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1 L/O/G/O 科研档案建档规范和要求 李婉月

2 主要内容 规范与要求 科研档案收集 科研档案整理 2

3 主要内容 规范与要求 科研档案收集 科研档案整理 3

4 1. 规范与要求 科学技术档案工作条例 ( 国发 [1980]302 号 ) 科学技术研究课题档案管理规范 (DA/T2-1992) 科研课题档案建档规范 (ZKY/B ) 科学技术档案案卷构成的一般要求 (GB/T )

5 1. 规范与要求 1.1 术语 科学技术档案工作条例 ( 国发 [1980]302 号 ) 科学技术研究课题档案管理规范 (DA/T2-1992) 科研课题档案建档规范 (ZKY/B ) 科学技术档案案卷构成的一般要求 (GB/T )

6 科技档案是指在自然科学研究 生产技术 基本建设 ( 以下简称科研 生产 基建 ) 等活动中形成的应当归档保存的图纸 图表 文字材料 计算材料 照片 影片 录像 录音带等科技文件材料 科技档案国家机构 社会组织以及个人从事各项社会活动 形成的, 对国家 社会 本单位和个人具有保存价值的, 应 当归档保存的科技文件, 以下简称科技档案

7 1. 规范与要求 1.1 术语 科学技术档案工作条例 ( 国发 [1980]302 号 ) 科学技术研究课题档案管理规范 (DA/T2-1992) 科研课题档案建档规范 (ZKY/B ) 科学技术档案案卷构成的一般要求 (GB/T )

8 科研课题档案在科研课题研究活动中形成的具有保存价 值的文字 图样 声像等不同形式和载体的记录 科研课题档案在科研课题研究活动中形成的具有保存价 值的各种载体的文字 图表 声像等记录形式的文件材料

9 1. 规范与要求 1.1 术语 要点分析 : 直接形成 原始性具有保存价值 参考凭证性等各种形式 文字 图表 数据 音频 视频等各种载体 纸质 光盘 硬盘 磁盘等

10 1. 规范与要求 1.2 工作要求 科学技术档案工作条例 ( 国发 [1980]302 号 ) 科学技术研究课题档案管理规范 (DA/T2-1992) 科研课题档案建档规范 (ZKY/B ) 科学技术档案案卷构成的一般要求 (GB/T )

11 1. 规范与要求 1.2 工作要求 科学技术档案工作条例 ( 国发 [1980]302 号 ) 第三条 纳入科研管理工作之中 6 章 36 条 第六条 列入有关部门和有关人员 的职责范围

12 1. 规范与要求 1.2 工作要求 科学技术研究课题档案管理规范 (DA/T2-1992) 7 个部分 科技管理部门下达科研计划时向课题组下达建档任务 ; 档案部门负责监督 指导 课题组成员要按要求形成课题文件并归档

13 1. 规范与要求 1.2 工作要求 科研课题档案建档规范 (ZKY/B ) 9 个部分 4 明确归档要求 ( 贯穿科研管理工作的全过程 ; 不符合要求冻结课题经费 ) 5 纳入相关部门 相关人员职责范围

14 1. 规范与要求 1.2 工作要求 科学技术档案案卷构成的一般要求 (GB/T ) 8 个部分 未涉及职责要求, 为整理工作提供 指导

15 1. 规范与要求 1.3 工作职责 第一 PPT 综合办公室 院主管部门 所科技处 课题组 综合档案室

16 1. 规范与要求 1.3 工作职责 第一 PPT 制定科研管理规范 建档要求 下达科研计划 - 建档任务 组织课题验收前需组织科研档案验收 院主管部门 所科技处 课题组 综合档案室

17 1. 规范与要求 第一 PPT 工作职责 制定单位科研管理制度 建档要求将每年新开课题和结题清单及时提交档案室形成科研管理活动文件督促课题组开展建档工作 院主管部门 所科技处 课题组 综合档案室

18 1. 规范与要求 第一 PPT 工作职责 形成和积累科研课题文件 课题结束后完成归档工作 课题验收前完成档案验收工作 院主管部门 所科技处 课题组 综合档案室

19 1. 规范与要求 第一 PPT 工作职责 制定本单位科研档案分类表指导 检查建档工作管理各门类档案并提供利用资源开发 院主管部门 所科技处 课题组 综合档案室

20 分管领导 纳入单位发展规划 年度计划领导议事日程 工作考核范围 课题组长 布置建档工作, 指定兼职档案员提出保管期限和密级填写归档说明书 科研人员 将本人课题文件交兼职档案员 离岗前需移交本人课题文件 及时收集形成的课题文件 开展预立卷 兼职档案人员 专职档案人员 指导 检查建档工作 编制分类表 归档范围 档号等管理并提供开发利用

21 1. 规范与要求 1.4 建立档案工作网络 第一 PPT 分管领导 综合办公室 综合档案室 专职档案人员 兼科职技档处案员 兼课职题档组案员 兼职档案员 兼职档案员

22 主要内容 规范与要求 科研档案收集 科研档案整理 22

23 2. 科研档案收集 收集是科研档案管理工作的基础和前提 直接影响到科研档案的完整 准确 系统, 进而影响科研档案的有效开发利用, 严重的会造成单位知识产权受到侵害或流失 工作最难做, 问题最多

24 2. 科研档案收集 收集 档案馆 ( 室 ) 接收或征集档案的活动 是将科研管理和实践活动中形成的 办 理完毕的 具有保存价值的各类文件收集集 中起来的工作过程

25 2. 科研档案收集 要点分析 : 办理完毕 文件所处状态 收集集中 文件积累

26 2. 科研档案收集 明确归档范围 收什么? 掌握科研工作流程 何时收? 科研文件质量要求 质量要求? 归档与补充 补充收集?

27 2. 科研档案收集 2.1 明确归档范围 具有参考或凭证价值的原始性课 题文件 结果与预期目标不符或中断 终 止 撤销的课题文件 归档范围要求 出国参加学术活动 合作研究的 人员形成的课题文件 跨机构合作项目, 项目主持单位 应保存整套档案 直接针对科研课题的管理性文件

28 2. 科研档案收集 2.1 明确归档范围 具体到每一个课题来说, 科研档案归档范围包括课题研究准备阶段 研究实验阶段 总结鉴定验收阶段 成果申报奖励阶段 成果推广阶段所形成的有关文件 28

29 2. 科研档案收集 2.1 明确归档范围 课题研究准备阶段 科研课题审批文件 任务书 委托书, 开题报告, 调研报告, 方案论证和协议 书 合同等文件

30 2. 科研档案收集 2.1 明确归档范围 研究实验阶段 各种载体的重要原始记录, 实验报告, 计算材料, 专利申请的有关文件材料, 设计文件 图纸, 关键工艺文件, 重要的来往技术文件等

31 2. 科研档案收集 2.1 明确归档范围 总结鉴定验收阶段 工作总结, 科研报告, 论文, 专著, 参 加人员名单, 技术鉴定材料, 科研投资 情况, 决算材料等

32 2. 科研档案收集 2.1 明确归档范围 成果和奖励申报阶段 成果和奖励申报材料及审批材料, 推广应 用的经济效益和社会效益证明材料等

33 2. 科研档案收集 2.1 明确归档范围 推广应用阶段 设计文件 工艺文件, 生产定型鉴定材 料, 转让合同, 用户反馈意见等

34 2. 科研档案收集 2.1 明确归档范围存在问题 : 缺少科研过程文件 1. 项目经费 5000 万 归档 17 件 ( 任务书 验收报告 会议 PPT) 年国家一等奖项目 一卷材料 ( 全是报奖材料 )

35 2. 科研档案收集 2.1 明确归档范围 不能准确反映活动主题 1. 周光召院长到其实验室检查工作 从大门口到实验室很多照片都收集归档 周光召院长在去实验室的路上 周光召院长在前行 继续前行 2. 前期调研阶段收集的参考资料占整个课题的三分之二

36 2. 科研档案收集 2.1 明确归档范围 跨机构合作项目档案不完整 系统 1. 牛胰岛素结晶 : 国家一等奖 主持单位上海生化细胞所 参加单位生物物理所等 主持单位只有本单位形成的科研档案 价值判断标准不对 课题组长认为没有意义, 所以不归档

37 2. 科研档案收集 2.2 掌握科研工作流程 及时收集 了解管理节点 贯穿全过程

38 2. 科研档案收集 2.3 科研文件质量要求 书写材料规范有效的签字盖章 规范有效 原件 内容真实 准确 形式完整 ( 日期完备 ) 外文文件归档 外文文件和 其翻译件一 并归档 载体有效 内容清晰可读 音频 视频可读 电子文件完整 真实 内容真实准确 形式完整 ( 元数据 )

39 2. 科研档案收集 2.4 归档与补充 课题验收 结题后三个月内归档 研究周期长的课题 按阶段归档 归档时间 研究周期短的课题结 题后归档 立项时提出归档要求

40 2. 科研档案收集 2.4 归档与补充 科研课题文件归档后, 在成果申报奖励 推广应用等阶段形成的新文件, 综合档案室应 及时收集补充归档

41 主要内容 规范与要求 科研档案收集 科研档案整理 41

42 3. 科研档案整理 整理 按照一定原则对档案实体进行系统分类 组合 排列 编号和基本编目, 使之有序化的 过程

43 要点分析 : 分类 系统性组合 关联性排列 有序性编号 固定性编目 可查找

44 3. 科研档案整理 科研档案整理方式 装订卷 不装订卷 所有文件 装订后 装盒 全部文件 连续编页 以件为单 元装订后 装盒 文件之间 不连续 编页

45 3. 科研档案整理 整理过程 分类 组卷 修整 卷内文件排列 Click to add Title 填写备考表 编制卷内目录 编写页号 编制档号 案卷编目 装订 45

46 3. 科研档案整理 3.1 分类 依据学科分类表进行分类, 制定本单位科 研档案分类方案 ( 分类名称 分类号 ) 分类号 数字或英文字母标示, 如 0204 CK1, 为避免排序出错, 需考虑到实际分类名称排序和分类号在数据库系统中的排序相一致 46

47 3. 科研档案整理 3.1 分类 分类原则 : 有足够容量涵盖本单位所有科研档案 平行类之间是相互排斥的 上位类和下位类之间必须是隶属关系 具有可扩展性 47

48 3. 科研档案整理 3.1 分类 示例 1: 计算机科学 01 计算理论 0101 算法理论 0102 计算机安全和保密学 0103 计算机病毒学 0104 计算机领域前沿 0105 其他 0110 计算机软件 02 程序设计方法与技术 0201 软件工程 0202 操作系统 0203 应用软件系统 0204 其他

49 3. 科研档案整理 3.1 分类 示例 2: 空间光学 K 空间相机 K1 空间立体测绘 K2 星敏感器 K3 高分辨率超光谱成像仪 K4 太阳模拟器 K5 高分辨率成像 K6 航空成像与测量技术 H 航空相机 H1 航空光电侦查设备研制 H2 航空电视摄像设备研制 H3 航空测量设备研制 H4 49

50 所分类号分类名称国家分类号所属学科 H 航空成像与测量技术 HE2251 遥感光学设备研制 H1 航空相机 HE2258 照相机械研制 H2 航空光电侦查设备研制 HE2251 遥感光学设备研制 H3 航空电视摄像设备研制 HE22591 电影电视光学设备研制 H4 航空测量设备研制 HE22593 测量仪研制 D 光电对抗 HE226 军用光学仪器研制 D1 光电火控对抗 HE2269 其他 D2 光电激光对抗 HE2269 其他 D3 深空探测 HE2269 其他 CK 光电测控 HE226 军用光学仪器研制 CK1 船用经纬仪 HE2263 靶场跟踪测量仪器研制 CK2 车载经纬仪 HE2263 靶场跟踪测量仪器研制 CK3 固定经纬仪 HE2263 靶场跟踪测量仪器研制 CK4 弹道相机 HE2263 靶场跟踪测量仪器研制 CK5 光电瞄准设备 HE2262 瞄准仪器研制

51 3. 科研档案整理 3.2 组卷 遵循科研文件形成规律, 保持文件的有机联系 科研课题文件较多, 可组成多卷 ( 即一题多卷 ) 科研课题文件较少, 可组成一卷 ( 即一题一卷 ) 反映课题概况的文件组成综合卷, 其余按工作阶段或重要程度组卷 连续性观测记录 分析报告等按日期 时间顺序组卷

52 3. 科研档案整理 3.3 修整 大幅文件 装订易压字文件 无价值文件 52

53 53

54 54

55 无价值 : 重复 ( 内容 ) 电子文件 的多个版本

56 3. 科研档案整理 3.4 卷内文件排列 科研管理性文件在前 过程性文件在后总结性文件在前 阶段性文件在后结论材料在前, 依据性材料在后印本在前 定稿在后译文在前 原文在后 56

57 3. 科研档案整理 3.5 编制档号 档案馆 ( 室 ) 在整理和管理档案的过程中, 以字符形式赋予档案的代码 具有唯一性 合理性 稳定性

58 3. 科研档案整理 3.5 编制档号 档号 本单位分类号 案卷顺序号 案卷顺序号 : 最低一级类目下的流水号, 为避免排序出错, 需用 0 占位 分类下的课题序号加案卷卷号

59 3. 科研档案整理 3.5 编制档号 以前面列举的计算机科学为例, 其档号为 : 单位分类号 ( 应用软件系统类 ) 本分类中的课题序号 ( 第 5 个课题 ) 本课题中的第 3 卷 59

60 3. 科研档案整理 3.5 编制档号 以前面列举的空间中心为例, 其档号为 : CK 单位分类号 ( 航空相机类 ) 本分类中的课题序号 ( 第 15 个课题 ) 本课题中的第 1 卷 60

61 3. 科研档案整理 3.6 编制页号 不漏 不跳 不重 凡具有有效图文信息, 均需编页 页号具有连续性, 不跳号 页号具有唯一性, 不重号 61

62 编页位置 62

63 3. 科研档案整理 3.6 编制页号 特殊编页 情况 印刷册 跨页 折子页 63

64 印刷册 64

65 跨页书写 65

66 折子页 66

67 3. 科研档案整理 3.7 编制卷内文件目录 严格按照实体档案信息进行如实著录 若通 过档案实体找不到对应信息时, 则不著录 67

68 3. 科研档案整理 3.7 编制卷内文件目录 序号 : 即件号, 每一份文件在卷内的排列顺序号 不同案 卷应分别从 l 起编写序号 卷内文件题名 : 填写文件标题的全称 如无标题可依据文件 的内容自拟确切题名 外文文件应有翻译的相应中文题名

69 文件题名 [ 致国际土壤学会关于参加会议人员费用的信 ( 法文 )] 69

70 3. 科研档案整理 3.7 编制卷内文件目录 责任者 ( 执笔人 ): 一般为文件的落款单位 署名者 多个责任者时, 填写前两个并以 号隔开 文件编号 : 应照原文录入 有多个文号时, 填写一个 主办机关的文号 70

71 3. 科研档案整理 3.7 编制卷内文件目录 制成日期 : 一般以签字盖章日期为准 用 8 位阿拉伯数字 表示, 如 : 页号或页数 : 装订卷, 填写页号, 即每页标注的顺序页号 最后一份文件标注文件起止页码, 如 9-9 不装订卷, 填写页数, 指每份文件的总页数 备注 : 对文件材料的说明 71

72 3. 科研档案整理 3.7 编制卷内文件目录 特殊情况 : 已装订的成套图样或印刷成册的科研文件, 自成一卷的, 原目录可代替卷内目录 ; 与其他科研文件组成一卷的, 应排列在卷内文件最后, 作为一份文件填写卷内目录

73 3. 科研档案整理 3.8 填写卷内备考表 73

74 立卷说明 : 记载案卷内文件的质量 立卷及其他需要说明 的情况 立卷人 : 具体立卷人签名审查人 : 案卷审核人员签名 归档后补充说明 : 指归档后案卷保管期限和密级的调整以 及卷内文件进行补充 移出 销毁等情况的注明 填写人 : 由课题组人员签名 审核人 : 综合档案室人员签名

75 3. 科研档案整理 3.9 填写案卷封面 75

76 3. 科研档案整理 3.9 填写案卷封面 题名 : 即案卷标题, 是根据卷内文件的内容拟定的综合性 名称, 一般包括项目名称 课题名称和本卷名称 本卷名称 : 涵盖本卷主要内容, 综合卷 不符合要求 室组名称 : 填写负责科研课题文件的立卷归档部门, 如 课题组等

77 3. 科研档案整理 3.9 填写案卷封面 起止日期 : 填写案卷内最早和最晚形成文件的年月 保管期限 : 填写组卷时确定的保管期限 ( 永久 长期或短 期 ) 密级 : 填写划定卷内文件的最高密级

78 3. 科研档案整理 3.10 装订 装订方法 : 通常采用左侧装订的方法, 使用棉线并 采用三孔一线的方法装订 对齐方式 : 应左侧 下侧对齐 装盒排序 : 卷内文件目录 文件封皮 文件材料 文件封底 备考表 案卷封底 78

79

80 谢谢!

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