長榮大學經費核銷作業須知會計室製

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1 長榮大學經費核銷作業須知會計室製

2 長榮大學經費核銷作業須知訂 / 修定紀錄日期中華民國 95 年 08 月 24 日中華民國 96 年 10 月 02 日中華民國 101 年 04 月 20 日中華民國 102 年 08 月 01 日中華民國 103 年 08 月 05 日訂 / 修訂訂定修訂修訂修訂修訂

3 目錄壹經費報銷流程... 1 貳經費核銷注意事項... 2 叁憑證範例... 6 一合格憑證... 6 二不合格憑證肆各式表單之填寫方式一支出憑證黏存單二支出證明單三預支款項申請單四出差旅費報支表五零用金收據黏貼憑證伍核銷憑證常見錯誤舉例陸相關法規... 20

4 壹經費報銷流程開始總務會計系統預算動支取申請單得會計憑證黏貼於支出憑證黏存單出差旅費報支表須審核差旅費否是人事室審核出差旅費報支表 A 否審核通過預算動支單程序完成否是是送出相關文件至會計單位審核發票收據或相關文件符合規定是否否符合預算科目付款作業流程是 A 結束 1

5 貳經費核銷注意事項一本校所有經費支出之核銷認定, 悉依本注意事項辦理 ( 一 ) 接受政府機關或私人團體補助及委託研究計畫經費者, 分依各該機關或團體之核銷規定辦理, 未規定者即依本注意事項 ( 二 ) 各項補助經費或研究計畫, 有編列配合款辦理者, 其核銷依本注意事項辦理二各項經費支出之核銷時限, 規定如下 : ( 一 ) 一般經常門或採購修繕支出, 應於執行採購或驗收完畢後隨時辦理 ( 二 ) 各項專案或活動經費支出, 請於專案或活動結束後一個月內辦竣 ( 三 ) 每學年度之經費支出憑證, 必須於 7 月 25 日前完成經費核銷, 逾期將影響年度決算工作, 屆時如未依限完成核銷者, 責任由單位自負三本校各單位與外界之交易, 應取得下列各項合法憑證, 以證明交易之事實及內容 : ( 一 ) 統一發票 1. 請儘量取得二聯式發票報支, 如以三聯式發票報支, 須附上第二聯扣抵聯及第三聯收執聯 2. 發票上須加蓋統一發票專用章, 註明公司行號之名稱地址營利事業統一編號, 發票內容須載明貨物名稱廠牌規格數量單價總價日期小寫合計數及大寫合計數等抬頭應註明長榮大學 ( 不須冠上系所或單位名稱 ) 及本校地址 3. 前條各項如記載不明不全者應通知廠商補正, 不能補正者, 應由經手人詳細註明並簽章證明如有其他相關文件足資證明者, 得免逐項填載 4. 非本國發票或支出憑證, 經手人應擇要譯註其中文內容 5. 小寫合計數與大寫合計數不符時, 以正確金額為準 6. 內容及小寫金額如有修改, 請加蓋廠商負責人私章 ; 大寫金額不得修改, 須重開發票 7. 至大型量販店購物者須檢附明細表 8. 若發票不慎遺失或已供其他用途者, 請向廠商影印發票第一聯 ( 存根聯 ), 並加蓋廠商負責人私章統一發票專用章及與正本相符章, 並由經辦人加註無法提出正本之原因 ( 二 ) 收銀機統一發票 1. 如取得收銀機開立之統一發票, 應鍵入本校統一編號若漏打本校統一編號時, 須用原子筆或鋼筆 ( 請勿用鉛筆 ) 補填, 並請廠商在發票上蓋章證明 2. 收銀機發票上之品名為英文或編號時, 請以原子筆或鋼筆 ( 請勿用鉛筆 ) 逐項註明中文品名, 並由經手人簽名或蓋章, 如附有中文明細表即毋須逐項填註 3. 若發票不慎遺失或已供其他用途者, 請向廠商影印發票第一聯存根聯, 並加蓋廠商負責人私章統一發票專用章及與正本相符章, 並由經辦人加註無法提出正本之原因 2

6 4. 如取得紙本電子發票, 核銷時須一併檢附影本並加蓋承辦人員職章 ( 三 ) 商店普通收據 1. 購物應儘量取得統一發票核銷, 若取得小規模 ( 即免用統一發票 ) 營利事業之普通收據, 務必加蓋商店免用統一發票編號專用章 ( 或商家有統一編號之店章 ), 並載明貨物名稱廠牌規格數量單價及總價日期, 抬頭註明長榮大學 2. 該商店印章如有統一發票專用章字樣, 即表示該商店為使用統一發票店家, 依法不得開立普通收據 3. 內容如有修改, 請加蓋負責人私章, 小寫合計數與大寫合計數不符時, 以大寫金額為主, 大寫金額不得修改, 須重開收據 ( 四 ) 外文憑證 1. 須載明有本校英文抬頭 Chang Jung Christian University 之收據, 如有英文以外文字之收據須翻譯中文 2. 於貨物名稱規格等加註其中文名稱 ( 五 ) 個人收據 1. 如有支付個人款項或各類所得時, 應取得具領人親自簽名或蓋章之收據, 並載明受領事由實收金額身分證統一編號 ( 護照字號 ) 戶籍地址二代健保補充保費及日期如有支付外籍人士, 應注意其相關規定 2. 應依照各類所得扣繳辦法之規定扣繳稅額 3. 個人收據以劃撥轉帳方式撥付者, 得免另行開立個人收據 ( 六 ) 其他憑證 1. 如有特殊情形未能取得正式發票或收據者 ( 不含遺失 ), 經手人應開具支出證明單, 說明不能取得之原因, 並經證明人及單位主管核章證明, 經手人及證明人不得同一人 2. 經費支出依交易常規可取得合法憑證者, 不得以匯款單據估價單報價單或任何私人證明做為核銷認定之憑證 3. 如以簽呈或公文影本為入帳憑證者, 其簽呈或公文影本需加蓋承辦人職章並加註日期四各項經費支出科目核銷憑證之詳細規定 : ( 一 ) 人事費 1. 薪資所得係因在職務上或工作上所取得之各種收入, 包括 : 薪資工資津貼獎金紅利各種補助費和其他給與, 如車馬費除固定薪資外, 目前均就一次給付總額 5% 扣繳稅款, 每次應扣繳稅額不超過 2,000 元者, 免予扣繳 2. 租金按給付額扣取 10% 3. 競技競賽機會中獎獎金或給與按給付全額扣取 10% 4. 執行業務者 ( 係指律師會計師建築師技師醫師藥師助產士著作人經紀人代書人工匠表演人及其他以技藝自力營生者 ) 之報酬按給付額扣取 10%, 若為支付稿費者須有出版或在報章雜誌刊登之事實 3

7 5. 演講費及鐘點費於演講活動結束, 應取具演講費及交通費收據, 註明演講題目時間及地點, 連同演講申請單一併送請核銷若演講者為外籍人士 ( 包括大陸人士 ), 須檢附護照影本及扣繳 20% 稅款, 演講費 5,000 元 ( 含 ) 以內免扣繳, 並於 3 天內 ( 含假日 ) 核銷完畢 ; 另鐘點費自年度起給付額 28,571 28,910 元 ( 含 ) 以上者扣繳 18% 稅款, 以下者扣繳 6% 稅款 ( 二 ) 營繕工程勞務及財物購置應遵循本校或補助機構採購程序辦理, 核銷憑證應包括簽呈預算動支單請修單發票或收據正本估價單送貨單合約書財產增加單發包記錄勘驗記錄完工記錄及其他相關憑證等 ( 三 ) 差旅費 : 應遵循長榮大學教職員工出差旅費報支辦法行政院主計總處之國外出差旅費報支要點或補助機構相關規定辦理, 核銷時檢附通知開會文件出差請示單及出差旅費報支表通行費以出差日為限, 如使用 ETag, 則須上網下載 ETag 使用情形並加蓋出差人員職章 ; 交通費搭乘飛機者, 需檢附登機證代收轉付收據電子機票 ( 或票根 ); 搭乘高鐵者, 亦需取得票根, 住宿費需取得發票或合法收據另教職員工出差依人事室公告須於事前完成公差假請假程序, 不得事後補請, 並於返校 15 日內填具出差旅費報支表且由人事室核章後送至會計室核銷 ( 需於總務會計總帳系統上先自行核銷 ) ( 四 ) 書報雜誌費 : 應取得報社雜誌社或代理商出具之合法憑證 ( 五 ) 郵資 : 應取得郵局開立之購買票品證明單 ( 六 ) 電話費 : 以取得電信公司開立長榮大學抬頭之收據為主, 如有國外電話費應另附通話明細 ( 七 ) 水電費 : 以取得自來水公司及電力公司開立之收據為主 ( 八 ) 廣告費 : 除取得發票或收據外, 應另行檢附廣告樣張 ( 九 ) 紙張印刷費 : 除取得發票或收據外, 應檢附印刷樣張, 如印刷書冊量大者, 得檢附封面目錄第一頁及末頁, 並加蓋承辦人職章具機密性之文件得免附樣本或樣張, 由主管證明負責 ( 十 ) 雜項費用 : 報支刻印章, 請加蓋樣章於收據背面或其他紙張 ; 除校長副校長及試辦得支用交際費之行政一級主管外, 不得致送禮金奠儀花籃花圈喜幛及輓聯等, 並請檢附紅白帖或邀請卡 ( 函 ) 及收據 ; 採購消秏用品時, 請加註或附上採購明細資料 ; 會議餐費請依長榮大學各類會議誤餐費支用注意事項辦理, 且須附上開會通知單及簽到單 ( 影本均需蓋職章 ) ( 十一 ) 購買商品禮券, 需檢附購買商品禮券之統一發票, 並附上受贈人名單及金額 ( 十二 ) 分批 ( 期 ) 付款者, 應附分批 ( 期 ) 付款表, 列明應付總額已付及未付金額等其訂有合約者, 應於第一次請款時檢附合約影本 4

8 ( 十三 ) 各項活動經費請一次核銷, 除憑證外, 須另附簽呈預算動支單及經費支出明細表 ( 十四 ) 估價單預算動支單金額一律以含稅金額為準, 驗收記錄單與發票金額須相符 ( 十五 ) 各項會議活動演講等校外委員或來賓之交通費補助, 均須簽領收據核銷, 若搭乘飛機或高鐵者, 需憑票根正本核銷 ( 十六 ) 支付人事費如工讀費審查費出席費等, 盡量以匯款方式撥付予受款人, 不要由承辦人員代墊, 避免日後發生糾紛五支出憑證粘存單規定 : ( 一 ) 各項核銷之憑證, 應依科目類別時間順序黏貼於支出憑證粘存單上, 載明日期單位核銷金額預算科目及用途等, 如有塗改應加蓋承辦人印章 ( 二 ) 憑證應依經費來源別分別申請核銷, 避免煩亂以加速會計作業 ( 三 ) 如憑證過多應分類整理黏貼清楚, 無法黏貼者以夾子固定, 避免以訂書機裝訂, 導致整理困難或憑證脫落不全 ( 四 ) 憑證黏貼於粘存單騎縫處後加蓋職章, 如憑證過多可另行黏貼於空白 A4 紙張上, 並於騎縫處蓋章, 但請勿超出紙張大小範圍 ( 五 ) 支出憑證正本須送回原經費補助或委託單位核銷者, 於憑證正本核銷後, 再以影本留存備查, 並於影本處加註正本己送委託或補助單位核銷及加蓋承辦人職章 ( 六 ) 若有預支款項, 請於支出憑證粘存單下方加註預支金額 ( 七 ) 同一付款廠商以黏貼於一張支出憑證粘存單為原則 ( 八 ) 若所附發票收據之合計數大於申請數, 請於用途欄註明合計 $, 實付 $, 或註明僅核銷其中某些項目, 經辦人須於金額欄蓋章 ( 九 ) 粘存單上之付款欄, 應與發票廠商名稱相同 ; 且估價單及採購單上之廠商名稱亦應與發票廠商名稱相同 ( 十 ) 憑證如為油墨類易褪色 ( 如高鐵車票便利商店繳費收據紙本電子發票貼紙式購買票品證明單等 ), 請先行影印並與正本一起附上六本注意事項所稱支出憑證, 係指證明支付事實所取得之統一發票收據或其他證明文件申請支付款項時, 應本誠信原則對所提出之支出憑證之真實性負責, 如有不實應負民刑及行政責任七經費支出未依本校財物採購作業辦法或其他相關規定辦理者, 不予核銷, 或經通知補正仍未能補正者, 亦不予核銷八本注意事項經簽奉校長核可後公告實施, 修正時亦同 5

9 叁憑證範例一合格憑證範例一免用統一發票專用章 ( 統一編號及負責人姓名 ) 範例二無免用統一發票專用章 6

10 範例三 ( 三聯式發票 --- 第二聯扣抵聯 ) 須有中文貨品名稱統一發票專用章備註 : 三聯式發票須將第二聯與第三聯一併黏貼 7

11 範例四 ( 收銀機電子發票及紙本電子發票 ) 學校統一編號必須有貨品中文名稱請先行影印並加蓋職章與正本一起附上 8

12 發票上僅有貨品代號時未於發票上打上學校統一編號時須加註貨品名稱加蓋店家統一發票專用章加蓋承辦人員章加註學校統一編號 9

13 範例五 ( 手寫二三聯式統一發票 ) 二聯式學校抬頭中文貨品名稱發票日期統一發票專用章學校統一編號 10 5% 營業稅

14 範例六 ( 個人收據 - 本籍 ) 長榮大學收據姓名吳小新身份證統一編號 A 本校學生加註學號 H 戶籍地址 ( 郵遞區號必填 ) 台南市歸仁區長大路 1 號通訊地址 ( 郵遞區號必填 ) 台南市歸仁區長大路 1 號聯絡電話 (06) 類別 ( 請勾選 ) 演講費鐘點費出席費交通費審查費人事費工讀費臨時工資其他 ( 請註明領款費別 ) 給付總額新台幣 ( 大寫 ): 伍萬元整代扣稅額依所得稅法規定代扣稅額 5%( 扣繳新台幣 ( 大寫 ): 貳仟伍佰元整稅額不超過新台幣 2,000 元免予扣繳 ) 代扣補充保險費 ( 自行負擔 ) 非在校參加健保且達 5,000 元以上者或學生身分有專職工作新台幣 ( 大寫 ): 壹仟元整或單次領超過最低工資 19,273 元以上者須代扣 2% 個人補充保費給付淨額新台幣 ( 大寫 ): 肆萬陸仟伍佰元整補充保險費 ( 雇主負擔 ) 依規定學校須繳納 2% 雇主補充保費新台幣 ( 大寫 ): 壹仟元整領款人簽章日期 : 103 年 8 月 1 日吳小新本給付年度內按所得人護照入出境章戳日期累計在華是否已滿 183 天? 是否外僑及大陸人士加填資料 Foreign and Mainland China nationals must fill out this section 國籍 Narionality 西元出生年月日 Date of Birth 護照號碼 Passport No ( 年 Y) ( 月 M) ( 日 D) 居留證號碼 A.R.C. No 備註 :1 請詳填以上資料以便辦理申報所得 2 外僑或大陸人士請另附護照或居留證影本 11

15 範例七 ( 個人收據 - 外籍 ) 長榮大學收據姓名 PETER MORRELL 身份證統一編號本校學生加註學號戶籍地址 ( 郵遞區號必填 ) 14 Pacific Crest,lrvine,CA91202,USA 通訊地址 ( 郵遞區號必填 ) 聯絡電話 14 Pacific Crest,lrvine,CA91202,USA (06) 類別 ( 請勾選 ) 演講費鐘點費出席費交通費審查費人事費工讀費臨時工資其他 ( 請註明領款費別 ) 請填國外居住地址給付總額新台幣 ( 大寫 ): 伍萬元整代扣稅額外籍人士如居留未滿 183 天, 依法扣繳, 需於簽收日期 3 天內 ( 含假日 ) 送會計室新台幣 ( 大寫 ): 壹萬元整代扣補充保險費 ( 自行負擔 ) 新台幣 ( 大寫 ): 給付淨額新台幣 ( 大寫 ): 肆萬元整補充保險費 ( 雇主負擔 ) 新台幣 ( 大寫 ): 領款人簽章日期 : 103 年 8 月 1 日 PETER MORRELL 本給付年度內按所得人護照入出境章戳日期累計在華是否已滿 183 天? 是否外僑及大陸人士加填資料 Foreign and Mainland China nationals must fill out this section 國籍 Narionality 西元出生年月日 Date of Birth USA 護照號碼 Passport No 備註 :1 請詳填以上資料以便辦理申報所得 2 外僑或大陸人士請另附護照或居留證影本 ( 年 Y) ( 月 M) ( 日 D) 居留證號碼 A.R.C. No( 如無居留證不必填 ) DC

16 二不合格憑證範例一不可使用在普通收據上, 應開立統一發票 13

17 肆各式表單之填寫方式一支出憑證黏存單申請日期單位代號採購營繕組經辦人員單位主管一級主管給付金額採購營繕組承辦人員蓋章採購營繕組長蓋章總務長蓋章長榮大學支出憑證粘存單正本核銷 ( 請參閱備註 7 說明 ) 仟佰拾萬仟佰拾元預算科目說明與業務相關之用途或事由 $ 資本門電腦汰舊換新一台財物登記會計經辦保管事務組承辦人員蓋章保管事務組長蓋章會計室承辦人員蓋章會計覆核主辦會計會計室覆核人員蓋章會計室主任蓋章校長校長或授權代理人蓋章單據粘存線備註 :1. 申請日期務必填寫 2. 付款方式務必填寫 3. 單位代號請填寫, 做為統計經費所屬單位之用 4. 預算科目請填寫經費來源 5. 用途欄務必詳細說明 6. 財物登記先由保管組核章 7. 正本核銷意指 : 校外 ( 專案 ) 補助機構向本校收回憑證正本 8. 發票與相關附件請黏貼整齊牢固, 並以 A4 版面為黏貼範圍付款方式 : 請以打 " " 表示一逕付亞綸電腦資訊股份有限公司先生 / 小姐 / 寶號現金付款轉帳滙款付款 ( 廠商付款一律以滙款方式 ) ( 首次受領款項者請檢附存摺封面影印本 ) 大眾一銀寶華銀行郵局其它銀行分行 ( 須自行負擔滙款手續費 ) 戶名帳號固定每週三轉帳 ( 郵局入帳日會延遲一天 ), 請受款人自行補摺查詢二已預支 14

18 二支出證明單姓名或名稱長榮大學支出證明單 103 年 8 月 1 日受領人貨物名稱廠牌規格或支出事由陳小美單價 35 不能取得單據原因身分證或營利事業統一編號早餐實金請詳述不能取得單據之原因 D 地址付額單數位量台南市歸仁區長大路 1 號 $ 份經手人承辦人蓋章證明人證明人蓋章單位主管承辦單位一級主管蓋章註 : 經手人與證明人不能為同一人 15

19 三預支款項申請單長榮大學預支款項申請單預支單位 : 會計室申請日期 : 103 年 03 月 01 日經費來源單位經常門經費活動日期 103 年 3 月 15 日金額預新台幣貳萬伍仟零佰零拾零元整寄發 102 年度扣繳憑單郵資支事由撥款方受領人姓名 : 陳 OO 身分證後四碼 :1234 現金匯款式申請人承辦人員一級承辦單位會會計室承辦人校長或校長或授權蓋章主管一級主管蓋章計員及主管蓋章授權代簽人代理人蓋章單位主管承辦單位二級主管蓋章 16

20 四出差旅費報支表 ( 返校十五日內填具本表, 並依行政程序核銷 ) 長榮大學出差旅費報支表報支日期 : 103 年 8 月 10 日第 1 頁共 1 頁姓名陳 OO 單位會計室職稱雇員出差事由參加教育部私立大專院校會計行政業務研習會自民國 103 年 8 月 1 日起出差日期共計 2 日, 檢附單據 3 張至民國 103 年 8 月 2 日止 103 年月 8 8 日 1 2 出差地點台南 ~ 台北台北 ~ 台南合計工作記要參加研習會參加研習會交通費飛機高鐵 ,480 2,960 火車捷運客運汽車自備交通工具計程車住宿費 ( 檢據報銷 ) 1,600 1,600 雜費特別費合計 3,480 1,480 4,960 總計 ( 新台幣 ) 萬肆仟玖佰陸拾元整備註受款人非出差人時, 請於此處說明蓋章出差人出差人員簽章 ( 簽章 ) 單位主管 ( 一二級主管 ) 一二級單位主管蓋章會計室會計室蓋章校長或人事室人事室蓋章校長或授權代理人蓋章授權核定附註 :1. 凡本校教職員工因公出差, 須檢附教育部或相關單位來函, 並加註申請公差假之意見, 於報請單位主管並經人事室審查, 陳請校長核可後方得出差 2. 報支交通費時, 若無檢附單據者, 概以自強號火車票價核計 3. 若須自備交通工具或搭乘飛機高鐵者, 應於出差單註明 4. 自備交通工具者除高速公路通行費憑據報支外, 有關里程計算, 汽機車每公里補貼油資五元整, 補貼金額不得超過公共交通工具之最高標準 5. 本校教職員工於出差完畢後, 應於返校十五日內填具出差旅費報告單, 並依行政程序核銷 17 保存年限 : 二年表單編號 :

21 五零用金收據黏貼憑證 18

22 伍核銷憑證常見錯誤舉例一發票收據估價單等各種單據缺日期. 抬頭. 統編及中文品名等二學校統一編號錯誤三普通收據卻蓋統一發票專用章四紙本電子發票傳真之文件或收據, 未重新影印五預算動支單核決程序未完成核章六發票及收據大小寫金額不符七經費來源與預算動支單不一致八補助款與自籌經費憑證未分開黏貼九核銷金額大於預算動支單申請金額十收銀機發票未註明中文品名十一非學年度內日期的單據十二出差之過路費未檢據核銷, 差旅費報支表未先送人事室核章十三核銷誤餐費時, 未附上開會通知單及簽到單 ( 影本均需蓋章 ); 核銷紙張印刷費未附上樣張十四無預算動支單或未完成請購程序即與支出憑證粘存單一起辦理核銷十五支出憑證粘存單金額合計錯誤十六預算動支單未填寫購買品名, 僅填寫活動名稱十七如取得三聯式發票, 核銷時僅附上扣抵聯或收執聯十八預算動支單或估價單日期在發票日期之後十九採購物品及財產辦理核銷時, 未附財產增加單或未先送保管事務組登錄財產二十憑證粘貼時重疊粘貼遮住金額日期或抬頭等, 使憑證無法完整呈現二十一支出憑證列有其他貨幣數額者, 未註明折合率及附兌換水單或其他匯率證明二十二以簽呈或外來公文影本申請核銷, 影本未加蓋承辦人員職章及日期, 或未附用印完成之印領清冊二十三承辦人員於憑證上補充說明後, 未由承辦人員簽名或蓋章 19

23 陸相關法規 1 長榮大學採購作業辦法 2 長榮大學預算動支注意事項 3 長榮大學預支款項申請要點 4 長榮大學教職員工出差旅費報支辦法 5 長榮大學零用金管理要點 6 國外出差旅費報支要點 20

長榮大學經費核銷作業須知會計室製

長榮大學經費核銷作業須知會計室製長榮大學經費核銷作業須知會計室製長榮大學經費核銷作業須知訂 / 修訂紀錄日期中華民國 95 年 08 月 24 日中華民國 96 年 10 月 02 日中華民國 101 年 04 月 20 日中華民國 102 年 08 月 01 日中華民國 103 年 08 月 05 日中華民國 104 年 08 月 13 日中華民國 108 年 02 月 21 日訂 / 修訂訂定修訂修訂修訂修訂修訂修訂

長榮大學 經費核銷作業須知 會計室製

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