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1 第 3 章 电子表格处理软件 Excl2010 在日常生活和工作中, 经常需要处理数据和表格 MicrosoftOficExcl2010 具有 强大的数据计算 分析和处理功能, 并且可以完成各种统计图表的绘制, 已经广泛地用于 金融管理 财务管理 企业管理 行政管理等领域 3.1 Excl2010 入门 Excl 文件称为工作簿, 其默认文件名为 工作簿 1 ( 依次为 工作簿 2, 工作簿 3 ), 扩展名为.xlsx Excl2010 工作窗口如1 所示 1 Excl2010 窗口 1. 快速访问工具栏快速访问工具栏放置是最常用的工具, 以方便用户快速完成操作 默认情况下, 快速访问工具栏只有 3 个常用的工具 : 存储文件 按钮 撤销 按钮以及 恢复 按钮 如果用户要向快速访问工具栏添加工具, 可以单击 快速访问工具栏 右侧的按钮, 会弹出

2 第3章 电子表格处理软件 Exc l2010 常用工具列表,如 2 所示 ( 1)如果用户要添加的工具在常用工具列表中, 只须在列表中选中即可, 工具左边会出现 标识 ( 2)如果用户要 添 加 的 工 具 不 在 常 用 工 具 列 表中(如 冻结窗格 ),可以选择 其 他 命 令 命 令, 弹出 Exc l选 项 对 话 框 在 对 话 框 左 侧 列 表 找 到要添加 的 工 具 (如 冻 结 窗 格 ),然 后 单 击 添 加 按钮,如 3 所示 最后单 击 确 定 按 钮 返 回,新添 加 的 工 具 显 示 在 快 速 访 问 工 具 栏,如 4 所示 2.功能区 默认情况下, Exc l2010 有 8 个 功 能 区: 文 件 开 始 插 入 页 面 布 局 公 式 数 据 审阅 和 视图 每个功能 区 中 包 含 一 系 列 相关的功能 按 钮,单 击 功 能 菜 单 即 可 切 换 到 该 功 能区 例如, 审阅 功能区 是 包 含 更 改 批 注 等 操 作功能,只要 切 换 到 该 功 能 区 即 可 看 到 其 中 包 含 2 自定义快速访问工具栏列表 的具体工具,如 5 所示 3 Exc l选项 对话框 129

3 130 计算机应用基础 Wi ndowsxp/7+of f i c 添加新工具 5 审阅 功能区 用户也可以添加功能区(如 开 发 工 具 ) 选 择 文 件 选 项 命 令,打 开 Exc l选 项 对话框 在对话框中,打开 自定义功能区 选 项 卡,在 右 侧 自 定 义 功 能 区 区 域 选 择 主选项卡,然后在下方列表中选中要添加的功能(如 开发工具 ),最后单击 确定 按钮 返回 添加功能区后的效果如 6 所示 6 添加的 开发工具 功能区 另外, Exc l2010 某些功能区只有在需要使用时才显示 例如, 图表工具 功能区只 有当用户在工作表中选中了一个图表对象时才会出现,如 7 所示 7 图表工具 功能区 功能区被划分成数个组,例如, 开始 功能区分为 剪贴板 组 字体 组 对齐方式 组 数字 组等,如 8 所示 每个组中 的 按 钮 功 能 类 似 或 属 于 一 类 例 如,关 于 对 象

4 第 3 章 电子表格处理软件 Excl 对齐的按钮都放置于 对齐方式 组 当用户进行操作时, 先打开功能区, 然后再从该功能 区中选择所需的工具按钮 8 功能区分类 另外, 在功能区中某些区域有下三角箭头按钮, 单击该按钮可以打开专门的对话 框来做更细致的设定 例如, 单击 字体 组右下角的下三角箭头按钮, 则弹出 设置单元 格格式 对话框, 在对话框中可以对字体进行更细致的设置 3. 显示比例工具 Excl2010 窗口右下角是显示比例工具, 用于设置目前工作表的显示比例 单击 按钮可放大工作表的显示比例, 每按一次放大 10%; 反之, 单击 按钮会缩小显示比例 用户也可以直接拖拉中间的滑动杆来调整显示比例 如果单击 按钮左侧的显示比例字样 ( 如 100%), 则弹 出 显示比例 对话框, 如9 所示 在对话框中, 用户可以选择显示比例或输入显示比例 若用户选择 恰好容纳选定区域 项, 则 Excl2010 会根据用户在工作表上选定的范围来计算缩放比例, 使这个范围刚好填满整个工作簿视窗 注意 : (1) 放大或缩小文件的显示比例, 并不会放大或缩小字体大小, 也不会影响文件打印效果 ; (2) 按住 Ctrl 键, 滚动鼠标中间滚轮, 即可快速放大 缩小工作表的显示比例 4. 工作簿与工作表 9 显示比例 对话框 工作簿是指 Excl2010 环境中用来储存并处理工作数据的文件, 也就是说 Excl 文 档就是工作簿 工作簿是 Excl2010 工作区中一个或多个工作表的集合, 其扩展名为.xlsx 在 Excl 中, 用来储存并处理工作数据的文件叫做工作簿 工作表是显示在工作簿窗口中的表格, 一个工作表可以由 行和 列构 成 行的编号为 1~ , 列的编号依次用字母 A B XFD 表示 行号显示在工 作簿窗口的左边, 列号显示在工作簿窗口的上边 Excl2010 默认一个工作簿有三个工 作表 ( 即 Sht1,Sht2,Sht3), 用户可以根据需要添加工作表 工作簿和工作表的关系就像书本和页面的关系, 每个工作簿中可以包含多张工作表

5 132 计算机应用基础 WindowsXP/7+Ofic2010 工作簿所能包含的最大工作表数受内存的限制 每个工作表中的内容相对独立, 通过 Excl2010 窗口左下角单击工作表标签可以在不同的工作表之间进行切换 5. 名称框与编辑框名称框显示是选中的单元格的地址, 而编辑框显示是选中的单元格的内容 单元格 是工作表内的方格, 每个单元格都有一个地址 在工作表的上面有每一栏的 列标题 A B C, 左边则有各列的行标题 将列标题和行标题组合起来, 就是单元格的地址 例如, 工作表最左上角的单元格位于第 A 列第 1 行, 其地址便是 A1 同理,E 栏 的第 3 行单元格, 其地址是 E3, 如10 所示 10 单元格示例 活动单元格就是指正在使用的单元格, 在其外有一个黑色的方框 如果同时选取多 个单元格, 那么所选区域中的第一个单元格是活动单元格, 该单元格的名称会显示在名称 框中 在输入或编辑数据时, 将数据输入到相应的活动单元格中或编辑框内 3.2 工作表建立与基本操作 选取单元格 1. 单个单元格选取在要选取的单元格内单击即可选取该单元格, 此时, 该单元格周围会有一层较粗的边 框, 而且边框右下角有一个黑点 ( 称为填充控点 ), 鼠标指针移上去会变成 形状 2. 选取连续单元格区域若要选取连续的多个单元格, 可先选取欲选取单元格区域中最左上角的单元格, 此时 鼠标指针呈 形状, 然后按住鼠标左键拖动到欲选取范围的右下角单元格, 放开左键 此时, 选定单元格区域的左上角单元格为白色背景, 其他单元格为另外的颜色背景 ( 一般为浅蓝色 ) 连续单元格区域的表示形式如下 : 左上角单元格地址 +:+ 右下角单元格地址 11 所示单元格区域为 A1:D4 从 11 中也可以看到, 名称框中显示的是最 左上角单元格的地址, 编辑栏中是最左上角单 元格的内容 11 选取连续单元格区域 3. 选取不连续的单元格区域 若要选取不连续的多个单元格区域, 可先

6 第 3 章 电子表格处理软件 Excl 选取第一个单元格区域, 然后按住 Ctrl 键, 再选取第二个单元格区域, 然后第三个, 直到所有单元格区域都选取好后, 再放开 Ctrl 键, 这样就可以同时选取多个单元格区域了 此时, 最后一个选择区域的第一个单元格为白色背景, 而其他选择的单元格背景为另外颜色背景 ( 一般为浅蓝色 ) 12 所示为选中 A2:A4 和 B1:D1 单元格区域 在此, 先选中 A2:A4 区域, 然后按住 Ctrl 键再选中 B1:D1 区域 从12 中也可以看到, 名称框中显示的是最后一次选中区域的最左上角单元格的地址, 编辑栏中是该单元格的内容 4. 选取整行或整列要选取整行或整列, 只须在行编号或列编号上单击 13 所示是选取 B 列 12 选取不连续单元格区域13 选取 B 列 5. 选取整张工作表 若要选取整张工作表, 单击工作区最左上角的 全选 按钮即可, 如14 所示 14 选取整张工作表 输入数据 选取某一单元格后, 即可向该单元格中输入数据 单元格的内容大致可分成三类 : 数字 日期和时间 文字 数字一般由 0~9 及一些符号 ( 如小数点. + - $ % ) 所组成, 如 $350 75% 等 日期和时间与数字类似, 只是包含少量的其他文字或符号, 如 2012/06/1008:30PM 3 月 14 日 等 文字包括中文字样 英文字母 数字的组合, 不过, 有时数字资料有时也会被当成文字输入, 如电话号码 身份证号等 不管是哪种类型的内容, 输入方式都是一样的 首先选中要输入内容的单元格, 然后输入内容, 最后按 Entr 键确认, 输入的内容会同时出现在编辑框内

7 134 计算机应用基础 WindowsXP/7+Ofic 输入数字输入数字的长度超过 11 位或超出单元格的宽度时,Excl 自动用科学计数法表示, 因为 Excl 保留 15 位精确度 当数字长度超过 15 位时,Excl 会将多余的数字转换为 0 为了避免与日期混淆, 输入分数时首先输入 0 加空格 若要输入货币 百分比 日期 时间等数值, 应先将单元格格式设置为货币或百分比类型 ( 右击选中 单元格 设置单元格格式 数字 选项卡, 选中相应的格式, 并可对具体格式进行设置, 如15 所示 ) 15 设置数字格式 2. 输入日期和时间日期和时间的格式形如 2014/06/1812:20,12 小时制要区分上午 (AM) 和下午 (PM) 若要输入当前日期按 Ctrl+; 键, 输入当前时间按 Ctrl+Shift+; 键 3. 输入文字文字是数字 空格和非数字字符的组合, 默认为左对齐 输入单元格的字符串只要不被系统解释成数字 日期 时间 公式 逻辑值, 就全视为文字 若想在一个单元格内输入多行文本, 可在换行时按下 Alt+Entr 键, 此时插入点移到下一行, 便能在同一单元格中继续输入下一行资料 4.Excl2010 支持格式单击 开始 格式 设置单元格格式 命令, 弹出 设置单元格格式 对话框 在该对话框中列出了 Excl2010 单元格可输入的内容格式, 如表 3.1 所示

8 第 3 章 电子表格处理软件 Excl 表 3.1 单元格格式种类及含义 名称说明 常规数值货币会计专用日期时间百分比科学计数文本特殊自定义 系统默认格式适用一般数字, 可设置 小数位数 使用千位分隔符 负数 表示方式与数值类型相似, 不过可以在数值前面添加货币符号与货币相似, 还可以进行货币符号和小数点对齐显示提供多种日期格式, 并提供了不同国家的日期格式提供多种时间格式, 并提供了不同国家的时间格式以百分数的形式显示单元格数值, 并可以设置小数位数数值以科学计数法表示, 可以设置小数位数任何格式数据都可以以文本类型处理提供特殊格式的选择, 如邮政编码 电话号码等用户可以根据自己需要自定义格式 编辑数据 1. 修改数据 (1) 整个修改如果整个单元格中输入的数据都错了, 或者绝大部分输入错误, 可以这样修改 : 选取要修改的单元格, 将正确的数据直接输入其中 输入完成后, 按 Entr 键进行确认 Excl2010 会自动删除原有的数据, 保留重新输入的数据 (2) 修改部分数据 1 编辑栏法 选中要修改的单元格, 将光标定位在编辑栏中要修改的字符位置, 借助 Backspac 键或 Dlt 键, 将错误的字符删除, 输入正确的字符, 完成后按 Entr 键确认 2 双击修改法 双击要修改的单元格, 直接进入修改状态 将光标定位在要修改的字符位置, 借助 Backspac 键或 Dlt 键, 将错误的字符删除, 输入正确的字符, 完成后按 Entr 键确认 (3) 批量修改如果发现多个单元格中同样的字符出现了错误, 可以利用 替换 功能来进行批量修改 例如, 要将员工基本情况登记表中的 学历 列中的 大学 修改为 本科, 操作步骤如下 1 打开员工基本情况登记表, 选中 学历 所在列, 单击 开始 查找和选择 替换 命令, 打开 查找和替换 对话框 2 在 查找内容 文本框中输入 大学, 在 替换为 文本框中输入 本科, 然后单击 全部替换 按钮 3 完成替换后, 弹出一个提示框, 直接关闭该提示框和 查找和替换 对话框返回 2. 清除数据要清除单元格 ( 或单元格区域 ) 的内容, 首先选取欲清除的单元格 ( 或单元格区域 ), 然后按 Dlt 键 或者右击该单元格或单元框区域, 在弹出的快捷菜单中选择 清除内容 命令 也可以选择 开始 清除 清除内容 命令, 见16

9 136 计算机应用基础 WindowsXP/7+Ofic 复制与粘贴 1 复制 : 选取了单元格后, 单击 开始 复制 按钮 2 粘贴 : 把光标定位到目标单元格区域的起始单元格, 单击 开始 粘贴 按钮 注意 : 对于文字 公式等进行复制粘贴还有不同情况, 参见 小节 快速输入 1. 从下拉列表中选择当同一列单元格的数据类似时,Excl2010 的自动填充16 清除单元格内容功能不方便使用, 这时用户可以使用 从下拉列表中选择 功能来快速输入 例如, 在 A1 到 A3 单元格中分别有 生产厂商 生产日期 生产地 数据, 如果要继续在 A4 单元格输入内容, 可以右击 A4 单元格, 从弹出快捷菜单中选择 从下拉列表中选择 命令,A4 单元格下会出现下拉列表, 从中选择相应的数据进行填充即可, 如17 所示 注意 : (1) 从下拉列表中选择 功能只适用于文本数据 (2)Excl2010 会从待输入数据的单元格往上 往下寻找文本, 只要找到的单元格内有内容, 就把它放到清单中, 直到遇到空白单元格为止 例如, 如18 所示,A6 为待输入单元格, 下拉列表中会列出 科研处 教务处 财务处 与 基建处 4 个, 而不会出现 人事处 和 学生处 17 单元格内容显示18 下拉列表示例 2. 快速填满相同的资料当用户要对连续的单元格填入相同的内容, 可以选择 Excl2010 的自动填充功能, 该功能不仅可以填充文本, 还可以建立日期 数列等具有规则性的内容 例如, 用户要在 A1 单元格到 A5 单元格输入 福州软件职业技术学院, 可以先在 A1 单元格内输入文本, 并维持 A1 单元格的选中状态, 然后将鼠标指针移至 A1 单元格黑色外框的右下角, 此时鼠标指针会呈 形状, 按住鼠标左键下拉到单元格 A5, 于是 福州软件职业技术学院 文本就会填充到 A2 单元格到 A5 单元格中, 如19 所示 在数据填充后,A5 单元格旁出现了一个 自动填充选项 按钮, 单击此按钮可显示

10 第 3 章 电子表格处理软件 Excl 下拉列表, 以便用户选择填充方式 用户可以选择复制单元格 仅填充格式或者不带格式填充, 如19 所示 3. 数列填充使用数列可以对 Excl2010 进行快速输入, Excl2010 支持的数列有以下 4 种 1 等差数列 : 数列中相邻两数字的差相等, 例如 :1,3,5,7, 2 等比数列 : 数列中相邻两数字的比值相等, 例如 :2,4,8,16, 19 文本自动填充 3 日期 : 例如 :2013/10/5 2013/10/6 2013/10/7 4 自动填入 : 自动填入数列是属于不可计算的文字数据, 例如, 一月, 二月, 三月 星期一, 星期二, 星期三 等都是 Excl2010 已将这类型文字数据建立成数据库, 当使用自动填入数列时, 就像使用一般数列一样 (1) 等差数列填充例如, 用户要在 A1:A6 单元格中分别输入 , 可在 A1 和 A2 单元格分别输入 1 2, 然后同时选中 A1 和 A2 单元格 (A1 和 A2 外有一层粗框 ), 将光标移至 A1 和 A2 单元格的右下角填充控点上, 当光标变成 形状时, 按住鼠标左键不放, 向下拖动至 A6 单元格, 然后松开鼠标左键 填充后,A6 单元格外又会出现 自动填充选项 按钮 与文本填充时稍有不同, 如20 所示 此时, 如果选中第一项 复制单元格, 则 A3:A6 的数据分别为 (2) 等比数列填充与等差数列不同的是, 等比数列无法像等差数列以鼠标拖动填充控点的方式来使用 例如, 要在 A1:A10 建立 2,4,8, 的等比数列, 步骤如下 1 在 A1 单元格中输入 2, 然后选中 A1:A10 单元格区域, 选择 开始 填充 系列 命令, 如21 所示 20 等差数列填充21 填充按钮

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