前言

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妨妙成
5 years ago
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1 ZKY 中国科学院标准 ZKY/B 会计档案建档规范发布实施中国科学院发布

2 前言本规范根据会计档案管理办法会计电算化工作规范电子文件归档与管理规范的有关规定制定, 为中国科学院档案管理工作标准的组成部分本规范为第一次制定本规范由中国科学院办公厅提出并负责解释本规范由中国科学院批准本规范起草部门 : 中国科学院办公厅本规范主要起草人 : 靳桂荣张峥袁慧黄丽荣

3 ZKY/B 会计档案建档规范 1 总则 1.1 为加强我院会计档案的建档工作, 确保会计档案的完整准确系统, 充分发挥会计档案为经济业务工作服务的作用, 制定本规范 1.2 本规范规定了会计建档工作的基本要求和管理职责, 明确了会计核算材料的归档范围整理立卷保管与交接和利用的要求 1.3 本规范适用范围执行中国科学院档案管理工作标准 2 规范性引用文件下列标准所包含的条文, 通过在本规范中引用而构成为本规范条文 2.1 会计档案管理办法 ( 财会字 [1998]32 号 ) 2.2 会计电算化工作规范 ( 财会字 [1996]17 号 2.3 GB/Tl (( 电子文件归档与管理规范 ) 3 术语 3.1 财务部门 (finance department) 指本单位的财务核算管理部门 3.2 会计档案 (accounting archives) 指会计凭证会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料, 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 3.3 会计凭证 (accounting voucher) 指用来记录经济业务, 明确经济责任作为记帐依据的书面证明 3.4 原始凭证 (underlying document) 指在经济业务发生时, 由业务经办人员直接取得或者填制, 用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况, 并明确有关经济责任的一种凭证 3.5 记帐凭证 (journal voucher) 指对经济业务按其性质加以归类, 确定会计分录, 并据以登记会计帐薄的凭证 3.6 汇总凭证 (summarized voucher) 指将许多同类记帐凭证逐日或定期汇总后填制的凭证 3.7 会计帐簿 (accounting book)

4 指以会计凭证为依据, 连续系统全面地记录经济业务的薄籍 3.8 财务报告 (rmancial report) 指根据日常会计核算材料定期编制的, 综合地反映一定时期的资产负债和所有者权益状况, 以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件 3.9 卷册 (volume) 指按照会计核算材料形成的特点组成的基本保管单位 4 基本要求和管理职责 4.1 基本要求各单位应遵照中国科学院关于会计档案建档要求, 明确主管领导, 组织实施会计档案建档工作财务部门应设有兼职档案管理人员, 负责会计档案的形成积累整理立卷和归档与交接工作 4.2 管理职责单位主管领导管理职责加强对本单位会计档案工作的领导, 把会计档案工作纳入工作议事日程重视会计档案的管理工作, 保证其所需的人财物场所及安全等必要条件财务部门管理职责负责制订有关会计档案的管理制度, 确保会计档案工作纳入本部门目标管理和考核工作中明确会计档案管理岗位职责, 负责会计核算材料的收集分类整理立卷等建档工作负责向综合档案室交接会计档案和对未交接会计档案的保管利用等工作综合档案室管理职责负责指导检查监督和协助财务部门做好会计核算材料的归档工作负责定期对本单位会计档案的接收保管等工作配合财务部门做好会计档案的提供利用工作 5 归档范围和要求 5.1 会计核算材料归档范围和要求归档范围凡在单位会计核算活动中形成的, 记录和反映本单位经济业务活动的重

5 要材料和凭据均属于归档范围会计核算材料归档范围详见会计材料归档范围及保管期限 ( 见附录 A) 财务部门形成的财务预决算 ( 包含文字分析材料 ) 财务计划财务管理制度等文件材料, 应执行中国科学院文书档案建档规范进行归档, 不作为会计档案管理范围但会计档案中可留存一套财务预决算复印件, 便于查阅利用归档要求 5.I.2.1 归档的会计核算材料应确保真实完整准确各单位每年形成的会计核算材料, 应当由财务部门在第二年度的 6 月底前完成立卷归档工作 5.2 电算化会计核算材料的归档范围和要求归档范围存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据及打印输出的纸质载体的会计核算材料会计软件的全套文档资料以及会计软件程序归档要求电算化会计核算材料归档的相关要求按照 GB/Tl 电子文件归档与管理规范的有关内容执行 6 分类与整理立卷 6.1 分类会计核算材料的分类方法一般采用类别年度分类法 6.2 整理立卷会计核算材料整理要区分类别, 按照归档范围和要求分别组卷装具式样 ( 见附录 B) 装具的尺寸大小也可以根据本单位会计核算材料实际情况选定会计凭证的整理立卷会计凭证按记帐凭证的编号顺序排列记帐凭证所附的各种原始凭证折叠粘贴要整齐规范, 并去除金属物, 采用线绳装订或会计档案专用装订机装订装订后要进行签封处理, 在签封骑缝处加盖经手人印章或财务专用章凭证封面的各项内容要填写齐全规范清楚会计帐簿的整理立卷不同种类的帐簿分别组卷扉页上单位名称帐簿名称及编号启用日期起止页数经管人员交接记录会计主管人员等项目要填写齐全

6 卷内备考表填写规范 ( 式样见附录 Cl) 订本式帐簿整理时, 不得拆除空白页, 帐内要编有连续页码, 封面加贴不干胶标签 ( 式样见附录 c2), 并按规范填写单位名称案卷题名保管期限案卷号活页式帐簿整理时, 要撤出空白帐页, 编制页码, 进行签封装订, 在签封骑缝处加盖经手人印章或财务专用章财务报告的整理立卷财务报告按照中国科学院文书档案建档规范组卷但各类财务报告应加盖单位公章, 单位负责人财务负责人及填报或编制人应在报告上签字或盖章电算化会计核算材料的整理立卷电算化会计核算材料, 应当保存打印出的纸质会计核算材料同磁盘光盘等磁性介质一并分类整理打印出的纸质会计核算材料, 封面要规范填写, 须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章装盒将装订好的会计凭证帐簿等由兼职档案人员负责以卷册为单位填装会计档案盒, 并对会计凭证帐簿等分别进行排列编号 6.3 编号一般采用类别一会计年度一案卷号案卷号编制方法, 按年度编写顺序号 6.4 案卷目录的编制每类会计档案应逐卷册分别填写案卷目录一式两份, 一份留财务部门备查, 另一份随会计档案一同交综合档案室作为交接清册 ( 式样见附录 c3) 案卷目录要逐项填写准确清楚完整 ( 式样见附录 C4 C5) 7 保管与交接 7.1 保管当年形成的会计档案, 在会计年度终了后, 可暂由财务部门保管 1 年后, 移交本单位综合档案室统一保管出纳人员不得兼管会计档案妥善保管会计档案, 做好防盗防霉防鼠防蛀等工作, 对电算化会计档案的磁盘光盘, 还要防磁防折等 7.2 交接财务部门保管期满后的会计档案, 应在每年第二季度前交接到综合档案室保管, 交接的会计档案应当保持原卷册的封装如个别需要拆封重新整理的会计档案, 综合档案室应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理交接会计档案时, 双方应当按照会计档案交接清册所列的内容逐项清点

7 交接双方部门负责人和经办人员在交接清册及交接表上签字或盖章 ( 式样见附录 c6) 单位因故撤销解散破产或因其他原因而终止的, 在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案应向院档案馆移交 8 利用 8.1 会计档案为本单位提供利用, 必须办理完备的借阅登记手续会计档案原则上不得外借, 有特殊情况需经本单位领导和财务部门主管批准 8.2 借阅档案的人员不得在案卷中乱画标记拆散原卷册, 也不得涂改抽换, 携带外出或复制原件, 特殊情况须经领导批准在利用完毕后, 必须及时归还, 并办理注销借阅手续

8 附录 A 会计材料归档范围及保管期限序号会计材料名称保管期限备注一会计凭证类 1 原始凭证 ( 含涉外原始凭证 ) 15 年重要的涉外原始凭证可酌情延长保管期限 2 记帐凭证 15 年 3 汇总凭证 15 年 4 其他会计凭证 15 年二会计帐簿类 1 总帐 15 年 2 明细帐 15 年 3 日记帐 15 年 4 税收日记帐 ( 总帐 ) 25 年 5 现金出纳帐 25 年 6 银行存款帐 ( 含外币存款帐 ) 25 年 7 固定资产明细帐 ( 卡片 ) 8 其他会计帐薄 15 年固定资产报废清理后保管 5 年 9 工资册永久三财务报告类 ( 包括各级主管部门汇总财务报告 ) 1 月季财务报告 3 年包括文字分析 2 年度财务报告 ( 预决算 ) 永久包括文字分析 3 其他财务报告 ( 含税收经营管理等统计表 ) 四其他类 15 年 1 会计档案移交清册 15 年 2 会计档案保管清册永久 3 会计档案销毁清册永久 4 银行余额调节表 5 年 5 银行对帐单 5 年包括文字分析

9 附录 B 会计档案建档装具式样 B1. 会计档案凭证软封面式样 B2. 会计档案盒凭证封面式样 B3. 会计档案盒凭证卷脊式样 B4. 会计档案盒帐簿封面式样 B5. 会计档案盒帐簿卷脊式样

10 图 Bl 会计档案凭证软封面式样

12 图 B2 会计档案盒凭证封面式样

14 图 B3 会计档案盒凭证卷脊式样

15 图 B4 会计档案盒帐薄封面式样

16 图 B5 会计档案盒帐薄卷脊式样

17 附录 C 会计档案建档常用表格 C1. 卷内备考表式样 C2. 本式帐簿标签式样 C3. 档案保管 ( 交接 ) 清册封面式样 C4. 档案案卷帐簿目录式样 C5. 档案案卷凭证目录式样, C6. 档案交接表式样

18 表 Cl

19 表 C2 订本式帐簿标签式样

20 表 C3 会计档案保管 ( 交接 ) 清册单位名称 ( 盖章 ): 全宗号 : 类别 : 起止案卷号 : 经办人签章 : 交接所属年度 : 移交人 : 接收人 : 幅面尺寸为 210mm 297mm

21 表 C4 序案卷号号档案馆编档案室编会计档案案卷帐簿目录题名起止日期页数保管期限存放位置备注幅面尺寸为 210mm 297mm

22 表 C5 序案卷号号档案馆编档案室编会计档案案卷凭证目录题名起止日期页数保管期限存放位置备注幅面尺寸为 210mm 297mm

23 表 C6 会计档案交接表交接内容交接原因接收部门意见会计凭证 : 卷 ( 册 ) 会计帐簿 : 卷 ( 册 ) 财务报告 : 卷 ( 册 ) 其他类 : 卷 ( 册 ) 经办人 : 年月日共计 : 卷 ( 册 ) 具体内容见会计档案保管 ( 交接 ) 清册第页至第页共计页经办人 : 年月日负责人 : 年月日负责人 : 年月日幅面尺寸为 210mm 297mm

第二条国家机关社会团体企业事业单位, 按规定应当建账的个体工商户和其他组织 ( 以下简称各单位 ), 应当依照本办法管理会计档案第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导监督和检查第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导, 建立会计档案的立卷归档保

第二条国家机关社会团体企业事业单位, 按规定应当建账的个体工商户和其他组织 ( 以下简称各单位 ), 应当依照本办法管理会计档案第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导监督和检查第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导, 建立会计档案的立卷归档保财政部国家档案局关于印发会计档案管理办法的通知 ( 财会字 [1998]32 号 ) 各省自治区直辖市计划单列市财政厅 ( 局 ) 档案局, 新疆建设兵团, 国务院各部委各直属机构, 国务院机关事务管理局, 中共中央直属机关事务管理局 : 财政部国家档案局发布的会计档案管理办法自 1984 年实施以来, 对加强单位会计档案管理促进会计工作为单位经济和国家经济建设服务等方面发挥了积极的作用

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