昆明理工大学文件

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深成
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1 昆明理工大学学院档案管理暂行办法第一章总则第一条为推动学校教学工作开展, 加强学院档案管理, 使学院档案和教学资料管理科学化规范化制度化, 根据中华人民共和国档案法和普通高等学校档案管理办法等规定, 制定本办法第二条学院档案是学院师生员工在从事教学科研党政学生管理及其他活动中直接形成具有保存利用价值的各种文字图表图片照片声像等档案材料第三条学院档案是学校档案的重要组成部分, 是提高学校工作效率和教学质量的必要条件, 也是上级机关评估考核衡量学校教育质量和管理水平的重要依据第二章学院档案工作管理体制及职责第四条各学院应根据工作需要, 建立学院档案资料室, 由学院综合办公室领导, 并确定一名院领导直接分管第五条学院档案资料室是集中统一保存本院形成的短期档案教学档案及教学管理资料教学评估材料的常设机构, 业务上受学校档案馆及有关处室的指导监督和检查第六条学院应配备大专以上学历具有计算机基础爱岗敬业事业心强能胜任工作的专职或以档案工作为主的兼职档案资料员 -1-

2 第七条学院档案资料员的工作职责 1 负责本院各门类档案材料的收集整理和归档; 2 定期向档案馆移交本院永久保存的档案; 3 保管本院短期及短期以下的档案材料; 4 接收和保管学院教学评估材料; 5 向学院领导及教职工提供利用本院的档案和教学评估信息资料 ; 6 对所保管的档案及评建材料进行计算机管理; 7 制定学院档案资料管理办法规章制度, 并负责指导和检查 ; 8 参与学校档案教学资料及信息库资源的建设, 进行档案信息学术交流, 实现学院档案信息资料计算机网络管理. 第三章档案管理第八条学院领导要在人员编制岗位设置经费档案用房计算机设备档案装具等方面给予必要的支持和保证第九条各学院系教研室应切实把档案工作纳入本部门的议事日程, 加强领导和管理, 做到四同步管理, 即布置检查总结验收各项工作的同时, 布置检查总结验收档案工作第四章文件材料的归档移交第十条学院的教职员工在开展教学科研党政管理学生工作中形成的各种材料, 按照档案法规定, 应归档的材料必须整理规范后向学院档案资料室移交, 任何个人不得据为已有 -2-

3 第十一条各学院要建立和完善归档制度, 把教学文件材料的归档工作纳入每个教职工的工作职责范围, 做到每项教学活动结束后都有完整准确系统的材料归档第五章文件材料的归档类别及保管第十二条学院文件材料的归档可参考以下类别, 设到一级或三级类目 1 党群类(DQ): 学院党团工会等工作中形成的文件材料, 均归入此类 2 行政类(XZ): 学院综合办公室等部门在工作中形成的行政管理性文件, 均归入此类 3 教学类(JX11-18): 学院在教学工作中形成的教学管理学籍管理课堂教学教学实践教学研究学科建设等文件, 均归入此类具体归档范围和内容参见附件一昆明理工大学学院教学档案归档范围各学院可根据学生规模工作内容档案数量设置到三级类目 4 科研类(KY): 学院在科研活动对外交流和学术会议等形成的文件, 包括与外单位的横向合作项目课题研究等均归入此类一个课题为一个项目号 5 外事类(WS): 由学院主办或承办的国内外学术会议外事交流出国访问等文件, 均归入此类 6 仪器设备类(SB): 凡以学院名誉贷款或经费支助购买的仪器设备 ( 学校经费购买的设备, 纳入学校设备档案管理 ), 产生的申请报告批复文件及设备使用说明书驱动程序光盘保修 -3-

4 单等文件材料, 均归入此类一台设备为一个项目号 7 声像类(SX): 凡反映学院教学科研党政管理等重大活动拍摄的照片录像带录音带均列入此类 8 人物类(RW): 有条件的学院可对在册教师或职工的基本情况登记表教学科研成果教师工作量考核表材料获奖证书等, 以人为单位进行归档, 建立教师业务档案, 一人一个代码正高职称教师的材料交到学校档案馆统一保管 ( 注 : 上述类别归档文件太少时, 可与相近类目合并如党群与行政类合并, 编号为 XZ 类 ; 外事与科研合并, 编号为 KY 类 ) 第十三条学院档案的保管存放地点 1 学院永久保存的档案, 按照学校档案管理的归档时间, 移交到校档案馆统一保管 2 学院短期及短期以下的档案, 由学院档案资料室集中保管 3 学院的教学管理资料教学活动课堂教学实践教学 ( 如学院教材使用目录教研室活动计划考卷 ) 等反映过程的材料, 由学院档案资料室保管 4 个别特殊的档案, 本着安全保护方便利用维护历史原貌的原则, 由档案馆与学院共同商议确定存放地点第十四条学院档案的保管期限 1 学院重要的党政管理教学科研学术活动中形成的文件反映学院发展历史对今后工作有重要参考价值的文件列为 -4-

5 永久或保管 2 学院在教学科研管理等各项工作中形成的事物性文件列为短期保管 (10 年 ) 3 优秀的毕业生论文毕业设计, 短期保管 (10 年 ) 4 考试试卷实习实验报告学生的作业试卷毕业生论文毕业设计等为 5 年保管, 保存条件充足的可放宽到 10 年 5 课堂教学教学日历教学任务书教学检查记录听课记录等材料保存 5 年以上 6 校内各部门相互交流转发的文件或复制的文件, 对学院教学评估和教学管理有一定的参考支撑作用可保存 5 年 7 对已到保管期限的档案和已失去保存价值的档案, 应会同档案馆及有关部门共同鉴定造册, 报学院领导批准后销毁未经鉴定和批准, 不得销毁任何档案第十五条归档要求 ( 一 ) 学院党政类等管理文件由经办人整理完毕后于第二年的四月底前交学院档案资料人员归档 ; ( 二 ) 学院教学类的材料由各任课教师在课程考试毕业设计结束后, 按学年专业班级整理后随时归档 ; ( 三 ) 仪器设备的材料以设备购置开箱验收后归档 ; ( 四 ) 科研外事类的专题专项材料及学术会议课题研究按结束验收获奖等阶段随时归档 ; ( 五 ) 人物档案按教师个人资料产生的时间重要程度, 一个月内归档 -5-

6 ( 六 ) 毕业生成绩登记表在学生毕业后两个月内归档第十六条学院档案资料室所保存的档案, 主要为本校本院领导和教职工利用如有外单位或个人查阅时, 应经办公室主任或分管领导同意方可查阅第十七条严格办理借阅借用登记手续, 对借出的档案, 档案资料室要定期催还发现损毁丢失涂改情况, 立即写出书面材料上报第六章考核奖励与处罚第十八条建立检查考核和评估制度, 明确岗位职责, 对优秀的档案资料人员和分管领导, 给予表彰和奖励第十九条对于违反中华人民共和国档案法的行为, 按照中华人民共和国档案法实施办法规定程序给予处罚附件昆明理工大学学院教学档案归档范围序号类目名称备注 ( 一 ) 综合性文件材料 1 学校下达的有关教学工作的指示通知办法规定等短期 2 学院教学改革培养目标培养规格学制等方面的请示报告批复决定决议规定办法等 3 学院教育发展规划教学工作计划总结 4 学院有关教学的规章制度会议记录调研报告简报 5 学院教学工作会议文件材料记录等 6 学院系 ( 所 ) 及各专业的简介 7 有关教学工作数据统计分析资料短期 8 学院举办学术文化活动的文件材料 -6-

7 9 参加校内及学院举办的各项大型活动 ( 包括文体活动 ) 的人员名单比赛情况获奖材料 ( 二 ) 教学管理文件材料 1 教师教学任务安排及开课有关资料, 包括校历教学任务书课表教学安排变更记录短期表 ( 变更课程或教材换教师 ) 等 2 学院教学评估资料, 学院领导及专家听课记录短期 3 学院期中教学检查材料教师教学质量调查学生问卷调查等短期 4 学籍管理材料 ( 包括学生名册学籍卡片成绩登记表考勤表重修名册及成绩等 ) 5 学籍变更材料 ( 包括转学休学退学复学升级留级跳级降级等 ) 6 学生奖励材料 ( 校级以上优秀毕业生校院三好学生优秀学生干部先进班集体等先进事迹及评审材料 ) 及审批名单 7 毕业生两证发放记录正式就业方案毕业生名册 ( 含毕业生去向就业单位等 ) 毕业生就业工作报告等 8 毕业生质量调查有关材料 ( 包括调查计划调查总结用人单位对毕业生质量的反映等 ) 短期 ( 三 ) 教学业务文件材料 1 重点课程系列课程重点专业一般课程建设的规划实施方案总结等有关材料 2 各专业教学计划课程教学大纲教学日历教案 ( 包括 CAI 课件电子教案 ) 等有关资料 3 教材建设教师自编或主编教材讲义教学指导书习题集, 各专业使用教材的目录 ( 包括书名作者出版单位出版日期 ), 获奖教材情况 4 系 ( 教研室 ) 教研活动有关材料短期 5 优秀学生典型作业本笔记和在校期间发表的论文获奖证书等短期 6 各类实习计划实习大纲实习指导书实习讲义实习报告实习总结, 实习基地有关合同文件重要的一般的短期 7 专业实验项目一览表实验指导书实验教学大纲实验报告等重要的一般的短期 -7-

8 8 各课程考试试卷考场情况登记表及相关材料短期 9 课程设计毕业设计或论文及其评审意见短期 10 学生计算机等级考试大学英语等级考试成绩表统计表 ( 四 ) 教学研究文件材料 1 各类教改项目的立项申请书实施情况成果及总结, 获奖情况 2 校级以上教学方面的各项奖励的申报材料及奖状 3 校级以上教书育人奖的申报材料及奖状 4 教师发表的教学研究论文理实施细则注 : 其它门类档案的归档范围及管理参见学校各门类档案管 -8-

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历教育学生 1120 人图书馆藏书 10 万册, 立了测量化学电算力学材电工及普通物理筑物理电教土工, 给水排水, 语音等十多个及 13 个教学习基地 ( 四 ) 学院党政领导任职情况重庆筑工程学院昆明分院全宗介绍 ( 第 4 号全宗 ) 一学院历史沿革 ( 一 ) 校背景和时间重庆筑工程学院昆明分院 ( 以下简称重分院 ) 是云南省为了适应城乡设事业发展的需要而立的一所专门培养设人才的高等学校是经云南省人民政