一 建设工程档案管理的法律法规简介 二 五方责任主体单位在建设工程档案归集中应履行的责任与义务 三 城建档案馆的职责及接收城建档案的范围 四 建设工程档案的主要内容 归档范围 五 建设项目档案的整理与归档要求 六 建设项目档案归集的指导 验收与报送程序 七 存在的问题及解决问题的建议

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1 依法履行档案归集责任, 规范建设工程档案管理 武汉市城市建设档案馆业务指导三科刚 易志

2 一 建设工程档案管理的法律法规简介 二 五方责任主体单位在建设工程档案归集中应履行的责任与义务 三 城建档案馆的职责及接收城建档案的范围 四 建设工程档案的主要内容 归档范围 五 建设项目档案的整理与归档要求 六 建设项目档案归集的指导 验收与报送程序 七 存在的问题及解决问题的建议

3 事例一 : 由于施工单位档案管理不善, 造成施工技术档案遗失 有一项道路排水工程, 长度 1900 米,2007 年开工, 当时的中标 ( 合同 ) 价为 5000 万, 由于前期审批手续不齐全, 该工程没有搞竣工验收 由于工程存在重大质量问题, 工程完工后投入使用不多久, 就出现了断板等质量问题 在小修小补不能解决问题的情况下, 进行大修 首先将原道路的混凝土路面 水稳基层全部破除后, 对路基 ( 土路床 ) 进行检测, 检测结果路基含水率偏高, 设计部门根据路基的检测结果, 维修方案是将原有路基下挖 80cm, 对挖出的路基土进行处理后, 重新做路基 基层 沥青面层, 前后维修资金近 4000 多万 ( 业主重新投了 1000 万, 其它维修资金施工单位承担 )

4 事例二 : 市政基础设施工程竣工备案及档案移交情况 1 武汉市政工程质量监督站对 2002 年到 2012 年在市站报监且已完工的项目做过一次清理, 结果是 : 报监且已完工的项目共计 1074 项, 已办理竣工验收备案的 524 项 ; 已验收未备案的 453 项 ; 已竣工未验收的 97 项 2 上述项目档案移交情况 : 已办理竣工验收备案的 524 项, 施工技术档案基本上都已移交, 前期审批阶段 ( 业主负责移交 ) 的文件也有很多未移交 ; 已验收未备案的 453 项, 施工技术档案和项目准备阶段的档案也有很多没有移交 ; 已竣工未验收的 97 项市政工程, 竣工档案没有移交

5 一 建设工程档案管理的法律 法规简介 ( 一 ) 主要法律法规概述 1 法律法规的分类 (1) 从法规体系 ( 法律效力 ) 上来分类, 划分为四大类 : * 法律 * 法规 ( 行政法规 地方性法规 ) * 规章 ( 国务院部门规章 地方政府规章 ) * 规范性文件 (2) 从法规涉及的管理对象来分类, 划分为三大类 : * 档案管理方面综合性的法律法规 * 城市建设档案管理方面的法规 * 相关工程建设管理方面的法律法规

6 2 档案管理所依据的主要法律法规 (1) 法律 : 中华人民共和国档案法 (1987 年颁布实施,1996 年修订, 中华人民共和国主席令 71 号 ) ( 2) 法规 : * 行政法规 : 科学技术档案工作条例 ( 国发 号文 ) 建设工程质量管理条例 (2000 年, 国务院令第 279 号 ) * 地方性法规 : 湖北省档案管理条例 武汉市档案管理条例 湖北省建筑市场管理条例 (3) 规章 : * 国务院部门规章 : 中华人民共和国档案法实施办法 ( 国家档案局令 5 号 ) 城市建设档案管理规定 (1997 年建设部令 61 号, 2001 年建设部令 90 号修改, 住建部令 9 号修改 ) 城市地下管线档案管理办法 ( 建设部令第 136 号 ; 住建部令 9 号修改 ) * 地方政府规章 : 湖北省城市建设档案管理办法 ( 省人民政府令第 127 号 ) 武汉市城市建设档案管理办法 (2003 年市政府令第 145 号公布,2004 年市政府令第 159 号修改 ) 武汉市城市管线管理办法 (2012 年, 市政府令第 225 号 ) (4) 规范性文件 : 国家档案局关于印发 全国档案馆设置原则和布局方案 的通知 ( 国档发 号文 ) 市政基础设施工程施工技术文件管理规定 ( 建设部建城 号文 )

7 ( 二 ) 主要法律法规的相关条款及内容 1 中华人民共和国档案法 ( 法律 ): 第十条 : 对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为己有 第十一条 : 机关 团体 企业事业单位和其他组织必须按照国家规定, 定期向档案馆移交档案 第十三条 : 各级各类档案馆, 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构, 应当建立科学的管理制度, 便于对档案的利用 ; 配置必要的设施, 确保档案的安全 ; 采用先进技术, 实现档案管理的现代化 第二十四条 : 有下列行为之一的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门 有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分 ; 构成犯罪的, 依法追究刑事责任 : ( 一 ) 损毁 丢失属于国家所有的档案的 ; ( 六 ) 违反本法第十条 第十一条规定, 不按规定归档或者不按期移交档案的 ; ( 七 ) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施, 造成档案损失的 ; ( 八 ) 档案工作人员玩忽职守, 造成档案损失的

8 2 建设工程质量管理条例 ( 行政法规 ): 第十六条 : 建设单位收到建设工程竣工报告后, 应当组织设计 施工 工程监理等有关单位进行竣工验收 建设工程竣工验收应当具备下列条件 : ( 一 ) 完成建设工程设计和合同约定的各项内容 ; ( 二 ) 有完整的技术档案和施工管理资料 ; ( 三 ) 有工程使用的主要建筑材料 建筑构配件和设备的进场试验报告 ; ( 四 ) 有勘察 设计 施工 工程监理等单位分别签署的质量合格文件 ; ( 五 ) 有施工单位签署的工程保修书 第十七条 : 建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定, 及时收集 整理建设项目各环节的文件资料, 建立 健全建设项目档案, 并在建设工程竣工验收后, 及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案 五十九条 : 违反本条例规定, 建设工程竣工验收后, 建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的, 责令改正, 处 1 万元以上 10 万元以下的罚款

9 3 科学技术档案工作条例 ( 行政法规 ): 第五条 : 各单位应当建立 健全科技文件材料的形成 积累 整理 归档制度, 做到每一项科研 生产 基建等活动, 都有完整 准确 系统的科技文件材料归档保存 第六条 : 各单位应当把科技文件材料的形成 积累 整理和归档纳入科技工作程序和科研 生产 基建等计划中, 列入有关部门和有关人员的职责范围 第二十八条 : 国务院所属的各专业主管机关, 根据需要建立专业档馆, 收集和保管本专业需要长期和永久保存的科技档案 大中城市应当建立城市基本建设档案馆, 收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案

10 4 武汉市档案管理条例 ( 地方法规 ) 第十三条 : 工程档案在工程竣工验收后 3 个月内向市城建档案馆移交 第二十四条 : 违反本条例, 有下列行为之一的, 由所在单位或有关主管部门对直接责任人给予行政处分 ; 造成档案损失的, 责令赔偿损失, 构成犯罪的, 依法追究刑事责任 : ( 一 ) 损毁 丢失属于国家所有的档案的 ; ( 二 ) 擅自提供 抄录 公布和销毁属于国家所有的档案的 ; ( 三 ) 涂改 伪造档案的 ; ( 五 ) 将生产经营或职务活动中形成的应归档的材料据为己有或拒绝归档的 ; ( 六 ) 拒不按规定向综合档案馆 专门档案馆移交档案的 ; ( 九 ) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施, 造成档案损失的 ; ( 十 ) 档案工作人员和对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守, 造成档案损失的 ; ( 十一 ) 拒不按规定对档案实行集中统一管理的 ;

11 5 湖北省建筑市场管理条例 ( 地方法规 ) 第四十七条 : 工程竣工后, 建设单位应当组织工程勘察 设计 施工 监理等有关单位进行竣工验收 工程经验收合格, 方可交付使用 验收不合格的, 施工单位应当负责返修 建设单位应当自建设工程竣工验收合格之日起 15 日内, 向建设行政主管部门或者其他有关部门备案 施工单位应当向建设单位提供已竣工验收工程完整的工程技术档案 竣工图, 并提供工程保修书以及有关工程使用 保养 维护的说明 建设单位应当在工程竣工验收三个月内向当地城建档案管理机构移交建设项目档案 第六十二条 : 违反本条例第四十七条规定, 工程竣工验收后, 建设单位不及时移交建设项目档案或者移交档案不完整的, 由建设行政主管部门责令限期改正 ; 逾期未改正的, 处 1 万元以上 3 万元以下罚款

12 6 中华人民共和国档案法实施办法 ( 国务院部门规章 ) 第十二条 : 按照国家档案局关于文件材料归档的规定, 应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全, 并进行整理 立卷, 定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理 ; 任何人都不得拒为己有或者拒绝归档 第十三条 : 机关 团体 企业事业单位和其他组织, 应当按照国家档案局关于档案移交的规定, 定期向有关的国家档案馆移交档案 第二十七条 : 有下列行为之一的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正 ; 情节严重的, 对直接负责的主管人员或者其他直接责任人民依法给予行政处分 ; ( 一 ) 将公务活动中形成的应当归档的文件 资料据为几有, 拒绝交档案机构 档案工作人员归档的 ; ( 二 ) 拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的 ; ( 三 ) 违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的 ; ( 四 ) 不按照国家规定开放档案的 ; ( 五 ) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施, 造成档案损失的 ; ( 六 ) 档案工作人员 对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守, 造成档案损失的

13 7 武汉市城市建设档案管理办法 ( 武汉市人民政府规章 )) 第三条市建设行政主管部门负责全市城市建设档案管理工作 市城市建设档案馆受市建设行政主管部门委托, 具体负责城市建设档案的日常管理工作, 并按本办法的规定, 负责直接接收江岸 江汉 硚口 汉阳 武昌 青山 洪山区行政区域内的城市建设档案, 同时接受市档案行政主管部门的监督和业务指导 东西湖 汉南 蔡甸 江夏 黄陂 新洲区建设行政主管部门负责本行政区域内城市建设档案管理工作, 接受同级档案行政主管部门的监督和业务指导

14 第四条城市建设档案包括各类城市建设工程档案, 业务管理与业务技术档案, 城市基础资料以及国家建设行政主管部门 国家档案行政主管部门确定的其他城市建设档案 第五条城市建设工程档案的范围为 : ( 一 ) 市政基础设施工程档案 ; ( 二 ) 城市公用基础设施工程档案 ; ( 三 ) 城市交通基础设施工程档案 ; ( 四 ) 城市园林建设 风景名胜建设工程档案 ; ( 五 ) 市容环境卫生设施建设工程档案 ; ( 六 ) 工业与民用建筑工程档案 ; ( 七 ) 城市环保 防洪 防灾 抗震和人防工程档案 ; ( 八 ) 除军事禁区 军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向 有关隐蔽工程的位置图等军事工程档案 ; ( 九 ) 城市地下管线工程及管网普查 补测成果档案

15 第六条业务管理和业务技术档案包括城市规划 勘测 设计 施工 监理 园林 风景名胜 环卫 市政 公用 房地产 ( 不包括房地产产权产籍资料 ) 等建设系统各专业管理部门和单位在业务管理和业务技术工作中形成的档案 前款规定的业务管理和业务技术档案中具有永久保存价值的档案, 自形成之日起保管使用满 20 年的, 形成单位应当向城市建设档案馆移交原始档案或档案复制件 ; 专业性较强或需要继续保密 保存的档案, 经档案行政主管部门同意, 可延长向城市建设档案馆移交的期限 ; 由于保管条件恶劣可能导致不安全或严重损毁的档案, 可提前向城市建设档案馆移交

16 第九条本办法第五条规定的城市建设工程档案由建设单位负责收集 建设单位应当从建设工程立项起, 对勘察 设计 施工和监理单位提出编制 报送建设工程档案的要求, 做到建设工程档案材料的收集 编制与工程建设进度同步, 保证建设工程档案材料的完整 准确 第十条建设单位报送的城市建设工程档案应当符合下列要求 : ( 一 ) 工程文件的内容及其深度符合国家有关工程勘察 设计 施工 监理等方面的技术规范 标准和规程 ; ( 二 ) 工程文件的内容真实 准确, 与工程实际相符合 ; ( 三 ) 工程文件采用耐久性强的书写材料 ; ( 四 ) 工程文件字迹清楚, 图样清晰, 图表整洁, 签字盖章手续完备 ; ( 五 ) 工程文件中文字材料幅面尺寸规格为 A4 幅面, 图纸采用国家标准图 ; ( 六 ) 建设工程竣工图加盖竣工图章 第十五条建设单位应当在工程竣工验收合格之日起 3 个月内, 向城市建设档案馆报送建设工程档案

17 第十四条 : 建设工程竣工后, 城建档案馆在有关部门组织竣工验收时, 负责审核建设工程竣工档案, 对不符合要求者限期修改完善 第十六条 : 对于收集 整理档案材料确有困难的建设单位, 城市建设档案馆可以按照有关规定, 为其提供技术咨询和代理服务 第十八条 : 城市建设档案馆和形成城市建设档案的单位, 应当建立健全城市建设档案的接收 收集 整理 保管 抢救 统计 鉴定等管理制度, 确保城市建设档案的完好和安全 需要永久保存的城市建设档案, 应当采用光盘 缩微胶片或者其它现代技术手段备份保存和保护 第十九条 : 城市建设档案馆应当开发城市建设档案信息资源, 依照有关规定向社会提供城市建设档案利用服务 对馆藏的重要珍贵档案, 应当用复制件代替原件提供利用

18 8 武汉市城市管线管理办法 ( 武汉市人民政府规章 ) 第四十四条城市管线的档案资料应当按照下列规定移交城建档案管理机构, 及时纳入城市管线信息平台, 实时更新城市地下管线信息数据 ( 一 ) 管线工程竣工验收后 3 个工作日内, 管线建设单位应当将纸质版和电子版的地下管线竣工图和竣工测量成果表向城建档案馆移交, 并于 5 个工作日内纳入城市管线专业信息平台 ; 管线工程其他档案资料应当在 3 个月内移交 ( 二 ) 在城市道路规划红线范围内的工程勘察 施工过程中发现未建档管线的, 建设单位应当及时报告建设行政主管部门并通知该管线的权属单位 未建档管线的权属单位应当按照有关规定组织勘探补测, 并在勘探补测成果验收后 30 日内将勘探补测成果报送城建档案管理机构 ( 三 ) 城市管线因紧急抢修后发生管位变化或者管线迁移等情况的, 管线权属单位应当在紧急抢修工作完成后 30 日内将有关管线档案报送城建档案管理机构 ( 四 ) 既有管线经规划行政主管部门批准并按照规定办理有关手续予以废弃或者改变使用性质 权属关系的, 管线权属单位在拆除废弃的管线 封填废弃的井口与沟槽或者完成使用性质及权属关系变更后 30 日内将管线异动情况报送城建档案管理机构 ( 五 ) 房屋建筑连接市政道路的管线工程竣工档案应当随同房屋建筑工程竣工档案一并移交城建档案管理机构

19 9 国家档案局关于印发 全国档案馆设置原则和布局方案 的通知 ( 国档发 号文 )( 规范性文件 ) 各级国家档案馆 : 各级国家档案馆, 是归口中央或地方各级档案行政管理部门 ( 或与有关部门 ) 直接管理的文化事业或科学技术事业机构 包括综合档案馆和专门档案馆 综合档案馆 : 综合档案馆是按行政区划或历史时期设置的, 收集和管理所辖范围内多种门类档案的档案馆 * 在中央设置 3 个综合性档案馆 * 在地方按行政区划分级设立综合档案馆 专门档案馆 : 专门档案馆指收集和管理某一专门领域或某种特殊载体形态档案的档案馆 * 在中央设置 4 个专门档案馆 * 省 ( 自治区 直辖市 ) 以及计划单列市 特大城市设置哪些专门档案馆, 按照重点加强各级国家综合档案馆的原则, 由同级档案行政管理部门负责统筹规划, 报同级人民政府批准, 并报国家档案局备案 * 大 中城市设置城市建设档案馆, 收集管理有关城市规划 建设的档案及城市建设管理方面的具有永久保存价值的档案或档案复制件及有关资料

20 10 市政基础设施工程施工技术文件管理规定 ( 建设部建城 号文 规范性文件 ) 第二条 : 本规定所称市政基础设施工程, 是指城市范围内道路 桥梁 广场 隧道 公共交通 排水 供水 供气 供热 污水处理 垃圾处理处置等工程 第四条 : 市政基础设施工程施工技术文件, 是指在施工过程中, 施工单位执行工程建设强制性标准和国家 地方有关规定而填写 收集 整理的文字记录 图纸 表格 音像材料等应当归档的保存的文件 第六条 : 市政基础设施工程施工技术文件由施工单位负责编制, 建设单位 施工单位负责保存, 其他参建单位按其在工程中的相关职责做好相应工作 建设单位应按 建设工程文件归档整理规范 (GB/T ) 的要求, 于工程竣工验收后三个月内报送当地城建档案管理机构

21 第七条 : 实行总承包的工程项目, 由总承包单位负责汇集 整理各分包单位编制的有关施工技术文件 第八条 : 市政基础设施工程施工技术文件应随施工进度及时整理, 所需表格应按本规定中的要求认真填写, 字迹清楚, 项目齐全 记录准确 完整真实 第九条 : 市政基础设施工程施工技术文件中, 应由各岗位责任人签认的, 必须由本人签字 ( 不得盖图章或由他人代签 ) 工程竣工后, 文件组卷成册后必须由单位技术负责人和法定代表或法人托人签字并加盖单位公章 第十条 : 建设单位与施工单位在签订施工合同时, 应对施工技术文件的编制要求和移交期限做出明确规定 建设单位应在施工技术文件中按有关规定签署意见 实行监理的工程应有监理单位按规定对见证项目的认证记录

22 二 五方责任主体单位在建设工程档案归集中应履行的责任与义务 ( 一 ) 通用职责 1 工程文件的形成应符合国家相关法律 法规 施工质量验收标准和规范 工程合同与设计文件等的规定 2 工程各参建单位应将工程文件的形成和归集纳入工程建设管理的各个环节和有关的职责范围 3 工程文件应随工程进度同步收集 整理并按规定移交 4 工程文件应实行分级管理, 由建设 监理 施工单位主管 ( 技术 ) 负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作 建设过程中工程文件的收集 整理工作和审核工作应有专人负责, 并按规定取得相应的岗位资格 5 工程各参建单位应确保各自的文件真实 有效 完整和齐全, 对工程文件进行涂改 伪造 随意抽撤 丢失等, 应按相关规定予以处罚, 情节严重的, 应依法追究法律责任

23 ( 二 ) 建设单位 ( 业主 ) 的责任 1 建设单位应按国家和各级地方政府有关建设工程项目档案管理规定, 及时收集 整理建设工程项目各环节的文件材料, 建立健全建设工程项目档案 负责收集和整理工程准备阶段 竣工验收阶段形成的文件, 并应进行立卷归档 负责收集和汇总勘察 设计 施工 监理等单位立卷归档的工程档案 2 建设单位应经常检查各方责任主体单位工程档案的形成情况, 对工程档案的形成负责 在工程招标及与各参建方签订协议或合同时, 应对工程文件和工程档案的套数 费用 质量 移交时间等提出明确要求, 对竣工图的编制提出明确要求 3 建设单位应负责组织 监督和检查勘察 设计 施工 监理等单位的工程文件的形成 积累和立卷归档工作 ; 也可以委托监理单位监督 检查工程文件的形成 积累和立卷归档工作 4 对须建设单位签认的工程文件应签署意见 5 建设单位在工程验收前十五天, 通知城建档案管理机构对竣工档案进行预验收 ; 未取得工程档案预验收认可文件, 不得组织工程竣工验收 6 对符合城建档案馆接收范围的工程, 工程竣工验收后 3 个月内向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案

24 ( 三 ) 勘察 设计单位的责任 1 勘察 设计单位对其勘察 设计的工程文件负责 2 勘察单位必须提供准确的地质 水文 测量等勘察成果 3 设计单位设计文件应符合国家规定的设计深度要求, 注明工程合理使用年限 4 工程竣工验收时应出具工程质量检查报告 5 勘察 设计单位应做好工程文件的形成 积累和立卷归档工作, 并将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交

25 ( 四 ) 施工单位的责任 1 应负责施工文件的管理工作, 实行技术负责人负责制, 逐级建立健全施工文件管理岗位责任制 2 负责工程承包范围内的文件的形成 积累和立卷归档工作, 负责工程竣工图的编制工作 3 建设工程项目实行总承包的, 总承包单位负责收集 汇总各分包单位形成的工程档案, 并应及时向建设单位移交 ; 各分包单位应将本单位形成的工程文件整理 立卷后及时移交总包单位 建设工程项目由几个单位承包的, 承包单位负责收集 整理立卷其承包项目的工程文件, 并应及时向建设单位移交 4 施工单位应加强工程档案人员的培训, 未经工程档案知识培训或者考核不合格的人员不得上岗工作

26 ( 五 ) 监理单位的责任 1 监理单位应做好文件的形成 积累和立卷归档工作, 并将形成的工程监理文件及时向建设单位移交 2 应按照合同约定, 在勘察 设计阶段, 对勘察 设计文件的形成 积累 组卷和归档进行监督 检查 ; 在施工阶段, 应对施工文件的形成 积累 组卷和归档进行监督 检查, 使工程文件的完整性 准确性符合有关要求 3 负责竣工图的审核

27 三 城建档案馆的职责及接收城建档案的范围 ( 一 ) 属性与定位依据 中华人民共和国档案法 中华人民共和国档案法实施办法 科学技术档案工作条例 全国档案馆设置原则和布局方案, 武汉市城市建设档案馆属于 国家专门档案馆, 属于国家档案馆系列 ( 按城市行政区划设立的 ), 不是行业档案馆 也不是部门档案馆 是武汉市人民政府所属的科学文化事业单位 ( 二 ) 主要职责 1 统一收集 保管和管理本地区城乡规划 建设及其管理活动中形成的重要城建档案及有关资料, 维护档案的完整与安全 ( 基本职责 ); 2 积极开发城建档案信息资源, 面向政府 面向社会, 积极对外提供利用, 为社会主义现代化建设服务 ( 基本职责 ); 3 受建设行政主管部门委托开展本地区城建档案日常管理工作 具体负责宣传 贯彻 中华人民共和国档案法 建设工程质量管理条例 及城建档案管理方面的有关规定 ; 对建设工程档案的编制 整理 归档工作进行指导 ; 工程竣工验收时及时审核工程竣工档案, 对符合要求的, 签发工程档案验收认可文件 ; 监督档案法律 法规的贯彻实施, 查处城建档案不按规定移交档案的违法行为 ; 开展工程档案从业人员业务培训, 提高城建档案业务人员的素质 ( 受委托的职责 )

28 ( 三 ) 行政权力清单 按照 市委办公厅市政府办公厅转发 市监察局关于清理规范市级行政权力和政务服务事项推进行政权力公开透明运行的实施方案 的通知 ( 武办文 [2012]77 号, 以下简称 实施方案 ) 的要求, 市城建档案馆受市城建委委托的行政权力和行政服务事项共 6 项 ( 详细内容见武汉市城市建设档案馆行政权力清单及外部流程图 ): 1 类别 : 行政处罚 ; 权力编码 03169; 权力名称 : 对建设单位不报送建设工程竣工项目档案的处罚 ; 2 类别 : 非行政许可审批 ; 权力编码 :02001; 权力名称 : 建设工程竣工档案验收 3 类别 : 行政监督检查 ; 权力编码 :11029; 权力名称 : 城建档案报送行政管理 4 类别 : 行政服务 ; 权力编码 :12021; 权力名称 : 城建档案归集业务指导 5 类别 : 行政服务 ; 权力编码 :12022; 权力名称 : 城建档案征集 6 类别 : 行政服务 ; 权力编码 :12025; 权力名称 : 工程建设标准的宣贯培训

29 ( 四 ) 城建档案业务指导工作的内容 城建档案管理机构对建设工程档案形成单位城建档案工作的指导应包括下列内容 : 1 帮助各参建单位全面理解和掌握国家有关城建档案工作的方针政策 法律法规和行政规章, 使各参建单位了解和掌握应承担的责任和要求, 并履行告知义务 ;( 办理施工许可时进行告知 ) 2 指导各参建单位全面理解和掌握城建档案工作业务标准 技术规范, 指导 督促 检查各参建单位按 建设工程文件归档规范 的要求, 收集 汇总勘测 设计 施工 监理等过程中所形成的建设工程文件材料 ; 3 指导建设 勘测 设计 施工 监理等单位落实档案管理人员, 设置档案保管场所, 建立健全档案工作制度, 做好工程文件材料的形成 积累工作 ; 4 在工程项目竣工验收前, 对建设工程档案进行预验收, 审核其内在质量和外在质量, 对预验收合格的, 出具建设工程档案预验收认可文件, 作为建设工程竣工验收和办理建设工程竣工备案手续的依据之一 ; 对不符合要求的提出限期整改意见 ;

30 ( 五 ) 市城建档案馆接收管理城建档案的范围 1 负责直接接收江岸 江汉 硚口 汉阳 武昌 青山 洪山区行政区域内的城市建设档案, 以及武汉东湖新技术开发区 武汉经济技术开发区 武汉化工新区 武汉东湖风景区 ( 行政区划 ) 2 市城建馆接收的城市建设工程档案的范围为 : (1) 市政基础设施工程档案 ; (2) 城市公用基础设施工程档案 ; (3) 城市交通基础设施工程档案 ; (4) 城市园林建设 风景名胜建设工程档案 ; (5) 市容环境卫生设施建设工程档案 ; (6) 工业与民用建筑工程档案 ; (7) 城市环保 防洪 防灾 抗震和人防工程档案 ; (8) 除军事禁区 军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向 有关隐蔽工程的位置图等军事工程档案 ; (9) 城市地下管线工程及管网普查 补测成果档案 3 市城建档案馆接收业务管理和业务技术档案包括城市规划 勘测 设计 施工 监理 园林 风景名胜 环卫 市政 公用 房地产 ( 不包括房地产产权产籍资料 ) 等建设系统各专业管理部门和单位在业务管理和业务技术工作中形成的档案

31 四 建设工程档案的主要内容 归档范围 ( 一 ) 建设项目档案的定义 形成与来源 ( 二 ) 建设工程文件的归档范围

32 ( 一 ) 建设项目档案的定义 形成与来源 1 建设工程档案定义 : 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字 图纸 图表 声像 电子文件等各种形式的历史记录 * 工程档案来源于建设工程文件, 建设工程文件是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录, 按照 建设工程文件归档规范 它包括工程准备阶段文件 监理文件 施工文件 竣工图和竣工验收文件 这些档案内容构成整个建设工程完整的历史的基础信息, 是工程建设不可缺少的技术档案, 是工程维修 改建 扩建的重要依据 * 工程档案是在建设工程完工后, 由工程文件通过整理归档转化而来 实现工程文件到工程档案的转化, 关键取决于工程文件的价值因素 由于工程档案是对日后实际工作 ( 责任认定 经济纠纷 使用与维护 ) 和科学研究有依据作用或一定参考利用价值的文件, 因此工程档案必须是通过人们鉴定, 有必要作为档案保存的文件

33 2 建设工程文件的来源 (1) 建设工程文件形成 产生的部门和单位 * 参建单位 ( 工程质量五方主体责任单位 ): 建设 勘察 设计 施工 监理 参建单位依据国家基本建设程序及建设工程勘察 设计 施工的有关规范 标准, 在从事工程建设活动中应形成的文件 记录 图纸 图表等 * 政府部门 ( 具有行政审批权 ): 负责建设工程行政审批的各政府部门及其委托的事业单位, 在立项 用地 规划 环评 消防 施工图设计审查 招投标 施工许可 质量监督 验收备案等 ( 行政审批与备案 ) 环节产生的文件 * 检测机构 ( 具有资质的 ): 负责原材料 半成品以及工程质量检验 试验的机构和单位 * 生产企业 : 工程建设所使用的原材料 半成品的生产企业提供的产品合格证及质量证明文件 * 咨询服务机构 : 受参建单位的委托, 对工程建设进行咨询 研究 评估, 而产生咨询报告 研究报告 评估报告等

34 (2) 建设工程文件形成的依据 * 所有参与建设工程活动的政府部门及企事业单位, 履行国家基本建设程序时产生的文件 记录 ( 执行法律法规层面 ); * 参建单位进行工程建设时, 执行国家 ( 行业 ) 有关工程勘察 设计 施工 监理等规范 标准时产生的文件 记录 试验报告 图纸 ( 执行规范标准层面 ) 3 基本建设程序 : 是指国务院有关部门在规范性文件和有关法律 法规中规定的进行工程建设各项工作的先后次序, 反映了基本建设活动的客观规律 一般包括 :(1) 项目建议书 (2) 可行性研究 (3) 立项审批 (4) 规划审批 (5) 勘察 (6) 设计 (7) 施工 (8) 验收和交付等环节

35 ( 二 ) 建设工程文件的归档范围 建设工程归档文件的保存单位 : 建设 勘察 设计 施工 监理单位 ; 城市建设档案档案馆 ; 设施使用和维护单位 这些单位具体应保存文件的范围按 建设工程文件归档规范 及相关规范执行 建设工程归档文件的范围具体见 : 建设工程文件归档规范 (GB/T ) 及 湖北省城市建设档案编制与报送规定 按照国家基本建设程序, 我们一般把建设工程归档文件划分为工程前期准备阶段文件 施工阶段文件 竣工验收备案阶段文件

36 1 工程前期准备阶段文件: 立项文件 建设用地及拆迁文件 勘察与设计文件 招投标文件 开工审批文件 工程造价文件 工程建设基本信息文件

37 (1) 建设工程立项审批文件 : 主要包括建设单位提出的项目建议书及其有关管理机构的审批文件, 可行性研究报告及有关管理机构的审批文件, 以及领导批示 专家建议等内容 (2) 建设用地批准文件 : 主要包括土地划拨批准文件 土地让合同 协议以及建设用地规划许可证 完成建设用地的征用或划拨 国有土地使用证等文件 (3) 勘察 设计文件 : 包括工程地质勘察报告 水文地质勘察报告 初步设计文件 设计审查文件 ( 勘察文件审查 深基坑审查 抗震审查 施工图设计审查 ) 消防审核 人防审核 环评审核 节能设计审核备案等文件 (4) 招投标文件 : 勘察 设计 施工 监理及代建单位 BT 单位等招投标文件及合同 (5) 开工审批文件 : 主要包括建设工程规划许可证以及附件 建筑红线定位册 施工许可证等文件 (6) 工程造价控制文件 : 包括工程投资估算材料 工程设计概算材料 招标控制价格文件 合同价格文件 结算价格文件 (7) 建设项目基本信息 : 主要包括工程项目管理机构 工程项目监理机构和工程项目施工管理机构的编制 负责人及其变化情况信息

38 2 施工阶段文件 : 施工管理文件 施工技术文件 进度造价文件 施工物资出厂质量证明文件及进场检测文件 施工记录文件 施工试验记录及检测文件 施工质量验收文件 竣工图 (1) 施工阶段文件, 应按照不同的工程类型 ( 房屋建筑工程 道路工程 排水工程 桥梁工程 地铁工程等 ) 分别归档 (2) 施工阶段的文件 记录 试验报告, 武汉市有统一施工用表的, 都应按统一施工用表进行填写 记录 (3) 建设单位应对施工单位 监理单位形成的进度造价文件认真核查, 所形成的进度造价文件建设单位都应全部归档 (4) 施工技术文件 : 工程技术文件 ( 施工组织设计及方案 ) 报审表 施工组织设计及施工方案 设计交底记录 图纸会审记录 设计变更通知单 设计变更洽商记录 ( 技术核定单 工程联系单 ) 应完整齐全, 设计变更应严格按程序进行审批

39 3 竣工验收备案阶段文件 : 竣工验收与备案文件 竣工决算文件 竣工验收与备案文件 : (1) 勘察单位工程质量检查报告 设计单位工程质量检查报告 (2) 监理单位工程质量评估报告 (3) 施工单位工程竣工报告 (4) 建设单位工程竣工报告 (5) 工程竣工验收会议纪要 (6) 专家组竣工验收意见 (7) 工程竣工验收证书 (8) 规划验收文件 ( 竣工测量成果报告 建设工程规划验收合格证或建设工程核位证明书 ) (9) 环保验收文件 ( 环保监测报告 环评验收意见 ) (10) 消防验收意见书 (11) 节能 人防等部门出具的认可文件 (12) 建设工程竣工档案验收意见书 ( 或认可文件 ) (13) 市政基础设施工程竣工验收备案表 (14) 工程质量保修单竣工决算文件 :1: 施工决算文件 ;2 监理决算文件; 3 审计报告 ( 或工程造价咨询报告 )

40 五 建设项目档案的整理与归档要求 ( 一 ) 建设工程归档文件的质量要求 ( 二 ) 竣工图的编制要求 ( 三 ) 建设工程归档文件的整理要求

41 ( 一 ) 建设工程归档文件的质量要求 1 归档的工程文件应符合国家有关工程勘察 设计 施工等规范标准的要求, 内容应准确 真实, 竣工图应与工程实体一致 2 归档的工程文件应为原件 3 文件 表格 图纸的格式应规范 标准, 有统一施工用表的, 应采用统一的施工用表进行记录 4 工程文件应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 蓝图的质量要求图面清洁, 字迹线条清楚 注意晒制质量, 反差要好, 图面无深浅不均或过深或过浅, 字迹线条要牢固 5 工程文件的纸质载体及书写材料应满足档案长期保存的要求

42 ( 二 ) 竣工图的编制要求 1 总平面位置图 总平面位置图比例尺一般采用 1 500~ 此图的绘制应以地形图为依托 ( 基础图 ), 该地形图的技术要求应符合 城市测量规范 及专业管理部门的规定要求, 其内容可适当简化 ( 择要地形 地物 ), 图上应标绘坐标方格网并择点注记其坐标数据 总平面位置图的内容应包括 : (1) 工程总体布局与其相关的主要道路 单位 工厂及工程的名称 ; (2) 工程定位数据 ( 必须是竣工实测 ) 如工程起 止点, 折点的坐标或与相关物的距离, 与道路中心的距离, 工程边界线等 (3) 有关规划设计参数, 如占地面积 工艺 荷载等 ; (4) 必要的文字说明及图例 指北针等 2 管线工程竣工图 管线工程竣工平面图比例尺一般采用 1 500~1 2000, 此图的绘制与上述绘制总平面位置图的要求相同 管线工程的竣工图必须依据竣工测量的成果进行绘制, 与实物相符

43 3 竣工图编制类型与绘制竣工图的编制类型 : 利用施工蓝图改绘的竣工图 在二底图上修改的竣工图 重新绘制的竣工图 用 CAD 绘制的竣工图等 4 竣工图绘制的要求 (1) 利用施工蓝图改绘的竣工图 (2) 在二底图上修改的竣工图 (3) 重新绘制的竣工图 (4) 竣工图修改标注符号 5 竣工图的审签竣工图经过审签之后才能成为工程建设的历史凭证, 具有相应的法律效力 6 竣工图标志章 (1) 竣工图标志章应具有明显的 竣工图 字样, 并包括编制单位名称 制图人 审核人 技术负责人和编制日期等基本内容 实施工程监理的应有监理单位名称 总监和现场监理, 其尺寸为 80mm 50mm, 竣工图章的式样为 :

44

45 (2) 重新绘制的竣工图 补图应绘制竣工图标, 其位置在图纸的右下角, 与施工图图标的位置相同 竣工图标的基本内容除竣工图章的内容外, 还应包括工程名称 工程号 以及本图的图号 图名 比例等项内容, 尺寸大小符合国家制图标准

46 ( 三 ) 建设工程归档文件的整理要求 建设工程归档文件的整理工作主要包括分类 组卷 卷内文件排列 卷内文件编目 编制案卷目录等 整理要求 : 整理时先要把建设工程文件材料划分类别, 再根据每类文件材料的多少组成一卷或若干卷 排列顺序要严格按排列顺序表中的顺序, 以满足统一管理的要求 (1) 市政工程归档文件一般应按单位工程 ( 或子单位工程 ) 进行整理 组卷 (2) 市政工程的专业分包单位, 应将专业分包形成的归档文件进行分类 整理后移交给总承包单位, 由总承包单位统一整理 组卷 (3) 同一个市政项目, 若包含多个不同工程类型 ( 道路工程 桥梁工程 给 排水管道 ) 的工程时, 一般应按不同的工程类型分别整理 组卷 (4) 归档文件应按照 湖北省建设工程文件归档内容及顺序表 的顺序排列 (5) 同一类别的文件材料按自然形成规律和时间排序 先分大类, 同类文件下, 按部位或施工单元, 再按时间顺序 编号 工序排列 (6) 不同载体的文件应分别整理 组卷

47 六 建设项目档案归集的指导 验收与报送程序 ( 一 ) 告知 : 在办理施工许可证时, 告知参建各方在建设工程档案归集中应履行的责任 义务 ( 二 ) 首次指导和交底 : 工程开工后, 城建档案馆业务指导人员到施工现场, 结合具体工程的情况, 对参建单位 ( 建设 施工 监理 ) 的建设工程档案归集工作进行指导 交底 培训 ( 三 ) 指导 检查 : 项目建设过程中, 指导 检查 ( 是否同步归集 ) ( 四 ) 档案审核预验收 : 项目完工后, 竣工验收前, 对工程竣工档案进行审查 ( 建设准备阶段文件 施工技术文件 竣工文件 ), 提出整改完善意见 ( 五 ) 档案报送 : 建设工程竣工后的三个月内, 建设单位将整理成册的竣工档案 ( 含电子文件 ) 报送城建档案, 办理移交手续, 城建档案出具接收清单 建设工程档案验收认可文件

48 七 存在的问题及解决问题的建议 ( 一 ) 存在的主要问题 1 建设工程归档文件, 没有做到与工程建设进度同步形成 收集 整理 归档 2 不按规定的时间, 在工程竣工后 3 个月内完成全部建设项目档案的报送与移交工作 3 大型市政基础设施项目, 主体工程基本上能按规定移交施工技术档案, 但一些配套工程如管线迁改工程, 存在不移交档案或不按时移交档案的问题 4 建设工程准备阶段文件不齐全 完整, 原件缺失 如有正文无附件 有批复意见无请示报告 建设工程准备阶段及项目竣工阶段的文件大多数不能做到按时移交归档 5 施工阶段文件中, 设计变更文件审批手续不完善, 设计变更文件收集不完整 原件缺失 6 没有按设计变更文件和工程施工实际情况, 编制竣工图 ; 地下管线工程没有进行竣工测量, 不能按竣工测量成果据实编制管线工程竣工图

49 ( 二 ) 产生问题的原因 1 依法履行档案归集责任的意识不够 2 档案意识不高, 对档案重要性的认识不足 3 建设项目档案归集管理工作的制度不具体 不配套, 没有做到项目管理各环节全覆盖, 责任不明确 4 有制度, 但制度没有落实 执行不严格 5 建设单位 ( 业主 ) 对施工单位 监理单位在工程档案归集方面督促 检查不够

50 ( 三 ) 解决问题的建议 1 建立机构 制定制度 配备人员 2 明确责任 严格落实相关规定 3 加强对施工 监理单位的管理 4 相互协作 主动配合

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