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1 目 录 文书科技档案纸质案卷归档质量标准及要求... 1 声像档案归档质量标准及要求 实物档案归档质量标准及要求 人物档案及上海大学 ( ) 全宗档案 钱伟长全宗档案归档案卷质量标准及要求 涉密档案归档质量标准及要求 归档 入库时间 上海大学各归档部门全称 简称一览表... 25

2 文书科技档案纸质案卷归档质量标准及要求 1 案卷由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位 案卷由案卷封面 卷内文件目录 卷内文件 卷内备考表等几部分组成 2 案卷封面案卷封面上包括以下项目 : 档号 档案馆 ( 室 ) 号 缩微号 案卷题名 编制单位 编制日期 保管期限 密级 案卷封面由兼职档案员在档案管理系统里著录完案卷目录后系统自动生成, 案卷封面内容必须与实体一致, 打印清晰 完整 案卷目录著录界面如下 : 案卷目录著录要求 : (1) 全宗号 1

3 上海大学 ( ) 全宗, 请选择 006; 上海科学技术大学 ( ) 全宗, 请选择 002; 上海科技专科学校 ( ) 全宗, 请选择 004; 上海工业大学 ( ) 全宗, 请选择 001; 原上海大学 ( ) 全宗, 请选择 003; 上海大学 (1994- 至今 ) 全宗, 请选择 051; 钱伟长 ( ) 全宗, 请选择 005 (2) 年度系统默认当前年份减 1, 请根据案卷实际填写 由四位阿拉伯数字组成, 如 2015 (3) 分类号一般由一 二级类目代号组成, 请根据实际选择, 如 XZ11 (4) 案卷号系统默认由 1 开始大流水 (5) 档号系统根据已著录全宗号 年度 分类号和案卷号自动生成 (6) 题名根据卷内文件的内容, 自拟题名, 要求能概括卷内文件的主要内容, 简明确切, 结构一致, 一般不超过 50 个字 常用结构 : 责任者 ( 作者 )+ 问题 ( 内容 )+ 文种 ( 名称 ) 2

4 责任者指卷内文件的主要责任者, 要使用全称或通用简称 ( 参见附表 ), 不得简称为 本校 上级 等 若卷内文件的文种较多时, 可按重要程度顺序标注几种主要文件文种 除会议文件外, 不得用 xxx 文件材料 (7) 副题名根据实际情况填写 (8) 附注根据实际情况填写 研究生学位论文评审材料学生学号入此 (9) 密级根据卷内文件所涉及的密级选择案卷所属密级, 选择密级就高不就低 如卷内文件密级有内部和内部公开, 那么整卷密级为内部 (10) 保管期限参照保管期限表选择永久 长期或短期 (11) 页数系统根据文件目录著录情况自动生成 (12) 移交时间系统自动生成 (13) 存址根据实际情况选择 3

5 一号库房 : 党群 行政 教学 ( 除研究生学位论文评审材料 ) 科研 财会 外事 设备 实物 ( 书画类 ) 档案 二号库房 : 教学 ( 研究生学位论文评审材料 ) 基建 房产 出版 声像 人物档案 实物档案 ( 其他类 ) 三号库房 : 实物 ( 其他类 - 超规格 ) 会计凭证 资料 (14) 归档单位系统根据登陆人员的一卡通信息自动生成 归档单位使用部门全称, 尤其在使用导入功能时, 请特别注意 (15) 移交人系统根据登陆人员的一卡通信息自动生成 (16) 接收人系统根据收集室老师部门权限信息自动生成 (17) 开始日期系统根据文件目录著录情况自动生成 (18) 结束日期系统根据文件目录著录情况自动生成 (19) 输入员系统根据登陆人员的一卡通信息自动生成 (20) 总件数系统根据文件目录著录情况自动生成 (21) 著录时间 4

6 系统自动生成 3 卷内文件目录登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格, 排列在卷内文件之前 卷内文件目录包括以下项目 : 序号 文号 责任者 题名 日期 页次 备注 卷内文件目录由兼职档案员在档案管理系统里著录完文件目录后系统自动生成, 卷内文件目录必须与实体一致, 打印清晰 完整 文件目录著录界面如下 : 文件目录著录要求 : (1) 全宗号系统自动生成, 与案卷目录保持一致 (2) 档号系统自动生成, 与案卷目录保持一致 5

7 (3) 件号系统默认由 1 开始大流水 (4) 题名按照文件实体的题名照实抄录 没有标题 标题不规范, 或者标题不能反映文件主要内容 不方便检索的, 应自拟标题, 自拟内容外加方括号 [ ] (5) 副题名根据实际情况著录 本科学生成绩总表及评定书学生学号入此 (6) 文号文件有文号的填写, 按实体著录 (7) 责任者制发文件的组织或个人, 即文件的发文机关或署名者 著录时一般使用全称或通用简称, 如有多个责任者, 可选择主要责任者填写 (8) 附注根据实际情况著录 (9) 密级根据文件实际情况选择内部或内部公开, 需部门主管领导确认 (10) 保管期限 6

8 参照保管期限表选择永久 长期或短期 (11) 页次一份文件的起止页次, 如 :1-3 (12) 页数一份文件的总数, 如 :3 (13) 文件时间一份文件的形成时间, 一般为文件正文的落款日期 如有多个落款日期的, 选择最晚一个日期填写 由八位阿拉伯数字组成, 如 无法考证具体日期的文件, 可著录到年或月, 如 , 无法考证日期的可不著录 (14) 文种根据实际情况选择 (15) 文本根据实际情况选择 (16) 载体类型选择纸质 (17) 输入员系统根据登陆人员的一卡通信息自动生成 (18) 归档单位系统根据登陆人员的一卡通信息自动生成 7

9 (19) 接收人系统根据收集室老师部门权限信息自动生成 (20) 著录时间系统自动生成 4 卷内文件归档案卷总的质量要求 : 遵循文件材料形成的规律和特点, 保持文件材料之间的历史联系, 适当考虑和区分文件材料的不同价值, 使档案便于保管和利用 (1) 立卷分类 1 分年度 : 不同年度的文件材料一般不得一起立卷 一般文件材料归入文件形成年度 ( 文件落款时间所在年度 ) 或文件针对年度 ( 文件题名上的明确年度 ); 按学年处理的文件, 归入专门年度 ( 教学年度 ) 跨年度的请示与批复, 归入批复年度 跨年度的规划 计划, 归入文件内容针对的第一个年度 跨年度的总结 报告, 归入文件内容针对的最后一个年度 跨年度的会议文件, 归入会议开幕的年度 2 分问题 : 将年度理顺的文件材料按其内容所反映的问题 事物分开 8

10 3 分保管期限 : 最后将文件材料按照不同保管期限分开 (2) 组卷原则及方法组卷就是将经过分类的文件材料, 按一定的形式组合起来, 主要是根据文件构成的特点, 按六个特征立卷, 一般应以 问题 为主, 兼顾其他特征, 使之联系起来 在实际工作中, 只采用一种方法立成的单一特征的案卷通常很少, 多是几种特征结合使用 1 按问题立卷 : 问题 是指文件内容记述和反映的某方面的工作或涉及的人物 事件 事物等, 一般为一事一卷 2 按责任者 ( 作者 ) 立卷 : 就是将同一责任者的某些文件组成一卷 责任者 是指撰写或制发文件的机关 机关内的组织或个人 3 按文种 ( 名称 ) 立卷 : 就是将文种相同或相近的文件组合在一起 4 按时间立卷 : 就是按文件形成的时间或文件内容针对的时间, 将属于同一时期的文件组合为案卷 5 按地区立卷 : 就是把内容涉及同一地区的文件组合在一起 6 按收发文机关立卷 : 就是将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷 9

11 组卷视文件材料的数量进行, 原则上每卷不超过 200 页 当问题比较单一, 文件材料较少, 又不便于一起归类时, 可立薄卷 (3) 卷内文件质量要求卷内文件材料必须准确反映学校活动的真实内容, 文件齐全完整, 手续完备, 制作和书写材料利于长期保存 1 归档文件必须是原件, 文件内容齐全 完整 网上下载打印的文件须在文件题名处盖部门章 2 归档文件须字迹清晰, 签章完备 如果文件字迹模糊, 签章模糊 不完整或无章的, 需重新打印 盖章归档 公章应盖在文件落款处 表格上公章有落款的盖在落款处, 没有落款的盖在表格字样上 3 归档文件不得打印在废纸上 归档文件也不允许随意涂写, 不应用易褪色的书写材料 ( 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 铅笔 复写纸 热感敏纸等 ) 书写 绘制 凡为易褪色材料形成的文件应附一份复印件在原件后 4 凡是有字的一面, 都需要在非装订边的一侧下角敲号, 注意正反面, 号码要清楚, 使用黑色油墨, 三位数字 ( 如 001) 页码编制不得漏页或跳号 已装订成册的, 页码只敲在有字的第一页和最后一页 研究生论文以件敲号 5 不便于装订的小尺幅文件, 必须贴在 A4 纸上, 在原 10

12 文件上敲页码 6 归档案卷应去掉卷内文件上的金属物 (4) 卷内文件排列顺序卷内文件一般以每份文件为一件 正文 附件为一件 ; 文件正本与定稿 ( 包括法律法规等重要文件的历次修改稿 ) 为一件 ; 转发文与被转发文为一件 ; 原件与复制件为一件 ; 正本与翻译本为一件 ; 中文本与外文本为一件 ; 报表 名册 图册等一册 ( 本 ) 为一件 ( 作为文件附件时除外 ); 简报 周报等材料一期为一件 ; 会议纪要 会议记录一次会议为一件 ; 来文与复文 ( 请示与批复 报告与批示 函与复函等 ) 独立成件 有文件处理单或发文稿纸的, 文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件 卷内文件材料一般按时间或重要程度排列 密不可分的文件材料应放在一起归档 卷内文件排列顺序为 : 正文在前, 附件在后 ; 正本在前, 定稿在后 ; 转发文在前, 被转发文在后 ; 原件在前, 复制件在后 ; 不同文字的文本, 无特殊规定的, 汉文文本在前, 少数民族文字文本在后 ; 中文本在前, 外文本在后 ; 批复在前, 请示在后 ; 结论性材料在前, 依据性材料在后 ; 文字材料在前, 图表在后 有文件处理单或发文稿纸的, 文件处理单在前, 收文在后 ; 正本在前, 发文稿纸和定稿在 11

13 后 其他文件材料按时间顺序排列 (5) 收 发文归档要求及排序 1 外收文的组成和排列为文件处理单 正文 附件, 正文内容要完整, 附件要齐全 归档时要注意相关后续文件的收集 如果外收文是批复, 相关请示要一并归档 如果是公布结果的通知, 前期申报的通知及申报材料要一并归档 2 外发文的组成和排列是正文 附件 发文稿纸 草稿 草稿附件 外发文是请示的话, 一般有批复的才需要和批复一起归档 如请示无纸质文件批复, 但已执行, 需在请示落款旁标注口头或电话批复情况, 需兼职档案员签字并注明日期, 盖部门章 5 卷内备考表卷内文件状况的记录单, 排列在卷内文件之后 卷内备考表项目包括 : 卷内情况说明 立卷人 检查人 收集指导人 立卷时间 备考表填写要求 : (1) 卷内情况说明填写卷内文件的情况, 如文件的缺损 修补 补充 移出 销毁等情况, 以及需要注明的情况 收发文 合同 协议为复印件须在备考表注明 一般无特殊情况此项不用 12

14 填写 案卷归档前发生或发现的问题, 由兼职档案员负责填写并标注填写日期 案卷归档后 ( 即已办理正式归档移交手续 ) 发生或发现的问题, 由档案馆相关人员负责填写并标注填写日期 (2) 立卷人由兼职档案员签字 (3) 检查人由部门档案工作主管领导签字 (4) 收集指导人由档案馆收集指导室老师签字 (5) 立卷时间填写案卷完成立卷的日期, 如 :

15 声像档案归档质量标准及要求 1 纸质照片 (1) 纸质照片组卷 1 宣传部归档纸质照片兼职档案员挑选精选照片组卷归档 反映同一场景的精选照片挑选 3 张左右, 按照 5 寸规格冲印 1 份归档 归档精选照片组卷每卷不超过 90 张照片, 存放在照片档案盒内, 归档时须注明每册照片档案盒的档号和盒内单张照片的档号 2 学院归档毕业合影照片一个学院归档的所有专业的毕业合影照片组一卷 各专业毕业合影照片须对应照片里人物位置, 详细标注老师及学生的姓名 毕业合影照片背面须注明档号 3 其他纸质照片一个活动的纸质照片组一卷 照片背面须注明档号并详细编写文字说明, 包括时间 : 事件发生时间 ; 事由 : 照片所反映的事件主题 ; 人物 : 照片中主要人物的姓名 职务及照片中的具体位置, 如 : 左 1: xxx 右 2:xxx (2) 纸质照片著录 14

16 1 宣传部归档纸质照片一册照片档案著录时视作一卷案卷, 著录一条案卷目录 照片档案盒内单张照片著录时视作一份文件, 著录一条文件目录 2 学院归档毕业合影照片一卷照片著录一条案卷目录 卷内单张照片著录一条文件目录 3 其他纸质照片一卷照片著录一条案卷目录 卷内单张照片著录一条文件目录 案卷目录著录界面如下 : 案卷目录著录要求 : 分类号 : SX12 密级 : 内部 存址 : 上海大学档案馆 2 号库房 15

17 总照片张数系统自动生成, 无需填写, 其余各项填写同 文书科技档案纸质案卷的案卷目录著录要求 文件目录著录界面如下 : 文件目录著录要求 : 照片张数 : 为 1 密级 : 内部 视频段数 视频时长 音频段数 音频时长无需填写 其余各项填写同文书科技档案纸质案卷的文件目录著录要求 (3) 纸质照片装盒宣传部归档纸质照片装照片档案盒归档时, 需打印卷内目录, 填写备考表 学院归档毕业合影照片 其他纸质照片装盒归档时, 需打印案卷封面 卷内文件目录, 填写卷内备考表 2 光盘 16

18 (1) 归档光盘使用只读光盘 CD DVD (2) 一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中, 不同归档年度的电子文件不应存储在一盘载体中 (3) 光盘内一级目录下文件夹或文件的命名必须符合归档要求, 文件夹或文件命名必须与档案管理系统里文件目录顺序保持一致, 题名相互对应 光盘内文件夹命名 : 1 重大活动 重要事件类一般按照活动名称建文件夹, 一个活动建一个文件夹 文件夹命名为活动名称 +( 文件类型 ) 凡是该活动产生的电子文件 ( 包括照片 视频 新闻稿等 ) 都放入该文件夹 有时候某一活动的单个文件, 也可单独保存 每个活动精选 4~5 张具有代表性和归档价值的照片 ( 原始照片 ) 归档 每张照片的命名需注明时间 事件 重要人物 ( 注明职务及照片中的具体位置 ) 视频作为单个文件放光盘一级目录下时, 命名需注明事件 视频放光盘一级目录下文件夹里的需注明时间 事件 新闻稿命名为新闻稿题名 2 其他电子文件类一般按照文件反映的主题建文件夹, 一个主题建一个文件夹 文件夹的命名根据文件夹内文件内容自拟, 要求能 17

19 概括文件夹内文件的主要内容, 命名必须与档案管理系统里文件目录顺序保持一致, 题名相互对应 光盘著录 : 1 案卷目录一张光盘著录时视作一卷案卷, 著录一条案卷目录 案卷目录著录界面如下 : 案卷目录著录要求 : 分类号 : SX19 密级 : 存址 : 内部 上海大学档案馆 2 号库房 总照片张数 总段数 总视频时长, 音频段数 音频时长系统自动生成, 无需填写, 其余各项填写同文书科技档案纸质案卷的案卷目录著录要求 2 文件目录一个主题 活动 ( 即光盘里以某一主题 活动建立的文件夹或单个文件 ) 著录时视作一份文件, 著录一条文件目 18

20 录 文件目录著录界面如下 : 文件目录著录要求 : 照片张数 : 照片总数, 如 23 视频段数 : 视频总段数, 如 3 视频时长 : 视频总时长, 如 01:03:20 音频段数 : 音频总段数, 如 3 音频时长 : 音频总时长, 如 01:03:20 密级 : 内部 其他电子文件类著录时无需著录照片张数 视频段数 视频时长 音频段数 音频时长 其余各项填写同文书科技档案纸质案卷的文件目录著录要求 (4) 归档光盘内文件内容要刻录完整 准确, 不得有压缩文件 (5) 用记号笔在光盘上标明档号 19

21 实物档案归档质量标准及要求 实物档案的著录参照文书科技档案纸质案卷著录要求 入库移交时, 由于实物档案载体形式 材质各异, 需根据具体情况, 装盒 ( 需打印案卷封面 卷内文件目录, 填写备考表 ) 或用标签纸把档号贴在实物上移交 20

22 人物档案及上海大学 ( ) 全宗档案 钱伟长全宗档案归档案卷质量标准及要求 人物档案及上海大学 ( ) 全宗档案 钱伟长全宗档案内既有纸质案卷 纸质照片, 又有光盘 实物, 归档时参照文书科技档案纸质案卷 声像档案 实物档案归档要求 光盘归档时需装盒并打印案卷封面 卷内文件目录, 填写备考表 21

23 涉密档案归档质量标准及要求 涉密档案是指学校各归档部门归档的标有 绝密 机密 秘密 字样的公文 ; 由中共上海大学保密委员会办公室或上海大学军工保密专门委员会办公室定为 绝密 机密 秘密 的研究生学位论文及其评审材料 1 档案归档 (1) 涉密文件归档部门兼职档案员将应归档的涉密文件按照 年度 - 问题 进行分类 组卷 敲号 不同密级 不同保管期的涉密文件应分别组卷 组卷完成的涉密案卷, 由兼职档案员在档案馆涉密计算机上著录案卷封面和卷内文件目录 档案馆收集室涉密专员对案卷实体和著录信息检查确认后, 给予涉密档号, 著录并打印案卷移交目录, 办理归档手续 (2) 涉密研究生学位论文及评审材料归档研究生须携带学位论文 ( 纸质及光盘 ) 及评审材料至档案馆办理归档手续 学位论文 ( 纸质及光盘 ) 及评审材料经档案馆收集室涉密专员审核无误后, 纸质论文 评审材料组成一卷, 纸质案卷和光盘均由研究生在档案馆涉密计算机上著录案卷封面及卷内文件目录 档案馆收集室涉密专员对涉密案卷实体和著录信息检查确认后, 给予涉密档 22

24 号, 并办理研究生毕业离校手续 2 档号编制涉密档号 = 全宗号 + 年度号 + 分类号 ( 密级代码 )+ 案卷号以 上海大学全宗 下 行政档案 为例, 其余类推 : 3 案卷编目涉密档案的案卷封面 卷内文件目录 案卷移交目录 内部移交目录均在涉密计算机上用 EXCEL 表著录并打印 卷内文件目录 案卷移交目录 内部移交目录的备注栏需注明密级 同一案卷的案卷封面 卷内文件目录保存在一个 EXCEL 文件内, 文件以档号命名 23

25 归档 入库时间 党群 行政部门档案次年 6 月底前完成归档 ; 直属单位及其他 学院综合类档案次年 9 月底前完成归档 ; 学院成绩总表当年 1 0 月底前完成归档 所有已归档档案当年 11 月底前完成入库移交 24

26 上海大学各归档部门全称 简称一览表 全称中共上海大学委员会中共上海大学委员会办公室上海大学纪委监察处中共上海大学委员会组织部中共上海大学委员会党校中共上海大学委员会宣传部中共上海大学委员会统战部中共上海大学机关委员会中共上海大学直属单位委员会中共上海大学委员会研究生工作部上海大学离退休工作处上海老年大学上海大学分校中国教育工会上海大学委员会中国共产主义青年团上海大学委员会上海大学妇女工作委员会 简称上大党委上大党办上大纪委 上大监察处上大组织部上大党校上大宣传部上大统战部上大机关党委上大直属单位党委上大研工部上大离退休处上大老年大学上大工会上大团委上大妇委 上海大学 上大 25

27 上海大学校长办公室上海大学静安校区综合管理办公室上海大学法律事务办公室上海大学教务处上海大学研究生院上海大学科学技术处上海大学人文社会科学处上海大学人事处上海大学国有资产管理处上海大学财务处上海大学实验设备处上海大学房地产管理处上海大学审计处上海大学武保处 ( 部 ) 上海大学基建处上海大学国际事务处上海大学对外联络处上海大学信息化工作办公室上海大学发展规划处上海大学学生工作办公室上海大学教育质量考察与评估办公室 上大校办上大静安校区综合办上大法务办上大教务处上大研究生院上大科技处上大文科处上大人事处上大国资处上大财务处上大设备处上大房产处上大审计处上大武保处上大基建处上大国际事务处上大对外联络处上大信息办上大发规处上大学工办上大考评办 26

28 上海大学招生与毕业生就业工作办公室 上大招毕办 上海大学社会发展研究院上海大学科技发展研究院上海大学计算中心上海大学上海经济管理中心上海大学人才服务中心上海大学高等教育研究所上海大学学生宿舍社区管理部上海大学总务处上海大学乐乎楼集团上海大学图书馆上海大学档案馆上海大学期刊社上海上大资产经营管理有限公司上海大学科技园区上海大学出版社有限公司上海大学博物馆 上大社会发展研究院上大科技发展研究院上大计算中心上大经管中心上大人才服务中心上大高教研究所上大学生社区管理部上大总务处上大乐乎楼集团上大图书馆上大档案馆上大期刊社上大资产公司上大科技园区上大出版社上大博物馆 上海大学社区学院 上海大学钱伟长学院 上大社区学院 上大钱伟长学院 27

29 上海大学材料基因组工程研究院上海大学理学院上海大学文学院上海大学外国语学院上海大学法学院上海大学通信与信息工程学院上海大学计算机工程与科学学院上海大学机电工程与自动化学院上海大学材料科学与工程学院上海大学环境与化学工程学院上海大学生命科学学院上海大学美术学院上海大学上海电影学院上海大学悉尼工商学院上海大学社会科学学院上海大学中欧工程技术学院上海大学数码艺术学院上海大学管理学院上海大学经济学院上海大学社会学院上海大学体育学院 上大材料基因组工程研究院上大理学院上大文学院上大外语学院上大法学院上大通信学院上大计算机学院上大机自学院上大材料学院上大环化学院上大生命学院上大美术学院上大上海电影学院上大悉商学院上大社科学院上大中欧学院上大数码学院上大管理学院上大经济学院上大社会学院上大体育学院 28

30 上海大学音乐学院上海大学继续教育学院上海大学 巴黎国际时装艺术专修学院上海大学国际交流学院上海大学土木工程系上海大学图书情报档案系上海大学上海温哥华电影学院 上大音乐学院上大继续教育学院上大巴黎时装艺术学院上大国交学院上大土木系上大图情档系上大上海温哥华电影学院 省部共建高品质特殊钢冶金 与制备国家重点实验室 上大特殊钢国家重点实验室 29

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,,,,,,, ;,, ;, ;, (, / ),, ;,,.,,,,,,,,,,,,,,,,, ;,,,,,,, 1, :,,, ;,,,, (, ),,,,, 1,,, (,, ) 刘世定 内容提要 : 本文在嵌入性视角的引导下, 进入关系合同理论领域 对关系合同的 分析, 以威廉姆森的合同治理结构理论作为基点 在分析了他的理论脉络和隐含假 设后, 本文提出了三个假定, 即约前关系导入 多元关系属性 对关系属性的有限控 制 在新的假设下, 首先讨论了合同治理结构和嵌入关系结构之间不同的对应关系, 并特别探讨了两者间的结构性摩擦 继而, 在关系合同的研究中引入了委托 - 代理关系,

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