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1 集美大学文件 集大综 号 关于印发 集美大学文件材料归档范围和档案保管期限表 ( 修订 ) 的通知 校内各单位 : 根据国家教育部 国家档案局第 27 号令 高等学校档案管理办法 国家档案局第 8 号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 和 高等学校档案工作规范 等文件有关规定, 结合学校实际情况, 对我校文件材料归档范围和档案保管期限进行了修订, 现将 集美大学文件材料归档范围和档案保管期限表 ( 修订 ) 印发给你们, 请遵照执行 本规定自颁发之日起 1

2 实施, 由档案馆负责解释 原集大综 号文同时废止 二 九年十一月九日 主题词 : 校综档案范围期限通知集美大学学校办公室 2009 年 11 月 11 日印发 2

3 集美大学文件材料归档范围和档案保管期限表 ( 修订 ) 一 党群类 (DQ) 党务综合 : 1 上级党组织有关党的建设的文件材料 1.1 上级党组织有关集美大学党的建设的批示 批复 永久 1.2 上级党组织有关党的建设的主要文件材料 10 年 2 本校党代会文件材料 2.1 大会计划 通知 工作报告 议程 决议 总结 记录 发言稿 领导讲话稿 照片 光盘 大会主席团 秘书长和代表 列席代表名单 ; 永久 候选人登记表情况介绍 ; 选举结果和上级批复等 2.2 提案及办理情况 ; 大会选举办法 小组会议记录 会议简报等 30 年 2.3 讨论未通过的文件 ; 参考文件 ; 工作人员名单 ; 工作证 代表证 列席证及选票式样 10 年 3 本校党委会 常委 常委扩大会 党政联席会 党委中心组会议记录 纪要 决议及会议讨论的文件 3.1 记录 纪要 决议文件永久 3.2 会议讨论的文件 30 年 3.3 讨论未通过的文件 10 年 4 党委年度和年度以上的工作计划 报告 ( 包括调查报告 ) 总结 ( 包 括经验总结 ) 永久 5 党委发布的决定 办法 指示 通报和通知 5.1 重要的永久 5.2 一般的 30 年 6 以党委名义召开的工作会议 6.1 通知 日程 领导讲话 决议 总结 纪要永久 3

4 6.2 会议交流材料 简报 30 年 7 校党委和上级党委调研 检查 巡视学校工作形成的文件材料 ( 含声 像材料 ) 永久 8 党委领导在迎新大会 毕业生大会等会议和参加上级活动的发言稿 30 年 9 党委大事记 永久 10 党群系统启用印章的文件和印模 介绍信的使用 永久 11 党群系统重要统计材料 永久 12 校领导民主生活会有关材料 12.1 个人发言材料 永久 12.2 召开民主生活会通知 永久 13 党委牵头组织的专题活动产生的材料 永久 14 保密 机要 信息 秘书的工作制度 指令性通知 工作总结和汇报 30 年 15 群众来信来访及处理材料 15.1 有领导重要批示和处理结果的 永久 15.2 其他有处理结果的 30 年 16 党委与有关机关单位联系 协商工作的来往文件 30 年 纪委 : 序号类目名称保管期限 1 上级机关与本机关关于党风 党纪教育 廉政建设的通知 意见 1.1 上级机关颁发的具有方针政策性 法规性的命令 决定 条例 规 30 年 定 办法等文件材料 1.2 本机关制发的文件材料 30 年 2 向上级纪委及校党委的请示 报告及批复 统计报表等永久 3 纪委工作年度和年度以上的计划 总结 30 年 4 党员干部违纪 违法案件和其他案件的受理 调查 核定 审理和提 4

5 出处理意见的文件材料 4.1 受到警告 ( 不含 ) 以上处分的 永久 4.2 受到警告处分的 30 年 4.3 调查结论查无证据的 30 年 5 纪检工作规章制度 30 年 6 处理来信来访的文件材料 6.1 有领导重要批示和处理结果的 永久 6.2 其他有处理结果的 30 年 7 表彰清正廉洁的党员干部文件材料 永久 组织部 : 1 上级组织部门有关本校组织工作的通知 决定 批复 永久 2 上级关于组织工作的指示 决定 规定 通知等文件材料 30 年 3 本校组织工作年度和年度以上的计划 总结 决定 报告 永久 4 本校组织机构设置 变动的报告 通知 决定 批复 永久 5 干部管理 培养 选拔 考核 任免 批复离休干部管理的报告 通 知 决定 批复 永久 6 干部名册 党员名册永久 7 党费收缴使用和管理情况 党日活动安排 党员组织关系的接转, 党 员材料的收发 保存与归档, 党员和组织的统计工作报表 永久 8 基层党组织建设工作 党总支和党支部的换届改选工作 30 年 9 学院党委 党总支改选报告 审批材料 批复 30 年 10 各总支 支委委员名册 30 年 11 关于吸收新党员 预备党员转正或取消资格 党员退党的文件材料 30 年 12 党员因私出境保留 停止 恢复党籍的相关材料 30 年 5

6 13 发展新党员 预备党员转正的名册 30 年 14 处级领导干部双重民主生活会会议记录和个人发言材料 10 年 15 党员 干部的教育 培训工作文件材料 10 年 16 干部因公出国 ( 境 ) 人员的政审工作文件材料 永久 17 对优秀专家 拔尖人才及科技副县 ( 区 ) 长的选拔 使用和管理 30 年 宣传部 : 1 上级关于宣传工作的文件 10 年 2 校宣传工作年计划 决定 总结 永久 3 学校开展理论学习的决定 通知 总结 30 年 4 反映本校重大活动和重要报道的剪报及图表 永久 5 宣传部组织开展学校舆论宣传工作, 管理校报 校内广播 宣传橱窗 阅报栏等宣传舆论阵地等各种宣传教育活动通知 10 年 6 校报 30 年 7 上级对本校文明校园建设的通知 批复 永久 8 文明校园工作年度和年度以上的计划 要点 总结 10 年 9 本校文明校园建设调研活动形成的材料 30 年 10 本校文明校园建设的请示 通知 报告 决定 纪要 30 年 11 本校文明校园建设的简报 情况反映 信息 图册 10 年 12 领导有关文明校园重要批示和处理结果 永久 13 本校有关思想政治教育研究和思想政治理论课建设的材料 30 年 统战部 : 1 上级关于统战工作的文件 10 年 2 本校统战工作计划 决定 通知 报告 永久 6

7 3 统战工作情况调查 典型材料 表彰先进材料 统计报表 统战信息 30 年 4 本校各级人大代表 政协委员 党外代表人士名册及审批材料 永久 5 党外后备干部考核推荐材料 永久 6 台 港 澳和侨务工作材料 10 年 7 各民主党派 侨联成员和负责人 校留学生同学会 博士促进会 少 数民族以及新参加成员名册 30 年 8 统战工作会重要会议记录 30 年 9 各民主党派 侨联成员和负责人 校留学生同学会 博士促进会 校 友会 少数民族成员活动等的信息报道 10 年 工会 : 1 上级有关工会工作的重要文件 10 年 2 工会工作计划 报告 决定 重要通知 总结 统计 永久 3 工代会 教代会材料 3.1 请示 批复 通知 名单 报告 决议 选举结果 领导讲话 大 会发言 大会议程 简报 讨论通过的文件等文件材料 永久 3.2 会议记录 纪要 照片 光盘 永久 3.3 筹备工作 选举过程中形成的文件 小组会议记录等文件材料 30 年 3.4 讨论未通过的文件 10 年 4 开展捐赠 慰问活动的文件材料 10 年 5 工会简报 10 年 6 工会会员名册 永久 7 工会经费的使用和管理工作 30 年 8 妇女工作材料 30 年 9 表彰工会先进集体 个人的材料 名单 处分会员的有关材料 30 年 7

8 团委 : 1 上级关于团的重要文件 10 年 2 本校共青团工作请示及批复 永久 3 本校团代会 学代会材料 3.1 请示 批复 通知 名单 议程 工作报告 决议 选举结果 讨 论通过的文件 领导讲话稿 大会发言 永久 3.2 会议记录 纪要 照片 光盘 永久 3.3 筹备工作 选举过程中形成的文件 小组会议记录等文件材料 30 年 3.4 讨论未通过的文件 10 年 4 团委工作计划 报告 总结及规章制度 永久 5 学生会文件材料 永久 6 表彰和奖励先进团支部 优秀团员文件及上报材料 永久 7 处分团员的文件及材料 7.1 受到警告 ( 不含 ) 以上处分的 永久 7.2 受到警告处分的 30 年 8 团委会议纪要 记录 永久 9 各分团委召开团代会的报告 批复 永久 10 团委牵头进行的重大活动的有关材料及声像材料 永久 11 团员名册 团组织关系的介绍信及存根 永久 12 社团活动 社会实践有关材料及声像材料 永久 党校 : 1 上级关于党校工作的重要文件 10 年 2 党校工作计划 总结 决定 报告 永久 3 学校党委理论学习中心组学习计划 学习材料 总结 会议记录 30 年 8

9 4 入党积极分子 党员 干部培训有关材料 30 年 二 行政类 (XZ) 学校办公室 : 1 上级有关高校行政管理的综合性文件 10 年 2 全校性的规章制度 永久 3 校年度 学期工作计划 报告 总结 永久 4 校长办公会 校长书记碰头会会议记录 纪要 永久 5 校务委员会委员名单 会议记录 纪要 永久 6 全校性的工作会议 座谈会文件 30 年 7 校领导重要讲话和参加校外会议发言稿 30 年 8 本校的教育事业规划 计划 纲要材料及上级批复 永久 9 学校评估工作的材料 永久 10 教职工代表大会文件材料及声像材料 永久 11 本校的请示与上级部门的批复 批示 11.1 重要问题的 永久 11.2 一般问题的 30 年 12 校各单位的请示与上级部门的批复 批示 ( 按机构分类 ) 30 年 13 全校性工作的调查材料和经验总结 永久 14 普通高等学校科技统计年度报表 高等教育基层统计报表等有关数 永久 据统计报表及综合统计 15 学校启用印章的文件及印模 校徽的审批 办理和发放工作 永久 16 本校的历史沿革 情况介绍材料 永久 17 本校大事记 简报 信息 动态等 永久 18 校史工作重要材料 永久 9

10 19 校友 校庆工作文件材料 ( 含声像材料 ) 19.1 重要的 30 年 19.2 一般的 10 年 20 上级部门 上级领导检查 视察学校工作形成的材料 20.1 重要的 永久 20.2 一般的 30 年 21 与有关单位签订的合同 协议 协定等文件材料 21.1 重要的 永久 21.2 一般的 10 年 22 本校处理群众来信来访的文件材料 22.1 有领导重要批示和处理结果的 永久 22.2 其他有处理结果的 30 年 23 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 30 年 24 学校节假日 一般行政事项的通知文件 10 年 25 校办公室年度和年度以上的计划 总结 统计材料 10 年 26 安排来访的行政部门和来宾的接待工作 10 年 27 校行政各类文件 公文 信函等的草拟 综合和审核工作 10 年 28 校行政公文的批阅和催查办工作 10 年 人事处 : 1 综合科 1.1 上级机关有关人事工作的重要文件 10 年 1.2 上级下达的有关本校人事工作的通知 批复 永久 1.3 有关人事工作规章制度 30 年 1.4 本校人事处对外开的证明材料 30 年 1.5 本校人事处工作计划 报告总结 调查材料 会议记录 永久 10

11 1.6 全校岗位津贴的审核报告单 30 年 2 人事师资科 2.1 关于本校机构 编制规划 计划报告及上级批复 永久 2.2 校内机构设置 变化的文件材料 永久 2.3 干部录用 聘用文件 永久 2.4 教职工的录用 调入的有关材料 ( 包括行政转移 工资关系介绍信 ) 30 年 2.5 教职工调出的有关材料 ( 包括行政转移 工资关系介绍信存根 ) 30 年 2.6 教职工奖励 教职工先进集体和个人表彰的通知 决定文件材料 永久 2.7 教职工处分的决定材料 ( 含复查 撤销处分材料 ) 受到警告 ( 不含 ) 以上处分的 永久 受到警告处分的 30 年 2.8 教职工退职 离职和出国的有关材料 永久 2.9 学年聘任考核的通知 30 年 2.10 教职工名册 永久 2.11 人事权限内的干部任免文件 永久 2.12 人事有关问题向上级的请示报告 重要的 永久 一般的 30 年 2.13 人事规范政策性文件 30 年 2.14 人事统计年报表 永久 2.15 上级有关师资培训的重要文件材料 10 年 2.16 本校师资培养 管理有关规定 永久 2.17 本校教师进修的计划 安排 总结 10 年 2.18 教师进修 访问 出国留学有关材料 签订的协议 协定 备忘录, 重要的会谈记录 纪要等 永久 出国审批手续 执行日程 考察报告 一般性会谈记录 30 年 2.19 高校教师资格认定 主讲教师资格认定相关材料 名册 永久 11

12 2.20 青年教师岗前培训相关材料及名册 30 年 2.21 各类骨干教师 专家 人才的推荐 考核及管理工作相关材料 永久 2.22 教师工作量的规定及执行情况 30 年 2.23 师资会议材料 10 年 3 劳资科 3.1 教职工名册 ( 分单位的总册 分类名册 ) 永久 3.2 教职工工资调查材料 名册 30 年 3.3 教职工福利工作 30 年 3.4 使用临时工有关材料 30 年 3.5 死亡善后处理的通知 永久 3.6 教职工退休的通知 永久 3.7 退伍军人安置的协议 永久 4 职称科 4.1 上级关于职称评聘的重要文件 10 年 4.2 本校有关职称评聘工作计划 规定 总结 永久 4.3 本校教职工评定 聘任专业技术职务 任职资格确认的通知 请示 批复 永久 4.4 职改领导小组 学科组 评委会组成人选的通知 30 年 4.5 向上级主管部门的请示及批复 重要的 永久 一般的 30 年 4.6 上级主管部门关于职改政策调整的通知 永久 4.7 学校关于职改政策调整的通知 30 年 离退休处 : 1 上级有关离退休工作的重要文件 10 年 2 本校离 退休工作的计划 报告 总结 规定 30 年 12

13 3 学校组织老干部活动的文件材料 10 年 监察审计处 : 1 上级有关监察 审计工作的重要文件 10 年 2 上级有关本校审计工作的通知 批复 永久 3 本校监察 审计工作方面的规章制度 通知 永久 4 本校监察 审计工作的计划 总结 调查报告 30 年 5 审计通知书 述职报告 审计工作底稿 审计证据 审计报告 永久 6 审计工作统计年报及重要报表 永久 保卫处 : 1 上级有关公安保卫消防工作的重要文件 10 年 2 上级文件对本校保卫消防工作通知 批复 30 年 3 本校公安保卫消防工作方面的规章制度 30 年 4 本校公安保卫消防工作计划 总结 报告 调查资料 统计报表 30 年 5 本校师生员工案件的侦察 调查 处分结论材料及上级的批复材料 30 年 6 保卫工作简报 10 年 7 教职工出入境材料 10 年 后勤管理处 : 1 上级有关后勤工作的重要文件 10 年 2 上级对本校后勤工作批示 通知 永久 3 本校后勤工作计划 总结 报告 规定 办法 调查材料 30 年 4 后勤管理处各科规章制度 30 年 5 与相关单位签订合同 协议 13

14 5.1 产权方面合同或协议 永久 5.2 与服务单位签订的后勤保障服务协议 ( 视有效期定 ) 10 年 6 做好车队汽车的管理 调度和维修保养工作 10 年 7 做好医疗 预防 保健 健康教育 社区医疗和教职工医保等工作 10 年 8 防震 防汛 三废治理工作的重要文件 10 年 9 师生员工健康状况调查材料及统计表 10 年 图书馆 档案馆 : 1 上级有关图书 档案工作的重要文件 10 年 2 上级对本校图书 档案工作的通知 批示 永久 3 图书 档案工作规章制度 规定 条例 永久 4 图书 档案工作计划 总结 报告 请示及批复 30 年 5 图书 档案概况 发展规划 藏品目录 统计及统计年报 永久 6 图书馆 档案馆与校外交流的有关材料 30 年 7 档案馆指南 全宗介绍 永久 质量管理办公室 : 1 有关质量认证体系的来文 30 年 2 规章制度文件 30 年 3 部门职责与科室职责文件 30 年 4 质量手册 30 年 5 程序文件 30 年 6 岗位工作指导书 30 年 7 质量认证过程相关的记录 永久 14

15 学生工作处 : 1 上级有关学生工作的文件 10 年 2 上级对本校学生思想政治工作 助学贷款工作的通知 批复 30 年 3 本校学生思想政治工作的决定 通知 永久 4 本校学生管理 ( 含半军事化管理 ) 工作的制度 条例 方案 永久 5 学生工作计划 报告 总结 永久 6 学生政治工作队伍的选拔 管理 评优 表彰的文件 永久 7 学生日常管理 参军入伍 军训工作的通知 10 年 8 上级有关武装 人防 民兵 军训工作的重要文件 10 年 9 上级对本校武装 人防 民兵 征兵 军训工作的通知 批复 永久 10 本校武装部规章制度 永久 11 武装部工作计划 总结 调查报告 10 年 12 武装部工作重要报表 ( 如民兵花名册 武装装备类别 数量统计表 ) 10 年 13 入伍 退伍军人 ( 学生 ) 军烈属名册和登记表 永久 各学院 : 1 日常工作中形成的文件材料 1.1 上级与本院有关的来文 批复 永久 1.2 院务会议记录 纪要 永久 1.3 工作计划 总结 规章制度 永久 1.4 学院人事任免职的通知 永久 1.5 学院表彰先进集体 先进个人的决定 永久 1.6 岗位聘任 教学管理方面通知 决定 30 年 1.7 学院成立 调整领导小组组成人员名单 30 年 1.8 迎新工作 毕业生工作的安排通知 10 年 15

16 1.9 校庆 校友工作的文件材料 10 年 2 教学工作 2.2 学生处分的报告 决定 受到警告 ( 不含 ) 以上处分的 永久 受到警告处分的 30 年 2.3 教学管理方面的通知 决定 30 年 3 学院教代会 工代会材料 3.1 请示 通知 议程 决议 总结 主席团 代表名单 工作报告 领导讲话 候选人情况介绍 讨论通过的文件 选举结果和上次批复 永久 3.2 提案及办理情况, 会议简报, 会议记录 纪要 照片 光盘永久 3.3 筹备工作 选举过程中形成的文件 小组会议记录等文件材料 30 年 3.4 讨论未通过的文件 10 年 资产管理处 : 1 上级有关资产管理工作的重要文件 10 年 2 上级对本校资产管理工作批示 通知 永久 2 年度工作计划 总结 报告 调查材料 30 年 3 有关资产工作的各项规章制度 30 年 4 与相关单位签订合同 协议 永久 5 土地证 房产证及相关材料 永久 6 资产产权登记 资产报废 调拨报告 批复及资产统计材料 永久 中心单位网络中心 : 1 上级有关信息网络技术管理的重要文件 10 年 16

17 2 本校有关信息网络技术管理的规章制度 条例 方案 30 年 3 本校有关信息网络技术管理的计划 总结 报告 请示及批复 30 年 就业指导中心 : 1 上级有关毕业生就业指导工作的重要文件 10 年 2 上级对本校学生毕业就业工作的指示 批复 30 年 3 学生就业工作计划 报告 总结 30 年 4 本校有关就业管理的规章制度 条例 方案 30 年 后勤集团 : 1 后勤集团召开的会议文件 1.1 通知 日程 10 年 1.2 请示 批复 名单 报告 材料 总结 决议 决定 纪要 简报 30 年 2 后勤工作的请示 批复 规章制度 通报 整改通知 30 年 3 后勤工作的简报 情况反映 工作信息 10 年 4 固定资产投资的审批 ( 核准 ) 管理 验收( 评估 ) 的文件材料 永久 5 不动产 自然资源所有权 使用权确认的文件材料 永久 6 有效期 20 年以上 ( 含 20 年 ) 的许可证 执照 资质证 资格证等的审批 管理文件材料 7 有效期 20 年以下的许可证 执照 资质证 资格证等的审批 管理文件材料 永久 30 年 8 后勤集团年度工作计划 总结 统计 调研等方面的文件材料 30 年 9 与相关单位签订的合同 协定 协议 协定书 9.1 重要的 永久 9.2 一般的 10 年 17

18 10 后勤集团下属商业网点 招待所等的管理 变更 调配使用 转移 的规定 永久 11 学生宿舍的管理 调配 便用规定 30 年 12 公共卫生 医疗保健的工作计划 总结 规定 通知等文件 30 年 13 校园绿化工作及水价调整的有关材料 30 年 14 上级有关宿舍管理的重要文件 10 年 15 本校有关宿舍管理的规章制度 条例 方案 30 年 16 本校有关宿舍管理的计划 总结 报告请示及批复 30 年 三 教学类 (JX) 教务处 : 综合类 1 上级 本校有关教学工作的指示 通知 规定 30 年 2 本校有关教学工作的请示和上级的批复 函件 永久 3 本校教育事业发展规划 教学工作报告 计划 总结及上级批复 永久 4 本校学制 专业设置 学科建设 实验室建设 调查的报告及上级批复 永久 5 统计年报表 有关教学方面的学年报表 永久 6 各专业教学计划 教学大纲 永久 7 教学检查 评估和教学改革 各类优秀教学质量评奖方法 受奖人员 名单 事迹材料等 30 年 8 教学指导委员会会议记要永久 9 编写教材计划 编委名单 自编教材目录 30 年 10 参加上级和校外教学工作会议带回的文件材料 10 年 11 学生实习 生产实习计划 总结及有关材料, 社会调查 社会实践 计划 总结及有关材料 10 年 18

19 12 课程建设要求及安排 校历表 课表 10 年 13 学生运动会材料 ( 含声像材料 ) 30 年 14 学生学籍变更的文件材料 ( 留级 休学 复学 转学 退学 保留 30 年 或取消学生入学资格 ) 15 学生申请转专业的请示 批复 30 年 16 学生奖励材料 学生处分材料 30 年 17 关于补办毕业证明书的文件材料 永久 18 上级有关学位重要文件 10 年 19 本校学位评定条例 办法及计划 总结 永久 20 学位委员会会议记录 决定 永久 21 学校学位委员会授予本科审批文件材料 永久 22 学位评定委员会成员名单 10 年 23 毕业生优秀学士学位论文获奖名单 10 年 24 更正毕业生电子注册信息的通知 10 年 专业类 1 毕 ( 结 ) 业生名册 永久 2 毕业生学籍登记表 ( 成绩册 ) 永久 4 学位委员会授予各层次学位名单 ( 清册 ) 永久 招生办公室 : 综合类 1 上级有关招生工作的重要文件 10 年 2 学校招生工作一般性通知 招生宣传 招生工作总结 10 年 19

20 3 上级对本校本科生 研究生招生工作的通知 批复 永久 4 学校有关招生录取工作的规章制度 条例 实施细则 30 年 5 学校招生 ( 本科生 研究生招生 ) 计划 规定 招生简章 招生专业简介 30 年 6 委培 代培 定向 自费生计划 合同及名单 30 年 7 本校本科生 研究生招生工作会议记录 纪要 永久 8 研究生入学试题及指导教师名册 30 年 9 本校关于新生复查情况 取消或保留入学资格的报告 批复名单及调查材料 永久 专业类 序号类目名称保管期限 1 招生录取名册永久 研究生处 : 综合类 1 上级对研究生培养工作的通知 批复 永久 2 研究生工作的规章制度 条例 实施细则 30 年 3 研究生培养计划 总结 工作会议记录 纪要 30 年 4 教学检查 评估和优秀教学质量评奖材料 30 年 5 硕士生 博士生导师名单 10 年 6 研究生学籍变更材料 ( 留级 休学 复学 转学 退学 ) 30 年 7 优秀硕士论文 优秀博士论文获奖名单 10 年 8 硕 博士学位评定条例 办法及计划总结 永久 9 硕 博士学位评定委员会成员名单 10 年 10 重点学科 专业论证 评估 申报 审批材料 永久 11 研究生奖励 处分材料 30 年 20

21 专业类 1 研究生课程考试成绩总表 永久 2 研究生毕业名册 永久 3 授予硕士 博士学位研究生名单 报告 批复 永久 四 科研类 (KY) 科研处 : 综合类 1 上级有关科研工作的重要文件 10 年 2 科研计划管理文件材料 30 年 3 科研成果管理文件 30 年 4 科研行政管理文件 30 年 5 申报科学基金及有关批复 30 年 6 学会工作 ( 国内 国际学术活动 ) 材料 10 年 7 知识产权保护材料 30 年 专业类 1 各种科学基金申请书及其批件 长期 2 研究计划 任务书 合同书及协议书 永久 3 年度进展报告 总结报告 长期 4 课题计划调整 撤销报告 短期 21

22 5 实验 测试 观测 野外调查等的原始记录 长期 6 数据处理材料 短期 7 试验大纲 试验报告 测试报告 长期 8 课题最终研究报告 总结等 长期 9 鉴定证书 长期 10 鉴定会主要材料 长期 11 正式发表的论文及专著 长期 12 科技成果奖励申报书 长期 13 获奖材料 ( 奖状 证书原件 ) 永久 14 专利证书原件 永久 15 专利申请材料 长期 16 成果被引用情况材料 长期 17 外界对成果的评价材料 长期 18 成果的经济效益证明 长期 19 成果转让合同 协议书 长期 五 基建类 (JJ) 基建处 : 综合类 1 上级有关基建工作的重要文件 10 年 2 上级有关集美大学基建工作的批复 会议纪要 通知 永久 3 本校基建工作规章制度 计划 总结 30 年 4 基建工作总体规划 设计平面图 统计报表 永久 5 基建处工程管理的材料 5.1 新建房屋的请示 立项报告 30 年 22

23 5.2 申请开工项目的请示 30 年 5.3 委托设计请示的函 30 年 5.4 房屋改建 扩建的报告 30 年 5.5 代表学校签订的承包合同 30 年 5.6 校区规划调整的申请报告 30 年 5.7 道路改造的申请报告 30 年 5.8 基建用地的征用 30 年 5.9 建设项目选址的请示 30 年 5.10 委托房屋拆迁 补偿 村民安置的报告 30 年 5.11 新建 改建项目固定资产交付使用的请示 30 年 5.12 基建维修 30 年 5.13 审核反馈意见的报告 函 30 年 6 基建工程财务预决算 30 年 7 基建工作会议纪要 30 年 8 水 电 气管道及地下管道分布图 永久 9 地质勘探 地形测量材料 永久 专业类 详见 集美大学重点建设项目档案管理暂行办法 六 仪器设备类 (SB) 资产管理处 : 综合类 1 上级有关仪器 设备的政策 业务管理的主要文件 10 年 23

24 2 本校仪器 设备管理的规章制度 30 年 3 设备工作计划 报告 总结 调查材料 30 年 4 本校仪器 设备购置计划 报告及经费分配方案 30 年 5 本校仪器 设备普查登记册 设备移交清册及设备仪器报废 调拨报 告和批复 30 年 6 本校仪器 设备业务工作的综合性统计材料 30 年 专业类 1 申报报告 计划 论证报告 ( 论证会文件 记录等 ) 30 年 2 上级或主管领导批复和准购批示 30 年 3 订购合同 ( 复印件 ) 和会谈纪要 记录等 30 年 4 进口设备过程中有关的技术商务文件 保修单 30 年 5 开箱记录及装箱单 30 年 6 安装 调试记录和双方签字移交文件 保修单 30 年 7 验收报告及文件材料 30 年 8 索赔来往函件及结果文件 30 年 9 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存 10 使用 检修 故障事故记录 ( 设备履历书 ) 与设备共存 11 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存 12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存 资产经营有限公司 : 综合类 七 产品生产与科技开发 (CP) 24

25 序号类目名称保管期限 1 上级有关产品生产与科技开发的重要文件 10 年 2 学校产业发展规划 产业政策及产业管理规定 条例 办法 制度及 手册 图表 永久 3 产业重要管理问题的请示 报告及上级机关的批复 批示永久 3 校办企业机构演变 对企业法人和经济实体负责人进行考核并提出干 部人事任免意见文件 永久 4 产品生产与技术 管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料 永久 5 本处年度和年度以上的工作计划 总结 统计报表材料 10 年 6 产品生产事故处理过程的文件材料 30 年 7 企业经营性资产投资 变更审批 管理 验收材料 永久 8 企业新产品开发和技术改造项目审批 管理 验收材料 永久 9 企业注册 变更 注销报告 审批材料 永久 10 简报 情况反映 工作简报 10 年 专业类 销售管理序号 类目名称 保管期限 1 产品用户清册 长期 2 产品销售合同 协议书 重要洽谈记录 长期 3 用户反馈的产品技术文件材料 长期 4 产品说明书 宣传品 广告样张 永久 5 产品用户交验协议 长期 产品计划准备阶段材料 序号类目名称保管期限 25

26 1 任务书 调查材料 方案论证材料 技术协议与委托书 发展建议书 上级指示批文 长期 产品生产设计 ( 研制 ) 阶段材料 序号 类目名称 保管期限 1 总体方案设计材料 长期 2 全套设计定型图纸 长期 3 技术设计说明书 计算手稿 实验数据和实验记录及分析报告 长期 4 通用件 标准件 外购件 外协件明细表 图样目录 长期 5 阶段性技术总结 产品设计工作总结 设计定型 报告与批复 长期 6 产品说明书 技术条件 标准 产品证明书等 长期 产品生产试制与鉴定阶段材料 序号 类目名称 保管期限 1 试验大纲 试验记录及试验工作总结 长期 2 鉴定大纲 产品鉴定证书 产品证明书 产品合格证 长期 3 试验规程和记录 样机底片 照片等 长期 4 得奖材料 专利材料 长期 5 论文 专著 长期 产品生产阶段材料序号 类目名称 保管期限 1 生产任务书及上级有关指示文件 生产方案 计划 长期 2 全套工艺定型图纸 技术条件说明书 长期 3 工艺说明书 工艺规程 工艺路线 工艺实验记录 分析和鉴定材料 全部工艺文件材料 长期 4 生产定型报告及批复长期 26

27 5 重大质量事故分析 重要联席会议纪要长期 6 各种更改单及技术通知单长期 7 生产工作总结报告 技术工作总结报告长期 八 出版类 (CB) 学报编辑部 1 上级有关编辑出版的重要文件 10 年 2 本校有关编辑出版的工作规划 计划 报告 总结 简报和重要会议记录 永久 3 本校编辑出版工作规章制度 统计报表 永久 4 编辑出版部门管理形成的文件材料 30 年 九 外事类 (WS) 国际交流处 : 1 办公室日常工作形成的文件材料 1.1 上级关于外事工作的重要指示 通知 10 年 1.2 本校外事工作的通知 请示及批复 永久 1.3 学校外事工作年度和年度以上的计划 总结 10 年 1.4 外事工作数据统计 规章制度 会议纪要 上报材料 永久 1.5 其他重要外事 港澳台事相关文件材料 永久 2 出国 ( 境 ) 管理 2.1 出国 ( 境 ) 人员请示 立项报告 申请 出国审批手续 上级批复 的有关文件材料 30 年 27

28 2.2 出国 ( 境 ) 人员 执行日程 考察报告 访问总结 一般性会谈记录材料 2.3 学校出国 ( 境 ) 管理规定 出国 ( 境 ) 人员注意事项 数据统计等文件材料 2.4 出国 ( 境 ) 人员突发事件的请示 上级批复 执行情况及处理意见等文件材料 30 年 永久 30 年 2.5 签订的协议 协定 备忘录, 重要的会谈记录 纪要等 永久 2.6 参加国际比赛 竞赛有关材料 30 年 3 来校 3.1 上级邀请 聘请外籍人士的计划 批复和来往函件 30 年 3.2 境外其他重要党政官员 各界人士来校活动请示 上级批复 总结 考察报告等文件材料 3.3 境外人员突发事件的请示 上级批复 执行情况 处理意见等文件材料 30 年 30 年 3.5 授予境外人员荣誉称号请示 获奖证书等有关材料 永久 3.6 聘请教师 专家学者及友好人士来校讲学的讲稿 教材等材料 永久 3.7 来校进修 短期培训研究的外籍人士有关材料 10 年 3.8 国际比赛 竞赛的有关重要材料 30 年 4 国际合作与会议 4.1 中外合作校际交流协议 合同 协议 项目纪要 备忘录的有关材料 永久 4.2 国际合作项目的请示 立项报告 数据统计上报 上级批复 执行 情况 成果等有关材料 永久 4.3 国际会议的请示 立项报告 上级批复 成果等有关材料 永久 4.5 合作项目中国外单位完成项目 成果等材料 30 年 4.6 国际会议的有关材料 30 年 5 校董会工作 5.1 上级有关校董会工作的重要文件 10 年 28

29 5.2 校董会会议材料 永久 5.3 校董会工作的计划 总结 汇报会材料 永久 5.4 基金管理 捐资兴学奖励等协议 规定 办法 章程 使用情况 30 年 5.5 校董来访 来往的有关材料 30 年 5.6 重要统计报表 永久 6 外国留学生工作 6.1 录取审批材料 永久 6.2 学籍登记表 学籍卡片 永久 6.3 教学计划 大纲 安排 30 年 6.4 学习情况 成绩及评语 永久 6.5 学位论文及学位证书复印件 30 年 6.6 学生名册 永久 6.7 学生去向及有关材料 30 年 财务处 : 综合类 十 财会类 (CK) 序号类目名称保管期限 1 上级有关财务工作的重要文件 10 年 2 本校财务管理规定 办法 实施细则请示 批复等永久 3 本校财务工作计划 总结 来函 复函 通知 领导讲话 会议总结等文件 30 年 4 本处起草的向上级机关 领导汇报财务工作的文件材料 30 年 5 季度 年度 专题财务分析 10 年 6 部门预算 10 年 6.1 部门预算编制通知 计划等 10 年 29

30 6.2 部门预算批复文件 30 年 7 贷款合同书 报告 借款凭证 30 年 8 开户申请书 报告 15 年 9 学校金金管理工作文件 15 年 专业类 1 学校决算和上报批复 永久 2 学校预算和计划 25 年 3 劳动工资报表 25 年 4 月 季报表 5 年 5 日记账 15 年 其中 : 现金日记账 银行存款日记账 25 年 6 总账 15 年 7 明细分类 分户和登记薄 15 年 8 辅助账簿 15 年 9 工资册 工资变动凭证 永久 10 学生奖学金 助学金凭证 永久 11 各种原始记账 汇总凭证 15 年 12 银行存款金额调节表 5 年 13 涉及外事会计凭证和账册 永久 14 会计移交清册 15 年 15 会计档案移交保管清册 永久 16 会计档案销毁清册 永久 17 其他重要会计清册 25 年或永久 30

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