务窗格, 如图 2.45 所示 (2) 将特定的短语 ( 如 中华人民共和国建筑法 建设工程质量管理条例 建设工程质量监督工作 等 ) 输入到文档中, 然后一个一个地选中, 用 复制 命令逐条加到 剪贴板 中 (3) 在需要某一短语的位置, 单击 剪贴板 任务窗格中相应短语的图标就可以一次性输入该短语 2. 批量转换全角字符为半角字符首先按 Ctrl+A 组合键将文档内容全选, 然后选择 格式 更改大小写 命令, 在打开的对话框中选中 半角 单选按钮, 如图 2.46 所示, 然后单击 确定 按钮即可

77 第 2 章 Word 2003 高级应用 65 图 2.45 剪贴板 窗格 图 2.46 更改大小写 对话框 3. 让 Word 表格快速一分为二 将光标定位在表格的某个位置上, 按下 Ctrl+Shift+Enter 组合键 此时, 表格中间自 动插入一个空行, 这样就达到了将表格一分为二的目的 4. 让 Word 只粘贴网页中的文字而自动去除图形和版式 方法一 : 选中需要的网页内容并按 Ctrl+C 组合键复制 ; 打开 Word 文档, 选择 编 辑 选择性粘贴 命令, 在弹出的对话框中选择 无格式文本, 如图 2.47 所示, 然后单击 确定 按钮 图 2.47 选择性粘贴 对话框 方法二 : 选中需要的网页内容并按 Ctrl+C 组合键复制 ; 打开 记事本 等纯文本编 辑工具, 按 Ctrl+V 组合键将内容粘贴到文本编辑器中, 然后再将文本复制并粘贴到 Word 文档中 5. 在 Word 中查找上次编辑时的位置 在编辑 Word 文档时, 可以利用 Shift+F5 找到最近三次编辑的位置 Word 记录下 最后三次编辑文字的位置, 可以重复按下 Shift+F5 组合键, 直到达到所需的位置 6. 合并两个 Word 文档 科学出版社职教技术出版中心 方法一 : 打开其中一个文档, 定位在文档的末尾, 然后选择 插入 文件 命

78 66 计算机实用技术 令, 打开 插入文件 对话框 ; 在该对话框中, 找到并选中另一个文档, 单击 插入 按钮即可 如果文档中有图片, 则合并后文档中的图片为不可视状态 此时, 可选择 工具 选项 命令, 打开 选项 对话框, 切换到 视图 选项卡, 在 显示 选项组中取消对 图片框 复选框的勾选, 如图 2.48 所示, 然后单击 确定 按钮即可 方法二 : 打开要合并的一篇文档, 然后选择 工具 比较并合并文件 命令, 打开图 2.48 视图 选项卡 比较并合并文档 对话框 ; 选择需要合并的另一篇文档, 并在窗口的右下角取消对 精确比较 复选框的勾选, 然后单击 合并 按钮, 在弹出的菜单中选择 合并到当前文档 命令即可 如图 2.49 所示 图 2.49 合并文档 7. 查看对文档的修改如果要对文档进行修改, 通常需要将原文档备份 有时候我们需要知道修改的具体内容, 此时可以启用 修订 功能, 具体操作是 : 选择 工具 修订 命令, 显示 审阅 工具栏, 此时对文档内容的任何修改都会记录下来, 如图 2.50 所示 对文档进行修订之后, 如果认为修订的内容是正确的 合理的, 则可以接受修订 ; 如果认为某些地方修改得不好, 也可以拒绝修订, 保持原来的内容 具体操作可在 审阅 工具栏中单击相关的按钮来实现, 如图 2.51 所示

79 第 2 章 Word 2003 高级应用 67 图 2.50 修订的示意图 图 2.51 审阅 工具栏 如果不采用修订的方式对文档进行修改, 如要与原文档的内容进行对比, 也可以通过 比较并合并文档 的功能来实现 8. 快速重复输入 在 Word 中, 当输完一些内容后, 按下 Alt+Enter 组合键, 则刚才输入的内容会被自动复制 粘贴一遍 9. 关闭 Word 的拼写和语法检测功能 默认情况下,Word 会启用拼写和语法检测功能, 但会占用 CPU, 特别是对于长文档来说, 文档的处理速度会慢很多, 此时就需要关闭该功能 具体操作如下 (1) 在 Word 窗口的状态栏中右击 拼写和语法状态 图标, 在弹出的菜单中选择 选项 命令, 如图 2.52 所示 (2) 打开 拼写和语法 对话框, 取消对 键入时检查拼写 复选框的勾选, 单击 确定 按钮即可, 如图 2.53 所示 科学出版社职教技术出版中心 图 2.52 选择命令 图 2.53 拼写和语法 对话框

80 68 计算机实用技术 10. 禁用智能标记 虽然智能标记大大方便了用户的操作, 但也有很多人不喜欢它们, 因为不时地弹出菜单有些烦人 禁用智能标记的方法很简单, 可选择 工具 选项 命令, 打开 选项 对话框, 切换到 视图 选项卡, 在 显示 选项组中取消对 智能标记 复选框的勾选即可 11. 使用 Word 汉英互译 中文版 Word 支持英汉 汉英互译, 方法是将光标定位在要翻译的词, 或者选中目标词汇, 然后按下 Alt+Shift+F7 组合键, 在窗口的右侧打开 信息检索 任务窗格, 检索后给出翻译结果, 如图 2.54 所示 12. 巧妙去除网上下载的 Word 文档中的水印 从网上下载的 Word 资料文档中, 有些里面可能会有水印 去除水印的方法很简单, 可选择 格式 背景 水印 命令, 弹出 水印 对话框, 选中 无水印 单选按钮, 单击 确定 按钮即可完成 图 2.54 信息检索 任务窗格对于特殊的水印, 可以按照下面的方法进行处理 (1) 选择 视图 页眉和页脚 命令, 进入页眉和页脚视图方式 (2) 在 页眉和页脚 工具栏中单击 显示 / 隐藏文档文字 按钮, 如果仍能看到水印图片, 可以单击选中图片, 再按 Delete 键即可去除水印 ; 然后再单击 显示 / 隐藏文档文字 按钮, 文档中的内容就会显示出来了 2.11 本章以毕业论文为实例, 应用高级技巧对论文进行排版, 主要内容包括样式 本章小结 页眉和页脚 目录 更新域 尾注等 使用这套论文格式设置方法, 可以有效地节约设置时间, 并且方便修改 另外, 列举了一些 Word 使用中常用的小技巧, 以提高读者处理文档的效率 2.12 运用 Word 2003 所学功能, 独立完成一份网上购物系统论文排版 要求掌握目录编辑及排版, 运用自定义项目符号将标题编号, 添加偶数 奇数页眉页脚等综合性操作 1. 基本要求 (1) 作业量的基本指标 标题 1: 字体为 隶书, 字号为 一号, 加粗, 居中

81 第 2 章 Word 2003 高级应用 69 标题 2: 字体为 幼圆, 字号为 小二, 加粗, 居中 标题 3: 字体为 宋体, 字号为 小三, 居中 为论文添加水印 ( 学校名称 ) 正文字体为 宋体, 字号为 五号 巧用宏完成复杂操作 (2) 作业中涵盖的知识点 索引与目录 自定义项目符号与编号 自动生成目录 更新域 设计文字水印 创建脚注和尾注 2. 综合实验设计提交形式创建一个以学号命名的文件夹, 文件夹中应包含排版好的论文 (*.doc) 和一个相应的综合实验说明文档 科学出版社职教技术出版中心

82 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 本章要点 Excel 的基本概念 启动和退出 表格的创建 编辑和保存等基本操作 工作表中函数和表达式的应用 工作表格式的设置 页面的设置和打印 Excel 图表的建立 编辑和修改 有关数据库的基本概念以及排序 筛选及分类汇总等数据库操作 3.1 Excel 2003 本节主要介绍 Excel 的基本概念和 Excel 2003 的基本操作, 其中包括 Excel 的启动 窗口的组成 Microsoft 公司的 Excel 2003 是 Windows 环境下的优秀电子表格系统 在 Excel 2003 中, 电子表格软件功能的方便性 操作的简易性 系统的智能性都达到了一个新的境界 Excel 2003 具有强有力的处理图表 图形的功能, 也有丰富的宏命令和函数以及支持 Internet 网络的开发功能 Excel 2003 除了可以制作常用的表格之外, 在数据处理 图表分析及金融管理等方面都有出色的表现, 因而备受广大用户的青睐 1. 启动 Excel 2003 Excel 的启动, 一种方法是单击 开始 按钮, 在 开始 菜单中依次选择 所有程序 Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003 命令 另一种方法是在桌面上建立 Excel 的快捷方式, 双击 Excel 快捷方式图标即可 启动 Excel 后, 屏幕上出现 Excel 2003 的窗口, 如图 3.1 所示 2. 退出 Excel 2003 退出 Excel 2003, 一般使用如下两种方法 方法一 : 单击屏幕右上角应用程序 关闭 按钮

83 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 71 A1 单元格 编辑栏 图 3.1 Excel 2003 窗口方法二 : 选择 文件 菜单中的 退出 命令 Excel 窗口的屏幕主要由 Excel 应用程序窗口和 Excel 工作簿窗口两大部分组成 1. 应用程序窗口 Excel 应用程序窗口的大部分组成元素与其他应用程序窗口的组成元素相同, 均由 用户图形界面中的标准元素构成, 如菜单栏 工具栏和状态栏等 1 标题栏 提示用户现在用的是什么工具软件 标题栏经常与文档标题栏共用一 个栏, 可以获得正在使用的工具软件的名称为 Microsoft Excel 和正在处理的工作簿名称, 这里为 Book1 2 菜单栏以菜单形式将 Excel 的所有命令罗列出来 菜单中的命令何时可用, 取 决于当前的工作状况 在以后的使用中, 将会发现只有经常使用的命令项才会出现在菜 单上, 同时也可以很方便地展开菜单以显示全部命令 3 程序控制图标和工作簿控制按钮 科学出版社职教技术出版中心 位于标题栏上的程序控制图标与菜单栏上的 工作簿控制按钮, 分别对 Excel 应用程序窗口和工作簿窗口进行最大化 最小化及关闭 操作 4 工具栏 Excel 将经常使用的菜单命令图形化, 每一个图形按钮对应一个操作, 这些按钮按功能分别放在不同的工具栏上 5 编辑栏用来显示编辑当前活动单元格中的数据内容或具体公式

84 72 计算机实用技术 2. 工作簿窗口工作簿窗口由工作表区 工作表标签 标签滚动按钮 滚动条等组成 1 工作表区包括单元格 网格线 行号 列标 滚动条和工作表标签 2 工作表标签用于显示工作表的名称 单击工作表标签将激活相应的工作表, 被激活的工作表称之为当前工作表 3 标签滚动按钮单击箭头可显示其他的工作表标签 4 滚动条拖动滚动条内的滑块, 或单击两端的箭头按钮, 可将文档移至窗口无法显示的部分 5 工作簿控制按钮当工作簿为最小化或还原窗口时, 位于文档标题栏上的工作簿控制按钮, 实现对工作簿窗口进行最大化 最小化及关闭操作 3.2 Excel 工作簿在 Excel 中, 一个文件即为一个工作簿, 一个工作簿由一个或多个工作表组成 当启动 Excel 时,Excel 将自动产生一个新的工作簿 Book1 在默认情况下,Excel 为每个新建工作簿创建 3 张工作表, 标签名分别为 Sheet1 Sheet2 Sheet3, 可用来分别存放诸如学生名册 教师名册 学生成绩等相关信息 1) 工作表打开 Excel 2003 时, 映入眼帘的工作画面就是工作表 工作表是 Excel 完成一项工作的基本单位, 可以输入字符串 ( 包括汉字 ) 数字 日期 公式 图表等丰富的信息 工作表由多个按行和列排列的单元格组成 在工作表中输入内容之前首先要选定单元格 每张工作表有一个工作表标签与之对应 ( 如 Sheet1) 用户可以直接单击工作表标签名来切换当前工作表 一个工作簿最多有 255 张工作表, 一张工作表最多可以有 行 256 列数据 2) 单元格单元格是 Excel 工作簿的最小组成单位, 在单元格内可以存放简单的字符或数据, 也可以存放多达 个字符的信息, 单元格可通过地址来标识, 即一个单元格可以用列号 ( 列标 ) 和行号 ( 行标 ) 来标识, 如 B2 2. 工作簿的简单操作下面介绍 Excel 2003 的基本操作 以下的操作将创建一个使用一张工作表的 价格

85 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 73 表 工作簿, 并保存到磁盘上 1) 输入数据在 Excel 的当前活动工作表 ( 启动 Excel 之后, 默认的活动工作表是 Sheet1) 中, 输入如图 3.2 所示的数据 图 3.2 在工作表中输入数据 在工作表区中, 移动鼠标至某一单元格再单击, 该单元格即成为当前的活动单元格 ; 也可以利用键盘上的箭头键移动当前单元格 只有当前单元格成为活动单元格后才能输入数据 输入错误时, 单击错误单元格, 直接输入正确内容即可 若是在原内容上修改, 单击错误单元格, 然后单击编辑栏 ( 编辑栏显示的是当前单元格的内容 ) 进行修正, 以回车或单击编辑栏上的 输入 按钮, 确认修改 双击单元格, 可直接在单元格中进行修改 2) 保存工作簿数据输入完毕后, 将这个工作簿以文件名 价格表.xls 保存在 TEXT 文件夹中 具体操作如下 (1) 选择 文件 保存 命令, 屏幕上就会出现 另存为 对话框, 如图 3.3 所示 (2) 在 另存为 对话框中, 用户可在 保存位置 下拉列表框中选择欲保存工作簿的位置 选择好保存位置后, 在 文件名 组合框中输入工作簿名称 价格表, 在 保存类型 下拉列表框中选择 Microsoft Office Excel 工作簿 选项 然后, 单击 保存 按钮 3) 打开工作簿在将工作簿保存并关闭之后, 如果要将其打开, 或在日后又要用到已保存过的工作簿文件, 则可以使用 Excel 的 打开 命令将其再次打开 具体操作是 : 单击 常用 科学出版社职教技术出版中心

86 74 计算机实用技术 图 3.3 另存为 对话框 工具栏中的 打开 按钮, 或选择 文件 打开 命令, 屏幕上就会出现 打开 对话框, 如图 3.4 所示 选择要打开的文件, 单击 打开 按钮 图 3.4 打开 对话框 若在 打开 对话框中配合使用 Ctrl 键或 Shift 键, 可以选中多个不连续或连续的工作簿文件, 并打开它们 在重新打开了一个已有的工作簿文件后, 用户可继续编辑其中的数据, 然后再将其保存起来 一个工作簿中最多可以包含 255 个工作表 本节将介绍工作表的操作 1. 工作表的插入 删除 移动 复制和重命名在对工作表进行操作时, 首先单击工作表标签激活工作表, 然后根据要求进行以下操作

87 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 75 (1) 选择 插入 工作表 命令, 可以插入一个新的工作表 (2) 选择 编辑 删除工作表 命令, 则删除当前工作表 (3) 选择 编辑 移动或复制工作表 命令, 在弹出的 移动或复制工作表 对话框中选择要移动的工作簿和插入位置, 单击 确定 按钮 用户如要复制工作表, 只要在对话框中勾选 建立副本 复选框即可 (4) 单击工作表标签, 选择当前工作表 然后, 选择 格式 工作表 重命名 命令, 此时, 工作表名称处于编辑状态, 输入新工作表名称并按 Enter 键确认, 即可实现工作表重命名 ; 或双击打开工作表标签, 文字呈反白显示时直接输入新的名称 可以通过 Ctrl Shift 键结合鼠标, 选择多个工作表, 一次对多个表进行删除 移动和复制等操作 也可以通过鼠标拖动操作实现工作表的移动和复制 2. 工作表的拆分 冻结和窗口缩放 拆分工作表窗口和冻结工作表是两个非常相似的功能 拆分工作表窗口是把工作表当前活动窗口拆分成窗格, 并且在每个被拆分的窗格中都可通过滚动条来显示工作表的每一个部分 所以, 拆分窗口是为了在一个文档窗口中查看 编辑工作表不同部分的内容 冻结工作表是将活动工作表的上窗口 左窗口进行冻结, 通常是冻结表格的行标题和列标题, 这样不会因为当前单元格向下或向右移动时, 而看不到行标题或列标题 1) 拆分窗口选定一单元格, 选择 窗口 拆分 命令, 此时屏幕上将出现 4 个窗口 ; 也可以双击或拖动垂直滚动条顶部或水平滚动条右侧的拆分按钮 撤销拆分窗口只要选择 窗口 撤销拆分窗口 命令即可 ; 也可以双击或拖动拆分条撤销拆分窗口 2) 冻结窗口选定表格数据区 ( 除行 列标题外 ) 的左上角单元格, 然后选择 窗口 冻结窗格 命令, 此时在活动单元格上边出现一条水平实线, 在左边出现一条垂直实线, 水平线上方 ( 列标题区 ) 被冻结, 不会受垂直滚动的影响, 而垂直线左边 ( 行标题区 ) 也被冻结, 不受水平滚动的影响, 如图 3.5 所示 3) 缩放窗口默认情况下,Excel 以 100% 的比例显示工作表, 用户可以改变显示比例, 以满足不同需求 常用 工具栏右边的 显示比例 组合框中显示的是 100%, 单击下拉箭头, 选择所要求的比例, 用户也可以直接输入一个百分数 科学出版社职教技术出版中心 在 Excel 中大部分的操作都是围绕着单元格来完成的 单元格可输入两种基本的数据类型, 即常量和公式 常量指的是不以等号 (=) 开头的单元格数值, 包括文本 数

88 76 计算机实用技术 字及日期和时间 ( 一种具有特殊意义的数字 ) 公式是基于用户输入的数值计算, 如果 改变公式计算时所涉及的单元格中的值, 就会改变公式的计算结果 有关公式的使用在 3.3 节中讨论 图 3.5 冻结窗口 1. 输入数字数字指的是仅包含下列字符的字符串 :1,2,3,4,5,6,7,8,9,0,+,-,(,), /,$,%,.,E,e 如果在输入的字符串中包含了上述字符之外的字符,Excel 就将其认为是一个文本, 如 Hello ab123 等 默认情况下, 数字总是靠单元格的右侧对齐, 而文本总是靠单元格的左侧对齐 输入数字时, 应先选择单元格, 然后再输入数字 输入时, 编辑栏将显示 取消 输入 按钮以及当前活动单元格的内容, 名称 框中则显示当前活动单元格的单元格引用 用户可单击 输入 按钮或按 Enter 键完成本次输入, 也可单击 取消 按钮或按 Esc 键取消本次输入, 如图 3.6 所示 图 3.6 数据的输入 例 3.1 在 Excel 表格中输入以下数字

89 (1)-150 负数的输入 (2)12.87 小数的输入 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 77 (3)0 5/8 分数的输入, 若直接输入 5/8, 则表示 5 月 8 日 (4)1E6 科学计数法的输入 (5)(100) 负数的输入 如果输入的数字太长, 则 Excel 将采用科学计数法来显示该数字, 而且只保留 15 位的数字精度 2. 输入文本 在工作表中输入文本的过程与输入数字相似 : 先选择单元格, 然后再输入文本, 在 Excel 2003 中, 文本可以是数字 空格 汉字和非数字字符的组合, 如输入 10XYZ 和 计算机软件 用户可以在一个单元格中输入多达 个半角字符 当输入的文本长度大于单元 格宽度时, 文本将溢出到下一个单元格中显示 ( 除非这些单元格中已包含数据 ) 如果 下一个单元格中包含数据,Excel 将截断输入文本的显示 注意, 被截断的文本仍然存 在, 只是用户看不见而已 如果用户想看到完整的输入文本, 就需要修改工作表的文本显示格式, 关于这一点可参看 3.4 节 用户还可以将数字作为文本输入到工作表的单元格, 如输入学号 电话号码, 特别是首字符是零时, 用户必须将其作为文本输入, 否则前面的零会自动丢失 可以按以下方式输入 : ' ( 前面加上半角单引号 ) 或 = ( 这是公式的简单应用, 将数字括在半角双引号内 ) 如果输完文本后不按 Enter 键 ( 按 Enter 键, 则活动单元格自动下移到下一个单元格 ), 而是按 Tab 键, 则活动单元格自动右移到下一个单元格 3. 输入日期和时间 科学出版社职教技术出版中心 日期和时间的输入与数字和文本的输入不同,Excel 规定了严格的输入格式, 用户在输入时必须严格遵守 Excel 将日期和时间作为特殊类型的数字处理 工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式 在输入了 Excel 可以识别的日期或时间数据后, 单元格格式会从 常规 数字格式改为内置的日期或时间格式 默认为日期和时间类型的数据在单元格中右对齐 如果 Excel 不能识别输入的日期或时间格式, 则将输入的内容视作文本, 并在单元格中左对齐 例 3.2 输入以下日期和时间 (1) 输入 2001 年 6 月 10 日 (2)6/10 输入当前年度 6 月 10 日

90 78 计算机实用技术 (3)December 1 输入当前年度 12 月 1 日 (4) :55 输入 2001 年 6 月 10 日 13 时 55 分 日期时间默认格式及默认的日期和时间符号, 是在 Windows 操作系统的控制面板的区域设置中选定的 4. 填充数据在制作表格时, 用户可能会经常遇到前 后单元格数据相关联的情况, 如序数 1,2, 3,, 连续的日期 月份等 这时, 可使用填充操作完成此过程 例如, 用户想在 A1~A10 中输入数据 1,2,,10 此时, 可用填充操作避免一个个地输入, 具体操作如下 首先, 在 A1 中输入 1, 在 A2 中输入 2, 选择 A1:A2( 单击 A1 单元格, 然后拖动鼠标至 A2, 并释放鼠标 ) 然后, 移动鼠标指针至 A2 右下角的填充柄上 ( 注意鼠标指针形状的变化, 鼠标指针由空心十字箭头变为实心十字箭头 ), 按住鼠标左键向下拖动至 A10 单元格处, 释放鼠标按钮, 即可完成填充操作, 如图 3.7 所示 图 3.7 填充柄的使用 用户可通过选择 工具 选项 命令, 将打开的 选项 对话框切换到 自定义序列 选项卡, 以查看月份 星期等系统默认的序列数或自定义序列数 本节将介绍如何利用 Excel 提供的工具迅速执行移动 复制 删除 修改单元格等

91 工作, 用以提高各种编辑操作的效率 1. 单元格 单元格区域的选择 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 79 只要单击某一单元格, 就选择了这个单元格, 并可以对其操作 但在实际制表过程 中, 往往需要对多个单元格进行同时操作, 那么如何选择多个单元格呢? 下面给出几种常见的选择方法 1) 连续单元格区域的选择将鼠标移至连续单元格左上角单元格, 然后按住鼠标拖动至右下角单元格, 最后释放鼠标 2) 不连续单元格区域的选择不连续单元格区域的选择, 要借助于键盘 Ctrl 键 操作方法是首先选择第一单元格区域 ( 或单元格 ), 按住 Ctrl 键不放, 再选择下一单元格区域, 如此重复, 便可选择多个不连续区域 3) 行 列的选择将鼠标移至起始列标中央位置, 如 E 列, 然后, 拖动鼠标至终止列标, 如 F 列, 则选择了 E 列至 F 列, 如图 3.8 所示 而如果直接单击某列标, 则只选择此列 选择行的操作与列的操作相似 4) 选择整个表格单击行号与列标相汇处, 即 全选 按钮, 便选择了工作表的所有单元格 2. 数据的删除与撤销 选定欲删除其中数据的单元格或区域, 然后按 Delete 键, 即可删除单元格中的数据 也可在选定区域后右击, 弹出如图 3.9 所示的快捷菜单, 选择其中的 清除内容 命令, 达到删除的目的 科学出版社职教技术出版中心 图 3.8 单元格区域的选择 图 3.9 快捷菜单 若操作错误, 可选择 编辑 撤销 命令或单击 常用 工具栏中的 撤销 按钮取消先前的操作

92 80 计算机实用技术 3. 单元格内容的移动和复制 实现单元格内容的移动和复制有两大方法 : 一是利用剪贴板 ; 二是利用鼠标拖动 Excel 2003 的剪贴板, 可以显示最近 24 次剪切或复制的内容 1) 利用剪贴板实现单元格内容的移动或复制 操作步骤如下 (1) 选定被复制或移动的区域 (2) 若是复制操作, 单击 复制 按钮 ; 若是移动操作, 单击 剪切 按钮, 此时可以看到选中区域的边框变为虚框 (3) 将鼠标移至要复制或移动的新位置, 在单元格上单击鼠标 (4) 单击 粘贴 按钮或单击剪贴板列表框中最后一次剪贴内容的图标 2) 利用鼠标拖动实现单元格内容的移动和复制 操作步骤如下 (1) 选定被复制或移动的区域 (2) 移动鼠标至选定区域边框线上 ( 鼠标形状变为四向箭头 ) (3) 直接按住鼠标, 拖动到目标区域, 便实现了移动操作 ; 若同时按住 Ctrl 键进行 拖动 ( 到了目标区域先释放鼠标 ), 则实现了复制操作 4. 插入 删除单元格 在对工作表的编辑中, 插入 删除单元格是经常的操作 插入单元格时, 现有的 单元格将发生移动, 以给新的单元格让出位置 ; 删除单元格时, 周围的单元格会移动来填充空格 1) 插入 删除单元格 ( 或区域 ) 首先选定要插入或删除的单元格 ( 或区域 ); 然后选择 插入 单元格 命令或 编辑 删除 命令, 打开 插入 对话框或 删除 对话框, 如图 3.10 所示, 选中 4 个单选按钮之一 ; 最后单击 确定 按钮, 工作表将按选项中的要求插入或删除单元格 (a) 插入 对话框 (b) 删除 对话框 图 3.10 插入或删除单元格 2) 插入行或列先选定要插入新行的下一行或新列的右一列, 然后选择 插入 行 或 列 命令, 或右键快捷菜单中的 插入 命令, 即可在所选行的上方插入一行或所选列的左边插入一列

93 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 81 3) 删除行或列先选定要删除的行或列, 然后选择 编辑 删除 命令, 或右键快捷菜单中的 删除 命令, 即可删除选定的行或列 5. 查找和替换单元格内容使用查找与替换功能可以在工作表中快速定位用户要找的信息, 并且能有选择地用其他数据来替代它们 在进行查找 替换操作之前, 首先要明确搜索范围 若选定一个单元格区域, 则只在该区域内进行搜索, 因此要对当前工作表进行搜索, 就不要选择任何单元格区域 1) 查找功能选择 编辑 查找 命令, 弹出 查找和替换 对话框, 如图 3.11 所示 输入查找内容, 然后单击 查找下一个 按钮, 当前单元格定位在第一个满足条件的单元格上, 重复以上动作, 可查找到所有满足条件的单元格 单击 查找全部 按钮, 则在对话框下方自动生成一张列表, 显示出所有满足条件的单元格 2) 替换选择 编辑 替换 命令, 弹出 查找和替换 对话框, 如图 3.12 所示 图 3.11 查找 选项卡 图 3.12 替换 选项卡 输入查找内容以及替换值, 单击 查找下一个 按钮, 找到满足查找条件的单元格后, 若要替换则单击 替换 按钮, 否则单击 查找下一个 按钮, 如此重复, 便可根据用户的需要, 进行有选择地替换 单击 全部替换 按钮, 则一次性地替换所有满足条件的单元格 当用户需要进行查找或替换操作时, 如果不能确定完整的查找数据, 可以使用通配符问号 (?) 或者星号 (*) 来代替不确定部分的信息 问号只代表一个字符, 而星号可代表一个或多个字符 如在查找内容输入 中 *, 则能够查找到所有以 中 开头的数据 3.3 科学出版社职教技术出版中心 公式与函数作为 Excel 的重要组成部分, 有着很强的计算功能, 为用户分析与处理工作表中的数据提供了很大方便 公式是在工作表中对数据进行计算的式子, 它可以对工作表数值进行加 减 乘 除等运算 对于一些特殊运算, 无法直接利用公式来实现, 可以使用 Excel 内置的函数来求解 在利用公式函数进行计算时, 经常用到单元格或单元格区域, 本节主要讨论公式和常用函数的使用方法

94 82 计算机实用技术 在 Excel 公式中, 运算符可以分为以下 4 种类型 1 算术运算符 +( 加 ) -( 减 ) *( 乘 ) /( 除 ) %( 百分比 ) ^( 指数 ) 2 比较运算符 =( 等于 ) >( 大于 ) <( 小于 ) >=( 大于等于 ) <=( 小于等于 ) 3 字符运算符 &( 连接 ) 4 引用运算符 :( 冒号 ),( 逗号 ) 空格 要创建一个公式, 首先需要选定一个单元格, 输入一个等于号 =, 然后在其后输入公式的内容, 按 Enter 键就可以按公式计算得出结果 例 3.3 统计生产进度情况, 如图 3.13 所示 图 3.13 生产进度表操作步骤如下 (1) 选定单元格 B7 (2) 输入公式 =B3+B4+B5+B6 (3) 按 Enter 键 计算结果显示在单元格 B7 中, 而公式显示在编辑栏上 若需修改公式, 可在编辑栏中进行, 方法同编辑字符串 (4) 选定单元格 B7, 将填充柄拖至 E7 单元格并释放 此时 B7 的公式, 填入到 C7~E7 单元格 注意 C7~E7 单元格的公式并不相同, 如 C7 单元格的公式为 C3+C4+C5+C6 用同样的方法可以实现按行求和 单元格引用就是标识工作表上的单元格或单元格区域, 指明公式中所使用的数据的位置 在 Excel 中, 可以引用同一工作表不同部分的数据, 同一工作簿不同工作表的数据, 甚至不同工作簿的单元格数据

95 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 个引用运算符 1 :( 冒号 ) 区域运算符 所有单元格 2,( 逗号 ) 联合运算符 如 B2:F5 表示 B2 单元格到 F5 单元格矩形区域内的 将多个引用合并为一个引用, 如 SUM(B5:B15, D4:D12), 表示 B5~B15 以及 D4~D12 所有单元格求和 (SUM 是求和函数 ) 3 空格 交叉运算符如 SUM(B5:B15 A7:D7) 两区域交叉单元格之和, 即 B7 2. 单元格或单元格区域引用一般式 单元格或单元格区域引用的一般式如下 : 工作表名! 单元格引用 或 [ 工作簿名 ] 工作表名! 单元格引用 在引用同一工作簿单元格时, 工作簿可以省略, 在引用同一工作表时, 工作表可以省略 例 3.4 单元格引用示例 =E12+5 引用了同一工作表的 E12 单元格 =Sheet2!A2+Sheet3!A2 引用了工作表 Sheet2 的 A2 单元格和工作表 Sheet3 的 A2 单元格 3. 相对地址与绝对地址 1) 相对地址 随公式复制的单元格位置变化而变化的单元格地址称为相对地址 例如, 在单元格 F3 中定义公式为 =B3+C3+D3+E3, 将 F3 复制到 F5 中, 相对原位置, 目标位置的 列号不变, 而行号要增加 2, 因此单元格 F5 中的公式为 =B5+C5+D5+E5 ; 若把 F3 中的公式复制到 G6, 相对原位置, 目标位置的列号增加 1, 行号增加 3, 则 G6 中的 公式为 =C6+D6+E6+F6 上例中 B3 C3 D3 E3 F3 F5 B5 C5 D5 E5 G6 C6 D6 E6 F6 等 都是相对地址的引用 2) 绝对地址 科学出版社职教技术出版中心 有时并不希望全部采用相对地址 例如, 公式中某一项的值固定存放在某单元格 中, 在复制公式时, 该项地址不能改变, 这样的单元格地址称为绝对地址 绝对地址的表示方式是在相对地址的行和列前加上 $ 符号, 如在 F3 中定义公式 =$B$3+$C$3+ $D$3+$E$3, 然后将 F3 中的公式复制到 F5 单元格, 则 F5 单元格的值与 F3 相同, 原因是绝对地址在公式复制时, 不会随单元格的不同而变化, 这一点与相对地址截然不同 3) 混合地址如仅在列号前加 $ 符号或仅在行号前加 $ 符号, 表示混合地址 若单元格 F4 中的公式为 =$C$4+D$4+$E4, 复制到 G5, 则 G5 中公式为 =$C$4+E$4+$E5 公式中, C4 不变,D4 变成 E4( 列号变化 ),E4 变成 E5( 行号变化 )

96 84 计算机实用技术 在 Excel 中函数是预定义的内置公式, 它使用被称为参数的特定数值, 按照语法所列的特定顺序进行计算 Excel 提供了大量的函数, 可以实现数值统计 逻辑判断 财务计算 工程分析 数字计算等功能 Excel 函数的使用非常简单, 下面介绍行 列数据自动求和与粘贴函数的使用方法 1. 行和列数据自动求和在 Excel 中经常进行的工作是合计行和列中的数据, 虽然可按前面例子中的方法求和, 但 Excel 提供了一条更方便的途径, 即利用 常用 工具栏中的 自动求和 按钮 利用自动求和按钮求和的方法是: 选定求和区域并在下方或右方留有一空行或空列, 然后单击 自动求和 按钮, 便会在空行或空列上求出对应列或行的合计值 例如, 要计算 B3~B6 中数据的和, 并在 B7 中显示, 则可以首先选择区域 B3:B6, 然后单击自动求和按钮 检查一下可发现合计单元格 B7 中自动生成了公式 =SUM (B3:B6) 2. 粘贴函数首先选定要生成函数的单元格, 然后单击编辑栏左侧的 插入函数 按钮 f x, 打开 插入函数 对话框, 如图 3.14 所示 选择函数 ( 如 SUM) 后, 打开 函数参数 对话框, 如图 3.15 所示, 在 Number1 Number2 文本框中输入单元格区域或单击 拾取 按钮选择单元格区域 ( 再次单击 拾取 按钮返回 函数参数 对话框 ), 最后单击 确定 按钮即可 图 3.14 插入函数 对话框 图 3.15 函数参数 对话框 3.4 建立了工作表不等于完成了所有的工作, 用户必须对工作表的布局进行调整 对数 据进行格式化, 才能形成一张清晰 美观的表格 本节介绍如何对工作表中的数据进行格式化以及设置工作表的列宽 行高, 自动套用格式等操作

97 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 设置工作表列宽和行高 Excel 单元格大小的默认值是行高为 列宽为 8.38, 当输入的文字或数字超过行高 列宽时, 单元格就不能完整地显示单元格内容, 有时甚至会显示 ###### 以示内容已超过宽度 这时就需要调整单元格的行高和列宽 1) 通过菜单命令设置行高和列宽选定一行或若干行, 选择 格式 行 行高 命令, 打开 行高 对话框, 输入行高并单击 确定 按钮, 完成了行高的设置 列宽的设置与行高设置类似, 选择 格式 列 列宽 命令, 在弹出的 列宽 对话框中进行设置 2) 使用鼠标进行拖动选择一行或若干行, 移动鼠标至任一行号下方的分隔线上 ( 此时鼠标指针形状改变成上 下箭头 ), 拖动鼠标至恰当位置并释放鼠标, 则选定的行都以此设定的高度为准 列宽的设置与行高设置相似 另外, 若要调整大小以适合该列中最长输入项或该行中最大号字体高度, 双击列标右边分隔线或行号下方分隔线即可 通过拖动行 列分隔线, 可隐藏行或列, 这样就不会打印出被隐藏的行或列的内容 事后选择被隐藏行 ( 列 ) 的上 下两行 ( 左右两行 ), 在 格式 菜单中选择 行 ( 列 ) 子菜单中的 取消隐藏 命令 2. 设置单元格格式 单元格不仅包含数据信息 ( 即内容 ), 也包含格式信息 格式信息决定着显示的方式, 如字体 大小 颜色 对齐方式等 1) 数字显示格式的设置选定要格式化的单元格或区域, 选择 格式 单元格 命令, 屏幕上显示 单 元格格式 对话框, 切换到 数字 选项卡, 如图 3.16 所示 在 分类 列表框中选择所需要的格式类型, 最后单击 确定 按钮 在工作表中, 如果不显示 0 值, 使表格看起来较清洁, 可以选择 工具 选项 命令, 打开 选项 对话框 ; 切换到 视图 选项卡, 如图 3.17 所示, 取消对 零 值 复选框的勾选, 单击 确定 按钮, 则单元格数值为 0 时不显示 日期时间是作序数看待的, 所以日期时间格式在 数字 选项卡中设置 科学出版社职教技术出版中心 2) 字体 大小 颜色 修饰的调整将 单元格格式 对话框切换到 字体 选项卡, 可以设定选定单元格或区域的字

98 86 计算机实用技术 体 字号 颜色等特性 ( 格式 工具栏也可设定字体 字号等 ) 切换到 图案 选项卡, 可以设定单元格底纹和图案 图 3.16 单元格格式 对话框 图 3.17 选项 对话框中的 视图 选项卡 3) 对齐方式的设置默认情况下, 在单元格中, 数字是右对齐的, 而文字左对齐 在制表时, 往往要改变这一默认格式, 如设置其为居中 跨列居中等 将 单元格格式 对话框切换到 对齐 选项卡, 可以设置水平对齐 垂直对齐方式等 合并单元格并居中 可以方便地实现标题的居中, 方法是 : 选定标题所在行的连续单元格 ( 应与表格所占用的所有列相对应 ), 单击工具栏中的 合并及居中 按钮即可 4) 表格边框的设置默认情况下, 工作表包含网格线, 使得单元格界线分明, 但打印工作表时, 网格线并不打印出来, 要想打印表格线必须为表格设置边框 设置表格边框有如下两种方法 (1) 使用 格式 工具栏中的 边框 按钮, 按下按钮旁边的箭头时, 将出现多种边框格式供选择 (2) 打开 单元格格式 对话框, 切换到 边框 选项卡, 如图 3.18 所示, 此时可以选择不同的线条和颜色及左 右 上 下边框和外边框 外边框是指单元格区域的边框, 左 右 上 下边框可单独设置指定的单元格或单元格区域的边框属性 5) 格式的复制与删除 1 格式的复制把工作表中单元格或区域的格式复制到另一单元格或区域, 可使用 常用 工具栏中的 格式刷 按钮 首先选定格式样式单元格或区域, 单击 格式刷 按钮, 然后选取目标单元格或区域即可 复制格式也可利用 编辑 复制 选择性粘贴 命令来完成

99 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 87 2 格式的删除格式的删除可用 编辑 清除 格式 命令完成 格式被删除后, 实际上仍然保留着数据的默认格式, 文字左对齐 数字右对齐的方式 3. 自动套用表格格式 Excel 提供了许多的表格样式, 用户可用其格式化自己的表格, 从而提高工作效率 操作方法是 : 选择 格式 自动套用格式 命令, 在打开的 自动套用格式 对话框 ( 见图 3.19) 中选择满意的样式, 然后单击 确定 按钮 图 3.18 单元格边框设置 图 3.19 自动套用格式 对话框 工作表的页面设置 在 文件 菜单中选择 页面设置 命令, 就会出现 页面设置 对话框, 其中有 4 个选项卡, 如图 3.20 所示 1. 设置打印格式 图 3.20 页面设置 对话框 科学出版社职教技术出版中心 切换到 页面 选项卡, 如图 3.20 所示, 其中各项的含义如下 1) 方向其中有 纵向 和 横向 两个单选按钮 选中 纵向 单选按钮时, 表示从左到右按行打印 ; 选中 横向 单选按钮时, 表示将数据旋转 90 打印

100 88 计算机实用技术 2) 缩放比例 一般采用 100%(1:1) 比例打印, 有时, 行尾数据未打印出来, 或者工作表末页只有 1 行, 应将这行合并到上一页 为此, 可以采用缩小比例打印, 使行尾数据能打印出 来, 或使末页一行能合并到上一页打印 有时, 需要放大比例打印 在这里, 可以根据需要指定缩放比例 (10%~400%) 另外, 还可以用页高和页宽来调节 例如, 要使一页多打印几行, 可以调整页高 ( 如 1.1); 要使一页多打印几列, 可以调整页宽 3) 纸张大小单击 纸张大小 的下拉按钮, 在出现的下拉列表中选择纸张的规格 ( 如 A4 B5 等 ) 4) 打印质量单击 打印质量 的下拉按钮, 在出现的下拉列表中选择一种, 如 300 点 / 英寸 这个数字越大, 打印质量越高, 打印速度也越慢 5) 起始页码用于确定工作表的起始页码 在 起始页码 文本框中的内容为 自动 时, 起始页码为 1, 否则输入一个数字, 如输入 5, 则工作表的第一页页码将为 5 2. 设置页边距 单击打印预览窗口的 页边距 按钮, 可以用拖动页边界线的方法调整页边距 这里可以更细致地设置页边距 切换到 页面设置 对话框的 页边距 选项卡, 如图 3.21 所示 在此选项卡中可以预览设置的效果 图 3.21 页面设置 对话框的 页边距 选项卡 1) 设置页边距在 上 下 左 右 微调框中分别输入相应的页边距 2) 设置页眉 / 页脚与纸边的距离在 页眉 和 页脚 微调框中分别输入相应的数字 3) 设置居中方式该处设置打印位置, 一般按 靠上左对齐 方式打印, 也可以选择 水平居中 或 垂直居中

101 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 设置页眉 / 页脚页眉是指打印页顶部出现的文字, 而页脚则是打印底部出现的文字 通常, 把工作簿名称作为页眉, 页脚则为页号 页眉 / 页脚一般居中打印 实际上, 页眉 / 页脚的内容也可以变化 切换到 页面设置 对话框的 页眉 / 页脚 选项卡, 如图 3.22 所示 单击 页眉 下拉列表框右侧的下拉按钮, 在出现的下拉列表中选择页眉 ( 如工作簿名称 : 销售统计表 ); 单击 页脚 下拉列表框右侧的下拉按钮, 在出现的下拉列表中选择页脚 有时, 对系统提供的页眉 页脚不满意, 也可以自定义, 方法如下 ( 以自定义页眉为例 ) (1) 在如图 3.22 所示的对话框中, 单击 自定义页眉 按钮, 出现 页眉 对话框, 如图 3.23 所示 在 左 中 右 文本区域中设置页眉 它们将出现在页眉行的左 中 右位置, 其内容可以是文字 页码 工作簿名称 时间 日期等 文字需要输入, 其余均可通过单击中间相应的按钮来设置 图 3.22 页面设置 对话框的 页眉 / 页脚 选项卡 图 3.23 页眉 对话框 科学出版社职教技术出版中心 中间的按钮含义如下 ( 字体 ): 输入页眉文字后, 单击该按钮, 设置字体 字型和字号等 ( 当前页码 ): 单击该按钮, 自动输入当前页码 ( 总页数 ): 单击该按钮, 自动输入总页数 ( 当前日期 ): 单击该按钮, 自动输入当前日期 ( 当前时间 ): 单击该按钮, 自动输入当前时间 ( 文件路径 ): 单击该按钮, 确定路径

102 90 计算机实用技术 ( 当前工作簿名称 ): 单击该按钮, 自动输入当前工作簿名称 ( 当前工作表名称 ): 单击该按钮, 自动输入当前工作表名称 ( 插入图片 ): 单击该按钮, 插入图片 ( 设置图片格式 ): 单击该按钮, 设置图片格式 (2) 单击左框, 并单击 当前工作簿名称 按钮 ; 单击中框, 并单击 当前页码 按钮 ; 单击右框, 并单击 当前日期 按钮 (3) 单击 确定 按钮, 返回 页面设置 对话框 文本框中出现的 & 是一个代码符号, 它不会被打印出来, 如要将它打印出来, 则应在列表框中输入两个 & 符号 页眉 页脚的设置应小于对应的边缘, 否则页眉 页脚可能会覆盖文档的内容 4. 设置打印参数 切换到 页面设置 对话框的 工作表 选项卡, 如图 3.24 所示 图 3.24 页面设置 对话框的 工作表 选项卡 1) 设置打印区域若只打印部分区域, 则在打印区域文本框中输入要打印的单元格区域, 如 $A$1:$G$13 也可以单击右侧的 拾取 按钮, 然后到工作表中选定打印区域, 再单击 拾取 按钮恢复原状 2) 每页打印表头若工作表有多页, 要求每页均打印表头 ( 顶标题或左侧标题 ), 则在 顶端标题行 或 左端标题行 文本框输入相应的单元格地址, 如 $A$1:$G$1 也可以直接到工作表中选定表头区域 3) 打印顺序若表格太大, 一页容纳不下, 系统会自动分页 如要打印一个 80 行 40 列的表格, 而打印纸只能打印 40 行 20 列, 则该表格被分成 4 页 打印顺序指的是这 4 页的打印顺序

103 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 91 先列后行 : 先打印前 40 行前 20 列, 再打印后 40 行前 20 列, 然后打印前 40 行后 20 列, 最后打印后 40 行后 20 列 先行后列 : 先打印前 40 行前 20 列, 再打印前 40 行后 20 列, 然后打印后 40 行前 20 列, 最后打印后 40 行后 20 列 4) 打印网络线 在 打印 选项组中可以决定是否打印网络线 行号列标等 工作表和图表建立后, 可以将其打印出来 在打印前最好能看到实际的打印效果, 以免多次打印调整, 浪费时间和纸张 Excel 提供了打印前能看到实际效果的 打印预 览 功能, 实现了 所见即所得 在打印预览中, 可能会发现页面设置不合适, 如页边距太小 分页不适当等问题 在预览模式下可以进行调整, 直到满意后再打印 1. 打印预览 调用 打印预览 功能有两种方法 方法一 : 单击 常用 工具栏中的 打印预览 按钮 方法二 : 选择 文件 打印预览 命令 单击 常用 工具栏中的 打印预览 按钮, 出现 打印预览 窗口, 如图 3.25 所示 窗口中以整页形式显示了工作表的首页, 其形式就是实际打印的效果 在窗口下方显示了当前页号和总页数 图 3.25 打印预览 窗口 科学出版社职教技术出版中心 分页预览 功能使工作表的分页变得十分容易 进入分页预览模式后, 工作表中分页处用蓝色线条表示, 称为分页符 若未设置过分页符, 则分页符用虚线表示,

104 92 计算机实用技术 否则用实线表示 每页均有 第 X 页 的水印, 不仅有水平分页符, 还有垂直分页符 1) 改变分页位置 (1) 单击 分页预览 按钮 ( 或选择 视图 分页预览 命令 ) 进入分页预览模式, 如图 3.26 所示 图 3.26 分页预览 模式 (2) 鼠标指针移到分页符, 指针呈双向箭头, 拖动分页符到目标位置, 则按新位置分页 2) 插入分页符若工作表内容不止一页, 系统会自动在其中插入分页符, 工作表按此分页打印 有时某些内容需要打印在一页中, 例如, 一个表格按系统分页将分在两页打印, 为了使该表格在一页中打印, 可以在该表格开始插入水平分页符, 在表格后面也插入水平分页符, 这样, 表格独占一页 如果插入垂直分页符, 则可以控制打印的列数 插入分页符的方法如下 (1) 单击分页符插入位置 ( 新页左上角的单元格 ) (2) 选择 插入 分页符 命令 3) 删除分页符 (1) 单击分页符下的第一行的单元格 (2) 选择 插入 删除分页符 命令

105 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 打印设置 单击 打印预览 窗口的 打印 按钮 ( 或选择 文件 菜单中的 打印 命令 ), 出现 打印内容 对话框, 如图 3.27 所示 1) 设置打印机 图 3.27 打印内容 对话框 若配备多台打印机, 单击 名称 下拉列表框右侧的下拉按钮表中选择一台打印机 2) 设置打印范围, 在出现的下拉列 在 打印范围 选项组中有两个单选按钮, 选中 全部 单选按钮表示打印全部 内容 ; 而选中 页 单选按钮则表示打印部分页, 此时应在 从 和 到 微调框中分别输入起始页号和终止页号 ; 若仅打印一页, 如第 3 页, 则起始页号和终止页号均输入 3 在 打印内容 选项组中的 4 个单选按钮分别表示打印当前工作表的选定区域 当前工作表和当前工作簿或选定的列表 3) 设置打印份数在 份数 选项组中输入打印份数, 若打印 2 份以上, 还可以勾选 逐份打印 复选框 一般顺序是 1 页,2 页,,1 页,2 页, ; 而逐页打印顺序是 :1 页,1 页,2 页,2 页, 3.5 在处理电子表格时, 要对大量烦琐的数据进行分析和研究, 有时需要利用图形方式再现数据变动和发展趋势 Excel 提供了强有力的图表处理功能, 使得用户很快就可得到所要的图表 本节将介绍如何创建图表以及对图表的修改 科学出版社职教技术出版中心 创建图表可以使用 插入 菜单中的 图表 命令, 或单击 常用 工具栏中

106 94 计算机实用技术 的 图表向导 按钮 下面介绍创建图表的步骤( 以图 3.13 所示的 生产进度表 为例 ) 1. 在工作表上选取图表的数据区可以选取一行或一列数据, 也可选取连续或不连续的数据区域, 但一般包括列标题和行标题, 以便文字标注在图表上 本例中, 选取 A2:E6 区域 2. 启动图表向导单击工具栏上的 图表向导 按钮, 打开如图 3.28 所示的对话框 图 3.28 图表的创建 3. 选择图表类型在 图表向导 - 4 步骤之 1 - 图表类型 对话框中, 选择 图表类型 及 子图表类型, 本例中选择 柱形图 中 簇状柱形图, 然后单击 下一步 按钮 4. 确认数据源在 图表向导 - 4 步骤之 2 - 图表源数据 对话框中, 可重新选择数据源并可设定系列产生在列上还是行上 本例中只需单击 下一步 按钮, 不进行任何修改 5. 设置图表选项在 图表向导 - 4 步骤之 3 - 图表选项 对话框中, 可设置图表标题 X 轴标题 Y 轴标题及图例位置等 本例中只要单击 下一步 按钮即可 6. 选择工作表类型在 图表向导 - 4 步骤之 4 - 图表位置 对话框中, 可选择作为新工作表插入工作簿, 或是嵌入现有工作表中, 本例中选择后者, 并单击 完成 按钮, 这样就创建了图表, 如图 3.29 所示

107 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 95 图 3.29 图表示例 在 Excel 中, 图表可以看作一个完整对象, 因此可以对它进行移动 复制和删除等 操作 同时, 图表又是由图表区 图形区 数字系列 坐标轴 分类标记 标题 数据标记 网格线 图例 箭头和趋势线等图标选项组成, 每一个图标选项都可以进行编辑, 从而完成对图表的修改 另外, 图表与对应的表格数据是互动的, 即表格的值变了, 图表自动改变, 反之亦然 1. 图表的缩放 移动 复制和删除 对于嵌入式图表, 首先单击图表空白区域, 这时图表边界四周出现 8 个控点表示已选定 拖曳控点, 可使图表缩小或放大 ; 拖曳图表的任一部分, 可使图表在工作表中移动 ; 使用剪贴板可以复制图表 ; 按 Del 键可删除图表 对于独立图表的移动和删除实际就是移动和删除图表所在的工作表 2. 图表类型的修改 科学出版社职教技术出版中心 一般在建立图表时, 就选择了图表的类型, 但是, 如果该类型的图表不能很好地表示工作表中的数据, 即可对其进行修改 下面用一个具体的例子来说明怎样修改图表类型 例 3.5 将图 3.29 所示的柱形图改为图 3.30 所示的饼图 操作步骤如下 (1) 选中图表 (2) 选择 图表 图表类型 命令, 显示类似图 3.28 所示的选择图表类型对话框, 在 图表类型 中选择饼图, 在 子图类型 中选择三维饼图, 并单击 确定 按钮

108 96 计算机实用技术 图 3.30 饼图示例 只有选择了图表, 菜单中才会出现 图表 菜单 用户也可以用快捷菜单 图表工具栏来修改图表类型 3. 添加或删除图表中的数据序列一种方法是直接在图表上进行鼠标操作 例如, 要删除图 3.29 所示的图表中的 四车间 数据, 操作方法是 : 单击任一月份四车间柱形条, 这时 四车间 每月柱形条上都显示一个方块, 表示已选定, 按 Delete 键, 便可删除 四车间 数据序列 反之, 选定单元格区域 A6:E6, 然后拖放到图表区域, 便恢复成原来图表样式, 即增加了 四车间 数据序列 另一种方法是执行 图表 源数据 命令, 打开 源数据 对话框, 切换到 系列 选项卡, 进行添加和删除数据序列 4. 图标选项的加入与编辑在图表中可以加入标题 坐标名称 网格线 趋势线等, 对已有的图标选项进行编辑, 只要选中图标选项就可以进行移动 修改和删除 对于文字信息还可以进行字体 字大小 颜色等设置 例 3.6 给如图 3.29 所示的图表加标题 生产进程表, 设置其字体为黑体, 大小为 14 号 操作步骤如下 (1) 选中图表 (2) 选择 图表 图表选项 命令, 打开 图表选项 对话框 (3) 在 标题 选项卡中的 图表标题 文本框中输入 生产进程表, 单击 确定 按钮

109 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 97 (4) 选中标题, 右击, 在弹出的快捷菜单中选择 图表标题格式 命令 (5) 在如图 3.31 所示的 图表标题格式 对话框中, 设置 字体 为黑体, 字号 为 14 图 3.31 图表标题格式 对话框 3.6 Excel 不仅提供了制表 制图 计算功能, 还提供了数据管理功能, 如排序 筛选 汇总方面的功能, 特别是提供了数据透视和数据分析功能 为了实现数据管理与分析,Excel 要求数据必须按数据清单格式来组织, 图 3.32 所 示的表格是一个典型的数据清单, 它满足以下数据清单的准则 科学出版社职教技术出版中心 图 3.32 数据清单及 题目 对话框 (1) 每列应包含相同类型的数据, 列表首行或首两行由字符串组成, 而且每一列均

110 98 计算机实用技术 不相同, 称之为字段名 (2) 每行应包含一组相关的数据, 称为记录 (3) 列表中不允许出现空行 空列 ( 空行 空列用于区分数据清单区与其他数据区 ) (4) 单元格内容开头不要加无意义的空格 (5) 每个数据清单最好占一张工作表 数据清单可以像普通表格一样进行增加 删除 修改记录操作 也可以利用 数据 菜单中的 记录单 命令进行维护 增加记录的操作步骤如下 (1) 选定数据清单中任一单元格 (2) 选择 数据 记录单 命令, 屏幕上会显示如图 3.32 所示的对话框 (3) 单击 新建 按钮, 即可实现增加记录的功能 同样, 单击 删除 按钮, 可以删除当前显示在对话框中的记录 也可以单击 上一条 下一条 或 条件 按钮, 定位其他记录 1. 数据排序排序是将数据清单中的记录按某些值的大小重新排列记录次序, 一次排序最多可以选择 3 个关键字 : 主要关键字 次要关键字 第三关键字 它们的含义是: 首先按 主要关键字 排序, 当 主要关键字 相等时, 检查 次要关键字 大小, 若 次要关键字 相等, 则检查 第三关键字 大小, 从而决定记录的排序次序 另外, 每种关键字都可以选择是按 升序 或 降序 排列 下面是将以上数据清单按 姓名 递增, 产品数量 单价 递减排序为例说明排序的操作步骤 (1) 选定数据清单中任一单元格 (2) 选择 数据 排序 命令, 出现如图 3.33 所示的对话框, 按照要求设置关键字和排序方式 (3) 单击 确定 按钮完成排序 对数据排序, 除了使用 排序 命令外, 还可以利用工具栏上的两个排序按钮 : 升序或降序 没有命令能恢复数据清单原来的次序, 要想恢复可以在排序前复制一个工作表副本, 以便日后恢复 ( 当然在排序时, 可以撤销排序, 恢复原有次序 ) 2. 数据筛选筛选功能可以只显示当数据清单中符合筛选条件的行, 而隐藏其他行 下面以实例来说明数据筛选的操作方法 例 3.7 在如图 3.32 所示的数据清单中显示产品数量在 80 以上, 奖金在 2000 元以上的记录

111 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 99 操作步骤如下 (1) 选定数据清单中任一单元格 (2) 选择 数据 筛选 自动筛选 命令 此时, 数据列表的每一字段名右边显示出下拉按钮 (3) 单击 产品数量 右边下拉按钮, 显示出下拉列表框, 从中选择 自定义 项, 显示如图 3.34 所示的对话框 在 产品数量 选项组左边的下拉列表框中选择 大于或等于 项, 在右边组合框中直接输入 80, 单击 确定 按钮 图 3.33 排序 对话框 图 3.34 自定义自动筛选方式 对话框 (4) 以同样的方法, 筛选奖金在 2000 元以上的记录 在多个字段上加上筛选条件, 显示的筛选结果是同时满足这些字段的筛选条件的记 录, 如图 3.35 所示的筛选结果就是产品数量在 80 以上, 同时奖金在 2000 元以上的记录 图 3.35 筛选结果 要取消筛选, 只要选择 数据 筛选 自动筛选 命令 ( 去除 自动筛选 命令前的 ) 即可 3. 数据的分类汇总 对数据进行分类汇总, 是 Excel 提供的基本数据分析方法, 下面介绍分类汇总的使 用方法 科学出版社职教技术出版中心

112 100 计算机实用技术 例 3.8 按商品名称分类汇总 单价 数量 和 总计 的情况 操作步骤如下 (1) 首先, 要对 商品名称 进行排序 ( 要以 商品名称 进行分类汇总 ) (2) 选定数据清单中任一单元格后, 选择 数据 分类汇总 命令, 屏幕上显示出如图 3.36 所示的对话框 (3) 在 分类字段 下拉列表框中选择 地区, 在 汇总方式 下拉列表框中选择 求和, 在 选定汇总项 列表框中勾选 单价 数量 总计 复选框, 最后单击 确定 按钮, 就可以看到如图 3.37 所示的分类汇总结果 此时, 在工作表左边出现了分类的层次, 可以单击层次号 或单击 - +, 以显示明细 汇总和总计 如要取消分类汇总, 只要再次进入 分类汇总 对话框, 单击 全部删除 按钮即可 图 3.36 分类汇总 对话框 图 3.37 分类汇总 结果 Excel 除了提供分类汇总数据统计功能外, 还提供了强有力的数据透视功能 数据透视是依据用户的需要, 从不同的角度在列表中提取数据, 重新拆装组成新的表 它不是简单的数据提取, 而是伴随着数据的统计处理 1. 数据透视表的建立创建数据透视表, 可利用 数据 菜单中的 数据透视表和数据透视图 命令, 执行该命令, 便可按向导的方式, 帮助用户一步步地完成透视表 例 3.9 为图 3.38 所示的数据清单建立一张各部门在各地区的销售汇总情况 操作步骤如下 (1) 选择 数据 数据透视表和数据透视图 命令, 显示出如图 3.39 所示的对话框 采用默认值, 直接单击 下一步 按钮 (2) 确定数据区域 在 数据透视表和数据透视图向导 3 步骤之 2 对话框 ( 见图 3.40) 中, 输入要建立数据透视表的数据区域 Sheet1!$B$1:$F$15, 或单击 拾取 按钮, 在工作表中拖动鼠标选取 B1:F15 单元格区域, 单击 下一步 按钮

113 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 101 图 3.38 数据清单图 3.39 步骤之 1 (3) 确定数据透视表显示的位置 在 数据透视表和数据透视图向导 3 步骤之 3 对话框 ( 见图 3.41) 中, 选中 新建工作表 单选按钮, 单击 完成 按钮, 便在新的一张工作表上显示出如图 3.42 所示的界面 图 3.40 步骤之 2 图 3.41 步骤之 3 图 3.42 显示所需透视表 (4) 在 数据透视表字段列表 中, 将 部门 拖至行字段区, 地区 拖至列字 段区, 销售 拖至数据区, 屏幕上显示出所需要的透视表 2. 数据透视表和编辑 科学出版社职教技术出版中心 数据透视表建立后, 屏幕自动显示 数据透视表 工具栏, 利用该工具栏, 可方便

114 102 计算机实用技术 地修改数据透视表 1) 字段的调整从前面操作过程可以看出, 数据透视表由行字段区 列字段区 数据字段区和页字段区组成 可以很容易将数据源中的字段拖至不同的区域, 从而形成数据透视表 若需修改数据透视表, 只需拖动字段到新的位置即可, 如将 地区 拖至行字段区, 然后再将 部门 拖至列字段区, 便形成了如图 3.43 所示的透视表 在页字段 部门 列表框中选择 销售一部 便显示出销售一部在各地区的销售情况 若要删除某字段, 只要将该字段拖出表格区任何位置即可 图 3.43 数据透视表 2) 数据区字段汇总方式的修改数据透视不仅可以对字段进行求和, 而且可以对其进行计数, 求平均值 最大值等 选择数据区单元格, 单击 数据透视表 工具栏上的 字段设置 按钮, 显示出如图 3.44 所示的对话框, 选择汇总方式并单击 确定 按钮即可 3) 删除数据透视表图 3.44 数据透视表字段 对话框删除数据透视表不会影响原数据表, 删除数据透视表的方法同删除普通工作表一样 数据透视表的数据值依赖于数据源的值, 但对数据源值进行修改时, 数据透视表并不会自动更新, 必须选择 数据 刷新数据 命令或单击工具栏上的 刷新数据 按钮 数据透视表是用于快速汇总大量数据的交互式数据分析报表, 也称为三维表, 通常是汇总较多的数据, 且对这些数据进行多种比较时使用 在使用中, 可以根据不同的汇总要求, 将行和列互相交换, 以查看对源数据的不同汇总, 还可以通过显示不同的页来筛选数据, 或者查看所关心的明细数据

115 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 103 基于数据清单生成数据透视表, 数据清单中不能含有分类汇总数据, 如果有分类汇总, 必须清除分类汇总 3.7 本章主要介绍了 Excel 的主要功能, 包括 Excel 的基本输入方法 工作簿和工作表的编辑 工作表的格式化 公式和函数的使用 图表处理以及工作表中的数据管理等操作 3.8 实训一学生成绩的录入与计算 一 实训目的 (1) 掌握建立工作簿的基本方法 (2) 掌握数据输入 修改的操作方法 (3) 掌握编辑公式的使用 二 实训内容与步骤 命令 在 D 盘建立工作簿文件 Mybook.xls, 输入表 3.1 中的内容, 并计算总成绩 表 3.1 学生成绩表 学号姓名出生日期数学语文英语 Total 李林 1980/09/ 高山 1982/04/ 林一风 1980/11/ 高平 1981/04/ 朱元元 1983/03/ 工作簿的建立与保存 1)Excel 的启动 单击 开始 按钮, 选择 程序 Microsoft Office Microsoft Office Excel ) 在 D 盘建立工作簿文件 Mybook.xls (1) 启动 Excel 后, 系统自动打开工作簿 Book1 (2) 在当前工作表 Sheet1 的 A1 单元格中输入任意内容, 如 Test (3) 选择 文件 保存 或 另存为 命令, 或单击 常用 工具栏上的 保 存 按钮, 都将出现 另存为 对话框 科学出版社职教技术出版中心

116 104 计算机实用技术 (4) 把保存位置的默认值 My Documents 改为 D:, 在 文件名 处输入 Mybook (5) 单击 保存 按钮 2. 数据的输入与修改 (1) 打开工作簿 Mybook1.xls, 当前工作表为 Sheet1 (2) 输入表 3.1 所列的内容 1 文字字符值的输入双击单元格 A1, 删除原内容 Test 后输入 学号 并按 Enter 键 单击单元格 B1, 然后单击 编辑栏, 输入 姓名 并按 Enter 键 以同样的方法在 C1:G1 区域分别输入 出生日期 数学 英语 Total 2 数字字符值的输入单击单元格 A2, 然后单击 编辑栏, 输入 并按 Enter 键, 以输入字符型值 , 以同样的方法输入其他学号 3 日期型数值的输入双击单元格 C2, 输入 , 或单击单元格 C2, 然后在 编辑栏 中输入 以同样的方法输入其他生日 4 数值型数据的输入双击单元格 D2, 直接输入 97 以同样方法输入其他成绩 3. 计算成绩 (1) 选定单元格 G2 (2) 输入公式 =D2+E2+F2 (3) 按 Enter 键 (4) 将填充柄从 G2 拖至 G6 单元格并释放 实训二 Excel 2003 图表的创建及数据处理 一 实训目的 (1) 掌握图表的创建与修改 (2) 掌握数据列表的维护 排序 筛选 (3) 掌握数据的汇总统计 (4) 掌握数据透视表的应用 二 实训内容与步骤 1. 创建图表利用销售情况表 ( 见表 3.2) 的数据创建如图 3.45 所示的图表 表 3.2 销售情况表 地区部门销售金额实现利润 华东 一公司 二公司

117 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 105 地区部门销售金额实现利润 续表 华北 西北 西南 一公司 二公司 一公司 二公司 一公司 二公司 操作步骤如下 图 3.45 销售情况图表 (1) 建立工作簿 Mybook1.xls, 输入表 3.2 所示的销售情况表 (2) 选择数据区域 A2:D10 (3) 选择 插入 图表 命令, 或单击工具栏中的 图表向导 按钮打开 图 表向导 -4 步骤之 1- 图表类型 对话框 (4) 选择 图表类型 列表框中 柱形图, 选择 子图表类型 中 簇状柱形图, 单击 下一步 按钮, 打开 图表向导 -4 步骤之 2- 图表源数据 对话框 (5) 检查所显示的数据区域是否正确, 若正确, 单击 下一步 按钮 ( 此步骤, 可 单击 系列产生在 右侧的 行 或 列 单选按钮, 观察图表显示效果 ) (6) 打开 图表向导 -4 步骤之 3- 图表选项 对话框, 在 图表标题 文本框填入 销 售情况, 在 分类 (X) 轴 文本框填入 地区, 在 数值 (Y) 轴 文本框填入 万元, 单击 下一步 按钮 (7) 打开 图表向导 -4 步骤之 4- 图表位置 对话框, 单击 完成 按钮, 图表即可 嵌入当前工作表, 适当调整后形成如图 3.45 所示图表 2. 图表的修改 科学出版社职教技术出版中心 1) 图表的缩放 移动 复制和删除 (1) 单击图表空白处, 即选定了图表, 此时图表边框上有 8 个小方块, 将鼠标移至

118 106 计算机实用技术 方块上, 拖曳鼠标便可以任意改变图表大小 (2) 单击鼠标移至图表上, 直接拖曳鼠标便可移动图表 (3) 单击图表, 单击工具栏中的 复制 按钮, 再将鼠标移至目标处, 执行 粘贴 操作, 实现图表的复制 (4) 单击图表, 按 Delete 键便可删除图表 2) 图表数据的删除 增加和修改 (1) 单击 实现利润 数据条, 此时该数据系列的各数据条上都出现一个小方块, 按 Delete 键或选择 编辑 清除 系列 命令, 则删除了图表数据的数据系列 实现利润 (2) 选择 实现利润 数据后, 当鼠标变为空心箭头时, 把选定数据拖曳到图表上 也可以选择 图表 添加数据 命令, 再选定 实现利润 数据区域, 单击 确定 按钮 (3) 选择任意一数据系列, 如 实现利润 系列, 选择 格式 数据系列 命令, 打开 数据系列格式 对话框, 切换到 系列次序 选项卡, 单击 上移 或 下移 按钮, 改变 数据系列 显示顺序 最后单击 确定 按钮 3) 修改数据点的值 (1) 选中图表中 销售金额 系列, 再次单击要修改的数据, 如华东地区二公司销售金额, 此时, 它的边框上有 8 个小方块, 把鼠标移至上方小方块上, 上 下拖曳, 便可任意改变其值, 其值回填到对应的表格中 (2) 修改表格值时, 自动地同步变更图表形状 4) 在图表中加入各种图标选项 (1) 选定图表 (2) 选择 图表 图表选项 命令, 打开 图表选项 对话框, 切换到 标题 选项卡, 在 图表标题 文本框, 分类 文本框, 数值 文本框中可分别输入或修改相应的值 (3) 选定图表, 选择 图表 添加趋势线 命令, 打开 添加趋势线 对话框, 选择 类型 和 数据系列, 如 销售金额, 然后单击 确定 按钮, 便在图表中添加了 趋势线 (4) 选择 趋势线, 按 Delete 键, 便删除了趋势线 5) 改变图表类型 (1) 选中图表 (2) 选择 图表 图表类型 命令, 打开 图表类型 对话框 (3) 选择 折线图 类型中的 堆积数据点折线图, 单击 确定 按钮 3. 数据列表的创建及编辑 1) 建立数据列表 (1) 进入 Excel 应用程序 (2) 在当前工作表 Sheet1 上, 输入表 3.1 的内容

119 第 3 章 Excel 2003 入门与进阶 107 表 3.1 所示的数据, 满足数据列表的要求, 即首行全部为字符, 表中无空行 空列 (3) 选择 文件 另存为 命令, 以 Mybook2.xls 为文件名存盘 2) 数据列表的编辑方法一 : 正常工作表编辑, 这里不再重述 方法二 : 选择 数据 记录单 命令, 打开记录维护窗口 (1) 单击 新建 按钮, 在学号 姓名等栏目中, 分别输入 袁平 1983/5/ (2) 单击 上一条 按钮 下一条 按钮便可调阅出每一条记录, 供编辑 (3) 单击 关闭 按钮, 退出 记录单 命令 4. 数据列表的处理 1) 数据排序将数据列表按总分从高到低排序, 总分相同时, 按 数学 从高到低排列 (1) 选定数据列表中任一单元格 (2) 选择 数据 排序 命令, 打开 排序 对话框 (3) 在 主要关键字 下拉列表框中选择 总分, 并选中 递减 单选按钮 (4) 在 次要关键字 下拉列表框中选择 数学, 并选中 递减 单选按钮 (5) 单击 确定 按钮 对多于 3 个关键字的排序, 可多次排序 排序后的顺序不可直接恢复到原先顺序, 除非即时撤销, 建议事先备份一份 2) 数据筛选显示出 3 名 数学 成绩最高的且英语成绩在 92 分以上的记录 (1) 选定数据列表中任一单元格 (2) 选择 数据 筛选 自动筛选, 标题行所有字段右边都显示出下拉箭头 (3) 单击 数学 右边的下拉箭头, 选择 前 10 个, 打开对话框, 分别选择或输入 最大 3 项 (4) 再单击 确定 按钮, 此时屏幕上仅显示出 3 名 数学 成绩最高的记录 (5) 单击 英语 右边的下拉箭头, 选择 自定义, 打开 自定义自动筛选 对话框 (6) 选择 大于 92, 并单击 确定 按钮 (7) 此时仅显示数学成绩前 3 名且英语成绩在 92 分以上的 1 条记录 (8) 选择 数据 筛选 全部显示, 所有记录便显示出来 科学出版社职教技术出版中心

120 108 计算机实用技术 (9) 选择 数据 筛选 自动筛选, 字段右边的下拉箭头消失, 恢复到未作筛选状态 3) 分类汇总按 地区 汇总 销售金额 和 实现利润 (1) 打开先前建立的 Mybook2.xls 工作簿 ( 要保证按 地区 排序 ) (2) 选定数据列表中任一单元格 (3) 选择 数据 分类汇总 命令, 打开 分类汇总 对话框 (4) 分类字段选择 地区 字段, 汇总方式选择 求和, 选定汇总项 销售金额 和 实现利润 (5) 单击 确定 按钮, 显示出汇总表 (6) 单击左边的 1 2 按钮, 分别显示出 总计 和各地区 分类汇总 (7) 单击 + 显示明细记录, 单击 - 只显示汇总值 (8) 选定数据列表中任一单元格, 再选择 数据 分类汇总 命令, 单击 全部删除 按钮, 便可撤销所作的分类统计 5. 数据透视建立如图 3.46 所示的数据透视表 图 3.46 数据透视表 (1) 打开先前建立的 Mybook1.xls 工作簿 (2) 选择单元格区域 A2:D10 (3) 选择 数据 数据透视表 命令, 打开 数据透视表和数据透视图向导 -3 步骤之 1 对话框 (4) 选择数据源为 Microsoft Excel 数据清单或数据库, 单击 下一步 按钮, 打开 数据透视表和数据透视图向导 -3 步骤之 2 对话框 (5) 可重新选定单元格区域作为数据源 ( 此步可不选, 因 2 已选定 ) 单击 下一步 按钮, 打开 数据透视表和数据透视图向导 -3 步骤之 3 对话框 (6) 选择 新建工作表, 单击 完成 按钮