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雍坐鄂
7 years ago
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1 EXCEL 2003

2 目录 Excel 概述 Excel 的启动和退出 Excel 工作界面基本操作保护功能数据的输入工作表的格式化数据的管理公式函数的应用图表排版与打印高级应用

3 一 Excel 概述在日常办公事务中, 人们经常要写和算写 ( 写通知, 写报告等 ) 可通过文字处理软件进行, 而算 ( 计算, 统计数字等 ) 则应使用电子表格来实现 Excel 之所以被称为电子表格, 是因为它采用表格的方式来管理数据 Excel 以二维表格作为基本操作界面 Excel 2003 是微软公司出品的 Office 系列办公软件中的一个组件, 确切地说, 它是一个电子表格软件, 可以用来制作电子表格完成许多复杂的数据运算, 进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能

4 Office 家族成员之一电子报表软件表格标题数据文字数值自动填充公式函数图表图形对象数据清单排序筛选分类汇总公式自动处理图表直观显示数据管理功能

5 二 Excel 2003 的启动和退出启动 Excel 的方法 : 用快捷图标启动 : 桌面快捷方式图标双击已存在的表格文件 ( 扩展名为.xls 的文件 ) 启动用开始按钮中的程序项启动

6 退出 Excel 的方法 : 从 Excel 窗口的文件菜单中选择退出命令单击 Excel 窗口标题栏右侧的关闭按钮按 Alt+F4 键

7 三 Excel 工作界面工作簿工作簿 (Workbook) : 是用于存储并处理数据的文件, 启动 Excel 2003 后, 系统将自动建立建立一个名为 Book1 的新工作簿一个工作簿是一个 Excel 文件, 扩展名为.XLS, 工作簿的名字就是文件名.xls

8 工作表 (Worksheet): 由单元格构成的表格, 是工作簿的重要组成部分, 又称电子 ( 报 ) 表格工作簿是工作表的集合一个工作簿可包含多个工作表系统默认一个工作簿包含三个工作表名称为 :Sheet1,Sheet2, Sheet3 一个工作簿最多有 255 张互相独立的工作表 Sheet 工作表标签工作表

9 同一时刻一般只能对一张工作表进行编辑处理 ; 正在使用的工作表 ( 即活动工作表 ) 显示为白色 ; 在活动工作表标签的左侧有 4 个按钮, 每个按钮显示不同的工作表

10 单元格 : 行和列的交点形成的每个网格称单元格是工作表的基本单元每个工作表有 256 列和行组成当前单元格

11 名称框 : 显示活动单元格的地址或单元格区域名称, 也可以给单元格区域命名编辑区 : 显示活动单元格中的内容, 向活动单元格输入数据公式或函数时, 输入的内容会在单元格和编辑区中同时出现编辑栏地址栏 / 名称框

12 工作表工作簿 (255) 单元格工作簿单元格 : 是工作表的基本单位 (1) 列标由 A,B,C 字母表示, 行标由 1,2,3 数字表示 (2) 每个工作表只有一个单元格为当前工作单元格, 称为活动单元格, 当选中某一单元格作为活动单元格进行操作时, 它的四周就会出现粗黑线框, 同时它的名称还会显示在表格左上方的名称框中

13 (3) 为便于对单元格的引用, 系统赋予每个单元格一个地址 : 列标 + 行号如 :F6 表示的是第 F 列第 6 行交叉点处的单元格 ; A1:D4 表示的是 A1 到 D4 单元格之间的巨型区域单元格地址列号行号单元格地址 :C2 单元格地址 :B8

14 (4) 单元格的选取 : 单个单元格 : 鼠标左键单击 ; 或编辑菜单 / 定位命令多个连续单元 : 鼠标变成空心十字时按住左键拖动鼠标不连续单元格 : 选一单元格, 按住 Ctrl 键, 逐一选取整行 / 列 : 单击相应的行号 / 列标整表 : 单击左上角行列交叉的全选按纽相临行 / 列 : 鼠标拖拽行号或列标

15 选定内容单个单元格单元格区域非相邻单元格或单元格区域大范围的单元格区域整行整列相邻的多行或多列非相邻的多行或多列工作表的所有单元格操作方法单击某一单元格或按光标移动键, 移动到某一单格单击要选定区域的第一个单元格, 并拖动鼠标到最后一个单元格先选定第一个单元格或单元格区域, 按 Ctrl 键的同时再选择其他单元格或单元格区域单击单元格区域的第一个单元格, 按 Shift 键的同时再单击区域的最后一个单元格单击行号单击列标从第一行 ( 列 ) 开始拖动鼠标到最后一行 ( 列 ); 或先选定第一行 ( 列 ), 按 Shift 键在选定最后一行 ( 列 ) 选定第一行 ( 列 ), 按 Ctrl 键的同时再选定其他行 ( 列 ) 单击工作表左上角行号和列标交叉处

16 四工作薄与工作表的基本操作 1.Excel 文件的建立选择文件新建命令来建立一个 Excel 文件直接点击常用工具栏中的新建按钮按 Ctrl+N 键来完成新建操作 2.Excel 文件的打开使用文件打开命令直接单击工具栏中的打开按钮按 Ctrl+O 键 3.Excel 文件的保存

17 4. 改变默认的工作表数目工具 / 选项命令, 弹出选项对话框, 单击其中的常规选项卡, 如图所示微调框中输入

18 5. 工作表的选定单击, 选定单个工作表选择相邻多个工作表 :shift( 工作组 ) 选择不相邻多个工作表 :ctrl 选择全部工作表 : 右键快捷菜单 6. 工作表的插入删除选定一表, 插入 - 工作表编辑删除工作表命令选定一表, 右键单击可见插入删除等命令

19 7. 工作表复制移动 : 同一个工作簿 : 拖动标签 ctrl 不同 book 之间 : 如图, 或右键移动或复制工作表 8. 工作表的重命名 : 双击要改名的工作表标签, 使其反白显示, 直接输入新名, 然后按 <Enter> 即可 ; 右键快捷菜单重命名 ; 菜单格式 / 工作表 / 重命名

20 9. 切换工作表 : 出现在工作表中的 : 直接单击相应的标签未出现在工作表中的 : 使用滚动按钮切换快捷键 :Ctrl+Pageup Ctrl+Pagedown 10. 工作表的隐藏和恢复选定要操作的表, 使用格式工作表隐藏取消隐藏 11. 改变工作表显示比例 : 视图显示比例命令 ( 在格式工具栏上有提示操作 )

21 12. 拆分与冻结工作表 ( 以销售统计表.xls 为例 ) 当一个工作表数据超过一屏幕时, 滚动会使表头移出当前屏幕, 而不利于观看有时, 我们希望数据上下移动时, 表头不动, 左右移动时, 表题列不动拆分屏幕使之成为多个窗口, 目的是使同一工作表中相距较 ( 甚 ) 远的数据能同时显示在同一屏幕上分割有菜单法和鼠标拖动法两种先来看拖动法 :

22 拖动水平分割条可将屏幕分成上下两个部分, 拖动垂直分割条可将屏幕分为左右两个部分水平垂直同时都分割, 最多可以分割成四个窗口取消拆分 : 可通过鼠标双击拆分线来完成 ; 或将拆分框拖拽出工作区均可取消相应的拆分框

23 再来看菜单法 : 菜单窗口拆分 ( 窗口冻结窗格 ) 若要取消拆分 : 执行窗口 / 取消拆分命令取消冻结, 可选择窗口撤消窗口结拆分后,Excel 工作窗口中有一个拆分框, 拆分后的窗口被称为窗格, 在数据多的情况下, 每个窗格都有各自的滚动条拆分后的工作表还是一张工作表, 对拆分后任意一个窗格中的内容的修改都会反映到另一个窗格中对于一张较大的工作表, 可以将其按横向或者纵向进行拆分, 这样就能够同时观察或编辑同一张工作表的不同部分

24 五保护和隐藏功能工作簿 sheet 密码区分字母的大小写所谓保护即知道密码方可修改工作表或工作簿

25 1 保护工作簿工作簿的保护有两个方面 : 第一是保护工作簿, 防止他人非法访问 ; 第二是禁止他人对工作簿或对工作簿窗口的非法操作

26 2 对工作表的保护如果不允许对工作簿中工作表进行移动删除插入隐藏取消隐藏重命名或禁止对工作簿窗口的移动缩放隐藏取消隐藏或关闭, 操作步骤如下 : 1 工具 / 保护 / 保护工作表 2 如果选勾复选框, 工作表将不能移动删除插入等 3 键入密码, 若要取消这种保护, 可以选择工具保护撤消工作簿保护

27 3 保护单元格 1 首先使工作表处于非保护状态 ( 撤消工作表保护 ) 2 选定需要锁定或取消锁定的单元格区域 ; 3 格式单元格 / 保护标签 4 注意 : 清除锁定复选框并单击确定按钮重新对工作表实施保护后, 本操作中取消锁定的单元格就是可以进行修改的单元格, 其余单元格为保护单元格

28 4 隐藏功能对工作簿和工作表除了上述密码保护外, 也可以赋予隐藏特性, 使之可以被其他工作表调用, 但其内容不可见, 从而得到一定程度的保护 (1) 隐藏工作簿隐藏 : 1 打开要隐藏的工作簿 ; 2 单击窗口隐藏 ; 3 退出 Excel, 退出时选择保存 ; 下次打开该文件时, 以隐藏方式打开可以使用其数据, 但不可见取消隐藏 : 窗口取消隐藏

29 (2) 隐藏工作表隐藏工作表 1 打开要隐藏的工作表 ; 2 格式工作表隐藏, 单击保存隐藏工作表后, 屏幕上不再出现该工作表, 但可以引用该工作表中的数据若对工作簿实施结构保护后, 就不能隐藏其中的工作表取消工作表的隐藏 1 格式工作表取消隐藏 2 在弹出的对话框中选中要取消隐藏的 sheet, 确定

30 (3) 隐藏单元格的内容隐藏单元格内容是指 : 单元格的内容不在数据编辑区显示例如, 对存有重要公式的单元格进行隐藏后, 人们只能在单元格中看到公式的计算结果, 但在数据编辑区中看不到公式本身, 而隐藏之前却可以看到隐藏单元格内容 : 格式 - 单元格 - 保护 - 隐藏 ( 若需要隐藏的单元格区域有保护, 则要先取消单元格保护 ); 工具保护保护工作表, 使隐藏特性起作用

32 取消单元格隐藏 1 取消工作表的保护, 方法如前 ; 选定要取消隐藏的单元格区域 2 单击格式单元格, 对话框中单击保护标签, 清除隐藏复选框, 最后单击确定按钮

33 (4) 隐藏行或列 1) 隐藏行 ( 列 ): 法一 : 格式 - 行 - 隐藏法二 : 右键快捷菜单 - 隐藏

34 2) 取消行 ( 列 ) 的隐藏 1 鼠标变为 = 形状时双击 2 单击格式行 ( 或列 ) 取消隐藏 3 也可用鼠标拖动的方式来完成, 把鼠标指针指向已隐藏行的下一行的行号最上端 ( 或已隐藏列右列的列标最左侧 ), 当鼠标指针出现为 =, 向下 ( 右 ) 拖动鼠标即可

35 六数据的输入输入文本输入数值输入日期和时间快速填充数据

36 1 输入文本每个单元格最多包含个字符文本包含任何字母中文字符数字和键盘符号组合当数字作为文本输入时, 数字前输入单引号表示输入的数字作为文本处理如 1234 存储数据 : 取消输入 : 默认单元格内左对齐 Enter 键或 Tab 键 ; 上下左右的光标键 ; 或在其它单元格单击鼠标, 都可以存储当前单元格中输入的数据若在未存储之前, 取消输入的数据, 按 Esc 键

37 确认操作取消操作进入修改状态的方法 : 按 F2 或双击单元格内换行 : 按 Alt+Enter 组合键可强制在某处换行

38 2 输入数字正数 : 直接输入负数 : 带括号或使用 - 号, 如 :-15 或 (15) 均表示负数小数 : 工具 - 选项 - 编辑对齐方式 : 默认右对齐正数, 设置小数位数负数, 设置尾数 0 的个数

39 输纯分数 : 应在分数前加 0 和一个空格, 要避免把输入的数字当作日期, 如 :0 3/4 提示两点 : ( 一 ) 当要输入并显示多于 11 位的数字时, 系统自动以科学记数法 ( 如 7.89E+08) 表示, 而编辑栏中仍将显示输入的内容 ; 无论显示的数字的位数如何,Excel 单元格中只保留 15 位数字精度若超过 15 位的数字, 则多余数字位将转换为 0( 低位 )

40 ( 二 ) 当输入一个超过列宽的较长数字时,Excel 会自动采用科如果单元格中给出 #### 标记, 说明列宽已不足以显示数据 ( 扩大列宽后数据会重新完整地显示 ), 但系统记忆了该单元格的全部内容, 当选中该单元格后, 在编辑栏中会显示完整内容

41 3 输入日期和时间日期和时间视为数字处理, 右对齐输入时, 必须严格按照规则, 当输入的不是合法的日期时系统自动认为是文本, 被当做字符串来处理, 就左对齐了, 如 : ) 输入日期 : 使用分隔符 / 或 /10/1, , 01-OCT-96,1/OCT/96 3/4,3-4: 则显示 3 月 4 日 2) 输入时间 :hh:mm:ss 19:15,7:15 空格 PM,19 时 15 分, 下午 7 时 15 分 (12 小时制 :AM 或 PM,PM 或 P 表示下午,AM 或 A 表示上午如 8:20 PM )

3) 日期和时间的组合输入既要输入日期又要输入时间, 则用空格分隔开如 :1996-10-01 19:15,

42 3) 日期和时间的组合输入既要输入日期又要输入时间, 则用空格分隔开如 : :15, 96 年 10 月 1 日 19 时 15 分输入当天日期 :ctrl+; 组合输入当前时间 :ctrl+: 组合

43 4 填充在 Excel 中, 利用数据的填充可以将大量数据迅速地输入到工作表中去. 对于有一定规律的数据和公式, Excel 提供快速序列填充, 主要包括等比序列等差序列日期序列自定义序列等, 对于不同的序列, 填充方法稍有不同

44 (1) 填充柄自动填充适用于填充相同文本序列等比序列等差序列日期序列甚至是自定义序列, 但必须告诉 Excel 在开始时如何去做步骤如下 : 1 在第一个单元格区域中输入数据 ; 2 选择填好数据的单元格或区域, 将光标移至区域的右下角填充柄处 ; 3 鼠标左键拖动填充柄至最后一个单元格松开鼠标即可 ;

45 (2) 输入序列 1 在序列的第一个单元格中输入数据作为初始值 2 选定序列所填充的单元格区域 ( 此步骤可省略 ) 3 编辑 / 填充 / 序列, 弹出序列对话框, 选择填充类型, 填入步长值, 如果没有选定序列所在的区域, 需选择序列产生的方向和填入终止值, 用以确定数据区域的范围注意 : 在选定单元格区域的情况下, 序列对话框的终止值不用填写 4 单击确定按钮即可完成序列的填充

46 练习 : 在单元格 A1:A10 中填入序列数字 2, 4,8, ,

47 (3) 自定义序列经常使用有一定的规律相对固定的文本 ( 如学生姓名等 ), 可设定为自定义序列设置方法 : 选择工具 / 选项命令, 在输入序列框中输入相应的数据项, 每个数据项以 Enter 键分隔, 输入完毕后单击添加按钮即可用户也可根据需要随时删除或编辑自定义序列使用方法 : 使用时只需输入该序列的第一个数据, 拖动填充柄即可实现自定义序列的填充

49 (4) 在不连续单元格中输入相同内容按住 Ctrl 键, 选定所有需要输入相同数据的单元格在最后选定的单元格中输入数据, 按 Ctrl+Enter 键

50 作业 NO.0902 制作学生成绩表

51 七工作表的修饰行列的修饰单元格的格式化工作表的格式化工作表格式化是指通过格式设置或套用系统模板获得所需格式的表格

52 1 行和列的设置调整单元格的行高和列宽 : 方法一 : 采用菜单命令格式菜单 / 行命令 ( 或列命令 ) 方法二 : 采用拖放操作拖动鼠标来调整行高 ( 或列宽 )

行和列的设计 : 学号姓名数学英语计算机 9801001 李明 56 78 65 9801002 王强 80 85 90 9801003 赵小芳 64 45 69 9801004 于云云 93 87 75 学号姓名数学英语计算机 9801001 李明 56 78 65 9801002 王强 80 85 90 9801004

53 行和列的设计 : 学号姓名数学英语计算机李明王强赵小芳于云云学号姓名数学英语计算机李明王强于云云魏清吴小庆学号姓名数学英语计算机李明王强于云云魏清吴小庆

54 添加一行或一列的方法 : (1) 单击某一行的行号选中该行或某一行的某个单元格, 选择菜单插入 / 行命令 (2) 右击某一行的行号, 从快捷菜单中选择插入选项 ; 当然, 在选中该行后, 在该行任一单元格上右击插入也可 (3) 选中一行中任意单元格, 在其上右击, 从弹出的快捷菜单中选择插入选项或选择插入 / 行命令, 弹出插入对话框, 选整行单选按钮, 并单击确定

55 删除行列整行整列的删除 : 选中要删除的整行 ( 或整列 ), 编辑菜单中的删除命令 ; 或右键快捷菜单 - 删除

56 2 单元格的修饰 : 1) 格式 / 单元格数字选项卡数值 : 设置小数位数货币 : 设置货币样式日期 : 日期的表示形式百分比 : % 科学计数法 : E-01

57 设置对齐方式默认情况下,Excel 根据单元格中数据的类型, 自动调整数据的对齐方式用户也可利用单元格格式的对齐选项卡进行设置文本对齐方式 : 水平垂直文本控制 : 合并单元格文本方向 : 旋转度

58 设置字体字体选项卡 : 字体字形字号下划线颜色

59 框线的设置 : 使用格式工具栏上的边框各按钮, 或执行格式 / 单元格命令, 可以为表格设置线条和边框线单击格式工具栏上边框按钮右边的小箭头, 屏幕出现边框各小图标

60 单元格底纹 :

61 (2) 格式 / 条件格式

62 例 : 将小于 60 分的用红色倾斜显示, 大于 90 的绿色倾斜加粗

63 (3) 格式的复制 1 使用格式刷 : 首先选中要复制格式的单元格 ; 然后单击工具栏上的格式刷按钮, 最后在要复制到的单元格上单击 2 选择性粘贴复制后, 单击鼠标右键选择选择性粘贴

64 (4) 单元格的插入与修改移动与复制清除与删除 : 插入 : 1 选中要插入的单元格或区域 ; 2 选择插入单元格, 弹出插入对话框 3 在提供的四种选择中选择所需的一种, 再单击确定按钮修改单元格内容 : 若在原数据上略加修改且数据较长时, 可通过双击单元格来进行修改, 此时状态栏显示为编辑也可单击要修改的单元格, 重新录入新数据, 状态栏显示为就绪

65 移动与复制单元格内容通过菜单方式完成复制和移动单元格内容与 Word 相同, 不再赘述通过鼠标拖动方式完成复制和移动单元格内容步骤如下 : (1) 选定要被移动的单元格区域, 将鼠标移到区域边框线上, 鼠标指针将变成移动箭头形状 (2) 按住鼠标左键拖动到需要移动数据的目标位置, 松开按键即可完成数据的移动 ( 如果鼠标移动时按住 Ctrl 键将完成数据的复制操作 ) (3) 如果在鼠标移动时按住 Shift 键将以插入方式移动或复制单元格内容, 目标单元格原有内容相应右移或下移

66 删除与清除 : 清除 : 将单元格或区域的内容清除, 使之成为空白区域删除 : 将单元格或区域的整个内容 ( 包括内容和单元格本身 ) 去掉, 然后它的右邻 ( 或下邻 ) 单元格产生移动来顶替当前空间

67 数据的清除包括四个方面 : 数据的格式批注内容及全部我们可以只清除其中一个方面, 如只清除数据的内容, 这时格式仍然保留例 5.2 清除单元格 B3,B4,B5 的全部内容操作步骤如下 : 1 选定区域 B3:B5; 2 选择编辑清除全部说明 : 在清除子菜单中 : 全部 : 清除所有信息 ; 格式 : 只清除格式, 内容和批注不变内容 : 只清除内容, 格式和批注不变 ; 批注 : 只清除批注 ( 在单元格的右上角有红色小三角的表示有批注 ) 若只需要清除数据的内容, 保留数据的格式批注等, 还可以用以下简单的方法方法一 : 选定 B3:B5, 按 <Del> 键方法二 : 选定 B3:B5, 指针放在单元格区域内并用快捷菜单中的清除内容项

68 清除单元格 : 单元格还在, 清除内容格式批注删除单元格 : 单元格不存在, 将选定的单元格从工作表中删除右键快捷菜单删除或编辑菜单 - 删除 Backspace 键或 Del 键

69 (5) 插入批注批注就是单元格的说明备注选择插入菜单的批注命令, 就会出现一个文本框, 直接输入内容即可此时, 在当前单元格的右上角有一个红色三角形, 当鼠标经过它时, 批注会自动显示

70 3 工作表的格式化格式 / 自动套用格式 (1) 选定要套用格式的区域

71 (2) 选择自动套用格式撤消选择无样

72 八数据管理 1 数据清单 2 数据排序( 重点 ) 3 数据筛选( 重难点 ) 4 分类汇总( 重难点 )

73 1 数据清单 Excel 工作表中单元格构成的矩形区域, 又称数据列表记录 : 数据清单中的每一行 ( 第一行称为表头 ) 每一行对应数据库中的一个记录字段 : 每一列称为字段列标是数据库中的字段名称数据清单中不允许有空行或空列 ; 不能有数据完全相同的两行记录

74 建立数据清单时, 注意的问题 : 避免在一张工作表中建立多个数据请单数据表格的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列避免在数据表格的各条记录或各个字段之间放置空行和空列最好使用列名, 并把列名作为字段的名称

75 2 数据排序 (1) 简单排序例如 : 如何对学生成绩统计表.xls 中的学生按计算机基础成绩降序排列? (2) 复杂数据排序例如 : 对学生成绩统计表.xls 中的学生按下列方式排列 : 首先按计算机基础成绩降序排, 如果计算机基础成绩相等, 则按高等数学成绩降序排, 如果高等数学成绩也相等, 则按大学英语成绩降序排

77 3 数据筛选当用户只对数据列表中一部分数据感兴趣时, 可以使用数据筛选功能数据筛选将不感兴趣的记录暂时隐藏起来, 只显示感兴趣的数据数据筛选分为两种 : 自动筛选高级筛选步骤如下 : 在数据清单以外的位置建立条件区域数据筛选自动 / 高级筛选命令

78 (1) 自动筛选全部 : 显示所有行前 10 个 : 显示由数据项或百分比指定的上限或下限范围内的行自定义 : 使用当前列中的两个条件值, 或者其他比较运算符, 而不是与运算符 ( 默认运算符 ) 空白 : 只显示此列中含有空白单元格的数据行非空白 : 只显示此列中含有数值的数据行例 1: 将学生成绩统计表.xls 中的计算机基础不及格的学生筛选出来?

79 (2) 高级筛选能实现更复杂的筛选功能例 1: 将学生成绩统计表.xls 中的计算机基础不及格或者英语不及格的学生筛选出来? 例 2: 将学生成绩统计表.xls 中的计算机基础不及格或者英语不及格的男生筛选出来?

80 1 建立条件区域, 同一行上的条件关系 2 打开高级筛为逻辑与, 不同行之选对话框间的关系为逻辑或 3 选择数据区 4 单击确定按钮域和条件区域

81 4 分类汇总定义 : 是对数据清单按某个字段进行分类, 将字段值相同的连续记录作为一类, 进行求和平均计数等汇总运算例如 : 求学生成绩统计表.xls 中男生和女生的英语平均成绩注意 : 在分类汇总之前, 首先一定要对分类字段进行排序, 否则分类汇总就没有意义了

82 先要对数据清单按分类的关键字进行排序, 再执行数据的分类汇总命令例 4-19 在成绩表中, 按班号字段分类汇总成绩的平均分 ( 即统计出各个班的平均分 )

83 Sum: Count: Average: Max: Min: Product: Count Nums: StdDev: StdDevp: Var: Varp: 数据清单中数值的和它是数字数据的默认函数清单中数据项的数目, 它是非数字数据的默认函数数据清单中数值的平均值数据清单中的最大值数据清单中的最小值数据清单中所有数值的乘积数据清单中含有数字数据的记录或行的数目估计总体的标准偏差, 样本为数据清单总体的标准偏差, 样本为数据清单估计总体方差, 样本为数据清单总体方差, 总体为数据清单

84 5 输入有效数据选定若干个单元格选数据有效性命令

85 (1) 复制数据方法二 : 用鼠标拖放来复制数据 (2) 移动数据移动单元格区域的数据, 其操作方法与复制操作基本相同 (3) 选择性粘贴一个单元格含有数值格式公式等多种特性, 数据复制时通过选择性粘贴可以只需要复制它的部分特性

86 文本函数逻辑函数和信息函数等九类九公式与函数的应用 Excel 的主要功能不在于它能显示存储数据, 更重要的是对数据的计算能力, 它允许使用公式和函数对数据进行计算 (1) 公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式它以 = 开始, 由常量单元格地址和函数组成选定单元格输入 = 输入包括要计算的单元格相应的运算, 回车键或者在编辑栏中按钮即可 (2) 函数是预先定义好的公式, 由函数名括号及括号内的参数组成多个参数之间用, 分隔函数的分类 : 财务函数日期与时间函数数学与三角函数统计函数查找与引用函数数据库函数

87 (3) 例 : 在 J2 单元格中输入 :=F2+G2+H2+I2, 表示将单元格 F2 G2 H2 I2 中的数据相加, 结果放在单元格 J2 中当 J2 为活动单元格时, 编辑栏中显示公式 :=F2+G2+H2+I2 (4) 运算符有很多,excel2000 提供了四类运算符即算术运算符比较运算符文字运算符和引用运算符 1 算术运算符如 :B3^2 B4*5 A1/4 A1+B3 B3-B4 2 字符运算符如 :A1&B2 (&: 连接运算符, 如 : 石家庄 & 计算机职业学院 = 石家庄计算机职业学院 ) 3 关系运算符如 :E1=5 C2<90 C4<=70 C5>=80 E2<>4

88 4 引用运算符如 :A1:F4 $A$1 $A1 A$1 2:4 或 A1:C5 冒号运算符 : 用来表示一个区域 ; 如 :A1:A5 表示从 A1 到 A5 的所有单元格 ; A3:B4 表示从 A3 左上角到 B4 右下角的巨型区域空格运算符 : 表示几个单元格所共同重叠的单元格逗号运算符 : 用于处理两个以上不连续的单元格或区域的引用. 表 5-1 常见运算符

89 1 输入函数 1 选定输入公式的单元格 ; 2 键入等号 = 以激活编辑栏或直接单击编辑栏中的编辑公式按钮, 键入公式, 之后按 <Enter> 键完成输入公式的修改也是通过编辑栏来完成

90 右图为输入公式的一个例子 (D1 单元格的值为 A1+B1+C1 ) 公式的自动填充 : 将鼠标移到单元格右下角的小方块鼠标变成小十字时, 按住鼠标左键, 向下或向右拖动到达目标后, 放开左键, 公式就被自动填充

91 2 单元格的引用相对引用 : 指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时, 公式中的单元格地址会随着改变举例 : 将 E16 的求和结果复制到 E17,E18,E19 等. 选定 E16, 在其中输入 =C16-D16, 回车确定输入使用编辑栏中复制命令选定 E17 到 E19 处, 用编辑栏中粘贴命令, 结果自动得出

92 绝对引用 : 指在把公式复制或填入到新位置时, 使其中的单元格地址保持不变需在行号和列标前加上 $ 例 : 在 F2 中输入公式 =$C$2+$D$2+$E$2 设置绝对地址需在行号和列号前加符号 $

93 混合引用 : 是指在一个单元格地址中, 既有绝对地址引用又有相对地址引用例 : 在 F2 中输入公式 =C2+$D$2+$E2

94 有些函数不需要参数, 有些函数需要多个参数, 其中有些参数是可选的不同的函数需要的参数也不相同, 要正确使用函数必须按正确的次序和格式输入参数在使用函数时, 包含参数的圆括号必须配对, 圆括号和参数之间不能出现空格或其他字符函数样式 =SUM(B1,B3,B4) =SUM(B1:B4) =SUM(1,2,3,4) =SUM(SIN(B1),COS(B4)) =SUM(A1,COS(A10)) 说明用于不连续单元用于连续单元用于数字求和采用其他函数求和使用混合函数求和函数参数类型

95 函数功能表 5 公式返回的错误值及产生的原因 ( 参考 )

96 已知机试成绩和笔试成绩, 计算总评成绩例如 : 计算总评成绩 ( 公式为 : = C2*0.4 + D2*0.6 ) 对总评成绩取整数 ( 公式为 := Round(C2*0.4 + D2*0.6, 0) )

97 注意 : Excel 的所有公式都以 = 号开头, 输入公式后按 <Enter> 键确认在单元格输入公式后, 单元格会显示公式运算的结果, 而在编辑栏内显示该公式本身所有公式中输入的符号一律使用西文标点符号在单元格输入数据或等号后, 编辑栏左边出现, 如果单击或按 <Esc> 键为放弃输入

98 十绘制图表用图表来描述电子表格中的数据是 Excel 的主要功能之一 Excel 能够将电子表格中的数据转换成各种类型的统计图表, 更直观地揭示数据之间的关系, 反映数据的变化规律和发展趋势, 使我们能一目了然地进行数据分析常用的图表类型有柱形图条形图饼图折线图 XY 散点图等

99 ( 一 ) 创建图表 1. 使用快捷键创建选定区域按下 F11 键, 自动创建 2. 使用向导 ( 如图 ) 选择数据插入菜单图表类型确定数据系列设置图表选项确定图表位置

100

101 如果选择作为新工作表插入单选按钮, 会在该工作簿中创建一个图表工作表 ; 如果选择作为其中的对象单选按钮, 将创建一个嵌入图表

102 ( 二 ) 认识图表

103 ( 三 ) 编辑图表选定图表项选定绘图区选定数据序列

104 注意 : 当你选定了整个图表或其中的一个对象时, 都会出现一个名为图表的工具栏, 可以通过工具栏对图表进行编辑图表的移动和缩放移动图表 : 选定后, 当鼠标变成十字箭头时可以移动缩放图表 : 当鼠标变成 8 个控制点时可以缩放更改图表类型选定图表图表类型命令适合的类型确定即可修饰图表设置图表的标题格式, 设置坐标轴格式设置绘制区或图表区的格式, 改变图表图案

105 合并计算认识问题 ( 合并计算和分类汇总 ) 相同 : 对相同记录进行操作相异 : 合并计算是不需排序记录, 且能同时操作很多表或者工作簿中进行 ; 分类汇总是先将表中的数据进行排序, 而且排序是在一个表中合并计算的步骤 : 函数数据合并计算命令合并计算对话框引用位置

106 一页面设置 1. 页面十一排版与打印

107 2. 页边距

108 3. 页眉和页脚

109 4. 工作表

110 二打印文档打印的方法与 Word 基本相同, 下面对打印对话框不同点加以说明 : 1 选定区域 : 只打印工作表中选定的单元格区域非相邻的选定区域打印在独立页上此项优于在页面设置对话框中设定的打印区域

111 2 选定工作表 : 打印所有当前选定工作表的所有区域, 按选定的页数打印如果没有定义打印页数, 则打印整个工作表 3 整个工作簿 : 打印当前工作簿中所有的工作表也可直接单击常用打印, 将根据先前在页面设置对话框中指定的选项, 直接打印当前活动工作表分页预览指定 : 视图分页预览拖动鼠标设置删除 : 视图打印区域取消打印区域视图常规

112 打印预览与打印选择文件菜单中的打印预览命令, 或者单击常用工具栏中的打印预览按钮进入打印预览方式 1. 打印预览下一页 / 上一页按钮 : 当打印的工作表多于一页时, 单击下一页按钮, 可以显示下一页 ; 单击上一页按钮, 可以显示上一页缩放按钮 : 使工作表在放大视图和全页视图之间切换打印按钮 : 可以打开打印对话框设置按钮 : 可以打开页面设置对话框页边距按钮 : 可以调整页边距页眉和页脚分页预览 / 普通视图按钮 : 可以在分页预览视图和普通视图之间切换关闭按钮 : 可以返回到工作表的编辑窗口中

113 5. 插入分页符若选定 A 列某单元格 ( 或选定某行 ) 并插入分页符, 则插入的是水平分页符 ; 若选定某列并插入分页符, 则插入的是垂直分页符 ; 若在其他位置插入分页符, 则同时插入水平分页符和垂直分页符

114 若工作表内容不止一页, 系统会自动在其中插入分页符, 工作表按此分页打印有时某些内容需要打印在一页中, 例如, 一个表格按系统分页将分在两页打印, 为了使该表格在一页中打印, 可以在该表格开始处插入水平分页符, 这样, 表格独占一页插入垂直分页符, 则可以控制打印的列数 1 单击分页符插入位置 ( 新页左上角的单元格 ) 2 单击插入分页符 4) 删除分页符 1 单击分页符下的第一行 ( 或右的第一列 ) 的单元格 2 单击插入删除分页符

115 课后总结要求了解 Excel2000 的窗口, 掌握 Excel2000 的启动和退出, 熟练掌握工作簿的新建保存打开和关闭, 工作表的编辑单元格中内容的输入, 学会自动填充数据编辑数据和数据有效性的设置掌握工作表的格式化, 工作表的移动复制删除和重命名等操作要求掌握能利用公式和常用函数进行计算, 强调了单元格的相对引用和绝对引用, 以及两者在复制公式时的区别要求用户能够根据需要制定自己的图表, 直观地再现数据的分布情况, 能够实现对数据清单进行排序筛选分类汇总等处理

116 本章主要给同学们介绍了 Microsoft Office 工具之一的 Excel 的使用, 通过学习, 大家了解了 Excel 与前一章所介绍的 Word 在不同领域的使用. 在这一章中给大家描述了 Excel 文档的建立通过公式和函数进行数据处理以及创建图表等基本操作, 它还有着更多隐藏的使用技巧和方法, 有待同学们的进一步探索

117 第四节用工作簿组织信息一不同工作表间的引用二共享单元格 1. 设置共享工作簿 (1) 工具菜单共享工作簿命令, 单击编辑选项卡 (2) 选择允许多用户同时编辑, 同时允许工作簿合并复选框, 单击确定按钮 (3) 出现提示时, 保存工作簿, 使用文件菜单中的另存为命令, 将共享工作簿保存在其他用户可以访问到的网络硬盘中 2016/7/8 Friday 117

118 2. 为共享设置密码 (1) 选择文件菜单中的另存为命令, 在另存为对话框中, 单击工具菜单上的常规选项命令 (2) 在保存选项对话框的打开权限密码编辑框中, 键入密码, 然后单击确定按钮 (3) 在确认密码对话框的重新输入密码编辑框中重新键入密码, 然后单击确定按钮 (4) 单击保存按钮, 如果有回应提示, 请单击是按钮, 用打开的工作簿替换现有工作簿 2016/7/8 Friday 118

119 课后习题 : 1. 什么是工作簿工作表单元格? 它们之间有什么联系? 2. 如何移动和复制工作表? 如何改变工作表标签显示数目? 如何改变工作表名称及设定工作表页数? 3. 在 Excel 中如何输入公式? 单元格的地址如何确定? 4. 什么是嵌入图表? 什么是图表工作表? 什么是数据清单? 什么是数据记录单? 在数据清单中输入数据的准则是什么? 5. 在数据清单中如何对数据排序查找数据和分类汇总? 什么是数据透视表? 在数据透视表结构中有些什么对象? 6. 文本和数据的输入有什么不同? 特殊符号的输入方法是什么? 2016/7/8 Friday 119

120 七创建数据透视表一创建利用数据视图向导表 2016/7/8 Friday 120

121 二结构组织行字段 : 来自原始数据且在数据透视表中被指定为行方向的字段列字段 : 数据透视表中被指定为列方向的字段页字段 : 被分配到页或筛选方向上的字段数据字段 : 包含汇总数据的数据库或源数据清单中的字段三删除数据透视表 ( 详见操作 ) 注意 : 当数据透视表删除后, 源数据不受影响, 若数据透视表是在单个的工作表中, 也可以直接删除这样工作表 2016/7/8 Friday 121

60 新编计算机应用基础实训指导 (2) 单元格显示格式设置选中 (A1:I1) 单元格区域, 在格式工具栏中选择加粗按钮, 将字体设置为加粗显示 ; 选择居中显示按钮, 将字体设置为居中显示 ; 选择底纹设置按钮, 将单元格底纹设置为黄色, 显示结果如图 3 3 所示图 3

60 新编计算机应用基础实训指导 (2) 单元格显示格式设置选中 (A1:I1) 单元格区域, 在格式工具栏中选择加粗按钮, 将字体设置为加粗显示 ; 选择居中显示按钮, 将字体设置为居中显示 ; 选择底纹设置按钮, 将单元格底纹设置为黄色, 显示结果如图 3 3 所示图 3 模块三电子表格软件 Excel 训练项目 1 教师人事档案管理表的录入与编辑训练目标掌握 Excel 2003 工作簿的建立保存与打开方法掌握工作表中各种不同类型数据的输入方法掌握单元格格式的设置方法掌握表格边框和底纹的设置方法掌握特殊符号的输入方法训练内容制作教师人事档案管理表, 最终显示效果如图 3 1 所示图 3 1 教师人事档案管理表样本实训步骤 (1) 启动 Excel