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屯应
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第四章中文 Microsoft Excel 2003 第一节 Excel 2003 基础一启动 Excel 2003 在 Windows 操作系统下, 选择开始程序 Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003 命令启动 Excel, 如图 4-1 所示图 4-1 打开 Excel 2003 二 Excel 2003 窗口 Excel

1 第四章中文 Microsoft Excel 2003 第一节 Excel 2003 基础一启动 Excel 2003 在 Windows 操作系统下, 选择开始程序 Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003 命令启动 Excel, 如图 4-1 所示图 4-1 打开 Excel 2003 二 Excel 2003 窗口 Excel 2003 的界面主要由以下几部分组成, 如图 4-2 所示 (1) 标题栏用于显示应用程序名称和当前打开的工作簿名称 (2) 菜单栏提供 Excel 2003 的多个菜单命令 (3) 工具栏由多组快速执行的命令按钮组成默认显示常用工具栏和格式工具栏 (4) 编辑栏用于输入或编辑单元格数据公式 (5) 名称框用于显示或编辑当前单元格或单元格区域的地址 (6) 工作表标签用于显示工作表的名称 (7) 行列标题用于定位单元格单元格的名称由其所在列和行的编号组成,A1 表示位于第 1 列, 第 1 行的单元格列标号是 A B Z,AA AB AZ,BA BB BZ,,IV, 共 256 列行标号是 1,2,3,65536, 共行 (8) 状态栏位于窗口的底部, 显示操作信息 (9) 任务窗格 Excel 2003 提供常用命令的窗口单击任务窗格中的开始工作, 可以打开任务窗格的下拉菜单

第四章中文 Microsoft Excel 2003 71 标题栏菜单栏格式工具栏最小化按钮最大化 / 还原按钮控制按钮关闭按钮常用工具栏名称框编辑栏行标号

可以使用下列任意一种方法退出 Excel 2003 (1) 选择文件退出命令 (2) 单击标题栏左侧的控制菜单图标, 在弹出的菜单中选择关闭命令 (3)

在弹出的菜单中单击关闭选项在退出 Excel 2003 时, 如果当前的工作表还没有保存, 则会弹出一个提示对话框, 询问是否保存所修改的内容, 如图 4-3 所示

2 第四章中文 Microsoft Excel 标题栏菜单栏格式工具栏最小化按钮最大化 / 还原按钮控制按钮关闭按钮常用工具栏名称框编辑栏行标号列标号垂直滚动条 ( 箭头 ) 工作表标签水平滚动条 ( 箭头 ) 任务窗格状态栏图 4-2 Excel 2003 界面三退出 Excel 2003 可以使用下列任意一种方法退出 Excel 2003 (1) 选择文件退出命令 (2) 单击标题栏左侧的控制菜单图标, 在弹出的菜单中选择关闭命令 (3) 双击标题栏左侧的控制菜单图标 (4) 单击 Excel 窗口右上角的关闭按钮 (5) 按 Alt+F4 组合键 (6) 右击任务栏中工作簿所对应的按钮, 在弹出的菜单中单击关闭选项在退出 Excel 2003 时, 如果当前的工作表还没有保存, 则会弹出一个提示对话框, 询问是否保存所修改的内容, 如图 4-3 所示如果用户需保存文件, 则单击是按钮, 弹出一个另存为对话框, 如图 4-4 所示不需保存则单击否按钮退出, 若单击取消按钮则返回到编辑界面图 4-3 保存提示对话框图 4-4 另存为对话框

3 72 实用计算机基础教程第二节工作簿工作表和单元格操作一创建新工作簿启动 Excel 2003 时, 同时打开一个空白工作簿 Book1 工作簿是 Excel 2003 用来管理和处理数据的文件, 其扩展名为.xls 一个工作簿最多可以有 255 个工作表工作表由多个单元格组成, 单元格中可以输入数据 ( 包括数值和文本 ) 及公式单击某单元格, 则激活此单元格, 称为活动单元格 1. 建立空白工作簿选择任务窗格空白工作簿命令, 如图 4-5 所示 2. 建立与现有工作簿结构相同的工作簿选择任务窗格根据现有工作簿命令, 如图 4-6 所示打开根据现有工作簿新建对话框, 如图 4-7 所示在此对话框中选择需要的现有工作簿后单击创建按钮, 建立一个与现有工作簿结构完全相同的工作表图 4-5 空白工作簿图 4-6 根据现有工作簿图 4-7 根据现有工作簿新建对话框

单击确定按钮图 4-8 选择模板图 4-9 模板对话框二插入工作表一个工作簿默认由 3 个工作表构成, 在实际工作中可能满足不了用户的需要,

其名称依次为 Sheet4 Sheet5, 依此类推如图 4-10 和图 4-11 所示图 4-10 插入工作表图 4-11 新建工作表三

4 第四章中文 Microsoft Excel 用模板建立工作簿在任务窗格中选择本机上的模板或网站上的模板命令, 如图 4-8 所示打开模板对话框, 如图 4-9 所示在对话框中选择所需模板后, 单击确定按钮图 4-8 选择模板图 4-9 模板对话框二插入工作表一个工作簿默认由 3 个工作表构成, 在实际工作中可能满足不了用户的需要, 此时用户可插入新的工作表一个工作簿最多可由 255 个工作表组成, 插入工作表的具体操作步骤如下 : 选择插入工作表命令, 系统会自动插入工作表, 其名称依次为 Sheet4 Sheet5, 依此类推如图 4-10 和图 4-11 所示图 4-10 插入工作表图 4-11 新建工作表三删除工作表如果用户需要将不用的工作表删除, 可以选定一个或多个工作表 ( 选定多个工作表时按住 Ctrl 键, 同时单击选中工作表 ), 选择编辑删除工作表命令来删除, 如图 4-12 所示也可以右键单击工作表标签, 选择快捷菜单中的删除命令来删除工作表, 如图 4-13 所示

74 实用计算机基础教程图 4-12 删除工作表图 4-13 从快捷菜单中删除四重命名工作表在创建一个工作簿时, 工作表以 Sheet1 Sheet2

输入新的工作表名即可, 如图 4-14 所示也可以直接双击工作表标签 ( 如图 4-15 所示 ), 这时工作表名称呈高亮显示, 直接输入名称即可更改工作表名,

删除复制单元格 ) 时, 首先要选定单元格用户可以选定一个或多个单元格, 也可以一次选定整行 ( 多行 ) 或整列 ( 多列 ), 还可以一次选定所有的单元格

5 74 实用计算机基础教程图 4-12 删除工作表图 4-13 从快捷菜单中删除四重命名工作表在创建一个工作簿时, 工作表以 Sheet1 Sheet2 Sheet3 命名在实际工作中, 用户可以改变这些工作表的名字从而更加有效的管理其方法为 : 右键单击工作表标签, 在弹出的快捷菜单中选择重命名命令, 输入新的工作表名即可, 如图 4-14 所示也可以直接双击工作表标签 ( 如图 4-15 所示 ), 这时工作表名称呈高亮显示, 直接输入名称即可更改工作表名, 如图 4-16 所示图 4-14 工作表重命名图 4-15 双击工作表标签图 4-16 修改工作表名称五选定单元格行列对单元格进行操作 ( 如移动删除复制单元格 ) 时, 首先要选定单元格用户可以选定一个或多个单元格, 也可以一次选定整行 ( 多行 ) 或整列 ( 多列 ), 还可以一次选定所有的单元格 1. 选定一个单元格单元格是数据处理的基本单位, 用来存放各种数据选定单元格最简便的方法就是用单击所需编辑的单元格当选定了某个单元格后, 该单元格所对应的名称将显示在名称框内

6 2. 选定整个工作表第四章中文 Microsoft Excel 要选定整个工作表, 单击行和列交汇处的全选按钮即可, 如图 4-17 和图 4-18 所示全选按钮图 4-17 选定整个工作表 (1) 图 4-18 选定整个工作表 (2) 3. 选定整行整列单击行首或列首的标签来实现选定, 如图 4-19 和图 4-20 所示若选择多行或多列则用鼠标拖动行列标签即可行标号列标号图 4-19 选定行图 4-20 选定列 4. 选定多个连续非连续的单元格如果要选定连续的单元格, 选中开始单元格用鼠标拖动至末尾单元格, 这时所选区域呈反向显示, 如图 4-21 所示如果要选定非连续的单元格, 则先选定一个单元格, 然后按下 Ctrl 键, 再选定其他单元格即可, 如图 4-22 所示图 4-21 选定连续单元格图 4-22 选定非连续单元格

弹出如图 4-24 所示的插入对话框, 从中选择所需选项图 4-23 插入命令图

行列选择所要移动的单元格行或列, 将鼠标放置到该单元格的边框位置, 当鼠标指针变成

7 76 实用计算机基础教程六插入单元格行列选定单元格 ( 选定单元格的数量即是插入单元格的数量 ), 选择插入单元格命令, 如图 4-23 所示弹出如图 4-24 所示的插入对话框, 从中选择所需选项图 4-23 插入命令图 4-24 插入对话框七删除单元格行列要删除单元格行或列, 首先选定要删除的单元格行或列选择编辑删除命令, 如图 4-25 所示弹出如图 4-26 所示的删除对话框, 从中选择所需选项图 4-25 删除命令图 4-26 删除对话框八移动单元格行列选择所要移动的单元格行或列, 将鼠标放置到该单元格的边框位置, 当鼠标指针变成箭头形状时, 按下左键拖动至目标位置, 即可移动单元格行或列, 如图 4-27 和图 4-28 所示图 4-27 移动单元格 (1)

第四章中文 Microsoft Excel 2003 77 图 4-28 移动单元格 (2) 九

列与列之间以及行与列之间的交换对于行与行之间列与列之间的交换可以先选定要交换的行 ( 或列 ),

插入已剪切的单元格命令即可 ( 或按下 Shift 键不放, 拖动选定内容到目标位置放开,

4-30 交换行列 (2) 行与列交换的方法是选中欲转换的区域, 然后将其复制,

8 第四章中文 Microsoft Excel 图 4-28 移动单元格 (2) 九交换行列在实际工作中往往会遇到行列交换的操作, 行列交换包括行与行之间列与列之间以及行与列之间的交换对于行与行之间列与列之间的交换可以先选定要交换的行 ( 或列 ), 使用剪切命令, 再选定要交换到的目标位置后, 单击右键在弹出的快捷菜单中, 选择插入已剪切的单元格命令即可 ( 或按下 Shift 键不放, 拖动选定内容到目标位置放开, 也可交换行或列 ) 如图 4-29 和图 4-30 所示图 4-29 交换行列 (1) 图 4-30 交换行列 (2) 行与列交换的方法是选中欲转换的区域, 然后将其复制, 确定交换后表格的左上角第一个单元格位置, 再选择编辑选择性粘贴命令并在打开的对话框中选择转置选项即可, 如图 4-31 和图 4-32 所示图 4-31 行与列交换 (1)

数字字符串而非数字数据如输入电话号码 19208778888 时应在单元格中输入 19208778888, 如图 4-33 和图 4-34 所示图 4-33 输入文本 (1) 图 4-34 输入文本 (2) 2.

9 78 实用计算机基础教程图 4-32 行与列交换 (2) 十在工作表中输入及编辑内容 1. 输入文本在 Excel 2003 中, 系统将汉字数字字母空格连接符等 ASCII 字符的组合统称为文字在输入文字时, 默认对齐方式单元格内靠左对齐在一个单元格内最多可以存放个字符对于全部由数字组成的字符串, 如邮政编码电话号码身份证号码等这类字符串的输入, 为了避免被 Excel 认为是数字型数据,Excel 提供了在这些输入项前添加的方法, 来区分是数字字符串而非数字数据如输入电话号码时应在单元格中输入 , 如图 4-33 和图 4-34 所示图 4-33 输入文本 (1) 图 4-34 输入文本 (2) 2. 输入数字输入分数时, 应先输入一个 0 和一个空格, 之后再输入分数否则系统会将其作为日期处理例如, 输入 1/2, 应输入 0 1/2, 不输入 0, 表示 1 月 2 日输入一个负数时, 可以通过两种方法来完成 : 在数字前面加上一个负号或将数字用括号括起来例如, 输入负 99, 可输入 99 或 (99) 输入百分数时, 先输入数字, 再输入百分号即可在 Excel 2003 中, 可以输入 0~9 +( 加号 ) ( 减号 ) ( )( 双括号 ), ( 逗号 ) /( 斜线 ) $( 货币符号 ) %( 百分号 ).( 英文句号 ) E 和 e( 科学计数符 ) 等数值符号在 Excel 中,E 或 e 是乘方符号,En 表示 10 的 n 次方如 2.5E-2 表示 , 值为输入日期时间使用数字键与 / 或 - 配合可快速输入日期, 如输入 6/20, 回车即可得到 6 月 20 日而数字键与 : 配合可输入时间, 如输入 10:25, 回车即得到 10:25 的时间选定要插入日期的单元格, 按下 Ctrl+; 组合键, 然后回车即可插入当前日期而要输

第四章中文 Microsoft Excel 2003 79 入当前时间, 按下 Ctrl+Shift+; 组合键, 回车即可插入当前时间 4.

输入内容拖动填充柄填充填充完成图 4-35 填充数据 (1) 图 4-36 填充数据 (2) 用菜单法进行自动填充时, 打开序列对话框可以应用其他选项来填充数字日期的特殊序列例如, 想在一个列的区域中填入 1 3 5 7 的等差序列方法是 :1 在起始单元格中输入数值 1;2 选定包括起始单元格在内的欲填充序列的同一列单元格区域 ;3 选择编辑填充序列命令打开序列

10 第四章中文 Microsoft Excel 入当前时间, 按下 Ctrl+Shift+; 组合键, 回车即可插入当前时间 4. 填充 Excel 2003 为用户提供了强大的自动填充数据功能, 通过这一功能, 用户可以非常方便有效地填充数据自动填充数据是指在一个单元格内输入数据后, 与其相邻的单元格可以自动地输入一定规则的数据它们可以是相同的数据, 也可以是一组序列 ( 等差或等比 ) 自动填充数据的方法有两种 : 利用鼠标拖动填充柄 ( 如图 4-35 所示 ) 和利用菜单命令 ( 如图 4-36 所示 ) 输入内容拖动填充柄填充填充完成图 4-35 填充数据 (1) 图 4-36 填充数据 (2) 用菜单法进行自动填充时, 打开序列对话框可以应用其他选项来填充数字日期的特殊序列例如, 想在一个列的区域中填入的等差序列方法是 :1 在起始单元格中输入数值 1;2 选定包括起始单元格在内的欲填充序列的同一列单元格区域 ;3 选择编辑填充序列命令打开序列对话框 ;4 在序列产生在选项中选择列, 在类型选项中选择等差序列, 步长值设定为 2;5 单击确定按钮则在选定的区域就填好一个的等差序列, 如图 4-37 所示若想填充有关年份递增的日期序列, 如 , 方法是 :1 在起始单元格中输入日期 ;2 选定包括起始单元格在内的欲填充序列的同一列单元格区域 ;3 选择编辑填充序列命令打开序列对话框, 在序列产生在选项中选择列, 在类型选项中选择日期 ;4 在日期单位选项中, 选择年, 步长设定为 2;5 单击确定按钮则在选定的区域填好了一个日期序列用类似的方法, 可填充年份递减的日期序列, 还可填充月份日期递增 ( 减 ) 的日期序列, 如图 4-38 所示

11 80 实用计算机基础教程图 4-37 等差序列填充图 4-38 日期填充 5. 复制和移动单元格数据在实际应用中, 往往要对单元格 ( 或区域 ) 进行复制和移动可以通过多种方法来实现复制和移动如果要将单元格复制或移动到同一个工作表的其他区域, 或者同一个工作簿的另一个工作表另一个窗口另一个应用程序中, 可以使用剪切复制和粘贴命令此外, 还可以使用鼠标拖动操作, 来完成对单元格的复制或移动将鼠标指针指向选定区域的边框线上, 若需要复制, 按住 Ctrl 键, 并拖动边框线到新的位置上若拖动时没有按住 Ctrl 键则为移动的操作第三节格式化工作表对于工作表中的单元格, 在输入数据时可以不必在意数据的显示方式在输入数据完成后, 通过调整它们的显示和打印格式, 使工作表的内容正确显示, 便于阅读, 还可以对工作表进行美化 Excel 的格式化设置只改变数据的显示和打印方式, 不会改变数据在单元格中的存储值, 也不影响数据参与运算一字符的格式化在 Excel 中, 可以使用 Windows 丰富多彩的字体资源进行完美的字符格式设置字体格式化包括设置字体字号字型颜色背景图案等通过格式工具栏快速设置字体的格式大小等常用属性, 如图 4-39 所示若对字体格式设置有更高要求, 还可以选择格式菜单中的单元格命令, 打开单元格格式对话框中的字体选项卡, 在该选项卡中进行字体设置, 如图 4-40 所示

第四章中文 Microsoft Excel 2003 81 字体字号字型对齐方式小数位数边框字体颜色货币百分比千位分隔符样式缩进填充颜色

小数方式显示通过格式工具栏, 可以快速设置数值格式为货币模式百分比模式以及千位分隔模式等若对数字格式设置有更高要求, 还可以选择格式

12 第四章中文 Microsoft Excel 字体字号字型对齐方式小数位数边框字体颜色货币百分比千位分隔符样式缩进填充颜色图 4-39 格式工具栏图 4-40 单元格格式对话框二数字的格式化默认情况下, 数值格式是常规格式, 当在工作表中输入数值时, 数字以整数小数方式显示通过格式工具栏, 可以快速设置数值格式为货币模式百分比模式以及千位分隔模式等若对数字格式设置有更高要求, 还可以选择格式菜单中的单元格命令, 打开单元格格式对话框中的数字选项卡, 在该选项卡中进行数字格式的设置, 如图 4-41 所示图 4-41 数字格式设置

添加边框和底纹使用边框和底纹, 可以使工作表能够突出显示重点内容, 区分工作表不同部分以及使工作表更加美观和容易阅读在单元格格式对话框的边框选项卡和图案

13 82 实用计算机基础教程三对齐与缩进的位置默认情况下, 单元格中的文本靠左对齐, 数字靠右对齐, 逻辑值和错误值居中对齐此外, 在单元格格式对话框的对齐选项卡中, 可以完成详细的对齐设置, 如合并单元格旋转单元格中的内容以及垂直对齐等, 如图 4-42 所示图 4-42 对齐选项卡四添加边框和底纹使用边框和底纹, 可以使工作表能够突出显示重点内容, 区分工作表不同部分以及使工作表更加美观和容易阅读在单元格格式对话框的边框选项卡和图案选项卡中, 可以完成详细的设置, 如图 4-43 所示图 4-43 边框选项卡和图案选项卡五改变列宽和行高系统默认的行高和列宽有时并不能满足需要, 用户可自定义行高和列宽

第四章中文 Microsoft Excel 2003 83 将鼠标指针移动到两个行标号或列标号之间, 鼠标指针变成双向箭头形状时拖动鼠标, 即可调整行高或列宽若双击则可设置为最适合的行 ( 列 )/ 高 ( 宽 )

4-44 设置行高图 4-45 设置列宽图 4-46 精确输入行高值图 4-47 精确输入列宽值六条件格式化条件格式可以在很大程度上改进电子表格的设计和可读性, 允许指定多个条件来确定单元格的行为,

14 第四章中文 Microsoft Excel 将鼠标指针移动到两个行标号或列标号之间, 鼠标指针变成双向箭头形状时拖动鼠标, 即可调整行高或列宽若双击则可设置为最适合的行 ( 列 )/ 高 ( 宽 ) 为了设置精确的行高和列宽, 应首先选定行或列, 选择格式行 ( 列 ) 行高 ( 列宽 ) 命令, 如图 4-44 和图 4-45 所示, 打开行高 ( 列宽 ) 对话框进行设置, 如图 4-46 和图 4-47 所示图 4-44 设置行高图 4-45 设置列宽图 4-46 精确输入行高值图 4-47 精确输入列宽值六条件格式化条件格式可以在很大程度上改进电子表格的设计和可读性, 允许指定多个条件来确定单元格的行为, 根据单元格的内容自动地应用单元格的格式可以设定多个条件, 但 Excel 只会应用一个条件所对应的格式, 即按顺序测试条件, 如果单元格满足某条件, 则应用相应的格式规则, 而忽略其他条件测试在 Excel 2003 的版本中, 条件格式最多只能设置 3 个条件 1. 选择单元格数值时的条件格式对话框此时, 若在第一个组合框中选择单元格数值, 则右侧的组合框中将提供介于未介于等于不等于大于小于大于或等于小于或等于等选项, 并且在其右侧的输入框中可以输入相应的数值, 也可以选择工作表中的单元格然后, 单击格式按钮, 设置当条件为真时所应用的格式选择介于时, 包括设置的最大值和最小值, 而选择未介于时, 不包括设置的最大值和最小值, 如图 4-48 所示图 4-48 选择单元格数值时的条件格式对话框

; 否则, 不会应用设定的格式, 如图 4-49 所示图 4-49 选择公式时的条件格式对话框设置如图 4-50 所示的表内数据大于等于 85 的值所在单元格加底纹, 深红色图

15 84 实用计算机基础教程 2. 选择公式时的条件格式对话框此时, 可在右侧的输入框中输入公式或者选择含有公式的单元格注意 : 公式的计算结果必须返回 True 或 False 当公式返回 True 时, 将应用条件格式 ; 否则, 不会应用设定的格式, 如图 4-49 所示图 4-49 选择公式时的条件格式对话框设置如图 4-50 所示的表内数据大于等于 85 的值所在单元格加底纹, 深红色图 4-50 样例首先选定所有数值所在的单元格, 选择格式条件格式命令, 如图 4-51 所示打开条件格式对话框图 4-51 打开条件格式对话框在条件格式对话框中输入条件大于或等于 85, 单击格式命令按钮, 在打开的单元格格式对话框中设置字型及底纹, 如图 4-52 所示得到最终的格式设置结果, 如图 4-53 所示

第四章中文 Microsoft Excel 2003 85 图 4-52 设置过程图 4-53 样例结果第四节公式和函数一输入公式公式是在工作表中对数据进行分析的等式, 它可以对工作表数值进行加减乘除等运算

==SUM(E2:E8) 二公式中的运算符 Excel 包含 4 种类型运算符 ( 总计 16 个 ), 分别为 : 算术运算符 (6 个 ) 它们的作用是完成基本的数学运算, 产生数字结果等, 它包括 : 加 (+) 减 (-) 乘

16 第四章中文 Microsoft Excel 图 4-52 设置过程图 4-53 样例结果第四节公式和函数一输入公式公式是在工作表中对数据进行分析的等式, 它可以对工作表数值进行加减乘除等运算在一个公式中可以包含有各种运算符号常量变量函数以及单元格引用等输入公式的操作与输入文本类型数据类似, 不同的是在输入公式时必须以 = 号 ( 等号 ) 开始, 然后再输入公式的表达式如 : = =B2+C2+D2 ==SUM(E2:E8) 二公式中的运算符 Excel 包含 4 种类型运算符 ( 总计 16 个 ), 分别为 : 算术运算符 (6 个 ) 它们的作用是完成基本的数学运算, 产生数字结果等, 它包括 : 加 (+) 减 (-) 乘 (*) 除 (/) 百分数(%) 乘方(^) 比较操作符 (6 个 ) 它们的作用是可以比较两个值, 结果为一个逻辑值, 不是 True 就是 False 这些运算符包括: 等于 (=) 大于(>) 小于(<) 大于等于(>=) 小于等于 (<=) 不等于(<>)

17 86 实用计算机基础教程文本连接符 (1 个 ) 使用文本连接符 (&) 可加入或连接一个或更多字符串 ( 也可以为单元格的地址 ) 以产生一长文本例如, 云南省 & 玉溪市第二职业高级中学就得到云南省玉溪市第二职业高级中学引用操作符 (3 个 ) 引用以下三种运算符可以将单元格区域进一步处理冒号 : 连续区域运算符, 对两个引用之间 ( 包括两个引用在内 ) 的所有单元格进行引用如 SUM(A2:A10), 计算 A2 到 A10 的连续 9 个单元格之和逗号, 联合操作符, 可将多个引用合并为一个引用如 SUM(A2:A10,D2:D10), 计算 A 列和 D 列共计 18 个单元格之和空格交集运算符, 生成对两个引用中共有的单元格的引用例如, 公式 : =SUM(A1:D3 B1:C5) 计算 A1:D3 和 B1:C5 两个区域的交叉区域, 即 B1:C3 区域所有单元格数值的和如果公式中同时用到了多个运算符,Excel 将按一定的顺序 ( 优先级由高到低 ) 进行运算, 相同优先级的运算符, 将从左到右进行计算若是记不清或想指定运算顺序, 可用小括号括起相应部分优先级由高到低依次为 : 引用运算符负号百分比乘方乘除加减连接符比较运算符三求和函数 SUM 平均值函数 AVERAGE SUM 函数和 AVERAGE 函数是电子表格操作中十分常用的两个函数利用它可以方便快捷地计算工作表中的合计值以及平均值 SUM 函数的表达式为 :SUM(number1,number2, ) 括号里的是 SUM 函数的参数,SUM 函数计算单元格区域内所有数值的和, 参数之间用, 分开, 最大可以在括号里写 30 个参数如果要求若干相邻单元格内的数值之和时, 参数之间用 : 分开如果 SUM 函数的参数中是数值以外的文本时, 计算结果为错误值 #VALUE! AVERAGE 函数的表达式为 :AVERAGE(number1,number2, ) 参数 number1 number2 是需要计算平均值的 1~30 个参数例如, 要计算工作表中学生成绩以及班级成绩, 可以使用上述两个函数来完成, 其操作步骤如下 : (1) 选定欲存放结果单元格, 如图 4-54 所示图 4-54 选定欲存放结果单元格 (2) 使用求和 ( 或平均值 ) 命令,Excel 将自动出现求和函数 SUM( 或 AVERAGE ) 以及求和 ( 或求平均值 ) 数据区域, 如图 4-55 所示

18 第四章中文 Microsoft Excel 图 4-55 使用求和函数 (3) 单击编辑栏上输入按钮 ( 对 ) 或按回车键确定公式, 或重新输入数据区域修改公式得到计算结果, 如图 4-56 所示图 4-56 计算结果 (4) 拖动单元格右下角的填充柄对公式进行填充, 计算结果如图 4-57 所示图 4-57 最终效果第五节数据的管理和应用一数据的排序 1. 快速排序如果我们希望对学生成绩按平均分由高到低进行排列, 可以按如下方法进行操作 : 选中平均分列任意一个单元格, 然后单击常用工具栏上的降序排序按钮即可, 如图 4-58 所示图 4-58 按降序排列

19 88 实用计算机基础教程 2. 按关键字排序在实际应用过程中, 往往会出现被排序的字段数值相同的情况, 例如, 按平均分进行降序排序出现两个分值相同时, 则按语文成绩降序进行排序此时就要打开排序对话框并在该对话框中进行设置其操作方法为 : 选中数据表格中任意一个单元格, 选择数据排序命令, 打开排序对话框, 将主要关键字和次要关键字分别设置为平均分和语文, 再设置排序方式为降序即可, 如图 4-59 和图 4-60 所示图 4-59 排序对话框图 4-60 按平均分和语文排序二数据的筛选 Excel 中提供了两种数据的筛选操作, 即自动筛选和高级筛选 1. 自动筛选自动筛选一般用于简单的条件筛选, 筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来, 只显示符合条件的数据图 4-61 是某单位的职工工资表, 选择数据筛选自动筛选命令, 以基本工资字段为例, 单击其右侧向下的列表按钮, 可根据要求筛选出基本工资为某一指定数额或筛选出基本工资最高 ( 低 ) 的前 10 个 ( 该数值可调整 ) 记录还可以根据条件筛选出基本工资在某一范围内符合条件的记录, 与或来约束区分条件在自定义自动筛选方式对话框中设置筛选条件, 根据给定条件筛选出工资大于等于 2000 且小于 4000 的记录, 如图 4-62 和图 4-63 所示另外, 使用自动筛选还可同时对多个字段进行筛选操作, 此时各字段之间限制的条件只能是与的关系如筛选出工资和奖金都超过 1100 的记录

20 第四章中文 Microsoft Excel 图 4-61 待筛选职工工资表图 4-62 自定义自动筛选方式对话框图 4-63 筛选结果 2. 高级筛选如果需要输入复杂的筛选条件, 或者将符合条件的数据输出到工作表的其他单元格中, 可以使用高级筛选功能首先在工作表中设置至少两行的条件区域, 第一行为字段名, 第二行以下为查找的条件设置条件区域前, 先将数据清单的字段名复制到其他单元格中, 作为查找时的条件字段, 然后在其下一行输入条件

下面我们以该工资表为例分类汇总各系工资工龄奖金的平均值具体操作步骤为 : 图 4-64 待分类汇总工资表 (1) 单击部门列任意单元格, 使用排序命令对该列进行升序或降序排序 (2) 选择数据

21 90 实用计算机基础教程三分类汇总在日常的工作中, 我们常用 Excel 的分类汇总功能来统计数据 Excel 可自动计算列表中的分类汇总和总计值当插入自动分类汇总时,Excel 将分级显示列表, 以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行若要插入分类汇总, 首先应该按需要统计的字段排序, 才能将要进行分类汇总的行组合到一起然后, 为包含数字的列分类汇总图 4-64 所示是某单位职工工资表, 下面我们以该工资表为例分类汇总各系工资工龄奖金的平均值具体操作步骤为 : 图 4-64 待分类汇总工资表 (1) 单击部门列任意单元格, 使用排序命令对该列进行升序或降序排序 (2) 选择数据分类汇总命令, 打开分类汇总对话框选择分类字段为部门, 汇总方式为平均值, 选定汇总项为工资工龄和奖金, 选中汇总结果显示在数据下方, 如图 4-65 所示单击确定按钮, 汇总结果如图 4-66 所示图 4-65 分类汇总对话框

22 第四章中文 Microsoft Excel 2003 图 4-66 汇总结果 3 单击数据表左侧的分级显示符号如本例中左上角的数字和左侧的减号来隐藏明细数据如图 4-67 所示图 4-67 隐藏明细数据查看完分类汇总的数据后有时需要删除分类汇总使表格还原至以前的状态其操作方法为选定数据表内任意单元格打开分类汇总对话框在对话框中单击全部删除按钮即可如图 4-68 所示图 4-68 删除分类汇总 91

工资工龄以及奖金的平均值具体操作步骤为 : (1) 单击职称列任意单元格, 使用排序命令对该列进行升序或降序排序 (2) 单击 G2 单元格, 选择数据合并计算命令, 打开

23 92 实用计算机基础教程四合并计算合并计算是对多个工作表中的数据利用数据菜单中的合并计算命令进行汇总, 以产生合并报告, 并把合并报告放在指定的工作表中合并计算要求欲进行合并计算的数据必须具有相同的结构 ( 行或列标题 ) 图 4-69 待合并计算的工资表图 4-69 所示是某单位职工工资表, 下面我们以该工资表为例合并计算讲师和教授的工资工龄以及奖金的平均值具体操作步骤为 : (1) 单击职称列任意单元格, 使用排序命令对该列进行升序或降序排序 (2) 单击 G2 单元格, 选择数据合并计算命令, 打开合并计算对话框选择函数为平均值, 选定引用位置为 B1:E20, 根据需要选定标签位置下的首行或最左列复选框, 如图 4-70 所示单击确定按钮, 合并计算结果如图 4-71 所示图 4-70 合并计算对话框

第四章中文 Microsoft Excel 2003 93 图 4-71 合并计算结果第六节图表的应用图表是 Excel 常用的功能之一

图表以图形的方式显示工作表中的数据图表的类型有多种, 其中主要的有以下几种 : 柱形图条形图折线图饼图 X/Y 散点图以及面积图圆环图

可以使用图表向导, 具体操作步骤如下 : (1) 选定要创建图表的数据区域, 如图 4-72 所示 (2) 单击常用工具栏中的图表向导按钮或选择

24 第四章中文 Microsoft Excel 图 4-71 合并计算结果第六节图表的应用图表是 Excel 常用的功能之一与工作表相比, 图表具有十分突出的优势, 它具有使用户看起来更清晰更直观的特点, 不仅能够直观地表现出数据值, 还能更形象地反映出数据的对比关系图表以图形的方式显示工作表中的数据图表的类型有多种, 其中主要的有以下几种 : 柱形图条形图折线图饼图 X/Y 散点图以及面积图圆环图雷达图曲面图气泡图股价图圆柱 / 圆锥 / 棱锥图 Excel 的默认图表类型为柱形图一创建图表如果用户要创建一个图表, 可以使用图表向导, 具体操作步骤如下 : (1) 选定要创建图表的数据区域, 如图 4-72 所示 (2) 单击常用工具栏中的图表向导按钮或选择插入图表命令, 出现如图 4-73 所示的图表向导 -4 步骤之 1- 图表类型对话框, 在此对话框中选择图表类型图 4-72 创建图表的数据区域图 4-73 图表向导对话框 1

对话框上的系列选项卡用于修改数据系列名称和数值及分类轴标志 (4) 单击下一步按钮, 打开图表向导 -4 步骤之 3- 图表选项对话框, 如图 4-75 所示图 4-75 图表向导对话框

25 94 实用计算机基础教程所示 (3) 单击下一步按钮, 打开图表向导 -4 步骤之 2- 图表数据源对话框, 如图 4-74 图 4-74 图表向导对话框 2 该对话框中包含两个选项卡 : 数据区域和系列数据区域选项卡用于修改创建图表的数据区域, 如果区域不对, 则在数据区域框中输入正确的单元格区域 ; 如果要指定数据系列所在行, 选定系列产生在框下的行复选框对话框上的系列选项卡用于修改数据系列名称和数值及分类轴标志 (4) 单击下一步按钮, 打开图表向导 -4 步骤之 3- 图表选项对话框, 如图 4-75 所示图 4-75 图表向导对话框 3 在此对话框中有 6 个选项卡 : 标题选项卡 : 用于确定是否在图表中添加图表标题分类 (X) 轴标题和数值 (Y) 轴标题坐标轴选项卡 : 用于确定是否在图表中显示分类 (X) 轴和数值 (Y) 轴

第四章中文 Microsoft Excel 2003 95 网格线选项卡 : 用于确定是否在图表中显示网格线图例选项卡 : 用于确定是否在图表中显示图例及图例所在的位置数据标志选项卡 : 用于确定是否在图表中显示数据标志及显示数据标志的方式数据表选项卡

作为其中的对象插入 (6) 单击完成按钮, 结果如图 4-77 所示图 4-77 设置完成二设置图表填充效果设置图表填充效果可使图表看上去更加美观图表填充的效果包括过渡纹理图案图片下面以纹理填充为例对图表进行填充效果的设置其操作步骤如下 :

26 第四章中文 Microsoft Excel 网格线选项卡 : 用于确定是否在图表中显示网格线图例选项卡 : 用于确定是否在图表中显示图例及图例所在的位置数据标志选项卡 : 用于确定是否在图表中显示数据标志及显示数据标志的方式数据表选项卡 : 用于确定是否在图表下面的网格中显示每个数据系列的值 (5) 单击下一步按钮, 打开图表向导 -4 步骤之 4- 图表位置对话框, 如图 4-76 所示图 4-76 图表向导对话框 4 在此对话框中确定图表的位置 : 作为新工作表插入作为其中的对象插入 (6) 单击完成按钮, 结果如图 4-77 所示图 4-77 设置完成二设置图表填充效果设置图表填充效果可使图表看上去更加美观图表填充的效果包括过渡纹理图案图片下面以纹理填充为例对图表进行填充效果的设置其操作步骤如下 : (1) 在图表的空白区域双击, 打开图表区格式对话框, 单击对话框上的填充效果按钮, 打开填充效果对话框, 选定纹理选项卡, 如图 4-78 所示 (2) 在纹理区域中选择一种纹理效果, 此处选择水滴 (3) 单击其他纹理按钮, 将其他文件中的纹理导入到当前图表中

指向图表周围的控制点上, 当鼠标变成双向箭头, 拖动鼠标拖动图表上下两边中间的控制点, 可改变图表的高度 ; 拖动图表左右两边中间的控制点,

27 96 实用计算机基础教程图 4-78 纹理选项卡 (4) 单击确定按钮返回到图表区格式对话框, 关闭对话框, 得到效果图, 如图 4-79 所示图 4-79 图表填充效果图三改变图表的大小改变图表大小的具体操作步骤如下 : (1) 选中要改变大小的图表 (2) 指向图表周围的控制点上, 当鼠标变成双向箭头, 拖动鼠标拖动图表上下两边中间的控制点, 可改变图表的高度 ; 拖动图表左右两边中间的控制点, 可改变图表的宽度 ; 拖动四个角上的控制点, 可同时改变图表的高和宽四移动图表图表的位置可以根据需要随时移动方法是首先选中要移动的图表, 然后用鼠标拖动图表到目标位置

第四章中文 Microsoft Excel 2003 97 五复制图表复制图表的方法有多种, 比较常用的有以下几种 : 利用鼠标菜单命令工具栏快捷键等 (1) 用菜单复制图表选定图表, 选择编辑复制命令, 之后再选择编辑粘贴命令 (2) 利用鼠标拖动利用鼠标复制图表时首先选定图表, 按下 Ctrl 键的同时拖动图表, 此时鼠标变成右上角带有一个小加号的形状,

28 第四章中文 Microsoft Excel 五复制图表复制图表的方法有多种, 比较常用的有以下几种 : 利用鼠标菜单命令工具栏快捷键等 (1) 用菜单复制图表选定图表, 选择编辑复制命令, 之后再选择编辑粘贴命令 (2) 利用鼠标拖动利用鼠标复制图表时首先选定图表, 按下 Ctrl 键的同时拖动图表, 此时鼠标变成右上角带有一个小加号的形状, 将图表拖到适当的位置, 松开鼠标, 这样就复制出一个新的图表 (3) 利用工具栏选定图表, 单击工具栏上的复制按钮, 此时图标被闪动的虚线框包围单击工具栏上的粘贴按钮, 即可复制一个图表 (4) 利用快捷键选定图表, 按下键盘上的 Ctrl+C( 复制 ) 组合键, 之后按 Ctrl+V( 粘贴 ) 组合键 (5) 利用快捷菜单命令选定图表, 单击右键, 从出现的快捷菜单中选择复制命令, 之后再执行粘贴命令六删除图表如需删除图表, 首先选定要删除的图表, 然后选择编辑清除命令或按 Delete 键即可七更改图表类型对于许多图表, 既可修改数据系列的图表类型, 也可修改整个图表的图表类型 (1) 选定要更改类型的图表 (2) 单击图表菜单中的图表类型命令, 打开图表类型对话框, 如图 4-80 所示图 4-80 图表类型对话框

打印区域的设定首先选中要设置为打印区域的单元格, 选择文件打印区域设置打印区域命令也可以选择文件页面设置命令, 打开页面设置对话框, 在工作表

29 98 实用计算机基础教程 (3) 从图表类型列表框中选择一种图表类型 ( 条形图 ), 然后从子图表类型列表框中选择一种子类型 ( 选择三维簇状条形图 ) (4) 单击确定按钮, 即可改变图表类型, 如图 4-81 所示图 4-81 更改图表类型第七节打印工作表一打印区域的设定首先选中要设置为打印区域的单元格, 选择文件打印区域设置打印区域命令也可以选择文件页面设置命令, 打开页面设置对话框, 在工作表选项卡中设置打印区域, 如图 4-82 所示图 4-82 设置打印区域二打印标题行标题列的设定选择文件页面设置命令, 打开页面设置对话框, 在工作表选项卡中设置打印标题, 如图 4-83 所示

30 第四章中文 Microsoft Excel 图 4-83 设置打印标题三页眉页脚的设定选择文件页面设置命令, 在打开的对话框中选择页眉 / 页脚选项卡, 在自定义页眉或自定义页脚中设定页码总页数日期时间路径文件等, 如图 4-84 和图 4-85 所示图 4-84 页眉 / 页脚选项卡图 4-85 设置页眉

60 新编计算机应用基础实训指导 (2) 单元格显示格式设置选中 (A1:I1) 单元格区域, 在格式工具栏中选择加粗按钮, 将字体设置为加粗显示 ; 选择居中显示按钮, 将字体设置为居中显示 ; 选择底纹设置按钮, 将单元格底纹设置为黄色, 显示结果如图 3 3 所示图 3

60 新编计算机应用基础实训指导 (2) 单元格显示格式设置选中 (A1:I1) 单元格区域, 在格式工具栏中选择加粗按钮, 将字体设置为加粗显示 ; 选择居中显示按钮, 将字体设置为居中显示 ; 选择底纹设置按钮, 将单元格底纹设置为黄色, 显示结果如图 3 3 所示图 3 模块三电子表格软件 Excel 训练项目 1 教师人事档案管理表的录入与编辑训练目标掌握 Excel 2003 工作簿的建立保存与打开方法掌握工作表中各种不同类型数据的输入方法掌握单元格格式的设置方法掌握表格边框和底纹的设置方法掌握特殊符号的输入方法训练内容制作教师人事档案管理表, 最终显示效果如图 3 1 所示图 3 1 教师人事档案管理表样本实训步骤 (1) 启动 Excel