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1 經費動支及核銷宣導 報告人 : 洪秀芬 105 年 5 月 3 日 1 宣導內容 經費使用原則 經費支用注意事項 合法憑證及實例說明 經費核銷流程及應檢附文件 常見問題 2 1

2 經費使用原則 經費使用要確實與事實相符 支出憑證係證明支付事實支付事實所取得之收據 統一發票或相關書據 依行政院支出憑證處理要點第三點規定 : 各機關員工向機關申請支付款項, 應本誠信原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責, 如有不實應負相關責任 3 經費支用注意事項 (1/3) 經費動支申請須於計畫 ( 活動 ) 執行前完成簽核 經費使用要確實與預算項目和金額相符, 請注意單據發票之合理性 活動申請若需辦理預支, 經校長核可後, 列印經費動支申請單及相關附件送會計室製作傳票請款 ( 申請預支 ), 應於活動前 7 日送達會計室 出差公文及研習請先會人事室, 進修研習請加會研發處, 會計室在後 4 2

3 經費支用注意事項 (2/3) 專案計畫申請人事費經費時, 應同時申請雇主負擔保費 ( 補充保費 勞退及勞 健保費 ) 工讀費 : 核銷時請檢附工讀生出勤紀錄表 膳費 : 誤餐費 80 元上限, 為節省公帑, 非用餐時間 ( 超過中午 12 點或晚上 6 點 ) 者不得請領 活動半日上限為 120 元 ( 一餐 + 茶點 ), 活動全日上限為 250 元 ( 三餐 + 茶點 ) 貨款 勞務費不得以預支款及代墊支付 5 經費支用注意事項 (3/3) 採購案件請會簽總務處 採購案件 2 萬以上案件請附報價單 二家以上之報價金額差異達 20% 以上 採購請依本校採購辦法辦理, 請勿刻意拆單 : 2 萬元以下 檢附估價單 1 張 2 萬元 金額 <10 萬元 檢附估價單 2 張 10 萬元以上 檢附估價單 2 張 6 3

4 合法憑證與真實憑證之區分 真實事項未必合法, 合法事項未必真實會計人員為合法憑證負責執行預算人員為支付事實真實性事實真實性負責 7 如何取得合格憑證 : 憑證種類 收據 二聯式發票 三聯式發票 收銀機統一發票 注意下列事項是否書寫完整 : 買受人 : 黎明技術學院 統一編號 ( ) 購買日期 : 年月日皆須填寫銷售公司章公司章 負責人負責人章品名章品名 品名若為貨號者應加註品名及經手人簽章品名若為貨號者應加註品名及經手人簽章 數量及單價 8 4

5 單據實例說明 免用統一發票收據 1 免用統一發票收據 2 財政部稅務入口網 查詢結果頁面 二聯式發票三聯式發票收銀機發票 9 經常門經費核銷核銷流程 : (1/4) 檢附合格收據或發票 單位主管核可 會計室審核 $5,000 出納組開立支票付款檢附合格收據或發票 會計室開立傳票 單位主管核可 校長核定 會計室審核 會計室開立傳票 事務組付款 ( 零用金支付 ) 校長核定 10 5

6 經常門經費核銷請依序請依序檢附文件 : (2/4) 1. 經費收支結算表 2. 黏貼憑證 3. 驗收單 4. 佐證資料 5. 合約書及議價單 6. 招標文件 7. 原始簽呈 計畫案或產學案合格發票或發票或收據凡採購物品請填寫保險 : 要保書 保單保單 保險名冊保險名冊簽到表 會議紀錄會議紀錄 課程表課程表 照片等依案件性質提供 ( 如次頁 ) 議價記錄及合約 ( 事務組提供 ) 底價單 比減價比減價單 標單 會議簽到單 會議通知單 ( 事務組提供 ) 經費動支申請單動支申請單 活動計畫活動計畫 經費預估 估價單等估價單等 11 經常門經費核銷佐證資料說明 (3/4) 項目臨時工資 工讀費出席費 / 諮詢費稿費審查費演講費鐘點費 檢附文件簽到表 ( 以單位 : 時核算 ) 照片會議紀錄 簽到表 照片稿件內容 支給標準 照片審查意見 ( 或紀錄 ) 照片演講日期 ( 時間 ) 大綱簽到表 照片檢附課程表 ( 時間 ) 簽到紀錄 照片 勞務支出 ( 填寫領據者 ) 請詳列身分證字號身分證字號及戶籍地址, 若單筆支領金額超過 40,001 元請代扣 5% 所得稅, 支領金額超過每月基本工資, 請代扣二代健保補充保費 12 6

7 經常門經費核銷佐證資料說明 (4/4) 邀請外國人來校上課或參與各項活動, 請於給付日起 5 日內辦理核銷, 並檢附 (1) 簽收之領據 (2) 居留証影本或護照影本 外國學國學者 ( 非境內居住者 ) 來台授課 ( 講座 ) 鐘點費 生活費等生活費等薪資所得 ( 所得格式 50) 非本國籍人 當年度在台 183 天 是 否 適用本國人之所得扣繳方式 $31,513 超過 18% ( 月累計 ) 以下 6% 外國學者 ( 非境內居住者 ) 演講鐘點費鐘點費 稿費稿費等執行業務所得 ( 所得格式 9B) 給付金額超過 $5,001 元, 就源扣繳 20% 所得稅 13 物品或設備經費核銷 ( 須驗收 ) 流程 (1/3) 廠商交貨出貨單 點測交貨後 7 日內 填報驗收點測後 15 日內 列印驗收單單位主管審查 檢附合格收據或發票 通知廠商開立發票 保管組驗收財產建立 事務組檢核合約 黏貼憑證送事務組完整驗收文件 保管組登錄財產確認 會計室審核 出納組開立支票付款 校長核定 會計室開立傳票 14 7

8 物品或設備設備經費經費核銷核銷請依序請依序檢附檢附文件 (2/3) 1. 黏貼憑證 2. 財產增加單 3. 驗收單 4. 功能測試單 5. 合約書及議價單 6. 招標文件 7. 原始簽呈 合格發票或收據保管組登錄後, 會計室入帳時檢附凡採購設備 物品物品 修繕皆請修繕皆請填寫出貨單 ; 交貨後 7 日內完成議價記錄及合約, 事務組監驗時檢附含底價單底價單 比減價比減價單 標單標單 會議簽到單 會議通知單, 事務組提供含經費動支申請單經費動支申請單 請購單請購單 估價單正本 2 家 15 物品或設備設備經費經費核銷注意事項 (3/3) 購買物品, 核銷時請判定是否列帳管理 耐用年限超過 2 年, 且單價 1 萬元, 應列為資本門 ; 單價 <1 萬元, 列為物品 請依性質填報驗收單分屬設備驗收單 物品驗收單或修繕驗收單 核銷時請先送請先送保管組保管組驗收驗收 核銷國外支出憑證 : 國外發票 (INVOICE) 收據 (RECEIPT) 及匯付證明 16 8

9 差旅費結報 (1/4) 核准後出發 回來 15 日內辦理核銷 E 化系統填報差旅費報告表 短程長程 交通費雜費 ( 校內款不予支付 ) 交通費住宿費 雜費 ( 校內款不予支付 ) 自行開車之加油單據開車之加油單據 過路費等均不得報銷過路費等均不得報銷 參加訓練 講習, 訓練機構已提供膳宿, 僅得補助往返交通費 17 差旅費結報 國內 (2/4) 國內出差旅費標準表 單位 : 元 項目金額說明 交通費 檢據按實報支 搭乘飛機及高鐵事先簽准事先簽准始可報支因業務需要且經核准得駕駛自用汽 ( 機 ) 車者, 其交通費得按同路段公民營客運汽車或台鐵最高等級之票價報支, 但不得另行報支油料 過路 ( 橋 ) 停車等費用 住宿費 1700 不分職等, 檢據單據, 核實列支 雜費 ( 每日 ) 400 不分職等, 檢據單據, 核實列支經費來源為校內款者, 不予支給雜費 18 9

10 差旅費結報 國外 (3/4) 應於出差前簽報機關首長核准其出差行程及日數乘坐飛機 船舶及長途大眾陸運工具所需費用船舶及長途大眾陸運工具所需費用 出差旅費 交通費 機票票根或電子機票登機證存根或足資證明出國事實之護照影本或航空公司所開立之搭機證明國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據或其他足資證明支付票款之文件 生活費住宿費 (70%) 膳食費 (20%) 及零用費 (10%) 校內款請依本校出差旅費報支依本校出差旅費報支辦法申報辦公費出國之手續費 保險費保險費 行政費行政費 禮品及交際費 雜費雜費 ( 須事先簽准 ) 1. 非搭乘本國班機 : 因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書 2. 未辦理結匯者 : 以出國前一日出國前一日臺灣銀行臺灣銀行賣出即期美元賣出即期美元參考匯參考匯價為依據辦理報支 ( 如逢假日往前順推 ) 19 差旅費核銷檢附檢附文件 (4/4) 國內差旅報告表 車票單據 ( 高鐵及飛機須事先簽准 ) 及住宿單據 研習類 研習申請表 研習研習證明證明 心得報告 國外差旅報告表 1. 註冊及報名費請附繳費單 ( 信用卡帳單或銀行匯款單 ) 2. 匯率以出差以出差前 1 日之台灣銀行即期賣出匯率或水單期賣出匯率或水單 3. 計畫案請提供生活費日支數額計算式 4. 搭乘飛機請檢附機票票根機票票根 ( 登機證存根 ) 電子機票電子機票 購票證明 ( 或旅行業代收轉付收據 ) 搭乘非本國籍非本國籍班機時, 須先報請校內核准核准 原始簽呈 經費動支申請申請單 其他其他與會議相關之與會議相關之文件 20 10

11 常見問題 (1/4) 計畫案或產學案簽訂通過後, 未送經費核定表至會計室建立預算建立預算 憑證取得日期不得在請購 ( 申請 ) 單或簽呈核准日之前 黏貼單及驗收單未押日期 收據或發票漏寫校名或漏打 ( 寫 ) 統編 校外人士領據未填金額或未填活動名稱或未黏貼至黏貼憑證 21 常見問題 (2/4) 品名 數量 單價未完整標示 收銀機發票上之品名為英文或編號時, 請以原子筆 ( 請勿用鉛筆 ) 逐項註名中文品名, 應由經手人加註貨物名稱並簽名或蓋章經手人加註貨物名稱並簽名或蓋章 若為感熱紙, 請再複印黏貼一份留存 印刷及場佈費未附樣張或照片 ( 可縮印於 1 張 A4) 獎品或禮券未附簽收單及獎勵辦法 22 11

12 常見問題 (3/4) 1. 未附要保書 ( 須有學校用印 ) 要保人為 黎明技術學院 請勿加入系科或單位名稱 2. 未附保單 3. 未附保險名冊 4. 保險收據無收款人或缺收款日期 23 常見問題 (4/4) 1. 申請專案計畫 ( 產學案 ) 編製預算時, 應保留雇主負擔保費 ( 補充保費 勞退及勞 健保費 ) 2. 專案計畫 ( 產學案 ) 經費未於計畫 ( 合約 ) 執行期間內執行完畢 3. 專案計畫 ( 產學案 ) 結案核銷結報日前 15 日, 尚未辦理核銷及對帳 24 12

13 學校關帳注意事項 本學年各項經費 : 含預借經費 各項專案計畫 人事費用 1. 凡於學年度內支出, 請於 7 月 15 日前檢據核銷 2. 若屬於 7 月 15 日 ~7 月 31 日活動之單據, 於活動結束後 7 日內辦理核銷, 最晚至 8 月 10 日前完成經費核銷 25 內部審查最高目標 讓報支經費同仁 吃得下睡得著笑得開 感謝聆聽 敬請指教 26 13

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