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1 2016 级学生档案整理工作培训会 成都理工大学档案馆 制作 : 成都理工大学档案馆 成都理工大学档案馆

2 31 学生档案管理的现状 2 3 落实责任制, 规范管理学生档案 如何整理 2016 级新生档案 4 强化档案意识, 共同做好学生档案工作

3 一 学生档案管理的现状 高校学生档案是大学生从录取 入学报到至学成毕业中所形成的反映学生德 智 体及家庭政治 经济状况的, 具有查考价值和凭证价值的文件或材料 ; 是学校考察 录取 培养 教育学生过程中形成的第一手资料, 是用人单位选拔录用人才的重要参考依据, 是大学生步入社会形成人事档案的雏形 学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理 归档, 提供学生档案的查 借阅服务及毕业学生档案的转递 管理等服务工作

4 一 学生档案管理的现状 人事档案室现有人员 3 人, 负责管理我校教职工档案和学生档案 学生档案管理的主要内容 : 我馆现管理学生档案 ( 博士生 硕士生 本科生 专科生 )3 万多卷 除了做好日常管理 查阅利用工作外, 每年两项重点工作就是与各部门 学院合作做好新生档案收集整理和毕业生档案归档转递 1 我校今年招收本 专科生 8000 多人 ; 硕博士近 1500 人, 专升本学生近 500 人 2 每年毕业生档案转递出 份毕业生档案 由于学生就业实行的是双向选择, 自主就业的机制, 按规定学生毕业二年之内出现违约 退档的毕业生必须经过学校就业指导中心的改派, 退回到档案馆的毕业生个人档案由学生档案室负责再次转递到毕业生新的单位 学生档案管理的特点 : 学历层次分明, 归档材料种类众多, 具有流动性强, 利用率高, 工作量巨大

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6 毕业生档案去向查询

7 二 落实责任制, 规范管理学生档案 ( 一 ) 档案馆是学生档案管理的归口单位 1 加强对师生进行档案意识方面的宣传教育活动, 学生档案管理逗硬 2 将学生档案建设工作的重心前移 专职档案人员要提早介入学生档案的形成工作, 主动做到事前指导, 事中监督 鉴别 检查 审核, 事后整理 及时归档 3 学生在校期间形成的档案材料集中在学院保管 学生毕业时统一整理 合并 转递 学院负责学生档案袋内材料是否齐全, 并将学生档案安全交寄 ( 二 ) 学院是学生档案的立卷归档单位 1 规范 属于归档的材料必须做到真实 完整 齐全 文字清楚, 并经组织审查盖章后方能归档 2 收齐 要从新生进校起就开始做好建档工作, 依据学生层次 专业及班级群体性特点, 对学生档案形成的全过程进行动态流程管理, 按照归档范围和要求及时收集档案材料 3 管好 要按学院和专业分门别类专柜存放学生在校期间的档案材料, 以方便查找和补充后续档案材料, 要明确补充后续档案的内容 要求和时间, 使归档工作有序进行

8 学生档案管理 ( 一 ) 入学前的档案材料由学院负责收集整理 由档案馆负责保管利用 1 考生档案 : 包括高考报名表 志愿表 体检表等 2 高中档案 : 包括学籍卡 鉴定和体检信息等 3 团员档案 : 包括入团志愿书 入团申请书 ( 二 ) 在读期间产生的档案材料由学院负责收集整理 保管利用 1 新生入学登记表, 新生入学体检表等 ; 2 学年思想品德评定表 综合素质测评表等 ; 3 奖励材料 :( 含三好学生登记表, 优秀党 团员登记表, 各类奖学金登记表和优秀学生干部登记表 ); 4 处分材料 : 包括个人检查, 调查报告处分决定, 撤销处分决定的文件材料 ; 5 党团材料 ( 党员包括入党志愿书, 入党申请书, 入党积极分子材料, 思想汇报, 政审材料和转正申请, 入党和转正公示表等 ); 6 毕业材料 : 包括高校毕业生登记表, 学位授予决定, 学籍卡, 毕业生体检表, 毕业生就业通知书等

9 三 如何整理 2016 级新生档案 ( 一 ) 档案馆在整理学生档案工作中的任务 1 制定学生档案整理方案, 召开培训工作会议, 具体指导学院师生开展整理档案工作 2 负责准备学生档案信封等 ( 二 ) 学院在整理学生档案工作中的任务学院应高度重视学生档案材料的收集 整理工作, 辅导员具体负责本班学生档案材料的收集 整理 管理工作 在收集 整理时相关人员要认真细致, 一个学生档案材料为一个整理单元, 一个单元材料展开后务必整理完成后才能离开或开展下一个单元的整理工作 特别是不要错装 混装了材料或遗漏了材料, 同时还应注意各类材料是否齐全 完整, 做好登记等工作 ( 三 ) 团支书和班长的任务各班团支书和班长兼任本班的档案协管员, 协助辅导员整理本班学生的个人档案及补充后续的档案

10 如何整理 2016 级新生档案 ( 四 ) 新生档案材料整理步骤和要求 1 从档案馆领取寄送到招办和档案馆的新生档案, 并领取学生档案信封 将学院收到的所有新生档案 ( 包括从档案馆领回的新生档案和学院收集的学生自带档案 ), 以班级为单位, 按学号从小到大的顺序进行汇总排列后, 装入学生档案信封, 在信封上填写学生相关信息 2 审核 整理并登记 根据学校相关要求对新生档案进行审核和整理 整理时要清点档案材料, 并形成材料清单 审核学生党员材料 入学前的学生党员材料在审核时须按组织部要求进行党员认定 3 催收缺少材料 通知学生本人档案材料实际到校情况, 缺失的部分档案材料由学生本人向生源地教育主管部门或高中学校索取 4 新生档案的保管 2016 级新生档案的移交工作将于 2016 年 12 月 1 日以后展开, 在本学期期末前结束 在移交时, 将学生档案与 学生档案材料登记表 ( 一式两份, 同时提交电子版 ) 一起移交 向档案馆移交前, 由各学院负责 2016 级学生档案的保管和利用

11 新生档案 实物照片

12 如何张贴档案标签

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14 学生档案材料登记表 1 原数据生成 学生档案材料整理登记表 2 党员材料情况, 批注在备注栏内 3 有材料就打勾, 无材料不作任何记录 4 后补档案材料到时, 补打勾

15 1 团员材料 应当归入档案袋中的团员档案是指的入团志愿书和入团申请书 ; 团员证归学生本人保管和使用, 是团员个人参加团组织活动的凭证 ; 团员介绍信是团员转接团组织关系的凭证, 交由团组织处理, 不归入学生个人档案 2 党员材料 高中发展的新生党员在高校中逐年增加, 新生党员中却存在的一些违规发展的非正常入党现象 因此高校建立了新生党员审查制度 入学前的学生党员材料须按学校党委组织部要求进行党员认定 正式党员的材料 : 审核合格后应同新生档案一起向档案馆移交 ; 如未在 12 月新生档案集中移交前审核完毕, 应由学院保管至毕业时集中移交 预备党员和入党积极分子的材料 : 审核合格后, 由学院按组织程序进行转正或培养 发展等 ; 相关材料由学院保管至毕业时集中归档

16 ( 五 ) 如何办理补充缺失的档案材料 1 对于缺失部分档案材料的同学应当及时补上, 高考材料来自学生生源地的招生办公室 ; 团员档案来自学生本人入团的学校 ; 高中毕业生登记表来自学生本人毕业的高中 2 部分省份或自治区, 如广西壮族自治区和江苏考生没有实物档案, 只有电子档案 ( 建议学校将电子档案打印出来归入学生个人档案 ) 山东 海南等地区档案材料不齐

17 新生入学登记表 高校学生登记表 是在新生入学取得学籍后, 用于记录其入校之时的个人信息和状态的一种人事登记表格, 也称为 入学登记表 高校学生登记表 是学生当兵提干 毕业校友们干部晋升资格考查所必须的档案材料, 因而经常有校友或用人单位上门查询或来电来函要求补寄 学生登记表 该表由学院组织新生填写, 辅导员负责审核后加盖学院公章, 以班为单位收齐后 ( 按学号排序 ) 留存学院至毕业时集中归档

18 学生入学登记表 18

19 四 强化档案意识, 落实工作责任, 共同做好学生档案工作 什么是档案意识? 档案意识是指对档案和档案工作认识 了解 熟悉和掌握的思维, 是开展依法治档的一项重要内容 档案意识不强的几种表现 : 有的随意将档案丢在学校置之不理 ; 有的干脆把档案揣在身上 ; 小部分人把档案转到了学校所在地的人才市场, 但几年后就忘了这事 ; 更多人则完全将档案遗忘了, 不知档案是转回了原籍, 还是留在了学校, 或是转到了人才市场 档案意识不强的危害 : 没有档案, 申报职称 退休 办理养老保险等都将成为难题 ; 遇到转正定级 开具出国 考研等有关证明, 都会难办

20 学生缺乏档案意识的表现 1. 没有档案概念或认为个人档案是归个人所有 ; 2. 不知道档案现在大致在哪, 档案转递过程中不关注个人档案转递的动态 ; 3. 毕业时不关心个人档案的去处, 不及时报道, 不按时确认个人档案去处 ; 4. 找工作不知道还需要档案 ; 5. 个人不能随意改名 ; 材料填写不规范 ; 学生档案材料, 不能用圆珠笔 铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写 档案信息记载要准确 规范 姓名书写要准确, 不能写同音字, 曾用名要书写, 个人不能随意改名 要求身份证 毕业证 学位证 就业通知书 学籍卡上的名字要一致, 各种表格上的姓名 出生年月应一致 ) 6. 个人不能私自拆开自己的个人档案

21 辅导员缺乏档案意识的表现 : 不重视学生档案材料的建立工作 不了解 不熟悉建档程序和规范, 不了解 不熟悉学生档案机要转递要求, 没有开展增加学生档案意识教育 不了解档案法规 不熟悉我校学生档案工作制度和学生档案工作程序, 不明确辅导员在学生档案工作中的职责, 不知道在校生 毕业生档案查询网址 在审核学生档案材料时不认真 疏忽大意 表现在完成的档案材料质量不高或不符合档案规范要求, 装入学生档案的材料没有加盖公章, 组织意见 千人一面 或只有 同意 二字 没有因人而异写出个人特征

22 人事档案室主任 : 熊洁 联系电话 : 学生档案联系人 : 赵湘渝 联系电话 : 赵湘渝 QQ 邮箱号 :

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