天津市机关事业单位档案工作评估标准

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翱刚梅
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1 天津市机关事业单位档案工作评估标准项目评估内容条款解释和评估要素需提供的依据材料或评估方式备注 ( 一 ) 综合性工作落实职责档案机构人才培养队伍建设 1. 明确了分管档案工作的领导领导分管研究档案工作的有关文件, 领导重视档案工作的实例 ; 2.. 档案工作列入了领导的议事日程列入单位计划的 3 档案工作列入本单位的工作计划规划一同一级列入部门计划的 4. 档案工作列入了部门职责范围及专兼职人员的岗位职责 5. 档案工作经费列入单位财务预算能够满足档案事业发展要求一同一级基本满足档案事业发展要求 6. 成立了综合性的档案工作机构, 实现了单位各种门类各种载体档案的集中统一管理 7. 各部门配备了兼职档案员, 档案管理网络健全本科占 80% 以上一 8 档案人员均具有大专以上文化程度, 档案人员经过档本科占 50% 以上案专业岗位培训并取得上岗资格证, 其中本科占 30% 以上单位部门近三年档案工作计划规划 ; 各部门职责范围和职位说明书 ; 近三年档案工作经费满足需要情况说明 ; 移交清单签字手续 ( 无任务的不减分 ). 各类档案目录, 档案管理网络图及专兼职人员情况明细, 档案人员相关证书原件, 负责编制的全市性计划规划中, 应体现档案工作内容要求 9. 坚持对挡案人员进行培训考核检查制度 10. 档案专业人员享受专业管理人员同等待遇档案部门履行职能情况 11. 制定了档案工作年度计划, 工作有部署有措施有检查有总结部门或个人受到本单位或上级表彰奖励一 12. 近三年在上级档案部门组织有关检查, 其中, 达到合格以上的同二级 13. 所属单位都建立了档案工作, 并做到规范管理连续三年的档案工作年度计划规划, 部署工作任务的会议文件, 年度工作监督检查文件, 近三年接受检查受表彰和奖励的有关文件或证书有关培训考核交流检查活动的文件记录, 重点项目档案登记验收材料, 实地查 1

2 14. 对本单位基建及所属单位重点项目档案工作进行监督指导, 按要求登记并上报, 及时组织预验收和验收, 档案资料齐全完整看重点项目档案, 各部门及所属单位档案工作基本现状, 开展档案宣传及业务交流活动 15. 按规定要求及时向档案馆报送已公开现行文件 16. 组织全体职工学习档案法及其实施办法天津市档案管理条例, 并以多种形式开展宣传活动, 订阅档案专业报纸刊物 17 档案人员积极上报下发档案工作信息 18. 按时参加档案协作组活动及档案业务学习交流活动档案普法规划开展宣传周普法日档案知识竞赛各种活动的通知记录 ( 需提供两种以上形式 ), 有关报刊信息评估组征求有关部门人员意见, 库房阅览办公三分开并设 ( 二 ) 设备设施库房条件 19 库房符合保管要求, 做到档案柜架库房阅览办公三分开库房与办公两分开 20. 配备了温湿度控制设备, 吸尘器, 消防设备等 21. 采取了防盗防光防高温防火防潮防尘防鼠防虫等防护措施全部使用金属柜架, 存放磁性材料有防磁措施, 档案存放有 5 年以上的余量 22. 存放档案其中一全部使用金属柜架, 存放磁性材料有防磁措施使用金属柜架 23. 档案柜架的式样规格及质量符合国家和市有关规定装订材料 24. 档案卷皮卷盒的式样规格质量符合有关规定, 2000 年后的卷皮卷盒应为无酸制品, 档案装订材料符合质量要求 2

3 满足每人一台, 组成局域网, 有专用数据服务器一 25. 计算机设备满足工作需要, 其中有专用数据服务器设有单独的管理档案计算机专用设备能够满足工作需要 26. 配备了复印机收录机录像机数码摄像机 ( 数码像机 ) 扫描仪光盘刻录机等档案工作专用设备, 其中, 一同一级基本满足工作需要 27. 制定并落实了各种文件材料整理归档档案保管鉴定销毁保密利用档案人员岗位责任制等制度管理制度及控制措施纳入本单位管理制度和有关工作程序有确保档案完整准确系统的具体措施或手段提供有关文件制度及记录 28. 档案管理纳入管理一纳入本单位管理制度和有关工作程序同二级 29. 本单位各类档案归档范围和保管期限表符合国家规定, 向市或区档案局备案并下发实施收集工作 30. 各类文件材料齐全完整按时归档 31. 交接手续齐全, 提供有关文件, 32. 文件内容准确, 文件字迹材料符合国家规定的质量要求 33. 制定了档案分类方案, 类目齐全, 设置合理, 编号科学整理工作 34. 各类档案资料均已按要求进行整理上架, 无积存零提供有关文件, 散文件, 各类档案实体分类科学, 排列有序, 编目编号规范 ( 三 ) 业务建设保管工作 35. 各类档案保管期限划分准确 36. 库房温湿度, 且达到标准 37. 每年至少检查两次档案, 有详细的检查记录, 档案无霉变尘污及虫蛀鼠咬现象, 查看有关记录 3

4 鉴定工作统计工作移交工作档案信息化建设 38. 破损霉变褪变档案进行了修复复制等处理无需处理或完成 100% 一完成 80% 完成 50% 39. 成立了鉴定小组, 按时完成到期档案的鉴定工作, 并有鉴定记录提供有关文件, 40. 销毁手续完备 41. 建有收进移出登记簿, 并及时进行登记, 统计数字准确, 且手续完备 42. 按要求及时上报统计报表, 内容真实准确及时向市或区县档案馆移交档案和机读目录, 同时向市或区档案馆移交数字档案一 43. 按档案馆接收档案标准要求, 及时向市或区县档案, 及时向市或区县档案馆移交其中档案和机读目录二及时向市或区县档案馆移交档案三档案人员具有一定的计算机应用能力, 能熟练运用, 发挥计算机辅助管理的作用 44 有档案计算机管理应用系统, 一实现计算机管理档案同二级单位办公自动化系统设有档案管理功能模块实现文档一体化, 一 45. 文档一体化已经立项建立适合本机关需要的文档一体化系统二无文档一体化系统但有独立的档案网络管理系统三收进移出登记簿, 各类统计台帐, 三年的统计报表市档案局通报, 提供移交清单提供有关文件材料, 4

5 电子文件归档真实完整有 46. 电子公文文件归档提供有关文件材料, 电子文件的收集整理移交登记保管利用等符合有关规定电子文件收集齐全评估当年达到室藏应数字化处理的 30% 以上一档案数字化 47. 永久长期档案全文进行数字化处理评估当年达到室藏应数字化处理的 20% 以上评估当年达到室藏应数字化处理的 10% 以上三 50 条无移交任务的单位根据自身 48. 编有全宗指南, 符合全宗指南编制规范要求情况建立档案的档案检索提供有关文件材料, 文件级目录数据库 49. 各种门类载体档案编有目录, 建立了清晰准确的存放索引或存放示意图 5

6 室藏档案 100% 实现文件级机检, 可在内部局域网上查阅档案目录或查阅全文 ( 四 ) 开 50. 建成计算机管理档案的文件级目录数据库, 并符合天津市地方标准天津市文书档案目录数据库结构与著录格式的要求, 能像是档案馆移交数据室藏档案实现文件级机检一室藏档案 90% 实现文件级机检, 可在内部局域网上查阅档案目录或查阅全文发室藏档案 80% 实现文件级机利检三用种类齐全, 编有适用的深层次, 编辑制作多媒体编研资料并能实现网上查阅全文的编研工作利用服务成效突出 51. 编有大事记组织沿革基础数字汇编文件汇编等一种类较齐全, 能及时有效为机关工作提供利用的种类较齐全, 为机关工作提供利用 52. 档案人员熟悉室藏,10 分钟内准确调出 5 份文件, 53. 有借阅登记利用效果登记 54. 首次申报评估的单位汇编有 10 个或 10 个以上档案利用效果典型实例, 以后每年至少有两个典型事例, 并向领导和各部门分发 55. 档案工作为本单位及社会有关方面服务取得显著成效举办展览, 或积极向档案馆提供档案, 开展多种形式宣传活动 56. 利用档案一以各种形式开展宣传活动同二级提供有关材料, 提供近三年借阅利用效果登记及有关文件, 召开有关人员进行座谈, 6

苏档〔2000〕号

苏档〔2000〕号编号规范条款分值测评细则备注江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范测评细则组织管理 8. 管理职责 4......3..4 组织学习宣传档案法律法规, 增强全员档案意识档案工作纳入单位年度工作计划档案工作纳入有关人员岗位职责或职位分类说明书重视档案工作, 保障档案工作所需经费. 机构人员 8.. 成立综合性的档案工作机构, 各种门类载体档案集中统一管理组织全体人员学习档案法及其实施办法