海曙区电子政务工程建设项目档案管理办法第一条为规范本区电子政务工程建设项目 ( 以下简称电子政务项目 ) 的管理, 完整系统地保存电子政务项目档案, 提高电子政务项目的建设质量和财政投资效益, 避免重复建设, 实现资源共享为电子政务项目的日常运行维护工作创造有利条件, 根据中华人民共和国档案法

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磋家
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1 宁波市海曙区档案局海曙区智慧城区建设领导小组办公室文件海档号海曙区档案局海曙区智慧城区建设领导小组办公室关于印发海曙区电子政务工程建设项目档案管理办法的通知各有关单位 : 为规范本区电子政务工程建设项目档案管理, 完整系统地保存电子政务工程建设项目档案, 提高电子政务工程建设项目的建设质量, 为电子政务工程建设项目的日常运行维护工作创造有利条件, 根据中华人民共和国档案法国家电子政务工程项目档案管理暂行办法宁波市档案工作条例, 结合本区实际, 联合制定了海曙区电子政务工程建设项目档案管理办法, 现印发给你们, 请遵照执行宁波市海曙区档案局宁波市海曙区智慧城区建设领导小组办公室 2014 年 10 月 29 日

2 海曙区电子政务工程建设项目档案管理办法第一条为规范本区电子政务工程建设项目 ( 以下简称电子政务项目 ) 的管理, 完整系统地保存电子政务项目档案, 提高电子政务项目的建设质量和财政投资效益, 避免重复建设, 实现资源共享为电子政务项目的日常运行维护工作创造有利条件, 根据中华人民共和国档案法国家电子政务工程项目档案管理暂行办法宁波市档案工作条例, 特制定本办法第二条本办法适用于区级财政性资金投资的 ( 含非全额财政性资金投资 ) 的政务信息化工程建设项目的档案管理第三条本办法所称的电子政务项目档案, 是指电子政务网络业务信息系统信息资源开发电子政务网络与信息安全保障体系相关基础设施电子政务标准化体系和电子政务相关支撑体系等建设项目的新建扩建及升级改造过程中直接形成的具有保存价值的各种文字图表音像等形式的历史记录第四条电子政务项目档案工作应当遵循统一领导分级管理, 维护档案完整准确与安全, 便于社会利用和保守国家秘密的原则第五条区档案行政管理部门与信息化主管部门依照法定职责对电子政务项目档案工作进行监督和指导第六条电子政务项目档案管理工作实行建设单位负责制, 由建设单位的档案部门实行集中统一管理, 任何部门

3 和个人不得据为己有第七条建设单位和参建单位应当将电子政务项目档案管理纳入相关人员的岗位职责, 纳入工程建设项目的计划组织招投标设计施工监理验收等各个环节, 覆盖合同质量经费管理等各个方面, 确保电子政务工项目档案工作与电子政务工程建设项目建设保持同步第八条电子政务项目档案管理在项目建设期间由建设单位具体负责, 应明确电子政务项目档案工作主管领导, 制定档案工作计划, 建立健全归档制度档案分类编号方案等管理制度和业务规范, 配备具有专业知识和技能的档案管理人员, 提供档案管理所需经费设备场地等条件加强电子政务项目档案的安全保管, 并将其纳入本单位档案全宗进行管理电子政务项目建设单位应对参建单位进行档案管理指导培训, 对参建单位移交的档案进行审核验收第九条电子政务项目文件材料的整理归档, 应当遵循文件材料的形成规律, 保持文件材料之间的有机联系, 便于保管和利用, 并符合国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 (DA/T ) 电子文件归档与管理规范 (GB/T ) 等有关标准规范以及国家电子政务工程建设项目文件归档范围与档案保管期限表 ( 见附件 ) 电子政务项目归档的纸质文件应为原件或正本, 且签章手续完备同时应注重对电子文件照片录像等各种类型载体文件材料的收集归档电子文件的归档范围参照纸质

4 文件归档范围, 并且应将所采集的相关元数据一并保存第十条电子政务项目归档文件材料采用的纸质材料胶片磁介质光盘等各种载体及其记录方式均应当符合耐久性要求电子政务项目文件材料归档时, 不同载体的同一文件材料应当保持内容的一致性对具有永久保存价值的电子政务项目文件材料, 应当制作纸质文件或缩微品第十一条电子政务项目建设单位应当保存电子政务工程建设项目的全套档案材料电子政务项目各参建单位应当保存与所承担任务相关的档案材料, 并及时向建设单位移交, 交接双方应办理档案移交手续第十二条电子政务项目建设过程中形成的应归档文件材料, 应当在电子政务项目竣工验收后 3 个月内向建设单位或本机构的档案管理部门移交归档 ; 电子政务项目实施周期长的可分阶段按单项归档需经常利用的档案, 可在办理移交手续后借出下列文件材料应当及时归档 : ( 一 ) 电子政务项目建设过程中采购并经开箱登记的软硬件设备的所有配套文件材料 ; ( 二 ) 电子政务项目建设过程中修改变更补充的文件材料 ; ( 三 ) 电子政务项目建设单位和参建单位内设机构变动或人员调离时留在部门或个人手中的应归档文件材料 ;

5 ( 四 ) 电子政务项目建设中断时已形成的应归档文件材料 ; ( 五 ) 其他应当及时归档的文件材料第十三条电子政务项目属于建设工程项目的, 竣工后由建设单位档案部门组织档案验收第十四条档案竣工验收主要内容和基本要求 : ( 一 ) 电子政务项目实施机构明确档案管理体制和职责, 建立档案工作规章制度和业务规范, 采取有效措施对本单位和各参建单位形成的档案进行统一管理 ; ( 二 ) 电子政务项目文件材料的收集整理和归档纳入合同管理, 要求明确, 控制措施有效 ; ( 三 ) 电子政务项目文件材料的收集整理归档和档案的整理与移交符合有关档案管理标准的要求电子政务项目档案完整准确系统规范 ; ( 四 ) 保证档案实体和信息的安全, 档案装具归档文件的支撑材料符合耐久性要求第十四条电子政务项目建设单位应当加强对档案的跟踪管理, 在系统投入运行后, 继续收集升级改版和维护过程中产生的文件材料, 确保电子政务项目档案的完整准确因采用代建制等原因造成电子政务项目建设单位与实际使用单位不一致的, 建设单位应当在向实际使用单位交付系统时, 移交完整的档案复本, 以备运行维护的需要第十五条电子政务项目正式投入运行后之后评估工

6 作中产生的相关资料, 由建设单位作为电子政务项目档案的组成部分整理归档第十六条电子政务项目因使用年限较长无法正常使用的, 经区信息化主管部门确认为永久性停止使用后, 方可进行档案的鉴定销毁工作档案的鉴定销毁工作应当按照国家和本区规定的程序进行第十七条电子政务项目档案的提供利用, 应当遵守国家和本区的有关规定, 不得损害国家集体或其他公民的合法权益第十八条有以下行为之一的, 由档案行政管理部门或相关组织依法予以查处 : ( 一 ) 将电子政务项目档案据为已有, 拒绝向本单位档案部门移交应当归档的文件材料的 ; ( 二 ) 擅自转让电子政务项目档案或泄漏档案内容, 使立档单位合法权益受到侵害的 ; ( 三 ) 管理不善, 造成电子政务项目档案损毁或丢失的 ; ( 四 ) 其他违法行为第十九条其他信息化建设项目的档案管理, 参照本办法执行附件 : 国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表

7 附件国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表序号归档文件 1 立项阶段文件 1.1 项目建议书阶段保管期限项目建议书及批复文件永久 1.2 可行性研究报告阶段可行性研究报告及批复文件永久项目调整申请及批复 30 年 1.3 初步设计阶段初步设计方案和投资概算报告及批复永久项目调整申请及批复永久 2 项目管理文件 2.1 综合管理文件建立项目领导和实施机构文件 10 年项目管理计划年度总结 10 年投资进度质量安全合同控制等文件 10 年对项目各分系统的审批评审文件 10 年项目管理各项制度办法 10 年调研报告考察报告 10 年项目试点工作安排总结 10 年项目会议文件项目简报汇报材料 10 年日常管理的请示批复往来函件 10 年知识产权文件协议证书 30 年项目管理工作照片音像 30 年 2.2 招投标文件招标文件委托招标文件 30 年评标文件评分标准及打分表评标报告中标通知 10 年中标的投标文件 ( 正本 ) 永久未中标的投标文件终验后 2 年政府采购文件 10 年 2.3 合同文件合同谈判纪要合同审批文件合同书协议书永久合同变更索赔等文件永久 3 设计阶段文件

8 序号归档文件 3.1 设计开发文件需求分析文件保管期限需求调研计划记录需求分析需求规格说明书 30 年需求评审 30 年设计开发文件设计开发计划设计方案 10 年概要设计说明书概要设计评审 30 年详细设计说明书详细设计评审 30 年数据库结构设计说明书 30 年编码计划代码编写规范 30 年模块开发卷宗 30 年施工图设计 30 年 3.2 信息资源规划和数据库设计 ( 可参考 3.1 所列文件 ) 3.3 应用支撑平台和应用系统设计 3.4 网络系统设计 3.5 数据处理和存储系统设计 3.6 安全系统设计 3.7 其他系统设计 ( 终端备份运维等 ) 3.8 机房及配套工程设计 3.9 环保节能设计 3.10 消防设计 3.11 职业安全职业卫生设计 3.12 标准规范建设 4 实施阶段文件 4.1 总体实施实施计划方案及批复文件 30 年意见汇总报告 10 年系统集成方案项目配置管理方案评审报告 30 年源代码及说明 30 年设计变更报审代码修改记录 30 年网络系统文件 30 年二次开发支持文件接口设计说明书程序员开发手册 30 年用户使用手册系统维护手册软件安装盘 10 年系统上线保障方案应急预案事故及问题处理文件 10 年测试方案方案评审意见测试记录测试报告 10 年培训文件教材讲义 10 年

9 序号归档文件保管期限试运行方案记录报告试运行改进报告 10 年合同验收文件开发总结报告交接清单 30 年项目例会协调会纪要备忘录 10 年运行管理制度 30 年 4.2 信息资源规划和数据库建设 ( 可参考 4.1 所列文件 ) 4.3 应用支撑平台和应用系统建设 4.4 网络系统建设 4.5 数据处理和存储系统建设 4.6 安全系统建设 4.7 其他系统建设 ( 终端备份运维等 ) 4.8 环保节能建设 4.9 消防建设 4.10 职业安全职业卫生建设 4.11 机房及配套工程建设土建施工文件技术要求技术交底图纸会审纪要开工报告 30 年施工组织设计方案及报批文件, 施工工艺文件 30 年原材料出厂证明复验单试验报告 30 年施工定位测量地质勘探土岩试验报告桩基工程记录永久设计变更通知工程更改洽商单业务联系单备忘录事故处理文件永久隐蔽工程验收记录永久工程质量检查评定签证永久竣工图永久竣工报告竣工验收报告永久施工照片音像 30 年线路施工安装文件工程技术要求技术交底图纸会审纪要开工报告 30 年施工组织设计方案及报批文件, 施工计划技术措施文件原材料出厂证明质量鉴定复验单产品交付清单到货验收记录设计变更通知工程更改洽商单材料零部件设备代用审批手续技术核定单备忘录 30 年 30 年永久施工安装记录质量验评签证永久调试记录测试报告 10 年

10 序号归档文件保管期限竣工图永久竣工报告竣工验收报告永久施工照片音像 30 年 4.12 标准规范建设标准建设总体方案实施计划 10 年征求意见稿汇总意见标准规范编制过程说明 10 年标准送审稿标准试行稿专家审查意见 10 年标准正式文本 30 年标准应用试点报告标准培训文件 10 年标准推广应用方案标准实施指南 10 年 5 监理文件 5.1 监理大纲监理规划细则及批复 30 年 5.2 资质审核设备材料报审复检记录 30 年 5.3 需求变更确认 30 年 5.4 开 ( 停复返 ) 工令 10 年 5.5 施工组织设计方案审核记录 30 年 5.6 工程进度延长工期人员变更审核 10 年 5.7 监理通知监理建议工作联系单问题处理报告协调会纪要备忘录 10 年 5.8 监理周 ( 月 ) 报阶段性报告专题报告 10 年 5.9 测试方案试运行方案审核 10 年 5.10 造价变更审查支付审批索赔处理文件 30 年 5.11 验收交接文件支付证书结算审核文件 30 年 5.12 监理工作总结报告永久 5.13 监理照片音像 30 年 6 设备文件及系统软件 6.1 选购阶段调研分析报告技术考察报告 10 年设备采购请示批复 10 年技术协议谈判备忘录设备配置方案 30 年授权书软件许可协议海关商检相关文件原产地证明产品质量证明设备代理商营业执照复印件 6.2 开箱验收阶段 10 年设备随机文件装箱单合格质量证开箱验收记录 30 年设备图纸说明书检测报告 30 年 6.3 安装调试阶段测试计划 ( 方案 ) 安装测试记录报告 10 年

11 序号归档文件保管期限验收文件交接清单 30 年 6.4 系统升级换版阶段升级换版的请示与批复 30 年设备及软件报废的技术鉴定书请示及批复文件 30 年设备及软件升级换版的验收文件 30 年 6.5 设备维修系统维护等后期服务阶段设备维修维护请示及批复 10 年设备维修维护记录 10 年 7 财务管理文件 7.1 财务计划及执行无间概算执行报告 10 年 7.2 概算预算标底合同价 30 年 7.3 资金申请及批复 10 年 7.4 器材主要耗材管理 10 年 7.5 决算财务报告永久 7.6 审计报告永久验收文件 8.1 初验阶段交付使用的固定资产流动资产无形资产递延资产清册永久验收工作大纲 10 年各单项系统验收报告 30 年信息安全风险评估报告 30 年初步验收总报告 ( 含工程技术财务档案验收 ) 30 年初验会议文件验收申请验收意见书及验收委员会签字表 30 年整改方案及实施文件 10 年 8.2 终验阶段竣工验收会议文件验收申请汇报材料永久竣工验收报告验收委员会签字表永久工程专家组验收意见永久技术专家组验收意见永久财务专家组验收意见永久档案专家组验收意见永久信息安全风险评估报告 30 年项目建设工作总结永久项目评优报奖申报材料批准文件及证书 30 年项目稽察检查文件项目后评价文件永久

12 ( 此页无正文 ) 宁波市海曙区档案局 2014 年 10 月 29 日印发