2 Excel 2010 高级应用实例教程 1 启动 Excel 的常用方法 : * 单击 开始 程序 Microsoft Office Microsoft Excel 2010 * 找到.xlsx 文件所在位置, 双击该文件, 或者双击一个新建的 Excel 文件 * 双击 Excel 快捷图标启

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1 第 1 章 Excel 基础知识 Excel 是电子表格处理软件, 是微软公司推出的 Office 组件之一 Excel 不仅具有表格功能, 还提供了若干简化操作的程序设计功能 当前 Excel 广泛应用于各个领域, 使用 Excel 管理 分析业务数据已经成为人们日常工作内容之一 本章目的是使用及总结 Excel 的基础知识, 为后面各章的 Excel 高级应用做好准备 1.1 实例 1 员工档案管理 员工档案存放员工的基本资料, 它为企业人事管理提供基础数据 以往的档案采用档案袋形式存放, 查看 管理档案很不方便 使用 Excel 制作员工档案表, 可以利用 Excel 的表格功能, 方便地管理档案数据 本例创建的 员工档案表 包括员工的编号 姓名 性别 身份证号 学历 参加工作时间 职务 工资 联系方式, 运行效果如图 所示 图 员工档案表本案例使用的 Excel 技术包括智能标识 自动完成 自动列表 工作表的编辑 工作表的格式化 标注 条件格式 样式 名称 制作图表等 可以根据个人需要, 采用本例类似方法制作个人通讯录 学校近几年毕业生就业表 周边企事业单位近几年招聘情况表等 启动 Excel 单击左下角 开始 按钮 程序 Microsoft Office Microsoft Excel 2010, 启动 Excel 单击 空白工作簿, 自动创建一个新的工作簿 1

2 2 Excel 2010 高级应用实例教程 1 启动 Excel 的常用方法 : * 单击 开始 程序 Microsoft Office Microsoft Excel 2010 * 找到.xlsx 文件所在位置, 双击该文件, 或者双击一个新建的 Excel 文件 * 双击 Excel 快捷图标启动 2 工作簿与工作表区别 : 扩展名为.xlsx 的文件就是工作簿文件, 一个工作簿可包含若干个工作表, 若把工作簿比喻为书, 工作表就类似于书页 使用模板 Step1 输入标题内容单击 Sheet1 工作表标签, 在 A1 单元格输入 员工档案表 选择 A1:I1 单元格区域, 在主菜单选择 开始 对齐方式, 单击 合并后居中 ; 在 字体 功能区组, 设置字体加粗 宋体 18 号字, 填充颜色为黄色 在 A2:I2 单元格区域输入各字段内容, 选中 A2:I2 单元格区域, 设置为宋体 12 号字 Step2 保存为模板 在主菜单选择 文件 另存为, 找到保存位置, 在 文件名 输入 练习, 在 保存类型 选择 Excel 模板, 自动 将保存位置定位到模板目录下, 单击 确 定 按钮 Step3 由模板新建工作簿重启 Excel 在主菜单选择 文件 新建 个人 选择 练习, 单击 确定 按钮, 由前面保存的 练习 模板新建工作簿

3 第 1 章 Excel 基础知识 3 1 当用模板新建文件时, 新建的文件具有模板的内容 使用模板可提高效率, 可以将经常使用的内容保存为模板, 也可以用系统自带模板, 或从网上下载大量模板 2 显示文件扩展名 : 右击左下角开始图标 文件资源管理器 查看 勾选 文件扩展名 3 若单元格内容不能完全显示, 将鼠标移到列标边界上, 拖动或双击可调节单元格列宽 或单击列标选中该列, 选择主菜单 开始 单元格 格式 列宽 命令, 输入列宽值或自动调整列宽 行高调整与列宽相似 4 若对工作表整体调节列宽 行高, 先单击左上角的 全选 按钮, 然后调节一个单元格的列宽 行高, 整个表随之变化 对多行 多列的调整与之相似 录入数据 Step1 使用 自动填充 功能输入 编号 在 A3 单元格输入 1, 将鼠标指针移到 A3 单元格右下角的填充柄上, 当鼠标指针变为黑十字图标, 按下鼠标左键并拖动至单元格 A10, 松开鼠标, 填充区域的右下角出现 自动填充选项 智能标识, 点击打开下拉列表, 选 填充序列 选中 D3:D10, 主菜单选 开始 数字, 单击右下角启动器 选择 数字 选项卡 文本, 单击 确定 按钮 在填充时, 若按升序排列, 则按照由上而下或由左而右的顺序方式来填充 ; 若按降序排列, 则按照由下而上或由右而左的顺序方式来填充 Step2 使用 自动完成 功能输入 姓名 按左图输入相关内容 在 B5 单元格输入 刘, 计算机根据同列字符匹配情况自动提 供 刘伟, 若接受按 Enter 键, 若要删除自动 提供的字符, 按 Back Space 键 1 自动完成 功能设置 : 文件 选项 高级 勾选 为单元格值启用记忆式键入 2 若同一列中有多个相同内容的情况时, 不能自动完成, 如 : 一列中有多个姓 刘 的名字, 若在单元格输入 刘, 不能自动完成其余字符填写

4 4 Excel 2010 高级应用实例教程 Step3 移动单元格 按 Tab 键将横向移动活动单元格, 按 Enter 键将纵向移动活动单元格 在输入信息时, 通常使用 Tab 键或 Shift+Tab 组合键控制活动单元格横向移动, 按 Tab 键 向右移动活动单元格, 按 Shift+Tab 组合键向左移动活动单元格 ; 使用 Enter 键或 Shift+Enter 组合键控制纵向移动, 按 Enter 键向下移动活动单元格, 按 Shift+Enter 组合键向上移动活 动单元格 别 Step4 使用 自动列表 功能输入 性 选中 C5, 按 Alt+ 组合键, 或右击选择 从下拉列表中选择 快捷菜单命令, 计算机 提供同列已输入的信息供选择 Step5 输入 员工档案表 的其他数据 录入其他内容 对不能采用填充 自动完 成 自动列表功能录入的内容, 采用手工录入 美化 员工档案表 Step1 设置日期 时间的格式 在 A13 单元格输入日期 , 在 B13 单元格输入时间 13:30, 在 C13 单元 格输入日期 选择 C13 单元格, 在主菜单选择 开始 数字, 单击右下角启动器 选择 数 字 选项卡 日期, 在 类型 区域选 择 星期三 与 C13 设置方法相似, 将 A13 单元格设 置为 2001 年 3 月 14 日 格式 选择 时 间 选项卡, 将 B13 单元格设置为 13 时 30 分 格式

5 第 1 章 Excel 基础知识 5 Step2 快速移动行单击行标 13, 选中第 13 行, 光标移到这一行的边缘, 当光标变为黑色的四箭头图标时, 按住 Shift 键, 拖动这行到第二行位置, 松开鼠标左键 Step3 设置表格框线 选择 A1:I12 单元格区域, 在主菜单 选 开始 字体, 点击 边框 右 侧下拉按钮, 在下拉列表选择 所有框 线 Step4 设置单元格图案 选择 A1:I1 区域, 在主菜单选择 开 始 字体, 点击右下角启动器 填 充, 图案样式选 细对角线条纹, 图案颜色选 浅绿, 点击 确定 Step5 上下标使用 选择 A1 单元格, 在编辑栏将表头 内容改为 员工档案表 2010, 在编辑 栏内选中 2010, 在主菜单选择 开始 字体, 点击右下角启动器 在 设 置单元格格式 对话框中勾选 上标, 点击 确定 Step6 设置工作表背景在主菜单选择 页面布局 背景, 选择图片插入 ( 按自己喜好选择图片 ) 去掉背景, 选择主菜单 页面布局 删除背景

6 6 Excel 2010 高级应用实例教程 Step7 设置货币格式 选中 H4:H12 单元格区域, 在主菜 单选择 开始 数字, 点击右下角 启动器 货币, 在 小数位数 微调 框中输入 0, 在 货币符号 列表框 选择, 在 负数 列表框选择黑色 1,234 Step8 工作表标签操作右击 Sheet1 标签选择 重命名 快捷菜单命令, 输入 2010 档案 点击工作表其他位置, 再右击 2010 档案 标签选择 工作表标签颜色, 选红色 选中 A2:I12 单元格区域, 点击 开始 对齐方式 居中 使用样式 Step1 建立样式 选中 A3 单元格, 在主菜单选择 开 始 样式 功能区的 单元格样式, 点击下拉箭头 新建单元格样式, 打 开 样式 对话框, 在 样式名 处输 入 样式 1, 点击 格式 按钮, 打开 设置单元格格式 对话框 切换到 字 体 选项卡, 颜色 选 红色 字形 选 加粗 ; 切换到 填充 选项卡, 背 景色 选 绿色, 点击 确定 退出 单 元格格式 对话框, 再点击 确定 退 出 样式 对话框 Step2 使用样式 在 B3:I3 区域使用样式 选中 B3:I3 单元格区域, 在主菜单选择 开始 样式 单元格样式, 点击下拉按 钮, 选 样式 1

7 第 1 章 Excel 基础知识 7 前面的列标题字段设置除了采用样式, 还可以采用其他方法 1 拖动 A3 单元格右下角黑十字填充柄, 单击 智能标识, 选择 仅填充格式 2 使用格式刷 设置条件格式 将工资大于或等于 3500 的用红色显示 Step1 设置条件 选中 H4:H12 区域, 在主菜单选 开 始 样式 条件格式, 点击下 拉箭头 突出显示单元格规则 其 他规则 设置 单元格值 为 大于 或等于 3500 Step2 设置颜色 点击 格式 按钮, 选择 颜色 为红色, 点击 确定 添加批注 Step1 添加批注 选中 H4 单元格, 右击鼠标, 在弹出 的快捷菜单中选 编辑批注, 输入批注 最高工资, 拖动批注边框, 调整批注 输入框到合适大小

8 8 Excel 2010 高级应用实例教程 Step2 隐藏批注若一般情况下不希望批注出现, 只有鼠标移到该单元格位置时批注才出现, 则可选择 隐藏批注 选中 H4 单元格, 右击鼠标, 在弹出的快捷菜单中选 显示 / 隐藏批注 使用名称采用名称表示某个单元格区域, 可以避免用枯燥的地址来表示, 而赋予名称一定含义, 便于使用, 在函数 公式中经常使用名称 Step1 建立名称选择 B4:B12 单元格区域, 在右上角名称框输入 员工姓名, 按 Enter 键 Step2 使用名称单击名称框右侧下拉箭头, 从下拉列表框中选择 员工姓名, 则选中 B4:B12 区域 1 名称的建立 : 选择需定义名称的单元格区域, 在主菜单中选择 公式 定义的名称 定义名称, 输入名称, 选择相应设置, 单击 确定 按钮 2 名称的修改 : 在主菜单中选择 公式 定义的名称 名称管理器 隐藏工作表和行 Step1 隐藏工作表右击该工作表标签 隐藏

9 第 1 章 Excel 基础知识 9 Step2 隐藏行隐藏第 5 行 选中该工作表, 单击行号 5, 右击鼠标, 在弹出的快捷菜单中选择 隐藏 命令 1 取消工作表隐藏 右击工作表标签 取消隐藏 选中需要取消隐藏的工作表名, 单击 确定 2 取消行隐藏 点击左上角 全选按钮, 鼠标移到行标区域右击, 选择 取消隐藏 若取消列隐藏, 则鼠标移到列标区域右击 保护表格有时希望用户只在某些指定的单元格区域操作, 而不希望用户在其他单元格区域操作, 可采用保护表格功能 例如本例中, 只允许用户对工资 联系方式操作, 而对其他单元格区域采取保护 Step1 取消 锁定 单元格对不需要保护的区域设置 选中 H4:I12 单元格区域, 在主菜单选择 开始 数字, 点击右下角启动器 保护, 取消勾选 锁定 确定 Step2 保护 锁定 单元格 选择 审阅 保护工作表, 在 允许此工作表的所有用户进行 处取 消勾选 选定锁定单元格, 若需要保护 密码则输入密码, 点击 确定 取消保护 : 选择 审阅 撤销工作表保护, 输入保护密码, 单击 确定

10 10 Excel 2010 高级应用实例教程 生成图表 Step1 快速生成图表 选择 2010 档案 工作表的 B7:B12 单元格区域, 按住 Ctrl 键, 再选择 H7:H12 单元格区域, 按 F11 键, 会快速生成一 张图表工作表 Step2 使用图表向导生成图表 选 2010 档案 工作表 B7:B12 单 元格区域, 按住 Ctrl 键, 再选择 H7:H12 单元格区域, 在主菜单选 插入 图 表 柱形图 簇状柱形图 在图表工具栏选 布局 标签 图表标题 图表上方, 输入 员 工工资 选 布局 标签 坐 标轴标题 主要横坐标轴标题, 输 入 姓名 选 布局 标签 坐 标轴标题 主要纵坐标轴标题, 输 入 工资 选 布局 标签 图 例, 设置 无 在图表工具选 设计 位置 移动图表 选 新工作表 确定 Step3 修改图表 选中图表, 在图表工具选 设计 类型 更改图表类型 柱 形图 三维簇状柱形图 确定 选中图表, 右击 三维旋转, 选 直角坐标轴

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