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1 第 3 章 条件格式与数据验证 工作中, 经常需要对符合特定条件的单元格设置不同的格式, 以区别于其他单元格, 也经常会限制一些单元格数据的类型及输入范围等 通过 Excel 提供的条件格式和数据验证功能, 可以很轻松地完成这两项任务, 本章将详细介绍这两种功能 通过对本章内容的学习, 读者将掌握 : 突出显示单元格规则的使用 项目选取规则的使用 条件格式中各类内置单元格图形的应用 管理规则的方法 数据验证的使用方法 3.1 基于各类特征设置条件格式 在 Excel 环境下可以轻松实现为表格中的数据按照各自的特征来设定条件格式 Excel 为用户提供了多种基于特征值进行设置的条件格式, 如可以按大于 小于 日期 文件 重复值等特征突出显示单元格, 也可以按大于或小于前 10 项或 10% 高于或低于平均值等要求显示单元格等 突出显示单元格规则 在功能区的 开始 选项卡中, 单击 样式 组中的 条件格式 下拉按钮, 可在展开的下拉菜单中看到 突出显示单元格规则 选项 将鼠标指针指向该选项, 其展开的级联菜单中包括了 Excel 内置的 7 种 突出显示单元格规则 选项, 如图 3-1 所示 这 7 种 突出显示单元格规则 的用法说明如下 大于 : 为大于设定值的单元格设置指定的单元格格式 小于 : 为小于设定值的单元格设置指定的单元格格式 介于 : 为介于设定值的单元格设置指定的单元格格式 等于 : 为等于设定值的单元格设置指定的单元格格式 文本包含 : 为包含设定文本的单元格设置指定的单元格格式 发生日期 : 为包含设定发生日期的单元格设置指定的单元格格式 重复值 : 为重复值或唯一值的单元格设置指定的单元格格式

2 妙哉!Excel 数据分析与处理就该这么学 图 3-1 条件格式 下拉菜单 项目选取规则 除了上一小节介绍的 7 种 突出显示单元格规则 之外,Excel 还内置了 6 种 项目选取规则 将鼠标指针指向 条件格式 下拉菜单中的 项目选取规则 选项, 即可显示出包含这 6 种选项的级联菜单, 如图 3-2 所示 图 3-2 项目选取规则 选项 有关这 6 种 项目选取规则 的用法说明如下 60

3 第 3 章条件格式与数据验证 前 10 项 : 为值最大的 n 项单元格设置指定格式, 其中 n 的值由用户设定 前 10% 项 : 为值最大的 n% 项单元格设置指定格式, 其中 n 的值由用户设定 最后 10 项 : 为值最小的 n 项单元格设置指定格式, 其中 n 的值由用户设定 最后 10% 项 : 为值最小的 n% 项单元格设置指定格式, 其中 n 的值由用户设定 高于平均值 : 为高于平均值的单元格设置指定格式 低于平均值 : 为低于平均值的单元格设置指定格式 下面通过一个简单的例子介绍如何使用 突出显示单元格规则 和 项目选取规则 为指定单元格设定不同的条件格式 例 3-1 基于各类特征进行条件格式设置图 3-3 所示为 员工工作能力考评表 的最终效果图 该表使用 浅红填充色深红色文本 来突出显示低于平均分的各项考核能力分数所在的单元格, 并且将总分排名在前 3 位的数值以 红色文本 显示 图 3-3 员工工作能力考评表 最终效果图 设置条件格式的具体操作步骤如下 (1) 打开本章素材文件 员工工作能力考评表.xlsx, 选择 C4:F19 单元格区域 (2) 在功能区上执行 开始 条件格式 突出显示单元格规则 命令, 在展开的级联菜单中选择 小于 选项, 如图 3-4 所示 (3) 在 小于 对话框的数值编辑框中输入指定数值 由于 Excel 默认显示的是选择区域中所有数值的平均值, 因此这里不用进行设置 单击 设置为 右侧的下拉列表, 可以选择符合条件的单元格格式 这里选择默认的 浅红填充色深红色文本, 此时工作表中符合设定条件的单元格将直接显示应用效果, 然后单击 确定 按钮即可应用此效果, 如图 3-5 所示 (4) 选择 G4:G19 单元格区域, 执行 开始 条件格式 项目选取规则 命令, 在展开的级联菜单中选择 前 10 项 选项, 如图 3-6 所示 (5) 在弹出的 前 10 项 对话框左侧的微调框中, 将数值调整为 3, 在 设置为 下拉列表选择 红色文本, 单击 确定 按钮即可完成设置, 如图 3-7 所示 61

4 妙哉!Excel 数据分析与处理就该这么学 图 3-4 选择 小于 选项 图 3-5 小于 对话框 图 3-6 单击 前 10 项 命令 62

5 第 3 章条件格式与数据验证 图 3-7 前 10 项 对话框 3.2 数据条的应用 除了基于特征值进行设置的条件格式,Excel 还提供了 数据条 这种单元格图形类的效果样式 不仅如此还可以使用自定义的方式设置具体的显示效果 例 3-2 使用数据条直观分析数据图 3-8 所示为使用数据条样式后的产品质量检验报告表效果图 该表将 生产数量 列单元格区域中的数据使用 绿色渐变填充 数据条来显示 ; 将 抽检数量 列数据设置为 黄色实心填充 ; 将 不合格数 列数据设置为 淡红色实心填充, 并且以单元格中点为起始位置, 从右到左显示 图 3-8 设置 数据条 后的效果 设置数据条样式的具体操作步骤如下 (1) 打开本章素材文件 产品检测报告.xlsx, 选择 D4:F21 单元格区域, 设置对齐方 63

6 妙哉!Excel 数据分析与处理就该这么学 式为 右对齐 ( 为方便数据条的显示而设置 ), 如图 3-9 所示 图 3-9 设置对齐方式为 右对齐 (2) 选择 D4:D21 单元格区域, 在功能区上执行 开始 条件格式 数据条 命令, 在展开的级联菜单中选择 渐变填充 区域中的 绿色数据条 选项, 如图 3-10 所示 图 3-10 设置渐变填充数据条 (3) 按照同样的方法将 E4:E21 单元格区域设置为 黄色实心填充 数据条显示 (4) 选择 F4:F21 单元格区域, 在 数据条 的级联菜单中选择 其他规则 选项 (5) 在弹出的 新建格式规则 对话框中, 在 条形图外观 区域中将 颜色 设置为自 淡红色, 在右下角的 条形图方向 下拉列表中选择 从右向左 选项, 然后单击 负值和坐标轴 按钮, 如图 3-11 所示 (6) 在弹出的 负值和坐标轴设置 对话框中, 选择 坐标轴设置 区域的 单元格中点值 单选按钮, 如图 3-12 所示 64

7 第 3 章条件格式与数据验证 图 3-11 新建格式规则 对话框 图 3-12 负值和坐标轴设置 对话框 (7) 单击 确定 按钮返回 新建格式规则 对话框, 然后再次单击 确定 按钮返回工作簿中, 即可完成设置 3.3 色阶 的应用 色阶 可以用丰富的色彩直观地反映数据的大小, 形成 热图 Excel 内置了包括 6 种 三色刻度 和 3 种 双色刻度 在内的 12 种样式 用户可以根据自己的喜好进行选择 下面以具体实例介绍 色阶 的应用方法 例 3-3 使用 色阶 创建热图图 3-13 所示为使用 色阶 格式后的主要城市空气质量指数效果图 该表将表示控制质量指数数据所在的单元格设置为 色阶 显示, 其中数值偏高的单元格显示为红色, 偏低的显示为绿色, 中间过渡色为黄色 图 3-13 使用 色阶 设置后的效果 为单元格应用 色阶 格式的具体操作步骤如下 : (1) 打开本章素材文件 主要城市最近两周空气质量指数.xlsx, 选择 B4:O4 单元格区域 (2) 在功能区上执行 开始 条件格式 色阶 命令, 在展开的级联菜单中 65

8 妙哉!Excel 数据分析与处理就该这么学 单击第一行第二个图标, 即 三色刻度 中的 红 - 黄 - 绿 图标, 即可完成设置, 如图 3-14 所示 图 3-14 设置 色阶 条件格式样式 3.4 图标集 的应用 在工作表的数据区域使用 图标集, 可以在包含数据的单元格中显示出不同的图标, 用以区分该区域中的数据大小 Excel 中内置了 方向 形状 标记 等级 4 类图标 例 3-4 利用 图标集 区分数据大小图 3-15 所示是将 员工工作能力考评表 中的各项能力评估分数辅以 图标集 的形式显示出的最终效果 图标集选用的是 3 个星星 样式 图 3-15 以 图标集 格式显示能力评估分数 66

9 第 3 章条件格式与数据验证 应用 图标集 条件格式的具体操作步骤如下 (1) 打开本章素材文件 员工工作能力考评表.xlsx, 选择 C4:F19 单元格区域 (2) 在功能区上执行 开始 条件格式 图标集 命令, 在展开的级联菜单中选择 等级 区域中的 3 个星星 选项, 即可完成设置, 如图 3-16 所示 图 3-16 设置 3 个星星 条件格式样式 在这里要说明的是, 由于沿用的是已经包含条件格式的工作表, 所以在进行设置之前需要将原有的格式清除 有关清除规则的具体方法, 可以参考本章 小节中的内容, 这里就不做过多解释了 3.5 自定义条件格式 如果 Excel 中内置的条件格式不能满足用户的需要, 用户也可以根据个人喜欢的显示效果或条件格式来自定义规则 自定义条件格式样式 在 例 3-2 中我们已经讲述过自定义条件格式的部分内容 用户可以从内置条件格式的级联菜单中单击 其他规则 命令, 打开 新建格式规则 对话框, 也可以直接单击 条件格式 下拉列表中的 新建规则 命令打开该对话框自定义条件格式的样式 例 3-5 以自定义条件格式分析学生成绩表图 3-17 所示为根据学生成绩进行自定义条件格式设置后的效果, 其中 90 分以上的成绩显示 小红旗 标记 自定义条件格式的具体操作步骤如下 (1) 打开本章素材文件 学生成绩表.xlsx, 选择 C4:E23 单元格区域 67

10 妙哉!Excel 数据分析与处理就该这么学 (2) 在功能区上执行 开始 条件格式 新建规则 命令, 如图 3-18 所示 图 3-17 学生成绩表图 3-18 打开 新建格式规则 对话框的菜单命令 (3) 在 新建格式规则 对话框的 选择规则类型 列表框中, 选择 基于各自值设置所有单元格的格式 选项 (4) 在 格式样式 下拉列表中选择 图标集 (5) 在 根据以下规则显示各个图标 组合框的 类型 下拉列表中选择 数字, 在 值 编辑框中输入 90, 在 图标 下拉列表中选择 小红旗 (6) 在 当 <90 且 和 当 <33 两行的 图标 下拉列表中选择 无单元格图标 (7) 单击 确定 按钮, 如图 3-19 所示, 返回工作表中 图 3-19 设置 新建格式规则 对话框 68

11 第 3 章条件格式与数据验证 使用公式自定义条件格式 除了可以通过系统提供的 条件格式 功能设置条件格式之外, 用户还可以利用公式来自定义一些条件格式, 下面举例说明 例 3-6 以公式自定义条件格式分析学生成绩使用公式自定义条件格式将学生成绩表中总分最高的同学标示出来, 如图 3-20 所示 应用公式自定义条件格式的具体操作步骤如下 (1) 打开本章素材文件 学生成绩表.xlsx, 选择 A4:F23 单元格区域 (2) 在功能区上执行 开始 条件格式 新建规则 命令 (3) 在 新建格式规则 对话框的 选择规则类型 列表框中选择 使用公式确定要设置格式的单元格 选项 (4) 在 编辑规则说明 组合框的 为符合此公式的值设置格式 编辑框中输入条件公式 : 图 3-20 标出总分最高分的同学 =SUM($C4:$E4)=MAX($F$3:$F$23) (5) 单击 格式 按钮, 如图 3-21 所示 (6) 在 设置单元格格式 对话框的 填充 选项卡中, 选择格式的背景色, 本例选用 淡红色, 如图 3-22 所示 (7) 依次单击 确定 按钮关闭对话框, 返回工作表中, 完成设置 图 3-21 输入条件格式公式图 3-22 选择条件格式应用背景色 公式解析 : 本例使用了 SUM 函数和 MAX 函数作为条件公式 其中 SUM 函数用于对单元格区域的数据 逻辑值或表达式进行求和, 而 MAX 函数用于计算参数中的最大值 69

12 妙哉!Excel 数据分析与处理就该这么学 有关公式的内容会在第 4 章中进行详细地介绍, 这里就不再赘述了 3.6 管理规则 Excel 允许用户为同一个单元格区域设置多个条件格式规则, 也允许用户对单元格区域所设置的条件格式进行删除和重新编辑, 这有利于条件格式的管理 删除规则 如果需要删除单元格区域中的条件格式, 可以通过下面的步骤来操作 (1) 选中相关的单元格区域 如果是清除整个工作表中所有单元格的条件格式, 则可以任意选择一个单元格 (2) 在 开始 选项卡的 样式 组中, 单击 条件格式 下拉按钮 在展开的下拉菜单中, 将鼠标指针指向 清除规则 选项, 在弹出的级联菜单中, 如果选择 清除所选单元格的规则 选项, 则清除所选单元格区域的条件格式 ; 如果单击 清除整个工作表的规则 选项, 则清除当前工作表中所有单元格的条件格式, 如图 3-23 所示 图 3-23 清除条件格式的选项 除此之外, 用户还可以通过 条件格式规则管理器 删除条件格式, 具体操作步骤如下 (1) 在功能区上执行 开始 条件格式 管理规则 命令 70

13 第 3 章条件格式与数据验证 (2) 在随后弹出的 条件格式管理规则 对话框中选择要删除的条件格式规则, 然后单击 删除规则 按钮, 最后单击 确定 按钮退出对话框即可, 如图 3-24 所示 图 3-24 删除规则 编辑规则 如果用户需要对所选单元格区域中的条件格式规则进行重新编辑, 可以参考下面的步骤实现 (1) 打开 条件格式规则管理 对话框, 选择需要编辑的条件格式规则, 然后的单击 编辑规则 按钮 (2) 在 编辑格式规则 对话框中重新进行条件格式的设置即可 3.7 数据验证 由于 Excel 版本的更新,Excel 2013 早期版本的 数据有效性 改名为 数据验证 数据验证通常用于限制用户向单元格中输入数据的类型和范围, 防止用户输入无效数据, 也可以用于定义帮助信息, 或是圈释无效数据 设置数据验证 要想对工作表中某个单元格或单元格区域设置数据验证, 可以通过下面的步骤实现 (1) 选中需要设置数据验证的单元格或单元格区域, 如此处选择的 A2 单元格 (2) 单击 数据 选项卡 数据工具 组中的 数据验证 按钮, 如图 3-25 所示 (3) 在打开的 数据验证 对话框中, 根据需要设置不同的验证条件 设置完成后单击 确定 按钮即可 数据验证 对话框的 设置 选项卡中内置了 8 种数据验证条件, 可以对数据录入进行有效地管理和控制, 下面分别介绍这 8 种数据验证条件 71

14 妙哉!Excel 数据分析与处理就该这么学 图 3-25 设置数据验证 1. 任何值 任何值 为打开 数据验证 对话框时的默认选项, 即允许在向单元格中输入任意类型的数据 2. 整数 整数 选项用于限制只能向单元格中输入整数 在 数据验证 对话框的 允许 下拉列表中选择 整数 选项, 然后在 数据 下拉列表中选择数据允许的范围, 如 介于 大于 小于 等 8 种条件 如果选择 介于 选项, 则会在对话框下方出现 最小值 和 最大值 两个编辑框, 在这里用户可以设置整数区间的上限和下限值, 如单元格区域中只能输入从 20 到 60 之间的整数, 如图 3-26 所示 3. 小数 小数 选项用于限制只能向单元格中输入小数 小数 与 整数 的设置方法类似 如图 3-27 所示为设置向单元格中输入的数值必须小于 0.1 时的参数设置情况 4. 序列 序列 选项用于限制只能向单元格中输入某一特定序列中的一项 该序列可以是单元格的引用或公式, 也可以是手动输入的序列 72

15 第 3 章条件格式与数据验证 图 3-26 设置 整数 限制条件图 3-27 设置 小数 限制条件在 数据验证 对话框中设置数据验证的条件为 序列 时, 对话框的下方会出现更多关于序列条件设置的选项 在 来源 编辑框中, 用户可以手动输入序列的内容, 并以半角逗号, 隔开序列的每一项, 或者直接在工作表中选择单行或者单列中的数据, 如图 3-28 所示 此外在对话框中还可以选择 提供下拉箭头 复选框, 这样一来, 当选中设置有该验证条件的单元格时, 单元格右侧会显示下拉箭头按钮 单击该按钮, 序列内容即会出现在下拉列表中, 单击选择其中一个选项即可完成数据的输入, 如图 3-29 所示 图 3-28 设置 序列 限制条件图 3-29 通过下拉按钮输入数据 5. 日期 日期 选项用于限制只能向单元格中输入日期数据 由于在 Excel 中, 日期是被视为数值的, 因此其设置方法与设置 整数 和 小数 数据验证方法类似 图 3-30 所示的是将日期限制设置为允许输入 2014/3/1 与 2014/5/31 区间之外的日期, 即排除 2014/3/1 与 2014/5/31 区间日期时的参数设置情况 73

16 妙哉!Excel 数据分析与处理就该这么学 6. 时间 时间 选项用于限制只能向单元格中输入时间数据 关于时间的设置可参考 日期 条件的设置方法 图 3-31 所示为设置输入的时间必须是上午 9:00~11:00 之间的数据 图 3-30 设置 日期 限制条件图 3-31 设置 时间 限制条件 7. 文本长度 文本长度 选项用于限制输入数据的字符个数 例如 : 要求输入身份证号码的长度为 18 位字符, 可按照如图 3-32 所示的设置参数进行设置 8. 自定义 自定义 选项用于通过函数与公式来实现较为复杂的条件设置 例如, 要求在 A2 单元格中只能输入最后两个字为 专业 的文本内容, 可以在 公式 编辑框中输入 =RIGHT(A2,2)=" 专业 " 对输入内容进行判断, 如图 3-33 所示 如果不是以 专业 两个字结尾的内容, 会被禁止输入 74 图 3-32 设置 文本长度 限制条件图 3-33 设置 自定义 限制条件

17 3.7.2 设置输入信息与出错警告 第 3 章条件格式与数据验证 在 数据验证 对话框中, 用户可以为单元格区域预先设置输入信息提示或者输入不符合条件内容时弹出的警告信息 具体设置方法可以参考下面的步骤进行 (1) 选择准备设置提示信息以及错误警告信息的单元格, 如 C2 单元格 (2) 在功能区上执行 数据 数据验证 命令 (3) 在打开的 数据验证 对话框中切换至 设置 选项卡, 单击 允许 下拉按钮, 在下拉菜单中选择 自定义 选项 ; 在 公式 编辑框中输入 =RIGHT(A2,2)=" 专业 ", 如图 3-33 所示 (4) 单击 输入信息 选项卡, 在 标题 编辑框中输入提示信息的标题, 在 输入信息 列表框中输入提示信息的内容, 如图 3-34 所示 (5) 切换至 出错警告 选项卡, 在 样式 下拉列表中选择 停止 选项, 在 标题 编辑框中输入提示信息的标题, 在 错误信息 文本框中输入警告信息, 如图 3-35 所示 图 3-34 设置 输入信息 图 3-35 设置 出错警告 (6) 单击 确定 按钮, 返回工作表中, 完成设置 当再次单击 C2 单元格时, 单元格下方会出现设置的提示信息 如果输出的内容为禁止内容, 则会弹出警告信息, 如图 3-36 所示 图 3-36 显示提示信息以及出错警告信息 75

18 妙哉!Excel 数据分析与处理就该这么学 删除数据验证 将工作表中的数据验证删除可分为删除单个单元格的数据验证和多个单元格的数据验证两种方法, 下面将分别讲解这两种方法 1. 删除单个单元格的数据验证如果要删除某一个单元格的数据验证, 可以通过下面的方法实现 (1) 选择需要删除数据验证的单元格 (2) 在功能区上执行 数据 数据验证 命令, 打开 数据验证 对话框 (3) 在对话框的 设置 选项卡中, 单击 全部清除 按钮 (4) 单击 确定 按钮即可完成删除该单元格数据验证的操作, 如图 3-37 所示 2. 删除多个单元格区域的数据验证如果需要删除的是多个单元格区域中的不同设置条件的数据验证, 可以按照下面的操作步骤实现 (1) 选择需要删除数据验证的单元格区域, 如 A2:A8 单元格区域 (2) 在功能区上执行 数据 数据验证 命令, 此时会弹出警告对话框, 警告 选定区域含有多种类型的数据验证, 如图 3-38 所示 图 3-37 删除单个单元格的数据验证图 3-38 删除多个单元格区域的数据验证 (3) 单击 确定 按钮, 打开 数据验证 对话框 (4) 此时的 数据验证 对话框中, 默认选择的是 设置 选项卡, 有效条件为 任何值 直接单击 确定 按钮, 即可清除所选单元格区域中的数据验证, 如图 3-39 所示 数据有效性应用实例 在功能区上单击 数据验证 下拉按钮, 可以看到展开的下拉菜单中有一个 圈释无效数据 选项, 利用此选项可以进行错误数据的圏释 76

19 第 3 章条件格式与数据验证 1. 圈释无效数据此功能可将工作表中无效的数据圈出来 巧妙地运用此功能会给工作带来更多的便利 例 3-7 圈出员工考勤打卡记录表中记录迟到和早退数据的单元格根据公司规定, 上班时间为 08:30:00, 大于该时间则为迟到 ; 下班时间为 16:30:00, 小于该时间则为早退 使用圏释无效数据的方法将迟到和早退的时间标记出来, 其效果如图 3-40 所示 图 3-39 删除多个单元格不同数据验证的设置图 3-40 圈出迟到和早退时间 圈释无效数据的步骤如下 (1) 打开本章素材文件 某公司员工 2014/7/2 的考勤打卡记录.xlsx, 选择 E2:E35 单元格区域, 采用自定义方式对其设置数据验证, 如图 3-41 所示 图 3-41 设置数据验证 此时所选单元格区域中, 时间介于 8:30:01~16:29:59 之间的时间数据视为无效数据 (2) 在 数据 选项卡的 数据工具 组中, 单击 数据验证 下拉按钮, 在展开的下拉列表中选择 圈释无效数据 选项 此时不符合条件的数据将立即被圏释出来, 效果如图 3-42 所示 77

20 妙哉!Excel 数据分析与处理就该这么学 图 3-42 圈释无效数据 2. 限制输入重复数据重复录入是用户在数据录入时最常发生的错误之一, 使用数据验证可以避免此类错误的发生 例 3-8 限制输入重复的身份证号码图 3-43 所示为某公司生产部部分员工的人员信息表, 要求向表中输入员工的身份证号码 为了防止在输入的过程中出现重复输入身份证号码的情况, 现在利用数据验证设置输入限制条件 限制输入重复的身份证号码的具体操作步骤如下 (1) 打开本章素材文件 限制输入重复身份证号码.xlsx, 选择 E2:E11 单元格区域 (2) 在 数据验证 对话框设置如图 3-44 所示的数据验证参数 78 图 3-43 人员信息图 3-44 设置数据验证

21 第 3 章条件格式与数据验证 这里使用的数据验证公式如下 : =SUMPRODUCT(N($E$2:$E$11=E2))=1 公式解析 : SUMPRODUCT 函数用于计算输入的身份证号码数据在 E 列 身份证号 列中重复的次数, 设置数据验证条件的重复次数为 1, 大于 1 次则为重复数据 公式中的 N 函数用于将逻辑值转换为数值, 以便于计算次数 3. 通过动态下拉列表输入数据在 中已经介绍了使用数据验证对序列进行下拉列表式输入的方法, 这里将通过一个实例进一步介绍制作动态下拉列表的方法 例 3-9 制作设置有动态下拉列表的凭证输入表图 3-45 展示了一张凭证输入表 要求根据图 3-46 中的 会计科目表 和图 3-47 中的 单位名称表, 在 凭证输入表 中设置 科目代码 以及 单位代码 两个下拉列表, 提高输入效率 ; 再使用公式自动显示 科目名称 和 单位名称, 形成动态下拉列表, 实现步骤如下 图 3-45 凭证输入表 (1) 打开本章素材文件 凭证输入表.xlsx, 切换至 会计科目 工作表 (2) 在 会计科目 工作表中新建名称 科目代码 单击工作表中任意一个单元格, 然后在功能区上执行 公式 名称管理器 命令 在 名称管理器 对话框中单击 新建 按钮, 如图 3-48 所示 在 新建名称 对话框的 名称 输入框中输入 科目代码, 在 引用位置 输入框中输入下面的公式 : =OFFSET( 会计科目!$A$3,1,,COUNTA( 会计科目!$A:$A)-3) 依次单击 确定 按钮返回工作表, 如图 3-49 所示 79

22 妙哉!Excel 数据分析与处理就该这么学 图 3-46 会计科目表图 3-47 单位名称表 图 3-48 名称管理器 对话框 图 3-49 新建名称 对话框 (3) 切换至 凭证输入表 工作表, 选择 D4:D19 单元格区域, 设置 数据验证 选项, 如图 3-50 所示 图 3-50 设置 数据验证 选项 80

23 第 3 章条件格式与数据验证 (4) 单击 E4 单元格, 在编辑栏中输入下面的公式 : =IF(D4="",,VLOOKUP(D4, 会计科目!$A$4:$B$85,2,0)) 按 Enter 键确认输入, 如图 3-51 所示 (5) 在 凭证输入表 工作表中, 单击 D4 单元格的下拉按钮, 在下拉列表中选择一个科目代码 此时 E4 单元格中将会显示与该代码相对应的科目名称, 即 E4 单元格中的内容会随着 D4 单元格中代码的变化而自动变化, 如图 3-52 所示 图 3-51 输入公式图 3-52 添加 科目代码 动态下拉列表 (6) 按照相同的方法, 设置 单位代码 与 单位名称 的动态显示, 即可完成设置 之后, 输入表格中的其他数据即可, 效果如图 3-53 所示 图 3-53 添加 单位代码 动态下拉列表 提示 : 本例中使用 名称管理器 对单元格区域中的数据进行了名称的定义, 是为了 方便之后对此工作表中数据的直接调用 相关内容本书会在以后章节中进一步介绍, 这里 就不再赘述了 下面简单介绍一下本例中使用的函数 : OFFSET 函数的功能是以指定的引用为参照系, 通过给定的偏移量得到新的引用 COUNTA 函数用于统计工作表中 A 列汇总文本的个数 IF 函数用于逻辑判断, 返回不同的结果 VLOOKUP 函数用于从数组或者引用区域的首列查找指定的值, 并返回数组或者引用区域当前行中其他列的值 81

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