經費報支與常見錯誤研析

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1 經費結報相關規定與作業流程主辦單位 : 國立屏東大學主計室報告者 : 王品鑒日期 :107 年 8 月 21 日

2 報告大綱經費報支相關規定請購系統操作重點經費報支作業流程錯誤案例與注意事項

3 經費報支相關規定

4 經費報支原則與基本概念各機關員工申請支付款項, 應本誠信原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責, 如有不實應負相關責任 ( 政府支出憑證處理要點 3) 支出憑證, 指為證明支付事實所取得之收據統一發票或相關書據 ( 政府支出憑證處理要點 2) 支付案依性質可分為 : 1. 採購案件 : 向外部廠商採購財物勞務或工程取得收據或統一發票者 ( 以黏貼憑證形式報支 ) 採購, 指工程之定作財物之買受定製承租及勞務之委任或僱傭 ( 政府採購法 2) 2. 非屬採購案件 : 支付個人待遇獎金及其他給與等支出 ( 以清冊或差旅費報告表形式報支 ) 報支相關規定請參考本校主計室網頁 - 法令規章

5 辦理採購案前應行注意事項 1. 確認經費來源 : 擬採購項目可否由該計畫或部門經費支出? 並須注意財物與經資門分類 2. 擬採購項目有無金額上限規定? 3. 採購前是否須專簽簽准? 如部門經費 (T 類 ) 管制性項目等 4. 若由計畫支應, 屆時廠商開立收據或發票日期是否能在計畫期程內 5. 支付給同一家廠商金額是否在 1 萬元以上? 是以逕撥廠商為原則, 若要校內相關人員先行代墊, 請專簽簽准 ( 國立屏東大學動支經費及報銷應行注意事項二 ( 四 ) 內部審核處理準則 21I10) 6. 支付給同一家廠商金額是否在 3 萬元以上? 是須先經請購程序 ( 提送動支申請單與檢附 1 張以上報價單 ) ( 國立屏東大學動支經費及報銷應行注意事項二 ( 六 )) 7. 支付給同一家廠商金額是否在 10 萬元以上? 是除先經請購程序外, 須辦理招標作業註 : 不得有分批採購之情事 ( 政府採購法 14)

6 本校計畫類別分類 A 類 : 科技部專題計畫各單位委辦案 B 類 : 代收代付 C 類 : 產學合作 D 類 : 推廣教育境外研修生 E 類 : 政府機關補助案 F 類 :A C D 類計畫結餘款 G 類 : 其他雜項收入 H 類 : 專班及招生 I 類 : 場地及設備使用 J 類 : 捐贈與利息 T 類 : 學校部門

7 財產 : 行政院主計總處財物標準分類財物分類包括供使用土地土地改良物房屋建築及設備暨金額 1 萬元以上且使用年限在 2 年以上之機械及設備交通及運輸設備及什項設備, 及圖書館典藏之分類圖書物品 : 不屬於前述財產之設備用具, 包括非消耗品及消耗用品工程修繕 : 可分為遞延費用 ( 具大修性質 ) 與不登記若不確定採購項目係歸屬於上述哪一類別, 請先洽保管組確認電腦軟體 : 本校依性質與金額分為不登記 ( 租用與單價 1,999 元以下 ) 非消耗品 ( 單價 2,000 元 ~9,999 元買斷 ) 與無形資產 ( 單價 1 萬元以上買斷 ) 三類若不確定採購項目係歸屬於上述哪一類別, 請先洽計網中心確認

8 經資門分類計畫類別經資門控管方式項目 T 類部門經費經常門 ( 業務費 ) 非屬 T 類部門經費不登記物品 ( 消耗品與非消耗品 ) 無形資產遞延費用資本門 ( 研究設備費 ) 財產 ( 固定資產 ) 經常門 ( 業務費 ) 不登記物品 ( 消耗品與非消耗品 ) 資本門 ( 研究設備費 ) 財產 ( 固定資產 ) 無形資產遞延費用備註 : 無形資產及遞延費用因無計入固定資產執行率內, 故係由經常門分配控管,T 部門經費欲採購無形資產與支用遞延費用, 由經常門經費支應控管

9 管制性項目與集中採購項目 (T 類部門經費 ) 管制性項目 : 管制性項目 - 為統合綜效, 達成資源共享及提升管理效能以下項目需簽准後方得增購或汰換 1. 影印機 2. 傳真機 3. 彩色雷射印表機 4. 冷氣機 5. 一般非屬辦公性質之設備如冰箱咖啡機微波爐等 6. 影音視聽等器材之採購, 不論金額均列為管制項目集中採購項目 - 由專責單位辦理 ( 一 ) 圖書 - 圖書館 ( 二 ) 資本門之電腦及其週邊設備 - 計網中心

10 收據要件檢視檢視項目收據之要件檢視重點 1. 依政府支出憑證處理要點第 5 點規定, 收據應由其受領人或其代領人簽名, 並記明事項 :(1) 受領事由 (2) 實收數額 (3) 支付機關名稱 (4) 受領人之姓名或名稱 ; 身分證明文件字號營利事業或扣繳單位統一編號 (5) 開立日期 2. 前項各款如記載不明, 應通知補正, 不能補正者, 應由經手人詳細註明, 並簽名證明之 (3) (5) (1) (4) (2)

11 收據要件檢視檢視項目受領事由與實收數額支付機關名稱檢視重點 1. 檢查有無受領事由或貨品名稱 ( 中文品名 ) 單價數量與請購單估價單或其他書據應相符如其他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者, 得免加註 ( 採購時請記得索取交易明細 ) 2. 檢查單價數量及總數之乘算及加總應正確 3. 總數應用大寫數字書寫, 但採用機器作業國外憑證無法用大寫數字表示或酌有相關佐證資料可證明收據所列金額之正確性者, 不在此限書寫錯誤應由原出具者劃線註銷更正, 並於更正處簽名證明不得以員工個人姓名系所或內部單位名稱替代 ( 請填國立屏東大學 )

12 收據要件檢視檢視項目受領人名稱開立日期備註檢視重點 1. 收據除個人及非營利之團體開立者外, 均應蓋用店章店章應列明店名及營利事業統一編號, 店章內未有上述內容者, 應補填 2. 無統一編號之單據請於單據後黏貼千分之 4 印花稅 ( 小數無條件捨去 ) 及寫明負責人身分證字號地址印章 3. 非營利團體應蓋團體印章及負責人會計及出納簽章 ( 如未設置會計或出納專責人員, 未設置者得免簽章 ) 1. 原則應為經費列支當年度 2. 若為計畫案, 檢查是否在計畫起訖期間內 3. 應與請購單或其他書據核對如在請購單或其他書據核准前開立者, 應於用途說明註明理由 1. 依規定應開立發票者應提出統一發票, 無需開立發票者方得提出收據 ; 應注意不得出現統一發票專用章字樣 2. 上開有關應簽名部分, 得以蓋章代之

13 檢視項目檢視重點發票要件檢視統一發票之要件 1. 依政府支出憑證處理要點第 6 點規定, 統一發票應記明事項 : (1) 營業人之名稱及其統一編號 (2) 品名及數量 (3) 單價及總價 (4) 開立統一發票日期 (5) 買受機關名稱或統一編號 2. 前項各款如記載不明, 應通知補正, 不能補正者, 應由經手人詳細註明, 並簽名證明之 ; 又電子發票如未列明營業人名稱, 得免予補正手開二聯式三聯式發票

14 發票要件檢視收銀機二聯式三聯式發票電子計算機發票電子發票

15 發票要件檢視檢視項目品名數量單價及總價開立日期檢視重點 1. 統一發票應記載品名, 僅有代號者, 應由經手人加註品名並簽名證明 ; 必要時, 應註明廠牌或規格如以其他相關清單佐證者, 得免逐項填記 ( 採購時請記得索取交易明細 ) 2. 檢查品名單價數量與請購單估價單或其他書據應相符 3. 檢查單價數量及總價之乘算及加總應正確 4. 總價應用大寫數字書寫, 但採用機器作業者, 不在此限書寫錯誤應依統一發票使用辦法規定另行開立 1. 原則應為經費列支當年度 2. 若為計畫案, 檢查是否在計畫起訖期間內 3. 應與請購單或其他書據核對如在請購單或其他書據核准前開立者, 應於用途說明註明理由

16 發票要件檢視檢視項目買受機關名稱或統一編號營業人蓋用統一發票專用章備註檢視重點 1. 不得以員工個人姓名系所或內部單位名稱替代 2. 二三聯式及電子計算機統一發票應有國立屏東大學之抬頭收銀機統一發票, 則免抬頭, 應輸入本校統一編號 ( ) 電子發票應有國立屏東大學之抬頭或本校統一編號二三聯式統一發票未蓋用統一發票專用章者, 不得報支但收銀機及電子計算機統一發票, 列有賣方之公司名稱統一編號及住址者, 免蓋用本章 1. 三聯式及電子計算機統一發票, 不得逕以扣抵聯 ( 第二聯 ) 報支 2. 電子發票依電子發票實施作業要點規定由營業人提供或機關自行下載列印者, 均得作為支出憑證由營業人提供者, 經手人應於發票或申請動支經費文件註記發票字軌號碼 ; 機關自行自電子發票整合服務平台下載列印收執聯者, 並應由經手人簽名 3. 上開有關應簽名部分, 得以蓋章代之

17 其他收據與發票注意事項支出憑證如有遺失或供其他用途者, 應檢附與原本相符之影本, 或其他可資證明之文件, 由經手人註明無法提出原本之原因, 並簽名 ( 政府支出憑證處理要點 7I) 支出憑證及前項應檢附之影本或文件, 如因特殊情形不能取得者, 應由經手人開具支出證明單, 書明不能取得原因, 據以請款 ( 7 Ⅱ) 主計室網站 -> 表格下載 -> 核銷憑證類第 15 項數計畫或科目共同分攤之支付款項, 如需分別開立傳票, 且其支出憑證不能分割者, 應加具支出科目分攤表 ( 14) 非本國文支出憑證, 應由經手人擇要譯註本國文 ( 19) 國外或大陸地區香港澳門出具之支出憑證, 如有不能完全符合本要點規定者, 得依其慣例提出相關憑證, 由申請人或經手人加註說明, 並簽名 ( 20) 透過網路完成交易, 須取得統一發票者, 應依第六點規定辦理 ; 無須取得統一發票者, 得以獲有記載事項足資證明支付事實之電子憑證, 作為報支之憑證支出憑證係透過網路下載列印者, 應由經手人簽名 ( 3 21)

18 支出科目分攤表兩個計畫 (E10710xx 107T6000) 共同分攤一筆支出 ( 只有一張發票正本 3,640 元 ) -> 請購系統要去 E10710xx 輸入 $ T6000 輸入 $3000, 分別列印 1 張黏貼憑證用紙另至主計室網站 - 表格下載 - 核銷憑證類第 13 項下載支出科目分攤表, 輸入並列印 2 張 107T6000..黏貼發票正本 + 支出科目分攤表 E10710xx..黏貼發票影本 ( 蓋與正本核對無誤章與職章 ) + 支出科目分攤表

19 膳費支給規定依據 : 教育部及所屬機關 ( 構 ) 辦理各類會議講習訓練與研討 ( 習 ) 會管理要點 ( 民國 106 年 07 月 13 修訂 ) 適用範圍 : 實施校務基金之國立大專校院之自籌收入教育部計畫 ( 包括補助與委辦 ) 與向教育部以外機關 ( 構 ) 申請經費補助者但補助機關 ( 構 ) 對補助內容另有規範者, 得依其規範辦理 ( ) 支付上限 : 6 1. 參加對象為機關 ( 構 ) 人員者, 每人每日膳費新臺幣 ( 以下同 )250 元, 午晚餐每餐單價須於 80 元範圍內供應, 辦理期程第一天 ( 包括一日活動 ) 不提供早餐, 其一日膳費以 200 元為基準編列 2. 業務需要辦理, 且參加對象主要為機關 ( 構 ) 以外之人士者, 每人每日膳費 500 元 3. 辦理國際性會議研討會 ( 不包括講習訓練及研習 ), 每人每日膳費 1000 元 ; 前項規定, 應本撙節原則辦理, 並得視實際需要依各基準核算之總額範圍內互相調整支應 ( 本校原則上 2 3 除計畫補助 ( 委辦 ) 單位同意編列外, 須專簽簽准 ) 報支時檢附文件 : 收據或發票簽到表或用餐名單 ( 須註明活動名稱日期起訖時間 )

20 保險費支給規定依據 : 公務人員因公傷殘死亡慰問金發給辦法 ( 民國 107 年 6 月 27 日修訂 ) 適用對象 : 本辦法施行後, 各機關學校不得再為其人員投保額外保險適用對象包括公務人員及下列人員得比照本辦法發給慰問金 : 一政務人員及各機關依其組織法律特聘或遴聘人員二民選公職人員三教育人員四技工工友五約僱人員六其他按月按日按時或按件計酬之臨時人員 9I 12 例外規定 ( 可額外投保情形 ): 9I 一依法律或法規命令規定得以辦理保險者如勞健保公保等二執行特殊職務期間得經行政院同意辦理保險者三因公赴國外出差人員得免經核准, 由服務機關學校逕依有關規定辦理保險者四派駐有戰爭危險國家之駐外人員得辦理投保兵災險者五辦理文康旅遊活動得為參加人員投保旅遊平安保險者註 : 未經本校聘僱之學生或非經指派公務, 單純參加活動人員可額外投保報支時檢附文件 : 保險費收據保險單影本保險人員名冊

21 辦理非採購案前應行注意事項 1. 確認經費來源 : 該筆支出可否由該計畫或部門經費支出? 2. 該名人員可否支領, 有無身分條件限制規定? 如校內人員不得領已領 A 項目後不得領 B 項目等 3. 支出項目有無金額上限規定? 4. 支付前是否須專簽簽准? 如借支案報支計程車費等 5. 若由計畫支應, 事實發生日期是否在計畫期程內? 6. 若受領人為校外人士, 是否預先列印印領清冊或領款單, 於活動結束時請其簽名領款單 : 主計室網站 -> 表格下載 -> 核銷憑證類第 16 項

22 鐘點費支給規定依據 : 講座鐘點費支給表 ( 自 107 年 2 月 1 日生效 ) 金額上限 : 屏大附小教育部其他規定 : 1. 邀請國外專家學者來臺擔任講座之鐘點費支給數額, 得由主辦機關衡酌國外專家學者國際聲譽學術地位課程內容及延聘難易程度等相關條件自行訂定 2. 協助教學並實際授課之講座助理, 其支給數額按同一課程講座鐘點費減半支給 3. 授課時間每節為 50 分鐘 ; 連續上課 2 節者為 90 分鐘未滿者講座鐘點費應減半支給 4. 主辦機關得衡酌實際情況, 參照出差旅費相關規定, 覈實支給外聘講座交通費及國內住宿費報支時檢附文件 : 印領清冊領款單 ( 若講座已於清冊上簽名則免 ) 課程表 ( 須有主題時間地點講者姓名 )

23 出席費支給規定依據 : 中央政府各機關學校出席費及稿費支給要點 (106 年 12 月 27 日修訂 ) 金額上限 : 以每次會議新臺幣 2,500 元為上限, 由各機關學校視會議諮詢性質及業務繁簡程度支給 5 什麼情形可支領出席費 : 各機關學校邀請本機關學校人員以外之學者專家, 參加具有政策性或專案性之重大諮詢事項會議, 得支給出席費前項政策性或專案性之重大諮詢事項會議, 由各機關學校依會議召開之性質, 本於權責自行認定 2 不得支領情形 : 4 1. 由本機關學校人員 ( 含任務編組 ) 或應邀機關學校指派代表出席會議 2. 各機關學校召開之會議屬一般經常性業務會議 3. 因故未能成會 4. 未親自出席, 而以書面錄音或錄影等方式提供意見 5. 各機關學校人員出席其補助計畫委辦計畫或受補助計畫之相關會議 6. 受委辦機關學校人員, 已於委辦計畫內依參與事項分工列支主持費及研究費等酬勞可否領交通費與住宿費? 係由遠地前往 ( 三十公里以外 ), 邀請機關學校得衡酌實際情況, 參照國內出差旅費報支要點規定, 覈實支給交通費及住宿費 6 報支時檢附文件 : 印領清冊領款單 ( 若出席者已於清冊上簽名則免 ) 會議簽到紀錄表

24 稿費支給規定依據 : 中央政府各機關學校出席費及稿費支給要點 (106 年 12 月 27 日修訂 ) 金額上限 : 中央政府各機關學校稿費支給基準數額表

25 什麼情形可支領稿費 : 稿費支給規定 1. 為處理與業務有關重要文件資料, 經機關學校首長或其授權人核准, 委由本機關學校以外人員或機構辦理者但依政府採購法規定, 以公開方式辦理者, 得不受附表所定基準之限制 2. 為發行刊物, 邀請本機關學校以編譯為職掌以外人員辦理或公開徵求稿件, 經刊登者 ; 未經刊登者, 僅得支給審查費, 不得支給其他項目之稿費 7 不得支領情形 : 8 1. 各機關學校人員處理與本機關學校業務 ( 包括辦理補助計畫委辦計畫及受補助計畫 ) 有關文件資料 ( 包括召開會議之資料 ) 之撰稿譯稿編稿及審查等工作 2. 應邀機關學校指派代表審查本機關學校召開會議之資料 3. 發行刊物稿件內容係屬摘錄各機關學校相關法規書籍公文等資料 4. 本機關學校由以編譯為職掌人員辦理刊物 ( 含受補助計畫辦理之刊物 ) 之撰稿譯稿編稿及審查等工作 5. 專題演講人員之書面演講資料及講座之授課教材報支時檢附文件 : 印領清冊領款單 ( 若受領人已於清冊上簽名則免 ) 相關書面佐證資料另請於用途說明敘明計價標準, 如中文一般稿件撰稿, 以每千字 1000 元計價

26 國內旅費支給規定依據 : 國內出差旅費報支要點 (106 年 12 月 29 日修訂 ) 各機關派員參加國內各項訓練或講習費用補助要點 (103 年 12 月 25 日修訂 ) 國內出差旅費報支要點解釋彙編 (107 年 3 月 16 日修訂 ) 國立屏東大學學生國內出差旅費標準表 (103 年 9 月 19 日訂定 ) 金額上限與檢附文件校內人員 : 國內出差旅費報告表 + 公 ( 差 ) 假請示單 or 學生公假單 + 相關票據校外人員交通住宿補助費 : 印領清冊 + 活動議程表 + 領款單 ( 已於清冊上簽名則免 )+ 相關票據交通費住宿費 ( 檢據核實報支 ) 每日上限特任級人員簡任級人員薦任級以下人員 ( 第十至十四職等 ( 九職等以下包薦任第九職等人員括雇員技工晉支年功俸 ) 駕駛及工友 ) 本校學生搭乘飛機高鐵船舶者, 部會及相當部會之首長副首長得乘坐商務艙 ( 車廂 ) 或相同之座 ( 艙 ) 位, 其餘人員乘坐經濟 ( 標準 ) 座 ( 艙車 ) 位, 並均應檢附票根或購票證明文件, 搭乘飛機者並須檢附登機證存根, 覈實報支其餘交通工具, 不分等次覈實報支 ( 得免檢附票根 ) 雜費每日上限雜費半日上限 ( 原行政院主計處 93 年 7 月 26 日處忠字第號函 ) ( 公差地點離本校 5~30 公里 ) 備註 :1. 出差地點距離本校未達 5 公里者, 不得報支差旅費 2. 依教育部及所屬機關 ( 構 ) 辦理各類會議講習訓練與研討 ( 習 ) 會管理要點規定, 校外人員住宿費金額比照薦任級以下人員辦理 (1,600 元 ) 辦理國際性會議研討會 ( 不包括講習訓練及研習 ), 每日住宿費為 2000 元外賓每日住宿費為 4000 元

27 可報支項目 : 國內旅費支給規定 ( 交通費 ) 1. 交通費包括行程中必須搭乘之飛機高鐵船舶汽車火車捷運等費用, 均覈實報支前項所稱汽車, 係指公民營客運汽車 5I 2. 駕駛自用汽 ( 機 ) 車出差者, 其交通費得按同路段公民營客運汽車最高等級之票價報支 5Ⅱ 不可報支項目 : 1. 機關專備交通工具或領有免費票或搭乘便車者, 不得報支 5I 2. 凡公民營汽車到達地區, 除因業務需要, 經機關核准者外, 其搭乘計程車之費用, 不得報支 3. 駕駛自用汽 ( 機 ) 車出差者, 不得另行報支油料過路 ( 橋 ) 停車等費用 ; 如發生事故, 不得以公款支付修理費用及對三者之損害賠償 5Ⅱ 其他規定 : 1. 旅費應按出差必經之順路計算之出差人員如在原核定出差之日程及經費範圍內, 提前出發或延後返回, 得在不重複支領原則下, 核實報支交通費 ( 原行政院主計處處忠四字第號主計長信箱 ) 3. 校內人員 ( 含學生 ) 搭乘高鐵飛機請於公 ( 差 ) 假請示單上註明

28 住宿費規定 : 國內旅費支給規定 ( 住宿費雜費 ) 1. 出差地點距離機關所在地 60 公里以上, 且有住宿事實者, 得在各該職務等級規定標準數額內, 檢據覈實報支住宿費 ; 出差地點距離機關所在地未達 60 公里, 因業務需要, 事前經機關核准, 且有住宿事實者, 始可報支住宿費 9 2. 校內人員 ( 含學生 ) 報支住宿費須核給 2 天假才能報 1 晚住宿雜費規定 : 1. 校內教職員部分, 公 ( 差 ) 假請示單上假別, 人事室核定公差才可支領雜費學生部分, 學生公假單須勾選具公差性質並經核准才可領雜費假別之認定請於事前洽人事室 ( 校內教職員 ) 或生輔組 ( 學生 ) 辦理 2. 各機關派員參加國內各項訓練或講習費用補助要點係適用於學員 ( 受訓或講習人員 ) 身分者, 故學員不論以公假或出差方式參加研討會講習會說明會等, 均應按上開規定辦理, 不得支給雜費 (91 年 12 月版 #564 主計月刊主計長信箱原行政院主計處處忠字第號主計長信箱 ) 3. 支領雜費無須檢據 4. 邀請校外人員授課演講等已支領報酬不得支領雜費 ( 行政院主計總處主預字第號函 )

29 兼任助理工讀生 ( 不含學務處統一造冊之工讀生 ) 專 / 兼任助理工讀費檢附文件類別卷宗左側卷宗右側 (L 型資料夾 ) 專案助理僱用表印領清冊及差勤紀錄表 ( 差勤系統列印 ) 勞雇型僱用表印領清冊及出勤紀錄表獎助型僱用表印領清冊及當次學習紀錄表勞雇型僱用表印領清冊及出勤紀錄表獎助型僱用表印領清冊及當次學習紀錄表

30 其他重要報支規定校內人員出國 : 國外出差旅費報支要點 ( 民國 106 年 10 月 31 日修訂 ) 國外出差旅費報支要點解釋彙編 ( 中華民國 107 年 4 月修編 ) 國外各地區出差人員生活費日支數額表 ( 民國 104 年 12 月 28 日修訂 ) 中央政府各機關派赴大陸地區香港及澳門出差人員生活費日支數額表 ( 民國 104 年 12 月 28 日修訂 ) : 主計室網頁 -> 法令規章 -> 差旅及訓練邀請國外學者來台 : 各機關聘請國外顧問專家及學者來臺工作期間支付費用最高標準表 (104 年 11 月 1 日生效 ) : 主計室網頁 -> 法令規章 -> 出席費演講費講座鐘點及審稿費學校辦理廣告及政策宣導 : 預算法第 62 條之 1 執行原則 : 主計室網頁 -> 最新訊息 [ ] 免予適用預算法第 62 條之 1 簽辦表政策宣導廣告表 : 主計室網頁 -> 表格下載 -> 其他第 10 項與第 11 項

31 請購系統操作重點

32 如何進入請購系統作經費報支? 請購系統操作教學投影片放於此

33 使用者代碼和密碼為何?

34 如何新增請購? 見下一頁投影片 T 類非 T 類

35 如何選擇請購類別? 採購案件 : 向外部廠商採購財物勞務或工程取得收據或發票者 ( 例外 : 校內人員公差 ( 假 ) 住宿單據交通費票根 -> 選國內差旅校外人員交通住宿補助費 -> 選印領清冊 )-> 依金額選 1-9,999 元 ( 直接報支 ) 10,000-29,999 元 ( 直接報支 ) 30,000 以上 ( 須經請購程序 ) 非屬採購案件 : 1. 給與個人酬勞校外人員交通住宿補助費獎勵費等 -> 依是否投保勞健保是否須負擔機關補充保費 -> 選健保 + 勞保 + 勞退補充保費 + 勞保 + 勞退或印領清冊 2. 校內人員 ( 含本校學生 ) 公差 ( 假 ) 請領旅費 -> 依公差 ( 假 ) 地點, 選國內差旅或國外差旅借支案件 ( 須事先專簽簽准 ): 尚未取得單據或受款人義務尚未履行完畢者若為未達 10,000 元借支案, 請洽出納組零用金預借辦理

36 如何選擇會計科目?

37 採購案件操作用途說明欄具體敘明與執行該經費相關性之敘述例如支用對象 ( 人 ) 目的 ( 事 ) 時間 ( 時 ) 範圍 ( 地 ) 例如勿僅寫購置文具

38 採購案件操作備註 : 1. 報支性質時間相近單據 ( 如同一個活動餐費等 ) 可黏在同一張憑證用紙上, 惟注意付款給自然人和非自然人請分開黏貼共約廠商與非共約廠商亦請分開黏貼 2. 若單據全由同 1 位代墊勿黏貼達 1 萬元以上 ( 已簽准者除外 )

39 非採購案件操作 - 清冊用途說明欄具體敘明與執行該經費相關性之敘述例如支用對象 ( 人 ) 目的 ( 事 ) 時間 ( 時 ) 範圍 ( 地 ) 例如勿僅寫支付 xx 老師鐘點費

40 非採購案件操作 - 國內旅費 3. 請按差假核准日期每日輸入, 若實際天數少於核准天數, 以實際搭乘日輸入每一列說明欄請輸入 : 1. 該日搭乘交通工具起訖地票種金額如 : 屏東至新左營區間車來回 86 元 2. 若差假核准日與實際搭乘日不同 ( 提前前往或延後返回 ), 請一併說明原因, 得報支交通費 ( 以順路為原則 )

41 經費授權

42 購案查詢管理功能 1. 會計已審後不能修該, 如須修改, 請洽主計室各承辦人 2. 會計已審後修改鍵會改為內容, 點選可看傳票資訊等未審 : 憑證尚未送至主計室或承辦人看過退件已審未結 : 承辦人已看過但尚未開立傳票已審已結 : 已開立傳票 ( 傳票開立日不等於實際付款日 )

43 收支明細查詢預算數 : 計畫核定數實支數 : 已實支且開立傳票數核銷簽證數 : 已申請實支, 還未開立傳票數 ( 包括未審和已審未結 ) 暫付數 : 已申請借支且已開立傳票數暫付簽證數 : 已申請借支, 還未開立傳票數請購未銷數 : 已申請動支, 還未實際報支實收數 : 已開立收入傳票 ($ 已撥入 ) 暫收數 : 已完成墊付款申請並開立分轉傳票

44 3 萬元以上採購案件借支順序 : 專簽簽准 -> 新增請購 -30,000 元以上請購 -> 購案管理 - 借支核銷 -> 購案管理 - 借支沖銷

45 非屬採購案件借支沖銷

46 經費報支作業流程

47 未達 3 萬元採購案流程集中採購 : 為部門經費 (T 類 ) 適用 d. 受款人非核章欄人員請於用途說明敘明因 xx 原因授權 xxx( 受款人 ) 先行代墊 ( 未達 1 萬採購案才可先行代墊 ) e. 經辦人與驗收 / 證明人須為學校為僱主所聘人員獎助型工讀生不得為經辦人與驗收 / 證明人主超過 1 萬元 : 加會採購單位事務組 ( 財物勞務 ) 與營繕組 ( 工程 ) 單位主管或校長決行核定採購電腦軟體 : 加會計網中心採購圖書視聽資料 : 加會圖書館主計室開立傳票主計室開立傳票遞延費用請填遞延費用增加單電腦軟體請填軟體保管單 A B C E 計畫不論金額一律校長決行其餘類別未達 3 萬元由一級單位主管決行

48 3 萬元以上未達 10 萬元採購案主流程主採購電腦軟體 : 加會計網中心採購圖書視聽資料 : 加會圖書館主計室開立傳票動支申請單校長核定後會送至採購單位事務組或營繕組

49 10 萬元以上採購案流程主主採購電腦軟體 : 加會計網中心採購圖書視聽資料 : 加會圖書館主計室開立傳票動支申請校長核定後會送至採購單位事務組或營繕組辦理招標事宜

50 非採購案 ( 清冊旅費報告表 ) 流程業務單位登錄請購系統並列印清冊或旅費報告表研發處人事室出納組審核主計室審核 1. 清冊請受領人簽名或附受領人領款單旅費報告表請出差人簽名 2. 清冊經辦人核章 3. 單位主管 / 計畫主持人核章清冊經辦人須為學校為僱主所聘人員獎助型工讀生不得為經辦人 A B C E 計畫不論金額一律校長決行其餘類別未達 3 萬元由一級單位主管決行主主計室開立傳票主計室開立傳票

51 借支案流程預借經費主借支沖銷列印借支請示單主合主主主

52 錯誤案例與注意事項

53 錯誤事項 (X) ( 政府支出憑證處理要點 5) 收據錯誤案例未有買受人抬頭未填事後發現處理方式 : 應通知開立廠商補正, 不能補正者, 應由經手人詳細註明, 並簽名 ( 或蓋章 ) 證明之 ( 政府支出憑證處理要點 5Ⅱ)

54 錯誤事項 (X) 支出標準及審核作業手冊 P198 收據錯誤案例收據蓋發票章事後發現處理方式 : 請廠商開立發票

55 發票錯誤案例錯誤事項 (X): 三聯式發票僅黏貼第二聯或第三聯支出標準及審核作業手冊 P195 事後發現處理方式 : 二三聯請一併黏貼若其中一聯遺失請填支出證明單

56 申報金額注意事項注意事項 : 申報金額小於單據金額時 : 金額旁註明實支並簽章實支職章壹仟陸百

57 申報金額注意事項注意事項 : 報支時請報支含營業稅金額請報 $1500 非 $1429 壹仟伍百 1, ,500

58 其他黏貼憑證案錯誤案例錯誤事項 (X): 黏貼時單據重疊, 造成部分資訊 ( 日期買受人 ) 無法辨識錯誤事項 (X): 保險費收據及要保書要保人為個人或系所名稱非國立屏東大學事後發現處理方式 : 簽約時請留意要保人名稱, 若事後發現錯誤, 須請開立收據之保險公司更正並蓋公司章或負責人章 ( 不能由保險業務員自行更正 ) 註 : 與外部單位簽訂合約時 ( 如租遊覽車平安保險等 ) 請以國立屏東大學簽訂錯誤事項 (X): 請購系統受款廠商名稱與黏貼單據名稱不一致事後發現處理方式 : 若系統無該廠商資料, 於初次建檔時請務必留意建檔名稱, 後續若因廠商改名等原因, 請洽出納組修正受款廠商名稱

59 出席費錯誤案例錯誤事項 (X): 召開例行性會議卻給出席費 ( 中央政府各機關學校出席費及稿費支給要點 4) 正確作法 ( ): 若開會要核發出席費, 該會議須為重大諮詢事項會議, 請於簽文敘明或在清冊用途說明備註錯誤事項 (X): 出席會議者工作地點距離本校未達 30 公里卻給交通費 ( 中央政府各機關學校出席費及稿費支給要點 6) 錯誤事項 (X): 出席會議者已領出席費又領取審查費 ( 原行政院主計處處忠六字第號書函 ) 理由 : 出席費係因會議之出席所得支給之酬勞, 審查費 ( 屬稿費之一 ), 係因提供書面審查意見所得支給之酬勞, 二者性質有所不同, 是以就會議之出席, 不得重複支給出席費與審查費, 惟如於出席會議之前先行提供書面審查意見, 則得依前述規定支給審查費, 而為免浮濫, 機關仍應按案件性質從嚴認定, 如所作審查僅係作為出席會議時發表意見之參考, 屬會前準備工作, 其與書面審查仍有所不同, 不得支給審查費

60 交通補助費國內旅費錯誤案例錯誤事項 (X): 校內人員 ( 含學生 ) 出差或參訓已報支差旅費又報支膳費 ( 行政院主計總處主預督字第號主計長信箱行政院主計總處主預字第號主計長信箱 ) 理由 : 行政院 103 年 7 月 7 日函修正國內出差旅費報支要點後, 已刪除支給膳費項目, 又考量因公奉派出差有購買車票之手續費以個人手機聯繫公務電話費等雜支需要而保留支給雜費項目, 並不含括餐費錯誤事項 (X): 搭乘計程車未事先簽准 ( 國內出差旅費報支要點 5Ⅱ) 錯誤事項 (X): 誤以為校內職員出差住宿皆可報支 1,600 元 ( 國內出差旅費報支要點 9I) 正確作法 ( ): 檢附住宿單據, 依實際住宿金額報支, 一日住宿超過 1,600 元部分須自行負擔錯誤事項 (X): 國內出差旅費報告表或校外人士交通費補助印領清冊 ; 未敘明搭乘交通工具起訖地票種金額, 以致無法查正報支金額正確性

61 錯誤事項 (X): 工讀費報支錯誤出勤時間未在僱用期間內報支時數有誤 ( 至 17:35 才滿 8 小時 ) 正確作法 ( ): 請工讀生核實填報出勤紀錄表, 並請經辦人員確實覆核出勤紀錄備註 : 出勤紀錄簽到日期時間簽名請工讀生 / 兼任助理本人依實際工作情形親自填寫, 勿預先以電腦打字方式填列 ( 屏東縣政府勞工處至本校勞檢缺失 )

62 錯誤事項 (X) 工讀費報支錯誤未提列機關負擔補充保費正確作法 ( ): 工讀生 / 兼任助理未加保健保 -> 須提列機關補充保費 -> 系統選補充 E 保費 + 勞保 + 勞退事後發現處理方式 : 原編號請至請購系統刪除, 並另建 1 筆正確類別將新編號寫在紙本旁邊, 蓋經手人修正章捌壹捌補充保費 , ,818 12,818 紙本文字金額請修正, 旁邊蓋經手人修正章

63 計畫案注意事項計畫核定後款項未撥入前須先動支經費 ( 學校墊付 ):2 種方式擇 1 1. 於補助 ( 委辦 ) 單位來函時於擬辦單上敘明學校經費墊付事宜, 奉核後影送擬辦單與來函予主計室辦理 2. 至主計室網站下載墊付款申請表, 填妥後連同補助 ( 委辦 ) 單位來函送主計室辦理主計室網頁 -> 表格下載 -> 其他第 15 項開立收據向補助 ( 委辦 ) 單位請款 : 於發給補助 ( 委辦 ) 單位函稿 ( 若免備文請另外專簽 ) 敘明檢送本校請款收據一只, 先會主計室再會出納組結餘款繳回方式 : 於發給補助 ( 委辦 ) 單位函稿 ( 若免備文請另外專簽 ) 敘明檢送本校 xx 金額支票一只, 加會主計室奉核後, 將函稿影送 1 份至主計室開立傳票後至出納組開立支票補助單位同意結報來文, 請加會主計室俾利本室至請購系統作結案

行政院函檔號 : 保存年限 : 地址 :10058 臺北市中正區忠孝東路 1 段 1 號傳真 :(02) 聯絡 : 陳梅英電子郵件受文者 : 教育部裝發文日期 : 中華民國 105 年 12 月 16 日發文字號

行政院函檔號 : 保存年限 : 地址 :10058 臺北市中正區忠孝東路 1 段 1 號傳真 :(02) 聯絡 : 陳梅英電子郵件受文者 : 教育部裝發文日期 : 中華民國 105 年 12 月 16 日發文字號行政院函檔號 : 保存年限 : 地址 :10058 臺北市中正區忠孝東路 1 段 1 號傳真 :(02)3356-7554 聯絡 : 陳梅英 33567322 電子郵件 :meiin@dgbas.gov.tw 受文者 : 教育部裝發文日期 : 中華民國 105 年 12 月 16 日發文字號 : 院授預字第 1050102894 號速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 如說明