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1 文件归档和档案管理 张晓 11 月 6 日

2 提 纲 一 二 文件生命周期理论 文件归档 三 档案管理

3 一 文件生命周期理论 文件从其形成到销毁或永久保存是一 个完整的运动过程 文件生命周期理论内容 这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象 保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系

4 一 文件生命周期理论 归档 业务部门 档案室 档案馆 现行阶段半现行阶段非现行阶段 第一价值最旺盛 第一价值逐渐衰退到丧失 第二价值 无第二价值的, 销毁

5 一 文件生命周期理论 归档 业务部门 档案室 档案馆 现行阶段半现行阶段非现行阶段 第一价值最旺盛 文件 第一价值逐渐衰退到丧失 归档 无第二价值的, 销毁 第二价值 档案

6 提 纲 一 二 文件生命周期理论 文件归档 三 档案管理

7 二 文件归档 ( 一 ) 归档工作的依据 ( 二 ) 归档范围 ( 三 ) 归档时间 ( 四 ) 归档要求 ( 五 ) 归档文件整理 ( 六 ) 电子文件归档

8 二 文件归档 ( 一 ) 归档工作的依据 序号名称备注 1 党政机关公文处理工作条例中办发 号,2012 年 7 月 1 日起施行 2 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局令第 8 号,2006 年 12 月 18 日施行 3 高等学校档案管理办法教育部令第 27 号,2008 年 9 月 1 日起施行 4 电子公文归档管理暂行办法国家档案局第 6 号令,2003 年 9 月 1 日起施行 5 电子文件归档与管理规范 GB/T 归档文件整理规则 DA/T ,2001 年 1 月 1 日实施 DA/T ,2016 年 6 月 1 日实施

9 二 文件归档 ( 一 ) 归档工作的依据 公文办理包括收文办理 发文办理和整理归档 党政机关公文处理工作条例 第二十三条 高等学校中的个人对其从事教学 科研 管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料, 应当按照规定及时归档, 任何个人不得据为己有 高等学校档案管理办法

10 二 文件归档 ( 一 ) 归档工作的依据 归档, 是指文书部门将办理完毕且有保存价值的文件, 经系统整理交部门保存的过程 归档是国家规定的一项制度, 又叫 归档制度 归档文件 : 立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的文件材料, 包括纸质和电子文件材料 归档文件整理规则 归档电子文件 : 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件 电子文件归档与管理规范

11 二 文件归档 ( 二 ) 归档范围 第三条机关文件材料归档范围是 : ( 一 ) 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的, 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 ; ( 二 ) 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 ; ( 三 ) 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 ; 下级机关报送的重要文件材料 ; ( 四 ) 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 凡是反映本机关工作活动 具有查考利用价值的文件材料属归档范围

12 二 文件归档 ( 二 ) 归档范围 第四条机关文件材料不归档范围是 : ( 一 ) 上级机关的文件材料中, 普发性不需本机关办理的文件材料, 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料, 供工作参考的抄件等 ; ( 二 ) 本机关文件材料中的重份文件, 无查考利用价值的事务性 临时性文件, 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 ; 无特殊保存价值的信封, 不需办理的一般性人民来信 电话记录, 机关内部互相抄送的文件材料, 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料, 有关工作参考的文件材料 ; ( 三 ) 同级机关的文件材料中, 不需贯彻执行的文件材料, 不需办理的抄送文件材料 ; ( 四 ) 下级机关的文件材料中, 供参阅的简报 情况反映, 抄报或越级抄报的文件材料 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

13 二 文件归档 ( 二 ) 归档范围 类别 归档范围 第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步党群类作计划 总结 ; 上级机关与学校关于党群管理的文件材料 归档 文件材料的归档范围是 : 行政类 学生类 教学类 高等学校党委 工会 团委 民主党派等组织的各种会议文件 会议记录及纪要 ; 各党群部门的工 高等学校行政工作的各种会议文件 会议记录及纪要 ; 上级机关与学校关于人事管理 行政管理的材料 高等学校培养的学历教育学生的高中档案 入学登记表 体检表 学籍档案 奖惩记录 党团组织档案 毕业生登记表等 反映教学管理 教学实践和教学研究等活动的文件材料 高等学校教学文件材料归档范围相关规定执行 科研类 科学技术研究档案管理相关规定执行 基本建设类建设工程文件归档规范, 建设工程文件归档规范 GB/T 仪器设备类产品生产类出版物类外事类财会类 各种国产和国外引进的精密 贵重 稀缺仪器设备 ( 价值在 10 万元以上 ) 的全套随机技术文件以及在接收 使用 维修和改进工作中产生的文件材料 高等学校在产学研过程中形成的文件材料 样品或者样品照片 录像等 高等学校自行编辑出版的学报 其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单 原稿 样书及出版发行记录等 学校派遣有关人员出席国际会议 出国考察 讲学 合作研究 学习进修的材料 ; 学校聘请的境外专家 教师在教学 科研等活动中形成的材料 ; 学校开展校际交流 中外合作办学 境外办学及管理外国或者港澳台地区专家 教师 国际学生 港澳台学生等的材料 ; 学校授予境外人士名誉职务 学位 称号等的材料 会计档案管理办法

14 二 文件归档 ( 二 ) 归档范围 类别 归档范围 第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步党群类作计划 总结 ; 上级机关与学校关于党群管理的文件材料 归档 文件材料的归档范围是 : 行政类 学生类 教学类 科研类 高等学校党委 工会 团委 民主党派等组织的各种会议文件 会议记录及纪要 ; 各党群部门的工 高等学校行政工作的各种会议文件 会议记录及纪要 ; 上级机关与学校关于人事管理 行政管理的材料 高等学校培养的学历教育学生的高中档案 入学登记表 体检表 学籍档案 奖惩记录 党团组织档案 毕业生登记表等 反映教学管理 教学实践和教学研究等活动的文件材料 高等学校教学文件材料归档范围相关规定执行 第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料科学技术研究档案管理相关规定执行同步归档 高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围 归档的档案材料包括纸质 电子 照 ( 胶 ) 片 录像 ( 录音 ) 带等各种载体形式 基本建设类建设工程文件归档规范, 建设工程文件归档规范 GB/T 仪器设备类 产品生产类 出版物类 外事类 财会类 各种国产和国外引进的精密 贵重 稀缺仪器设备 ( 价值在 10 万元以上 ) 的全套随机技术文件以及在接收 使用 维修和改进工作中产生的文件材料 高等学校在产学研过程中形成的文件材料 样品或者样品照片 录像等 高等学校自行编辑出版的学报 其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单 原稿 样书及出版发行记录等 学校派遣有关人员出席国际会议 出国考察 讲学 合作研究 学习进修的材料 ; 学校聘请的境外专家 教师在教学 科研等活动中形成的材料 ; 学校开展校际交流 中外合作办学 境外办学及管理外国或者港澳台地区专家 教师 国际学生 港澳台学生等的材料 ; 学校授予境外人士名誉职务 学位 称号等的材料 会计档案管理办法 高等学校档案管理办法

15 二 文件归档 ( 二 ) 归档范围 第六条机关文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为 30 年 10 年 第七条永久保管的文书档案主要包括 : ( 一 ) 本机关制定的法规政策性文件材料 ; ( 二 ) 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 ; ( 三 ) 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 ; ( 四 ) 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示, 重要的报告 总结 综合统计报表等 ; ( 五 ) 本机关机构演变 人事任免等文件材料 ; ( 六 ) 本机关房屋买卖 土地征用, 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 ; ( 七 ) 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 ; ( 八 ) 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料

16 二 文件归档 ( 二 ) 归档范围 第八条定期保管的文书档案主要包括 : ( 一 ) 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 ; ( 二 ) 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 ; ( 三 ) 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 ; ( 四 ) 本机关一般性事务管理文件材料 ; ( 五 ) 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示, 一般性工作报告 总结 统计报表等 ; ( 六 ) 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 ; ( 七 ) 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 ; ( 八 ) 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 ; ( 九 ) 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料

17 二 文件归档 ( 二 ) 归档范围 第九条机关形成的人事 基建 会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限, 按国家有关规定执行 第十条机关对应归档电子文件的元数据 背景信息等要进行相应归档

18 二 文件归档 ( 三 ) 归档时间 第十八条高校档案材料归档时间为 : ( 一 ) 学校各部门应当在次学年 6 月底前归档 ; ( 二 ) 各院系等应当在次学年寒假前归档 ; ( 三 ) 科研类档案应当在项目完成后两个月内归档, 基建类档案应当在项目完成后三个月内归档 高等学校档案管理办法

19 二 文件归档 ( 四 ) 归档要求 第十六条高等学校实行档案材料形成单位 课题组立卷的归档制度 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求, 组织本部门的教学 科研和管理等人员及时整理档案和立卷 立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律, 对文件材料系统整理组卷, 编制页号或者件号, 制作卷内目录, 交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交 高等学校档案管理办法 归档文件应齐全完整 已破损的文件应予修整 ; 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求

20 二 文件归档 ( 五 ) 归档文件整理 归档文件整理 : 将归档文件以 件 为单位进行组件 分类 排列 编号 编目等 ( 纸质归档文件还包括修整 装订 编页 装盒 排架 ; 电子文件还包括格式转换 元数据收集 归档数据包组织 存储等 ), 使之有序化的过程

21 二 文件归档 ( 五 ) 归档文件整理 理解一个 件 的概念 归档文件一般以 件 为单位 正文 附件为一件 ; 文件正本与定稿 ( 包括法律法规等重要文件的历次修改稿 ) 为一件 ; 转发文与被转发文为一件 ; 原件与复制件为一件 ; 正本与翻译本为一件 ; 中文本与外文本为一件 ; 报表 名册 图册等一册 ( 本 ) 为一件 ( 作为文件附件时除外 ); 简报 周报等材料一期为一件 ; 会议纪要 会议记录一般一次会议为一件, 会议记录一年一本的, 一本为一件 ; 来文与复文 ( 请示与批复 报告与批示 函与复函等 ) 一般独立成件, 也可为一件 有文件处理单或发文稿纸的, 文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件

22 二 文件归档 ( 五 ) 归档文件整理 整理的一般要求 / 步骤 序号 步骤 说明 1 组件归档文件排序时, 正文在前, 附件在后 ; 正本在前, 定稿在后 ; 转 2 分类 发文在前, 被转发文在后 ; 原件在前, 复制件在后 ; 不同文字的文本, 无特殊规定的, 汉文文本 3 排列 在前, 少数民族文字文本在后 ; 中文本在前, 外文本在后 ; 来文与复文作为一件时, 复文在前, 4 编号 来文在后 有文件处理单或发文稿纸的, 文件处理单在前, 收文在后 ; 正本在前, 发文稿纸和定稿在后 5 编目

23 二 文件归档 ( 五 ) 归档文件整理 序号 步骤 说明 1 组件一般采用年度 机构 ( 问题 ) 保管期限 年度 保管期限 机构 ( 问题 ) 等方法进行三级分 2 分类类 3 排列 4 编号 5 编目

24 二 文件归档 ( 五 ) 归档文件整理 序号 步骤 说明 1 组件一般采用年度 机构 ( 问题 ) 保管期限 年度 保管期限 机构 ( 问题 ) 等方法进行三级分 2 分类类 a) 3 按年度分类排列将文件按其形成年度分类 跨年度一般应以文件签发日 4 编号期为准 对于计划 总结 预算 统计报表 表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件, 统一按文 5 编目件签发日期判定所属年度 跨年度形成的会议文件归入闭幕年 跨年度办理的文件归入办结年 当形成年度无法考证时, 年度为其归档年度, 并在附注项加以说明

25 二 文件归档 ( 五 ) 归档文件整理 序号 步骤 说明 b) 按机构 ( 问题 ) 分类将文件按其形成或承办机构 1 组件一般采用年度 机构 ( 问题 () 分类 机构分类法与问问题 ) 保管期限 年题分类法应选择其一适用度 保管期限, 不能同时采用 采用机构分类 ( 问题 ) 等方法进行三级分的 2, 应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类类, 涉及多部门形成的归档文件, 归入文件主办部门 采用问题分类的 a) 3 按年度分类排列, 应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分将文件按其形成年度分类 跨年度一般应以文件签发日 4 编号期为准 对于计划 总结 预算 统计报表 表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件, 统一按文 5 编目件签发日期判定所属年度 跨年度形成的会议文件归入闭幕年 跨年度办理的文件归入办结年 当形成年度无法考证时, 年度为其归档年度, 并在附注项加以说明

26 二 文件归档 ( 五 ) 归档文件整理 序号 步骤 说明 1 组件 2 分类 3 排列 4 编号 归档文件应在分类方案的最低一级类目内, 按时间结合事由排列 同一事由中的文件, 按文件形成先后顺序排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 5 编目

27 二 文件归档 ( 五 ) 归档文件整理 序号 步骤 说明 1 组件 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号 档号编制应遵循唯一性 合理性 稳定性 扩充性 简单性 2 分类原则 3 排列 4 编号 档号的结构宜为 : 全宗号 - 档案门类代码 年度 - 保管期限 - 机构 ( 问题 ) 代码 - 件号 上 下位代码之间用 - 连接, 同一级代码之间用 隔开 如 Z109-WS 2011-Y-BGS-0001 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识 ( 全宗号 ) ( 年度 ) ( 件号 ) 5 编目 *( 机构或问题 ) ( 保管期限 ) ( 页数 )

28 二 文件归档 ( 五 ) 归档文件整理 序号 步骤 1 组件编制归档文件目录 说明 2 分类 3 排列 4 编号 5 编目

29 二 文件归档 ( 五 ) 归档文件整理 序号 步骤 1 组件编制归档文件目录 2 分类 说明 序号档号文号责任者题名日期 1 北航党政办字 2016 某号 密级 党政办关于报告 页数 备注 2 3 排列 4 编号 北航党政办字 2016 某号 党政办关于决定 编目 件号责任者文号题名日期页数备注 1 党政办 2 党政办 北航党政办字 2014 某号北航党政办字 2014 某号 关于报告 关于决定

30 二 文件归档 ( 五 ) 归档文件整理 纸质归档文件的修整 装订 编页 装盒和排架

31 二 文件归档 ( 六 ) 电子文件归档 归档方式 : 1 逻辑归档 logical filing: 指在计算机网络上进行, 不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程 2 物理归档 physical filing: 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上, 向档案部门移交的过程 归档时要进行检测应对归档电子文件的基本技术条件进行检测, 检测内容包括 : 硬件环境的有效性, 软件环境的有效性及其信息记录格式 有无病毒感染等 归档时, 应充分考虑电子文件的技术环境 相关软件 版本 数据类型 格式 被操作数据 检测数据等技术因素

32 二 文件归档 ( 六 ) 电子文件归档 归档电子文件的整理要求 归档电子文件组件 ( 件的组织 ) 分类 排列 编号 编目, 应符合本 归档文件整理规则 一般要求 的规定 归档电子文件的格式转换 元数据收集 归档数据包组织 存储等整理要求, 参照 数字档案室建设指南 (2014 年 ) 电子文件归档与管理规范 ( GB/T 18894) 基于 XML 的电子文件封装规范 (DA/T 48) 电子文件归档光盘技要求和应用规范 (DA/T 38) 等标准执行 归档电子文件整理, 应使用符合 数字档案室建设指南 (2014 年 ) GB/T 等标准的应用系统

33 二 文件归档 在实际归档工作中要注意, 一 以我为主 的原则, 将反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料首先收集齐全 二 确保归档文件的齐全完整, 又要防止 有文必档 三 对不归档的文件材料在单位保存两三年后, 按规定销毁, 处理不归档文件时, 要防止泄密 四 注意电子文件的收集和归档 业务信息系统中电子数据的收集和归档 五 电子文件归档采用 双套制 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件, 如没有纸质等拷贝件, 必须制成纸质文件或缩微品等 归档时, 应同时保存文件的电子版本 纸质版本或缩微品

34 提 纲 一 二 文件生命周期理论 文件归档 三 档案管理

35 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 ( 二 ) 高校档案工作

36 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 1. 档案是什么 本法所称的档案, 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 中华人民共和国档案法 第二条 本办法所称的高等学校档案 ( 以下简称高校档案 ), 是指高等学校从事招生 教学 科研 管理等活动直接形成的对学生 学校和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式 载体的历史记录 高等学校档案管理办法 第二条

37 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 1. 档案是什么 档案的种类 ( 以载体形式划分 ): 甲骨档案 金文档案 石刻档案 简牍档案 缣帛档案 纸质档案 音像档案 电子档案 ( 也称电子文件 ) 高校档案门类 : 文书 科研 教学 基建 设备 实物 照片 人事档案等

38 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 甲骨档案 商代 牛肩胛骨甲骨

39 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 金文档案 西周时期

40 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 石刻档案 秦代

41 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 简牍档案 秦汉时期

42 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 缣帛档案 秦汉时期

43 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 纸质档案 清秘密立储档案 妥欢帖睦尔皇帝颁给贡觉桑布等的圣旨 ( 抢救前元朝档案 ) 新蒙文八思巴新字

44 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 纸质档案 妥欢帖睦尔皇帝颁给贡觉桑布等的圣旨 ( 抢救前元朝档案 ) 新蒙文八思巴新字 古无纸, 故用简, 非主于敬也 今诸用简者, 皆以黄纸代之 清秘密立储档案

45 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 音像档案

46 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 电子档案 ( 也称电子文件 )

47 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 1. 档案是什么 档案的种类 ( 以载体形式划分 ): 甲骨档案 金文档案 石刻档案 简牍档案 缣帛档案 纸质档案 音像档案 电子档案 ( 也称电子文件 ) 高校档案门类 : 文书 科研 教学 基建 设备 实物 照片 人事档案等

48 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 档案门类文书档案科研档案学籍档案 基建档案 设备档案 1952 年, 北京航空学院成立文件 实物档案 照片档案 1988 年, 更名为北京航空航天大学的通知 教工人事档案 学生人事档案 1952 年, 在校学生名册

49 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 档案门类文书档案科研档案学籍档案 基建档案设备档案实物档案照片档案教工人事档案 北京一号档案 学生人事档案

50 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 档案门类文书档案科研档案学籍档案基建档案设备档案实物档案 照片档案 教工人事档案 杰出校友罗阳手写论文及学位审批材料 学生人事档案

51 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 档案门类文书档案科研档案学籍档案基建档案设备档案实物档案照片档案教工人事档案学生人事档案

52 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 档案门类文书档案科研档案学籍档案基建档案设备档案实物档案照片档案教工人事档案 学生人事档案 设备档案档案

53 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 档案门类 文书档案 科研档案 赵朴初题写的北航校名 学籍档案 基建档案 设备档案 实物档案 老校章 挑战杯和历届优胜杯 金质奖章 照片档案 教工人事档案 学生人事档案 神舟 九号搭载的校旗 奥运火炬 土地证 产权证

54 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 档案门类文书档案科研档案学籍档案基建档案设备档案实物档案照片档案教工人事档案学生人事档案

55 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 档案门类文书档案科研档案学籍档案基建档案设备档案实物档案照片档案教工人事档案 学生人事档案 干部人事档案

56 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 档案门类文书档案科研档案学籍档案 基建档案 设备档案 毕业生登记表 实物档案 照片档案 待转出的毕业生档案 教工人事档案 学生人事档案

57 三 档案管理 ( 一 ) 高校档案 ( 二 ) 高校档案工作 1 为什么要做好档案工作 2 怎么做好档案工作

58 三 档案管理 ( 二 ) 高校档案工作 1 为什么要做好档案工作 (1) 法律要求 (2) 主管部门要求 (3) 档案作用使然

59 三 档案管理 ( 二 ) 高校档案工作 1 为什么要做好档案工作 (1) 法律规定 中华人民共和国档案法 第三条一切国家机关 武装力量 政党 社会团体 企业事业单位和公民都有保护档案的义务 第十条对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为已有 第二十四条有下列行为之一的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门 有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分 ; 构成犯罪的, 依法追究刑事责任 : ( 一 ) 损毁 丢失属于国家所有的档案的 ; ( 六 ) 违反本法第十条 第十一条规定, 不按规定归档或者不按期移交档案的

60 三 档案管理 ( 二 ) 高校档案工作 1 为什么要做好档案工作 (2) 有关主管部门要求 高等学校档案管理办法 ( 教育部第 27 号令 ) 第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构, 应当具备符合要求的档案库房和管理设施 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案, 可以根据实际需要设立分室单独保管 分室是高校档案机构的分支机构 第十六条高等学校实行档案材料形成单位 课题组立卷的归档制度 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求, 组织本部门的教学 科研和管理人员及时整理档案和立卷

61 三 档案管理 ( 二 ) 高校档案工作 1 为什么要做好档案工作 (3) 档案的作用行政管理的查考凭据生产建设的参考依据政治斗争的必要工具科学研究的可靠资料宣传教育的生动素材维护国家 集体和个人权益的法律文书

62 三 档案管理 ( 二 ) 高校档案工作 1 为什么要做好档案工作 (3) 档案的作用行政管理的查考凭据 生产建设的参考依据 一个学校教学和科研过程的记载, 是学校核心竞争力的积累和储存 一个学校建设和发展的历史记录, 是学校组织过程资产的积累和储存 政治斗争的必要工具 科学研究的可靠资料 宣传教育的生动素材维护国家 集体和个人权益的法律文书

63 三 档案管理 2 怎么做好档案工作 档案工作基本原则 档案工作主要内容 新形势下的档案工作

64 三 档案管理 2 怎么做好档案工作 (1) 档案工作的基本原则 : 实行统一领导 分级管理的原则, ( 组织原则 ) 维护档案完整与安全, ( 基本要求 ) 便于各方面的利用 ( 根本目的 )

65 三 档案管理 2 怎么做好档案工作 (2) 档案工作的内容 收集 整理 鉴定 保管 统计 利用等六项工作 收 管 用

66 三 档案管理 2 怎么做好档案工作 (3) 做好新形势下的档案工作 高校档案管理所遵从的法规体系 中华人民共和国档案法 等法律法规 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 高等学校档案管理办法 文书 基建 设备 教学 科研 人事 财务等各门类档案管理办法以及电子文件 数码照片 档案管理软件 档案信息系统 档案数字化 数字档案馆建设等方面规定 技术规范 根本大法政策纲领基本依据工作基础

67 三 档案管理 2 怎么做好档案工作 (2) 新形势下的档案工作 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 ( 中办发 号 ) 两办 意见 提出的档案工作的 三大目标 利用体系 资源体系 安全体系 资源建设是档案管理工作的基础和核心

68 三 档案管理 2 怎么做好档案工作 (2) 新形势下的档案工作 A 加大资源建设力度 资源收集范围要扩大 : 从文书到管理类, 从以公文形式运转的文件扩大到单位所形成的有保存价值的文件 从反映学校组织活动过程的文件, 到反映学校科研 教学核心竞争力以及师生活动行为的文件 从纸质文件到新型载体形式文件材料均应纳入归档范围 资源建设渠道要畅通 : 程序性和非程序性收集档案 ( 口述档案 人物档案等

69 三 档案管理 2 怎么做好档案工作 (2) 新形势下的档案工作 B 健全资源建设机制 : 各方共同参与 档案产生和来源于学校的各个部门, 所以档案工作与学校每个部门都密切相关, 档案工作不仅仅是档案部门的事, 每一职能部门和业务部门都对做好文件管理和归档工作负有责任, 充分利用学校管理创新 业务流程重组等时机, 真正把档案工作纳入有关部门职责 纳入规章制度和业务工作流程

70 三 档案管理 2 怎么做好档案工作 (2) 新形势下的档案工作 C 关注新技术手段带来的新问题 业务驱动发展 业务流程的复杂化 业务手段的信息化 信息技术运用 大数据 互联网 + 深入系统研究 数据管理

71 务实 合作

72 做好文件归档和档案工作, 确保学校各项工作和活动有档可查有案可稽有字为证 做好文件归档和档案工作, 确保学校各类档案承担负责历史服务现实着眼未来

73

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