1

Size: px

Start display at page:

Download "1"

懿禹凌
5 years ago
Views:

1 北京化工大学文件北化大校财发号关于印发北京化工大学会计档案管理办法的通知各学院部处及校直属单位 : 北京化工大学会计档案管理办法经 2017 年 6 月 22 日第 19 次校长办公会审议通过, 现印发给你们, 请遵照执行附件 :1. 会计凭证查阅申请表 2. 会计档案查阅申请表 3. 会计档案保管期限表北京化工大学 2017 年 6 月 30 日 1

2 北京化工大学会计档案管理办法第一章总则第一条为了加强学校会计档案管理, 有效保护和利用档案, 健全会计档案管理制度, 根据中华人民共和国会计法会计档案管理办法 ( 财政部国家档案局令第 79 号 ) 北京化工大学档案管理办法 ( 北化大校办发号 ) 等有关规定, 结合学校实际, 制定本办法第二条本办法适用于学校一级财务会计档案管理, 学校独立核算单位可根据本办法制定具体实施细则第三条本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的, 记录和反映学校经济业务事项的, 具有保存价值的文字图表等各种形式的会计资料, 包括通过计算机等电子设备形成传输和存储的电子会计档案第四条财务处负责会计档案移交前的整理立卷装订归档保管查阅利用等工作 ; 档案馆负责会计档案移交后的保管查询利用鉴定和销毁等工作第五条会计档案管理部门应设定会计档案管理岗位, 指定专人负责会计档案的日常管理工作第六条会计档案管理部门应采取可靠的安全防护技术和措施, 保证会计档案的真实完整可用和安全, 严防毁损散失和泄密第二章会计档案的内容第七条下列会计资料应当进行归档 : ( 一 ) 会计凭证, 包括原始凭证记账凭证 1. 原始凭证是指记录或证明经济业务发生或完成情况的文 2

3 字凭据, 它可以明确经济责任, 是会计核算的原始资料和重要依据, 最具法律效力, 包括外来原始凭证和自制原始凭证两类 2. 记账凭证是指会计人员按照规定对原始凭证进行审核后填制的会计凭证 ; 学校应根据会计电算化的要求设置统一通用的记账凭证 ( 二 ) 会计账簿, 包括总账明细账日记账固定资产卡片及其他辅助性账簿 ( 部门账项目账等 ); ( 三 ) 财务会计报告, 包括月度季度半年度年度财务会计报告 ; ( 四 ) 其他会计资料, 包括银行存款余额调节表银行对账单纳税申报表会计档案移交清册会计档案保管清册会计档案销毁清册会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料具有保存价值的会计资料是指与会计核算有关的重要资料, 包括 : 学生缴费及欠费情况工资薪金发放清册和其他会计核算资料第八条学校可以利用计算机网络通信等信息技术手段管理会计档案第九条同时满足下列条件的, 学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存, 形成电子会计档案 : ( 一 ) 形成的电子会计资料来源真实有效, 由计算机等电子设备形成和传输 ; ( 二 ) 使用的会计核算系统能够准确完整有效接收和读取电子会计资料, 能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证会计账簿财务会计报表等会计资料, 设定了经办审核审批 3

4 等必要的审签程序 ; ( 三 ) 使用的电子档案管理系统能够有效接收管理利用电子会计档案, 符合电子档案的长期保管要求, 并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系 ; ( 四 ) 采取有效措施, 防止电子会计档案被篡改 ; ( 五 ) 建立电子会计档案备份制度, 能够有效防范自然灾害意外事故和人为破坏的影响 ; ( 六 ) 形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案第十条满足本办法第九条规定条件, 学校从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的, 可以以电子形式归档保存, 形成电子会计档案第三章日常管理第十一条会计档案的封面及装订材料由财务处和档案馆统一制作, 财务处和档案馆应统一和规范会计档案的装订立卷要求第十二条财务处独立核算单位的财会人员是会计档案的立卷人, 应对本部门的会计档案及时进行整理装订立卷和归档财务处负责人独立核算单位的主管会计对本部门的会计档案工作负责国有资产管理处负责固定资产卡片档案的归档, 部门负责人对该项档案工作负责第十三条财务处独立核算单位应按照归档范围和归档要求, 负责定期将应当归档的会计资料整理立卷, 编制会计档案保管清册 ( 一 ) 财务处要建立严格合理科学的会计凭证传递程序, 4

5 健全各类账簿的记录和保管要求, 统一各类财务报告的格式和编报时间, 保证会计档案的完整及时规范 ( 二 ) 财务处应每月对会计凭证进行整理和装订凭证装订人员应根据会计凭证的数量定期 ( 最长不得超过 10 个工作日 ) 及时进行整理和装订, 防止凭证的散乱和遗失 ( 三 ) 记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表, 按照编号顺序, 折叠整齐, 按期装订成册, 并加具封面, 注明应填列的内容, 由装订人在装订线封签处签名或者盖章 ( 四 ) 会计账簿上应载明账簿名称所属会计年度记账或管理人员账簿启用和起止日期, 并加盖财务处公章和财务处长的签章采用财务信息处理自动生成的账簿, 应按月打印出纸质会计档案, 也应载明账簿名称及所属年度管理人员, 并加盖财务处公章和财务处长的签章 ( 五 ) 对各类财务报告, 应按照月季年度保存作为会计档案的各类财务报告应加盖财务处公章, 财务处长及填报或者编制人应在报告上签章 ( 六 ) 来源于校内各部门的他会计资料, 应加盖部门公章和该部门负责人签章 ; 来源于校外的其他会计资料, 应加盖该单位公章或财务用章第十四条财务处各科室当年形成的会计档案, 由科室负责妥善保管, 并在下一年度 5 月前编制移交清册, 移交给财务处档案室保管移交工作由财务处长指派人员监交第十五条财务处当年形成的会计档案, 在会计年度终了后, 可由财务处临时保管一年, 再移交档案馆保管因工作需要 5

6 确需推迟移交的, 应当经档案馆同意财务处临时保管会计档案最长不超过三年临时保管期间, 会计档案的保管应当符合国家学校有关档案管理的有关规定, 出纳人员不得兼管会计档案当年形成的固定资产卡片由国有资产管理处负责妥善保管, 并在下一年度 5 月前编制移交清册, 移交财务处档案室保管独立核算单位当年形成的会计档案, 在会计年度终了后, 可暂由该单位保管 3 年, 以便利用和查阅 3 年期满后, 在财务处的监督下及时将保管期限未满的会计档案移交给档案馆第十六条财务处在办理会计档案移交时, 应当编制会计档案移交清册, 列明所移交会计档案的名称卷号册数起止年度和档案编号应保管期限已保管期限等内容, 并按照国家学校档案管理的有关规定办理移交手续纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交, 且文件格式应当符合国家学校档案管理的有关规定特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交档案馆接收电子会计档案时, 应当对会计档案的准确性完整性可用性安全性进行检测, 符合要求的才能接收交接会计档案时, 交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接交接完毕后, 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名第十七条会计档案的查阅流程 : 1. 经费负责人经费负责人持本人身份证或校园卡会计凭证查询申请表 6

7 ( 附件 1), 可以对本人所负责经费项目的会计凭证进行查阅受经费负责人委托代为查阅, 受托人应持本人身份证或校园卡会计凭证查阅申请表, 可以对经费负责人所委托项目的会计凭证进行查阅 2. 校内工作人员学校纪委审计监察财务等部门因工作需要查询会计档案, 应填写会计档案查阅申请表 ( 附件 2), 详细说明查阅时间目的内容查阅人的姓名联系方式等, 由申请部门负责人审核并加盖部门公章, 经会计档案管理部门负责人审批后, 可查阅相关会计档案财务处工作人员因工作需要查阅财务处临时保管的会计档案, 会计档案查阅申请表由财务处科室负责人审批同意后, 即可查阅相关会计档案 3. 校外工作人员校外人员受主管部门经费拨付部门学校等委托对学校经费进行审计检查, 校内接待部门应在审计检查人员入驻前填写会计档案查阅申请表 ( 附件 2), 详细说明查阅时间目的内容查阅人的姓名联系方式等, 由接待部门负责人审批并加盖部门公章, 经会计档案管理部门负责人审核同意后, 可查阅相关会计档案会计档案管理部门应设立会计档案查阅登记簿, 记录查阅时间内容查阅人等信息查阅时间发生冲突时, 会计档案管理部门可按照工作紧急程度, 安排查阅顺序申请查阅人员应服从档案管理部门的安排, 和管理人员预约适当的查询时间 7

8 第十八条学校的会计档案一般不得对外借出确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的, 应当由借用部门提出申请, 经其主管校领导审核后, 提交至会计档案管理部门, 由所申请借出会计档案的实际管理部门负责人审批同意后方可借出书面申请应详细说明借出理由国家有关规定内容借出时间预计归还时间等会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案, 确保借入会计档案的安全完整, 并在规定时间内归还查阅或者复制会计档案的人员, 严禁在会计档案上涂画拆封和抽换会计档案管理部门应设立会计档案借用登记簿第十九条会计档案的保管期限分为永久定期两类定期保管期限一般分为 10 年和 30 年本办法规定的会计档案保管期限, 从会计年度终了后的第一天算起第二十条各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附件 3 执行, 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限学校会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的, 应当比照类似档案的保管期限办理第二十一条学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定, 并形成会计档案鉴定意见书经鉴定, 仍需继续保存的会计档案, 应当重新划定保管期限 ; 对保管期满, 确无保存价值的会计档案, 可以销毁第二十二条会计档案鉴定工作应当由档案馆牵头, 组织财务处审计室纪检监察等机构共同进行经鉴定可以销毁的会计档案, 应当按照以下程序销毁 : ( 一 ) 档案馆编制会计档案销毁清册, 列明拟销毁会计档案的名称卷号册数起止年度档案编号应保管期限已保 8

9 管期限和销毁时间等内容 ( 二 ) 校长总会计师档案馆负责人财务处处长档案馆经办人会计科科长在会计档案销毁清册上签署意见 ( 三 ) 档案馆负责组织会计档案销毁工作, 并与财务处共同派员监销监销人在会计档案销毁前, 应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对 ; 在会计档案销毁后, 应当在会计档案销毁清册上签名或盖章电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的相关规定, 并由档案馆财务处和信息中心共同派员监销第二十三条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁, 纸质会计档案应当单独抽出立卷, 电子会计档案单独转存, 保管到未了事项完结时为止单独抽出立卷或转存的会计档案, 应在会计档案鉴定意见书会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明第二十四条学校的会计档案及其复制件需要携带寄运或者传输至境外的, 应当按照国家有关规定执行第二十五条违反本办法规定的部门和个人, 学校应按照中华人民共和国会计法中华人民共和国档案法等法律法规的相关规定进行处理, 涉及刑事责任的, 应移交司法机构第二十六条预算计划制度等文件材料, 应当执行文书档案管理规定, 不适用本办法第四章附则第二十七条本办法由财务处档案馆负责解释第二十八条本办法自印发之日起实施 9

10 附件 1 会计凭证查阅申请表 ( 经费负责人版 ) 经费负责人信息姓名工号联系电话查阅原因委托查阅人信息序号姓名工号 / 学号部门名称联系电话经费编号查阅内容 ( 示例 :XX 年 XX 月 XXXXXXX 号 ) 查阅凭证编号经费负责人 ( 签字 ): 受托查阅人 ( 签字 ): 年月日年月日查阅时间 : 档案管理员 ( 签字 ): ( 档案管理员填写 ) 10

11 附件 2 部门名称查阅原因会计档案查阅申请表负责人申请 / 接待部门信息查阅人信息经办人联系电话序号姓名工号 / 身份证号工作单位 / 部门联系电话经费编号查阅内容查阅时间查阅内容申请 / 接待部门负责人 ( 签字盖章 ) 档案管理部门负责人 ( 签字盖章 ) 年月日年月日查阅时间 : 档案管理员 ( 签字 ): ( 档案管理员填写 ) 11

12 附件 3 会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证 1 会计凭证 30 年包括 : 原始凭证记账凭证和传票汇总表二会计账簿 2 日记账 30 年 3 总账 30 年 4 明细分类分户账或登记簿 30 年 5 固定资产卡片固定资产报废清理后保管 5 年三财务会计报告 6 部门财务报告永久所属单位报送的保管 2 年 7 部门决算永久所属单位报送的保管 2 年 8 月季度报表 10 年所属单位报送的保管 2 年四其他会计资料 9 银行存款余额调节表 10 年 10 银行对账单 10 年 11 会计档案移交清册 30 年 12 会计档案保管清册永久 13 会计档案销毁清册永久 14 会计档案鉴定意见书永久北京化工大学校长办公室主动公开 2017 年 6 月 30 日印发 12

第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作, 共同制定全国统一的会计档案工作制度, 对全国会计档案工作实行监督和指导县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作, 并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导第五条单位应当加强会计档案管理工作, 建立和完善会计档案

第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作, 共同制定全国统一的会计档案工作制度, 对全国会计档案工作实行监督和指导县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作, 并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导第五条单位应当加强会计档案管理工作, 建立和完善会计档案中华人民共和国财政部国家档案局令第 79 号会计档案管理办法会计档案管理办法已经财政部部务会议国家档案局局务会议修订通过, 现将修订后的会计档案管理办法公布, 自 2016 年 1 月 1 日起施行中华人民共和国财政部部长楼继伟国家档案局局长李明华 2015 年 12 月 11 日会计档案管理办法第一条为了加强会计档案管理, 有效保护和利用会计档案, 根据中华人民共和国会计法