沪海洋办[2009]3号

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1 上海海洋大学文件 沪海洋办 [2011]6 号 关于印发 上海海洋大学各类档案归档范围和保管期限表 的通知 各学院 各部 处 室 各直属单位 : 为进一步加强 规范档案管理工作, 经 2011 年 6 月 13 日校长办公会审议通过, 决定印发 上海海洋大学各类档案归档范围和保管期限表, 自发文之日起实施 附件 : 上海海洋大学各类档案归档范围和保管期限表 上海海洋大学 二 О 一一年七月十一日 主题词 : 档案管理 归档范围 保管期限 通知 上海海洋大学办公室 2011 年 7 月 12 日印发 校对 : 汪洁 ( 共印 3 份 )

2 附件 上海海洋大学各类档案归档范围和保管期限表 一 上海海洋大学党群类档案归档范围和保管期限表 DQll 党务综合 1 上级党组织有关党的建设的文件材料 ( 如文件是针对本校的, 则永久保存 ) 长 期 2 本校党代会文件材料 (1) 大会计划 通知 工作报告 议程 决议 总结 记录 发言稿 领导讲话稿 照片 录音 大会主席团 秘书长和代表 列席代表名单 ; 候选人登记表和情况介绍, 大会选举办法, 选举结果和上级批复等 永 久 (2) 提案及办理情况 ; 会议简报 会议情况 反映记录 小组会议记录等 长 期 (3) 参考文件 ; 工作人员名单 ; 工作证 ; 代表证 列席证及选票式样 短 期 3 本校党委会 常委会 党委扩大会 党政联席会 党务例会 党委中 心组会议记录 纪要 决议及会议讨论的文件 永 久 4 本校党委工作计划 报告 ( 包括调查报告 ) 总结( 包括经验总结 ) 永 久 5 本校党委发布的决定 办法 指示 批转 通报和通知 永 久 6 本校党委召开的工作会议材料 永 久 7 本校党委和上级党委调研 检查 巡视学校工作形成的文件材料 永 久 8 本校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级党组织召开会议发言稿 永 久 9 本校党委工作简报 永 久 10 本校党委大事记 永 久 11 本校党群系统启用 销毁印章的文件和印模 永 久 12 本校党群系统重要统计材料 永 久 13 本校党委向上级党委的请示 报告及上级批复 长 期 14 本校党委工作的各种规章制度 长 期 15 本校党史研究工作材料 长 期 16 本校党委各部 委 分党委 党总支 直属党支部报校党委的工作计划 总结 报告 请示及批复 长 期 17 本校党委保密 秘书工作的有关文件材料 长 期 18 重要的群众来信来访及处理材料 长 期 19 本校党委处理特殊问题的文件材料 长 期 20 本校稳定工作 预案处理的文件材料 长 期 1

3 21 本校党委与有关机关联系 协商工作的来往文件 长 期 22 分党委 党总支 直属党支部工作计划 总结 重要报告 经验介绍 调查材料 会议记录和统计表 长 期 23 分党委 党总支 直属党支部建党工作及有关材料 长 期 24 分党委 党总支 直属党支部人员奖励及有关材料 长 期 25 其他 DQ12 纪检 1 上级 本校关于纪检工作的文件材料 长 期 2 本校纪检工作规章制度 长 期 3 本校纪检工作计划 总结 报告 永 久 4 违纪案件的调查材料 批复 处理意见 永 久 5 本校纪检工作重要统计 永 久 6 本校纪检工作会议记录 纪要 长 期 7 党员及干部处分 复查材料 长 期 8 群众来信来访及处理意见 短 期 9 表彰 奖励先进集体 个人的材料 长 期 10 其他 DQl3 组织 1 上级关于组织工作的指示 决定 通知 简报 长 期 2 本校组织工作计划 总结 决定 报告 调查材料 永 久 3 本校组织机构设置 变动的报告及决定 批复 通知 永 久 4 本校组织工作各项规章制度 长 期 5 落实政策的有关材料 长 期 6 领导干部民主生活会材料 永 久 7 副处级以上干部任免 调动和离休报告 决定 批复 通知等 ( 包括上级批准的, 要附任免呈报表 ) 永 久 2

4 8 副处级以上干部名册 永 久 9 分党委 党总支 党支部改选报告 审批材料 长 期 10 分党委 党总支 党支部委员名册 长 期 11 党员名册 长 期 12 关于吸收新党员 预备党员转正或取消资格, 党员退党的文件材料 长 期 13 发展新党员 预备党员转正的名单 长 期 14 党组织重大活动材料 长 期 15 组织部工作会议材料 长 期 16 党校工作 党建研究会工作材料 长 期 17 老干部工作材料 长 期 18 重要统计报表 永 久 19 表彰 奖励先进集体 个人的材料 长 期 20 其他 DQl4 宣传教育 1 上级 本校关于宣传工作的文件材料 长 期 2 本校宣传工作计划 总结 决定 报告 通知 永 久 3 本校宣传教育工作的各项规章制度 长 期 4 教职工政治思想工作动态及调查材料 长 期 5 教职工理论学习的决定 通知 计划 总结 长 期 6 精神文明建设工作材料 长 期 7 本校重大活动 重要事件 重要人物来访等相关材料 ( 含声像材料 ) 永 久 8 本校新闻报道材料 长 期 9 本校宣传教育工作会议材料 长 期 10 上级有关学生思想政治工作的文件材料 长 期 11 本校有关学生思想政治工作计划 总结 决定 报告 通知 条例 永 久 12 学生思想政治工作典型调查材料和统计 长 期 13 学生政治工作队伍的选拨 管理文件 长 期 14 各系学生政治工作人员名单 长 期 15 表彰 奖励先进集体 个人的材料 长 期 16 其他 3

5 DQl5 统战 1 上级 本校关于统战工作的文件材料 长 期 2 本校统战工作计划 总结 决定 报告 通告 永 久 3 统战工作情况调查 典型材料 统计报表 永 久 4 本校各级人大代表 政协委员名单 ( 册 ) 及审批材料 永 久 5 台 港 澳和侨务工作材料 长 期 6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长 期 7 统战工作重要会议记录 长 期 8 组织各界人士举办各种活动的相关材料 ( 含声像材料 ) 长 期 9 表彰 奖励先进集体 个人的材料 长 期 10 其他 DQl6 工会 1 上级 本校有关工会工作的文件材料 长 期 2 工会工作计划 总结 报告 决定 重要通知 统计 永 久 3 工会工作的有关规章制度 长 期 4 教职工代表大会有关文件材料 ( 通知 名单 报告 决议 选举结果 领导讲话 大会发言等 ) 长 期 5 表彰 奖励先进集体 个人的材料 长 期 6 处分会员的有关材料 长 期 7 工会委员会会议记录 纪要 长 期 8 基层工会干部名册 长 期 9 会员名册 长 期 10 妇委会 计划生育委员会工作材料 长 期 11 关工委工作材料 长 期 12 退管会工作材料 长 期 13 家属工作材料 长 期 14 帮困 疗休养工作材料 长 期 15 其他 4

6 DQl7 团委 1 上级 本校关于团的工作的文件材料 长 期 2 本校团代会文件材料 ( 通知 名单 工作报告 决议 选举结果 领导讲话 大会发言和大会通过的文件 ) 永 久 3 本校学代会文件材料 ( 通知 名单 工作报告 决议 选举结果 领导讲话 大会发言和大会通过的文件 ) 永 久 4 本校团委工作计划 报告 总结 规章制度及重要统计报表 永 久 5 本校团委工作典型调查材料 优秀团员的材料 长 期 6 表彰和奖励先进团组织 优秀团员的材料 长 期 7 处分团员的材料及复查材料 长 期 8 批准入团 离团材料及名单 长 期 9 团干部名单 长 期 10 团员名册 长 期 11 本校团委工作会议记录 长 期 12 本校学生会文件及相关材料 长 期 13 本校学生组织参与的各种学会 社团的有关材料 长 期 14 各分团委的有关材料 长 期 15 本校研究生会的有关材料 长 期 16 本校团委牵头进行的重大活动的有关材料 ( 含声像材料 ) 长 期 17 社团活动 勤工俭学 社会实践有关材料 长 期 18 校园文化 志愿服务 科技创新有关材料 长 期 19 其他 5

7 二 上海海洋大学行政类档案归档范围和保管期限表 XZll 行政综合 1 上级有关高校行政管理的综合性文件 长 期 2 全校性的规章制度 永 久 3 学校年度 学期行政工作计划 总结 报告 党政工作要点 永 久 4 以学校名义颁发的决定 规定 条例 通报等 长 期 5 校长办公会 校长书记联席会会议记录 纪要 永 久 6 校务委员会委员名单 会议记录 纪要 永 久 7 全校性的工作会议 座谈会文件材料 长 期 8 校领导在全校性会议上的重要讲话和参加校外会议发言稿 长 期 9 本校教育事业规划 计划及上级批复 永 久 10 学校评估材料 永 久 11 本校向上级的请示及其批复 永久或长期 12 本校各单位的请示及学校的批复 ( 分类立卷 ) 长 期 13 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永 久 14 年度报表及综合统计材料 永 久 15 启用 销毁印章的文件及印模 永 久 16 本校历史沿革 情况介绍 永 久 17 本校年鉴 大事记 简报 信息 动态等 永 久 18 上级领导来校视察工作的相关材料 长 期 19 本校与国内外有关单位签定的合同 协议书 长 期 20 校史工作材料 永 久 21 校友工作材料 长 期 22 校庆工作材料 长 期 23 群众来信来访文件材料 ( 上级机关或本校领导人有批示 有处理结果的 ) 长 期 24 普选工作材料 短 期 25 上级有关与本校院 所 中心的文件材料 长 期 26 本校院 系 所 中心会议记录 纪要 简报 长 期 27 本校院 系 所 中心工作计划 总结 报告 长 期 28 本校院 系 所 中心开展各种重大活动 ( 如院庆 学术活动等 ) 的文件材料 长 期 29 本校院 系 所 中心与国内单位协作的材料 长 期 30 本校院 系 所 中心统计年报及重要资料 长 期 31 其他 6

8 XZl2 人事 1 上级 本校有关人事工作的文件材料 长 期 2 本校人事工作的规章制度 长 期 3 人事工作计划 总结 报告 调查材料 会议记录 永 久 4 关于机构 编制规划 计划 报告及上级批复 永 久 5 关于校内机构设置 变更的文件材料 永 久 6 人事处权限内的干部任免文件及名册 永 久 7 表彰 奖励先进集体 先进个人的材料 长 期 8 处分教职工的材料和复查 撤销处分的材料 长 期 9 教职工动态月报 长 期 10 师资培养 管理工作计划 规定 总结 永 久 11 教师进修计划 安排 总结 长 期 12 教师工作量的规定及执行情况 长 期 13 教师业务考核材料 长 期 14 人事统计报表 永 久 15 教职工名册 ( 分单位的总册 分类名册 ) 登记表 永 久 16 教学研究机构 科学研究机构主要负责人名册 长 期 17 教职工评定 聘任专业技术职务材料及上级批复 ( 按类立卷, 要求附审批表 ) 长 期 18 教职工工资调整材料 名册 长 期 19 教职工转正定级材料 长 期 20 教职工校内调动材料 长 期 21 享受特殊津贴人员名单及相关材料 长 期 22 两院院士 特聘教授 长江学者等申报及批复材料 长 期 23 本校聘请名誉教授 客座教授 顾问教授 兼职教授等材料 长 期 24 教职工援外和支援边远地区材料 短 期 25 教职工辞聘 解除工作关系材料 长 期 26 教职工离休 退休及有关荣誉证书授予工作的材料 长 期 27 教职工退休后重新工作的材料 长 期 28 教职工福利工作的材料 长 期 29 教职工录用 审批材料 长 期 30 使用临时工有关材料 长 期 31 人民来信来访材料 长 期 32 其他 7

9 XZl3 监察 审计 1 上级 本校有关监察 审计工作的文件材料 长 期 2 本校监察 审计工作的规章制度 长 期 3 监察 审计工作计划 总结 调查报告 永 久 4 监察 审计工作统计年报及重要报表 永 久 5 监察 审计工作会议记录 纪要 长 期 6 项目审计材料 长 期 7 表彰 奖励先进集体 先进个人的材料 长 期 8 其他 XZl4 武装 保卫 1 上级 本校有关公安保卫 武装工作的文件材料 长 期 2 本校公安保卫 武装工作的规章制度 长 期 3 本校公安保卫 武装工作计划 总结 报告 调查材料 永 久 4 本校师生员工案件的侦察 调查 处分结论材料及上级的批复 判决书 长 期 5 本校师生员工案件的平反 复查处理结论及上级的批复 长 期 6 要害部门的公安保卫 消防工作材料 长 期 7 公安保卫 武装工作简报 信息 动态 大事记 长 期 8 公安保卫 武装工作会议记录 纪要 长 期 9 上级 本校有关人防 民兵 军训 征兵工作的文件材料 长 期 10 公安保卫 武装工作统计年报及重要报表 永 久 11 复员 转业 退伍军人 军烈属名册和登记表 ( 卡 ) 长 期 12 户籍管理材料 长 期 13 表彰 奖励先进集体 先进个人的材料 长 期 14 其他 8

10 XZl5 后勤 资产管理 1 上级 本校有关后勤 资产管理工作的文件材料 长 期 2 本校后勤 资产管理工作的规章制度 长 期 3 本校后勤 资产管理工作计划 总结 报告 调查材料 统计表 永 久 4 后勤 资产管理工作会议记录 纪要 长 期 5 房屋 ( 宿舍 ) 管理 调配使用 转移等的相关材料 长 期 6 防震 防汛 环保 安全生产工作的相关材料 长 期 7 环境卫生 医疗保障 保健工作的相关材料 长 期 8 师生员工健康状况调查材料及统计表 永 久 9 计划生育工作的相关材料 长 期 10 交通工作的有关文件材料 长 期 11 餐饮工作的有关材料 长 期 12 绿化工作的有关材料 长 期 13 物业工作的有关材料 长 期 14 表彰 奖励先进集体 先进个人的材料 长 期 15 其他 XZl6 档案 图书 文博 1 上级 本校有关档案 图书 文博工作的文件材料 长 期 2 档案 图书 文博工作的规章制度 长 期 3 档案 图书 文博工作计划 总结 报告 长 期 4 档案 图书 文博概况 发展规划 藏品目录 统计及统计年报 永 久 5 档案 图书 文博工作会议记录 纪要 长 期 6 档案 图书 文博部门与校外交流的有关材料 长 期 7 档案馆指南 全宗介绍 永 久 8 表彰 奖励先进集体 先进个人的材料 长 期 9 其他 9

11 三 上海海洋大学教学类档案归档范围和保管期限表 JXll 综合 1 上级 本校有关教学工作的文件材料 长 期 2 教学改革 培养目标 培养规格 学制等方面的指示 规定 办法 永 久 3 学校规划 实施计划 有关教学的规章制度 会议记录 调研报告 计划 总结 简报 内参 永 久 4 教学检查 评估和各级教学评奖材料 长 期 5 非学历教育的培训班 进修班材料 长 期 6 统计报表 永 久 7 体育工作及学生运动会材料 长 期 8 其他 JXl2 学科与实验室建设 1 上级 本校有关学科 专业设置及实验室建设的文件材料 长 期 2 学科 专业 实验室论证 评估 申报 审批材料 永 久 3 重点学科 专业 实验室建设材料 永 久 4 学科 专业 实验室建设计划 简报 总结材料 长 期 5 学科 专业 实验室建设统计报表 永 久 6 与社会企事业单位共建教学基地的协议 意向书等文件 永 久 7 其他 10

12 JXl3 招生 1 上级 本校有关招生工作的文件材料 长 期 2 招生计划 规定 生源计划 长 期 3 新生录取材料及新生名单 长 期 4 委培 代培 自费生计划 合同及名单 长 期 5 招生宣传 招生简章 招生工作总结 长 期 6 研究生入学试题及指导教师名册 长 期 7 招生工作的统计报表 永 久 8 招生工作会议记录 纪要 长 期 9 其他 JXl4 学籍管理 1 上级 本校有关学籍管理的文件材料 长 期 2 新生入学登记表 永 久 3 学生学籍卡片 永 久 4 学生成绩总册 永 久 5 在校学生名册 永 久 6 各类各级辅修专业相关管理材料 永 久 7 学生科技竞赛获奖相关材料 永 久 8 学生学籍变更材料 ( 升级 留级 休学 复学 转学 退学 学籍处理 重选专业 转专业 ) 长 期 9 学生奖励材料 ( 奖学金 优秀学生 先进班级 ) 长 期 10 学生处分材料 长 期 11 交流生 交换生 旁听进修学生相关管理材料 短 期 12 其他 11

13 JXl5 课堂教学与教学实践 1 上级 本校有关课堂教学与教学实践的文件材料 长 期 2 各专业教学计划 教学大纲 永 久 3 课程建设要求及安排, 校历表, 课表 长 期 4 各系 科 专业课程试题库 长 期 5 典型教案 重要备课记录 长 期 6 各类社会考试相关文件 工作总结分析报告 短 期 7 教学实习 生产实习计划 总结及有关材料 短 期 8 社会调查 社会实践计划 总结及有关材料 短 期 9 其他 JXl6 学位 1 上级 本校有关学位工作文件材料 长 期 2 本校学位评定条例 办法及计划 总结 长 期 3 学位委员会会议记录 决定 长 期 4 学位委员会授予各层次学位清册 永 久 5 本科生优秀毕业论文摘要汇编 长 期 6 博士 硕士研究生学位论文及评审材料 长 期 7 其他 JXl7 毕业生 1 上级 本校有关毕业分配的文件材料 长 期 2 毕业生工作计划 简报 总结 长 期 3 毕业生供需统计 计划 合同 长 期 4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 永 久 12

14 5 毕业证 派遣证存根领取签收册长期 6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期 7 其他 JXl8 教材 1 上级 本校关于教材评奖的文件材料 长 期 2 优秀教材评奖材料 获奖名单及获奖优秀教材 长 期 3 自编 主编教材 长 期 4 各学院各专业使用教材目录 长 期 5 自编 主编教学指导书 实习指导书和习题集 长 期 6 其他有保存价值的自编参考资料 短 期 7 其他 附录 : 存学院教学类档案 1 本科生毕业论文及评审意见 长 期 2 课堂教学材料 课程进度表 短 期 3 教师任课安排 教案 长 期 4 优秀实习报告 短 期 5 本专业教学检查 调查材料及总结 短 期 6 教师工作量核算 登记材料 短 期 7 其他 13

15 四 上海海洋大学科研类档案归档范围和保管期限表 KY11 综合 1 上级 本校有关科研工作的文件材料 长 期 2 本校科研工作的规章制度 长 期 3 科研工作计划 总结 报告 简报 长 期 4 科研成果汇编 统计年报 永 久 5 科研工作会议材料 长 期 6 表彰 奖励先进集体 先进个人的材料 长 期 7 申报研究基金及有关批复 长 期 8 主要学术活动 学会 研究会材料 短 期 9 其他 KY12 科研项目 ( 准备阶段 ) 1 开题报告与课题调研论证材料 长 期 2 任务书 合同 协议书 永 久 3 课题研究计划 设计 长 期 4 项目执行情况 项目调整或撤销报告 短 期 5 课题投资和预决算材料 短 期 6 其他 14

16 KY12 科研项目 ( 研究试验阶段 ) 1 实验 测试 观测 调查 考察的各种原始记录 ( 含关健配方 工艺流程 及综合分析材料 ) 永 久 2 数据处理材料, 包括计算机处理材料 ( 如程序设计说明 框图 计算结果 ) 永 久 3 设计的文字说明和图纸 ( 底图 蓝图 机械设计图 电子线路图等 ) 永 久 4 研究工作阶段小结 年度报告 长 期 5 配套的照片 底片 录音带 录相带 幻灯片 影片拷贝等 永 久 6 样品 标本等实物的目录 永 久 7 其他 KY12 科研项目 ( 总结鉴定阶段 ) 1 研究报告 研制报告 永 久 2 论文专著 永 久 3 工作总结 技术总结 永 久 4 工艺技术报告 技术诀窍报告 永 久 5 鉴定项目材料 : 鉴定代表名单 会议记录, 鉴定意见 专家评审意见 鉴定证书 永 久 6 验收项目材料 : 验收代表名单 会议纪录 验收意见 专家评审意见 验收证书 永 久 7 科研成果水平检索证明 长 期 8 用户使用报告 应用效益证明 长 期 9 推广应用意见 长 期 10 其他 15

17 KY12 科研项目 ( 申报奖励阶段 ) 1 科研成果登记表 永 久 2 科研成果报告表 永 久 3 科研成果奖励申报与审批材料 永 久 4 科研成果获奖材料 ( 奖状 奖章 证书 ) 原件或影印件 永 久 5 专利申请书或证书原件或影印件 永 久 6 其他 KY12 科研项目 ( 推广应用阶段 ) 1 转让合同 协议书 永 久 2 生产定型鉴定材料 永 久 3 成果被引用或投产后反馈意见 短 期 4 推广应用方案及实施情况 长 期 5 扩大试生产的设计文件 工艺文件 长 期 6 成果宣传报导材料 短 期 7 对外学术交流材料 长 期 8 其他 16

18 五 上海海洋大学基本建设类档案归档范围和保管期限表 JJ11 综合 1 上级 本校有关基建工作的文件材料 长 期 2 本校基建工作的各项规章制度 长 期 3 基建工作计划 总结 简报 会议记录 长 期 4 基建工作总体规划 永 久 5 基建工作年度 ( 季度 ) 总结 统计报表 永 久 6 基建工程财务预 决算 长 期 7 全校性总体规划 设计总平面图 永 久 8 水 电 气管道分布图 永 久 9 地质勘探 地形测量材料 永 久 10 其他 JJ12 基建项目 ( 可行性研究 ) 1 项目建议书及上级批复 永 久 2 可行性研究报告 永 久 3 项目评估 永 久 4 环境预测 调查报告 永 久 5 设计任务书及计划任务书 永 久 6 其他 17

19 JJ12 基建项目 ( 设计基础 ) 1 工程地质 水文地质 勘察设计 勘察报告 地质图 勘察 记录 化验试验报告 重要土 岩样及说明 永 久 2 地形 地貌控制点建筑物 构筑物及重要设备及安装测量定位 观测记录 永 久 3 水文 气象 地震等其它设计基础材料 永 久 4 其他 JJ12 基建项目 ( 设计文件 ) 1 初步设计 永 久 2 技术设计 永 久 3 施工图设计 短 期 4 技术秘密材料 专利文件 永 久 5 设计计算书 长 期 6 关键技术实验 永 久 7 总体规划设计 永 久 8 设计评价 鉴定及审批 长 期 9 其他 18

20 JJ12 基建项目 ( 工程管理文件 ) 1 征用土地批准文件及红线图 拆迁 补偿协议书 永 久 2 承包合同 协议书 招标 投标 租赁文件 永 久 3 施工执照 永 久 4 环保三同时 消防 卫生等条 件水 电 气 暖供应协议书 永 久 5 房屋 土地产权证书 永 久 6 其他 JJ12 基建项目 ( 施工文件 ) 1 土地施工文件 (1) 开工报告 工程技术要求 技术交流 图纸会审纪要 短 期 (2) 施工组织设计 施工方案 施工计划 施工技术措施 施工安全措施 施工工艺 长 期 (3) 原材料及构件出厂证明 质量鉴定 长 期 (4) 建筑材料实验报告 长 期 (5) 设计变更 工程更改洽商 材料仿用核定审批 永 久 (6) 土建施工定位测量地质勘察 永 久 (7) 土 岩试验报告, 基础处理, 基础工程施工图 永 久 (8) 隐蔽工程验收记录 永 久 (9) 工程记录及测试 沉陷 位移 变形观测记录 事故处理报告 永 久 (10) 分项 分单位工程抽量检查 评定 长 期 (11) 交工验收记录证明 长 期 (12) 竣工报告 竣工验收报告 永 久 2 设备及管线安装施工文件 (1) 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要 短 期 (2) 设计变更 工程更改洽商单 材料 零部件 设备代用审批 长 期 (3) 焊接试验记录 报告 施工检验 探伤记录 长 期 (4) 隐蔽工程检查验收记录 长 期 19

21 (5) 强度 密闭性试验报告 长 期 (6) 设备调试记录 短 期 (7) 施工安装记录 安装质量检查 评定 事故处理报告 长 期 (8) 系统调试 实验记录 长 期 (9) 管线清洗 通水 清毒记录 短 期 (10) 管线标高位置, 坡度测量记录 长 期 (11) 中间交工验收记录证明, 工程质量评定 长 期 (12) 竣工报告 竣工验收报告 长 期 3 电气 仪表安装施工文件 (1) 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审 短 期 (2) 设计变更 工程更改洽商单 材料 零部件 设备代用审批 长 期 (3) 调试 整定记录 长 期 (4) 性能测试和校核 长 期 (5) 施工安装记录, 质量检查评定, 事故处理报告 长 期 (6) 操作 联动试验 短 期 (7) 电气装置交接记录 短 期 (8) 中间交工验收记录 工程质量评定 长 期 (9) 竣工报告 竣工验收报告 长 期 4 其他 JJ12 基建项目 ( 竣工验收 ) 1 竣工验收报告 永 久 2 全部竣工图纸 永 久 3 质量评审材料 永 久 4 工程现场声像材料 永 久 5 竣工验收会议决议文件 永 久 6 其他 20

22 JJ12 基建项目 ( 基建财务 器材管理 ) 1 财务计划 年度计划 短 期 2 工程概算 预算 决算 永 久 3 主要材料消耗 器材管理 短 期 4 交付使用的固定资产 永 久 5 其他 JJ12 基建项目 ( 生产技术准备 试生产 ) 1 技术准备计划 短 期 2 试生产管理 技术责任制 长 期 3 试车方案 产品技术参数 性能 图纸 短 期 4 设备试车 验收 运转 维护记录 长 期 5 安全操作规程 事故分析报告 长 期 6 技术培训材料 短 期 7 工业卫生 劳动保护材料 长 期 8 其他 21

23 六 上海海洋大学仪器设备类档案归档范围和保管期限表 SB11 综合 1 上级 本校有关仪器 设备的政策 业务管理工作文件 长 期 2 本校仪器 设备管理的规章制度 长 期 3 仪器设备工作计划 报告 总结 调查材料 长 期 4 本校仪器 设备购置计划 报告及经费分配方案 长 期 5 本校仪器 设备移交清册及设备仪器报废, 调拨报告和批复 长 期 6 本校有关仪器 设备业务工作的综合性统计材料 长 期 7 其他 SB12 仪器设备项目 ( 价值 10 万元以上 ) 1 申购报告 计划 论证报告 ( 论证会文件 记录等 ) 长 期 2 上级或主管领导批复和准购批示 长 期 3 定购合同 ( 复印件 ) 和会谈纪要 记录等 长 期 4 进口设备过程中有关的技术商务文件 长 期 5 开箱记录及装箱单 长 期 6 安装 调试记录和双方签字移交文件 保修单 长 期 7 验收报告及文件材料 长 期 8 索赔来往函件及结果文件 长 期 9 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存 10 使用 检修 故障事故记录 ( 设备履历书 与设备共存 11 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存 12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存 13 其他 22

24 七 上海海洋大学出版物类档案归档范围和保管期限表 CB11 综合 1 上级 本校有关编辑出版工作的文件材料 长 期 2 上级召开的编辑出版工作会议文件 短 期 3 本校编辑出版工作规划 计划 报告 总结 简报和重要会议记录 永 久 4 本校编辑出版工作规章制度 统计报表 永 久 5 编辑出版部门管理形成的文件材料 短 期 6 其他 CB12 ~ 15 出版物项目 1 编辑出版合同 协议书 长 期 2 出版请示和批复 长 期 3 原稿 ( 含照片 手迹原件 ) 或复制件 ( 退还作者后应有原稿签收单 ) 长 期 4 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 长 期 5 封面设计图样 短 期 6 出版通知单 书刊 音像出版物样品 永 久 7 出版发行记录, 发稿后的变动情况, 稿酬 版税通知单 短 期 8 获奖或受查处情况的文件材料 长 期 9 有参考价值的读者来信 重要评论 短 期 10 再版修改意见 短 期 11 其他 23

25 八 上海海洋大学外事类档案归档范围和保管期限表 WS11 综合 1 上级 本校关于外事工作的文件材料 长 期 2 学校外事工作规章制度 计划 总结 简报等 长 期 3 外事工作统计报表等 永 久 4 外事工作会议材料 长 期 5 表彰 奖励先进集体 先进个人的材料 长 期 6 其他 WS12 出国 ( 境 ) 1 上级对出国 ( 境 ) 人员的有关文件材料 长 期 2 国际学术会议论文 长 期 3 投寄国外的学术论文 长 期 4 出国 ( 境 ) 人员考察 访问材料 长 期 5 出国 ( 境 ) 讲学 研究人员有关材料 长 期 6 出国 ( 境 ) 进修 留学取得学位及研究成果论文和各类证书 ( 影印件 ) 永 久 7 国际比赛 竞赛材料 长 期 8 其他 WS13 来校 1 上级邀请 聘请外籍人士的计划 批复和来往函件长期 2 外国党政官员 各界人士来校参观访问的文件材料长期 3 外籍教师 专家 学者及友好人士来校讲学的讲稿 教材等材料永久 24

26 4 来校进修 短期培训研究的外籍人士有关材料长期 5 国际比赛 竞赛材料长期 6 其他 WS14 国际合作与会议 1 中外合作校际交流协议 合同 项目纪要材料 备忘录 永 久 2 本校完成的国际合作项目 成果等材料 永 久 3 合作项目中国外单位完成项目 成果等材料 长 期 4 授予外籍人员名誉称号的材料 永 久 5 双方互赠的礼品 纪念品 长 期 6 国际会议的有关材料 长 期 7 其他 WS15 外国留学生工作 1 录取审批材料 永 久 2 学籍登记表 学籍卡片 学籍管理材料 ( 转学 升级 留级 休学 复学 转校 ) 永 久 3 教学计划 大纲 安排 长 期 4 学习情况 成绩及评语 永 久 5 学位论文及学位证书 毕业证书复印件 长 期 6 学生名册 毕业生名单 毕业证书及学位证书发放名单 永 久 7 学生去向及有关材料 长 期 8 其他 25

27 九 上海海洋大学财会类档案归档范围和保管期限表 CK11 综合 1 上级 本校有关财务会计工作的文件材料 永 久 2 本校财务管理规定 计划 总结 请示 批复等 长 期 3 本校财务工作的各项规章制度 长 期 4 财务工作的会议记录 纪要 长 期 5 有关财务管理方面的其他文件材料 短 期 6 学校基金管理工作文件 短 期 7 会计移交清册 长 期 8 财会档案移交保管清册 永 久 9 财会档案销毁清册 长 期 10 其他 CK12 会计报表 1 决算报表 ( 含基建综合决算 ) 永 久 2 预算会计报表 短 期 3 年度以上规划表 分配计划 测算表 长 期 4 年度以上各种统计报表 ( 含工资报表 ) 长 期 5 季度以下各种计划 统计报表 短 期 6 其他 26

28 CK13 会计帐薄 1 涉及外事会计帐簿 永 久 2 总帐 长 期 3 预算内帐簿 ( 含明细帐 分户或登记帐 ) 短 期 4 预算外帐簿 ( 含明细帐 分户或登记帐 ) 短 期 5 学校专项基金帐簿 短 期 6 日记帐 短 期 其中 : 现金 银行存款日记帐 长 期 7 固定资产明细帐 ( 卡片 ) 短 期 ( 固定资产报废清理后保管五年 ) 8 其他 CK14 会计凭证 1 涉及外事的会计凭证 永 久 2 预算内各种原始凭证 记帐凭证 短 期 3 预算外各种原始凭证 记帐帐单 短 期 4 学校基金各种原始凭证 记帐凭证 短 期 5 银行存款余额调节表 短 期 6 会计拨款凭证及其他会计凭证 短 期 7 银行对外帐单 短 期 8 涉及债权 债务及未清理完毕的凭证 长 期 9 其他 CK15 工资清册 1 工资发放名册 卡片 永 久 2 工资转移 证明 通知存根 长 期 3 各种奖金 奖学金 贷学金 助学金 名册 卡片等 短 期 4 其他 27

29 十 上海海洋大学产品生产与科技开发类档案归档范围和保管 期限表 CP11 综合 1 上级 本校关于产品生产与科技开发管理的文件材料 长 期 2 本校产品生产与科技开发制定的各种规定 条例 办法 制度及手册 图表 长 期 3 产品生产与科技开发的请示 报告 批复 简报 会议材料 长 期 4 产品生产与科技开发 管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料 长 期 5 产品生产与科技开发年度工作计划 总结 统计报表 永 久 6 其他 CP12 产品项目 ( 销售管理 ) 1 产品用户清册 长 期 2 产品销售合同 协议书 重要洽谈会议记录 长 期 3 用户反馈的产品技术文件材料 长 期 4 产品说明书 宣传品 广告样张 短 期 5 产品用户交验协议 短 期 6 其他 CP12 产品项目 ( 计划准备阶段 ) 1 任务书 调查材料 方案论证材料 技术协议与委托书 发展建议书 2 其他 上级指示批文长期 28

30 CP12 产品项目 ( 生产设计 研制阶段 ) 1 总体方案设计材料 长 期 2 全套设计定型图纸 长 期 3 技术设计说明书 计算手稿 实验数据和实验记录及分析报告 长 期 4 通用件 标准件 外购件 外协件明细表 图样目录 长 期 5 阶段性技术总结 产品设计工作总结, 设计定型报告及批复 长 期 6 产品说明书 技术条件 标准 产品证明书等 长 期 7 其他 CP12 产品项目 ( 生产试制 鉴定阶段 ) 1 试验大纲 试验记录及试验工作总结 长 期 2 鉴定大纲 产品鉴定证书 产品证明书 产品合格证 长 期 3 试验规程和记录 样机底片 照片等 长 期 4 得奖材料 专利材料 长 期 5 论文 专著 长 期 6 其他 CP12 产品项目 ( 生产阶段 ) 1 生产任务书及上级有关指示文件 生产方案计划 长 期 2 全套工艺定型图纸 技术条件说明书 长 期 3 工艺说明书 工艺规程 工艺路线 工艺实验记录 分析和鉴定材料等 全部工艺文件材料 长 期 4 材料定额和代用单, 工时定额 短 期 5 生产定型报告及批复 长 期 29

31 6 重大质量事故分析, 重要联席会议纪要 长 期 7 各种更改单及技术通知单 长 期 8 生产工作总结报告 技术工作总结报告 长 期 9 其他 十一 上海海洋大学声像载体类档案归档范围和保管期限表 参见前面十大类档案归档范围和保管期限表 30

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