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1 研究生教育综合类 教学项目 教材类归档培训材料 同济大学档案馆 QQ 群 : ( 可进行归档业务咨询 ) 1

2 研究生教育综合类 教学项目 教材类归档培训材料 研究生教育综合类 教学项目 教材类...1 归档培训材料...1 研究生教育综合类 教学项目 教材类...2 归档培训材料...2 第一部分根据归档范围与保管期限表整理立卷 预立卷 分类 立卷 拟案卷题名...5 (1) 不用介词结构的标题...5 (2) 作者 + 介词结构 + 文种 排序 编页号 编档号 输入档案管理系统中 打印卷内文件目录 案卷封面 备考表 装订 打印案卷移交目录 归档时间 立卷 归档流程...7 第二部分输入档案管理系统 案卷级录入 案卷内文件录入 删除 完整的案卷 卷内文件示例...16 第三部分文件 图像 媒体上传 进入途径 全文上传 全文提要信息录入 附件上传...19 (1)FTP 方式上传...19 (2) 浏览上传 删除上传的电子文件 ( 图像 媒体 ) 更新上传的电子文件 ( 图像 媒体 )...20 第四部分打印 点击打印按钮 弹出 目录打印 页面

3 4.3 点选相应的打印项目 如何才能正确执行打印预览?

4 第一部分根据归档范围与保管期限表整理立卷 1.1 预立卷预立卷是指个部门兼职档案员在根据本单位在日常活动中形成的材料参照 同济大学归档范围与保管期限表 进行文件的初步整理 预分类, 对文件材料是否合乎归档规范进行把关, 如查验流转后所有的形成文件是否齐全, 通知与报送材料是否完整等 这是归档准备工作的第一步, 直接关系着归档案卷的质量和完整性 1.2 分类先按 同济大学归档范围与保管期限表 ( 教学类 ) 进行分类, 将永久 长期 短期的各放在一起 1.3 立卷单位在工作中形成和使用的文件材料, 办理完毕后, 需要系统整理, 这种系统整理的工作就叫做立卷 (1) 按文件特征立卷 文件特征即是文件的特点 一般来说, 文件特征主要有六个方面 : 问题特征 时间特征 名称特征 作者特征 通讯者特征和地区特征 在立卷时要灵活运用这个六个特征 (2) 我校教学类立卷方法为 按年度以问题为主进行立卷 a) 以文件的签发日期 ( 即落款日期 ) 判断文件的所属年度 b) 对于跨年度形成的文件, 统一放在办结年度归档 如下级单位 2007 年 12 月写的请示, 上级部门是 2008 年 1 月批复的, 则应请示连同批示和办理过程中形成的其他文件一起归入 2008 年 c) 对于表彰先进等材料内容所指年度与文件形成年度不一致时, 统一按其形成年度归档 如 2008 年评选 表彰 年先进材料, 放在 2008 年归档 d) 按问题特征立卷, 就是将涉及同一时间 人物 问题 或同类性质的文件组合在一起立卷 从档案利用的规律来看, 利用者也都是从问题的角度提出利用要求 所以按问题特征立卷, 可以保持文件间的联系, 反映工作的面貌, 便于查找利用 4

5 按问题特征立卷的方法在实际应用中有很大的灵活性 一般来说, 属于反映统一十五 时间或问题的文件, 必须放在一起 如 : 请示和批复, 通知和上报材料, 来文和复文 如果文件数量较多, 可以把问题分都细一些分别组卷, 例如关于招生问题方面的可分为 : 招生工作的文件, 招生计划, 招生简章, 招生总结 分别组卷 ; 又如学籍变更的文件, 如果数量多, 也可按跳级 留级 退学 休学 复学等分别组卷, 这样可避免一个文件要到数卷中去查 1.4 拟案卷题名拟写案卷题名, 应简明确切, 结构完成, 体式一致 一般包括卷内文件主要责任者 内容 文种 如 : 同济大学关于评选 表彰档案工作先进集体 先进个人的通知 决定 这里, 同济大学 是责任者, 评选 表彰档案工作先进集体 先进个人 是内容, 通知 决定 是文种 除会议材料外, 一般不能用 XXXX 文件材料 案卷标题的结构主要由两种类型 : (1) 不用介词结构的标题这种标题适用于报表 综合性计划 报告 总结等 如 同济大学 2008 年招生计划 同济大学 2008 年基建年报 等 这种标题不能用 关于 这个介词 硬套上 关于 两个字就是画蛇添足, 是不妥的 如下面三个标题 : 同济大学关于校务会议纪录 本校关于在职干部离休干部名册 同济大学关于 1996 年工作总结 以上标题中的 关于 都是多余的 (2) 作者 + 介词结构 + 文种这种标题结构是最常用的, 大多数以问题为特征的案卷标题都可采用这种结构 如, 教育部关于招生工作的通知 同济大学关于评选 表彰档案工作先进集体 先进个人的通知 决定 等 这里, 关于 是介词 关于 XX 问题 是介词结构, 是用来表示对象所关 5

6 联的范围的 1.5 排序卷内文件材料按办理顺序 ( 形成时间 ) 或重要程度排列 一般来说, 批复在前, 请示在后 ; 上级通知在前, 上报材料在后 ; 正件在前, 附件在后 1.6 编页号卷内文件无论单面或双面, 只要有书写文字, 均应一面编写一个页号, 页号应由号码机敲出, 起始号码为 1, 页号的编制位置在书写正面的右上角, 反面的左上角 如果原材料为图书或者已经装订成册且页码清楚, 这种情况下则不需再敲页码 1.7 编档号根绝每卷案卷的重要程度, 排列编写档号, 一般来说, 保管期限长的排列在前, 保管期限短的排列在后 档号的编制必须唯一, 中间不能重号和空号 我校档号的编制包括全宗号 (2) 年度号 分类号 案卷号, 之间用 连接 如 : JX , 2 为全宗号 2010 为年度号, JX1112 为分类号, 46 为案卷号 1.8 输入档案管理系统中包括输入案卷和文件目录, 后面会专门讲到 如文件有电子版, 按规定将需要上传的文件 图片上传到系统 1.9 打印卷内文件目录 案卷封面 备考表具体见第二部分 1.10 装订拆除文件上的金属物, 对破损的文件材料及小字条 照片等要进行加边修补和裱糊, 然后将案卷封面 ( 放在首页 ) 卷内文件目录( 第二部分 ) 案卷( 第三部分 ) 备考表( 最后 ) 放在一起, 按照三点一线的装订方式装订成一本案卷 1.11 打印案卷移交目录将案卷移交目录连同案卷一起向档案馆移交 1.12 归档时间 研究生教育综合类 教学项目 教材类的材料要在第二年 6 月底前将上一年 6

7 度的材料归档 ; 研究生学位 论文材料要在学生毕业后三个月内将材料归档 1.13 立卷 归档流程预立卷 按 同济大学归档范围与保管期限表 分类 按年度以问题为主进行立卷 拟写案卷题名 排序 经档案馆人员检查准确后 敲页号 编档号 在档案管理系统中著录 上传 经档案馆人员检查无误后 打印卷内文件目录 案卷封面 备考表 装订 打印案卷移交目录, 连同案卷一并向档案馆移交 经档案馆检查合格, 双方在移交目录上签字, 各执一份留存 第二部分 输入档案管理系统 2.1 案卷级录入 1) 登陆档案馆网站 找到 网上 立卷 或者直接输入网址 : 也可进入系统 2) 点击 网上立卷 进入系统, 输入单位用户名和密码 7

8 3) 研究生院点击 研究生教育 - 综合 成绩 (JX12) 进入 : 教务处点击 教学项目 教材 进入 4) 点击页面左上角 添加案卷 5) 出来一个案卷编辑页面, 在这个界面中, 首先选择最上面的 类目 6) 点击 选择类目 会出现一个下拉式的菜单选择项 研究生院 就业指导中心选择 : 教务处选择 : 8

9 7) 在三级类目选择好后, 点击 关闭 回到案卷著录页面 需著录的项目有 : 案卷必输项目 : 项目名称 输入格式 示例 全宗号 2- 代表同济大学 2 实体分类号 年代号 + 实体分类号 2010-JX 案卷 / 盒号及件号 案卷号 1 保管期 短期 长期 永久 下拉选择 密级 公开 内部 秘密 机密 绝密 下拉选择 正题名 输入完整卷名 的通知 页数 输入案卷总页数 100 起止时间 用 8 位码表示一个时间 归档单位 输入归档的单位 ( 全称 ) 教务处 必输项目注释 : 全宗号 :2 实体分类号 : 年代 + 档案分类号, 如 2010 年研究生综合的实体分类号为 9

10 2010-JX1211; 需要注意的是教务处教务研究类的档案还需加项目号, 如 2010 年优秀教学成果的材料, 先将每项成果按流水给个项目号, 每一项成果内, 再分卷, 即实体分类号为 :2010-JX1112-n 如, 第 47 个优秀教学成果项目实体分类号为 :2010-JX 案卷号 / 盒号 : 即每份案卷排列的顺序号, 流水排列, 1~n. 如优秀教学成果项目 47 号共分为 5 卷, 则第一卷的案卷 / 盒号中填写为 1.000, 第二卷的案卷 / 盒号中填写为 保管期限 : 下拉式菜单, 根据 归档范围与保管期限表 点击选择 永久 长期 短期 短期为保管 10 年以下 ; 长期为保存 30 年 密级 : 内部附注 : 需要对案卷作情况说明的, 填写在附注栏内 如, 教学成果奖获得的等级必须在此栏内填写 正题名 : 即一份案卷的题名, 要求能涵盖改案卷内的主要材料内容 副题名 : 一般不需要填写, 如果正题名过长, 需要副题名来补充时才填写 第一责任者 : 指的是形成文件材料的单位或个人, 如教务处的优秀教学成果材料的责任者即是获奖者 ; 若是一份文件, 第一责任者为印章下方署名的第一个单位 页数 : 填写一份案卷总的页数 格式为阿拉伯数字 例如, 案卷是 100 页, 直接输入 100 特殊情况 : 若是一本书或一张光盘为一卷的话, 页数填写为 : 一本或一张 起止时间 : 为案卷内文件的日期, 形成时间最早的一份和最晚的一份 如果一个案卷只有一份文件, 则只需要填写第一个时间即可 ( 注 : 此日期是文件的落款日期, 即右下角签署的日期, 非印发日期 ) 格式为八位数, 例如,2011 年 05 月 01 日, 不能写为 2011 年 5 月 1 日, 若无明确月日, 可空缺 归档单位 : 填写自己部门所在的单位的名称 接收人 : 填写档案馆负责此类档案接收的人员姓名 移交人 : 填写部门负责此类档案的兼职档案员姓名 移交时间 : 八位阿拉伯数字, 年月日用英文输入法的. 隔开, 如 2012 年 4 月 10 日, 输入为

11 输入员 : 填写输入人名字 以上内容全部填写完毕后, 点击 添加 即完成一条案卷的输入工作 一条完整的案卷著录如下 : 8) 修改案卷著录内容, 点击 编辑 在弹出来的案卷编辑页面进行修改 : 11

12 修改完毕后, 一定要点击 保存 才算修改完成 再点击 关闭 2.2 案卷内文件录入因为一份案卷里面可能包括至少一份以上的文件, 所以还要对每份文件的内容进行著录 1) 点击 添加文件 2) 弹出文件编辑页面, 如下图 : 12

13 一级目录, 二级目录, 三级目录栏目因为前面已经著录了本条案卷, 所以这 里已经默认好了目录 文件必输项目有以下内容 : 文件必输项目 : 项目名称 输入格式 示例 全宗号 2- 代表同济大学 2 实体分类号 年代号 + 实体分类号 2010-JX 案卷 / 盒号及件号 案卷号 ( 文件流水号自动生成 ) 保管期 短期 长期 永久 下拉选择 密级 公开 内部 秘密 机密 绝密 下拉选择 正题名 输入完整卷名或文件名 的通知 第一责任者 输入成文单位 ( 全称 ) 理学部联合委员会 页数 输入文件的起止页数 1-5 时间 用 10 位码表示一个时间 归档单位 输入归档的单位 ( 全称 ) 学院 文号 图号 输入文件号或图号 同档 [2010]003 号 13

14 必输项目注释 : 全宗号 :2 ( 同案卷输入相一致 ) 实体分类号 : 同案卷输入一致文件案卷号及件号 : 案卷号即是上面填写的 中 的数字, 后面的件号即是每份案卷内文件的顺序号 如图, 优秀教学成果第 47 份项目的第 1 卷的第一份文件即是 :1.0001, 第二份文件为 :1.002 第二卷的第 1 份文件为 :2.001, 第二份文件为 依次类推 保管期限 : 同案卷输入一致密级 : 同案卷输入一致正题名 : 文件题目 如果文件没有题目或者名字过于简单时, 要拟写能够涵盖文件内容的题目 副题名 : 一般在文件名过长时填写 另外就是指文件题名破折号后的文字 第一责任者 : 文件印章下署名的单位或个人 也就是形成 ( 拟写 ) 该文件的单位或个人 页数 : 填写该份文件在此案卷中的起止页码 格式为阿拉伯数字 如图 : 文件时间 : 文件右下方的落款日期, 非印发日期 格式为八位阿拉伯数字, 年月日用英文输入法的. 隔开, 归档单位 : 同案卷著录一致文号 : 如果文件有文号或图号, 要在此栏内将文件的文号或图号输入 归档分数 :1 14

15 输入员 : 填写输入人名字 3) 输入完毕后, 点击 添加 完成此条著录 4) 修改案卷或文件输入信息, 点击 编辑图示按钮, 可以弹出案卷或 文件编辑页面 5) 修改好后, 一定要点击 保存 按钮, 方完成此次修改 2.3 删除 1) 如果用户需要删除某一案卷或文件, 只需将鼠标悬停于该案卷或文件 操 作栏 的 上, 箭头 状的鼠标图标变成 手 的形状, 并出现 删除该记录 的标 识, 按鼠标左键点击 : 2) 系统弹出对话框询问是否放到回收站里, 点击 确定 按钮, 则该案卷或文 件则被放入回收站 15

16 3) 此时在页面左侧的三级目录下方, 将出现一个 回收站 的图标 点击 回收站 的图标, 在页面右侧就会出现刚才被放入的案卷或文件, 点击 还原 按钮, 可以将该案卷或文件还原到原来的位置 ; 再次进行删除操作, 则完成彻底删除, 删除后不可恢复 意. 4) 若. 选择多条记录后..., 进行.. 批量删除... 则为永久性删除..., 操作时一定要注 完整的案卷 卷内文件示例 如下图供参照 16

17 第三部分 文件 图像 媒体上传 档案网络管理系统 6.0 除了可以支持用户实现对案卷 文件的基本信息的录入 编辑 修改 删除外, 还支持用户远程上传各种格式的电子文件全文, 纸质文件扫描图像以及录音 录像等音频 视频多媒体文件, 从而实现了对档案的全方位 现代化管理 3.1 进入途径如果用户需要对案卷或文件进行全文 图像或多媒体的操作, 可以有两条途径进入操作页面 : 1) 用户可以在 档案文件信息管理 页面下, 通过点击对应案卷或文件操作栏右侧的三个超链接 ( 即右图中红线所框出的部分 ) 17

18 2) 用户也可以在 编辑案卷 文件 页面下, 点击 输入员 右侧的三个按钮 ( 即图中红线所框出的部分 ) 3.2 全文上传用户要对案卷或文件进行全文操作, 可点击 全文 超链接或是 全文 按钮, 系统进入 案卷 文件提要 页面, 该页面分为两部分, 分别支持用户实现案卷或文件全文提要信息的录入和附件包括电子文件全文的上传 3.3 全文提要信息录入 用户可以在 文件 案卷提要 页面上部的文本框中录入案卷或文件全文的 提要信息 如 : 在图我们录入了案卷或文件责任者的个人信息作为其提要内容 录入完成后, 用户切记用鼠标左键点击下方的 保存 按钮, 系统自动弹出如 18

19 图所示的对话框, 鼠标左键点击 确定, 完成录入 3.4 附件上传用户在 文件 案卷提要 页面上可以实现电子文件全文的上传操作, 可利用两种方法进行上传 : (1)FTP 方式上传若您是初次使用 电子文件上传 功能, 则需要安装上传程序 如图中所示 电子文件上传插件手工安装程序, 点击此链接, 下载 webftp.rar, 进行解压 安装 安装成功后, 点击 电子文件上传, 则弹出对话框如图, 可对硬盘中文件进 行上传 ( 支持 crtl 键和 shift 键, 批量上传 ): (2) 浏览上传鼠标左键点击 选择文件 右侧的 浏览 按钮, 用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上传的电子文件 用户还可根据自己的使用需要, 重新命名上传文件以及设置文件上传的方式 19

20 图中选择了本地计算机 E 盘 档案馆文件 下的 档案管理系统操作手册.doc 作为上传文件, 并设置其 文件题名 为 操作手册, 上传方式 为 上传整个文件 选择好上传文件并完成设置后, 用户可点击下方 上传 按钮, 系统完成附件的上传 3.5 删除上传的电子文件 ( 图像 媒体 ) 如果用户需要删除所上传的电子文件, 则需点击 删除 超链接, 系统弹出对话框询问用户是否真的要删除? 点击 确定 按钮完成删除 3.6 更新上传的电子文件 ( 图像 媒体 ) 如果用户需要更新所上传的电子文件, 则需点击 更新 超链接, 系统进入更新页面, 点击 浏览 按钮选定更新的电子文件, 点击 更新 按钮完成操作 20

21 第四部分 打印 打印内容主要包括 : 打印卷内文件目录 打印案卷封面 打印备考表 打印案卷移交目录 4.1 点击打印按钮有两种选择 : 一是打印当前, 二是打印所有 4.2 弹出 目录打印 页面 21

22 4.3 点选相应的打印项目需要部门打印的项目有 : 卷内文件目录 案卷移交目录 备考表 案卷封面 I(A4) 然后点击打印预览, 再点击浏览器上的 文件 打印 即可 本管理系统默认勾选 自动设置边距, 集成自动设置打印参数功能 ( 如图下部分所示 ), 一般情况下用户无需再进行设置即可点击 打印预览, 进行正常打印 点击 打印预览 后, 若发生页面只有滚动条, 无其他反应的现象, 原因是用户未进行打印插件的安装 4.4 如何才能正确执行打印预览? 安装数字证书, 打印插件 (1) 在 登录页左下角, 点击 安装南大之星数字证书 ; (2) 在 internet explorer 浏览器菜单栏依次点击 工具 internet 选项 安全 自定义级别将 ActiveX 插件和控件 项目下各个条目点选 提示 或 启用 完成以上两个步骤, 再执行图的 打印预览 功能, 则会弹出插件安装提示, 用户允许其安装即可, 安装结束后, 就能够打印 22

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