長榮大學經費核銷作業須知會計室製

Size: px

Start display at page:

Download "長榮大學經費核銷作業須知會計室製"

跃眺樊
4 years ago
Views:

1 長榮大學經費核銷作業須知會計室製

2 長榮大學經費核銷作業須知訂 / 修訂紀錄日期中華民國 95 年 08 月 24 日中華民國 96 年 10 月 02 日中華民國 101 年 04 月 20 日中華民國 102 年 08 月 01 日中華民國 103 年 08 月 05 日中華民國 104 年 08 月 13 日中華民國 108 年 02 月 21 日中華民國 108 年 10 月 02 日訂 / 修訂訂定修訂修訂修訂修訂修訂修訂修訂

3 目錄壹經費報銷流程... 1 貳經費核銷作業須知... 2 叁憑證範例... 7 一合格憑證... 7 二不合格憑證肆各式表單之填寫方式一支出憑證黏存單二支出證明單三預支款項申請單四出差旅費報支表 ( 個人及團體 ) 五零用金粘貼憑證伍核銷憑證常見錯誤舉例陸相關法規... 19

4 壹經費報銷流程開始總務會計系統預算動支取申請單得或請修單會計憑證黏貼於支出憑證黏存單出差旅費報支表須審核差旅費否是 A 人資處審核出差旅費報支表否審核通過預算動支申請單程序完成否是是送出相關文件至會計單位審核發票收據或相關文件符合規定是否否符合預算項目是 A 付款作業流程結束 1

5 貳經費核銷作業須知注意事項一本校所有經費支出之核銷認定, 悉依本作業須知注意事項辦理 ( 一 ) 接受政府機關或非政府機關私人團體補助及委託研究計畫經費者, 依該機關或團體之核銷規定辦理, 未規定者即依本作業須知注意事項 ( 二 ) 各項補助經費或研究計畫, 有編列配合款者, 其核銷依本作業須知注意事項辦理二各項經費支出之核銷時限, 規定如下 : ( 一 ) 一般經常門或採購修繕支出, 應於執行採購或驗收完畢後隨時辦理 ( 二 ) 各項專案或活動經費支出, 請於專案或活動結束後一個月內辦竣 ( 三 ) 每學年度之經費支出憑證, 必須於 7 月 25 日前完成經費核銷, 逾期將影響學年度決算工作, 屆時如未依期限完成核銷者, 責任由單位自負三本校各單位與外界之交易, 應取得下列各項合法憑證, 以證明交易之事實及內容 :; 如取得下列前三款統一發票, 營業人開立之統一發票規定應記載事項記載錯誤情事者應另行開立 ; 若發票不慎遺失者, 請向廠商影印發票第一聯 ( 存根聯 ), 並加蓋廠商負責人私章統一發票專用章及與正本相符章, 並由承辦人加註無法提出正本之原因 ; 統一發票其他相關規定請參閱財政部公告之統一發票使用辦法 ( 一 ) 三聯式及二聯式統一發票 1. 請儘量取得二聯式統一發票報支, 如以三聯式統一發票報支, 須需附上第二聯 ( 扣抵聯 ) 及第三聯 ( 收執聯 ) 2. 發票上須加蓋統一發票專用章, 註明公司行號之名稱地址營利事業統一編號, 發票內容須載明貨物名稱廠牌規格數量單價總價日期小寫合計數及大寫合計數等, 抬頭應註明長榮大學 ( 不須冠上系所或單位名稱 ); 如為三聯式統一發票, 須填寫本校統一編號 3. 前條項各項如記載不明或不全者應通知廠商補正, 不能補正者, 應由承辦人詳細註明並簽章證明發票僅有貨品代號或為外文者, 應由承辦人加註中文品名並蓋章, 如有其他相關文件足資證明者, 得免逐項填載 4. 非本國發票或支出憑證, 承辦人應擇要譯註其中文內容, 並檢附支出證明單 5. 依統一發票使用辦法第二十四條規定, 營業人開立統一發票書寫錯誤者, 應另行開立 6. 至大型量販店購物者須檢附明細表 7. 若發票不慎遺失者, 請向廠商影印發票第一聯 ( 存根聯 ), 並加蓋廠商負責人私章統一發票專用章及與正本相符章, 並由承辦人加註無法提出正本之原因 ( 二 ) 收銀機統一發票 1. 如取得收銀機開立之統一發票, 應鍵入本校統一編號若漏登打本校統一編號時, 須用原子筆或鋼筆 ( 請勿用鉛筆 ) 補填, 並請廠商在發票上加蓋統一發票專用章證明 2. 收銀機統一發票上之品名為英文或編號時, 請以原子筆或鋼筆 ( 請勿用鉛筆 ) 2

6 逐項註明中文品名, 並由承辦人簽名或蓋章, 如附有中文明細表即則免毋須逐項填載註 3. 若發票不慎遺失者, 請向廠商影印發票第一聯 ( 存根聯 ), 並加蓋廠商負責人私章統一發票專用章及與正本相符章, 並由承辦人加註無法提出正本之原因 4. 取得紙本電子發票時, 如發票上僅有金額, 核銷時須一併檢附其明細及電子發票影本並加蓋承辦人員職章 ( 三 ) 電子發票 1. 取得紙本電子發票時, 如發票上僅有合計金額者, 核銷時需一併檢附其明細及電子發票影本, 並請於影本上加蓋承辦人員職章 2. 電子發票如未登打學校統一編號時, 須請廠商重新開立, 不得以補填並加蓋統一發票專用章方式更正 ( 四三 ) 免用統一發票商店普通收據 1. 購物應儘量取得統一發票核銷, 若取得小規模 ( 即免用統一發票 ) 營利事業之普通收據, 務必加蓋商店免用統一發票專用章或商家有統一編號之店章 ( 店章須載明店名統一編號及地址 ), 並載明收據名稱品貨物名稱廠牌規格數量單價總價合計之中文大寫及日期, 並於抬頭註明長榮大學 2. 收據該商店印章如有統一發票專用章字樣, 即表示該廠商商店為使用統一發票之營利事業商店, 依法不得開立普通收據 3. 小寫合計數與中文大寫合計數不符時, 以大寫金額為主 ; 內容如有修改, 請加蓋廠商負責人私章 ;, 惟大寫金額錯誤時不得修改, 須重新開立收據 ( 五四 ) 外文憑證 1. 非本國發票或支出憑證, 承辦人應擇要譯註其中文內容, 憑證須載明有本校英文抬頭 Chang Jung Christian University 之收據, 如有英文以外文字之收據須翻譯中文, 並檢附支出證明單 ( 六五 ) 個人收據 1. 如有支付個人款項或各類所得時, 應取得具領人親自簽名或蓋章之收據, 並載明受領事由給付金額身分證統一編號 ( 護照號碼 ) 戶籍地址二代健保補充保費及日期如有支付外籍人士, 應注意其相關規定, 並 2. 應依照各類所得扣繳辦法之規定扣繳稅額 ( 七六 ) 其他憑證 1. 如有特殊情形未能取得正式本國合法發票或收據者 ( 不含遺失或遺忘取得 ), 經手人應開具支出證明單, 說明不能取得之原因 2. 經費支出依交易常規可取得合法憑證者, 不得以匯款單據估價單報價單或任何私人證明做為核銷認定之憑證 23. 如以簽呈或公文影本為入帳憑證者, 其簽呈或公文影本需須加蓋承辦人職章並加註日期四各項經費支出項目核銷憑證之詳細規定 : ( 一 ) 人事費 1. 薪資所得係因在職務上或工作上所取得之各種收入, 包括 : 薪資工資津貼 3

7 獎金紅利各種補助費和其他給與 ( 如車馬費 ) 除固定薪資外, 目前均就一次給付總額 5% 扣繳稅款 ( 每次應扣繳稅額未不超過 2,000 元者, 免予扣繳 ) 2. 租金按給付總額扣繳取 10% ( 每次應扣繳稅額未不超過 2,000 元者, 免予扣繳 ) 3. 競技競賽機會中獎獎金或給與按給付總全額扣繳取 10% ( 每次應扣繳稅額未不超過 2,000 元者, 免予扣繳 ) 4. 執行業務者 ( 係指律師會計師建築師技師醫師藥師助產士著作人經紀人代書人工匠表演人及其他以技藝自力營生者 ) 之報酬按給付額扣繳取 10%, 若為支付稿費者須有出版或在報章雜誌刊登之事實 ( 每次應扣繳稅額未不超過 2,000 元者, 免予扣繳 ) 5. 演講費鐘點費出席費等, 其受領人為外籍人士 ( 包括大陸人士 ) 者, 為配合國稅局申報之規定, 需檢附護照影本並於 3 天內 ( 含假日 ) 核銷完畢, 逾期衍生之罰鍰款由各單位自行負擔 ; 演講費 5,000 元 ( 含 ) 以內免扣繳,5,001 元以上需須扣繳 20% 稅額 ; 另鐘點費給付總額超過行政院核定每月基本工資之 1.5 倍需須, 需扣繳 18% 稅額, 若低於 1.5 倍以下者, 扣繳 6% 稅額 ( 二 ) 營繕工程勞務及財物購置應遵循本校或補助機構採購程序辦理, 核銷憑證應包括簽呈預算動支申請單請修單發票或收據正本估價單送貨單合約書財產增加單發包記錄勘驗記錄完工記錄及其他相關憑證等 ( 三 ) 差旅費 : 應遵循長榮大學教職員工出差旅費報支辦法行政院主計總處之國外出差旅費報支要點或補助機構相關規定辦理, 核銷時檢附校長核可出差公文出差請示單及出差旅費報支表通行費以出差日為限, 如使用 ETag, 則須上網下載 ETag 使用情形並加蓋出差人員職章 ; 交通費搭乘飛機者, 需檢附登機證代收轉付收據及電子機票 ( 或票根 ); 搭乘高鐵者, 亦需須取得票根, 住宿費需須取得發票或合法收據另教職員工出差依人資處公告須於事前完成公差假請假程序, 不得事後補請, 並於返校 15 日內填具出差旅費報支表且由人資處核章後送至會計室核銷 ( 四 ) 書報雜誌費 : 應取得報社雜誌社或代理商出具之合法憑證 ( 五 ) 郵資 : 應取得郵局開立之購買票品證明單並註明學校名稱和統一編號 ( 貼紙式購票證明核銷時須先行影印並加蓋職章 ) ( 六 ) 電話費 : 以取得電信公司開立長榮大學抬頭之收據為主, 如有國外電話費應另附通話明細 ( 七 ) 水電費 : 以取得自來水公司及台電力公司開立之憑證收據為主 ( 八 ) 廣告費 : 除取得發票或收據外, 應另行檢附廣告樣張 ( 九 ) 紙張印刷費 : 除取得發票或收據外, 應檢附印刷樣張, 如印刷書冊量大者, 得檢附封面目錄第一頁及末頁, 並加蓋承辦人職章具機密性之文件得免附樣本或樣張, 由主管證明負責 ( 十 ) 雜項費用 : 報支刻印章, 請加蓋樣章於收據背面或其他紙張 ; 採購消秏用品時, 請加註或附上採購明細資料 ; 會議餐費請依長榮大學各類會議誤餐費支用注 4

8 意事項辦理, 且須需附上開會通知單及簽到單 ( 影本均需須蓋職章 ) ( 十一 ) 除校長副校長及得支用交際費之行政一級主管外, 不得致送禮金奠儀花籃花圈喜幛及輓聯等, 並請檢附紅白帖或邀請卡 ( 函 ) 及收據 ( 十二 ) 購買商品禮券, 需檢附購買商品禮券之統一發票, 並附上受贈人姓名身分證字號學號金額及簽收紀錄 ( 十三 ) 分批 ( 期 ) 付款者, 應附分批 ( 期 ) 付款表, 列明應付總額已付及未付金額等其訂有合約者, 應於第一次請款時檢附合約影本 ( 十四 ) 各項活動經費請一次核銷, 除憑證外, 須需另附簽呈及經費支出明細表等相關附件 ( 十五 ) 估價單預算動支單金額一律以含稅金額為準, 驗收記錄單與發票金額須相符 ( 十六 ) 各項會議活動演講等校外委員或來賓之交通費補助, 均須簽領收據核銷, 若搭乘飛機或高鐵者, 需憑票根正本核銷 ( 十七 ) 支付人事費如工讀費審查費出席費等, 盡量以匯款方式撥付予受款人, 勿不要由承辦人員代墊, 避免日後發生糾紛五支出憑證黏存單規定 : ( 一 ) 各項核銷之憑證, 應依項目類別時間順序黏貼於支出憑證黏存單上, 載明日期單位核銷金額預算項目及用途等, 如有塗改應加蓋承辦人印章 ( 二 ) 憑證應依經費來源別分別申請核銷, 避免繁亂, 以加速會計作業 ( 三 ) 如憑證過多應分類整理黏貼清楚, 避免以訂書機裝訂, 導致整理困難或憑證脫落不全 ( 四 ) 憑證黏貼於黏存單時, 如憑證過多可另行黏貼於空白 A4 紙張上, 但請勿超出紙張大小範圍 ( 五 ) 支出憑證正本須送回原經費補助或委託單位核銷者, 於憑證正本核銷後, 再以影本留存備查, 並於影本處加註正本核銷及加蓋承辦人職章 ( 六 ) 若有預支款項, 請於支出憑證黏存單下方加註預支金額 ( 七 ) 同一付款廠商以黏貼於一張支出憑證黏存單為原則 ( 八 ) 若所附發票收據之合計數大於申請數, 請於用途欄註明合計 $, 實付 $, 或註明僅核銷其中某些項目, 並由承辦人蓋章 ( 九 ) 黏存單上逕付欄位之受款人, 應與發票廠商名稱相同, 且估價單及採購單上之廠商名稱亦應與發票廠商名稱相同 ( 十 ) 憑證如為油墨類易褪色 ( 如高鐵車票便利商店繳費收據紙本電子發票貼紙式購買票品證明單等 ), 請先行影印並於影本蓋章後與正本一起附上六本注意事項所稱支出憑證, 係指證明支付事實所取得之統一發票收據或其他證明文件申請支付款項時, 應本誠信原則對所提出之支出憑證之真實性負責, 如有不實應負民刑及行政責任 5

9 七經費支出未依本校採購作業要點或其他相關規定辦理者, 不予核銷, 或經通知補正仍未能補正者, 亦不予核銷八本作業須知注意事項經簽奉校長核可後公告實施, 修正時亦同 6

10 叁憑證範例一合格憑證範例一 : 收據免用統一發票專用章 7 一般店章

11 範例二 : 收銀機電子發票及紙本電子發票發票上僅有貨品代號時, 須加註貨品中文名稱並加蓋職章發票上未登打學校統一編號時, 請補蓋店家統一發票專用章加註學校統一編號後, 加蓋職章 1. 請先行影印並加蓋職章與正本一起附上 2. 電子發票如未登打學校統一編號時, 須請廠商重新開立電子發票 8

12 範例二 : 電子計算機統一發票備註 : 三聯式發票須將第二聯 ( 扣抵聯 ) 與第三聯 ( 收執聯 ) 一併黏貼 9

13 範例三四 : 手寫二三聯式統一發票備註 : 三聯式發票須將第二聯 ( 扣抵聯 ) 與第三聯 ( 收執聯 ) 一併黏貼 10

14 範例四五 : 個人收據 - 本籍姓名吳小新長榮大學收據身分證統一編號 A 在校生請加註學號 H 戶籍地址 ( 郵遞區號 )7 1 1 台南市 ( 縣 ) 歸仁區 ( 鄉鎮市 ) 里 ( 村 ) 鄰長大路 ( 街 ) 段巷弄 1 號樓通訊地址 ( 郵遞區號 ) 市 ( 縣 ) 區 ( 鄉鎮市 ) 里 ( 村 ) 鄰同戶籍地址路 ( 街 ) 段巷弄號樓聯絡電話 (06) 任職機關請勾選演講費 ( 日期 :107/8/5 ) 鐘點費 ( 日期 : ; 時段 : ~ ) 審查費交通費 ( 車種 :, 起訖 ) 出席費其他 ( 請註明領款費別 ) * 勾選兩項以上類別時, 請分別註明各項金額給付總額 (A) 代扣稅額 (B) 補充保險費 ( 個人負擔 ) (C) 給付淨額 (D)=(A)-(B)-(C) 50,000 2, ,545 補充保險費 ( 雇主負擔 ) 955 領款人簽章吳小新日期 : 107 年 8 月 5 日外僑及大陸人士加填資料 Foreign and Mainland China nationals must fill out this section * 外籍人士收據需於簽收日 3 天內 ( 含假日 ) 送至會計室, 並附上護照或居留證影本本給付年度內按所得人護照入出境章戳日期累計在華是否已滿 183 天? 是否國籍 Nationality 西元出生年月日 Date of Birth 護照號碼 Passport No ( 年 Y) ( 月 M) ( 日 D) 居留證號碼 A.R.C. No 備註 :1 請詳填以上資料以便辦理申報所得 2 填寫本收據辦理相關經費申請時, 視同您已同意本校蒐集處理利用您的個人資料 ; 本收據蒐集之個人資料, 僅限於特定目的使用, 非經當事人同意, 絕不轉做其他用途, 並遵循本校資料保存與安全控管規定辦理相關之告知事項請參閱本校網站 3 本校個人資料保護連絡方式 : 台南市歸仁區長大路 1 號 ; 電話 : #1022; 信箱 :pims@mail.cjcu.edu.tw 表單編號 : A

15 範例五六 : 個人收據 - 外籍姓名 PETER MORRELL 在校生請加註學號長榮大收據學身分證統一編號戶籍地址 ( 郵遞區號必填 ) 通訊地址 ( 郵遞區號必填 ) 聯絡電話請勾選 14 Pacific Crest,lrvine,CA91202,USA 14 Pacific Crest,lrvine,CA91202,USA (06) 演講費 ( 日期 :107/8/5 ) 鐘點費 ( 日期 : ; 時段 : ~ ) 審查費交通費 ( 車種 :, 起訖 ) 出席費其他 ( 請註明領款費別 ) * 勾選兩項以上類別時, 請分別註明各項金額給付總額 (A) 代扣稅額 (B) 補充保險費 ( 個人負擔 ) (C) 請填國外居住地址給付淨額 (D)=(A)-(B)-(C) 50,000 元 10,000 元外國人免填 40,000 元補充保險費 ( 雇主負擔 ) 1,000 元領款人簽章 PETER MORRELL 日期 : 107 年 8 月 5 日外僑及大陸人士加填資料 Foreign and Mainland China nationals must fill out this section * 外籍人士收據需於簽收日 3 天內 ( 含假日 ) 送至會計室, 並附上護照或居留證影本本給付年度內按所得人護照入出境章戳日期累計在華是否已滿 183 天? 是否國籍 Nationality USA 護照號碼 Passport No 西元出生年月日 Date of Birth ( 年 Y) ( 月 M) ( 日 D) 居留證號碼 A.R.C. No DC 備註 :1 請詳填以上資料以便辦理申報所得 2 填寫本收據辦理相關經費申請時, 視同您已同意本校蒐集處理利用您的個人資料 ; 本收據蒐集之個人資料, 僅限於特定目的使用, 非經當事人同意, 絕不轉做其他用途, 並遵循本校資料保存與安全控管規定辦理相關之告知事項請參閱本校網站 3 本校個人資料保護連絡方式 : 台南市歸仁區長大路 1 號 ; 電話 : #1022; 信箱 :pims@mail.cjcu.edu.tw 12

16 表單編號 : A 二不合格憑證範例一不可使用在普通收據上, 須應開立統一發票 13

17 肆各式表單之填寫方式一支出憑證黏存單此兩欄不可同一人蓋章 14

18 二支出證明單 15

19 三預支款項申請單 16

20 四出差旅費報支表 ( 個人及團體 ) 17

21 五出差旅費報支表 ( 團體 ) 18

22 六五零用金粘貼憑證註 : 採購及驗收不可為同一人 19

23 伍核銷憑證常見錯誤舉例一發票收據估價單等各種單據缺日期. 抬頭. 統編及中文品名等二學校統一編號年份錯誤三普通收據卻蓋統一發票專用章四紙本電子發票貼紙式購票證明及車票票根等傳真之文件或收據, 未重新影印並加蓋職章五發票及收據大小寫金額不符六收銀機統一發票未註明中文品名七如取得三聯式統一發票, 核銷時僅附上扣抵聯或收執聯八憑證黏貼時重疊黏貼, 遮住金額日期或抬頭等, 使憑證無法完整呈現九支出憑證黏存單金額合計錯誤十非當學年度內日期的單據十一預算動支申請單核決程序未完成核章十二預算動支申請單未填寫購買品名, 僅填寫活動名稱十三預算動支申請單或估價單日期在發票日期之後十四預算動支申請單授權自辦適用說明選項錯誤十五無預算動支申請單或未完成請購程序即與支出憑證黏存單一起辦理核銷十六經費來源與預算動支申請單不一致十七支出憑證列有其他貨幣數額者, 未註明折合率及附兌換水單或其他匯率證明十八補助款與自籌經費憑證未分開黏貼十九承辦人員於憑證上補充說明後, 未簽名或蓋職章二十以簽呈或外來公文影本申請核銷, 影本未加蓋承辦人員職章及日期, 或未附用印完成之印領清冊二十一出差之 ETag 通行費未檢據核銷 ;, 出差旅費報支表未先送人資處核章二十二核銷誤餐費時, 未附上開會通知單及簽到單 ( 影本均需須蓋職章 ); 核銷紙張印刷費未附上樣張二十三採購物品及財產辦理核銷時, 未附財產增加單或未先送保管事務組登錄財產 20

24 陸相關法規 1 長榮大學採購作業要點 2 長榮大學預算動支注意事項 3 長榮大學預支款項申請要點 4 長榮大學教職員工出差旅費報支辦法 5 長榮大學零用金管理要點 6 國外出差旅費報支要點 7 統一發票使用辦法 21

長榮大學經費核銷作業須知會計室製

長榮大學經費核銷作業須知會計室製長榮大學經費核銷作業須知會計室製長榮大學經費核銷作業須知訂 / 修訂紀錄日期中華民國 95 年 08 月 24 日中華民國 96 年 10 月 02 日中華民國 101 年 04 月 20 日中華民國 102 年 08 月 01 日中華民國 103 年 08 月 05 日中華民國 104 年 08 月 13 日中華民國 108 年 02 月 21 日訂 / 修訂訂定修訂修訂修訂修訂修訂修訂

長榮大學 經費核銷作業須知 會計室製

長榮大學經費核銷作業須知會計室製