关于做好2010年综合档案归档工作的通知

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淘明
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1 惠州经济职业技术学院文件惠经职院办号关于做好 2016 年综合档案归档工作的通知各单位 : 根据高等学校档案管理办法高等学校档案工作规范的有关规定, 为确保学校档案资料齐全完整规范, 请各单位做好 2016 年档案整理和移交工作 ( 各单位具体移交时间见附件 ), 现将有关事项通知如下 : 一归档范围 : 凡是在我校各职能部门中形成的各种载体有查考价值的材料 ( 见附件参考 ), 均应收集整理, 按时归档二归档要求 : ( 一 ) 各单位兼职档案员要认真收集本单位应归档的材料, 严格审查文件材料是否齐全完整, 于规定时间内移交档案室 ( 二 ) 应归档的文字材料与电子文本一并归档 ( 电子文本要与纸质文本内容相符 ) 照片, 每个活动选 3-5 张具有代表性的电子照片, 并在电子照片上重命名作照片说明 ( 含照片摄影时间摄影者, 照片内的人物事件等要素 ) 录音及录像资料要刻成光盘, 并附上说明, 光盘与电子文档同时移交电子文 - 1 -

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3 附件 1: 2016 年档案归档时间和范围序兼职单位号档案员 1 党办于晓雾 2 校办姚小菊 3 人事处钟丽红 4 教务处柯东玲科研 5 处 ( 编张惟纲辑部 ) 移交时间归档范围党委选举材料 ; 会议记录纪要 ; 党委纪委宣传统战工作总结计划 ; 党委书记讲话稿 ; 积极分子培训名册 ; 预备党员名册, 党员花名册, 总支支部委员名册 ; 党员变动统计 ; 协议合同 ; 领导采访资料 ; 相关上报材料 ; 参加校外活动所获荣誉 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 校内外党建课题 ( 含立项书结题报告成果等 ); 及其他重要党务活动会议所形成有价值的文字材料照片录像等资料学校发文 ; 校长办公会议记录纪要 ; 上级来文及办理 ; 校内外文函 ; 协议合同 ; 学校计划总结 ; 校办计划总结 ; 校长讲话稿 ; 统计材料 ; 规章制度 ; 外事对外交流形成材料 ; 相关上报材料 ; 参加校外活动所获荣誉 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 师资培养 ; 职称评定 ; 人员聘任 ; 干部教职工花名册教职工调动专业技术人员统计 ; 工资调整情况 ; 奖励处分 ; 劳动合同 ; 相关上报材料 ; 参加校外活动所获荣誉 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料 ; 工会总结计划工会干部名册等年度计划总结 ; 毕业生学籍卡成绩表毕业生名册 ; 学生退学转学休学参军保留学籍审批表 ; 课程安排表 ; 人才培养方案教学大纲教学计划 ; 学科专业实验室建设 ; 教学检查 ; 校历 ; 考证通过名册 ; 协议合同 ; 相关上报材料 ; 参加校外活动所获荣誉 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 项目材料 ( 含校内校外项目立项申报书结项书研究报告成果等 ); 年度成果统计表 ; 协议合同 ; 学报院报 ; 相关上报材料 ; 参加校外活动所获荣誉 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料 - 3 -

4 6 学生处 ( 团委 ) 赖琦聪年度计划总结 ; 协议合同 ; 学生奖学金 ; 助学贷款 ; 勤工俭学 ; 特困生资助 ; 军训 ; 学生奖励处分 ; 学生社团情况 ; 学生干部名册 ; 学生会志愿者活动 ; 相关上报材料 ; 参加校外活动所获荣誉 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料 7 招生办曹淑芳年度计划总结 ; 新生录取名册 ; 招生简章 ; 报到情况, 相关上报材料 ; 参加校外活动所获荣誉 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料财务处资产与信息管理处后勤处保卫处图书馆林泽容蔺娜谢海燕吴国雄莫杏梅年度计划总结 ; 审计报告 ; 协议合同 ; 相关上报材料 ; 参加校外活动所获荣誉 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 协议合同 ; 资产管理相关资料 ; 重要仪器设备开箱检验记录, 验收报告 ; 维修记录 ; 设备仪器改造更新的报告与批复 ; 改装过程中形成的图样技术文件 ; 网络工程布线安装材料验收报告 ; 相关上报材料 ; 参加校外活动所获荣誉 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 党支部总结计划 ; 水电饭堂宿舍维修工程 ( 含图纸 ) 绿化等管理资料 ; 协议合同 ; 相关上报材料 ; 参加校外活动所获荣誉 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 安全保卫消防案件调查材料 ; 协议合同 ; 相关上报材料 ; 参加校外活动所获荣誉 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 党支部总结计划 ; 图书馆藏品目录, 协议合同 ; 相关上报材料 ; 参加校外活动所获荣誉 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料 13 继续教育学院黄伟燕年度计划总结 ; 成教新生录取名册, 自考报考及通过名册 ; 合同协议 ; 相关上报材料 ; 参加校外活动所获荣誉 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料 14 创业文化学院 / 就业办黄翠萍年度计划总结 ; 党总支总结计划 ; 毕业生推介信息实习实训基地协议合同 ; 招聘会材料 ; 师生参加校外比赛获奖材料 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 相关上报材料 ; 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料 - 4 -

5 财经学院工商学院信息工程学院外国语学院国际教育学院艺术设计学院汽车与机械工程学院建筑工程学院卢琪刘东燕叶舒迪张冬梅刘佩玉何健芬王红芳林玉君年度计划总结 ; 党总支计划总结 ; 师生参加校外比赛获奖材料 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 需冲晒后移交 ( 规格 7R), 并将学生姓名附后 ); 相关上报材料 ; 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 党总支计划总结 ; 师生参加校外比赛获奖材料 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ) 需冲晒后移交 ( 规格 7R), 并将学生姓名附后 ); 相关上报材料 ; 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 党总支计划总结 ; 师生参加校外比赛获奖材料 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 需冲晒后移交 ( 规格 7R), 并将学生姓名附后 ); 相关上报材料 ; 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 党总支计划总结 ; 师生参加校外比赛获奖材料 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 需冲晒后移交 ( 规格 7R), 并将学生姓名附后 ); 相关上报材料 ; 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 党总支计划总结 ; 师生参加校外比赛获奖材料 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 需冲晒后移交 ( 规格 7R), 并将学生姓名附后 ); 相关上报材料 ; 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 党总支总结计划 ; 师生参加校外比赛获奖材料 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 需冲晒后移交 ( 规格 7R), 并将学生姓名附后 ); 相关上报材料 ; 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 党总支总结计划 ; 师生参加校外比赛获奖材料 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 需冲晒后移交 ( 规格 7R), 并将学生姓名附后 ); 相关上报材料 ; 校及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 党总支总结计划 ; 师生参加校外比赛获奖材料 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 需冲晒后移交 ( 规格 7R), 并将学生姓名附后 ); 相关上报材料 ; 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料 - 5 -

6 思政部大学体育部宏锋公司谢文妮刘思恺陈铭意注 :1. 教研室年度总结计划由各院部自行归档保管年度计划总结 ; 党总支总结计划 ; 师生参加校外比赛获奖材料 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 相关上报材料 ; 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料年度计划总结 ; 党总支总结计划 ; 校运会材料师生参加校外比赛获奖材料 ( 荣誉证书复印件 ; 奖杯锦旗可拍成照片 ); 相关上报材料 ; 及参加其他重要活动会议所形成有价值的照片录像等资料以学校名义签订的合同协议备忘录等 ( 原件 ) 2. 各单位教职员工参加校外科研活动形成材料, 如果没在科研处备案的, 需移交一套到档案室存档 ( 含立项书结题报告成果等 ) - 6 -

7 附件 2: 档案业务指导一文件与档案概念 1 文件传统意义上文件指红头文件, 既有红色文件头, 有文号有印章的纸质材料有一定严肃性在我们档案工作的文件 ( 或文件材料 ) 指广义的文件, 包括 : 工作中形成的各种文字声像实物电子等各种不同载体的材料含纸质的和非纸质的有文号的和没文号的如统计表报表学生成绩表没文号的通知合同等等都属文件的范畴文件按行文分类 : 上级来文本校行文本部门行文下级来文不相隶属机构来文上级 : 中央省委省政府省教育厅及有关部门惠州市有关部门本级 : 学校本校各单位下级 : 对学校来说内设机构都可称下级内设机构代表学校工作的, 所以可看作本级不相隶属机构 : 如兄弟院校辖区等 2 档案档案是指在工作中形成的具有保存价值的各种不同载体的文件材料 - 7 -

8 根据教育部国家档案局颁发的高校档案管理办法规定 : 学校档案指在学校在招生教学科研管理等活动中直接形成的对学生学校和社会具有保存价值的各种文字图表声像等不同形式载体的历史记录二档案材料的收集归档收集 : 指将分散在个人和单位的文件材料进行集中的过程归档 : 指各部门按要求将工作中形成的并办理完毕的文件材料进行整理将移交档案部门集中保存的过程高校档案管理办法第二十四条明确规定: 凡个人在教学科研管理及职务活动中形成的各种载体的材料必须按规定归档, 任何个人不得据为已有不管是个人还是单位, 只要是在工作中形成的文件材料, 都必须按规定移交档案室统一保存我校没有实行部门立卷, 因此各部门只需按要求将文件材料进行收集, 移交档案室立卷归档做好档案的收集和归档的应该把握以下几个重要环节 : 1 了解本部门档案归档范围根据档案归档要求, 熟悉本部门归档范围, 理解每个条目需要归档的材料另外, 建议了解本部门年度工作安排, 对可能产生的材料要做到心中有数 2 做好平时收集工作各部门的档案工作要与日常工作同步进行, 不应该是事后的修修补补对日常工作业务文件随时收集归档, 按类别做若干个盒子, 平时产生的材料放入相应的盒内, 到年终, 对照归档范围和本部门 - 8 -

9 工作总结, 做好部门材料的补充收集本部门与外单位签订的合同及其它来往文件一定要收集移交 3 注意收集范围和要求 (1) 纸质档案的用纸笔的规范考虑到档案的耐久性问题, 需归档的文件材料要用黑色水笔不能用红笔铅笔 ; 要用正式件不能用复印件传真件 ; 纸张大小一般用 A4 纸 ; 归档文件页边距不能太窄, 要留装订位置 ; 不能在归档文件上涂改, 保证完整整洁 (2) 声像档案是指照片录音录像视频等照片一个活动收集 3 5 张, 不要过度修饰, 要写清 6 要素 : 事由时间地点人物背景摄制人等毕业生照片附学生名单 (3) 电子档案包括文字和图片材料, 使用通用的文档与图片格式, 要与纸质档案相符 (4) 实物档案各项工作中获得上级表彰的奖牌奖状证书礼品字画等不含个人获得的荣誉个人的重要获奖如愿意交档案室, 则欢迎, 办理相应的手续即可三关于不归档材料的处理不移交档案室的, 但在部门工作中有参考的材料, 部门自行归档保管 1 学校下发的文件; 2 本部门形成的不需移交档案室的材料 - 9 -

表 1-2 师资队伍概况单位 :( 人教师总计 598 其中 : 女性 323 双师型 101 具有行业背景 89 其中 : 教授 81 副教授 98 讲师 299 助教 114 无 6 博士 29 硕士 316 学士 246 无 7 35 岁及以下 ~45 岁 215 4

表 1-2 师资队伍概况单位 :( 人教师总计 598 其中 : 女性 323 双师型 101 具有行业背景 89 其中 : 教授 81 副教授 98 讲师 299 助教 114 无 6 博士 29 硕士 316 学士 246 无 7 35 岁及以下 ~45 岁 215 4 http://www.x 师资队伍表 1-1 校领导基本信息校领导基本信息编号姓名职务出生年月性别专业技术职务学历校内分管工作专业学习和工作简历 ( 链接 1 叶孟理党委书记 1953/05 男教授大学纪委党政办公室组织部哲学 edu.cn/news_.php?sort_id &nav=2 人事处财务 http://www.x 2 唐俊琪院长党委副书记 1955/12 男教授研究生