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1 中国档案 档案业务知识手册 重庆市江津区档案局

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3 序 言 以史为鉴, 可知兴衰 档案是历史的真实记录, 它是各项事业发展的基础 档案工作是一项崇高的事业, 对历史负责, 为现实服务, 替未来着想, 档案工作肩负着历史的责任 做好档案工作, 切实为民服务, 必须保持档案资料的齐全和安全, 做到资料的完整性 管理的规范性 利用的有效性 党的第二批群众教育路线实践活动中, 重庆市江津区档案局认真践行 三严三实, 为适应本地区经济社会发展需要, 加强机关及企事业单位档案工作, 帮助档案工作者认识掌握档案工作的基本规律, 明确档案工作职责 基本技能 工作内容与要求, 提高全区档案工作整体水平, 更好地为全区各项工作服务, 组织编写了 江津区档案业务知识手册 本业务手册是以国家有关档案法规文件及工作标准为依据, 结合江津区机关及企事业档案管理现状编写的 并从规范化管理的角度, 统一了档案工作的工作标准和业务规范, 目的是为了更好的指导全区档案业务工作, 为档案人员提供可操作的工作依据, 从而促进全区档案工作的科学化 规范化建设, 为全区档案工作的可持续发展打下良好基础

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5 目 录 中华人民共和国档案法 1 中华人民共和国档案法实施办法 8 国家档案局令第 8 号 19 文书档案的收集与整理 32 会计档案的收集与整理 42 照片档案的收集与整理 56

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7 中华人民共和国档案法 (1984 年 9 月 5 日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过, 根据 1996 年 7 月 5 日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议 关于修改 中华人民共和国档案法 的决定 修正 ) 第一章总则第一条为了加强对档案的管理和收集 整理工作, 有效地保护和利用档案, 为社会主义现代化建设服务, 制定本法 第二条本法所称的档案, 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 第三条一切国家机关 武装力量 政党 社会团体 企业事业单位和公民都有保护档案的义务 第四条各级人民政府应当加强对档案工作的领导, 把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划 第五条档案工作实行统一领导 分级管理的原则, 维护档案完整与安全, 便于社会各方面的利用 1

8 第二章档案机构及其职责第六条国家档案行政管理部门主管全国档案事业, 对全国的档案事业实行统筹规划, 组织协调, 统一制度, 监督和指导 县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业, 并对本行政区域内机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导 乡 民族乡 镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案, 并对所属单位的档案工作实行监督和指导 第七条机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员, 负责保管本单位的档案, 并对所属机构的档案工作实行监督和指导 第八条中央和县级以上地方各级各类档案馆, 是集中管理档案的文化事业机构, 负责接收 收集 整理 保管和提供利用各分管范围内的档案 第九条档案工作人员应当忠于职守, 遵守纪律, 具备专业知识 在档案的收集 整理 保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人, 由各级人民政府给予奖励 第三章档案的管理第十条对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照 2

9 规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为己有 国家规定不得归档的材料, 禁止擅自归档 第十一条机关 团体 企业事业单位和其他组织必须按照国家规定, 定期向档案馆移交档案 第十二条博物馆 图书馆 纪念馆等单位保存的文物 图书资料同时是档案的, 可以按照法律和行政法规的规定, 由上述单位自行管理 档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作 第十三条各级各类档案馆, 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构, 应当建立科学的管理制度, 便于对档案的利用 ; 配置必要的设施, 确保档案的安全 ; 采用先进技术, 实现档案管理的现代化 第十四条保密档案的管理和利用, 密级的变更和解密, 必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理 第十五条鉴定档案保存价值的原则 保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法, 由国家档案行政管理部门制定 禁止擅自销毁档案 第十六条集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案, 档案所有者应当妥善保管 对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的, 国家档案行政管理部门有权采取代 3

10 为保管等确保档案完整和安全的措施 ; 必要时, 可以收购或者征购 前款所列档案, 档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖 ; 向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的, 应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准 严禁倒卖牟利, 严禁卖给或者赠送给外国人 向国家捐赠档案的, 档案馆应当予以奖励 第十七条禁止出卖属于国家所有的档案 国有企业事业单位资产转让时, 转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定 档案复制件的交换 转让和出卖, 按照国家规定办理 第十八条属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件, 禁止私自携运出境 第四章档案的利用和公布第十九条国家档案馆保管的档案, 一般应当自形成之日起满三十年向社会开放 经济 科学 技术 文化等类档案向社会开放的期限, 可以少于三十年, 涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限, 可以多于三十年, 具体期限由国家档案行政管理部门制订, 报国务院批准施行 档案馆应当定期公布开放档案的目录, 并为档案的利 4

11 用创造条件, 简化手续, 提供方便 中华人民共和国公民和组织持有合法证明, 可以利用已经开放的档案 第二十条机关 团体 企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设 国防建设 教学科研和其他各项工作的需要, 可以按照有关规定, 利用档案馆未开放的档案以及有关机关 团体 企业事业单位和其他组织保存的档案 利用未开放档案的办法, 由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定 第二十一条向档案馆移交 捐赠 寄存档案的单位和个人, 对其档案享有优先利用权, 并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见, 档案馆应当维护他们的合法权益 第二十二条属于国家所有的档案, 由国家授权的档案馆或者有关机关公布 ; 未经档案馆或者有关机关同意, 任何组织和个人无权公布 集体所有的和个人所有的档案, 档案的所有者有权公布, 但必须遵守国家有关规定, 不得损害国家安全和利益, 不得侵犯他人的合法权益 第二十三条各级各类档案馆应当配备研究人员, 加强对档案的研究整理, 有计划地组织编辑出版档案材料, 在不同范围内发行 5

12 第五章法律责任第二十四条有下列行为之一的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门 有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分 ; 构成犯罪的, 依法追究刑事责任 : ( 一 ) 损毁 丢失属于国家所有的档案的 ; ( 二 ) 擅自提供 抄录 公布 销毁属于国家所有的档案的 ; ( 三 ) 涂改 伪造档案的 ; ( 四 ) 违反本法第十六条 第十七条规定, 擅自出卖或者转让档案的 ; ( 五 ) 倒卖档案牟利或者将档案卖给 赠送给外国人的 ; ( 六 ) 违反本法第十条 第十一条规定, 不按规定归档或者不按期移交档案的 ; ( 七 ) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施, 造成档案损失的 ; ( 八 ) 档案工作人员玩忽职守, 造成档案损失的 在利用档案馆的档案中, 有前款第一项 第二项 第三项违法行为的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告, 可以并处罚款 ; 造成损失的, 责令赔偿损失 企业事业组织或者个人有第一款第四项 第五项违法行为的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警 6

13 告, 可以并处罚款 ; 有违法所得的, 没收违法所得 ; 并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案 第二十五条携运禁止出境的档案或者其复制件出境的, 由海关予以没收, 可以并处罚款 ; 并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门 ; 构成犯罪的, 依法追究刑事责任 第六章附则第二十六条本法实施办法, 由国家档案行政管理部门制定, 报国务院批准后施行 第二十七条本法自 1988 年 1 月 1 日起施行 7

14 中华人民共和国档案法实施办法 (1990 年 10 月 24 日国务院批准,1990 年 11 月 19 日国家档案 局第 1 号令发布 ;1999 年 5 月 5 日国务院批准修订,1999 年 6 月 7 日国家档案局第 5 号令重新发布 ) 第一章总则第一条根据 中华人民共和国档案法 ( 以下简称 档案法 ) 的规定, 制定本办法 第二条 档案法 第二条所称对国家和社会有保存价值的档案, 属于国家所有的, 由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围 ; 属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的, 由省 自治区 直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围 第三条各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一 二 三级管理, 分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定 第四条国务院各部门经国家档案局同意, 省 自治区 直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意, 可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法 8

15 第五条县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导, 把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划, 建立 健全档案机构, 确定必要的人员编制, 统筹安排发展档案事业所需经费 机关 团体 企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导, 保障档案工作依法开展 第六条有下列事迹之一的, 由人民政府 档案行政管理部门或者本单位给予奖励 : ( 一 ) 对档案的收集 整理 提供利用做出显著成绩的 ; ( 二 ) 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的 ; ( 三 ) 对档案学研究做出重要贡献的 ; ( 四 ) 将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的 ; ( 五 ) 同违反档案法律 法规的行为作斗争, 表现突出的 第二章档案机构及其职责第七条国家档案局依照 档案法 第六条第一款的规定, 履行下列职责 : ( 一 ) 根据有关法律 行政法规和国家有关方针政策, 研究 制定档案工作规章制度和具体方针政策 ; ( 二 ) 组织协调全国档案事业的发展, 制定发展档案事业的综合规划和专项计划, 并组织实施 ; 9

16 ( 三 ) 对有关法律 法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查, 依法查处档案违法行为 ; ( 四 ) 对中央和国家机关各部门 国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作, 中央级国家档案馆的工作, 以及省 自治区 直辖市人民政府档案行政管理部门的工作, 实施监督 指导 ; ( 五 ) 组织 指导档案理论与科学技术研究 档案宣传与档案教育 档案工作人员培训 ; ( 六 ) 组织 开展档案工作的国际交流活动 第八条县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照 档案法 第六条第二款的规定, 履行下列职责 : ( 一 ) 贯彻执行有关法律 法规和国家有关方针政策 ; ( 二 ) 制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度, 并组织实施 ; ( 三 ) 监督 指导本行政区域内的档案工作, 依法查处档案违法行为 ; ( 四 ) 组织 指导本行政区域内档案理论与科学技术研究 档案宣传与档案教育 档案工作人员培训 第九条机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构依照 档案法 第七条的规定, 履行下列职责 : ( 一 ) 贯彻执行有关法律 法规和国家有关方针政 10

17 策, 建立 健全本单位的档案工作规章制度 ; ( 二 ) 指导本单位文件 资料的形成 积累和归档工作 ; ( 三 ) 统一管理本单位的档案, 并按照规定向有关档案馆移交档案 ; ( 四 ) 监督 指导所属机构的档案工作 第十条中央和地方各级国家档案馆, 是集中保存 管理档案的文化事业机构, 依照 档案法 第八条的规定, 承担下列工作任务 : ( 一 ) 收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案 ; ( 二 ) 对所保存的档案严格按照规定整理和保管 ; ( 三 ) 采取各种形式开发档案资源, 为社会利用档案资源提供服务 按照国家有关规定, 经批准成立的其他各类档案馆, 根据需要, 可以承担前款规定的工作任务 第十一条全国档案馆的设置原则和布局方案, 由国家档案局制定, 报国务院批准后实施 第三章档案的管理第十二条按照国家档案局关于文件材料归档的规定, 应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全, 并进行整理 立卷, 定期交本单位档案机构或者档案 11

18 工作人员集中管理 ; 任何人都不得据为己有或者拒绝归档 第十三条机关 团体 企业事业单位和其他组织, 应当按照国家档案局关于档案移交的规定, 定期向有关的国家档案馆移交档案 属于中央级和省级 设区的市级国家档案馆接收范围的档案, 立档单位应当自档案形成之日起满 20 年即向有关的国家档案馆移交 ; 属于县级国家档案馆接收范围的档案, 立档单位应当自档案形成之日起满 10 年即向有关的县级国家档案馆移交 经同级档案行政管理部门检查和同意, 专业性较强或者需要保密的档案, 可以延长向有关档案馆移交的期限 ; 已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案, 可以提前向有关档案馆移交 第十四条既是文物 图书资料又是档案的, 档案馆可以与博物馆 图书馆 纪念馆等单位相互交换重复件 复制件或者目录, 联合举办展览, 共同编辑出版有关史料或者进行史料研究 第十五条各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施 : ( 一 ) 建立科学的管理制度, 逐步实现保管的规范化 标准化 ; ( 二 ) 配置适宜安全保存档案的专门库房, 配备防 12

19 盗 防火 防渍 防有害生物的必要设施 ; ( 三 ) 根据档案的不同等级, 采取有效措施, 加以保护和管理 ; ( 四 ) 根据需要和可能, 配备适应档案现代化管理需要的技术设备 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案保管, 根据需要, 参照前款规定办理 第十六条 档案法 第十四条所称保密档案密级的变更和解密, 依照 中华人民共和国保守国家秘密法 及其实施办法的规定办理 第十七条属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案, 档案所有者可以向各级国家档案馆寄存 捐赠或者出卖 向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖 转让或者赠送的, 必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准 ; 严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送 第十八条属于国家所有的档案, 任何组织和个人都不得出卖 国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的, 按照国家有关规定办理 各级各类档案馆以及机关 团体 企业事业单位和其他组织为了收集 交换中国散失在国外的档案 进行国际文化交流, 以及适应经济建设 科学研究和科技成果推广 13

20 等的需要, 经国家档案局或者省 自治区 直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准, 可以向国内外的单位或者个人赠送 交换 出卖档案的复制件 第十九条各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境 各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的, 必须经国家档案局审查批准 各级国家档案馆馆藏的三级档案 各级国家档案馆馆藏的一 二 三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件, 各级国家档案馆以及机关 团体 企业事业单位 其他组织和个人需要携带 运输或者邮寄出境的, 必须经省 自治区 直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准, 海关凭批准文件查验放行 第四章档案的利用和公布第二十条各级国家档案馆保管的档案应当按照 档案法 的有关规定, 分期分批地向社会开放, 并同时公布开放档案的目录 档案开放的起始时间 : ( 一 ) 中华人民共和国成立以前的档案 ( 包括清代和清代以前的档案 ; 民国时期的档案和革命历史档案 ), 自本办法实施之日起向社会开放 ; ( 二 ) 中华人民共和国成立以来形成的档案, 自形成之日起满 30 年向社会开放 ; 14

21 ( 三 ) 经济 科学 技术 文化等类档案, 可以随时向社会开放 前款所列档案中涉及国防 外交 公安 国家安全等国家重大利益的档案, 以及其他虽自形成之日起已满 30 年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案, 经上一级档案行政管理部门批准, 可以延期向社会开放 第二十一条各级各类档案馆提供社会利用的档案, 应当逐步实现以缩微品代替原件 档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的, 具有与档案原件同等的效力 第二十二条 档案法 所称档案的利用, 是指对档案的阅览 复制和摘录 中华人民共和国公民和组织, 持有介绍信或者工作证 身份证等合法证明, 可以利用已开放的档案 外国人或者外国组织利用中国已开放的档案, 须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意 机关 团体 企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案, 须经保存该档案的档案馆同意, 必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案, 其他机关 团体 企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的, 须经档案保存单 15

22 位同意 各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件 提供社会利用的档案, 可以按照规定收取费用 收费标准由国家档案局会同国务院价格管理部门制定 第二十三条 档案法 第二十二条所称档案的公布, 是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文, 或者档案记载的特定内容 : ( 一 ) 通过报纸 刊物 图书 声像 电子等出版物发表 ; ( 二 ) 通过电台 电视台播放 ; ( 三 ) 通过公众计算机信息网络传播 ; ( 四 ) 在公开场合宣读 播放 ; ( 五 ) 出版发行档案史料 资料的全文或者摘录汇编 ; ( 六 ) 公开出售 散发或者张贴档案复制件 ; ( 七 ) 展览 公开陈列档案或者其复制件 第二十四条公布属于国家所有的档案, 按照下列规定办理 : ( 一 ) 保存在档案馆的, 由档案馆公布 ; 必要时, 应当征得档案形成单位同意或者报经档案形成单位的上级主管机关同意后公布 ; ( 二 ) 保存在各单位档案机构的, 由各该单位公布 ; 必要时, 应当报经其上级主管机关同意后公布 ; 16

23 ( 三 ) 利用属于国家所有的档案的单位和个人, 未经档案馆 档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准, 均无权公布档案 属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案, 其所有者向社会公布时, 应当遵守国家有关保密的规定, 不得损害国家的 社会的 集体的和其他公民的利益 第二十五条各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用, 应当征得档案所有者同意 第二十六条利用 公布档案, 不得违反国家有关知识产权保护的法律规定 第五章罚则第二十七条有下列行为之一的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正 ; 情节严重的, 对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分 : ( 一 ) 将公务活动中形成的应当归档的文件 资料据为己有, 拒绝交档案机构 档案工作人员归档的 ; ( 二 ) 拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的 ; ( 三 ) 违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的 ; ( 四 ) 不按照国家规定开放档案的 ; ( 五 ) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施, 造 17

24 成档案损失的 ; ( 六 ) 档案工作人员 对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守, 造成档案损失的 第二十八条 档案法 第二十四条第二款 第三款规定的罚款数额, 根据有关档案的价值和数量, 对单位为 1 万元以上 10 万元以下, 对个人为 500 元以上 5000 元以下 第二十九条违反 档案法 和本办法, 造成档案损失的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门 有关主管部门根据损失档案的价值, 责令赔偿损失 第六章附则第三十条中国人民解放军的档案工作, 根据 档案法 和本办法确定的原则管理 第三十一条本办法自发布之日起施行 18

25 国家档案局令 第 8 号 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 已经 2006 年 9 月 19 日国家档案局局务会议审议通过, 现予 公布, 自公布之日起施行 局长杨冬权 二 六年十二月十八日 19

26 机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定 第一条为便于各级党政机关和人民团体 ( 以下统称机关 ) 正确界定文件材料归档范围, 准确划分档案保管期限, 使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况, 维护其历史面貌, 又便于保管和利用, 根据 中华人民共和国档案法 中华人民共和国档案法实施办法, 制定本规定 第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录 第三条机关文件材料归档范围是 : ( 一 ) 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的, 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 ; ( 二 ) 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 ; ( 三 ) 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 ; 下级机关报送的重要文件材料 ; ( 四 ) 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 第四条机关文件材料不归档范围是 : ( 一 ) 上级机关的文件材料中, 普发性不需本机关办理的文件材料, 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材 20

27 料, 供工作参考的抄件等 ; ( 二 ) 本机关文件材料中的重份文件, 无查考利用价值的事务性 临时性文件, 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿, 无特殊保存价值的信封, 不需办理的一般性人民来信 电话记录, 机关内部相互抄送的文件材料, 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料, 有关工作参考的文件材料 ; ( 三 ) 同级机关的文件材料中, 不需贯彻执行的文件材料, 不需办理的抄送文件材料 ; ( 四 ) 下级机关的文件材料中, 供参阅的简报 情况反映, 抄报或越级抄报的文件材料 第五条凡属机关归档范围的文件材料, 必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交, 实行集中统一管理, 任何个人不得据为己有或拒绝归档 第六条机关文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为 30 年 10 年 第七条永久保管的文书档案主要包括 : ( 一 ) 本机关制定的法规政策性文件材料 ; ( 二 ) 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 ; ( 三 ) 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 ; ( 四 ) 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示, 重要的报告 总结 综合统计报表等 ; 21

28 ( 五 ) 本机关机构演变 人事任免等文件材料 ; ( 六 ) 本机关房屋买卖 土地征用, 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 ; ( 七 ) 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 ; ( 八 ) 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 第八条定期保管的文书档案主要包括 : ( 一 ) 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 ; ( 二 ) 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 ; ( 三 ) 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 ; ( 四 ) 本机关一般性事务管理文件材料 ; ( 五 ) 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示, 一般性工作报告 总结 统计报表等 ; ( 六 ) 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 ; ( 七 ) 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 ; ( 八 ) 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 ; ( 九 ) 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 第九条机关形成的人事 基建 会计及其他专门文件 22

29 材料的归档范围和档案保管期限, 按国家有关规定执行 第十条机关对应归档电子文件的元数据 背景信息等要进行相应归档 机关应归档纸质文件材料中, 有文件发文稿纸 文件处理单的, 应与文件正本 定稿一并归档 第十一条机关联合召开会议 联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档, 其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档 第十二条各机关应根据本规定, 结合本机关职能和各部门工作实际, 编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表, 经同级档案行政管理部门审查同意后执行 有垂直领导关系的中央 国家机关应根据本规定, 结合本系统工作实际, 编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表, 并经国家档案局审查同意后执行 第十三条在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时, 应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用, 准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限 第十四条本规定适用于各级党政机关和人民团体 军队系统 民主党派 企业事业单位可参照执行 第十五条本规定自颁布之日起施行,1987 年颁发的 国家档案局关于机关档案保管期限的规定 和 机关文件材料归档和不归档的范围 同时废止 附件 : 文书档案保管期限表 23

30 附件 : 文书档案保管期限表 1 本级党的代表大会 人民代表大会 政治协商会议, 工会 共青团 妇联代表大会的文件材料 1.1 请示 批复 通知 名单 议程 报告 领导人讲话 选举结果 讨论通过的文件 决议 纪要 公报 主席团会议记录等文件材料 永久 1.2 大会发言, 人大代表建议和意见 人大议案及答复, 政协委员提案及办理结果, 简报 快报永久 1.3 重要的贺信 贺电, 筹备工作 选举过程中形成的文件, 小组会议记录 会议服务机构的计划 总结等文 件材料 30 年 1.4 讨论未通过的文件 10 年 2 本级党委 人民代表大会 政治协商会议 纪律检查委员会 共青团 工会 妇联的常委会 执委会 主席团 全体委员会会议, 政府常务会 办公会议的文件材料 2.1 公报 决议 决定 记录 纪要 议程 领导人 讲话 讨论通过的文件 参加人员名册 永久 2.2 讨论未通过的文件 10 年 3 本机关党组 ( 或实行党委制的党委 ) 会议和行政办 24

31 公会的纪要 会议记录 永久 4 本机关召开工作会议 专题会议的文件材料 4.1 请示 批复 通知 名单 日程 报 告 讲话 总结 决议 决定 纪要 永久 4.2 典型材料 代表发言材料 交流材料 简报 30 年 5 机关联合召开会议的文件材料 5.1 本机关为主办的 请示 批复 通知 名单 日程 报 告 讲话 总结 决议 决定 纪要 永久 典型材料 代表发言材料 交流材料 简报 30 年 5.2 本机关为协办的 请示 批复 通知 名单 日程 报告 讲话 总结 决议 决定 纪要的复制件或副 本 30 年 典型材料 代表发言材料 交流材料 简报的复制件或副本 10 年 6 本机关承办国际性会议 大型展览会 博览会的文件材料 6.1 请示 批复 申办和筹办组委会主要活动安排 议程 名单 主报告 ( 原文及译文 ) 辅助报告 ( 原文及译文 ), 上级领导人贺辞 题 25

32 词 讲话, 会徽设计 永久 6.2 代表发言材料 交流材料 简报 新闻报道 30 年 6.3 委员会 分会会议和学术会议的讨论记 录, 会议代表登记表 接待安排 10 年 7 上级机关 上级领导检查 视察本地区 本机关工作时形成的文件材料 7.1 重要的永久 7.2 一般的 30 年 7.3 本地区 本机关工作汇报材料 30 年 8 本机关业务文件材料 8.1 本机关制定的方针政策性 法规性 普发 性业务文件, 中长期规划 纲要等文件材料 永久 8.2 本机关的请示与上级机关的批复 批示 重要业务问题的 永久 一般业务问题的 30 年 8.3 同级机关 下级机关的来函 请示与本机关的复 函 批复等文件材料 重要业务问题的 永久 一般业务问题的 30 年 8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要 法规性文件 专项业务文件的最后草稿 30 年 8.5 机关联合行文的文件材料 26

33 8.5.1 本机关为主办的 重要业务问题的 永久 一般业务问题的 30 年 本机关为协办的 重要业务问题的 30 年 一般业务问题的 10 年 8.6 本机关编辑 编写的文件材料 大事记 组织沿革等 永久 简报 情况反映 工作信息等 10 年 8.7 行政管理 执法活动中形成的文件材料 行政管理工作制度 程序 规定等文件材料 永久 执法检查情况汇总 通报, 整改通知等 永久 行政管理工作中形成的审批 审查 核准等文 件材料 固定资产投资 科技计划等项目的审 批 ( 核准 ) 管理 验收( 评估 ) 等文件材料永久 不动产 自然资源的所有权 使用权确认的 文件材料 永久 年 ( 含 ) 以上有效或未注明有效期的许可证 执照 资质证 资格证等的审批 管理文件材料永久 年以下有效的许可证 执照 资质证 资 27

34 格证等的审批 管理文件材料 30 年 行政管理工作中形成的备案文件材料 10 年 行政处罚 处分 复议 国家赔偿等工作中形成的文件材料 重要的永久 一般的 30 年 8.8 计划 总结 统计 调研等方面的文件材料 年度和年度以上的计划 总结 统计材料永久 年度以下的计划 总结 统计材料 10 年 重要职能活动的总结 重要专题的调研材料永久 一般活动的总结 一般问题的调研材料 10 年 8.9 出国或出境访问考察 参加国际会议, 接待来访等外事活动形成的文件材料 发表的公报, 签定的协议 协定 备忘录, 重 要的会谈记录 纪要等 永久 出国审批手续 执行日程 考察报告 一般性 会谈记录 30 年 9 本机关机构编制 干部人事 党 团 纪检 工 会 保卫 信访工作文件材料 9.1 机构设置 机构撤并 名称更改 组织简则 人 员编制 印信启用和作废等文件材料 永久 28

35 9.2 人事工作制度 规定 办法等文件 30 年 9.3 人事任免文件 永久 9.4 先进单位 劳动模范 先进工作者的文件材料 受县级 ( 含 ) 以上表彰 奖励的 永久 受县级以下表彰 奖励的 30 年 9.5 对本机关有关人员的处分材料 受到警告 ( 不含 ) 以上处分的 永久 受到警告处分的 30 年 9.6 职工录用 转正 聘任 调资 定级 停薪留 职 辞职 离退休 死亡 抚恤等文件材料 永久 9.7 人事考核 职称评审工作文件材料永久 9.8 职工调动工作的行政 工资 党团组织关系的介 绍信及存根 永久 9.9 职工名册 永久 9.10 党 团 工会工作活动中形成的文件材料 工作报告 总结, 换届选举结果 永久 重要专项活动的报告 总结等 永久 党团员 工会会员名册, 批准加入党团 工 会组织的文件材料 永久 情况反映 工作简报 10 年 9.11 纪检 监察工作中形成的综合性报告 调查材料 重要的 永久 一般的 30 年 29

36 9.12 保卫部门的安全检查 调查记录 10 年 9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料 有领导重要批示和处理结果的 永久 其他有处理结果的 30 年 10 本机关事务管理文件材料 10.1 房产 土地所有权和使用权的文件材料 永久 10.2 与有关单位签订的合同 协定 协议 议定书 等文件材料 重要的 永久 一般的 10 年 10.3 接待工作的计划 方案 重要的 30 年 一般的 10 年 10.4 机关财务预算 30 年 10.5 机关物资 ( 办公设备及用品 机动车等 ) 采购 计划 审批手续 招标投标 购置等文件材料, 机动车调 拨 保险 事故 转让等文件材料 30 年 10.6 国有资产管理 ( 登记 统计 核查清算 交接 等 ) 文件材料 重要的 永久 一般的 10 年 10.7 职工承租 购置本单位住房的合同 协议和有 关手续 永久 30

37 10.8 职工住房分配 出售的规定 方案 细则, 职工住 房情况统计 调查表 职工住房申请 30 年 11 上级机关制发的文件材料 11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材 料 重要的永久 一般的 10 年 11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要 贯彻执行的文件材料 10 年 11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置 领导人 任免 人员编制等文件材料 永久 12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行 的文件材料 10 年 13 下级机关报送的文件材料 13.1 重大问题的专题报告 30 年 13.2 年度和年度以上的计划 总结 统计材料 10 年 31

38 文书档案的收集与整理 一 概念 1. 文书档案 : 是指机关 团体 企业 事业单位和其他社会组织在领导和行政管理活动中形成的具有保存价值的文件材料 2. 归档文件 : 立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 3. 归档文件整理 : 将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒, 使之有序化的过程 二 适用范围全区机关 团体 行政事业单位和其他社会组织 三 文件材料的收集依据 : 国家档案局令第 8 号 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 要求 : 齐全完整, 符合档案保护要求 每个单位都应根据 8 号令制定本单位 文件材料归档范围和文书档案保管期限表 1. 归档范围 (1) 凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌, 办理完毕, 对本机关 国家建设和历史研究具有利用价值 32

39 的文件材料 ; (2) 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 ; (3) 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 ; 下级机关报送的重要文件材料 ; (4) 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 2. 不归档范围 (1) 本机关 : 重份文件, 无查考利用价值的临时性 事务性文件, 一般性文件的历次修改稿 校对稿, 无特殊保存价值的信封, 不需办理的人民来信 电话记录, 机关内部互相抄送的文件, 本机关负责人兼任外单位职务形成的文件, 有关工作参考的文件 ; (2) 上级机关 : 普发性不需办理的文件, 任免 奖惩非本机关人员的文件, 供工作参考的抄件 ; (3) 同级机关 : 不需贯彻执行的文件, 不需办理的抄送文件 ; (4) 下级机关 : 供参阅的简报 信息 情况反映, 抄报或越级抄报的文件 3. 不归档文件的处理 (1) 属于清退范围的按规定清退 ; (2) 其他不归档文件, 登记造册销毁, 禁止混入废旧报纸出售, 防止失泄密 四 整理 33

40 ( 一 ) 整理依据性文件 重庆市机关归档文件整理实施细则 ( 渝档发 号 ) ( 二 ) 整理单位按 件 为单位进行整理 ( 三 ) 质量要求 1. 归档文件应齐全完整, 已破损的文件应予修整, 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 ; 2. 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料应符合档案保护要求 ( 四 ) 保管期限文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为 30 年和 10 年两种 1. 上级机关的文件材料 (1) 区委 区政府的文件对本机关领导人任免的文件 永久对本机关作出重要决定 决议事项的文件 永久针对本机关主管业务的文件 永久 (2) 上级业务部门的文件属于本机关主管业务的重要文件材料 永久属于本机关主管业务的一般文件材料 10 年上级部门召开会议的主要文件材料 30 年, 其他文件材料 10 年, 本机关在会议上的发言 交流材料 30 年 34

41 2. 本机关的文件材料本机关党组会 行政办公会的记录 纪要 永久本机关召开工作会的主要文件材料 永久, 其他文件材料 10 年本机关召开业务会议的主要文件材料 永久, 其他文件材料 10 年以区委 区政府名义召开属于本机关主管业务的会议的主要文件材料 永久, 其他文件材料 10 年本机关制定的政策法规性 业务规范性文件 永久, 一般业务文件 10 年全局性的年度以上工作计划 总结 永久单项的 年度以下的 内部科室的工作计划 总结 30 年重要的调研工作总结 调研报告 永久大事记 年鉴 组织机构沿革 出版物 永久机构 编制 人事任免 定级 工资 聘用合同 人事调动的介绍信及存根 职工名册 永久受区委区政府及两办表彰奖励的 永久受部门表彰奖励的 30 年受警告处分的 30 年受警告以上处分的 永久主办议案 提案的材料 永久协办议案 提案的材料 30 年 35

42 机关财务预算 30 年机关制定的人事 经费 车辆 物品等各种管理制度 30 年党员统计年报 公务员统计年报 业务工作统计年报 永久固定资产的统计报表 涉及不动产产权的材料 永久出国考察审批材料 30 年办理人民来信 来访的文件 依事情办理结果 内容重要程度 有无领导重要指示等而定请示与批复 依内容重要程度而定机关党 工 青 妇形成的文件 : 年度工作计划 总结 工作报告 永久换届选举结果的请示 报告及上级组织的批复 永久批准入党 入团材料 党员 团员名册 转移组织关系的介绍信及存根 永久重要专项活动的方案 总结 报告 永久简报 信息 10 年 3. 同级机关及不相隶属机关的文件需要贯彻执行的文件 10 年协商事情的往来文件 依内容的重要程度而定 4. 下级机关的文件年度以上的工作总结 30 年重要专题报告 30 年 36

43 要求下级上报备案的文件 10 年 ( 五 ) 整理步骤 1. 分类归档文件一般采用 年度一保管期限 的方法进行分类 (1) 分年度 : 按照文件的形成年度分 跨年度的会议文件, 放入闭幕年 ; 来文与复文跨年度并作为一件的, 放在复文年 (2) 分保管期限 : 按照国家档案局令第 8 号 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 确定每件归档文件的保管期限 2. 装订 (1) 去除金属物, 以 件 为单位用线或不钢钉进行装订 装订时将文件左侧和下侧对齐 文件较厚时 : 采用传统的三孔一线方式进行装订 (2) 装订时, 正本在前, 定稿在后 ; 正文在前, 附件在后 ; 原件在前, 复制件在后 ; 收文处理单在前, 收文在后 ; 转发文在前, 被转发文在后 ; 来文与复文作为一件时, 复文在前, 来文在后 3. 排列同一保管期限内, 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 4. 盖归档章并填写在每份归档文件首页上方空白处加盖归档章 ( 用红色 37

44 印泥 ), 并填写相关项目 ( 用碳素墨水填写 ) ( 归档章 式样见图 A) 全宗号保管期限年度室编件号馆编件号 66MM 16MM( 长 宽 ) 图 A 归档章式样 归档章设全宗号 保管期限 年度 室编件号 馆编件号等项目 填写要求如下 : 全宗号 : 档案馆给立档单位编制的代号 保管期限 : 该件归档文件保管期限, 如 : 永久 年度 : 文件形成年度, 以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年 如 :2014 件号 : 归档文件的排列顺序号 件号包括室编件号和馆编件号 室编件号, 同一年度同一保管期限的从 1 开始编制 馆编件号按进馆要求编制 5. 编目 : 按照室编件号顺序, 步编制归档文件目录 ( 归档目录式样见图 B) 归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注 38

45 297MM 210MM( 长 宽 )( 纸幅尺寸 A4 型 ) 图 B 归档文件目录式样归档文件目录设置件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注等项目 填写要求如下 : 件号 : 填写室编件号 责任者 : 制发文件的组织或个人, 即文件的发文机关或署名者 文号 : 文件的发文字号, 包括发文机关代字 发文年度 ( 用 [ ] 括入 ) 发文顺序号 题名 : 文件标题 没有标题或标题不规范的, 可自拟标题, 外加 [ ] 号 日期 : 文件的形成时间, 以 8 位阿拉伯数字标注年月日, 如 页数 : 每一件归档文件的页数 文件中有图文的页面为一页 保管期限 : 归档文件的保管期限 备注 : 注释文件需说明的情况 归档文件目录应装订成册并编制目录封面 归档文件目录封面设置全宗名称 年度 保管期限 起止件号等项目 ( 见图 C) 39

46 归档文件目录 全宗名称 保管期限 年 度 起止件号 297MM 210MM( 长 宽 ) 图 C 归档文件目录封面式样 6. 装盒 归档文件按照永久 30 年 10 年分别装盒, 装盒厚度要适度 并填写档案盒封面 盒脊及备考表的项目 盒内备考表置于盒内文件之后, 项目包括盒内文件情况说明 整理人 检查人和日期 ( 见图 D) 40

47 备考表 盒内文件情况说明 : 整理人 : 检查人 : 年月日 297mm 210mm( 长 宽 ) 图 D 备考表式样盒内文件情况说明 : 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 整理人 : 负责整理归档文件的人员姓名 检查人 : 负责检查归档文件整理质量的人员姓名 日期 : 归档文件整理完毕的日期 41

48 会计档案的收集与整理 一 概念会计档案是指会计凭证 会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料, 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 二 适用范围全区机关 团体 企业 事业单位和其他社会组织 三 整理的依据性文件 会计档案管理办法 财政部 国家档案局( 财会字 号 ) 关于进一步规范会计档案整理工作的通知 重庆 市档案局 重庆市财政局 ( 渝档发 号 ) 四 归档范围会计档案包括会计凭证 会计账簿 财务报告 银行对账单 银行存款余额调节表等会计核算专业材料 本单位的经费预算 财务收支计划以及各种财务管理文件材料, 纳入文书档案归档范围 五 整理 ( 一 ) 归档时间会计档案由会计机构整理, 在会计年度终了后, 可暂 42

49 保存一年向综合档案室移交 未设立综合档案室的, 由会计 机构指定专人保管会计档案, 出纳人员不得兼管会计档案 ( 二 ) 保管期限 会计凭证 ( 包括工资名册 ) 15 年 会计帐簿现金日记帐 银行存款日记帐 25 年 总帐 明细帐财务报告年度决算季度 月份报表下属单位报送的年度决算 15 年永久 5 年 10 年 其他类银行存款余额调节表 银行对帐单 5 年 ( 三 ) 整理方法 1. 会计凭证的整理 (1) 排列会计凭证同一年度按记账分类 逐月按凭证号顺序排 列 (2) 编号按照会计凭证的排列顺序, 在每册会计凭证封面上编制案卷号, 一般跨年度编制, 也可分年度编制 一个目录内案卷号最多不超过三位数 (3) 装盒按案卷号顺序依次将会计凭证装入会计档案凭证盒内, 一盒可装一卷或数卷, 并填写会计档案凭证盒封面 盒脊相应项目 会计档案凭证盒封面 盒脊格式见图 A 图 B 43

50 会计档案凭证盒封面设置全宗名称 凭证名称 凭证起止号 起止日期 全宗号 目录号 案卷号等项目 全宗名称 : 填写立档单位名称, 用全称或通用简称 凭证名称 : 填写能够反映会计凭证用途或内容的名称, 如 : 收款会计凭证 转账会计凭证 等 凭证起止号 : 填写本盒内会计凭证的起号和止号 起止日期 : 填写本盒内会计凭证的起止年月日 全宗号 : 填写档案馆给立档单位编制的代号 目录号 : 填写全宗内案卷所属目录的编号 案卷号 : 填写本盒内会计凭证案卷号, 如果盒内装有两卷或两卷以上会计凭证, 则填写起止案卷号, 起号和止号之间用 连接 盒脊设置全宗号 目录号 年度 月份 案卷号 保管期限等项目 年度 : 填写本盒内会计凭证所属年度, 如 2014 月份 : 填写本盒内会计凭证所属月份, 如 5 保管期限 : 填写本盒内会计凭证的保管期限, 如 15 年 全宗号 目录号 案卷号按凭证盒封面填写 企业 事业单位可在盒脊上端填写档号 (4) 编目会计凭证按案卷号逐卷编目, 会计凭证案卷目录设置案卷号 题名 时间 凭证起止号 保管期限 备注等项 44

51 目 会计凭证案卷目录格式见图 H 案卷号 : 填写本卷会计凭证的编号 题名 : 填写本卷会计凭证的名称, 如 收款会计凭证 基建会计凭证 等 时间 : 填写本卷会计凭证的起止时间, 分别用 8 位阿拉伯数字标注, 如图 : 凭证起止号 : 填写本卷会计凭证的起号和止号 保管期限 : 填写本卷会计凭证的保管期限 备注 : 填写其他需要说明的事项 案卷目录应添加封面, 封面设置全宗名称 类别 保管期限 年度等项目 案卷目录封面格式见图 J 2. 会计账簿 财务报告及其他类会计档案的整理 (1) 装订会计账簿 财务报告及其他类会计档案同一年度内区分类别和保管期限立卷, 用线或不锈钢钉进行装订, 订本会计账簿保持原装订方式 (2) 封面要求会计账簿 财务报告及其他类会计档案, 装订时应加封面, 封面设置全宗名称 类别 案卷题名 全宗号 目录号 年度 保管期限 案卷号等项目 封面格式见图 C 45

52 订本账簿和已有封面且能揭示本卷会计内容的会计账簿 财务报告等, 可在封面右上角空白处加盖会计档案归档章, 会计档案归档章设置全宗号 目录号 年度 保管期限 案卷号等项目 会计档案归档章格式见图 D 全宗名称 : 填写立档单位名称, 用全称或通用简称 类别 : 填写本卷会计档案类目名称, 如 会计账簿类 案卷题名 : 填写单位名称 会计年度 会计材料名称, 如 江津区档案局 2014 年现金日记账 全宗号 : 填写档案馆给立档单位编制的代号 目录号 : 填写全宗内案卷所属目录的编号 年度 : 填写本卷会计档案所属年度 保管期限 : 填写本卷会计档案的保管期限 案卷号 : 填写本卷会计档案的编号 (3) 排列永久保管的财务报告按年度顺序依次排列 定期保管的会计账簿 财务报告及其他类会计档案按年度顺序依次排列, 同一年度内按保管期限从高至低排列 企业 事业单位分年度按类别排列 (4) 编号包括编写页号和案卷号 页号 : 除订本会计账簿外, 其余会计档案均应编制页 46

53 号, 每一案卷在有文字和图表的页面上从 1 开始编制顺序号, 页号位置在每页材料正面的右上角, 背面的左上角 案卷号 : 按照会计档案案卷排列顺序, 跨年度逐卷编号 一个目录内案卷号最多不超过三位数 企业 事业单位分年度分类别编号 (5) 装盒按排列顺序依次装入会计档案盒, 一盒可装一卷或数卷, 每盒内末放置一张备考表, 并填写会计档案盒封面 盒脊 备考表相应项目 会计档案盒封面设置全宗名称 全宗号 目录号 年度 保管期限 案卷号等项目 ; 会计档案盒盒脊设置全宗号 目录号 年度 保管期限 案卷号等项目 会计档案盒封面 盒脊格式见图 E 图 F 全宗名称 : 填写立档单位名称, 用全称或通用简称 全宗号 : 填写档案馆给立档单位编制的代号 目录号 : 填写全宗内案卷所属目录的编号 年度 : 填写本盒内会计档案所属年度, 如 2009 保管期限 : 填写本盒内会计档案的保管期限 案卷号 : 填写本盒内所装案卷的案卷号, 如果盒内装有两卷或两卷以上的会计档案, 则案卷号填起止案卷号, 封面起号和止号之间用 连接 ; 盒脊起号和止号之间用 / 连接, 左上角填写盒内第一案卷的案卷号, 右下角填写盒内最后一案卷的案卷号 47

54 企业 事业单位封面项目可只填写全宗名称一栏, 盒脊上端可填写档号 备考表设置盒内情况说明 整理人 检查人 日期等项目 备考表格式见图 G 盒内情况说明 : 填写本盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 整理人 : 填写负责本案卷整理的人员 检查人 : 填写负责本案卷质量审核的人员 日期 : 填写本盒内案卷整理完成的时间 (6) 编目会计档案应逐卷编目, 案卷目录设置案卷号 题名 年度 页数 保管期限 备注等项目 会计档案案卷目录格式见图 I 案卷目录应添加封面 案卷目录封面格式见图 J 六 会计电算化条件下会计档案的归档采用电子计算机进行会计核算的单位, 应当保存打印出的纸质会计档案 会计电算化软件和每年的备份数据刻光盘保存 七 有两种以上会计类型的单位的会计档案整理方法每一种类型的会计档案都按上述要求整理, 其中永久的会计档案也可合并排列 编号 图 A 会计档案凭证盒封面格式图 B 会计档案凭证盒盒脊格式 48

55 图 C 会计账簿 财务报告及其他类会计档案封面格式图 D 会计档案归档章格式图 E 会计档案盒封面格式图 F 会计档案盒盒脊格式图 G 会计档案备考表格式图 H 会计凭证案卷目录格式图 I 案卷目录格式 全宗名称 凭证起止号起止日期 会计档案凭证盒 号至 凭证名称 号 自年月日至年月日 全宗号目录号案卷号 275 mm 155 mm( 长 宽 ) 图 A 会计档案凭证盒封面格式 全宗号 目录号 49

56 年 度 月 份 案卷号 保管期限 155 mm 40 mm( 长 宽 ) 图 B 会计档案凭证盒盒脊格式 ( 全宗名称 ) ( 类别 ) ( 案卷题名 ) 全宗号目录号年度保管期限案卷号 297mm 210mm( 长 宽 ) 图 C 会计账簿 财务报告及其他类会计档案封面格式 50

57 全宗号目录号年度保管期限案卷号 65mm 18mm( 长 宽 ) 图 D 会计档案归档章格式 ( 全宗名称 ) 会计档案 全宗号目录号年度保管期限案卷号 310mm mm( 长 宽 ) 图 E 会计档案盒封面格式 会计档案全宗号目录号年度 51

58 保管期限 案卷号 310mm mm( 长 宽 ) 图 F 会计档案盒盒脊格式 盒内情况说明 备考表 整理人检查人 年月日 297mm 210mm( 长 宽 ) 图 G 会计档案备考表格式 52

59 会计凭证案卷目录 案卷号题名时间凭证起止号保管期限 图 H 会计凭证案卷目录格式 备注 53

60 案卷目录 案卷号题名年度页数保管期限 图 I 案卷目录格式 备注 54

61 会计档案案卷目录封面 : 会计档案案卷目录 全宗名称 : 类别 : 保管期限 : 年度 : 图 J 案卷目录封面格式 55

62 照片档案的收集与整理 一 概念照片档案是指国家机构 社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录 照片档案包括银盐感光材料照片档案和数码照片档案 二 适用范围全区机关 团体 企业 事业单位和其他社会组织 三 照片档案的收集 1. 收集范围 (1) 记录本单位主要职能活动 基本历史面貌和重要工作成果的照片 (2) 记录领导人和著名人物参加与本单位 本地区有关的重大公务活动的照片 (3) 记录本单位 本地区重大事件 重大事故 重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片 (4) 记录本单位生产 科学研究 基本建设 设备管理等科技活动的照片 (5) 记录本地区地理概貌 城乡建设 重点工程 名胜古迹 自然风光以及民间风俗和著名人物的照片 56

63 (6) 记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片 (7) 其他具有保存价值的照片 2. 收集要求 (1) 凡属收集范围的照片, 摄影者或承办机构应按本细则规定整理, 定期向本单位档案机构或档案工作人员移交归档, 每年 6 月底前应完成上一年度照片档案的归档整理工作, 重大活动或重大事件形成的照片档案, 工作结束后一个月内应移交归档, 任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有 (2) 对反映同一内容的若干照片, 应选择其主要照片归档 主要照片应具备主题鲜明 影像清晰 画面完整 未加修饰剪裁等特点 (3) 底片 照片 说明应齐全 (4) 底片与照片影像应一致 对无底片的照片应制作翻拍底片 ; 对无照片的底片应制作照片 四 银盐感光材料照片档案的整理 ( 一 ) 整理原则照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系 有利于保管 有利于提供利用的原则 照片档案的底片和照片应分开存放 ( 二 ) 保管期限照片档案的保管期限按照 国家档案局关于机关档案保管期限的规定 等规定执行 57

64 对于一般的单位而言, 照片档案一般只划定一种保管期限 ( 三 ) 照片的整理 1. 分类照片档案一般按照保管期限 - 年度 - 问题进行分类 2. 照片号的编制照片号是固定和反映每张照片在全宗内的分类与排列顺序的一组字符代码 照片号的格式有两种 : 格式一 : 全宗号 - 保管期限代码 - 张号 党政机关 社会团体应采用格式一 格式二 : 全宗号一分类号一张号 格式三 : 全宗号一分类号一册号一张号 企业事业单位一般采用格式二或格式三 全宗号 : 档案馆给立档单位编制的代号 保管期限代码 : 永久 长期 短期分别用 Y C D 标注 张号 : 格式一中的张号是同一保管期限内的照片跨年度拉通从 1 开始逐张编定的流水号 格式二中的张号是同一分类号内的照片跨年度拉通从 1 开始逐张编定的流水号 3. 照片的入册按照片号顺序将照片固定在照片芯页上, 照片芯页分为 5 吋照片和 6 吋 7 吋照片两种 对于照片芯页放置不下的 58

65 大幅照片, 可将其存放入专用的照片档案袋或档案盒中, 按照片号顺序排列 4. 说明的填写照片的说明包括题名 照片号 底片号 参见号 时间 摄影者 文字说明七个项目 题名 : 应简明概括 准确反映照片的基本内容, 人物 时间 地点 事由等要素尽可能齐全 照片号 : 填写编定的照片号 底片号 : 填定编定的底片号 参见号 : 填写与本张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号 一般可不填 时间 : 填写照片的拍摄时间, 采用 8 位阿拉伯数字标注 如 2014 年 5 月 06 日, 标注为 摄影者 : 填写照片拍摄人员的姓名 文字说明 : 综合运用事由 时间 地点 人物 背景等要素, 概括揭示照片所反映的全部信息 如果题名已能全面反映照片信息, 文字说明可从简或省略 亦可标注照片的来源 版权等 大幅照片的说明可另纸书写, 与照片一同保存 一组联系密切的照片中的大幅照片, 应随该组照片一同在册内编号, 填写说明, 并注明大幅照片的存放地址 5. 照片册的装订将照片芯页按照片号顺序排列, 末页后加册内备考 59

66 表, 采用 三孔一线 法装订入照片册卷皮内, 照片册内芯页数量一般不超过 30 页 册内备考表包括本册情况说明 立册人 检查人 立册时间 本册情况说明填写册内照片缺损 补充 移出 销毁等情况 6. 照片档案基本目录的编制按册内照片号顺序逐张编制照片档案基本目录, 大幅照片应在备注项内注明 大幅 照片档案基本目录加封面装订成册 ( 四 ) 底片的整理 1. 底片号的编制底片号是固定和反映底片在全宗内排列的一组字符代码, 由全宗号 保管期限代码 张号组成 其格式为 : 全宗号 - 保管期限代码 - 张号 全宗号 : 档案馆给立档单位编制的代号 保管期限代码 : 永久 长期 短期分别用 Y C D 标注 张号 : 在同一保管期限内的底片从 1 开始顺序编定流水号 底片号宜使用铁笔将其横排刻写在胶片乳剂面片边处, 不得影响画面 2. 底片袋的标注底片放入底片袋内保管, 一张一袋 应在底片袋的右上方标明底片号 翻拍底片和拷贝底片应在底片袋左上方 60

67 档案业务知识手册 标注 F 或 K 3. 底片的入册按底片号顺序将底片袋插入底片芯页 对幅面超过芯页尺寸的大幅底片, 应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后, 平放入专用的档案袋或档案盒中, 按底片号顺序排列 将底片芯页顺序排列, 末页后加册内备考表采用 三孔一线 法装订入底片册卷皮中, 底片册内芯页数量一般不超过 30 页 底片册卷皮封面印制 底片册 字样 其册号是在同一保管期限内的底片册跨年度从 1 开始顺序编定流水号 五 数码照片档案的整理 1. 数码照相机拍摄形成的数码照片应保证未经编辑, 像素应在 300 万以上 2. 数码照片按照 电子文件归档与管理规范 刻制光盘保存, 永久和长期保存的数码照片应冲洗出照片, 按照银盐感光材料照片归档要求进行整理, 其底片号填写光盘中数码照片的文件名 3. 光盘内文件信息的组织结构一般为 : 根目录 说明文件著录文件照片档案子目录 照片文件照片文件 61

68 说明文件命名为 README.TXT, 文件存储格式为文本文件, 主要说明本张光盘内存储的照片档案全宗名称 全宗号 归档年度 保管期限 照片数量 照片反映的主要内容 摄影者等 著录文件命名为 DESCRIPT.XML, 其内容是照片档案基本目录的电子版本 照片档案子目录命名为 DATA 照片文件命名按照照片号命名, 文件存储格式为 JPEG 文件 4. 数码照片应分年度分保管期限刻制光盘, 永久和长期保存的应刻制一式三套, 分别用 A B C 标注,A 套封存保管,B 套供查阅使用,C 套异地保管 短期保存的刻制一式二套, 即 A 套和 B 套 5. 光盘应分保管期限编制顺序号, 采用油性笔在光盘背面标注光盘顺序号 光盘套别号和光盘内照片的起止号 图 A 照片芯页格式示例 (6 吋 7 吋照片适用 ) 图 B 照片册册脊格示例图 C 底片册册脊格示例图 D 册内备考表示例图 E 照片档案基本目录示例图 F 照片档案基本目录封面示例 62

69 图 A 照片芯页格式示例 (6 吋 7 吋照片适用 ) 6 吋和 7 吋照片适用 题名 : 照片号 : 底片号 : 参见号 : 时间 : 摄影者 : 文字说明 : 63

70 图 B 照片册册脊示例 137mm 全宗号 保管期限 30mm 30mm 册 号 30mm 起止张号 50mm 20mm 64

71 图 C 底片册册脊示例 137mm 全宗号 保管期限 起止张号 30mm 30mm 50mm 册 号 30mm 20mm 65

72 本册情况说明 立册人 检查人 立册时间 册内备考表 图 D 册内备考表示例 66

73 照片档案基本目录 照片号题名时间摄影者底片号备注 图 E 照片档案基本目录示例 67

74 照片档案基本目录 全宗名称 : 全宗号 : 保管期限 : 图 F 照片档案基本目录封面示例 68

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76 CHINA ARCHIVES 中国档案