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1 學校經費運用憑證範例及單據黏貼注意事項報告 年 8 月 9 日會計室洪清好報告

2 報告大綱 經費運用原則 申請注意事項 核銷作業及處理要點 各項支出憑證介紹 黏貼憑證用紙注意事項 2

3 經費運用原則 業務加班費 國內旅費於預算額度內執行不得超支 各分支計劃, 以不超支預算數統籌運用 收支對列則以當年度收入數為支用財源 專案補助及受託辦理活動 : 視補助及委託機關規定, 餘額挹注學校 3

4 申請注意事項一 申請動支經費時應敘明經費來源 ( 如特定活動或代收代辦等 ), 並填寫請購單或簽呈, 經核准後始得辦理 1 萬元以上之請購, 須俟核准始可辦理採購, 除奉核准墊付者, 請勿自行預付 各項採購案件, 凡能一次辦理者, 不得化整為零分批辦理 ( 如運動會等音響採用 ) 4

5 5 申請注意事項二 使用其他處室預算, 動支前必須先會預算所屬處室, 以免爭議 請購單金額等數字有塗改痕跡, 應經承辦人員簽名或蓋章證明 有關獎金 ( 品 ) 禮券 演講費 執行業務所得 聘用臨時人員或工讀金等給付個人之物品或現金, 請事先檢附計畫簽校長核准

6 6 申請注意事項三 查本府附屬單位預算執行要點, 已無可支領誤餐費之規定, 如召開會議逾時或因應團體勤務特殊需要, 需由機關統籌提供餐點時, 應檢具廠商之發票或收據結報, 方符合 政府支出憑證處理要點 之規定

7 經費核銷作業流程 申請單位完成採購程序 : 1. 已辦理驗收手續 2. 已索取合法憑證 3. 資本門辦理財產增加 粘貼憑證 退回申請單位 不通過 會計室審核通過 校長核准 已借支 單據是否足夠 否 是 是否結餘 申請單位至出納組繳回餘款 是 送回原單位 編製轉帳傳票 7 總務處 未借支 編製付款憑單 出納組 通知撥款

8 核銷作業及處理要點一 各機關員工向機關申請支付款項, 應本誠信原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責, 如有不實應負相關責任 請勿用鉛筆填寫憑證 ( 印領清冊, 個人收據 ), 憑證上若有做修正或補充加註, 請蓋 ( 簽 ) 章 8

9 核銷作業及處理要點二 發票及收據以金額大寫數字為主, 不得修正, 但採用機器作業無法表示者, 不在此限 經費使用要確實與預算項目相符 收據或發票如有遺失, 應檢附載明 與正本相符 並加蓋原 統一 ( 或免用統一 ) 發票章 之影本, 且承辦人應註明原因及簽章 9

10 10 核銷作業及處理要點三 所有請購案提出將納入會計系統控管, 凡是請購期限超過 2 個月以上未執行者, 將列入追蹤對象 已申請之案件若不再辦理應將請購單送會計室作廢

11 各項支出憑證介紹 個人領據 二聯式發票 三聯式發票 收銀機發票 收據 其他憑證 11

12 收據內容若有個人領據範例修改, 請在修改處簽名收據茲收到臺北市立松山高級商業家事職業學校辦理 105 學年度設計實務 - 數位繪畫專題演講 外聘講座鐘點費, 計新臺幣肆仟捌佰零拾零元整 授課題目 : 數位繪畫在設計業界 大學系所應用之狀況及常用軟體解說示範授課日期 :106 年 4 月 7 日 14 時 0 分至 17 時 0 分, 計 3 小時 ; 每小時 1600 元 具領人 : 楊耿賢服務單位 : 台灣科技大學身分證字號 :E122OOOOO 住址 : 高雄巿前金區里大明路 15 號電話 :( 公 ) 承辦人核章 : 中華民國 106 年 6 月 30 日 1. 有關獎金 ( 品 ) 禮券 執行業務所得等給付個人之物品或現金, 請先簽陳核准, 核銷時並請檢附印領清冊及會辦相關單位 2. 講師鐘點費 出席費 人員工作費領據 ( 或清冊 ) 均需註明 -- 日期時數 課程 ( 會議 活動 工作 ) 名稱及內容 已列入年度所得等字樣, 其中出席費領取者須為學者專家 12

13 二聯式及三聯式發票 1 買受人 : 臺北市立松山高級商業家事職業學校或松山家商 2 統一編號 : 憑證日期 : 年月日 ( 詳實填寫 ) 4 品名 數量及單價 13 : 請店家詳實填寫 ; 廠商若無填寫數量及單價, 請經手人依實際情況填寫並蓋 ( 簽 ) 章 5 金額 : 阿拉伯金額數與國字大寫金額數相符, 大寫金額不能塗改, 否則視同無效 6 店章 : 統一發票專用章需含公司名稱 統一編號 負責人姓名 7 總價 : 必須與單價 數量結果相符 8 二聯式請附上收執聯 ; 三聯式請附上收執聯及扣抵聯

14 二聯式 人工開立範例 買受人 : 松山家商 詳填品名 單價及數量 金額數字與大寫須相符 14

15 三聯式 人工開立範例 買受人 : 松山家商 詳填品名 單價及數量 金額數字與大寫須相符 15

16 三聯式 電子開立範例買受人 : 松山家商 發票二 三聯均附 統一發票專用章 詳填品名 單價及數量 金額數字與大寫須相符 16

17 收銀機發票 1 統一編號 : , 若未打入, 請廠商蓋上統一發票專用章並註記統一編號 2 品名 : 請廠商註明或附明細表 ( 傳真紙, 請加影印 ), 若以代號或外國字填寫, 經手人加註貨品名稱, 並蓋 ( 簽 ) 章 3 數量及單價 : 請店家詳實填寫 ; 廠商若無填寫數量及單價, 請經手人依實際情況填寫並蓋 ( 簽 ) 章 4 憑證日期 : 年月日 ( 詳實填寫 ) 17

18 收銀機統一發票 三聯式範例 18

19 收銀機發票 TZ 統一編號 傳真紙, 請用原子筆加註發票號碼 無註明品名 單價及數量請附上明細表 19

20 20 收據 1 抬頭 : 臺北市立松山高級商業家事職業學校或松山家商 2 店章 : 免用統一發票專用章, 若廠商之免用統一發票章無廠商統一編號者, 請於右上角之統一編號空格處填上廠商之統一編號, 若免用統一發票專用章無負責人姓名者, 請加蓋負責人章 3 品名 數量及單價 : 請店家詳實填寫 ; 廠商若未寫數量及單價, 請經手人依實際情況填寫並蓋 ( 簽 ) 章 4 憑證日期 : 年月日 ( 詳實填寫 ) 5 金額 : 阿拉伯金額數與國字大寫金額數相符, 大寫金額不能塗改, 否則視同無效

21 免用發票收據範例 買受人 : 松山家商 收據日期 免用統一發票專用章 若無單價及數量請經辦人填寫並蓋職章 金額數字與大寫須相符 21

22 其他憑證 購買票品證明單 : 請填 松山家商 並加蓋該局郵戳超過 5 千元需加郵局主管職章 計程車車資證明 : 檢附 因公務外勤搭乘計程車申請表 註明起訖點 ; 運價證明上須註明搭車日期 車號 駕駛人姓名及車資 國內出差申請單 : 檢附主管核准簽呈 住宿費單據交通費除飛機 高鐵 輪船 ( 須檢附票據存根 ) 餘無須檢附票據存根支出證明單 : 無法取得支出憑證時得檢附過程資料本機關人員確已先行代墊款項者, 姓名或名稱 欄可填寫墊款人員之姓名 22

23 23 購買票品證明單範例

24 計程車車資證明範例一 一定要有車號 106 年 6 月 12 日 手工開立注意 : 搭車日期 車號 駕駛人姓名 註明起訖點 24

25 計程車車資證明範例二 教職員工因公務外勤搭乘計程車請領計程車費作業規範 : 外勤人員於事實發生之日起 15 日內檢據填寫申請表及請購單 /img/24/550_07.docx 25

26 國內出差申請單範例一 出差前先簽呈主管及校長核准, 簽文請敘明出差人 事 時間及出差地點, 經費使用來源及預算 26

27 國內出差申請單範例二 一 出差事畢後十五日內完成核銷二 有預借請註明預借人員三 請檢附相關單據如下 : 凡需要搭乘飛機或高鐵者請先經校長核准 A 交通費 : 一 機票 -- 票根或電子機票 登機證存根 購票明或旅行業代收轉付收據二 高鐵車票票根 B 住宿費 : 統一發票或收據 27

28 支出證明單範例 28 無法取得原始憑證時, 但有其他足資證明採購之事實者 ( 包括取得之憑證形式未合規定 ), 得由經手人填具 支出證明單

29 黏貼憑證用紙注意事項一 黏貼憑證用紙之用途 : 黏貼發票 收據等, 其他附件請附於憑證用紙後 ( 如估價單 簽影本等 ) 黏貼工具 : 膠水 勿使用容易脫落之口紅膠! 黏貼方式 黏貼張數 憑證用紙之用途說明 : 由上至下, 由左至右, 正向浮貼 : 正面不超過 5 張憑證, 憑證大小超出用紙大小時, 請將憑證回折 : 請詳細書寫案名及核銷項目例如 :*** 案 資料蒐集費 29

30 黏貼憑證用紙注意事項二 1. 金額若有修正請蓋章 2. 憑證總金額大於預算, 請以可支付數為主 加註 實支 1. 請詳細書寫案名及核銷項目 2. 如有預借請加註 核銷轉正 1. 自粘貼線開始粘貼 2. 請用膠水 1. 採購及驗收不能同一人 2. 核章請加時間 30

31 黏貼憑證用紙注意事項三 單據若未輸入統一編號, 應請營業人註明 機關名稱或統一編號 加蓋統一發票專用章 ; 若僅列貨品代號 金額者 ( 或無單價數量者 ), 應由經手人用原子筆加註上述中文資料, 並簽章 感熱紙發票請於支出憑證黏貼紙註記發票號碼 核銷時, 所附簽呈請以正本送出 ( 影本請加註 與正本相符 並加蓋職章 ) 若屬分批 ( 期 ) 付款者, 加附 分批 ( 期 ) 付款表, 其訂有合約者, 應於第一次付款時檢送合約副本或抄本 31

32 結語 業務之執行是否順利有賴於 : 簡報完畢謝謝各位 32

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