《计算机应用基础》学习材料（讲义）

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1 计 算 机 应 用 基 础 学 习 材 料 ( 讲 义 ) Fundamentals of Computer Application JIANGSU OPEN UNIVERSITY

2 第 十 学 习 周 Excel 2010 电 子 表 格 系 统 ( 一 ) 导 学 Excel 2010( 本 课 程 学 习 时 选 用 的 是 简 体 中 文 版 ) 是 微 软 公 司 推 出 的 Office 2010 办 公 系 列 软 件 的 一 个 重 要 组 成 部 分, 主 要 用 于 电 子 表 格 处 理, 可 以 高 效 地 完 成 各 种 表 格 和 图 的 设 计, 以 及 进 行 复 杂 的 数 据 计 算 和 分 析, 这 大 大 提 高 了 数 据 处 理 的 效 率 本 周 将 通 过 制 作 一 个 学 生 成 绩 表 来 学 习 工 作 簿 和 工 作 表 的 基 本 操 作 表 格 数 据 的 输 入 编 辑 和 美 化 数 据 的 计 算 和 分 析 数 据 的 图 表 化 以 及 数 据 排 序 和 筛 选 等 内 容, 让 读 者 快 速 掌 握 电 子 表 格 的 制 作 方 法 学 习 目 标 1. 了 解 Excel 2010 电 子 表 格 制 作 软 件 的 基 本 功 能 2. 学 会 工 作 簿 和 工 作 表 的 基 本 操 作 3. 学 会 制 作 简 单 Excel 表 格, 进 行 简 单 数 据 计 算 分 析 数 据 图 表 化 以 及 数 据 排 序 和 筛 选 1

3 10 学 生 成 绩 表 的 制 作 与 分 析 10.1 案 例 描 述 王 老 师 是 某 新 生 班 的 班 主 任, 到 了 学 期 结 束 时, 有 一 个 重 要 的 任 务 就 是 制 作 全 班 的 学 生 成 绩 表, 并 进 行 简 单 的 分 析 现 在 他 手 头 上 有 学 生 基 本 信 息 ( 素 材 ).docx 以 及 各 位 任 课 教 师 给 出 的 成 绩 表 ( 含 计 算 机 基 础 ( 素 材 ).docx 大 学 英 语 ( 素 材 ).xlsx 高 等 数 学 ( 素 材 ).xlsx ) 等 素 材 学 校 要 求 他 用 Excel 电 子 表 格 软 件 将 以 上 素 材 资 料 做 成 学 生 基 本 信 息 表 ( 如 图 10.1 所 示 ) 计 算 机 基 础 课 程 成 绩 表 ( 如 图 10.2 所 示 ) 各 科 成 绩 汇 总 表 ( 如 图 10.3 所 示 ) 成 绩 分 析 图 ( 如 图 10.4 所 示 ), 并 进 行 排 序 和 筛 选 等 数 据 分 析 图 10.1 学 生 基 本 信 息 表 图 10.2 计 算 机 基 础 课 程 成 绩 表 2

4 图 10.3 各 科 成 绩 汇 总 表 图 10.4 成 绩 分 析 图 10.2 案 例 实 现 流 程 与 方 法 王 老 师 要 根 据 现 有 的 素 材 用 Excel 软 件 制 作 学 校 要 求 的 各 种 图 表, 是 一 个 比 较 复 杂 的 事 情, 必 须 要 有 一 个 清 晰 的 思 路 和 方 法 才 能 做 到 首 先 要 建 立 一 个 新 的 Excel 工 作 簿, 并 在 一 张 空 白 工 作 表 中 录 入 学 生 基 本 信 息, 在 另 一 张 空 白 工 作 表 中 录 入 计 算 机 基 础 课 程 成 绩 数 据, 然 后 打 开 其 它 所 有 的 成 绩 表 工 作 簿, 将 相 应 的 工 作 表 复 制 到 新 建 工 作 簿 中, 再 按 要 求 将 相 应 内 容 复 制 到 一 张 工 作 表 中, 用 于 制 作 各 科 成 绩 汇 总 表, 接 着 按 有 关 数 据 制 作 成 绩 分 析 图, 最 后 进 行 排 序 和 筛 选 等 数 据 分 析 学 生 基 本 信 息 表 的 实 现 流 程 (1) 启 动 Excel 进 入 编 辑 状 态, 默 认 新 建 一 个 工 作 簿 熟 悉 窗 口 中 的 标 题 栏 工 作 簿 名 称 快 速 访 问 工 具 栏 文 件 选 项 卡 其 它 选 项 卡 及 其 对 应 工 具 栏 按 钮 名 称 框 编 辑 栏 工 作 区 工 作 表 标 签 列 标 行 号 单 元 格 滚 动 条 以 及 状 态 栏 等 要 素 (2) 将 新 建 的 工 作 簿 保 存, 并 重 新 命 名 (3) 利 用 各 种 输 入 技 巧, 按 要 求 在 一 张 工 作 表 中 依 次 录 入 学 生 基 本 信 息 数 据, 并 将 工 3

5 作 表 重 命 名 (4) 按 要 求 对 刚 录 入 的 学 生 基 本 信 息 数 据 进 行 格 式 化, 制 作 符 合 要 求 的 学 生 基 本 信 息 表 计 算 机 基 础 课 程 成 绩 表 的 实 现 流 程 (1) 利 用 各 种 输 入 技 巧, 按 要 求 在 一 张 工 作 表 中 依 次 录 入 计 算 机 基 础 课 程 成 绩 数 据, 并 将 工 作 表 重 命 名 (2) 利 用 公 式 计 算 计 算 机 基 础 课 程 总 成 绩 (3) 按 要 求 对 计 算 机 基 础 课 程 成 绩 数 据 进 行 格 式 化, 制 作 符 合 要 求 的 计 算 机 基 础 课 程 成 绩 表 各 科 成 绩 汇 总 表 的 实 现 流 程 (1) 打 开 其 它 所 有 的 成 绩 表 工 作 簿, 将 相 应 的 工 作 表 复 制 到 新 建 工 作 簿 中 (2) 将 包 含 有 学 生 基 本 信 息 表 的 工 作 表 复 制 一 个 副 本, 插 入 到 当 前 工 作 簿, 并 将 工 作 表 重 命 名 (3) 清 除 当 前 活 动 工 作 表 中 的 部 分 数 据, 然 后 通 过 复 制 录 入 等 方 法 输 入 有 关 数 据 (4) 通 过 插 入 函 数 的 方 法 计 算 总 分 均 分 名 次 评 价 班 级 最 高 分 班 级 最 低 分 以 及 班 级 平 均 分 (5) 按 要 求 对 各 科 成 绩 汇 总 数 据 进 行 格 式 化, 制 作 符 合 要 求 的 各 科 成 绩 汇 总 表 成 绩 分 析 图 的 实 现 流 程 (1) 选 择 各 科 成 绩 汇 总 表 中 有 关 单 元 格 区 域, 通 过 图 表 向 导 插 入 图 表 (2) 由 于 各 科 成 绩 汇 总 表 比 较 复 杂, 生 成 图 表 过 程 中 还 需 要 手 动 更 改 与 图 表 系 列 有 关 的 数 据 源 (3) 输 入 图 表 的 有 关 基 本 信 息, 以 作 为 新 工 作 表 插 入 的 方 式, 生 成 图 表 (4) 编 辑 修 改 图 表 的 有 关 数 据 和 格 式, 制 作 符 合 要 求 的 成 绩 分 析 图 排 序 和 筛 选 的 实 现 流 程 (1) 无 论 是 排 序 还 是 筛 选, 都 要 将 包 含 有 各 科 成 绩 汇 总 表 的 工 作 表 复 制 一 个 副 本, 插 入 到 当 前 工 作 簿, 并 将 工 作 表 重 命 名 (2) 然 后 在 重 命 名 的 工 作 表 中 进 行 有 关 操 作, 实 现 排 序 和 筛 选 等 数 据 分 析 10.3 案 例 实 现 过 程 与 步 骤 制 作 学 生 基 本 信 息 表 1. 工 作 簿 的 建 立 任 务 : 新 建 一 个 Excel 工 作 簿 文 件 学 生 成 绩 表.xlsx, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 任 务 栏 左 侧 的 开 始 按 钮, 弹 出 开 始 菜 单, 移 动 鼠 标 至 所 有 程 序 项, 自 动 展 开 所 有 程 序 列 表, 单 击 Microsoft Office 项, 再 单 击 Microsoft Excel 2010 命 令, 即 可 启 动 Excel 2010 软 件 提 示 : 其 它 启 动 Excel 2010 软 件 的 方 法 主 要 有 1) 从 Excel 2010 快 捷 方 式 启 动 ;2) 通 过 已 有 Excel 工 作 簿 文 档 启 动 ;3) 在 保 存 位 置 区 域 内, 通 过 鼠 标 右 击 快 捷 菜 单, 直 接 新 建 Excel 文 档 (2) 单 击 快 速 访 问 工 具 栏 中 的 保 存 按 钮, 或 单 击 文 件 选 项 卡 中 的 保 存 4

6 命 令, 则 弹 出 另 存 为 对 话 框, 在 组 合 列 表 框 中 选 择 合 适 的 保 存 位 置, 在 文 件 名 框 中 将 工 作 簿 1.xlsx 改 为 学 生 成 绩 表, 采 用 默 认 保 存 类 型 Excel 工 作 簿 (*.xlsx), 单 击 对 话 框 中 的 保 存 按 钮, 这 样 工 作 簿 文 件 学 生 成 绩 表.xlsx 就 创 建 成 功 了 提 示 : 首 次 保 存 才 会 弹 出 另 存 为 对 话 框 ( 主 要 是 为 了 选 择 保 存 位 置 和 命 名 ), 在 后 续 对 此 工 作 簿 进 行 操 作 的 过 程 中, 最 好 间 隔 性 的 保 存 一 下 文 件 ( 执 行 保 存 命 令 后, 不 会 弹 出 另 存 为 对 话 框, 只 会 在 后 台 将 当 前 信 息 保 存 到 文 件 中 ), 防 止 意 外 导 致 部 分 数 据 没 有 被 自 动 保 存 说 明 :Excel 2010 的 工 作 界 面 如 图 10.5 所 示, 一 个 Excel 工 作 簿 就 是 一 个 磁 盘 文 件, 文 件 扩 展 名 为.xlsx, 在 Excel 中 处 理 的 各 种 数 据 最 终 都 是 以 工 作 簿 文 件 的 形 式 存 储 在 磁 盘 上 的 每 次 启 动 Excel 后, 自 动 创 建 的 工 作 簿 工 作 簿 1 中 包 含 Sheet1 Sheet2 和 Sheet3 三 张 工 作 表, 用 户 还 可 以 根 据 需 要 插 入 或 删 除 工 作 表 工 作 簿 是 Excel 的 核 心, 从 本 质 上 讲 它 是 工 作 表 的 容 器, 它 就 像 生 活 中 常 用 的 活 页 夹 在 活 页 夹 中 可 以 有 多 张 活 页 纸, 在 活 页 纸 上 以 二 维 表 的 形 式 记 录 有 许 多 的 数 据 和 计 算 公 式, 以 及 其 它 相 关 信 息 图 10.5 Excel 2010 工 作 界 面 工 作 表 是 工 作 簿 的 一 部 分, 是 Excel 用 来 存 储 和 处 理 数 据 的 主 要 区 域, 是 一 个 由 若 干 行 和 列 组 成 的 二 维 表 格, 其 中 行 号 用 数 字 表 示 (1~ 行 ), 列 标 用 大 写 英 文 字 母 表 示 (A, B,, Z,AA, AB,, AZ, BA,, XFD 共 列 ) 在 多 张 工 作 表 中, 正 处 于 操 作 状 态 的 这 张 工 作 表 被 称 为 活 动 工 作 表 活 动 工 作 表 的 名 称 与 其 它 工 作 表 名 称 显 示 不 同, 活 动 工 作 表 名 称 的 背 景 与 工 作 表 是 融 合 在 一 起 的, 如 图 10.5 中 的 Sheet1 单 元 格 是 指 工 作 表 中 每 个 行 与 列 交 叉 的 方 格, 是 Excel 表 格 存 储 信 息 的 基 本 单 位, 通 过 列 标 和 行 号 可 以 惟 一 标 识 例 如 :B10 A13 等 都 是 单 元 格 的 坐 标 ( 地 址 ) 另 外 若 干 个 连 续 单 元 格 所 构 5

7 成 的 矩 形 区 域 也 可 用 坐 标 表 示, 即 左 上 角 和 右 下 角 单 元 格 坐 标 之 间 加 上 冒 号 例 如 :B1:E6 就 是 4 列 6 行 的 单 元 格 区 域 在 对 工 作 表 进 行 操 作 时, 对 单 元 格 的 引 用 一 般 是 采 用 单 元 格 地 址, 即 单 元 格 地 址 表 明 了 单 元 格 在 工 作 表 中 的 位 置 在 Excel 中 有 A1 和 R1C1 两 种 地 址 样 式, 其 中 A1 为 系 统 默 认 地 址 样 式,A 是 列 标,1 是 行 号 R1C1 样 式 是 用 行 数 和 列 数 的 组 合 来 标 识 单 元 格, 行 数 和 列 数 分 别 以 字 母 R 和 C 开 头, 所 以 B12 和 R12C2 是 指 同 一 个 单 元 格 在 单 元 格 内 可 以 输 入 不 同 类 型 的 数 据 和 各 种 计 算 公 式 某 一 时 刻 也 只 有 一 个 单 元 格 是 可 用 的, 称 为 活 动 单 元 格, 活 动 单 元 格 由 粗 黑 框 包 围, 如 图 10.5 所 示,B10 就 是 活 动 单 元 格, 并 且 此 地 址 显 示 在 名 称 框 中 在 Excel 中, 数 据 是 通 过 工 作 表 进 行 保 存 和 处 理 的, 因 此 输 入 数 据 之 前 就 应 当 设 计 出 有 关 的 工 作 表 结 构, 即 : 建 立 几 张 工 作 表, 每 张 工 作 表 由 几 行 几 列 组 成, 各 行 各 列 具 体 数 据 的 含 义 是 什 么, 通 过 工 作 表 要 得 到 哪 些 数 据 或 对 哪 些 数 据 进 行 何 种 分 析 等 等 2. 在 sheet1 工 作 表 中 输 入 数 据 所 有 录 入 数 据 全 部 依 据 素 材 文 件 学 生 基 本 信 息 ( 素 材 ).docx 任 务 : 在 sheet1 工 作 表 中 输 入 标 题 及 表 头 数 据, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 当 前 工 作 表 sheet1 中, 移 动 鼠 标 指 针 至 单 元 格 A1 的 位 置 后 单 击, 此 时 选 中 单 元 格 A1, 直 接 输 入 标 题 学 生 基 本 信 息, 按 Enter 键 提 示 : 在 Excel 中 输 入 数 据 或 进 行 其 它 操 作 前, 首 先 要 选 中 某 一 对 象 ( 如 单 元 格 单 元 格 区 域 工 作 表 等 ), 在 这 里 要 选 中 一 个 单 元 格 说 明 : 选 中 某 一 单 元 格 后, 在 单 元 格 或 编 辑 栏 中 可 以 直 接 输 入 数 据 输 入 完 数 据 后, 单 击 编 辑 栏 左 侧 的 输 入 按 钮, 即 可 完 成 数 据 的 输 入, 单 击 编 辑 栏 左 侧 的 取 消 按 钮, 即 可 取 消 本 次 输 入 ; 或 者 按 Tab 键 ( 或 右 光 标 键 ), 开 始 输 入 当 前 单 元 格 右 边 的 下 一 格, 按 Enter 键 ( 或 下 光 标 键 ), 开 始 输 入 当 前 单 元 格 下 边 的 下 一 格, 按 Esc 键, 则 取 消 本 次 输 入 输 入 的 数 据 可 以 是 文 本 型 数 值 型 日 期 型 等 默 认 情 况 下 文 本 型 数 据 左 对 齐, 数 值 型 和 日 期 型 数 据 右 对 齐 (2) 在 单 元 格 A3 中 输 入 序 号, 然 后 依 次 向 右 输 入 其 它 表 头 数 据 任 务 : 输 入 序 号 和 学 号 列 数 据, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 单 元 格 A4 中 输 入 序 号 1 ( 数 值 型 数 据 ), 然 后 利 用 序 列 填 充 的 方 式 输 入 下 边 的 其 它 27 个 序 号 方 法 是 : 移 动 鼠 标 指 针 到 单 元 格 A4 右 下 角 的 填 充 柄 ( 位 于 单 元 格 右 下 角 的 小 黑 块 ) 处, 至 鼠 标 指 针 呈 黑 十 字 状 +, 先 按 下 Ctrl 键 不 放, 按 住 鼠 标 左 键 向 下 拖 动 到 目 标 区 域 A5:A31, 松 开 鼠 标 左 键 后 即 可 实 现 自 动 序 列 填 充, 如 图 10.6 所 示 6 图 10.6 利 用 序 列 填 充 实 现 序 号 快 速 输 入

8 提 示 : 此 时 在 目 标 区 域 右 下 角 会 出 现 一 个 自 动 填 充 选 项 按 钮, 如 有 需 要, 可 以 单 击 此 按 钮, 弹 出 下 拉 选 项, 重 新 进 行 填 充 方 式 的 选 择 说 明 : 单 元 格 填 充 分 为 复 制 填 充 和 序 列 填 充 两 种 方 式, 可 以 通 过 鼠 标 拖 动 和 按 钮 操 作 两 种 方 法 来 实 现 上 文 通 过 鼠 标 拖 动 方 法 中, 还 要 根 据 数 据 类 型 和 填 充 方 式 决 定 是 否 按 下 Ctrl 键 实 际 上 按 下 Ctrl 键 只 是 方 便 了 填 充 过 程, 也 可 以 不 按 Ctrl 键, 但 此 时 必 须 通 过 填 充 选 项 按 钮 来 选 择 填 充 方 式 通 过 开 始 选 项 卡 工 具 栏 中 的 填 充 按 钮 也 可 实 现 复 制 填 充 或 序 列 填 充, 但 更 适 合 于 大 量 数 据 的 序 列 填 充 无 论 通 过 哪 种 方 式, 所 要 进 行 序 列 填 充 的 数 据 要 能 被 Excel 识 别, 否 则 就 要 先 打 开 文 件 选 项 卡 中 的 选 项 命 令, 在 高 级 项 中 编 辑 自 定 义 列 表 (2) 在 单 元 格 B4 中 输 入 文 本 ' , 注 意 这 里 的 学 号 是 数 字 型 文 本 数 据, 首 先 要 输 入 西 文 半 角 单 引 号, 然 后 输 入 学 号 , 再 利 用 序 列 填 充 的 方 式 输 入 下 边 的 其 它 27 个 学 号 方 法 是 : 移 动 鼠 标 指 针 到 单 元 格 B4 右 下 角 的 填 充 柄 处, 至 鼠 标 指 针 呈 黑 十 字 状 +, 直 接 按 住 鼠 标 左 键 向 下 拖 动 到 目 标 区 域 B5:B31, 松 开 鼠 标 左 键 后 实 现 自 动 序 列 填 充 提 示 : 由 于 此 时 序 列 填 充 的 数 据 是 数 字 型 文 本, 鼠 标 拖 动 前 不 需 要 按 下 Ctrl 键, 如 果 按 下 Ctrl 键, 则 进 行 的 是 复 制 填 充 注 意 和 上 文 序 号 的 序 列 填 充 进 行 对 比 说 明 : 制 作 表 格 的 过 程 中, 像 学 号 电 话 号 码 身 份 证 号 银 行 账 户 等 数 字 信 息 并 不 需 要 参 与 数 学 运 算, 但 有 需 要 将 数 字 显 示 出 来, 对 于 这 类 文 字 将 以 文 本 型 数 据 对 待 除 了 在 数 字 前 加 上 西 文 半 角 单 引 号 外, 还 可 以 先 选 择 要 改 变 数 字 格 式 的 单 元 格, 单 击 开 始 选 项 卡 工 具 栏 中 的 格 式 按 钮, 展 开 按 钮 列 表, 再 单 击 设 置 单 元 格 格 式 按 钮, 打 开 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框, 单 击 数 字 选 项 卡, 在 分 类 栏 中 选 择 文 本 选 项, 单 击 确 定 按 钮, 将 单 元 格 的 格 式 人 工 设 置 为 文 本 类 型, 默 认 情 况 下 单 元 格 的 格 式 全 部 采 用 常 规 类 型 使 用 Excel 的 自 动 填 充 功 能, 可 以 极 大 地 减 少 数 据 输 入 的 工 作 量 通 过 自 动 填 充 功 能 可 以 进 行 文 本 数 值 日 期 等 数 据 的 序 列 和 复 制 填 充, 也 可 以 进 行 公 式 复 制 等 任 务 : 输 入 姓 名 列 数 据, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 单 元 格 C4 中 输 入 文 本 陈 红 艳, 按 Enter 键 (2) 在 单 元 格 C5 中 输 入 文 本 董 婷, 按 Enter 键 (3) 用 同 样 的 方 法 依 次 输 入 姓 名 列 的 其 它 数 据 任 务 : 输 入 性 别 列 数 据, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 单 元 格 D4 中 输 入 文 本 女, 移 动 鼠 标 指 针 到 单 元 格 D4 右 下 角 的 填 充 柄 处, 至 鼠 标 指 针 呈 黑 十 字 状 +, 双 击 填 充 柄, 此 时 性 别 列 的 内 容 全 部 复 制 填 充 为 女 (2) 选 中 第 一 个 应 该 修 改 为 男 单 元 格 D8, 按 住 Ctrl 键 的 同 时, 分 别 单 击 其 它 需 要 修 改 的 单 元 格, 这 样 就 选 中 了 全 部 需 要 修 改 数 据 的 单 元 格 (3) 在 被 选 中 的 最 后 一 个 单 元 格 中 输 入 男, 然 后 同 时 按 住 Ctrl+Enter 键, 这 样 所 有 被 选 中 的 单 元 格 同 时 被 修 改 为 男 7

9 说 明 : 双 击 活 动 单 元 格 的 填 充 柄, 若 其 下 有 空 白 的 竖 列 单 元 格, 则 活 动 单 元 格 中 的 内 容 就 在 竖 列 单 元 格 内 复 制 自 动 产 生 的 数 据 数, 由 左 边 列 向 下 直 至 遇 到 空 白 单 元 格 为 止 的 单 元 格 数 量 决 定 这 种 方 法 对 于 要 填 充 的 单 元 格 区 域 较 大 ( 如 超 过 一 屏 ) 的 情 况, 显 得 极 为 方 便 但 如 果 左 边 列 全 部 为 空 白 单 元 格, 则 此 种 方 法 无 效, 只 能 使 用 鼠 标 拖 动 填 充 柄 的 方 法 如 果 想 在 多 个 单 元 格 内 输 入 相 同 的 数 据, 只 要 选 择 所 有 需 要 包 含 此 数 据 的 单 元 格, 在 输 入 数 值 文 本 或 公 式 后, 同 时 按 住 Ctrl+Enter 键, 则 同 样 的 数 据 会 输 入 到 所 有 被 选 中 的 单 元 格 内 任 务 : 输 入 出 生 日 期 列 数 据, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 单 元 格 E4 中 输 入 日 期 , 单 元 格 中 默 认 显 示 格 式 为 1990/3/25, 并 且 此 时 E 列 宽 度 会 自 动 调 整, 以 便 显 示 全 部 内 容 移 动 鼠 标 指 针 到 单 元 格 E4 右 下 角 的 填 充 柄 处, 至 鼠 标 指 针 呈 黑 十 字 状 +, 双 击 填 充 柄, 此 时 出 生 日 期 列 的 内 容 全 部 序 列 填 充, 步 长 为 1 (2) 依 次 双 击 单 元 格 E4 下 边 的 每 一 个 单 元 格, 移 动 光 标 至 合 适 位 置 修 改 数 据, 使 其 单 元 格 的 日 期 数 据 和 素 材 中 提 供 的 一 致 ( 格 式 不 考 虑 ) 说 明 : 这 里 采 用 的 日 期 输 入 格 式 为 :yy-mm-dd 其 实 为 了 方 便 用 户 输 入 日 期 和 时 间,Excel 内 置 了 多 种 日 期 和 时 间 的 格 式, 用 户 只 要 按 这 些 格 式 中 的 任 何 一 种 输 入 日 期 或 时 间,Excel 就 能 自 动 识 别, 而 无 需 专 门 设 定 格 式 其 常 见 的 日 期 时 间 格 式 为 :yy/mm/dd yy-mm-dd yy 年 mm 月 dd 日 mm/dd mm-dd mm 月 dd 日 hh:mm (AM/PM) 等, 其 中 时 间 若 采 用 12 小 时 制, 须 在 其 后 加 上 空 格 以 及 后 缀 AM 表 示 上 午,PM 表 示 下 午 任 务 : 输 入 籍 贯 列 数 据, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 依 次 在 单 元 格 F3 下 边 的 每 一 个 单 元 格 中 输 入 文 本 型 数 据, 使 其 单 元 格 的 数 据 和 素 材 中 提 供 的 一 致 提 示 : 大 家 还 可 以 灵 活 运 用 已 经 掌 握 的 输 入 技 巧, 实 现 有 关 相 同 数 据 的 复 制, 加 快 输 入 速 度 任 务 : 输 入 入 学 总 分 列 数 据, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 依 次 在 单 元 格 G3 下 边 的 每 一 个 单 元 格 中 输 入 数 值 型 数 据, 使 其 单 元 格 的 数 据 和 素 材 中 提 供 的 一 致 3. 对 sheet1 工 作 表 进 行 格 式 化 工 作 表 的 格 式 化 是 指 对 工 作 表 外 观 的 设 置, 主 要 包 括 三 个 方 面 的 内 容 : 第 一 是 工 作 表 结 构 的 格 式 化, 例 如 调 整 行 高 列 宽 及 合 并 拆 分 单 元 格 等 ; 第 二 是 单 元 格 中 数 据 的 格 式 化, 例 如 调 整 数 据 的 字 体 字 号 颜 色 显 示 的 对 齐 方 式 和 数 据 的 表 现 形 式 等 ; 第 三 是 工 作 表 框 架 的 格 式 化, 例 如 工 作 表 的 边 框 和 图 案 等 图 10.7 开 始 选 项 卡 工 具 栏 任 务 : 将 标 题 学 生 基 本 信 息 设 置 为 楷 体 18 号 加 粗 红 色, 并 使 标 题 在 单 元 格 区 域 A1:G1 内 合 并 及 居 中, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 A1, 在 开 始 选 项 卡 工 具 栏 ( 如 图 10.7 所 示 ) 中, 单 击 字 体 下 拉 8

10 列 表 按 钮, 选 中 字 体 为 楷 体 ; 单 击 字 号 下 拉 列 表 按 钮, 选 中 字 号 为 18 ; 单 击 加 粗 按 钮, 设 置 字 形 为 加 粗 ; 单 击 字 体 颜 色 下 拉 列 表 按 钮, 选 中 字 体 颜 色 为 红 色 (2) 移 动 鼠 标 指 针 至 单 元 格 A1 上 方, 按 下 鼠 标 左 键, 水 平 向 右 拖 动 到 单 元 格 G1 上 方, 此 时 选 中 单 元 格 区 域 A1:G1, 单 击 开 始 选 项 卡 工 具 栏 中 合 并 后 居 中 下 拉 列 表 按 钮, 再 单 击 合 并 后 居 中 按 钮 ( 或 直 接 单 击 工 具 栏 中 合 并 后 居 中 按 钮 ) 提 示 : 这 里 选 中 的 操 作 对 象 是 单 元 格 区 域 A1:G1, 如 果 要 选 中 整 个 工 作 表 包 含 的 所 有 区 域, 可 以 直 接 移 动 鼠 标 指 针 至 第 1 行 与 第 A 列 交 界 的 左 上 方 空 白 处 后 单 击 任 务 : 将 表 头 数 据 区 域 A3:G3 设 置 为 宋 体 12 号 加 粗 黑 色, 设 置 底 纹 颜 色 为 浅 绿, 水 平 对 齐 方 式 和 垂 直 对 齐 方 式 都 设 置 为 居 中, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 择 单 元 格 区 域 A3:G3, 移 动 鼠 标 指 针 至 选 定 区 域 上 方, 右 击 鼠 标, 弹 出 快 捷 菜 单, 如 图 10.8 所 示 图 10.8 右 击 快 捷 菜 单 (2) 单 击 设 置 单 元 格 格 式 命 令, 弹 出 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框, 单 击 字 体 选 项 卡, 设 置 字 体 为 宋 体 字 号 为 12 字 形 为 加 粗 颜 色 为 黑 色, 如 图 10.9 所 示 (3) 单 击 填 充 选 项 卡, 设 置 单 元 格 底 纹 颜 色 为 浅 绿, 如 图 所 示 (4) 单 击 对 齐 选 项 卡, 设 置 水 平 对 齐 方 式 和 垂 直 对 齐 方 式 都 为 居 中, 如 图 所 示 (5) 最 后 单 击 确 定 按 钮, 使 格 式 设 置 生 效 9

11 图 10.9 字 体 选 项 卡 图 填 充 选 项 卡 任 务 : 将 单 元 格 区 域 E4:E31 的 日 期 数 据 设 置 为 2001 年 3 月 格 式 类 型, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 移 动 鼠 标 指 针 至 单 元 格 E4 上 方, 按 下 鼠 标 左 键, 水 平 向 下 拖 动 到 单 元 格 E31 上 方, 此 时 选 中 单 元 格 区 域 E4:E31, 单 击 开 始 选 项 卡 工 具 栏 中 格 式 按 钮, 展 开 按 钮 列 表, 再 单 击 设 置 单 元 格 格 式 按 钮, 打 开 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框 (2) 单 击 数 字 选 项 卡, 在 分 类 列 表 框 中 选 择 日 期, 在 类 型 栏 中 选 择 2001 年 3 月, 如 图 所 示 (3) 最 后 单 击 确 定 按 钮, 使 格 式 设 置 生 效 图 对 齐 选 项 卡 图 数 字 选 项 卡 任 务 : 将 第 3 行 的 行 高 设 置 为 26, 将 A 列 的 列 宽 设 置 为 5,B 列 的 列 宽 设 置 为 10,C 列 的 列 宽 设 置 为 8,D 列 的 列 宽 设 置 为 5,E 列 的 列 宽 设 置 为 12,F 列 的 列 宽 设 置 为 6,G 列 的 列 宽 设 置 为 10, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 第 3 行 行 号 ( 移 动 鼠 标 指 针 至 行 号 位 置 处, 鼠 标 指 针 呈 状, 并 单 击 ), 即 可 选 定 第 3 行 单 击 格 式 按 钮 列 表 中 的 行 高 按 钮, 则 弹 出 行 高 对 话 框, 在 对 话 框 中 输 入 所 需 的 行 高 26, 然 后 单 击 确 定 按 钮, 即 可 完 成 行 高 的 精 确 设 置 也 可 以 在 选 定 需 要 调 整 的 行 以 后, 右 击 鼠 标 弹 出 快 捷 菜 单, 单 击 行 高 命 令 (2) 单 击 A 列 列 标 ( 移 动 鼠 标 指 针 至 列 标 位 置 处, 鼠 标 指 针 呈 状, 并 单 击 ), 即 可 选 定 A 列 单 击 格 式 按 钮 列 表 中 的 列 宽 按 钮, 则 弹 出 列 宽 对 话 框, 在 对 话 框 中 输 入 所 需 的 列 宽 5, 然 后 单 击 确 定 按 钮, 即 可 完 成 列 宽 的 精 确 设 置 也 可 以 在 选 定 需 要 调 整 的 列 以 后, 右 击 鼠 标 弹 出 快 捷 菜 单, 单 击 列 宽 命 令 (3) 分 别 用 各 种 方 法 设 置 其 它 各 列 的 列 宽, 使 其 符 合 任 务 要 求 10

12 提 示 : 在 行 号 或 列 标 上 按 住 鼠 标 左 键 并 拖 动 鼠 标, 可 以 选 择 连 续 的 多 行 或 多 列 通 过 按 住 Ctrl 键, 可 以 选 择 不 连 续 的 行 或 列 说 明 : 通 过 鼠 标 拖 动 的 方 式 也 可 以 设 置 一 行 的 高 度 或 一 列 的 宽 度 方 法 是 : 移 动 鼠 标 指 针 至 两 行 之 间 ( 至 鼠 标 指 针 呈 状 ), 按 住 鼠 标 左 键 上 下 拖 动, 可 以 改 变 上 一 行 的 行 高 ; 移 动 鼠 标 指 针 至 两 列 之 间 ( 至 鼠 标 指 针 呈 状 ), 按 住 鼠 标 左 键 左 右 拖 动, 可 以 改 变 左 边 列 的 列 宽 移 动 时 出 现 一 个 文 本 框, 动 态 显 示 行 高 或 列 宽 的 值, 当 达 到 需 要 时, 松 开 鼠 标 左 键 用 这 种 方 法 速 度 比 较 快, 但 精 确 度 不 高 任 务 : 将 单 元 格 区 域 A4:G31 的 水 平 对 齐 方 式 设 置 为 居 中, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 移 动 鼠 标 指 针 至 单 元 格 A4 上 方, 按 下 鼠 标 左 键, 向 右 下 方 拖 动 到 单 元 格 G31 上 方, 松 开 鼠 标, 此 时 选 中 单 元 格 区 域 A4:G31 (2) 单 击 工 具 栏 中 的 文 字 居 中 对 齐 按 钮, 即 可 设 置 成 功 任 务 : 将 单 元 格 区 域 A3:G31 的 外 边 框 设 置 为 双 细 线, 内 边 框 设 置 为 单 细 线, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 中 单 元 格 区 域 A3:G31, 单 击 格 式 按 钮 列 表 中 的 设 置 单 元 格 格 式 按 钮, 打 开 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框, 单 击 边 框 选 项 卡 图 边 框 选 项 卡 (2) 在 线 条 区 域 的 样 式 列 表 框 中 选 择 双 细 线, 在 预 置 栏 中 单 击 外 边 框 按 钮, 为 表 格 添 加 外 边 框 (3) 在 线 条 区 域 的 样 式 列 表 框 中 选 择 单 细 线, 在 预 置 栏 中 单 击 内 部 按 钮, 为 表 格 添 加 内 边 框 设 置 效 果 如 图 所 示 (4) 最 后 单 击 确 定 按 钮, 使 格 式 设 置 生 效 效 果 如 图 10.1 所 示 4. 对 sheet1 工 作 表 重 命 名 任 务 : 将 当 前 活 动 工 作 表 sheet1 重 新 命 名 为 基 本 信 息, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 双 击 工 作 表 标 签 sheet1, 或 右 击 工 作 表 标 签 sheet1, 在 右 击 菜 单 中 单 击 重 命 名 命 令 11

13 (2) 当 工 作 表 标 签 出 现 黑 底 时, 输 入 新 的 工 作 表 名 基 本 信 息 ( 如 图 所 示 ), 按 Enter 键 确 认 (3) 单 击 快 速 访 问 工 具 栏 中 的 保 存 按 钮, 或 单 击 文 件 选 项 卡 中 的 保 存 命 令, 将 设 置 好 的 数 据 保 存 到 工 作 簿 文 件 中 图 重 命 名 工 作 表 制 作 计 算 机 基 础 课 程 成 绩 表 1. 输 入 计 算 机 基 础 课 程 成 绩 数 据 任 务 : 输 入 计 算 机 基 础 课 程 成 绩 数 据 的 标 题, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 将 工 作 表 标 签 sheet2 重 新 命 名 为 计 算 机 基 础 (2) 在 工 作 表 标 签 为 计 算 机 基 础 的 工 作 表 中, 选 定 单 元 格 A1, 输 入 文 本 计 算 机 基 础 课 程 成 绩 任 务 : 利 用 标 签 为 基 本 信 息 工 作 表 中 的 数 据 快 速 输 入 到 标 签 为 计 算 机 基 础 工 作 表 中, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 工 作 表 标 签 基 本 信 息, 使 其 成 为 活 动 工 作 表 (2) 选 择 单 元 格 区 域 A3:D31, 单 击 工 具 栏 中 复 制 下 拉 列 表 按 钮, 再 单 击 复 制 按 钮 ( 或 直 接 单 击 工 具 栏 中 复 制 按 钮 ), 也 可 直 接 按 Ctrl+C 组 合 键, 此 时 数 据 源 周 围 出 现 一 个 闪 烁 的 虚 线 框, 表 明 数 据 已 经 复 制 到 剪 贴 板 中 (3) 单 击 工 作 表 标 签 计 算 机 基 础, 使 其 成 为 活 动 工 作 表 (4) 选 定 单 元 格 A3( 目 标 区 域 左 上 角 起 始 单 元 格 ), 单 击 工 具 栏 中 粘 贴 下 拉 列 表 按 钮, 再 单 击 粘 贴 按 钮 ( 或 直 接 单 击 工 具 栏 中 粘 贴 按 钮 ), 也 可 直 接 按 Ctrl+V 组 合 键, 此 时 数 据 源 就 被 粘 贴 到 目 标 区 域 提 示 : 此 时 在 目 标 区 域 右 下 角 会 出 现 一 个 粘 贴 选 项 按 钮, 根 据 需 要 可 以 单 击 此 按 钮 ( 或 按 Ctrl 键 ), 弹 出 下 拉 选 项, 用 它 们 可 以 灵 活 地 根 据 多 种 不 同 需 求 复 制 数 据 如 果 不 需 要, 可 以 按 Esc 键 取 消, 同 时 也 会 取 消 数 据 源 周 围 闪 烁 的 虚 线 框 其 实 复 制 数 据 源, 并 选 择 目 标 区 域 后, 在 工 具 栏 粘 贴 下 拉 列 表 和 右 击 菜 单 中 都 会 有 丰 富 的 选 择 性 粘 贴 选 项, 移 动 鼠 标 至 某 一 选 项 上, 会 在 目 标 区 域 预 览 粘 贴 效 果, 这 大 大 增 加 了 用 户 的 操 作 体 验, 帮 助 用 户 判 断 选 择 某 一 选 项 任 务 : 清 除 标 签 为 计 算 机 基 础 工 作 表 中 单 元 格 区 域 A3:D31 中 的 格 式, 操 作 步 骤 如 下 : 12

14 (1) 在 标 签 为 计 算 机 基 础 的 工 作 表 中, 选 择 单 元 格 区 域 A3:D31 (2) 单 击 工 具 栏 中 清 除 按 钮, 展 开 按 钮 列 表, 单 击 清 除 格 式 按 钮, 如 图 所 示 说 明 : 单 元 格 区 域 A3:D31 中 的 格 式 也 可 以 在 上 一 个 任 务 中 不 粘 贴 进 来, 方 法 是 通 过 选 择 性 粘 贴 功 能, 只 粘 贴 剪 贴 板 中 的 值, 而 不 粘 贴 格 式 无 论 是 复 制 功 能 粘 贴 功 能 还 是 选 择 性 粘 贴 功 能, 都 可 以 通 过 工 具 栏 按 钮 和 右 击 菜 单 命 令 来 实 现 任 务 : 输 入 计 算 机 基 础 课 程 成 绩 表 中 的 其 它 表 头 数 据, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 单 元 格 E3 中 输 入 平 时 成 绩, 按 Tab 键 (2) 向 右 依 次 在 单 元 格 F3 G3 H3 中 输 入 作 业 设 计 期 末 考 试 总 成 绩 任 务 : 将 平 时 成 绩 作 业 设 计 期 末 考 试 在 单 元 格 内 分 两 行 显 示, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 平 时 成 绩 所 在 的 单 元 格 E3, 双 击 E3 单 元 格, 使 该 单 元 格 处 于 编 辑 状 态, 将 闪 动 的 插 入 点 定 位 在 平 时 之 后 ( 此 处 为 需 要 换 行 的 位 置, 也 可 以 在 编 辑 栏 中 定 位 ) (2) 同 时 按 下 Alt+Enter 组 合 键, 单 元 格 中 的 文 本 被 分 为 两 行 (3) 用 同 样 的 方 法, 将 作 业 设 计 和 期 末 考 试 也 分 成 两 行 提 示 : 也 可 以 在 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框 窗 口 中, 单 击 对 齐 选 项 卡, 在 文 本 控 制 栏 中 选 中 自 动 换 行 复 选 框, 将 超 出 单 元 格 宽 度 的 文 本 自 动 换 到 下 一 行 但 这 种 方 法 与 使 用 Alt+Enter 组 合 键 换 行 的 不 同 之 处 在 于, 前 者 只 有 当 文 本 超 出 单 元 格 宽 度 时 才 换 行, 后 者 则 不 管 文 本 是 否 超 出 单 元 格 宽 度, 都 会 在 指 定 位 置 强 行 换 行 任 务 : 输 入 平 时 成 绩 作 业 设 计 期 末 考 试 列 的 数 值 型 数 据, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 移 动 鼠 标 指 针 至 单 元 格 E4 上 方, 按 下 鼠 标 左 键, 向 右 下 方 拖 动 到 单 元 格 G31 上 方, 此 时 选 定 单 元 格 区 域 E4:G31, 单 元 格 E4 为 活 动 单 元 格 (2) 直 接 在 E4 单 元 格 中 输 入 90, 按 下 Tab 键, 活 动 单 元 格 右 移 为 F4, 输 入 88, 再 次 按 下 Tab 键, 活 动 单 元 格 右 移 为 G4, 输 入 95, 再 次 按 下 Tab 键, 活 动 单 元 格 不 再 右 移, 而 是 自 动 移 到 下 一 行 的 E5 单 元 格, 等 待 输 入 数 据, 如 图 所 示 依 次 类 推, 对 照 素 材 数 据, 可 以 快 速 输 入 所 有 学 生 的 成 绩 图 清 除 选 定 区 域 内 的 格 式 13

15 (3) 所 有 学 生 的 成 绩 输 入 完 毕 以 后, 只 要 移 动 方 向 键 或 用 鼠 标 单 击 任 何 单 元 格, 就 可 以 关 闭 选 定 的 单 元 格 区 域 图 选 定 单 元 格 区 域 快 速 输 入 批 量 数 据 提 示 : 在 选 定 单 元 格 区 域 进 行 快 速 输 入 时, 只 能 使 用 Enter 键 ( 向 下 ) Shift+Enter 键 ( 向 上 ) Tab 键 ( 向 右 ) 和 Shift+ Tab 键 ( 向 左 ), 而 不 能 使 用 方 向 键, 也 不 能 用 鼠 标 单 击 任 何 单 元 格, 否 则 将 破 坏 单 元 格 区 域 的 选 定 2. 利 用 公 式 计 算 计 算 机 基 础 课 程 总 成 绩 公 式 是 存 在 于 Excel 单 元 格 中, 以 等 号 开 头 的 由 运 算 符 将 运 算 数 连 接 起 来 的 各 种 表 达 式 公 式 可 以 快 速 方 便 地 实 现 各 种 数 据 运 算 任 务 : 利 用 公 式 计 算 所 有 学 生 的 总 成 绩 数 据 ( 其 中 : 总 成 绩 = 平 时 成 绩 20%+ 作 业 设 计 30%+ 期 末 考 试 50%), 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 H4, 在 单 元 格 中 先 输 入 =, 表 明 后 面 输 入 的 内 容 是 公 式 (2) 单 击 单 元 格 E4, 该 单 元 格 周 围 出 现 闪 烁 的 虚 线 框, 表 示 引 用 此 单 元 格 中 数 据, 再 输 入 *20%+, 单 击 F4 单 元 格 后, 输 入 *30%+, 再 单 击 G4 单 元 格 后, 输 入 *50% 此 时 H4 单 元 格 及 编 辑 栏 中 的 公 式 为 : =E4*20%+F4*30%+G4*50%, 如 图 所 示 图 公 式 的 输 入 (3) 按 下 Enter 键 或 单 击 编 辑 栏 中 的 输 入 按 钮 确 认, 此 时 H4 单 元 格 中 将 显 示 当 前 学 生 的 总 成 绩 计 算 结 果, 但 与 H4 单 元 格 对 应 的 编 辑 栏 中 依 然 显 示 公 式 (4) 鼠 标 指 针 指 向 H4 单 元 格 的 填 充 柄, 当 鼠 标 指 针 变 为 黑 十 字 状 + 时, 双 击 填 充 柄, 将 H4 单 元 格 的 计 算 公 式 自 动 复 制 到 以 下 其 它 单 元 格 中 14

16 提 示 : 在 Excel 的 公 式 中 最 好 包 含 单 元 格 引 用, 而 不 要 直 接 使 用 数 值 因 为 在 Excel 中, 用 公 式 进 行 自 动 计 算 时, 公 式 中 的 单 元 格 引 用 都 会 被 替 换 成 相 应 的 数 值 进 行 计 算, 即 使 对 公 式 进 行 复 制 后, 公 式 中 的 单 元 格 引 用 也 会 自 动 调 整, 这 样 具 有 较 强 的 通 用 性 但 如 果 在 公 式 中 直 接 使 用 数 值, 则 复 制 公 式 后, 公 式 中 的 数 值 是 不 会 自 动 改 变 的 公 式 的 输 入 过 程 中, 涉 及 到 的 单 元 格 引 用 地 址 也 可 以 手 动 输 入 另 外, 在 按 下 Enter 键 或 单 击 编 辑 栏 中 的 输 入 按 钮 确 认 公 式 计 算 之 前, 千 万 不 要 用 鼠 标 单 击 公 式 中 不 应 包 含 的 其 它 单 元 格, 否 则 Excel 会 自 动 用 选 择 的 单 元 格 来 替 换 现 有 的 公 式 引 用 说 明 :Excel 允 许 在 一 个 公 式 里 使 用 工 作 表 中 多 个 不 同 单 元 格 的 数 据, 也 可 以 在 几 个 公 式 中 使 用 同 一 个 单 元 格 的 数 据, 甚 至 还 可 以 在 公 式 中 使 用 不 同 工 作 表 中 单 元 格 的 数 据 和 不 同 工 作 簿 中 单 元 格 的 数 据,Excel 将 此 称 为 单 元 格 地 址 的 引 用 若 引 用 的 单 元 格 在 其 它 工 作 表 中, 则 称 为 外 部 引 用 外 部 引 用 的 格 式 是 :[ 工 作 簿 名 ] 工 作 表 名! 单 元 格 地 址 Excel 单 元 格 地 址 的 引 用 有 三 种 方 式 : 相 对 引 用, 就 是 由 列 标 和 行 号 构 成 的 一 种 常 规 单 元 格 地 址, 除 非 特 别 指 明,Excel 一 般 按 相 对 地 址 来 引 用 单 元 格 当 公 式 中 使 用 相 对 地 址, 若 将 该 单 元 格 公 式 复 制 到 另 一 单 元 格 时,Excel 会 对 后 一 单 元 格 的 公 式 作 相 应 的 自 动 调 整, 这 是 相 对 引 用 的 主 要 特 点 例 如, 在 A3 单 元 格 输 入 公 式 =A1+A2 并 将 该 公 式 复 制 到 B3 单 元 格, 则 B3 单 元 格 中 的 公 式 会 调 整 成 =B1+B2, 而 不 是 =A1+A2 绝 对 引 用, 就 是 在 列 标 和 行 号 前 都 加 上 一 个 $ 符 号 如 果 在 输 入 的 公 式 中, 使 用 了 绝 对 地 址, 则 复 制 该 单 元 格 公 式 到 另 一 个 单 元 格 时,Excel 对 后 一 个 单 元 格 的 公 式 不 作 相 应 的 调 整 例 如, 在 A3 单 元 格 输 入 公 式 =$A$1+$A$2 并 将 该 公 式 复 制 到 B3 单 元 格, 则 B3 单 元 格 中 的 公 式 仍 为 =$A$1+$A$2 混 合 引 用, 就 是 在 单 元 格 地 址 中 既 有 绝 对 引 用 又 有 相 对 引 用 例 如, $A3 表 示 列 标 是 绝 对 引 用, 行 号 是 相 对 引 用, 即 复 制 公 式 时, 列 标 固 定, 行 号 做 相 对 调 整 B$6 表 示 列 标 是 相 对 引 用, 行 号 是 绝 对 引 用, 即 复 制 公 式 时, 列 标 做 相 对 调 整, 而 行 号 固 定 Excel 中 的 公 式 是 指 在 单 元 格 中 执 行 计 算 功 能 的 等 式, 可 以 在 单 元 格 中 直 接 输 入, 也 可 以 在 编 辑 栏 中 输 入 所 有 公 式 都 必 须 以 = 开 头, 后 面 是 参 与 计 算 的 运 算 数 和 运 算 符, 每 个 运 算 数 可 以 是 常 量 单 元 格 或 区 域 引 用 单 元 格 名 称 或 函 数 等 Excel 中 提 供 了 4 种 类 型 的 运 算 符 : 算 术 运 算 符 比 较 运 算 符 文 本 运 算 符 和 引 用 运 算 符 算 术 运 算 符 : 算 术 运 算 符 含 义 ( 示 例 ) +( 加 号 ) 加 法 运 算 (3+6) -( 减 号 ) 减 法 运 算 (16-4),(-5) *( 星 号 ) 乘 法 运 算 (4*6) /( 正 斜 线 ) 除 法 运 算 (6/2) %( 百 分 号 ) 百 分 比 (20%) ^( 插 入 符 号 ) 乘 方 运 算 (3^2) 比 较 运 算 符 : 比 较 运 算 符 含 义 ( 示 例 ) 15

17 =( 等 号 ) 等 于 (A1=B1) >( 大 于 号 ) 大 于 (A1>B1) <( 小 于 号 ) 小 于 (A1<B1) >=( 大 于 等 于 号 ) 大 于 或 等 于 (A1>=B1) <=( 小 于 等 于 号 ) 小 于 或 等 于 (A1<=B1) <>( 不 等 号 ) 不 等 于 (A1<>B1) 文 本 运 算 符 : 文 本 运 算 符 含 义 ( 示 例 ) 将 两 个 文 本 值 ( 可 以 是 文 本 型 数 &( 逻 辑 与 符 号 ) 据 的 单 元 格 地 址 或 字 符 串 常 量 ) 连 接 起 来 产 生 一 个 连 续 的 文 本 值 ("North"&"Wind") 引 用 运 算 符 : 引 用 运 算 符 含 义 ( 示 例 ) 区 域 运 算 符, 产 生 对 包 括 在 两 个 :( 冒 号 ) 引 用 之 间 的 所 有 单 元 格 的 引 用 (A1:D10),( 逗 号 ) 联 合 运 算 符, 将 多 个 引 用 合 并 为 一 个 引 用 (SUM(A1:D4,A6:B8)) 交 叉 运 算 符, 产 生 对 两 个 引 用 共 ( 空 格 ) 有 单 元 格 的 引 用 (SUM(A1:C3 C1:D3)) Excel 对 运 算 符 的 优 先 级 做 了 严 格 规 定, 数 学 运 算 符 中 从 高 到 低 分 三 个 级 别 : 百 分 号 和 乘 方 乘 和 除 加 和 减 比 较 运 算 符 优 先 级 别 相 同 公 式 中 带 有 圆 括 号 的 部 分 优 先 级 别 最 高, 数 学 运 算 符 的 优 先 级 别 高 于 比 较 运 算 符 优 先 级 别 相 同 时, 按 从 左 到 右 的 顺 序 计 算 3. 对 计 算 机 基 础 工 作 表 进 行 格 式 化 任 务 : 将 总 成 绩 列 的 计 算 结 果 以 整 数 位 呈 现, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 择 单 元 格 区 域 H4:H31, 单 击 格 式 按 钮 下 拉 列 表 中 的 设 置 单 元 格 格 式 按 钮, 打 开 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框 (2) 单 击 数 字 选 项 卡, 在 分 类 列 表 框 中 选 择 数 值, 在 小 数 位 数 数 字 框 中 输 入 或 选 择 0, 如 图 所 示 (3) 最 后 单 击 确 定 按 钮, 使 格 式 设 置 生 效 16

18 图 数 字 选 项 卡 提 示 : 在 选 择 单 元 格 区 域 后, 也 可 以 通 过 单 击 工 具 栏 中 减 少 小 数 位 数 按 钮 来 减 少 小 数 位 数, 每 单 击 一 次 按 钮, 将 以 四 舍 五 入 的 方 式 减 少 一 位 小 数 位 数 同 样, 也 可 以 通 过 单 击 工 具 栏 中 增 加 小 数 位 数 按 钮 来 增 加 小 数 位 数 任 务 : 将 标 题 计 算 机 基 础 课 程 成 绩 设 置 为 仿 宋 18 号 加 粗 蓝 色, 并 使 标 题 在 单 元 格 区 域 A1:H1 内 合 并 及 居 中 请 大 家 按 照 前 面 已 经 掌 握 的 操 作 步 骤 和 方 法, 自 行 完 成 任 务 : 将 表 头 数 据 区 域 A3:H3 设 置 为 宋 体 12 号 加 粗 黑 色, 设 置 底 纹 颜 色 为 浅 绿, 水 平 对 齐 方 式 和 垂 直 对 齐 方 式 都 设 置 为 居 中 请 大 家 按 照 前 面 已 经 掌 握 的 操 作 步 骤 和 方 法, 自 行 完 成 任 务 : 将 第 3 行 的 行 高 设 置 为 32, 将 A 列 的 列 宽 设 置 为 5,B 列 的 列 宽 设 置 为 10,C 列 的 列 宽 设 置 为 8,D 列 E 列 F 列 G 列 的 列 宽 设 置 为 5, H 列 的 列 宽 设 置 为 10 请 大 家 按 照 前 面 已 经 掌 握 的 操 作 步 骤 和 方 法, 自 行 完 成 任 务 : 将 单 元 格 区 域 A4:H31 的 水 平 对 齐 方 式 设 置 为 居 中 请 大 家 按 照 前 面 已 经 掌 握 的 操 作 步 骤 和 方 法, 自 行 完 成 任 务 : 将 单 元 格 区 域 A3:H31 的 外 边 框 设 置 为 双 细 线, 内 边 框 设 置 为 单 细 线 请 大 家 按 照 前 面 已 经 掌 握 的 操 作 步 骤 和 方 法, 自 行 完 成 最 终 效 果 如 图 10.2 所 示 制 作 各 科 成 绩 汇 总 表 1. 将 相 应 素 材 中 的 工 作 表 复 制 到 当 前 工 作 簿 任 务 : 将 大 学 英 语 ( 素 材 ).xlsx 和 高 等 数 学 ( 素 材 ).xlsx 中 包 含 数 据 的 工 作 表 复 制 到 当 前 工 作 簿 学 生 成 绩 表.xlsx, 操 作 步 骤 如 下 : 17

19 (1) 打 开 大 学 英 语 ( 素 材 ).xlsx 工 作 簿, 右 击 工 作 表 标 签 Sheet1, 弹 出 快 捷 菜 单, 如 图 所 示 图 右 击 快 捷 菜 单 图 移 动 或 复 制 工 作 表 对 话 框 (2) 单 击 移 动 或 复 制 命 令, 弹 出 移 动 或 复 制 工 作 表 对 话 框, 在 工 作 簿 下 拉 列 表 框 中 选 择 学 生 成 绩 表.xlsx, 在 下 列 选 定 工 作 表 之 前 列 表 框 中 选 择 Sheet3, 选 中 建 立 副 本 复 选 框, 如 图 所 示 (3) 最 后 单 击 确 定 按 钮, 复 制 成 功, 关 闭 大 学 英 语 ( 素 材 ).xlsx 工 作 簿 (4) 在 学 生 成 绩 表.xlsx 工 作 簿 中 将 标 签 Sheet1 更 名 为 大 学 英 语 (5) 打 开 高 等 数 学 ( 素 材 ).xlsx 工 作 簿, 单 击 工 作 表 标 签 Sheet1, 单 击 工 具 栏 格 式 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 单 击 移 动 或 复 制 工 作 表 按 钮, 弹 出 移 动 或 复 制 工 作 表 对 话 框, 在 工 作 簿 下 拉 列 表 框 中 选 择 学 生 成 绩 表.xlsx, 在 下 列 选 定 工 作 表 之 前 列 表 框 中 选 择 Sheet3, 选 中 建 立 副 本 复 选 框 (6) 最 后 单 击 确 定 按 钮, 复 制 成 功, 关 闭 高 等 数 学 ( 素 材 ).xlsx 工 作 簿 (7) 在 学 生 成 绩 表.xlsx 工 作 簿 中 将 标 签 Sheet1 更 名 为 高 等 数 学 提 示 : 工 作 簿 窗 口 和 Excel 软 件 窗 口 是 两 个 不 同 的 概 念, 工 作 簿 窗 口 属 于 文 档 窗 口,Excel 软 件 窗 口 属 于 应 用 程 序 窗 口, 因 此 其 关 闭 方 式 也 是 不 同 的 关 闭 工 作 簿 窗 口 时 单 击 关 闭 窗 口 按 钮, 关 闭 Excel 软 件 窗 口 时 单 击 关 闭 按 钮 2. 生 成 各 科 成 绩 汇 总 表 基 本 框 架 任 务 : 利 用 标 签 为 基 本 信 息 的 工 作 表 制 作 各 科 成 绩 汇 总 表, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 将 标 签 为 基 本 信 息 的 工 作 表 建 立 一 个 副 本 复 制 到 当 前 工 作 簿 中 标 签 为 Sheet3 工 作 表 之 前, 自 动 生 成 的 工 作 表 标 签 为 基 本 信 息 (2) (2) 将 标 签 为 基 本 信 息 (2) 的 工 作 表 更 名 为 各 科 成 绩 任 务 : 删 除 标 签 为 Sheet3 的 工 作 表, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 工 作 表 标 签 Sheet3, 使 其 成 为 活 动 工 作 表 (2) 单 击 工 具 栏 中 删 除 下 拉 列 表 按 钮, 展 开 列 表, 单 击 删 除 工 作 表 按 钮, 即 可 删 除 如 果 被 删 除 的 工 作 表 中 有 数 据, 则 会 弹 出 确 认 消 息 框 18

20 提 示 : 也 可 以 直 接 在 工 作 表 标 签 Sheet3 上 右 击 鼠 标, 单 击 右 击 菜 单 中 的 删 除 命 令, 可 以 删 除 工 作 表 当 然 也 可 以 插 入 工 作 表, 利 用 工 具 栏 中 插 入 下 拉 列 表 按 钮 或 工 作 表 标 签 右 击 菜 单 中 的 插 入 命 令, 就 可 以 实 现 任 务 : 将 标 签 为 各 科 成 绩 的 工 作 表 移 动 到 标 签 为 基 本 信 息 的 工 作 表 之 前, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 工 作 表 标 签 各 科 成 绩, 使 其 成 为 活 动 工 作 表 (2) 单 击 工 具 栏 格 式 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 单 击 移 动 或 复 制 工 作 表 按 钮, 弹 出 移 动 或 复 制 工 作 表 对 话 框, 在 工 作 簿 下 拉 列 表 框 中 选 择 学 生 成 绩 表.xlsx, 在 下 列 选 定 工 作 表 之 前 列 表 框 中 选 择 基 本 信 息 (3) 最 后 单 击 确 定 按 钮, 移 动 成 功 提 示 : 移 动 工 作 表 也 可 以 通 过 鼠 标 拖 动 来 实 现 方 法 是 : 单 击 工 作 表 标 签 各 科 成 绩, 按 住 鼠 标 左 键 向 左 拖 动, 这 时 工 作 表 标 签 左 上 角 出 现 一 个 黑 色 三 角 形, 鼠 标 指 针 变 为, 当 黑 色 三 角 形 到 达 目 标 位 置 后 释 放 鼠 标 如 果 拖 动 过 程 中, 同 时 按 住 Ctrl 键, 则 实 现 的 是 复 制 工 作 表 任 务 : 取 消 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中 标 题 所 在 区 域 的 合 并 及 居 中 格 式, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 标 题 学 生 基 本 信 息 所 在 区 域 (2) 单 击 工 具 栏 中 合 并 后 居 中 下 拉 列 表 按 钮, 再 单 击 取 消 单 元 格 合 并 按 钮 ( 或 直 接 单 击 工 具 栏 中 合 并 后 居 中 按 钮 ), 就 可 以 取 消 标 题 所 在 区 域 的 合 并 及 居 中 格 式 提 示 : 工 具 栏 中 的 按 钮 可 以 用 来 快 速 设 置 格 式, 但 如 果 选 择 了 设 置 对 象, 再 次 单 击 相 同 按 钮 时, 原 来 设 置 的 格 式 将 会 被 取 消, 相 当 于 一 个 开 关 按 钮 任 务 : 删 除 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中 的 单 元 格 A1, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 A1 (2) 单 击 工 具 栏 中 删 除 下 拉 列 表 按 钮, 展 开 列 表, 单 击 删 除 单 元 格 按 钮, 或 在 单 元 格 A1 右 击 菜 单 中 单 击 删 除 命 令, 弹 出 删 除 对 话 框, 选 择 右 侧 单 元 格 左 移 选 项, 单 击 确 定 按 钮 提 示 : 可 以 直 接 单 击 删 除 按 钮, 但 不 弹 出 删 除 对 话 框, 采 用 默 认 删 除 选 项 任 务 : 删 除 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中 的 第 1 行, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 第 1 行 (2) 在 删 除 按 钮 下 拉 列 表 中 单 击 删 除 工 作 表 行 按 钮, 或 在 第 1 行 右 击 菜 单 中 单 击 删 除 命 令 任 务 : 在 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 的 第 1 行 上 面 插 入 1 行, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 A1 (2) 单 击 工 具 栏 中 插 入 下 拉 列 表 按 钮, 展 开 列 表, 单 击 插 入 工 作 表 行 按 钮 19

21 提 示 : 如 果 选 定 的 是 第 1 行, 则 还 可 以 直 接 单 击 工 具 栏 中 的 插 入 按 钮, 或 在 第 1 行 右 击 菜 单 中 单 击 插 入 命 令 任 务 : 在 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 的 单 元 格 A1 中 输 入 文 本 各 科 成 绩 汇 总, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 A1, 再 单 击 编 辑 栏 (2) 在 编 辑 栏 中 输 入 文 本 各 科 成 绩 汇 总, 单 击 输 入 按 钮 任 务 : 清 除 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中 单 元 格 区 域 E3:G31 的 内 容, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 区 域 E3:G31 (2) 单 击 工 具 栏 中 清 除 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 清 除 内 容 按 钮, 或 直 接 按 下 键 盘 Del 键 任 务 : 删 除 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中 的 单 元 格 区 域 E3:E31, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 区 域 E3:E31 (2) 在 删 除 按 钮 下 拉 列 表 中 单 击 删 除 单 元 格 按 钮, 或 在 单 元 格 区 域 E3:E31 右 击 菜 单 中 单 击 删 除 命 令, 弹 出 删 除 对 话 框, 选 择 右 侧 单 元 格 左 移 选 项, 单 击 确 定 按 钮 任 务 : 删 除 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中 的 E 列, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 E 列 (2) 在 删 除 按 钮 下 拉 列 表 中 单 击 删 除 工 作 表 列 按 钮, 或 在 E 列 右 击 菜 单 中 单 击 删 除 命 令 任 务 : 在 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 的 E 列 左 边 插 入 1 列, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 E1 (2) 在 插 入 按 钮 下 拉 列 表 中 单 击 插 入 工 作 表 列 按 钮 任 务 : 清 除 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中 单 元 格 区 域 A3:F31 的 格 式, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 区 域 A3:F31 (2) 单 击 工 具 栏 中 清 除 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 清 除 格 式 按 钮 提 示 : 单 元 格 或 单 元 格 区 域 的 删 除 与 其 内 容 的 清 除 是 不 一 样 的 内 容 的 清 除 意 味 着 只 删 除 了 数 据, 单 元 格 依 然 还 在 ; 而 单 元 格 或 单 元 格 区 域 的 删 除, 则 彻 底 删 除 了 原 来 的 单 元 格 选 定 区 域 后, 按 下 Del 键 只 能 清 除 其 内 容, 而 不 能 删 除 选 定 区 域 的 单 元 格 任 务 : 在 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中 输 入 有 关 文 本 型 数 据, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 依 次 在 单 元 格 E3 F3 G3 H3 I3 J3 K3 中 输 入 文 本 大 学 英 语 高 等 数 学 计 算 机 基 础 总 分 均 分 名 次 评 价 (2) 依 次 在 单 元 格 A32 A33 A34 中 输 入 文 本 班 级 最 高 分 班 级 最 低 分 班 级 平 均 分 20

22 任 务 : 在 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中, 将 各 列 成 绩 的 排 列 顺 序 调 整 为 计 算 机 基 础 大 学 英 语 高 等 数 学, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 中 计 算 机 基 础 所 在 的 G 列, 单 击 工 具 栏 中 的 剪 切 按 钮 (2) 选 定 单 元 格 E1, 在 插 入 按 钮 下 拉 列 表 中 单 击 插 入 剪 切 的 单 元 格 按 钮 提 示 : 这 里 的 操 作 实 际 上 属 于 插 入 剪 切, 也 可 以 通 过 鼠 标 拖 动 来 实 现 方 法 是 : 选 中 G 列, 移 动 鼠 标 指 针 至 选 定 区 域 的 边 框 处, 当 鼠 标 指 针 变 为 形 状 后, 按 下 Shift 键 的 同 时, 按 住 鼠 标 左 键 拖 动 该 区 域 到 目 标 位 置 (E:E) 后, 先 释 放 鼠 标, 再 放 开 Shift 键 拖 动 选 定 区 域 的 外 边 框 到 目 标 位 置 属 于 移 动 数 据, 原 单 元 格 还 在 ; 若 拖 动 过 程 中 同 时 按 住 Ctrl 键, 属 于 复 制 数 据, 原 数 据 和 单 元 格 都 在 ; 若 拖 动 过 程 中 同 时 按 住 Shift 键, 属 于 插 入 剪 切 数 据, 原 数 据 和 单 元 格 都 不 在 任 务 : 将 标 签 为 计 算 机 基 础 工 作 表 中 总 成 绩 列 的 数 据 复 制 到 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中 的 计 算 机 基 础 列 中, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 标 签 为 计 算 机 基 础 工 作 表 中 的 单 元 格 区 域 H4:H31, 单 击 工 具 栏 中 的 复 制 按 钮, 选 定 的 单 元 格 区 域 被 闪 烁 的 虚 线 框 包 围 (2) 选 定 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中 的 单 元 格 区 域 E4:E31, 单 击 工 具 栏 粘 贴 下 拉 列 表 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 最 下 方 选 择 性 粘 贴 按 钮 ; 或 在 选 定 单 元 格 区 域 右 击 菜 单 中 单 击 选 择 性 粘 贴 命 令 (3) 在 弹 出 的 选 择 性 粘 贴 对 话 框 粘 贴 栏 中 选 择 数 值, 运 算 栏 中 选 择 无, 如 图 所 示, 单 击 确 定 按 钮 提 示 : 总 成 绩 列 的 数 据 复 制 必 须 要 采 用 选 择 性 粘 贴 的 方 式, 才 能 将 源 区 域 中 的 数 值 复 制 到 目 标 区 域 中 说 明 : 为 什 么 这 里 一 定 要 采 用 选 择 性 粘 贴 方 式 呢? 因 为 标 签 为 计 算 机 基 础 工 作 表 中 的 单 元 格 区 域 H4:H31 里 的 实 际 内 容 是 公 式, 作 用 是 根 据 左 边 三 个 单 元 格 的 内 容 自 动 计 算 总 成 绩, 如 果 采 用 普 通 粘 贴 方 式, 那 么 源 区 域 中 的 公 式 被 复 制 到 目 标 区 域 后 会 发 生 自 动 调 整, 依 据 同 样 的 规 律, 也 会 自 动 引 用 左 边 三 个 单 元 格 的 内 容 计 算 总 成 绩, 实 际 上 目 标 区 域 左 边 三 个 单 元 格 的 内 容 均 为 文 本 型, 不 具 备 数 值 计 算 的 功 能, 会 产 生 错 误 信 息, 所 以 一 定 要 采 用 选 择 性 粘 贴 方 式 在 Excel 中 输 入 计 算 公 式 或 函 数 后, 经 常 会 出 现 一 些 错 误 信 息, 这 是 由 于 执 行 了 错 误 的 操 作 所 致,Excel 会 根 据 不 同 的 错 误 类 型 给 出 不 同 的 错 误 提 示, 便 于 用 户 检 查 和 排 除 错 误 常 见 的 出 错 信 息 和 解 决 方 法 : 错 误 信 息 含 义 解 决 方 法 ##### 单 元 格 的 数 据 长 度 超 出 列 宽 加 大 列 宽 #DIV/0! 单 元 格 的 公 式 中 有 除 数 为 0 查 询 修 改 除 数 项 #NAME? 无 法 识 别 公 式 或 函 数 中 的 文 字 修 改 相 应 内 容 #NULL! #NUM! 公 式 或 函 数 中 使 用 了 没 有 相 交 的 区 域 在 函 数 中 使 用 了 不 可 接 受 的 参 取 消 公 式 或 函 数 参 数 中 误 用 的 空 格 等 修 改 参 数 21 数

23 #REF! 公 式 或 函 数 中 使 用 的 单 元 格 无 效 通 常 是 误 操 作 #VALUE! 数 学 公 式 类 型 不 对 检 查 公 式 所 引 用 的 数 据 类 型 任 务 : 将 标 签 为 大 学 英 语 工 作 表 中 大 学 英 语 列 的 数 据 和 标 签 为 高 等 数 学 工 作 表 中 高 等 数 学 列 的 数 据 复 制 到 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中 的 相 关 列 中, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 标 签 为 大 学 英 语 工 作 表 中 的 单 元 格 区 域 E4:E31, 单 击 工 具 栏 中 的 复 制 按 钮, 或 在 选 定 单 元 格 区 域 右 击 菜 单 中 单 击 复 制 命 令 (2) 选 定 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中 的 单 元 格 区 域 F4:F31, 单 击 工 具 栏 粘 贴 下 拉 列 表 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 值 按 钮, 如 图 所 示 (3) 用 类 似 的 方 法, 将 标 签 为 高 等 数 学 工 作 表 中 高 等 数 学 列 的 数 据 复 制 到 标 签 为 各 科 成 绩 工 作 表 中 的 高 等 数 学 列 图 选 择 性 粘 贴 对 话 框 图 执 行 选 择 性 粘 贴 3. 通 过 函 数 计 算 各 科 成 绩 汇 总 表 中 的 数 据 Excel 函 数 是 一 种 预 定 义 的 公 式, 它 使 用 一 些 称 为 参 数 的 特 定 数 值 按 特 定 的 顺 序 或 结 构 进 行 计 算, 然 后 返 回 结 果 使 用 函 数 可 以 简 化 和 缩 短 工 作 表 中 的 公 式, 特 别 适 用 于 执 行 复 杂 计 算 的 公 式 任 务 : 在 各 科 成 绩 工 作 表 中, 计 算 每 位 学 生 的 总 分, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 H4, 单 击 工 具 栏 中 求 和 下 拉 列 表 按 钮, 展 开 列 表, 再 单 击 求 和 按 钮, 单 元 格 中 出 现 了 =SUM(E4:G4), 其 中 SUM 就 是 求 和 函 数, 带 有 黑 色 底 纹 的 E4:G4 是 默 认 自 动 选 择 的 函 数 参 数, 即 : 求 和 范 围, 在 单 元 格 下 方 还 有 函 数 的 输 入 格 式 提 示, 如 图 所 示, 按 Enter 键 或 单 击 输 入 按 钮 确 认, 此 时 H4 单 元 格 中 显 示 出 计 算 结 果 22

24 图 自 动 求 和 过 程 (2) 选 定 单 元 格 H4, 鼠 标 指 针 指 向 单 元 格 的 填 充 柄, 呈 黑 十 字 状 +, 拖 动 填 充 柄 至 目 标 区 域 H5:H31, 将 会 把 当 前 单 元 格 的 公 式 复 制 到 下 面 各 有 关 单 元 格 中 说 明 : 求 和 是 表 格 中 一 种 最 常 用 的 数 据 运 算, 因 此 Excel 提 供 了 快 捷 的 自 动 求 和 方 式 Excel 提 供 了 许 多 内 置 函 数, 为 用 户 对 数 据 进 行 运 算 和 分 析 带 来 极 大 方 便 这 些 函 数 涵 盖 范 围 包 括 : 财 务 日 期 与 时 间 数 学 与 三 角 函 数 统 计 查 找 与 引 用 数 据 库 文 本 逻 辑 信 息 等 函 数 可 以 作 为 一 个 操 作 数 与 其 它 操 作 数 ( 如 : 常 量 单 元 格 地 址 名 称 和 函 数 等 ) 一 起 参 与 相 关 运 算 所 有 函 数 都 包 含 3 部 分 : 函 数 名 参 数 和 圆 括 号 函 数 的 语 法 形 式 为 : 函 数 名 ( 参 数 1, 参 数 2, ), 其 参 数 可 以 是 常 量 单 元 格 地 址 单 元 格 区 域 地 址 名 称 公 式 或 其 它 函 数 在 系 统 提 供 的 函 数 中, 常 用 函 数 的 使 用 频 率 最 高 对 于 其 它 函 数, 我 们 没 有 必 要 记 住 它 的 语 法 格 式 参 数 和 功 能, 通 过 Excel 的 函 数 向 导, 可 以 查 看 函 数 的 格 式 和 功 能, 轻 松 使 用 函 数 来 进 行 计 算 和 分 析 以 下 介 绍 几 个 常 用 函 数 的 格 式 和 功 能 1) 求 和 函 数 :SUM(number1,number2, ) 计 算 所 有 参 数 的 数 值 总 和 例 :SUM(A1,C2,D3) 2) 求 平 均 值 函 数 :AVERAGE(number1,number2, ) 计 算 所 有 参 数 的 算 术 平 均 值 例 :AVERAGE(A1:C2) 3) 计 数 函 数 :COUNT(value1, value2, ) 计 算 包 含 数 字 的 单 元 格 以 及 参 数 列 表 中 数 字 的 个 数 例 :COUNT(A1:C2,16) 4) 求 最 大 值 函 数 :MAX(number1,number2, ) 返 回 一 组 数 值 中 的 最 大 值, 忽 略 逻 辑 值 及 文 本 例 :MAX(A1,C2,D3,B4,16) 5) 求 最 小 值 函 数 :MIN(number1,number2, ) 返 回 一 组 数 值 中 的 最 小 值, 忽 略 逻 辑 值 及 文 本 例 :MIN(B1,C4,D1) 6) 逻 辑 函 数 :IF(logical_test,value_if_true, value_if_false) 判 断 一 个 条 件 是 否 满 足, 如 果 满 足 返 回 一 个 值, 如 果 不 满 足 则 返 回 另 一 个 值 例 :IF(B2>=60, " 及 格 "," 不 及 格 ") 任 务 : 在 各 科 成 绩 工 作 表 中, 计 算 每 位 学 生 的 均 分, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 I4, 单 击 工 具 栏 中 求 和 下 拉 列 表 按 钮, 展 开 列 表, 再 单 击 平 均 值 按 钮, 单 元 格 中 出 现 了 =AVERAGE(E4:H4), 其 中 AVERAGE 就 是 求 平 均 值 函 数, 带 有 黑 色 底 纹 的 E4:H4 是 默 认 自 动 选 择 的 函 数 参 数 但 是, 我 们 可 以 发 现 默 认 选 择 的 函 数 参 数 不 符 合 要 求, 如 图 所 示, 要 重 新 手 工 选 择 23

25 图 默 认 选 择 平 均 参 数 区 域 (2) 移 动 鼠 标 指 针 至 E4 上 方, 按 住 左 键 拖 动 至 G4 上 方, 松 开 左 键, 此 时 函 数 参 数 部 分 被 修 改 为 E4:G4, 单 击 输 入 按 钮 确 认,I4 单 元 格 中 显 示 出 计 算 结 果 (3) 拖 动 单 元 格 I4 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 I5:I31, 将 会 把 当 前 单 元 格 的 公 式 复 制 到 下 面 各 有 关 单 元 格 中 任 务 : 在 各 科 成 绩 工 作 表 中, 计 算 每 门 课 程 的 班 级 最 高 分, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 E32, 单 击 工 具 栏 中 求 和 下 拉 列 表 按 钮, 展 开 列 表, 再 单 击 最 大 值 按 钮, 单 元 格 中 出 现 了 =MAX(E4:E31), 其 中 MAX 就 是 求 最 大 值 函 数, 带 有 黑 色 底 纹 的 E4:E31 是 默 认 自 动 选 择 的 函 数 参 数 单 击 输 入 按 钮 确 认,E32 单 元 格 中 显 示 出 计 算 结 果 (2) 拖 动 单 元 格 E32 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 F32:I32, 将 会 把 当 前 单 元 格 的 公 式 复 制 到 右 面 各 有 关 单 元 格 中 任 务 : 在 各 科 成 绩 工 作 表 中, 计 算 每 门 课 程 的 班 级 最 低 分, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 E33, 单 击 工 具 栏 中 求 和 下 拉 列 表 按 钮, 展 开 列 表, 再 单 击 最 小 值 按 钮, 单 元 格 中 出 现 了 =MIN(E4:E32), 其 中 MIN 就 是 求 最 小 值 函 数, 带 有 黑 色 底 纹 的 E4:E32 是 默 认 自 动 选 择 的 函 数 参 数 但 是, 我 们 可 以 发 现 默 认 选 择 的 函 数 参 数 不 符 合 要 求, 要 重 新 手 工 选 择 (2) 移 动 鼠 标 指 针 至 E4 上 方, 按 住 左 键 拖 动 至 E31 上 方, 松 开 左 键, 此 时 函 数 参 数 部 分 被 修 改 为 E4:E31, 单 击 输 入 按 钮 确 认,E33 单 元 格 中 显 示 出 计 算 结 果 (3) 拖 动 单 元 格 E33 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 F33:I33, 将 会 把 当 前 单 元 格 的 公 式 复 制 到 右 面 各 有 关 单 元 格 中 任 务 : 在 各 科 成 绩 工 作 表 中, 计 算 每 门 课 程 的 班 级 平 均 分, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 E34, 单 击 工 具 栏 中 求 和 下 拉 列 表 按 钮, 展 开 列 表, 再 单 击 其 他 函 数 按 钮, 弹 出 插 入 函 数 对 话 框, 在 或 选 择 类 别 下 拉 列 表 框 中 选 择 统 计, 如 图 所 示 (2) 在 选 择 函 数 列 表 框 中 选 择 AVERAGE 平 均 值 函 数, 如 图 所 示, 单 击 确 定 按 钮, 弹 出 函 数 参 数 对 话 框, 如 图 所 示 24

26 图 插 入 函 数 对 话 框 图 插 入 函 数 对 话 框 图 函 数 参 数 对 话 框 (3) 在 Number1 参 数 框 中 的 默 认 区 域 不 符 合 要 求, 需 要 重 新 选 定 参 数 单 击 Number1 参 数 框 右 边 的 压 缩 对 话 框 按 钮, 函 数 参 数 对 话 框 最 小 化, 用 鼠 标 选 定 单 元 格 区 域 E4:E31, 同 时 对 话 框 内 数 据 也 随 之 变 化, 如 图 所 示 再 单 击 最 小 化 对 话 框 右 边 的 展 开 对 话 框 按 钮, 函 数 参 数 对 话 框 还 原, 单 击 确 定 按 钮,E34 单 元 格 中 显 示 出 计 算 结 果 (4) 拖 动 单 元 格 E34 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 F34:I34, 将 会 把 当 前 单 元 格 的 公 式 复 制 到 右 面 各 有 关 单 元 格 中 提 示 : 我 们 可 以 看 到, 当 默 认 选 择 的 函 数 参 数 不 符 合 实 际 要 求 时, 需 要 重 新 手 工 选 择 而 当 选 定 区 域 覆 盖 范 围 很 大 时, 用 鼠 标 选 择 就 不 太 方 便, 此 时 函 数 参 数 可 以 直 接 用 键 盘 手 动 输 入 在 图 中, 可 以 不 用 鼠 标 选 择 函 数 参 数 的 目 标 区 域, 直 接 在 Number1 参 数 框 中 输 入 单 元 格 区 域 地 址 E4:E31 即 可 默 认 选 择 的 函 数 参 数 都 是 带 有 黑 色 底 纹 的, 这 表 示 只 要 用 户 重 新 用 鼠 标 选 择 或 通 过 键 盘 输 入, 其 带 有 黑 色 底 纹 的 默 认 函 数 参 数 将 会 被 替 换 操 作 熟 练 以 后, 不 仅 是 函 数 参 数, 就 连 公 式 中 用 到 的 函 数, 都 可 以 通 过 键 盘 直 接 在 单 元 格 或 编 辑 栏 中 输 入, 只 要 符 合 公 式 和 函 数 规 范 即 可, 输 入 完 以 后 还 可 以 随 时 进 行 编 辑 修 改 这 样 就 避 免 了 通 过 函 数 向 导 的 繁 琐 操 作, 但 要 求 用 户 对 公 式 和 函 数 格 式 规 范 熟 练 掌 握 25

27 上 文 公 式 中 的 函 数 对 内 容 为 缺 考 的 单 元 格 没 有 参 与 计 算 图 重 新 选 择 函 数 参 数 任 务 : 在 各 科 成 绩 工 作 表 中, 将 每 门 课 程 班 级 平 均 分 的 计 算 结 果 四 舍 五 入, 保 留 2 位 小 数, 操 作 步 骤 如 下 : ( 1 ) 选 定 单 元 格 E34, 此 时 编 辑 栏 中 显 示 =AVERAGE(E4:E31), 选 中 AVERAGE(E4:E31), 按 组 合 键 Ctrl+X, 将 选 定 内 容 剪 切 到 剪 贴 板 中 (2) 单 击 编 辑 栏 左 侧 的 插 入 函 数 按 钮, 弹 出 插 入 函 数 对 话 框, 在 或 选 择 类 别 下 拉 列 表 框 中 选 择 数 学 与 三 角 函 数 (3) 在 选 择 函 数 列 表 框 中 选 择 ROUND 四 舍 五 入 函 数, 单 击 确 定 按 钮, 弹 出 函 数 参 数 对 话 框, 将 光 标 定 位 在 Number 参 数 框 中, 按 组 合 键 Ctrl+V, 剪 贴 板 的 内 容 被 粘 贴 到 该 处, 在 Num_digits 参 数 框 中 输 入 2, 如 图 所 示 图 函 数 参 数 对 话 框 (4) 单 击 确 定 按 钮 此 时 单 元 格 E34 中 显 示 平 均 值 77.27, 编 辑 栏 中 显 示 公 式 =ROUND(AVERAGE(E4:E31),2), 表 明 这 里 使 用 了 一 个 嵌 套 函 数 所 谓 嵌 套 函 数, 就 是 指 将 一 个 函 数 作 为 另 一 个 函 数 的 参 数 使 用,Excel 2010 公 式 中 可 包 含 最 多 64 级 的 嵌 套 函 数 26

28 (5) 复 制 单 元 格 E34, 选 定 目 标 单 元 格 区 域 F34:I34, 然 后 粘 贴, 将 会 把 当 前 单 元 格 的 公 式 复 制 到 右 面 各 有 关 单 元 格 中 提 示 : 如 果 选 择 一 个 已 包 含 函 数 的 单 元 格 后, 再 次 通 过 函 数 向 导 插 入 函 数, 将 展 开 函 数 参 数 对 话 框 用 于 重 新 修 改 参 数 若 要 使 用 其 它 函 数, 应 先 将 已 有 函 数 删 除 ; 若 要 使 用 嵌 套 函 数, 应 先 将 已 有 函 数 剪 切 到 剪 贴 板 中, 再 将 其 粘 贴 到 另 一 函 数 的 参 数 位 置 但 是, 在 公 式 中 可 以 通 过 在 编 辑 栏 左 边 的 函 数 下 拉 列 表 框 中 选 择 函 数 的 方 式, 添 加 多 个 函 数, 或 实 现 嵌 套 函 数 除 此 之 外, 也 可 以 通 过 键 盘 在 单 元 格 或 编 辑 栏 中 直 接 输 入 编 辑 添 加 函 数 任 务 : 在 各 科 成 绩 工 作 表 中, 按 照 总 分 成 绩 计 算 每 个 学 生 在 班 级 的 名 次, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 公 式 选 项 卡, 选 定 单 元 格 J4, 再 单 击 工 具 栏 左 侧 的 插 入 函 数 按 钮, 弹 出 插 入 函 数 对 话 框, 在 或 选 择 类 别 下 拉 列 表 框 中 选 择 统 计 (2) 在 选 择 函 数 列 表 框 中 选 择 RANK.EQ 排 位 函 数, 单 击 确 定 按 钮, 弹 出 函 数 参 数 对 话 框, 将 插 入 点 定 位 在 Number 参 数 框 中, 选 定 或 输 入 单 元 格 H4, 再 将 插 入 点 定 位 在 Ref 参 数 框 中, 选 定 或 输 入 单 元 格 区 域 H4:H31, 如 图 所 示 图 函 数 参 数 对 话 框 (3) 单 击 确 定 按 钮, 在 J4 单 元 格 中 显 示 计 算 结 果, 拖 动 J4 单 元 格 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 J5:J31, 以 下 各 单 元 格 均 出 现 计 算 结 果 但 是, 我 们 发 现 这 些 排 名 数 字 好 像 存 在 问 题, 主 要 是 因 为 Ref 参 数 框 中 使 用 的 单 元 格 区 域 H4:H31 是 相 对 地 址, 而 相 对 地 址 在 公 式 复 制 时 会 自 动 调 整, 这 就 导 致 单 元 格 区 域 J4:J31 中 的 每 一 个 单 元 格 里 的 公 式 中, 其 Ref 参 数 都 是 不 同 的, 这 和 实 际 逻 辑 是 不 符 合 的 事 实 上, 单 元 格 区 域 J4:J31 里 的 每 一 个 公 式 中, 其 Ref 参 数 都 应 该 相 同 所 以, Ref 参 数 里 的 单 元 格 区 域 应 该 使 用 绝 对 地 址 (4) 选 定 单 元 格 J4, 激 活 编 辑 栏, 光 标 定 位 在 函 数 部 分, 在 函 数 输 入 格 式 提 示 中, 单 击 Ref, 选 中 对 应 区 域 H4:H31 按 F4 键, 将 选 中 区 域 切 换 成 绝 对 引 用 $H$4:$H$31, 单 击 输 入 按 钮 确 认 再 次 拖 动 J4 单 元 格 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 J5:J31, 以 下 各 单 元 格 均 出 现 正 确 的 计 算 结 果 提 示 : 输 入 单 元 格 地 址 后, 选 中 该 单 元 格 地 址, 按 F4 键, 就 可 以 在 相 对 地 址 绝 对 地 址 和 混 合 地 址 之 间 进 行 切 换 说 明 :RANK.EQ 是 排 位 函 数, 用 于 返 回 某 数 字 在 一 列 数 字 中 相 对 于 其 他 数 值 的 大 小 排 位, 语 法 格 式 为 :RANK.EQ(number,ref,order) 27

29 Number 为 需 要 找 到 排 位 的 数 字 Ref 为 数 字 列 表 数 组 或 对 数 字 列 表 的 引 用 Ref 中 的 非 数 值 型 参 数 将 被 忽 略 Order 为 一 数 字, 指 明 排 位 的 方 式 如 果 order 为 0 或 省 略, 按 照 降 序 排 列 ; 如 果 order 不 为 零, 按 照 升 序 排 列 函 数 RANK.EQ 对 重 复 数 的 排 位 相 同 但 重 复 数 的 存 在 将 影 响 后 续 数 值 的 排 位 例 如, 在 一 列 按 升 序 排 列 的 整 数 中, 如 果 整 数 10 出 现 两 次, 其 排 位 为 5, 则 11 的 排 位 为 7( 没 有 排 位 为 6 的 数 值 ) 此 函 数 和 Excel 2007 以 前 版 本 中 的 RANK 函 数 兼 容 任 务 : 在 各 科 成 绩 工 作 表 中, 按 照 均 分 成 绩 简 单 做 出 每 个 学 生 的 总 体 评 价, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 开 始 选 项 卡, 选 定 单 元 格 K4, 并 在 K4 中 输 入 =, 准 备 选 择 函 数, 单 击 编 辑 栏 左 边 的 函 数 下 拉 列 表 按 钮, 在 函 数 下 拉 列 表 框 中 单 击 其 他 函 数 命 令 ( 若 函 数 下 拉 列 表 框 中 已 经 有 IF 逻 辑 函 数, 可 以 直 接 选 择, 将 弹 出 函 数 参 数 对 话 框 ), 弹 出 插 入 函 数 对 话 框, 在 或 选 择 类 别 下 拉 列 表 框 中 选 择 逻 辑 (2) 在 选 择 函 数 列 表 框 中 选 择 IF 逻 辑 函 数, 单 击 确 定 按 钮, 弹 出 函 数 参 数 对 话 框, 在 Logical_test 参 数 框 中, 直 接 输 入 逻 辑 条 件 I4>=60 ; 在 Value_if_true 参 数 框 中, 直 接 输 入 " 合 格 " ( 需 加 西 文 双 引 号 ); 在 Value_if_false 参 数 框 中, 直 接 输 入 " 不 合 格 " ( 需 加 西 文 双 引 号 ), 如 图 所 示 图 函 数 参 数 对 话 框 (3) 单 击 确 定 按 钮, 此 时, 单 元 格 K4 中 显 示 合 格, 编 辑 栏 中 显 示 公 式 =IF(I4>=60," 合 格 "," 不 合 格 "), 其 含 义 是 : 如 果 单 元 格 I4 的 值 大 于 或 等 于 60, 则 单 元 格 K4 中 显 示 合 格, 否 则 显 示 不 合 格 (4) 拖 动 单 元 格 K4 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 K5:K31, 下 面 的 有 关 单 元 格 也 将 显 示 评 价 结 果 说 明 :IF 函 数 的 功 能 是 : 判 断 给 出 的 条 件 是 否 满 足, 如 果 满 足 返 回 一 个 值, 如 果 不 满 足 则 返 回 另 一 个 值 语 法 格 式 :IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 共 包 括 3 个 参 数, 其 中 : Logical_test 表 示 计 算 结 果 为 TRUE 或 FALSE 的 任 意 值 或 表 达 式 ( 一 般 是 比 较 表 达 式 ) Value_if_true 条 件 表 达 式 为 TRUE 时 返 回 的 值 Value_if_false 条 件 表 达 式 为 FALSE 时 返 回 的 值 28

30 函 数 IF 可 以 嵌 套 64 层, 用 value_if_false 及 value_if_true 参 数 可 以 构 造 复 杂 的 检 测 条 件 4. 对 各 科 成 绩 工 作 表 进 行 格 式 化 任 务 : 将 单 元 格 区 域 A32:D32 A33:D33 A34:D34 分 别 合 并, 并 设 置 底 纹 颜 色 为 浅 绿, 将 单 元 格 区 域 E32:I34 的 底 纹 颜 色 设 置 为 白 色, 背 景 1, 深 色 15%, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 区 域 A32:D32, 在 其 右 击 菜 单 中 单 击 设 置 单 元 格 格 式 命 令, 弹 出 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框, 单 击 对 齐 选 项 卡, 在 文 本 控 制 栏 选 中 合 并 单 元 格 复 选 框, 单 击 确 定 按 钮 (2) 选 定 单 元 格 区 域 A32:D32, 单 击 工 具 栏 中 填 充 颜 色 下 拉 列 表 按 钮, 在 颜 色 列 表 中, 选 择 标 准 色 浅 绿 (3) 选 定 单 元 格 区 域 A32:D32, 单 击 工 具 栏 中 格 式 刷 按 钮, 此 时 选 定 区 域 被 闪 烁 的 虚 线 框 包 围, 鼠 标 指 针 变 为 形 状, 移 动 鼠 标 指 针, 使 其 指 向 单 元 格 A33 后, 按 住 鼠 标 左 键, 拖 动 鼠 标 覆 盖 单 元 格 区 域 A33:D34, 这 样 目 标 单 元 格 ( 单 元 格 区 域 ) 中 的 数 据 格 式 便 与 源 单 元 格 ( 单 元 格 区 域 ) 的 数 据 格 式 一 样 了 提 示 : 如 果 要 将 源 单 元 格 的 格 式 复 制 到 多 处 时, 则 需 双 击 工 具 栏 中 的 格 式 刷 按 钮, 然 后 逐 一 单 击 目 标 单 元 格, 直 到 再 一 次 单 击 工 具 栏 中 的 格 式 刷 按 钮, 方 可 退 出 格 式 复 制 状 态 (4) 选 定 单 元 格 区 域 E32:I34, 单 击 工 具 栏 中 填 充 颜 色 下 拉 列 表 按 钮, 在 颜 色 列 表 中, 选 择 主 题 颜 色 白 色, 背 景 1, 深 色 15% 任 务 : 将 单 元 格 区 域 E4:E33 和 单 元 格 区 域 H4:H33 的 数 值 数 据 以 整 数 位 呈 现, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 区 域 E4:E33, 单 击 1 次 工 具 栏 中 减 少 小 数 位 数 按 钮, 因 为 源 数 值 数 据 最 多 只 有 1 位 小 数, 所 以 只 要 单 击 1 次 就 可 让 数 据 以 整 数 位 呈 现 (2) 选 定 单 元 格 区 域 E4:E33, 单 击 工 具 栏 中 复 制 按 钮, 选 定 单 元 格 H4, 在 其 右 击 菜 单 中 单 击 选 择 性 粘 贴 命 令, 弹 出 选 择 性 粘 贴 对 话 框, 在 粘 贴 栏 中 选 择 格 式, 单 击 确 定 按 钮, 这 样 单 元 格 区 域 H4:H33 的 数 值 数 据 也 将 以 整 数 位 呈 现 任 务 : 将 单 元 格 区 域 I4:I33 的 数 值 数 据 保 留 两 位 小 数, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 区 域 I4:I33, 在 其 右 击 菜 单 中 单 击 设 置 单 元 格 格 式 命 令, 弹 出 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框 (2) 单 击 数 字 选 项 卡, 在 分 类 栏 中 选 择 数 值, 在 小 数 位 数 数 字 框 中 输 入 或 选 择 2, 单 击 确 定 按 钮 任 务 : 利 用 条 件 格 式, 将 计 算 机 基 础 大 学 英 语 高 等 数 学 成 绩 中 小 于 60 的 单 元 格 数 据 设 置 为 倾 斜 红 色 双 下 划 线, 缺 考 的 单 元 格 底 纹 颜 色 设 置 为 黄 色, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 单 元 格 区 域 E4:G31, 单 击 工 具 栏 中 条 件 格 式 按 钮, 展 开 列 表, 单 击 管 理 规 则 按 钮, 弹 出 条 件 格 式 规 则 管 理 器 对 话 框 (2) 单 击 新 建 规 则 按 钮, 弹 出 新 建 格 式 规 则 对 话 框, 在 选 择 规 则 类 型 列 29

31 表 框 中 选 择 只 为 包 含 以 下 内 容 的 单 元 格 设 置 格 式, 在 编 辑 规 则 说 明 区 域 依 次 选 择 单 元 格 值 小 于 和 60 来 设 置 条 件 (3) 单 击 格 式 按 钮, 弹 出 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框, 单 击 字 体 选 项 卡, 选 择 字 形 为 倾 斜 颜 色 为 红 色 下 划 线 为 双 下 划 线, 单 击 确 定 按 钮, 返 回 至 新 建 格 式 规 则 对 话 框, 单 击 确 定 按 钮, 返 回 至 条 件 格 式 规 则 管 理 器 对 话 框 (4) 单 击 新 建 规 则 按 钮, 弹 出 新 建 格 式 规 则 对 话 框, 在 选 择 规 则 类 型 列 表 框 中 选 择 只 为 包 含 以 下 内 容 的 单 元 格 设 置 格 式, 在 编 辑 规 则 说 明 区 域 依 次 选 择 单 元 格 值 等 于 和 缺 考 来 设 置 条 件 (5) 单 击 格 式 按 钮, 弹 出 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框, 单 击 填 充 选 项 卡, 选 择 单 元 格 底 纹 颜 色 为 黄 色, 单 击 确 定 按 钮, 返 回 至 新 建 格 式 规 则 对 话 框, 单 击 确 定 按 钮, 返 回 至 条 件 格 式 规 则 管 理 器 对 话 框, 如 图 所 示 (6) 单 击 应 用 按 钮, 条 件 格 式 设 置 完 毕, 立 即 生 效, 满 足 条 件 的 单 元 格 将 会 突 出 显 示, 与 众 不 同 单 击 确 定 按 钮, 关 闭 条 件 格 式 规 则 管 理 器 对 话 框 说 明 :Excel 中 条 件 格 式 的 功 能 是 突 出 显 示 满 足 特 定 条 件 的 单 元 格 如 果 单 元 格 中 的 值 发 生 了 改 变 而 不 满 足 设 定 的 条 件 时,Excel 会 暂 停 突 出 显 示 的 格 式 任 务 : 完 成 其 它 有 关 工 作 表 的 格 式 化, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 将 标 题 各 科 成 绩 汇 总 设 置 为 楷 体 18 号 加 粗 红 色, 并 使 标 题 在 单 元 格 区 域 A1:K1 内 合 并 及 居 中 (2) 将 第 3 行 的 行 高 设 置 为 26, 将 A 列 的 列 宽 设 置 为 5,B 列 的 列 宽 设 置 为 10, C 列 的 列 宽 设 置 为 8, D 列 的 列 宽 设 置 为 5, E 列 的 列 宽 设 置 为 12, F 列 和 G 列 的 列 宽 设 置 为 10, H 列 I 列 J 列 和 K 列 的 列 宽 设 置 为 8 (3) 将 表 头 数 据 区 域 A3:K3 设 置 为 宋 体 12 号 加 粗 黑 色, 设 置 底 纹 颜 色 为 浅 绿, 水 平 对 齐 方 式 和 垂 直 对 齐 方 式 都 设 置 为 居 中 (4) 将 单 元 格 区 域 A4:K34 的 水 平 对 齐 方 式 设 置 为 居 中 (5) 将 单 元 格 区 域 A3:K34 的 外 边 框 设 置 为 双 细 线, 内 边 框 设 置 为 单 细 线 最 终 效 果 如 图 10.3 所 示 提 示 :Excel 2010 中 提 供 了 很 多 表 格 样 式, 可 以 帮 助 用 户 快 速 编 辑 修 改 和 格 式 化 表 格 制 作 成 绩 分 析 图 图 条 件 格 式 规 则 管 理 器 对 话 框 Excel 除 了 强 大 的 计 算 功 能 外, 也 能 够 将 数 据 或 统 计 结 果 以 各 种 图 表 的 形 式 显 示 出 来, 这 样 可 以 更 形 象 更 直 观 地 反 映 数 据 的 变 化 规 律 和 发 展 趋 势, 为 决 策 分 析 提 供 最 直 接 的 依 据 30

32 所 谓 图 表 是 指 用 图 形 的 方 式 表 现 工 作 表 中 各 数 据 之 间 的 对 比 关 系 1. 创 建 图 表 任 务 : 在 各 科 成 绩 工 作 表 中, 根 据 班 级 最 高 分 班 级 最 低 分 班 级 平 均 分 制 作 图 表, 以 反 映 不 同 课 程 数 据 的 对 比 关 系 要 求 是 : 图 表 类 型 为 簇 状 柱 型 图, 数 据 系 列 产 生 在 列 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 定 数 据 源 区 域 A3:G3 以 及 A32:G34( 选 定 不 连 续 区 域 时, 按 住 Ctrl 键 ) (2) 单 击 插 入 选 项 卡, 单 击 工 具 栏 图 表 区 域 右 下 方 创 建 图 表 按 钮, 如 图 所 示, 打 开 插 入 图 表 对 话 框 (3) 在 对 话 框 的 左 边 图 表 类 型 区 选 择 柱 形 图, 在 右 边 柱 形 图 栏 选 择 簇 状 柱 型 图 图 标, 如 图 所 示 图 插 入 选 项 卡 的 工 具 栏 图 表 区 域 图 插 入 图 表 对 话 框 (4) 单 击 确 定 按 钮, 图 表 创 建 完 成, 由 于 源 数 据 区 域 存 在 合 并 的 单 元 格, 所 以 图 表 中 的 分 类 (X) 轴 多 了 几 个 不 相 关 的 信 息, 而 且 默 认 数 据 系 列 是 产 生 在 行, 如 图 所 示 31

33 (5) 右 击 图 表 空 白 区 域, 在 右 击 快 捷 菜 单 中 单 击 选 择 数 据 命 令, 弹 出 选 择 数 据 源 对 话 框, 如 图 所 示 图 初 步 创 建 的 嵌 入 式 图 表 图 选 择 数 据 源 对 话 框 (6) 单 击 切 换 行 / 列 按 钮, 将 数 据 系 列 切 换 为 列, 如 图 所 示 图 选 择 数 据 源 对 话 框 (7) 在 图 例 项 ( 系 列 ) 区 域 选 中 学 号, 单 击 删 除 按 钮, 即 可 删 除 学 号 系 列, 用 相 同 的 方 法 删 除 姓 名 和 性 别 系 列, 如 图 所 示 32

34 图 选 择 数 据 源 对 话 框 (8) 单 击 确 定 按 钮, 完 成 图 表 数 据 源 的 重 新 选 择, 图 表 效 果 如 图 所 示 图 重 新 选 择 数 据 源 后 的 嵌 入 式 图 表 提 示 : 创 建 图 表 过 程 中, 数 据 系 列 可 以 产 生 在 行 或 列, 主 要 目 的 是 用 来 选 择 图 表 强 调 的 是 数 据 表 中 的 列 数 据 还 是 行 数 据, 图 例 中 显 示 的 是 每 个 数 据 系 列 使 用 的 名 字 和 颜 色, 每 个 数 据 系 列 对 应 一 个 图 例 项 2. 编 辑 修 改 图 表 图 表 创 建 完 成 后, 可 以 更 改 图 表 的 类 型 数 据 源 图 表 选 项 以 及 图 表 的 位 置 和 大 小 等, 主 要 是 为 了 使 图 表 变 得 更 加 完 善 任 务 : 在 各 科 成 绩 工 作 表 中, 对 图 表 进 行 如 下 修 改 : 图 表 类 型 改 为 三 维 簇 状 柱 型 图, 数 据 系 列 产 生 在 行, 设 置 图 表 标 题 为 成 绩 分 析 图, 设 置 横 坐 标 轴 标 题 为 课 程, 设 置 纵 坐 标 轴 标 题 轴 为 成 绩, 在 图 表 中 显 示 模 拟 运 算 表, 显 示 数 据 标 签, 移 动 图 表 以 新 工 作 表 方 式 生 成, 并 重 新 命 名 为 成 绩 分 析, 设 置 图 表 为 直 角 坐 标 轴 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 各 科 成 绩 工 作 表 中, 单 击 图 表 空 白 区 使 之 处 于 激 活 状 态, 这 时 窗 口 上 方 功 能 区 中 增 加 显 示 了 图 表 工 具 选 项 卡 区, 有 设 计 布 局 和 格 式 等 3 个 选 项 卡 (2) 单 击 设 计 选 项 卡, 单 击 工 具 栏 左 侧 更 改 图 表 类 型 按 钮 ( 或 在 图 表 区 右 击 33

35 菜 单 中 单 击 更 改 图 表 类 型 命 令 ), 弹 出 更 改 图 表 类 型 对 话 框, 在 右 边 柱 形 图 栏 选 择 第 4 个 三 维 簇 状 柱 型 图 图 标, 单 击 确 定 按 钮 (3) 单 击 设 计 选 项 卡 中 切 换 行 / 列 按 钮, 将 数 据 系 列 产 生 在 行, 即 : 对 调 横 坐 标 轴 和 图 例 项 (4) 单 击 布 局 选 项 卡, 单 击 图 表 标 题 下 拉 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 图 表 上 方 按 钮, 生 成 图 表 标 题 区 ( 激 活 状 态 ), 在 编 辑 栏 输 入 标 题 内 容 成 绩 分 析 图, 单 击 输 入 按 钮, 图 表 标 题 创 建 并 设 置 完 毕 (5) 单 击 坐 标 轴 标 题 下 拉 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 主 要 横 坐 标 轴 标 题 坐 标 轴 下 方 标 题 按 钮, 生 成 横 坐 标 轴 标 题 区 ( 激 活 状 态 ), 在 编 辑 栏 输 入 标 题 内 容 课 程, 单 击 输 入 按 钮, 横 坐 标 轴 标 题 创 建 并 设 置 完 毕 (6) 单 击 坐 标 轴 标 题 下 拉 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 主 要 纵 坐 标 轴 标 题 竖 排 标 题 按 钮, 生 成 纵 坐 标 轴 标 题 区 ( 激 活 状 态 ), 在 编 辑 栏 输 入 标 题 内 容 成 绩, 单 击 输 入 按 钮, 纵 坐 标 轴 标 题 创 建 并 设 置 完 毕 (7) 单 击 模 拟 运 算 表 下 拉 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 显 示 模 拟 运 算 表 和 图 例 项 标 示 按 钮 单 击 数 据 标 签 下 拉 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 显 示 按 钮 (8) 在 图 表 区 右 击 菜 单 中 单 击 移 动 图 表 命 令, 弹 出 移 动 图 表 对 话 框, 在 选 择 放 置 图 表 的 位 置 区 域 选 项 按 钮 组 中 选 择 新 工 作 表, 并 在 右 边 编 辑 框 中 输 入 成 绩 分 析, 单 击 确 定 按 钮, 此 时 在 各 科 成 绩 工 作 表 左 边 插 入 了 一 个 成 绩 分 析 工 作 表 通 过 鼠 标 拖 动, 将 成 绩 分 析 工 作 表 放 在 各 科 成 绩 工 作 表 右 边 (9) 在 成 绩 分 析 工 作 表 中 右 击 图 表 空 白 区 域, 在 右 击 菜 单 中 单 击 三 维 旋 转 命 令, 弹 出 设 置 图 表 区 格 式 对 话 框, 自 动 激 活 三 维 旋 转 栏, 在 右 边 图 表 缩 放 区 域, 选 中 复 选 框 直 角 坐 标 轴, 单 击 关 闭 按 钮 编 辑 修 改 后 的 图 表 如 图 所 示 图 编 辑 修 改 后 的 图 表 说 明 : 图 标 示 出 了 图 表 的 各 主 要 图 表 元 素 和 大 概 位 置 34

36 图 表 区 : 图 表 的 工 作 区 域, 单 击 图 表 区 后 在 它 的 四 周 有 八 个 控 制 点, 表 示 被 选 定 绘 图 区 : 图 表 中 显 示 图 形 的 区 域, 单 击 图 形 区 后 在 它 的 四 周 也 有 八 个 控 制 点, 表 示 被 选 定 如 果 是 三 维 图 表, 用 鼠 标 拖 动 控 制 点 可 以 调 整 三 维 视 角 数 据 系 列 : 图 表 中 具 有 相 同 颜 色 的 图 形 所 代 表 的 数 据 集 合 数 据 标 签 : 数 据 标 签 用 来 说 明 当 前 数 据 的 某 种 属 性 网 格 线 : 网 格 线 主 要 用 于 标 出 各 数 据 系 列 的 数 值, 形 成 数 据 系 列 的 对 比 效 果 图 例 : 当 数 据 系 列 有 多 个 时, 可 以 用 不 同 颜 色 的 图 例 分 别 代 表 各 个 数 据 系 列 图 表 标 题 : 图 表 标 题 是 由 用 户 选 择 使 用 的 图 表 元 素, 它 用 于 说 明 图 表 的 主 题 横 坐 标 轴 及 标 题 : 除 饼 图 圆 环 图 和 雷 达 图 没 有 坐 标 轴 以 外, 其 它 类 型 的 图 表 都 有 坐 标 轴, 一 般 横 坐 标 轴 表 示 数 据 系 列 的 分 类 横 坐 标 轴 标 题 是 用 来 指 明 分 类 属 性 的, 可 以 由 用 户 选 择 使 用 纵 坐 标 轴 及 标 题 : 一 般 情 况 下, 纵 坐 标 轴 表 示 数 值 的 刻 度 单 位, 刻 度 单 位 可 以 由 用 户 设 置 纵 坐 标 轴 标 题 是 用 来 指 明 数 值 属 性 的, 也 可 以 由 用 户 选 择 使 用 3. 格 式 化 图 表 图 表 修 改 完 成 后, 如 果 显 示 的 效 果 不 太 美 观, 可 以 进 行 图 表 格 式 化 图 表 格 式 化 能 增 强 图 表 的 视 觉 效 果 和 吸 引 力, 使 图 表 表 现 力 更 强 无 论 是 图 表 还 是 图 表 中 的 元 素 都 具 有 一 定 的 格 式, 通 过 对 这 些 格 式 的 调 整 和 设 置, 可 以 使 图 表 更 加 美 观, 更 加 形 象 和 生 动 任 务 : 在 成 绩 分 析 工 作 表 中, 对 图 表 的 外 观 进 行 如 下 修 饰 : 将 图 表 标 题 设 置 为 隶 书 加 粗 18 号 蓝 色 ; 将 横 坐 标 轴 标 题 和 纵 坐 标 轴 标 题 都 设 置 为 幼 圆 常 规 16 号 浅 蓝 ; 将 图 表 区 的 填 充 效 果 设 置 为 新 闻 纸 ; 将 背 景 墙 的 填 充 效 果 设 置 为 水 滴 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 成 绩 分 析 工 作 表, 使 之 成 为 活 动 工 作 表 (2) 右 击 图 表 标 题 成 绩 分 析 图, 在 右 击 菜 单 中 单 击 字 体 命 令, 弹 出 字 体 对 话 框, 设 置 隶 书 加 粗 18 号 蓝 色, 单 击 确 定 按 钮 (3) 右 击 横 坐 标 轴 标 题 课 程, 在 右 击 格 式 工 具 栏 中 设 置 幼 圆 常 规 16 号 浅 蓝, 单 击 其 它 任 意 位 置, 设 置 完 成 用 同 样 的 方 法 设 置 纵 坐 标 轴 标 题 格 式 (4) 在 图 表 区 右 击 菜 单 中 单 击 设 置 图 表 区 域 格 式 命 令, 弹 出 设 置 图 表 区 格 式 对 话 框, 选 中 左 边 填 充 栏, 在 右 边 选 中 图 片 或 纹 理 填 充, 选 择 纹 理 类 型 为 新 闻 纸, 单 击 关 闭 按 钮 (5) 在 背 景 墙 右 击 菜 单 中 单 击 设 置 背 景 墙 格 式 命 令, 弹 出 设 置 背 景 墙 格 式 对 话 框, 选 中 左 边 填 充 栏, 在 右 边 选 中 图 片 或 纹 理 填 充, 选 择 纹 理 类 型 为 水 滴, 单 击 关 闭 按 钮 效 果 如 图 10.4 所 示 提 示 :Excel 2010 中 提 供 了 很 多 图 表 样 式, 可 以 帮 助 用 户 快 速 编 辑 修 改 和 格 式 化 图 表 实 现 排 序 和 筛 选 Excel 不 仅 提 供 了 强 大 的 计 算 功 能, 还 提 供 了 强 大 的 数 据 管 理 分 析 功 能 用 户 只 要 在 工 作 表 中 按 关 系 型 数 据 库 的 格 式 存 放 数 据 即 : 把 数 据 组 织 成 若 干 张 数 据 表, 每 张 数 据 表 都 是 一 个 二 维 表 格, 表 格 中 除 首 行 外 的 每 一 行 就 是 一 条 记 录, 所 有 的 记 录 具 有 相 同 的 结 构 形 式, 表 格 的 每 一 列 中 存 放 相 同 类 型 的 数 据, 称 为 字 段 由 这 样 组 织 起 来 的 二 维 表 格 的 集 合 就 是 一 个 关 系 数 据 库 在 此 基 础 上,Excel 可 以 进 行 数 据 的 排 序 筛 选 和 分 类 汇 总 等 操 作 Excel 中, 将 由 行 和 列 组 成 的 二 维 数 据 表 格 称 为 数 据 清 单, 数 据 清 单 的 行 相 当 于 数 据 库 中 的 记 录, 数 据 清 单 的 列 相 当 于 数 据 库 中 的 字 段, 所 以 列 标 题 往 往 作 为 字 段 名 来 看, 本 案 例 中 相 关 工 作 表 都 可 以 被 看 成 是 数 据 清 单 35

37 数 据 清 单 应 该 遵 循 的 准 则 : (1) 一 个 数 据 清 单 最 好 占 用 一 个 工 作 表, 如 果 做 不 到, 至 少 要 用 空 行 和 空 列 将 数 据 清 单 与 其 它 内 容 分 隔 开 排 序 ) (2) 在 数 据 清 单 中 避 免 出 现 空 单 元 格, 因 为 这 样 可 能 会 影 响 某 些 操 作 的 结 果 ( 例 如 : (3) 数 据 清 单 的 每 一 列 中 的 数 据 具 有 相 同 的 数 据 类 型, 每 一 行 存 放 相 关 的 一 组 数 据 (4) 数 据 清 单 的 首 行 为 列 标 题, 列 标 题 只 能 是 文 字 类 型 的 常 数 或 文 字 公 式, 其 用 于 存 放 数 据 清 单 的 字 段 名, 以 便 Excel 用 这 些 列 标 题 来 创 建 报 表 和 进 行 数 据 处 理 等 1. 实 现 排 序 数 据 的 排 序 是 指 将 数 据 清 单 中 的 记 录 按 照 某 种 次 序 重 新 排 列 Excel 可 以 按 照 单 字 段 或 者 多 字 段 进 行 排 序 任 务 : 将 各 科 成 绩 汇 总 数 据 按 总 分 列 数 据 进 行 降 序 排 列, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 将 各 科 成 绩 工 作 表 建 立 副 本, 插 入 到 当 前 工 作 簿 标 签 为 基 本 信 息 的 工 作 表 之 前, 并 更 名 为 简 单 排 序 (2) 在 简 单 排 序 工 作 表 中, 选 择 单 元 格 区 域 A32:K34, 在 其 右 击 菜 单 中 选 择 删 除 命 令, 弹 出 删 除 对 话 框, 选 择 下 方 单 元 格 上 移 选 项, 单 击 确 定 按 钮, 就 可 以 将 刚 才 选 中 的 区 域 删 除 (3) 在 简 单 排 序 工 作 表 中, 选 中 单 元 格 H3, 单 击 开 始 选 项 卡 工 具 栏 中 排 序 和 筛 选 下 拉 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 降 序 按 钮, 就 完 成 了 按 总 分 列 数 据 的 降 序 排 列, 如 图 所 示 图 按 总 分 单 列 降 序 36

38 提 示 : 对 数 据 清 单 中 的 某 一 列 进 行 排 序 时, 只 需 单 击 该 列 中 的 任 一 单 元 格, 而 不 用 全 选 该 列 否 则, 排 序 将 只 发 生 在 选 定 列, 其 它 列 的 数 据 将 保 持 不 变, 这 样 做 的 结 果 可 能 会 破 坏 原 始 工 作 表 的 数 据 结 构, 造 成 数 据 的 错 行 说 明 : 在 通 常 情 况 下, 新 建 立 的 数 据 清 单 是 没 有 次 序 的, 即 使 在 建 立 数 据 清 单 时, 有 意 识 地 按 某 种 次 序 输 入 记 录, 但 是 随 着 数 据 清 单 的 修 改, 例 如 添 加 和 删 除 记 录, 原 来 有 序 的 清 单 也 会 变 成 无 序 而 一 个 数 据 清 单 如 果 能 按 照 某 个 或 某 些 字 段 有 序 地 排 列, 会 给 数 据 的 统 计 和 查 找 等 提 供 方 便 Excel 提 供 了 较 为 强 大 的 排 序 功 能, 它 既 可 以 按 关 键 字 升 序 排 序 又 能 按 关 键 字 降 序 排 序 所 谓 关 键 字 是 指 能 够 用 它 识 别 记 录 的 字 段 在 按 升 序 排 序 时,Excel 使 用 如 下 次 序 : 数 字 从 最 小 的 负 数 到 最 大 的 正 数 进 行 排 序 ; 文 本 按 0~9 空 格 各 种 符 号 A~Z 的 次 序 排 列 ; 空 白 单 元 格 始 终 排 在 最 后 ; 在 按 降 序 排 列 时, 除 了 空 白 单 元 格 总 是 在 最 后 外, 其 它 的 排 序 次 序 反 转 排 序 并 不 是 针 对 某 一 列 进 行 的, 而 是 以 某 一 列 的 大 小 为 顺 序 对 所 有 的 记 录 进 行 排 序 也 就 是 说, 无 论 怎 么 排 序, 每 一 条 记 录 的 内 容 都 不 许 改 变, 改 变 的 只 是 它 在 数 据 清 单 中 显 示 的 位 置 任 务 : 将 各 科 成 绩 汇 总 数 据, 以 性 别 为 主 要 关 键 字 升 序 排 列 ; 以 总 分 为 次 要 关 键 字 降 序 排 列 ; 以 计 算 机 基 础 为 第 三 关 键 字 降 序 排 列, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 将 各 科 成 绩 工 作 表 建 立 副 本, 插 入 到 当 前 工 作 簿 标 签 为 基 本 信 息 的 工 作 表 之 前, 并 更 名 为 复 杂 排 序 (2) 在 复 杂 排 序 工 作 表 中, 选 择 单 元 格 区 域 A3:K31, 单 击 开 始 选 项 卡 工 具 栏 中 排 序 和 筛 选 下 拉 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 自 定 义 排 序 按 钮, 弹 出 排 序 对 话 框 (3) 在 主 要 关 键 字 下 拉 列 表 框 中 选 择 性 别, 选 择 数 值 排 序 依 据, 选 择 升 序 方 式 ; 单 击 添 加 条 件 按 钮, 设 置 总 分 数 值 降 序 ; 再 单 击 添 加 条 件 按 钮, 设 置 计 算 机 基 础 数 值 降 序 ; 如 图 所 示 (4) 单 击 确 定 按 钮, 完 成 排 序, 如 图 所 示 图 排 序 对 话 框 说 明 : 对 于 多 个 关 键 字 进 行 排 序 时, 先 按 主 要 关 键 字 排 序, 对 于 主 要 关 键 字 相 同 的 记 录, 再 按 次 要 关 键 字 排 序, 对 于 主 要 关 键 字 和 次 要 关 键 字 都 相 同 的 记 录, 最 后 再 按 第 三 关 键 字 排 序 37

39 排 序 时 正 确 选 择 数 据 区 域 非 常 重 要 通 常 来 说, 对 于 规 范 的 数 据 清 单, 对 指 定 列 进 行 排 序, 只 需 要 单 击 该 列 中 任 一 单 元 格 ; 对 多 列 数 据 进 行 排 序, 只 需 单 击 数 据 清 单 中 的 任 一 单 元 格 但 是, 上 文 进 行 的 排 序 必 须 首 先 选 择 单 元 格 区 域 A3:K31, 主 要 是 因 为 复 杂 排 序 工 作 表 中 含 有 部 分 合 并 的 单 元 格, 不 是 规 范 的 数 据 清 单 汉 字 可 以 按 字 母 排 序 ( 默 认 的 排 序 方 式 ), 也 可 以 按 笔 画 排 序 如 果 要 按 笔 画 排 序, 可 以 在 如 图 所 示 的 排 序 对 话 框 中, 单 击 选 项 按 钮, 进 行 设 置 2. 实 现 筛 选 图 多 关 键 字 排 序 数 据 筛 选 是 指 将 数 据 清 单 中 满 足 条 件 的 数 据 选 取 出 来, 而 将 不 满 足 条 件 的 数 据 暂 时 隐 藏 起 来 Excel 提 供 自 动 筛 选 和 高 级 筛 选 两 种, 自 动 筛 选 对 单 个 字 段 建 立 筛 选, 多 字 段 之 间 的 筛 选 是 逻 辑 与 的 关 系, 操 作 简 便 ; 高 级 筛 选 对 复 杂 条 件 建 立 筛 选, 要 建 立 条 件 区 域 任 务 : 在 自 动 筛 选 工 作 表 中, 通 过 筛 选 出 符 合 以 下 条 件 的 数 据 记 录 : 评 价 为 合 格, 总 分 处 于 中 等 以 上, 计 算 机 基 础 成 绩 大 于 90, 或 小 于 60 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 择 各 科 成 绩 工 作 表 标 签, 按 住 Ctrl 键, 将 各 科 成 绩 工 作 表 拖 动 到 复 杂 排 序 工 作 表 的 右 边 后 释 放, 将 各 科 成 绩 (2) 工 作 表 更 名 为 自 动 筛 选 (2) 在 自 动 筛 选 工 作 表 中 的 数 据 区 域, 任 意 选 择 一 个 单 元 格, 单 击 开 始 选 项 卡 工 具 栏 中 排 序 和 筛 选 下 拉 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 筛 选 按 钮, 在 表 头 区 域 A3:K3 内 每 一 个 单 元 格 的 右 下 方 都 出 现 一 个 下 拉 自 动 筛 选 按 钮 (3) 单 击 评 价 右 下 方 的 下 拉 自 动 筛 选 按 钮, 在 下 拉 列 表 中, 只 选 中 合 格 38

40 (4) 单 击 总 分 右 下 方 的 下 拉 自 动 筛 选 按 钮, 在 下 拉 列 表 中, 单 击 数 字 筛 选 10 个 最 大 的 值 按 钮, 打 开 自 动 筛 选 前 10 个 对 话 框, 设 置 筛 选 条 件 为 最 大 50 百 分 比, 如 图 所 示, 单 击 确 定 按 钮 图 自 动 筛 选 前 10 个 对 话 框 图 自 定 义 自 动 筛 选 方 式 对 话 框 (5) 单 击 计 算 机 基 础 右 下 方 的 下 拉 自 动 筛 选 按 钮, 在 下 拉 列 表 中, 单 击 数 字 筛 选 自 定 义 筛 选 按 钮, 打 开 自 定 义 自 动 筛 选 方 式 对 话 框, 设 置 第 一 个 筛 选 条 件 为 大 于 90 ; 选 择 单 选 按 钮 或 ; 设 置 第 二 个 筛 选 条 件 为 小 于 60, 如 图 所 示, 单 击 确 定 按 钮 自 动 筛 选 结 果 如 图 所 示, 我 们 注 意 到 符 合 筛 选 条 件 的 记 录 行 号 都 自 动 变 为 蓝 色 图 自 动 筛 选 结 果 说 明 : 图 所 示 的 自 定 义 自 动 筛 选 方 式 对 话 框 中, 单 选 按 钮 与 表 示 必 须 保 证 两 个 条 件 同 时 满 足 ; 单 选 按 钮 或 表 示 只 要 符 合 两 个 条 件 之 一 即 可 在 图 自 动 筛 选 结 果 中, 细 心 的 同 学 可 能 会 发 现 胡 凯 同 学 的 这 条 记 录 似 乎 不 符 合 我 们 刚 才 设 定 的 筛 选 条 件, 因 为 其 计 算 机 基 础 成 绩 显 示 为 60, 显 然 不 小 于 60, 那 么 为 什 么 还 会 被 筛 选 出 来, 而 且 还 通 过 条 件 格 式 设 置 为 突 出 显 示 的 呢? 其 实, 我 们 看 到 的 60 是 在 格 式 设 置 时 以 整 数 位 呈 现 而 四 舍 五 入 的 结 果, 该 单 元 格 的 实 际 数 值 是 59.7, 这 样 就 不 难 理 解 了 在 一 个 数 据 清 单 中 可 进 行 多 次 自 动 筛 选, 下 一 次 筛 选 的 范 围 是 上 一 次 筛 选 的 结 果, 最 后 的 筛 选 结 果 受 所 有 筛 选 过 程 与 条 件 的 影 响, 它 们 之 间 的 逻 辑 关 系 是 与 的 关 系 如 果 要 取 消 对 某 一 列 的 筛 选, 只 要 在 该 列 的 筛 选 下 拉 列 表 中 选 中 全 选 复 选 框 ; 如 果 要 取 消 对 所 有 列 的 筛 选, 只 要 单 击 工 具 栏 中 排 序 和 筛 选 清 除 按 钮 ; 如 果 要 撤 销 数 据 清 单 中 的 下 拉 自 动 筛 选 按 钮, 并 取 消 所 有 的 自 动 筛 选 设 置, 只 要 重 新 单 击 工 具 栏 中 排 序 和 筛 选 筛 选 按 钮 即 可 自 动 筛 选 可 以 实 现 同 一 字 段 之 间 的 与 运 算 和 或 运 算, 通 过 多 次 自 动 筛 选, 也 可 以 实 现 不 同 字 段 之 间 的 与 运 算, 但 却 无 法 实 现 多 个 字 段 之 间 的 或 运 算 如 果 要 筛 选 的 条 件 出 现 多 个 字 段 之 间 的 或 运 算, 则 需 要 使 用 高 级 筛 选 才 能 完 成 39

41 任 务 : 在 高 级 筛 选 工 作 表 中, 筛 选 出 符 合 条 件 总 分 小 于 240, 但 大 于 等 于 180 的 女 生 或 总 分 小 于 等 于 200, 但 计 算 机 基 础 大 于 80 的 男 生 的 数 据 记 录 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 择 各 科 成 绩 工 作 表 标 签, 按 住 Ctrl 键, 将 各 科 成 绩 工 作 表 拖 动 到 自 动 筛 选 工 作 表 的 右 边 后 释 放, 将 各 科 成 绩 (2) 工 作 表 更 名 为 高 级 筛 选 件 (2) 在 高 级 筛 选 工 作 表 的 单 元 格 区 域 E36:H38 中, 输 入 如 图 所 示 的 筛 选 条 图 设 置 高 级 筛 选 的 条 件 区 域 图 高 级 筛 选 对 话 框 提 示 : 在 进 行 高 级 筛 选 之 前, 首 先 必 须 要 构 造 一 个 条 件 区 域 条 件 区 域 与 数 据 清 单 之 间 至 少 应 留 有 一 个 空 白 行 或 一 个 空 白 列 条 件 区 域 至 少 应 该 有 两 行, 第 一 行 用 来 放 置 字 段 名, 下 面 的 行 放 置 筛 选 条 件 条 件 区 域 的 字 段 名 必 须 与 数 据 清 单 中 的 字 段 名 完 全 一 致, 与 关 系 的 条 件 必 须 出 现 在 同 一 行, 或 关 系 的 条 件 必 须 出 现 在 不 同 行 (3) 在 高 级 筛 选 工 作 表 中 的 数 据 区 域 A3:K31 中, 任 意 选 择 一 个 单 元 格, 单 击 数 据 选 项 卡, 再 单 击 排 序 和 筛 选 工 具 栏 区 域 中 的 高 级 按 钮, 打 开 高 级 筛 选 对 话 框, 此 时 默 认 选 择 绝 对 地 址 $A$3:$K$34 为 列 表 区 域, 由 于 部 分 区 域 不 是 我 们 想 要 筛 选 的 数 据 范 围, 所 以 需 要 重 新 手 工 选 择 (4) 在 高 级 筛 选 对 话 框 的 方 式 栏 中 选 择 在 原 有 区 域 显 示 筛 选 结 果, 在 列 表 区 域 编 辑 框 中 输 入 或 选 定 $A$3:$K$31 ( 输 入 时 直 接 输 入 相 对 地 址 就 可 以 了 ), 在 条 件 区 域 编 辑 框 中 输 入 或 选 定 $E$36:$H$38 ( 输 入 时 直 接 输 入 相 对 地 址 就 可 以 了 ), 如 图 所 示, 单 击 确 定 按 钮 (5) 高 级 筛 选 结 果 如 图 所 示, 符 合 筛 选 条 件 的 记 录 行 号 自 动 变 为 蓝 色 说 明 : 高 级 筛 选 时, 需 要 选 择 3 个 单 元 格 区 域 : 一 是 选 择 筛 选 的 列 表 区 域 ; 二 是 选 择 筛 选 的 条 件 区 域 ; 三 是 选 择 存 放 筛 选 结 果 的 区 域 ( 选 择 了 将 筛 选 结 果 复 制 到 其 他 位 置 方 式 时 可 用 ) 如 果 选 择 了 将 筛 选 结 果 复 制 到 其 他 位 置 方 式, 则 在 复 制 到 编 辑 框 中 只 要 选 择 将 来 要 存 放 位 置 的 左 上 角 单 元 格 即 可, 不 要 指 定 区 域, 因 为 事 先 无 法 确 定 筛 选 结 果 如 果 选 择 了 在 原 有 区 域 显 示 筛 选 结 果 方 式, 若 要 恢 复 数 据 清 单 的 原 状, 只 要 单 击 排 序 和 筛 选 工 具 栏 区 域 中 的 清 除 按 钮 就 可 以 了 40

42 图 高 级 筛 选 结 果 41

43 第 十 一 学 习 周 Excel 2010 电 子 表 格 系 统 ( 二 ) 导 学 Excel 2010 除 了 能 够 制 作 简 单 表 格, 实 现 基 本 数 据 管 理 以 外, 还 能 进 行 复 杂 数 据 汇 总 统 计 和 分 析, 从 而 提 炼 有 价 值 的 数 据, 为 管 理 活 动 提 供 辅 助 判 断 和 决 策 信 息 本 周 将 通 过 制 作 一 个 企 业 销 售 数 据 统 计 与 管 理 表 来 学 习 Excel 软 件 的 这 些 高 级 功 能 学 习 目 标 1. 学 会 Excel 软 件 中 的 数 据 引 用 2. 学 会 使 用 高 级 统 计 与 分 析 函 数 3. 学 会 运 用 分 类 汇 总 和 数 据 透 视 表 等 高 级 功 能 42

44 11 企 业 销 售 数 据 统 计 与 管 理 11.1 案 例 描 述 杜 小 姐 是 华 旗 公 司 总 部 销 售 总 监 助 理,2013 年 伊 始, 她 开 始 忙 碌 起 来, 陆 续 收 到 来 自 全 国 各 区 域 分 公 司 报 上 来 的 2012 年 度 基 本 销 售 信 息 ( 如 图 11.1 所 示 ) 图 11.1 各 业 务 员 基 本 销 售 信 息 销 售 总 监 给 她 分 配 了 一 项 任 务, 要 求 她 做 好 2012 年 度 的 详 细 公 司 销 售 记 录, 内 容 需 包 括 员 工 基 本 信 息 各 季 度 销 售 业 绩 及 年 度 销 售 业 绩, 还 需 要 进 行 星 级 评 价, 计 算 奖 金 发 放 金 额 ( 如 图 11.2 所 示 ) 杜 小 姐 为 了 做 好 这 个 年 度 公 司 销 售 记 录, 特 意 从 人 力 资 源 部 找 来 一 个 员 工 基 本 信 息 表 ( 如 图 11.3 所 示 ), 并 制 定 了 一 个 星 级 评 定 标 准 ( 如 图 11.4 所 示 ) 图 11.2 公 司 2012 年 度 销 售 记 录 43

45 图 11.3 公 司 员 工 基 本 信 息 图 11.4 星 级 评 定 标 准 同 时 领 导 要 求 她 进 一 步 做 好 公 司 年 度 销 售 统 计 表, 表 中 须 反 映 各 区 域 分 公 司 和 总 公 司 的 业 务 员 人 数 各 季 度 销 售 总 额 年 度 销 售 总 额 季 度 均 额 及 业 绩 贡 献 度, 并 将 业 绩 贡 献 度 用 图 表 呈 现 出 来 ( 如 图 11.5 所 示 ) 图 11.5 公 司 2012 年 度 销 售 统 计 领 导 还 要 求 她 能 够 通 过 销 售 记 录 查 看 各 区 域 分 公 司 的 人 均 销 售 额 和 奖 金, 以 及 各 分 公 司 各 个 销 售 部 门 的 销 售 额 和 奖 金 汇 总 对 比 情 况 44

46 11.2 案 例 实 现 流 程 与 方 法 杜 小 姐 从 事 了 多 年 行 政 工 作, 办 公 软 件 使 用 熟 练, 对 于 领 导 交 给 的 任 务, 她 心 里 已 经 有 了 解 决 方 案 她 认 为 要 制 作 销 售 记 录, 首 先 必 须 考 虑 数 据 的 来 源 与 导 入 方 法, 由 于 分 公 司 提 供 的 销 售 信 息 只 是 业 绩 数 据, 没 有 业 务 员 基 本 信 息, 所 以 必 须 要 从 员 工 基 本 信 息 中 导 入 问 题 在 于 员 工 基 本 信 息 中 的 数 据 与 销 售 信 息 中 业 务 员 的 工 号 排 列 不 一 致, 而 且 数 量 也 不 一 样, 不 能 通 过 简 单 复 制 的 方 式 完 成 导 入, 怎 么 办 呢? 杜 小 姐 认 为 只 能 参 照 销 售 信 息 中 的 工 号 数 据, 通 过 Excel 函 数 在 员 工 基 本 信 息 中 查 找 需 要 的 记 录, 并 将 有 关 信 息 引 用 到 销 售 记 录 中, 才 能 进 行 后 续 的 计 算 和 统 计 工 作 公 司 年 度 销 售 记 录 实 现 流 程 (1) 将 销 售 信 息 中 的 工 号 数 据 引 用 到 销 售 记 录 中, 并 按 工 号 在 员 工 基 本 信 息 中 查 找 需 要 的 记 录, 将 有 关 信 息 引 用 到 销 售 记 录 中 (2) 将 销 售 信 息 中 的 各 季 度 销 售 数 据 依 次 引 用 到 销 售 记 录 中 (3) 然 后 在 销 售 记 录 中 计 算 各 业 务 员 的 年 度 销 售 总 额 评 定 星 级 及 奖 金 数 额 (4) 继 续 对 销 售 记 录 进 行 有 关 格 式 化, 使 其 更 加 美 观 和 清 晰 公 司 年 度 销 售 统 计 实 现 流 程 (1) 利 用 统 计 函 数 计 算 各 分 公 司 和 总 公 司 业 务 员 数 量 (2) 利 用 有 关 求 和 函 数 分 别 计 算 分 公 司 和 总 公 司 的 季 度 销 售 额 与 年 度 销 售 总 额 (3) 计 算 分 公 司 和 总 公 司 的 季 度 平 均 销 售 额 与 业 绩 贡 献 度 (4) 继 续 对 销 售 统 计 进 行 有 关 格 式 化, 使 其 更 加 美 观 和 清 晰 (5) 制 作 业 绩 贡 献 度 图 表, 并 进 行 相 关 格 式 化 销 售 记 录 数 据 的 分 类 查 看 和 对 比 实 现 流 程 (1) 利 用 分 类 汇 总 功 能 查 看 各 区 域 分 公 司 的 人 均 销 售 额 和 奖 金 (2) 利 用 数 据 透 视 表 对 比 各 分 公 司 各 个 销 售 部 门 的 销 售 额 和 奖 金 11.3 案 例 实 现 过 程 与 步 骤 制 作 公 司 年 度 销 售 记 录 表 1. 从 员 工 信 息 工 作 表 中 引 用 数 据 任 务 : 将 销 售 信 息 工 作 表 中 的 工 号 数 据 引 用 到 销 售 记 录 工 作 表 中, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 打 开 销 售 数 据 ( 素 材 ).xlsx 工 作 簿 文 件, 单 击 文 件 选 项 卡, 单 击 另 存 为 按 钮, 弹 出 另 存 为 对 话 框, 选 择 合 适 的 保 存 位 置, 在 文 件 名 框 中 输 入 销 售 数 据 统 计 与 管 理, 采 用 默 认 保 存 类 型, 单 击 保 存 按 钮, 将 其 另 存 为 工 作 簿 文 件 销 售 数 据 统 计 与 管 理.xlsx (2) 单 击 销 售 记 录 工 作 表 标 签, 在 单 元 格 B5 中 输 入 =, 再 单 击 销 售 信 息 工 作 表 标 签, 然 后 单 击 单 元 格 A4, 此 时 编 辑 栏 中 显 示 = 销 售 信 息!A4, 如 图 11.6 所 示, 最 后 单 击 输 入 按 钮 或 按 Enter 键 确 认, 在 销 售 记 录 工 作 表 的 单 元 格 B5 中 就 引 用 了 销 售 信 息 工 作 表 的 单 元 格 A4 中 的 数 据 45

47 提 示 : = 销 售 信 息!A4 表 示 跨 工 作 表 引 用 数 据, 意 味 着 销 售 记 录 工 作 表 中 单 元 格 B5 的 数 据 是 来 源 于 销 售 信 息 工 作 表 的 单 元 格 A4 图 11.6 跨 工 作 表 引 用 数 据 (3) 双 击 销 售 记 录 工 作 表 中 单 元 格 B5 的 填 充 柄, 这 时 单 元 格 区 域 B5:B102 中 就 分 别 对 应 引 用 了 销 售 信 息 工 作 表 的 单 元 格 区 域 A4:A101 中 的 数 据 任 务 : 为 员 工 信 息 工 作 表 的 单 元 格 区 域 B4:E119 创 建 数 据 区 域 名 称 信 息, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 员 工 信 息 工 作 表 中 选 择 单 元 格 区 域 B4:E119 (2) 单 击 公 式 选 项 卡, 单 击 定 义 名 称 下 拉 列 表 按 钮, 再 单 击 定 义 名 称 按 钮, 打 开 新 建 名 称 对 话 框, 在 名 称 框 中 输 入 信 息, 在 范 围 下 拉 列 表 框 中 默 认 选 择 工 作 簿, 在 引 用 位 置 框 中 显 示 的 是 员 工 信 息 工 作 表 中 的 单 元 格 区 域 B4:E119, 如 图 11.7 所 示, 单 击 确 定 按 钮, 信 息 数 据 区 域 名 称 就 创 建 完 成 了 图 11.7 新 建 名 称 对 话 框 提 示 : 信 息 数 据 区 域 的 左 边 第 1 列 一 定 要 是 工 号 数 据 所 在 列, 否 则 后 面 就 无 法 进 行 查 找 和 数 据 引 用 定 义 数 据 区 域 的 名 称 也 可 以 先 选 择 要 定 义 的 单 元 格 区 域, 然 后 在 名 称 框 中 直 接 输 入 定 义 的 名 称 如 果 要 删 除 定 义 的 数 据 区 域, 应 在 名 称 管 理 器 对 话 框 中 删 除 方 法 是 : 单 击 公 式 选 项 卡, 再 单 击 名 称 管 理 器 按 钮, 打 开 名 称 管 理 器 对 话 框, 然 后 删 除 已 经 定 义 的 数 据 区 域 任 务 : 在 销 售 记 录 工 作 表 的 姓 名 区 域 部 门 列 中 引 用 员 工 信 息 工 作 表 中 对 应 的 相 关 数 据, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 记 录 工 作 表 中 选 择 单 元 格 C5, 单 击 公 式 选 项 卡, 再 单 击 插 入 46

48 函 数 按 钮, 打 开 插 入 函 数 对 话 框, 在 或 选 择 类 别 下 拉 列 表 框 中 选 择 查 找 与 引 用, 在 选 择 函 数 列 表 框 中 选 择 VLOOKUP, 单 击 确 定 按 钮, 弹 出 函 数 参 数 对 话 框 (2) 由 于 要 根 据 工 号 列 数 据 在 已 定 义 的 名 称 为 信 息 的 数 据 区 域 寻 找 匹 配 行 的 姓 名 数 据, 所 以 VLOOKUP 函 数 的 第 一 个 参 数 应 该 选 择 单 元 格 B5( ) 这 个 参 数 的 含 义 是 确 定 在 指 定 区 域 的 第 1 列 需 要 查 找 的 值 (3) 将 光 标 定 位 到 函 数 参 数 对 话 框 的 第 二 个 编 辑 框 中, 单 击 用 于 公 式 下 拉 列 表 按 钮, 再 单 击 粘 贴 名 称 按 钮, 打 开 粘 贴 名 称 对 话 框, 选 中 粘 贴 名 称 信 息, 如 图 11.8 所 示, 单 击 确 定 按 钮, 至 此 第 二 个 参 数 设 置 完 毕 也 可 以 直 接 在 编 辑 框 中 输 入 信 息 这 个 参 数 的 含 义 是 即 将 要 查 找 数 据 的 指 定 范 围 图 11.8 粘 贴 名 称 对 话 框 (4) 函 数 参 数 对 话 框 中 的 第 三 个 参 数 含 义 是 : 如 果 VLOOKUP 函 数 在 指 定 区 域 的 第 1 列 能 够 查 找 到 指 定 值 , 那 么 就 决 定 当 前 记 录 ( 行 ) 的 哪 一 列 数 据 被 返 回, 该 参 数 用 数 字 确 定 列 在 指 定 区 域 中 的 位 置 这 里, 由 于 要 返 回 的 是 姓 名 数 据 ( 处 于 指 定 数 据 区 域 信 息 的 左 边 第 2 列 ), 所 以 在 编 辑 框 中 输 入 2 (5) 函 数 参 数 对 话 框 中 的 第 四 个 参 数 含 义 是 : 查 找 匹 配 方 式, 有 两 个 可 选 值 TRUE 和 FALSE 如 果 设 为 TRUE 或 省 略, 则 指 定 数 据 区 域 第 1 列 中 的 内 容 必 须 按 升 序 排 列, 否 则 VLOOKUP 函 数 可 能 不 能 返 回 正 确 的 数 据 ( 如 果 查 找 不 到 指 定 的 精 确 匹 配 值, 则 返 回 小 于 Lookup_value 的 最 大 值 所 在 行 的 指 定 列 数 据 ), 属 于 大 致 匹 配 如 果 设 为 FALSE, 则 指 定 数 据 区 域 第 1 列 中 的 内 容 不 必 进 行 排 序, 而 且 VLOOKUP 函 数 将 返 回 精 确 匹 配 值 所 在 行 的 指 定 列 数 据, 如 果 查 找 不 到 指 定 的 精 确 匹 配 值, 则 返 回 错 误 值 #N/A 由 于 本 案 例 中 指 定 数 据 区 域 第 1 列 中 的 内 容 并 没 有 按 升 序 排 列, 而 且 还 要 求 查 找 指 定 的 精 确 匹 配 值, 所 以 根 据 参 数 规 则, 在 这 里 将 第 四 个 参 数 设 为 FALSE (6) 参 数 设 置 完 毕, 如 图 11.9 所 示, 单 击 确 定 按 钮, 单 元 格 C5 中 显 示 张 少 卿, 对 应 的 编 辑 栏 中 显 示 公 式 为 =VLOOKUP(B5, 信 息,2,FALSE) (7) 双 击 单 元 格 C5 的 填 充 柄, 复 制 公 式 到 单 元 格 区 域 C6:C102 中, 至 此 完 成 姓 名 列 数 据 的 引 用 47

49 (8) 用 以 上 同 样 的 方 法, 完 成 区 域 部 门 列 数 据 的 引 用, 注 意 第 三 个 参 数 要 分 别 设 置 为 3 和 4, 其 它 参 数 和 上 文 相 同 提 示 : 上 述 第 8 个 步 骤 中, 也 可 以 直 接 将 公 式 =VLOOKUP(B5, 信 息,2,FALSE) 复 制 到 单 元 格 D5 和 E5 中 ( 注 意 : 不 能 使 用 鼠 标 拖 动 复 制, 或 单 元 格 到 单 元 格 的 复 制 方 式 如 果 一 定 要 这 么 做 的 话, 则 要 将 B5 改 为 $B5 后 拖 动 ( 或 复 制 ), 或 者 在 拖 动 ( 或 复 制 ) 后 将 公 式 的 第 一 个 参 数 再 次 改 成 B5 ), 然 后 在 单 元 格 D5 和 E5 对 应 的 编 辑 栏 中 ( 或 双 击 单 元 格, 进 入 编 辑 状 态 ) 分 别 将 公 式 的 第 三 个 参 数 改 为 3 和 4 说 明 :VLOOKUP 函 数 是 垂 直 查 找 函 数, 其 功 能 是 : 查 找 指 定 数 据 区 域 左 边 第 1 列 满 足 条 件 的 元 素, 并 返 回 数 据 区 域 当 前 行 中 指 定 列 处 的 值 VLOOKUP 函 数 语 法 是 :VLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Col_index_num,Range_lookup) Lookup_value 参 数 含 义 : 需 要 在 指 定 数 据 区 域 第 1 列 中 查 找 的 内 容, 可 以 为 数 值 引 用 或 文 本 字 符 串 Table_array 参 数 含 义 : 需 要 在 其 中 查 找 数 据 的 数 据 表, 可 以 使 用 对 区 域 或 区 域 名 称 的 引 用 Col_index_num 参 数 含 义 :Table_array 中 待 返 回 的 匹 配 值 的 列 序 号 Range_lookup 参 数 含 义 : 查 找 匹 配 方 式, 有 两 个 可 选 值 TRUE 和 FALSE 如 果 设 为 TRUE 或 省 略, 则 指 定 数 据 区 域 第 1 列 中 的 内 容 必 须 按 升 序 排 列, 否 则 VLOOKUP 函 数 可 能 不 能 返 回 正 确 的 数 据 ( 如 果 查 找 不 到 指 定 的 精 确 匹 配 值, 则 返 回 小 于 Lookup_value 的 最 大 值 所 在 行 的 指 定 列 数 据 ), 属 于 大 致 匹 配 图 11.9 函 数 参 数 对 话 框 如 果 设 为 FALSE, 则 指 定 数 据 区 域 第 1 列 中 的 内 容 不 必 进 行 排 序, 而 且 VLOOKUP 函 数 将 返 回 精 确 匹 配 值 所 在 行 的 指 定 列 数 据, 如 果 查 找 不 到 指 定 的 精 确 匹 配 值, 则 返 回 错 误 值 #N/A 2. 从 销 售 信 息 工 作 表 中 引 用 数 据 任 务 : 将 销 售 信 息 工 作 表 中 的 一 季 度 二 季 度 三 季 度 四 季 度 数 据 引 用 到 销 售 记 录 工 作 表 中, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 销 售 记 录 工 作 表 标 签, 在 单 元 格 F5 中 输 入 =, 再 单 击 销 售 信 息 工 作 表 标 签, 然 后 单 击 单 元 格 B4, 此 时 编 辑 栏 中 显 示 = 销 售 信 息!B4, 最 后 单 击 输 入 按 钮 或 按 Enter 键 确 认, 在 销 售 记 录 工 作 表 的 单 元 格 F5 中 就 引 用 了 销 售 信 息 工 作 表 的 单 元 格 B4 中 的 数 据 48

50 (2) 在 销 售 记 录 工 作 表 中, 向 右 拖 动 单 元 格 F5 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 G5:I5 后 松 开 鼠 标, 此 时 单 元 格 F5 的 公 式 就 被 复 制 到 了 目 标 区 域, 并 且 公 式 中 的 单 元 格 地 址 也 发 生 了 相 对 的 变 化 注 意, 采 用 这 种 复 制 方 式 一 定 要 确 保 销 售 记 录 工 作 表 中 的 一 季 度 二 季 度 三 季 度 四 季 度 列 顺 序 与 销 售 信 息 工 作 表 的 完 全 一 致, 并 且 连 续 (3) 从 左 到 右 依 次 双 击 销 售 记 录 工 作 表 中 单 元 格 F5 G5 H5 I5 的 填 充 柄, 这 时 销 售 信 息 工 作 表 中 的 一 季 度 二 季 度 三 季 度 四 季 度 数 据 就 被 引 用 到 销 售 记 录 工 作 表 中 3. 计 算 业 务 员 的 年 度 销 售 总 额 评 定 星 级 及 奖 金 数 额 任 务 : 在 销 售 记 录 工 作 表 中, 计 算 业 务 员 的 年 度 销 售 总 额 思 考 一 下 怎 么 做? 请 大 家 自 行 完 成 任 务 : 在 销 售 记 录 工 作 表 中, 计 算 业 务 员 的 评 定 星 级, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 记 录 工 作 表 的 单 元 格 K5 中 输 入 =, 在 编 辑 栏 左 边 的 函 数 下 拉 列 表 框 中 选 择 IF 函 数, 如 图 所 示 图 在 函 数 下 拉 列 表 框 中 选 择 IF 函 数 (2) 打 开 函 数 参 数 对 话 框, 在 Logical_test 参 数 框 中, 直 接 输 入 逻 辑 条 件 J5>=150 ; 在 Value_if_true 参 数 框 中, 直 接 输 入 " 三 星 " (3) 将 插 入 点 定 位 在 Value_if_false 参 数 框 中, 单 击 编 辑 栏 左 边 的 IF 函 数, 第 2 次 打 开 函 数 参 数 对 话 框, 在 Logical_test 参 数 框 中, 直 接 输 入 逻 辑 条 件 J5>=100 ; 在 Value_if_true 参 数 框 中, 直 接 输 入 " 二 星 " (4) 继 续 将 插 入 点 定 位 在 Value_if_false 参 数 框 中, 再 次 单 击 编 辑 栏 左 边 的 IF 函 数, 第 3 次 打 开 函 数 参 数 对 话 框, 在 Logical_test 参 数 框 中, 直 接 输 入 逻 辑 条 件 J5>=60 ; 在 Value_if_true 参 数 框 中, 直 接 输 入 " 一 星 " ; 在 Value_if_false 参 数 框 中, 直 接 输 入 " 不 合 格 " (5) 然 后 单 击 确 定 按 钮 单 元 格 K5 中 显 示 一 星, 对 应 的 编 辑 栏 中 显 示 公 式 为 =IF(J5>=150," 三 星 ",IF(J5>=100," 二 星 ",IF(J5>=60," 一 星 "," 不 合 格 "))) (6) 双 击 单 元 格 K5 的 填 充 柄, 自 动 复 制 公 式 到 目 标 区 域 K6:K102 提 示 : 也 可 以 直 接 在 单 元 格 K5 中 输 入 公 式 =IF(J5>=150," 三 星 ",IF(J5>=100," 二 星 ",IF(J5>=60," 一 星 "," 不 合 格 "))), 但 要 注 意 正 确 应 用 参 数 分 隔 符,, 以 及 正 确 进 行 括 号 的 配 对, 必 须 使 左 右 括 号 相 同, 且 位 置 恰 当 单 元 格 处 于 编 辑 状 态 时, 配 对 的 括 号 自 动 使 用 相 同 的 颜 色 表 示, 并 且 不 同 的 括 号 配 对 颜 色 不 同, 请 注 意 观 察 说 明 : 这 里 要 将 销 售 额 划 分 为 四 个 档 次, 而 单 个 IF 函 数 只 能 判 定 两 个 档 次, 所 以 必 须 要 使 用 多 个 IF 函 数 的 嵌 套 形 式 来 评 定 星 级, 每 多 一 个 档 次, 多 增 加 一 个 IF 函 数 多 个 IF 函 数 之 间 是 由 外 而 内 的 嵌 套 关 系, 第 2 层 IF 函 数 整 体 作 为 外 层 IF 函 数 的 Value_if_true 参 数 或 Value_if_false 参 数, 主 要 取 决 于 实 际 问 题 的 逻 辑 关 系 和 条 件 的 设 置 方 式, 第 3 层 IF 函 数 整 体 作 为 第 2 层 IF 函 数 49

51 的 Value_if_true 参 数 或 Value_if_false 参 数, 同 样 取 决 于 实 际 问 题 的 逻 辑 关 系 和 条 件 的 设 置 方 式, 依 次 类 推,Excel 2010 最 多 可 以 嵌 套 64 层 IF 函 数 本 案 例 中, 内 层 IF 函 数 整 体 作 为 外 层 IF 函 数 的 Value_if_false 参 数, 当 然 也 可 以 通 过 修 改 逻 辑 条 件, 使 得 内 层 IF 函 数 整 体 作 为 外 层 IF 函 数 的 Value_if_true 参 数, 请 大 家 思 考 一 下, 怎 么 改? 任 务 : 在 销 售 记 录 工 作 表 中, 计 算 业 务 员 的 奖 金 数 额, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 为 星 级 标 准 工 作 表 的 单 元 格 区 域 B4:C7 创 建 数 据 区 域 名 称 星 级 (2) 在 销 售 记 录 工 作 表 的 单 元 格 L5 中 直 接 输 入 公 式 =VLOOKUP(K5, 星 级,2,FALSE), 按 Enter 键 确 认 请 思 考 一 下, 公 式 的 含 义, 为 什 么? (3) 双 击 单 元 格 L5 的 填 充 柄, 完 成 奖 金 数 额 计 算 4. 对 销 售 记 录 进 行 有 关 格 式 化 任 务 : 给 销 售 记 录 工 作 表 中 的 货 币 数 字 添 加 货 币 符 号, 并 设 置 为 保 留 两 位 小 数, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 记 录 工 作 表 中 选 择 单 元 格 区 域 F5:J102 和 单 元 格 区 域 L5:L102, 注 意, 选 择 不 连 续 的 单 元 格 区 域 时, 要 按 住 Ctrl 键 (2) 在 开 始 选 项 卡 工 具 栏 中, 单 击 格 式 设 置 单 元 格 格 式 按 钮, 打 开 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框, 单 击 数 字 选 项 卡, 在 分 类 栏 选 择 货 币, 将 小 数 位 数 设 置 为 2, 在 货 币 符 号 下 拉 列 表 框 中 选 择, 如 图 所 示, 单 击 确 定 按 钮 图 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框 任 务 : 将 销 售 记 录 工 作 表 中 单 元 格 区 域 A5:L102 的 偶 数 行 通 过 条 件 格 式 设 置 为 浅 蓝 的 底 纹 颜 色, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 记 录 工 作 表 中 选 择 单 元 格 区 域 A5:L102 (2) 在 开 始 选 项 卡 工 具 栏 中, 单 击 条 件 格 式 新 建 规 则 按 钮, 打 开 新 建 格 式 规 则 对 话 框, 在 选 择 规 则 类 型 栏 中 选 择 使 用 公 式 确 定 要 设 置 格 式 的 单 元 格, 在 编 辑 规 则 说 明 栏 的 编 辑 框 中 输 入 公 式 =MOD(ROW(),2)=0 50

52 (3) 单 击 格 式 按 钮, 打 开 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框, 单 击 填 充 选 项 卡, 选 择 单 元 格 底 纹 颜 色 为 浅 蓝, 单 击 确 定 按 钮, 返 回 至 新 建 格 式 规 则 对 话 框, 如 图 所 示, 单 击 确 定 按 钮, 效 果 如 图 11.2 所 示 图 新 建 格 式 规 则 对 话 框 提 示 : 上 述 条 件 格 式 中 的 公 式 最 后 求 值 结 果 必 须 可 以 判 断 出 逻 辑 值 为 真 或 假, 只 有 当 公 式 的 返 回 值 为 逻 辑 真 时, 格 式 才 应 用 于 选 定 的 单 元 格 说 明 : 公 式 =MOD(ROW(),2)=0 中 的 ROW() 函 数 用 于 返 回 当 前 行 号,MOD() 函 数 为 取 余 函 数, 返 回 两 个 参 数 相 除 后 的 余 数 当 前 公 式 中 ROW() 为 被 除 数,2 为 除 数, 当 行 号 除 以 2 余 数 为 0 时, 说 明 单 元 格 所 在 的 行 为 偶 数 行 请 思 考 一 下, 如 何 设 置 奇 数 行 的 格 式? 设 置 这 种 隔 行 的 格 式 主 要 为 了 使 得 邻 近 行 的 数 据 显 示 不 同 的 效 果, 便 于 阅 读, 避 免 从 左 到 右 查 看 时 串 行 看 错 信 息 的 情 况 对 于 拥 有 大 量 数 据 的 表 格, 这 种 格 式 设 置 是 必 要 的 5. 对 销 售 记 录 进 行 有 关 实 用 操 作 任 务 : 给 销 售 记 录 工 作 表 中 的 星 级 列 和 奖 金 列 标 题 所 在 单 元 格 添 加 说 明 性 的 文 字 批 注, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 记 录 工 作 表 中 选 择 单 元 格 K4, 单 击 审 阅 选 项 卡, 单 击 新 建 批 注 按 钮, 此 时 在 单 元 格 K4 的 右 上 方 有 一 个 红 色 的 小 三 角 标 记, 在 右 边 出 现 批 注 文 本 框 (2) 在 文 本 框 中 输 入 内 容 : 总 额 >=150( 三 星 ); 后, 按 Enter 键 输 入 下 一 行 内 容 150> 总 额 >=100( 二 星 );, 再 换 行 输 入 内 容 100> 总 额 >=60( 一 星 );, 继 续 换 行 输 入 内 容 总 额 <60( 不 合 格 ) (3) 然 后 只 要 在 批 注 文 本 框 以 外 的 其 它 区 域 单 击 一 下 鼠 标, 就 可 以 完 成 批 注 的 添 加, 单 元 格 K4 右 上 方 的 红 色 小 三 角 标 记 说 明 该 单 元 格 存 在 批 注 当 鼠 标 指 针 移 动 到 添 加 过 批 注 的 单 元 格 时, 批 注 就 会 显 示 出 来, 用 于 提 示 和 注 解 (4) 用 同 样 的 方 法 给 单 元 格 L4 也 添 加 批 注 内 容 三 星 ( 五 万 ); 二 星 ( 三 万 ); 一 星 ( 一 万 ); 不 合 格 ( 扣 五 千 ) 说 明 : 批 注 是 一 种 注 解 提 示 性 的 文 字, 批 注 可 以 进 行 编 辑 删 除 复 制 等 操 作 批 注 文 本 框 的 大 小 位 置 和 格 式 等 都 可 以 进 行 调 整 任 务 : 对 销 售 记 录 工 作 表 进 行 冻 结 和 拆 分, 操 作 步 骤 如 下 : 51

53 (1) 在 销 售 记 录 工 作 表 中 选 择 单 元 格 D5, 单 击 视 图 选 项 卡, 单 击 冻 结 窗 格 下 拉 列 表 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 冻 结 拆 分 窗 格 按 钮, 此 时 在 D 列 的 左 边 界 和 第 5 行 的 上 边 界 出 现 冻 结 线, 如 图 所 示 这 样 可 以 冻 结 住 第 1~4 行 以 及 A~C 列 的 整 个 区 域 当 在 窗 口 中 拖 动 垂 直 滚 动 条 时, 第 1~4 行 区 域 不 动 ; 当 在 窗 口 中 拖 动 水 平 滚 动 条 时,A~C 列 区 域 不 动 请 自 行 尝 试 一 下, 观 察 拖 动 滚 动 条 时 窗 口 中 的 变 化, 思 考 一 下, 冻 结 有 什 么 好 处? 图 冻 结 窗 格 (2) 单 击 视 图 选 项 卡 工 具 栏 中 冻 结 窗 格 下 拉 列 表 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 取 消 冻 结 窗 格 按 钮, 取 消 当 前 窗 口 的 冻 结 (3) 在 销 售 记 录 工 作 表 中 选 择 单 元 格 G15, 单 击 视 图 选 项 卡 工 具 栏 中 拆 分 按 钮, 此 时 窗 口 在 G 列 的 左 边 界 和 第 15 行 的 上 边 界 位 置, 被 分 成 了 四 个 子 窗 口, 如 图 所 示 通 过 拖 动 滚 动 条, 在 每 个 子 窗 口 中 都 可 以 查 看 到 全 部 工 作 表 数 据 请 自 行 尝 试 一 下, 图 窗 口 拆 分 52

54 观 察 拖 动 滚 动 条 时 窗 口 中 的 变 化, 思 考 一 下, 拆 分 有 什 么 好 处? (4) 再 次 单 击 视 图 选 项 卡 工 具 栏 中 拆 分 按 钮, 取 消 当 前 窗 口 的 拆 分 说 明 : 冻 结 窗 格 可 以 使 得 在 选 择 滚 动 工 作 表 时 始 终 保 持 需 要 可 见 的 数 据 当 要 查 看 的 工 作 表 行 数 据 和 列 数 据 很 多 时, 势 必 要 滚 动 窗 口, 但 是 工 作 表 的 列 标 题 和 行 标 题 也 会 跟 着 滚 动, 这 就 给 查 看 数 据 带 来 不 便, 可 能 会 不 知 道 看 到 的 数 据 是 什 么 类 型 的 数 据, 怎 么 解 决 这 一 问 题 呢? 冻 结 窗 格 就 是 一 个 好 的 选 择 冻 结 的 窗 格 包 括 : 顶 部 水 平 窗 格 和 左 侧 垂 直 窗 格 如 果 要 生 成 顶 部 水 平 窗 格, 则 要 首 先 选 择 待 冻 结 处 的 下 一 行 ; 如 果 要 生 成 左 侧 垂 直 窗 格, 则 要 首 先 选 择 待 冻 结 处 的 右 边 一 列 ; 如 果 要 同 时 生 成 顶 部 水 平 窗 格 和 左 侧 垂 直 窗 格, 则 要 首 先 选 择 待 冻 结 处 右 下 方 的 单 元 格 窗 口 拆 分 可 以 同 时 查 看 工 作 表 的 多 个 部 分, 便 于 数 据 的 对 比 拆 分 后 的 窗 口 可 以 通 过 鼠 标 拖 动 窗 口 边 界 的 拆 分 框 来 调 整 大 小, 可 以 上 下 调 整 左 右 调 整 或 上 下 左 右 同 时 调 整 制 作 公 司 年 度 销 售 统 计 表 1. 计 算 各 分 公 司 和 总 公 司 业 务 员 数 量 任 务 : 在 销 售 统 计 工 作 表 中 计 算 各 分 公 司 业 务 员 数 量, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 统 计 工 作 表 中 选 择 单 元 格 B4, 单 击 公 式 选 项 卡, 单 击 插 入 函 数 按 钮, 打 开 插 入 函 数 对 话 框, 在 或 选 择 类 别 下 拉 列 表 框 中 选 择 统 计, 在 选 择 函 数 列 表 框 中 选 择 COUNTIF, 单 击 确 定 按 钮, 弹 出 函 数 参 数 对 话 框 (2) 将 插 入 点 定 位 到 Range 参 数 框 中, 单 击 销 售 记 录 工 作 表 标 签, 选 中 单 元 格 区 域 D5:D102, 如 图 所 示 松 开 鼠 标, 此 时 Range 参 数 框 中 出 现 了 统 计 范 围 销 售 记 录!D5:D102 图 跨 工 作 表 选 择 COUNTIF 函 数 参 数 (3) 将 插 入 点 定 位 到 Criteria 参 数 框 中, 输 入 " 华 北 ", 单 击 确 定 按 钮, 单 元 格 B4 中 显 示 21, 意 味 着 华 北 分 公 司 的 业 务 员 是 21 人, 编 辑 栏 中 显 示 的 公 式 为 =COUNTIF( 销 售 记 录!D5:D102," 华 北 ") (4) 单 击 编 辑 栏, 将 光 标 置 于 函 数 区 域, 单 击 函 数 提 示 信 息 中 的 range, 此 时 选 中 函 数 的 Range 参 数 部 分 销 售 记 录!D5:D102 ( 反 白 显 示 ), 按 键 盘 F4 键 将 销 售 记 53

55 录!D5:D102 ( 相 对 地 址 ) 切 换 成 销 售 记 录!$D$5:$D$102 ( 绝 对 地 址 ), 或 者 也 可 以 通 过 键 盘 输 入 修 改, 然 后 按 Enter 键 确 认 这 一 步 是 为 后 面 复 制 公 式 做 准 备 (5) 拖 动 单 元 格 B4 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 B5:B8, 此 时 目 标 区 域 都 显 示 为 21, 那 么 这 个 结 果 是 否 正 确 呢? 答 案 是 否 定 的, 因 为 此 时 各 单 元 格 的 公 式 完 全 相 同, 显 然 是 不 对 的, 所 以 还 需 要 进 一 步 修 改 (6) 将 单 元 格 B5 B6 B7 B8 公 式 中 COUNTIF 函 数 的 Criteria 参 数 部 分, 分 别 修 改 为 " 华 东 " " 华 南 " " 华 中 " " 西 部 " 这 样 目 标 区 域 中 所 有 的 单 元 格 就 能 够 按 指 定 条 件 正 确 统 计 人 数 提 示 : 如 果 使 用 COUNTIF 函 数 的 公 式 需 要 复 制, 而 且 Range 参 数 的 引 用 区 域 固 定 不 变 的 情 况 下, 通 常 使 用 绝 对 引 用 或 区 域 命 名 方 式 实 现 说 明 :COUNTIF 函 数 用 来 统 计 指 定 区 域 内 满 足 给 定 条 件 的 单 元 格 个 数 语 法 形 式 是 COUNTIF(range,criteria) Range 为 需 要 计 算 其 中 满 足 条 件 的 单 元 格 数 目 的 单 元 格 区 域 Criteria 为 确 定 哪 些 单 元 格 将 被 计 算 在 内 的 条 件, 其 形 式 可 以 为 数 字 表 达 式 或 文 本 例 如, 条 件 可 以 表 示 为 32 "32" ">32" 或 "apples" 任 务 : 在 销 售 统 计 工 作 表 中 计 算 总 公 司 业 务 员 数 量, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 统 计 工 作 表 中 选 择 单 元 格 B9, 单 击 公 式 选 项 卡 工 具 栏 中 插 入 函 数 按 钮, 打 开 插 入 函 数 对 话 框, 在 或 选 择 类 别 下 拉 列 表 框 中 选 择 统 计, 在 选 择 函 数 列 表 框 中 选 择 COUNTA, 单 击 确 定 按 钮, 弹 出 函 数 参 数 对 话 框 (2) 不 采 用 默 认 区 域 参 数, 将 插 入 点 定 位 到 Value1 参 数 框 中, 删 除 其 内 容, 单 击 销 售 记 录 工 作 表 标 签, 选 中 单 元 格 区 域 C5:C102, 如 图 所 示 松 开 鼠 标, 此 时 Value1 参 数 框 中 出 现 了 统 计 范 围 销 售 记 录!C5:C102 图 跨 工 作 表 选 择 COUNTA 函 数 参 数 (3) 单 击 确 定 按 钮, 此 时 单 元 格 B9 中 显 示 98, 编 辑 栏 中 显 示 的 公 式 为 =COUNTA( 销 售 记 录!C5:C102) 说 明 :COUNTA 函 数 功 能 是 用 来 统 计 指 定 范 围 内 非 空 值 的 单 元 格 个 数, 单 元 格 的 类 型 不 限 语 法 形 式 是 COUNTA(value1,value2,...) 54

56 value1, value2,... 为 所 要 计 算 的 值, 参 数 个 数 为 1 到 30 个 在 这 种 情 况 下, 参 数 值 可 以 是 任 何 类 型, 它 们 可 以 包 括 空 字 符 (""), 但 不 包 括 空 白 单 元 格 如 果 参 数 是 数 组 或 单 元 格 引 用, 则 数 组 或 引 用 中 的 空 白 单 元 格 将 被 忽 略 如 果 不 需 要 统 计 逻 辑 值 文 字 或 错 误 值, 请 使 用 COUNT 函 数 2. 计 算 分 公 司 和 总 公 司 的 季 度 销 售 额 与 年 度 销 售 总 额 任 务 : 在 销 售 统 计 工 作 表 中 计 算 分 公 司 的 季 度 销 售 额 与 年 度 销 售 总 额, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 统 计 工 作 表 中 选 择 单 元 格 C4, 单 击 公 式 选 项 卡 工 具 栏 中 插 入 函 数 按 钮, 打 开 插 入 函 数 对 话 框, 在 或 选 择 类 别 下 拉 列 表 框 中 选 择 数 学 与 三 角 函 数, 在 选 择 函 数 列 表 框 中 选 择 SUMIF, 单 击 确 定 按 钮, 弹 出 函 数 参 数 对 话 框 (2) 将 插 入 点 定 位 到 Range 参 数 框 中, 单 击 销 售 记 录 工 作 表 标 签, 选 中 单 元 格 区 域 D5:D102 松 开 鼠 标, 此 时 Range 参 数 框 中 出 现 了 将 要 设 置 条 件 的 单 元 格 范 围 销 售 记 录!D5:D102 (3) 将 插 入 点 定 位 到 Criteria 参 数 框 中, 输 入 " 华 北 " 将 插 入 点 定 位 到 Sum_range 参 数 框 中, 再 次 单 击 销 售 记 录 工 作 表 标 签, 选 中 单 元 格 区 域 F5:F102 松 开 鼠 标, 此 时 Sum_range 参 数 框 中 出 现 了 将 要 实 际 求 和 的 单 元 格 范 围 销 售 记 录!F5:F102, 如 图 所 示 图 跨 工 作 表 选 择 SUMIF 函 数 参 数 (4) 单 击 确 定 按 钮, 此 时 单 元 格 C4 中 显 示 , 编 辑 栏 中 显 示 的 公 式 为 =SUMIF( 销 售 记 录!D5:D102," 华 北 ", 销 售 记 录!F5:F102) (5) 继 续 在 单 元 格 C4 中, 将 设 置 条 件 的 单 元 格 范 围 销 售 记 录!D5:D102 修 改 为 销 售 记 录!$D$5:$D$102 ( 绝 对 地 址 ), 本 案 例 中 这 一 范 围 是 固 定 不 变 的 ; 将 实 际 求 和 的 单 元 格 范 围 销 售 记 录!F5:F102 修 改 为 销 售 记 录!F$5:F$102 ( 行 号 固 定 的 混 合 地 址 ), 本 案 例 中 这 一 范 围 只 在 列 之 间 变 化, 行 之 间 是 固 定 的 (6) 拖 动 单 元 格 C4 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 C5:C8, 将 单 元 格 C5 C6 C7 C8 公 式 中 SUMIF 函 数 的 Criteria 参 数 部 分, 分 别 修 改 为 " 华 东 " " 华 南 " " 华 中 " " 西 部 " 这 样 目 标 区 域 中 所 有 的 单 元 格 就 能 够 按 指 定 条 件 正 确 计 算 一 季 度 的 销 售 额 (7) 向 右 拖 动 单 元 格 C4 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 D4:F4; 向 右 拖 动 单 元 格 C5 的 填 充 柄 至 55

57 目 标 区 域 D5:F5; 向 右 拖 动 单 元 格 C6 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 D6:F6; 向 右 拖 动 单 元 格 C7 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 D7:F7; 向 右 拖 动 单 元 格 C8 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 D8:F8, 至 此 所 有 分 公 司 的 各 季 度 销 售 额 计 算 完 毕 (8) 在 单 元 格 G4 中 计 算 华 北 分 公 司 的 年 度 销 售 总 额 ( 思 考 一 下 怎 么 做? 请 自 行 完 成 ) (9) 然 后 向 下 拖 动 单 元 格 G4 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 G5:G8 说 明 :SUMIF 函 数 的 功 能 是 根 据 指 定 条 件 对 若 干 单 元 格 求 和 语 法 形 式 是 SUMIF(range,criteria,sum_range) Range 为 用 于 条 件 判 断 的 单 元 格 区 域 Criteria 为 确 定 哪 些 单 元 格 将 被 相 加 求 和 的 条 件, 其 形 式 可 以 为 数 字 表 达 式 或 文 本 例 如, 条 件 可 以 表 示 为 32 "32" ">32" 或 "apples" Sum_range 是 需 要 求 和 的 实 际 单 元 格 只 有 在 区 域 中 相 应 的 单 元 格 符 合 条 件 的 情 况 下,sum_range 中 的 单 元 格 才 求 和 如 果 忽 略 了 sum_range, 则 对 区 域 中 的 单 元 格 求 和 任 务 : 在 销 售 统 计 工 作 表 中 计 算 总 公 司 的 季 度 销 售 额 与 年 度 销 售 总 额, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 统 计 工 作 表 的 单 元 格 C9 中 计 算 总 公 司 的 一 季 度 销 售 额 ( 思 考 一 下 怎 么 做? 请 自 行 完 成 ) (2) 然 后 向 右 拖 动 单 元 格 C9 的 填 充 柄 至 目 标 区 域 D9:G9 3. 计 算 分 公 司 和 总 公 司 的 季 度 平 均 销 售 额 与 业 绩 贡 献 度 任 务 : 在 销 售 统 计 工 作 表 中 计 算 分 公 司 和 总 公 司 的 季 度 平 均 销 售 额, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 统 计 工 作 表 的 单 元 格 H4 中, 直 接 输 入 =G4/, 保 持 编 辑 状 态, 插 入 点 在 / 之 后 (2) 单 击 公 式 选 项 卡 工 具 栏 中 插 入 函 数 按 钮, 打 开 插 入 函 数 对 话 框, 在 或 选 择 类 别 下 拉 列 表 框 中 选 择 统 计, 在 选 择 函 数 列 表 框 中 选 择 COUNT, 单 击 确 定 按 钮, 弹 出 函 数 参 数 对 话 框 (3) 不 采 用 默 认 区 域 参 数, 将 插 入 点 定 位 到 Value1 参 数 框 中, 删 除 其 内 容, 重 新 选 择 单 元 格 区 域 C4:F4, 如 图 所 示 松 开 鼠 标, 单 击 确 定 按 钮 (4) 复 制 单 元 格 H4, 选 中 目 标 区 域 H5:H9, 通 过 选 择 性 粘 贴 选 项 仅 将 单 元 格 H4 中 的 公 式 粘 贴 到 目 标 区 域 图 重 新 选 择 COUNT 函 数 参 数 56

58 说 明 :COUNT 函 数 的 功 能 是 统 计 包 含 数 字 以 及 包 含 参 数 列 表 中 的 数 字 型 单 元 格 的 个 数 利 用 COUNT 函 数 可 以 计 算 单 元 格 区 域 或 数 字 数 组 中 数 字 字 段 的 输 入 项 个 数 语 法 形 式 是 COUNT(value1,value2,...) value1, value2,... 为 包 含 或 引 用 各 种 类 型 数 据 的 参 数 (1 到 30 个 ), 但 只 有 数 字 类 型 的 数 据 才 被 计 算 COUNT 函 数 在 计 数 时, 将 把 数 字 日 期 或 以 文 本 代 表 的 数 字 计 算 在 内 ; 但 是 错 误 值 或 其 他 无 法 转 换 成 数 字 的 文 字 将 被 忽 略 如 果 参 数 是 一 个 数 组 或 引 用, 那 么 只 统 计 数 组 或 引 用 中 的 数 字 ; 数 组 或 引 用 中 的 空 白 单 元 格 逻 辑 值 文 字 或 错 误 值 都 将 被 忽 略 如 果 要 统 计 逻 辑 值 文 字 或 错 误 值, 请 使 用 函 数 COUNTA 任 务 : 在 销 售 统 计 工 作 表 中 计 算 分 公 司 和 总 公 司 的 业 绩 贡 献 度, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 统 计 工 作 表 的 单 元 格 I4 中, 直 接 输 入 =G4/$G$9, 按 Enter 键 确 认 (2) 复 制 单 元 格 I4, 选 中 目 标 区 域 I5:I9, 通 过 选 择 性 粘 贴 选 项 仅 将 单 元 格 I4 中 的 公 式 粘 贴 到 目 标 区 域 4. 对 销 售 统 计 进 行 有 关 格 式 化 任 务 : 给 销 售 统 计 工 作 表 中 的 一 季 度 二 季 度 三 季 度 四 季 度 年 度 总 额 季 度 均 额 数 据 添 加 货 币 符 号, 并 保 留 两 位 小 数 思 考 一 下 怎 么 操 作? 请 自 行 完 成 任 务 : 将 销 售 统 计 工 作 表 中 的 贡 献 度 数 据 设 置 为 百 分 比 形 式, 并 保 留 两 位 小 数 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 统 计 工 作 表 中 选 择 单 元 格 区 域 I4:I9 (2) 单 击 右 击 菜 单 中 的 设 置 单 元 格 格 式 命 令, 打 开 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框, 单 击 数 字 选 项 卡, 在 分 类 列 表 框 中 选 择 百 分 比, 设 置 小 数 位 数 为 2, 如 图 所 示, 单 击 确 定 按 钮 图 单 元 格 格 式 对 话 框 5. 制 作 业 绩 贡 献 度 图 表, 并 进 行 相 关 格 式 化 任 务 : 在 销 售 统 计 工 作 表 中, 将 贡 献 度 数 据 用 嵌 入 式 的 分 离 型 三 维 饼 图 呈 现 出 来, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 统 计 工 作 表 中 选 择 单 元 格 区 域 A3:A8 和 单 元 格 区 域 I3:I8, 注 意 选 择 不 连 续 的 单 元 格 区 域, 要 按 住 Ctrl 键 57

59 (2) 单 击 插 入 选 项 卡, 单 击 工 具 栏 图 表 区 域 饼 图 下 拉 列 表 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 分 离 型 三 维 饼 图 图 标, 如 图 所 示 (3) 松 开 鼠 标 后, 图 表 创 建 完 毕, 适 当 移 动 图 表 位 置 任 务 : 在 销 售 统 计 工 作 表 中, 修 改 图 表 标 题 为 区 域 分 公 司 业 绩 贡 献 度 对 比, 设 置 图 表 标 题 为 华 文 行 楷 加 粗 18 号 橙 色, 设 置 饼 图 显 示 值 数 据 标 签, 设 置 图 表 区 的 填 充 效 果 为 新 闻 纸 思 考 一 下 该 怎 么 设 置? 请 自 行 完 成 效 果 如 图 11.5 所 示 实 现 销 售 记 录 数 据 的 分 类 查 看 和 对 比 1. 利 用 分 类 汇 总 功 能 查 看 各 区 域 分 公 司 的 人 均 销 售 额 和 奖 金 分 类 汇 总 就 是 对 数 据 清 单 按 某 字 段 进 行 分 类, 将 字 段 值 相 同 的 连 续 记 录 作 为 一 类, 进 行 求 和 平 均 计 数 等 汇 总 运 算 要 注 意 的 是, 在 分 类 汇 总 之 前, 首 先 必 须 要 对 分 类 的 字 段 进 行 排 序, 否 则 分 类 就 毫 无 意 义 ; 其 次, 在 分 类 汇 总 时 要 区 分 清 楚 对 哪 个 字 段 分 类 对 哪 些 字 段 汇 总 以 及 汇 总 的 方 式 等 任 务 : 创 建 销 售 记 录 工 作 表 的 副 本, 放 置 在 销 售 统 计 工 作 表 右 边, 并 改 名 为 区 域 人 均 思 考 一 下 该 怎 么 操 作? 请 自 行 完 成 任 务 : 在 区 域 人 均 工 作 表 中 利 用 分 类 汇 总 功 能 查 看 各 区 域 分 公 司 的 人 均 销 售 额 和 奖 金, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 将 区 域 人 均 工 作 表 中 的 数 据 区 域 按 关 键 字 区 域 列 进 行 升 序 排 序 (2) 在 区 域 人 均 工 作 表 中 的 数 据 区 域 内 选 择 任 意 一 个 单 元 格, 单 击 数 据 选 项 卡, 单 击 工 具 栏 右 侧 的 分 类 汇 总 按 钮, 打 开 分 类 汇 总 对 话 框 (3) 在 分 类 字 段 下 拉 列 表 框 中 选 择 区 域, 在 汇 总 方 式 下 拉 列 表 框 中 选 择 平 均 值, 在 选 定 汇 总 项 列 表 框 里 选 中 一 季 度 二 季 度 三 季 度 四 季 度 总 额 和 奖 金 复 选 框, 如 图 所 示 图 图 表 区 域 饼 图 下 拉 列 表 58

60 图 分 类 汇 总 对 话 框 (4) 单 击 确 定 按 钮, 分 类 汇 总 成 功 但 由 于 数 据 量 多, 还 是 不 太 能 够 明 显 地 看 到 汇 总 数 据 怎 么 办 呢? 我 们 可 以 通 过 隐 藏 明 细 数 据, 让 汇 总 结 果 更 清 晰 (5) 单 击 数 据 区 域 左 侧 上 方 的 分 级 显 示 符 号, 表 示 只 显 示 1 级 和 2 级 数 据 ( 即 : 总 计 数 据 与 区 域 分 类 数 据 ), 这 时 明 细 数 据 就 被 隐 藏 起 来 了, 如 图 所 示 单 击 汇 总 行 左 侧 的 展 开 符 号 或 折 叠 符 号, 分 别 显 示 和 隐 藏 部 分 数 据 图 分 类 汇 总 数 据 提 示 : 分 类 汇 总 之 前 首 先 必 须 要 对 数 据 区 域 按 分 类 字 段 进 行 排 序, 目 的 是 为 了 把 分 类 字 段 中 相 同 数 据 的 记 录 连 续 排 列 如 果 需 要 删 除 分 类 汇 总 数 据, 可 以 单 击 分 类 汇 总 对 话 框 中 的 全 部 删 除 按 钮 来 完 成 任 务 : 继 续 创 建 销 售 记 录 工 作 表 的 副 本, 放 置 在 区 域 人 均 工 作 表 右 边, 并 改 名 为 部 门 人 均 思 考 一 下 该 怎 么 操 作? 请 自 行 完 成 任 务 : 在 部 门 人 均 工 作 表 中 利 用 嵌 套 分 类 汇 总 ( 重 复 分 类 汇 总 ) 功 能 查 看 各 区 域 分 公 司 以 及 每 个 区 各 部 门 的 人 均 销 售 额 和 奖 金, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 将 部 门 人 均 工 作 表 中 的 数 据 区 域 按 主 要 关 键 字 区 域 列 降 序 和 次 要 关 键 字 部 门 列 升 序 的 方 式 进 行 排 序 (2) 在 部 门 人 均 工 作 表 中 的 数 据 区 域 内 选 择 任 意 一 个 单 元 格, 单 击 数 据 选 项 卡, 单 击 工 具 栏 右 侧 的 分 类 汇 总 按 钮, 打 开 分 类 汇 总 对 话 框 59

61 (3) 在 分 类 字 段 下 拉 列 表 框 中 选 择 区 域, 在 汇 总 方 式 下 拉 列 表 框 中 选 择 平 均 值, 在 选 定 汇 总 项 列 表 框 里 选 中 一 季 度 二 季 度 三 季 度 四 季 度 总 额 和 奖 金 复 选 框 (4) 单 击 确 定 按 钮, 第 一 次 分 类 汇 总 成 功 (5) 重 复 第 (2) 和 第 (3) 步, 进 行 第 二 次 分 类 汇 总, 但 这 次 要 在 分 类 字 段 下 拉 列 表 框 中 选 择 部 门, 其 它 和 第 一 次 的 相 同 (6) 取 消 替 换 当 前 分 类 汇 总 复 选 框 的 选 择, 如 图 所 示, 单 击 确 定 按 钮, 第 二 次 分 类 汇 总 成 功 图 分 类 汇 总 对 话 框 (7) 单 击 数 据 区 域 左 侧 上 方 的 分 级 显 示 符 号, 表 示 只 显 示 1 级 2 级 和 3 级 数 据 ( 即 : 总 计 数 据 区 域 分 类 数 据 和 部 门 分 类 数 据 ), 如 图 所 示 图 嵌 套 分 类 汇 总 数 据 2. 利 用 数 据 透 视 表 对 比 各 分 公 司 各 个 销 售 部 门 的 销 售 额 和 奖 金 数 据 透 视 表 是 一 种 对 大 量 数 据 进 行 快 速 汇 总 并 建 立 交 叉 列 表 的 交 互 式 数 据 表 格 在 数 据 透 视 表 中, 用 户 可 以 通 过 转 换 行 和 列 来 查 看 原 始 数 据 的 不 同 汇 总 结 果, 还 可 以 根 据 需 要 显 60

62 示 选 定 区 域 内 的 明 细 数 据 任 务 : 利 用 数 据 透 视 表 对 比 每 个 分 公 司 的 每 个 销 售 部 门 的 各 季 度 与 年 度 销 售 额 以 及 奖 金 额, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 销 售 记 录 工 作 表 的 数 据 清 单 区 域, 任 意 选 定 一 个 单 元 格, 单 击 插 入 选 项 卡, 单 击 工 具 栏 中 数 据 透 视 表 下 拉 列 表 按 钮, 在 展 开 列 表 中 单 击 数 据 透 视 表 按 钮, 打 开 创 建 数 据 透 视 表 对 话 框, 采 用 默 认 选 项, 如 图 所 示 (2) 单 击 确 定 按 钮, 自 动 插 入 新 工 作 表, 并 激 活 数 据 透 视 表 工 具 选 项 卡 组, 如 图 所 示 图 创 建 数 据 透 视 表 对 话 框 图 自 动 插 入 新 工 作 表 (3) 在 窗 口 右 侧 数 据 透 视 表 字 段 列 表 中 选 择 区 域 部 门 一 季 度 二 季 度 三 季 度 四 季 度 总 额 和 奖 金 等 字 段, 如 图 所 示 这 里 默 认 的 是 求 和 汇 总, 根 据 需 要 可 以 更 改 数 据 的 汇 总 方 式 61

63 图 添 加 字 段 后 自 动 生 成 的 数 据 透 视 表 提 示 : 在 这 个 数 据 透 视 表 中, 可 以 清 晰 地 看 到 各 分 公 司 各 部 门 的 销 售 额 和 奖 金 对 比 情 况, 还 可 以 根 据 需 要, 通 过 数 据 透 视 表 工 具 对 其 进 行 编 辑 修 改 以 及 更 改 报 表 布 局 等 (4) 将 数 据 透 视 表 重 命 名 为 区 域 部 门 对 比, 并 移 动 至 部 门 人 均 工 作 表 右 边 62