中山医学院档案管理规定 第一章总则第一条为了进一步加强学院档案工作, 有效保护和利用档案, 根据 中华人民共和国档案法 ( 以下简称 档案法 ) 及其实施办法 高等学校档案管理办法 中山大学档案管理办法 等文件精神, 结合学院实际, 特制定本制度 第二条本制度所称的档案, 是指从事教学 科研 管理

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1 中山医学院档案管理规定 第一章总则第一条为了进一步加强学院档案工作, 有效保护和利用档案, 根据 中华人民共和国档案法 ( 以下简称 档案法 ) 及其实施办法 高等学校档案管理办法 中山大学档案管理办法 等文件精神, 结合学院实际, 特制定本制度 第二条本制度所称的档案, 是指从事教学 科研 管理 社会服务等活动直接形成的有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式 载体的历史记录 第三条档案工作实行统一领导 集中管理原则, 维护档案完整与安全, 便于利用 第四条各部门指定一名兼职档案员, 将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划 纳入考核管理机制 纳入有关人员的职责范围 ; 在布置 检查 总结 验收各项工作的同时, 同步落实布置 检查 总结 验收档案工作 第二章人员及岗位职责第五条根据院领导职责分工, 学院由党委书记主管档案工作, 各部门指定兼职档案员负责本部门的档案管理工作, 执行学校各项管理要求 第六条兼职档案员的主要职责是 :

2 ( 一 ) 热爱本职工作, 严格执行党和国家有关档案工作的法律法规 方针政策和学校档案规章制度, 积极参加档案业务培训, 具备专业工作知识, 确保档案的完整与安全 ; ( 二 ) 主动做好档案的接收 整理 保管 利用 统计 宣传和编研工作, 积极提出改进工作的意见和建议 ; ( 三 ) 将需要归档的文件组卷装订, 做到合乎要求 编目清楚 标题准确 装订整齐, 信息完整 著录规范 ; ( 四 ) 做好本部门文件材料的分类 组卷 编目 登记 保管 利用等工作, 对涉密文档, 交单位保密工作负责人保管 ; ( 五 ) 及时向分管档案工作负责人汇报工作, 本单位有关工作人员工作变动时, 要其做好文件材料的交接工作 ; ( 六 ) 将档案工作纳入部门年度工作计划和总结 第四章安全保障第七条严格值班值守制度, 全面加强办公室和库房的巡查, 要配备和更新档案安全保管所必需的设施设备并定期做好检修维护, 做好相关人员的安全培训, 要建立和健全库房管理制度, 落实防盗 防火 防潮 防尘 防虫 防磁 防高温 防强光等措施, 控制库房温湿度, 确保档案安全, 健全人防 物防 技防相结合的综合安防体系 ; 第八条每学期进行一次全面 细致的档案安全专项检

3 查, 特别是对库房核心区 防汛和消防设施 电气线路及防盗设施等重点部位和设施设备进行全面彻底地检查, 确保档案安全 ; 第九条不断健全档案安全事故预防 报告及处理机制, 按照 中山医学院突发公共事件应急预案 经常组织演练, 随时应对可能出现的各种情况, 事故发生时要第一时间向院办报告, 并采取有效措施进行处置, 严禁瞒报迟报漏报 第五章档案的收集与归档第十条要建立档案统计 检查制度, 定期对档案的接收 整理 保管 利用和馆内各种数据情况进行检查和统计 ; 第十一条实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档的管理制度 各科室负责人应将文件材料归档工作纳入自己的职责范围, 做到每项重要的教学 科研 管理 社会服务等工作, 都有完整 准确 系统的纸质文件材料和电子文件材料归档保存 第十二条部门立卷归档分工为 : 全院性 综合性的材料由学院办公室 党务工作室负责立卷归档, 其余均按职能部门分工负责相应门类材料的立卷归档 立卷归档涉及多个部门的材料由文件的主办部门归档, 其他部门协办 第十三条归档类别及主要内容 : ( 一 ) 党群类 : 主要包括学院党委 工会 团委 民主党派等组织的各种会议文件 会议记录及纪要 ; 党群部门的

4 工作计划 总结 ; 关于党群管理的文件材料 ; ( 二 ) 行政类 : 主要包括学院行政工作的各种会议文件 会议纪录及纪要 ; 人事管理 行政管理的材料 ; ( 三 ) 教职工人事类 : 主要包括学校教职工个人经历和从事教育 科研及学校管理等社会实践的记录, 如 : 履历表 职工登记表 自传 ; 入职 调动 外出进修学习时的鉴定 成绩表 ; 任免 考核 考绩 晋升技术职务 学位 转正定级 调资级别 入党 入团材料 奖励处分等材料 ; ( 四 ) 学生人事类 : 主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案 入学登记表 体检表 学籍档案 奖惩记录 党团组织档案 毕业生登记表等 ; ( 五 ) 教学类 : 主要包括在教学管理 教学实践和教学研究等活动过程中形成, 有关教学综合管理 学科与实验室建设 招生 学籍管理 课堂教学与实践 学位工作 毕业生工作 教材等方面的文件材料 ; ( 六 ) 科研类 : 主要包括在科研管理和科研实践活动过程中形成的, 有关科研综合管理, 研究课题科研准备 研究试验 总结鉴定 申报奖励 推广应用等方面的文件材料 ; ( 七 ) 基本建设类 : 主要包括在基建管理和项目建设过程中形成的, 有关基建综合管理 ; 基建项目的可行性研究文件 设计文件 监理文件 工程管理文件 施工文件 竣工文件 项目结算文件 器材管理 现场声像材料等方面资料 ;

5 ( 八 ) 仪器设备类 : 主要包括各种国产和国外引进的精密 贵重 稀缺仪器设备 ( 价值在 10 万元以上 ) 的全套随机技术文件以及在论证 采购 验收 使用 维修和改进工作中产生的文件材料 ; ( 九 ) 产品生产类 : 主要包括在产学研过程中形成的文件材料 样品或者样品照片 录像等 ; ( 十 ) 出版物类 : 主要包括学院自行编辑出版的学报 其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单 原稿 样书及出版发行记录等 ; ( 十一 ) 外事类 : 主要包括派遣有关人员出席国际会议 出国考察 讲学 合作研究 学习进修的材料 ; 聘请的境外专家 教师在教学 科研等活动中形成的材料 ; 开展校际交流 中外合作办学 境外办学及管理外国或者港澳台地区专家 教师 国际学生 港澳台学生等的材料 ; 授予境外人士名誉职务 学位 称号等的材料 ; ( 十二 ) 财会类 : 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的, 有关财务综合管理 会计凭证 会计帐簿 会计报表 工资清册等方面的资料 ; ( 十三 ) 声像类 : 主要包括各项活动中形成的 或与本院有关的照片 录音带 录像带 幻灯片 磁盘 影视胶片 微缩胶片 光盘等声像载体材料 ; ( 十四 ) 纪念性实物类 : 主要包括部省级以上领导, 名

6 人等的题词 印章 字 ( 书 ) 画 礼 ( 纪念 ) 品, 及非科研类奖状等实物 第十四条各类文件材料的归档范围和保管期限, 按 中山大学档案归档范围与保管期限表 执行 第十五条立卷归档的文件材料, 应符合下列要求 : ( 一 ) 归档的文件材料原则上是原件, 齐全完整, 破损文件应予修复 ; ( 二 ) 归档的档案材料应当质地优良, 书绘工整, 声像清晰, 符合有关规范和标准的要求 电子文件的归档要求按照国家档案局发布的 电子公文归档管理暂行办法 以及 电子文件归档与管理规范 (GB/T ) 执行 ; ( 三 ) 档案著录按照中华人民共和国档案行业标准 档案著录规则 (DA/T ) 执行 第十六条归档时间及手续 : ( 一 ) 按年度归档的部门形成的文件材料, 应在次年 5 月底以前归档 ; ( 二 ) 按教学年度归档的部门形成的文件材料, 原则上应在次学年度的 11 月底以前归档 ; ( 三 ) 学校科研和专题性 成套性档案应当在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档, 基建类档案应当在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档 ; ( 四 ) 重大活动档案应在活动结束后一个月内归档 ;

7 ( 五 ) 人事档案材料在材料形成之日起一个月内归档 ; ( 六 ) 移交档案必须履行相关手续, 填写文件目录和移交清单, 一式两份, 写明移交内容 移交数量 移交时间, 交接双方必须签名盖章 ; ( 七 ) 随时接收上级规定应接收的档案 第十七条本办法自发布之日起施行, 解释权归中山医学院办公室所有

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