宝钢集团有限公司人才开发院管理文件

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1 内部事项注意保存 宝钢集团有限公司人才开发院管理文件 文件编号 :EAZ0302 第 2 版签发 : 秦长灯 档案管理办法 1 目的和适用范围 1.1 为加强人才开发院档案工作, 规范档案管理, 维护档案完整 系统和真实 有效, 根据宝钢集团有限公司 ( 以下简称集团公司 ) 档案工作规范 ( 文件编号 :BSZ01178) 文件要求, 结合人才开发院实际, 特制定本管理办法 1.2 本办法适用于人才开发院在教育培训 管理研究 员工创新活动, 以及管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件 2 管理职责 2.1 培训服务部 ( 办公室 )( 以下称办公室 ) 办公室是人才开发院档案的归口管理部门 按照集团公司档案工作规范要求, 负责制定院档案管理办法 负责指导各部门 ( 项目 专项工作 ) 文件的档案形成 积累 整理及归档工作 负责向中央研究院情报中心档案管理室 ( 以下简称档案室 ) 移交归档材料的工作 2.2 各部门 负责按归档要求做好本部门业务和职责范围内的文件形成 积累 整理 归档及保管工作 负责本部门管理权限内涉及保密及内部事项文件材料的标注 负责职责范围内档案利用的内容及权限审核确认 3 文件归档范围详见 人才开发院文件归档基本范围和保管参考表 ( 附件一 ) 4 管理控制流程图 ( 流程图见附件二 ) 5 归档要求与档案整理 2013 年 12 月 31 日发布 2014 年 1 月 1 日实施 * 本版文件内容在前版基础上全部作了修改 共 11 页第 1 页

2 5.1 各部门需指定专人, 负责文件的整理和归档工作 5.2 归档文件材料应完整 准确 系统, 按照某事件中所形成的文件材料之间的有机联系进行整理 5.3 归档时, 填写 文件目录清单 ( 表格编号 :EAZ B) 文件材料的标题不能随意更改或简化 5.4 纸质文件的归档 纸质归档文件材料应为原件 纸质归档文件应按照 : 正文在前, 附件在后 ; 正本在前, 原稿在后 ; 转发文件在前, 被转文件在后进行顺序排列 不得缺页 归档文件材料的用纸规格为 A4 纸, 大于 A4 纸需折成 A4 纸尺寸 5.5 电子文件的归档 电子文件归档的数据格式 文本 图形 图像 数据等类型电子文件采用 PDF XML DWG DOC WPS XLS PPT TXT 格式 ; 扫描型电子文件采用 PDF TIFF(G4) JPEG 格式 ; 视频和多媒体电子文件采用 MPEG AVI 格式 ; 音频电子文件采用 WAV MP3 格式 嵌入于业务系统, 需要在系统外归档的元数据 背景信息, 应导出或生成电子文件归档 5.6 文件材料涉及保密要求, 在归档文件首页页眉靠左标注 涉及保密 ( 纸质文件在原件上用铅笔标注 ) 5.7 纸质文件归档后应尽可能电子化, 形成档案副本 6( 关键控制活动 ) 归档时间与档案收集 6.1 需归档的项目 各类文件材料在项目结束后一个月内归档 6.2 需归档的专项工作 各类文件材料按工作阶段归档和随时归档 6.3 每年一月份, 由办公室组织年度院归档工作检查 档案登记和档案鉴定工作, 公布院 年度档案清册 ( 表格编号 : EAZ A) 7 档案管理 7.1 院档案按照院 部门二级进行管理 7.2 档案的保管 院级档案中需要移交档案室保管的档案 各部门移交办公室, 由办公室负责办理移交档案室 共 11 页第 2 页

3 7.2.2 院级档案除需要移交档案室保管的原件 ( 正本 ) 外, 其它纸质类档案的正本或副本, 以及各种非纸质载体 介质或实物形式的材料, 均由形成档案资料的原业务责任部门安排专人妥善保管 7.2.3( 关键控制活动 ) 年度档案清册 中除不便电子化的材料外, 均电子化后移入宝钢云盘平台保存 宝钢云盘平台设立人才开发院档案库, 并按照业务 职责实行分级与权限管理 院级档案按云盘平台归档目录 ( 见附件三 ) 存放 ; 部门级档案由各部门按实际业务需要, 在本部门的归档目录下设定子目录存放 院级档案由各类档案的责任部门负责, 在规定的目录下设置 项目名 或年度子目录, 上传宝钢云盘 部门级档案由各部门上传宝钢云盘的部门快群 各部门应指定专人负责云盘档案库的资料上传和管理, 部门负责人是第一责任人 7.3 档案的移交办理档案移交时, 须填写 档案材料交接凭证 ( 表格编号 : EAZ A) 附 文件目录清单 ( 表格编号 :EAZ B), 表格一式两份, 移交和接收单位 ( 部门 ) 各一份 7.4 档案的利用 档案利用实行分级 权限管理 因工作需要, 利用者需借阅或查阅权限外的院级档案时, 由档案形成的责任部门审核并提供档案利用 涉及保密要求的档案利用时, 由利用者书面申请, 档案形成的责任部门会同院保密办审批后, 由档案形成的责任部门提供档案利用 部门级档案由各部门设定档案利用权限 拟稿 : 周逸敏日期 :2013 年 12 月 27 日审核 : 龚斌日期 :2013 年 12 月 27 日 共 11 页第 3 页

4 附件一 : 人才开发院文件归档基本范围及保管参考表 序号 归档范围 保管期限 责任部门 1 培训设施新建 改建 大修 技改的工程项目文件材料永久办公室 项目前期立项 规划 论证 设计 招投标 协议 合同 申请 批文 授权书 竣工验收 专项报告 审批意见项目建议书 初步设计 施工图纸 竣工图纸 施工变更 会议纪要 设备清单 评估报告 审计报告 2 固定资产管理文件材料 20 年培训管理部 2.1 在册固定资产年度清单 2.2 年度资产变动情况清单 ( 新增 报废 调拨等有关文件材料 ) 3 重要活动资料 3.1 认证 达标 ( 企业大学 文明单位 ) 等活动文件材料 ( 申报, 有关资质 信誉证书等 ) 永久 办公室 3.2 年鉴 大事记, 编辑出版的书 报 刊等出版物 永久 办公室 3.3 对外宣传的重要活动 重大事件 典型人物等文件材料 永久 办公室 3.4 社会公益活动文件材料 ( 捐赠 赈灾 扶贫 献血 拥军等 ) 永久 办公室 3.5 院承 ( 协 ) 办的大型活动 会议材料 ( 请示 批复 筹办材料 主要活动安排 议程 名单 活动报告 讲话, 会徽设计 简 报 报道 代表登记表 接待安排等 ) 20 年办公室 4 院年度工作会议 重要专题工作会议材料 ( 通知 名单 议程 报告 讲话 总结 决定 纪要 报道 音像 交流文件等 ) 10 年办公室 5 院文件资料永久办公室 5.1 向公司及有关主管单位的请示 报告 批示 批复 5.2 管理文件 行政文件 ( 制度 规定 办法 纪要 备忘录 ) 6 业务活动材料 6.1 培训计划 ( 会议 年度计划 目标 总结 KPI 及业绩评价 有关统计分析等 ) 20 年 培训管理部 6.2 年度重点培训项目, 实施方案 总结以及实施过程中形成的文件材料等 10 年 培训管理部 6.3 课程开发 ( 计划 纪要 成果及报告总结等 ) 10 年 培训管理部 6.4 创新活动 ( 年度计划 实施方案 活动安排 总结 报告 请 10 年 技师培训中心 共 11 页第 4 页

5 示 批示等 ) 6.5 管理研究 ( 年度计划 课题报告 总结 参加人员 报告 批示等 ) 10 年 管理研修中心 6.6 职称评审 ( 政策文件 申报及评审资料 请示 批文等 ) 永久 培训管理部 6.7 培训费用 ( 年度预算 费用实绩, 费用分析等 ) 永久 培训管理部 6.8 宝钢培训奖活动中形成的文件材料 永久 培训管理部 7 管理活动材料 7.1 综合体系 ( 年度计划 实施方案 总结 过程检查等 ) 10 年 培训管理部 7.2 风险管理 ( 内部控制管理手册 风险识别 评估 控制等过程文件材料 ) 10 年 培训管理部 7.3 能源 环保管理 ( 年度计划 实施方案 统计报表, 总结等 ) 10 年 办公室 7.4 安全管理 ( 年度计划 实施方案 统计报表, 总结等 ) 10 年 办公室 7.5 信息化 ( 项目计划 项目建议书 可研委托书 可研报告 立项批复 基本设计 功能验收 交工档案 ; 信息化运维年度报告等 ) 永久 网络培训中心 8 人力资源管理文件材料 永久 ( 组织人事 ) 8.1 组织机构 ( 设置 撤并 变更 岗位职责及说明书 人员编制等 ) 8.2 人员录用 转正 聘任 调资 定级 停薪留职 辞职 调离 退休 死亡 抚恤 安置, 以及有关报告 决定等 8.3 劳动合同 人事任免 升降 奖惩 考核 职称评聘 人员薪酬 职工培训等 8.4 外事出访 ( 计划 请示 审批 办理手续 执行日程 考察报告等 ) 9 党 团 工会等党群工作文件材料 ( 党群 ) 党员代表大会 职工代表大会等大会的请示 批复 批示 通 9.1 知 名单 议程 报告 讲话 选举结果 会议记录 ; 文件 永久 决议 纪要等 ; 条例 规章制度 办法 实施细则, 工作计划 总结, 三重 9.2 一大 等重要专项活动工作报告, 重要调研文件材料 党务工 永久 作大事记等 9.3 入党 转正 退党 转入 转出等决定及党员名册, 党费收支等 永久 9.4 党委会 纪委会 工会委员会会议纪要 30 年 纪检与监察工作规定 决定 通报 通知 会议记录 纪要 9.5 计划 总结 ; 违纪案件立案报告 调查依据 审查结论 处理 永久 意见等 9.6 工会会费与财务管理文件材料 永久 共 11 页第 5 页

6 9.7 劳动竞赛 文体活动等方面文件材料 10 年 10 来访接待 30 年办公室 接待工作计划 批示 方案, 来宾人员情况, 有关的照片 音 像 题词 交流材料等 11 各类重要活动照片永久办公室 12 部门资料 10 年各部门 工作计划 总结 项目方案 课程开发 汇报材料等 13 各种非纸质载体 介质及实物形式的材料 13.1 无法输出纸质的或无纸质的二维 三维 数据库类电子文件各部门 13.2 各种有保存价值的实物永久办公室 共 11 页第 6 页

7 附件二 : 档案管理流程图 办公室 各部门 制 ( 修 ) 订本办法 归档资料 组织检查 鉴定 保管 / 上传云盘 移交档案 办理移交档案室 共 11 页第 7 页

8 附件三 : 云盘平台归档参考目录 8. 人事管理 1. 工程项目 9. 党工团资料 2. 固定资产 9.1 党委资料 3. 重要活动资料 子目录 项目名 ( 年度 ) 9.2 纪委资料 4. 工作会议 9.3 工会资料 9.4 团委资料 5. 院重要文件 5.1 请示 报告 5.2 管理文件 1 0 来访接待 6. 业务活动 6.1 培训计划 项目名 ( 年度 ) 子目录 6. 2 重点项目 6. 3 课程开发 6. 4 创新活动 6.5 管理研究 云盘平台 6. 6 职称评审 1 1 照片资料 部门资料 党校 档案库 6.7 培训费用 6. 8 宝钢培训奖 工程技术培训中心 7. 1 综合体系 管理研修中心 7.2 风险管理 技师培训中心 技能鉴定中心 网络培训中心 7. 管理活动 7. 3 能源环保 7. 4 安全管理 7.5 信息化 ( 领导力中心 ) 共 11 页第 8 页

9 表格编号 :EAZ B 文件目录清单 第 页 顺序号 文号 题名 页数 日期介质归档责任人 共 11 页第 9 页

10 表格编号 :EAZ A 年度人才开发院档案清册 第 页 顺序号 文号 题名日期介质责任部门存放处 / 档案目录名 共 11 页第 10 页

11 表格编号 :EAZ B 档案材料交接凭证 日期 : 顺序号题名介质页数 / 件数备注 移交单位 ( 部门 ): 移交人 : 接受单位 ( 部门 ): 接受人 : 共 11 页第 11 页

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