昆明理工大学档案编号办法

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1 昆明理工大学档案分类编号方案 一 编制说明 ( 一 ) 编制目的为贯彻执行国家档案局 归档文件整理规则 ( 以下简称 规则 ), 规范我校档案分类编号方法, 适应档案计算机网络管理需要, 根据国家教委 高等学校档案实体分类法 ( 以下简称 分类法 ) 的分类方法和编号原则, 结合我校原档案分类体系, 特制定本方案 ( 二 ) 编制原则 1 符合科学性: 依据 规则 及 分类法, 结合我校档案工作实际, 设定档案分类编号及类目代码 ; 2 体现逻辑性: 结合学校内部机构职能, 设置类别代码, 保持归档文件的逻辑性, 便于部门网络归档 ; 3 重视适用性: 简化整理 编号 归类, 便于部门归档和档案馆管理 ; 4 保持稳定性: 执行上级机关 分类法 的结构, 保持本编号方案的稳定 ; 5 坚持唯一性: 编号不重复, 方便插件 / 盒, 随着机构增加可扩展类目 二 体系结构结合我校原档案分类方案及档案形成的规律, 采用 年度 问题 保管期限 分类法 即归档文件整理首先按自然年度分开, 年度下按问题即归档类目分类, 类目下再按保管期限区分 1

2 ( 一 ) 档案类目的划分和标识 1 一级类目的设置和标识我校档案确定为十三个一级类目, 类目代码采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识, 其名称 标识符号和所含主要内容如下 : (1) 党群档案 DQ 党群部门形成的文件材料 (2) 行政档案 XZ 行政部门形成的材料 ( 教学 科研 基建 设备 外事 财务等部门除外 ) (3) 教学档案 JX 教学管理和教学业务部门 ( 含学院 ) 形成的文件材料 (4) 科研档案 KY 科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料 (5) 基建档案 JJ 主要包括基建管理和基建项目建设中形成的文件材料 (6) 仪器设备档案 SB 仪器设备管理和仪器设备的购置 验收 使用及随机材料 (7) 出版物档案 CB 出版管理工作中形成的文件材料及各种出版刊物 (8) 外事档案 WS 外事工作管理和外事活动中形成的文件材料 (9) 财会档案 CK 财务管理工作和会计核算活动中形成的文件材料 (10) 声像档案 SX 学校在教学 科研 党政管理等工作中产生的以照片 2

3 录音带 录像带 ( 磁盘 光盘归入电子档案类 ) 等介质保存的文件材料 (11) 实物档案 SW 学校在教学 科研 党政管理等工作中产生的纪念品 奖品 赠品 礼品 证章等 (12) 人物档案 RW 校级领导 具有正高级职称或兼任 担任副省级及以上职务的教职工 知名校友等个人在教学 科研 党政管理及社会活动中形成的 能反映本人业绩或工作的文件材料或实物 (13) 电子档案 DZ 电子档案是学校各部门工作中产生的 以电子文件形式存储, 以磁盘 光盘等介质保存的文件材料 2 二级类目的设置和标识二级类目是对一级类目的细分, 其标识采用 双位制 阿拉伯数字, 依次标识为 , 但 等带 0 的数字不用 3 三级类目的扩展和标识根据学校的发展, 档案数量的增长, 某些二级类目的数量 内容已无法满足档案编目 检索的需要 按照本分类编号方案的 编制原则 及档案形成的自然规律和特点, 拟将部分二级类目扩展到三级类目 三级类目的标识采用 自然数序列, 即从 01 开始, 依次标识为 , 以区分不同的归档部门和档案项目 4 类目的连接一级与二级类目之间直接相连 二级类目与三级类目之 3

4 间用. 分隔 ( 二 ) 档号编制 1 档号的结构与标识档号编制采用汉语拼音和阿拉伯数字相混合的编码制, 由 全宗号 年度号 类目号 保管期限 件号 五个部分组成, 其中 : 全宗号 : 由阿拉伯数字组成 我校档案馆现有 7 个全宗 其中 1 号全宗为云南工学院, 2 号全宗为云南化工专科学校,3 号全宗为电子科技大学昆明分部,4 号全宗为重庆建筑工程学院昆明分院 5 号全宗为云南工业大学 6 号全宗为原昆明理工大学 ( 含昆明工学院 ) 7 号全宗为新昆明理工大学 年度号 : 采用公元纪年, 由四位阿拉伯数字组成 类目号 : 由一 二级 ( 必要时扩展到三级 ) 类目标识符号组成 采用名称主词的两个汉语拼音字母 + 阿拉伯数字作为类目号 在进行计算机录入时, 采用名称主词的两个汉语拼音字母作为类代号 如 DQ11 XZ12.02 CK14.01 保管期限 : 采用两种方式表示, 第一种是在进行计算机录入时, 采用名称主词汉语拼音的第一个字母, 即永久为 Y, 长期为 C, 短期为 D ; 第二种是在填写档案盒脊或计算机打印档案盒脊时, 采用名称主词全称 件号 : 采用阿拉伯数字标识, 按 件 的顺序流水编号 各分类号之间用连接号 连接 归档文件材料装盒后, 按照每一盒内第一件文件和最后一件文件的件号, 确定 盒 的起止件号 在档案移进档案馆后, 由档案馆统一编制档案盒的编号 2 编号模式 4

5 档案编号模式规定如下 : 盒 的编号 : 全宗号 年度号 分类号 保管期限 起止件号 +( 盒号 ) 件 的编号 : 全宗号 年度号 分类号 保管期限 件号计算机录入时按 全宗号 年度号 分类号 保管期限 件号 模式进行输入, 并由计算机自动将档号打印在 归档文件目录 的右下角 3 档案实体排架编盒号时, 按照永久 长期 短期排列, 在最低一级目录下分别编写盒的序号 根据我校工作的实际情况, 档案实体上架采用分类排架法 先按全宗分开库房, 再按照 类目 年度 保管期限 盒号 横向从左到右 从上到下顺序排列 三 分类主表 DQ 党群 11 党务综合 12 纪检 监察 13 组织 14 宣传 15 统战 16 工会 17 团委 18 武装部 XZ 行政 5

6 11 行政综合 12 人事 13 审计 14 公安 保卫 15 总务 16 档案 图书 17 校办产业类 18 二级学院党政综合类 JX 教学 11 综合性材料 12 学科与实验室建设 专业设置 13 招生 14 学籍管理 学生奖惩 15 课堂教学与教学实践 16 学位 17 毕业生工作 18 教材 ( 专著 译著 论文等归入人物或出版物档案 ) KY 科研 11 综合性材料 12 科研项目类 JJ 基建 11 综合性材料 6

7 12 基建项目类 SB 仪器设备 11 综合性材料 12 仪器设备项目类 CB 出版物 11 综合性材料 12 校报 13 刊物 14 书稿 ( 正式 公开出版的刊物 专著 译著 ) WS 外事 11 综合性材料 12 出国 / 出境 13 来校 / 来访 ( 含国际合作与会议 ) 14 外国留学生工作 CK 财会 11 综合性材料 12 会计报表 13 会计账簿 14 会计凭证 15 工资册 SX 声像 11 照片 ( 带有照片的磁盘 光盘归入电子档案 ) 7

8 12 录音带 13 录像带 14 影视胶片 15 缩微胶片 16 幻灯片 SW 实物 11 校史文物类 12 礼品 / 赠品类 13 表彰 / 奖品类 14 其它类 DZ 电子 11 光盘 12 磁盘 ( 软磁盘 硬盘 活动硬盘 ) RW 人物 在二级类目下, 直接以人的姓名为标识 每人的材料编一个独立的流水件号, 如 : RW 王 XX-1~N 四 档案类目代码及各归档部门对应表 1 党群类档案 1-3 级类目代码及归档部门 序号 1-2 级类目及代码 1-3 级类目代码 归档部门 1 DQ11 党务综合类 DQ11.01 DQ11.02 DQ11.03 党委办公室 机关党委 直属部门党委 2 DQ12 纪检类纪委 监察室 8

9 3 DQ13 组织类 组织部 党校 4 DQ14 宣传类 宣传部 5 DQ15 统战类 统战部 6 DQ16 工会类 校工会 7 DQ17 共青团 校团委 学生会 9 DQ18 武装部 2 行政类档案 1-3 级类目标识代码及归档部门 序号 1-2 级类目及标识代码 1-3 级类目标识代码归档部门 1 XZ11 行政综合类校办公室 XZ11.01 XZ11.02 XZ11.03 XZ11.04 XZ11.05 XZ11.06 校内文件校外文件新迎校区管委会白龙校区管委会莲华社区居委会校友会 2 XZ12 人事类人事处 XZ12.01 XZ12.02 XZ12.03 XZ12.04 XZ12.05 XZ12.06 人事科师资科劳资科职改办人才交流中心离退休工作处 3 XZ13 审计类审计处 4 XZ14 公安 保卫类公安处 保卫部 5 XZ15 总务类 XZ15.01 XZ15.02 XZ15.03 XZ15.04 后勤服务集团资产管理处学生社区教育管理中心校医院 6 XZ16 档案 图书类 9

10 10 XZ16.01 档案馆 XZ16.02 图书馆 7 XZ17 校办产业类 XZ17.01 科技产业经营管理有限公司 XZ17.02 国际交流中心 XZ17.03 工程实践培训中心 8 XZ18 各学院党 政管理类 XZ18.01 国土资源工程学院 XZ18.02 材料与冶金工程学院 XZ18.03 机电工程学院 XZ18.04 电力工程学院 XZ18.05 信息工程与自动化学院 XZ18.06 建筑工程学院 XZ18.07 环境科学与工程学院 XZ18.08 化学工程学院 XZ18.09 交通工程学院 XZ18.10 现代农业工程学院 XZ18.11 法学院 XZ18.12 文学院 XZ18.13 理学院 XZ18.14 管理与经济学院 XZ18.15 成人教育学院 XZ18.16 应用技术学院 XZ18.17 研究生学院 XZ18.18 体育课部 XZ18.19 大学外语部 XZ18.20 津桥学院 XZ18.21 楚雄应用技术学院 XZ18.22 马克思主义教学研究部 XZ18.23 生命科学与技术学院

11 XZ18.24 XZ18.25 社会科学学院 国际文化交流学院 3 教学类档案 1-3 级类目标识代码及归档部门 序号 1-2 级类目标识代码 1-3 级类目标识代码归档部门 1 JX11 教学综合类 JX11.01 JX11.02 JX11.03 JX11.04 教务处研究生院成人教育学院学生处 2 JX12 学科与实验室建设 JX12.01 JX12.02 JX12.03 JX12.04 JX12.05 JX12.06 教务处 学科建设办公室 实验室管理处 计算机重点实验室 新材料制备与加工重点实验室 国家工程研究中心 3 JX13 招生类 JX13.01 JX13.02 JX13.03 教务处 研究生院 成人教育学院 4 JX14 学籍管理类各学院学生成绩 名册 JX14.01 JX14.02 JX14.03 JX14.04 JX14.05 JX14.06 JX14.07 JX14.08 JX14.09 国土资源工程学院材料与冶金工程学院机电工程学院电力工程学院信息工程与自动化学院建筑工程学院环境科学与工程学院化学工程学院交通工程学院 11

12 JX14.10 JX14.11 JX14.12 JX14.13 JX14.14 JX14.15 JX14.16 JX14.17 JX14.18 JX14.19 JX14.20 JX14.21 JX14.22 JX14.23 JX14.24 JX14.25 现代农业工程学院法学院文学院理学院管理与经济学院成人教育学院应用技术学院研究生学院体育课部大学外语部津桥学院楚雄应用技术学院马克思主义教学研究部生命科学与技术学院社会科学学院国际文化交流学院 5 JX15 课堂教学与教学实践 JX15.01 教务处 JX15.02 JX15.03 现代教育技术中心 计算中心 6 JX16 学位 JX16.01 JX16.02 教务处本科生学位材料 研究生院硕士 博士个人材料 7 JX17 毕业生类 JX17.01 JX17.02 JX17.03 JX17.04 教务处研究生院成人教育学院学生处 8 JX18 教材类按教材移交部门排序 4 科研类档案 1-3 级类目标识代码及归档部门 12

13 序号 1-2 级类目标识代码 1-3 级类目标识代码 归档部门 1 KY11 科研综合类 科技处办公室 2 KY12 科研成果项目类 科技处 KY12.01~N 按科研项目排序 5 基建类档案 1-3 级类目标识代码及归档部门 序号 1-2 级类目标识代码 1-3 级类目标识代码 归档部门 1 JJ11 基建综合类 JJ11.01 JJ11.02 JJ11.03 处办公室 呈贡校区建设指挥部 房地产开发公司 2 JJ12 基建项目类 JJ ~N 基建处基建工程按项目排序 JJ ~N JJ ~N 呈贡校区指挥部基建项目 房地产开发公司基建项目 JJ ~N 学生社区基建项目 6 仪器设备类档案 1-3 级类目标识代码及归档部门 序号 1-2 级类目标识代码 1-3 级类目标识代码 归档部门 1 SB11 仪器设备综合类 实验室管理处 2 SB12 仪器设备项目类 仪器设备使用单位 SB12.01~N 按仪器设备项目排序 7 出版物类档案 1-3 级类目标识代码及归档部门 序号 1-2 级类目标识代码 1-3 级类目标识代码 归档部门 1 CB11 出版物综合类 宣传部 2 CB12 报纸类 宣传部 3 CB13 刊物类 CB13.01~N 按刊物名称排序 4 CB14 书稿类 CB14.01~N 按书稿名称排序 8 外事类档案 1-3 级类目标识代码及归档部门 序号 1-2 级类目标识代码 1-3 级类目标识代码 归档部门 1 WS11 外事综合类 外事处 2 WS12 出国 ( 境 ) 类 外事处 13

14 3 WS13 来校类 外事处 4 WS14 国际合作与会议 外事处 5 WS15 外国留学生工作 外事处 9 财会类档案 1-3 级类目标识代码及归档部门 序号 1-3 级类目标识代码 归档部门 1 CK11 财务综合类 财务处各部门财会类三级类目标识代码 2-4 CK12 报表 CK13 账本 CK14 凭证 代码所属部门 CK12.01 CK13.01 CK14.01 财务处会计 CK12.02 CK13.02 CK14.02 校工会会计 CK12.03 CK13.03 CK14.03 学生社区管理中心会计 CK12.04 CK13.03 CK14.03 工程实训中心会计 CK12.05 CK13.05 CK14.05 分析测试中心会计 CK12.06 CK13.06 CK14.06 后勤服务集团会计 CK12.07 CK13.07 CK14.07 校医院会计 CK12.08 CK13.08 CK14.08 印刷厂会计 CK12.09 CK13.09 CK14.09 科技产业公司会计 CK12.10 CK13.10 CK14.10 国际交流中心 ( 莲华校区 ) CK12.11 CK13.11 CK14.11 国际交流中心 ( 新迎校区 ) CK12.12 CK13.12 CK14.12 设计院会计 CK12.13 CK13.13 CK14.13 科技开发有限公司会计 CK12.14 CK13.14 CK14.14 汇泰公司会计 5 CK15 工资清册 财务处 10 声像类档案 1-3 级类目标识代码及归档部门 序号 1-2 级类目标识代码 1-3 级类目标识代码 归档部门 1 SX12 照片类 按移交顺序排序 2 SX13 录音带类 按移交顺序排序 11 实物类档案 1-3 级类目标识代码及归档部门 序号 1-2 级类目标识代码 1-3 级类目标识代码归档部门 14

15 1 SW11 校史文物类 按移交顺序排序 2 SW12 礼品 / 赠品类 按移交顺序排序 3 SW13 表彰 / 奖品类 按移交顺序排序 4 SW14 其他类 按移交顺序排序 12 电子类二级 三级类目标识代码及归档部门 序号 二级类目及标识代码 三级类目标识代码 归档部门 1 DZ11 光盘类 按移交顺序排序 2 DZ12 磁盘类 按移交顺序排序 13 人物类二级 三级类目标识代码及归档部门 序号 二级类目及标识代码 三级类目标识代码 归档部门 1 RW+ 人员姓名 按移交顺序排序 15

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