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1 档案工作规章制度汇编 ( 试行 ) 2013 年 9 月

2 档案工作规章制度汇编 ( 试行 ) 主审 : 王飞雁张娟娟黄玲主编 : 袁晓凤林林朱丽梅欧阳慧芳顾美玲参编 : 瞿楠香胡春燕马燕婷魏彤彤孙枫翟鑫王苹杨晓卉唐彬彬梁梅 华南理工大学

3 目 录 中华人民共和国档案法 1 中华人民共和国档案法实施办法 6 高等学校档案管理办法 13 档案管理违法违纪行为处分规定 22 档案行政处罚程序暂行规定 26 党政机关公文处理工作条例 31 广东省档案违法行为处罚办法 40 华南理工大学档案管理办法 46 华南理工大学部门立卷归档工作规范 55 华南理工大学党群 行政档案工作规定 66 华南理工大学教学档案工作规定 79 华南理工大学科学技术研究档案工作规定 86 华南理工大学基建档案工作规定 95 华南理工大学财会档案工作规定 104 华南理工大学出版档案工作规定 108 华南理工大学产品生产与科技开发档案工作规定 111 华南理工大学资产设备档案工作规定 116 华南理工大学外事档案工作规定 121 华南理工大学人物档案工作规定 125 华南理工大学实物档案工作规定 129 华南理工大学声像档案工作规定 132 档案材料更改审查登记表 136 华南理工大学电子文件归档与管理暂行办法 137 华南理工大学档案工作检查评比规定 146 机构调整 人员变动期间档案工作规定 150 档案馆安全保密制度 151 档案库房安全管理制度 152

4 档案保管制度 153 涉密档案管理制度 154 档案利用制度 155 档案鉴定制度 156 档案统计制度 157 档案消防安全制度 158 档案工作保密守则 159 档案计算机网络系统和信息安全保密制度 160 华南理工大学纸质档案数字化技术规范 162 华南理工大学档案馆信息数据安全备份制度 168 华南理工大学档案馆馆务管理规定 169 档案馆职责 173 档案馆馆长岗位职责 174 档案馆副馆长岗位职责 175 档案馆工作人员岗位责任制 176 专职档案人员职责 177 部门 ( 单位 ) 分管档案工作负责人及专职档案人员职责 178 兼职档案档案员职责 179

5 中华人民共和国档案法 (1987 年 9 月 5 日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过, 根据 1996 年 7 月 5 日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议 关于修改 < 中华人民共和国档案法 > 的决定 修正 ) 第一章总则 第一条为了加强对档案的管理和收集 整理工作, 有效地保护和利用档案, 为社会主义现代化建设服务, 制定本法 第二条本法所称的档案, 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 第三条一切国家机关 武装力量 政党 社会团体 企业事业单位和公民都有保护档案的义务 第四条各级人民政府应当加强对档案工作的领导, 把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划 第五条档案工作实行统一领导 分级管理的原则, 维护档案完整与安全, 便于社会各方面的利用 第二章档案机构及其职责 第六条国家档案行政管理部门主管全国档案事业, 对全国的档案事业实行统筹规划, 组织协调, 统一制度, 监督和指导 县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业, 并对本行政区域内机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督的指导 乡 民族乡 镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案, 并对所属单位的档案工作实行监督和指导 第七条机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员, 1

6 负责保管本单位的档案, 并对所属机构的档案工作实行监督和指导 第八条中央和县级以上地方各级各类档案馆, 是集中管理档案的文化事业机构, 负责接收 整理 保管和提供利用各分管范围内的档案 第九条档案工作人员应当忠于职守, 遵守纪律, 具备专业知识 在档案的收集 整理 保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人, 由各级人民政府给予奖励 第三章档案的管理 第十条对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为已有 国家规定不得归档的材料, 禁止擅自归档 第十一条机关 团体 企业事业单位和其他组织必须按照国家规定, 定期向档案馆移交档案 第十二条博物馆 图书馆 纪念馆等单位保存的文物 图书资料同时是档案的, 可以按照法律和行政法规的规定, 由上述单位自行管理 档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作 第十三条各级各类档案馆, 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构, 应当建立科学的管理制度, 便于对档案的利用配置必要的设施 ; 确保档案的安全 ; 采用先进技术, 实现档案管理的现代化 第十四条保密档案的管理和利用, 密级的变更和解密, 必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理 第十五条鉴定档案保存价值的原则 保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法, 由国家档案行政管理部门制定 禁止擅自销毁档案 第十六条集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案, 档案所有者应当妥善保管 对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的, 国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施 ; 必要时, 可以收购或者征购 2

7 前款所列档案, 档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖 ; 向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的, 应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准 严禁倒卖牟利, 严禁卖给或者赠送给外国人 向国家捐赠档案的, 档案馆应当予以奖励 第十七条禁止出卖属于国家所有的档案 国有企业事业单位资产转让时, 转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定 档案复制件的交换 转让和出卖, 按照国家规定办理 第十八条属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件, 禁止私自携运出境 第四章档案的利用职权和公布 第十九条国家档案馆保管的档案, 一般应当自形成之日起满三十年向社会开放 经济 科学 技术 文化等类档案向社会开放的期限, 可以少于三十年, 涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限, 可以多于三十年, 具体期限由国家档案行政管理部门制订, 报国务院批准施行 档案馆应当定期公布开放档案的目录 并为档案的利用创造条件, 简化手续, 提供方便 中华人民共和国公民和组织持有合法证明, 可以利用已经开放的档案 第二十条机关 团体 企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设 国防建设 教学科研和其他各项工作的需要, 可以按照有关规定, 利用档案馆未开放的档案以及有关机关 团体 企业事业单位和其他组织保存的档案 利用未开放档案的办法, 由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定 第二十一条向档案馆移交 捐赠 寄存档案的单位和个人, 对其档案享有优先利用权, 并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见, 档案馆应当维护他们的合法权益 第二十二条属于国家所有的档案, 由国家授权的档案馆或者有关机关公布 ; 3

8 未经档案馆或者有关机关同意, 任何组织和个人无权公布 集体所有的和个人所有的档案, 档案的所有者有权公布, 但必须遵守国家有关规定, 不得损害国家安全和利益, 不得侵犯他人的合法权益 第二十三条各级各类档案馆应当配备研究人员, 加强对档案的研究整理, 有计划地组织编辑出版档案材料, 在不同范围内发行 第五章法律责任 第二十四条有下列行为之一的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门 有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分 ; 构成犯罪的, 依法追究刑事责任 : ( 一 ) 损毁 丢失属于国家所有的档案的 ; ( 二 ) 擅自提供 抄录 公布 销毁属于国家所有的档案的 ; ( 三 ) 涂改 伪造档案的 ; ( 四 ) 违反本法第十六条 第十七条规定, 擅自出卖或者转让档案的 ; ( 五 ) 倒卖档案牟利或者将档案卖给 赠送外国人的 ; ( 六 ) 违反本法第十条 第十一条规定, 不按规定归档或者不按期移交档案的 ; ( 七 ) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施, 造成档案损失的 ; ( 八 ) 档案工作人员玩忽职守, 造成档案损失的 在利用档案馆的档案中, 有前款第一项 第二项 第三项违法行为的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告, 可以并处罚款 ; 造成损失的, 责令赔偿损失 企业事业组织或者个人有第一款第四项 第五项违法行为的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告, 可以并处罚款 ; 有违法所得的, 没收违法所得 ; 并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案 第二十五条携运禁止出境的档案或者其复制件出境的, 由海关予以没收, 可以并处罚款 ; 并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门 ; 构成犯罪的, 4

9 依法追究刑事责任 第六章附则 施行 第二十六条本法实施办法, 由国家档案行政管理部门制定, 报国务院批准后 第二十七条本法自 1988 年 1 月 1 日起施行 5

10 中华人民共和国档案法实施办法 (1990 年 10 月 24 日国务院批准,1990 年 11 月 19 日国家档案局令第 1 号发布,1999 年 5 月 5 日国务院批准修订,1999 年 6 月 7 日国家档案局令第 5 号重新发布 ) 第一章总则 第一条根据 中华人民共和国档案法 ( 以下简称 档案法 ) 的规定, 制定本办法 第二条 档案法 第二条所称对国家和社会有保存价值的档案, 属于国家所有的, 由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围 ; 属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的, 由省 自治区 直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围 第三条各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一 二 三级管理, 分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定 第四条国务院各部门经国家档案局同意, 省 自治区 直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意, 可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法 第五条县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导, 把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划, 建立 健全档案机构, 确定必要的人员编制, 统筹安排发展档案事业所需经费 机关 团体 企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导, 保障档案工作依法开展 第六条有下列事迹之一的, 由人民政府 档案行政管理部门或者本单位给予奖励 : ( 一 ) 对档案的收集 整理 提供利用做出显著成绩的 ; ( 二 ) 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的 ; ( 三 ) 对档案学研究做出重要贡献的 ; ( 四 ) 将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的 ; 6

11 ( 五 ) 同违反档案法律 法规的行为作斗争, 表现突出的 第二章档案机构及其职责 第七条国家档案局依照 档案法 第六条第一款的规定, 履行下列职责 : ( 一 ) 根据有关法律 行政法规和国家有关方针政策, 研究 制定档案工作规章制度和具体方针政策 ; ( 二 ) 组织协调全国档案事业的发展, 制定发展档案事业的综合规划和专项计划, 并组织实施 ; ( 三 ) 对有关法律 法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查, 依法查处档案违法行为 ; ( 四 ) 对中央和国家机关各部门 国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作, 中央级国家档案馆的工作, 以及省 自治区 直辖市人民政府档案行政管理部门的工作, 实施监督 指导 ; ( 五 ) 组织 指导档案理论与科学技术研究 档案宣传与档案教育 档案工作人员培训 ; ( 六 ) 组织 开展档案工作的国际交流活动 第八条县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照 档案法 第六条第二款的规定, 履行下列职责 : ( 一 ) 贯彻执行有关法律 法规和国家有关方针政策 ; ( 二 ) 制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度, 并组织实施 ; ( 三 ) 监督 指导本行政区域内的档案工作, 依法查处档案违法行为 ; ( 四 ) 组织 指导本行政区域内档案理论与科学技术研究 档案宣传与档案教育 档案工作人员培训 第九条机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构依照 档案法 第七条的规定, 履行下列职责 : ( 一 ) 贯彻执行有关法律 法规和国家有关方针政策, 建立 健全本单位的 7

12 档案工作规章制度 ; ( 二 ) 指导本单位文件 资料的形成 积累和归档工作 ; ( 三 ) 统一管理本单位的档案, 并按照规定向有关档案馆移交档案 ; ( 四 ) 监督 指导所属机构的档案工作 第十条中央和地方各级国家档案馆, 是集中保存 管理档案的文化事业机构, 依照 档案法 第八条的规, 承担下列工作任务 : ( 一 ) 收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案 ; ( 二 ) 对所保存的档案严格按照规定整理和保管 ; ( 三 ) 采取各种形式开发档案资源, 为社会利用档案资源提供服务 按照国家有关规定, 经批准成立的其他各类档案馆, 根据需要, 可以承担前款规定的工作任务 第十一条全国档案馆的设置原则和布局方案, 由国家档案局制定, 报国务院批准后实施 第三章档案的管理 第十二条按照国家档案局关于文件材料归档的规定, 应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全, 并进行整理 立卷, 定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理 ; 任何人都不得据为己有或者拒绝归档 第十三条机关 团体 企业事业单位和其他组织, 应当按照国家档案局关于档案移交的规定, 定期向有关的国家档案馆移交档案 属于中央级和省级 设区的市级国家档案馆接收范围的档案, 立档单位应当自档案形成之日起满 20 年即向有关的国家档案馆移交 ; 属于县级国家档案馆接收范围的档案, 立档单位应当自档案形成之日起满 10 年即向有关的县级国家档案馆移交 经同级档案行政管理部门检查和同意, 专业性较强或者需要保密的档案, 可以延长向有关档案馆移交的期限 ; 已撤销的单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案, 可以提前向有关档案馆移交 8

13 第十四条既是文物 图书资料又是档案的, 档案馆可以与博物馆 图书馆 纪念馆等单位相互交换重复件 复制件或者目录, 联合举办展览, 共同编辑出版有关史料或者进行史料研究 第十五条各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施 : ( 一 ) 建立科学的管理制度, 逐步实现保管的规范化 标准化 ; ( 二 ) 配置适宜安全保存档案的专门库房, 配备防盗 防火 防渍 防有害生物的必要设施 ; ( 三 ) 根据档案的不同等级, 采取有效措施, 加以保护和管理 ; ( 四 ) 根据需要和可能, 配备适应档案现代化管理需要的技术设备 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案保管, 根据需要, 参照前款规定办理 第十六条 档案法 第十四条所称保密档案密级的变更和解密, 依照 中华人民共和国保守国家秘密法 及其实施办法的规定办理 第十七条属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案, 档案所有者可以向各级国家档案馆寄存 捐赠或者出卖 向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖 转让或者赠送的, 必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准 ; 严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送 第十八条属于国家所有的档案, 任何组织和个人都不得出卖 国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的, 按照国家有关规定办理 各级各类档案馆以及机关 团体 企业事业单位和其他组织为了收集 交换中国散失在国外的档案 进行国际文化交流, 以及适应经济建设 科学研究和科技成果推广等的需要, 经国家档案局或者省 自治区 直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准, 可以向国内外的单位或者个人赠送 交换 出卖档案的复制件 第十九条各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境 9

14 各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的, 必须经国家档案局审查批准 各级国家档案馆馆藏的三级档案 各级国家档案馆馆藏的一 二 三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件, 各级国家档案馆以及机关 团体 企业事业单位 其他组织和个人需要携带 运输或者邮寄出境的, 必须经省 自治区 直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准, 海关凭批准文件查验放行 第四章档案的利用和公布 第二十条各级国家档案馆保管的档案应当按照 档案法 的有关规定, 分期分批地向社会开放, 并同时公布开放档案的目录 档案开放的起始时间 : ( 一 ) 中华人民共和国成立以前的档案 ( 包括清代和清代以前的档案 ; 民国时期的档案和革命历史档案 ), 自本办法实施之日起向社会开放 ; ( 二 ) 中华人民共和国成立以来形成的档案, 自形成之日起满 30 年向社会开放 ; ( 三 ) 经济 科学 技术 文化等类档案, 可以随时向社会开放 前款所列档案中涉及国防 外交 公安 国家安全等国家重大利益的档案, 以及其他虽自形成之日起已满 30 年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案, 经上一级档案行政管理部门批准, 可以延期向社会开放 第二十一条各级各类档案馆提供社会利用的档案, 应当逐步实现以缩微品代替原件 档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的, 具有与档案原件同等的效力 第二十二条 档案法 所称档案的利用, 是指对档案的阅览 复制和摘录 中华人民共和国公民和组织, 持有介绍信或者工作证 身份证等合法证明, 可以利用已开放的档案 外国人或者外国组织利用中国已开放的档案, 须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意 10

15 机关 团体 企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案, 须经保存该档案的档案馆同意, 必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案, 其他机关 团体 企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的, 须经档案保存单位同意 各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件 提供社会利用的档案, 可以按照规定收取费用 收费标准由国家档案局会同国务院价格管理部门制定 第二十三条 档案法 第二十二条所称档案的公布, 是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文, 或者档案记载的特定内容 : ( 一 ) 通过报纸 刊物 图书 声像 电子等出版物发表 ; ( 二 ) 通过电台 电视台播放 ; ( 三 ) 通过公众计算机信息网络传播 ; ( 四 ) 在公开场合宣读 播放 ; ( 五 ) 出版发行档案史料 资料的全文或者摘录汇编 ; ( 六 ) 公开出售 散发或者张贴档案复制件 ; ( 七 ) 展览 公开陈列档案或者其复制件 第二十四条公布属于国家所有的档案, 按照下列规定办理 : ( 一 ) 保存在档案馆的, 由档案馆公布 ; 必要时, 应当征得档案形成单位同意或者报经档案形成单位的上级主管机关同意后公布 ; ( 二 ) 保存在各单位档案机构的, 由各该单位公布 ; 必要时, 应当报经其上级主管机关同意后公布 ; ( 三 ) 利用属于国家所有的档案的单位和个人, 未经档案馆 档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准, 均无权公布档案 属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案, 其所有者向社会公布时, 应当遵守国家有关保密的规定, 不得损害国家的 社会的 集体的和其他公民的利益 11

16 同意 第二十五条各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用, 应当征得档案所有者 第二十六条利用 公布档案, 不得违反国家有关知识产权保护的法律规定 第五章罚则 第二十七条有下列行为之一的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正 ; 情节严重的, 对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分 : ( 一 ) 将公务活动中形成的应当归档的文件 资料据为己有, 拒绝交档案机构 档案工作人员归档的 ; ( 二 ) 拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的 ; ( 三 ) 违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的 ; ( 四 ) 不按照国家规定开放档案的 ; ( 五 ) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施, 造成档案损失的 ; ( 六 ) 档案工作人员 对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守, 造成档案损失的 第二十八条 档案法 第二十四条第二款 第三款规定的罚款数额, 根据有关档案的价值和数量, 对单位为 1 万元以上 10 万元以下, 对个人为 500 元以上 5000 元以下 第二十九条违反 档案法 和本办法, 造成档案损失的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门 有关主管部门根据损失档案的价值, 责令赔偿损失 第六章附则 管理 第三十条中国人民解放军的档案工作, 根据 档案法 和本办法确定的原则 第三十一条本办法自发布之日起施行 12

17 中华人民共和国教育部国家档案局 令 第 27 号 根据档案法和有关规定, 教育部和国家档案局制定了 高等学校档案管理办 法, 现予公布, 自 2008 年 9 月 1 日起施行 教育部部长 : 周济 国家档案局局长 : 杨冬权 二 八年八月二十日 高等学校档案管理办法 第一章总则 第一条为规范高等学校档案工作, 提高档案管理水平, 有效保护和利用档案, 根据 中华人民共和国档案法 及其实施办法, 制定本办法 第二条本办法所称的高等学校档案 ( 以下简称高校档案 ), 是指高等学校从事招生 教学 科研 管理等活动直接形成的对学生 学校和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式 载体的历史记录 第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作, 学校应当加强管理, 将之纳入学校整体发展规划 第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作 省 自治区 直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作 13

18 国家档案行政部门和省 自治区 直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导 监督和检查 第五条高校档案工作由高等学校校长领导, 其主要职责是 : ( 一 ) 贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策, 批准学校档案工作规章制度 ; ( 二 ) 将档案工作纳入学校整体发展规划, 促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展 ; ( 三 ) 建立健全与办学规模相适应的高校档案机构, 落实人员编制 档案库房 发展档案事业所需设备以及经费 ; ( 四 ) 研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作 第二章机构设置与人员配备 第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室 具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆 : ( 一 ) 建校历史在 50 年以上 ; ( 二 ) 全日制在校生规模在 1 万人以上 ; ( 三 ) 已集中保管的档案 资料在 3 万卷 ( 长度 300 延长米 ) 以上 未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室 第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构, 应当具备符合要求的档案库房和管理设施 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案, 可以根据实际需要设立分室单独保管 分室是高校档案机构的分支机构 第八条高校档案机构的管理职责是 : ( 一 ) 贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策, 综合规划学校档案工作 ; ( 二 ) 拟订学校档案工作规章制度, 并负责贯彻落实 ; 14

19 ( 三 ) 负责接收 ( 征集 ) 整理 鉴定 统计 保管学校的各类档案及有关资料; ( 四 ) 编制检索工具, 编研 出版档案史料, 开发档案信息资源 ; ( 五 ) 组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作 ; ( 六 ) 开展档案的开放和利用工作 ; ( 七 ) 开展学校档案工作人员的业务培训 ; ( 八 ) 利用档案开展多种形式的宣传教育活动, 充分发挥档案的文化教育功能 ; ( 九 ) 开展国内外档案学术研究和交流活动 有条件的高校档案机构, 可以申请创设爱国主义教育基地 第九条高校档案馆设馆长一名, 根据需要可以设副馆长一至二名 综合档案室设主任一名, 根据需要可以设副主任一至二名 馆长 副馆长和综合档案室主任 ( 馆长和综合档案室主任, 以下简称为高校档案机构负责人 ), 应当具备以下条件 : ( 一 ) 热心档案事业, 具有高级以上专业技术职务任职经历 ; ( 二 ) 有组织管理能力, 具有开拓创新意识和精神 ; ( 三 ) 年富力强, 身体健康 第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员 高校专职档案工作人员列入学校事业编制 其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定 第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法, 爱岗敬业, 忠于职守, 具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能 第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员, 实行专业技术职务聘任制或者职员职级制, 享受学校教学 科研和管理人员同等待遇 第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员, 应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生, 保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇, 并可以按照有关规定予以补助 第三章档案管理 15

20 第十四条高等学校应当建立 健全档案工作的检查 考核与评估制度, 定期布置 检查 总结 验收档案工作, 明确岗位职责, 强化责任意识, 提高学校档案管理水平 第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档 文件材料的归档范围是 : ( 一 ) 党群类 : 主要包括高等学校党委 工会 团委 民主党派等组织的各种会议文件 会议记录及纪要 ; 各党群部门的工作计划 总结 ; 上级机关与学校关于党群管理的文件材料 ( 二 ) 行政类 : 主要包括高等学校行政工作的各种会议文件 会议纪录及纪要 ; 上级机关与学校关于人事管理 行政管理的材料 ( 三 ) 学生类 : 主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案 入学登记表 体检表 学籍档案 奖惩记录 党团组织档案 毕业生登记表等 ( 四 ) 教学类 : 主要包括反映教学管理 教学实践和教学研究等活动的文件材料 按原国家教委 国家档案局发布的 高等学校教学文件材料归档范围 ((87) 教办字 016 号 ) 的相关规定执行 ( 五 ) 科研类 : 按原国家科委 国家档案局发布的 科学技术研究档案管理暂行规定 ( 国档发 [1987]6 号 ) 执行 ( 六 ) 基本建设类 : 按国家档案局 原国家计委发布的 基本建设项目档案资料管理暂行规定 ( 国档发 [1988]4 号 ) 执行 ( 七 ) 仪器设备类 : 主要包括各种国产和国外引进的精密 贵重 稀缺仪器设备 ( 价值在 10 万元以上 ) 的全套随机技术文件以及在接收 使用 维修和改进工作中产生的文件材料 ( 八 ) 产品生产类 : 主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料 样品或者样品照片 录像等 ( 九 ) 出版物类 : 主要包括高等学校自行编辑出版的学报 其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单 原稿 样书及出版发行记录等 ( 十 ) 外事类 : 主要包括学校派遣有关人员出席国际会议 出国考察 讲学 16

21 合作研究 学习进修的材料 ; 学校聘请的境外专家 教师在教学 科研等活动中形成的材料 ; 学校开展校际交流 中外合作办学 境外办学及管理外国或者港澳台地区专家 教师 国际学生 港澳台学生等的材料 ; 学校授予境外人士名誉职务 学位 称号等的材料 ( 十一 ) 财会类 : 按财政部 国家档案局发布的 会计档案管理办法 ( 财会字 [1998]32 号 ) 执行 高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围 归档的档案材料包括纸质 电子 照 ( 胶 ) 片 录像 ( 录音 ) 带等各种载体形式 第十六条高等学校实行档案材料形成单位 课题组立卷的归档制度 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求, 组织本部门的教学 科研和管理等人员及时整理档案和立卷 立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律, 对文件材料系统整理组卷, 编制页号或者件号, 制作卷内目录, 交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交 第十七条归档的档案材料应当质地优良, 书绘工整, 声像清晰, 符合有关规范和标准的要求 电子文件的归档要求按照国家档案局发布的 电子公文归档管理暂行办法 以及 电子文件归档与管理规范 (GB/T ) 执行 第十八条高校档案材料归档时间为 : ( 一 ) 学校各部门应当在次学年 6 月底前归档 ; ( 二 ) 各院系等应当在次学年寒假前归档 ; ( 三 ) 科研类档案应当在项目完成后两个月内归档, 基建类档案应当在项目完成后三个月内归档 第十九条高校档案机构应当对档案进行整理 分类 鉴定和编号 第二十条高校档案机构应当按照国家档案局 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定, 确定档案材料的保管期限 对保管期限已满 已失去保存价值的档案, 经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后, 予以销毁 未经鉴定和批准, 不得销毁任何档案 第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术, 防止档案的破损 17

22 褪色 霉变和散失 对已经破损或者字迹褪色的档案, 应当及时修复或者复制 对重要档案和破损 褪色修复的档案应当及时数字化, 加工成电子档案保管 第二十二条高校档案由高校档案机构保管 在国家需要时, 高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件 第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目, 高校档案机构应当至少保存一整套档案 协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外, 应当将复制件送交高校档案机构保存 第二十四条高等学校中的个人对其从事教学 科研 管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料, 应当按照规定及时归档, 任何个人不得据为己有 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料, 高校档案机构可以通过征集 代管等形式进行管理 高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集, 应当制定专门的制度和办法 第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查, 消除安全隐患, 遇有特殊情况, 应当立即向校长报告, 及时处理 档案库房的技术管理工作, 应当建立 健全有关规章制度, 由专人负责 第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度, 并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表 第四章档案的利用与公布 第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案 未经高等学校授权, 其他任何组织或者个人无权公布学校档案 属下列情况之一者, 不对外公布 : ( 一 ) 涉及国家秘密的 ; ( 二 ) 涉及专利或者技术秘密的 ; ( 三 ) 涉及个人隐私的 ; ( 四 ) 档案形成单位规定限制利用的 18

23 第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人, 在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后, 均可以利用已公布的档案 境外组织或者个人利用档案的, 按照国家有关规定办理 第二十九条查阅 摘录 复制未开放的档案, 应当经档案机构负责人批准 涉及未公开的技术问题, 应当经档案形成单位或者本人同意, 必要时报请校长审查批准 需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密, 应当经学校保密工作部门批准 第三十条高校档案机构提供利用的重要 珍贵档案, 一般不提供原件 如有特殊需要, 应当经档案机构负责人批准 加盖高校档案机构公章的档案复制件, 与原件具有同等效力 第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室, 并编制必要的检索工具 ( 著录标准按 档案著录规则 (DA/T ) 执行 ), 提供开放档案目录 全宗指南 档案馆指南 计算机查询系统等, 为社会利用档案创造便利条件 第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构 高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件, 用于公益目的的, 不得收取费用 ; 用于个人或者商业目的的, 可以按照有关规定合理收取费用 社会组织和个人利用其所移交 捐赠的档案, 高校档案机构应当无偿和优先提供 第三十三条寄存在高校档案机构的档案, 归寄存者所有 高校档案机构如果需要向社会提供利用, 应当征得寄存者同意 第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作 出版档案史料和公布档案, 应当经档案形成单位同意, 并报请校长批准 第三十五条高校档案机构应当采取多种形式 ( 如举办档案展览 陈列 建设档案网站等 ), 积极开展档案宣传工作 有条件的高校, 应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课 第五章条件保障 19

24 第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算, 保证档案工作的需求 第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的 符合档案管理要求的档案库房, 对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库, 按照 档案馆建设标准 ( 建标 ) 的要求及时进行改扩建或者新建 存放涉密档案应当设有专门库房 存放声像 电子等特殊载体档案, 应当配置恒温 恒湿 防火 防渍 防有害生物等必要设施 第三十八条高等学校应当设立专项经费, 为档案机构配置档案管理现代化 档案信息化所需的设备设施, 加快数字档案馆 ( 室 ) 建设, 保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行 第六章奖励与处罚 第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人, 给予表彰与奖励 : ( 一 ) 在档案的收集 整理 提供利用工作中做出显著成绩的 ; ( 二 ) 在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的 ; ( 三 ) 在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的 ; ( 四 ) 将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的 ; ( 五 ) 同违反档案法律法规的行为作斗争, 表现突出的 第四十条有下列行为之一的, 高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分 ; 构成犯罪的, 由司法机关依法追究刑事责任 ( 一 ) 玩忽职守, 造成档案损坏 丢失或者擅自销毁档案的 ; ( 二 ) 违反保密规定, 擅自提供 抄录 公布档案的 ; ( 三 ) 涂改 伪造档案的 ; ( 四 ) 擅自出卖 赠送 交换档案的 ; ( 五 ) 不按规定归档, 拒绝归档或者将档案据为己有的 ; 20

25 ( 六 ) 其他违反档案法律法规的行为 第七章附则 第四十一条本办法适用于各类普通高等学校 成人高等学校 第四十二条高等学校可以根据本办法制订实施细则 高等学校附属单位 ( 包括附属医院 校办企业等 ) 的档案管理, 由学校根据实际情况自主确定 第四十三条本办法自 2008 年 9 月 1 日起施行 国家教育委员会 1989 年 10 月 10 日发布的 普通高等学校档案管理办法 ( 国家教育委员会令第 6 号 ) 同时废止 21

26 中华人民共和国监察部 中华人民共和国人力资源和社会保障部 国家档案局 令 第 30 号 档案管理违法违纪行为处分规定 已经 2013 年 1 月 24 日监察部第 1 次部长办公会议 2012 年 8 月 27 日人力资源社会保障部第 87 次部务会议 2012 年 7 月 30 日国家公务员局第 37 次局务会议 2012 年 4 月 28 日国家档案局局务会议审议通过 现予公布, 自 2013 年 3 月 1 日起施行 监察部部长 : 马馼 人力资源社会保障部部长 : 尹蔚民 国家档案局局长 : 杨冬权 2013 年 2 月 22 日 22

27 档案管理违法违纪行为处分规定 第一条为了预防和惩处档案管理违法违纪行为, 有效保护和利用档案, 根据 中华人民共和国档案法 中华人民共和国行政监察法 中华人民共和国公务员法 行政机关公务员处分条例 等有关法律 行政法规, 制定本规定 第二条有档案管理违法违纪行为的单位, 其负有责任的领导人员和直接责任人员, 以及有档案管理违法违纪行为的个人, 应当承担纪律责任 属于下列人员的 ( 以下统称有关责任人员 ), 由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分 : ( 一 ) 行政机关公务员 ; ( 二 ) 法律 法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员 ; ( 三 ) 行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员 ; ( 四 ) 企业 社会团体中由行政机关任命的人员 事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的, 按照 事业单位工作人员处分暂行规定 执行 法律 行政法规 国务院决定及国务院监察机关 国务院人力资源社会保障部门制定的规章对档案管理违法违纪行为的处分另有规定的, 从其规定 第三条将公务活动中形成的应当归档的文件材料 资料据为己有, 拒绝交档案机构 档案工作人员归档的, 对有关责任人员, 给予警告处分 ; 情节较重的, 给予记过或者记大过处分 ; 情节严重的, 给予降级或者撤职处分 第四条拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的, 对有关责任人员, 给予警告或者记过处分 ; 情节较重的, 给予记大过或者降级处分 ; 情节严重的, 给予撤职处分 第五条出卖或者违反国家规定转让 交换以及赠送档案的, 对有关责任人员, 给予撤职或者开除处分 23

28 第六条利用职务之便, 将所保管的档案据为己有的, 对有关责任人员, 给予记大过处分 ; 情节较重的, 给予降级或者撤职处分 ; 情节严重的, 给予开除处分 第七条因工作不负责任或者不遵守档案工作制度, 导致档案损毁 丢失的, 对有关责任人员, 给予记过处分 ; 情节较重的, 给予记大过或者降级处分 ; 情节严重的, 给予撤职或者开除处分 第八条擅自销毁档案的, 对有关责任人员, 给予记过处分 ; 情节较重的, 给予记大过或者降级处分 ; 情节严重的, 给予撤职或者开除处分 第九条有下列行为之一的, 对有关责任人员, 给予记过或者记大过处分 ; 情节较重的, 给予降级或者撤职处分 ; 情节严重的, 给予开除处分 : ( 一 ) 涂改 伪造档案的 ; ( 二 ) 擅自从档案中抽取 撤换 添加档案材料的 第十条携运 邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的, 对有关责任人员, 给予警告 记过或者记大过处分 ; 情节较重的, 给予降级或者撤职处分 ; 情节严重的, 给予开除处分 第十一条有下列行为之一的, 对有关责任人员, 给予警告 记过或者记大过处分 ; 情节较重的, 给予降级或者撤职处分 ; 情节严重的, 给予开除处分 : ( 一 ) 擅自提供 抄录 复制档案的 ; ( 二 ) 擅自公布未开放档案的 第十二条有下列行为之一, 导致档案安全事故发生的, 对有关责任人员, 给予记过或者记大过处分 ; 情节较重的, 给予降级或者撤职处分 ; 情节严重的, 给予开除处分 : ( 一 ) 未配备安全保管档案的必要设施 设备的 ; ( 二 ) 未建立档案安全管理规章制度的 ; ( 三 ) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施的 第十三条有下列行为之一的, 对有关责任人员, 给予记过或者记大过处分 ; 情节较重的, 给予降级或者撤职处分 ; 情节严重的, 给予开除处分 : 24

29 ( 一 ) 档案安全事故发生后, 不及时组织抢救的 ; ( 二 ) 档案安全事故发生后, 隐瞒不报 虚假报告或者不及时报告的 ; ( 三 ) 档案安全事故发生后, 干扰阻挠有关部门调查的 第十四条在档案利用工作中违反国家规定收取费用的, 对有关责任人员, 给予记过或者记大过处分 ; 情节较重的, 给予降级或者撤职处分 ; 情节严重的, 给予开除处分 第十五条违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的, 对有关责任人员, 给予警告或者记过处分 ; 情节较重的, 给予记大过或者降级处分 ; 情节严重的, 给予撤职处分 第十六条拒不按照国家规定开放档案的, 对有关责任人员, 给予警告 记过或者记大过处分 第十七条因档案管理违法违纪行为受到处分的人员对处分决定不服的, 依照 中华人民共和国行政监察法 中华人民共和国公务员法 行政机关公务员处分条例 等有关规定, 可以申请复核或者申诉 第十八条任免机关 监察机关和档案行政管理部门建立案件移送制度 任免机关 监察机关查处档案管理违法违纪案件, 认为应当由档案行政管理部门给予行政处罚的, 应当及时将有关案件材料移送档案行政管理部门 档案行政管理部门应当依法及时查处, 并将处理结果书面告知任免机关 监察机关 档案行政管理部门查处档案管理违法案件, 认为应当由任免机关或者监察机关给予处分的, 应当及时将有关案件材料移送任免机关或者监察机关 任免机关或者监察机关应当依法及时查处, 并将处理结果书面告知档案行政管理部门 第十九条有档案管理违法违纪行为, 应当给予党纪处分的, 移送党的纪律检查机关处理 涉嫌犯罪的, 移送司法机关依法追究刑事责任 第二十条本规定所称的档案, 是指属于国家所有的档案和不属于国家所有但保存在各级国家档案馆的档案 第二十一条本规定由监察部 人力资源社会保障部 国家档案局负责解释 第二十二条本规定自 2013 年 3 月 1 日起施行 25

30 档案行政处罚程序暂行规定 ( 国家档案局 2000 年 5 月 10 日发布实施 ) 第一章总则 第一条为了规范档案行政处罚行为, 保障和监督档案行政管理部门有效实施行政管理, 保护公民 法人或者其他组织的合法权益 根据 中华人民共和国行政处罚法 ( 以下简称 行政处罚法 ) 中华人民共和国档案法 ( 以下简称 档案法 ) 和 中华人民共和国档案法实施办法 ( 以下简称 档案法实施办法 ), 制定本规定 第二条县级以上人民政府档案行政管理部门 ( 以下简称档案行政管理部门 ) 实施档案行政处罚适用本规定 第三条实施档案行政处罚应当遵循以下原则 : ( 一 ) 以 行政处罚法 档案法 档案法实施办法 等法律 法规为依据 ; ( 二 ) 事实清楚 证据充分 程序合法 处罚适当 ; ( 三 ) 公正 公开 及时 ; ( 四 ) 处罚与教育相结合 第四条公民 法人或者其他组织对档案行政管理部门所给予的行政处罚, 享有陈述权 申辩权 ; 对档案行政处罚不服的, 有权依法申请行政复议或者提起行政诉讼 公民 法人或者其他组织因档案行政管理部门违法给予行政处罚受到损害的, 有权依法提出赔偿要求 第五条违法行为构成犯罪的, 档案行政管理部门必须将案件移送司法机关追究刑事责任, 不得以行政处罚代替刑事处罚 第二章管辖 26

31 第六条国家档案局负责对发生在中央和国家机关各部门 国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案违法行为 实施行政处罚 第七条档案行政处罚由违法行为发生地的档案行政管理部门依照职权管辖 法律 行政法规另有规定的, 从其规定 第八条对档案行政处罚管辖发生争议的, 应当报请共同的上一级档案行政管 理部门指定管辖 第九条上级档案行政管理部门在必要时可以办理下级档案行政管理部门管 辖的行政处罚案件 ; 也可以把自己管辖的行政处罚案件交下级档案行政管理部门 办理 下级档案行政管理部门认为其管辖的行政处罚案件重大 复杂, 需要由上级 档案行政管理部门办理时, 可以报请上一级档案行政管理部门决定 第十条档案违法行为在二年内未被发现的, 不再给予档案行政处罚 第三章种类和决定 第十一条档案行政处罚的种类包括 : ( 一 ) 警告 ; ( 二 ) 罚款 ; ( 三 ) 没收违法所得 第十二条实施档案行政处罚, 应当具备下列条件 : ( 一 ) 有明确的违法行为人 ; ( 二 ) 有具体的违法事实和证据 ; ( 三 ) 有法律 法规或者规章的依据 ; ( 四 ) 属于查处的机关管辖 第十三条档案行政执法人员在调查处理档案行政处罚案件时, 不得少于二人, 并应向当事人或者有关人员出示执法证件 第十四条档案行政执法人员与当事人或者案件有直接利害关系的, 应当回避 27

32 回避由档案行政管理部门负责人或者上级档案行政管理部门决定 回避未被决定之前, 不得停止对案件的调查处理 第十五条档案行政执法人员在调查处理档案行政处罚案件时, 应当依法收集证据 证据包括物证 书证 证人证言 视听资料 当事人陈述 调查笔录 勘验笔录和鉴定结论及其他依法可作为证据的 证据必须经过查证属实, 才能作为认定案件事实的根据 第十六条档案行政执法人员在调查处理档案行政处罚案件时, 应当询问当事人或者其他知情人, 并制作档案行政处罚询问笔录 询问笔录应当由被询问人签名或者盖章 当事人或者有关人员应当如实回答询问, 并协助调查或检查, 不得阻挠 第十七条档案行政管理部门在作出行政处罚决定之前, 应当告知当事人作出处罚的事实 理由和依据以及当事人依法享有的权利 第十八条档案行政处罚案件的当事人有权进行陈述和申辩 档案行政管理部门必须充分听取当事人的意见, 对当事人提出的事实 理由和证据, 应当进行复核, 经复核成立的, 应当采纳 档案行政管理部门不得因当事人申辩而加重处罚 第十九条档案行政管理部门对调查终结的档案违法行为根据不同情况可以分别作出如下决定 : ( 一 ) 确有应受档案行政处罚的违法行为的, 根据情节轻重及具体情况, 作出行政处罚决定 ; ( 二 ) 违法行为轻微, 依法可以不予档案行政处罚的, 不予行政处罚 ; ( 三 ) 违法事实不能成立的, 不得给予档案行政处罚 ; ( 四 ) 违法行为已构成犯罪的, 移送司法机关 ; ( 五 ) 认为应当给予当事人或者受处罚单位直接负责的主管人员行政处分的, 向其所在单位或有关主管部门提出建议 对于案情复杂或者重大违法行为给予较重的档案行政处罚的, 档案行政管理部门的负责人应当集体讨论决定 28

33 第二十条档案行政管理部门给予行政处罚的, 应当制作档案行政处罚决定书 档案行政处罚决定书应当载明下列事项 : ( 一 ) 当事人的姓名或者名称 地址 ; ( 二 ) 违反法律 法规或者规章的事实和证据 ; ( 三 ) 档案行政处罚的种类和依据 ; ( 四 ) 档案行政处罚的履行方式和期限 ; ( 五 ) 不服档案行政处罚决定, 申请行政复议或者提起诉讼的途径和期限 ; ( 六 ) 作出档案行政处罚决定的档案行政管理部门的名称 印章和作出决定的日期 第二十一条档案行政处罚决定书应当在宣告后当场交付当事人 ; 当事人不在场的, 档案行政管理部门应当在七日内依照民事诉讼法有关送达的规定, 将档案行政处罚决定书送达当事人 第二十二条档案行政管理部门在作出档案行政处罚之前, 不依照规定向当事人告知给予行政处罚的事实 理由和依据, 或者拒绝听取当事人陈述 申辩, 行政处罚不能成立 ; 当事人放弃陈述或者申辩权利的除外 第二十三条档案行政管理部门作出对单位处以伍万元以上罚款, 对个人处以三千元以上罚款决定之前, 应当告知当事人有要求举行听证的权利 ; 当事人要求听证的, 应当在被告知后三日内提出, 档案行政管理部门应当组织听证 当事人不承担听证的费用 第二十四条听证依照 行政处罚法 第四十二条规定的程序进行 听证结束后, 档案行政管理部门依照本规定第十九条作出决定 第四章执行 第二十五条档案行政处罚决定依法作出后, 当事人应当按照档案行政处罚决定书规定的内容 方式和期限, 予以履行 第二十六条当事人对档案行政处罚决定不服申请行政复议或者提起诉讼的, 行政处罚不停止执行, 法律另有规定的除外 第二十七条罚款 没收违法所得的款项, 必须按照国家规定处理 29

34 作出罚款决定的档案行政管理部门应当与收缴罚款的机构分离, 当事人应当自收到档案行政处罚决定书之日起十五日内, 到档案行政管理部门指定的银行缴纳罚款 第二十八条对当事人在十五日内不缴纳罚款的, 档案行政管理部门可以每日按罚款数额百分之三加处罚款 当事人确有经济困难, 需要延期或者分期缴纳罚款的, 经当事人申请和档案行政管理部门批准, 可以暂缓或者分期缴纳 第二十九条当事人逾期不履行档案行政处罚决定的, 作出行政处罚的档案行政管理部门可以申请人民法院强制执行 第三十条档案行政管理部门应当建立健全行政处罚的监督制度和案件备案制度 档案行政管理部门的法制工作机构或承担法制工作的机构负责对本机关作出的行政处罚行为实施监督 上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门作出的行政处罚行为实施监督 下级档案行政管理部门应每年向上一级档案行政管理部门报告一次本地区档案行政处罚案件的发生和处理情况, 对重大档案行政处罚案件应当及时报告上级档案行政管理部门 第三十一条公民 法人或者其他组织对档案行政管理部门作出的行政处罚有权申诉或者检举 ; 档案行政管理部门应当认真审查, 发现确有错误的, 应当主动改正 第三十二条档案行政处罚案件结束后, 承办人应将所处理案件的全部材料归档 第五章附则 第三十三条本规定由国家档案局负责解释 第三十四条本规定自发布之日起施行 30

35 党政机关公文处理工作条例 第一章总则第一条为了适应中国共产党机关和国家行政机关 ( 以下简称党政机关 ) 工作需要, 推进党政机关公文处理工作科学化 制度化 规范化, 制定本条例 第二条本条例适用于各级党政机关公文处理工作 第三条党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书, 是传达贯彻党和国家的方针政策, 公布法规和规章, 指导 布置和商洽工作, 请示和答复问题, 报告 通报和交流情况等的重要工具 第四条公文处理工作是指公文拟制 办理 管理等一系列相互关联 衔接有序的工作 第五条公文处理工作应当坚持实事求是 准确规范 精简高效 安全保密的原则 第六条各级党政机关应当高度重视公文处理工作, 加强组织领导, 强化队伍建设, 设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作 第七条各级党政机关办公厅 ( 室 ) 主管本机关的公文处理工作, 并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查 第二章公文种类第八条公文种类主要有 : ( 一 ) 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 ( 二 ) 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 ( 三 ) 命令 ( 令 ) 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 ( 四 ) 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 ( 五 ) 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 31

36 ( 六 ) 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 ( 七 ) 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 ( 八 ) 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项, 批转 转发公文 ( 九 ) 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 ( 十 ) 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况, 回复上级机关的询问 ( 十一 ) 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 ( 十二 ) 批复 适用于答复下级机关请示事项 ( 十三 ) 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 ( 十四 ) 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 ( 十五 ) 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 第三章公文格式第九条公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等组成 ( 一 ) 份号 公文印制份数的顺序号 涉密公文应当标注份号 ( 二 ) 密级和保密期限 公文的秘密等级和保密的期限 涉密公文应当根据涉密程度分别标注 绝密 机密 秘密 和保密期限 ( 三 ) 紧急程度 公文送达和办理的时限要求 根据紧急程度, 紧急公文应当分别标注 特急 加急, 电报应当分别标注 特提 特急 加急 平急 ( 四 ) 发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字组成, 也可以使用发文机关全称或者规范化简称 联合行文时, 发文机关标志可以并用联合发文机关名称, 也可以单独用主办机关名称 ( 五 ) 发文字号 由发文机关代字 年份 发文顺序号组成 联合行文时, 使用主办机关的发文字号 32

37 ( 六 ) 签发人 上行文应当标注签发人姓名 ( 七 ) 标题 由发文机关名称 事由和文种组成 ( 八 ) 主送机关 公文的主要受理机关, 应当使用机关全称 规范化简称或者同类型机关统称 ( 九 ) 正文 公文的主体, 用来表述公文的内容 ( 十 ) 附件说明 公文附件的顺序号和名称 ( 十一 ) 发文机关署名 署发文机关全称或者规范化简称 ( 十二 ) 成文日期 署会议通过或者发文机关负责人签发的日期 联合行文时, 署最后签发机关负责人签发的日期 ( 十三 ) 印章 公文中有发文机关署名的, 应当加盖发文机关印章, 并与署名机关相符 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章 ( 十四 ) 附注 公文印发传达范围等需要说明的事项 ( 十五 ) 附件 公文正文的说明 补充或者参考资料 ( 十六 ) 抄送机关 除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关, 应当使用机关全称 规范化简称或者同类型机关统称 ( 十七 ) 印发机关和印发日期 公文的送印机关和送印日期 ( 十八 ) 页码 公文页数顺序号 第十条公文的版式按照 党政机关公文格式 国家标准执行 第十一条公文使用的汉字 数字 外文字符 计量单位和标点符号等, 按照有关国家标准和规定执行 民族自治地方的公文, 可以并用汉字和当地通用的少数民族文字 第十二条公文用纸幅面采用国际标准 A4 型 特殊形式的公文用纸幅面, 根据实际需要确定 第四章行文规则第十三条行文应当确有必要, 讲求实效, 注重针对性和可操作性 第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文, 特殊情况需要越级行文的, 应当同时抄送被越过的机关 第十五条向上级机关行文, 应当遵循以下规则 : 33

38 ( 一 ) 原则上主送一个上级机关, 根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关, 不抄送下级机关 ( 二 ) 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项, 应当经本级党委 政府同意或者授权 ; 属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门 ( 三 ) 下级机关的请示事项, 如需以本机关名义向上级机关请示, 应当提出倾向性意见后上报, 不得原文转报上级机关 ( 四 ) 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 ( 五 ) 除上级机关负责人直接交办事项外, 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文, 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 ( 六 ) 受双重领导的机关向一个上级机关行文, 必要时抄送另一个上级机关 第十六条向下级机关行文, 应当遵循以下规则 : ( 一 ) 主送受理机关, 根据需要抄送相关机关 重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关 ( 二 ) 党委 政府的办公厅 ( 室 ) 根据本级党委 政府授权, 可以向下级党委 政府行文, 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委 政府提出指令性要求 需经政府审批的具体事项, 经政府同意后可以由政府职能部门行文, 文中须注明已经政府同意 ( 三 ) 党委 政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委 政府的相关部门行文 ( 四 ) 涉及多个部门职权范围内的事务, 部门之间未协商一致的, 不得向下行文 ; 擅自行文的, 上级机关应当责令其纠正或者撤销 ( 五 ) 上级机关向受双重领导的下级机关行文, 必要时抄送该下级机关的另一个上级机关 第十七条同级党政机关 党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文 属于党委 政府各自职权范围内的工作, 不得联合行文 党委 政府的部门依据职权可以相互行文 部门内设机构除办公厅 ( 室 ) 外不得对外正式行文 34

39 第五章公文拟制第十八条公文拟制包括公文的起草 审核 签发等程序 第十九条公文起草应当做到 : ( 一 ) 符合党的理论路线方针政策和国家法律法规, 完整准确体现发文机关意图, 并同现行有关公文相衔接 ( 二 ) 一切从实际出发, 分析问题实事求是, 所提政策措施和办法切实可行 ( 三 ) 内容简洁, 主题突出, 观点鲜明, 结构严谨, 表述准确, 文字精练 ( 四 ) 文种正确, 格式规范 ( 五 ) 深入调查研究, 充分进行论证, 广泛听取意见 ( 六 ) 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项, 起草单位必须征求相关地区或者部门意见, 力求达成一致 ( 七 ) 机关负责人应当主持 指导重要公文起草工作 第二十条公文文稿签发前, 应当由发文机关办公厅 ( 室 ) 进行审核 审核的重点是 : ( 一 ) 行文理由是否充分, 行文依据是否准确 ( 二 ) 内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规 ; 是否完整准确体现发文机关意图 ; 是否同现行有关公文相衔接 ; 所提政策措施和办法是否切实可行 ( 三 ) 涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见 ( 四 ) 文种是否正确, 格式是否规范 ; 人名 地名 时间 数字 段落顺序 引文等是否准确 ; 文字 数字 计量单位和标点符号等用法是否规范 ( 五 ) 其他内容是否符合公文起草的有关要求 需要发文机关审议的重要公文文稿, 审议前由发文机关办公厅 ( 室 ) 进行初核 第二十一条经审核不宜发文的公文文稿, 应当退回起草单位并说明理由 ; 符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的, 由起草单位修改后重新报送 第二十二条公文应当经本机关负责人审批签发 重要公文和上行文由机关 35

40 主要负责人签发 党委 政府的办公厅 ( 室 ) 根据党委 政府授权制发的公文, 由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发 签发人签发公文, 应当签署意见 姓名和完整日期 ; 圈阅或者签名的, 视为同意 联合发文由所有联署机关的负责人会签 第六章公文办理第二十三条公文办理包括收文办理 发文办理和整理归档 第二十四条收文办理主要程序是 : ( 一 ) 签收 对收到的公文应当逐件清点, 核对无误后签字或者盖章, 并注明签收时间 ( 二 ) 登记 对公文的主要信息和办理情况应当详细记载 ( 三 ) 初审 对收到的公文应当进行初审 初审的重点是 : 是否应当由本机关办理, 是否符合行文规则, 文种 格式是否符合要求, 涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商 会签, 是否符合公文起草的其他要求 经初审不符合规定的公文, 应当及时退回来文单位并说明理由 ( 四 ) 承办 阅知性公文应当根据公文内容 要求和工作需要确定范围后分送 批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理 ; 需要两个以上部门办理的, 应当明确主办部门 紧急公文应当明确办理时限 承办部门对交办的公文应当及时办理, 有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕 ( 五 ) 传阅 根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示 办理公文传阅应当随时掌握公文去向, 不得漏传 误传 延误 ( 六 ) 催办 及时了解掌握公文的办理进展情况, 督促承办部门按期办结 紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办 ( 七 ) 答复 公文的办理结果应当及时答复来文单位, 并根据需要告知相关单位 第二十五条发文办理主要程序是 : ( 一 ) 复核 已经发文机关负责人签批的公文, 印发前应当对公文的审批手续 内容 文种 格式等进行复核 ; 需作实质性修改的, 应当报原签批人复审 36

41 ( 二 ) 登记 对复核后的公文, 应当确定发文字号 分送范围和印制份数并详细记载 ( 三 ) 印制 公文印制必须确保质量和时效 涉密公文应当在符合保密要求的场所印制 ( 四 ) 核发 公文印制完毕, 应当对公文的文字 格式和印刷质量进行检查后分发 第二十六条涉密公文应当通过机要交通 邮政机要通信 城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递, 通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输 第二十七条需要归档的公文及有关材料, 应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定, 及时收集齐全 整理归档 两个以上机关联合办理的公文, 原件由主办机关归档, 相关机关保存复制件 机关负责人兼任其他机关职务的, 在履行所兼职务过程中形成的公文, 由其兼职机关归档 第七章公文管理第二十八条各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度, 确保管理严格规范, 充分发挥公文效用 第二十九条党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理 设立党委 ( 党组 ) 的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室, 并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备 第三十条公文确定密级前, 应当按照拟定的密级先行采取保密措施 确定密级后, 应当按照所定密级严格管理 绝密级公文应当由专人管理 公文的密级需要变更或者解除的, 由原确定密级的机关或者其上级机关决定 第三十一条公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行 ; 需要变更的, 应当经发文机关批准 涉密公文公开发布前应当履行解密程序 公开发布的时间 形式和渠道, 由发文机关确定 经批准公开发布的公文, 同发文机关正式印发的公文具有同等效力 第三十二条复制 汇编机密级 秘密级公文, 应当符合有关规定并经本机 37

42 关负责人批准 绝密级公文一般不得复制 汇编, 确有工作需要的, 应当经发文机关或者其上级机关批准 复制 汇编的公文视同原件管理 复制件应当加盖复制机关戳记 翻印件应当注明翻印的机关名称 日期 汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注 第三十三条公文的撤销和废止, 由发文机关 上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定 公文被撤销的, 视为自始无效 ; 公文被废止的, 视为自废止之日起失效 第三十四条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁 第三十五条不具备归档和保存价值的公文, 经批准后可以销毁 销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续, 确保不丢失 不漏销 个人不得私自销毁 留存涉密公文 第三十六条机关合并时, 全部公文应当随之合并管理 ; 机关撤销时, 需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门 工作人员离岗离职时, 所在机关应当督促其将暂存 借用的公文按照有关规定移交 清退 第三十七条新设立的机关应当向本级党委 政府的办公厅 ( 室 ) 提出发文立户申请 经审查符合条件的, 列为发文单位, 机关合并或者撤销时, 相应进行调整 第八章附则第三十八条党政机关公文含电子公文 电子公文处理工作的具体办法另行制定 第三十九条法规 规章方面的公文, 依照有关规定处理 外事方面的公文, 依照外事主管部门的有关规定处理 第四十条其他机关和单位的公文处理工作, 可以参照本条例执行 第四十一条本条例由中共中央办公厅 国务院办公厅负责解释 第四十二条本条例自 2012 年 7 月 1 日起施行 1996 年 5 月 3 日中共中央办公厅发布的 中国共产党机关公文处理条例 和 2000 年 8 月 24 日国务院发布的 38

43 国家行政机关公文处理办法 停止执行 39

44 广东省档案违法行为处罚办法 ( 广东省人民政府 1995 年 6 月 26 日 ) 第一章总则 第一条为加强档案管理, 根据 中华人民共和国档案法 及其他有关法律 法规, 制定本办法 第二条在我省行政区域内违反档案法 法规, 尚未构成犯罪的, 适用本办法 情节严重构成犯罪的, 由司法机关依法追究刑事责任 第三条本办法所称处罚, 是指档案法 法规所规定的对档案违法行为的处罚 第四条县以上 ( 含县, 下同 ) 人民政府档案行政主管部门是所在地档案违法行为的处罚机关 驻穗省直单位 中央部属单位发生的档案违法行为, 由省档案局 ( 馆 ) 进行处罚 第五条处罚机关发生档案违法行为的, 由其上一级处罚机关处罚 ; 处罚管辖发生争议的, 由有争议的处罚机关协商解决 ; 协商不成的, 由省档案局 ( 馆 ) 指定管辖 第六条机关 团体 企业 事业单位和其他组织的工作人员在履行工作职责时发生档案违法行为的, 除追究直接责任人的责任外, 还应追究其单位直接领导人的责任 第七条办理档案违法案件, 必须以事实为依据, 以法律为准绳, 证据确凿, 程序公开合法, 定性准确, 量罚公正 第二章处罚种类与运用 第八条处罚包括行政处理和行政处分 ( 一 ) 行政处理 : 40

45 1. 批评教育 ; 2. 责令改正 ; 3. 责令赔偿损失 ; 4. 追缴档案 ( 二 ) 行政处分 : 1. 警告 ; 2. 记过或记大过 ; 3. 降级或降职 撤职 ; 4. 开除留用察看或开除 第九条下列档案违法行为, 给予批评教育 责令改正 ; 造成损失的, 责令赔偿损失 : ( 一 ) 未建立档案管理制度的 ; ( 二 ) 档案保管条件差, 危及档案安全的 ; ( 三 ) 档案管理制度不健全或执行制度不严, 可能造成档案损失的 ; ( 四 ) 发现档案破损 变质 下落不明或泄密等情况, 未及时采取有效措施的 ; ( 五 ) 科研成果 产品试制 基建工程或其他技术项目鉴定验收时, 未按规定验收, 致使档案残缺不全的 ; ( 六 ) 借阅档案未按规定及时归还, 且屡催不还的 ; ( 七 ) 其他可能导致档案损毁的行为 第十条损毁 丢失或者擅自销毁档案馆保存的档案 单位保管的属国家所有的档案, 以及集体或者个人所有的但对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案, 除责令赔偿损失外, 还可按下列情况分别给予行政处分 : ( 一 ) 属短期保管期限档案的, 处警告处分 ; ( 二 ) 属长期保管期限档案的, 处记过处分 ; ( 三 ) 属永久保管期限档案的, 处记大过处分 第十一条将工作中形成的应当归档的文件 资料据为己有, 拒绝向本单位档案机构归档, 或者将应当向有关档案馆移的档案据为单位所有, 拒绝向有关档案馆移交, 除追缴档案和责令赔偿损失外, 还可按下列情况分别给予行政处分 : 41

46 ( 一 ) 超过 1 年未满 2 年的, 给予警告处分 ; ( 二 ) 超过 2 年未满 5 年的, 给予记过或者记大过处分 ; ( 三 )5 年以上的, 给予降级或降职 撤职处分 第十二条擅自提供 抄录 公布属于国家所有的档案以及应当保密的档案, 除责令赔偿损失外, 还可给予记过或者记大过处分 第十三条涂改 伪造档案的, 除责令改正 赔偿损失外, 还可给予记过或者记大过处分 第三章处罚程序 第十四条处罚机关在其管辖范围内受理下列档案违法案件 : ( 一 ) 处罚机关依法检查监督时发现的 ; ( 二 ) 公民 法人或者其他组织举报的 ; ( 三 ) 其他单位移送处理的 ; ( 四 ) 上级处罚机关指定由其处理的 ; ( 五 ) 下级处罚机关报送要求处理或者指定下级处罚机关报送处理的 ; ( 六 ) 有关当事人请求处理的 ; ( 七 ) 根据本办法, 其他应当受理的 第十五条处罚机关发现被检查监督单位有本办法第九条所规定的档案违法行为时, 可先发出 档案执法监督检查通知书 ( 附件 1), 要求限期改正 逾期不改正的, 应立案处理 ; 也可直接立案处理 第十六条处罚机关立案处理档案违法案件, 应当进行审查, 符合下列条件的, 制作 档案违法案件立案审批表 ( 附件 2), 经处罚机关负责人批准后立案 ; 不符合条件的, 不予立案 : ( 一 ) 有具体的档案违法行为 ; ( 二 ) 依照档案法 法规应当给予处罚的 ; ( 三 ) 属于本处罚机关的管辖范围 在审查中发现不属本机关管辖的, 应在受理之日起 10 日内移交有管辖权的机关处理 42

47 第十七条立案过程中, 档案违法行为仍在持续的, 应当制作 制止档案违法行为通知书 ( 附件 3), 要求有违法行为的单位和个人立即停止违法行为 第十八条处罚机关查处档案违法案件, 应依法进行调查取证工作 : ( 一 ) 向有关当事人 证人和有关人员进行调查, 制作 档案违法案件调查笔录 ( 附件 4); ( 二 ) 进行现场检验取证, 制作 档案违法案件现场检查记录 ( 附件 5); ( 三 ) 组织鉴定, 并提交 档案违法案件鉴定书 ( 附件 6) 第十九条处罚机关工作人员调查取证时必须有 2 人或者 2 人以上, 并出示派出机关的调查取证公函和本人的工作证件 调查笔录 记录 鉴定必须经被调查方或有关人员签名 第二十条处罚机关应当根据调查结果制作 档案违法案件调查报告 ( 附件 7) 和 档案违法案件处理意见表 ( 附件 8), 报处罚机关负责人审批 处理意见包括 : ( 一 ) 行政处理 ; ( 二 ) 撤销案件 ; ( 三 ) 对有关人员进行行政处分的建议 ; ( 四 ) 移送司法机关追究刑事责任的建议 第二十一条处罚机关应当在立案后 60 日内做出行政处罚决定或建议, 并制作 档案违法行为处罚通知书 ( 附件 9) 因特殊情况不能如期结案, 需要延长审理期限的, 必须报请上一级处罚机关批准 第二十二条 档案违法行为处罚通知书 应当直接送达违法单位法定代表人或者违法行为人所在单位 违法行为人没有所属单位的, 直接送达其本人 受送达人收到处罚通知书后应当填写回执 ; 受送达人不在的, 交其同住的成年家属签收 ; 受送达人是单位的, 交其收发部门签收 受送达人拒绝接受处罚通知书的, 送达人应当邀请有关人员到场, 说明情况, 在回执上填写拒收情况和日期, 由送达人 见证人签名或者盖章 ; 文书留受送达人住处或者收发部门, 视为送达 必要时, 送达可采取邮寄或者公告方式 43

48 第二十三条处罚机关发现已生效的处罚不当时, 应当依法纠正 上级处罚机关发现下级处罚机关已生效的处罚不当时, 有权予以纠正或者指令做出处罚决定的处罚机关自行纠正 纠正不当处罚, 应制作 纠正不当处罚审批表 ( 附件 10) 经处罚机关负责人批准后, 予以纠正 第二十四条处罚机关在案件处理完毕后, 应填写 档案违法案件结案报告 ( 附件 11), 并由结案工作人员收集案件应归档材料, 整理立卷, 向本单位档案室或者档案人员移交归档, 并报上一级处罚机关备案 第四章处罚执行 第二十五条对档案违法单位的行政处理, 由其单位按下列情况协助执行 : ( 一 ) 批评教育的, 由档案违法单位责令有关当事人写出书面检查 ; ( 二 ) 责令改正的, 由档案违法单位写出书面检查, 并提出改正措施 ; ( 三 ) 责令赔偿损失和追缴档案的, 由档案违法单位按期送缴处罚机关, 并由处罚机关补偿或者送还有关单位 对没有所属单位的档案违法行为人的处理, 由处罚机关执行 第二十六条行政处分的建议, 由被建议给予行政处分的人员所在单位, 依照国家行政机关工作人员和企业职工纪律处分的有关规定执行 第二十七条有关单位应在接到处罚通知之日起 15 日内将处理结果回执退回处罚机关 ; 对处罚有异议的, 应在接到处罚通知之日起 15 日内向处罚机关提出书面意见 ; 逾期不退回执又不提出书面意见的, 处罚机关有权询问并建议其上级机关督促执行 第二十八条当事人对处罚不服的, 可以在接到处罚通知之日起 15 日内, 向作出处罚决定机关的上一级处罚机关提出申诉 受理申诉的处罚机关应在 30 日内作出决定, 并将结果通知申诉人 申诉期间不停止处罚决定的执行 第五章附则 第二十九条倒卖档案牟利 擅自将档案卖给 赠送给外国人, 或者私自携 44

49 带 运输 邮寄属于国家和集体所有的档案以及虽属个人所有但对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案 ( 含这些档案的复制件 ) 出境的, 由工商行政管理部门和海关按照有关规定给予行政处罚, 并可根据不同情况给予行政处分建议 对行政处罚不服的, 可根据 中华人民共和国行政诉讼法 和 行政复议条例 的有关规定执行 第三十条责令赔偿损失的额度, 由县以上档案行政主管部门裁定或由其组织专家确定 第三十一条本办法自 1995 年 7 月 1 日起施行 45

50 关于印发 华南理工大学档案管理办法 的通知 各单位 : 华南理工大学档案管理办法 已经 2010 年学校第七次校长办公会议审议 通过, 现予印发, 自 2010 年 9 月 8 日起实施, 请认真贯彻执行 华南理工大学 二 一 年九月八日 ( 注 : 华南理工大学档案管理办法 学校以华南工校 [2010]41 号文正式颁发 ) 46

51 华南理工大学档案管理办法 第一章总则 第一条为规范我校档案工作, 有效地保护 利用和开发学校档案资源, 进一步提高档案管理水平, 为学校建设国内一流 世界知名的高水平研究型大学提供优质的档案服务, 依据 中华人民共和国档案法 中华人民共和国档案法实施办法 和 高等学校档案管理办法 ( 中华人民共和国教育部 国家档案局令第 27 号, 以下简称 27 号令 ), 特制定本办法 第二条本办法所称档案, 是指学校在招生 教学 科研 管理等活动中直接形成的, 对学校 ( 包括师生员工 ) 及社会 ( 包括广大校友 ) 有保存利用价值的各种文字 图表 声像 实物等不同形式 载体的历史记录 第三条各二级单位 ( 含机关部处 学院 直属单位, 下同 ) 在工作活动中形成的不同门类 不同形式 不同载体的档案, 由学校档案馆统一集中管理 ( 特殊情况实行二级管理 ), 以确保学校档案的完整 系统 安全, 便于档案资源的开发利用及共享 第四条学校档案工作是学校重要的基础性工作, 是衡量学校管理水平的重要标志, 学校将其纳入整体发展规划, 并促进其与学校其他工作同步发展 第五条建立健全与学校办学规模相适应的学校档案馆, 按照馆藏档案数量及管理工作量确定内设机构 人员编制 档案馆舍 管理设施以及档案经费的配置, 切实保证档案工作的持续发展 第六条学校档案馆既是管理机构, 也是业务部门, 具有档案行政管理和业务管理的双重职能 第七条各二级单位应将档案工作与其他工作同步管理, 应有专兼职档案员负责本单位立卷归档工作, 其工作情况作为检查 考核其工作业绩的重要依据之一 47

52 第二章管理体制及职责 第八条学校档案工作由学校校长领导, 其主要职责是 : ( 一 ) 贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策, 批准学校档案工作规章制度 ; ( 二 ) 将档案工作纳入学校整体发展规划, 促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展 ; ( 三 ) 建立健全与办学规模相适应的学校档案机构, 落实人员编制 档案库房 发展档案事业所需设备及经费 ; ( 四 ) 研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题 分管档案工作的校领导协助校长负责学校档案工作 学校档案工作同时接受上级教育行政部门领导和上级档案行政部门的业务指导 监督和检查 第九条档案工作管理委员会是学校档案工作的宏观管理机构, 其主要职责是 : ( 一 ) 贯彻执行国家关于档案工作的法律法规, 审定学校档案工作规划及规章制度 ; ( 二 ) 研究决定学校档案工作发展的重要事项 ; ( 三 ) 协调部署定期进行的全校档案工作检查 考核与评比工作 第十条档案馆是学校档案工作管理委员会的常设机构, 也是学校档案工作的职能管理部门, 其主要职责是 : ( 一 ) 贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策, 负责制定全校档案管理工作规划 ; ( 二 ) 完善和制定学校档案管理工作的规章制度, 并监督 检查各二级单位贯彻落实情况 ; ( 三 ) 负责全校专 兼职档案管理人员队伍建设, 对学校各二级单位档案工作人员进行业务培训和指导 ; 负责督促 检查和指导校内各二级单位的档案工作 ; 48

53 ( 四 ) 负责对全校各类档案和有关资料的收集 整理 保管 统计与鉴定, 维护学校档案的完整性 系统性与安全性 ; ( 五 ) 组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作 ; ( 六 ) 组织开展档案的开放和利用工作 ; ( 七 ) 编制检索工具, 编研 出版档案史料, 开发档案信息资源 ; ( 八 ) 组织开展档案学术研究和经验交流等活动 ; ( 九 ) 组织开展档案宣传教育活动, 充分发挥档案的文化教育功能 ; ( 十 ) 负责校史馆的管理 ; ( 十一 ) 承担学校交办的其他工作 第十一条学校根据实际需要设立若干档案分室, 档案分室受学校业务主管部门领导和学校档案馆的业务指导 校内具有独立法人资格的单位应设立相应的档案室, 负责管理本单位形成的具有保存价值的档案材料 第十二条学校专职档案工作人员应当认真执行党和国家的方针政策, 热爱档案事业, 忠于职守, 遵纪守法, 具备档案业务知识和相应的科学文化知识, 以及现代化管理技能 专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或职员职级制 第十三条各二级单位应指定一名负责人分管档案工作, 对本单位各类档案材料的收集 整理工作进行督促检查 要根据本单位档案工作实际设置专兼职档案员, 负责档案管理工作, 并为其开展档案工作提供必要条件 各二级单位专兼职档案员应保持相对稳定, 以保证本单位教学 科研 管理 对外交流等工作, 都有完整 准确 系统的档案材料归档保存 第三章档案的接收 第十四条学校实行档案材料形成单位及课题组立卷制度 各二级单位要按照学校档案归档范围和整理规范, 将本单位或课题组形成的档案材料收集完整, 整理组卷, 定期向学校档案馆移交 学校档案馆应对各二级单位的立卷工作给予指导 49

54 第十五条学校的重要基建工程 重要修缮项目 重大科研成果和重大设备采购项目等在验收 鉴定前, 必须由档案馆和业务主管部门对工程 项目或成果进行档案验收 第十六条各二级单位的立卷归档工作应按照 高等学校档案管理办法 ( 27 号令 ) 中的有关规定执行 各类档案材料的归档范围和保管期限, 按照 华南理工大学档案归档范围和保管期限表 的有关规定执行 第十七条经学校管理信息系统形成的电子文件及纸质文件等档案材料电子版归档工作, 应结合我校实际, 按照国家有关电子文件归档与管理的相关办法执行 第十八条各二级单位立卷归档的档案材料, 应符合下列要求 : ( 一 ) 纸质档案材料和电子档案材料同步归档 ; ( 二 ) 归档的档案材料齐全完整, 如有破损应予以修复并复印, 将修复的破损原件附在复印件之后一并归档 ; ( 三 ) 归档的档案材料要遵循其形成规律, 保持相互之间的有机联系, 区分保存价值, 分类组卷 ; ( 四 ) 归档的档案材料用纸应规范, 纸质优良, 打印字迹清楚, 应用黑色笔书写 ; ( 五 ) 案卷标题简明确切, 卷内目录 备考表符合规范要求 ; ( 六 ) 归档的档案材料著录信息符合学校档案管理系统要求 第十九条归档时间及档案接收各门类档案归档时间如下 : ( 一 ) 学校管理信息系统或办公自动化系统产生的电子文件材料应实时归档 ( 二 ) 各二级单位应在次学年 6 月底前将上年度形成的综合文书等材料归档 ( 三 ) 各学院毕业生的毕业合影 ( 分班级 ), 应在学生毕业当年的 11 月底前归档 ; 其他声像档案应在次学年 6 月底前归档 ( 四 ) 学籍表及成绩单应在学生毕业当年 11 月底前归档 ; 学位材料应在授予 50

55 学位的学期末或下学期初归档 ( 五 ) 科研类档案应在项目完成后 2 个月内归档 ; 基建项目档案应在竣工验 收后的 3 个月内归档 ; 设备档案应在设备验收完毕投入使用后 2 个月内归档 ; 财 会凭证档案应在财会部门保存 2 年后归档 ( 六 ) 全校性重大活动应在活动完成后 1 个月内归档 ; 人物档案及实物档案 随时归档 学校档案馆接收档案时, 首先要检查案卷质量, 再根据移交清单, 与移交人 共同核对清点移交案卷, 符合要求并核对无误后, 交接双方在移交清单 ( 一式两 份 ) 上签名 ( 或盖章 ) 凡不符合要求的档案, 学校档案馆有权拒绝接收 第二十条凡列入学校归档范围的档案, 任何人不得拒绝移交归档或据为己 有 学校档案馆征集或接受个人捐献其在非职务活动中形成的珍贵档案材料, 对 捐赠者颁发华南理工大学捐赠证书 第四章档案的保管 第二十一条学校档案由学校档案馆分类保管 在国家需要或列入国家档案馆接收范围时, 应按要求提供所需档案的复制件或原件 第二十二条学校档案馆根据学校档案实体分类的有关方案, 对馆藏档案进行分类 编号 上架, 编制检索工具 根据档案的保密程度确定不同的利用范围, 建立档案借阅和审批制度, 做好档案的利用效果登记 第二十三条学校档案馆应及时研究 改进档案保护技术, 及时修补 修复残破档案 建立和健全库房管理制度, 落实防盗 防火 防潮 防尘 防虫 防鼠 防高温 防强光等措施, 控制库房温湿度, 确保档案安全 第二十四条学校档案馆应组织做好档案的鉴定销毁工作 对于保管期限已满的档案, 须征得有关部门同意, 成立档案鉴定小组, 将要销毁的档案编制清册, 报学校主管领导审批后予以销毁 销毁档案时应指定专人实施, 有关部门派人监销, 并在销毁清册上签名 未经鉴定和批准, 任何人不得销毁档案 第二十五条学校档案馆要建立档案统计 检查制度, 定期对档案的收集 51

56 整理 保管 利用和馆内各种数据情况进行统计和检查 ; 并按国家和广东省有关 规定报送档案工作基本情况统计报表 第五章档案的利用与公布 第二十六条学校档案馆应按照国家有关规定向学校和社会公布开放档案, 提供档案利用服务 属下列情况之一者, 不对外开放 : ( 一 ) 涉及国家秘密的 ; ( 二 ) 涉及专利或者技术秘密的 ; ( 三 ) 涉及个人隐私的 ; ( 四 ) 档案形成单位限制利用的 第二十七条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人, 在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后, 均可以利用已开放的档案 境外组织或个人利用开放档案的, 应按照国家有关规定, 经学校国际交流与合作处及有关部门批准后方可登记利用 第二十八条单位和个人利用未开放档案, 应根据未开放档案的实际情况, 履行相关审批手续 利用一般性未开放档案, 应由学校档案馆负责人批准 ; 利用未公开的科研档案, 应经业务主管部门或第一完成人同意, 必要时报请主管校领导审批 ; 利用涉密档案, 应由学校党委保密委员会办公室审批, 必要时报请主管校领导审批 第二十九条学校档案馆一般不提供重要或珍贵档案的原件借出服务, 如有特殊需要, 应经学校档案馆负责人批准, 必要时报请主管校领导审批 第三十条学校档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门, 加盖学校档案证明专用章的档案复制件, 其效力等同于原件 第三十一条学校档案馆应设立专门的档案阅览室, 并编制必要的检索工具, 提供开放档案目录 全宗指南 档案馆指南 计算机查询系统等, 为档案利用者创造便利条件 第三十二条学校档案馆按照国家 省及学校有关规定向用于个人或商业目的的档案利用者合理收取费用 ; 社会组织和个人利用其所移交或捐赠的档案, 学 52

57 校档案馆应当无偿和优先提供利用 ; 个人寄存在学校档案馆的档案, 归寄存者所有, 学校档案馆如需要向社会提供利用, 应征得寄存者同意 第三十三条学校档案馆应当积极开展档案编研工作, 并采取多种形式开展档案文化的挖掘与传播工作 第六章条件保障 第三十四条学校档案工作所需经费列入学校预算, 以保证档案工作的需求 学校要加大力度推进档案信息化建设, 并安排专项经费, 用于档案信息化特别是数字档案馆的建设, 以保障其在高水平大学建设过程中的档案信息资源的支撑作用, 有计划地为档案馆配置必要的软硬件设备 第三十五条学校根据发展规模和馆藏档案的增加数量, 为学校档案馆提供集中 专用 符合现代化档案管理要求和档案文化传播要求的综合性档案工作场所, 包括档案库房, 配置恒温 恒湿 防火 防有害生物等的必要设施 各二级单位也应根据本单位档案工作情况, 提供相应的档案管理用房和用于保存本单位归档文件的档案装具 设备等 所需经费, 由各二级单位解决 第七章奖励与处罚 第三十六条学校建立档案工作检查 考核 评比制度, 定期进行全校性档案工作的检查 考核和评比 第三十七条对在档案工作中作出下列贡献或成绩的单位或个人, 给予表彰奖励 : ( 一 ) 在档案的收集 整理 提供利用工作中作出显著成绩的 ; ( 二 ) 在档案的保护和现代化管理工作中作出显著成绩的 ; ( 三 ) 在档案史料研究及档案文化传播工作中作出重要贡献的 ; ( 四 ) 将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的 53

58 第三十八条对有下列行为之一的档案工作负责人及直接责任人依法给予处分 ; 构成犯罪的, 由司法机关依法追究刑事责任 ( 一 ) 玩忽职守, 造成档案损坏 丢失或者擅自销毁档案的 ; ( 二 ) 违反保密规定, 擅自提供 抄录 公布档案的 ; ( 三 ) 涂改 伪造档案的 ; ( 四 ) 擅自出卖 赠送 交换档案的 ; ( 五 ) 不按规定归档, 拒绝归档或者将档案据为己有的 ; ( 六 ) 其他违反档案法律法规的行为 第八章附则 第三十九条本办法解释权归华南理工大学档案馆 第四十条本办法自印发之日起执行 54

59 关于印发 华南理工大学部门立卷归档工作规范 的通知 各学院, 校直属各单位, 机关各部处 : 为进一步加强学校档案管理工作, 为部门立卷归档工作提供工作依据和操作规范, 保证各单位立卷归档工作按时保质保量完成, 学校制定了 华南理工大学部门立卷归档工作规范, 现予印发, 自 2012 年 1 月 1 日起施行, 请遵照执行 华南理工大学 二 一一年十一月二十五日 ( 注 : 华南理工大学部门立卷归档工作规范 学校以华南工校 [2011]61 号 文正式印发 ) 55

60 华南理工大学部门立卷归档工作规范 为进一步做好学校部门立卷归档工作, 根据 中华人民共和国档案法 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 ( 即国家档案局第 8 号令 ) 高等学校档案管理办法 ( 即教育部第 27 号令 ) 等法律法规及 华南理工大学档案管理办法 ( 华南工校 号文 ) 的要求, 特制定本规范 第一条学校部门立卷归档工作是指学校各单位 ( 含机关部处 学院 直属单位, 下同 ) 将年度内办理完毕的 具有查考保存价值的文件材料等按照立卷的方法和要求, 立成案卷, 定期移交到学校档案馆的工作 第二条各单位分管档案工作的负责人 兼 ( 专 ) 职档案员和档案工作有关人员应认真履行部门立卷归档工作的各项职责, 做到层层落实 第三条各单位的兼 ( 专 ) 职档案员应依据本单位年度文件材料形成的规律 特点和归档要求, 在学校档案馆的指导下, 在规定的时间内完成立卷归档工作 第四条档案馆应加强对各单位档案立卷归档工作的指导 检查和督促工作, 保证立卷归档的质量 第五条各单位归档的所有文件材料必须做到纸质版与电子版同步归档 第六条校内机构调整 撤销前, 应做好该机构有查考保存价值的文件材料的整理 立卷工作, 移交到档案馆保存, 任何人不得将其据为己有, 或带入其他单位, 或自行销毁 第七条立卷归档的分工 ( 一 ) 外单位的来文 ( 包括综合性文件材料 文电等 ), 由学校保密委员会办公室立卷归档 ; ( 二 ) 以学校党委名义印发的公文由学校党委办公室立卷归档 ; 以学校行政名义印发的代字为 华南工校 华南工办 华工函 华南工会纪 的公文由学校办公室立卷归档, 其余代字公文由各承办单位立卷归档 ; 学校纪委制发的公文由学校纪监办公室立卷归档 56

61 ( 三 ) 代字为 华工党函 华工函 的公文, 如有批复或复函, 具体业务部门应及时将批复 复函原件分别提交到学校党委办公室和学校办公室, 由学校党委办公室和学校办公室立卷归档 ( 四 ) 学校党委召开的党的代表大会 全委会 常委会 书记例会和学校行政召开的校长办公会议 学校年度工作会议等形成的文件材料, 分别由学校党委办公室和学校办公室立卷归档 以学校党委和学校行政名义召开的全校性专门会议 国际国内会议 校际会议等形成的材料, 由主办单位立卷归档 ( 五 ) 各单位向学校党委 学校行政提交的请示 报告及相应的批复, 原件由学校党委办公室或学校办公室立卷归档 ; 复印件由呈文单位自行存档 ( 六 ) 专业性或具体业务性的文件材料 ( 包括党群 行政 教学 科研 基建 财会 外事 设备 出版 产品 人物 实物 声像等门类 ), 由相应的业务单位立卷归档 ( 七 ) 立卷归档涉及多个单位的, 由主办单位负责立卷归档, 协办单位负责提供材料 ( 八 ) 校内个人在其各类重要活动中形成的文件材料, 可由本人在学校档案馆的指导下立卷归档, 也可由学校档案馆在本人配合下立卷归档 第八条立卷方法 ( 一 ) 收集与预立卷 1. 各单位应依据 华南理工大学各类档案归档范围及保管期限表 ( 见学校档案馆网页 档案法规 栏 ) 的要求, 将已经办理完毕 需要归档的文件材料及时收集并分类存放, 做好预立卷工作 2. 剔除以下不予归档的文件材料 (1) 上级机关普发的 不需办理的文件材料 ; (2) 上级和学校征求意见未定稿的文件材料 ( 含未生效的合同 协议 单据 图纸和公文等 ); (3) 非隶属单位抄送的不需办理 无参考利用价值的文件材料 ; (4) 校外单位发来的反映外单位工作情况的文件材料 ; (5) 校内单位发来的仅供传阅不需办理的文件材料 ; (6) 无保存价值的一般性信函和临时性的通知等 ; 57

62 (7) 重份的文件材料 ; ( 二 ) 整理立卷 1. 分类组卷 : 在预立卷的基础上, 将年度文件材料按专题 保管期限或文号进行分类组卷, 原则是便于查找, 灵活处理 (1) 分年度 : 将文件材料按其形成或相关的年度分类 一般文件材料按其形成年度归档 跨年度的请示与批复, 归入批复年度 ; 跨年度的规划 计划, 归入文件内容针对的第一个年度 ; 跨年度的总结 报告, 归入文件内容针对的最后一个年度 ; 跨年度的会议文件材料, 归入会议开幕的年度 ; 法规性文件, 归入公布和批准年度 ; 科研 基建 设备等项目材料分别归入鉴定 竣工 引进年度 ; 学生成绩 学籍和学位材料分别归入毕业年度和授予学位年度 (2) 分专题 : 同一专题的文件统一组卷 会议文件材料, 按会议的届次组卷, 根据文件材料的数量, 可以一会一卷 一会数卷或数会一卷 ; 统计 报表 名册等, 按照名称组卷 ; 工作计划 总结等材料, 按责任者或名称组合 ; 简报 刊物等材料按名称或期号组卷 ; 科研 基建 设备等按项目组卷, 一项一卷或若干卷, 项目管理性文件材料和理论性文件材料组卷后放在各卷之首, 其余按工作阶段及重要程度或文件材料性质分别组成若干卷 (3) 按保管期限 : 档案应按保管期限的长短进行分类立卷, 档案的保管期限一般分为永久 定期 ( 即 30 年或 10 年, 有特殊规定的按特殊规定处理 ) 凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌, 对学校 地方和国家的建设 历史研究有长远利用价值的, 列为永久保管 ; 凡反映学校一般工作活动, 在一定时期内对学校和社会有查考利用价值的, 列为定期保管 ; 上级及外单位来文, 除直接针对本校的 重要的文件材料列为永久保管外, 有指导性及参照性的列为定期保管 (4) 按文号 : 同一年度同一代字公文 ( 如华工函等 ) 如保管期限一致, 可采用按文号顺序组卷 2. 卷内文件材料排序 : 文件材料分类整理装盒后应按要求排序 排序一般为批复在前, 请示 报告在后 ; 上级通知在前, 上报材料在后 ; 正式印发文件在前, 58

63 校领导签发稿在后 ; 结论性材料在前, 依据性材料在后 ; 其他文件材料可按重要程度 时间先后或文号顺序排列 ( 三 ) 集中审卷由档案馆负责对各单位立卷进行审查, 审查的主要内容如下 : 1. 文件材料是否收集齐全完整, 尤其是附件及批复件 ; 2. 是否为原件, 有无加盖公章, 应签名的有关人员有无签名 ; 3. 是否有不需归档的文件材料 ; 4. 分类是否准确 ; 5. 卷内文件材料排列是否合理 ; 6. 案卷文件材料的数量是否合适 ; ( 四 ) 调整定卷对不符合要求的案卷, 各单位在档案馆的指导下进行补充 调整 完善, 组成案卷并定卷 ( 五 ) 填写卷盒按要求填写档案盒封面的相关信息, 主要有 : 1. 归档单位 : 填写立卷归档单位的名称 2. 档号 : 由年度 ( 文件形成年度 )+ 类目代号 + 卷号组成, 各类档案分类类目见附件 3. 案卷题名 : 应简明确切, 结构完整, 体式一致, 一般包括卷内文件主要责任者 ( 不得简称本校 上级 ) 内容 名称( 文种 ) 案卷标题不超过 50 个汉字 4. 卷内文件材料起止日期 : 卷内文件材料形成的最早及最晚日期 5. 保管期限 : 依据 华南理工大学档案归档范围及保管期限表 填写相应的保管期限 6. 密级 : 有保密要求的要填写密级 ( 六 ) 编号与装订调整定卷后, 应按文件材料及案卷的顺序编写件号及案卷号, 有必要装订成卷的则应编制页号 1. 编件号 : 按件组卷的文件材料应在每份文件的右上角加盖档号章, 并按文件顺序编写件号和档号 59

64 2. 编页号 : 若需装订成卷的材料应使用打码机打上页号, 应注意 : (1) 卷内目录 备考表均不编页号 (2) 卷内文件只要页面有书写文字的, 均应编页号 (3) 页号用蓝色或黑色打码机打出, 起始号为 1 (4) 页号的位置在每页材料非装订线一侧的右下角 (5) 同一卷内文件材料一般不超过 150 页 3. 编案卷号 : 案卷按重要程度 ( 重要的在前 ) 保管期限( 永久在前, 定期在后 ) 的顺序, 编写案卷号 4. 装订 (1) 拆除文件材料上的金属物, 对破损的文件材料要进行裱糊 修补, 对较大的图表, 要按 手风琴 方式折叠成 A4 纸大小, 并将图表题名翻出, 便于查找 (2) 采用不锈钢订书针或线缝法装订 装订之前, 先检查文件材料是否留有足够的空白边, 不够则须进行贴边处理 较厚的文件材料可在移交前到档案馆打孔装订 ( 七 ) 目录著录 1. 各单位应做好文件材料的目录录入工作 依据档案管理系统的界面, 必须录入以下内容 : (1) 序号 : 以卷内文件材料排放先后或档号上所反映的顺序录入顺序号 (2) 文号 : 文件制发机关的发文字号 由发文机关代字 发文年度和发文顺序号组成, 如 华南工 号 (3) 责任者 : 即形成该文件的单位, 如几个单位联合发文, 则录入第一责任者即可 (4) 题名 : 即文件材料标题, 一般照实录入 没有标题或标题不能说明文件材料内容的文件, 可自拟标题, 但应概括出主要内容 (5) 主题词 : 有主题词的公文须录入主题词, 主题词之间以空格隔开 (6) 成文日期, 即文件材料的落款日期, 应注意与文件的印发日期相区分 (7) 归档年度 : 应填写文件材料形成的年度 (8) 附件 : 有附件的文件材料应在附件栏录入附件题名, 多个附件则按序号录入, 附件之间用分号间隔 60

65 (9) 页数 : 卷内文件材料只要有书写文字的均应算页数, 包括附件的页数 (10) 除以上内容外, 移交部门 文件类型 密级 是否归档等也必须录入 2. 打印卷内目录 : 文件材料目录录入档案管理系统之后, 应打印卷内目录并置于卷内文件材料之前 ; 学籍表 成绩单等不需要录入档案管理系统的也应打印好目录, 并将目录电子版同步归档 ( 八 ) 填写卷内备考表卷内备考表位于卷内文件材料之后, 必须用黑色水笔或签字笔填写 1. 本卷情况说明 : 填写卷内文件材料缺损 补充 移出 销毁等情况 2. 立卷人 : 由组成本卷的兼职档案员签名 3. 检查人 : 由对案卷质量进行审核的档案馆人员签名 4. 立卷时间 : 填写立卷的具体时间 第九条移交归档 ( 一 ) 归档时间见 华南理工大学档案管理办法 ( 华南工校 号 ) ( 二 ) 移交手续 1. 移交档案前, 必须对档案再作认真检查, 尤其注意批复 复函和附件是否漏交 发现手续不全或案卷不符合要求的, 档案馆将予以退回, 并要求移交单位在规定的期限内整理好后再移交 2. 有条件的单位须将移交目录的原文以 PDF JPG 等格式链接在档案管理系统中 3. 各单位移交档案均须打印 ( 或填写 ) 移交表一式两份, 并由档案馆和移交单位经手人签名 ( 盖章 ), 双方各保留一份 61

66 附件 : 华南理工大学各类档案分类类目 依据 高等学校档案实体分类法 的规定, 结合我校部门立卷工作的需要, 特编制华南理工大学各类档案分类类目如下 : 1. 党群类 (DQ) DQ11 党务综合 WJ 普发来文 DQ1112 针对本校来文 DQ1113 党务综合管理 DQ12 纪监 DQ13 组织 DQ14 宣传 DQ15 统战 DQ16 工会 DQ17 团委 DQ18 保密 2. 行政类 (XZ) XZ11 行政综合 XZ1112 行政综合管理 XZ1113 发展规划与学科建设 XZ1114 离退休 XZ1115 学院管理 XZ1116 大学城校区管理 XZ1117 信息网络 XZ12 人事 XZ13 审计 XZ14 武装与保卫 XZ15 后勤 XZ1512 后勤工作 XZ1513 医疗保健 XZ16 图书档案 XZ17 公共关系与校友 XZ18 招投标 3. 教学类 (JX) JX11 教学综合 : 62

67 JX1112 本科教育教学 JX1113 研究生教育教学 JX1114 学生思想教育与管理 JX1115 继续教育教学 JX1116 招生综合管理 JX1117 高等教育研究 JX12 实验室建设 专业评估 JX13 招生 JX14 学籍 JX1412 博士学籍 JX1413 硕士学籍 JX1414 全日制本科学籍 JX1415 全日制专科学籍 JX1416 继续教育学籍 JX1417 网络教育学籍 JX15 课堂教学与教学实践 JX16 学位 JX1612 博士学位材料 JX1613 硕士学位材料 JX1614 继续教育学士学位审批材料 JX1615 本科生优秀学士学位论文 JX1616 学位名册 JX17 毕业生 JX18 教材 4. 科研类 (KY) KY11 科研综合 [KY12] 自然科学项目 KY13 科研专利 KY1312 专利 KY1313 专利版权 [KY14] 人文社科项目 5. 基建类 (JJ) JJ11 基建综合 [JJ12] 五山校区基建项目 [JJ13] 大学城校区基建项目 6. 财会类 (CK) CK11 财会综合 CK12 报表 CK1212 财务处报表 CK1213 结算中心报表 63

68 CK1214 代理记账部报表 CK13 账簿 CK1312 财务处账簿 CK1313 结算中心账簿 CK1314 代理记账部账簿 CK14 凭证 CK1412 财务处凭证 CK1413 结算中心凭证 CK1414 代理记账部凭证 CK1415 大学城校区凭证 CK15 工资清册 CK16 资金划拨表 7. 外事类 (WS) WS11 外事综合 WS12 出国 ( 境 ) WS13 来校 WS14 国际合作与会议 WS15 外国留学生工作 8. 设备类 (SB) SB11 设备综合 [SB12] 设备项目 9. 出版类 (CB) CB11 出版综合 CB12 华南理工大学报 CB13 期刊 CB1312 华南理工大学学报 ( 自然科学版 ) CB1313 华南理工大学学报 ( 社会科学版 ) CB1314 研究生学报 CB1315 控制理论与应用 ( 中英文版 ) CB1316 华南高等工程教育研究 CB1317 造纸科学与技术 CB1318 南方建筑 CB1319 现代食品科技 CB14 书稿 CB15 音像 10. 产品类 (CP) CP11 产品综合 [CP12] 产品项目 64

69 11. 人物类 (RW) [RW12] 名人档案 RW13 已故人员档案 [RW14] 专题人物档案 12. 实物类 (SW) SW12 题词画作类 SW13 礼品纪念品类 SW14 奖品类 SW15 其他 13. 声像类 (SX) SX12 照片 SX1212 视察与参观 SX1213 校内外重要会议 SX1214 教育教学工作 SX1215 学校管理工作 SX1216 文娱体育活动 SX1217 外事活动 SX1218 校庆活动 SX1219 社团活动 SX1221 毕业生照片 SX1222 科研工作 SX1223 校友工作 SX1224 校园景色 SX1225 其他 SX13 录音带 SX14 录像带 SX15 幻灯片 SX16 磁盘 SX17 影视胶片 SX18 微缩胶片 SX19 光盘 SX21 移动硬盘 SX22 U 盘 备注 :1. [ ] 代表随机符号 ; 2. 各类档案分类类目依据学校机构调整也将作相应调整 65

70 华南理工大学党群 行政档案工作规定 一 基本原则 ( 一 ) 凡是学校党群 行政管理活动中形成的具有保存价值的文字 图表和声像等载体文件材料, 归档后均属党群 行政类档案 ( 二 ) 依据 高等学校档案管理办法 ( 即教育部第 27 号令 ) 华南理工大学档案管理办法 的要求, 各归档单位应重视党群 行政类档案工作, 将档案工作纳入本单位年度工作计划和管理人员的职责范围, 定期布置 检查 总结和验收档案工作 ( 三 ) 党群 行政工作文件材料产生的相关单位, 应依据 华南理工大学部门立卷归档工作规范 的要求, 实行部门立卷归档制度 ( 四 ) 党群 行政类档案必须集中统一管理, 确保其完整 系统 准确和安全, 便于开发利用 二 归档范围 ( 一 ) 归档的党 政文件材料必须反映学校的党 政部门职能活动的全过程, 对学校 社会当前和长远具有参考 凭证作用和历史研究价值 ( 二 ) 具体归档范围见 华南理工大学党群 行政类档案归档范围及保管期限表 ( 三 ) 不归档的文件材料见 华南理工大学部门立卷归档工作规范 ( 四 ) 归档的文件材料原则上要求是原件, 重要的文件材料若无原件则复制件也应归档 三 分类立卷 ( 一 ) 各单位兼 ( 专 ) 职档案员应按 高等学校档案实体分类法 高等学校档案工作规范 及 华南理工大学部门立卷归档工作规范 的要求, 将党群 行政类档案进行分类整理 立卷归档 ( 二 ) 依据 高等学校档案实体分类法 和 华南理工大学部门立卷归档工作规范 的要求, 党群 行政类档案档号 = 年度 + 党群 行政档案分类号 + 案卷号 主要类目代号如下 : 66

71 1. 党群类 (DQ) 2. 行政类 (XZ) 一级 二级 一级 二级 DQ 11 党务综合 XZ 11 行政综合 12 纪检监察 12 人事 13 组织 13 审计 14 宣传教育 14 武装与保卫 15 统战 15 后勤 16 工会 16 图书 档案 文博 17 团委 ( 学生会 ) 17 校友 18 保密 18 招投标 ( 三 ) 立卷归档的文件材料均应录入档案管理系统并打印目录 四 移交归档 ( 一 ) 各单位按要求将已经立好卷的档案移交到档案馆 移交档案时要经过 档案馆工作人员检查验收合格后, 再办理移交手续 ( 二 ) 各临时机构 撤销机构形成的文件材料, 应于机构撤销前做好整理工 作, 移交学校档案馆保存, 任何人不得带入其他单位 ( 三 ) 每年的文件材料应在次年 6 月底前移交, 纸质文件材料的电子版应同 步归档 ( 四 ) 移交归档的其他要求依据 华南理工大学档案管理办法 和 华南理 工大学部门立卷归档工作规范 办理 五 保管利用 ( 一 ) 档案馆对接收进馆的党群 行政类档案, 按有关规定做好编目 统计 保管 提供利用及鉴定和销毁工作 积极编制档案检索工具 编写档案参考资料 和专题文件汇编等, 更好地为学校党 政管理工作服务 ( 二 ) 加强档案信息化建设, 重要档案应数字化, 电子档案与纸质档案共存, 促进档案信息资源共享 ( 三 ) 各单位应随时将后续收集到的党 政文件材料补充归档 归档的党 政档案确需修改 更换时, 需填写 档案材料更改审查登记表, 经归档单位和 档案馆领导批准, 并在案卷备考表内注明更改时间和原因 67

72 ( 四 ) 党群 行政类档案的借阅, 按照 华南理工大学档案管理办法 和学校 档案利用制度 办理 借阅涉密档案应遵循 华南理工大学涉密档案管理办法 和 档案安全保密制度, 办理相关借阅审批和登记手续 ( 五 ) 档案查阅 借阅 归还时, 由利用者和档案部门工作人员共同进行清点检查, 并在档案查阅或借阅登记簿上登记, 借出档案要从严掌握 定期催还 需继续借阅者, 应重新办理借阅手续, 对无故逾期不还者, 应停止其借阅 如果发现档案损坏 涂改或丢失, 根据有关法律法规, 区别不同情况严肃处理 ( 六 ) 古老 珍贵的档案, 应以扫描或复制件代替档案原件提供利用 ( 七 ) 离校及离退休人员在办理调离手续前, 必须清还档案材料 ( 八 ) 保管期限到期的党政类档案, 由学校档案鉴定小组鉴定, 作出开放或销毁的处理决定 六 岗位责任请参见各单位档案工作负责人 兼 ( 专 ) 职档案工作人员职责等 68

73 附件一 华南理工大学党群类档案归档范围和保管期限表 DQ11 党务综合 序号类目名称保管期限 1 上级党组织有关党的建设的文件材料 (1) 针对本校的 重要的 永久 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校与外单位联系党务工作的函及批复 复函等 30 年 3 党代会文件材料 (1) 召开党代会的计划 通知 议程 决议 总结 主席团名单, 工作报告 大会发言稿, 领导讲话, 会议 纪要 录音带 重要照片, 秘书长及代表, 候选人登记表, 选举结果及上级批复等 永久 (2) 会议简报 会议情况 小组会议记录 主要贺电 贺信等 30 年 (3) 参考文件, 工作人员名单, 工作证 代表证 列席证及选票式样 10 年 4 选举产生出席上级党代会的代表名单及有关材料 30 年 5 党委 ( 扩大 ) 会 常委 ( 扩大 ) 会 书记校长碰头会 总支书记会 党委中心组会议记录 纪要 会议讨论材料 决议 决定 总结 永久 6 党委工作计划 报告 ( 包括调查报告 ) 总结( 包括经验总结 ) 永久 7 以党委名义召开的工作会议材料及党委发布的决定 办法 指示 批转 通报和通知 永久 8 校党委和上级党委调研 检查巡视学校工作形成的文件材料 永久 9 党委负责同志出席上级或下级会议的发言稿 报告 永久 10 党委工作简报 简讯 专题调查报告 永久 11 党委系统各种统计材料 基层报表 党委大事记 永久 12 校党委系统各单位印章启用及作废的通知 印模及印章实物 永久 13 分党委 总支 直属支部工作计划 总结 重要报告 经验介绍 30 年 14 分党委 总支直属支部调查材料 会议记录和统计报表 30 年 15 分党委 总支 直属支部建党工作及有关材料 30 年 16 党委与有关机关联系 协商工作的文件材料及秘书工作的有关文件 30 年 17 重要的群众来信 来访及处理材料 30 年 69

74 DQ12 纪检 监察 序号类目名称保管期限 1 上级关于纪检 监察工作的文件材料 (1) 针对本校的 重要的 永久 (2) 有指导性与参照性的 30 年 2 学校纪检 监察工作计划 总结 综合报告 重要统计报表 请示及批复 永久 3 学校与外单位联系纪检 监察工作的函及复函 30 年 4 党员处分 处理 复查 撤销处分 奖励 表彰等材料 30 年 5 校纪检 监察工作规章制度 30 年 6 校纪检 监察会议记录 工作简报 30 年 7 受理重大案件所形成的文件材料 永久 8 重要的群众来信来访及处理材料 30 年 DQ13 组织 序号类目名称保管期限 1 上级关于组织工作文件材料 (1) 针对本校的 重要的 永久 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校组织工作计划 总结 调查材料 情况汇报 请示及批复 永久 3 学校与外单位联系组织工作的函及复函 30 年 4 副处级以上干部任免 调动和离休的报告 决定 批复 通知等 永久 5 副科级以上干部名册 永久 6 全校党员名册 党组织及党员情况统计报表 永久 7 学校组织工作规章制度 落实政策的有关材料 30 年 8 分党委 总支 支部改选报告 审批材料 30 年 9 分党委 总支 支部委员名册 永久 10 关于吸收新党员 预备党员转正或取消资格 党员退党的文件材料 30 年 11 发展新党员 预备党员转正名册 30 年 12 先进党组织及优秀党员的表彰材料 30 年 13 学校党建工作 党员民主生活与测试材料 30 年 14 各级党校工作形成的材料 10 年 70

75 DQ14 宣传教育 序号类目名称保管期限 1 上级关于宣传工作的文件材料 (1) 针对本校的 重要的 永久 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校宣传工作计划 决定 报告 总结 请示及批复 永久 3 学校与外单位联系宣传 教育工作的函及复函 30 年 4 学校要闻 校园快讯 媒体报道 永久 5 反映本校重大活动的剪报及图表 对外宣传的报导 ( 报刊或电台 ) 稿件 永久 6 本校编辑出版的校报 永久 7 宣传本校教学 科研和学校管理等各项活动的照片及图片展览 永久 8 学生思想政治工作的决定 通知 条例 规章 永久 9 精神文明建设 校园文化建设的材料 永久 9 学校政治理论学习计划 总结 30 年 10 教职工政治思想动态及调查材料 30 年 11 有关学生思想政治工作典型调查材料和统计表 30 年 12 关于学生政治工作队伍的选拔 管理文件 30 年 13 各院 系学生思想政治工作人员名单 30 年 14 普法教育 两课教育相关材料 10 年 DQ15 统战 序号类目名称保管期限 1 上级关于统战工作的文件材料 (1) 针对本校的 重要的 永久 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校统战工作计划 决定 报告 通知 总结 统计报表 永久 3 学校与外单位联系统战工作的函及复函 30 年 4 统战工作情况调查 规章制度 永久 5 本校参加各级人大代表 政协委员名单和审批材料及在大会上的发言稿 永久 6 本校各民主党派的组织机构及其成员登记表 名册及统计表 永久 7 知名人士 典型人物事迹材料 30 年 8 统战工作重要会议记录 工作简讯 30 年 9 落实党的统战 侨务工作等政策的材料, 人大代表的提案 30 年 10 台 港 澳和侨务工作的材料 30 年 71

76 DQ16 工会 序号类目名称保管期限 1 上级关于工会工作的文件材料 (1) 针对本校的 重要的 永久 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 工会工作计划 报告 决定 重要通知 总结 统计报表 永久 3 学校与外单位联系工会工作的函及复函 30 年 4 会员代表大会的计划 通知 议程 工作报告 决议 总结 会议发言稿 大会主席团及教代会选举结果 30 年 5 评选 表彰先进集体和个人的材料及名单 永久 6 工会工作的各种规章制度 永久 7 基层工会会员 干部名册 30 年 8 中 小 幼基本数字统计及教师 干部配备情况 30 年 9 学校计划生育工作计划 总结 统计报表 永久 10 妇女工作 家属工作材料 30 年 11 工会举办各类活动的文件 材料 30 年 DQ17 团委 ( 学生会 ) 序号类目名称保管期限 1 上级有关团工作的文件材料 (1) 针对本校的 重要的 永久 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 团委工作计划 总结 请示及批复 报告 各种统计报表 规章制度等 永久 3 学校与外单位联系共青团 学生会工作的函及复函 30 年 4 团代会的有关文件 ( 通知 名单 工作报告 决议 选举结果 批复 领导讲话 大会发言和大会通过的文件 ) 永久 5 学代会文件材料 ( 通知 名单 工作报告 决议 选举结果 领导讲话 大会发言及文件 ) 永久 6 团委工作重大活动 典型调查材料 30 年 7 表彰和奖励先进团支部 优秀团员材料 30 年 8 处分团员的材料及复查材料 30 年 9 团员 团干部名单 名册 30 年 10 出席上级学代会 团代会的名单及其它材料 永久 11 团委全委 常委会议记录 纪要 决议等 30 年 12 学委会会议记录 纪要 决议及有关材料 30 年 13 本校学生社团的建立及其活动的规划 章程, 社团活动的文件材料 30 年 14 学生会 研究生会的有关文件材料 30 年 15 团委召开的团总支书记会议记录 纪要 决议等材料 30 年 16 各分团委的有关材料 30 年 17 团委 学生会牵头进行重大活动的文件材料 30 年 18 学生勤工助学 社会实践有关材料 30 年 19 学生参加各级 各类竞赛形成的材料 30 年 72

77 DQ18 保密 序号类目名称保管期限 1 上级有关保密工作的文件材料 (1) 针对本校的 重要的 永久 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 保密工作计划 报告 决定 重要通知 总结 统计表等 30 年 3 学校与相关单位联系保密工作的函及复函 30 年 4 保密工作规章制度 30 年 5 涉密人员管理工作中形成的材料 10 年 6 涉密载体管理工作中形成的材料 10 年 7 保密要害部门 部位管理工作中形成的材料 10 年 8 涉密办公自动化及信息系统管理工作中形成的材料 10 年 9 失 ( 泄 ) 密案件 事件的侦察 调查 处分结论材料及上级的批复 30 年 10 保密工作中形成的其它材料 10 年 注 : 归档材料包括纸质 电子 照 ( 胶 ) 片 录像 ( 录音 ) 带等各种载体形式 73

78 附件二 华南理工大学行政类档案归档范围和保管期限表 XZ11 行政综合 序号类目名称保管期限 1 上级有关学校行政管理综合性文件材料 (1) 针对本校的 重要的 永久 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 本校向上级的重要请示及批复 永久 3 学校的规章制度 永久 4 学校年度 学年度工作计划 报告 总结 永久 5 校长办公会 校长书记碰头会议记录 纪要 决议 永久 6 校务委员会委员名单 会议记录 纪要 组织条例 永久 7 学校发展战略研究 各类发展规划制订和组织实施工作的材料 永久 8 本校教育专业规划 计划及上级批复 永久 9 学校综合评估材料 永久 10 学校向上级的请示及批复 与外单位联系政务工作的函及复函等 永久或 30 年 11 学校基层统计 各类信息统计 综合统计报表, 年度 季度报表 永久 12 本校年鉴 大事记 一周校内动态 工作简报 永久 13 学校的历史沿革 情况介绍 机构设置 调整 合并 撤销等形成的材料 永久 14 共建 联合办学的章程 协议 董事会会议记录等文件材料 永久 15 启用和废除印章的文件及印模 永久 16 校庆工作材料 校庆活动计划 各级领导和知名人士的签到册 题词 礼品 贺信 贺电等, 重要人物发言稿及照片 永久或 30 年 17 校史工作材料 永久或 30 年 18 学校基金管理工作材料 规章制度 统计报表 永久 19 高水平大学 ( 含 985 工程 211 工程 ) 建设的相关材料 永久或 30 年 20 校领导在学校或校外重大会议上的讲话稿 30 年 21 全校性的工作会议 座谈会文件 调查材料和经验总结 30 年 22 本校各单位的请示及学校的批复 永久或 30 年 23 校园管理及校园整顿的有关材料 30 年 24 学校网络 信息化建设 管理工作的文件 材料 30 年 25 群众来信来访文件材料 30 年 25 普选工作的材料 10 年 26 上级下达给本校部 处 院 ( 系 ) 所( 中心 ) 的指示 批文等 30 年 27 院 ( 系 ) 所( 中心 ) 工作计划 总结 报告 30 年 28 院 ( 系 ) 所( 中心 ) 会议记录 纪要 工作简报 30 年 29 院 ( 系 ) 所( 中心 ) 统计年报及重要资料 30 年 30 院 ( 系 ) 所( 中心 ) 开展国内外学术活动 协作的材料 30 年 74

79 XZ12 人事 序号类目名称保管期限 1 上级机关有关人事工作的文件材料 (1) 针对本校的 重要的 永久 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校与外单位联系人事工作的函及复函 30 年 3 人事工作计划 总结 综合报告 统计报表 调查材料 会议记录 永久 4 关于机构设置 调整, 编制计划 报告 请示及上级批复 永久 5 人事工作规章制度 永久 6 教职工名册 永久 7 人事处权限内的干部任免文件及名册 永久 8 教职工的处分处理决定 请示报告及批复 通报 以及处分的复查 撤销处分决定 30 年 9 校级以上 ( 不含校级 ) 教书育人先进事迹材料 30 年 10 教职工的调动 ( 调进 调出及内部调动 ) 离职 退职的报告 请示及批复 调干转移关系的介绍信存根 30 年 11 教职工支援边远地区及下基层锻炼名单 名册等 30 年 12 教职工的工作证及校徽的制发文件 样本和签领册 30 年 13 人事档案工作有关文件材料 30 年 14 教职工的转正 定级 工资调整的工作计划 方案 总结 请示及批复 名单 统计报表等有关文件 永久 15 教职工离休 退休及有关荣誉证书授予工作的材料 长期 16 师资培养 管理工作计划 规划 方案 总结 请示及批复 综合报告 各类统计报表等文件 永久 17 各类教师调查表 登记表 永久 18 获省级以上荣誉称号的教职工的事迹材料 获政府特殊津贴的上报材料及批复 永久 19 教师考核与职称评定的有关文件 材料及统计报表等 永久 20 教师工作量的确定及执行情况 30 年 21 教研室 研究室 正副主任名单 30 年 22 教师兼任校外社会职务和学术职务名单 登记表等 30 年 23 教职工退休后重新工作的材料 30 年 24 教职工福利工作的文件材料 30 年 25 教职工商调信件以及招工等有关材料 30 年 26 聘请兼职教师 名誉教授的名册及有关材料 永久 27 派出和接受进修 ( 留学 ) 教师名册 登记表 30 年 28 博士后流动站建设及博士后工作的文件材料 30 年 29 博士后进 出站的材料 30 年 30 学校关工委工作的计划 总结 重大活动材料 30 年 31 临时聘用人员的有关材料 30 年 32 人民来信来访材料 30 年 75

80 XZ13 审计 序号类目名称保管期限 1 上级有关审计工作的文件材料 (1) 针对本校的 重要的 永久 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 审计工作计划 总结 调查报告 永久 3 审计工作统计报表 永久 4 本校审计工作方面的规章制度 30 年 5 对校属各单位 单位领导离任的审计报告 材料 30 年 6 工程财务决算审计等材料 永久 7 学校财务收支 收费审计材料 永久 8 学校与外单位联系审计工作的函及复函 30 年 XZ14 武装及安全保卫 序号归档范围保管期限 1 上级有关武装及安全保卫工作的文件材料 (1) 针对本校的 重要的 永久 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校与外单位联系安全保卫工作的函及复函 30 年 3 武装及安全保卫工作的计划 总结 综合报告 永久 4 本校武装及安全保卫工作的规章制度 统计报表 永久 5 师生员工各类案件 事件的侦察 调查 处分结论及上级批复 30 年 6 师生员工案件的平反 复查处理结论及上级批复 30 年 7 民兵干部 民兵名册及民兵工作的文件 总结 调查报告 30 年 8 武器的管理制度 登记表 统计表等文件材料 30 年 9 学生参加军训的计划 总结 统计表 军训活动的文件材料 30 年 10 复员 转业 退伍军人 军列属名册和登记表 30 年 11 上级有关公安消防 安全管理工作文件及批复 30 年 12 上级有关武装 人防 民兵军训工作的文件及批复 30 年 13 本校保卫工作的请示及批复 调查材料 工作简报 30 年 14 治安保卫委员会会议记录 决议等有关文件 30 年 15 治安保卫委员会成员名册 以及各部 处 院 系 所治安责任人名单及签订的协议 30 年 16 校园综合治理的相关材料 30 年 17 教职工和学生出国的请示及批复, 办理边防证的存根及统计表 30 年 18 学校治安 消防安全管理 检查工作材料 30 年 19 保卫 消防要害部门名单及工作材料 30 年 76