Microsoft PowerPoint - 第1章 Excel基础知识

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铎丁
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1 第 1 章 Excel 基础知识 1.1 Excel 基本操作 1.2 工作表的操作 1.3 公式与函数的操作 1.4 分类汇总与数据透视表 1.5 图形与图表的操作本章学习目标 Excel 的命令和工具栏的应用工作表的相关操作 Excel 常用函数和公式的使用分类汇总与数据透视表的使用图形与图表的绘制 1.1 Excel 基本操作 Excel 操作界面的构成菜单和命令对话框的设置工具栏的应用添加或删除快捷按钮 Excel 操作界面的构成要启动 Excel, 首先单击 Windows 桌面左下角的开始按钮, 将鼠标指向程序选项后, 再将鼠标指向 Microsoft Excel 选项, 单击鼠标左键, 如图 1-l 所示 Excel 启动后, 如果调入一个工作簿文件 ( 如 book1), 则可获得如图 1-2 所示的 Excel 工作界面其中包含如下几项内容 : 标题栏菜单栏工具栏编辑栏工作表工作表名称滚动条状态栏等如图 1-3 所示返回首页图 1-1 Windows 环境下的屏幕图 1-2 Excel 工作表组件 1

2 1.1.2 菜单和命令图 1-3 Excel 最大的数据容量单击主菜单栏上的任意菜单, 屏幕上显示一个下拉菜单, 如图 1-4 所示 1. 当前有效命令当前有效菜单命令是那些目前能够合法使用的命令, 在当前的状态下单击命令可以执行相应操作这些命令在菜单中以深色字体显示 2. 当前无效命令当前无效菜单命令是那些目前不能够合法使用的命令, 它们在当前的状态下是没有意义的那些字体颜色比别的菜单命令的字体颜色浅的就是当前的无效菜单命令图 1-4 下拉菜单 3. 具有快捷按钮的命令在菜单中, 有的菜单命令左边有一个图标, 称为具有快捷按钮的命令 4. 快捷键快捷键, 是指直接从键盘上按规定的组合键来执行菜单对应的命令 5. 会弹出对话框的命令如果菜单命令的后面带有省略号, 意味着在单击这条命令之后会出现对话框, 在对话框中进行了相应的操作后才能完成某项特定功能 6. 带有子菜单的命令如果菜单命令的右边有一个箭头, 表示该菜单命令带有子菜单选中该菜单命令, 则在该命令旁弹出一个子菜单 7. 复选命令带有复选标记的菜单命令称为复选命令, 如图 1-5 所示图 1-5 复选命令 2

3 1.1.3 对话框的设置 1. 单选按钮 2. 复选框 3. 文本框 4. 选项卡标签和数字增减框 5. 列表框 6. 下拉列表框 7. 图形列表框 1. 单选按钮图 1-6 含单选按钮的对话框 2. 复选框 3. 文本框图 1-7 含复选框的对话框图 1-8 含文本框的对话框 4. 选项卡标签和数字增减框 5. 列表框图 1-9 含选项卡标签和数宇增减框的对话框图 1-10 含列表框的对话框 3

4 6. 下拉列表框 7. 图形列表框图 1-11 含下拉列表框的对话框图 1-12 含图形列表框的对话框工具栏的应用 1. 常用工具栏工具栏中的按钮都是菜单中常用命令的副本, 当鼠标指向某一按钮后, 稍等片刻后, 在按钮右下方会显示该按钮图标的含义 2. 格式工具栏用于编辑排版, 能够使输入的数据和文本更加漂亮 3. 绘图工具栏使用它可以在 Excel 工作表格中绘制图形图 1-13 常用工具栏与格式工具栏添加或删除快捷按钮 1. 添加按钮 (1) 在工具菜单上, 单击自定义选项, 如图 1-14 所示 (2) 在自定义对话框中, 单击工具栏选项卡, 选中要显示的工具栏的复选框 (3) 单击命令选项卡, 在类别框中, 单击要让按钮执行的命令的类别 (4) 将所需的命令从命令框中拖动到显示的工具栏上图 1-14 自定义对话框 4

5 1.2 工作表的操作 2. 删除按钮 (1) 在工具菜单上, 单击自定义选项 (2) 在自定义对话框中, 单击工具栏选项卡, 选中要显示的工具栏的复选框 (3) 将要删除的按钮拖离工具栏 (4) 在自定义对话框中, 单击关闭按钮建立工作表编辑单元格设置行与列数据的查找与替换多工作表间的操作返回首页建立工作表启动 Excel 时, 计算机自动打开工作簿和工作表这时, 一般显示三张工作表, 即 Sheet1 Sheet2 和 Sheet3, 可以根据要求对工作表进行命名或者建立新的工作表新建一个工作簿有两种方法 : 一是将光标移动到主菜单栏上的文件菜单, 在下拉式菜单中单击新建, 在出现的新建工作簿对话框中双击空白工作簿即可第二种方法是, 单击标准工具栏的新建按钮编辑单元格 1.Excel 中的数据类型 (1) 标签 (2) 数值 (3) 公式图 1-15 Excel 中数据的三种类型 2. 向单元格输入数据当选中单元格后, 就可以从键盘上向它输入数据输入的数据同时在选中的单元格中和公式栏上显示出来如果相邻几个单元格的数值相同, 那么输入时不必逐个去敲, 只需要在最左上角的单元格输入数值后, 用鼠标选中它, 然后再用鼠标对准该单元格右下角的填充柄 ( 形状为一个小的黑正方形 ), 按住鼠标左键并往右 ( 同一行的单元格 ) 或往下 ( 同一列的单元格 ) 拖, 一直拖到相同内容连续单元格的最后一个, 最后松开鼠标左键, 结果这些相邻的单元格的相同内容就全部输入好了 5

6 3. 单元格的插入与删除 (1) 插入单元格单击要插入的单元格, 使之成为活动的单元格执行插入菜单中的单元格命令 ( 或执行快捷菜单中的插入命令 ), 这时屏幕上会出现如图 1-16 所示的对话框 (2) 删除单元格用鼠标选中要删除的单元格, 使其成为活动单元格执行编辑菜单中的删除命令 ( 或执行快捷菜单中的删除命令 ), 这时屏幕上会出现如图 1-17 所示的对话框如图 1-17 所示图 1-16 插入对话框图 1-17 删除对话框设置行与列 1. 选中整行只需将光标移动到所要选中行的行号处, 然后单击 2. 选中整列只需将光标移动到所要选中列的列号处, 然后单击 3. 插入行或列对于一个编辑好的表格, 可能要在表中增加行或列来增加新的数据 4. 删除行或列选定要删除的行或列在编辑菜单上, 单击删除命令, 在删除对话框中, 单击整行或整列即可数据的查找与替换数据的查找与替换比较简单执行编辑菜单中的查找或替换命令, 在出现的查找和替换对话框中输入需要查找或替换的内容, 单击对话框下部的不同命令按钮就会执行相应操作多工作表间的操作 1. 增减工作表 2. 选定多张工作表 3. 同时修改多张工作表 4. 保存工作表 5. 移动和复制工作表 6

7 1.3 公式与函数的操作公式的创建与编辑 Excel 常用函数图 1-19 函数图示返回首页公式的创建与编辑 1. 公式的创建 (1) 选择要建立公式的单元格 (2) 键入 = (3) 输入公式的内容, 比如 =SUM(B4:G4) (4) 为了完成公式的编辑, 确认输入的公式, 可按 Enter 键或用鼠标单击编辑栏左侧的按钮 ; 如果要取消编辑的公式, 则可单击编辑栏的按钮 2. 公式中的运算符 (1) 算术运算符 ( 见表 1-1) (2) 比较运算符 ( 见表 1-2) (3) 文本运算符 ( 见表 1-3) (4) 引用运算符 (5) 运算符的优先顺序 ( 见表 1-4) 表 1-1 算术运算符运算符操作举运算结运算符含义名称例果 + 加号加 = 减号减 = * 星号乘 =10*5 50 / 斜杠除 =10/5 2 ^ 脱字符乘幂 =10^ % 百分号百分比 =200% 2 表 1-2 比较运算符运算符运算符名称含义操作举例 = 等于号等于 A1=B1 > 大于号大于 A1>B1 < 小于号小于 A1<B1 >= 大于等于号大于等于 A1>=B1 <= 小于等于号小于等于 A1<=B1 <> 不等于号不等于 A1<>B1 7

8 表 1-4 Excel 公式中运算符的优先级顺序运算符运算符名称 & 连字符连接数据或文本表 1-3 文本运算符含义操作举例结果 = t & 检验 =A1&B1( 注 : 单元格 A1 为数字 2002,B1 为数字 02) t 检验优先级顺序运算符说明 1( 高 ) :( 冒号 ) 2 ( 空格 ) 3,( 逗号 ) 4 - 负号 5 % 百分号 6 ^ 乘幂 7 * 和 / 乘和除引用运算符 8 + 和 - 加和减 9 & 连续两串文本 ( 连接符 ) 10( 低 ) = > < >= <= <> 比较运算符 Excel 常用函数 3. 公式编辑编辑公式时如果有问题,Excel 会出现错误信息, 常见的错误信息有以下几种 : (1)#### (2)#DIV/0!(3)#VALUE! (4)#NAME?(5)#N/A (6)#REF! (7)#NUM! (8)#NULL! 1. 圆周率 2. 对数与指数 3. 阶乘 4. 排列与组合 5. 随机数 6. 数据取舍函数 7. 求绝对数 8. 求余数与求商 9. 连乘与连加 1.4 分类汇总与数据透视表分类汇总数据透视表分类汇总 1. 简单分类汇总 ( 如图 1-20 所示 ) 分类汇总计算均值可按如下步骤进行 : (1) 对需要分类汇总的关键字字段进行排序 (2) 选定数据清单中的任一单元格如图 1-21 所示 (3) 单击分类字段框的下拉箭头, 在弹出的下拉列表中选择所需字段作为分类汇总的依据, 这里指定组别为分类字段返回首页 8

9 图 1-20 某药物代谢动力学研究数据图 1-21 分类汇总对话框 (4) 单击汇总方式框的下拉箭头, 在弹出的下拉列表中有求和计数等 11 个选项 (5) 在选定汇总项列表框中, 列出了数据清单中的所有字段 ( 变量 ) 名称, 将所有需要汇总的字段前面的复选框选中 (6) 根据需要, 指定汇总结果显示的位置, 选定相应的复选框 (7) 单击确定按钮, 获得如图 1-22 所示的结果图 1-22 分类汇总结果 2. 删除分类汇总如果要删除分类汇总, 可单击菜单中的数据 - 分类汇总命令, 然后在分类汇总对话框中单击全部删除按钮此时, 数据清单恢复成原来的初始状态 3. 多级分类汇总多级分类汇总的关键是正确的分类汇总次序, 即先按主要关键字建立第一级分类汇总, 再按次要关键字建立第二级分类汇总, 依此类推在分类汇总前必须按主要关键字次要关键字等排序 ( 如图 1-24 所示 ) 9

10 1.4.2 数据透视表 1. 创建数据透视表例 1-4 根据如图 1-25 所示的学生体育成绩工作表中的数据建立数据透视表具体步骤如图 1-25~1-29 所示图 1-24 二级分类汇总结果图 1-25 学生体育成绩工作表 ( 部分数据 ) 图 1-26 数据透视表和数据透视图向导步骤 1 图 1-27 数据透视表和数据透视图向导步骤 2 图 1-28 数据透视表和数据透视图向导步骤 3 10

11 2. 数据透视表的结构及其工具栏 (1) 数据区 (2) 数据透视表工具栏 ( 如图 1-30 所示 ) (3) 编辑与组织数据透视表 ( 如图 1-31 所示 ) 图 1-29 数据透视表的雏形图 1-31 各种鼠标指针的形状图 1-30 工具栏按钮的作用 3. 设置报告格式与更新数据 (1) 设置数据透视表格式 1 选定数据透视表中任意单元格 2 单击数据透视表工具栏的设置报告格式按钮, 弹出自动套用格式对话框 3 从中选择需要的报表格式后, 单击确定按钮 (2) 更新数据透视表在数据透视表中任意选择一个单元格, 然后单击数据透视表工具栏的更新数据按钮 4. 数据透视图表中创建公式 (1) 单击数据透视表中的某一数据 (2) 在数据透视表工具栏上单击数据透视表或数据透视图, 再指向公式, 然后单击计算字段命令 (3) 在插入计算字段对话框的名称框中, 键入由公式新创建字段的名称, 如图 1-32 所示 (4) 在公式框中编辑公式 (5) 单击添加 ( 或修改 ) 按钮, 再单击确定按钮 11

12 1.5 图形与图表的操作图形操作图表操作图 1-32 插入计算字段对话框返回首页图形操作 1. 绘图工具栏 2. 绘制图形图 1-33 绘图工具栏图 1-34 自选图形 - 基本图形 3. 编辑图形图 1-35 绘制的自选图形图 1-36 添加图形 12

13 图 1-37 组合命令图 1-38 默认图形叠放次序图 1-39 叠放次序命令图 1-40 调整叠放层次图 1-41 阴影样式选项图 1-42 圆柱形阴影效果图 1-43 等腰三角形三维效果图 1-44 设置自选图形格式对话框图 1-45 艺术字库对话框 13

14 1.5.2 图表操作图 1-46 编辑艺术字文字对话框图 1-47 艺术字效果 1.Excel 图表类型简介 (1) 柱形条形圆柱圆锥和锥图 ( 如图 1-48 所示 ) (2) 折线图 ( 如图 1-49 所示 ) (3) 面积图 ( 如图 1-50 所示 ) (4) 饼图与圆环图 ( 如图 1-51 所示 ) (5)XY 散点图 ( 如图 1-52 所示 ) 图 1-48 柱形图的 7 个子图表类型图 1-49 折线图的 7 个子图表类型图 1-50 面积图的 6 个子图表类型图 1-51 饼图的 6 个子图表类型图 1-52 散点图的 5 个子图表类型 (6) 雷达图 ( 如图 1-53 所示 ) (7) 曲面图 ( 如图 1-54 所示 ) (8) 气泡图两个子图表类型 : 气泡图和三维气泡图 (9) 股价图 ( 如图 1-55 所示 ) (10) 自定义类型 14

15 图 1-53 雷达图的 3 个子图表类型图 1-54 曲面图的 4 个子图表类型图 1-55 股价图子图表类型 2. 创建图表 (1) 确定制图的目的 (2) 将统计资料输入到 Excel 中去 ( 如图 1-56 所示 ) (3) 在想绘制图的数据中任选一个单元格, 然后在插入菜单中选中图表命令 (4) 决定图形 (5) 确定要绘制图表的数据范围 ( 如图 1-57~1-59 所示 ) (6) 给图表命名 (7) 图表位置的选中 ( 如图所示 ) 图 1-56 学生成绩数据图 1-57 图表向导 4 步骤之 2 数据区域选项卡图 1-58 图表向导 4 步骤之 2 系列选项卡 15

16 图 1-59 图表向导 4 步骤之 3 标题选项卡图 1-60 图表向导 4 步骤之 4- 图表位置对话框图 1-61 统计图表结果显示 16

60 新编计算机应用基础实训指导 (2) 单元格显示格式设置选中 (A1:I1) 单元格区域, 在格式工具栏中选择加粗按钮, 将字体设置为加粗显示 ; 选择居中显示按钮, 将字体设置为居中显示 ; 选择底纹设置按钮, 将单元格底纹设置为黄色, 显示结果如图 3 3 所示图 3

60 新编计算机应用基础实训指导 (2) 单元格显示格式设置选中 (A1:I1) 单元格区域, 在格式工具栏中选择加粗按钮, 将字体设置为加粗显示 ; 选择居中显示按钮, 将字体设置为居中显示 ; 选择底纹设置按钮, 将单元格底纹设置为黄色, 显示结果如图 3 3 所示图 3 模块三电子表格软件 Excel 训练项目 1 教师人事档案管理表的录入与编辑训练目标掌握 Excel 2003 工作簿的建立保存与打开方法掌握工作表中各种不同类型数据的输入方法掌握单元格格式的设置方法掌握表格边框和底纹的设置方法掌握特殊符号的输入方法训练内容制作教师人事档案管理表, 最终显示效果如图 3 1 所示图 3 1 教师人事档案管理表样本实训步骤 (1) 启动 Excel