2 整為零分批辦理, 違者應負相關責任 申請案件十萬元 ( 含本數 ) 以下者應視實際需要檢附估價單 ( 各項目單價含稅估列 ), 庶務組送核前應確認請購 ( 修 ) 項目名稱 數量 單位及單價 ; 十萬元 ( 不含本數 ) 以上者 (100,001 元 ~) 應由庶務組依採購法辦理招標 有關臺灣銀

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1 一 經費收入及支用原則 武陵高中經費申請及報支應行注意事項 主計室 修訂 1. 所有經費收支均須納入校務基金, 依會計法等規定登帳並列入會計報告允當表達, 不得產生帳外帳情事 2. 申請各項經費應先查明有無預算, 且與預算所定用途及預算科目定義相符, 並於事前依規定程序簽准後方得據以辦理 3. 各項經費應本撙節原則辦理, 單據之報支請確實依照 支出憑證處理要點 辦理, 並應本崇法務實之態度及誠信原則對所提出之憑證真實性負責, 如有不實應負相關責任 ( 參閱本室公告 : 審計法及會計法所定財務責任規定 ) 4. 委辦款 補助款 指定用途之受贈款及代辦費均應專款專用, 依核定公文 教育部補助及委辦經費核撥結報作業要點 代辦費收取之項目性質等妥適處理, 不得移作它用 二 經費申請程序 ( 參閱本室公告 : 武陵高中網路請購系統辦理流程 ) 1. 確定經費來源 ( 於正確之計畫項下申請購案 ) 計畫類別劃分 A 類 : 委辦計畫, C 類 : 代收款及代辦費,D 類 : 受贈款項,E 類 : 補助計畫,T 類 : 學校年度預算及預算經費移列額度 2. 事先申請 ( 請購單或簽案 ) 請購單 : 一般性財物採購或修繕事務之經費申請 申請單位於網路請購系統以第 1 類申請書 ( 先請後核 ) 辦理, 請購時應註明品名 ( 中文 ) 數量 預計金額 ( 無法預估時以一元表達 ) 用途說明 ( 摘要說明事由 ), 勿只登打採購品項或以 公務用 活動用 籠統帶過 ) 簽案 : 應辦理招標或內容較為複雜之工程及財物採購 修繕 非屬財物範疇之經費動用案件 ( 例 : 兼代課鐘點費, 社團鐘點費, 原住民助學金等 ) 辦理專案型業務等請以簽案妥為清楚敘明擬辦理事項 經費支用等之依據或相關法規及經費來源等 簽案奉核後, 網路請購以第 4 類 其他 ( 差旅 印領清冊 ) 辦理, 並附原核准簽案, 以利審核 3. 會簽相關權責單位, 如庶務組 ( 採購修繕案件 ), 人事室 ( 個人待遇支給 酬勞津貼案件 ), 圖書館 ( 資訊相關設備 ) 等 4. 陳校長或授權代簽人核准 經主計室審核及校長核准之案件, 不得任意調整金額致與網路請購系統內之該購案數據不符 因應事實需要調整金額作法如下 : 金額增加時請事前於請購單下端空白處敘明緣由, 經程序核可後執行 ; 金額減少時請攜帶該購案文件至主計室更改會計請購系統內之資料與數據 三 各項經費支用之相關規範 1. 工程 財物及勞務採購 ( 政府採購法及相關子法 ) 各項工程 財物及勞務之採購, 凡能一次辦理者, 不得規避採購法之適用化 1

2 2 整為零分批辦理, 違者應負相關責任 申請案件十萬元 ( 含本數 ) 以下者應視實際需要檢附估價單 ( 各項目單價含稅估列 ), 庶務組送核前應確認請購 ( 修 ) 項目名稱 數量 單位及單價 ; 十萬元 ( 不含本數 ) 以上者 (100,001 元 ~) 應由庶務組依採購法辦理招標 有關臺灣銀行集中採購項目, 請確實依共同供應契約辦理 各類文具用品 影印用紙, 總務處有統一採購供應者, 應以領用為原則, 各處室不需自行購買 財物分類依總務處財管人員之判定, 財物分類標準 : 財產 : 金額一萬元 ( 含本數 ) 以上者, 且耐用年限在二年以上之購置或增加財產價值及使用年限之大修屬之 ( 財產分類為 固定資產 : 土地, 土地改良物, 房屋及建築, 機械及設備, 交通及運輸設備, 什項設備 遞延資產 無形資產 ) 物品 : 金額未達一萬元者, 或耐用年限未達二年之消耗或非消耗用品, 其中非消耗品需加會財管人員列物品帳管理 印刷品報支需附該印製品封面影本乙份並註記頁數, 影印費請摘要說明影印資料名稱, 大宗影印請附樣張 2. 國內出差旅費 ( 參照本校 修訂出差及公假報支費用標準及補充規定 ) 因公出差或申請公假應填寫出差 ( 公假 ) 請示單, 檢附來函影本經由人事室確認假別, 並應於事先陳經核准 出差事竣後, 應於 15 日內填具出差旅費報告表, 檢附有關單據辦理差旅費報支 若出差日期有異動應敘明理由, 簽奉核定後再辦理報支 搭乘飛機 高鐵 船舶者, 均應檢附票根或購票證明文件, 搭乘飛機者並須檢附登機證存根, 覈實報支 主辦單位若未供宿, 住宿費需檢據於各職級額度內覈實報支 參加訓練 講習 ( 含研習會 座談會 檢討會 觀摩會 說明會 ) 或核有研習時數之會議, 僅補助往返交通費 自行駕車者, 其交通費得按同路段公民營客運最高等級之票價報支, 但不得另行報支油料 修理 通行 停車 罰款等費用 3. 舉辦活動及會議 ( 辦理專案型業務 ) 辦理專案型業務 ( 如畢業典禮 校慶 運動會 研習營 特殊班招生 教師甄選等 ), 承辦處室應於辦理前提出實施計畫及經費預算表, 敘明經費來源, 會簽相關權責單位, 經校長核定後實施 核定後執行需循申請程序辦理網路請購 ( 採購事務以第 1 類, 人員相關費用以第 4 類請購單辦理 ) 舉辦活動須投保之意外險, 其中學生保險支出由該活動經費項下支應 ; 教職

3 員工則依 公務人員因公傷殘死亡慰問金發給辦法 第三條 第七條及第十條規定, 不再重複投保, 但於活動行前應辦妥公差假登記 會議中非必要時不得提供點心或水果, 倘有外賓與會或上級督導等, 應敘明原因及人數 會議逾用餐時間 ( 中午 12 時, 下午 6 時 ) 方得提供便當, 請購單請敘明用餐日期 會議名稱並檢陳開會通知單 實施計畫或簽案等相關文件 年度預算支應之便當其報支標準每人早餐以 50 元, 午 晚餐以 60 元為上限 ( 含飲料 ) 由補助及委辦計畫支應者依其預算書編列標準辦理 4. 各項酬勞支給 有關支給人員之各項待遇 給與 兼職酬金 鐘點費 出席費 工作費 加班費等之簽案與清冊, 請依人員身分先加會人事室或庶務組及出納組 人員相關費用之領據或印領清冊請註明請領事件之日期或期間 服務單位 ( 校內人員免 ), 並檢附簽准依據及課程表等附件 出差及加班均應事先陳經核准後辦理, 加班以補休為原則 ( 收支對列經費, 例場地租借使用費等例外 ), 簡任以上支領主管加給者 ( 校長 ) 不另支加班費 處理與業務有關之重要文件或資料, 需委由本校以外人員或機構撰述 翻譯或編審, 經校長或其授權人核准者, 得依 各機關學校出席費及稿費支給要點 第 7 點規定標準支給稿費 經核定交本校人員撰稿 譯稿 編稿及審查等工作, 不得支給稿費 惟於辦公時間外趕辦者, 得依規定支給加班費 5. 補助及委辦計畫 ( 參閱本室公告 : 優質化等補助經費報支注意事項 ) 年度預算外之補助 委辦或代辦計畫於會計系統之 計畫支用通知單 發出後即可動支經費, 主計室提醒事項請詳閱該通知單 補助 委辦或代辦計畫經費應確實依據核定計畫及經費預算表內容執行 原始憑證 ( 統一發票 收據 ) 之日期, 應在計畫執行期限內 四 經費報支程序 1. 取得證明經費支用事實之收據 發票或相關書據 2. 憑證整理, 將收據 發票等粘貼於支出憑證粘存單, 每份支出憑證黏存單視憑證大小以黏貼 5-7 份憑證為宜 憑證若為 A4 以上大小清冊可附於後 3. 視案件性質整理相關書據, 例公文, 簽案, 招標文件, 合約書, 完工報告書, 驗收紀錄, 結算驗收證明書, 保固書, 支出分攤表, 分期付款表等, 需檢視其合法性 正確性 一致性等 4. 會簽相關權責單位 ( 財物登記 - 財產管理人員, 個人待遇 - 人事室或庶務組 各類所得扣繳 - 出納組 ) 5. 會簽主計室及經校長或授權代簽人核准 五 經費報支重要注意事項 3

4 4 1. 取得各項單據 ( 收據 發票 清冊等 ) 注意事項 發票 收據應記載事項 發票或收據需載明營業人 ( 賣方 ) 名稱 地址 營利事業統一編號, 如屬發票戶應開立統一發票 開立日期及買受人 : 收據 發票等之日期應於請示核准日之後, 買受人請填本校全銜 國立武陵高中 品名 ( 中文 ) 規格 數量 單價及總價 : 應覈實填寫, 非有附件明細資料代替否則勿以 一批 或 一式 統括 取得商店收據應有店家之營利事業統一編號店章, 其店章字跡須明晰並書明地址 ( 若店章內未載明者 ) 應儘量在開立統一發票之商家購買物品, 取得大賣場的發票如印有出貨明細單, 則須附上其明細單, 單據之數量為一套或一批者, 請由店家詳列明細表或由經手人加註貨品名稱並簽章 商店收據無營利事業統一編號者, 須貼收據金額千分之四印花, 並注意應書明負責人姓名 身份證統一編號及地址 如係直接生產者或提供勞務者個人收據, 須註明受領人身份證統一編號及戶籍地址, 並應由受領人親自簽名或蓋章 憑證之總價應採用大寫數字書寫, 但採機器作業或國外憑證無法用大寫數字表示者, 不在此限 總價如有不符 ( 不得塗改 挖補 擦刮或用藥水塗滅 ), 應退還廠商補正 郵費應檢附購買票品證明單, 證明單抬頭需填列本校名稱 國立武陵高中 收銀機發票 收銀機或計算機器開具之統一發票, 僅列貨品代號者, 應由經手人加註貨品名稱, 並簽名, 如其他相關憑證 ( 如出貨單 明細表 ) 已記載採購事項及貨品名稱者, 得免加註 取得收銀機統一發票時, 免填載 國立武陵高中 之抬頭, 惟應請廠商輸入本校統一編號 ( ); 缺漏者須由店家加註買受人名稱或統一編號後加蓋統一發票專用章 但如屬輸入錯誤, 則應依 統一發票使用辦法 第 24 條規定退請廠商另行開立 收銀機發票已列有賣方公司名稱 統一編號及地址, 可免加蓋廠商 統一發票專用章 高鐵手機票證之購票證明 搭乘飛機或高鐵者應檢據 ( 票根 ) 覈實列支 以 T Express 手機票證搭乘高鐵, 應至高鐵官網 購票 / 搭乘紀錄查詢 專區下載列印購票證明並簽名 各項清冊 表冊及個人領據 ( 表格請於主計室網頁下載使用 ) 各項印領清冊應標示頁碼並於最後結記總數, 並由承辦人員 單位主管 相關處室 主計人員及校長或授權代簽人於彙總頁分別簽名

5 同一案據, 經費須支付校內 ( 外 ) 人士, 請按校內 校外人員分別編造印領清冊或領據報支, 校內人員一律以劃帳入郵為支領原則 校外人士之各項酬勞 ( 演講費 鐘點費 出席費 工讀費 等 ) 之清冊或收據, 應書明受領人姓名 職稱 戶籍地址 身分證統一編號及薪資或計費標準 實際工作起訖日數或時數及計算式 支領差旅費, 應依國內出差旅費報支要點, 填具出差旅費報告表及檢具奉核定之公文影本 ( 供參考工作性質 專車接送 住宿提供等資訊 ) 無法取得單據 經費支出請向合法登記之營業人取具合法發票或收據, 若有不能取具者 ( 如攤販 計程車業 員工消費合作社 ), 請填寫支出證明單, 依式填妥單價 數量 金額, 敘明不能取得單據之原因, 由經手人簽章後, 粘貼於支出憑證粘存單, 依程序報支 經費分攤 多項計畫或科目共同支出時, 其支出憑證不能分割者, 應加具 支出科目分攤表 數機關分攤之支付款項, 其支出憑證應加具 支出機關分攤表, 由主辦機關另行保存, 其他各分攤機關應檢附主辦機關出具之收據及支出機關分攤表 單據遺失 收據或發票如有遺失或供其他用途者, 應檢附原立據人加蓋印章, 載明 與正本相符 之影本, 並由經辦人註明無法提出正本之原因並加蓋職章以明責任 無法報支之單據 取得學校 機關或團體之員工消費合作社收據, 因其性質非屬對外營業, 僅金額於 2 千元以內同時加具支出證明單外, 餘無法報支 出貨單 估價單 劃撥收據 非支出憑證, 無法報支 購買現金禮券之證明單並非最終消費, 無法報支 ( 必須購買時取得發票者才可報支, 例 : 圖書禮券 ) 2. 支出憑證粘存單注意事項 各承辦單位依核准簽案 ( 須附正本 ) 辦理經費報支, 應將支出憑證 ( 收據 發票 清冊 領款收據等 ) 粘貼於支出憑證粘存單連同相關書據一併送核 採購招標案經請購 採購 驗收合格後, 由廠商依法開具發票或收據, 採購經辦人員將原始憑證貼於 粘貼憑證用紙 上, 註明用途, 並檢附經核准之簽案 驗收證明文件 合約等相關書據, 會驗收人 財產 物品管理單位核章後送主計室審核並送校長或其授權代簽人核章 一號購案以列印一張支出憑證黏存單為原則, 但若單據張數過多時, 單張黏存單以黏貼 5-7 張單據為宜, 其餘單據可以 A4 紙另行黏貼 所有單據應字體 5

6 直立並錯開黏貼, 勿將單據抬頭及日期蓋住致無法辨識 外聘鐘點費 出席費及小額採購案等若已由本校人員墊付, 請於單據上以黑色或藍色筆註記 墊付, 勿以鉛筆書寫, 並由註記人加蓋職章以明責任 申請退回收入 ( 例 : 學雜費 實習實驗費等 ) 保管款 ( 例 : 押標金 履約保證金 保固金 場地租借保證金 冷氣儲值卡保證金等 ) 代收款 ( 例 : 薪資代扣數 ) 等非屬購案性質無需申請購案, 其支出憑證粘存單請由主計室網頁列印使用 申退履約保證金上應敘明合約條文有否載明廠商之保固責任及繳納情形 其一 保固金若由履約保證金內扣繳, 案件應註明保固期間及保固金金額計算以便帳務後續控管 ; 其二 若廠商另行繳納保固金, 應於保固金收迄後再辦理退還其履約保證金 受領人收據金額若有塗改, 應由受領人簽章 本校為非營業單位, 應取具二聯式發票報支, 若取得三聯式發票, 應將第二聯扣抵聯及第三聯收執聯一併黏貼報支 報支金額少於發票或收據金額時, 請註明實付金額並由經手人簽章 支出憑證黏存單金額或相關資料塗改時, 請經手人在改正處簽章證明 經手 ( 辦 ) 人與驗收或證明人不可為同一人, 兩者之單位主管可為同一人 補助或委辦計畫若依來文要求, 憑證正本需送補助機關審核者, 支出憑證黏存單以同一購案一式二份辦理, 黏貼影本單據之支出憑證黏存單將由本室加蓋 本案原始憑證正本已送撥款機關 ; 俟款項撥入後提出付款 戳印 奉核後黏貼正本單據之支出憑證黏存單寄交撥款機關, 黏貼影本單據之支出憑證黏存單暫由業務單位收存, 俟款項入帳後提出辦理付款 3. 相關書據附件 單據報銷時, 所附的簽呈或請購單, 請以正本送出, 若使用簽文影本, 請於其上註記 與正本相符 並加蓋承辦人職章, 分批付款者, 第一次使用正本簽呈, 後續付款請以影本代之 訂有合約者, 應於第一次付款時檢送合約正本及簽案 分批 ( 期 ) 付款之案件或單據, 應附分批 ( 期 ) 付款表 ( 格式見主計室網頁 ), 列明應付總額 已付及未付金額等 報支經費, 請將公務使用及私人用之採購發票 收據分別開立, 除員工出差旅費 子女教育補助費 健檢費用 報名費 休假補助費等得以個人信用卡刷卡支付外, 其餘支出事項應按一般付款程序辦理, 不得以個人信用卡刷卡支付, 避免報支時衍生審核之困擾 六 預借與轉正之程序與注意事項 ( 參閱本室公告 : 預借申請案轉正之程序 ) 6

7 預借款項應於活動辦理前依實際需要簽准並檢附經費預算表辦理 支付校內人員款項請勿借款, 例教師甄試或招生監考等, 支付校內教職員工均以劃帳入郵為處理原則 退休人員首期或半年期退休金 退休人員子女教育補助費 學生旅行依約支付行前團費均屬墊付 預付性質 申請經費於主計室網路請購系統 - 新增 - 請購單 以第 3 類 預借申請 辦理 預借申請單均需詳實填寫經辦人, 辦理及清理之日期並如期辦理後續轉正報支 辦理轉正時, 該案若有結餘款請至出納組繳回並於轉正單用途說明欄敘明剩餘款數額及繳回日期 七 付款程序及重要注意事項 提供付款所需受款人帳戶需注意帳戶需與該報支案件之發票 收據或清冊之個人資料相符並依 公款支付時限及處理應行注意事項 辦理 採購案件報支程序完成後, 經費一萬元以下 ( 含本數 ) 案件交出納組以零用金支付 ; 一萬元以上案件交主計室編製支出傳票後由出納組付款 ( 匯款或郵寄支票 ) 各項福利補助費 差旅費 健康檢查費 加班費 補發薪資 退勞健保等一律交主計室以劃帳入郵支付 辦理報支時若有代墊款項, 請以藍色或黑色筆註明代墊人並簽章以明責任, 避免用鉛筆書寫 墊付一萬元以下 ( 含本數 ) 款項, 報支程序完成後逕至出納組領取零用金 一萬元以上款項請勿墊款, 應由學校逕付廠商或校外人士, 並以存帳方式為原則, 若有特殊原因必須墊款須專簽原因奉核後併案報支 需交付款項之對象若無法提供金融機構之帳戶 ( 例 : 學生差旅費等 ), 應由出納組轉發 若需由業務承辦人轉發, 請以藍色或黑色筆註明轉發人並簽章, 避免用鉛筆書寫 八 其他配合事項 列印購案用支出憑證黏存單, 其右上角應有條碼以利後續掃描作業 各部門預算及計畫之主持人, 負責執行預算與控制人員, 於主計室網頁 - 點選 網路請購 - 輸入使用者代碼及密碼, 即可進入系統主畫面, 依授權權限可辦理請購 報支作業及查詢案件是否已經主計室審核等進度 請各計畫負責人主動核對帳務, 瞭解經費執行情形, 掌控進度, 並作為檢討改進之參考 為預算執行績效及符合公款支付時限規定, 經費報支應配合於採購完成驗收後即刻辦理 ( 有合約規定者依其規定辦理 ), 適逢年度結束請依本室簽案配合 7

8 辦理 武陵高中經費申請及報支應行注意事項 經費申請核可後因故不辦理之案件, 應循程序辦理撤銷, 不得閒置於請購系統致預算額度虛耗 教育部及國教署補助及委辦計畫辦理完竣, 請依 教育部補助及委辦經費核撥結報作業要點 規定辦理結報 ( 相關規定及表格參閱主計室網頁 ) 並視經費來源為教育部或國民及學前教育署選用正確之表格 ( 表格之表頭有區分 ) 其他補助及委辦計畫 ( 例 : 縣市政府補助款或民間基金會補助等 ) 依各補助委辦單位來文規定辦理 會計系統設定計畫結案後保留資料供查詢天數為 180 天, 各計畫主持人應於該期限內列印收支明細帳留存 辦理結報時請檢附計畫收支明細帳供核對 本注意事項於業務更替時請列入交代文件 本注意事項經校長核定後實施, 修正時亦同, 若有未盡事宜, 仍請依相關規定辦理 相關表格請至主計室網頁下載查詢 主計室審核原則與重點 : 審核原則 : (1) 完整行政流程, 包含請購核准, 採購至驗收 付款程序完成 (2) 符合原始憑證要件, 依 支出憑證處理要點 審查原始憑證 (3) 符合相關法規 審核重點 : (1) 有否依相關法規及行政程序辦理 (2) 有無預算可供支應 (3) 原始憑證所載項目 規格 數量 單價及總額, 與預算所核項目及範圍是否相符 (4) 原始憑證是否符合執行期限 (5) 原始憑證 相關申請核准文件 契約及驗收證明等資料是否檢齊 (6) 承辦人 驗收或證明人 單位主管及會辦單位是否核章等 主計室審核依據 : (1) 主計法規輯要 ( 預算法 會計法 決算法等 ) (2) 政府採購法及相關子法 (3) 國立高級中等學校校務基金會計制度 (4) 中央政府附屬單位預算執行要點 (5) 支出標準及審核作業手冊 104 年 10 月修訂版 (6) 支出憑證處理要點 (7) 內部審核處理準則 (8) 公款支付時限及處理應行注意事項 (9) 各機關員工待遇給與相關事項預算執行之權責分工表 (10) 行政院 教育部頒佈相關解釋函令 8

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