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1 第 章 行政文秘 : 按住物资费用的肩膀 本章内容公司的行政文秘除了管理公司的办公事务外, 还需要管理一部分物资费用, 如通信费用 招待费用 行政费用 固定资产 办公用品费用和其他物资费用等 在本章中, 将运用 Excel 0 将上述物资费用制作成电子表格, 从而方便管理工作的进行

2 Excel 0 商务办公从新手到高手. 制作通信费用报销单 利用 Excel 制作通信费用报销单, 通过部门下拉列表, 同时为若干不同部门使用, 方便企业 统一管理报销单据.. 制作基础内容 制作基础内容主要包括基础内容 设置数字格式 制作表格标题 设置居中对齐方式等操作 step 0 启动 Excel 0 软件, 创建并保存 通信费用报销单 step 0 选择 A 单元格, 标题文本内容, 如图 - 所示 step 0 选择 A 单元格, 根据需要相关文本内容, 如图 - 所示 图 - 图 - step 04 选中 B4 单元格, 在 数字 选项组中单击 数字格式 下拉按钮, 在弹出的下拉列表中选择 货币 选项, 如图 - 所示 step 05 选中 F4 单元格并右击, 从弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 命令, 打开 设置单元格格式 对话框, 在 数字 选项卡的 分类 列表中选择 特殊 选项, 在 类型 列表框中选择 中文大写数字 选项, 如图 -4 所示, 单击 确定 按钮 提示 : 进入 开始 选项卡, 单击 数字 选项组的对话框启动器按钮, 或按 Ctrl+ 组合键, 打开 设置单元格格式 对话框 64

3 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀 提示 : 在中文法状态下, 按 Shift+4 组合键, 可 符号 ; 在英文法状态下, 按 Shift+4 组合键, 可 $ 符号 step 07 合并并居中排列 A:F 单元格区域, 在 字体 选项组中, 将字体设置为 华文行楷, 字号 设置为 0, 如图 -6 所示 图 - 图 -6 step 08 根据需要, 对表格中的单元格区域执行 合并后居中 命令, 结果如图 -7 所示 图 -4 step 06 再次打开 设置单元格格式 对话框, 在 分类 列表中选择 自定义 选项, 在 类型 文本框最前面添加 $ 符号, 如图 -5 所示 图 -7 step 09 选中 A:F8 单元格区域, 单击 居中 按钮, 如图 -8 所示 step 0 选择合并后的 A5 单元格, 在 对齐方式 选项组中, 单击 顶端对齐 左对齐 图 -5 按钮, 如图 -9 所示 65

4 Excel 0 商务办公从新手到高手 图 -8 图 -9 step 选择 A7:F7 单元格区域, 单击 左对齐 按钮, 如图 -0 所示 step 选择第 A 至 F 列单元格区域, 如图 - 所示, 在 单元格 选项组中单击 格式 下拉按钮, 在弹出的下拉列表中选择 自动调整列宽 命令, 完成表格基础内容的制作 图 -0 图 -.. 插入并复制控件. 插入表单控件通过插入表单控件可以插入方框, 在方框上单击就能达到打钩的效果, 具体插入表单控件的步骤如下 step 0 在功能区右击, 在快捷菜单中选择 自定义功能区 选项, 打开 Excel 选项 对话框 step 0 在打开的 Excel 选项 对话框右侧的主选项卡中选择 开发工具 选项, 单击 确定 按钮, 如图 - 所示, 将 开发工具 选项卡添加至功能区, 如图 - 所示 66

5 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀 step 04 对插入的控件进行文本编辑, 并调整控件的大小和位置, 如图 -5 所示 图 - 图 -5. 复制表单控件 step 0 右击控件, 在弹出的快捷菜单中选择 复制 选项, 或按 Ctrl+C 组合键复制控件, 如图 -6 所示 图 - step 0 进入 开发工具 选项卡, 在 控件 选项组中单击 插入 下拉按钮, 在弹出的下拉列表中单击 复选框 ( 窗体控件 ) 按钮, 单击任意单元格, 添加控件, 如图 -4 所示 选择 图 -6 step 0 单击任意单元格并右击, 在弹出的快捷菜单中选择 粘贴选项 下的 粘贴 按钮, 将控件粘贴至新的位置, 如图 -7 所示 或按 Ctrl+V 组合键粘贴控件 图 -4 67

6 Excel 0 商务办公从新手到高手.. 美化表格 选择图 -7 step 0 编辑控件文本, 并根据需要调整粘贴控件至合适的位置, 如图 -8 所示 表格内容完成后, 用户可对表格的样式进行设置, 具体包括设置边框格式 设置单元格样式等操作 step 0 选中 A:F8 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 字体 选项组中单击 下框线 下拉按钮, 选择 所有框线 选项, 为单元格区域设置内边框格式, 如图 -0 所示 图 -0 step 0 选中 A:F8 单元格区域, 进入 开始 图 -8 step 04 重复步骤 0 和 0, 复制并调整控件位 置, 并勾选相应的控件, 最终结果如图 -9 所示 选项卡, 在 字体 选项组中单击 所有框线 下拉按钮, 选择 粗匣框线 选项, 为单元格区域设置外边框格式, 如图 - 所示 图 -9 图 - 68

7 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀 step 0 选中 A:F8 单元格区域, 如图 - 所示, 进入 开始 选项卡, 在 样式 选项组中单击 单元格样式 下拉按钮, 选择 适中 选项, 在工作表区可以看到预览效果, 设置表格单元格样式, 最终效果如图 - 所示 step 0 选择合并后的 B 单元格, 进入 数据 选项卡, 在 数据工具 选项组单击 数据验证 下拉按钮, 执行 数据验证 命令 step 0 打开 数据验证 对话框, 在 设置 选项卡的 允许 列表中选择 序列 选项, 在 来源 文本框中相关文本, 如图 -4 所示 图 - 图 -4 step 0 单击 确定 按钮, 完成数据验证的设置操作, 为 B 单元格添加数据验证功能, 单击下拉按钮, 选择所需数据内容即可快速, 如图 -5 所示 图 -..4 制作部门下拉列表 从表格中可以看到, 部门 包含的内容为空 为了方便填写同时减少数据失误的次数, 可以制作 部门 下拉列表, 具体制作步骤如下 图 -5 69

8 Excel 0 商务办公从新手到高手. 制作招待费用报销单 招待费用是指公司为业务经营的需要而支付的各种交际应酬费, 列入管理费用账户 当需要向公司报销招待费用时, 首先要填写招待费用报销单.. 制作基础表格 制作基础表格主要包括基础内容, 设置数字格式等步骤 step 0 启动 Excel 0 软件, 创建并保存 招待费用报销单 step 0 根据需求表格基础内容, 如图 -6 所示 表框中选择 中文大写数字 选项, 单击 确定 按钮 图 -7 图 -6 step 0 选中 B7 单元格并右击, 选择 设置单元格格式 选项, 打开 设置单元格格式 对话框, 如图 -7 所示 在 数字 选项卡的 分类 列表中选择 货币 选项, 单击 确定 按钮 step 04 选中 D7 单元格并右击, 选择 设置单元格格式 选项, 打开 设置单元格格式 对话框, 如图 -8 所示, 在 数字 选项卡的 分类 列表中选择 特殊 选项, 在 类型 列 图 -8 70

9 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀 step 05 再次打开 设置单元格格式 对话框, 在 分类 列表中选择 自定义 选项, 在其 类型 文本框最前面添加 $ 符号, 单击 确定 按钮, 如图 -9 所示 step 0 选择 D 单元格, 进入 数据 选项卡, 在 数据工具 选项组中单击 数据验证 下拉按钮, 执行 数据验证 命令 step 0 打开 数据验证 对话框, 在 设置 选项卡的 允许 列表中选择 序列 选项 单击 来源 文本框右侧的折叠按钮, 引用提前添加的列表, 如图 - 所示 图 -9.. 制作职务选择列表 为了减轻每次录入数据时的工作量, 同时避免数据录入出错, 可将 职务 一栏做成选择列表, 具体步骤如下 step 0 如果选择项很多, 可以在工作表中创建职务列表, 如图 -0 所示 4 图 - step 04 单击 确定 按钮, 完成数据验证的设置操作, 为 B 单元格添加数据验证功能, 单击下拉按钮, 选择所需数据内容即可快速, 如图 - 所示 图 -0 图 - 7

10 Excel 0 商务办公从新手到高手.. 制作部门选择列表 采用与制作职务选择列表相同的方法, 即可制作部门选择列表 step 0 在工作表中创建部门选择项列表, 如图 - 所示 单击下拉按钮, 选择所需数据内容完成快速, 最终结果如图 -5 所示 图 美化工作表 图 - step 0 选择 B 单元格, 在 数据验证 对话框中将新添加的部门列表引用到 来源 文本框中, 如图 -4 所示 从制作的表格中可以看到, 数据堆积在一起, 不够大方 美观, 需对工作表样式进行美化, 具体步骤包括设置标题文本格式 设置居中对齐方式 设置表格边框格式 套用单元格样式等 step 0 合并并居中 A:E 单元格区域, 在 字体 选项组中, 将字号设置为 0 并加粗, 如图 -6 所示 4 图 -4 step 0 单击 确定 按钮, 完成数据验证的 设置操作, 为 B 单元格添加数据验证功能, 图 -6 7

11 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀 step 0 选择 A:E8 单元格区域, 单击 居中 按钮, 如图 -7 所示 图 -9 图 -7 step 0 根据需要合并单元格区域 step 04 选择 B 列单元格区域并右击, 如图 -8 所示, 从快捷菜单中选择 列宽 选项, 在打开的 列宽 对话框中行高值为 0 图 -40 step 07 选中 A:E8 单元格区域, 进入 开始 选择 选项卡, 在 样式 选项组中单击 单元格样式 下拉按钮, 选择 好 选项, 在工作表区可以看到预览效果, 设置表格单元格样式, 最终结果如图 -4 所示 图 -8 step 05 选择第 至 8 行单元格区域, 在行标 签处右击, 选择 行高 选项, 在打开的 行高 对话框中行高值为 6, 如图 -9 所示 step 06 选择 A:E8 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 字体 选项组中单击 下框线 下拉按钮, 选择 所有框线 选项, 为单元格区域设置边框格式, 如图 -40 所示 图 -4 7

12 Excel 0 商务办公从新手到高手. 制作行政费用计划表 行政费用计划表是统计各项行政费用的表格, 主要包括各费用科目的上年度平均数 本年度各季度预算数 变动量 变动率与排名等数据 通过行政费用计划表, 行政文秘人员可以严格控制行政费用的支出情况.. 创建费用计划表 创建行政费用计划表主要包括基础内容 填充数据 自定义数字格式等操作, 具体步骤如下 step 0 启动 Excel 0, 创建并保存 行政费用计划表 step 0 根据需要表格基础内容, 如图 -4 所示 区域设置边框格式, 如图 -44 所示 图 -4 图 -4 step 0 合并并居中 A:K 单元格区域, 在 字 体 选项组中, 将字号设置为 6, 并加粗, 如图 -4 所示 step 04 根据需要合并所需单元格区域 step 05 选择 A:K 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 字体 选项组中单击 下框线 下拉按钮, 选择 所有框线 选项, 为单元格 图

13 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀 step 06 在单元格 B5 中, 按住 Ctrl 键的同时, 拖曳 B5 单元格右下角的填充手柄至 B 单元格中, 完成数据填充 按照同样的方法填充其他数据, 如图 -45 所示 step 08 选择 D5:I 单元格区域, 右击 设置单元格格式 命令, 打开 设置单元格格式 对话框, 在 分类 列表框中选择 会计专用 选项, 单击 确定 按钮, 如图 -47 所示 提示 : 图 -45 图 -47 step 09 选择 J5:J 单元格区域, 右击 设置 在单元格 B5 中, 选择 B5:B 单元格区域, 按 Ctrl+D 组合键可在单元格区域中相同的数据 step 07 选择合并后的 A5 和 A4 单元格, 进入 开始 选项卡, 在 对齐方式 选项组中单击 方向 下拉按钮, 选择 竖排文字 选项, 如图 -46 所示 单元格格式 命令, 弹出 设置单元格格式 对话框, 在 分类 列表框中选择 百分比 选项, 并将 小数位数 设置为, 单击 确定 按钮, 如图 -48 所示 4 5 图 -48 step 0 选择整个表格区域, 进入 开始 选 图 -46 项卡, 在 单元格 选项组中单击 格式 下 75

14 Excel 0 商务办公从新手到高手 拉按钮, 执行 自动调整列宽 命令, 自动设置最佳列宽, 如图 -49 所示 图 -5 图 计算合计值 提示 : 如果想快速选择整个表格区域, 而不是全选, 可以按 Ctrl+Shift+* 组合键, 方便在数据量很多的情况下快速选择表格内容 step 选择合并后的 B 单元格, 在编辑栏 计算合计值是指运用求和函数计算固定费用与变动费用的总额, 并运用普通公式计算费用总计值, 具体步骤如下 step 0 选择 D 单元格, 在编辑栏中求和公式, 单击 确定 按钮, 如图 -5 所示 中公式, 返回当前日期, 如图 -50 所示 图 -5 图 -50 step 选择 A:K 单元格区域, 单击 居中 按钮, 如图 -5 所示 step 0 选择 D 单元格, 在编辑栏中求和公式, 单击 确定 按钮, 如图 -5 所示 step 0 选择 D 单元格, 在编辑栏中计算公式, 如图 -54 所示 76

15 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀.. 计算增减变动率 增减变动率是当前项目的变动量与总体变动量的比值, 所以在计算增减变动率之前, 还需先计算本年度预算平均值相对于上年度平均值的增减变动量, 具体步骤如下 step 0 选择 I5 单元格, 在编辑栏中计算公式, 如图 -56 所示 图 -5 图 -56 图 -54 step 04 选择 D:H 和 D: H 单元格区域, 如图 -55 所示, 进入 开始 选项卡, 在 编辑 选项组中单击 填充 下拉按钮, 执行 向右 命令, 向右填充计算公式 step 0 选择 I5 单元格右下角的填充手柄, 向下拖曳至 I 单元格, 计算其他增减变动量, 如图 -57 所示 图 -57 step 0 选择 J5 单元格, 在编辑栏中计算 图 -55 公式, 如图 -58 所示 77

16 Excel 0 商务办公从新手到高手 step 06 按住 J4 单元格右下角的填充手柄, 向下拖曳至 J 单元格, 计算其他变动率, 如 图 -6 所示 图 -58 step 04 按住 J5 单元格右下角的填充手柄, 并 向下拖曳至 J 单元格, 计算其他变动率, 如 图 -59 所示 图 计算排名 图 -59 step 05 选择 J4 单元格, 在编辑栏中计 算公式, 如图 -60 所示 计算出变动率之后, 可以根据变动率来计算行政费用排名, 分析具体数据的变动趋势, 具体步骤如下 step 0 选择 K5 单元格, 单击编辑栏中的 插入函数 按钮 step 0 在打开的 插入函数 对话框中, 选择 统计 函数类别, 选择 RANK.EQ 函数, 单击 确定 按钮, 如图 -6 所示 图 -60 图 -6 78

17 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀 step 0 如图 -6 所示, 在弹出的 函数参数 对话框中, 各项参数值, 单击 确定 按钮, 返回计算结果 step 05 选择 K4 单元格, 在编辑栏中计算公式 =RANK.EQ(J4,$J$4:$J$), 并向下填充至 K 单元格, 同样能返回排名结果, 如图 -65 所示 图 -6 提示 : 单击任意空白单元格, 在编辑栏中 =J4, 每按一次 F4 键, 单元格中的内容会在 $J$4 J$4 $J4 J4 之间切换 提示 : 图 -65 step 04 按住 K5 单元格右下角的填充手柄, 向下拖曳至 K 单元格, 填充计算公式, 如图 -64 所示 RANK.EQ(number,ref,[order]) 返回一列数字的数字排位 number 为要找到其排位的数字 ref 为数字列表的数组, 对数字列表的引用 ref 中的非数字值会被忽略 order 可选 一个指定数字排位方式的数字 如果 Order 为 0( 零 ) 或省略,Excel 对数字的排位是基于 Ref 按降序排列的列表 如果 Order 不为 0( 零 ),Excel 对数字的排位是基于 ref 按照升序排列的列表 图 制作固定资产保管记录卡 固定资产是指使用期限超过一年的房屋 建筑物 机器 机械 运输工具, 以及其他与生产 79

18 Excel 0 商务办公从新手到高手 经营有关的设备 器具 工具等, 是企业财务管理的重要组成部分 固定资产保管记录卡是记录固定资产基本信息 增加资本支出, 以及资产的使用情况等信息的表格 通过固定资产保管记录卡, 可以详细记录资产的基本信息 使用情况与接管情况, 以便企业查询与掌握资产数据.4. 创建固定资产保管记录卡 创建固定资产保管记录卡主要包括基础内容 设置文本格式 设置边框格式 设置单元格样式等操作, 具体步骤如下 step 0 启动 Excel 0 软件, 创建并保存 固定资产保管记录卡 step 0 合并并居中 A:F 单元格区域, 标题文本, 在 字体 选项组中, 将字体设置为 华文行楷, 将字号设置为 0, 如图 -66 所示 图 -67 图 -68 step 05 选择 A:F 单元格区域, 单击 居中 按钮, 如图 -69 所示 图 -66 step 0 根据需要在工作表中基础内容, 如图 -67 所示 step 04 根据需要合并所需单元格, 如图 -68 所示 图

19 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀 step 06 选择 A:F 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 单元格 选项组中单击 格式 下拉按钮, 执行 自动调整列宽 命令, 自动设置最佳列宽, 结果如图 -70 所示 图 -7 step 09 选择 A:F 单元格区域, 进入 开始 图 -70 step 07 选择 A:F 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 字体 选项组中单击 下框线 下拉按钮, 选择 所有框线 选项, 为单元格区域设置边框格式, 如图 -7 所示 选项卡, 在 样式 选项组中单击 单元格样式 下拉按钮, 选择 好 选项, 在工作表区可以看到预览效果, 设置表格单元格样式, 如图 -7 所示 图 -7 图 -7 step 08 选择 A:F5 A6:F A4:F 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 字体 选项组中单击 所有框线 下拉按钮, 选择 粗匣框线 选项, 所得结果如图 -7 所示.4. 设置数字格式 用户可对 Excel 中的数字格式进行设置, 凸显工作表中不同类型的数据 step 0 选择 E 单元格, 打开 设置单元格格式 对话框, 在 数字 选项卡的 分类 列表中, 选择 自定义 选项, 在 类型 文 8

20 Excel 0 商务办公从新手到高手 本框中自定义代码 0#, 如图 -74 所示 当在单元格中 时,Excel 将显示 0, 如 图 -75 所示 图 -76 图 -74 图 制作下拉列表 图 -75 step 0 选择合并后的 E5 单元格 B8:B D8:F 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 数字 选项组中单击 数字格式 下拉按钮, 选择 货币 选项, 如图 -76 所示 step 0 选择合并后的 E4 单元格, 进入 开始 选项卡, 在 数字 选项组中单击 数字格式 下拉按钮, 选择 长日期 选项, 如图 -77 所示 为了达到快速的目的, 同时减少数据时的错误, 还可以使用数据验证功能来制作下拉列表, 具体步骤如下 step 0 选中合并后的单元格 B, 进入 数据 选项卡, 在 数据工具 选项组中单击 数据验证 下拉按钮, 执行 数据验证 命令 step 0 打开 数据验证 对话框, 在 设置 选项卡的 允许 列表中选择 序列 选项, 在 来源 文本框中列表内容, 如图 -78 所示 8

21 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀 列 选项, 单击 来源 文本框旁的折叠按钮, 引用提前添加的列表, 如图 -79 所示 图 -78 step 0 在工作表中创建部门选择列表 选择 A5:A 单元格区域, 打开 数据验证 对话框, 在 设置 选项卡的 允许 列表中选择 序 图 制作办公用品登记表 办公用品登记表是用来记录办公常用物品基础信息的表格, 如办公用品的名称 编号 规格 品牌 耐用年限 数量的增减情况等内容 使用 Excel 制作办公用品登记表, 在记录办公用品的使用情况的同时, 也为分析办公费用提供了依据.5. 创建办公用品登记表 创建办公用品登记表主要包括制作表格标题 设置对齐格式 设置边框格式 套用表格格式等操作, 具体步骤如下 step 0 启动 Excel 0 软件, 创建并保存 办 公用品登记表 step 0 合并并居中 A:H 单元格区域, 标题文本内容, 在 字体 选项组中, 将字体设置为 华文仿宋, 将字号设置为 6, 并加粗, 如图 -80 所示 step 0 根据需要基础内容, 选择 A:H5 单元格区域, 单击 居中 按钮, 如图 -8 所示 图 -80 8

22 Excel 0 商务办公从新手到高手 图 -8 step 04 选择 A:H5 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 字体 选项组中单击 下框线 下拉按钮, 选择 所有框线 选项, 为单元格区域设置边框格式, 如图 -8 所示 图 -8 图 -84 step 07 在第 行行标签处右击, 在弹出的快 图 -8 捷菜单中选择 删除 命令, 如图 -85 所示, 删除列标题行 step 05 选择 A:H5 单元格区域, 在 样式 选项组中单击 套用表格格式 下拉按钮, 选择 表样式中等深浅 7 样式, 如图 -8 所示 在弹出的对话框中单击 确定 按钮 step 06 选择 A:H5 单元格区域, 进入 设计 选项卡, 在 工具 选项组中单击 转换为区域 按钮, 如图 -84 所示 在弹出的对话框中单击 是 按钮 选择 图

23 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀 step 08 如图 -86 所示, 选择 B:D7 和 F:H7 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 对齐方式 选项组中单击 合并后居中 下拉按钮, 从下拉列表中选择 跨越合并 选项, 同时合并多行中的单元格区域, 最终效果如图 -87 所示 开始 选项卡, 在 数字 选项组中单击 数 字格式 下拉按钮, 选择 货币 选项, 设置其货币数字格式 step 0 选择 A9:A5 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 数字 选项组中单击 数字格式 下拉按钮, 选择 长日期 选项, 设置单元格区域的长日期数字格式 step 0 选择 C9:C5 单元格区域, 打开 设置单元格格式 对话框, 如图 -88 所示, 在 数字 选项卡的 分类 列表中选择 自定义 选项, 在 类型 文本框中自定义代码 00#, 单击 确定 按钮 当在单元格中 时,Excel 将显示 00, 如图 -89 所示 图 -86 图 -88 图 设置数字格式 设置数字格式主要使用 Excel 中的数字格式的功能, 设置货币 日期等数字格式, 具体步骤如下 step 0 选择合并后的 B7 与 F7 单元格, 进入 显示 图

24 Excel 0 商务办公从新手到高手.5. 计算结存金额 结存金额是根据购买数量与增加数量, 以及减损数量等数据, 使用基本的计算公式得来的 step 0 选择 H9 单元格, 在编辑栏中计算公式, 如图 -90 所示 step 04 因为表格中没有填写数据, 所以 结存 一栏所得结果为零 用户可对 Excel 进行设置, 使为零的值不被显示 step 05 单击 文件 下拉按钮, 执行 选项 命令, 在打开的 Excel 选项 对话框中选择 高级 选项卡, 在右侧取消勾选 在具有零值的单元格中显示零 选项, 如图 -9 所示 图 -90 step 0 按住 H9 单元格右下角的填充手柄, 将其拖曳至 H5 单元格, 计算其余结存金额, 如图 -9 所示 图 -9 step 06 单击 确定 按钮, 结存 一栏中的零值不被显示, 如图 -9 所示, 但不影响公式的计算 图 -9 step 0 此时由于复制计算公式, 之前设置的边框格式及套用的表格样式发生了变化, 用户可对个别单元格格式进行重新设置 图 -9 86

25 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀.6 制作固定资产管理表 因为数据存储量大 输出内容多 使用周期长 使用地点分散等原因, 对固定资产管理有一定的难度 利用 Excel 数据处理功能制作一份固定资产管理表, 可以减轻工作量, 提高工作效率, 加强行政文秘工作人员对于企业资产的管理工作.6. 制作基础表格 制作基础表格主要包括制作表格标题 设置居中对齐方式 设置边框格式 设置数字格式等内容 step 0 启动 Excel 0 软件, 创建并保存 固定资产管理表 step 0 合并 A:M 单元格区域并居中, 表格标题文本, 在 字体 选项组中将字体设置为 华文仿宋, 将字号设置为 8, 并加粗, 如图 -94 所示 格, 如图 -96 所示 图 -95 图 -94 step 0 在工作表中基础内容, 选择 A:M 单元格区域, 单击 居中 按钮, 如图 -95 所示 step 04 在 A4 单元格中数值, 按住 Ctrl 键的同时, 拖曳右下角的填充手柄至 A 单元 图

26 Excel 0 商务办公从新手到高手 step 05 选择 A:M 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 字体 选项组中单击 下框线 下拉按钮, 选择 所有框线 与 粗匣框线 选项, 设置单元格区域的边框格式, 如图 -97 所示 图 -99 step 08 选择 A4:M 单元格区域, 进入 开始 图 -97 选项卡, 在 样式 选项组中单击 单元格样式 下拉按钮, 选择 适中 选项, 在工作表区可以看到预览效果, 设置表格单元格样式, 如图 -00 所示 step 06 选择 L4:M 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 数字 选项组中单击 数字格式 下拉按钮, 选择 货币 选项, 如图 -98 所示 图 -00 图 -98 step 07 选择 A:M 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 样式 选项组中单击 单元格样式 下拉按钮, 选择 好 选项, 设置表格单元格样式, 如图 -99 所示.6. 制作下拉列表 使用 Excel 中的数据验证功能, 能够制作下拉列表, 从而规范表格数据的 step 0 在 来源 文本框中的选项较多, 先将选项做成列表, 如图 -0 所示 88

27 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀 单击 来源 文本框旁的折叠按钮, 引用提前添加的列表, 单击 确定 按钮, 如图 -04 所示 图 -0 step 0 选择 C4:C 单元格区域, 进入 数据 选项卡, 在 数据工具 选项组中单击 数据验证 下拉按钮, 执行 数据验证 命令 step 0 打开 数据验证 对话框 在 设置 选项卡的 允许 列表中选择 序列 选项, 单击 来源 文本框旁的折叠按钮, 引用提前添加的列表, 单击 确定 按钮, 如图 -0 所示 图 图 step 06 从下拉列表中选择对应的内容添加至工作表中, 最终结果如图 -05 所示 图 -0 step 04 选择 F4:F 单元格区域, 打开 数据 验证 对话框 在 设置 选项卡的 允许 列表中选择 序列 选项, 单击 来源 文本框旁的折叠按钮, 引用提前添加的列表, 单击 确定 按钮, 如图 -0 所示 step 05 选择 H4:H 单元格区域, 在 设置 选项卡的 允许 列表中选择 序列 选项, 图

28 Excel 0 商务办公从新手到高手 step 07 选择 A:M 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 单元格 选项组中单击 格式 下拉按钮, 执行 自动调整列宽 命令, 自动设置最佳列宽, 如图 -06 所示 图 -08 step 0 拖曳 J4 单元格右下角的填充手柄至 J 单元格, 向下填充公式, 如图 -09 所示 图 计算已使用年限 用户可根据增加日期与当前日期, 使用日期函数计算资产的已使用年限 step 0 选择 B 单元格, 在编辑栏中计算公式, 返回当前日期值, 如图 -07 所示 图 -09 step 04 单击 K 单元格, 进入 开始 选项卡, 在 剪贴板 选项组中单击 格式刷 按钮, 如图 -0 所示 图 -07 step 0 选择 J4 单元格, 在编辑栏中计算公式 =YEAR($B$) YEAR(E4), 计算已使用年限值, 如图 -08 所示 图 -0 90

29 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀 step 05 单击 J 单元格, 完成单元格的复制 提示 : 若单击 格式刷, 格式刷只能应用一次 ; 双击 格式刷, 则格式刷可以连续使用多次 再次单击 格式刷 按钮, 或按 Esc 键即可取消格式刷功能.6.4 汇总资产数据 用户可根据需要运用求和函数, 按固定资 产的类别汇总资产数据, 具体步骤如下 step 0 在工作表的右侧制作汇总表格, 图 - 基础内容并设置单元格格式, 如图 - 所示 图 - step 05 选择 P4 单元格, 在编辑栏中计算公式 =SUMIF($C$4:$C$,O4,$M$4:$M$), 图 - 如图 -4 所示 step 0 在计算汇总表的资产原值之前, 先要 计算固定资产管理表的资产原值 step 0 选择 M4 单元格, 在编辑栏中计 算公式, 如图 - 所示 step 04 拖曳 M4 单元格右下角的填充手柄至 M 单元格, 向下填充公式, 如图 - 所示, 并设置 M 单元格边框格式 图 -4 9

30 Excel 0 商务办公从新手到高手 提示 : SUMIF(range,criteria,sum_range) 对满足条件的单元格执行求和计算 range 条件区域, 用于条件判断的单元格区域 criteria 求和条件, 由数字 逻辑表达式等组成的判定条件 sum_range 实际求和区域, 需要求和的单元格 区域或引用 当省略第 个参数时, 则条件区域就是实际求和区域 step 06 拖曳 P4 单元格右下角的填充手柄至 P7 单元格, 向下填充公式, 并对 P7 单元格边框格式进行设置, 如图 -5 所示 step 07 选择 P4:P7 单元格区域, 进入 开始 选项卡, 在 数字 选项组中单击 数字格式 下拉按钮, 选择 货币 选项, 结果如图 -6 所示 图 -5 图 -6.7 其他物资费用管理表 物资费用管理包括了费用管理 固定资产管理 办公用品管理等工作 除了前面介绍的电子表格之外, 本节还会介绍一些其他的物资费用管理表.7. 固定资产增减表 固定资产增减表是用来统计固定资产增加与减少情况的 Excel 表格, 用来记录固定资产编号 名称 规格等基本信息, 以及增减原因 本月增加与本月减少等内容, 如图 -7 所示 图 -7 9

31 第 章行政文秘 : 按住物资费用的肩膀.7. 物料使用转移登记卡 物料使用转移登记卡主要记录物料使用和转移情况, 包括财产的保管日期 财产编号 数量 单价, 以及使用人 移交人等内容, 如图 -8 所示.7.4 物品请购单 物品请购单是行政人员在购买物品时所填写的请购意向, 包括物品名称 规格 单位 数量等信息, 如图 -0 所示 图 -8 图 物品采购单 物品采购单主要记录物品请购与采购准备工作, 以及申请采购意见等内容, 包括请购项目 询价记录以及交货情况等内容, 如图 -9 所示.7.5 物资保管清单 物资保管清单是行政文秘人员记录物资保管情况的一种表格形式, 包括物资的购买日期 接管日期 凭单号码 规格 数量 单位等内容, 如图 - 所示 图 -9 图 - 9

32 Excel 0 商务办公从新手到高手.8 本章小结与职场感悟 本章小结本章通过具体案例, 利用 Excel 软件制作通信费用报销单 招待费用报销单 行政费用计划表 办公用品登记表 固定资产管理表等电子表格, 详细介绍了 Excel 在物资费用管理中的应用, 为用户掌握 Excel 知识和管理企业物资费用奠定了良好的基础 通过科学 合理的物资费用管理, 不仅可以降低企业的生产成本和管理费用, 加快企业的资金周转, 还可以促进企业盈利, 提升企业的市场竞争力 职场感悟 不要以金钱为最大考量生活在当今社会, 尤其是城市里, 首先要谋求一份工作以保证自己生存的经济基础, 所以, 打工挣钱无可厚非 但这仅仅是 生存, 要想更好地 生活, 活得幸福 活得充实, 则要谋求个人的发展 自身才能和理想的实现 当我们以金钱为最大考量去选择工作时, 从好的方面想, 可能自己从事的这份工作与自己的兴趣理想还是比较适合的 ; 从坏的方面想, 仅仅冲着这份工作诱人的薪水而去, 本身是自由 好动的性格, 却选择坐在沉寂的办公室里写文件, 本身沉稳内敛, 却选择在销售市场上承受工作压力, 经历风吹雨打 个人也许可以获得一笔可观的收入, 却始终不能适应工作环境与工作内容, 在工作中找不到乐趣, 开始埋怨同事 埋怨上司 埋怨公司, 最后还是只能选择跳槽或转行 我们向往着一种幸福的生活, 而幸福, 不仅在于用金钱换取生活所需的快感, 更在于工作的过程 这份工作所提供的薪资是我们选择工作时需要考虑的内容之一, 但绝不是最重要的, 更要考虑个人能力是否能得到提高, 是否能实现自身价值 根据自己的爱好及目标, 规划自己的职业道路, 追求给予生活实感的工作, 追求实现自身才能的工作, 在工作中进一步认识 肯定自己, 成为工作的主人 94

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