Microsoft Word - 文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式.doc

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案脂左
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1 文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式 (DB32/ ) 前言本标准为强制性条款本标准是根据 DA/T 档案著录规则并依据多年的实践经验, 结合我省实际而制定的为便于解决数据访问权限的控制问题, 增加了主办部门和协办部门两个项目 ; 为便于解决调阅档案全文问题, 增加了全文标识项目 ; 为解决跨地区跨层次数据共享, 增加了组织机构代码项目本标准为文档一体化档案管理系统中文书档案的著录及档案目录数据交换格式提出了具体要求本标准也可作为其它门类档案管理系统的参考本标准的格式按 GB/T 标准化工作导则第 1 部分 : 标准的结构和编写规则编制本标准由江苏省档案局提出本标准起草单位 : 江苏省档案局 ( 馆 ) 本标准主要起草人 : 齐丽华赵明富刘祖云冯国安姚军谢微顾斌杨静文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式 1 范围本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式的定义数据库结构与交换格式使用方法本标准适用于文件级文书档案目录数据库结构与其目录数据的交换档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换 2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款凡是注日期的引用文件, 其随后所有的修改单 ( 不包括勘误的内容 ) 或修订版均不适用于本标准, 然而, 鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本凡是不注日期的引用文件, 其最新版本适用于本标准 GB/T 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法 GB 文献保密等级代码 GB 全国组织机构代码编制规则 DA/T 档案工作基本术语

2 DA/T 档案著录规则 DA/T 归档文件整理规则中国档案分类法档案分类标引规则中国档案主题词表文献主题标引规则 3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准 3.1 档案 archives 国家机构社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的历史记录 [DA/T 中 2.1] 3.2 文书档案 administrative archives 反映党务行政管理等活动的档案 [DA/T 中 2.8] 3.3 著录 description 在编制档案目录时, 对档案的内容和形式特征等进行分析选择和记录的过程 [DA/T 中 3.1] 3.4 著录项目 items of description 揭示档案内容和形式特征的记录事项 [DA/T 中 3.2] 包括分类号项档案馆代号项组织机构代码项档号项电子文档号项缩微号项题名项文件编号项责任者项稿本项文种项密级项保管期限项时间项载体规格项载体类型项载体数量项载体单位项全文标识项主题词或关键词项主办部门项协办部门项附注项 3.5 条目 entry 反映文件或案卷内容形式特征的著录项目的组合 [DA/ T 中 6.4] 3.6 电子文件 electronic records 以数码形式记录于磁带磁盘光盘等载体依赖计算机系统阅读处理并可在通讯网络上传输的文件 [DA/T 中 2.13] 3.7 著录格式 format of description 著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式 [DA/T 中 3.4]

3 3.8 数据记录 data record 描述著录条目的数据集合, 由若干数据字段组成 3.9 数据字段 data field 描述著录条目中某一特定属性的数据集合分类号 classified code 揭示档案主题内容和档案信息分类体系中的类目代码档案馆代号 code of archives 档案馆代号依据编制全国档案馆名称代码实施细则所赋予的代码著录组织机构代码 code of organization 根据 GB 全国组织机构代码编制规则所赋予的一组织代码档号 archival code 以字符形式赋予档案 [DA/T 中 2.1] 实体的用以固定和反映档案 [DA/T 中 2.1] 排列顺序的一组代码电子文档号 code of electronic records 是档案馆室管理电子文件的一组符号代码缩微号 code of microfilm 档案馆室赋予档案缩微制品的编号题名 title 题名, 又称标题题目, 是表达档案中心内容形式特征的名称文件编号或文号 record number 文件制发过程中由制发机关团体或个人赋予文件的顺序号文件编号包括发文字号科研试验报告流水号标准规范类文件的统编号图号等责任者 author 责任者, 也称作者, 是指形成档案内容并对其负有责任的团体或个人稿本 manuscript

4 稿本是指档案文件的文稿文本和版本文种 record type 按性质和用途确定的文种种类的名称密级 security classification 文件保密程度的等级保管期限 retention period 对档案划定的存留年限时间或成文日期 data of record created 文件形成时间一般公私文书信札为发文时间, 决议决定命令法令规程规范标准条例等法规性文件为通过或发布时间, 条约合同协议为签署时间, 技术评审证书技术鉴定证书转产证书为通过时间, 获奖证书发明证书专利证书为颁发时间, 科研试验报告学术论文为发表时间, 工程施工图产品加工图为设计时间, 竣工图为绘制时间, 原始试验记录测定检验数据为记录时间等载体类型 type of media items 档案信息载体物质形态的种类载体数量 quantity of media items 档案信息载体物质形态的数量载体单位 unit of media items 档案信息载体物质形态的统计单位载体规格 specification of media items 档案信息载体物质形态的尺寸及型号主题词或关键词 descriptor 主题词是指在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组关键词是指在标引和检索中取自文件案卷题名或正文用以表达文献主题并具有检索意义的非规范化的词或词组全文标识 sign of whole article 标识机读档案全文位置的一组字符串

5 主办部门 department of sponsor 主办部门是文件在文书处理时的主要办理的部门名称协办部门 cooperative department 协办部门是文件在文书处理时的协助主办部门办理文件的部门名称附注或备注 remark 附注指对归档文件内容的补充解释与说明 4 数据库结构和交换格式 4.1 文件级目录数据库结构见表文书档案目录数据库表的定义, 应按照表 1 所给出的字段名称及其它属性进行如果使用的数据库管理系统 (DBMS) 不支持 Var Char Int 类型, 可以用相应长度的字符型数值型代替应使用组织机构代码 (ZZJGDM) 和档号 (DH) 字段作为文书档案目录数据库表的主键 4.2 数据交换格式表 1 文件级目录数据库结构著录项目在计算机中的表示顺序允许空著录项目字段长度 ( 字号字段名类型节 ) (NULL) 说明 1 分类号 FLH Char 30 是 2 档案馆代号 DAGDH Char 6 是 3 组织机构代码 ZZJGDM Char 9 否 4 档号 DH Char 19 否 5 电子文档号 DZWDH Char 12 是 6 缩微号 SWH Char 9 是 7 题名 TM Var Char 120 否 8 文件编号或文号 WH Char 30 是 9 责任者 ZRZ Var Char 60 否 10 稿本 GB Char 10 是 11 文种 WZ Char 8 是 12 密级 MJ Char 1 是统一使用数字代码 13 保管期限 BGQX Char 1 否 14 时间或成文日期 CWRQ Char 8 是要求合法日期值 15 载体规格 ZTGG Char 12 是

6 著录项目在计算机中的表示顺序允许空著录项目字段长度 ( 字号字段名类型节 ) (NULL) 说明 16 载体类型 ZTLX Char 12 是 17 载体数量 ZTSL Int 4 是 18 载体单位 ZTDW Char 2 是 19 主题词或关键词 ZTC Var Char 100 是 20 全文标识 QWBS Var Char 255 是用于访问全文 21 主办部门 ZBBM Var Char 60 是多用户环境下用于控制 22 协办部门 XBBM Var Char 255 是数据访问权限 23 附注或备注 BZ Var Char 120 是注 :1 Char 为定长字符型,Var Char 为可变长字符型,Int 为整型 2 对不允许空值的著录项目, 若确实无法确定输入何值时, 可取不详等类似内容代之数据交换 ( 跨平台跨系统 ) 通过计算机文件实现用以交换的计算机文件是 DBF 或 TXT 格式使用 DBF 格式文件交换的, 其数据库表的结构 ( 字段名字段顺序及字段的其它待征 ) 应与表 1 相一致示例 : FLH DAGDH ZZJGDM DH DZWDH SWH TM 关于对归档文件整理规则进一步征求意见的通知 WH 苏档 [1999]0106 号 ZRZ 江苏省档案局 GB WZ 通知

7 MJ 1 BGQX 3 CWRQ ZTGG ZTLX ZTSL 12 ZTDW 页 ZTC 档案标准征求意见通知 QWBS ZBBM 馆室处 XBBM BZ 使用 TXT 格式文件交换的, 每条记录占一行, 每个字段占一列各列数据的排列顺序须与表 1 相一致, 且列与列之间用 TAB 分隔符分隔经过加密处理的数据交换文件, 移交的同时应提供相应的解密手段经过压缩分割处理的数据交换文件, 移交的同时应提供相应的解压缩合并手段数据由计算机档案管理软件产生的, 若该管理软件使用的数据库不是 DBF 数据库, 须提供从该数据库导出成符合或要求的 DBF 或 TXT 格式文件和由 DBF 或 TXT 格式文件导入进该数据库的应用程序接口 5 使用方法 5.1 分类号依据中国档案分类法和档案分类标引规则的有关规定著录 5.2 档案馆代号用规定的数字表示 5.3 组织机构代码

8 用规定的字符表示由八位数字 ( 或大写拉丁字母 ) 本体代码和一位数字 ( 或大写拉丁字母 ) 校验码组成代码的表示形式为 : XXXXXXXX X 校验码连字符 ( 机读时省略 ) 本体代码 5.4 档号由全宗号年度保管期限代号 ( 或目录号 ) 机构( 问题 ) 代号 ( 或案卷号 ) 件号( 或页号 ) 五部分组成其格式为 : 全宗号 - 年度 - 保管期限代号 - 机构 ( 问题 ) 代号 - 件号, 即 XXXX-XXXX-XXX-XXXX-XXXX 对已经装订成卷的档案, 应该采用 : 全宗号 - 年度 - 目录号 - 案卷号 - 页号格式全宗号是档案馆给各立档单位的一组字符代码年度指归档文件形成的公元纪年保管期限代号是文件保管期限的数字代码 ; 若立卷, 表示目录号机构 ( 问题 ) 代号根据归档文件整理规则 5.2 进行设置, 是文件归档最低一级的分类代号 ; 若立卷, 表示案卷号企业事业单位的文书档案的分类, 可在此四位范围内自行定义件号是在归档文件分类方案的最低一级类目内, 文件的排列顺序号 ; 若立卷, 应该著录页号全宗号年度保管期限代号机构 ( 问题 ) 代号件号按实际位数著录, 不够规定长度时, 前面用 0 填充例 , 全宗号是 304, 年度是 1999, 保管期限代号是 3, 机构 ( 问题 ) 代号是 0000, 件号是 34 例 , 全宗号是 204, 目录号是 1, 案卷号 323, 页号是电子文档号用规定的字母和数字表示 5.6 缩微号由盘号和画幅号组成其格式为 : 盘号 - 画幅号, 即 XXXXX-XXXX

9 盘号画幅号位数不足的, 用 0 填充 5.7 题名用汉字等表示 5.8 文件编号或文号一般由机关代字年度和顺序号三部分组成其格式为机关代字 [ 年度 ] 顺序号, 其中 [ 和 ] 是半角字符顺序号由四位数字表示, 不足规定长度的, 前面用 0 填充例如, 苏档 [2001]0014 号, 是江苏省档案局 2001 年发的第 14 号文 5.9 责任者用汉字表示责任者有多个时, 著录列居首位责任者, 立档单位本身是责任者的必须著录, 其余视需要著录被省略的责任者用 [ 等 ] 表示各责任者之间用分号分隔如果作者没有, 输入不详 5.10 稿本用汉字表示稿本项依实际情况著录为草稿定稿手稿草图原图底图蓝图正本副本原版试行本修订本影印本等 5.11 文种用汉字表示文种项依实际情况著录如命令决议指示通知报告批复函会议纪要说明书协议书鉴定书任务书判决书国书照会诰敕奏折等 5.12 密级用数字表示按 GB 文献保密等级代码规定 ( 见表 2) 密级在计算机内以数字代码存储, 而给用户的提示应使用汉字代码文件无密级时不著录表 2 文献保密等级代码数字代码汉语拼音代码汉字代码名称 0 GK 公开公开级 1 GN 国内国内级 2 NB 内部内部级

10 3 MM 秘密秘密级 4 JM 机密机密级 5 UM 绝密绝密级 5.13 保管期限用数字表示若保管期限分别用永久长期短期表示, 则对应的数字代码分别为若保管期限用其它方法划分时, 除保留原永久长期短期使用的数字代码外, 应使用数字 3 之后的数字依次代表本字段在计算机内以数字代码存储, 而给用户的提示应使用汉字代码 5.14 时间或成文日期时间项依据 GB/T 中 5.2 规定, 其基本格式为 CCYYMMDD, 并一律用 8 位阿拉伯数字表示, 其中 [CCYY] 表示一个日历年,[MM] 表示日历年内日历月的顺序数,[DD] 表示日历月中日历日的顺序数 (GB/T 中 5.2) 时间不详时用数字 0 表示例 1: , 即 : 表示年度为 1998 年, 月日不详例 2: , 即 : 表示年度不详, 月日为 7 月 28 日对时间项的著录, 不允许出现无效的日期值例如 : 等, 均为无效日期 5.15 载体规格据实著录如 :16 开 A4 105mm 148mm 3.5 英寸等 5.16 载体类型用汉字表示按甲骨金石简牍缣帛纸唱片照片胶片胶卷磁带磁盘光盘等以纸张为载体的档案可以不予著录, 其它载体类型据实著录 5.17 载体数量用阿拉伯数字表示 5.18 载体单位用汉字表示如页张卷册盒盘片米等 5.19 主题词或关键词

11 主题词参照中国档案主题词表文献主题标引规则及本专业本单位的规范化词表进行标引, 各词之间用空格隔开 5.20 全文标识全文标识包括全文文件的路径名称和类型三个部分例 G:\Documents and Setting\Administrator\ 桌面 \ 江苏省档案目录数据库结构及数据交换格式.doc 其中, G:\Documents and Setting\Administrator\ 桌面 \ 为路径, 江苏省档案目录数据库结构及数据交换格式为文件名,.doc 为类型 5.21 主办部门用汉字表示 5.22 协办部门用汉字表示有多个协办机构时, 协办机构之间用逗号分隔 5.23 附注或备注用汉字表示

　　档案著录规则DA／T 18一1999（中华人民共和国行业标准）

　　档案著录规则DA／T 18一1999（中华人民共和国行业标准）档案著录规则 DA/T18 一 1999 (1999-05-31 批准 1999-12-01 实施 ) 档案著录规则是在编制档案目录时, 对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作, 为建立健全我国统一的案检索体系, 广泛开展档案的报道与交流, 深入开发档案信息资源, 充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准 1 范围本标准规定了单份或一一组文件