壹、採購案件授權額度及動支經費申請單分類

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1 106 年度會計業務宣導暨經費動支作業講習會 經費動支及報銷作業 主計室歲計組 張美玲 1

2 目 錄 壹 基本原則 3 貳 年度分配預算執行注意事項 4 叁 採購案件授權額度及經費申請方式 5 肆 動支經費申請單流程及核章 6 伍 黏存單流程及核章 10 陸 加會採資組或圖資處之財物 12 柒 單據的分類 16 捌 單據遺失或無法取得 30 玖 分批 ( 期 ) 付款表及支出科目分攤表 32 拾 單據日期與使用經費之關係 34 拾壹 錯誤態樣宣導事項 35 拾貳 宣導事項 42 拾參 問答 46 2

3 壹 基本原則 各項經費動支應先查明有無預算, 且與預算所定用途相符 財產分類標準財產 : 金額超過 10,000 元 ( 含 ) 以上, 且使用年限在 2 年之設備及典藏圖書 以設備費支應物品 : 金額 10,000 元以下之消耗或非消耗用品 以業務費支應 ( 如行政管理費 雜支等 ) 註 : 財物分類若有疑義請洽採資組 3

4 貳 年度分配預算執行注意事項 一 年度分配之預算, 係供全年度使用, 請控留單位統籌經費, 以應急需 資本支出請購請於 10 月 31 日前提出, 各項經費請於 12 月底前完成報銷 二 例行性計畫或統籌事項經費及教育部或科技部補助計畫配合款, 請自行於分配額度內調整控留, 或由在職進修學位班營運費用結餘款 研發處行政管理費或回饋款支應 三 年度中有經費需求, 應先由各系所回饋款支應 各項專項分配及專簽經費應專款專用, 有結餘收回校務基金統籌運用, 不得作為他用 四 計畫尚未核定需提前執行而向學校預借經費者, 於計畫實際未獲核定, 或核定後已執行款項無法於該計畫報支, 應由計畫主持人自行覓妥財源支應該支出, 並於預借經費之簽陳內事先敘明自行覓妥之支應財源 4

5 叁 採購案件授權額度及經費申請方式 註 : 1. 依據總務處所訂非適用科研採購專案計畫採購作業程序表 科研採購權責劃分表及工程之定作 財物之買受 定製 承租及勞務之委任或雇傭作業程序 2. 科研採購適用係依研發處認定 5

6 肆 動支經費申請單流程及核章 申請人 計畫主持人 單位主管 採資組總務長主計室核准人 授權採購 註 1 註 2 一級主管 非授權採購 註 1 註 3 校長 註 : 1. 使用計畫經費, 計畫主持人須核章 2. 系主任或所長或組長 3. 系主任或所長或組長及單位主管 4. 總務處各組是否核章, 依總務處相關規定 6

7 一 授權採購動支經費申請單 使用時機 :T B G 類及各類回饋款單筆採購金額 1 萬元 ( 含 ) 以下 A C D E F 類計畫單筆採購金額 10 萬元 ( 含 ) 以下 7

8 二 動支經費申請單 使用時機 :T B G 類及各類回饋款單筆採購金額 1 萬元以上 A C D 類 ( 非適用科研採購 ) 計畫單筆採購金額 10 萬元以上 8

9 三 請購單使用時機 : 適用科研採購計畫單筆金額 10 萬元以上 9

10 伍 黏存單流程及核章 經手人 驗收證明人 財務經管人 計畫主持人 單位主管 採資組 / 營繕組 總務長主計室核准人 授權採購 註 (1) 註 (2) 一 二級 主管 註 (1)(3) 註 (4) 校長 非授權採購 註 (1) 註 (2) 一 二級 主管 註 (1)(3) 校長 註 : 1. 購置設備及非消耗品, 黏存單 財務經管人員 欄位請先核章後再送採資組 2. 使用計畫經費, 須由計畫主持人核章 3. 使用學校經費者 - 採資 ( 營繕 ) 組須核章 ; 使用計畫經費 - 授權採購案件者, 採資 ( 營繕 ) 組無須核章 4. 採資組及營繕組有核章者, 須再送總務長核章 總務處各組是否核章, 依總務處相關規定 10

11 支出憑證黏存單 請將憑證黏貼於此處 11

12 陸 加會採資組或圖資處之財物 經費用途別 財物分類 會採資組或圖資處 財產 / 非消耗品增加單 設備費 業務費 ( 行政管理費 雜支 ) 機械設備 交通運輸 什項設備 無形資產 圖書 ( 註 ) 非消耗品 圖書 ( 註 ) 消耗品 不列帳 X X 註 : 經圖資處判定列入財產登記 ( 列典藏 ) 者, 除科技部經費以業務費支應外, 均須以 設備費支應 12

13 一 設備費 - 採資組列設備者, 須使用設備費購置 13

14 14

15 二 業務費 15

16 柒 單據的分類一 統一發票 發票類型具備要件備註 二聯式統一發票三聯式及電子計算機統一發票收銀機統一發票電子發票證明聯 1. 營業人之名稱及其營利事業統一編號 2. 品名及數量 3. 單價及總價 4. 開立統一發票日期 5. 買受機關名稱 ( 國立彰化師範大學 ) 或統一編號 ( ) 前項各款如記載不明, 應通知補正, 不能補正者, 應由經手人詳細註明, 並簽名證明之 1. 三聯式及電子計算機統一發票, 須以扣抵聯 ( 第二聯 ) 及收執聯 ( 第三聯 ) 結報 2. 感熱紙列印 : 須於發票 申請動支經費文件等註記發票字軌號碼或影印一份併同報支 3. 實付數如小於總價時, 應將實付數列註, 並由經手人簽名 4. 代墊人須於發票上註明其已代墊 5. 大寫金額寫錯, 不得修正, 請重開發票 16

17 17

18 發票若有第二聯 第三聯 ( 扣抵聯 收執聯 ) 都要黏貼 有稅額之發票, 報支時記得加計稅額 要補附第三聯 ( 收執聯 ) 18

19 名 數量 單價或附明細表 以一式 ( 批 ) 等表達者, 要補述品 19

20 貨需品清名楚稱標 示數買量方及及單賣價方統編 20

21 21

22 二 收據 商店收據 收據類型具備要件備註 (1) 收據 名稱 (2) 買受人之抬頭 (3) 開立收據之日期 (4) 摘要 ( 品名 ) (5) 數量 (6) 單價 (7) 總價 ( 金額 ) (8) 合計之中文大寫數 (9) 店章 ( 如為免開統一發票之商店, 需為免開統一發票章 ) (10) 負責人簽章 ( 店章內未載明者 ) (11) 商店地址 ( 店章內未載明者 ) (12) 營利事業統一編號 ( 店章內未載明者 ) 一 大寫金額寫錯, 不得修正, 請重開收據 二 使用統一發票之廠商, 不得以普通收據報帳 22

23 收據類型具備要件備註 個人及非營利團體 (1) 收據 名稱 (2) 買受人之抬頭及支付機關名稱 (3) 開立收據之日期或受領年月日 (4) 摘要 ( 品名 ) 或受領事由 (5) 實收金額 (6) 合計之中文大寫數 (7) 非營利團體印章或受領人簽章 (8) 受領人戶籍地址 ( 個人收據 ) (9) 受領人身份證統一字號 ( 個人收據 ) (10) 非營利團體負責人 會計及出納簽章 (11) 個人領據之銀錢收據需加貼已銷章之千分之四印花稅, 及依 各類所得扣繳率標準 辦理扣繳 農漁民收據免貼印花稅票 23

24 農 ( 漁 ) 民收據免貼印花稅票 24

25 收據背面 25

26 26 收據背面

27 27

28 三 國外單據 1. 非本國文支出憑證, 應由經手人擇要譯註本國文 2. 國外或大陸地區 香港 澳門出具之支出憑證, 如有不能完全符合本要點規定者, 得依其慣例提出相關憑證, 由申請人或經手人加註說明, 並簽名 透過網路完成交易, 如須取得統一發票者, 仍應依規取據 ; 無須取得統一發票者, 得以獲有記載事項足資證明支付事實之電子憑證, 可由經手人列印該電子憑證並簽名, 作為報支之憑證 28

29 29

30 捌 單據遺失或無法取得 ( 一 ) 支出憑證如有遺失或供其他用途者, 應檢附與原本相符之影本, 或其他可資證明之文件, 由經手人註明無法提出原本之原因, 並簽名 例 : 發票遺失, 請向廠商索取存根聯影本, 加註 與正本相符 字樣, 加蓋廠商統一發票專用章, 或補印電子發票證明聯, 由經手人註明無法提出原本之原因, 並簽名 30

31 ( 二 ) 支出憑證及前項應檢附之影本或文件, 如因特殊情形不能取得者, 應由經手人開具支出證明單, 書明不能取得原因, 據以請款 31

32 玖 分批 ( 期 ) 付款表及支出科目分攤表一 分批 ( 期 ) 付款之收據或統一發票, 應附分批 ( 期 ) 付款表, 列明應付總額 已付及未付金額等 ; 其訂有契約者, 應於第一次付款時檢送契約副本或抄本 32

33 二 數計畫或科目共同分攤之支付款項, 如需分別開立傳票, 且其支出憑證不能分割者, 應加具支出科目分攤表 ( 如有 3 項經費來源, 即製作一式 3 份支出科目分攤表 ) 33

34 拾 單據日期與使用經費之關係 部門經費 經費來源單據日期說明 原則上應為當年度 1 月 1 日至 12 月 31 日 非當年度單據無法報支 計畫經費 應於計畫執行期程內 1. 例如 : 計畫執行期程為 , 若取具單據日期分別為 及 則二張皆無法報支 2. 計畫執行期程將屆, 應注意取具單據日期不 可超過該計畫期程 34

35 拾壹 錯誤態樣? 35

36 須註明無法提出原本之原因 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 拾貳 宣導事項 一 採購請依政府採購法第十四條規定辦理 1. 機關不得意圖規避採購法之適用, 分批辦理公告金額以上之採購 * 注意 : 逾 10 萬元之採購, 即有採購法適用問題, 不得逕洽廠商採購, 或以分批方式辦理 二 報支時程 : 部分經費累積三 四個月甚至有半年 一年始辦理報支付款 所有經費均應於採購後儘速辦理報支 ; 年度終了, 請留意本室最新公告之各項經費報支期限 42

43 三 不同類計畫 (T 類 A 類 B 類 ) 及不同類型購案 ( 酬勞費 一般單據 ), 因報支核章流程不同, 請分別呈核 四 宣導禮品 - 請述明具體需求 必要性及效益, 若使用 學校經費 採購請先加會公關中心, 並附上受領人名冊 五 逾 1 萬元之公款依規定應逕付廠商, 若有特殊狀況, 須先預借或墊付者, 應簽准後辦理 六 活動保險費 - 機關學校因業務需要辦理非屬文康性質之各項活動, 得為經核予公假之參加人員 ( 非屬執行職務或經機關學校指派執行一定之任務之人員 ) 投保平安保險 43

44 七 膳費報支報支時, 須註明會議或活動日期 名稱起迄間 ( 實際或預計 ): 1. 可於適當位置 ( 如單據上 黏存用途說明欄或 ( 品名 ) 註明 2. 或檢附開會議程或活動課資料等 八 兼任助理於該計畫聘任期間內差旅費 報名費等始得報支, 否則將遭剔除 九 出席費 諮詢費 輔導費及指導費請檢附簽到表報支 44

45 十 一切收支納入校務基金, 不得收支帳外帳依 國立大學校院校務基金設置條例 設置校務基金之學校, 其一切收支均應納入校務基金, 依法辦理 十一 誠實報支, 對真實性負責依 支出憑證處理原則 員工向機關申請支付款項, 應本誠實原則, 對所提出之支出憑證真實性負責, 如有不實應負相關責任 45

46 46

47 拾參 問答 47

48 48

49 49

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