第6章 文字处理软件Word 2010

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1 大 学 计 算 机 基 础 大 学 计 算 机 基 础 第 1/49 页

2 第 6 章 文 字 处 理 软 件 Word Word 窗 口 的 组 成 Word 基 本 操 作 文 档 的 编 辑 与 格 式 设 置 表 格 操 作 对 象 操 作 其 他 操 作 文 档 预 览 与 打 印 第 2/49 页

3 第 6 章 实 验 和 习 题 大 学 计 算 机 基 础 教 程 学 习 与 实 验 指 导 ( 第 2 版 ) 实 验 6-1 到 6-6(P54~P75) 习 题 :(P164~P186) : : : 第 3/49 页

4 6.1 Word 窗 口 的 组 成 个 人 简 历 单 位 公 文 信 函 毕 业 论 文 Word 能 做 什 么? 电 子 刊 物 科 技 论 文 第 4/49 页

5 6.1.1 启 动 与 退 出 Word 启 动 开 始 所 有 程 序 Microsoft Office Microsoft Office Word 2010 双 击 桌 面 上 Word 快 捷 方 式 图 标 在 资 源 管 理 器 中 双 击 Winword.exe 文 件 资 源 管 理 器 中 双 击 某 个 扩 展 名 为 docx 的 文 件 单 击 文 件 选 项 卡 中 的 退 出 命 令 单 击 Word 窗 口 右 上 角 的 关 闭 按 钮 单 击 窗 口 左 上 角 Word 图 标, 在 控 制 菜 单 中 选 择 关 闭 命 令 退 出 第 5/49 页

6 6.1.2 Word 窗 口 界 面 退 出 快 速 访 问 工 具 栏 标 题 栏 功 能 区 最 小 化 按 钮 选 项 卡 帮 助 按 钮 功 能 区 标 尺 按 钮 字 体 选 项 组 对 话 框 按 钮 编 辑 区 视 图 切 换 按 钮 显 示 比 例 滑 块 状 态 栏 图 6.1 Word 2010 窗 口 界 面 第 6/49 页

7 6.2 Word 基 本 操 作 新 建 文 档 文 本 输 入 字 符 格 式 化 文 本 编 辑 段 落 格 式 化 文 档 格 式 化 页 面 格 式 化 特 殊 格 式 设 置 插 入 各 种 对 象, 图 文 混 排 Word 文 档 建 立 步 骤 保 存 文 档 第 7/49 页

8 6.2.1 创 建 新 文 档 方 法 1 方 法 2 方 法 3 启 动 Word 时 将 自 动 创 建 一 个 名 为 文 档 1 的 空 白 文 档 单 击 快 速 访 问 工 具 栏 中 的 新 建 按 钮, 建 立 空 白 文 档 文 件 选 项 卡 新 建 选 择 空 白 文 档 选 项, 或 者 单 击 样 本 模 板 选 项 单 击 创 建 Normal 模 板 (Normal.dotx) 空 白 文 档 基 础 第 8/49 页

9 6.2.1 创 建 新 文 档 Normal 模 板 (Normal.dotx) 空 白 文 档 基 础 第 9/49 页

10 6.2.2 输 入 文 档 内 容 1. 输 入 特 殊 符 号 : 符 号 对 话 框 2. 插 入 日 期 和 时 间 : 按 Alt+Shift+D 键, 插 入 日 期 ; 按 Alt+Shift+T 键, 插 入 时 间 3. 更 改 输 入 方 式 : Insert 键 转 换 4. 插 入 文 档 : 选 择 插 入 选 项 卡, 单 击 文 本 选 项 组 对 象 按 钮 5. 换 行 段 落 结 束 符 : 段 落 的 结 束 标 志 人 工 换 行 符 : 后 续 文 本 与 本 行 同 为 一 个 段 落 第 10/49 页

11 6.2.3 打 开 已 有 文 档 在 文 件 对 话 框 中 打 开 文 档 快 速 打 开 最 近 使 用 过 的 文 档 在 资 源 管 理 器 中 打 开 文 档 文 件 选 项 卡 打 开 命 令, 或 单 击 快 速 访 问 工 具 栏 上 的 打 开 按 钮 默 认 以 读 写 方 式 打 开 文 档 文 件 选 项 卡 最 近 所 用 文 件 命 令 文 件 选 项 卡 左 侧 区 域 中, 显 示 最 近 打 开 过 的 文 档 列 表, 选 择 相 应 文 件 打 开 资 源 管 理 器 窗 口, 找 到 所 需 的 文 档 ( 扩 展 名 为.docx), 双 击 其 图 标 第 11/49 页

12 保 存 ⑴ 正 式 存 盘 ⑵ 按 新 的 文 件 名 类 型 或 新 的 位 置 存 盘 保 存 与 关 闭 文 档 关 闭 文 档 ⑴ 选 择 文 件 选 项 卡 中 的 关 闭 命 令 ⑵ 单 击 文 档 窗 口 右 上 角 的 关 闭 按 钮 第 12/49 页

13 6.2.5 多 文 档 间 的 切 换 1. 鼠 标 指 向 任 务 栏 上 Word 图 标 按 钮, 在 文 档 的 预 览 窗 口 中 单 击 选 定 文 档 2. 按 Ctrl + F6, 文 档 窗 口 会 顺 序 切 换 3. 按 Alt + Esc 组 合 键 切 换 到 所 需 文 档 4. 按 住 Alt 键, 再 反 复 按 Tab 键, 当 切 换 到 所 需 文 档 名 时 同 时 释 放 两 个 按 键 第 13/49 页

14 6.2.6 显 示 文 档 1. 草 稿 视 图 草 稿 视 图 只 显 示 字 体 字 号 字 形 段 落 缩 进 以 及 行 距 等 最 基 本 的 文 本 格 式 以 及 分 页 符 ( 一 条 虚 线 ) 分 节 符 ( 双 行 虚 线 ) 适 合 文 本 输 入 和 编 辑 工 作 2. 页 面 视 图 页 面 视 图 可 以 查 看 与 实 际 打 印 效 果 相 同 的 文 档, 具 有 所 见 即 所 得 的 效 果 可 直 接 看 到 文 档 的 外 观 以 及 图 形 文 字 页 眉 页 脚 脚 注 尾 注 分 栏 等 3.Web 版 式 视 图 Web 版 式 视 图 用 来 创 建 编 辑 Web 页 这 种 方 式 下 显 示 的 视 图 与 使 用 浏 览 器 打 开 该 文 档 的 画 面 一 样 第 14/49 页

15 6.2.6 显 示 文 档 4. 大 纲 视 图 大 纲 视 图 中 可 以 折 叠 文 档, 只 查 看 标 题, 或 者 展 开 文 档, 这 样 可 以 更 好 地 查 看 整 个 文 档 的 内 容 5. 阅 读 版 式 视 图 此 方 式 的 最 大 特 点 是 便 于 用 户 阅 读 长 篇 文 档 6. 全 屏 显 示 方 式 在 全 屏 显 示 视 图 中, 标 题 栏 菜 单 栏 工 具 栏 状 态 栏 以 及 其 他 的 屏 幕 元 素 都 被 隐 藏 起 来, 以 便 在 有 限 的 屏 幕 空 间 里 显 示 更 多 的 文 档 内 容 第 15/49 页

16 6.3 文 档 的 编 辑 与 格 式 设 置 创 建 一 个 文 档 并 输 入 内 容 后, 下 一 步 的 工 作 就 是 编 辑 文 档, 即 调 整 和 修 改 文 档 内 容, 然 后 再 进 行 格 式 设 置 第 16/49 页

17 6.3.1 文 档 的 编 辑 1. 选 定 文 本 2. 删 除 和 恢 复 文 本 3. 移 动 和 复 制 文 本 4. 拼 写 和 语 法 检 查 5. 查 找 和 替 换 文 本 普 通 字 符 的 替 换 格 式 和 特 殊 字 符 的 替 换 第 17/49 页

18 方 正 舒 体 五 号 宋 体 四 号 黑 体 三 号 楷 体 二 号 隶 书 字 符 格 式 设 置 字 符 边 框 磅 华 文 彩 云 15 磅 华 文 行 楷 倾 斜 字 符 加 粗 下 划 线 上 标 下 标 间 距 加 宽 3 磅 字 体 的 中 文 版 式 利 用 浮 动 工 具 栏 设 置 利 用 字 体 选 项 组 设 置 利 用 字 体 对 话 框 设 置 第 18/49 页

19 6.3.3 段 落 格 式 设 置 1. 设 置 段 落 对 齐 方 式 : 5 种, 默 认 两 端 对 齐 注 意 : Word 段 落 以 段 落 标 记 为 结 束 标 志 居 中 对 齐 两 端 对 齐 右 对 齐 分 散 对 齐 利 用 段 落 选 项 组 设 置 利 用 段 落 对 话 框 设 置 第 19/49 页

20 6.3.3 段 落 格 式 设 置 2. 设 置 段 落 缩 进 段 落 缩 进 指 段 落 相 对 于 左 右 页 边 距 向 页 内 缩 进 一 段 距 离 首 行 缩 进 : 段 落 第 一 行 向 右 缩 进 悬 挂 缩 进 : 除 首 行 外 其 它 所 有 行 的 左 边 界 向 右 缩 进 左 缩 进 : 整 个 段 落 所 有 行 的 左 边 界 向 右 缩 进 右 缩 进 : 整 个 段 落 所 有 行 的 右 边 界 向 左 缩 进 利 用 水 平 标 尺 设 置 利 用 段 落 对 话 框 设 置 利 用 段 落 选 项 组 悬 挂 缩 进 左 缩 进 首 行 缩 进 右 缩 进 第 20/49 页

21 6.3.3 段 落 格 式 设 置 3. 设 置 行 间 距 和 段 间 距 行 间 距 指 段 落 中 行 与 行 之 间 的 距 离 默 认 行 间 距 为 一 行, 即 12 磅 段 间 距 指 两 个 相 邻 段 落 之 间 的 距 离, 由 前 一 个 段 落 的 段 后 距 离 和 后 一 个 段 落 的 段 前 距 离 组 成 利 用 段 落 对 话 框 设 置 利 用 段 落 选 项 组 设 置 利 用 页 面 布 局 的 段 落 选 项 组 设 置 第 21/49 页

22 6.3.3 段 落 格 式 设 置 4. 设 置 段 落 的 换 行 与 分 页 5. 设 置 中 文 版 式 段 落 对 话 框 的 换 行 和 分 页 选 项 卡 段 落 对 话 框 的 中 文 版 式 选 项 卡 6. 设 置 项 目 符 号 7. 设 置 编 号 开 始 选 项 卡 段 落 选 项 组 项 目 符 号 按 钮 输 入 文 本 时 添 加 开 始 选 项 卡 段 落 选 项 组 编 号 按 钮 输 入 文 本 时 添 加 第 22/49 页

23 6.3.3 段 落 格 式 设 置 8. 设 置 制 表 位 利 用 格 式 制 表 位 设 置 利 用 水 平 标 尺 设 置 第 23/49 页

24 6.3.4 页 面 格 式 设 置 1. 设 置 页 面 简 单 设 置 页 面 布 局 页 面 设 置 选 项 组 高 级 设 置 页 面 布 局 页 面 设 置 对 话 框 2. 设 置 页 面 背 景 页 面 布 局 选 项 卡 页 面 背 景 选 项 组 水 印 页 面 颜 色 页 面 边 框 稿 纸 3. 设 置 页 眉 页 脚 页 码 插 入 选 项 卡 页 眉 和 页 脚 选 项 组 第 24/49 页

25 6.3.4 页 面 格 式 设 置 4. 设 置 分 页 和 分 节 默 认 情 况 下,Word 将 自 动 分 页 并 将 整 个 文 档 作 为 一 个 节 处 理 分 页 分 节 插 入 选 项 卡 页 选 项 组 分 页 按 钮 页 面 布 局 选 项 卡 页 面 设 置 选 项 组 分 隔 符 按 钮 分 页 符 页 面 布 局 选 项 卡 页 面 设 置 选 项 组 分 隔 符 按 钮 选 择 分 节 符 5. 设 置 分 栏 页 面 布 局 选 项 卡 页 面 设 置 选 项 组 分 栏 按 钮 注 意, 等 长 栏 的 设 置 第 25/49 页

26 6.3.5 特 殊 格 式 设 置 1. 首 字 下 沉 插 入 选 项 卡 文 本 选 项 组 首 字 下 沉 按 钮 2. 脚 注 和 尾 注 脚 注 和 尾 注 不 属 于 文 档 正 文, 但 它 们 在 文 档 中 的 作 用 都 是 对 文 本 的 补 充 说 明 脚 注 位 于 页 面 底 端 而 尾 注 位 于 文 档 结 尾 引 用 选 项 卡 脚 注 选 项 组 插 入 脚 注 按 钮 第 26/49 页

27 6.3.5 特 殊 格 式 设 置 3. 目 录 Word 具 有 自 动 编 制 目 录 的 功 能 编 制 了 目 录 以 后, 只 要 单 击 目 录 中 的 某 个 页 码, 就 可 以 跳 转 到 该 页 码 对 应 的 标 题 注 意 : 编 排 文 档 目 录 前 必 须 做 好 准 备 工 作, 将 文 档 中 的 各 级 标 题 用 系 统 内 的 标 题 样 式 进 行 格 式 化 并 为 文 档 插 入 页 码 引 用 选 项 卡 目 录 选 项 组 目 录 按 钮 插 入 目 录 命 令 命 令, 第 27/49 页

28 6.3.5 特 殊 格 式 设 置 4. 题 注 题 注 是 一 种 可 以 为 文 档 中 的 图 表 表 格 公 式 或 其 他 对 象 添 加 的 编 号 标 签 使 用 题 注 可 以 保 证 长 文 档 中 图 片 表 格 或 图 表 等 项 目 能 够 顺 序 地 自 动 编 号, 而 当 移 动 插 入 或 删 除 带 题 注 的 项 目 时,Word 会 自 动 更 新 题 注 的 编 号 引 用 选 项 卡 题 注 选 项 组 中 插 入 题 注 按 钮 在 选 定 对 象 上 单 击 右 键, 快 捷 菜 单 中 选 择 插 入 题 注 命 令 命 令, 第 28/49 页

29 6.3.6 格 式 重 用 与 文 档 修 订 1. 格 式 刷 开 始 选 项 卡 剪 贴 板 选 项 组 格 式 刷 按 钮 单 击, 使 用 一 次 双 击, 使 用 多 次 2. 样 式 样 式 : 是 用 样 式 名 表 示 的 一 组 字 符 或 段 落 格 式 使 用 样 式 不 但 可 以 快 速 统 一 文 档 的 字 符 格 式 段 落 格 式 正 文 格 式 以 及 各 级 标 题 格 式, 而 且 当 修 改 了 某 样 式 后, 可 以 迅 速 地 应 用 到 整 篇 文 档 中 带 有 此 样 式 的 文 本 格 式 上 字 符 样 式 保 存 字 符 格 式 段 落 样 式 : 字 符 格 式 + 段 落 格 式 开 始 选 项 卡 样 式 选 项 组 第 29/49 页

30 6.3.6 格 式 重 用 与 文 档 修 订 3. 添 加 批 注 与 修 订 文 档 批 注 : 为 帮 助 审 阅 者 更 好 地 理 解 文 档 内 容 以 及 跟 踪 文 档 的 修 改 状 况 而 添 加 的 注 释 或 说 明 审 阅 选 项 卡 批 注 选 项 组 新 建 批 注 按 钮 修 订 : 当 多 个 用 户 对 同 一 文 档 进 行 编 辑 时, 可 使 用 修 订 功 能 将 不 同 用 户 的 修 订 内 容 用 不 同 颜 色 标 注 出 来, 以 免 混 淆 审 阅 选 项 卡 修 订 选 项 组 修 订 按 钮 第 30/49 页

31 6.4 表 格 操 作 表 格 由 一 系 列 彼 此 相 连 的 方 框 组 成, 每 个 方 框 称 为 一 个 单 元 格 单 元 格 在 表 格 中 的 位 置 用 列 坐 标 和 行 坐 标 来 确 定 列 坐 标 为 A B C, 行 坐 标 为 制 作 表 格 步 骤 创 建 表 格 ( 空 表 格 ) 列 A B C D 修 改 表 格 结 构 ( 合 并 拆 分 单 元 格 ; 行 高 列 宽 等 ) 行 行 结 束 符 单 元 格 结 束 符 输 入 表 格 内 容 设 置 表 格 格 式 ( 字 体 字 号 文 字 方 向 对 齐 方 式 等 ) 第 31/49 页

32 6.4.1 创 建 表 格 插 入 选 项 卡 表 格 选 项 组 表 格 按 钮 方 法 1 在 网 格 显 示 框 选 择 需 要 的 行 列 数 方 法 2 表 格 下 拉 列 表 中 单 击 插 入 表 格 命 令, 打 开 插 入 表 格 对 话 框 方 法 3 单 击 表 格 下 拉 列 表 中 的 绘 制 表 格 命 令 第 32/49 页

33 6.4.2 编 辑 表 格 表 格 工 具 设 计 和 表 格 工 具 布 局 选 项 卡 简 称 为 设 计 布 局 选 项 卡 1. 合 并 与 拆 分 单 元 格 表 格 选 择 布 局 选 项 卡, 在 合 并 选 项 组 中 单 击 相 应 按 钮 2. 插 入 / 删 除 行 列 或 单 元 格 布 局 选 项 卡 行 和 列 选 项 组 3. 调 整 行 高 列 宽 用 鼠 标 拖 动 改 变 行 高 或 列 宽 快 捷 菜 单 中 选 择 表 格 属 性 命 令, 打 开 表 格 属 性 对 话 框 布 局 选 项 卡 单 元 格 大 小 选 项 组 分 布 行 或 分 布 列 按 钮 第 33/49 页

34 6.4.3 输 入 表 格 内 容 表 格 中 的 每 一 个 单 元 格 都 是 一 个 小 的 文 本 编 辑 区, 将 插 入 点 置 于 某 个 单 元 格 中 就 可 以 输 入 文 本 了 当 一 个 单 元 格 内 容 输 入 完 毕, 可 按 Tab 键 或 键 将 插 入 点 移 到 下 一 个 单 元 格 中 继 续 输 入 在 一 个 单 元 格 中 增 加 或 删 除 文 本 不 会 影 响 其 他 单 元 格 中 的 数 据 或 文 本 第 34/49 页

35 6.4.4 设 置 表 格 格 式 表 格 工 具 设 计 布 局 选 项 卡 1. 应 用 样 式 2. 改 变 表 格 的 位 置 和 大 小 3. 设 置 文 字 方 向 和 文 本 对 齐 方 式 设 计 选 项 卡 表 格 样 式 列 表 鼠 标 拖 动 改 变 表 格 位 置 和 大 小 利 用 表 格 属 性 对 话 框 设 置 布 局 选 项 卡 对 齐 方 式 选 项 组 选 定 文 字, 快 捷 菜 单 的 文 字 方 向 命 令 4. 设 置 重 复 标 题 行 5. 表 格 边 框 和 底 纹 布 局 选 项 卡 数 据 选 项 组 重 复 标 题 行 按 钮 表 选 项 组 打 开 表 格 属 性 对 话 框 使 用 设 计 选 项 卡 利 用 边 框 和 底 纹 对 话 框 第 35/49 页

36 6.4.5 文 本 与 表 格 间 的 转 换 布 局 选 项 卡 数 据 选 项 组 转 换 为 文 本 按 钮 插 入 选 项 卡 表 格 选 项 组 表 格 按 钮 文 本 转 换 成 表 格 命 令 第 36/49 页

37 6.4.6 表 格 中 的 数 据 处 理 1. 表 格 中 的 数 据 计 算 ⑴ 利 用 按 钮 求 和 : 需 先 将 求 和 按 钮 添 加 到 快 速 访 问 工 具 栏 中, 然 后 再 使 用 求 和 按 钮 ( ) ⑵ 利 用 公 式 计 算 : 布 局 选 项 卡, 在 数 据 选 项 组 中 单 击 公 式 按 钮, 打 开 公 式 对 话 框 2. 表 格 中 的 数 据 排 序 选 定 要 排 序 的 多 个 列 布 局 选 项 卡 数 据 选 项 组 排 序 按 钮 打 开 排 序 对 话 框 注 意, 最 多 可 以 按 照 3 个 关 键 字 排 序 第 37/49 页

38 6.5 对 象 操 作 在 Word 文 档 中, 可 以 插 入 图 片 艺 术 字 文 本 框 形 状 SmartArt 图 形 公 式 等 各 种 对 象 并 对 它 们 进 行 编 辑 第 38/49 页

39 6.5.1 使 用 图 片 插 入 剪 贴 画 : 插 图 选 项 组 剪 贴 画 按 钮 打 开 剪 贴 画 任 务 窗 格 插 入 图 片 : 插 图 选 项 组 图 片 按 钮 插 入 图 片 对 话 框 截 取 屏 幕 图 片 : 插 图 选 项 组 屏 幕 截 图 按 钮 打 开 可 用 视 窗 下 拉 列 表 并 选 择 编 辑 图 片 ⑴ 调 整 图 片 尺 寸 和 角 度 ⑵ 设 置 图 片 位 置 和 文 字 环 绕 ⑶ 裁 减 图 片 ⑷ 设 置 图 片 边 框 和 效 果 ⑸ 删 除 图 片 背 景 和 着 色 控 制 点 第 39/49 页

40 6.5.2 使 用 SmartArt 图 形 SmartArt 图 形 是 信 息 和 观 点 的 视 觉 表 达, 适 用 于 演 示 流 程, 表 现 层 次 结 构 循 环 或 关 系 等 插 入 SmartArt 图 形 改 变 SmartArt 布 局 和 样 式 插 入 选 项 卡 插 图 选 项 组 SmartArt 按 钮 选 定 图 形 设 计 选 项 卡 布 局 选 项 组 重 新 选 择 创 建 图 形 设 计 选 项 卡 创 建 图 形 选 项 组 添 加 形 状 按 钮 第 40/49 页

41 6.5.3 使 用 艺 术 字 1. 插 入 艺 术 字 插 入 选 项 卡 文 本 选 项 组 艺 术 字 按 钮 选 择 下 拉 列 表 中 的 艺 术 字 样 式 2. 编 辑 艺 术 字 ⑴ 设 置 艺 术 字 文 本 格 式 ⑵ 改 变 艺 术 字 文 本 样 式 ⑶ 改 变 艺 术 字 形 状 样 式 ⑷ 改 变 艺 术 字 的 大 小 和 位 置 第 41/49 页

42 6.5.4 使 用 文 本 框 文 本 框 是 一 种 图 形 对 象, 可 以 放 在 页 面 的 任 何 位 置 根 据 文 本 框 中 文 本 的 排 列 方 向, 分 为 横 排 和 竖 排 两 种 类 型 插 入 文 本 框 插 入 选 项 卡 文 本 选 项 组 文 本 框 按 钮 链 接 文 本 框 选 定 第 一 个 文 本 框 格 式 选 项 卡 文 本 选 项 组 创 建 链 接 按 钮, 光 标 变 成 茶 杯 状 第 二 个 文 本 框 第 42/49 页

43 6.5.5 绘 制 图 形 1. 绘 制 图 形 插 入 选 项 卡 插 图 选 项 组 形 状 按 钮 2. 在 图 形 中 添 加 文 字 3. 编 辑 图 形 改 变 图 形 位 置 和 大 小 旋 转 4. 组 合 图 形 5. 叠 放 图 形 图 形 颜 色 填 充 三 维 旋 转 编 辑 图 形 顶 点 文 档 形 状 第 43/49 页

44 6.5.6 插 入 公 式 使 用 公 式 编 辑 器 插 入 编 辑 公 式 1 插 入 选 项 卡 文 本 选 项 组 对 象 按 钮 打 开 对 象 对 话 框 2 新 建 选 项 卡 Microsoft 公 式 3.0 利 用 公 式 工 具 设 计 选 项 卡 设 计 公 式 1 插 入 选 项 卡 符 号 选 项 组 公 式 按 钮 2 利 用 公 式 工 具 设 计 选 项 卡 设 计 公 式 显 示 模 式 : 显 示 和 内 嵌 模 式 显 示 形 式 : 专 业 型 和 线 性 第 44/49 页

45 6.6.1 文 档 的 自 动 保 存 6.6 其 他 应 用 将 文 档 的 保 存 方 式 设 置 为 自 动 保 存, 系 统 按 照 设 置 的 时 间 间 隔 对 文 件 进 行 自 动 保 存 选 择 文 件 选 项 卡 选 项 按 钮 打 开 Word 选 项 对 话 框, 第 45/49 页

46 6.6.2 设 置 文 档 密 码 方 法 1: 文 件 选 项 卡 信 息 命 令 文 档 保 护 按 钮 向 下 箭 头 用 密 码 进 行 加 密, 打 开 加 密 文 档 对 话 框 方 法 2: 文 件 选 项 卡 另 存 为 命 令, 打 开 另 存 为 对 话 框 单 击 对 话 框 下 方 工 具 按 钮 常 规 选 项 命 令, 打 开 常 规 选 项 对 话 框 第 46/49 页

47 6.6.3 邮 件 合 并 邀 请 函 会 议 通 知 录 用 通 知 书 信 封 等, 这 些 文 档 主 体 内 容 相 同, 只 是 收 件 人 的 姓 名 地 址 不 同 使 用 Word 2010 提 供 的 邮 件 合 并 功 能, 将 主 文 档 与 一 个 数 据 源 结 合 起 来, 批 量 生 成 一 组 输 出 文 档 主 文 档 是 包 含 特 殊 标 记 的 Word 文 档, 分 为 固 定 不 变 的 部 分 和 变 化 的 部 分 数 据 源 是 一 个 数 据 列 表, 包 含 了 用 户 希 望 合 并 到 输 出 文 档 的 数 据, 如 姓 名 电 话 地 址 等 邮 件 合 并 就 是 用 数 据 源 数 据 替 换 主 文 档 中 设 置 了 特 殊 标 记 的 部 分, 从 而 生 成 目 标 文 档 邮 件 选 项 卡 开 始 邮 件 合 并 选 项 组 开 始 邮 件 合 并 按 钮 邮 件 合 并 分 步 向 导 命 令 第 47/49 页

48 6.7 文 档 预 览 与 打 印 打 印 预 览 文 件 选 项 卡 打 印 命 令 窗 口 右 侧 区 域 显 示 文 档 的 打 印 预 览 效 果 拖 动 右 下 角 显 示 比 例 滑 块, 可 以 放 大 和 缩 小 页 面 显 示 尺 寸 单 击 页 码 两 边 的 三 角 按 钮, 可 以 翻 页 显 示 文 档 第 48/49 页

49 6.7.2 打 印 文 档 方 法 1: 单 击 快 速 访 问 工 具 栏 右 边 的 向 下 箭 头, 在 下 拉 列 表 中 选 择 快 速 打 印 命 令, 快 速 访 问 工 具 栏 上 将 增 加 一 个 打 印 机 图 标 ( 快 速 打 印 ) 单 击 该 图 标, 系 统 按 默 认 状 态 打 印, 即 打 印 整 个 文 档 且 只 打 印 一 份 方 法 2: 文 件 选 项 卡 打 印 命 令 第 49/49 页

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