راهنماي كاربران عمومي سيستم اتوماسيون تردد(حضوروغياب)
فهرست مطالب 3 3 5 6 7 8 10 12 14 16 17 هدف نحوه ورود به سيستم نكات كاربري منوي اصلي سيستم تغيير مشخصات ورود مديريت كاركرد ماهانه مشاهده كاردكس مشاهده كارتابل مديريت كاركرد روزانه ثبت مجوز ثبت كارت تردد ٢
هدف سيستم اتوماسيون تردد كسرا يك سيستم كاملا مبتني بر وب است كه با نگاه n سطحي به اطلاعات حضور به مديران ارشد امكان كنترل نحوه حضور و ترددپرسنل مديريت المانهاي كاركرد و جاري ساختن قوانين محاسبه كاركرد به مديران اداري امكان تعريف الگوهاي اطلاعات حضور استعلاجي مرخصي ماموريت تصحيح دسته اي اطلاعات تعريف انواع قوانين راهبري در مورد كاركرد و اضافه كار بدون نياز به برنامه نويسي و به پرسنل امكان تصحيح اطلاعات حضور رديابي آيتم هاي كاركرد و دريافت گزارشهاي مورد نياز را مي دهد. نحوه ورود به سيستم : براي ورود به سيستم ابتدا يا بايد نمود و يا از طريق Shortcut مربوط به سيستم را كه بر روي Desktop Internet Explorer با وارد كردن آدرس برنامه قراردارد را اجرا (http://[server IP]/frmpresentation) آن را اجرا كرد. با انجام اين عمل صفحه اي جهت دريافت نام كاربري و كلمه عبور به كاربر نمايش داده مي شود.(شكل 1 ) (شكل 1 ) پس از وارد نمودن نام كاربر كلمه عبور و انتخاب دكمه ورود به سيستم صفحه اصلي سيستم اتوماسيون تردد نمايش داده مي شود.(شكل 2 ) ٣
(شكل 2 ) اين صفحه از دو قسمت اصلي تشكيل شده است : قسمت اول (1) : اين بخش شامل منوي اصلي سيستم اتوماسيون تردد مي باشدكه شامل دسترسي هاي تعريف شده براي هر پرسنل مي باشد. كه با باز كردن هر يك از آيتمها (يك بار كليك روي آيكن و يا كليك روي نام منو ( بخشهاي مختلف سيستم قابل مشاهده مي باشد. از قابليتهاي اين قسمت مي توان به اين نكته اشاره نمود كه هر فرد مي تواند داراي منوي اختصاصي خود (ميز كار) باشد.به اين منظور كه مي تواند صفحه و يا صفحاتي را كه استفاده روزانه و يا به هر دليلي به آنها نياز بيشتر دارد را به قسمت ميز كار در همين قسمت ارسال (با كليك راست روي نام صفحه و انتخاب آيتم ارسال به ميز كار(شكل 3 )) و از اين پس از قسمت ميز كار به صفحات دسترسي داشته باشد.و همچنين در صورت داشتن ميز كار با وارد شدن به صفحه اصلي سيستم اتوماسيون تردد در قسمت اول به جاي منوي اصلي ميز كار فعال و نمايش داده مي شود.(شكل 4 ) ۴
(شكل 3 ) (شكل 4 ) قسمت دوم (2) : پس از وارد شدن به سيستم در اين قسمت صفحه مديريت كاركرد ماهانه به صورت پيش فرض نمايش داده مي شود. و اما با توجه به گزينه انتخاب شده در منوي درختي سمت راست اين قسمت تغيير يافته و صفحه مربوط به گزينه انتخابي نمايش داده مي شود. نكات كاربري : نصب فونت : جهت شكيل بودن آيتم صفحات مي بايست فونتهاي استاندارد سيستم را نصب نمود.جهت انجام اين كار كافي است گزينه نصب فونتهاي جديد از صفحه دريافت نام كاربري را انتخاب و فونتهاي مربوطه را نصب نمود. بزرگتر شدن صفحات : لازم به ذكر است كه جهت وضوح بهتر از دكمه استفاده مي شود. F11 جهت بزرگ و كوچك شدن صفحه آيكن : از اين آيكن جهت خروج از سيستم (signout) صفحه اول سيستم اتوماسيون تردد نمايش داده مي شود. استفاده مي شود.در صورت كليك روي اين آيكن ۵
آيكن : با انتخاب اين آيكن صفحه چكيده نمايش داده مي شود.در اين صفحه مي توان آيتمهايي از جمله تعداد حاضرين و غاي بين مجوزهاي در جريان, پيامها, مشخصات فردي ثبت شده, مانده مرخصي و... را در يك نگاه مشاهده نمود.(شكل (5 همچنين در اين صفحه امكان درخواست مجوز, تفويض اختيار و نيز مشاهده محدوديتهاي تعريف شده مانند مدت زمان درخواست مرخصي, فراهم گرديده است. (شكل 5 ) آيكنهاي و : از اين آيكن ها جهت باز و بسته كردن قسمت منوي اصلي استفاده مي شود.به عنوان مثال در قسمت اول كه مربوط به دسترسي ها مي باشد در صورت كليك روي اين آيكن قسمت مربوط به نمايش دسترسي ها بسته و فضاي بيشتري را به قسمت دوم اختصاص مي دهد. توجه : در اين سيستم اگر گزينه اي به رنگ آبي و داراي خطي زيرش بود به اين معناست كه, با كليك روي آن صفحه مرتبط با آن نمايش و امكاني مانند درخواست مجوز و يا مشاهده مجوزهاي ثبت شده را فرام مي نماي يد. منوي اصلي سيستم ۶
منوي سيستم از قسمتهاي زير تشكيل شده است : اطلاعات پايه : تغيير مشخصات ورود اتوماسيون تردد : مديريت كاركرد ماهانه تغيير مشخصات ورود : از اين فرم جهت تغيير و ويرايش نام و كلمه عبور استفاده مي شود.پس از ورود به اين فرم جهت تغيير مشخصات ابتدا نام و كلمه عبور فعلي را وارد نموده و پس از انتخاب دكمه تاي يد امكان ورود اطلاعات جديد فراهم مي گردد.(شكل 6 ) (شكل 6 ) ٧
مديريت كاركرد ماهانه : با انتخاب اين گزينه از منوي مديريت كاركرد با توجه به دوره زماني انتخابي, مي توان كاركرد خود و پرسنل زير مجموعه (طبق تعريف چارت سازماني) را در قالب آيتمهاي كل حضور كاركرد (موظفي), مازاد كار (اضافه كار مجاز نشده), اضافه كار اض ساير (اضافه كارهاي خارج از كارت مانند تشويقي),استحقاقي(مرخصي استفاده شده), استعلاجي, ماموريت, غيبت و مرخصي ساير (مانند مرخصي ازدواج ( به صورت سرجمع براي هر پرسنل و سرجمع براي كل پرسنل انتخابي, مشاهده نمود.در اين فرم مي توان اطلاعات كاركرد پرسنل را بر اساس دوره زماني, چارت سازماني شماره و نام پرسنلي شيفت و گروه هاي كاري محدود و مشاهده نمود.(شكل 7 ) (شكل 7 ) همچنين در اين فرم اين امكان فراهم گرديده, كه بتوان كارهايي از جمله مشاهده كارتابل, مشاهده مانده مرخصي, مشاهده مجوزهاي ثبت شده و نيز امكان صدور درخواست را انجام داد. كاربري آيتمهاي فرم : آيتم دوره : جهت انتخاب دوره زماني مورد نظر, براي مشاهده كاركرد پرسنل از اين كنترل استفاده مي شود.در اين سيستم دوره هاي زماني, متناسب با بازهاي زماني در زمان رد نمودن گزارش كاركرد تعريف مي شود. ٨
آيتم جستجو : از اين كنترل مي توان جهت جستجوي پرسنل مورد نظر بر اساس شماره و يا نام پرسنلي استفاده نمود.از فلش كنار اين كنترل مي توانيد جهت مشاهده شماره و نام پرسنلي استفاده نماي يد. (شكل 8) همچنين در اين كنترل با تايپ نام و يا تايپ شماره پرسنلي اطلاعات محدود و امكان جستجوي راحتر براتان فراهم مي گردد.لازم به ذكر است كه هر پرسنل امكان جستجوي اسامي پرسنل زير مجموعه خود را دارا مي باشد. (شكل 8) ٩
آيتم شيفت و گروه : از اين كنترلها جهت نمايش اطلاعات پرسنل مورد نظر براساس شيفتهاي كاري و يا بر اساس دسته بندي هاي صورت گرفته استفاده مي شود. هب عنوان مثال اگر قصد مشاهده اطلاعات پرسنل جانباز را داريد چون كه اين دسته از پرسنل در كل سازمان (چارت سازماني) پراكنده هستن با انتخاب گروه جانبازان مي توان اطلاعات كليه پرسنل جانباز را فارغ از چارت به صورت يكجا مشاهده نماي يد. آيتم افراد نيازمند مجوز : از اين كنترل جهت نمايش اطلاعات كساني كه نياز به ثبت مجوز اعم از مرخصي و يا اضافه كار دارند استفاده مي شود. آيتم زير مجموعه : از اين كنترل جهت نمايش اطلاعات اسامي پرسنل زير مجموعه استفاده مي شود. كنترل فيلتر : با انتخاب كنترلهاي فوق جهت اعمال جستجو از اين كنترل استفاده مي شود.با انتخاب اين كنترل داده با توجه به كنترلهاي پر شده محدود و نمايش داده مي شود. كنترل نمايش همه : با انتخاب اين كنترل كنترلهاي مربوط به فيلتر اطلاعات خالي و اطلاعات نمايش داده شده به حالت اوليه Load) صفحه) برمي گردند. كنترل نمايش كاردكس : با انتخاب يك سطر از گريد اطلاعات نمايش داده شده و انتخاب اين كنترل, مي توان وضعيت كاردكس مرخصي پرسنل انتخابي را مشاهده نمود.(شكل 9 )در اين فرم اطلاعات كاردكس مرخصي پرسنل اعم از سهميه اعطاء شده, ميزان استفاده و مانده مرخصي پرسنل نمايش داده مي شود.همچنين در اين فرم امكان ارسال اطلاعات در قالب فايل اكسل و فراهم گرديده است. نيز PDF ١٠
(شكل 9) كنترل درخواست مجوز : با انتخاب اين كنترل اين امكان فراهم مي گردد كه شما مي توانيد براي خود و يا پرسنل زير مجموعه تان, درخواست مجوز اعم از مرخصي, اضافه كار و يا درخواست كارت تردد (كارت فراموشي)نماي يد.با انتخاب گزينه درخواست مجوز صفحه دريافت اطلاعات مجوز نمايش داده مي شود.(شكل 10) در اين فرم با پر نمودن اطلاعات مربوطه اعم از تاريخ, نوع مجوز, وضعيت مجوز (ساعتي و روزانه) و.. مي توان مجوز مد نظر را ثبت نماي يد. (شكل 10) و اما جهت درخواست كارت تردد, با انتخاب يك سطر از گريد و انتخاب گزينه كارت تردد صفحه درخواست كارت تردد نمايش داده مي شود.(شكل 11) (شكل 11) ١١
در اين دو فرم دكمه ايجاد, بيانگر خالي نمودن كنترلها جهت ورود اطلاعات جديد, دكمه ذخيره بيانگر ثبت اطلاعات وارد شده و دكمه ذخيره و ادامه بيانگر ذخيره اطلاعات و خالي نمودن كنترلها جهت ورود اطلاعات جديد مي باشد. كنترل كارتابل : با انتخاب اين گزينه صفحه كارتابل مجوزها به شما نمايش داده مي شود.در اين صفحه مجوزهايي كه نياز به بررسي توسط شما را دارند نمايش داده مي شود.(شكل 12) (شكل 12) در اين صفحه علاوه بر تاي يد و يا عدم تاي يد درخواست, امكان صدور درخواست مجوز مرخصي, كارت تردد, مداومت كاري (صدور درخواست جهت اضافه كاري بعد از 23:59 دقيقه) نيز فراهم گرديده است. كاربري آيتمهاي اين قسمت : كنترل تاريخ : از اين كنترل جهت انتخاب محدوده تاريخ, براي مشاهده مجوزهاي درخواستي استفاده مي شود. كنترل پرسنلي : از اين كنترل جهت محدود كردن اطلاعات مجوزها بر اساس پرسنل انتخابي استفاده مي شود. كنترل نوع : از اين كنترل جهت انتخاب نوع مجوزهاي درخواستي اعم از مجوز مرخصيها و يا مجوزهاي كارت تردد استفاده مي شود. ١٢
كنترل نام مجوز : از اين كنترل جهت انتخاب نام مجوزهاي درخواستي مانند مجوزهاي مرخصي استحقاقي استفاده مي شود. كنترل نمايش : از اين كنترل جهت تغيير و نمايش ماهيت اطلاعات اعم از اطلاعات كارتابل اسناد و يا اطلاعات نمايش مجوزها استفاده مي شود. كنترل وضعيت : از اين كنترل جهت فيلتر نمودن اطلاعات بر اساس وضعيت مجوزها از جمله مجوزهاي تاي يد شده, مجوزهاي جديد و.. استفاده مي شود. كنترل نمايش مجوز : با انتخاب يك سطر از گريد اطلاعات نمايش داده شده و انتخاب اين كنترل, مي توان وضعيت مجوزهاي صادر شده جهت پرسنل انتخابي را مشاهده نمود.(شكل 13) (شكل 13) در اين فرم مي توان اطلاعات مجوزهاي درخواست شده در دوره انتخابي براي پرسنل مورد نظر را در يك نگاه مشاهده نمود.جهت مشاهده اطلاعات از جمله زمان و تاريخ ثبت درخواست, افراد درگير جهت بررسي اين مجوز كليك روي گزينه روند اطلاعات مربوطه را مشاهده نمود. مي توان با در اين فرم امكان حذف مجوز در صورت عدم تاي يد توسط شخص مافوق با انتخاب دكمه فراهم گرديده است. دكمه هاي جهت نما : به طور كلي در كليه صفحاتي كه اطلاعات موجود در زياد بوده جهت نمايش سريعتر و عدم وجود Grid scroll اطلاعات به صورت صفحه ١٣
بندي شده نمايش داده مي شوند.حال جهت حركت بين اين صفحات از اين دكمه ها استفاده مي شود. درخت واره چارت سازماني : دراين قسمت با توجه به سمت و جايگاه فرد فعال در سازمان چارت سازماني نمايش داده مي شود.با توجه به چارت مي توان اطلاعات افراد را با كليك روي هر نود از چارت مشاهده نمود. و اما در نهايت جهت مشاهده ريز كاركرد با كليك روي شماره پرسنلي از گريد اطلاعات نمايش داده شده, مي توان اطلاعات ورود و خروج فرد انتخابي را به صورت روز به روز مشاهده نمود.(شكل 14 ) مديريت كاركرد روزانه : از اين صفحه جهت مشاهده ريز كاركرد پرسنل به تفكيك روز استفاده مي شود.در اين فرم نيز مانند فرم كاركرد ماهانه اطلاعات حضور كاركرد اضافه كار و... براي روز به روز پرسنل محاسبه و نمايش داده مي شود.همجنين در اين فرم نيز امكان مشاهده كارتابل درخواست و... مانند فرم كاركرد ماهانه فراهم گرديده است.(شكل 14), مشاهده مانده مرخصي صدور, ١۴
كاربري آيتمهاي فرم : (شكل 14 ) كنترل تاريخ : جهت انتخاب محدوده تاريخ از كنترل استفاده مي شود.با انتخاب اين دكمه صفحه زير (شكل 15) نمايش داده مي شود. كه پس از جستجو و مشخص نمودن تاريخ با دو بار كليك روي تاريخ مورد نظر تاريخ انتخابي در كنترل مربوطه درج و صفحه انتخاب تاريخ بسته مي شود.جهت تغيير ماه و سال از فلشهاي درج شده كنار تاريخ روز جاري استفاده مي شود. (شكل 15 ) كنترل پرسنلي : مانند كنترل جستجو در مديريت كاركرد ماهانه كنترل روزهاي نيازمند مجوز : مانند كنترل جستجو در مديريت كاركرد ماهانه كنترل درخواست مجوز : مانند مديريت كاركرد ماهانه ١۵
كنترل فيلتر : مانند مديريت كاركرد ماهانه كنترل نمايش مجوز : مانند مديريت كاركرد ماهانه كنترل نمايش كاردكس : مانند مديريت كاركرد ماهانه كنترل كارتابل : مانند مديريت كاركرد ماهانه نكته : كنترلهاي اين فرم عملكردشان مانند كنترلهاي فرم مديريت كاركرد ماهانه مي باشد.با اين تفاوت در اين فرم عملكردشان روزانه ولي در آن فرم عملكردشان گروهي مي باشد.مثلا با انتخاب يك سطر از گريد اطلاعات و انتخاب كنترل نمايش مجوز تنها اطلاعات مجوزهاي همان روز نمايش داده مي شود.حال آنكه در صفحه مديريت كاركرد ماهانه كليه مجوزهاي ثبت شده در آن دوره, در يك صفحه نمايش داده مي شود. و در اين نهايت اينكه در اين فرم علامت -- :-- بيانگر ناقص بودن كارت تردد پرسنل رنگ تردد سبز بيانگر كارت ورود و ثبت كارت توسط كارت زن, رنگ تردد قرمز بيانگر كارت خروج و ثبت كارت توسط كارت زن و رنگ تردد صورتي بيانگر ثبت تردد به صورت دستي و توسط مدير سيستم در آن تاريخ مي باشد. ثبت مجوز مرخصي و اضافه كار: در اين سيستم جهت ثبت درخواست مجوز مرخصي ميانبرهاي متفاوتي وجود دارد.از جمله از طريق فرم درخواست مجوز در صفحه مديريت كاركرد ماهانه و روزانه توضيحات كاربري در قسمت مديريت كاركرد ماهانه داده شده است. از طريق لينك كسر كار و مازاد كار در صفحه مديريت كاركرد ماهانه و روزانه در اين قسمت اگر كاركرد پرسنلي نياز به صدور مجوز داشته باشد, خود سيستم آن را تشخص و در قالب كسر و يا مازاد حضور نمايش مي دهد.در اين حالت با كليك روي مقدار محاسبه شده صفحه درخواست مجوز نمايش داده مي شود و از شما مي خواهد كه تنها نوع مجوز را مشخص و درخواست خود را ثبت نماي يد. ١۶
اگر شما لينك مثلا كسر حضور را از صفحه مديريت كاركرد ماهانه انتخاب نماي يد امكان ثبت گروهي براي شما فراهم مي گردد.(شكل 16 ) اما در صفحه كاركرد روزانه اطلاعات به صورت روزانه نمايش و امكان ثبتشان به صورت روزانه فراهم مي گردد. (شكل 17 ) (شكل 16 ) (شكل 17 ) توجه به اين نكته ضروري است كه از طريق فرم صدور درخواست نيز مي توان براي روزي كه داراي آيتم كسر و يا مازاد حضور است مجوزش را درخواست نمود. اما در آن حالت اطلاعات بيشتري را مي بايست ثبت نمود.كه كاربري سيستم را سخت تر مي نمايد.در واقع هدف از لينك كسر و مازاد كار, ثبت راحتر مجوز براي پرسنل مي باشد. ثبت كارت تردد : در اين سيستم جهت ثبت درخواست مجوز كارت تردد ميانبرهاي متفاوتي وجود دارد.از جمله از طريق فرم درخواست كارت تردد در صفحه مديريت كاركرد ماهانه و روزانه توضيحات كاربري در قسمت مديريت كاركرد ماهانه داده شده است. ١٧