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1 Office 2003 中文版实用教程 Excel 2003 循序渐进 创新教研室组编 电子科技大学出版社

2 图书在版编目 (CIP) 数据 Excel 2003 循序渐进 / 创新教研室组编. 成都 : 电子科技大学出版社, Office 2003 中文版实用教程 ISBN Ⅰ. E Ⅱ. 创 Ⅲ. 电子表格系统,Excel 2003 教材 Ⅳ.TP 中国版本图书馆 CIP 数据核字 (2006) 第 号 内容提要 本书是指导初学者学习 Excel 2003 中文版的入门书籍 书中详细地介绍了初学者必须掌握的基本知识 使用方法和操作步骤, 并对其在使用 Excel 2003 中文版时经常碰到的问题进行了专业的指导, 避免初学者在起步过程中走弯路 全书共 14 章, 主要包括 Excel 2003 中文版的简介 创建工作表 编辑工作表 管理工作表 格式化工作表 使用公式和函数 创建图形 美化工作表 使用数据列表 常见问题及解决办法等内容 本书既适合 Excel 2003 初学读者阅读, 又可作为 Excel 2003 电子表格制作短训班的培训教材 同时, 对有经验的 Excel 使用者也有很高的参考价值 本书内容翔实 结构合理 层次清晰 实例丰富 逻辑严密 该书既可作为中等职业技术学校 技工学校 电脑学校的通用教材, 也能作为大专院校及相关院校专业师生的培训教材, 或作为广大企事业单位 公司文员等自学提高的参考书籍 Office 2003 中文版实用教程 Excel 2003 循序渐进创新教研室组编 出 版 : 电子科技大学出版社 ( 成都建设北路二段四号 ) 责任编辑 : 张 俊 发 行 : 电子科技大学出版社 印 刷 : 四川三源印刷有限公司 开 本 :185cm 260cm 印张 13.5 字数 280 千字 版 次 :2006 年 4 月第一版 印 次 :2006 年 4 月第一次印刷 书 号 :ISBN 定 价 :72.00 元 版权所有侵权必究 邮购本书请与本社发行科联系 电话 :(028) 邮编 : 本书如有缺页 破损 装订错误, 请寄回印刷厂调换

3 前言 进入 21 世纪以来, 计算机已被广泛运用于各个领域, 熟练地操作电脑, 已成为衡量个人工作能力的主要因素之一, 也是每个人都必须掌握的技能 而在计算机系统的各类应用软件之中,Microsoft 公司的 Office 系列办公软件无论对公司 企业的办公应用, 还是对个人 家庭的日常应用来说, 都是最基本的应用软件 因此, 熟练应用 Microsoft Office 系列软件, 将为青年朋友进入社会 适应竞争 抓住机会 创造未来带来帮助 Microsoft Office 系列软件目前已经更新到了 Microsoft Office 2003 版本 本系列丛书共四册, 系统地介绍了 Microsoft Office 2003 系列软件的四大组件 Microsoft Office Word 2003 Microsoft Office Excel 2003 Microsoft Office PowerPoint 2003 Microsoft Office Access 2003 的各项功能与使用方法 技巧等 本系列丛书的章节编排由浅入深 循序渐进, 内容讲解简单易懂, 在讲解过程中配以丰富的图文实例 实用的技巧提示与精心设计的自测练习题, 以帮助读者在较短的时间内迅速 熟练地掌握 Microsoft Office 2003 系列软件的基本运用及高级技巧 本系列丛书具有同类计算机教学用书所缺乏的实用性 专业性 可操作性及适用性, 适用于中等职业技术学校 中等专科学校 各类计算机学校的学生以及刚开始接触计算机或 Microsoft Office 系列软件的初级用户, 是帮助读者朋友快速提高自身计算机运用能力的一项利器, 也是各中职 中专 计算机学校任课教师的得力助手 本书由创新教研室策划组织编写, 参加编写的人员主要有刘忆萍 何相东 李春梅 余晓东 连敏等, 另外, 创新教研室的其他人员也做了大量的工作 本工作室以严谨 求实为目标, 追求高品质 高质量, 但由于计算机技术发展非常迅速, 加上编者水平有限 时间仓促, 书中不足之处在所难免, 恳请广大读者批评指正, 以帮助我们在今后的工作中不断地改进 编者 2006 年 4 月

4 目录 1 目 录 第 1 章概述 Excel 2003 简介 新增功能 系统配置 启动和退出 启动 Excel 2003 中文版 退出 Excel 2003 中文版 Excel 菜单与工具栏 主菜单 快捷菜单 工具栏 Excel 2003 的视图方式 菜单栏和工具栏的定制 定制菜单栏 定制工具栏...12 自测练习题...14 第 2 章管理工作簿 Excel 基本对象 工作簿 工作表 单元格 工作区域 创建工作簿 打开工作簿 打开工作簿 对话框 保存和备份工作簿 关闭工作簿 对工作簿进行保护 设置工作簿保护 设置工作簿读写保护 工作簿的隐藏和取消隐藏...26 自测练习题...27 第 3 章工作表的管理 选择工作表 选择单个工作表 选择一组工作表...29

5 2 Excel 2003 中文版实用教程 3.2 插入和删除 重命名和隐藏工作表 移动 复制工作表 移动工作表 复制工作表 设置工作表显示比例 拆分与冻结工作表窗口 拆分工作表 冻结工作表 设置工作表默认工作方式 添加批注 添加单元格批注 复制批注 删除批注 设置批注格式 查看批注 更改批注的显示方式 隐藏批注及其标识符 数据保护 保护单元格 保护行与列的内容 设置工作表保护...41 自测练习题...42 第 4 章编辑工作表 单元格简介 单元格的选取 单元格的数据类型 数据输入 输入文本 特殊字符的输入 输入数字 公式输入 时间和日期的输入 自动编辑 设置数据属性 有效数据 自动更正和拼写检查 插入与删除 插入单元格... 53

6 目录 删除单元格 插入整行或整列 删除整行或整列 编辑单元格数据 清除单元格中的数据 移动单元格中的数据 复制单元格中的数据 查找与替换数据 查找数据 替换数据 自测练习题...59 第 5 章设置工作表格式 调整单元格大小 调整列宽 调整行高 设置文本格式 设置字体格式 单元格中字符的对齐方式 设置数字格式 设置数字格式 自定义数字格式 设置边框和底纹及工作表背景 自动套用格式 条件格式 使用样式 对工作表应用样式 创建新样式 修改样式 删除样式 合并样式 创建模板控制样式 创建模板 调用模板...74 自测练习题...75 第 6 章使用公式和函数 公式简介 运算符 运算符的优先级 使用公式...77

7 4 Excel 2003 中文版实用教程 输入公式 编辑公式 引用单元格 审核公式 公式返回的错误值及产生原因 使用 监视窗口 检查公式错误 利用 公式求值 验证结果 使用 公式审核 工具栏 使用函数 函数语法 输入函数 使用数组函数 函数应用实例 使用 SUM 函数 使用 AVERAGE 函数 使用 MAX 函数和 MINA 函数 使用 TODAY 函数...92 自测练习题...93 第 7 章美化工作表 使用 绘图 工具栏 认识绘图工具栏 绘制图形 编辑图形 美化图形 使用其他图形类型 插入剪贴画 插入图形文件 插入艺术字 结构组织图 设置图形格式 自选图形的格式设置 图片的格式设置 文本框 自测练习题 第 8 章电子表格的图表显示 图表的基本概念 图表的分类 图表的基本术语...118

8 目录 建立图表 编辑图表 修饰图表的工具 改变图表的比例 增加图表内容 删除图表内容 标题说明 图例说明 调整数据系列顺序 格式化坐标轴 使用趋势线 为数据系列添加趋势线 修改趋势线 删除趋势线 使用误差线 为数据系列添加误差线 修改误差线 删除误差线 自测练习题 第 9 章使用宏 什么是宏 使用宏 录制宏 运行宏 设置 VBA 宏的安全性 加载宏 自测练习题 第 10 章管理数据 创建数据库 创建数据库 修改和删除记录 搜索记录 筛选和排序 自动筛选 自定义筛选 高级筛选 排序 分类汇总 插入单个分类汇总...143

9 6 Excel 2003 中文版实用教程 插入嵌套分类汇总 删除分类汇总 分级显示数据 删除分级显示 合并计算 根据位置进行合并计算 根据分类合并计算 导入文本文件 自测练习题 第 11 章使用外部数据库文件 了解数据库文件 使用数据查询向导 创建新数据源 使用查询获得数据 使用参数查询 使用外部数据工具栏 使用数据透视表和数据透视图 创建数据透视表 编辑数据透视表 创建数据透视图 自测练习题 第 12 章使用共享工作簿 共享工作簿简介 使用共享工作簿 创建共享工作簿 编辑共享工作簿 接受或拒绝修改工作簿 合并工作簿 共享工作簿的高级设置 创建链接 同一工作簿中单元格之间的链接 超链接 自测练习题 第 13 章页面设置与打印 页面设置 设置页面 设置页边距 增加页眉和页脚 设置工作表...186

10 目录 使用分页符 打印预览 设置打印区域 打印工作表 自测练习题 第 14 章中文 Excel 2003 综合实例 学生成绩误差分析 简易分班的方法 教学管理中的应用 成绩查询 利用条件格式创建成绩表...202

11 第 1 章概述 1 第 1 章概述 中文 Excel 2003 是 Microsoft 公司在 Excel 2002 的基础上新推出的电子表格软件, 是 Office 2003 办公系列软件的重要组成部分 它继承了 Excel 2002 的所有优点 : 具有人工智能特性, 可以对各种问题提供针对性很强的帮助和指导 ; 具有强大的数据综合管理与分析功能, 可以把数据用各种统计图的形式形象地表示出来 ; 提供了丰富的函数和强大的决策分析工具, 可以简便快捷地进行各种数据处理 统计分析和预测决策分析等操作 本章提要 : Excel 2003 简介及新增功能 Excel 2003 的启动与退出 Excel 2003 的工作界面及视图方式 1.1 Excel 2003 简介 由于计算机领域中的新技术不断出现, 导致了计算机软件的迅猛发展, 为了适应计算机领域的发展和保持自己的领先地位,Excel 也在不断地发展 Excel 的每个新版本中都融入了许多独具匠心的新技术和新方法, 使 Excel 的每个新版本都更加丰富 好用 Excel 经过二十年来的发展, 现已升级为 Excel 2003 简单地说,Excel 是一个集快速制表 数据图表化以及进行数据分析和管理的软件工具包 它可以创建和修改工作表 三维图表以及分析管理数据 用户可以用它完成一系列商业 工程 科研任务 如我们可以利用 Excel 管理家庭日常开支 ; 管理 组织纷繁复杂的数据, 并分析 处理数据, 最后以图表 统计图的形式给出分析和管理的结果, 做出正确的商业决策等 工作表是 Excel 中用来存储和处理数据的一组行 列单元, 是进行快速制表的基础, 它替换了纸 笔 硬盘 计算机器等, 把这一切都交给计算机来处理, 这样就实现了快速制表 工作表的创建和处理是 Excel 的主要功能之一 Excel 提供了最佳的商业图表处理功能 Excel 的图表定制命令可以创建几百种不同类型的二维或三维图表, 既可把这些图表作为独立的文档打印出来, 也可与工作表中的数据集成在一起, 创建成包含多种成分的文档 数据透视表是 Excel 的一个重要功能, 它提供了操纵数据的强大功能 重要的是,Excel 2003 增强了数据分析和管理的工具, 用户可完成更加复杂的数据处理工作以及通过人工不可能快速完成的数据分析工作 宏与 VBA 的数据高级控制功能相同 宏类似于其他应用软件中的脚本, 可在工作表中完成复杂的并且常用的任务 它最突出的特点在于用户可以创建自定义函数以及用户自己的对话框, 这对用户来说是十分有用的 Excel 还可在内部用 Visual Basic 进行编程 所以说 Excel 是一套高度图表化和集成化的电子表格软件 1.2 新增功能

12 2 Excel 2003 中文版实用教程 Excel 2003 与 Excel 2000 以前的版本相比, 基本功能的增强不大, 但是在查询 Web 页中的数据 导入数据 公式的监视窗口等数据处理方面与 Excel 2000 相比, 各项功能都有着质的飞跃, 让用户使用起来更加方便 1. 方便的数据导入 Excel 2003 提供了更方便的方法来导入数据, 用户可以通过使用类似浏览器的新界面, 非常直观地选择 Web 页上的表, 将其导入到 Excel 或者用户可以复制 Web 页上的数据并创建可以刷新的查询, 实现对 Web 页中可刷新数据的查看和分析 Excel 2003 所具备的 Web 查询功能, 为电子表格提供了诸如股票报价等快速 及时 准确的信息, 同时用户还可以对扩展标记语 (XML) 文件创建 Web 查询 另外, 用户可以通过 选择数据源 对话框, 选择并查找数据源, 随时随地获取数据 用户还可以使用 数据连接向导, 从 Microsoft SQL Server 开放式数据库连接(ODBC) 以及联机分析处理 (OLAP) 等数据源中查找并导入数据 2. 公式与函数功能的改进在 Excel 2003 中, 用户可以通过 公式审核 工具栏, 用蓝色箭头以图形方式追踪公式中的单元格引用, 可以查看按照该公式的计算顺序求值的嵌套公式的各个组成部分 同语法拼写检查一样,Excel 2003 可以使用户选择特定的规则来检查公式中存在的问题, 并能够追踪错误 用户在无法查看单元格时, 可以在 监视窗口 工具栏上追踪单元格的属性 ( 包括工作簿 工作表 名称 单元格 数值以及公式 ) 用户在单元格内键入函数时, 将会在屏幕上看到一条用于显示该函数的所有参数, 以及指向该函数的 帮助 主题链接的提示 用户在函数向导中可以键入一条自然语言来查询所需函数, 函数向导返回一个用于完成该任务的推荐函数列表, 供用户选择 3. 监视窗口即使在无法查看单元格时, 也可以在 监视窗口 工具栏上追踪单元格及其公式 这种可移动的工具栏能够追踪单元格属性, 包括工作簿 工作表 名称 单元格 数值和公式 4. 公式求值器通过使用 公式审核 工具栏上的一个简单的对话框, 可以查看按照该公式的计算顺序求值的嵌套公式的各个组成部分 5. 用 公式审核 追踪引用单元格和从属单元格通过 公式审核 工具栏可以用蓝色箭头以图形方式显示或追踪单元格和公式之间的关系 可以追踪引用单元格或者从属单元格 6. 公式错误检查同语法拼写检查程序一样,Excel 可以使用特定的规则来检查公式中存在的问题 这些规则有助于查找到常见错误 你可以逐个启动或关闭这些规则 1.3 系统配置 要运行 Excel 2003 中文版, 并发挥其最大效能, 建议采用以下配置 : 1 CPU:Pentium III 及以上 2 内存 :128MB 及以上 3 操作系统 :Windows XP Windows 硬盘 :20GB 及以上 ( 根据需要而定 )

13 第 1 章概述 3 5 显示器 :( ) 或更高的分辨率 1.4 启动和退出 正确安装 Excel 2003 中文版之后, 正确启动和退出 Excel 2003 中文版是使用该软件的前提 启动 Excel 2003 中文版启动 Excel 2003 中文版的基本方法有 3 种, 下面就对这 3 种启动 Excel 2003 中文版的方法进行介绍 : 1. 利用 开始 菜单启动 Excel 2003 中文版与启动其他 Office 办公软件的方法类似, 选择 开始 / 程序 /Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2003 菜单项, 即可打开 Excel 2003 中文版, 如图 1-1 所示 图 1-1 利用 开始 菜单启动 2. 利用已有的工作簿文件利用已有的工作簿文件来启动 Excel 2003 中文版, 即在 Windows 的 资源管理器 或者 我的电脑 窗口中找到一个工作簿文件, 然后双击该文件即可启动 Excel 2003 中文版 在启动的同时, 被双击的工作簿文件也将同时打开 若要打开最近使用过的工作簿, 则可以选择 开始 / 我最近的文档 菜单项, 在打开的子菜单中选择要打开的工作簿即可启动, 如图 1-2 所示 3. 利用桌面快捷方式这是一种启动 Excel 2003 中文版的简单方法 : 通过双击桌面上的 Excel 2003 中文版的快捷方式图标来快速启动 若要经常使用 Excel 2003 中文版, 建议采用这种方法 但使用这种方式启动 Excel 2003 中文版的前提是桌面上有一个创建好的 Excel 2003 中文版的快捷方式图标 提示 : 在桌面上建立 Excel 2003 中文版的快捷方式图标, 可以执行如下操作步骤 : 选择 开始 / 程序 /Microsoft Office 菜单项, 在打开的子菜单中用鼠标右键单击 Microsoft Office Excel 2003 菜单项, 在打开的快捷菜单中, 选择 发送到 / 桌面快捷方式 菜单项, 如图 1-3 所示

14 4 Excel 2003 中文版实用教程 图 1-2 利用 文档 子菜单启动图 1-3 创建 Excel 2003 中文版的快捷方式图标 退出 Excel 2003 中文版退出 Excel 2003 中文版有以下 5 种方式 : 在 Excel 2003 中文版主窗口中选择 文件 / 退出 菜单项 单击 Excel 2003 中文版窗口右上角的叉形按钮 ( ) 单击 Excel 2003 中文版窗口左上角的控制菜单图标 ( ), 在打开的下拉菜单中选择 关闭 菜单项 双击 Excel 2003 中文版窗口左上角的控制菜单图标 ( ) 在显示 Excel 2003 中文版窗口时, 按下 Alt+F4 组合键 在 Excel 2003 中文版的使用过程中, 熟练使用鼠标右键, 将大大提高工作效率 1.5 Excel 菜单与工具栏 启动 Excel 后, 屏上会显示一个很大的空白工作簿, 在工作簿上有很多工作表, 每一个工作簿最多包括 255 个工作表 工作簿是由工具栏 菜单栏 编辑栏等组成的, 如图 1-4 所示 图 1-4 界面组成 菜单分为两类, 一类是菜单栏中的各菜单项, 用户可称它为主菜单 ; 另一类是在单击鼠标右

15 第 1 章概述 5 键时出现在鼠标指针所在位置的菜单, 可称为快捷菜单 主菜单主菜单是 Excel 中最为丰富的命令集合, 所有的 Excel 命令都可以从主菜单中执行 如图 1-5 所示, 注意, 菜单栏左边的控制框, 以及右边的控制按钮是属于工作簿的 图 1-5 工作表菜单栏从图 1-5 中可看出主菜单栏中包含了 9 个菜单项, 每个菜单项选中时, 将引出一个下拉式菜单, 我们可以从中选择命令 如图 1-6 编辑 菜单项所示, 其中有一些命令是灰色的, 这表明在当前状态下该命令不可执行 有的命令右边出现小三角, 表示该命令是由若干子命令组成的, 如图 1-7 填充 子命令框所示 有的命令右边出现组合键, 这就是用户平常使用的快捷键 有的命令右边出现省略号 ( ), 表明选中该命令时, 会弹出一个对话框, 从中可以设置有关的信息, 如图 1-8 删除 对话框所示 在下拉式菜单中, 由横线将功能相近或相关的命令划分到一起 图 1-6 编辑 菜单项图 1-7 填充 菜单图 1-8 删除 对话框同时为用户提供了 个性化菜单 模式, 它是对一个长期问题的一个新的解决方案 当用户第一次启动 Excel 时, 该应用程序包含了大多数的命令, 而不常用的命令不出现在菜单上 在每个菜单的底部, 是一个将菜单扩展到所有选项的按钮, 通过此按钮, 用户仍可找到所有菜单命令, 会被 提升 并列在列表的上部显示出来 不使用的菜单命令在视觉上将被抑制且不显示出来 通过一段时间的使用后, 菜单会显示常使用的命令, 隐藏很少使用或不使用的命令 当用户需要使用时, 可通过扩展菜单找到它们 1. 文件 菜单按 Alt+F 键或用鼠标单击 文件 菜单, 将打开文件菜单, 如图 1-9 所示 文件菜单包含了与文件管理相关的命令 另外, 在菜单的底部, 还显示最近保存过的文件名字, 允许用户直接通过单击来打开相应的文件 2. 编辑 菜单按 Alt+E 键或用鼠标单击 编辑 菜单, 将打开 编辑 菜单, 如图 1-10 所示 编辑 菜单包含了与编辑工作表相关的命令 3. 视图 菜单按 Alt+V 键或用鼠标单击 视图 菜单, 打开 视图 菜单如图 1-11 所示 视图 菜单包含了用于控制屏幕显示的命令

16 6 Excel 2003 中文版实用教程 图 1-9 文件 菜单 4. 插入 菜单按 Alt+I 键或用鼠标单击 插入 菜单, 将打开 插入 菜单, 如图 1-12 所示 插入 菜单包含了用于插入各种对象的命令 图 1-10 编辑 菜单图 1-11 视图 菜单图 1-12 插入 菜单 5. 格式 菜单按 Alt+O 键或用鼠标单击 格式 菜单, 将打开 格式 菜单, 如图 1-13 所示 格式 菜单包含了用于控制工作表外观的命令 6. 工具 菜单按 Alt+T 键或用鼠标单击 工具 菜单, 将打开 工具 菜单, 如图 1-14 所示 工具 菜单包含了一些统计和宏命令 图 1-13 格式 菜单 图 1-14 工具 菜单

17 第 1 章概述 7 7. 数据 菜单按 Alt+D 键或用鼠标单击 数据 菜单, 将打开 数据 菜单, 如图 1-15 所示 数据 菜单包含了菜单保护和统计命令 图 1-15 数据 菜单 8. 窗口 菜单按 Alt+W 键或用鼠标单击 窗口 菜单, 将打开 窗口 菜单, 如图 1-16 所示 窗口 菜单包含了重排窗口的命令 9. 帮助 菜单按 Alt+H 键或用鼠标单击 帮助 菜单, 将打开 帮助 菜单, 如图 1-17 所示 帮助 菜单包含了各种帮助信息的命令 图 1-16 窗口 菜单 图 1-17 帮助 菜单 快捷菜单在 Excel 窗口中的不同位置, 单击鼠标右键将弹出不同的快捷菜单 快捷菜单是从主菜单中摘录出并在指定的区域最常用的相关命令或子命令 如图 1-18 所示, 它是在行标上右击弹出的快捷菜单, 如图 1-19 所示, 则是在单元格上右击弹出的快捷菜单 工具栏 图 1-18 行标的快捷菜单 图 1-19 单元格的快捷菜单

18 8 Excel 2003 中文版实用教程 在 Excel 中, 操作最简单 快捷的方法就是使用工具栏上的命令 工具栏上的一个图标就代表了一个命令或功能 工具栏按钮具有提示功能, 当用户的鼠标指向某个按钮时, 时间达到 0.75 秒时, 该按钮下就会出现该按钮的名称 工具栏很多, 我们来看看常用的两个工具栏 1. 常用 工具栏 常用 工具栏如图 1-20 所示 常用 工具栏包含文件的建立 打开 保存等, 用户只需单击命令图标即可执行相应的操作 图 1-20 常用 工具栏 2. 格式 工具栏 格式 工具栏如图 l-21 所示, 它主要包括了用户最常用的工具, 如字体 字号 对齐方式等等 图 1-21 格式 工具栏这是常用的工具栏, 另外, 用户可在 视图 菜单中选择 工具栏 命令, 或在屏幕已经打开了的工具栏上右击, 则会弹出如图 1-22 所示的 工具栏 子菜单 已经显示在屏幕区域的前面带有对号的标记 如果用户单击那些没有对号标记的工具栏名, 那么此工具栏就会加到屏幕工具栏区域中去 对一些高级用户, 需要量身定制自己所使用的工具栏 则他只需单击 自定义 命令, 将弹出 自定义 对话框, 如图 1-23 所示 图 1-22 工具栏 子菜单 图 1-23 自定义 对话框 1.6 Excel 2003 的视图方式 视图是 Excel 文档在计算机屏幕上的显示方式,Excel 2003 主要提供了普通视图 页面视图和分页预览 3 种方式 除此之外, 还有全屏显示视图 网页预览视图和打印预览视图等方式 不同的视图方式之间可以进行切换, 其操作方法是 : (1) 单击 视图 菜单, 可从子菜单中选取 普通 分页预览 或 全屏显示 命令 (2) 单击 文件 菜单, 可选取 网页预览 或 打印预览 命令 1. 普通 视图

19 第 1 章概述 9 普通 视图是 Excel 中大多数任务的默认视图, 如输入数据 筛选 制作图表和设置格式等, 如图 1-24 所示 2. 分页预览 视图执行 视图 / 分页预览 命令, 可切换到 分页预览 视图显示方式 它是将活动工作表切换到分页预览状态, 这是按打印方式显示工作表的编辑视图 在分页预览视图中, 可以通过左 右 上 下拖动来移动分页符 Excel 自动按比例调整工作表使其行 列适合页面的大小, 如图 1-25 所示 图 1-24 普通 视图 图 1-25 分页预览 视图 3. 全屏显示要在屏幕上尽可能多地显示文档内容, 可以切换为全屏显示 在该模式下,Excel 删除会分散注意力的屏幕元素, 例如, 工具栏和滚动条, 如图 1-26 所示 如果要在全屏模式下选择菜单命令, 只需将指针置于屏幕顶部, 菜单栏即可显示出来 图 1-26 全屏显示若要关闭全屏显示模式, 并切换到上一个视图, 可在 全屏显示 工具栏上, 单击 关闭全屏显示 按钮或者按 Esc 键 4. 拆分屏幕视图执行 窗口 / 拆分 命令, 可以将窗口分为上 下 左 右四个部分, 在任意一部分移动文档内容, 另一窗格的内容不会随之而变化, 十分便于上下文同时阅读, 如图 1-27 所示

20 10 Excel 2003 中文版实用教程 图 1-27 拆分屏幕视图 5. 网页预览执行 文件 / 网页预览 命令, 将当前文件作为网页在浏览器中进行预览, 以便在发布之前查看其外观 如果网页浏览器没有运行,Excel 会自动启动它, 而且可随时返回 Excel 文档 6. 打印预览视图在完成工作表的设置后, 可以单击常用工具栏上的 打印预览 按钮 ( ) 来查看打印的效果, 满意时, 才可执行 文件 / 打印 命令来输出工作表 1.7 菜单栏和工具栏的定制 在 Excel 2003 中, 要向系统发出命令, 一般有三种方法 : 选中菜单命令 单击工具栏上的按钮 单击鼠标的右键, 然后选中某项命令 一般来说, 使用工具栏按钮或者鼠标的右键比较方便, 但是单击鼠标右键只能列出较少的常用命令 如果用户经常要使用某项命令, 就将其定制在工具栏上, 从而实现快捷操作 当然, 如果用户喜欢使用菜单, 也可以定制菜单栏, 增删某些菜单命令 在 Excel 2003 中, 系统已经有了一定的智能, 可以根据用户近期的操作, 自动更新菜单栏和工具栏中显示的命令 前面已经讲过, 第一次进入 Excel 2003 时, 菜单栏中只显示默认的最常用的菜单, 在每个下拉菜单中都只显示最常用的命令, 菜单的底部有两个向下的箭头, 隐藏了其他的命令, 如果鼠标在某一菜单上停留一段时间, 则说明用户正在寻找某一命令, 此时, 系统也将自动显示所隐藏的命令 系统更好的特性在于菜单的自学习功能 运行一段时间后, 系统将根据用户的近期操作, 总结出当前用户最常用的命令, 并把这些常用命令放到下拉菜单中前面的位置, 较少使用的命令被放到下面, 或者隐藏起来, 甚至从此菜单中删除掉 通过此项功能, 用户将会发现窗口相当简洁, 并且常用命令都在最容易找到的地方 在工具栏中也有类似的功能, 大大提高了用户的工作效率 但是, 定制菜单栏和工具栏仍是一项实用的技巧, 通过定制, 可以在一开始就只显示希望看到的命令 下面, 我们将简要介绍如何定制菜单栏和工具栏 定制菜单栏 1. 创建新菜单

21 第 1 章概述 11 如果用户觉得某一项命令不太容易找, 而又要经常用到, 就可以自定义一个菜单 将鼠标指向菜单栏的任意一处, 单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中, 单击 自定义 命令, 打开 自定义 对话框 单击对话框中的 命令 选项卡, 在 类别 列表框内选择 新菜单 项, 在右边 命令 列表框内就会出现 新菜单 字样, 如图 1-28 所示 图 1-28 自定义 对话框将 命令 列表框内的 新菜单 拖到菜单栏中合适的位置, 就创建了一个菜单, 名为 新菜单 ; 此时, 新菜单 下还没有任何命令 在 类别 框内选择命令的类别, 然后在命令框内选择所需要的命令, 将此命令拖到菜单栏上的 新菜单 的下拉菜单上 比如, 在 类别 框内选择 文件, 在命令框内选择 打开, 然后将此命令拖曳到 新菜单 上 这样, 新菜单 中就有了 打开 命令, 如图 1-29 所示 图 1-29 自定义的 新菜单 用同样的方法, 可以将其他的命令也添加到 新菜单 内 2. 菜单的重命名在打开 自定义 对话框的状态下, 还可以对菜单进行重命名, 单击 视图 菜单, 选择 工具栏 命令, 在弹出的子菜单中单击 自定义 命令, 打开 自定义 对话框 用鼠标指向要重命名的菜单项, 然后选中 命名, 单击 更改所选内容 弹出快捷菜单 在 命名 框内键入新的名称, 例如将所创建的命令命名为 打开文件, 如图 1-30 所示 按回车键, 新建入的名称将取代原来的菜单名, 例如, 用户可将刚才添加的 打开 改为 打开文件 如果要恢复系统的所有默认名称, 即取消对菜单的重命名, 可以单击快捷菜单中的 重新设置 命令

22 12 Excel 2003 中文版实用教程 图 1-30 菜单的重命名 3. 删除菜单或菜单命令如果要删除某一菜单或菜单命令, 同样可以在 自定义 对话框中完成 单击某一菜单项, 用鼠标指向所要删除的菜单或菜单命令 单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选中 删除 命令 另外, 还可以通过将菜单或菜单命令拖到屏幕空白处的方法删除它们 定制工具栏 1. 显示 / 隐藏工具栏默认情况下, 屏幕窗口上只显示与当前打开的工作簿对象相关的工具栏选项, 如果还想显示其他的工具栏选项, 单击 视图 / 工具栏 命令, 在弹出的子菜单中单击 自定义 命令, 打开 自定义 对话框 单击 工具栏 选项卡, 屏幕显示如图 1-31 所示, 其中打勾的表示当前屏幕上显示的工具栏 图 1-31 自定义 对话框中的 工具栏 选项卡在 工具栏 列表框中有许多选项, 选中某一选项, 则该选项将显示在屏幕窗口的工具栏中, 清除某一选项, 在屏幕窗口的工具栏中就不会出现该选项 2. 增加或删除工具栏按钮要给指定的工具栏增加命令按钮, 或者删除某些不需要的按钮, 可在打开 自定义 对话框后

23 第 1 章概述 13 单击 命令 选项卡 在 类别 列表框中, 选择命令的类别, 然后, 在 命令 列表框中, 选择要增加的命令按钮 将所选择的命令按钮拖到工具栏上合适的位置, 如图 1-32 所示 图 1-32 增加工具栏按钮如果要删除工具栏上的某一命令按钮, 则单击此按钮后, 将此按钮拖到工具栏之外的任意处即可 3. 更改菜单和工具栏的显示选项如果用户喜欢用较大的图标, 则可以单击 视图 菜单, 选择 工具栏 命令, 在弹出的子菜单中单击 自定义 选项, 打开 自定义 对话框 在 自定义 对话框中单击 选项 标签, 如图 1-33 所示 在 选项 选项卡中选中 大图标 复选框后, 单击 关闭 按钮即可 图 1-33 自定义 对话框 Excel 2003 中新增了菜单栏自学功能, 但由于系统的智能毕竟有限, 无法跟上环境的变化, 所以刚开始使用时, 会有不能立即找到命令的情况发生 如果用户不想使用此功能, 则可以在 自定义 对话框中单击 选项 标签, 清除 菜单中首先显示最近使用过的命令 复选框, 去掉菜单栏的自学习功能 清除 鼠标指针短暂停留后显示完整菜单 复选框后, 在菜单项的下拉菜单中, 鼠标停留将不能使系统显示隐藏的命令 然后单击 关闭 按钮即可

24 14 Excel 2003 中文版实用教程 自测练习题 1. 中文 Excel 2003 是 办公系列软件的重要组成部分 2. 是 Excel 2003 中增加的一个新特性 3.Excel 2003 有 种视图方式

25 第 2 章管理工作簿 15 第 2 章管理工作簿 工作簿 工作表 单元格是 Excel 2003 中最基础的概念, 也是最重要和最主要的内容 本章将通过实例来介绍 Excel 2003 工作簿的基本概念和基本操作 本章提要 : 创建 保存和备份 打开工作簿保护工作簿 2.1 Excel 基本对象 工作簿在 Excel 中, 工作簿是处理和存储数据的文件, 每个工作簿可以包含多张工作表, 每张工作表可以存储不同类型的数据, 因此可在一个工作簿文件中管理多种类型的相关信息 默认情况下启动 Excel 时, 系统会自动生成一个包含三个工作表的工作簿, 如图 2-1 所示 图 2-1 Excel 工作簿窗口在工作簿的底部有四个方向控制按钮, 可以用它们来浏览所有的工作表 单击中间两个按钮每次只沿指定方向滚动一个工作表, 而单击位于外部的另外两个按钮则直接滚动到工作簿的第一个或最后一个工作表 可以单击控制按钮右边的工作表标签, 进行工作表的选取 例如, 单击 Sheet 3, 则从 Sheet 1 表切换到 Sheet 3 表, 使 Sheet 3 表成为当前工作表, 如图 2-2 所示 Excel 2003 允许一次选取几张工作表 按住 Shift 键不放, 用鼠标单击所要的表标签, 可以同时选取几张相邻的工作表, 如图 2-3 所示 按住 Ctrl 键不放, 用鼠标单击所要的表标签, 可同时选取几张不相邻的工作表, 如图 2-4 所示 图 2-2 选取单张工作表图 2-3 选取相邻工作表图 2-4 选取不相邻工作表 注意 : 用鼠标右击任意一个工作表标签, 将弹出快捷菜单, 选择 选定全部工作表 命令, 即

26 16 Excel 2003 中文版实用教程 可选取全部工作表 如要撤销选取, 只需用鼠标单击任一工作表标签即可 工作表工作表是 Excel 中用于存储和处理数据的主要文档, 也称为电子表格, 工作表总是存储在工作簿中 从外观上看, 工作表是由排列行和列的单元格构成, 如图 2-1 所示 列是垂直的, 由字母区别, 行是水平的, 由数字区别, 在工作表界面上分别移动水平滚动条和垂直滚动条, 会看到行的编号是由上到下从 1 到 ; 列号则由左到右采用字母编号从 A 到 Z, AA, AB 到 IV 因此每张表为 256 列 行 单元格每一张工作表都是由多个长方形的 存储单元 构成, 这些长方形的 存储单元 即为 单元格 输入的任何数据都将保存在这些单元格中 单元格由它们所在的行和列的位置来命名, 如 A2 表示第一列与第二行交叉的单元格 单元格的选取 用鼠标或键盘方向键选中一个单元格时, 就使此单元格成为活动单元格 当激活单元格时, 就可以对单元格输入数据和进行编辑, 活动单元格周围有一个黑色的方框, 同时编辑栏名字框内也显示活动单元格的名称, 单元格所对应的行号与列标都呈淡蓝色显示 如图 2-1 所示的 A1 单元格 工作区域工作区域是指工作表中一些相邻的单元格组成的区域 一般情况下, 用户实际所用的工作表格并没有 256 列 行那么大, 只是使用其中的一部分, 如果将工作区域设定为与用户使用的表格大小相同的区域, 会给数据的输入 编辑等操作带来方便 1. 活动单元格活动单元格是指正在使用的单元格, 在工作表中活动单元格周围有一个黑色的方框, 输入的数据将被保存在单元格中, 如图 2-5 所示的活动单元格是 C5 图 2-5 活动单元格 C5 2. 单元格的选定和区域的选定要对单元格和区域进行编辑, 必须先选定所需单元格或单元格区域 下面介绍如何进行单元格和单元格区域的选定 (1) 选定单元格 如果要选定单个单元格, 用鼠标单击相应的单元格或用键盘方向键移动光标到相应的单元格中即可 还可执行 编辑 / 定位 命令, 弹出如图 2-6 所示的 定位 对话框, 在引用位置框中输入要选定的单元格的地址号, 如输入 C5, 然后单击 确定 按钮即可选定该单元格

27 第 2 章管理工作簿 17 (2) 选定单元格区域 注意 : 当选定一个区域时, 它会被突出显示, 但区域内被激活的单元格不会被突出显示 选定整行时, 只需将鼠标指针移到所选行的行号上, 单击鼠标即可选定该行, 如图 2-7 所示 选定整列时, 只需用鼠标单击该列的列标即可选定 图 2-6 定位 对话框图 2-7 选定整行如果要选定所有单元格, 可以单击工作表左上角的 全选 按钮 ( ), 如图 2-8 所示 如果要选定某个单元格区域, 可用鼠标单击要选定区域的第一个单元格, 然后拖动鼠标到要选定区域的最后一个单元格 也可以在选定第一个单元格后, 按住 Shift 键再单击要选定区域的最后一个单元格, 如图 2-9 所示为选定单元格 A2 到 E6 区域 图 2-8 全选按钮选定所有单元格图 2-9 选定单元格区域如果要选择不相邻的单元格或区域, 可在选定第一个单元格区域后, 按住 Ctrl 键再单击需要的单元格或者拖动鼠标选定相邻的单元格区域, 如图 2-10 所示 图 2-10 选定不相邻单元格 3. 三维区域的选取先同时选定所需的工作表, 再选取所需用的区域即可 例如要同时选取 Sheet 1 和 Sheet 3 中 A2:C7 区域, 可按下列步骤进行 : (1) 单击 Sheet 1 表, 按住 Ctrl 键不放, 单击 Sheet 3 表, 这样就同时选定两张工作表

28 18 Excel 2003 中文版实用教程 (2) 单击 A2 单元格, 再按住 Ctrl 键不放并单击 C7 单元格, 这样就选定了 Sheet 1 和 Sheet 3 两张表中的 A2:C7 区域 2.2 创建工作簿 Microsoft Excel 工作簿是计算和储存数据的文件, 每一个工作簿都可以包含多张工作表, 因此可在单个文件中管理各种类型的相关信息 对于工作簿文件可以进行建立 打开和存储等基本的操作 创建工作簿有下列方法 : 1. 通过 文件 菜单中的 新建 命令 (1) 单击 文件 / 新建 菜单项, 系统将打开 新建工作簿 的任务窗格, 如图 2-11 所示 (2) 在 新建工作簿 的任务窗格中选择 空白工作簿 选项, 新建一个工作簿, 如图 2-12 所示 该工作簿采用默认的工作簿模板 图 2-11 打开 新建工作簿 任务窗格图 2-12 新建空白工作簿除了使用上面的常用方式外, 还可以使用 Excel 2003 提供的工作簿模板, 从而方便地建立一些固定格式的工作簿 首先在 新建工作簿 的任务窗格中选择 本机上的模板 即可打开如图 2-13 所示对话框 在 模板 对话框的右边有三个图标按钮, 它们分别为 大图标 按钮 列表 按钮和 详细信息 按钮, 使用它们可以选择显示工作簿文件的方式, 也就是在如图 2-13 所示的对话框中观察工作簿文件的方式, 这与普通文件的显示方式是一样的 使用 大图标 方式时, 显示方式为图标下面带一个名字 ; 使用 列表 方式时, 显示方式为列出名字, 左边加一个小图标 ; 使用 详细资料 方式时, 除了像 列表 方式那样显示出名字和小图表之外, 还要显示文件大小 类型和修改时间等资料 再单击另外的选项卡, 将打开 电子方案表格, 如图 2-14 所示 然后双击其中一个图标或选中它后单击 确认 按钮, 即可创建一个新的该格式的工作簿 图 2-15 显示了创建 REPORT31 后的画面 用户在系统提供的模板基础上只需稍加修改, 以满足使用需要, 就可以不必再设计工作簿的格式, 节省了大量时间

29 第 2 章管理工作簿 19 图 2-13 模板 对话框 图 2-14 电子方案表格 选项卡 图 2-15 创建 年底考勤记录 工作簿 2. 通过 新建 按钮这种方法很简单, 只需要单击 常用 工具栏中的 新建 按钮 ( ) 即可, 新建 按钮位于工具栏的最前面, 从左到右依次为新建 打开和保存工作簿按钮 使用 新建 按钮不能够创建模板类型的工作簿, 只能够创建普通的工作簿, 所以如果用户希望使用模板, 则要使用第一种方法创建工作簿 工作簿建立时, 系统会自动为工作簿命名 如果使用默认工作簿, 系统将命名为工作簿 1 工作簿 2, 以此类推 ; 如果应用模板创建工作簿, 则模板名为默认的工作簿名称 2.3 打开工作簿 前面介绍了工作簿的创建和保存, 这一节就来介绍一下如何打开工作簿 1. 通过菜单通过菜单打开工作簿是最常用的一种方法, 其具体操作如下 : (1) 选择 文件 / 打开 菜单项, 系统将打开 打开 对话框, 如图 2-16 所示 (2) 在如图 2-16 所示的对话框中, 打开 查找范围 的下拉列表, 从中选择要打开的工作簿所在的文件夹 (3) 选中文件夹后, 然后在下方的列表中选中要打开的工作簿文件 (4) 单击 打开 按钮即可打开选中的 1 个或多个工作簿 提示 : 按下 Ctrl 键, 然后依次选中要打开的多个不连续的工作簿文件 若要打开多个连续的工作簿, 则按下 Shift 键, 分别单击要打开的几个连续的工作簿文件的第一个和最后一个 2. 通过文件列表

30 20 Excel 2003 中文版实用教程 通过文件列表来打开工作簿也是一种常用的方法, 其操作步骤如下 : (1) 选择 文件 菜单项, 打开其下拉菜单, 如图 2-17 所示 图 2-16 打开 对话框图 2-17 文件 菜单中的文件列表 (2) 在如图 2-18 所示的菜单底部的文件列表中选择要打开的工作簿 图 2-18 利用任务窗格打开工作簿 3. 通过 开始工作 任务窗格通过 开始工作 任务窗格, 可打开最近使用过的工作簿文件 在启动 Excel 2003 中文版时, 将自动打开 开始工作 任务窗格, 如图 2-18 所示, 从中选择需要打开的工作簿文件的名称即可将其打开 若选择 其他 选项, 则将打开如图 2-16 所示的对话框, 从中也可以选择要打开的工作簿 2.4 打开工作簿 对话框 Office 2003 在打开文件这一操作上有了较大的改进, 这些都是通过 打开工作簿 对话框来实 现的 1. 打开工作簿 对话框简介

31 第 2 章管理工作簿 21 单击 文件 / 打开 命令, 将打开如图 2-19 所示的 打开 对话框 Excel 的 打开 对话框的功能十分强大, 它提供用户从不同区域打开文件, 对文件进行管理和操作 在 打开 对话框中, 系统提供了 5 个快捷方式方便用户查找工作簿文件 用户可以从 我最近的文档 桌面 我的文档 我的电脑 和 网上邻居 文件夹中打开工作簿 单击 我最近的文档 按钮, 将会显示出最近打开过的一些工作簿以供用户选用, 如图 2-19 显示了单击 我最近的文档 按钮后的情况 图中显示了按一定顺序排列的历史操作的快捷方式图标, 包括工作簿文件名和其所在的目录 图 2-19 单击 历史 按钮 我的电脑 位于硬盘根目录下 ; 桌面 的用法与视窗系统的资源管理器相同 ; 我的文档 位于视窗系统目录的 Favorites 子目录下 ; 网上邻居 文件夹可以允许用户从网络服务器上打开文档 单击相应的按钮, 就会进入到相应的文件夹中 要打开某一个工作簿时, 可以双击文件列表中的文件名, 也可以选定文件后单击 打开 按钮 2. 使用预览功能 Excel 2003 提供了文件的预览功能, 利用预览视图, 用户可以一眼看出工作簿的内容, 避免打开不需要的文件, 减少了不必要的麻烦 但一定要注意, 只有某个工作簿文件可以被预览时, 才能对它使用预览视图 预览的内容是在预览栏中显示的, 在打开对话框中显示预览栏时, 单击按钮下的 预览 命令, 随后 预览 栏就会显示出来, 如图 2-20 所示 图 2-20 显示出 预览 栏前面已经提到, 只有工作簿提供预览功能时, 才能对它进行预览 但事实上,Excel 在默认情况下并不为工作簿自动设置预览功能 如果希望自己建立的工作簿能够提供小样预览, 则单击 文件 菜单中的 属性 命令, 将打开文件名 属性 对话框, 如图 2-21 所示

32 22 Excel 2003 中文版实用教程 在该对话框中首先选择 摘要 选项卡, 再选择 保存预览图片 复选框, 就可以为工作簿设置预览 使用小样预览后, 在用户打开文件时比较直观, 但工作簿文件也将占用更多的硬盘空间 3. 使用查找功能 图 2-21 属性 对话框 在 打开 对话框中可以进行文件搜索, 从而找出所需的文件 进行查找时, 首先在 打开 对话框中单击 工具 下拉按钮中的 查找 选项, 就会弹出如图 2-22 所示 文件搜索 对话框 然后根据需要制定搜索策略, 并进行搜索 例如 : 要查找字数为 475 的文件, 其步骤如下 : (1) 打开 查找 对话框 (2) 在 高级 面板中的 搜索 区域的 属性 栏中选择 字数 项 ; 在 值 一栏中添上作者姓名 475 ; 单击 添加 按钮, 字数数目被加入 搜索 列表中, 如图 2-23 所示 (3) 单击 搜索 按钮 ; 回到 打开 对话框, 就可以看到搜索结果 图 2-22 文件搜索 对话框图 2-23 按 字数 进行查找 4. 显示工作簿属性可以在 打开工作簿 对话框中显示工作簿属性, 在 打开 对话框中单击 视图 下拉菜单中的 属性 命令, 如图 2-24 所示 此时工作簿属性就会显示出来, 文件属性包括 作者 保存者 创建时间 大小 等, 如图 2-25 所示

33 第 2 章管理工作簿 23 图 2-24 单击 视图 / 属性 命令图 2-25 显示工作簿属性 5. 打开 对话框中的工具按钮在 打开 对话框中可以实现一些常用的文件管理功能, 例如查找 删除 重命名 文件排序等等, 可以通过 打开 对话框中的工具按钮来实现 打开 对话框中的工具按钮, 如图 2-26 所示 视图下拉按钮及其功能, 分别为 缩略图 平铺 图标 列表 详细信息 属性 预览 和 Web 视图 方式, 只有选择了 预览 方式才得以观察小样图标 工具 下拉菜单, 如图 2-27 所示 通过这些菜单命令, 可以进行工作簿的查找 删除 打印等操作 图 2-26 打开 对话框中的工具栏 图 2-27 工具 下拉菜单 2.5 保存和备份工作簿 新建一个工作簿, 经过输入 编辑和修改之后, 接下来就要保存该工作簿以及进行备份等操作 1. 保存要保存新建的从未保存过的工作簿, 可以进行如下操作 : (1) 选择 文件 / 保存 菜单项, 打开 另存为 对话框, 如图 2-28 所示 图 2-28 另存为 对话框 单击 常用 工具栏中的 保存 按钮 ( ) 按下 Ctrl+S 组合键

34 24 Excel 2003 中文版实用教程 按下 Shift+F12 组合键 如果当前的工作簿已经保存过, 但是又进行了重新编辑, 这时就需要进行重新保存, 重新保存也可以采用上述 4 种方法, 但此时将不会出现 另存为 对话框, 而是直接将原先工作簿的内容覆盖了 (2) 在如图 2-28 所示的 另存为 对话框的 保存位置 下拉列表中选择保存工作簿的路径 (3) 在 文件名 下拉列表中输入要保存的工作簿的文件名 若不输入文件名, 则将采用默认的工作簿名称进行保存 (4) 在 保存类型 下拉列表中选择要保存的文件类型 默认的保存类型为 Microsoft Excel 工作簿, 扩展名为.xls (5) 单击 保存 按钮, 即可将新建的工作簿保存到用户指定的位置 2. 备份对一个办公人员来说, 经常会使用到备份操作 工作簿的备份也非常重要, 其具体操作步骤如下 : (1) 选择 文件 / 另存为 菜单项, 打开 另存为 对话框 (2) 在该对话框中为要备份的工作簿选择合适的保存位置, 并在 文件名 下拉列表中输入新的文件名 (3) 单击 保存 按钮即可 提示 : 备份工作簿时, 若将备份工作簿与原工作簿保存在同一文件夹中, 则需要将工作簿的名称设置得与原工作簿不同 一般情况下应该使用不同的文件夹和文件名来保存 3. 保存为另一种格式 Excel 2003 中文版支持许多文件格式, 可以将工作簿保存为文本文件 网页以及 XML 格式等 将工作簿保存为其他格式, 其操作与备份工作簿文件基本相同, 所不同的是用户需要选择一个想保存的文件格式 下面就以将一个工作簿保存为网页为例, 来介绍一下保存工作簿为另一种格式的操作步骤 : (1) 选择 文件 / 保存 菜单项, 打开 另存为 对话框 (2) 选择要保存的路径, 然后在 文件名 下拉列表中输入新名称 (3) 在 保存类型 下拉列表中选择要保存的文件格式, 这里选择 网页, 如图 2-29 所示 当选择不同的文件格式保存时, 另存为 对话框中的选项也将随之发生变化 在图 2-29 中可以单击 更改标题 按钮, 在打开的对话框中设置网页的标题, 如图 2-30 所示 (4) 最后单击 保存 按钮即可 图 2-29 另存为 对话框 图 2-30 设置页标题 对话框

35 第 2 章管理工作簿 关闭工作簿 在使用 Excel 2003 中文版时, 要关闭工作簿, 有以下 5 种方法 : 1 工作簿右上角按钮 ( ) 2 选择 文件 / 关闭 菜单项 3 按下 Alt+F4 组合键 4 单击工作簿左上角的 ( ) 控制菜单图标 注意 : 该图标不是 Excel 2003 中文版的控制菜单图标 ( ), 将打开一个下拉菜单, 如图 2-31 所示, 在该下拉菜单中选择 关闭 菜单项即可 图 2-31 下拉菜单 5 双击工作簿左上角的控制菜单图标 ( ) 注意 : 要一次关闭多个工作簿窗口, 可以按下 Shift 键, 然后选择 文件 / 全部关闭 菜单项即可 2.7 对工作簿进行保护 设置工作簿保护对工作簿进行保护, 可以防止工作簿的结构和窗口被改动 对工作簿进行保护时, 单击 工具 / 保护 / 保护工作簿 选项, 如图 2-32 所示 此时会出现 保护工作簿 对话框, 如图 2-33 所示 图 2-32 单击 保护工作簿 命令 图 2-33 保护工作簿 对话框 在此对话框中如果选择 结构 复选框, 可以防止他人对工作表进行移动 删除 隐藏 重命

36 26 Excel 2003 中文版实用教程 名等操作, 而且也不能插入新工作表 ; 如果选择 窗口 复选框, 使每次打开工作簿时, 窗口位置和大小是一致的 如果希望使用密码进行保护, 则在 密码 框中输入密码, 然后单击 确定 按钮, 此时会出现 确认密码 对话框, 如图 2-34 所示, 再次输入相同的密码, 并单击 确定 按钮, 就可以完成工作簿的保护设置 设置工作簿读写保护除了可以对工作簿进行属性保护外, 还可以进行一般的读写保护, 从而防止没有授权的人读写工作簿 设置工作簿读写保护的过程是在编辑工作簿时完成的, 在编辑过程中, 单击 文件 / 另存为 命令, 此时会弹出 另存为 对话框 在 另存为 对话框中单击 工具 / 常规选项 选项, 出现 保存选项 对话框, 如图 2-35 所示 在 打开权限密码 框中输入密码, 以防止他人打开工作簿 ; 在 修改权限密码 框中输入密码, 以防止他人对工作簿进行修改 如果选择了 建议只读 复选框, 则打开工作簿时, 系统将询问用户是否以只读方式打开工作簿 设置好以后单击 确定 按钮, 再经过密码确认以后, 就完成了整个设置过程 图 2-34 确认密码 对话框 工作簿的隐藏和取消隐藏 图 2-35 保存选项 对话框 如同隐藏工作表 行和列等一样, 用户也可以隐藏整个工作簿, 先选择要隐藏的工作簿, 然后单击 窗口 / 隐藏 命令即可 取消工作簿隐藏时, 单击 窗口 / 取消隐藏 选项, 将弹出如图 2-36 所示的 取消隐藏 对话框 在此对话框中选择要显示的工作簿, 然后单击 确定 按钮即可 图 2-36 取消隐藏 对话框 ( 工作簿 ) 自测练习题 1. 要保存工作簿文件存储器, 除了可以使用 Ctrl+S 组合键, 还可以使用 组合

37 第 2 章管理工作簿 27 键 2. 要在 选项 对话框中的不同选项卡之间进行快速切换, 可以使用 或者 快捷键 3.Excel 中新工作簿打开的工作表数量最多为 张

38 28 Excel 2003 中文版实用教程 第 3 章工作表的管理 在 Microsoft Excel 中, 工作表是一个最基本的概念 使用工作表可以对数据进行组织和分析 可以同时在多张工作表上输入并编辑数据, 并且可以对来自不同工作表中的数据进行汇总计算以及根据工作表中数据创建图表 在创建图表之后, 既可以将其置于源数据所在的工作表上, 也可以放置在单独的图表工作表上 本章提要 : 工作表的基本操作设置工作表的显示比例拆分与冻结窗口数据保护 3.1 选择工作表 在对一个工作表进行各种操作之前, 首先要先选中该工作表, 工作表可以一次选择一个, 也可以一次选择多个 选择单个工作表在一个工作簿中可以有多个工作表 每当新建一个工作簿时, 系统将自动创建三个工作表, 它们的名字分别为 Sheet 1 Sheet 2 Sheet 3 在新建的工作簿中, 用户第一个看到的是 Sheet 1 工作表 如果要想使用其他工作表, 就要先选中它们 选择工作表的方法有以下几种 : Ctrl+PgDn 选择下一个工作表; Ctrl+PgUp 选择上一个工作表; 鼠标单击工作表标签栏中的工作表标签, 直接选择该工作表 工作表的名字在窗口的下面显示, 当一个工作表被选中时, 其对应的名字呈高亮度显示, 如图 3-1 显示的是选择了 Sheet 1 的情况 图 3-1 选择 Sheet 1 情况 当工作表很多, 工作表标签排列不下时, 可以通过窗口左下角的四个按钮移动标签栏 它们从左到右依次是 : 显示最左边的标签 显示左边一个标签 显示右边一个标签 显示最右边的标

39 第 3 章工作表的管理 29 签 选择一组工作表在很多情况下, 用户需要同时对多个工作表进行操作, 这时可以一次选择一组工作表, 对它们进行操作 选择一组工作表的方法如下 : 在按下 Ctrl 键的同时, 用鼠标单击要选择的工作表标签, 则可以依次选择这些工作表, 可以同时选择相邻或者不相邻的工作表 ; 在按下 Shift 键的同时, 单击两个工作表标签, 则这两个工作表之间的所有工作表都将被选中, 用这种方法只能选择相邻的一组工作表 单击右键, 在其弹出的菜单中选择 选定全部工作表 命令 使用最后一种方法将选中所有的工作表 当要取消成组选择时, 只需把鼠标移到工作表标签区, 单击右键, 在其弹出的菜单中选择 取消成组工作表 命令即可 3.2 插入和删除 在一般情况下, 工作簿默认工作表数量为 3, 如果需要更多的工作表来进行数据处理, 可以在工作簿中插入新的工作表 单击工作表标签选定工作表, 执行 插入 / 工作表 命令, 如图 3-2 所示 在工作表标签位置便会看到选定工作表前面新建一张工作表 Sheet 4, 如图 3-3 所示 图 3-2 插入工作表命令图 3-3 插入工作表同时新建的工作表变成了当前活动工作表 如果同时要添加多张工作表, 需要按住 Shift 键, 选定与添加工作表相同数目的工作表标签, 再执行 插入 / 工作表 命令 除了可以在打开的工作簿中添加工作表, 还可以通过改变工作表数量的默认值, 使新建的工作簿中有所需要的工作表数量 具体操作步骤是执行 工具 / 选项 命令, 然后单击 常规 选项卡, 如图 3-4 所示 在 框中输入一个数值, 例如输入 3, 然后单击 确定 按钮, 则在下移新建工作簿时, 工作簿中自动建立 3 个工作表 提示 : 添加的工作表数量只受系统内存大小的限制 Excel 中新工作簿打开的工作表数量最多为 255 张

40 30 Excel 2003 中文版实用教程 图 3-4 常规 选项卡删除工作表和插入工作表的方法类似, 首先在工作表标签处选定需删除的工作表, 然后执行 编辑 / 删除工作表 命令, 弹出警告对话框, 如图 3-5 所示 单击 删除 按钮即可删除, 同时后一张工作表变成当前活动工作表 另外还可以利用工作表标签的快捷菜单下的 插入 和 删除 命令插入和删除工作表 方法是用鼠标选择工作表标签, 单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择 插入 或 删除 命令, 如图 3-6 所示 如果选择 插入 命令, 还可以选择工作表样式 图 3-5 删除警告 图 3-6 快捷菜单 3.3 重命名和隐藏工作表 1. 重命名选中要重命名的工作表, 执行 格式 / 工作表 / 重命名 命令, 或在工作表标签的快捷菜单中选择 重命名 命令 可以看到当前工作表标签位置的工作表名称处于修改状态, 如图 3-7 所示 键入新名称即覆盖当前名称 图 3-7 重命名工作表如果未显示工作表标签, 则单击 工具 / 选项 命令, 单击 视图 选项卡, 再选中 窗口选项 下的复选框 2. 隐藏若要隐藏工作表 Sheet 1, 先选中 Sheet 1, 然后执行 格式 / 工作表 / 隐藏 命令, 可以在工作表标签位置看到工作表 Sheet 1 被隐藏, 而活动工作表为下一工作表 Sheet 2, 如图 3-8 所示 图 3-8 隐藏 Sheet 1 工作表

41 第 3 章工作表的管理 移动 复制工作表 移动和复制都是编辑过程中的基本操作, 对于工作表也不例外 移动工作表用户既可以在一个工作簿内移动工作表, 也可以在工作簿之间移动工作表 移动的方法也有多种, 下面依次介绍三种方法 : 第一种方法是使用鼠标, 用鼠标把需要移动的工作表标签拖动到新的位置, 然后释放鼠标即可 在移动的过程中黑色三角标识工作表标签的释放位置 如果用户希望用光标在不同工作簿之间移动工作表, 则应该在移动前先打开源工作簿和目标工作簿, 而且两个工作簿都要显示在屏幕上, 然后用光标拖动工作表从源工作簿到新的位置 例如我们可以把工作簿的 新名称 工作表移动到后面, 其移动的结果如图 3-9 所示 图 3-9 移动后的结果 第二种方法是使用菜单命令移动工作表, 把鼠标移到工作表标签区, 激活要移动工作表, 然后单击右键, 在弹出菜单中选择 移动或复制工作表 命令, 此时弹出 移动或复制工作表 对话框, 如图 3-10 所示 如果要在同一个工作簿内移动工作表, 则指定新的位置即可 ; 如果在不同工作簿之间移动, 则首先在工作簿下拉菜单中选择目标工作簿, 然后再指定新的位置 第三种方法是使用 编辑 菜单中的命令来移动工作表 先激活要移动的工作表, 然后单击 编辑 / 移动或复制工作表 命令, 如图 3-11 所示 此时也会弹出如图 3-10 所示对话框, 再在其中进行上述的操作即可 图 3-10 移动或复制工作表 对话框 复制工作表 图 3-11 单击 编辑 / 移动或复制工作表 命令

42 32 Excel 2003 中文版实用教程 与移动工作表类似, 用户可以用鼠标和菜单命令复制工作表 使用鼠标复制工作表时, 与移动工作表步骤基本相同, 但拖动工作表的时候需要同时按下 Ctrl 键 如果用户希望用光标在不同工作簿之间复制工作表, 就必须在复制前先打开源工作簿和目标工作簿, 而且两个工作簿都要显示在屏幕上, 然后按住 Ctrl 键的同时, 用光标拖动工作表从源工作簿到新的位置 复制后工作表的名称与源工作簿中的名称相同 使用菜单命令复制工作表时, 其操作与使用菜单命令移动工作表也基本一样, 但是在 移动或复制工作表 对话框中要选中 建立副本 复选框, 如图 3-12 所示 图 3-12 选中 建立副本 复选框 3.5 设置工作表显示比例 Excel 可以根据工作表的内容不同而改变工作表的显示比例, 从而方便用户浏览 设置显示比例最常用的方法是使用菜单命令 单击 视图 / 全屏显示 命令后, 屏幕上仅显示主菜单和工作表, 从而显示了更多的内容, 事实上 全屏显示 并没有改变工作表的显示比例, 它只是通过关闭 Excel 工作环境中的工具条等扩大了工作表的显示区域 如果希望改变显示比例, 则单击 视图 菜单中的 显示比例 命令, 此时会弹出 显示比例 对话框, 如图 3-13 所示 图 3-13 显示比例 对话框在 显示比例 对话框中可以进行以下操作 : 选择固定显示比例之一, 有 200% 100% 75% 50% 25% 几种 选择自定义, 然后填入显示比例, 其值介于 10%~400% 选择 恰好容纳选定区域 选择 恰好容纳选定区域 后, 系统自动计算工作表的显示比例, 将工作表的数据内容尽可能大地显示在屏幕上 使用 恰好容纳选定区域 选项时, 首先要选中要显示的内容, 如图 3-14 所示 后选择 恰好容纳选定区域, 单击 确定 按钮返回, 该区域被显示在整个屏幕上, 如图 3-15 所示 使用这条命令, 对于一些需要用特殊显示的内容是很方便的, 可以使用户方便地把内容显示在整个屏幕上 此外, 用户还可以使用快捷方式来设置工作表的显示比例, 方法如图 3-16 所示

43 第 3 章工作表的管理 33 图 3-14 选中要显示的内容 图 3-15 选择 恰好容纳选定区域 的效果 图 3-16 缩放工作表的快捷方式 3.6 拆分与冻结工作表窗口 拆分工作表拆分工作表可以进行水平拆分和垂直拆分 拆分工作表可以采用以下两种方法 : 1. 使用菜单使用菜单拆分工作表的操作步骤如下 : (1) 选定单元格, 确定拆分工作表的分割点 (2) 选择 窗口 / 拆分窗口 菜单项, 在选定的单元格处, 工作表将被拆分为 4 个独立的窗格, 如图 3-17 所示 图 3-17 使用菜单拆分工作表 2. 使用鼠标工作表中, 在垂直滚动条的顶端有一个小方块, 在水平滚动条的右端也有一个小方块 拖动这两个小方块可以拆分工作表 (1) 将鼠标指针移到水平滚动条右端的小方块上, 此时鼠标指针变为 (2) 按下鼠标左键, 拖动小方块到工作表要进行拆分的分割处, 释放鼠标左键, 工作表就

44 34 Excel 2003 中文版实用教程 被拆分为两个独立的窗格, 如图 3-18 所示 有两种方法可以撤销工作表的拆分 : 选择 窗口 / 撤销拆分窗口 菜单项 在窗格分割线上双击 图 3-18 使用鼠标拆分工作表 冻结工作表冻结工作表时, 通常情况下将行标题和列标题进行冻结, 然后通过滚动条来查看工作表其他部分的内容 冻结工作表的操作步骤如下 : (1) 选定单元格, 确定工作表的冻结点 (2) 选择 窗口 / 冻结窗口 菜单项, 如图 3-19 所示 图 3-19 冻结工作表 选择 窗口 / 取消冻结窗口 菜单项, 即可取消窗口的冻结 3.7 设置工作表默认工作方式 工作表有许多默认的工作方式, 例如默认情况下新建一个工作簿时, 包含三个工作表, 在单元格使用宋体输入等, 用户可以根据自己的喜好改变这些默认值 设置的方法如下 : 单击 工具 / 选项 命令, 如图 3-20 所示 此时会弹出 选项 对话框, 如图 3-21 所示 在此对话框中单击选择 常规 选项卡 ; 在 标准

45 第 3 章工作表的管理 35 字体 一栏中选择在单元格中输入的默认字体 ; 在 新工作簿内的工作表数 中输入默认下创建工作表的数目 图 3-20 单击 工具 / 选项 命令 图 3-21 选项 对话框 3.8 添加批注 在 Excel 2003 中文版中, 对单元格进行注释时可以使用批注 添加了批注的单元格的右上角会出现一个红色小三角 当鼠标移至该单元格时, 批注内容就会显示出来, 如图 3-22 所示 图 3-22 使用批注的单元格 添加单元格批注添加批注的操作步骤如下 : (1) 选定需要添加批注的单元格 (2) 选择 插入 / 批注 命令, 或者单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择 插入 / 批注 命令 (3) 在弹出的批注框中输入批注内容 (4) 文本输入完成后, 可以调整批注框的大小, 然后单击批注框外工作表的其他区域, 批注框将自动关闭 经过以上的操作步骤, 单元格批注就添加完毕了 复制批注在 Excel 2003 中文版中, 有些情况下会使用到相同的批注, 这时就可以进行复制批注的操作

46 36 Excel 2003 中文版实用教程 在单元格中复制批注的操作步骤如下 : (1) 选定需要复制的批注所在的单元格 (2) 选择 编辑 / 复制命令 菜单项, 或者单击常用工具栏上的复制按钮 (3) 选定目标单元格或目标单元格区域的左上角单元格 (4) 选择 编辑 / 选择性粘贴 菜单项, 系统打开 选择性粘贴 对话框, 如图 3-23 所示 图 3-23 选择性粘贴 对话框 (5) 在图 3-23 中的 粘贴 选项组中选择 批注 单选按钮 (6) 单击 确定 按钮, 即可完成复制批注的操作 确定后不要按回车键, 否则活动选定框内的全部单元格将被复制到粘贴区域 为避免此类错误, 可以按下 Ctrl 键, 取消源区域上的动态选定框 删除批注在 Excel 2003 中文版中, 可以删除有些单元格中的批注, 也可以同时删除工作表的所有批注 删除单元格中的批注时, 首先选中将要删除的批注所在的单元格, 然后选择 编辑 / 清除 / 批注 菜单项, 此时可以看到单元格中的红色小三角消失了, 表示该单元格中的批注已被删除了 同时删除工作表中的所有批注的操作步骤如下 : (1) 选择 编辑 / 定位 菜单项, 弹出如图 3-24 所示的 定位 对话框 (2) 在如图 3-24 所示的 定位 对话框中, 单击 定位条件 按钮, 将打开 定位条件 对话框, 如图 3-25 所示 图 3-24 定位 对话框图 3-25 定位条件 对话框 (3) 在如图 3-25 所示的 定位条件 对话框的 选择 选项组中, 选择 批注 单选按钮, 然后单击 确定 按钮 (4) 选择 编辑 / 清除 / 批注 菜单项, 即可同时删除工作表中所有的批注 设置批注格式

47 第 3 章工作表的管理 37 在单元格中添加批注之后, 批注内的文本格式采用的是默认格式, 用户可以根据需要设置批注格式 鼠标右键单击要设置批注格式的单元格, 在弹出的右键快捷菜单中选择 显示 / 隐藏批注 菜单项, 此时批注框就会显示出来, 双击批注边框, 或者在批注边框上单击鼠标右键, 在弹出的右键快捷菜单中选择 设置批注格式 菜单项, 打开 设置批注格式 对话框, 如图 3-26 所示 图 3-26 设置批注格式 对话框 设置批注格式 对话框中有 8 个选项卡, 每个选项卡中包含不同的选项, 用户可以根据需要来设置各个选项, 设置完毕后, 单击 确定 按钮即可 在已经完成设置批注格式的单元格上单击鼠标右键, 在弹出的右键快捷菜单中选择 隐藏批注 菜单项, 恢复工作表的初始状态 经过以上的操作步骤和属性设置, 批注将会按照设置的格式显示出来 查看批注在 Excel 2003 中文版中提供了一个 审阅 工具栏, 利用该工具栏可以查看工作表中的批注 使用 审阅 工具栏的操作步骤如下 : (1) 选择 视图 / 批注 菜单项, 打开 审阅 工具栏 (2) 单击 审阅 工具栏中的 下一批注 按钮 ( ), 从所选的单元格开始按顺序查看下一个批注, 如图 3-27 所示 若要以相反顺序查看批注, 则要单击 前一批注 按钮 ( ) 图 3-27 查看批注 更改批注的显示方式默认情况下, 批注显示在一矩形框中 在实际操作中, 批注的显示可以有许多效果, 如图 3-28 所示

48 38 Excel 2003 中文版实用教程 图 3-28 不同形式的批注批注的大小 位置和文字格式都可以改变, 下面介绍一下将批注与绘图工具结合起来, 来改变批注的形状 其操作步骤如下 : (1) 单击选定想要改变形状的批注 (2) 在 绘图 工具栏中, 单击最左边的 绘图 按钮, 将弹出 绘图 下拉菜单 提示 : 选择 视图 / 工具栏 / 绘图 菜单项, 即可显示 绘图 工具栏 (3) 从下拉菜单中选择 改变自选图形 菜单项, 其中包括 5 种基本图形, 选择其中的一种, 即可显示出其中的各种图形, 如图 3-29 所示 图 3-29 各种图形样式 (4) 单击所需要的形状即可 在 绘图 工具栏中还可以利用 填充颜色 按钮来为批注填充颜色, 单击此按钮将打开如图 3-30 所增的颜色模板, 从中选择需要用的颜色即可 图 3-30 填充颜色 面板 在 绘图 工具栏中利用 阴影样式 按钮 ( ) 和 三维效果样式 按钮 ( ) 为批注添加阴影和三 维效果 单击 阴影样式 按钮 ( ), 将打开阴影样式面板, 如图 3-31 所示, 从中可以选择阴影样 式 单击 三维效果样式 按钮 ( ), 将打开三维效果样式面板, 如图 3-32 所示, 从中可以为批注 选择三维效果样式

49 第 3 章工作表的管理 39 图 3-31 阴影样式 面板 图 3-32 三维效果样式 面板 隐藏批注及其标识符批注是用来对单元格中的数据进行注释的, 不是单元格中的具体数据, 所以在查看表格数据时可以将批注进行隐藏 方法是选择 工具 / 选项 菜单项, 打开 选项 对话框, 然后切换到 视图 选项卡, 如图 3-33 所示 图 3-33 选项 对话框中的 视图 选项卡在如图 3-33 所示的 批注 选项组中有 3 个单选按钮, 其各自的含义如下 : 无 选择该单选按钮, 则将隐藏整个工作簿中的所有批注及其标识符 只显示标识符选择该单选按钮, 则只在有批注的单元格的右上角显示一个红色的三角符号 这样既不影响表格的整体显示, 也可以看出哪些单元格有批注 该选项是默认的设置 批注和标识符选择该单选按钮, 则将显示全部的批注及批注标识符 选择 视图 / 批注 菜单项, 可以显示所有隐藏的批注 另外, 在批注的右键快捷菜单中几乎包含了有关批注的全部操作命令 3.9 数据保护 Excel 提供了几种数据保护功能, 使用户的数据不被别人看到或窃取 保护单元格

50 40 Excel 2003 中文版实用教程 Excel 2003 提供了单元格的锁定和隐藏功能 : 锁定单元格就是当工作表被保护时, 该单元不能被编辑修改 ; 隐藏单元格就是当工作表被保护且该单元格没有锁定时, 如果用户编辑该单元格, 单元格里的公式将不可见 当处于锁定状态时, 隐藏功能不再起作用 没有锁定时, 如果处于隐藏状态, 用户编辑单元格时, 单元格内数据或公式消失 ; 如果处于不隐藏状态, 用户编辑单元格时, 单元格内数据或公式就会显示出来 单元格的保护是通过设置单元格的格式来实现的, 单击 格式 菜单下的 单元格 命令, 如图 3-34 所示 图 3-34 单击 格式 / 单元格 命令 此时会弹出 单元格格式 对话框, 如图 3-35 所示 在此对话框中单击 保护 标签, 进入到 保护 选项卡, 如图 3-36 所示 图 3-35 单元格格式 对话框 图 3-36 保护 选项卡 此时可以通过选择 锁定 和 隐藏 复选框来设置单元格的锁定或隐藏 值得注意的是 : 只有在工作表被保护的情况下, 单元格 锁定 和 隐藏 选项设定的保护才会生效 保护行与列的内容行与列的内容的保护是通过设置隐藏行或列 ( 以行为例, 列的操作完全相同, 只是换了操作对象而已 ) 来实现的 首先激活要隐藏的行, 然后单击 格式 菜单下的 行 命令中的 隐藏 选项, 如图 3-37 所示 执行 隐藏 命令后, 该行就被隐藏掉了, 用户将无法看到该行的内容, 但是隐藏了一行后,

51 第 3 章工作表的管理 41 行号并不重新排列 当希望取消行的隐藏时, 首先要选中该行的上下两行, 然后单击 格式 菜单下的 行 命令中的 取消隐藏 选项, 如图 3-38 所示 图 3-37 单击 格式 / 行 / 隐藏 选项 图 3-38 单击 格式 / 行 / 取消隐藏 选项 设置工作表保护 Excel 2003 保护工作表的方法有两种 : 一种是通过设置密码 ; 另外一种是通过隐藏工作表来实现 利用密码保护工作表里的内容时, 单击 工具 菜单下 保护 命令中的 保护工作表 选项, 如图 3-39 所示 此时会弹出如图 3-40 所示的 保护工作表 对话框 图 3-39 单击 工具 / 保护 / 保护工作表 选项图 3-40 保护工作表 对话框选择好上述一个或多个后, 在 密码 一栏中输入密码, 用户在输入密码并确认后, 工作表即被保护 另外, 也可以像隐藏行和列一样来隐藏不想显示的工作表 激活要隐藏的工作表后, 单击 格式 菜单下的 工作表 命令中的 隐藏 选项, 即可隐藏该工作表, 如图 3-41 所示 工作表隐藏后, 要想取消隐藏, 则单击 格式 / 工作表 命令中的 取消隐藏 选项, 此时会弹出如图 3-42 所示的 取消隐藏 对话框 选择要显示的工作表后, 单击 确定 键, 即可重新显示被隐藏的工作表

52 42 Excel 2003 中文版实用教程 图 3-41 单击 格式 / 工作表 / 隐藏 选项 图 3-42 取消隐藏 对话框 自测练习题 1.Excel 工作区域是指工作表中一些相邻的单元格组成的区域 工作表格有 列 行 2. 想要同时选定相邻的工作表应按住 键, 选定不相邻的工作表应按 键 3. 要在同一工作表中查看多个部分, 可以选择 菜单项将工作表拆分为 4 个独立的窗格

53 第 4 章编辑工作表 43 第 4 章编辑工作表 前面两章介绍了 Excel 的工作簿 工作表以及它们的基本操作, 用户利用这些知识已经可以为自己的工作簿搭建一个基本的框架 从本章开始, 将从 Excel 的基本组成部分 单元格讲起, 向用户详细介绍如何利用 Excel 提供的强大的数据编辑功能使自己的工作簿成为一个内容充实 外形美观的整体 本章提要 : 单元格简介工作表中输入数据编辑单元格数据查找替换 4.1 单元格简介 使用 Excel 就离不开对单元格的操作, 它是工作表的基本元素, 可以含有文字 数字或者公式, 它可以用各种格式选项进行格式设置, 对单元格的基本操作包括选定单元格, 移动 复制单元格, 插入 删除单元格, 行和列几个方面的内容 单元格的选取对单元格进行操作之前, 首先要选中它 Excel 提供了多种激活单元格的方法, 下面依次介绍 1. 单个单元格的选取首先介绍如何选择单个单元格, 有两种方法进行选择 : 第一种是用鼠标选取单元格, 用鼠标单击要激活的单元格即选中该单元格, 被选中的单元格四周有黑色粗框 ; 第二种是用键盘选取单元格, 使用 四个方向键即可选择当前单元格上 下 左 右的相邻单元格 除了方向键以外,Excel 2003 还提供一系列热键及组合键, 如表 4-1 所示 功能键 表 4-1 快速移动单元格指针的功能键 向上移动一个单元格 向下移动一个单元格 向左移动一个单元格 向右移动一个单元格 Tab 向右移动一个单元格 作用 Enter 向下移动一个单元格 ( 默认方式 ) PgDn 向下翻滚一个屏幕 PgUp 向上翻滚一个屏幕 Home 移到当前行行首 ( 续 )

54 44 Excel 2003 中文版实用教程 功能键作用 Ctrl+Home 行到工作表的第一个单元 Ctrl+End 移到活动区最后一列的最后一个单元 Ctrl+PgUp 移到下一个工作表 Ctrl+PgDn 移到下一个工作表 Scroll Lock+Home 移到当前窗口第一列的第一个单元 Scroll Lock+End 移到当前窗口最后一列的最后一个单元 2. 多个单元格的选取在很多情况下, 需要对多个单元格同时进行某种操作, 这时就要选择多个单元格了 首先介绍多个相邻单元格的选取, 如果被择的是一片相邻的区域, 则先单击选定该区域的第一个单元格, 然后拖动鼠标直至选定最后一个单元格再释放鼠标即可 ; 如果被选择的是某行或某列, 则单击其对应的行号或列标 ; 如果被选择的是相邻的多行或多列, 则先用鼠标单击第一行的行号或第一列的列标, 然后拖动到最后一行或一列后释放 ; 如果要选择工作表中的所有单元格, 单击工作表中的行号和列标的交叉处, 如图 4-1 所示 图 4-1 选定所有单元格 用户还可以在工作表中用鼠标选择多个不相邻的区域, 选择的方法也很简单, 只需在选择完第一片区域后, 选择其他区域时按下 Ctrl 键即可, 如图 4-2 所示给出了选择两个不连续区域的情形 图 4-2 选择不相邻区域 单元格除了可以用鼠标进行选择外, 还可以使用区域名来选择 区域 是 Excel 中用户定义并

55 第 4 章编辑工作表 45 命名的工作表的局部, 也就是一系列单元格的集合 如果已经定义了一个区域, 则可以通过区域名字来选择它, 即只需在区域栏中选择区域名, 它对应的区域就被选中 值得注意的是 : 即使选中了一组单元格, 在工作表中也只存在唯一激活的单元格 输入数据时也只是输入到此单元格中, 但删除数据操作对整个选中区域都有效 单元格的数据类型单元格中可以有四种不同的数据类型 : 文字 数值 逻辑值和错误值, 各种数据类型的含义见表 4-2 文字 数值 逻辑值 错误值 表 4-2 单元格的数据类型 包括任何由字母 数字和特殊字符组成的文字 可以是日期或者时间, 也可以有多种显示格式 其值为真或假, 可以直接输入单元格, 也可以由公式的返回值获得 是一类单独的数据类型, 例如以 0 作分母时得到 #DIV/0 错误值 4.2 数据输入 当启动 Excel 时, 会自动打开一个新的工作簿, 工作簿上的第一张工作表就出现在屏幕上, 首先要做的就是输入原始数据 在 Excel 中, 可以在工作表中输入以下两类数据 : 1. 常量常量是可以直接输入到单元格中的数据, 可以是数值, 包括日期 时间 货币 百分比 分数 科学记数等 ; 也可以是文字 2. 公式公式可以是一个常量值 单元格引用 名字 函数或操作符的序列 下面将通过一个实例来帮助读者进行 Excel 的基本操作 如图 4-3 所示的工作表是一张非常简单的数据处理表格, 下面将一步一步地讲解如何完成这张表格 图 4-3 实例工作表 输入文本在 Excel 中, 文本通常是指字符或者是任何数字和字符的组合 任何输入到单元格内的字符集, 只要不被系统解释成数字 公式 日期 时间 逻辑值, 则一律视其为文本 启动 Excel, 默认情况下, 系统自动生成一个带有三张工作表的工作簿, 缺省名为 Book 1 首先输入表头, 即如图 4-4 所示中的第一行和第一列, 具体操作如下 : (1) 选择单元格 A1, 输入 考生姓名, 然后按 Tab 键确认, 否则可按 Esc 键取消 (2) 第一行输入完后, 选择单元格 A2, 输入 陈秀霞 后, 按 Enter 键确认, 也可按 Esc

56 46 Excel 2003 中文版实用教程 键取消 输入其他数据, 按照上述步骤在相应的单元格中输入数据 图 4-4 输入表头 提示 : 文字默认对齐方式是单元格内靠左对齐 如要改变其对齐方式, 可单击 格式 工具栏中的对齐方式按钮, 也可执行 格式 / 单元格 命令, 再单击 对齐 选项卡, 从中选择所需选项 特殊字符的输入无论是在文字处理还是在数据处理的过程中, 经常需要输入键盘上没有的特殊字符, 如实例中的 其实在 Microsoft 的 Windows 操作系统中就有现成的特殊字符表可以应用, 具体的操作方法如下 : (1) 在 Windows 开始 菜单中, 指向 程序 / 附件 / 系统工具 / 字符映射表 命令, 然后单击 字符映射表 命令, 出现对话框 如果没有 字符映射表, 需添加 Windows 组件 (2) 单击 字体 框中的下拉箭头, 从下拉菜单中选定包含所需字符的字体 (3) 在字符集列表中, 单击所需的字符, 字符会自动放大让用户进行确认 (4) 单击 选择 按钮, 再单击 复制 按钮 也可以选定并复制多个字符 (5) 切换到工作簿, 选择要粘贴字符的位置 (6) 单击 粘贴 按钮 ( ) 注意 : 如果 Windows 没有安装 字符映射表, 可以通过 插入 / 符号 命令, 找到所需字符, 然后插入到 Word 文本中, 再 复制 粘贴 到 Excel 表格中 输入数字在 Excel 中可作为数字使用的只能是这些字符 : (),$ %.E e 在输入的数字中,Excel 将忽略数字前面的正号 (+), 并将单个句点 (.) 视为小数点 所有其他数字与非数字的组合均作文本处理, 如实例中的 班级 一栏 提示 : 数字默认对齐方式是单元格内靠右对齐 在输入 身份证号 的时候, 会遇到如图 4-5 中 G2 单元格所示的现象, 那是因为如果输入的数字太长,Excel 在单元格中将以科学计数法显示, 而编辑栏中显示输入的数字前 15 位, 超出 15 位的数字为 0 在这种情况下, 就不能将 身份证号 当作数字来处理, 而应当作文本来处理, 输入的方法是在每个号码前添加 ', 如在 G3 单元格中输入 ' 输入完后显示结果如图 4-5 所示 为了区分 数字字符串 和 数字数据 的区别, 在输入 数字字符串 时, 输入项前添加单引号 ', 并执行 工具 / 选项 命令, 单击 错误检查 标签, 选中复选框

57 第 4 章编辑工作表 47 图 4-5 数字字符串的输入 公式输入公式是指对工作表数据进行运算的方程式 使用公式有助于分析工作表中的数据, 利用公式可以进行数学运算 公式中引用单元格名字作为变量使用, 这样无论被引用的单元格内容怎样修改, 公式单元都会按照当前值进行计算 公式总是以等号 = 作为开头, 然后才是公式的表达式, 表达式由单元格 运算符 函数和常数等组成 如 =A1+B1+100 就是一个既有单元格又有常数的公式 在 Excel 中, 可以通过以下两种方式输入公式 : 1. 直接在单元格中输入公式用键盘输入公式其实和输入文本一样简单 只是在输入单元格名称时, 可以用鼠标选择单元格的方式进行输入 如当输入公式 =E2+E3 时, 输入等号后, 只需用鼠标单击单元格 E2, 然后输入加号, 最后用鼠标单击单元格 E3 即可完成公式的输入 例如, 计算实例中 ( 见图 4-5) 全部学生笔试考试平均成绩, 公式为 :=(E2+E3+E4+E5+E6+E7+E8)/7 结果放在 E9 单元格中, 用鼠标进行选择, 操作步骤如下 : (1) 选取 E9 单元格然后键入等号和前括号 (2) 单击 E2 单元格并键入加号 ; 单击 E3 单元格并键入加号 ; 单击 E4 单元格并键入加号 ; 单击 E5 单元格并键入加号 ; 单击 E6 单元格并键入加号 ; 单击 E7 单元格并键入加号 (3) 单击 E8 并键入后括号, 再键入除号和 7, 最后按回车键, 结果在 E9 单元格中出现 编辑栏上显示输入的公式, 如图 4-6 所示 图 4-6 用键盘输入计算结果注意 : 在输入公式时, 总是使用运算符来分割公式中的项目, 即在公式中尽量不要包含 空格 符号 2. 使用函数编写公式

58 48 Excel 2003 中文版实用教程 Excel 中有几百个函数, 它把许多复杂的数学计算 财务计算和统计计算都设计成函数, 可用来编写公式 进行运算, 使数据处理更加方便 下面用计算前例中笔试平均成绩作为例子讲解操作步骤 : (1) 选定输入公式的单元格 F9, 单击 常用 / 插入函数 按钮 ( ), 弹出 插入函数 对话框, 如图 4-7 所示 (2) 在 选择函数 选项中选择求平均值的函数 AVERAGE, 单击 确定 按钮 弹出 插入函数 对话框, 如图 4-8 所示 图 4-7 插入函数 对话框 图 4-8 函数参数 对话框 (3) 在参数栏 Number 1 中输入 E2:E8, 单击 确定 按钮后得到如图 4-9 所示的结果 图 4-9 用 插入函数 计算平均成绩 提示 : 如果要输入单元格或区域引用作为参数, 单击 压缩 按钮 ( ) 以暂时缩小该对话框, 再从工作表中用鼠标选定单元格或引用区域, 然后单击按钮, 在输入完参数后, 在对话框中将显示引用区域 时间和日期的输入时间和日期是日常生活中最常用的数值之一 时间和日期的输入既可以直接键入也可以通过函数来输入 工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中对时间或日期显示格式的设置 图 4-10 中列出了常用的几种时间和日期的格式 在 Excel 中, 系统是把输入的时间和日期当作数值来处理, 这也就是说时间型数据之间可以相减得到天数, 日期型数据与另一数值相加得到另一日期型数据 如果需要在同一个单元格中输入时间和日期, 应在时间和日期之间插入一个空格 注意 : 如果要输入当天日期, 请按 Ctrl+; 组合键, 系统会自动输入当天的日期 如果要输入当前时间, 请按 Ctrl+Shift+; 组合键, 系统会自动输入当前时间

59 第 4 章编辑工作表 49 图 4-10 几种常用的时间和日期格式 4.3 自动编辑 1. 记忆式键入法如果在单元格中键入的起始字符与该列中已有的录入项相符,Excel 可以自动填写其余的字符 但 Excel 只能自动完成包含文字的录入项, 或包含文字与数字的录入项 如图 4-11 所示, 在输入赵直红 考试类型 时, 键入 数 后,Excel 将自动提示最近一次以 数 开头的录入项 数学 图 4-11 自动产生记忆式输入如果接受建议的录入项, 可按 Enter 键 记忆式键入法提供的录入项完全采用已有录入项的大小写格式 如果不想采用自动提供的字符, 可继续键入 如果要删除自动提供的字符, 可按 Backspace 键 如果要从录入项列表中选择数据中已存在的录入项, 请用鼠标右键单击单元格, 然后在快捷菜单上单击 选择列表 命令 注意 : 打开或关闭记忆式键入可执行 工具 / 选项 命令, 单击 编辑 标签, 选中或清除复选框 2. 同时在多个单元格中输入相同的数据选定需要输入相同数据的所有单元格, 在区域内被激活的单元格中输入数据, 然后再按 Ctrl+Enter 组合键 3. 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据如果选定一组工作表, 然后在一张工作表中输入数据, 那么相同的数据将应用于所有选定的工作表的相同单元格或区域 例如两张工作表 Sheet 1 和 Sheet2 完全相同, 现需要添加赵直红同学的资料

60 50 Excel 2003 中文版实用教程 具体操作方法如下 : (1) 选定需要输入数据的工作表 Sheet 1 和 Sheet2 (2) 选定需要输入数据的单元格区域 A5:H5 (3) 在第一个选定的单元格中开始键入数据 (4) 按 Tab 键直至输入完成 结果如图 4-12 所示 图 4-12 同时添加数据到工作表 Sheet 1 和 Sheet2 4. 自动填充自动填充就是先选定要填充内容的第一个单元格内容, 然后利用单元格 填充柄 进行鼠标拖放填充 不同数据类型填充结果如图 4-13 所示 从图中可以看出, 一般情况下, 对数字和文本的自动填充相当于复制 而对数字和文本的混合则是按序列进行填充 如果要对数字进行序列填充, 或者要复制数字和文本的混合, 在填充时同时按住 Ctrl 键 另外还可以通过单击填充完后单元格区域右下角的 自动填充选项 按钮 ( ) 进行不同方式的填充, 自动填充选项列表如图 4-14 所示 图 4-13 不同数据类型填充结果图 4-14 自动填充选项列表如果要将多个数字或日期的序列填充到选定的单元格区域中, 第一个或多个单元格的内容将会被用做序列的趋势初始值, 填充结果将按照一定的序列趋势进行填充 具体操作步骤如下 : (1) 在需要填充的单元格区域中选择第一个单元格, 输入起始值 (2) 在下一个单元格中输入值以创建序列模式 (3) 选定包含起始值的单元格 (4) 利用拖放 填充柄 的方法, 进行单元格区域的填充 如图 4-15 所示, 分别在单元格 A3 和 B3 中输入 2 和 5 两个值, 选定 A3:B3 单元格区域, 鼠标指向 填充柄 从左向右填充, 填充结果为步长值等于 3 的升序数列

61 第 4 章编辑工作表 51 图 4-15 填充等差数列提示 : 利用 填充柄 的填充方向可改变数列的升序或降序排列 5. 在其他工作表中输入相同数据如果已在某个工作表中输入了数据, 可快速将该数据复制到其他工作表的相应单元格中 先同时选定含有输入数据的源工作表和需要复制数据的目标工作表, 再选定包含需要复制数据的单元格, 执行 编辑 / 填充 / 至同组工作表 命令即可将数据复制到目标工作表中 如在第一张表中已增加石胜泽同学记录, 要想将增加的内容复制到第二张工作表相应单元格中, 其具体操作步骤如下 : (1) 同时选定工作表 Sheet 1 和 Sheet 2 (2) 选定单元格区域 A8:D8 (3) 执行 编辑 / 填充 / 至同组工作表 命令, 如图 4-16 所示 (4) 在弹出的 填充成组工作表 对话框中选中单选按钮, 如图 4-17 所示 (5) 单击 确定 按钮 图 4-16 填充相同数据到其他工作表 图 4-17 填充成组工作表 对话框 4.4 设置数据属性 通过设置数据属性可以方便用户的编辑工作 有效数据在单元格中可以预先设置要输入的数据类型 大小范围 输入信息提示以及输入错误提示等, 这样, 在输入的过程中, 一方面指导用户输入数据, 另一方面也可以自动检查输入数据的正确性, 当输入的数据与预先设置的属性不一致时, 将给出错误信息 设置有效数据时, 首先单击 数据 / 有效性 命令, 此时弹出如图 4-18 所示的 数据有效性 对话框

62 52 Excel 2003 中文版实用教程 图 4-18 有效数据 对话框在 允许 项中选择数据类型 ; 在 数据 项中选择数据范围的逻辑关系, 该项只有在 允许 项选择之后才有效, 因为它是依赖于所选的数据类型的 如果希望设置输入提示信息, 单击 输入信息 选项卡, 如图 4-19 所示 输入提示信息可以使用户对所要输入的数据类型和范围一目了然 如果要设置输入错误的警告级别和警告提示内容, 则单击 出错警告 选项卡, 进入到 出错警告 选项卡对话框, 如图 4-20 所示 在其中可以设置三种警告级别 : 分别为 中止 警告 和 信息 图 4-19 输入信息 选项卡 图 4-20 出错警告 选项卡 自动更正和拼写检查同 Word 一样,Excel 也提供了拼写检查的功能, 其实这是 Office 2003 的基本功能之一, 在所有能够输入文字的地方都可以使用该功能 在使用文字的过程中, 如果用户输入拼写错误的单词, 会被检查出来 此外 Excel 提供了自动更正的功能, 即当用户输入错误时, 系统给出可能的正确写法, 并替换其中的错误 除了基本词库以外, 用户还可以根据自己的需要, 向系统检查依据的库文件添加内容 用户可以自己设置需要更正的内容, 单击 工具 / 自动更正选项 命令后, 弹出如图 4-21 所示 自动更正 对话框 在其中可以设置, 例如, 如果选中 句首字母大写 复选框, 则如果一个句子的第一个字母没有大写, 系统会自动将它变为大写 图 4-21 自动更正 对话框 4.5 插入与删除

63 第 4 章编辑工作表 53 插入与删除也是编辑工作表中的常用命令, 我们这里所指的插入与删除都是针对单元格本身而言的, 至于单元格内数据的插入与删除, 则在后面的数据编辑中讲述 插入单元格一般情况下都是插入新的单元格, 选中一个单元格, 然后单击 插入 / 单元格 命令, 此时会弹出如图 4-22 所示的 插入 对话框 如果选择 活动单元格右移 则在选中的单元格左方插入新单元格 ; 如果选择 活动单元格下移 则在选中的单元格上方插入新单元格 除了新单元格外, 用户也可以插入从别处剪切或者复制的单元格 选中源单元格后剪切复制它们, 然后选定想要进行插入操作的单元格, 单击 插入 / 剪切 ( 或复制 ) 单元格 命令, 此时会弹出如图 4-23 所示 插入粘贴 对话框, 选定后单击 确认 键即可 图 4-22 插入 对话框 图 4-23 插入粘贴 对话框 删除单元格要想删除单元格时, 首先选中要删除的单元格, 然后选择 编辑 / 删除 命令, 此时会弹出如图 4-24 所示 删除 对话框 图 4-24 删除 对话框 删除单元格时, 可以选择补齐该位置的右侧或下方的单元格, 删除后, 形成数据的移动 清除数据与删除单元格都可以删除单元格中的数据, 但它们是不同的 清除数据只是清除了单元格中的内容, 并不影响工作表的结构 ; 而删除单元格将把单元格从工作表中去掉, 工作表的结构都发生了变化 插入整行或整列插入整行和整列的方法与插入新单元格的方法类似, 只是在 插入 对话框中选择 整行 或者 整列, 图 4-25 给出了插入一整行的情况 删除整行或整列删除整行和整列的方法与删除单元格的方法类似, 只是在 删除 对话框中选择整行或者整列, 如图 4-26 所示

64 54 Excel 2003 中文版实用教程 图 4-25 选择插入 整行 图 4-26 删除整行 4.6 编辑单元格数据 清除单元格中的数据清除单元格中的数据是将所选的单元格变为空白单元格, 而不是将单元格删除 清除单元格中的数据的操作步骤如下 : (1) 选定要删除的数据所在的单元格或者单元格区域 (2) 选择 编辑 / 清除 菜单项, 将弹出如图 4-27 所示的子菜单 (3) 根据需要从图 4-27 所示的子菜单中选择一个菜单项 清除 子菜单中各菜单项的含义 : 图 4-27 清除 子菜单中的菜单项 全部 菜单项选中该菜单项, 则将清除选定单元格中的全部内容和格式, 包括批注和超级链接 格式 菜单项选中该菜单项, 则将保持单元格中的内容不变, 而只清除选定单元格中的格式 内容 菜单项选中该菜单项, 则将保持单元格中的格式不变, 只删除选定单元格中的数据和公式 另外, 选中要清除内容的单元格, 然后按下键盘上的 Delete 键也能实现相同的操作 批注 菜单项选中该菜单项, 则将保持单元格中的内容和格式不变, 只清除选定单元格中的批注 消除操作不改变其他单元格的位置, 删除操作则会改变其他单元格的位置 移动单元格中的数据在 Excel 2003 中文版中可以使用移动操作来调整单元格中的位置, 也可以替换单元格中的数据或者往单元格中插入数据 1. 使用菜单使用菜单移动单元格数据的操作步骤如下 : (1) 选定需要移动的数据所在的单元格区域 (2) 选择 编辑 / 剪切 菜单项, 则所选的区域会有闪动的边框显示, 如图 4-28 所示 (3) 单击选中目标单元格 (4) 选择 编辑 / 粘贴 菜单项

65 第 4 章编辑工作表 55 图 4-28 剪切 后的数据所在的单元格对单元格中的数据进行了 剪切 操作后, 单元格中的数据并不会立刻消失, 而只有在进行了 粘贴 操作后, 数据才被移动到新的单元格 2. 使用鼠标使用鼠标在小范围内移动单元格数据非常方便, 其具体操作步骤如下 : (1) 选定需要移动的数据所在的单元格区域 (2) 将鼠标指针移动到选定单元格区域的黑色边框上, 此时鼠标指针变为, 如图 4-29 所示 拖动鼠标指针移动到新单元格区域, 如图 4-30 所示, 释放鼠标左键即可完成移动 图 4-29 移动鼠标到选中区域的边框上 图 4-30 确定目标区域 3. 插入移动的数据使用上面的两种方法移动数据, 则目标区域的内容将被覆盖 若不想覆盖目标区域中的内容, 则可以使用 插入 操作 下面就来介绍一下 插入 操作的具体步骤 : (1) 选定需要移动的数据所在的单元格区域, 然后选择 编辑 / 剪切 菜单项 (2) 单击选中目标单元格

66 56 Excel 2003 中文版实用教程 (3) 选择 插入 / 剪切单元格 菜单项 经过以上的操作步骤, 就可以将移动的数据插入到目标区域, 而目标区域中的数据将自动到相邻的单元格区域中, 但不会被覆盖 若使用鼠标拖动的方法来插入移动的数据, 则在拖动的过程中要按下 Shift 键, 此时鼠标指针将变成一个横向或者竖向的插入符号, 到达目标位置后释放鼠标左键即可 上述操作还可以使用快捷键来进行操作, 其具体操作步骤如下 : (1) 选定需要移动的数据所在的单元格区域 (2) 将鼠标指针移动到选定单元格区域的黑色边框上, 在鼠标指针变为时按下鼠标右键, 然后拖动选定的单元格区域到目标位置时释放鼠标右键, 此时将弹出右键快捷菜单, 如图 4-31 所示 图 4-31 使用右键快捷菜单移动数据 (3) 在如图 4-31 所示的右键快捷菜单中可以根据需要选择不同的菜单项, 使目标单元格区域向指定的方向移动 例 : 将两个单元格 A 和 B 中的数据进行交换 先将 A 单元格中的数据插入 B 单元格, 再将 B 单元格中的原数据剪切到 A 单元格即可 复制单元格中的数据 对于相同的数据, 采用复制操作将大大提高工作效率 1. 使用菜单使用菜单复制单元格中的数据和移动单元格中的数据类似, 其具体操作步骤如下 : (1) 选中需要复制的数据所在的单元格区域 (2) 选择 编辑 / 复制 菜单项, 此时选中的区域将出现闪动的边框 (3) 选中目标单元格区域 (4) 选择 编辑 / 粘贴 菜单项, 即可完成复制单元格中的数据 2. 选择性粘贴有些情况下, 并不需要将原始区域中的所有信息都复制到目标区域, 这时就要使用 选择性粘贴 菜单 其具体操作步骤如下 : (1) 选中需要复制的数据所在的单元格区域 (2) 选择 编辑 / 复制 菜单项, 此时选中的区域也将出现闪动的边框 (3) 选中目标单元格区域 (4) 选择 编辑 / 选择性粘贴 菜单项, 打开 选择性粘贴 对话框, 如图 4-32 所示, 在该对话框的 粘贴 选项组中选择一种粘贴方式

67 第 4 章编辑工作表 57 (5) 在 运算 选项组中选择一种运算方式 (6) 单击 确定 按钮即可完成复制操作 在如图 4-32 所示的 粘贴 选项组中,10 种粘贴方式的含义 : 全部 : 选择该选项, 则将粘贴原有单元格中的所有内容, 包括文本 格式和批注 相当于选择了 编辑 / 粘贴 菜单项 公式 : 选择该选项, 则仅粘贴原有单元格中的公式 数值 : 选择该选项, 则仅复制原有单元格中的数值或者由公式计算出来的结果 格式 : 选择该选项, 则仅粘贴原有单元格中的格式 批注 : 选择该选项, 则仅粘贴原有单元格中的批注, 不粘贴单元格中的内容和格式 有效性验证 : 选择该选项, 则将粘贴数据有效性范围的标准 边框除外 : 选择该选项, 则将粘贴除了边框以外的所有内容 列宽 : 选择该选项, 则仅粘贴列宽 公式和数字格式 : 选择该选项, 则将粘贴所有的公式和数字格式, 但是不粘贴数值 值和数字格式 : 选择该选项, 则将粘贴当前值和数字格式, 但不粘贴公式本身 选择性粘贴 对话框中的 运算 选项的作用是 : 在进行选择性粘贴时, 选择目标单元格中的数据与源单元格中的数据进行相关运算, 用所得的值替换目标区域 在 选择性粘贴 对话框中还有两个复选框, 两个复选框的作用如下 : 跳过空单元 : 选中该复选框, 则在进行粘贴操作时, 将忽略原单元格区域内的空白单元格 转置 : 选中该复选框, 则在进行粘贴操作时, 将改变复制区域的方向 行变成列, 列变成行, 而且复制区域中的所有公式会被调整 如图 4-33 所示的就是将一个水平区域转置成一个竖直区域 图 4-32 选择性粘贴 对话框图 4-33 转置粘贴 3. 使用粘贴板在 Excel 2003 中文版的任务窗格中有一个 剪贴板 任务窗格, 使用该剪贴板能够在进行粘贴操作之前确定粘贴的内容 打开 剪贴板 有 3 种方法 : 1 选择 视图 / 任务窗格 菜单项, 打开 任务窗格, 然后从中选择打开 剪贴板 任务窗格 2 选择 编辑 /Office 剪贴板 菜单项, 即可打开 剪贴板 任务窗格 3 连续按下 Ctrl+C 组合键两次, 即可打开 剪贴板 任务窗格, 如图 4-34 所示 使用 剪贴板 来进行粘贴操作, 首先确定目标单元格后, 在 单击要粘贴的项目 列表中单击要粘贴的项目即可 单击按钮将一次性按照垂直顺序粘贴存储在 剪贴板 中的所有项目 若要删除 剪贴板 中的项目, 则单击要删除的项目右边的下三角按钮, 在弹出的下拉菜单中选

68 58 Excel 2003 中文版实用教程 择 删除 菜单项, 如图 4-35 所示 若单击 按钮, 则可以删除剪贴板中的所有项目 图 4-34 剪贴板 任务窗格 图 4-35 删除 剪贴板 中的项目 4.7 查找与替换数据 Excel 2003 中文版中提供了查找与替换的功能, 利用该功能可以很方便地在工作表中进行查找数据与替换数据的操作 查找数据在工作表中查找数据的操作步骤如下 : (1) 选择 编辑 / 查找 菜单项, 打开 查找和替换 对话框 (2) 在 查找和替换 对话框的 查找内容 下拉列表中输入要查找的文本或数据, 这里输入 541 (3) 在 范围 下拉列表中有 工作簿 和 工作表 两个选项, 这里要在整个工作簿中进行查找, 故选择 工作簿 选项 (4) 在 搜索 下拉列表中有 按行 和 按列 两个选项, 通过这两个选项可以确定 按行 搜索还是 按列 搜索, 这里选择 按行 搜索 (5) 在 查找范围 列表中有 公式 值 和 批注 3 个选项, 选择不同的选项将确定查找数据的不同类型 这里选择 值 选项 设置完毕后, 单击按钮或者按钮, 则将开始查找符合条件的单元格 但是单击按钮将列出所有搜索到的结果, 如图 4-36 所示 单击相应的结果项就可激活相应的单元格 而单击按钮的结果是使下一个符合条件的单元格成为活动单元格 图 4-36 中有 3 个复选框, 其各自的含义如下 :

69 第 4 章编辑工作表 59 图 4-36 查找和替换 对话框 区分大小写 : 是否选中该复选框表示搜索的结果是否和 查找内容 中的字母大小写保持一致 单元格匹配 : 是否选中该复选框表示搜索的结果是否要和 查找内容 中的内容完全一致 区分全 / 半角 : 是否选中该复选框表示搜索的结果是否要和 查找内容 中内容的全 / 半角保持一致 替换数据替换数据的操作步骤如下 : (1) 选择 编辑 / 替换 菜单项, 弹出 查找和替换 对话框 (2) 在 查找内容 和 替换为 的下拉列表中分别输入要查找的数据和要替换的数据, 如图 4-37 所示 图 4-37 查找和替换 对话框 单击 替换 按钮, 则将替换查找的单元格数据 ; 若单击 替换全部 按钮, 则将替换整个工作表中所有符合搜索条件的单元格数据 自测练习题 1. 在 Excel 2003 中文版中, 要在工作表中输入当前日期, 可以使用 快捷键 ; 输入当前时间, 可以使用 快捷键 2. 要在工作表的不同的单元格中同时输入相同的信息, 可以使用 快捷键 3. 在编辑单元格数据的过程中要取消编辑, 则可以进行以下操作 : 若还没有按下回车键, 则可以单击编辑栏左侧的 取消 按钮或者按下键盘上的 键 ; 若已经按下了回车键, 则可以单击 常用 工具栏上的 撤销 按钮或者选择 菜单项

70 60 Excel 2003 中文版实用教程 第 5 章设置工作表格式 第 4 章介绍了工作表的编辑工作, 它处理的是工作表的内容, 但对于一个好的工作表来说, 仅有内容是不够的, 还需要有一个好的形式 本章将介绍如何设置工作表的格式, 使工作表看起来更漂亮 本章提要 : 设置单元格设置文本格式设置边框与底纹条件格式与样式 5.1 调整单元格大小 如果用户输入的数据长度超过了单元格的默认尺寸, 就会影响正常的显示, 从而使观察不方便 此时用户需要适当地调整单元格的行高和列宽, 使单元格中的数据都能够显示出来 调整列宽调整列宽时, 一般都使用菜单命令, 单击 格式 菜单下的 列 命令, 在弹出的二级菜单中选择一个命令选项, 如图 5-1 所示 图 5-1 列 选项单击 列宽 命令, 弹出如图 5-2 所示的 列宽 对话框 在其中输入列的宽度, 列宽 对话框中的尺寸仅反应当前选中单元格所在列的宽度, 所以也只能够调整当前列的宽度 如果单击 标准列宽 命令将弹出如图 5-3 所示的 标准列宽 对话框 在其中输入 标准列宽 的宽度, 标准列宽 也就是默认列宽, 它控制着工作表中所有保持默认宽度的列的宽度

71 第 5 章设置工作表格式 61 图 5-2 列宽 选项图 5-3 标准列宽 对话框如果列的宽度太小, 无法显示其内所有的内容时, 此单元格内的部分数据将被隐藏, 如图 5-4 所示 如果使用 最适合的列宽 命令,Excel 将所选单元格的列宽调整为一个最小必要值, 使全部数据显示出来, 如图 5-5 所示 图 5-4 设置前图 5-5 设置后此外还可以通过鼠标直接拖动列标号之间的分隔线来改变列宽 当鼠标移到分隔线上时, 鼠标形状由十字形状变为双向箭头, 此时可以通过拖动来实现列宽的调整, 拖动过程中, 新的宽度会在弹出的提示框中显示 如果用户想用鼠标同时改变多个列的宽度, 则首先选中这些列, 然后拖动其中任意一列的边缘即可 调整行高调整行高通常也是通过菜单命令来完成的, 单击 格式 / 行 命令, 在弹出的二级菜单中选择一个命令选项, 如图 5-6 所示 图 5-6 行 选项然后单击 行高 命令, 会弹出如图 5-7 所示的 行高 对话框

72 62 Excel 2003 中文版实用教程 图 5-7 行高 对话框在其中输入行的高度, 行高 对话框中的尺寸仅反映当前选中单元格所在行的高度, 所以也只能够调整当前行的高度 同样 最适合的行高 命令将根据一行中的最大字体或者文字换行调整行高 用户也可以通过鼠标直接拖动行标号之间的分隔线来改变行高 方法与调整列宽完全一样 如果用户想用鼠标同时对多个行改变高度, 选择这些行, 然后拖动其中任意一行的边缘即可 5.2 设置文本格式 在 Excel 中, 用户可以方便地设置文本格式, 如字体 对齐方式等 设置字体格式如果所有的文本都采用同样一种字体格式, 就不能准确表达文本的层次关系或其他信息, 阅读起来就会让人很费解 很明显的一个例子就是演示的标题与正文应采用不同的字号能够使读者一目了然 这一节介绍如何设置文本的字体 字号 样式和颜色等 文本的格式处理是使用 文本格式 工具栏来完成的, 我们首先来认识一下 文本格式 工具栏, 它一般位于工具栏的中间部分, 如图 5-8 所示 图 5-8 字体格式栏各个按钮从左至右依次为 字体 字号 加粗 斜体 下划线 左对齐 居中 右对齐 合并及居中 各个部分的含义很明显, 这里不再一一细述, 下面通过一个例子来看看它们的效果 如图 5-9 所示给出了原先的字体格式, 我们这里对包含 白云飞 的单元格进行设置 图 5-9 原先的字体格式首先单击选中要进行设置的单元格, 再用鼠标单击 文本格式 工具栏中的相应按钮, 就可以达到预期的目的, 例如单击 字号 按钮后的向下箭头, 然后把原先的字号从 12 改为 16,

73 第 5 章设置工作表格式 63 接下来再单击 斜体 按钮, 改变后的效果如图 5-10 所示 图 5-10 改变后的效果使用相同的方法也可以把文本设置成其他格式, 这里不再多述, 读者可以依次试验一下各个工具按钮的效果, 以求熟练地掌握它们 如果要设置更多的格式, 例如颜色等, 则需要用到 单元格 对话框 单击 格式 菜单下的 单元格 命令或者单击鼠标右键, 在弹出菜单中选择 单元格格式 命令后, 将弹出如图 5-11 所示 单元格格式 对话框 在不同的选项栏中可以设置相应的格式, 如果想要设置颜色, 单击颜色框的向下按钮, 从中选择一种颜色, 如果对提供的颜色不满意, 可以单击 其他颜色 来进行更广泛的选择 如图 5-12 所示给出了几种设置的字体格式 图 5-11 单元格格式 对话框图 5-12 字体设置的不同效果 单元格中字符的对齐方式文本的对齐方式通常有 左对齐 居中 右对齐 和 分散对齐 在默认状态下, 单元格中的文字是左对齐的, 数字是右对齐的 用户可以通过调整单元格中文字的对齐方式使工作表更加整洁清楚 设置对齐方式也要先选中要处理的单元格, 然后用鼠标单击 文本格式 工具栏中的一种对齐按钮即可 如图 5-13 和图 5-14 所示分别显示了同一种文字在 居中 和 左对齐 两种对齐方式下的情形

74 64 Excel 2003 中文版实用教程 图 5-13 居中 图 5-14 左对齐 在 Excel 2003 中除了可以设置水平对齐方式外, 还可以设置垂直对齐方式以及文字的走向等, 它们都是通过 单元格格式 对话框来实现的 单击 格式 / 单元格格式 命令, 就会弹出 单元格格式 对话框, 在其中单击选中 对齐 选项卡, 如图 5-15 所示 图 5-15 单元格格式 对话框 文本控制 选项栏中有 3 个复选框 : 自动换行 : 指当单元格中的内容超过列宽时, 为了全部显示数据而自动回车换行 缩小字体填充 : 指系统自动选择合适的字号以使全部数据都能显示在当前列宽的单元格中 合并单元格 : 将相邻的单元格合并为一个 设置水平对齐方式的方法如下 : 单击 水平方式 的向下按钮, 在弹出的下拉菜单中选择一种对齐方式, 如图 5-16 所示 如图 5-17 所示显示了一些水平对齐方式的效果 图 5-16 设置 水平对齐 方式图 5-17 水平对齐 方式的效果设置垂直对齐方式的方法如下 : 单击 垂直对齐 的向下按钮, 在弹出的下拉菜单中选择一种对齐方式, 如图 5-18 所示

75 第 5 章设置工作表格式 65 如图 5-19 所示显示了一些垂直对齐方式的效果 图 5-18 设置 垂直方式 方式图 5-19 垂直对齐方式的效果 Excel 默认情况下, 按列宽来自动使数据换行, 即当输入到列的末尾时, 下一个字符会自动显示在下一行 如果需要在输入的过程中插入换行符, 则可以使用 Alt+Enter 组合键, 如图 5-20 所示 图 5-20 插入换行符确定单元格中文字走向时, 单击如图 5-15 所示的对话框中的方向框, 然后从中选择一种方向, 可以在 -90º~90º 之间旋转文字, 如图 5-21 所示给出了三种文字方向 此外还可以设置单元格中文本缩进,Excel 2003 中规定文本最多可以缩进 15 级 设置文本时, 首先选择单元格, 然后单击 格式 菜单中的 单元格 命令, 在 单元格格式 对话框选择 对齐 标签, 接着单击 缩进 框右侧的向上或向下按钮, 选择缩进的级数 ; 这时, 水平对齐自动设置为 左 ( 缩进 ) 方式, 最后单击 确定 按钮, 就完成了文本缩进设置 如图 5-22 所示显示了缩进不同级别的文本格式 图 5-21 三种方向的文字 图 5-22 文本的缩进 5.3 设置数字格式 数字除了具有普通文本的属性之外, 还具有自己特有的格式 Excel 允许数字以多格式显示, 例如时间 小数 货币 会计和科学记数法等 表 5-1 给出了 Excel 中的数字格式

76 66 Excel 2003 中文版实用教程 类型 常规 数值 货币 会计专用 日期 时间 百分比 分数 科学记数 文本 特殊 自定义 表示方法 表 5-1 Excel 中的数字格式 无任何特定的数字格式 4 位分隔符 小数点位置和负数格式 4 位分隔符 小数点的位置 货币符号和负数格式 货币符号和小数点位置对齐 把日期时间系列数显示为日期值 把日期时间系列数显示为时间值 以百分数的形式显示数值 以分数显示 使用科学记数法 文本或用作文本的数字 邮政编码 中文小写和大写数字 用户定义的数字格式 设置数字格式有两种方法来设置数字格式, 最简单的方法是使用数字格式工具按钮 格式工具栏中的数字格式工具按钮, 如图 5-23 所示 图 5-23 数字格式工具按钮从左到右依次是 货币样式 百分数格式 添加千位分隔符 增加小数位数 和 减少小数位数 第一种方法是选中一个单元格后, 单击其中一个工具按钮, 则该单元格将以这种格式来显示 如果原先单元格中有数据, 则将该数据的格式转化为所选的格式 ; 如果原先单元格中没有数据, 则单击某一种格式后, 再输入时, 已经安装那种格式进行输入 在图 5-24 中, 最左边原先有数据 3, 选中该单元格后单击 百分数格式 按钮, 则该数据转化为 300%, 中间一个单元格先单击 百分数格式 按钮后, 输入 3, 则显示为 3% 图 5-24 一些数字的显示第二种方法是使用数字格式菜单项, 首先选择区域, 然后单击 格式 菜单中的 单元格 命令, 弹出 单元格格式 对话框, 选择 数字 标签, 如图 5-25 所示, 在 分类 框中选择数字类型, 在 类型 框中选择适当的数字格式, 最后单击 确定 按钮, 就可以结束数字格式设置了 如果涉及特殊的数字格式, 可选 分类 框中的 特殊 项进行格式设置, 如图 5-26 所示显示了一些数字格式

77 第 5 章设置工作表格式 67 图 5-25 单元格格式 对话框中的 数字 标签图 5-26 不同格式的数字 自定义数字格式如果系统提供的格式不能满足用户需要, 则可以选择 自定义 选项进行 自定义 的数字格式, 在如图 5-25 所示的对话框中单击 分类 栏中的 自定义 格式, 此时弹出的对话框如图 5-27 所示 图 5-27 自定义 的数字格式 设置数字格式时要用到格式符号 通过格式符号可以设置数字的外观 长度和对齐方式等, Excel 的数字格式符号如表 5-2 所示 表 5-2 Excel 的数字格式符号 符号 功能 解释 G/ 通用格式 以通用格式显示数字 0 数字预留位置 决定十进制小数的数字显示位置 ; 根据小数点右边的 0 的个数对数字进行四舍五入 ; 显示开始和结尾的 0 # 数字预留位置 与 0 相同, 但不显示开始和结尾的 0? 数字预留位置 与 0 相同, 但是对于小数两边不影响实际数值的 0 以空格替代, 促使小数点对齐. 小数点 标记小数点的位置 % 百分号 输入数字乘以 100, 显示百分号, 千分位分隔符 标记千位的位置 _( 下划线 ) 对齐 留出等于下一个字符的宽度 ; 对齐封闭在括号内的负数并使小数点保持对齐 ( 续 )