Office 2016 高效办公实战 10.1 使用公式计算数据 面对大量的 Excel 数据 如果逐个计算 处理 会浪费大量的人力和时间 灵活地使用 公式 可以大大提高数据分析的能力和效率 输入公式 使用公式计算数据的首要条件就是在 Excel 表格中输入公式 常见的输入公式的方法有

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1 10 第章 计算报表 使用公式与函数计算数据 本章导读学习目标

2 Office 2016 高效办公实战 10.1 使用公式计算数据 面对大量的 Excel 数据 如果逐个计算 处理 会浪费大量的人力和时间 灵活地使用 公式 可以大大提高数据分析的能力和效率 输入公式 使用公式计算数据的首要条件就是在 Excel 表格中输入公式 常见的输入公式的方法有手 动输入和单击输入两种 下面分别进行介绍 1. 手动输入 图 10-2 手动输入是指用手动来输入公式 在选定 的单元格中输入等号 = 后面输入公式 输入 = 符号 步 骤 2 单击单元格 A1 此时 A1 单元格的 周围会显示一个活动虚框 同时单元格引用出 输入时 字符会同时出现在单元格和编辑栏中 现在单元格 A3 和编辑栏中 如图 10-3 所示 当输入一个公式时 用户可以使用常用编辑键 如图 10-1 所示 图 10-3 图 手动输入公式 单击选中 A1 单元格 步 骤 3 输入 + 实线边框会代替虚线 边框 状态栏里会再次出现 输入 字样 如 图 10-4 所示 单击输入 单击输入更加简单 快速 不容易出问题 可以直接单击单元格引用 而不是完全靠手动 输入 如要在单元格 A3 中输入公式 =A1+A2 具体操作步骤如下 步 骤 1 在 Excel 2016 中 新建一个空白工 作簿 在 A1 中输入 23 在 A2 中输入 15 并选择单元格 A3 输入等号 = 此时状态 栏里会显示 输入 字样 如图 10-2 所示 184 图 10-4 输入 + 符号 步 骤 4 再单击单元格 A2 将单元格 A2 添 加到公式中 如图 10-5 所示

3 第 10 章 计算报表 使用公式与函数计算数据 2. 在编辑栏中修改 选定要修改公式的单元格 在编辑栏中会 显示该单元格所使用的公式 然后在编辑栏内 直接对公式进行修改 修改完成后按 Enter 键 图 10-5 单击选中 A2 单元格 步骤 5 单击编辑栏中的 按钮 或按 Enter 键结束公式的输入 在 A3 单元格中即可计 算 出 A1 和 A2 单 元 格 中 值 的 和 如 图 10-6 确认 即可快速修改公式 具体操作步骤如下 步 骤 1 新建一个空白工作簿 在其中输入 数据 并将其保存为 员工工资统计表 在 H3 单元格中输入 =E3+F3 如图 10-8 所示 所示 图 10-8 图 计算单元格的和 输入公式 步 骤 2 并按 Enter 键 即可计算出工资的 合计值 如图 10-9 所示 修改公式 在单元格中输入的公式并不是一成不变的 有时也需要修改 修改公式的方法与修改单元 格的内容相似 下面介绍两种最常用的方法 1. 在单元格中修改 选定要修改公式的单元格 然后双击该单 图 10-9 计算工资合计值 元格 进入编辑状态 此时单元格中会显示出 步 骤 3 输入完成 发现未加上 全勤 项 即可选中 H3 单元格 在编辑栏中对该公式进 公式 接下来就可以对公式进行修改 修改完 行修改 如图 所示 成后按 Enter 键确认 即可快速修改公式 如 图 10-7 所示 图 图 10-7 在单元格中修改公式 修改公式 步 骤 4 按 Enter 键确认 单元格内的数值 185

4 Office 2016 高效办公实战 则会发生相应的变化 如图 所示 图 图 输入公式求和 计算出合计值 编辑公式 输入公式时 以 = 作为开头 以提示 Excel 单元格中含有公式而不是文本 在公式 图 中可以包含各种算术运算符 常量 变量 函 数 单元格地址等 本节将介绍如何对公式进 行编辑操作 移动公式 步 骤 4 释放鼠标左键后即可移动公式 移 动后 值不发生变化 仍为 4000 如图 所示 1. 移动公式 移动公式是指将创建好的公式移动到其他 单元格中 具体操作步骤如下 步骤 1 打开 员工工资统计表 文件 如 图 所示 图 移动公式后的值不变 提示 在 Excel 2016 中移动公式时 无论使用哪一种单元格引用 公式内 的单元格引用不会更改 即还保持原 始的公式内容 图 步骤 2 打开文件 在 单 元 格 H3 中 输 入 公 式 =SUM(E3:G3 按 Enter 键即可求出 工 2 复制公式 复制公式就是把创建好的公式复制到其他 资合计 如图 所示 单元格中 具体操作步骤如下 步骤 3 选择单元格 H3 在该单元格的边 框上按住鼠标左键 将其拖曳到其他单元格 步 骤 1 打开 员工工资统计表 文件 在 单元格 H3 中输入公式 =SUM(E3:G3 如图 所示 按 Enter 键计算出 工资合计 如图 所示 186

5 第 10 章 计算报表 使用公式与函数计算数据 即可应用粘贴格式 数值 公式 源格式 链接 图片等 若单击 按钮 则表示只粘贴数值 粘贴后 H6 单元格中的值仍为 4000 图 计算工资合计 步骤 2 选择 H3 单元格 在 开始 选项 卡中单击 剪贴板 选项组中的 复制 按 钮 该单元格的边框会显示为虚线 如图 所示 图 粘贴 面板 公式审核 公式审核可以调试复杂的公式 单独计算 公式的各个部分 分步计算各个部分可以帮助 图 复制公式 步骤 3 选择单元格 H6 单击 剪贴板 选项组中的 粘贴 按钮 即可将公式粘 贴到该单元格中 可以看到和移动公式不同的 是 值发生了变化 E6 单元格中显示的公式 为 =SUM(E6:G6) 即复制公式时 公式会 根据单元格的引用情况发生变化 如图 所示 用户验证计算是否正确 在遇到下面的情况时 经常需要审核公式 ① 输入的公式出现错误提示时 ② 输入公式的计算结果与实际需求不 符时 ③ 需要查看公式各部分的计算结果时 ④ 逐步查看公式计算过程时 在 Excel 2016 中 可以使用 公式求值 命令审核公式或使用快捷键 F9 审核公式 1. 使用 公式求值 命令调试 使用 公式求值 命令审核公式的具体操 作步骤如下 步 骤 1 打开包含有公式的任意一个工作 簿 选择 A4 单元格, 单击 公式 选项卡下 图 粘贴公式 图标 步骤 4 按 Ctrl 键或单击右侧的 弹出如图 所示的选项 单击相应的按钮 公式审核 选项组中的 公式求值 按钮 如图 所示 187

6 Office 2016 高效办公实战 图 公式审核 选项组 步骤 2 弹出 公式求值 对话框 在 引 用 下显示引用的单元格 在 求值 显示框 图 中可以看到求值公式 并且第一个表达式 A1 下显示下划线 如图 所示 显示求值结果 步 骤 5 使用同样的方法单击 求值 或 步 入 按钮 即可连续分步计算每个表达式的计 算结果 如图 所示 图 公式求值 对话框 步骤 3 单击 步入 按钮 即可将 求值 显示框分为两部分 下方显示 A1 的值 如图 所示 图 连续分步计算数据 使用 F9 键调试 使用 公式求值 命令可以分步计算结果 但不能计算任意部分的结果 如果要显示任 意部分公式的计算结果 可以使用 F9 键进行 审核 步 骤 1 打开包含有公式的任意一个工作 簿 选择 A4 单元格, 按 F2 键 即可在 A4 单 图 单击 步入 按钮 元格中显示公式 如图 所示 步骤 4 单击 步出 按钮 即可在 求值 显示框中计算出表达式 A1 的结果 如图 所示 提示 单击 求值 按钮将直接计 算表达式的结果 单击 步入 按钮 则首先显示表达式数据 再单击 步出 按钮计算表达式结果 188 图 显示单元格中公式

7 第 10 章 计算报表 使用公式与函数计算数据 步骤 2 选 择 公 式 中 的 A1&B1 如 图 所示 图 步骤 3 步 骤 4 使用同样的方法可以计算出公式中 其他部分的结果 如图 所示 选中公式 图 按 F9 键 即 可 计 算 出 公 式 中 A1&B1 的计算结果 如图 所示 图 显示其他公式的计算结果 提示 使 用 F9 键 调 试 公 式 后 单 击 编 辑 栏 中 的 取 消 按 钮 或 按 Ctrl+Z 组合键 Esc 键均可退回到公式 模式 如果按 Enter 键或单击编辑栏中 的 输入 按钮 调试部分将会以 计算结果代替公式显示 显示计算结果 使用函数计算数据 Excel 函数是一些已经定义好的公式 通过参数接收数据并返回结果 大多数情况下函 数返回的是计算的结果 也可以返回文本 引用 逻辑值 数组或工作表的信息 输入函数 按钮 或者单击编辑栏上的 插入函数 按 钮 弹出 插入函数 对话框 如图 在 Excel 2016 中 输入函数的方法有手动 所示 输入和使用函数向导输入两种方法 其中手动 输入函数和输入普通的公式一样 这里不再重 述 下面介绍使用函数向导输入函数的具体操 作步骤 步骤 1 启动 Excel 2016 新建一个空白文档 在单元格 A1 中输入 -100 如图 所示 步骤 2 选定 A2 单元格 在 公式 选项 卡中单击 函数库 选项组中的 插入函数 图 输入数值 189

8 Office 2016 高效办公实战 A1 中数值的绝对值求出 显示在单元格 A2 中 如图 所示 图 图 插入函数 对话框 提示 对于函数参数 可以直接输 入数值 单元格或单元格区域引用 也可以使用鼠标在工作表中选定单元 格或单元格区域 步骤 3 在 或选择类别 下拉列表中选择 数学与三角函数 选项 在 选择函数 列 表框中选择 ABS 选项 绝对值函数 列表 框的下方会出现关于该函数功能的简单提示 如图 所示 计算出数值 复制函数 函数的复制通常有两种情况 即相对复制 和绝对复制 1. 相对复制 所谓相对复制 就是将单元格中的函数表 达式复制到一个新单元格中后 原来函数表达 式中相对引用的单元格区域 随新单元格的位 置变化而做相应的调整 进行相对复制的具体 图 选择要插入的函数类型 操作步骤如下 步骤 4 单击 确定 按钮 弹出 函数参 步 骤 1 新建一个空白工作簿 在其中输入 数 对话框 在 Number 文本框中输入 A1 数据 将其保存为 学生成绩统计表 文件 或先单击 Number 文本框后面的 折叠 按钮 在 单 元 格 F2 中 输 入 =SUM(C2:E2) 并 按 再单击 A1 单元格 如图 所示 Enter 键 计算 总成绩 如图 所示 图 图 函数参数 对话框 步骤 5 单击 确定 按钮 即可将单元格 190 计算 总成绩 步 骤 2 选中 F2 单元格 然后选择 开始 选项卡 单击 剪贴板 选项组中的 复制 按钮 或者按 Ctrl+C 组合键 选择 F3:F5 单

9 第 10 章 计算报表 使用公式与函数计算数据 元格区域 然后单击 剪贴板 选项组中的 粘 按 Enter 键 如图 所示 贴 按钮 函数复制到目标单元格 计算出其他学生的 总 步 骤 2 在 开始 选项卡中单击 剪贴板 选项组中的 复制 按钮 或者按 Ctrl+C 成绩 如图 所示 组合键 选择 F3:F5 单元格区域 然后单击 剪 或者按 Ctrl+V 组合键 即可将 贴板 选项组中的 粘贴 按钮 或者按 Ctrl+V 组合键 可以看到函数和计算结果并没 有改变 如图 所示 图 计算其他人员的 总成绩 绝对复制 所谓绝对复制 就是将单元格中的函数表 图 计算 总成绩 达式复制到一个新单元格中后 原来函数表达 式中绝对引用的单元格区域 不随新单元格的 位置变化而做相应的调整 进行绝对复制的具 体操作步骤如下 步骤 1 打开 学生成绩统计表 文件 在 单 元 格 F2 中 输 入 =SUM($C$2:$E$2) 并 图 计算其他人员的 总成绩 修改函数 如果要修改函数表达式 可以选定修改函数所在的单元格 将光标定位在编辑栏中的错误处 利用 Delete 键或 Backspace 键删除错误内容 然后输入正确的内容即可 如上一小节中绝对复 制的表达式如果输入错误 将 $E$2 误输入为 $E#2 具体操作步骤如下 步骤 1 选定需要修改的单元格 将鼠标定位在编辑栏中的错误处 如图 所示 步骤 2 按 Delete 键或 Backspace 键删除错误内容 如图 所示 图 找到错误信息 图 删除错误信息 191

10 Office 2016 高效办公实战 步骤 3 输入正确内容 如图 所示 步 骤 1 选定函数所在的单元格 单击编辑 栏中的 插入函数 按钮 打开 函数参数 对话框 如图 所示 图 输入正确内容 步骤 4 按 Enter 键 即可计算出学生的 总 成绩 如图 所示 图 函数参数 对话框 步 骤 2 单击 Number 1 文本框右边的选择 区域按钮 然后选择正确的参数即可 如图 所示 图 计算数值 如果是函数的参数输入有误 可选定函数 所在的单元格 单击编辑栏中的 插入函数 按钮 再次打开 函数参数 对话框 然后 重新输入正确的函数参数即可 如将上一小节 绝对复制中 张可 的 总成绩 参数输入错 误 具体的修改步骤如下 10.3 图 选择正确的参数 常用系统内置函数 Excel 常用的内置函数包括文本函数 日期与时间函数 统计函数 财务函数 数据库 函数等 使用这些函数 可以轻松计算工作表数据 文本函数 文本函数是在公式中处理字符串的函数 例如 使用文本函数可以转换大小写 确定字符 串的长度 提取文本中的特定字符等 下面通过实例介绍文本函数的使用 例如若要统计员工的出生年代是否在 20 世纪 80 年代 则需要查找身份证号码的第 9 位是 否为 8 从而判断是否是 80 后 这时可以使用文本函数中的 FIND 函数来计算 具体的 操作步骤如下 192

11 第 10 章 计算报表 使用公式与函数计算数据 步骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch10\ 文 本函数 \Find 函数.xlsx 文件 如图 所示 图 图 打开素材文件 步骤 2 选择单元格 F3 在其中输入公式 =FIND( 8,E3,9) 按 Enter 键 即可在 E3 中查找出从第 9 位字符开始 出现数字 8 的起始位置编号 如图 所示 输入公式并计算结果 日期与时间函数 在利用 Excel 处理问题时 经常会用到日 期和时间函数 来处理所有与日期和时间有关 的运算 下面通过实例介绍常用日期和时间函 数的使用 一般公司每年都有新来的员工和离职的员 工 这时可以利用 YEAR 函数统计员工在本 公司的工作年限 具体的操作步骤如下 步 骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch10\ 日 期和时间函数 \Year 函数.xlsx 文件 如图 图 输入公式 所示 步骤 3 利用填充柄的快速填充功能 完成 其他单元格的操作 如图 所示 图 打开素材文件 步 骤 2 选择单元格 D3 在其中输入公式 图 快速填充公式 =YEAR(TODAY())-YEAR(C3) 按 Enter 键 此时显示的为日期 而不是年限值 接下来设 步骤 4 判断是否是 80 后 在 G3 单元 置其数据类型 在 开始 选项卡中单击 数字 格中输入 =IF(F3=9, 80 后, 不是 80 后 ) 组右下角的 按钮 弹出 设置单元格格式 按 Enter 键 并利用快速填充功能 完成其他 对话框 选择 数字 选项卡 在 分类 列 单元格的操作 如图 所示 表框中选择 常规 选项 如图 所示 提示 通 过 IF 函 数 判 断 F3 单 元 格 步 骤 3 单击 确定 按钮 即可显示出正 是否为 9 若是 9 则为 80 后 确的 工作年限 如图 所示 193

12 Office 2016 高效办公实战 图 设置单元格格式 对话框 函数 它的出现方便了用户从复杂的数据中筛 选出有效的数据 下面通过实例介绍常用统计 函数的使用 假设某公司的考勤表中记录了员工是否缺 勤的记录, 若要统计缺勤的总人数, 可以使用 统计函数中的 COUNT 函数来计算, 具体的操 作步骤如下 新建一个空白文档, 在其中输入相 关数据, 如图 所示 图 输入相关数据图 输入公式计算工作年限 在单元格 B9 中输入公式提示 TODAY() =COUNT(C2:C8), 按 Enter 键, 即可得到 缺 YEAR 勤总人数, 如图 所示 利用填充柄的快速填充功能, 统计 其他员工的工作年限, 如图 所示 图 输入公式计算数据 图 快速填充数据 提示 0 提示 MONTH DAY 财务函数 YEAR 财务函数作为 Excel 中最常用的函数之一, 统计函数 统计函数是对数据进行统计分析及筛选的的使用 为财务和会计核算 ( 记账 算账和报账 ) 提供了诸多便利 下面通过实例介绍常用财务函数

13 第 10 章 计算报表 使用公式与函数计算数据 假设张三 2016 年年底向银行贷款了 20 万 格 C12 在其中输入公式 =DCOUNT($A$2:$ 元购房 年利率 5.5% 要求按等额本息方式 C$8,2,A10:C11) 按 Enter 键 即可计算出公 每月的月末还款 十年内还清 若要计算张三 司女员工的数量 如图 所示 每月的总还款额 这时可以使用财务函数中的 PMT 函数来计算 具体的操作步骤如下 步骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch10\ 财 务函数 \Pmt 函数.xlsx 文件 如图 所示 图 图 打开素材文件 步骤 2 选择单元格 B6 在其中输入公式 =PMT(B3/12, B4,B2,,0) 按 Enter 键 即可 计算出每月的应还款金额 如图 所示 图 输入公式 步 骤 2 选 择 C12 按 下 Ctrl+C 组 合 键 再 选 择 C16 按 下 Ctrl+V 组 合 键 将 公 式 复 制 粘 贴 到 单 元 格 C16 中 按 Enter 键 即可计算出公司男员工的数量 如图 所示 输入公式 数据库函数 图 复制公式 数据库函数是通过对存储在数据清单或数 据库中的数据进行分析 并判断其是否符合特 定条件的函数 下面通过实例介绍常用数据库 函数的使用 假如需要统计员工信息表中男 女员工的 人数 可以使用数据库函数中的 DCOUNT 函 数来计算 具体的操作步骤如下 步骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch10\ 数 据库函数 \Dcount 函数.xlsx 文件 选择单元 逻辑函数 逻辑函数是进行条件匹配 真假值判断或 进行多重复合检验的函数 下面通过实例介绍 常用逻辑函数的使用 假设学生的总成绩大于等于 160 分判断为 合格 否则为不合格 这里使用 IF 函数进行 判断 具体的操作步骤如下 195

14 Office 2016 高效办公实战 打开随书光盘中的 素材 \ch10\ 逻 辑函数 \If 函数.xlsx 文件, 选择单元格 E3, 在其中输入公式 =IF(D3>=160, 合格, 不 合格 ), 按 Enter 键, 即可判断单元格 E3 是否为合格, 如图 所示 图 打开素材文件 图 输入公式 利用填充柄的快速填充功能, 完成 对其他学生的成绩的判断, 如图 所示 选择单元格 B10, 在其中输入公 式 =INDEX($A$2:$D$7,MATCH(B9,A2:A7,0),B1), 按 Enter 键, 即可显示 香蕉 的 原 价, 如图 所示 图 快速填充公式 查找与引用函数 查找与引用函数的主要功能是查询各种信 息, 在数据量很多的工作表中, 该类函数非常 有效 下面通过实例介绍查找与引用函数的 使用 假设某超市在周末将推出打折商品, 将其 放到 特价区, 现在需要用标签标识出商品 的原价 折扣和现价等, 这时可以使用查找与 引用函数中的 INDEX 函数来计算 具体的操 作步骤如下 : 打开随书光盘中的 素材 \ch10\ 查 找与引用函数 \Index 函数.xlsx 文件, 如图 所示 图 输入公式计算原价 选择单元格 B11, 在其中输入公式 =INDEX($A$2:$D$7,MATCH(B9,A2:A7,0),C1), 按 Enter 键, 即可显示 香蕉 的 折 扣, 如图 所示 图 输入公式计算折扣 选择单元格 B12, 在其中输入公 式 =INDEX($A$2:$D$7,MATCH(B9,A2:A7,0)

15 第 10 章 计算报表 使用公式与函数计算数据,D1) 按 Enter 键 即可显示 香蕉 的 现 价 如图 所示 图 图 设置数据格式 输入公式计算现价 步骤 5 将 B10 B12 的单元格类型设置为 货币 小数位数为 1 然后将单元格 B11 设置为 自定义 类型 并在 类型 文 本框中输入 0.0 折 单击 确定 按钮 如图 所示 步骤 6 制作商品的标签 打印表格后 将 图中所示的范围剪切下来即可形成打折商品标 图 签 如图 所示 10.4 完成商品标签的制作 使用自定义函数 在 Excel 中 除了能直接使用内置的函数来统计 处理和分析工作表中的数据外 还可 以利用其内置的 VBA 功能自定义函数 来完成特定的功能 创建自定义函数 下面利用 VBA 编辑器自定义一个函数 该函数可通过包含链接的网站名称 从中提取 出链接网址 具体的操作步骤如下 图 打开素材文件 步骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch10\ 自 定义函数.xlsx 文件 A 列中显示了包含链接 步 骤 2 选择 文件 选项卡 进入文件操 作界面 单击左侧的 另存为 命令 进入 另 的网站名称 需要在 B 列中提取出链接 如 存为 窗口 在右侧选择 这台电脑 选项 图 所示 然后单击 浏览 按钮 如图 所示 197

16 Office 2016 高效办公实战 图 另存为 工作界面 弹出 另存为 对话框, 单击 保 存类型 右侧的下拉按钮, 在弹出的下拉列表 框中选择 Excel 启用宏的工作簿 选项, 然 后单击 保存 按钮, 如图 所示 图 选择 模块 命令 此时将插入一个新模块, 并进入新 模块的编辑窗口, 在窗口中输入以下代码, 如 图 所示 Public Function Web(x As Range) Web = x.hyperlinks(1).address End Function 图 选择保存类型 返回到工作表中, 选择 开发工具 选项卡, 单击 代码 选项组的 Visual Basic 按钮, 如图 所示 图 输入代码 输入完成后, 单击工具栏中的 保 存 按钮, 弹出 Microsoft Excel 对话框, 提 示文档的部分内容可能包含文档检查器无法 删除的个人信息, 单击 确定 按钮, 如图 所示 至此, 自定义函数 Web() 创建完毕 图 代码 选项组 打开 Visual Basic 编辑器, 依次选 择 插入 模块 命令, 如图 所示 图 信息提示框

17 第 10 章 计算报表 使用公式与函数计算数据 使用自定义函数 下面利用创建的自定义函数提取网址链 接 具体的操作步骤如下 步骤 1 接 上 面 的 操 作 步 骤 返 回 到 工 作表中 选择 B2 单元格 在其中输入公式 =Web(A2) 如图 所示 图 计算结果 步 骤 3 利用填充柄的快速填充功能 提取 其他网站的链接网址 如图 所示 图 输入公式 步骤 2 按 Enter 键 即可提取出单元格 A2 中包含的链接网址 如图 所示 图 快速填充公式计算结果 高效办公技能实战 高效办公技能 1 制作贷款分析表 本实例介绍贷款分析表的制作方法 具体 的操作步骤如下 步骤 1 新建一个空白文件 在其中输入相 关数据 如图 所示 步骤 2 在 单 元 格 B5 中 输 入 公 式 =SYD ($B$2, $B$2*$H$2,$F$2,A5) 按 Enter 键 即可计算出该项设备第一年的折旧额 如图 所示 图 输入相关数据 199

18 Office 2016 高效办公实战 如图 所示 图 输入公式计算数据 利用快速填充功能, 计算该项每年 的折旧额, 如图 所示 图 输入公式计算归还利息 图 输入公式计算归还本金 图 复制公式计算 年折旧额 选择单元格 C5, 输入公式 =IPMT($D$2, A5,$F$2,$B$2), 按 Enter 键, 即可计算出该项第一年的 归还利息, 然后 利用快速填充功能, 计算每年的 归还利息, 如图 所示 选择单元格 D5, 输入公式 =PPMT($D$2, A5,$F$2,$B$2), 按 Enter 键, 即可计算出该项第一年的 归还本金, 然后 利用快速填充功能, 计算每年的 归还本金, 选择单元格 E5, 输入公式 =PMT($D$2, $F$2,$B$2), 按 Enter 键, 即 可计算出该项第一年的 归还本利, 然后利 用快速填充功能, 计算每年的 归还本利, 如图 所示 选择单元格 F5, 输入公式 =CUM IPMT($D$2,$F$2,$B$2,1,A5,0), 按 Enter 键, 即可计算出该项第一年的 累计利息, 然后 利用快速填充功能, 计算每年的 累计利息, 如图 所示

19 第 10 章 计算报表 使用公式与函数计算数据 步骤 9 选 择 单 元 格 H5 输 入 公 式 =$B$2+G5 按 Enter 键 即可计算出该项 第一年的 未还贷款 如图 所示 图 输入公式计算归还本利 图 输入公式计算未还贷款 步 骤 1 0 利用快速填充功能 计算每年的 未 还贷款 如图 所示 图 输入公式计算累计利息 步骤 8 选择单元格 G5 输入公式 =CUM PRINC($D$2,$F$2,$B$2,1,A5,0) 按 Enter 键 即可计算出该项第一年的 累计本金 然后 利用快速填充功能 计算每年的 累计本金 如图 所示 图 计算其他年份的未还贷款 高效办公技能 2 检查员工加班统计表 员工加班统计表是公司为了给予员工加班 补助所制作的表格, 需要详细记录每位员工的加 班日期 开始加班时间及加班结束时间 并依 据加班标准计算出每位员工的加班时间及加班 所得费用 加班表必须要准确 合理 因此, 制 图 输入公式计算累计本金 作完加班表之后检查加班表就显得尤为重要 201

20 Office 2016 高效办公实战 1. 要修改公式 并重复调试公式 如果计算过程 公式求值 及结果无误 单击 关闭 按钮 如图 使用公式求值可以调试公式 检查输入的 所示 公式是否正确 步 骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch10\ 员 工加班统计表.xlsx 工作簿 选择 J3 单元格 如图 所示 图 图 素材文件 公式最终值 追踪错误及错误检查 如果表中数据较多且不易观察时 使用错 误检查可直接检查出包含错误的单元格 结合 步 骤 2 单击 公式 选项卡下 公式审核 错误追踪命令可以方便地修改错误 选项组中的 公式求值 按钮 如图 所示 步 骤 1 单击 公式 选项卡下 公式审核 选项组中的 错误检查 按钮 如 图 所示 图 公式审核 选项组 步 骤 3 弹出 公式求值 对话框 单击 求 值 按钮 查看带下划线的表达式的结果 如 图 所示 图 公式审核 选项组 步 骤 2 弹出 错误检查 对话框 即可选 中第一个存在错误的单元格 H6 并在对话框中 显示错误信息 如图 所示 图 公式求值 对话框 步 骤 4 重复单击 求值 按钮 直至计算 出最终结果 如果计算过程及结果有误 则需 202 图 错误检查 对话框

21 第 10 章计算报表 使用公式与函数计算数据 单击 公式 选项卡下 公式审核 选项组中的 错误检查 按钮 右侧 的下拉按钮, 在弹出的下拉列表中选择 追踪 在 错误检查 对话框中单击 继续 按钮, 如图 所示 错误 选项, 如图 所示 图 选择 追踪错误 选项 系统自动用箭头标识出影响 H6 单 元格值的单元格, 如图 所示 图 错误检查 对话框 提示 如果无错误, 将弹出 Microsoft Excel 提示框, 提示 已完成对整个工作表的错误检 查, 单击 确定 按钮, 如图 所示 图 标识出追踪单元格 结合 错误检查 对话框中的提示 错误信息及错误追踪结果, 判断错误存在的原 因, 这里可以看到 G6 单元格中的结束时间小 于 F6 单元格中的开始时间, 根据实际情况进 行修改, 选择 G6 单元格, 在编辑栏中修改时 间为 21:09:00, 按 Enter 键, 完成修改, 如 图 信息提示框 单击 公式 选项卡下 公式审核 选项组中的 移去箭头 按钮 去箭头, 如图 所示 移 图 所示 图 错误检查完毕 至此, 就完成了检查员工加班统计表的 图 修改错误数值 操作

22 Office 2016 高效办公实战 10.6 大神解惑 小白 : 在输入公式时, 为什么会出现 # NAME? 错误信息? 大神 : 出现此情况一般是在公式中使用了 Excel 所不能识别的文本, 如使用了不存在的名称 若想解决此问题, 只需要切换到 公式 选项卡, 然后在 定义的名称 选项组中单击 定义名称 下拉三角按钮, 从弹出的下拉菜单中选择 定义名称 选项, 即可打开 定义名称 对话框 如果所需名称没有被列出, 在 名称 文本框中输入相应的名称, 再单击 确定 按钮即可 小白 : 在使用 Excel 函数计算数据的过程中, 经常会用到一些函数公式, 那么如何在 Excel 工作表中将计算公式显示出来, 以方便公式的核查呢? 大神 : 在 Excel 工作界面中首先选中需要以公式显示的任意单元格, 然后选择 公式 主菜单项, 在打开的工具栏中选择 公式审核 工具栏, 再单击其中的 显示公式 按钮, 即可将 Excel 工作界面中的单元格以公式方式显示出来, 如果想要恢复单元格的显示方式, 则再单击一次 显示公式 即可

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