昆明理工大学党群、行政档案管理实施细则

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1 昆明理工大学党群 行政档案管理实施细则 第一章总则第一条为加强我校党群 行政档案的规范管理, 根据 中华人民共和国档案法 国家教育部 高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范 及国家档案局 归档文件整理规则 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 ( 国家档案局第 8 号令 ) 等规范要求, 结合我校工作实际, 制定以下实施细则 第二条凡是在学校党 政管理活动中形成的具有保存和查考价值的文件 图表 声像载体等材料均属党群 行政档案 第三条党政文件材料实行文书处理部门和文件形成部门归档制度 学校档案馆负责业务指导 检查 部门按归档范围和要求进行文件材料的收集 整理 归档, 按规定向档案馆移交 第二章归档第四条学校党群 行政管理部门均为党政文件材料的归档部门 第五条归档部门的文秘人员或兼职档案员, 应按文书处理程序做好日常文件材料的收集工作, 将文件材料分类存放, 以便工作中查找利用和年底归档 第六条上级机关及外单位发往学校需要贯彻执行并有一定参考价值的文件均应归档 第七条归档范围及重点 1 归档的主要内容为党群 行政部门形成的文件材料, 具体范围见附件 昆明理工大学党群 行政类档案归档范围 1

2 和保管期限 2 归档的重点是本校形成的文件材料以及上级针对我校的各项工作的人和事的发文 通知 批复等 其次是上级机关和其它单位发来的重要文件材料 第八条归档原则 1 遵循文件材料形成的自然规律, 保持文件之间的有机联系, 按文件材料的重要程度 区分保存价值, 分门别类进行归档 2 归档的文件材料要真实 准确 完整地反映学校发展的历史面貌, 反映各部门主要工作活动, 以便今后查找利用 3 依据 谁形成文件, 谁归档 的原则, 文件材料的归档工作由文件材料形成 发文或承办部门归档 第九条归档分工 移交 1 上级机关下发的 经过学校党办和校办收发文处理程序的文件材料, 由党委办公室和校长办公室归档 ; 上级下发的专业性 业务性并由各业务处室收发登记承办的, 由业务部门或承办部门归档 2 以学校党委或学校行政名义下发的文件, 综合性的由党办校办归档 ; 具体的业务性文件由承办部门归档 3 以学校名义或部门召开的各种会议材料, 由会议主办或承办部门在会议结束后归档 4 学校党政领导的讲话 发言稿和参加省内重要会议的文件材料由党办和校办归档 5 校内各单位呈报给学校党委或行政的请示 报告及相应的批复 批件, 由党办或校办归档 各申报部门可保存复印件 6 各种临时机构成立和撤销期间形成的文件材料, 由该 2

3 机构负责人指定专人在机构撤销前整理归档, 一次性向校档案馆移交 7 各部门的归档材料于次年六月底前向学校档案馆移交 附件 : 昆明理工大学党群 行政类档案归档范围和保管期限 一 党群类档案归档范围和保管期限表 序号类目名称保管期限 一 DQ11 党务综合类 1 中央 省委及各有关部委下发的文件 (1) 针对我校人和事的文件 (2) 针对学校工作的政策性 专业性文件 (3) 一般性重要文件 2 本校党代会文件 (1) 大会通知 工作报告 议程 决议 总结 领导讲话 代表名单 候选人情况 选举结果 上级批复 活动记录 (2) 提案 会议简报 小组会议记录 (3) 参考文件 工作人员名单 代表证 列席证式样 3 党委会 党委扩大会 党委中心组学习记录 会议纪要 决定事项 4 党委工作计划 总结 报告 5 党委发布的决定 办法 指示 批示 通报 通知 6 以党委名义召开的工作会议材料 党委工作信息简报 情况反映 7 党委书记 副书记 纪委书记在学校会议上的讲话稿 8 学校大事记 年鉴 9 党委批准的各种工作领导小组 委员会文件 10 党群系统启用印章的印模 机构成立批文 11 党群系统的重要统计资料 12 党委 ( 直属 / 机关党委 ) 各部委 总支的工作计划 总结 请示报告及批复 13 党委关于保密 秘书工作的文件 14 重要的群众来信 来访及处理材料 15 党委与外单位联系 协商的来往文书 16 直属 / 机关党委 / 学院党委工作计划 总结 报告 会议记录 统计表 17 校党委 / 直属 / 机关党委 / 学院党委党建工作材料 18 校党委 / 直属 / 机关党委 / 学院党委有关先进党支部 优秀共产党员表彰材料 19 学院党委 / 直属党委 总支 支部目标管理考核材料 3

4 二 DQ12 1 上级关于纪检工作的指示 决定 通知 (1) 针对学校人和事 重要的文件 纪检 监察类 2 校纪委 监察工作规章制度 管理办法 3 校纪委 监察工作计划 报告 总结 调查材料 统计报表 4 校纪委 监察会议记录 5 党员处分 复查等调查材料 6 群众来信来访及处理意见 (1) 针对学校人和事的文件 重要的文件 三 DQ13 1 上级关于组织工作的指示 决定 通知 (1) 针对学校人和事 重要的文件 组织类 2 本校组织工作计划 总结 决定 批复 通知 3 本校组织机构设置 变动的报告 决定 批复 4 落实政策材料及调查材料 5 副处级以上干部任免 调动 离休 享受待遇的报告 决定 6 副处级以上干部名册 党员名册 7 党组织及党员情况报表 8 学院 ( 部门 ) 党委及支部总支改选报告 审批材料 9 发展新党员 预备党员转正或取消党员资格 退党的材料 10 发展新党员 预备党员转正的名册 11 干部公派出国政审材料 四 DQ14 宣传教育类 1 上级机关关于思想政治工作 宣传工作的文件 (1) 重要的 (2) 一般的 2 本校工作计划 报告 决定 通知 工作总结 3 教职工政治思想动态及调查材料 4 思想理论学习决定 通知 计划 总结 5 本校思想政治工作情况简报 6 本校教职工精神文明建设材料 7 本校关于学生思想政治工作的决定 通知 条例 规定 8 本校学生思想政治工作计划 报告 总结 9 本校学生思想政治工作典型调查材料 10 本校学生政治工作队伍人员选拔 管理材料及名单 11 上级机关表彰奖励我校教职员工的有关文件材料 4

5 五 DQ15 1 上级关于统战工作的指示 决定 通知 (1) 针对学校人和事 重要的文件 统战类 2 本校统战工作计划 决定 报告 通知 总结 3 本校统战工作情况调查报告 典型材料 统计报表 4 本校各级人大代表 政协委员名册及审批材料 5 港 澳 台 侨务工作材料 6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 7 统战工作重要会议记录 六 DQ16 工会类 1 上级有关工会工作的文件 2 本校工会计划 报告 决定 重要通知 总结 统计表 3 教职工代表大会的有关文件 ( 通知 名单 报告 决议 选举结果 领导讲 话 大会发言 ) 4 工会委员会会议记录 5 表彰工会先进集体 先进个人材料及名单 6 工会会员名册, 批准加入工会组织的文件材料及基层工会干部名单 7 妇女工作及女工委员工作材料 8 家属工作及待业青年工作材料 七 1 上级关于团委工作文件 (1) 重要的 (2) 一般的 DQ17 团委 2 本校团代会 学代会文件 ( 通知 名单 工作报告 决议 选举结果 领导讲话 大会发言 ) 3 团委工作计划 报告 总结 规章制度 4 表彰和奖励优秀团员及先进团支部的材料 5 团员处分材料 6 团干部及团员名册 7 本校学生组织参与的各种学会 社团材料 8 学生社团活动 勤工俭学 社会实践材料 八 DQ18 武装部 1 上级有关武装 人防 民兵 军训工作的文件 2 本校武装部门职责范围内的规章制度 3 本校武装部门工作计划 总结 报告 统计年报 重要报表 4 复员 退伍 专业军人 军烈属名册和登记表 5

6 二 行政类档案归档范围和保管期限表 序号类目名称保管期限 一 XZ11 行政综合类 1 上级有关高校行政管理的指示 决定 通知等综合性文件 (1) 针对学校人和事 重要的文件 2 上级领导来校视察 检查工作的题词 讲话等 3 上级或其他单位委托或联合在我校召开的各种会议或举行的各种活动的文件材料 4 上级针对我校工作的指示 通知 批复 5 本校改革发展规划 工作计划 总结报告及上级批复 6 本校年度 学期工作计划 报告 总结 7 学校评估材料 8 学年报表及综合统计材料 9 各种会议材料 (1) 校长办公会 校行政办公会 校务委员会会议记录 纪要 (2) 全校性工作会议 座谈会议 (3) 校领导在各种重要会议上的讲话稿 10 本校教育事业规划 计划及上级批复 11 有关全校性的调查材料和经验总结 12 本校各行政机构 变更 撤销的报告 批复 通知 13 本校行政系统启用 停用 更换印章通知及印模 14 学校历史沿革 概况 简介 大事记 15 学校工作简报 信息 动态 16 学校制定的各种规章制度 17 校庆工作及重大活动的文件及声像材料 18 本校各单位的请示报告及批复 19 校长办公室的工作计划 安排 总结 规章制度 20 校领导出国访问 考察 参观 国际学术会议等的重要材料 21 重要的来信来访材料 电报 电话记录 22 普选工作材料 23 本校与有关单位的协作 协议交流材料 (1) 重要的 (2) 一般的 24 学校各校区管委会工作计划 总结 24 学校各校区管委会各项工作报告 简报 25 校友会开展的各项工作计划 总结 报告 简报 26 学校董事会章程 名册 27 校友 ( 毕业生 ) 跟踪调查 反馈意见 6

7 二 XZ12 人事类 1 上级有关人事工作的文件 2 关于机构 编制规划 计划报告及上级批复 3 人事工作计划 总结 调查材料 报告及批复 4 人事工作会议纪要 重要会议文件 5 人事统计报表 6 教职工名册 ( 分单位总册 分类名册 ) 7 本校人事工作的规章制度 规定 办法等文件 8 行政干部任免通知 9 干部 教职工考核材料 10 教职工评定 聘任专业技术职称材料及批复 ( 附审批表 ) 11 教职工晋升 调整工资材料 名册 12 职工录用 转正 定级 聘任 聘任 调资 停薪留职材料 13 教职工奖励材料 ( 含各级表彰材料 ) 14 教职工受处分材料 15 教职工招收 录用有关材料 16 教职工校内调动材料 17 职工调动工作的行政 工资 党团组织关系的介绍信及存根 18 职工死亡 抚恤材料 19 教职工办理退职 离职 复职 除名和出国的材料 20 教职工离休 退休的材料 21 教职工退休后重新工作的材料 22 使用临时工的材料 23 教职工福利材料 三 XZ13 审计类 1 上级有关审计工作的文件 2 本校监察 审计工作方面的规章制度 3 监察 审计工作计划 总结 调查报告 4 监察 审计工作统计年报及重要报表 四 XZ14 公安 保卫类 1 上级有关公安 保卫工作的文件 2 本校公安 保卫工作方面的规章制度 3 本校公安 保卫工作计划 总结 报告 调查 统计报表 4 本校案件侦察 调查 处分结论材料及上报的批复 判决书 5 本校案件平反 复查处理结论及上级批复 6 要害部门的公安保卫 消防工作 7 公安 保卫工作简报 7

8 五 XZ15 总务类 1 学校房产 土地所有权和使用权的文件 2 学校签订的房屋 / 房产买卖 土地征用等各种协议 合同文件材料 3 学校物资采购计划 审批手续 招标投标 购置等文件 4 学校车辆 物资调拨 保险 事故 转让等材料 5 国有资产管理 ( 登记 统计 核查 清算 交接 ) 文件材料 6 职工购置本单位住房的合同 协议等有关材料 7 职工住房分配 出售规定 方案 细则 住房情况统计表等材料 8 本校总务工作规章制度 9 本校总务工作计划 报告 调查材料 10 房屋管理 调配使用 转移等的规定 统计表 11 爱国卫生 公费医疗 保健工作计划 总结 规定 通知等 12 师生员工健康状况调查材料及统计表 13 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 14 学生社区管理中心开展的各项工作计划 总结 报告 简报 六 XZ16 档案 图书 1 档案 图书规章制度 2 档案 图书工作计划 报告 总结 3 档案 图书发展规划 统计及统计年报 4 档案馆指南 全宗介绍 七 XZ17 校办产业类 1 学校产业集团及有关部门的工作计划 报告 总结 2 各产业部门的业务经营材料 统计报表 八 XZ18 各学院党 政综合类 1 学院党政管理及各项工作的规划 计划 总结 2 学院党政管理的规章制度 3 学院党政管理及各项工作形成的综合性及业务性管理材料 4 学院教职工 学生工作管理规定 办法等材料 5 学院召开的各种会议纪要 领导讲话等材料 6 学院各项工作的请示 报告及上级批复 7 学院各项工作的简报 通讯报导 期刊等 8

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