中华人民共和国档案法

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1 目 录 中华人民共和国档案法... 1 中华人民共和国档案法实施办法... 5 高等学校档案管理办法...11 归档文件整理规则...18 贵州省档案条例...21 贵州省重大活动档案管理办法 贵州省高等学校档案实体分类方案...27 贵州省高等学校档案整理规范 贵州省高等学校各门类档案材料归档范围和保管期限 贵州师范大学档案管理制度选编 贵州师范大学档案管理实施细则...86 贵州师范大学教学档案管理实施细则...93 贵州师范大学科研档案管理实施细则...98 贵州师范大学基本建设档案管理实施细则 贵州师范大学仪器设备档案管理实施细则 贵州师范大学声像档案管理实施细则 贵州师范大学文件材料归档整理办法 贵州师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 贵州师范大学花溪新校区建设项目档案管理实施细则 贵州师范大学电子档案移交与接收办法 贵州师范大学关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见 后记...134

2 中华人民共和国档案法 (1987 年 9 月 5 日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过, 根据 1996 年 7 月 5 日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议 关于修改 中华人民共和国档案法 的决定 修正 ) 第一章总则 第一条 为了加强对档案的管理和收集 整理工作, 有效地保护和利用档案, 为 社会主义现代化建设服务, 制定本法 第二条 本法所称的档案, 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事 政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存 价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 第三条 一切国家机关 武装力量 政党 社会团体 企业事业单位和公民都有 保护档案的义务 第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导, 把档案事业的建设列入国民 经济和社会发展计划 第五条 档案工作实行统一领导 分级管理的原则, 维护档案完整与安全, 便于 社会各方面的利用 第二章 档案机构及其职责 第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业, 对全国的档案事业实行统筹 规划, 组织协调, 统一制度, 监督和指导 县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业, 并对本行政区域内机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导 乡 民族乡 镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案, 并对所属单位的档案工作实行监督和指导 第七条机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员, 负责保管本单位的档案, 并对所属机构的档案工作实行监督和指导 第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆, 是集中管理档案的文化事业机 构, 负责接收 收集 整理 保管和提供利用各分管范围内的档案 第九条 档案工作人员应当忠于职守, 遵守纪律, 具备专业知识 在档案的收集 整理 保护和提供利用等方面成绩显著的单位或个人, 由各级人 民政府给予奖励 1

3 第三章 档案的管理 第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案 机构或者档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为已有 国家规定不得归档的材料, 禁止擅自归档 第十一条 机关 团体 企业事业单位和其他组织必须按照国家规定, 定期向档 案馆移交档案 第十二条博物馆 图书馆 纪念馆等单位保存的文物 图书资料同时是档案的, 可以按照法律和行政法规的规定, 由上述单位自行管理 档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作 第十三条各级各类档案馆, 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构, 应当建立科学的管理制度, 便于对档案的利用 ; 配置必要的设施, 确保档案的安全 ; 采用先进技术, 实现档案管理的现代化 第十四条 保密档案的管理和利用, 密级的变更和解密, 必须按照国家有关保密 的法律和行政法规的规定办理 第十五条 鉴定档案保存价值的原则 保管期限的标准以及销毁档案的程序和办 法, 由国家档案行政管理部门制定 禁止擅自销毁档案 第十六条 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保 密的档案, 档案所有者应当妥善保管 对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的, 国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施 ; 必要时, 可以收购或者征购 前款所列档案, 档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖 ; 向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的, 应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准 严禁倒卖牟利, 严禁卖给或者赠送给外国人 向国家捐赠档案的, 档案馆应当予以奖励 第十七条 禁止出卖属于国家所有的档案 国有企业事业单位资产转让时, 转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部 门制定 档案复制件的交换 转让和出卖, 按照国家规定办理 第十八条 属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复 制件, 禁止私自携运出境 2

4 第四章 档案的利用和公布 第十九条 国家档案馆保管的档案, 一般应当自形成之日起满三十年向社会开 放 经济 科学 技术 文化等类档案向社会开放的期限, 可以少于三十年, 涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限, 可以多于三十年, 具体期限由国家档案行政管理部门制订, 报国务院批准施行 档案馆应当定期公布开放档案的目录, 并为档案的利用创造条件, 简化手续, 提供方便 中华人民共和国公民和组织持有合法证明, 可以利用已经开放的档案 第二十条 机关 团体 企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设 国防 建设 教学科研和其他各项工作的需要, 可以按照有关规定, 利用档案馆未开放的档 案以及有关机关 团体 企业事业单位和其他组织保存的档案 利用未开放档案的办法, 由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定 第二十一条 向档案馆移交 捐赠 寄存档案的单位和个人, 对其档案享有优先 利用权, 并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见, 档案馆应当维 护他们的合法权益 第二十二条 属于国家所有的档案, 由国家授权的档案馆或者有关机关公布 ; 未 经档案馆或者有关机关同意, 任何组织和个人无权公布 集体所有的和个人所有的档案, 档案的所有者有权公布, 但必须遵守国家的有关 规定, 不得损害国家安全和利益, 不得侵犯他人的合法权益 第二十三条 各级各类档案馆应当配备研究人员, 加强对档案的研究整理, 有计 划地组织编辑出版档案材料, 在不同范围内发行 第五章 法律责任 第二十四条 有下列行为之一的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门 有关 主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分 ; 构成犯罪的, 依法追究刑事责任 : ( 一 ) 损毁 丢失属于国家所有的档案的 ; ( 二 ) 擅自提供 抄录 公布 销毁属于国家所有的档案的 ; ( 三 ) 涂改 伪造档案的 ; ( 四 ) 违反本法第十六条 第十七条规定, 擅自出卖或者转让档案的 ; ( 五 ) 倒卖档案牟利或者将档案卖给 赠送给外国人的 ; 3

5 ( 六 ) 违反本法第十条 第十一条规定, 不按规定归档或者不按期移交档案的 ; ( 七 ) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施, 造成档案损失的 ; ( 八 ) 档案工作人员玩忽职守, 造成档案损失的 ; 在利用档案馆的档案中, 有前款第一项 第二项 第三项违法行为的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告, 可以并处罚款 ; 造成损失的, 责令赔偿损失 企业事业组织或者个人有第一款第四项 第五项违法行为的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告, 可以并处罚款 ; 有违法所得的, 没收违法所得 ; 并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案 第二十五条 携运禁止出境的档案或者其复制件出境的, 由海关予以没收, 可以 并处罚款 ; 并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门 ; 构成犯罪的, 依法 追究刑事责任 第六章附则 第二十六条 本法实施办法, 由国家档案行政管理部门制定, 报国务院批准后施 行 第二十七条 本法 1988 年 1 月 1 日起施行 4

6 中华人民共和国档案法实施办法 (1990 年 10 月 24 日国务院批准 1990 年 11 月 19 日国家档案局第 1 号令发布 1999 年 5 月 5 日国务院批准修订 1999 年 6 月 7 日国家档案局第 5 号令重新发布 ) 第一章总则第一条根据 中华人民共和国档案法 ( 以下简称 档案法 ) 的规定, 制定本办法 第二条 档案法 第二条所称对国家和社会有保存价值的档案, 属于国家所有的, 由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围 ; 属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的, 由省 自治区 直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围 第三条各级国家档案馆馆藏的保管的档案分一 二 三级管理, 分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定 第四条国务院各部门经国家档案局同意, 省 自治区 直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意, 可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法 第五条县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导, 把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划, 建立 健全档案机构, 确定必要的人员编制, 统筹安排发展档案事业所需经费 机关 团体 企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导, 保障档案工作的开展 第六条有下列事迹之一的, 由人民政府 档案行政管理部门或者本单位给予奖励 : ( 一 ) 对档案的收集 整理 提供利用作出显著成绩的 ; ( 二 ) 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的 ; ( 三 ) 对档案学研究做出重要贡献的 ; ( 四 ) 将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的 ; ( 五 ) 同违反档案法律 法规的行为作斗争表现突出的 第二章 档案机构及其职责 第七条国家档案局依照 档案法 第六条第一款的规定, 履行下列职责 : ( 一 ) 根据有关法律 行政法规和国家有关方针政策, 研究 制定档案工作规章 5

7 制度和具体方针政策 ; ( 二 ) 组织协调全国档案事业的发展, 制定发展档案事业的综合规划和专项计划, 并组织实施 ; ( 三 ) 对有关法律 法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查, 依法查处档案违法行为 ; ( 四 ) 对中央和国家机关各部门 国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作, 中央级国家档案馆的工作, 以及省 自治区 直辖市人民政府档案行政管理部门的工作, 实施监督 指导 ; ( 五 ) 组织 指导档案理论与科学技术研究 档案宣传与档案教育 档案工作人员培训 ; ( 六 ) 组织 开展档案工作的国际交流活动 第八条县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照 档案法 第六条第二款的规定, 履行下列职责 : ( 一 ) 贯彻执行有关法律 法规和国家有关方针政策 ; ( 二 ) 制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度, 并组织实施 ; ( 三 ) 监督 指导本行政区域内的档案工作, 依法查处档案违法行为 ; ( 四 ) 组织 指导本行政区域内的档案理论与科学技术研究 档案宣传与档案教育 档案工作人员培训 第九条机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构依照 档案法 第七条的规定, 履行下列职责 : ( 一 ) 贯彻执行有关法律 法规和国家有关方针政策, 建立 健全本单位的档案工作规章制度 ; ( 二 ) 指导本单位文件 资料的形成 积累和归档工作 ; ( 三 ) 统一管理本单位的档案, 并按照规定向有关档案馆移交档案 ; ( 四 ) 检查 指导所属机构的档案工作 第十条中央和地方各级国家档案馆, 是集中保存 管理档案的文化事业机构, 依照 档案法 第八条的规定, 承担下列工作任务 : ( 一 ) 收集和接收本馆管理范围内对国家和社会有保存价值的档案 ; ( 二 ) 对所保存的档案严格按照规定整理和保管 ; ( 三 ) 采取各种形式开发档案信息资源, 为社会利用档案资源提供服务 6

8 按照国家有关规定, 经批准成立的其他各类档案馆, 根据需要, 可以承担前款规定的工作任务 第十一条全国档案馆的设置原则和布局方案, 由国家档案局制定, 报国务院批准后实施 第三章 档案的管理 第十二条按照国家档案局关于文件材料归档的规定, 应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全, 并进行整理 立卷, 定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理, 任何人都不得据为己有或者拒绝归档 第十三条机关 团体 企业事业单位和其他组织, 应当按照国家档案局关于档案移交的规定, 定期向有关的国家档案馆移交档案 属于中央级和省级 设区的市级国家档案馆接收范围的档案, 立档单位应当自档案形成之日起满 20 年即向有关的国家档案馆移交 ; 属于县级国家档案馆接收范围的档案, 立档单位应当自档案形成之日起满 10 年即向有关的县级国家档案馆移交 经同级档案行政管理部门检查和同意, 专业性较强或者需要保密的档案, 可以延长向有关档案馆移交的期限 ; 已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案, 可以提前向有关档案馆移交 第十四条既是文物 图书资料又是档案的, 档案馆可以与博物馆 图书馆 纪念馆等单位相互交换重复件 复制件或者目录, 联合举办展览, 共同编辑出版有关史料或者进行史料研究 第十五条各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施 : ( 一 ) 建立科学的管理制度, 逐步实现保管的规范化 标准化 ; ( 二 ) 配置适宜安全保存档案的专门库房, 配备防盗 防火 防渍 防有害生物的必要设施 ; ( 三 ) 根据档案的不同等级, 采取有效措施, 加以保护和管理 ; ( 四 ) 根据需要和可能, 配备适应档案现代化管理需要的技术设备 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案保管, 根据需要, 参照前款规定办理 第十六条 档案法 第十四条所称保密档案密级的变更和解密, 依照 中华人民共和国保守国家秘密法 及其实施办法的规定办理 第十七条属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具 7

9 有保存价值的或者应当保密的档案, 档案所有者可以向各级国家档案馆寄存 捐赠或者出卖 向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖 转让或者赠送的, 必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准 ; 严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送 第十八条属于国家所有的档案, 任何组织和个人都不得出卖 国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的, 按照国家有关规定办理 各级各类档案馆以及机关 团体 企业事业单位和其他组织为了收集和交换中国散失在国外的档案 进行国际文化交流, 以及适应经济建设 科学研究和科技成果推广等的需要, 经国家档案局或省 自治区 直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准, 可以向国内外单位或者个人赠送 交换 出卖档案的复制件 第十九条各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境 各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的, 必须经国家档案局审查批准 各级国家档案馆馆藏的三级档案 各级国家档案馆馆藏的一 二 三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件, 各级国家档案馆以及机关 团体 企业事业单位 其他组织和个人需要携带 运输或者邮寄出境的, 必须经省 自治区 直辖市人民政府档案行政管理部门审核批准 海关凭批准文件查验放行 第四章档案的利用和公布第二十条各级国家档案馆保管的档案应当按照 档案法 的规定, 分期分批地向社会开放 并同时公布开放档案的目录 档案开放的起始时间 : ( 一 ) 中华人民共和国成立以前的档案 ( 包括清代和清代以前的档案 ; 民国时期的档案和革命历史档案 ), 自本办法实施之日起向社会开放 ; ( 二 ) 中华人民共和国成立以来形成的档案, 一般应当自形成之日起满 30 年向社会开放 ; ( 三 ) 经济 科学 技术 文化等类档案, 可以随时向社会开放 前款所列档案中涉及到国防 外交 公安 国家安全等国家重大利益的档案, 以及其他虽自形成之日起已满 30 年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案, 经上一级档案行政管理部门批准, 可以延期向社会开放 第二十一条各级各类档案馆提供利用的档案, 应当逐步实现以缩微品代替原件 档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标 8

10 记的, 具有与档案原件同等的效力 第二十二条 档案法 所称档案的利用, 是指对档案的阅览 复制和摘录 中华人民共和国公民和组织, 持有介绍信或者工作证 身份证等合法证明, 可以利用已开放的档案外国人或者外国组织利用中国已开放的档案, 须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意 机关 团体 企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案, 须经保存该档案的档案馆同意, 必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案, 其他机关 团体 企业事业单位和组织以及中国公民如需要利用的, 须经档案保存单位同意 各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件 提供社会利用的档案, 可以按照规定收取费用 收费标准由国家档案局会同国务院价格管理部门制定 第二十三条 档案法 第二十二条所称档案的公布, 是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文, 或者档案记载的特定内容 : ( 一 ) 通过报纸 刊物 图书 声像 电子等出版物发表 ; ( 二 ) 通过电台 电视台播放 ; ( 三 ) 通过公众计算机信息网络传播 ; ( 四 ) 在公开场合宣读 播放 ; ( 五 ) 出版发行档案史料 资料的全文或者摘录汇编 ; ( 六 ) 公开出售 散发或者张贴档案复制件 ; ( 七 ) 展览 公开陈列档案或者其复制件 第二十四条公布属于国家所有的档案, 按照下列规定办理 : ( 一 ) 保存在档案馆的, 由档案馆公布 ; 必要时, 应当征得档案形成单位同意或者报经档案形成单位的上级主管机关同意后公布 ; ( 二 ) 保存在各单位档案机构的, 由各该单位公布 ; 必要时, 应当报经其上级主管机关同意后公布 ; ( 三 ) 利用属于国家所有的档案的单位和个人, 未经档案馆同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准, 均无权公布档案 9

11 属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案, 其所有者向社会公布时, 应当遵守国家有关保密的规定, 不得损害国家的 社会的 集体的和其他公民的利益 第二十五条各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用, 应当征得档案所有者的同意 第二十六条利用 公布档案, 不得违反国家有关知识产权保护的法律规定 第五章罚则第二十七条有下列行为之一的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正 ; 情节严重的, 对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分 : ( 一 ) 将公务活动中形成的应当归档的文件 资料据为己有, 拒绝交档案机构 档案工作人员归档的 ; ( 二 ) 拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的 ; ( 三 ) 违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的 ; ( 四 ) 不按照国家规定开放档案的 ; ( 五 ) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施, 造成档案损失的 ; ( 六 ) 档案工作人员 对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守, 造成档案损失的 第二十八条 档案法 第二十四条第二款 第三款规定的罚款数额, 根据有关档案的价值和数量, 对单位为 1 万元以上 10 万元以下, 对个人为 500 元以上 5000 元以下 第二十九条违反 档案法 和本办法, 造成档案损失的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门 有关主管部门根据损失档案的价值, 责令赔偿损失 第六章附则第三十条中国人民解放军的档案工作, 根据 档案法 和本办法确定的原则管理 第三十一条本办法自发布之日起施行 10

12 高等学校档案管理办法 第一章总则第一条为规范高等学校档案工作, 提高档案管理水平, 有效保护和利用档案, 根据 中华人民共和国档案法 及其实施办法, 制定本办法 第二条 本办法所称的高等学校档案 ( 以下简称高校档案 ), 是指高等学校从事招 生 教学 科研 管理等活动直接形成的对学生 学校和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式 载体的历史记录 第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作, 学校应当加强管理, 将之 纳入学校整体发展规划 第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作 省 自治区 直辖市人民 政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作 国家档案行政部门和省 自治区 直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导 监督和检查 第五条高校档案工作由高等学校校长领导, 其主要职责是 : ( 一 ) 贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策, 批准学校档案工作规章制度 ; ( 二 ) 将档案工作纳入学校整体发展规划, 促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展 ; ( 三 ) 建立健全与办学规模相适应的高校档案机构, 落实人员编制 档案库房 发展档案事业所需设备以及经费 ; ( 四 ) 研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作 第二章 机构设置与人员配备 第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室 具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆 : ( 一 ) 建校历史在 50 年以上 ; ( 二 ) 全日制在校生规模在 1 万人以上 ; ( 三 ) 已集中保管的档案 资料在 3 万卷 ( 长度 300 延长米 ) 以上 未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室 第七条 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构, 应当具备符合要 11

13 求的档案库房和管理设施 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案, 可以根据实际需要设立分室单独保管 分室是高校档案机构的分支机构 第八条高校档案机构的管理职责是 : ( 一 ) 贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策, 综合规划学校档案工作 ; ( 二 ) 拟订学校档案工作规章制度, 并负责贯彻落实 ; ( 三 ) 负责接收 ( 征集 ) 整理 鉴定 统计 保管学校的各类档案及有关资料; ( 四 ) 编制检索工具, 编研 出版档案史料, 开发档案信息资源 ; ( 五 ) 组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作 ; ( 六 ) 开展档案的开放和利用工作 ; ( 七 ) 开展学校档案工作人员的业务培训 ; ( 八 ) 利用档案开展多种形式的宣传教育活动, 充分发挥档案的文化教育功能 ; ( 九 ) 开展国内外档案学术研究和交流活动 有条件的高校档案机构, 可以申请创设爱国主义教育基地 第九条 高校档案馆设馆长一名, 根据需要可以设副馆长一至二名 综合档案室 设主任一名, 根据需要可以设副主任一至二名 馆长 副馆长和综合档案室主任 ( 馆长和综合档案室主任, 以下简称为高校档案机构负责人 ), 应当具备以下条件 : ( 一 ) 热心档案事业, 具有高级以上专业技术职务任职经历 ; ( 二 ) 有组织管理能力, 具有开拓创新意识和精神 ; ( 三 ) 年富力强, 身体健康 第十条 高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员 高校专职档案工作人员列入学校事业编制 其编制人数由学校根据本校档案机构 的档案数量和工作任务确定 第十一条 高校档案工作人员应当遵纪守法, 爱岗敬业, 忠于职守, 具备档案业 务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能 第十二条 高校档案机构中的专职档案工作人员, 实行专业技术职务聘任制或者 职员职级制, 享受学校教学 科研和管理人员同等待遇 第十三条 高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员, 应当按照法律法 规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生, 保障其依法享有工伤社 12

14 会保险待遇以及其他有关待遇, 并可以按照有关规定予以补助 第三章 档案管理 第十四条 高等学校应当建立 健全档案工作的检查 考核与评估制度, 定期布 置 检查 总结 验收档案工作, 明确岗位职责, 强化责任意识, 提高学校档案管理 水平 第十五条 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档 文件材料的 归档范围是 : ( 一 ) 党群类 : 主要包括高等学校党委 工会 团委 民主党派等组织的各种会议文件 会议记录及纪要 ; 各党群部门的工作计划 总结 ; 上级机关与学校关于党群管理的文件材料 ( 二 ) 行政类 : 主要包括高等学校行政工作的各种会议文件 会议纪录及纪要 ; 上级机关与学校关于人事管理 行政管理的材料 ( 三 ) 学生类 : 主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案 入学登记表 体检表 学籍档案 奖惩记录 党团组织档案 毕业生登记表等 ( 四 ) 教学类 : 主要包括反映教学管理 教学实践和教学研究等活动的文件材料 按原国家教委 国家档案局发布的 高等学校教学文件材料归档范围 ((87) 教办字 016 号 ) 的相关规定执行 ( 五 ) 科研类 : 按原国家科委 国家档案局发布的 科学技术研究档案管理暂行规定 ( 国档发 [1987]6 号 ) 执行 ( 六 ) 基本建设类 : 按国家档案局 原国家计委发布的 基本建设项目档案资料管理暂行规定 ( 国档发 [1988]4 号 ) 执行 ( 七 ) 仪器设备类 : 主要包括各种国产和国外引进的精密 贵重 稀缺仪器设备 ( 价值在 10 万元以上 ) 的全套随机技术文件以及在接收 使用 维修和改进工作中产生的文件材料 ( 八 ) 产品生产类 : 主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料 样品或者样品照片 录像等 ( 九 ) 出版物类 : 主要包括高等学校自行编辑出版的学报 其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单 原稿 样书及出版发行记录等 ( 十 ) 外事类 : 主要包括学校派遣有关人员出席国际会议 出国考察 讲学 合作研究 学习进修的材料 ; 学校聘请的境外专家 教师在教学 科研等活动中形成的材 13

15 料 ; 学校开展校际交流 中外合作办学 境外办学及管理外国或者港澳台地区专家 教师 国际学生 港澳台学生等的材料 ; 学校授予境外人士名誉职务 学位 称号等的材料 ( 十一 ) 财会类 : 按财政部 国家档案局发布的 会计档案管理办法 ( 财会字 [1998]32 号 ) 执行 高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围 归档的档案材料包括纸质 电子 照 ( 胶 ) 片 录像 ( 录音 ) 带等各种载体形式 第十六条 高等学校实行档案材料形成单位 课题组立卷的归档制度 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求, 组织本部门的教学 科研和管理等人员及时整理档案和立卷 立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律, 对文件材料系统整理组卷, 编制页号或者件号, 制作卷内目录, 交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交 第十七条 归档的档案材料应当质地优良, 书绘工整, 声像清晰, 符合有关规范 和标准的要求 电子文件的归档要求按照国家档案局发布的 电子公文归档管理暂行办法 以及 电子文件归档与管理规范 (GB/T ) 执行 第十八条高校档案材料归档时间为 : ( 一 ) 学校各部门应当在次学年 6 月底前归档 ; ( 二 ) 各院系等应当在次学年寒假前归档 ; ( 三 ) 科研类档案应当在项目完成后两个月内归档, 基建类档案应当在项目完成后三个月内归档 第十九条 第二十条 高校档案机构应当对档案进行整理 分类 鉴定和编号 高校档案机构应当按照国家档案局 机关文件材料归档范围和文书档 案保管期限规定, 确定档案材料的保管期限 对保管期限已满 已失去保存价值的 档案, 经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后, 予以销毁 未经鉴定和批准, 不得 销毁任何档案 第二十一条 高校档案机构应当采用先进的档案保护技术, 防止档案的破损 褪 色 霉变和散失 对已经破损或者字迹褪色的档案, 应当及时修复或者复制 对重要 档案和破损 褪色修复的档案应当及时数字化, 加工成电子档案保管 第二十二条 高校档案由高校档案机构保管 在国家需要时, 高等学校应当提供 所需的档案原件或者复制件 14

16 第二十三条 高等学校与其他单位分工协作完成的项目, 高校档案机构应当至少 保存一整套档案 协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外, 应当将复制 件送交高校档案机构保存 第二十四条 高等学校中的个人对其从事教学 科研 管理等职务活动所形成的 各种载体形式的档案材料, 应当按照规定及时归档, 任何个人不得据为己有 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料, 高校档案机构可以通过征集 代管等形式进行管理 高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集, 应当制定专门的制度和办法 第二十五条 高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查, 消除安 全隐患, 遇有特殊情况, 应当立即向校长报告, 及时处理 档案库房的技术管理工作, 应当建立 健全有关规章制度, 由专人负责 第二十六条 高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度, 并按照国家有关规 定报送档案工作基本情况统计报表 第四章 档案的利用与公布 第二十七条 高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案 未经高等学校授 权, 其他任何组织或者个人无权公布学校档案 属下列情况之一者, 不对外公布 : ( 一 ) 涉及国家秘密的 ; ( 二 ) 涉及专利或者技术秘密的 ; ( 三 ) 涉及个人隐私的 ; ( 四 ) 档案形成单位规定限制利用的 第二十八条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人, 在表明利用 档案的目的和范围并履行相关登记手续后, 均可以利用已公布的档案 境外组织或者个人利用档案的, 按照国家有关规定办理 第二十九条 查阅 摘录 复制未开放的档案, 应当经档案机构负责人批准 涉 及未公开的技术问题, 应当经档案形成单位或者本人同意, 必要时报请校长审查批准 需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密, 应当经学校保密工作部门批准 第三十条 高校档案机构提供利用的重要 珍贵档案, 一般不提供原件 如有特 殊需要, 应当经档案机构负责人批准 15

17 加盖高校档案机构公章的档案复制件, 与原件具有同等效力 第三十一条 高校档案开放应当设立专门的阅览室, 并编制必要的检索工具 ( 著 录标准按 档案著录规则 (DA/T ) 执行 ), 提供开放档案目录 全宗指南 档案馆指南 计算机查询系统等, 为社会利用档案创造便利条件 第三十二条 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构 高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件, 用于公益目的的, 不得收取费 用 ; 用于个人或者商业目的的, 可以按照有关规定合理收取费用 社会组织和个人利用其所移交 捐赠的档案, 高校档案机构应当无偿和优先提供 第三十三条 寄存在高校档案机构的档案, 归寄存者所有 高校档案机构如果需 要向社会提供利用, 应当征得寄存者同意 第三十四条 高校档案机构应当积极开展档案的编研工作 出版档案史料和公布 档案, 应当经档案形成单位同意, 并报请校长批准 第三十五条 高校档案机构应当采取多种形式 ( 如举办档案展览 陈列 建设档 案网站等 ), 积极开展档案宣传工作 有条件的高校, 应当在相关专业的高年级开设 有关档案管理的选修课 第五章 条件保障 第三十六条 高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算, 保证档案工 作的需求 第三十七条 高等学校应当为档案机构提供专用的 符合档案管理要求的档案库 房, 对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库, 按照 档案馆建设标准 ( 建标 ) 的要求及时进行改扩建或者新建 存放涉密档案应当设有专门库房 存放声像 电子等特殊载体档案, 应当配置恒温 恒湿 防火 防渍 防有害生物等必要设施 第三十八条 高等学校应当设立专项经费, 为档案机构配置档案管理现代化 档 案信息化所需的设备设施, 加快数字档案馆 ( 室 ) 建设, 保障档案信息化建设与学校数 字化校园建设同步进行 第六章 奖励与处罚 第三十九条 高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人, 给予表彰 与奖励 : 16

18 ( 一 ) 在档案的收集 整理 提供利用工作中做出显著成绩的 ; ( 二 ) 在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的 ; ( 三 ) 在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的 ; ( 四 ) 将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的 ; ( 五 ) 同违反档案法律法规的行为作斗争, 表现突出的 第四十条 有下列行为之一的, 高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接 责任人员依法给予处分 ; 构成犯罪的, 由司法机关依法追究刑事责任 ( 一 ) 玩忽职守, 造成档案损坏 丢失或者擅自销毁档案的 ; ( 二 ) 违反保密规定, 擅自提供 抄录 公布档案的 ; ( 三 ) 涂改 伪造档案的 ; ( 四 ) 擅自出卖 赠送 交换档案的 ; ( 五 ) 不按规定归档, 拒绝归档或者将档案据为己有的 ; ( 六 ) 其他违反档案法律法规的行为 第七章附则 第四十一条 第四十二条 本办法适用于各类普通高等学校 成人高等学校 高等学校可以根据本办法制订实施细则 高等学校附属单位 ( 包括附属医院 校办企业等 ) 的档案管理, 由学校根据实际情 况自主确定 第四十三条 本办法自 2008 年 9 月 1 日起施行 国家教育委员会 1989 年 10 月 10 日发布的 普通高等学校档案管理办法 ( 国家教育委员会令第 6 号 ) 同时废止 17

19 归档文件整理规则 中华人民共和国档案行业标准 DAT/ 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法 本标准适用于各级机关 团体和其他社会组织 2. 定义本标准采用下列定义 2.1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 2.2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒, 使之有序化的过程 2.3 件归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件, 文件正本与定稿为一件, 正文与附件为一件, 原件与复制件为一件, 转发文与被转发文为一件, 报表 名册 图册等一册 ( 本 ) 为一件, 来文与复文为一件 3. 整理原则遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 区分不同价值, 便于保管和利用 4. 质量要求 4.1 归档文件应齐全完整 已破损的文件应予修整, 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 4.2 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 5. 整理办法 5.1 装订归档文件应按件装订 装订时, 正本在前, 定稿在后 ; 正文在前, 附件在后 ; 原件在前, 复制件在后 ; 转发文在前, 被转发文在后 ; 来文与复文作为一件时, 复文在前, 来文在后 18

20 5.2 分类归档文件可以采用年度 机构 ( 问题 ) 保管期限或保管期限 年度 机构 ( 问题 ) 等方法进行分类 同一全宗应保持分类方案的稳定 按年度分类将文件按其形成年度分类 按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类 按机构 ( 问题 ) 分类将文件按其形成或承办机构 ( 问题 ) 分类 ( 本项可以视情况予以取舍 ) 5.3 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内, 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 5.4 编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号, 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 归档章设置全宗号 年度 保管期限 件号等必备项, 并可设置机构 ( 问题 ) 等选择项 全宗号 : 档案馆给立档单位编制的代号 年度 : 文件形成年度, 以四位阿拉伯数字标注公元纪年, 如 保管期限 : 归档文件保管期限的简称或代码 件号 : 文件的排列顺序号 件号包括室编件号和馆编件号, 分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制 室编件号的编制方法为 : 在分类方案的最低一级类目录内, 按文件排列顺序从 1 开始标注 馆编件号按进馆要求标注 机构 ( 问题 ): 作为分类方案类目的机构 ( 问题 ) 名称或规范化简称 5.5 编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 归档文件应逐件编目 来文与复文作为一件时, 只对复文进行编目 归档文件目录设置件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注等项目 件号 : 填写室编件号 责任者 : 制发文件的组织或个人, 即文件的发文机关或署名者 19

21 文号 : 文件的发文字号 题名 : 文件标题 没有标题或标题不规范的, 可自拟标题, 外加 [ ] 号 日期 : 文件的形成时间, 以 8 位阿拉伯数字标注年月日, 如 页数 : 每一件档案文件的页数 文件中有图文的页面为一页 备注 : 注释文件需说明的情况 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4 型 ( 长 宽为 297mm 210mm) 归档文件目录装订成册并编制封面 归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称 年度 保管期限 机构 ( 问题 ) 等项目 其中全宗名称即立档单位的名称, 填写时应使用全称或规范化简称 5.6 装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒, 并填写档案盒封面 盒脊及备考表项目 档案盒 档案盒封面应标明全宗名称 档案盒的外形尺寸为 310mm 220mm( 长 宽 ), 盒脊厚度可以根据需要设置为 20mm 30mm 40mm 等 档案盒应根据摆放方式的不同, 在盒脊或底边设置全宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号等必备项, 并可设置机构 ( 问题 ) 等选择项 其中, 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号, 中间用 号连接 ; 盒号即档案盒的排列顺序号, 在档案移交进馆时按进馆要求编制 档案盒应采用无酸纸制作 备考表备考表置于盒内文件之后, 项目包括盒内文件情况说明 整理人 检查人和日期 盒内文件情况说明 : 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 整理人 : 负责整理归档文件的人员姓名 检查人 : 负责检查归档文件整理质量的人员姓名 日期 : 归档文件整理完毕的日期 20

22 贵州省档案条例 (2001 年 9 月 23 日贵州省第九届人民代表大会常务委员会第二十四次会议通过 ) 第一条 为了加强档案管理, 有效地保护和利用档案, 根据 中华人民共和国档 案法 中华人民共和国档案法实施办法 和有关法律 法规的规定, 结合本省实际, 制定本条例 第二条 本省行政区域内的机关 团体 企业事业单位 其他组织和公民, 应当 遵守本条例 第三条 县级以上人民政府应当加强对档案工作的领导, 把档案事业的建设列入 本级国民经济和社会发展计划, 为档案的收集 征集 安全保护 抢救和档案信息的 研究与开发利用提供必要的条件 第四条 省人民政府档案管理部门主管全省档案工作, 对全省档案工作实行统筹 规划 组织协调 统一制度 监督和指导 县级以上人民政府档案管理部门主管本行 政区域内的档案工作, 履行法律 法规规定的职责 县级以上人民政府各部门, 应当 按照各自的职责, 配合档案管理部门做好档案工作 第五条 乡 ( 镇 ) 人民政府 街道办事处应当指定专人负责收集 整理和保管本 机关的档案, 并对所属单位和基层组织的档案工作实行监督和指导 第六条机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员, 负责保管本单位的档案, 并对所属机构的档案工作实行监督和指导 第七条 县级以上国家档案馆负责接收 收集 整理 保管和提供利用分管范围 内各种门类的档案 第八条部门档案馆 专业档案馆 事业单位档案馆的设置及其档案接收范围, 由省档案管理部门根据国家有关规定确定, 并组织实施 企业档案馆的设置按照国家有关规定办理 第九条 省人民政府各部门经省档案管理部门同意, 可以制定本系统专业档案的 具体管理制度和办法 第十条 档案工作人员应当忠于职守 遵守纪律 保守秘密, 具备专业知识, 并 接受岗位培训 第十一条 从事档案整理 鉴定 评估 咨询等中介服务的机构及人员, 须经县 级以上人民政府档案管理部门进行资格认定, 接受其业务监督 第十二条 机关 团体 企业事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形 21

23 成的具有保存价值的文字 图表 声像等材料属国家所有, 由本单位文书部门或者业 务部门收集齐全和规范整理, 并按照规定移交给本单位档案机构或者档案工作人员, 集中统一管理, 不得据为己有或者拒绝归档 第十三条 机关 团体 企业事业单位和其他组织, 应当按照国家规定, 定期向 有关的国家档案馆移交档案 不属于国家所有但对国家和社会具有保存价值或者应当 保密的档案, 档案所有者可以向各级国家档案馆寄存 捐赠或者出售 向档案馆移交 捐赠 寄存档案的单位或者个人, 对其档案享有优先和无偿利权 第十四条 机关 团体 企业事业单位和其他组织应当在其设立 合并 变更后 或者撤销前 30 日内, 告知同级档案管理部门 ; 档案管理部门应当依法监督 指导其 做好建档或者档案处置工作 第十五条 实行重要档案登记制度 在重要公务活动中形成的, 反映重大政治 经济 科技 教育 文化 宗教等活动的各种载体档案, 由主办或者承办单位在活动 结束后 60 日内, 到同级档案管理部门进行档案登记 重点建设项目的各种载体档案, 由项目主管部门按照国家有关规定办理 第十六条 对记述和反映少数民族政治 军事 经济 科技 教育 文化 宗教 等活动以及少数民族历史的各种载体档案, 县级以上国家档案馆及有关部门和单位应 当做好收集 整理 保护和开发利用工作 第十七条 县级以上国家档案馆应当及时收集 征集重要公务活动中形成的档 案, 加强对珍贵档案和地方特色档案的收集和征集工作 第十八条 县级以上国家档案馆应当加强对档案信息的研究与开发, 运用先进的 科学技术将可以公开发布的档案信息制成各种形式的载体, 提供社会利用 第十九条 各类科技计划项目 科学技术研究成果 产品试制 设备开箱 建设 项目进行鉴定或者验收时, 应当有本单位档案工作人员参加, 对项目档案进行验收 县级以上人民政府确定的重点建设项目和重大科学技术研究项目的档案, 在按照程序进行项目验收或者鉴定时, 应当由项目承担部门或者主持单位提前通知同级档案管理部门, 对项目档案一并验收 第二十条 国有企业与外商合资 合作前的档案属国家所有 ; 合资 合作期间的 档案另立全宗 ; 合资 合作期满, 其档案由中方保存, 若外方需要, 可以提供复制件 第二十一条 国有企业资产与产权变动中的具有保存价值的档案, 按照国家有关 规定处置 22

24 第二十二条 除国家另有规定外, 列入专业档案馆接收范围的档案, 立档单位应 当自档案形成之日起 1 年内向专业档案馆移交 ; 列入部门档案馆或者企业事业单位档案馆收集范围的档案, 立档单位应当自档案形成的次年 6 月底前向部门档案馆或者企业事业单位档案馆移交 ; 部门档案馆保存的档案, 自档案形成之日起满 30 年即向同级国家档案馆移交 第二十三条 机关 团体 企业事业单位和其他组织应当将本单位编印出版的报 刊 文集 志书 年鉴 大事记 组织史 政策法规汇编等出版物按期归档, 并送同 级国家档案馆保存 第二十四条 对抢救 保护 捐赠档案有功或者在档案工作中做出显著成绩的单 位或者个人, 由各级人民政府 档案管理部门或者有关主管部门给予表彰和奖励 第二十五条 违反本条例, 有下列行为之一的, 由县级以上人民政府档案管理部 门责令限期改正 ; 逾期不改的, 对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分 : ( 一 ) 重点建设项目和重大科学技术研究项目的档案, 不报经档案管理部门和项目承担部门验收的 ; ( 二 ) 擅自扩大或者缩小档案接收范围的 ; ( 三 ) 擅自设置档案馆或者改变档案馆 ( 库 ) 用途的 ; ( 四 ) 未按照规定办理重要档案登记的 ; ( 五 ) 拒不执行档案工作有关规范和标准, 档案管理混乱的 ; ( 六 ) 拒绝接受档案管理部门监督检查或者拒不改正违规行为的 ; ( 七 ) 未经资格认定从事档案整理 鉴定 评估 咨询等中介服务的 第二十六条 违反本条例规定的其他违法行为, 由档案管理部门按照 中华人民 共和国档案法 和 中华人民共和国档案法实施办法 的规定予以处罚 第二十七条 本条例自 2001 年 11 月 1 日起施行 23

25 贵州省重大活动档案管理办法 第一条 为保障重大活动档案的完整收集 规范整理 安全保管和有效利用, 服 务经济社会发展, 根据 中华人民共和国档案法 贵州省档案条例 及有关法律 法规的规定, 制定本办法 第二条本办法所称重大活动, 是指 : ( 一 ) 党和国家领导人在贵州省的公务活动 ; ( 二 ) 外国政要 国际组织负责人在贵州省的外事活动 ; ( 三 ) 本省主办或者承办的国际性 全国性重要会议 ; ( 四 ) 县级以上人民政府主办或者承办的重大活动 ; ( 五 ) 本行政区域发生的重大自然灾害 突发性重大事件的处置活动 ; ( 六 ) 本行政区域其他具有重大影响的活动 本办法所称重大活动档案, 是指在重大活动中形成的具有保存价值的文字 图表 电子 声像 标志性实物等不同形式 不同载体的原始记录 第三条 重大活动档案工作遵循统一领导 分级负责 集中保管 有效利用的原 则 第四条 县级以上人民政府应当加强对重大活动档案工作的领导, 建立重大活动 档案工作机制, 帮助解决相关问题 县级以上档案行政管理部门负责监督 指导本行政区域重大活动档案工作 主办 承办重大活动的单位 ( 以下简称主办 承办单位 ) 负责重大活动档案的收集 整理 保管 利用和移交 第五条 档案行政管理部门应当帮助主办 承办单位建立健全档案工作制度, 开 展业务培训, 定期检查档案工作情况 第六条 主办 承办单位成立重大活动专项工作机构, 应当有同级档案行政管理 部门人员参与 ; 常设机构主办 承办的重大活动, 单位档案管理机构应当参与相关工 作 第七条 主办 承办单位在制定重大活动实施方案时, 应当同时制定重大活动档 案工作方案, 明确重大活动档案管理责任单位和责任人, 安排重大活动档案工作经费, 配备必要的设施设备, 落实相关保障措施 主办 承办单位制定重大活动档案工作方案, 确定文件材料归档范围及保管期限, 应当事先征求同级档案行政管理部门的意见 24

26 第八条 主办 承办单位应当在重大活动正式启动后 10 日内告知同级档案行政 管理部门, 档案行政管理部门应在 5 日内提出档案管理工作意见 第九条 承担重大活动档案工作的人员应当具有档案专业知识, 遵守档案工作法 律法规, 保守工作秘密 第十条重大活动文件材料归档范围 : ( 一 ) 在重大活动过程中形成的方案 请示 报告 通知 会议纪要 批示 批复 总结 贺电贺信 名册等文字和音像材料 ; ( 二 ) 党和国家领导人, 省 市 ( 州 ) 县主要领导参加重大活动形成的文字 音像材料 ; ( 三 ) 外国政要 国际组织负责人参加重大活动形成的文字 音像材料 ; ( 四 ) 受委派参加重大活动的新闻媒体形成的文字 音像材料 ; ( 五 ) 在重大活动中形成的基建 财务 审计等文字材料 ; ( 六 ) 在重大活动中形成的标志性实物和赠品 ; ( 七 ) 配合重大活动开展的其他活动形成的文字 音像材料 受委派参加重大活动的新闻媒体及其工作人员在活动中形成的文字 音像材料, 应当在主办单位 承办单位和本单位同时归档 第十一条 举办重大活动时, 档案行政管理部门可以派员参与拍照 摄像等相关 工作 第十二条 对应当归档的重大活动文字 音像材料, 任何单位和个人不得据为己 有或者拒绝归档 第十三条 应当归档的重大活动纸质文件 电子文件和音像材料等, 主办 承办 单位应按照国家规范标准进行档案整理, 并编制重大活动档案归档说明 第十四条 主办 承办单位应当对重大活动档案进行全文数字化, 做好重大活动 档案异质备份, 提高安全保管和有效利用水平 第十五条 保存重大活动档案的库房应当配备防盗 防火 防潮 防有害生物等 必要设施 第十六条重大活动档案的移交 : ( 一 ) 成立专项工作机构主办 承办重大活动形成的档案, 活动结束后, 经档案行政管理部门验收合格, 移交同级国家综合档案馆 ; 验收不合格的, 档案工作人员不得撤离 ; 25

27 ( 二 ) 常设机构主办 承办重大活动形成的档案, 活动结束后 50 日内, 经主办 承办单位档案管理部门验收合格, 移交承办单位档案室 档案保管条件不符合国家标 准要求可能导致不安全或者损毁的, 可以移交同级国家综合档案馆 第十七条 对在重大活动档案工作中成绩突出的单位和个人, 县级以上人民政府 或者重大活动主办 承办单位, 应当依据国家有关规定给予表彰和奖励 第十八条 违反本办法规定, 有下列行为之一的, 由档案行政管理部门 有关部 门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员, 依法给予行政处分 : ( 一 ) 将重大活动文字 音像材料据为己有的 ; ( 二 ) 涂改 伪造 损毁 丢失重大活动档案的 ; ( 三 ) 擅自提供 抄录 公布 销毁重大活动档案的 ; ( 四 ) 未按照规定向国家综合档案馆移交重大活动档案或者移交不完整的 第十九条 本办法自 2015 年 2 月 1 日起施行 26

28 贵州省高等学校档案实体分类方案 为适应贵州高等学校档案 ( 以下简称高校档案 ) 事业日益发展的需要, 提高档案管理工作规范化 科学化, 实现档案实体分类 编号 排架 检索的标准化 规范化, 缩短与省外高等学校档案管理工作的差距, 在 高等学校档案实体分类法 高等学校档案工作规范 ( 教办 [1993]) 基础上, 结合贵州省高校档案工作实际, 特编制本方案 1. 编制原则 1.1 采用 高校档案 这一综合概念, 以高校全部档案为对象, 按照高校档案形成的领域范畴, 将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别 1.2 在充分反映高校档案的形成规律和内容 特点的前提下, 确定统一的实体分类体系, 把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起, 适度注意与 高等学校档案实体分类法 体系的协调 1.3 类目设置必须有相对稳定性 不受偶然因素 短期行为的影响, 在较长时期内不随意改变 1.4 类目排列, 档号结构的确定须符合逻辑原则 充分考虑到高校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同, 严格按从总到分, 从一般到具体的原则划分 做到各类之间, 各类相同级位之间的划分标准一致 下位类目的外延之和, 等于上位类目的外延 同位类目之间界限清楚, 不互相交叉和包容 1.5 为了方便掌握使用, 在类目名称 档号模式 标识符号等方面, 力求做到准确 简明 易懂 好记 2. 体系结构 2.1 一级类目的划分与标识根据 高等学校档案管理办法 及高校档案产生的领域范畴, 结合档案记述的内容性质, 确定为十一个一级类目 一级类目是高校档案实体分类的最高层位, 其名称 标识符号和主要内容如下 : DQ 党群 主要包括高校党委 工会 团委 民主党派等组织的各种会议文件 会议记录及 纪要 ; 各党群部门的工作计划 总结 ; 上级机关与学校关于党群管理的文件材料 XZ 行政 主要包括高校行政工作的各种会议文件 会议纪录及纪要 ; 上级机关与学校关于 27

29 人事管理 行政管理材料以及行政职能部门工作中形成的文件材料 JX 教学 主要包括反映教学管理 教学实践和教学研究等活动的文件材料 KY 科研 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料 CP 产品生产 主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料 样品或者样品照片 录像等 JJ 基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料 SB 仪器设备 主要包括各种国产和国外引进的精密 贵重 稀缺仪器设备 ( 价值在 10 万元以 上 ) 的全套随机技术文件以及工作管理和仪器设备申请购置 开箱验收 安装调试 管理使用 维修改造 申请报废等各个环节中形成的文件材料 CB 出版 主要包括高校自行编辑出版的学报 其他学术刊物及本校出版社出版活动过程中 形成的文件材料 WS 外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料 CK 财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料 XS 学生 主要包括高校培养的学历教育学生的高中档案 入学登记表 体检表 学籍档案 奖惩记录 党团组织档案 毕业生登记表等 一级类目的标识, 采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母, 如 : XZ 即 XingZheng ( 行政 ) 的简称 2.2 二级类目的设置和标识二级类目是对一级类目的细分 细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点, 结合档案记述和反映的内容性质, 进行设置 设置的标准, 在大的原则统一情况下, 可视具体情况对随机类目进行选择 一经确定, 不得随意变动 例如 : 科学研究的二级类目, 此分类只规定按学科或专业或项目设置 产品生产与科技开发 基本建设 28

30 仪器设备的二级类目设置, 亦依此办法处理 二级类目的标识, 采用 双位制 如 : 综合 为 11, 其余二级类目依次层累为 , 但 等带 0 的数字不用 2.3 三级类目的扩展和标识在二级类目确定的设置原则 范围 方法的基础上, 根据需要和可能, 自行决定是否扩展三级类目, 其标识方法与符号和二级类目相同 3. 档号的编制 3.1 档号档号是存取档案的代号, 排架的依据 必须反映高校档案的分类体系和物理位置 3.2 档号编制的原则档号编制必须符合唯一性 合理性 稳定性的要求, 即同一档案部门内的档案不得重号 ; 方便插卷, 使其有充分扩展的余地 ; 不能随意变动 ; 能适应计算机管理的需要, 发挥排架 检索的双向功能 3.3 档号结构 模式和标识 档号的结构档号结构包括年度号 分类号 案卷号三个部分, 尽管 年度号 未作为一个级别的类目进行设置, 但在实体分类理论中, 档案的形成 年度 确实是分类的一项 原则 之一, 应该按照分类编号规则反映在档案号中, 由四位阿拉伯数字组成 分类号是档号的主体, 一般由一 二级类目代号组成, 也可仅由一级类目组成 少数扩展到三级类目者, 还应把三级类目代号包括进去 分类号究竟包含几级类目, 自行掌握 比如 : 党委会议记录 的分类号, 由一级类目组成者为 DQ ; 由二级类目组成者为 DQ11 ; 由三级类目组成者为 DQ11- 案卷号按所选择的分类号中最下位类顺序编码 由于案卷数量不同, 案卷号可不限位数 档号的模式第一种 : 年度号 + 分类号 + 案卷号适合于先按照年度分类, 再按分类号进行排架的情况 第二种 : 分类号 ( 一级或一 二级 ) + 年度号 + 其它级别分类号 + 案卷号适用于先按照一级 ( 一 二级 ) 类别划分, 再按年度和其它级别分类号进行排架的情况 29

31 另外, 对于库藏有多个全宗的院校, 原则上应在档案号前加全宗号 标识到文件级的, 还应在案卷号后面加件号 档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制 全宗号 年度号 分类号 案卷号 件号之间, 用连接符号 - 连接 例如 :1990 年内容是学籍管理的第 23 号卷的档案, 可标为 : 1990-JXl4-23 或 JX , 还可以是 JX 档案的实体排架从维护档案的整体性和方便查找考虑, 可不考虑保管期限 但编定档号前, 在不影响案卷之间有机联系的前提下, 可将 长期排在前面 以上规定的两种档号模式均属分段开放型编号方法, 体现了档号与实体排架的 一一对应关系 在工作中, 可根据库房情况 案卷数量等因素, 按照确定的档号进行排架 4. 关于实体分类中几个问题的处理 4.1 关于特殊载体档案 ( 简称特载档案 ) 高校特殊载体档案分为声像档案和实物档案 4.2 关于教学类档案类目的划分教学类档案是高校档案中数量最多的一部分 考虑到不同规模 类型学校的差异性, 为保持其有机联系和便于管理 利用, 在二级类目的设置上采用了二种分类方案, 供选择 但一个学校只能选一种, 并保持稳定 4.3 关于外事档案问题外事档案有其特殊形成规律, 而且内容涉及学校工作的各个方面, 其他九个一级类目都包含有涉外内容, 从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑, 将各种涉外文件材料集中起来, 单独设立了 外事 一级类目 其中, 考虑到国际合作与会议 外国留学生工作的档案数量较多, 价值和重要程度较高, 有其特殊性, 在二级类目中增设了 国际合作与会议 外国留学生工作 4.4 关于纳入管理的人事档案的分类编号按 1991 年 4 月 2 日中央组织部 国家档案局联合发布的组通字 [1991] 第 13 号文件, 即 关于印发 干部档案管理工作条例 的通知 办理, 本规范不另作规定 30

32 4.5 关于人物档案 教师业务档案和其他特殊类型的档案的列类问题由各高校根据上述原则 内容 方法自行决定 4.6 关于学生个人档案学生个人档案是各类学生在高校期间的个人人事档案, 其作为学校档案的保管期限不足 10 年, 因此有关学生个人档案的分类与编号方式由各高校参照人事档案分类自行确定, 本方案不作统一规定 4.7 关于各门类综合 11 内容的处理为便于档案归档 管理及利用, 减少重复劳动, 在 高等学校各门类档案材料归档范围和保管期限 中, 已将教学 科学研究 产品生产 基本建设 仪器设备 出版物 外事 财会等门类档案一级类目综合 11 的内容 ( 用下划线标识的部分 ) 归入相应职能部门作为管理类档案归档, 各高校也可根据实际情况自行决定 31

33 贵州省高等学校档案整理规范 为加强学校档案业务建设, 确保档案材料原始记录的真实 系统与完整, 促进学校档案管理工作规范化 制度化, 提高档案管理水平, 有效地保护和利用档案, 为学校和社会服务 根据 中华人民共和国档案法 归档文件整理规则 高等学校档案管理办法 及 高等学校档案工作规范 等法律 规定, 结合学校实际, 特制定本办法 1. 立卷归档原则 1.1 为确保文件材料的完整与系统, 学校建立文件材料部门立卷归档制度 各学院 ( 教学部 ) 各单位是文件材料的形成部门, 熟悉文件材料的来龙去脉, 了解文件的整个形成过程 重要程度和文件之间的有机联系 由文件材料行成部门立卷, 能使文件收集齐全完整, 保证案卷质量, 提高工作效率 上级下达的文 电材料, 综合性的由学校办公室归档, 专业性或具体业务性的由各承办部门归档 ; 学校党委 行政的发文, 由学校办公室立卷归档 ( 一般保存两份以上 ); 职能部门以学校名义的发文, 除学校办公室立卷归档外, 职能部门也应立卷归档 ; 各学院 ( 教学部 ) 各单位在职能活动中形成的文件材料, 均由各学院 ( 教学部 ) 各单位立卷归档; 学校党委 行政召开的代表大会 全委会由秘书组归档 ; 党委会 扩大会 办公会所形成的材料, 由学校办公室立卷归档 ; 职能部门以学校党委或行政名义召开的全校性专门会议 干部会议所形成的材料, 均由相关职能部门立卷归档 ; 两个以上单位共同办理的文件, 由主办单位立卷归档, 非主办单位只保存复制本 ; 学校各临时机构 撤销机构形成的材料, 应于机构撤销前做好整理工作, 移交学校档案馆保存, 任何人不得销毁或带入其他单位 ; 重要的群众来信来访材料, 由承办单位立卷归档 2. 立卷整理原则 2.1 文件整理是对归档文件进行装订 ( 以件为单位 ) 分类 排列 编号 编目 装盒, 使之有序化的过程 文件整理必须是立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕的 具有保存价

34 值的各种纸质文件材料 ; 正在处于公文运转或事件办理过程中的文件不能整理 2.3 文件整理严格遵循文件材料的形成规律, 按问题 时间 重要程度和文件材料的自然形成规律, 保持其有机联系, 适当照顾保存价值, 便于查找和利用的原则 以件为单位 ( 党群 行政 外事及其他门类综合性材料 ) 的整理 : 一般以每份文件为一件, 文件正本与定稿为一件, 正文与附件为一件, 原件与复制件为一件, 转发件与被转发件为一件, 报表 名册 图册等一册 ( 本 ) 为一件, 来文与复文可为一件 ; 以卷为单位 ( 教学 科研 产品生产 基本建设 仪器设备 财会 出版物 ) 的整理 : 按照保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则, 对文件材料的内容 价值 数量和载体形式进行系统整理组卷, 组成一卷或若干卷 2.4 文件组卷先将文件按其形成年度或针对的年度分开, 再将文件按其所反映的问题 事物分开, 最后将文件按规定的保管期限分开 分年度一般文件归入文件形成年度 ; 请示与批复, 归入批复年度 ; 规划 计划归入文件内容针对的第一个年度 ; 总结 报告归入文件内容针对的最后一个年度 ; 预决算 统计报表等, 归入文件落款日期所属年度 ; 会议文件归入会议闭幕的年度 ; 案件归入结案年度 ; 法规性文件归入公布和批准年度 ; 按常年处理的文件归入专门年度 ; 回顾 纪念性文件归入定稿或发表年度 ; 没有时间的文件归入考评 推断年度 ; 正文与定稿 历次修改入, 来文与复文, 请示与批复归入装订在前面的年度 ; 转发文件归入转发年度 ; 科研 基建 仪器设备项目分别归入鉴定 竣工 购进年度 ; 跨年的出版物归入出版年度 分问题 分类别学校在管理和重大活动中形成的专门文件, 按单一问题组合 ; 会议文件, 按会议的届次组全, 根据文件的数量, 可以一会一卷, 一会数卷或数会一卷 ; 非诉讼案件材料, 按立案问题或人头组合, 可以一案一卷或一按数卷 ; 工作计划 总结等文件, 按责任者或名称组合, 根据文件的数量, 可组成一卷或数卷 ; 统计 报表 名册等按名称组合 ; 科研 产品生产 基建 仪器设备的项目档案, 按课题 项目组合 分保管期限在整理归档文件材料时, 按相关类别的归档范围和保管期限表将文件材料按 长期 定期 ( 短期 ) 分开 ; 仅对本部门的工作有临时参考价值的文件材料, 留本 33

35 部门保存, 可不向档案馆 ( 室 ) 移交 3. 立卷整理要求 3.1 文件材料的排列 管理内容的档案按问题 时间或重要程度排列, 注意密不可分的材料排列顺序 : 批复在前, 请示在后 ; 正件在前, 附件在后 ; 印件在前, 定稿在后 ; 定稿在前, 历次重要讨论稿在后 ; 文字在前, 图表在后 ; 结论材料在前, 依据材料在后 同一年度的请示与批复 批示与报告 函与复函排列在一起 ; 不在同一年度的, 可分别归档, 但必须在备注栏用文字说明并予以参见 上级文件集中排列在本级文件之前, 下级文件集中排列在其后 ; 同一事由的文件按文件形成时间的先后顺序排列或按文件的重要程度排列 ; 不同事由的文件按不同事由形成时间的先后顺序排列 ; 会议文件 统计报表 刊物等成套性文件可集中排列 专题性 成套性档案 ( 含教学 科研 产品生产 基本建设 仪器设备类档案 ) 按阶段 项目 问题组卷, 并视文件材料数量的多少进行整理立卷 为今后便于查阅, 减少对档案的磨损, 文件材料放入档案盒厚度约占档案盒的三分之二左右 3.2 文件的著录归档文件材料须按照 DA/T 档案著录规则 标准, 在档案管理系统中对案卷进行文件级或案卷级著录 文件材料原有题名不随意更改和简化, 若原有题名无内容或无题名的, 要重新拟定并在前后加 [ ] 没有责任者 年 月 日的文件, 要考证清楚, 及时补上 会议记录要概括出主要内容 3.3 保管期限的界定 凡反映高校及各学院 ( 教学部 ) 各单位主要职能活动和基本历史面貌, 对学校 国家建设 历史研究有长远利用价值的, 列为保管 ; 凡反映高校及各学院 ( 教学部 ) 各单位一般工作活动, 在长期内对学校和社会有查考利用价值的, 列为长期保管 ; 凡在较短时期内对学校工作有查考利用价值的, 列为短期 ( 定期 ) 保管 ; 同一内容的文件可按 长期 短期 ( 定期 ) 先后排列 具体参见 贵州省高等学校各门类档案材料归档范围和保管期限 34

36 4. 案卷的装订 4.1 需装订的案卷凡有打印或书写内容的均应依次在页面外侧上角编写页号 ; 不装订的案卷, 应在卷内每份文件材料的右上方加盖有单位名称 年度 保管期限 件号的归档章, 并逐项填写 4.2 去掉卷内文件上的金属物, 托裱破损文件, 字迹模糊的应复制与原件放在一起 装订的案卷, 用三孔一线 ; 不装订的案卷, 应用标准细线或不锈钢订书针逐件装订 5. 文件材料质量要求 5.1 归档文件材料应为原件 5.2 归档文件材料格式 纸张要统一 5.3 归档文件材料应字迹清楚 图样清晰 签字手续完备 5.4 归档文件材料不得使用易褪色的书写材料 ( 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 ) 书写 绘制 5.5 归档文件材料中如有复印 打印文件及照片, 其字迹 线条和影像必须清晰 牢固 5.6 声像材料应附事由 时间 地点 人物 作者等内容的文字说明 6. 归档时间和手续 6.1 党政管理 ( 党群 行政 ) 外事 出版物 声像等门类档案: 各学院 ( 教学部 ) 各单位应在次年五月底前归档 6.2 教学类档案 : 形成教学类档案的部门教务处 学生工作部 招生与就业指导处 研究生院 继续教育学院 求是学院等应在次年 12 月底前归档 6.3 科研 产品生产 基本建设 仪器设备和专题性 成套性档案应在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档 6.4 档案部门接收档案必须履行手续, 填写移交清册, 一式二份, 写明案卷标题 卷内文件页数 案卷数量及移交时间, 交接双方要签名盖章 35

37 贵州省高等学校各门类档案材料归档范围和保管期限 一 党群 行政类档案归档范围和保管期限 ( 标注 号的部门还应 归相应的专门档案 ) 学校办公室 代码 :DQ101 1 上级有关高校工作的综合性文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 上级制发的关于学校机构设置 领导任免 人员编制 等文件材料 3 上级制发的非学校主管业务但要贯彻执行的文件材料 30 年 4 上级调研 检查 巡视学校工作形成的文件材料 5 上级有关保密工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 6 以党委或行政名义召开的工作会议材料 7 学校党委会 党委扩大会 校长办公会 专题会议 书记校长碰头会 党委中心组会议记录 纪要 决议及会议讨论的文件 8 学校与有关机关联系 协商工作的来往文件 9 学校发布的决定 办法 指示 批转 通报和通知 10 学校向上级的请示及其批复 ( 无批复的请示不存档 ) 11 学校各单位的请示及学校的批复 12 学校年度报表及综合统计 13 学校启用印章的文件及印模 14 校务委员会委员名单 会议记录 纪要 15 以学校党委 行政名义印发的各类规章制度 16 学校各类规划 计划 总结 大事记 报告 17 学校历史沿革 情况介绍 18 以学校党委 行政名义印发的简报 信息 动态等 30 年 36

38 19 校庆工作相关材料 或 30 年 20 学校对口支援工作相关文件 30 年 21 学校计划生育工作文件及领取独生子女名册 30 年 22 学校文件编号簿, 收 发文登记薄, 校印登记存根 30 年 23 重要的群众来信来访及处理材料 30 年 24 保密工作计划 报告 决定 重要通知 总结 统计 30 年 25 保密工作规章制度 30 年 26 涉密人员管理工作中形成的材料 30 年 27 涉密载体管理工作中形成的材料 30 年 28 保密要害部门 部位管理工作中形成的材料 30 年 29 涉密办公自动化及信息系统管理工作中形成的材料 30 年 30 失 ( 泄 ) 密案件 事件的侦察 调查 处分结论材料及上级的批复 30 年 31 保密工作中形成的其他材料 30 年 32 车辆工作的有关材料 30 年 33 学校办公室工作总结 计划 大事记 工作职责及规章制度 30 年 34 学校办公室牵头负责的全校性工作会议 座谈会发言稿及文件材料 30 年 35 学校办公室牵头负责的各类评估材料 36 学校办公室牵头负责的有关全校性工作的调查材料和经验总结 37 学校办公室牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 38 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 39 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件 或复印件 纪委 代码 :DQ102 1 上级纪委关于纪检工作的文件 37

39 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 纪委工作规章制度 工作职责 30 年 3 纪委工作计划 总结 大事记 报告 30 年 4 纪委会议记录 5 纪委工作调查材料及重要统计 6 党员处分 复查材料 7 群众来信来访及处理意见 30 年 8 以纪委牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 9 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 10 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 组织部 代码 :DQ103 1 上级关于组织工作的指示 决定 通知简报 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 上级关于学校机构设置 任免 人员编制等文件材料 3 上级及本校党委 总支 直属支部表彰党组织 党员的材料 名单 4 学校组织工作计划 总结 大事记 决定 报告 调查材料 5 学校对中层干部的考核 测评材料 6 学校组织机构设置 变动的报告及决定 批复 通知 7 学校各级人大代表 政协委员名单 ( 册 ) 及审批材料 8 组织工作规章制度 工作职责 9 落实政策的有关材料 10 副科级以上干部任免 调动和离休报告 决定 批复 通知等 ( 包括上级批准的, 要附任免呈报表 ) 38

40 11 副处级以上干部名册 12 分党委 ( 党总支 ) 改选报告 审批材料 13 分党委 总支直属支部工作计划 总结 重要报告 经验介绍 调查材料 会议记录和统计表 30 年 14 分党委 总支 直属支部建党工作及有关材料 30 年 15 分党委 总支 直属支部人员奖励及有关材料 30 年 16 分党委 ( 党总支 ) 委员名册 17 党员名册 18 关于吸收新党员 预备党员转正或取消资格 党员退党的文件材料 19 发展新党员 预备党员转正的名册 20 本校党代会材料 (1) 大会计划 通知 工作报告 议程 决议 总结 记录 发言稿 领导讲话稿 照片 录音 大会主席团 秘书长和代表 列席代表名单 ; 候 选人登记表和情况介绍 ; 大会选举办法 选举结果的上级批复等 (2) 提案及办理情况 ; 会议情况 反映记录 小组会议记录等 30 年 (3) 参考文件 ; 工作人员名单 ; 工作证 ; 代表证 列席证及选票式样 30 年 21 各级党代表名单 材料 30 年 22 教职工退职 离职和出国的有关材料 23 干部述职 考核及干部挂职 外派文件材料 30 年 24 党校工作形成的重要材料 30 年 25 领导班子民主生活会记录材料及民主评议党员材料 30 年 26 党群系统重要统计材料 党内年度报表 27 以组织部牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 28 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 29 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件 39

41 或复印件 宣传部 代码 :DQ104 1 上级关于宣传工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校宣传工作计划 总结 大事记 通知 决定 报告 3 宣传思想工作规章制度 工作职责 4 教职工政治思想工作动态及调查材料 30 年 5 理论学习的决定 通知 计划 总结 30 年 6 反映学校重大活动的剪报 图表及照片 ( 含相关说明 ) 7 精神文明建设 校园文化建设的材料 8 宣传部编印的各种材料 30 年 9 学校广播站 校报记者团相关材料 30 年 10 以宣传部牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 11 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 12 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 注 : 除上述类目外, 还应按 出版物类档案归档范围和保管期限 归相应的出版物类档案, 按 声像类档案归档范围和保管期限 归相应的声像类档案 统战部 代码 :DQ105 1 上级关于统战工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校统战工作计划 总结 大事记 决定 报告 通告 40

42 3 学校各级人大代表 政协委员名单 ( 册 ) 及审批材料 4 统战工作规章制度 工作职责 5 统战工作情况调查 典型材料 统计报表 6 台 港 澳和侨务工作材料 30 年 7 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 8 统战工作重要会议记录 9 以统战部牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 10 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 11 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 校工会 代码 :DQ106 1 上级有关工会工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校教职工代表大会的有关文件 ( 通知 名单 报告 决议 选举结果 领导讲话 大会发言等文件 ) 3 学校大型文体活动相关材料 30 年 4 工会工作计划 总结 大事记 报告 决定 重要通知及统计 5 校务公开文件材料 或 30 年 6 工会工作规章制度 工作职责 7 表彰工会先进集体个人的材料 名单 8 处分会员的有关材料 30 年 9 工会委员会会议记录 纪要 10 基层工会干部名册 11 会员名册 12 妇女工作材料 30 年 13 家属工作材料 30 年 41

43 14 教职工代表大会相关文件材料 30 年 15 以校工会牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 16 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 17 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 校团委 代码 :DQ107 1 上级关于共青团的工作文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 本校团代会文件 ( 通知 名单 工作报告 决议 选举结果 领导讲话 大会发言和大会通过的文件等 ) 3 本校学代会文件 ( 通知 名单 工作报告 决议 选举结果 领导讲话 大会发言等文件 ) 4 本校学生组织参与的各种学会 社团的有关材料 30 年 5 团委工作计划 总结 大事记 报告 6 团委工作规章制度 工作职责 7 团委工作典型调查材料 优秀团员的材料 8 表彰和奖励先进团支部 优秀团员的材料 9 处分团员的材料及复查材料 10 批准入团 离团材料及名单 11 团干部名单 12 团员名册 13 团委会议记录 14 学生会文件 材料 30 年 15 各分团委的有关材料 30 年 16 研究生会的有关材料 30 年 17 社团活动 社会实践有关材料 30 年 42

44 18 学生科技创新活动形成的材料 30 年 19 参加各级 各类竞赛形成的材料 30 年 20 共青团快讯 30 年 21 以团委牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 22 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 23 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 学生工作部 代码 :DQ108 序号 类 目 名 称 保留期限 1 上级有关学生思想政治 军训 勤工助学 学生资助工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校有关学生思想政治工作的决定 通知 条例 3 学校军训工作相关材料 30 年 4 学校有关学生资助管理工作的相关文件 30 年 5 学生工作部工作计划 总结 大事记及报告 6 学工部规章制度 工作职责 7 学生思想政治工作典型材料的统计 30 年 8 关于学生思想政治工作队伍的选拔 管理文件 30 年 9 各学院 教学部学生思想政治工作人员名单 30 年 10 普法教育 两课教育相关材料 30 年 11 复员 转业 退伍军人 军烈属名册的登记表 ( 卡 ) 12 获资助学生材料 ( 获奖学生申请表 贫困认定申请表等 ) 贫困生名册 30 年 13 贷款学生申请材料及贷款合同等资料 14 以学生工作部牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 43

45 15 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 16 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件注 : 除上述类目外, 还应按 教学类档案归档范围和保管期限 归相应的教学类档案 机关党委 代码 :DQ109 序号 类 目 名 称 保留期限 1 机关党委工作计划 总结 重要报告 经验介绍 调查材料 会议记录和统计表 2 机关党委规章制度 工作职责 3 机关党委党建工作有关材料 30 年 4 以机关党委牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 5 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 6 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件 或复印件 离退休工作处 代码 :DQ110 序号 类 目 名 称 保留期限 1 上级关于离退休工作 关心下一代工作方面的文件材料 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 离退休工作计划 总结 报告 大事记 3 离退休处规章制度 工作职责 4 开展各类活动形成的文件材料 30 年 5 以离退休工作处牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 6 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 44

46 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 7 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件 或复印件 发展规划处 代码 :XZ210 1 上级下达有关的文件材料 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校规划 章程 实施计划 规章制度 会议记录 调研报告 简报 总结 3 发展规划处年度工作计划 总结 大事记 报告 4 发展规划处规章制度 工作职责 5 学校教育事业规划 计划及上级批复 6 以发展规划处牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 7 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 8 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 教务处 代码 :XZ212 1 上级下达的有关教学工作的文件材料 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 教学改革 培养目标 培养规格 学制等方面 的指示 规定 办法 3 教学规划 实施计划 有关教学的规章制度 会议记录 调研报告 简报 总结 4 教学检查 评估和各级优秀教学质量评奖材料 30 年 45

47 5 师资培养 管理工作计划 规定 30 年 6 教研室 研究室正副主任名册 7 委培 代培 自费生计划 合同及名单 30 年 8 非学历教育的培训班 进修班材料 30 年 9 各类统计报表 10 学校教学仪器设备管理的规章制度 30 年 11 本部门规章制度 工作职责 30 年 12 各类过级考试学生通过名册 13 以教务处牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 14 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 15 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 注 : 除上述类目外, 还应按 教学类档案归档范围和保管期限 归 相应的教学类档案, 按 设备类档案归档范围和保管期限 归 相应的设备类档案 人事处 代码 :XZ213 1 上级机关有关人事工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校绩效工作方案 分配原则 分配方案等绩效工作方面 的有关材料 3 人事工作计划 总结报告 大事记 调查材料 会议记录 4 关于机构 编制规划 计划报告及上级批复 5 关于校内机构设置 变化的文件材料 6 人事处权限内的干部任免文件及名册 7 师资培养 队伍建设 管理工作计划 规定 总结 8 教师工作量的规定及执行情况 30 年 46

48 9 教师业务考核材料 30 年 10 教师进修计划 安排 总结 30 年 11 表彰和奖励先进集体 先进教职工的材料 12 处分教职工的材料和复查 撤消处分的材料 30 年 13 教职工动态月报 30 年 14 本部门规章制度 工作职责 30 年 15 人事统计报表 16 教职工名册 ( 分名单的总册 分类名册 ) 登记表 17 教研室 研究室正副主任名册 30 年 18 教职工评聘任专业职称及上级批复 ( 按类立卷 要求附审批表 ) 19 教职工工资材料 名册 20 教职工转正定级材料 21 教职工校内调动材料 22 教职工的录用 调入 调出的有关材料 ( 包括转移行政 工资关系介绍信及商调函 ) 23 教职工聘用合同 聘期考核等有关材料 24 教职工援外和支援边远地区材料 25 教职工退职 离职和出国的有关材料 26 教职工离休 退休有关荣誉证书授予工作材料 27 教职工退休后重新工作的材料 30 年 28 教职工福利工作 30 年 29 使用临时工合同 协议等有关材料 30 年 30 人民来信来访及处理材料 31 以人事处牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 32 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 33 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 47

49 科学技术处 代码 :XZ214 1 上级有关科研工作方面的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 科研工作计划 总结 大事记 报告 3 科技处规章制度 工作职责 4 科研行政管理文件材料 5 科研计划管理文件材料 6 科研成果管理文件材料 7 科研经费管理文件材料 8 申报科学基金及有关批复 9 学会工作 ( 学术活动 ) 材料 30 年 10 以科学技术处牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 11 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 12 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 注 : 除上述类目外, 还应按 科研类档案归档范围和保管期限 归相应的科研类档案 社会科学处 代码 :XZ215 1 上级有关科研工作方面的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 社科工作总结 计划 大事记 报告 3 社科处规章制度 工作职责 4 科研行政管理文件材料 5 科研计划管理文件材料 48

50 6 科研成果管理文件材料 7 科研经费管理文件材料 8 申报科学基金及有关批复 9 学会工作 ( 学术活动 ) 材料 30 年 10 以社会科学处牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 11 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 12 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 注 : 除上述类目外, 还应按 科研类档案归档范围和保管期限 归相应的科研类档案 研究生院 代码 :XZ216 1 上级有关招生 学位等工作的文件材料 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 上级关于学科建设方面的文件 简报 30 年 3 学校学位评定条例 办法及计划 总结 30 年 4 学校招生 委培 代培计划 宣传 总结 规定 合同 5 学位委员会会议记录 决定 6 学校重点学科相关文件材料 或 30 年 7 教学检查 评估和各级优秀教学质量评奖材料 30 年 8 师资培养 管理工作计划 规定 30 年 9 委培 代培 自费生计划 合同及名单 10 非学历教育的培训班 进修班材料 30 年 11 各类统计报表 12 指导教师名册 13 研究生院工作计划 总结 大事记 报告 14 研究生院规章制度 工作职责 49

51 15 研究生教学规划 实施计划 有关教学的规章制度 会议记录 调研报告 简报 总结 16 以研究生院牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 17 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 18 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件注 : 除上述类目外, 还应按 教学类档案归档范围和保管期限 归相应的教学类档案 招生与就业指导处 代码 :XZ217 1 上级有关招生 就业的文件材料 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校招生 就业宣传 工作计划 总结 大事记 简报 3 招就处规章制度 工作职责 4 招生计划 规定 生源计划 30 年 5 新生录取相关材料 6 毕业生供需统计 计划 合同 30 年 7 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 30 年 8 以招就处牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 9 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 10 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 注 : 除上述类目外, 还应按 教学类档案归档范围和保管期限 归相应的教学类档案 50

52 计划财务处 代码 :XZ218 1 上级有关财务会计工作的文件材料 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校财务管理规定 计划 总结 请示 批复等文件 30 年 3 学校基金管理工作文件 30 年 4 计财处工作计划 总结 大事记 报告 5 计财处规章制度 工作职责 6 有关财务管理方面的其他相关文件材料 30 年 7 会计移交清册 8 财会档案移交保管清册 9 财会档案销毁清册 10 助学金 奖学金 助学贷款规定 办法 细则 银行合作协议 合同等文件材料 30 年 11 以计划财务处牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 12 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 13 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 注 : 除上述类目外, 还应按 会计类档案归档范围和保管期限 归相应的会计类档案 审计处 代码 :XZ219 1 上级有关监察 审计工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校财务收支 收费审计材料 或 30 年 3 工程结算审价审核 30 年 51

53 4 工程财务决算审计等材料 5 审计工作计划 总结 大事记 调查报告 6 审计处规章制度 工作职责 30 年 7 审计工作统计年报及重要报表 8 处级以上干部离任经济责任审计材料 30 年 9 审计报告 10 以审计处牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 11 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 12 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 国有资产管理处 代码 :XZ220 1 上级有关仪器 设备的政策 业务管理工作文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校仪器 设备管理的规章制度 30 年 3 学校国有资产的入库登记单据 资产清查清册及移交手续 调拨报废报损的报告和批复 4 学校仪器 设备购置计划 报告及经费分配方案 30 年 5 学校有关仪器 设备业务工作的综合性统计材料 6 设备工作计划 报告 总结 调查材料 30 年 7 国资处规章制度 工作职责 8 国资处工作计划 总结 大事记 报告 调查材料 9 以国有资产管理处牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 10 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 11 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件 52

54 或复印件 注 : 除上述类目外, 还应按 设备类档案归档范围和保管期限 归相应的设备类档案 后勤管理处 代码 :XZ221 1 上级有关后勤工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 基建工作规章制度 计划 总结 简报 30 年 3 基建工作总体规划 4 基建工作年度统计报表 5 基建工程财务预算 决算 6 全校性总体规划 设计总平面图 7 水 电 气管道分布图 8 地质勘测 地形测量材料 9 后勤管理工作计划 报告 大事记 调查材料 10 后勤管理规章制度 工作职责 11 房屋管理 调配使用 转移等的规定 总结 30 年 12 防震 防汛 三废治理工作的文件材料 30 年 13 爱国卫生 公费医疗 保健工作计划 总结 规定 通知等 30 年 14 师生员工健康状况调查材料及统计表 15 以后勤管理处牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 16 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 17 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 注 : 除上述类目外, 还应按 基建类档案归档范围和保管期限 归相应的基建类档案 53

55 外事处 代码 :XZ222 1 上级对外事工作的文件材料 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 外事工作规章制度 计划 总结 大事记 简报等 3 外事工作统计报表等 4 外事工作材料 30 年 5 外事工作会议材料 30 年 6 外事处规章制度 工作职责 30 年 7 以外事处牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 8 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 9 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 注 : 除上述类目外, 还应按 外事类档案归档范围和保管期限 归相应的外事类档案 保卫处 代码 :XZ223 1 上级有关安全保卫 综合治理工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校公安保卫 综合治理工作方面的规章制度 3 学校公安保卫 综合治理工作计划 总结 报告 大事记 各类责任书 调查材料 统计报表 4 学校师生员工案件的侦察 调查 处分结论及上级的批复 判决书 5 学校师生员工案件的平反 复查处理结论及上级的批复 6 保卫处规章制度 工作职责 54

56 7 要害部门的安全保卫 综合治理及消防工作材料 30 年 8 保卫 综合治理工作简报 30 年 9 以保卫处牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 10 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 11 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 校友会 代码 :XZ224 1 上级有关校友工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 校友工作的规章制度 3 校友工作计划 报告 总结 刊物 4 知名校友名录 5 各地校友会设立与工作情况汇总材料 30 年 6 校友管理工作中形成其它材料 30 年 档案馆 代码 :XZ225 1 上级有关档案工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校档案工作计划 报告 总结 大事记 3 学校档案管理规章制度 工作职责 4 学校档案概况 发展规划 藏品目录 统计及统计年报 5 校史研究相关材料及成果工作材料 或 30 年 6 新闻媒体 报刊杂志关于学校的相关报道 55

57 7 档案部门与校外交流的有关材料 30 年 8 档案馆指南 全宗介绍 9 以档案馆牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 10 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 11 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 分析测试中心 代码 :JF447 1 上级相关文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 分析测试中心工作计划 总结 大事记 报告 3 分析测试中心规章制度 工作职责 4 实验室建设的文件材料 30 年 5 实验室论证 评估 申报 审批材料 6 实验室建设计划 简报 总结材料 30 年 7 实验室建设统计报表 8 以分析测试中心牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 9 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 10 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 贵州省山地环境信息系统与生态环境保护重点实验室代码 :JF448 序号类目名称保管期限 1 上级相关文件 56

58 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 山地实验室工作计划 总结 大事记 报告 3 山地实验室规章制度 工作职责 4 以山地实验室牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 5 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 6 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 图书馆 代码 :JF449 1 上级相关图书工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校图书工作计划 报告 总结 大事记 3 图书馆规章制度 工作职责 4 图书 发展规划 藏品目录 统计及统计年报 5 图书馆与校外交流的有关材料 30 年 6 以图书馆牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 7 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 8 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 网络与信息中心代码 :JF450 序号类目名称保管期限 1 上级关于网络信息工作方面的文件 57

59 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 网络中心工作计划 总结 大事记 报告 3 网络中心规章制度 工作职责 4 以网络中心牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 5 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 6 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 注 : 除上述类目外, 还应按 设备类档案归档范围和保管期限 归相应的设备类档案 学报编辑部 代码 :JF453 1 上级有关编辑出版工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 上级召开的编辑出版工作会议文件 30 年 3 学校编辑工作规划 计划 报告 总结 大事记 简报和重要会议记录 4 学校编辑出版工作规章制度 工作职责 统计报表 5 编辑出版部门管理形成的文件材料 30 年 6 获奖或受查处情况的文件材料 30 年 7 有参考价值的读者来信 重要评论 30 年 8 再版修改意见 30 年 9 以学报编辑部牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 10 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 11 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件 58

60 或复印件注 : 除上述类目外, 还应按 出版物类档案归档范围和保管期限 归相应的出版物类档案 后勤服务集团 代码 :JF456 1 上级有关后勤工作的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 后勤服务集团规章制度 工作职责 3 后勤服务集团工作计划 报告 大事记 调查材料 4 房屋管理 调配使用 转移等的规定 总结 30 年 5 车辆管理工作的有关材料 30 年 6 伙食工作的有关材料 30 年 7 校园绿化工作的有关材料 30 年 8 以后勤服务集团牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 9 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 10 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 校医院 代码 :JF457 1 上级有关医疗卫生方面的文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 校医院工作计划 总结 大事记 报告 3 校医院规章制度 工作职责 4 爱国卫生 公费医疗 保健工作计划 总结 规定 通知等 30 年 59

61 5 师生员工健康状况调查材料及统计表 6 以校医院牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 7 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 8 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 科技与产业发展中心 代码 :JF458 1 上级相关产业工作文件材料 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 科技与产业发展中心工作计划 总结 大事记 报告 3 科技与产业发展中心规章制度 工作职责 4 科技与产业发展中心工作中形成的有查考价值的文件材料 或 30 年 5 以科技与产业发展中心牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 6 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 7 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 项目办公室 代码 :JF459 1 上级有关文件材料 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 项目办工作计划 总结 大事记 报告 60

62 3 项目办规章制度 工作职责 4 项目办工作中形成的有查考价值的文件材料 或 30 年 5 以项目办公室牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 6 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 7 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 中国南方喀斯特研究院 代码 :JF460 1 上级有关文件材料 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 研究院年度工作计划 报告 总结 大事记 3 研究院规章制度 工作职责 4 研究院教学 科研 学科建设发展规划 总结 5 研究院会议记录 纪要 简报 30 年 6 研究院与国内 国际单位协作的材料 30 年 7 研究院开展各种学术活动的文件材料 30 年 8 研究院统计年报及重要资料及图片 30 年 9 以研究院牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 10 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 11 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 注 : 以下由研究院保存 1 课堂教学材料 课程进度表 10 年 2 教师任课安排 教案 30 年 3 优秀实习报告 10 年 61

63 4 教学检查 调查材料及总结 10 年 5 教师工作量核算 登记材料 10 年 继续教育学院 代码 :XY343 1 上级有关招生 学位 成人教育 自学考试方面的文件材料 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 继续教育工作计划 总结 大事记 报告 3 学院规章制度 工作职责 4 学位评定条例 办法及计划 总结 5 学位委员会会议记录 决定 6 教学规划 实施计划 有关教学的规章制度 会议记录 调研报告 简报 总结 7 教学检查 评估和各级优秀教学质量评奖材料 30 年 8 非学历教育的培训班 进修班材料 30 年 9 学院会议记录 纪要 简报 30 年 10 各种统计年报及重要资料及图片 30 年 11 以继续教育学院牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 12 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 13 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 注 : 除上述类目外, 还应按 教学类档案归档范围和保管期限 归相应的教学类档案 大学科技园代码 :JF464 序号类目名称保管期限 1 上级有关产品生产的文件材料 (1) 有针对性的 重要的 62

64 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学校产品生产制定的各种规定 条例 办法 制度及手册 图表 3 学校有关产品生产的请示 报告 批复 批示 4 产品生产管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料 30 年 5 产品生产年度工作计划 总结 统计报表 6 科技园工作计划 总结 大事记 报告 30 年 7 科技园规章制度 工作职责 30 年 8 以大学科技园牵头承办的重大活动 重要会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 9 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 10 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件或复印件 注 : 除上述类目外, 还应按 产品生产档案归档范围和保管期限 归相应的产品生产类档案 社科研究基地 ( 文学. 教育与文化传播中心 ) 代码 :JF452 1 上级相关文件 (1) 有针对性的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 社科研究基地工作计划 总结 大事记 报告 3 社科研究基地规章制度 工作职责 4 社科研究基地工作中形成的有查考价值的文件材料 或 30 年 5 以社科研究基地牵头承办的重大活动 重要会议形成的 会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 6 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 7 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件 63

65 或复印件 白云校区管理办公室 代码 :XZ211 序号 类 目 名 称 保留期限 1 白云校区管理办公室年度工作计划 总结 大事记 报告 2 白云校区管理办公室规章制度 工作职责 3 白云校区管理办公室工作活动形成的具有查考价值的文件材料 30 年 4 以白云校区管理办公室牵头承办的重大活动 重要会议 形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 5 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 6 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件 或复印件 学院 教学部 ( 各个学院 教学部的代码参照 贵州师范大学各部门档 案工作管理网络 文件 ) 1 上级或学校下发的文件 (1) 针对本院的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 学院 ( 教学部 ) 党政联席会会议记录 3 学院 ( 教学部 ) 年度工作规划 学科建设发展规划 重点专业 系列 ( 重点, 一般 ) 课程建设规划 4 学院 ( 教学部 ) 教学 科研 总结 5 学院 ( 教学部 ) 教学工作评估资料, 领导及专家听课记录 30 年 6 教学检查 调查材料及总结 30 年 7 学院 ( 教学部 ) 聘期考核结果 工作方案 课酬 绩效分配等相关材料 8 学院 ( 教学部 ) 的分党委 ( 党总支 ) 工作计划 总结 重要报告 经验介绍 调查材料 会议记录和统计表 30 年 64

66 9 学院 ( 教学部 ) 的分党委 ( 党总支 ) 党建工作及有关材料 30 年 10 学院 ( 教学部 ) 教学改革 培养目标 培养规格 学制等方面的请示 报告 批复 决定 决议 规定 办法 或 30 年 11 学院 ( 教学部 ) 年度工作计划 报告 总结 大事记 30 年 12 学院 ( 教学部 ) 规章制度 工作职责 30 年 13 学院 ( 教学部 ) 团总支活动材料 30 年 14 学院 ( 教学部 ) 纪要 简报 30 年 15 学院 ( 教学部 ) 国内外协作的材料 30 年 16 学院 ( 教学部 ) 开展各种学术活动的通知 讲话稿 会议议程等材料 30 年 17 以学院 ( 教学部 ) 牵头承办的重大活动 重要会议形成 的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 18 本部门开展各类活动 会议形成的会议记录 纪要 讲话稿等文件材料 ( 包括声像材料 ) 19 本部门集体或个人获省部级以上各类奖项证书原件 或复印件 注 : 以下内容由学院 教学部保存 1 本科生毕业论文及评审意见 10 年 2 课堂教学材料 课程进度表 10 年 3 教师任课安排 教案 成绩登记表 试卷及其分析材料 10 年 4 优秀实习报告 10 年 5 教师工作量核算 登记材料 10 年 6 教育教学评估工作要求的其它材料 10 年 二 教学类档案归档范围和保管期限表 JXl2 学科 专业与实验室建设 1 上级有关学科 专业设置及实验室建设的文件材料 (1) 针对本校的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 65

67 2 学科 专业 实验室论证 评估 申报 审批材料 3 重点学科 专业 实验室建设材料 4 学科 专业 实验室建设计划 简报 总结材料 30 年 5 学科 专业 实验室建设统计报表 JXl3 招生 1 上级有关招生工作的文件材料 (1) 针对本校的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 招生计划 规定 生源计划 3 自主招生过程中形成的材料 4 新生录取材料及新生名单 5 录取三联单 6 招生简章 7 委培 代培 自费生计划 合同及名单 8 招生宣传 招生工作总结 30 年 9 研究生入学试题 10 年 10 学生指导教师名册 30 年 JXl4 学籍管理 1 新生入学登记表 2 学生学籍卡片 3 学生成绩总册 4 在校学生名册 5 研究生个人学籍档案 6 学生学籍变更材料 7 学生奖励材料 ( 奖学金 优秀学生 先进班级材料或获奖情况统计表 ) 30 年 8 处分决定 本人检查 旁证材料 撤销处分的意见 申请 证明等学生处分材料 30 年 9 四 六级英语考试学生成绩册 30 年 66

68 JXl5 课堂教学与实践教学 1 各专业教学计划 教学大纲 2 课程建设要求及安排 校历 课表 30 年 3 各院 ( 系 ) 科 专业课程试题库 30 年 4 典型教案 重要备课记录 30 年 5 教学实习 生产实习计划 总结及有关材料 10 年 6 社会调查 社会实践计划 总结及有关材料 10 年 7 教学成果获奖材料 优秀教学质量评奖材料 30 年 8 重点学科 特色学科 精品课程建设材料 30 年 9 国培计划相关材料 JXl6 学位 1 上级有关学位工作文件材料 (1) 针对本校的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 本校学位评定条例 办法及计划 总结 3 学位委员会会议记录 决定 4 学位委员会授予各层次学位清册 毕业生各类学位 学历证书电子注册备案名册 5 研究生经费方案 6 研究生培养方案 7 本科生优秀学士学位论文 8 博士 硕士研究生学位论文及评审和学位授予材料 9 博士后进站 出站相关材料 JXl7 毕业生 1 上级有关毕业分配的文件材料 (1) 针对本校的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 毕业生工作计划 简报 总结 30 年 67

69 3 毕业生供需统计 计划相关材料 30 年 4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 5 毕业证 派遣证存根领取签收册 6 毕业生就业方案 7 毕业生登记表 8 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 30 年 9 毕业生就业统计汇总材料 30 年 JXl8 教材 1 自编 主编教材 30 年 2 各院 ( 系 ) 各专业使用教材目录 30 年 3 自编 主编教学指导书 实习指导书和习题集 30 年 4 其他有保存价值的自编参考资料 10 年 附录 : 基层单位保存教学类档案 1 本科生毕业论文及评审意见 10 年以下 2 课堂教学材料 课程进度表 10 年以下 3 教师任课安排 教案 成绩登记表 试卷及其分析材料 10 年以下 4 优秀实习报告 10 年以下 5 本专业教学检查 调查材料及总结 10 年以下 6 教师工作量核算 登记材料 10 年以下 7 教育教学评估工作要求的其它材料 10 年以下 三 科学研究类档案归档范围和保管期限表 KY12 1 科研准备阶段 1 开题报告与课题调研论证材料 2 任务书 合同 协议书 3 课题研究计划 设计 30 年 4 计划执行情况 计划调整或撤销报告 10 年 5 课题投资和预决算材料 10 年 68

70 KY12 2 研究试验阶段 1 实验 测试 观测 调查 考察的各种原始记录 ( 含关键配方 工艺流程及综合分析材料 ) 2 数据处理材料, 包括计算机处理材料 ( 如程序设计说明 框图 计算结果 ) 3 设计的文字说明和图纸 ( 底图 蓝图 机械设计图 电子线路图等 ) 4 研究工作阶段小结 年度报告 30 年 5 配套的照片 底片 录音带 录相带 幻灯片 影片拷贝等 6 样品 标本等实物或目录 KY12 3 总结鉴定阶段 1 研究报告 研制报告 2 论文专著 3 工艺技术报告 4 技术诀窍报告 5 专家评审意见 6 鉴定会材料 ( 鉴定代表名单 会议记录, 鉴定意见 ) 7 鉴定证书 8 推广应用意见 9 课题工作总结 10 其它方式的结题报告和审批材料 KY12 4 申报奖励阶段 1 科研成果登记表 2 科研成果报告表 3 科研成果奖励申报与审批材料 4 科研成果获奖材料 ( 奖状 奖章 证书 ) 5 专利申请书 证书及相关材料 69

71 KY12 5 推广应用阶段 1 转让合同 协议书 2 生产定型鉴定材料 3 成果被引用或投产后反馈意见 10 年 4 推广应用方案及实施情况 30 年 5 扩大试生产的设计文件 工艺文件 30 年 6 成果宣传报导材料 10 年 7 对外学术交流材料 30 年 四 产品生产类档案归档范围和保管期限表 CP12 1 销售管理 1 产品用户清册 30 年 2 产品销售合同 协议书 重要洽谈会议记录 30 年 3 用户反馈的产品技术文件材料 30 年 4 产品说明书 宣传品 广告样张 10 年 5 产品用户交验协议 10 年 CP12 2 产品计划准备阶段材料 1 产品生产任务书 调查材料 方案论证材料 技术协议与委托书等 30 年 CP12 3 产品生产设计 ( 研制 ) 阶段材料 1 总体方案设计材料 30 年 2 全套设计定型图纸 30 年 3 技术设计说明书 计算手稿 实验数据和实验记录及分析报告 30 年 4 通用件 标准件 外购件 外协件明细表 图样目录 30 年 5 阶段性技术总结 产品设计工作总结, 设计定型报告及批复 30 年 6 产品说明书 技术条件 标准 产品证明书 质量说明书等 30 年 70

72 CP12 4 产品生产试制与鉴定阶段材料 1 试验大纲 试验记录及试验工作总结 30 年 2 鉴定大纲 产品鉴定证书 产品证明书 产品合格证 30 年 3 试验规程和记录 样机底片 照片等 30 年 4 获奖材料 专利材料 30 年 5 论文 专著 30 年 CP12 5 产品生产阶段材料 1 生产任务书及上级有关指示文件 生产方案计划 30 年 2 全套工艺定型图纸 技术条件说明书 30 年 3 工艺说明书 工艺规程 工艺路线 工艺实验记录 分析和鉴定材料等全部工艺文件材料 30 年 4 材料定额和代用单, 工时定额 10 年 5 生产定型报告及批复 30 年 6 重大质量事故分析, 重要联席会议纪要 30 年 7 各种更改单及技术通知单 30 年 8 生产工作总结报告 技术工作总结报告 30 年 五 基本建设类档案归档范围和保管期限表 JJ12 工程准备阶段 1 建设用地 征地 拆迁文件 2 立项阶段文件 3 勘察 测绘 设计文件 4 招投标文件 长期 5 开工审批文件 6 财务材料 短期 7 建设 施工 监理机构及负责人 长期 71

73 JJ13 监理 1 监理规划 长期 2 进度 质量 造价控制 长期 3 分包资质 长期 4 合同与其他事项管理 5 监理工作总结 长期 JJ14 施工 1 土建 ( 建筑与结构 ) 工程 1 施工技术准备文件 长期 2 施工现场准备资料 长期 3 地基处理记录 4 工程图纸变更记录 5 施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告 长期 6 施工试验记录 长期 7 隐蔽工程检查记录 长期 9 工程质量 安全事故处理记录 10 工程质量检验记录 2 电气 给排水 消防 采暖 通风 空调 燃气 建筑智能化 电梯工程 1 一般施工记录 长期 2 图纸变更记录 3 设备 产品质量检查 安装记录 长期 4 预检记录 短期 5 隐藏工程检查记录 长期 6 施工试验记录 长期 7 质量事故处理记录 8 工程质量验收记录 3 室外工程 1 室外安装施工文件 长期 2 室外建筑环境施工文件 长期 72

74 JJ15 竣工验收 1 综合竣工图 1 综合图 2 室外专业图 2 专业竣工图 3 竣工验收文件 1 工程竣工总结 2 竣工验收记录 3 财务文件 4 声像 微缩 电子档案 JJ16 其他 ( 单项工程及设备 ) 1 空调工程竣工验收资料 2 电梯工程竣工验收资料 3 装饰 ( 装修 ) 工程竣工验收资料 4 环境工程竣工验收资料 5 总平面道路 管网工程竣工验收资料 6 边坡挡墙工程竣工验收资料 7 用电供配电工程竣工验收资料 8 燃气工程竣工验收资料 9 供水工程竣工验收资料 JJ17 项目部 1 管理体系文件 2 计划合同资料 3 工程技术资料 4 安全 环保资料 5 管理过程资料 73

75 JJ18 跟踪审计 1 综合资料 2 报告成果资料 3 过程成果资料 4 过程留存资料 JJ19 生产技术准备 试生产 1 技术准备计划 短期 2 试生产管理 技术责任制 长期 3 试车方案 产品技术参数 性能 图纸 短期 4 安全操作规程 事故分析报告 长期 5 技术培训材料 短期 6 工业卫生 劳动保护材料 长期 六 仪器设备类档案归档范围和保管期限表 SB12 仪器设备项目 1 申购报告 计划 论证报告 ( 论证会文件 记录等 ) 30 年 2 上级或主管领导批复和准购批示 30 年 3 设备仪器委托招标合同 招标文件 投标文件 评标记录和中标通知单 10 年 4 定购合同 合同附件 ( 国产设备归档原件, 进口设备归档原件或复印件 ) 及技术协议 补充协议和会谈纪要 记录等 5 进口设备代理协议及进口过程中有关的技术商务文件 30 年 6 开箱记录及装箱单 30 年 7 合格证及其它质量证明文件 与设备共存 8 安装 调试记录和双方签字移交文件 保修单 30 年 9 验收报告及文件材料 30 年 10 特种设备的使用许可及年度检定合格证 与设备共存 11 索赔来往函件及结果文件 30 年 74

76 12 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存 13 非标设备 ( 含自制设备 ) 的专家鉴定意见 14 使用 检修 故障事故记录 ( 设备履历书 ) 与设备共存 15 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存 16 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存 七 出版物类档案归档范围和保管期限表 CB12-14 出版物项目 (CB12 报纸 CB13 刊物 CB14 书稿 ) 1 编辑出版合同 协议书 长期 2 出版请示和批复 长期 3 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 长期 4 封面设计图样 重要人物的题词手迹等材料 短期 5 出版通知单 书刊 音像出版物清样样品 6 出版发行记录, 发稿后的变动情况, 稿酬 版税通知单 短期 7 校报报纸 8 校报清样 长期 9 学报自然科学版 ( 含增刊 ) 10 学报社会科学版 ( 含增刊 ) 11 合订本 12 出版书刊 13 原稿 ( 含照片 手迹原件 ) 或复制件 ( 退还作者后应有原稿签收单 ) 八 外事类档案归档范围和保管期限表 WS12 出国 ( 境 ) 1 上级对出国 ( 境 ) 人员的有关文件材料 (1) 针对本校的 重要的 (2) 有指导与参照性的 30 年 2 国际学术会议论文 30 年 75

77 3 投寄国外的学术论文 30 年 4 出国 ( 境 ) 人员考察 访问材料 30 年 5 出国 ( 境 ) 讲学 研究人员有关材料 30 年 6 出国 ( 境 ) 进修 留学取得学位及研究成果论文和各类证书 ( 影印件 ) 7 国际比赛 竞赛 30 年 WS13 来校 1 上级邀请 聘请外籍人士的计划 批复和来往函件 2 外国党政官员 各界人士来校参观访问的文件材料 3 外籍教师 专家 学者及友好人士来校讲学的讲稿 教材等材料 4 来校进修 短期培训研究的外籍人士有关材料 30 年 5 国际比赛 竞赛 30 年 WS14 国际合作与会议 1 中外合作校际交流协议 合同 项目纪要材料 备忘录 2 本校完成的国际合作项目 成果等材料 3 合作项目中国外单位完成项目 成果等材料 30 年 4 授予外籍人员名誉称号的材料 5 双方互赠的礼品 纪念品 30 年 6 国际会议的有关材料 30 年 WS15 外国留学生工作 1 录取审批材料 2 学籍登记表 学籍卡片 3 教学计划 大纲 安排 30 年 4 学习情况 成绩及评语 5 学位论文及学位证书复印件 30 年 6 学生名册 7 学生去向及有关材料 30 年 76