經費報支

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1 105 年度會計業務宣導暨經費動支作業講習 經費報支 主計室會計組姚鈺禪

2 大綱 法規修正事項 支出憑證報支注意事項 支出憑證常見錯誤態樣 105 年度決算業務宣導 1

3 法規修正事項 ( 一 ) 手機票證方式搭乘高鐵 以手機票證方式搭乘高鐵者, 請於搭乘日出站時臨櫃取得或透由網路下載購票證明, 倘當事人自行於網路下載購票證明, 請於該證明簽名後作為報支憑證 ( 行政院主計總處 104 年 5 月 6 日主會財字第 B 號書函 ) 2

4 臨櫃取得 手機票證方式搭乘高鐵 3

5 手機票證方式搭乘高鐵 網路下載購票證明 4

6 法規修正事項 ( 二 ) 報支廉價航空機票費 ( 行政院主計總處 104 年 7 月 13 日主預教字第 號書函 ) 廉價航空機票報支項目, 可比照一般航空機票內含之必要項目辦理 ( 如限額之行李托運費 餐飲費 非屬特殊需求之選位費及手續費等 ), 惟其報支總金額仍應低於一般航空機票款 至其餘可選擇項目 ( 如選位費 毛毯 眼罩等 ), 考量非屬搭乘飛機之必需, 不得報支 5

7 法規修正事項 ( 三 ) 專題演講之相關費用 : 邀請之講座 專題演講及兼職人員, 得參照國內出差旅費報支要點規定, 覈實支給交通費及住宿費, 惟不得另行支給雜費 ( 行政院主計總處 104 年 11 月 9 日主預字第 號函 ) 專題演講人員之書面演講資料應一併納入支給內容 ( 即專題演講費 ) 考量, 不得再另以稿費名義支給 ( 行政院主計總處 104 年 10 月 13 日主預字第 號 ) 6

8 法規修正事項 ( 四 ) 配合行政院修正 中央政府各機關學校出席費及稿費支給要點 (104 年 7 月 15 日生效 ) 明訂出席專家學者交通費及住宿費 : 邀請之學者專家如係由遠地前往 (30 公里以外 ), 邀請機關學校得衡酌實際情況, 參照 國內出差旅費報支要點 規定, 覈實支給交通費 住宿費 ( 不支給雜費 ) 係按物價指數酌予調增稿費各項基準, 支給基準請參閱 中央政府各機關學校稿費支給基準數額表 7

9 8

10 法規修正事項 ( 五 ) 政府支出憑證處理要點 行政院修正 支出憑證處理要點, 並修正名稱為 政府支出憑證處理要點, 並自 105 年 3 月 3 日生效 支出憑證係透過網路下載列印者, 應由經手人簽名, 即透過網路列印之支出憑證, 均應由機關經手人簽名負責 統一發票如採電子發票開立者, 依電子發票實施作業要點規定由營業人提供或機關自行下載列印之電子發票證明聯, 均得作為支出憑證 9

11 支出憑證報支注意事項 統一發票 統一發票應記明下列事項 : 營業人之名稱 地址及其營利事業統一編號 品名及數量 單價及總價 開立統一發票日期 買受機關名稱或統一編號 前項各項如記載不明, 應通知補正, 不能補正者, 應由經手人詳細註明, 並簽章證明之 如品名僅列代號者, 應由經手人加註品名並簽名證明 10

12 支出憑證報支注意事項 統一發票 買受人 日期 品名 數量 單價 金額及大寫金額等統一發票書寫錯誤者, 退還廠商更正或重新開立發票 ( 大寫金額書寫錯誤者, 請廠商重新開立 ) 二聯式統一發票 : 應檢送收執聯 三聯式及電子計算機統一發票 : 應檢送收執聯, 如有扣抵聯應一併附上, 扣抵聯不得單獨報支 11

13 支出憑證報支注意事項 統一發票 紙本式電子發票 : 向廠商洽取紙本電子發票 ( 感熱紙 ) 報支經費時, 請於發票或申請動支經費文件等註記發票字軌, 俾利模糊時查考之用 ( 倘發生模糊, 可至財政部電子發票整合服務平台查詢 ) 12

14 支出憑證報支注意事項 13

15 請於發票上註記發票字軌號碼, 俾利模糊時查考之用 買賣雙方統一編號號碼 需清楚標示貨品名稱 數量及單價 14

16 若統一發票僅列示貨品代號, 應由經手人加註貨品名稱, 並簽名證明 15

17 支出憑證報支注意事項 收據 商店收據應記明下列事項 (1)] 收據名稱 (2) 買受人之抬頭 (3) 開立收據之日期 (4) 摘要 ( 品名 ) (5) 數量 (6) 單價 (7) 總價 (8) 合計之中文大寫數 (9) 店章 (10) 商店地址 ( 店章內未載明者 ) (11) 營利事業統一編號 ( 店章內未載明者 ) 16

18 支出憑證報支注意事項 17

19 支出憑證報支注意事項 國外支出憑證 國外或大陸地區 香港 澳門出具之支出憑證如有不能完全符合支出憑證處理要點之有關規定者, 得依其慣例提出相關憑證, 並由申請人或經手人加註說明, 並簽名 ( 第 20 點 ) 支出憑證列有其他貨幣數額者, 應註明折合率, 並檢附兌換水單或其他匯率證明 ( 第 18 點 ) 發票 收據之品名欄或其它相關憑證若以原文書寫者, 請擇要譯註中文並簽章 ( 第 19 點 ) 18

20 支出憑證報支注意事項 19

21 支出憑證報支注意事項 不同經費來源共同分攤之支付款項, 其單據不能分割者, 應加具支出科目分攤表 20

22 單據遺失 支出憑證報支注意事項 發票如有遺失, 請向廠商索取存根聯影本, 加註 與正本相符 字樣, 加蓋廠商統一發票專用章並加註無法取具正本原因 21

23 無法取得單據 支出憑證報支注意事項 支付項應取得收據 統一發票或相關書據, 惟因特殊情形不能取得者, 經手人應開具 支出證明單, 並依式填妥單價 數量 金額及書明不能取得原因, 經經手人簽章後, 據以請款 22

24 支出憑證常見錯誤態樣 常見錯誤 以影本發票報支 正確作法 應以發票正本核銷, 如遺失正本, 請向廠商索取存根聯影本, 註明 與正本相符 字樣, 加蓋廠商統一發票章, 並請加註原因及簽名 用三聯式統一發票之扣抵聯報支 學校並非營利單位, 營業稅無需扣抵, 所以索取二聯式即可, 若廠商只有三聯式的發票, 報支時需將第二聯 ( 扣抵聯 ) 及第三聯 ( 收執聯 ) 一併黏貼結報 ( 至少應檢附收執聯 ) 23

25 支出憑證常見錯誤態樣 常見錯誤 缺少買受人, 或買受人多加了單位名稱 正確作法 發票及收據買受人應為 國立彰化師範大學, 勿加上系 所 單位等名稱 學校統一編號錯誤學校統編為 發票日期為以前年度 發票應於開立年度完成報支, 遇有特殊情形需報支以前年度單據, 應專簽奉核後辦理 24

26 支出憑證常見錯誤態樣 常見錯誤 發票未填寫單價 數量品名僅書寫 文具一批 耗材一批 發票內容 數量乘算單價之計算錯誤或小寫金額錯誤 漏列稅款金額 報支金額少於發票或收據金額 正確作法 記截不明, 應予補正, 並由經手人簽章應檢附明細資料 ( 如出貨單 估價單 ) 請廠商更正並加蓋統一發票專用章或廠商負責人章 核銷金額應為含稅金額 請於發票加註 實支 字樣, 並由經手人簽章 25

27 支出憑證常見錯誤態樣 常見錯誤 正確作法 收據蓋 統一發票專用章 廠商為統一發票使用戶, 應開立發票, 不得開立普通收據 外國貨幣未註明折合率, 未附兌換水單或其他匯率證明 外文單據未擇要譯註中文 外國貨幣請註明折合率並附兌換水單或其他匯率證明 外國單據應由經手人擇要譯註中文 26

28 支出憑證常見錯誤態樣 常見錯誤 紙本電子發票 ( 感熱紙 ) 未於發票或申請動支經費文件註記發票字軌號碼 出貨單 估價單 劃撥收據 結匯水單非為正式收據 應先請購後核銷案件, 請購日期在發票日之後 正確作法 各單位取據紙本電子發票 ( 感熱紙 ) 報支經費時, 應於發票或申請動支經費文件等註記發票字軌號碼, 發票毋需再另行影印 報支時應檢附原始憑證 ( 發票或收據 ) 先請購後核銷案件, 發票日期應於請購核准日後 27

29 支出憑證常見錯誤態樣 常見錯誤 憑證粘貼時常會重疊粘貼遮住金額 日期或抬頭等, 使憑證無法完整呈現 正確作法 憑證應整齊粘貼於粘存單, 同時應避免重疊粘貼遮住金額 日期或抬頭等 28

30 29

31 30

32 報支金額少於收據或發票金額, 應加註 實支 金額, 並由經手人簽章 31

33 收據蓋 統一發票專用章, 應請廠商開立統一發票 32

34 收據章未標示廠商統一編號時, 請於上方統一編號欄載明 33

35 憑證正確粘貼方式 34

36 憑證錯誤粘貼方式 35

37 105 決算業務宣導 配合事項 ( 學校經費 ) 資本支出請購請於 105 年 10 月 31 日前提出 經常性採購請於 105 年 12 月 15 日前完成請購程序, 105 年 12 月 20 日前完成報支 員工待遇 加值班費 差旅費等, 至遲於 106 年 1 月 3 日中午 12 時前報支完竣 年終憑證多, 請注意公文流程及時效性, 必要時請親送辦理並續為追蹤至結案 已發生權責需辦理保留, 依規定辦理 36

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前 言 標準作業流程(SOP) 手冊 建置之要旨為提高工作品質, 加強各處室注重成本效益觀念, 自行管控經營績效, 以提高學校經費使用效率, 更可作為業務交接 人員更迭時, 有效的經驗傳承與檔案交接, 有助於單位的行政效能提升 本校主計室乃依據教育部會計處 98 年 9 月 教育部預算及會計業務標準 國立彰化女子高級中學預算及會計業務標準作業流程 (SOP) 手冊 主計室編印中華民國 104 年 4 月第 1 次修訂 0 前 言 標準作業流程(SOP) 手冊 建置之要旨為提高工作品質, 加強各處室注重成本效益觀念, 自行管控經營績效, 以提高學校經費使用效率, 更可作為業務交接 人員更迭時, 有效的經驗傳承與檔案交接, 有助於單位的行政效能提升 本校主計室乃依據教育部會計處 98 年 9 月 教育部預算及會計業務標準作業流程

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